Manual de Usuario Modulo de Activos Fijos

8/11/2019 Manual de Usuario Modulo de Activos Fijos

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Manual de Usuario Sistema SIGESP Pg.:1 de 81

Mdulo: Activos Fijos Rev. N 00

Elaborado Por:T.S.U. Larry Libern

A.D.S Teresa AndradeFirma

Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema.

Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catlogo.

Buscar: Permite buscar registros por medio de catlogos.

Procesar: Permite ejecutar una operacin que involucra varios procesos.

Eliminar: Permite eliminar un registro.

Imprimir: Permite imprimir la informacin que se genera del sistema.

Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando.

Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.


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Este sistema tiene como finalidad registrar los bienes muebles e inmuebles, tanto de la Repblica,como de los estados y municipios. Adems, permite el registro de los activos fijos de los entesdescentralizados con o sin fines empresariales, y calcula la depreciacin de los mismos a travs delos diferentes mtodos.

Haga clic sobre el icono de


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Automticamente observar la siguiente pantalla

Haga clic en Definiciones, Seleccione

Mtodo de Rotulacin:Es en donde est predeterminado el mtodo que va a utilizar la Institucin o usuario para identificarel bien o los bienes de la institucin. Tambin se puede agregar otro mtodo en caso de que noestn definidos.

Cdigo:Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva, corresponde a lanumeracin que tendr el mtodo que se incluya.Denominacin: Es el nombre o descripcin que se le asigna al mtodo.Empleo: Este es opcional, no es indispensable, su finalidades para anexar unaobservacin.

Observe:


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Condicin del Activo:Mediante esta opcin se definirn las condiciones que tiene el activo. Seleccione la lupa y abrir elCatalogo de Condicin de Activo, tilde la opcin que este de acuerdo al bien a registrar.


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Cdigo: Se genera de forma automtica al hacer clic sobre el icono .Denominacin: Coloque el nombre de la condicin a registrarDescripcin: Coloque una descripcin de la condicin. Esta descripcin es opcional.

Observe:

Causas del Movimiento: Como su nombre lo indica esta opcin permite colocar las causas delmovimiento de un activo

Cdigo: Se genera de forma automtica al hacer clic en

Denominacin: Coloque un nombre para distinguir la causa del mov imiento.Explicacin: Detalle alguna informacin adicional con respecto a la causa que estadefiniendoTipo: Seleccione el tipo de movimiento a registrar. Solo debe tildar una de ella.


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Activos:A travs de esta opcin deben ser definidos todos y cada uno de los activos fijos de lainstitucin, tanto los provenientes de aos anteriores como los incorporados en el ejercicio actual.Tambin se definirn los datos referentes a la depreciacin del activo para su posterior registro ycontabilizacin.

Cdigo:Este cdigo puede ser un nmero correlativo y no esta relacionado con lo quese conoce como cdigo de identificacinFecha de Regist ro: Permite colocar la fecha al momento de registrar el bien.Denominacin:Nombre del activo, este nombre puede ser complementado con lasdescripciones y caractersticas del mismo.Marca:Es la marca comercial del activo.Modelo:Es el gnero al cual pertenece un activo.Fecha de Compra:Registre la fecha en que se adquiri el activo.Costo: Valor de bien, segn factura.Fuente de Financiamiento:Permite registrar cuales son los fondos y/o recursos que

se utilizaron para la compra del activo. Haga clic sobre la para seleccionar lasfuentes de financiamiento previamente registrada.Situacin Contable:Es la situacin del bien del activo el cual debe seleccionar de

acuerdo a la descripcin del mismo. Haga clic sobre la para seleccionar lasituacin contable.

Observe:


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Condicin de la Compra:Este es en caso de que la compra se realizo en el exteriordel pas donde debe indicar bajo que condicin llego la compra que va a registrar.

Haga clic sobre la para seleccionar la condicin de la compra.

Observe:

Estado de Conservacin:En este muestra el catalogo Condicin del Activo, si el

activo o bien esta en optimas condiciones o en estado regular.Haga clic sobre lapara seleccionar el estado de conservacin.

Observe:

.

Pas: Esta opcin permite colocar el nombre del pas donde se encuentra el bien.

Haga clic sobre la , a continuacin podr visualizar los pases previamentecargado en el mdulo de configuracin SigespUbicacin GeogrficaEstado: Esta opcin permite colocar el nombre del estado donde se encuentra el bien.

Haga clic sobre la , a continuacin podr visualizar los estados pertenecientes a


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un pas determinado, previamente cargado en el mdulo de configuracin Sigesp

Ubicacin Geogrfica.Municipio: Esta opcin permite colocar el nombre del municipio donde se encuentra el

bien. Haga clic sobre la , a continuacin podr visualizar los municipiospertenecientes a un pas, estado determinado, previamente cargado en el mdulo deconfiguracin SigespUbicacin Geogrfica.Tipo (Mueble, Inmueble, Semoviente): Tilde la opcin que tipo dependiendo de lacaracterstica del bien va a registrar.Observaciones: Su finalidad es para que el usuario agregue una breve descripcinsobre el bien que va a registrar, es conveniente destacar este campo no esindispensable llenarlo.

Tipo Categora: Esta opcin permite indicar como esta configurado el activo si es porcatalogo SIGECOF O CGR (Contralora General de la Republica) ya que es de tipoinformativo. Las opciones se visualizarn en forma deshabilitada ya que primeramenteante de que el sistema le permita registrar un bien debe tildar en Definiciones-configuracin de activo el tipo de Categora a utilizar.

Observe:

Catalogo SIGECOF: Esta opcin viene predeterminado ya que el catalogo trae lascodificaciones de cada uno de los bienes o descripcin del bien con su cuentas

Antes de definir un activo debemos tomar en cuenta la configuracin del mismo, es decir

si es por SIGECOF O CGR, al configurarlo por cualquiera de ellos las opciones van a cambiar tanto enel men, definiciones, procesos y reportes


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presupuestarias respetivas, el usuario lo encontrar solamente para los que se rigenpor el SIGECOF .Haga clic sobre la , a continuacin se visualiza el catalogopreviamente cargado en el sistema.

Observe:

Cdigo Presupuestario: Si utiliza el catalogo SIGECOF, el sistema le devolver lacuenta presupuestaria que esta enlazada con el catalogo.

Si se rige por CGR, Haga clic sobre la , a continuacin observar el catalogo previamentecargado en el sistema y seleccione la cuenta presupuestaria que va relacionada con el conceptodel activo.

Foto: Imagen del bien a registrar.Activo: Tilde si el activo se va a depreciar.

Orden de Compra: Esta opcin es de manera informativa en caso de que el activo a registrarproviene de una Orden de Compra

Numero: Esta opcin permite colocar el nmero de la orden de compra donde se

solicit la compra del bien. Haga clic sobre la para realizar la bsqueda, de todasaquellas ordenes de compra que estn contabilizadas.Fecha: Una vez que seleccione la orden de compra en el cual tiene relacin el bienque va a hacer registrado, el sistema le trae la fecha de la orden de compra.


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Proveedor: El sistema trae el nombre del proveedor una vez que aya anteriormenteseleccionado la orden de compra.Monto Orden: El sistema trae el monto total de la orden de compra que tiene relacindel bien que va a seleccionar.

Orden de Pago: Esta opcin permiteregistrar la orden de pago en caso de que el activo no fueadquirido por una orden de compra.

Numero: Su procediendo es parecido a la opcin Orden de Compra. Seleccione lalupa donde abrir un catalogo que le mostrara las diferente Ordenes de Pago oSolicitudes de Pago el cual deber seleccionar el numero de la orden de pago que estaasociado al bien a registrar.

Fecha: El sistema le mostrara la fecha de la orden de pago o Solicitud de Pago queusted selecciono anteriormente.

Observe: Los campos que se delimitan de acuerdo si la configuracin de activo es por Catalogo deSIGECOF O CGR:

EjemploCaso Configuracin de Activos: Catlogo SIGECOF

Observe que el registro de activos seesta realizando solo con lasopciones correspondientes del

catlogo de SIGECOF


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Caso Configuracin de Acti vos: CGR

Estas opciones solo lo encontraran solo para los que utilicen CGR.

Grupo: Seleccione el grupo que esta asociado el bien a registrar el cual deberseleccionar de acuerdo a las caracterstica del activo de como esta hecho o elaborado.

Subgrupo: seleccione la lupa el cual abrir una catalogo donde muestra una series deopciones que estn enlazada a las caracterstica del grupo los cuales debe tildar laspartes de como esta estructurado el bien que se va a registrar de acuerdo a lacaractersticas de las mismasSeccin: Seleccione la lupa y abrir el catalogo donde puede seleccionar la opcinque esta enlazado al sub. grupo de acuerdo a las caractersticas del bien a registrar.tem:Seleccione la lupa y abrir el catalogo donde puede seleccionar la opcin queesta enlazado al Secciones de acuerdo a la caractersticas del bien a registrar.

En esta opcin el registro de activosse esta realizando solo con lasopciones correspondientes a lacategora CGR.


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.Los siguientes son campo donde se va a registrar las informaciones que tiene el bien ya

registrado en cuanto a los contratos o caractersticas que tiene o puede tener el mismo

: En esta opcin puede registrar que tipo de rotulado o material va utilizar al momentode anexarle o identificar el bien.

Tipo:Esta opcin permite colocar que tipo de rotulacin va a utilizar. Haga clic sobre

la automticamente visualizar el catalogo de Mtodo de Rotulacin. Estemtodo fue previamente cargado en el punto anteriormente descrito (Ver: Mtodo deRotulacin).Rotulador: Esta opcin permite registrar el proveedor que elaboro o se compro elmaterial del rotulado a utilizar. . Haga clic sobre la automticamente visualizar elcatlogo de proveedores que se cargaron previamente en el modulo de Proveedores yBeneficiariosFecha:Coloque la fecha en que se adquiri el material a utilizar en la rotulacin

Observe

Completado los datos grabe la definicin de activos para ello haga clic sobre el icono (Guardar).

Luego registre el serial del activo que acaba de definir, haga clic sobre el botn

En esta opcin se registran los siguientes datos:

Cantidad: Coloque el total o la cantidad de las partes del activos a registrar. Haga clicsobre el icono incluir

Observe:


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Pulsado el botn inmediatamente aparece el cdigo del activo ya registrado.

Serial: Coloque el nmero de serial correspondiente al activo.Observe:

Chapa: Coloque el nombre o numeracin que le va a asignar al activo.

Unidad, Responsable Primario, Responsable Por Uso : Esto no pueden ser editabledesde esta opcin. Por lo tanto se deja en blanco, la informacin para estas opciones serllenara a medida que valla procesando el activo a travs de la incorporacin del mismo.

Observe:

Observacin: Registre una nota si desea especificar con mayor detalle el activoObserve:


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ID Activo: Identificador del activo, este es editable agregue la numeracin que lecorresponde al bien.Observe:

Si desea agregarle las partes a un activo haga clic en nuevo ( ), si va eliminar el serial registrado

haga clic en eliminar ( ).Observe:

Completada la informacin haga clic en el siguiente icono para procesar el serial del activo.Cancelar para suspender el registro del mismo

Si guard correctamente muestra el siguiente mensaje

Para colocar las Parte de un activo haga clic


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Automticamente se despliega la siguiente ventana

Haga clic en

: Esta opcin es solo para aquellos activos tengan algn contrato demantenimiento este es de manera informativo. En caso de que un activo tenga asignado un contrato

de mantenimiento, tilde esta opcin y complete la siguiente informacin:

Nmero de Contrato:Esta opcin permite colocar el nmero de contrato, el cual hacereferencia del activo.

Proveedor: Esta opcin permite colocar el nombre del proveedor. Haga clic sobrela ,automticamente se mostrar todos los proveedores previamente cargados en el sistemade proveedores y Beneficiarios.

Observe:

Coloque el cdigoque identifica a laparte de activo aregistrar.

Coloque la partedel activo aregistrar

Coloque el estatus enque se encuentra la

parte

Haga clic sobreeste icono sidesea agregarotras partes dele ui o


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Fecha de Inicio: Registre la fecha de comienzo del contrato de mantenimiento. Haga clicsobre el calendario y registre el da, mes y ao respectivo.

Observe:

Fecha de Finalizacin: Registre la fecha de culminacin del contrato de mantenimiento.Haga clic sobre el calendario y registre el da, mes y ao respectivo.

Observe:


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:Este lo utilizan algunas Instituciones pblicacomo son los entes descentralizadosque maneja el catalogo SIGECOF.

Mtodo: Seleccione el mtodo a utilizar para la depreciacin, la lnea recta es el masutilizado en las empresas y consiste en distribuir linealmente el valor despreciable de unactivo a lo largo de su vida til Observe:


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Vida til: Es el tiempo asignado de un activo en el cual se espera que el bien esteoperativo y en uso. Registre la vida til del activo fijo.Valor de Rescate: Este es editable en cual debe indicar el valor de rescate del bienregistrado.

Cuentas para registrar la depreciacin del activoProyecto y /o Acciones Centralizadas: Seleccione el proyecto o accin centralizada queesta asociada la cuenta presupuestaria para la depreciacin.Acciones especificas: Seleccione la accin especifica que esta asociada la cuentapresupuestaria.Otros:Seleccione la que este asociada la cuenta presupuestaria

Presupuesto: Coloque la cuenta presupuestaria asociada a la Categora/Estructura queselecciono anteriormente. Haga clic sobre la para visualizar el catalogo de cuentapresupuestariaContabilidad: Haga clic sobre la para visualizar el catalogo de cuenta contable el cualesta asociado a la cuenta presupuestaria a depreciar.

Completados los campos tilde este ultimo se utiliza para cancelarla operacin.

:Este campo no es indispensable llenarlo ya que no tiene ninguna afectacin, es de

manera informativa es para conocer de donde proviene el gasto de la compra del bien a registrar.

Banco: Coloque el nombre de la entidad bancaria para ello haga clic sobre la yseleccione el banco correspondiente.

Numero de Cuenta:Coloque la cuenta asociada al banco. Haga clic sobre la y

seleccione la cuenta bancarias.Tipo de Cuenta:Esta informacin se consigue de manera automtica al hacer clic enTilde si la opcin del Bien viene del Fondo de Anticipo o Caja Chica.Numero de Registro:Este es editable coloque el cursor sobre el recuadro y asigne elNumero de Registro.

Catalogo SIGECOF:


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El sistema trae definido el Catalogo SIGECOF es de manera de consulta e el cual muestra lacuentas presupuestaria que va asociado el bien a registrar en Definiciones -Activo.

Catlogo: Aparece el cdigo Sigecof que esta predeterminado para el concepto,seleccione la lupa de arriba y abrir un catalogo.Denominacin:Muestra el concepto del Activo o Bien.

Cuenta Presupuestaria: Coloque la cuenta que esta predefinida para el Bien o Activo(En caso de que se requiera modificar la cuenta del Cdigo SIGECOF siempre y cuandolas autoridades competentes aprueben las modificaciones)

Tilde la lupa y seleccione la Cuenta Presupuestaria que desee modificar (Siempre y cuando estedentro del Marco Legal).


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Categora CGR (Contralor a General de la Republica): En esta opcin se desglosa los grupos del

bien o activo fijos, es decir se desglosa cada uno de lo elementos que integra el activo clasificndoloen Grupo, Subgrupo: Ejemplo: Al registrar una silla se especifica si es de tipo ejecutiva o giratoriaentre otros atributos.

Una vez que entre categora CGR, se observa:

Cdigo: Se genera de forma automtica y consecutivaDenominacin:Es donde va a agregar el concepto del Bien que va a registrar enDefiniciones-Activos. Ejemplo: Sillas

Una vez que agregue la denominacin, tilde (Guardar) y luego seleccione .

Una vez que seleccione esta opcin, aparece otra ventana.


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En esta ventana de Sub- Grupo, va a colocar en denominacin el concepto de que tipo es el

Bien. Ejemplo: Silla Ejecutivas.Una vez que agregue la denominacin, tilde (Guardar).

En esta ventana encontrar dos opciones:

Es donde permite salir de ese campo y estar en la ventana principal.

Es otra ventana donde se va a desglosar ms el Bien. Es decir que especificams aun de que grupo pertenece.

Una vez que agregue la denominacin, tilde (Guardar).

Al seleccionar esta opcin aparece otro campo donde se debe explicar las

caractersticas del concepto del Sub Grupo.


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Configuracin del Activo: Esta opcin permite configurar el activo es decir si la institucin

utilizar el catlogo de SIGECOF O CGR

Haga clic en guardar , en la barra de herramienta del sistema

Marque la opcina utilizar. Solodebe utilizar unade ellas.


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Cambio de Responsable: Este proceso nos permitir cambiar la responsabilidad de los activos de

una persona a otra, cabe destacar que este cambio pasar todos los activos que estn bajo laresponsabilidad de una persona a otra.

Comprobante: Esta opcion se genera de forma automatica y consecutivaFecha: El sistema coloca la fecha que posee el servido. Tambien puede ayudarse por elcalendario. Observe:

Este paso debe realizarse ante de definir el activo.


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Activo: Coloque el activo a cambiar de responsable para ello haga clic sobre la yseleccione el activo correspondiente.Indetificador:El sistema genera esta opcion automaticamente al elegir el activo.Serial: El sistema genera esta opcion automaticamente al elegir el activo.Responsable: Tilde si el responsable es primario o por uso. Estas opciones sonexcluyente por lo tanto debe elegir solo una opcin.

Responsable Actual: Indique el nombre de la persona que actualmente es responsable.

Haga clic sobre la y seleccione la persona correspondiente.

Nuevo Responsable: Coloque el nombre del nuevo responsable. Haga clic sobre la

Haga clic sobre la y seleccione la persona correspondiente.

Observaciones:Puede agregar alguna observacin. Esto es opcional.

Observe:

Completado los datos haga clic sobre el icono , que se encuentra en la barra de herramienta del

sistema


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Entrega de Unidad: A travs de esta opcin se realiza tambin un traslado de activos, perogenerando un acta de entrega de unidad.

Comprobante: Esta opcion se genera de forma automatica y consecutiva.Fecha: El sistema coloca la fecha que posee el servido. Tambien puede ayudarse por elcalendario. Observe:


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Ubicacin:

Indique la unidad que ser trasladada de responsabilidad. Haga clic sobrela y seleccione la correspondiente.Responsable Actual: Indique el nombre de la persona que actualmente es

responsable. Haga clic sobre la y seleccione la persona correspondiente.Nuevo Responsable:Coloque el nombre del nuevo responsable. Haga clic sobre la

Haga clic sobre la y seleccione la persona correspondiente.Observaciones: Puede agregar alguna observacin. Esto es opcional.

Movimientos -Incorporaciones:A travs de esta opcin incorporaremos contablemente y paraefectos del mdulo de activos fijos, todos y cada uno de los bienes, siempre y cuando elconcepto de incorporacin sea distinto al de una compra, el cual tiene su proceso aparte. Pulse

el icono de la barra de herramientas y proceda a dar entrada a los siguientes datos:


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Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutivaCausa de Movimiento: Indique cual es la causa de Incorporacin del Activo. Haga

clic sobre la para que pueda abrir el catlogo y se mostrar un listado de de lascausas. Luego debe seleccionar la opcin de su preferencia haciendo clic sobre elcdigo.Responsable Primario: Seleccione si el responsable esta clasificado como personalo beneficiario al elegir uno de ello podemos observar el catlogo correspondiente paraelegir a la persona.Responsable por Uso: Seleccione si el responsable esta clasificado como personal obeneficiario al elegir uno de ello podemos observar el catlogo correspondiente para

elegir a la persona.Ubicacin Organizacional: Coloque la ubicacin del activo. Es decir donde se va a

incorporar. Haga clic sobre la y coloque la unidad respectiva.Fecha de Entrega: Coloque la fecha de entrega del activo.Ubicacin Geogrfica: Coloque el sitio geogrfico donde se encuentra la unidadorganizacional.Observaciones:Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones deformato alfanumrico para la inclusin de cualquier informacin adicional referente almovimiento.

Los botones y sirven para la confirmacin o no de la incorporacin.Agregar ActivoAl hacer clicsobre esta opcin se visualizar un formulario denominado Detalle de

Activo

Activo:Coloque el activo a incorporar. Haga clic sobre la y seleccione el activopreviamente registrado.Serial: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Identificacin: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Monto: El valor del activo.Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar elactivo.Observaciones:Detalle de activo.


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: Haga clic sobre este enlace para agregar el detalle y para cancelar eldetalle del movimiento.


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Completado los datos haga clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramienta,

luego incorpore el activo haga clic en el botn

Si la informacin se proces sin ninguna novedad, el sistema arroja este mensaje.

Movimiento - DesincorporacionesEsta opcin se utiliza para desincorporar del inventario algn activo, la pantalla es similar a lapantalla de incorporaciones


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Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutivaCausas del Movimiento: Indique cual es la causa de Desincorporacion del Activo.

Haga clic sobre la para abrir el catlogo y se mostrar un listado de las causas.Luego debe seleccionar la opcin de su preferencia haciendo clic sobre el cdigo.Observaciones:Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones deformato alfanumrico para la inclusin de cualquier informacin adicional referente almovimiento.

Los botones y sirven para la confirmacin o no de la Desincorporacion.Agregar ActivoAl hacer clicsobre esta opcin se visualizar un formulario denominado Detalle de

Activo

Activo:Coloque el activo a desincorporar. Haga clic sobre la y seleccione el activopreviamente registrado.Serial: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Identificacin: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Monto: El valor del activo.Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar elactivo.Cuenta Contable:Introduzca la cuenta que llevar el registro contable, Haga clic sobre la

y seleccione la cuenta correspondiente

: Haga clic sobre este enlace para agregar el detalle y para cancelarel detalle del movimiento


luego desincorpore para ello haga clic en el botn


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Movimiento-ReasignacionesEsta opcin se utiliza para reasignar algn activo. Pulse el icono de la barra de herramientas yproceda a dar entrada a los siguientes datos:


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Aprobado Por:Firma:

Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutivaCausa de Movimiento: Indique cual es la causa de Desincorporacion del Activo. Haga

clic sobre la para abrir el catlogo y se mostrar un listado de de las causas. Luegodebe seleccionar la opcin de su preferencia haciendo clic sobre el cdigo.Responsable Primario: Seleccione si el responsable esta clasificado como personal obeneficiario al elegir uno de ello podemos observar el catlogo correspondiente para elegira la persona.

Responsable por Uso: Seleccione si el responsable esta clasificado como personal obeneficiario al elegir uno de ello podemos observar el catlogo correspondiente para elegira la persona.Ubicacin Organizacional: Coloque la ubicacin del activo. Es decir donde se va a

incorporar. Haga clic sobre la y coloque la unidad respectiva.Ubicacin Geogrfica: Coloque el sitio geogrfico donde se encuentra la unidadorganizacionalObservaciones:Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones de formatoalfanumrico para la inclusin de cualquier informacin adicional referente al movimiento.

Los botones y sirven para la confirmacin o no de la reasignacin.

Agregar ActivoAl hacer clicsobre esta opcin se visualizar un formulario denominado Detalle deReasignacin


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Activo: Coloque el activo a reasignar. Haga clic sobre la y seleccione el activopreviamente registrado.Serial: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Identificacin: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Fecha de Traslado: Coloque la fecha en que se trasladar el activo.

Unidad Actual: El sistema automticamente trae la unidad en que se encuentra el activoal seleccionar el mismo.Responsable Actual: EL sistema automticamente trae el responsable del activo alseleccionar el mismo.

Unidad Nueva: Coloque el rea en donde se reasignar el activo. Haga clic sobre la yseleccione la unidad correspondiente.

Responsable Nuevo:Coloque el nuevo responsable del activo. Haga clic sobre la yseleccione el personal.Monto del Activo: Valor del activo. Este se genera de forma automtica al seleccionar elactivo.Cuenta Contable: Introduzca la cuenta que llevar el registro contable, Haga clic sobre la

y seleccione la cuenta correspondiente


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Aprobado Por:Firma:

: Haga clic sobre este enlace para agregar el detalle y para cancelarel detalle de reasignacin.


luego reasigne el activo para ello haga clic en el botn


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Modificaciones:Esta opcin se utiliza para registrar alguna modificacin (Ajuste) a algn activo. Pulse el icono

de la barra de herramientas y proceda a dar entrada a los siguientes datos:

Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutivaCausa de Movimiento: Indique cual es la causa de Desincorporacion del Activo.

Haga clic sobre la para abrir el catlogo y se mostrar un listado de de lascausas. Luego debe seleccionar la opcin de su preferencia haciendo clic sobre elcdigo.

Activo:Coloque el activo a incorporar. Haga clic sobre la y seleccione el activopreviamente registradoIdentificador: Esta opcin se genera de manera automticaal seleccionar el activo.Observaciones: Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones deformato alfanumrico para la inclusin de cualquier informacin adicional referente almovimiento.

Los botones y sirven para la confirmacin o no de la modificacin


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Se utiliza cuando se va a recalcular la depreciacin debido a alguna modificacin

Al hacer clic sobre este enlace obtendr el siguiente formulario:

Parte:Haga clic sobre la para agregar las partes del activo.Denominacin:Nombre de la denominacinMonto:Coloque el valor del activoVida til:Coloque la vida tildel activoValor de Rescate: Conocido tambin como valor residual es el valor de mercado de unactivo al final de su vida til.

Cuenta Contable: Coloque la cuenta asociada al activo. Haga clic sobre la yseleccione la cuenta correspondiente.

: Haga clic sobre este enlace para agregar el detalle y para cancelar

el detalle de la modificacin.: Para agregar las cuentas asociadas al movimiento debe hacer clic sobre este

enlace para colocar la cuenta.Observe

Haga clic sobre la lupa y

obtiene el catalogo departes del activo amodificar


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Incorporacin por Lote:Esta opcin solo ser utilizada para incorporar por inventario inicial; esta opcin nos permiteincorporar los activos por lote evitando que sean incorporados uno a uno.


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Comprobante: Este opcin se genera de forma automtica y consecutiva al hacer clic

sobre el icono que se encuentra en la barra de herramienta del sistemaFecha: Esta opcin la proporciona el sistema tambin puede ayudarse por elcalendario. Observe

Causas de Movimiento: Indique cual es la causa de Incorporacin del Activo. Haga

clic sobre la para abrir el catlogo y se mostrar un listado de de las causas.Luego debe seleccionar la opcin de su preferencia haciendo clic sobre el cdigo.Observe

Observaciones: Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones de

formato alfanumrico para la inclusin de cualquier informacin adicional referente almovimiento.

Los botones y sirven para la confirmacin o no de la incorporacin.

Al hacer clic sobre este enlace notar una pantalla similar con los activos aincorporar


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Luego de hacer clic sobre el icono la informacin pasara a la siguiente ventana

Haga clic sobre elicono verde para

agregar los activos


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Completado los datos haga clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramienta.

Luego haga clic en el botn para incorporar los activos

Depreciacin de activos: A travs de esta opcin el sistema calcular la depreciacin del activoindicado, basndose en los datos definidos anteriormente en la ficha de Activos. Haga clic sobre la

que se encuentra en el cdigo del activo para realizar la bsqueda del activo que se le deseacalcular la depreciacin. El sistema automticamente despus de seleccionar el activo realizar elclculo y ser mostrado en pantalla.

Activo:Coloque el activo a depreciar, para ello haga clic sobre la y realice labsqueda del mismo.Serial:Esta opcin aparece al seleccionar el activo puesto que la misma se defini alregistrar el bien.Identificador:Esta opcin aparece al seleccionar el activoFecha de Compra:Fecha en que se adquiri el inmueble, esta opcin se genera alseleccionar el activoFecha de Incorpo racin:Fecha en que se incorpor el bien, esta opcin se genera alseleccionar el activo


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Aprobado Por:Firma:

Mtodo:Seleccione el mtodo a utilizar para la depreciacinLuego de completar estos datos el sistema automticamente calcula la depreciacintomado los valores que suministraron previamente en Definiciones->Activos->DepreciacinObserve

Acta de PrstamoEsta opcin nos permite generar acta para dejar constancia de los prstamos a realizar

Comprobante:Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva.


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Fecha:Coloque la fecha en que se est realizando el prstamo.Unidad Fsica Cedente:Coloque la unidad que va a realizar el prstamo. Haga clic

sobre la y seleccione la unidad correspondiente.Responsable de la Unidad Cedente:Coloque el responsable de la unidad que

seleccion anteriormente. Haga clic sobre la y seleccione el responsableUnidad Fsica Receptora: Coloque la unidad que va a recibir el activo. Haga clic

sobre la y seleccione la unidad respectiva.Responsable de la Unidad Receptora:Coloque el responsable de la unidad que

seleccion anteriormente. Haga clic sobre la y seleccione el responsableTestigo:Coloque la persona que actuar como testigo para evidenciar el prstamo.

Esta opcin es para colocar los bienes que se entregaran en funcin deprstamo.Observe

.

Los botones y sirven para realizar el prstamo o no.

Haga clic sobrecada activo a

agregar


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Aprobado Por:Firma:

Completado los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta del sistema

Autorizacin de Salida Esta opcin permite registrar la salida de un activo.

Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva.Fecha:El sistema proporciona la fecha actualizada tambin puede ayudarse por elcalendario.Unidad Fsica Cedente: Coloque la unidad que va a realizar el prstamo. Haga clic

sobre la y seleccione la unidad correspondiente

Esta opcin es para colocar los bienes que se entregaran. Observe


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Empresa a la que se entrega: Coloque la empresa que recibir el activo a entregarRepresentante de la empresa:En esta opcin se coloca el representante de laempresa . Al seleccionar la empresa automticamente se genera esta opcin.

Por concepto:Coloque una explicacin sobre la salida del activo.Fecha de Entrega:Coloque la fecha en que se entregar en el activo.Fecha de Devolucin: Coloque la fecha de devolucin en caso de no cumplirsealguna condicin.Observacin:Coloque alguna informacin adicional.


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Aprobado Por:Firma:

Completado los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta.Entrega de Activos Esta opcin permite registrar la entrega de los activos


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Aprobado Por:Firma:

Comprobante: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva.Fecha:El sistema proporciona la fecha actualizada tambin puede ayudarse por elcalendario.Unidad Administrativa:Coloque la unidad que va a entregar el activo. Haga clic

sobre la y seleccione la unidad correspondiente.

Unidad Solicitante:Coloque la unidad solicitante. Haga clic sobre la y seleccionela unidad correspondienteResponsable:Seleccione la persona o el beneficiario responsable de la unidad queposee el activo a entregar. Para ambos caso obtendr el catlogo y podr elegir elcorrespondiente.

Despachador:Seleccione la persona o el beneficiario responsable de despachar elbien. Para ambos caso obtendr el catlogo y podr elegir el correspondiente.Receptor: Seleccione la persona o el beneficiario responsable de recibir el bien. Paraambos caso obtendr el catlogo y podr elegir el correspondiente.Observaciones: Coloquealguna informacin adicional.

Los botones y sirven para ejecutar la entrega o no.

Al hacer clic sobre este enlace podr observar los activos que estn por

entregarse, seleccione el activo o los activos a entregar, para ello haga clic sobre el icono paraque puedan colocarse en la tabla respectiva Observe:


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Completado los datos haga clic en , que se encuentra en la barra de herramienta del sistema.


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Aprobado Por:Firma:

Reportes ActivosEn este muestra todos los activos que se han registrados en Definiciones Activos, estos

varan de acuerdo a la Configuracin dada al Modulo


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Completado los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta

Coloque el intervalo

de activos a mostrar

Realice la bsqueda en cada una lupa

respectivamente el responsable primario, poruso y la unidad ejecutora.

Coloque el rango defechas aproximadas enque se realizaron lascompras de los activos

Tilde el estatus a

mostrar en el reporte

Tilde la manera de presentarlos datos en el reporte


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Aprobado Por:Firma:

Incorporacin:Este opcin permite generar reporte de los activos que han sido incorporados en unperiodo determinado.

Coloque el intervalo deactivo incorporados a

mostrar en el reporte

Coloque el rango defechas a mostrar en elreporte

Tilde la manera deordena el reporte

generado


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


DesincorporacionEsta opcin nos permite generar reporte de los activos que fueron desincorporados en un periododeterminado.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el intervalo deactivos a mostrar en elreporte

Coloque el rango de fechasaproximadas en que ocurrieron

desincorporaciones

Tilde la opcin de su preferenciapara mostrar el reporte


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Reporte de Depreciacin: Esta opcin permite visualizar el clculo de la depreciacin de losactivos seleccionados en el rango de bsqueda.


Tilde la opcin de supreferencia paramostrar el reporte


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Reporte Depreciacin Mensual: Esta opcin permite visualizar un listado de las depreciacionesque se han realizado en un mes determinado.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

+


Coloque el mes a mostrar en el reporte

Coloque el ao a mostrar en el reporte

Tilde la opcin de su preferencia paramostrar la informacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Reporte de Bienes Muebles Inventario BM-1: Esta opcin nos permite generar reportes delinventario inicial


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Coloque el rango deactivos a mostrar enreporte

Coloque la unidad que posee los activos

seleccionado anteriormente

Coloque la clasificacin de los activos a

mostrar

Coloque el rango de fecha s a mostrar

Tilde el estatus del activo a mostrar en el

reporte

Tilde la opcin de su preferencia paramostrar la informacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Reporte de Bienes Muebles Inventario BM-2: Esta opcin permite mostrar aquellos bienesque fueron incorporados o desincorporados.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el intervalo deactivos a mostrar en

el reporte

Coloque rango de fechasen que ocurrieronmovimientos de bienesmuebles

Coloque el servicio ydependencia asociada a la

unidad administrativa

Coloque la clasificacin delos activos a mostrar

Coloque los responsablesdirecto del bien

Tilde la opcin de supreferencia para mostrar la

informacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Reporte de Bienes Muebles Inventario BM-3: Esta opcin nos permite generar reporte enrelacin a los bienes faltantes, es decir cuando se presente perdidas.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:



Coloque rango de fechas enque ocurrieron movimientosde bienes muebles

Coloque el servicio ydependencia asociada a launidad administrativa

Coloque la clasificacin delos activos a mostrar

Coloque el nmero decomprobante

Tilde la opcin de supreferencia para mostrar lainformacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Reporte de Bienes Muebles Inventario BM-4: Esta opcin permite generar reporte de maneramensual de aquellos bienes muebles incorporados, desincorporados y existentes.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque rango defechas en queocurrieron movimientosde bienes muebles

Realice la bsqueda de launidad de trabajo que poseelos bienes anteriormenteseleccionado



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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Inventario General de Bienes: Esta opcin nos permite generar reportes de todos los bienesmuebles que posee el organismo.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el intervalo de activosa mostrar en el reporte

Coloque el intervalo de fechas amostrar en el reporte

Coloque la unidad relacionadacon los equipos

Coloque la clasificacin de losactivos a mostrar

Tilde la opcin de supreferencia para mostrar lainformacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Resumen de Bienes Muebles por Grupo: Como su nombre lo indica esta opcin permitemostrar los bienes muebles por grupo


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el intervalo deactivos a mostrar enel reporte

Coloque el rango fechaa mostrar en el reporte

Coloque la clasificacinde los activos a mostrar

Tilde la opcin de supreferencia para mostrarla informacin


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Reporte de Incorporaciones y Desincorporaciones por Departamento: Esta opcin permitegenerar reportes de aquellos bienes que fueron incorporados o desincorporados en un tiempodeterminado.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:



Coloque el rango fechaa mostrar en el reporte

Coloque el servicio ydependencia asociada a launidad administrativa

Coloque la clasificacinde los activos a mostrar


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Bienes por Cuenta Contable: Esta opcin permite generar reporte de los bienes asociados auna cuenta contable.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el rango decuentas contables amostrar en el reporte

Coloque el rango de

fechas de compras de losactivos a mostrar.

Tilde la opcin de supreferencia para generar

el reporte

Tilde la opcin de supreferencia para mostrar la

informacin en el reporte


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Reporte de Tipos de Adquisicin de bienes: Como su nombre lo indica permite generarreporte de los diferentes tipos de adquisicin de bienes.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el rango de proveedorrelacionados con los bienesadquiridos

Coloque el intervalo de activos amostrar en el reporte

Coloque la unidad ejecutora amostrar en el reporte

Coloque el rango de fechasrelacionadas con la adquisicin de

bienes

Tilde la opcin de su preferenciapara mostrar la informacin en elreporte


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Adquisicin de Bienes General: Como su nombre lo indica esta opcin reporta los bienesadquiridos en un periodo determinado.


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Coloque el rango deproveedor relacionados conlos bienes ad uirido

Coloque el rango de activo amostrar en el reporte

Coloque el intervalo de fechas

a mostrar en el reporte

Tilde la opcin de su preferencia paramostrar la informacin en el reporte


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Acta de Incorporacin: Esta opcin permite emitir acta de incorporacin de bienes

Realice la bsqueda de laincorporacin a mostrar en elreporte

Seleccione la unidad

ejecutora correspondiente


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Acta De Desincorporacion: Esta opcin permite emitir acta de Desincorporacion de bienes


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:


Realice la bsqueda de laDesincorporacion a mostraren el reporte

Seleccione la unidadejecutora correspondiente


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Revisado Por:Firma:

Aprobado Por:Firma:

Acta de Reasignacin: Esta opcin permite generar acta para las reasignaciones de activos


Realice la bsqueda de laReasignacin mostrar enel reporte

Seleccione la unidadeecutora corres ondiente


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Manual de Usuario Modulo de Activos Fijos

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