MANUAL DE USUARIO

PARAMETRIZACION

En esta sección se relacionan los maestros y tablas que intervienen para los procesos de parametrización de la aplicación.

PARAMETRIZACION NOMINA

En esta sección se relacionan los maestros y tablas que intervienen para los procesos de parametrización de la Nómina.

CARGOS

En esta sección se encuentra el maestro y tabla necesario para la parametrización de los cargos que se asignarán en la aplicación.

CARGOS

En este maestro se almacena la información correspondiente a los cargos que la empresa administra, de tal manera que pueda gestionar toda la información referente a descripción, nivel del cargo, documentos requeridos e ingresar un salario sugerido.

Cargo: Debe ingresar el código y descripción del cargo que va a crear.

Descripción: Debe ingresar la descripción del cargo que esta creando.

Nivel: Corresponde al nivel del cargo que esta agregando, estos pueden ser administrativo, operativo, de planta, entre otros.

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Salario Sugerido: En este campo debe ingresar el salario sugerido para el cargo que esta ingresando, de esta manera, se asignara en el maestro de historia laboral automáticamente como propuesta para el registro que este creando.

Clasificación Nacional de Ocupaciones

Area Desempeño: En este campo debe ingresar el área de desempeño en la cual se relaciona el cargo

Nivel de Preparación: En este campo se ingresa el nivel de preparación en el cual esta categorizado el cargo y que se tiene en cuenta para evaluación de desempeño.

Documentos Requeridos

Documento: Corresponde al código del documento que esta ingresando para el cargo que visualiza en pantalla.

Descripción: Es el nombre correspondiente al código de documento que esta agregando.

NIVELES DE CARGO

En esta tabla se debe ingresar los diferentes niveles que se utilizaran para los cargos que se asignen a los empleados de la compañía, esta información se vera reflejada en la creación de registros en el maestro de cargos.

Código: Debe ingresar el código del nivel de cargo que desea crear.

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Descripción: Es el nombre correspondiente al código de nivel de cargo que ingresó con anterioridad.

CLASIFICACION NACIONAL DE OCUPACIONES

La clasificación nacional de ocupaciones es una organización sistemática de las ocupaciones que se encuentran presentes en el mercado laboral colombiano y las organiza sistemáticamente por áreas de afinidad.

AREA DE DESEMPEÑO

En esta tabla se ingresan las diferentes áreas de desempeño relacionadas con la clasificación nacional de ocupaciones y que serán asignadas en el maestro de cargos.

Area de Desempeño: En este campo se ingresa el código del área de desempeño que este creando.

Descripción Area: Corresponde al nombre o descripción del código de área de desempeño que está creando.

NIVEL DE PREPARACION

Los niveles de preparación están ligados al grado y tipo de educación, entrenamiento, experiencia y responsabilidad que se requieren para el desempeño de un área y la complejidad del trabajo en cada ocupación. Estos niveles niveles deben ser ingresados para ser asignados en el maestro de cargos.

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Nivel de Preparación: Debe ingresar el código de nivel de preparación que desea crear.

Descripción Preparación: Corresponde al nombre o descripción del código digitado anteriormente.

TIPOS DE CONTRATOS

Este maestro es esencial para la liquidación de la nómina y su respectiva parametrización debe realizarse de una forma adecuada para que las liquidaciones de nomina, prestaciones sociales, etc. sean correctas. Novasoft envía unos tipos de contrato diligenciados, pero es responsabilidad del usuario revisar dicha parametrización ya que puede variar dependiendo de las características y políticas de las compañías. Además cada compañía podrá crear los tipos de contrato que se ajusten a sus necesidades.

PAGINA 1: LIQUIDACION DE NOMINA

En esta página se parametriza la información del tipo de contrato que se tendrá en cuenta para las diferentes liquidaciones.

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Código Tipo de Contrato: Corresponde al código del tipo de contrato que esta creando o modificando.

Duración: El sistema permite seleccionar la duración que tendrá el tipo de contrato que esta diligenciando, con el fin de validarlo en las liquidaciones de contrato, por ejemplo: el sistema necesita saber que duración tiene el contrato para saber en que forma liquida la indemnización si existe.

Auxilio de transporte: En este campo se debe seleccionar que opción del pago del subsidio de transporte se ajusta más a la empresa, ya que si selecciona no se paga, el sistema no pagara a nadie de este tipo de contrato el subsidio de transporte, si selecciona promedio del mes anterior, el sistema validara cuanto fue el ingreso del mes anterior para pagar en el mes presente el subsidio de transporte, si selecciona salario actual, el sistema validara el salario básico para determinar si tiene o no base para el pago y si selecciona promedio del mes actual, el sistema promediara los ingresos del mes para determinar si tiene o no derecho.

Prestaciones y SS: En este campo se selecciona si para este tipo de contrato se debe liquidar seguridad social, vacaciones prima de servicios y cesantías. Si el campo esta marcado se liquidara, si no esta marcado no se pagaran.

Método de liquidación: Se utiliza para definir si el tipo de contrato se generará en las liquidaciones normales o por honorarios, para este último caso debe ingresar el concepto que se tendrá en cuenta para el procesamiento de la información.

Académico: Si el tipo de contrato es académico, debe especificar si el valor de la hora se realizará por alguna clasificación de la institución, por puntos o por carga académica.

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Modo para conceptos: En la nomina Novasoft, se permite que un concepto tenga diferentes parametrizaciones, procesamiento diferente, etc., a esto se le denomina modo de liquidación, con el campo modo para conceptos se puede asociar un modo de liquidación dependiendo del tipo de contrato, si embargo mas adelante se vera que se puede llegar al nivel de detalle de asociar un modo de liquidación por cada uno de los empleados. La información contenida en el combo del campo es la que se encuentra en la tabla Modos de liquidación.

Calcular: Este campo es usado para poder seleccionar si el tipo de contrato que se tiene en pantalla se liquidan parafiscales .

PAGINA 2: SEGURIDAD SOCIAL

En esta página se ingresa la parametrización correspondiente al pago de seguridad social que se realizará para el tipo de contrato que esta visualizando en pantalla.

Calcular: En este campo se debe seleccionar si se debe calcular o no la seguridad social por el tipo de contrato y la forma como se realizará esta operación. Si no se encuentra marcada la opción no se realizara liquidación de dicho concepto. Cuando se desea que la empresa asuma la seguridad social del empleado deberá activar los indicadores correspondientes a El patrón aporta el 100% IBC menor al mínimo: Este campo fue creado para que el usuario decida lo que debe hacer el sistema cuando encuentre un IBC (Ingreso Base de cotización) mensual inferior al mínimo.

Autoliquidar con: En este campo debe ingresar el modo de conceptos que se tendrá en cuenta para la realización de la autoliquidación del tipo de contrato que visualiza en pantalla.

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Incapacidades: En este campo se debe seleccionar si en las incapacidades se paga el día 31 o no; si esta seleccionado se paga, de lo contrario no.

Auxilio de incapacidades: Existen dos indicadores en este campo, pagar los días cubiertos por al EPS, ya que normalmente la EPS no reconoce unos días de una incapacidad solo después de 3 días, además en el campo porcentaje se debe digitar a que % se deberán pagar. Adicionalmente los días que la EPS reconoce normalmente no los reconoce al 100% por lo tanto en el segundo indicador completar los días cubiertos por la EPS se puede elegir si el sistema completa el valor o no. También se puede decidir si el Auxilio que se paga se hace con el Ibc del mes actual o con el del mes anterior activando o no la opción de Calcular con el IBC del mes anterior.

Licencias y sanciones: En este campo se puede elegir si el sistema reconocerá el porcentaje de salud y pensión tanto del patrono como del empleado en el caso en que exista una licencia no remunerada asociada al tipo de contrato actual.

PAGINA 3: PRIMA - VACACIONES

En esta página se debe parametrizar los mecanismos de liquidación correspondiente a las vacaciones y prima del tipo de contrato que esta visualizando en pantalla.

VACACIONES

IBC: Este indicador se utiliza para saber con que IBC se deberá calcular la seguridad social en vacaciones.

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Auxilio de transporte: Este indicador se utiliza para saber como aplica el subsidio de transporte en la base de vacaciones si con promedio o con el valor mensual.

Numero máximo de periodos a reconocer: Este campo es informativo, se utiliza para saber por tipo de contrato, máximo cuantos periodos de vacaciones se podrán tener represados.

Base proporcionalidad 360: Se utiliza para saber sobre cuantos días deberá dividir la base que se halla.

%Provisión: Se define un % de provisión si es diferente al definido en la variable general.

PRIMA DE SERVICIOS

Auxilio de transporte: Este indicador se utiliza para saber como aplica el subsidio de transporte en la base de vacaciones si con promedio del semestre (o del tiempo laborado en caso de no haber trabajado el semestre completo) o con el valor mensual.

Sueldo: Este indicador se creó para determinar que política utiliza el sistema en el pago de prima, específicamente hallando la base:

En el primer caso, el sistema verificara si el empleado tiene aumento de sueldo en los últimos tres meses, de ser así promediara el salario y todo los conceptos que tengan marcado el indicador de prima de servicios durante el semestre que se va a validar.

En el segundo caso, el sistema tomara el ultimo sueldo (salario básico) mas el promedio de los conceptos que tengan marcado el indicador de prima de servicios, durante el semestre validado.

En el tercer caso, el sistema promediara el salario mas lo variable (conceptos que tengan marcado el indicador de prima de servicios), sin importar si tiene aumento de salario en los últimos tres meses.

Número de días para reconocerla: Este campo se utiliza para determinar el número de días laborados como mínimo para el tipo de contrato que tiene en pantalla.

Base Proporcional a 360 días: Se utiliza para saber sobre cuantos días deberá dividir la base que se halla.

%Provisión: Se define un % de provisión si es diferente al definido en la variable general.

PAGINA 4: CONTRATO LIQ - CESANTIAS

En esta página se debe parametrizar la forma como se realizará el cálculo de las cesantías para los empleados que tienen asignado el tipo de contrato que visualiza en pantalla.

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Auxilio de transporte: Este indicador se utiliza para saber como aplica el subsidio de transporte en la base de cesantías sí con promedio del semestre (o del tiempo laborado en caso de no haber trabajado el semestre completo) o con el valor mensual.

Sueldo: Este indicador se creó para determinar que política utiliza el sistema en el pago de cesantías, específicamente hallando la base:

En el primer caso, el sistema verificara si el empleado tiene aumento de sueldo en los últimos tres meses, de ser así promediara el salario y todo los conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías durante el semestre que se va a validar.

En el segundo caso, el sistema tomara el ultimo sueldo (salario básico), mas el promedio de los conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías, durante el semestre validado.

En el tercer caso, el sistema promediara siempre el salario mas lo variable (conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías), sin importar si tiene aumento de salario en los últimos tres meses.

Promedio de las bases: Este indicador se utiliza para saber desde cuando va el sistema a comenzar a calcular la base de las cesantías, en el primer caso se calculará la base desde el 01 de Enero del año en curso, en el segundo caso se buscara un año hacia atrás para comenzar a calcular la base.

Base Proporcional a 360 días: Se utiliza para saber sobre cuantos días deberá dividir la base que se halla.

%Provisión: Se define un % de provisión si es diferente al definido en la variable general.

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%Provisión Interéses: Se define un % de provisión si es diferente al definido en la variable general .

PAGINA 5: VARIABLES

En esta página se ingresan las variables adicionales que puede tener la compañía a los parametrizados en el maestro de variables generales, esta información se tendrá en cuenta en los procesos de liquidación del tipo de contrato que visualiza en pantalla.

Código Variable: En este campo seleccione el código de la variable de liquidación que desea asignar al tipo de contrato.

Fecha Inicial: Debe especificar la fecha inicial que se tendrá en cuenta para iniciar con la aplicación de la variable que esta asignando.

Valor: Es el valor que tomará la aplicación en las liquidaciones del tipo de contrato que visualiza en pantalla.

PAGINA 6: DOCUMENTACION

En esta página se ingresa la documentación que debe ser presentada por el empleado para el tipo de contrato que tendrá en la compañía.

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Código Documento: Corresponde al código del documento que debe presentar, esta información la encuentra en la tabla de documentación.

Periodicidad de Renovación: Si el documento que debe ser presentado para el tipo de contrato tiene un periodo de caducidad, debe indicar el periodo en el cual debe ser renovado y entregado a la compañía.

VARIABLES GENERALES

Existen Unas serie de variables de ambiente necesarias para el funcionamiento del sistema, las cuales están ubicadas en este maestro.

Este maestro presenta una gran ventaja y es la característica de poder almacenar la información en forma histórica dependiendo del rango de fechas, además en el momento de la liquidación el sistema busca las variables generales que aplican dependiendo de la fecha de liquidación.

Estas variables deben ser revisadas al iniciar la administración de la información con la aplicación ya que hacen parte del proceso de liquidación y si están mal parametrizadas se podrán presentar inconsistencias. Debe tener presente que algunas variables deben ser modificadas anualmente como: salario básico, Subsidio de transporte, etc. Otras semestralmente como: fecha de liquidación de prima de servicios, etc.

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Número: Es el identificador de la variable general.

Nombre: La descripción del tipo de la variable general.

Tipo: Identifica el tipo de variable que se tiene en pantalla o que se esta creando los cuales pueden ser parámetros de liquidación, parámetros anuales, parámetros patronales, sistema, interfaces.

Tipo de dato: Identifica el tipo de dato correspondiente a la variable general (carácter, numérica,fecha, etc).

Valor: Identifica el valor que va a tener la variable general dependiendo del tipo de dato.

Manejo históricos: Es un indicador que determina si la variable que se tiene en pantalla manejara históricos o no.

Fecha Inicial: Si esta activo el check de manejo de históricos en la variable general, visualizará la fecha inicial con que se aplicó la variable general. Si esta creando un nuevo registro debe digitar la información correspondiente.

Fecha Final: Si esta activo el check de manejo de históricos en la variable general, visualizará la fecha final con que se aplicó la variable general. Si esta creando un nuevo registro debe digitar la información correspondiente.

Valor Variable: Corresponde al valor que asignó a la variable general en las fechas anteriormente mencionadas.

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CONCEPTOS

Este maestro es muy importante para la liquidación de la nómina ya que todo lo que se liquide deberá ser un concepto creado, sin importar que formulación tenga o que implicaciones, para esto es necesario revisar uno a uno los conceptos al iniciar con la administración de información en la aplicaión y determinar su parametrización. Novasoft SAS envía una configuración estándar, la cual puede ser modificada de acuedo a las necesidades. Es completa responsabilidad del Cliente (usuario), revisar y parametrizar todos los conceptos.

PAGINA 1: BASES

En esta página se realiza la parametrización general del concepto que esta visualizando en pantalla, la cual se verá reflejada en las diferentes liquidaciones que realice en la aplicación.

Concepto: Es el código del concepto, el cual es un caracter de 6 dígitos. Por nomenclatura se ha dejado que los primeros dos dígitos sean dos ceros (00), el tercer digito identifica fácilmente si el concepto es un devengado tendrá normalmente un uno (1), si es una deducción tendrá normalmente un (2). Aunque esto no se cumple a cabalidad ya que puede haber conceptos NO opera comenzando con uno (1), esto no es obligatorio, pero se recomienda conservar esta parametrización.

Naturaleza: Este campo hace referencia a una característica importante del concepto, ya que identifica si el concepto es un devengado, una deducción o un NO opera.

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· Devengado: Los conceptos que tienen marcada la naturaleza de esta forma, suman al neto, es decir que aumentan el ingreso del empleado.

· Deducciones: Los conceptos que tienen marcada la naturaleza de esta forma, restan al neto, es decir que disminuyen el ingreso del empleado.

· No Opera: Los conceptos que tienen marcada la naturaleza de esta forma, son conceptos que ni suman ni restan, se utilizan para calcular alguna base o para que el sistema pueda realizar los cálculos respectivos liquidaciones de provisiones, apropiaciones, entre otros. Son conceptos necesarios, pero no modifican directamente el neto del empleado.

Modo Liquidación: Este campo refleja las diferentes opciones de parametrización, formulación, etc. que puede llegar a tener un mismo concepto, esto se crea con el fin de poder tener el mismo concepto (mismo código, mismo nombre, misma naturaleza, misma aplicación, misma relación), pero diferentes indicadores y diferente procedimiento almacenado. Novasoft envía un modo de liquidación estándar llamado "normal".

Cuando el sistema esta realizando el proceso de liquidación, verifica el indicador de modo de liquidación de cada uno de los empleados, y del tipo de contrato y toma la decisión de con cual liquidar de la siguiente forma:

· Si tiene modo para conceptos X en el maestro de empleados y modo para conceptos Y por el tipo de contrato el sistema para liquidar la nomina asumirá el modo de liquidación del maestro de empleados es decir X.

· Si no tiene modo para conceptos en el maestro de empleados y si lo tiene en maestro de tipos de contrato, el sistema asumirá el del tipo de contrato.

· Si tiene modo para conceptos en el maestro de empleados pero no tiene en el maestro de tipos de contrato el sistema asumirá el del maestro de empleados.

· Si no tiene modo para conceptos en ninguno de los dos maestros el sistema liquidara la nomina con el modo Normal el cual es el 0.

Después de decidir con cual modo de liquidación realizará el proceso, el sistema revisa cada concepto y determina si tiene configurado dicho modo, de ser así lo liquidará como lo especifica el modo de liquidación, si el concepto tiene asociado un modo distinto al que se decidió o no tiene asociado ninguno, se utilizará para la liquidación el modo estándar normal.

Periodos. Aplicación: En este campo se especifica si el concepto se deberá liquidar en en el primer Periodo, en Todos los periodos o en el Ultimo

Relacionado con: Este indicador se usa para determinar como esta relacionado el concepto. Así por ejemplo:

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Si un concepto esta relacionado como novedad fija, en el momento de consultar sobre el maestro de novedades fijas, desplegará la ayuda de los conceptos que únicamente estén marcados así. Igualmente lo hará cuando se estén ingresando novedades por el modulo de documento, ya que allí solo mostrará los conceptos que estén mercados como novedad.

Bases: Si el indicador respectivo se encuentra marcado, significa que el concepto que tiene en pantalla hace base de acuerdo a lo parametrizado.

Ejemplo

El concepto 001050, en el modo de liquidación normal, tiene marcada la opción salud, pensión, ARP, esto quiere decir que el salario de los empleados que tengan el modo de liquidación normal hará base para el calculo de salud, pensión, ARP.

Comportamiento: Se deben activar o no teniendo en cuenta lo siguiente:

Proyectable: Los conceptos que tienen activado este indicador se proyectaran a en el cálculo de la retención de la fuente cuando el empleado trabaja un periodo inferior a 30 días.

Var. Transitoria: Los conceptos que tienen activado este indicador se tienen en cuenta para que en la generación de la seguridad social se marque la novedad de Variación transitoria de Salario.

Alimentación: Los conceptos que tienen activado este indicador se manejan de acuerdo a las políticas definidas para bono de Alimentación en el cálculo de la retención de la fuente.

Pago Indirecto: Los conceptos que tienen activado este indicador no se tienen en cuenta para el cálculo del Neto Pago.

Valor de la Novedad Para Cálculo de Prestaciones: Aplica únicamente para los conceptos definidos como Novedad Fija, al ser activado se tiene en cuenta el valor actual registrado en la Novedad Fija y no el promedio al realizar los cálculos de la Base para Prima, Cesantías y Vacaciones en Liquidación de contrato.

Válido para Convenios Unicamente: Si activa esta opción quiere decir que se utilizará el concepto para las liquidaciones de convenios.

Procedimiento almacenado: En este combo se despliega la información del maestro de formulas típicas. Al seleccionar un campo diferente al especial se asigna automáticamente la cadena de liquidación correspondiente. Los conceptos que tienen seleccionado el tipo de procedimiento Especial permiten modificar la cadena de ejecución, aunque no es recomendable ya que son fórmulas especiales de la aplicación.

PAGINA 2: LIQUIDACIONES

En esta página se asignan los tipos de liquidaciones donde se ejecutará el concepto que esta visualizando en pantalla.

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Esta grilla es supremamente importante por lo tanto es necesario realizar la revisión ya que es completamente necesario decirle a cada uno de los conceptos en que liquidación interviene, si no tiene información asociada, no se procesará el concepto.

Cabe anotar que los conceptos de naturaleza no opera también tendrán tipos de liquidaciones asignadas para que se calculen de igual forma que un concepto devengo o deducción.

Es completa responsabilidad del usuario, revisar y parametrizar todos los conceptos.

MODOS DE LIQUIDACION POR CONCEPTOS

En esta tabla se ingresan los diferentes modos de liquidación de conceptos que se utilizarán en la compañía y se asignarán en el maestro de empleados y conceptos. Se utiliza cuando un concepto tiene diferentes parametrizaciones, procesamiento o nombres diferentes al modo de liquidación Normal

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Código: Corresponde al código del modo de liquidación que esta creando.

Descripción: Es el nombre correspondiente al código que ingresó con anterioridad.

CLASIFICACION DE CONCEPTOS POR TIPO

En este maestro se asigna la clasificación a los conceptos de nómina, de esta manera podrá visualizar la información clasificada de acuerdo a la parametrización generada.

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Concepto: Corresponde al código de concepto que desea clasificar.

Tipo de Concepto: Debe ingresar el tipo que se asginará al concepto.

TIPOS DE CONCEPTOS

En esta tabla se ingresan los diferentes tipos de conceptos que se utilizarán en la aplicación y serán asignados en el maestro de clasificación de conceptos por tipo.

Código del Tipo: En este campo se ingresa el código del tipo de concepto.

Descripción del Código del Tipo de Concepto: Corresponde al nombre o descripción del código de tipo de concepto ingresado anteriormente.

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PARAMETRIZACION GENERAL

En esta sección se relacionan los maestros y tablas que intervienen para los procesos de parametrización general de la aplicación.

TIPOS DE AUSENTISMOS

En este maestro se crean los diferentes clases de ausentismos que se utilicen en la compañía y que son relacionados en maestro de Ausentismos

Código: Corresponde al código del ausentismo al cual asignará el concepto de liquidación correspondiente.

Concepto relacionado: Se debe asociar el concepto con el cual se ve reflejado el ausentismo en el proceso de liquidación

TIPOS DE LIQUIDACION

El sistema Nomina Novasoft, permite múltiples tipos de liquidaciones es decir, la liquidación de la nomina normal será un tipo de liquidación, la liquidación de contrato será otro tipo de liquidación, la liquidación de prima de servicios otro y así sucesivamente.

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Es importante revisar y conocer los tipos de liquidación para que se pueda identificar fácilmente su utilización en los procesos diarios.

Código: Es el identificador del tipo de contrato, los cuales pueden ser:

· 01 Liquidación de una nómina Normal (definida por la periodicidad de liquidación asociada a los empleados)

· 02 Se utiliza cuando se va a liquidar prima de servicios (Junio y Diciembre) · 04 Se utiliza cuando se va a liquidar un contrato no importa de que tipo, es la misma

liquidación de prestaciones sociales. · 05 Se utiliza para liquidar anticipos de cesantías. · 07 Este tipo de liquidación se usa únicamente calcular los intereses de cesantías cada

año · 08 Este tipo de liquidación es el que se debe hacer anualmente para calcular las

cesantías y consignar en los fondos. · 09 El proceso de calculo de porcentaje de retención en la fuente, es usado para que el

sistema calcule los porcentajes semestrales de retención en la fuente requiere históricos de un año hacia atrás.

· 14 Corresponde al cálculo de los consolidados de las prestaciones sociales que se debe pagar a los empleados.

· 15 Con este tipo de liquidación se realiza el cálculo de las proyecciones salariales en una fecha determinada.

· 16 Es el tipo de liquidación con el que se realiza el cálculo de la retroactividad que se realiza a los empleados cuando hay aumento de sueldo.

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Para el procesamiento tomar como fecha de corte: Este campo es usado para que el sistema identifique la fecha con la que liquidara el proceso. Así por ejemplo, en las liquidaciones de contrato la fecha de liquidación deberá ser la fecha de terminación del contrato o fecha de retiro.

Código del concepto para neto pagado: El sistema permite identificar varios códigos de conceptos para los netos dependiendo de la liquidación realizada, es así como se envían en el estándar para la liquidación 01nómina el neto 999901, para la liquidación 02 Prima de servicios el neto 999902, así sucesivamente.

FORMULAS TIPICAS

En este maestro se ingresan las diferentes fórmulas y procedimientos almacenados que se ejecutarán en la liquidación de los conceptos de acuerdo a la asignación que se realice para cada uno de ellos.

Fórmula: Corresponde al código y descripción de la fórmula que esta creando o modificando.

Cadena de Ejecución: En este campo debe ingresar el procedimiento almacenado con los parámetros que debe ejecutar la fórmula que esta creando o también debe ingresar el texto correspondiente para el cálculo de un concepto en el proceso de liquidación.

FONDOS

En este maestro se debe digitar todos los fondos de salud (EPS), fondos de pensiones (AFP), administradoras de riesgos profesionales (ARP), cajas de compensación familiar (CCF), Fondos de cesantías, Fondos de aportes voluntarios, y los fondos de ahorro

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programado (AFC) que van a ser asignados a los empleados de la compañía en el maestro de novedades de fondos.

Código: En este campo debe ingresar el código del fondo que va a crear.

Nit: Corresponde al Nit del fondo que está ingresando. Debe tener en cuenta que el código debe estar creado en el maestro de terceros.

Sector: Debe indicar si el fondo que está ingresando pertenece al sector público o privado.

Tipo de Fondo: En este debe ingresar el tipo de fondo que está creando, el cual puede ser de salud, pensión, riesgos, caja de compensación, cesantías o aportes. Los datos almacenados en este combo son los creados en la tabla Tipo de Fondos

Cálculos: Corresponde al tipo de cálculo que desea realizar para el fondo que está creando.

Concepto: Si está ingresando un fondo de aporte voluntario, debe especificar el código de concepto con el cual se realizará la liquidación en la nómina de los empleados.

Código de Seg. Social: Debe ingresar el código del fondo asignado por el Ministerio de Seguridad Social.

Provisionar por este Fondo: Cuando no es necesario realizar la provisión por el fondo que está creando, debe activar el campo correspondiente.

Cuenta Débito: Corresponde a la cuenta contable que se afectara en las interfaces contables para el fondo que está ingresando al sistema, en movimientos débitos.

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Cuenta Crédito: Es la cuenta contable que se afectara en movimientos créditos en la interface contable del fondo que está creando.

Cuenta Débito (FSP): En este campo debe ingresar la cuenta débito que se afectara en las interfaces contables para los fondos de seguridad pensional.

Cuenta Crédito (FSP): Corresponde a la cuenta que se afectara contablemente para los movimientos créditos de los fondos de seguridad pensional.

Código SAP: En este campo se ingresa el código de correspondencia del fondo para el programa SAP

FORMAS DE PAGO DE LOS FONDOS

Se almacenan las diferentes formas de pago por las cuales se pueden descontar las incapacidades autorizadas por la EPS, Como parte del proceso estándar se encuentran la 01 - Autorización Fondo la cual afecta directamente el pago dentro de la Planilla Unica y 02- Cheque que no afecta la Planilla Unica.

Código: Corresponde al código de la forma de pago que este creando.

Descripción: Es la descripción del código de forma de pago que ingresó anteriormente.

Relacionar en la Planilla Unica: En este campo debe especificar si la forma de pago se tendrá en cuenta en la generación de planilla única (True) o no (False).

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CALENDARIO DE FESTIVOS

Es importante diligenciar esta tabla ya que se utiliza para el pago de vacaciones en disfrute, el sistema identificar los días que son festivos a lo largo del año. Se deben digitar solo los días festivos sin sábados cuando no son hábiles, ni domingos.

Fecha: Debe ingresar la fecha del día festivo del año en curso.

Descripción: Corresponde a la descripción del día festivo que esta ingresando.

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ESTADOS LABORALES

En esta tabla se ingresan los diferentes estados laborales que puede tener un empleado en la compañía.

Estado: En este campo se ingresa el código del estado laboral.

Nombre: Corresponde a la descripción del estado laboral que creó con anterioridad.

Ind. Liquidación: Si desea que en las liquidaciones se modifique el estado del empleado automáticamente, debe activar este campo, en el caso de crear un estado laboral adicional a los que Novasoft entrega como estándar, debe tener en cuenta la necesidad de realizar cambios en la aplicación (procedimientos almacenados).

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CAUSAS DE RETIRO

En esta tabla se entregan diligenciadas las diferentes causas de retiro que se pueden presentar en la nómina, sin embargo se pueden crear nuevas causas de retiro teniendo en cuenta los indicadores de cada una de las columnas.

Código: Corresponde al código de la causa de retiro que esta ingresando.

Nombre: Es la descripción correspondiente al código que ingresó con anterioridad.

Ind. Indemnización: Se debe colocar False si esta causa de retiro NO se indemniza o True si se debe indemnizar.

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DOCUMENTACION

Esta tabla se ingresa la documentación que se va a exigir para cada uno de los cargos o tipos de contratos que se administrarán en la aplicación.

Código: Debe ingresar el código del documento que esta creando.

Documento: Es la descripción correspondiente al código del documento que está ingresando.

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PERIODICIDAD DE LIQUIDACION

En esta tabla se crean los periodos de liquidación que la empresa puede manejar para los empleados.

Código: Corresponde al código de la periodicidad de liquidación.

Nombre: Es la descripción correspondiente al código de la periodicidad de liquidación.

Días: Es el número de días correspondiente al periodo de liquidación

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RANGOS EN UVT PARA RETENCION EN LA FUENTE

En esta tabla se debe ingresar anualmente los rangos y valores de UVT que se tendrán en cuenta para el cálculo de retención en la fuente de los empleados de la compañía que cumplen con este requisito de acuerdo al tope mínimo exigido por ley.

Rango en UVT Desde: Corresponde al valor del rango final de UVT que se tendrá en cuenta para la retención en la fuente.

Tarifa Marginal: En este campo debe ingresar la tarifa marginal del año en curso expedida por la DIAN.

UVT que se Suma: En este campo debe ingresar el valor de UVT que se suma de acuerdo a los rangos expedidos por la DIAN

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BANCOS

En esta tabla se deben digitar los bancos que se van a necesitar en la nómina. Solo se utiliza para saber a que banco se le va a consignar el valor del salario.

Código: Corresponde al código del banco que esta creando.

Nombre: Es la descripción correspondiente al código de banco que ingresó con anterioridad.

Código Transacción: En este campo se ingresa el código de la transacción para pagos con ACH, debe ingresar esta información si aplica en la compañía.

Código Súper Bancaria: En este campo se ingresa el código asignado por la superintendencia bancaria para pagos en ACH. Esta información se debe ingresar si aplica.

Nit Banco: En este campo se ingresa el Nit del banco que esta creando.

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PLANOS BANCOS

En este maestro se define la estructura de los archivos planos de los bancos donde se realizan los pagos de las liquidaciones a los empleados de la compañía.

Banco: En este campo debe ingresar el código del banco al cual va a realizar el archivo plano.

Plano: En este campo debe especificar que tipo de pago se realizará con el registro que esta creando.

Caracter Separador de Campos: Si el banco solicita algún caracter específico para separar la información de los campos, debe ingresar la información en este campo

Caracter Decimal: Si para la generación del archivo plano hay un caracter especial para decimales, debe ingresar el dato en este campo.

Procedimiento: En este campo se ingresa el nombre del procedimiento almacenado que generará el archivo plano del banco.

Nombre por defecto para el archivo: En este campo se ingresa el nombre con el cual se guardará el archivo plano del banco que visualiza en pantalla.

Tipo Registro: Corresponde al número del registro que esta ingresando.

Número de Campo: Debe ingresar el orden en que debe aparecer el campo en el archivo plano.

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Nombre Campo: Debe ingresar el nombre físico del campo que la aplicación tendrá en cuenta para la creación del archivo plano del banco que esta visualizando en pantalla.

Longitud: Corresponde a la cantidad de posiciones o longitud del campo que esta creando para el archivo plano.

Posiciones Decimales: Si el campo que esta ingresando es numérico y es necesario utilizar posiciones decimales, debe asignar la información correspondiente en este campo.

Posición Inicial: Debe ingresar la posición inicial en la cual debe ubicarse la información del campo que está ingresando.

Posición Final: Debe ingresar la posición final en la cual debe ubicarse la información del campo que está ingresando.

Tipo de Campo (N,C): Es necesario especificar si el campo que esta ingresando es de tipo numérico (N) o carácter (C)

Descripción: Debe ingresar la descripción del campo que esta asignando para que sea identificado fácilmente por el usuario.

Carácter de Relleno: Si el banco solicita un carácter de relleno para completar la longitud del campo que esta asignando para el archivo plano, es necesario ingresar en este campo la información correspondiente.

Valor Constante: Si para el archivo plano que esta creando hay alguna información que no aplica para su compañía pero es solicitado por el banco, es necesario ingresar el valor constante solicitado por la entidad en este campo.

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ENFERMEDADES

En esta tabla se ingresan las enfermedades por las cuales se incapacitan los empleados de la compañía. Esta información se asignará en el maestro de ausentismos cuando hay incapacidades. No es necesario diligenciarla antes de comenzar a utilizar la nómina, se puede ir digitando a medida que se presentan las enfermedades.

Código: Corresponde al código de la enfermedad que esta creando.

Nombre: Es la descripción correspondiente al código de enfermedad que ingresó con anterioridad.

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TIPOS DE FONDO

En esta tabla se digitan los tipos de fondos para la seguridad social y los aportes parafiscales y fiscales. Cabe anotar que los tipos de fondos que requieren concepto Asociado hasta el momentos son los de Aportes Voluntarios y Ahorro Programado.

Código del Tipo: Corresponde al código del tipo de fondo que se esta creando o modificando.

Tipo de Fondo: Es la descripción del código del tipo de fondo mencionado anteriormente.

Concepto Asociado: Si el tipo de fondo requiere de asignación de concepto de liquidación, debe activarse este campo.

Es un tipo de Tercero: En este campo debe ingresar el código del tipo de tercero para el tipo de fondo.

Afiliaciones Múltiples: Si es posible realizar varias afiliaciones al tipo de fondo, debe activarse este campo.

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SUCURSALES SEGURIDAD SOCIAL

En esta tabla se ingresan las diferentes sucursales de seguridad social que maneje la compañía, las cuales se relacionan en el maestro de Historia laboral del empleado.

Código: Corresponde al código de la sucursal que esta creando.

Descripción: Es la descripción correspondiente al código de sucursal que ingresó con anterioridad.

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CENTROS DE TRABAJO

En esta tabla se ingresan los diferentes Centros de Trabajo que maneje la compañía, los cuales se relacionan en el maestro de Historia laboral del empleado.

Código Centro de Trabajo: Corresponde al código del centro de trabajo.

Descripción: Es la descripción correspondiente al código del Centro de trabajo que ingresó con anterioridad.

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IDIOMAS

Esta tabla se debe diligenciar con los diferentes idiomas que serán relacionados en la información del maestro hoja de vida del empleado.

Código: Corresponde al código del idioma que esta creando.

Nombre: Es la descripción correspondiente al código del idioma que ingresó con anterioridad.

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CLASE DE OFICIOS

En esta tabla se ingresa la información correspondiente a los oficios que se administren en la aplicación.

Código Oficio: Corresponden al código del oficio que este creando.

Descripción: En este campo se ingresa el nombre o descripción correspondiente al código de oficio que esta creando.

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TIPOS DE RELACION SINDICAL

En esta tabla se ingresa la información correspondiente a las relaciones sindicales que se asignen en la aplicación.

Tipo Sindicalización: Corresponden al código de tipo de relación sindical que este creando.

Descripción: En este campo se ingresa el nombre o descripción correspondiente al código de tipo de relación sindical que esta creando.

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ESTUDIOS

En esta sección encontrará las tablas y el maestro necesario para ingresar los estudios que se asignarán a los empleados que se administran en la aplicación.

NIVELES EDUCATIVOS - CLASES DE ESTUDIO

En esta tabla se ingresan los diferentes niveles educativos y clases de estudio que aplican para la compañía. Posteriormente se puede ingresar en la hoja de vida los estudios de los empleados con su respectiva clasificación.

Tipo: Debe ingresar el código del nivel educativo que está creando.

Nombre: Corresponde a la descripción del código que ingresó anteriormente.

Es un curso?: Cuando está creando o modificando un nivel educativo y es curso, debe colocar False Para Falso y True para Verdadero

INSTITUCIONES EDUCATIVAS

En esta tabla se ingresan las instituciones educativas donde los empleados han realizado sus estudios. Esta tabla es indispensable digitarla ya que es necesaria para el ingreso de la información en el maestro de estudios realizados.

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Código: Corresponde al identificador de la institución educativa que esta creando.

Nombre: Es la descripción del código que ingresó con anterioridad.

ESTUDIOS

En este maestro se debe ingresar los diferentes estudios que aplican a los empleados de la compañía con su respectivo nivel educativo.

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Estudio: En este campo debe ingresar los diferentes códigos de estudio que se cursan los empleados de su compañía, así por ejemplo, bachillerato técnico, bachillerato comercial, tecnología, entre otros.

Nivel o tipo de estudio: Corresponde al nivel educativo al cual pertenece el estudio que esta ingresando.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El maestro de estructura organizacional permite definir de acuerdo con los objetivos de cada área el personal requerido para la misma.

Compañía: En este campo debe ingresar el código de la compañía a la cual esta parametrizando la estructura organizacional.

Área: Debe ingresar el código y descripción del área que esta creando.

Área de la que depende: Corresponde al área que depende el registro que esta creando.

ADMINISTRACION DE PERIODOS DE LIQUIDACION

En este maestro se ingresa la programación de pagos para cada tipo de liquidación, puede ingresar la información manualmente o por el proceso de programación de periodos de liquidación.

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Periodicidad de Liquidación: Debe ingresar el código del periodo de liquidación que desea crear.

Días: Es el número de días correspondiente al periodo de liquidación

Año: Corresponde al año que esta consultando o creando el periodo de liquidación.

Mes: Es el mes en el que esta consultando o creando el periodo de liquidación

Subperiodo: Se digita el subperiodo que conforma cada liquidación o número de liquidaciones que se pueden realizar dentro de un periodo, ejemplo: Mensual tiene 1. Quincenal 1 y 2.

Inicio: Se digita el primer día del subperiodo, ejemplo: Mensual 01-01-2000, Quincenal primer subperiodo 01-01-2000, segundo subperiodo 16-01-2000.

Final: Se digita el último día del subperiodo, ejemplo: Mensual 31-01-2000, Quincenal subperiodo 01 15-01-2000, segundo subperiodo 31-01-2000.

Indicador de Bloqueo: Si desea bloquear la generación de información en el subperiodo, debe activar el campo.