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El sistema más innovadorpara ventas móviles

iPad Version

Manual de Usuario

CONTENIDO

4

Usuario/compañía

Productos

Formato

Documentos PDF

Órdenes de Venta

Facturas

Órdenes de Compra

Reportes

Gastos

Sincronizar

Restaurar

Capítulo 1: Por donde empezar3

4

Pag

6

9

10

13

16

17

18

18

19

19

21

2

Capítulo 2: Configuración

Reporte de errores

Capítulo 3: Menú Principal22

BASE DE DATOS

Clientes

Estimaciones

Ventas/ Facturas

Pagos Recibidos

Proveedores

Compras

Pagos realizados

Categorías

Subcategorías

Gastos

22

22

24

27

30

33

37

38

43

44

45

47 Notas

Productos41

Capítulo 4: Sincronizar61

49 VENTAS

52 CLIENTES

54 REPORTES

57 CATÁLOGO

60 GASTOS

Capítulo 5: SB-disk y Notas62

Capítulo 6: Lo nuevo - Acerca de - Mensajes64

POR DONDE EMPEZAR

Lo invitamos a seguir las instrucciones paso a paso para empezar con su aplicativo SelBuk:

Para ingresar la información de su empresa y aprovechar al máximo todas las funciones que le ofrece SelBuk,

consideramos importante navegar un poco con el archivo de ejemplo básico de lo que podría ser una empresa que

vende productos al por mayor o al detal.

Modificando la configuración se puede adaptar para empresas de prestación de servicios o muchos otros. Nuestra

recomendación es seguir este orden para conocer y configurar SelBuk para su negocio:

• Cargue sample.zip y navegue un poco dentro de la aplicación.

El menú principal de SelBuk consta de cuatro secciones:

• El primer grupo consta de Base de Datos, Ventas, Clientes, Reportes y Gastos, donde usted puede ingresar a

su base de datos.

• El segundo grupo consta de sincronización y configuración, donde usted puede subir o bajar sus datos y

configurar su información.

• El tercero es su disco Wi-Fi y Notas, donde usted puede subir archivos a su dispositivo y revisar las notas de sus

clientes.

• Finalmente, las tres últimas opciones Lo nuevo, Acerca de y Mensajes, aquí usted estará al tanto de las

innovaciones y desarrollos que están sucediendo en el sistema SelBuk y sus diferentes versiones.

Cuando crea que ya la conoce un poco restaure la versión original desde Configuración > Restaurar.

3

1

CONFIGURACIÓN2Realice completamente la configuración de su empresa revisando todo el menú en "Configuración" de acuerdo a

su tipo de negocio. Esto es muy importante por que dependiendo de los ajustes hechos acá, pueden cambiar los

cálculos matemáticos o las preguntas que se hacen al crear clientes, productos, ordenes, etc.

Para todos los negocios hay una configuración diferente. Así que tenemos una amplia selección de opciones que le

permiten establecer sus necesidades y personalizar su sistema. Las especificaciones de configuración van del

usuario/compañía a restauración, lo que le permite administrar su información. Entenderlos le ayudará a administrar

su sistema mucho mejor.

Usuario / Compañía

En esta opción del menú presenta cuatro opciones, donde podrá configurar lo siguiente:

• Acceso

• Información de la compañía

• Imágenes de fondo

• Mensajes

Estas opciones le permiten personalizar la información de su usuario. Cuando toque las opciones aparecen algunas

con el botón ON - OFF que le permiten activarlas.

Acceso

Esta opción del menú le da dos opciones para configurar la forma en que le gustaría iniciar su aplicación

Son el inicio automático y recordar usuario. Su estado es ON-OFF, por defecto es OFF.

Cuando los deja en ON a un simple toque en el icono de la aplicación SelBuk en su iPad, activará el sistema, de lo

contrario tendrá que escribir su usuario y contraseña cada vez que inicie el sistema.

Login automático: Cuando está en ON le permite iniciar sesión con sólo un toque en el icono de la aplicación. Tenga

en cuenta que cuando deja esta opción en ON, cualquier persona puede ingresar con un simple toque en el icono de

la aplicación SelBuk.

4

borrar

Esta opción de menú se refiere a los datos de su empresa. Esta es la información que sus clientes verán en cada PDF

generado. Aquí verá el nombre de su empresa, contacto, Id de negocio, números de teléfono, su dirección de la

empresa, correo electrónico, su logotipo y firma. Logo y firma pueden modificarse tocando las etiquetas.

Sin embargo, la primera parte desde Compañía al correo electrónico deberá cambiarse en www.selbuk.com,

acceso, manejo de cuenta y finalmente Mi cuenta

Información de la compañía

borrar

Esta opción de menú le da la opción para seleccionar la imagen que se verá como fondo en su aplicación. Tiene dos

formas horizontal y vertical. Al tocar en cualquier de los dos traerá una ventana emergente con un menú para elegir

ejemplos, foto existente e importar desde el disco WI-FI

Imágenes de fondo

Cuando esta en ON mantiene su usuario en la ventana de inicio de sesión por lo que necesitara Recordar Usuario:

escribir su usuario para iniciar sesión en el sistema. Altamente recomendamos utilizar esta opción por

precauciones de seguridad.

5

borrar

Esta opción de menú le traerá noticias acerca de las aplicaciones de SelBuk , la versión web y el WebStore. Mientras

la alerta esté activada usted sabrá que hay algunas noticias cuando se resalte la etiqueta.

Mensajes

Productos

Este menú tiene cuatro opciones para configurar sus productos. Las opciones son:

• Inventario

• Productos

• Catálogo

• Catálogo PDF

• Imprimir imágenes en

Estas opciones le permiten administrar sus productos en una cotización, orden, facturas y aún su catálogo. Para que

usted los personalice según como quiera que lo vean sus clientes

• Ejemplos: son imágenes predeterminadas.

• Seleccione fotos existentes: estas son imágenes de la compañía

• Importar desde disco WI-FI : son las imágenes que se suben desde su computador a través de una

dirección de internet asignada.

6

borrar

Esta opción de menú le da tres opciones talos como:

• Usar Inventario

• Por venir

• Alerta cuando no hay elementos disponibles

Su estado es ON-OFF. Esta en On por defecto, por lo que son bastante fáciles de comprender ya que le permiten

saber cuántos productos están por llegar, así como cuando no hay existencias de inventario en alguno de ellos.

Inventario

borrar

Esta opción le permite ver o buscar sus productos:

• Mostrar imagen, su valor predeterminado es ON, es decir ya sea que prefiera mostrarlos o no en su catálogo,

PDF o correos electónicos

• Color de Fondo en imágenes, su valor predeterminado es transparente, y también con opciones blanco y negro

según sea su preferencia.

• Usar el código en vez de ID, por defecto está activado. Está relacionado con la caja de búsqueda de productos

Productos

7

borrar

Esta opción de menú le permite establecer como se verán los productos en su catálogo:

• Cuadrícula página: al tocar la etiqueta tiene varias opciones de tamaño de visualización de los productos, con o

sin información según lo prefiera.

• Sólo productos disponibles: su valor predeterminado es off. Es decir, cuando se selecciona esta opción aquellos

artículos sin existencias dentro de su inventario, no se mostraran en su catálogo de productos.

Nota: Al escoger la cuadrícula 4x4 con información tiene dos botones que le permiten mostrar el código o el precio.

Están pre ajustados en ON.

Catálogo

borrar

Esta opción le permite personalizar el documento PDF para la impresión de su catálogo de productos. Puede

configurar que información de su descripción quieren que se muestren tales como:

• Código, por defecto ON

• Nombre, por defecto ON

• Precio A, al tocar la etiqueta le mostrará una lista de opciones para escoger que precio de las lista de la A a la E

quiere que se muestre en el PDF.

• Campo 1 al 5: estos son campos personalizados con información adicional del artículo.

• En existencia, por defecto OFF

• Por venir, por defecto OFF

Por lo tanto estas opciones le permiten personalizar la información que desea mostrar a sus clientes en su catálogo

Catálogo en PDF

8

borrar

Este menú muestra tres opciones en donde quieran que se muestren las imágenes de sus productos en documentos

impresos. Su valor predeterminado es OFF.

• Lista de precios

• Productos vendidos

• En existencia

Por lo tanto le permiten imprimir documentos PDF con imágenes en la medida que estén en ON

Imprimir imágenes en

Formato

Este menú le muestra una serie de opciones donde podrá personalizar los siguiente:

• Símbolo monetario: permite escoger de una lista el símbolo de su moneda.

• Sufijo/ Prefijo en moneda, permite manejar donde desea colocar el símbolo monetario, antes o después del valor

• Usar centavos, permite el usar o no centavos en las cantidades. EL sistema maneja 4 decimales, por defecto es

ON

• Símbolo después de la cantidad, por defecto es OFF

• Idioma: permite utilizar básicamente dos idiomas Inglés y Español %100 compatible.

9

Otros lenguajes sólo se centra en pantallas principales, informes, formatos PDF y HTML o Emails, otras visitas como

mensajes de alertas, ayudas o apoyo, mostrará español combinados con la lengua traducida. Sin embargo, más

lenguajes le da las opciones de Holandés, Francés de Bélgica, Frances internacional-Francia, Italia Italiano y

Portugués

Documentos PDF

Este menú le proporciona un conjunto de opciones donde puede configurar los siguiente:

• Correo electrónico

• Información del usuario

• Información del cliente

• Información del proveedor

• Dirección de envío

• Información del producto

• Imprimir imágenes en

• Cambiar nombres

Estas opciones le ayudan a personalizar sus documentos PDF y las opciones que desea mostrar. Cada una de ellas

pueden estar en ON u OFF con una amplia gama de opciones para cada submenú

10

Este menú tiene algunas opciones como:

• Copia de email al usuario, por defecto OFF

• Formato: tocando esta etiqueta tiene dos opciones para elegir, PDF O HTML

• Enviar link de PayPal, está en OFF. Sin embargo, si se cambia a ON le muestra opciones para:

• Escribir el correo electrónico de su cuenta PayPal.

• Escoger el tipo de moneda

• Cambiar únicamente esta moneda, está desactivado

Por lo tanto esas opciones le permiten personalizar sus datos de correo electrónico.

E-mail

Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información de su negocio que quiere que se muestre en sus

documentos PDF como:

• Logo

• Usuario

• ID empresa

• Dirección

• Ciudad

• Teléfono

• Correo electrónico

• Firma

De esta forma puede personalizar los datos para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o cualquier otro

documento PDF.

Información del Usuario

Información del Cliente

Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información del cliente que quiere que se muestre en sus

documentos PDF como:

• Cliente

• Contacto

• Cuenta,

• ID Alterno

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Información para proveedores

Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información del proveedor que quiere que se muestre en sus

documentos PDF como:

•Proveedor

• Contacto

• Cuenta

• Dirección

• Ciudad

• Teléfono

• Correo electrónico.

De esta forma puede personalizar los datos de sus proveedores para la impresión de documentos PDF.

• Dirección

• Ciudad

• Teléfono

• Correo electrónico

• Firma

De esta forma puede personalizar los datos de sus clientes para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o

cualquier otro documento PDF.

12

Dirección de envío

Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información de la dirección de envío en los documentos PDF.

Estas etiquetas son:

• Cliente

• Contacto

• Dirección

• Ciudad

• Código postal

• País

De esta forma puede personalizar los datos para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o cualquier otro

documento PDF.

Órdenes de venta

Esta opción de menú le proporciona a un conjunto de opciones donde podrá configurar lo siguiente:

• Impuestos

• Estructura de descuentos

• Órdenes

• Cantidades Personalidades

Aquí usted podrá gestionar todo acerca de los pedidos en un conjunto de opciones de ON-OFF, así como algunas

cantidades en impuestos, envío y cantidades personalizadas.

13

IVA

Esta sección permite manejar la aplicación del impuesto. Algunas etiquetas están en color naranja para editar en

ventanas emergentes. Estas opciones le ayudarán a personalizar sus preferencias sobre los impuestos:

• Aplicar impuestos: al pulsar en esta etiqueta tiene tres opciones para aplicar como Global, por clientes o por

productos.

• Calcular antes de descuentos: su valor por defecto está ON

• Mostrar valor de impuestos: su valor predeterminado está ON

• Nombre: al pulsar en esta etiqueta, puede cambiar el nombre, por defecto se llama impuesto

• Valor por defecto: al pulsar sobre esta etiqueta, puede establecer el valor de su primer impuesto

• Impuesto por envío: en esta, puede colocar el valor global para los envíos

• Nombre 2: en caso de tener un segundo impuesto, puede editar el nombre del segundo impuesto

• Valor por defecto: en esta etiqueta se establece el valor para ese segundo impuesto

• Incluir primer impuesto: por defecto está OFF

• Aplicar en órdenes entre: por defecto es aplicable a cualquiera, pero al tocar puede editar un rango de valor para

las ordenes al las que desea que se aplique ese segundo impuesto

• Sumar impuestos: por defecto esta en OFF

Estructura de descuentos

Este menú le permite configurar el tipo de estructura de descuento. Estas opciones le ayudarán a personalizar su

estructura de descuentos

• Tipo: muestra una ventana emergente para elegir de:

- Global

- Específico por cliente (%)

- Específico por cliente ($)

- Basado en el precio total

- Basado en el número de items

• Mostrar precio con descuento: en buscador y detalles de productos, su estado por defecto es en ON

14

Órdenes

Este menú le permite configurar las opciones para personalizar sus órdenes, algunas de estas etiquetas están en

color naranja para editar y establecer los valores a esos campos:

• Mostrar notas de la orden: permite establecer un comentario en sus cotizaciones u órdenes

• Fecha de envío: permite cambiar el nombre del campo

• Dirección de envío: permite cambiar el nombre de envío

• Costo de envío: permite establecer un valor por el envío

• Descuento adicional: por defecto está en ON

• N° Orden cliente: por defecto está en ON

• Mostrar % descuento, por defecto está en ON

• Mostrar % impuesto, por defecto está en OFF

• Descripción amplia en archivos PDF, por defecto esta en OFF

• Ordenar productos por: está por defecto en la opción de Código, pero al tocar en esta etiqueta la ventana

emergente tiene otras opciones como Producto, Categoría, Subcategoría y Proveedor

15

Facturas

Esta opción del menú se traslado a Base de Datos > Ventas/Facturas:

Le permite configurar las facturas en las siguientes opciones

• Número de factura local: por defecto está en ON

• Próximo número de factura: si es necesario cambiarlo manualmente, la ventana emergente tiene un prefijo y el

número para la siguiente factura

• Próximo número de pago: si es necesario cambiarlo manualmente, la ventana emergente tiene un prefijo y el

número para el siguiente número de pago

• Usar pago con CC Terminal, por defecto esta en OFF

• Mostrar balance total del cliente, cuando se genera un documento PDF. Por defecto esta en ON

16

Cantidades personalizadas

Hay tres opciones para configurar cantidades personalizadas en las órdenes del cliente.

Estas opciones le ayudan a personalizar los valores para estos campos:

• CQ1: se establece en los 100 artículos, con un solo toque

• CQ2: por defecto está en 0

• CQ3: por defecto está en 0

Esta opción del menú le permite configurar el impuesto aplicado a sus órdenes y el orden de las mismas

• IVA

• Ordenes de Compra

Órdenes de compra

17

IVA

Este menú permite personalizar lo siguiente:

• Aplicar impuestos: la ventana emergente tiene dos opciones: global y proveedor, por defecto está para aplicarse

global

• Valor por defecto: el valor que tendrá el impuesto en porcentaje

18

Órdenes de compra

Este menú permite personalizar lo siguiente:

• Mostrar alerta cuando pase el límite de crédito, por defecto esta en ON

• Próxima orden de compra, la ventana emergente le permite personalizar un prefijo y el número que continua

• Próximo pago de compra, la ventana emergente le permite personalizar un prefijo y el número consecutivo

Esta opción del menú le permite personalizar la información de los documentos PDF en los:

• Reporte de ventas

• Inventarios

Reportes

Esta opción del menú le permite configurar los reportes de gastos:

• Incluir ventas: cuando la factura se paga, por defecto esta en OFF

• Incluir compras: al pagar las órdenes de compra, por defecto esta en OFF

Al cambiar a ON, la ventana emergente tiene varias opciones que los relacionan con una cuenta nueva o ya

existentes, que se reflejaran en los gastos

Gastos

En esta sección se efectúan los respaldos de los datos, ya sean bien local, Servidor Nube y sincronización

• Local

• Servidor Nube

• Sincronizar ya

Estas opciones le ayudarán a administrar y mantener las copias de seguridad. Cuando su plan se basa en el servicio

nube, el respaldo está en el servidor, caso contrario se mantendrá en el dispositivo o en un disco duro externo

Estas son las opciones:

Cuando es un Plan Local

• Respaldo Automático diario, por defecto está en ON

• Máximo Backups, por defecto 30

Cuando es un plan Servicio Nube:

• Verificar cada: por defecto esta en OFF, podrá establecer un tiempo en minutos para la sincronizar

• Sincronización automática: por defecto está en OFF

• Mostrar una alerta antes de la sincronización, por defecto está en ON

• Mostrar una alerta antes de la sincronización, por defecto esta en ON. Mostrará un mensaje indicando el proceso

Podrá ver un mensaje como el siguiente:

• El siguiente proceso requiere restaurar todos los archivos desde el servidor Nube

• El siguiente proceso requiere restaurar todos los archivos desde su dispositivo hacia el servidor Nube

Sincronizar

19

Esta opción del menú permite restaurar todos los datos en caso de algún problema. Por lo tanto puede verla como

Plan Local o Servidor Nube.

Cuando está en plan Local puede efectuar lo siguiente

• Restaurar como nuevo: todas las bases de datos, imágenes y configuraciones serán restablecidas a sus valores

por defecto

Recomendamos crear un respaldo completo antes de proceder con esta opción.

Cuando está en el plan Servicio Nube: podrá escoger las siguientes opciones

• Restaurar todo, restablecerá todos sus datos desde el servidor nube al dispositivo

• Restaurar solo datos, restablecerá únicamente los datos

• Restaurar todas las imágenes solamente

• Restaurar solo las imágenes pequeñas

• Restaurar solo las imágenes grandes

• Restaurar solo las imágenes extra grandes

Restaurar

20

Una vez haya configurado el sistema deacuerdo a su negocio:

• Cree un cliente con la mayor información posible.

• Cree un proveedor con la mayor información posible.

• Cree un producto con la mayor información posible.

• Si su negocio no son productos físicos sino servicios, puede crear cada servicio, como un producto y en

algunas ocasiones puede representarlos con imágenes o simplemente desactivar la opción de imágenes o

inventario.

• Una vez que tenga la configuración adecuada para su empresa, al menos un producto, un proveedor y un cliente

ya puede empezar a comprar y vender que es el objetivo principal de SelBuk

• Haga la mayor cantidad de ejemplos de cotizaciones, ordenes de compra, ventas, facturas, anulaciones, gastos,

reportes, etc.

• Recuerde que los productos, clientes, proveedores y demás tablas pueden ser importadas desde una archivo

plano separado por comas (csv) pero igualmente es muy importante que tenga primero configurado SekBuk de

acuerdo a las necesidades de su empresa.

• Si desea cargar la información de su empresa desde archivos csv, cree una copia de seguridad de lo que resulte

de las pruebas y sobre esa copia cargue los proveedores, clientes, productos, categorías y sub categorías

necesarias, borrando los movimientos que ya no son necesarios.

• Si desea ingresar la información de su empresa manualmente, cree una copia personalizada activando solo la

tabla "Configuración" desde Configuración > Sincronización. Restaure SelBuk desde Configuración > Restaurar

y cargue nuevamente la copia de seguridad personalizada para no perder la información y configuración de su

empresa.

En el resto del manual encontrará la forma detallada sobre cómo hacer cada uno de los pasos mencionados arriba,

21

Reporte de errores

Cuando una aplicación se cierra un reporte queda guardado dentro del dispositivo móvil. Ese reporte describe

las condiciones bajo las cuales la aplicación se cerró.

En el momento de sincronizar el móvil con iTunes, el reporte pasa automaticamente al computador. Para obtener

ese reporte, debe ser buscado en el directorio donde fue copiado:

• Mac OS X: ~/Library/ Logs/ CrashReporter/ MobileDevice/ [DEVICE_NAME]

• Windows XP: C:/ Documents and Settings/[USERNAME]/ Application Data/ Apple Computer/ Logs/

CrashReporter/ MobileDevice/ [DEVICE_NAME]

• Windows Vista or 7: C:/ Users/ [USERNAME]/ AppData/ Roaming/Apple Computer/ Logs/ CrashReporter/

MobileDevice/ [DEVICE_NAME] [USERNAME] es el nombre de usuario del computador. [DEVICE_NAME]

es el nombre del dispositivo móvil.

Los archivos que necesitamos son únicamente los .crash. Los nombres de los archivos empiezan con SelBuk o

Sales Control y contienen información de la fecha y hora

MENÚ PRINCIPAL

22

3BASE DE DATOS

Desde este menú usted puede ingresar y guardar todos sus datos a través de tablas, estas le permite procesar

su información rápidamente y con seguridad en las cuales usted podrá adicionar, borrar o modificar la

información de manera eficiente y ordenada.

Al tocar en cada una de las opciones del menú y además el signo de pregunta "?" usted podrá tener más

detalles de cada uno de ellos.

Clientes

Para no utilizar en exceso la memoria del equipo y hacer más fácil la busqueda de clientes, se muestran un máximo

de 50 por pantalla.

En esta vista en la barra de menú la etiqueta “De nuevo” lo regresa al menú Base de datos. El selector de

páginas (<<1/1>>) le indica cuantas hay, las flechas dobles hacia abajo le permiten ordenar por compañia y

contacto. La caja de búsqueda le permite buscar sus clientes fácilmente por Compañia, Contacto y Teléfono.

Al tocar cualquiera de sus clientes lo llevara a la ventana de edición donde podrá editar sus datos.

Como adicionar o crear un cliente:

Los clientes pueden ser creados uno a uno desde esta pantalla o varios al tiempo desde un archivo utilizando el

sistema para importar archivos o restaurar copias de seguridad.

• Toque sobre el signo + de la barra superior

• La foto puede ser tomada en ese momento o traída de las ya guardadas.

• La única información requerida son las que llevan el asterisco.

• Cada cliente puede tener ilimitado número de contactos y cada contacto puede ser utilizado para el cobro

de la factura o el despacho o realización del trabajo.

• La información financiera puede variar dependiendo de la configuración de la aplicación. Para ver las

posibilidades: Configuración > Órdenes

Como borrar un cliente:

Cuando se borra un cliente, las transacciones deben conservarse para no modificar la parte contable. Un cliente

borrado no podrá ser reemplazado por otro así tenga la misma información.

• Seleccione le cliente que desea borrar > toque el ícono de la canaeca o baje hasta la parte inferior de la

pantalla y toque en el botón borrar> confirme que desea borrar el cliente existente

23

Como crear una nueva cotización:

• Base de dateos > Cotizaciones

• Toque sobre el signo “+” de la barra superior

• Toque sobre Nueva Canasta > Clientes existentes

• Seleccione el cliente

• Seleccione los productos para añadir a la canasta

• Para salir toque sobre el icono de la canasta de compras

• Para finalizar la cotización, toque sobre el icono del documento con la Q, le aparecerá una ventana emergente

para confirmar los información de la misma y tocar en guardar

Estimados

Antes de crear una cotización es conveniente revisar la configuración de impuestos, descuentos y otra información

concerniente a la generación de cotizaciones, órdenes o facturas.

También hay muchas opciones que pueden habilitarse o deshabilitarse como dirección y fechas de envío y

facturación, notas , tarifas, entre otras. Estas opciones la puede encontrar en Configuración > Órdenes

Esta vista le permite crear o editar una cotización. Usted puede ver una barra superior de opciones con la

etiqueta “De nuevo”, un indicador de páginas, una fecha doble para ordenar por Fecha, Cliente, y Cotización.

Además hay un signo “+” para añadir nuevas cotizaciones.

24

Notas:

• Si una cotización no es finalizada, las nuevas canastas creadas serán guardadas para su uso posterior

• Crear nuevos clientes no requiere de toda la información, sino únicamente el nombre de contacto o compañía.

Sin embargo para terminar la cotización es necesario completar una información básica (dirección, teléfono,

entre otros).

• Los nuevos clientes creados serán agregados a la lista de clientes.

25

Una vez se ha creado una cotización la información en esta puede modificarse a excepción de la información referente a la cliente, la cual debe ser modificada desde el menú Clientes. Esto es Base de Datos > Clientes > toque un cliente.En ésta opción en la barra superior tiene una etiqueta “De nuevo”, una etiqueta de edición, una cesta, un signo de dólar, una etiqueta de lista de empaque, una bandeja de salida, una flecha doble para ordenar y la papelera. Todas las etiquetas en naranja tienen una ventana emergente para cambiar los campos asociados a estos.

Estas etiquetas le permiten hacer lo siguiente: • Para editar, eliminar un elemento de la cotización, cuando toque el circulo rojo a la izquierda del artículo y luego la caja de borrar a la derecha del mismo • Para añadir más artículos a la cotización pulsando en la canasta • Para ver la lista de despacho o enviarlo por correo electrónico • Para enviar correos electrónicos, ver o imprimir la cotización • Para ordenar los elementos de la cotización por defecto, producto, cantidad, precio y código • Para eliminar la cotización toque el bote de basura

Como editar una cotización:

Desde base de datos > Cotizaciones y después de haber seleccionado una cotización en particular, usted

puede:

• Tocar sobre el botón editar para eliminar productos de la cotización

• Tocar sobre el signo “+” para añadir más productos

• Tocar sobre cualquier producto para modificar su cantidad

• Editar la información de la cotización (Direcciones, descuentos, fechas, notas, etc.)

- Toque sobre cualquiera de los textos en naranja para editar su información

Notas

• Las cotizaciones finalizadas no tienen una canasta asociada, por lo que editar cotizaciones no creará

canastas o modificará las existentes.

Como imprimir o enviar una cotización a un correo electrónico:

Para imprimir o enviar una cotización a un correo electrónico:

• Base de datos > Cotizaciones

• Seleccione la cotización > toque sobre el icono de “enviar”

• Enviar correo o imprimir

26

Ventas / Facturas

Las órdenes de venta y facturas resumen los productos que un cliente quiere comprar y mantienen una historia

detallada de contabilidad. Al igual que las cotizaciones, las órdenes deben ser configuradas en el menú

(Configuración > Ordenes) antes de ser creadas. Adicionalmente, los números de referencia de las facturas

pueden ser configurados a través del menú (Configuración > Facturas).

Está pantalla muestra cuatro opciones la cuales son:

• Todas las órdenes

• Por pagar

• Por entregar

• Retornos

Al tocar cada una de las opciones del menú y el signo de interrogación “?” tendrá más detalles acerca de cada

una de las opciones.

También hay una etiqueta Atrás y un signo “+” en la barra superior para agregar nuevas órdenes.

Como crear una orden / factura:

Las órdenes y facturas tienen el mismo proceso de creación: • Base de datos > Ventas / Facturas: • Toque sobre el signo “+” para añadir una nueva orden • Toque sobre Nueva Canasta > clientes existentes • Seleccione el cliente • Seleccione los productos para añadir a la canasta • Para salir toque sobre el icono de la canasta de compras • Para crear solo una cotización toque sobre el icono del documento con la “Q” o toque sobre el signo “$” para crear una orden/factura. Complete la información requerida de la ventana desplegada para finalizar la orden. • Revise su orden mediante el botón Revisar. • Puede crear únicamente la orden o ambas, la orden y la factura al mismo tiempo

Notas: • El icono del documento con la Q generará una cotización en lugar de una orden. También se puede generar una cotización y posteriormente una orden. • Únicamente las facturas están habilitadas para recibir pagos

27

28

Editar Pedido:

Una vez una factura ha sido creada no se puede editar. Toda la información con lo cual se creó dicha factura

permanecerá justo como esta. Únicamente es posible editar las órdenes que aun no se han convertido en facturas

Como editar una orden:

Desde Base de datos > Ventas / Facturas y después de haber seleccionado una orden, usted puede:

• Tocar sobre botón editar para eliminar productos de la orden > tocar sobre el signo + para añadir más productos

• Tocar sobre cualquier producto para modificar su cantidad > Editar la información de la orden (direcciones,

descuentos, fechas, notas, etc)

• Toque sobre cualquiera de los textos en naranja para editar su información

Como anular una orden / factura:

Usted no podrá eliminar las facturas, solo podrán anularse. Los pedidos pueden ser borrados o anulados.

• Base de datos > Ventas / Facturas > Todas las órdenes

• Seleccionar la orden / factura

• A continuación, en la barra superior a la derecha tocar el signo (círculo-menos) para eliminaro anular la

orden/factura desde la ventana emergente

29

Notas:

• Puede distinguir las facturas de la órdenes porque estas últimas, tienen consecutivos en la columna de

factura

• En el caso de que una factura este errónea, la única acción posible es anularla.

• Se puede convertir una orden en factura mediante el icono del documento

Pagos Recibidos

La finalidad principal de esta opción es el de registrar cada uno de los pagos que los clientes hagan

• Un pago puede cubrir una o varias facturas.

• Los pagos pueden ser hechos de varias formas, pero cada uno genera un recibo individual y no un recibo

combinado, por ejemplo el recibo 1020 no puede ser una parte en efectivo y la otra en cheque.

• Los pagos se van aplicando primero a las facturas con fecha de vencimiento mayor hasta completar el valor

pagado.

• Los pagos pueden ser automáticamente relacionados en el módulo de gastos si se define así en Configuración >

Gastos > Incluir compras cuando la orden se paga.

• Cada vez que se efectúa un pago se ajusta el balance de ese cliente respecto a su deuda, linea de crédito,

facturas canceladas, etc.

Por lo tanto, esta vista muestra los pagos recibidos de sus clientes. Usted puede ver en la barra superior una etiqueta

“De nuevo”, un indicador de la página, una flecha doble para ordenar por pago o por fecha, en forma descendente o

ascendente. También hay un signo mas “+” para agregar pagos.

30

Como añadir un nuevo pago:

Desde Base de datos > Pagos recibidos:

• Toque sobre el signo +

En la siguiente pantalla, tiene todas las facturas por pagar de sus clientes. Tiene una caja de búsqueda por número

de factura o cliente. Puede organizarlas por balance, cliente, vencimiento y número de factura al tocar en las flechas

dobles en la parte superior derecha del menú, también le permite cambiar de ascendente a descendente.

Adicionalmente, tiene una opción con icono de engranajes para incluir las órdenes no pagadas todavía como ON-

OFF.

Verá el balance actual de estos documentos al final de la pantalla. Cuando toque en cualquiera de las facturas, puede

continuar con el proceso de pago en la siguiente pantalla.

• Seleccione una factura para pagar

• Escoja el método de pago, el monto a pagar y si hay un descuento adicional y toque sobre continuar.

• Verifique que la información en la pantalla sea correcta, seleccione PAGAR y luego OK para confirmar.

Notas

• Cuando se introduce la cantidad a pagar puede escoger en cualquiera de las facturas listadas en la parte

inferior para automáticamente cargar el valor de la factura en el campo del saldo y confirmar el pago.

31

Confirmación de pago:

Aquí usted puede hacer una revisión de los pagos y también borrar o anular los mismos. También puede enviarlos

por correo electrónico o imprimirlos al tocar la caja con la flecha. El signo dólar le permite ver si hay pagos pendientes

del cliente.

Información de pagos

Para ver la información de un pago vaya a Base de datos > Pagos recibidos > (Seleccione pago). Desde aquí usted

puede:

• Tocar sobre el icono con la flecha a la derecha para imprimir o enviar un reporte del pago por correo.

• Tocar sobre el icono “$” con la flecha para realizar un pago a otra factura que tenga el cliente.

• Tocar sobre el icono PDF para crear un reporte del pago en formato PDF.

• Tocar sobre el signo “menos” para borrar o anular un pago.

32

Proveedores

Aquí puede ver una lista con todos los proveedores. Usted puede utilizar el cuadro de búsqueda para encontrarlo

fácilmente por compañía, contacto o por teléfono.

La barra de menú superior tiene una etiqueta “De nuevo”, un indicador de página, una flecha doble, para ordenar por

compañía y contacto, además el signo + para agregar uno.

33

Al tocar en alguno de ellos verá una ventana emergente. Esta ventana le permite enviar un correo electrónico, buscar

su proveedor en el mapa, crear un pedido, ver los pedidos, hacer un informe, pagar un pedido y editar el perfil de su

proveedor.

Para agregar proveedores puede usar una de las siguientes opciones:

Ingrese manualmente cada uno a la vez

•Toque en base de datos > Proveedores > y el signo “+” en la parte superior derecha de la pantalla.

• Importar un contacto existente desde la libreta de direcciones o ingrese la información manualmente.

• Toque en el botón “Guardar” en la parte superior izquierda de la pantalla.

Como agregar un proveedor desde el directorio:

• Toque Base de datos> Proveedor > y el signo +, en la parte superior derecha

• Toque la etiqueta importar contacto del directorio

• Luego toque Guardar en la parte superior izquierda

Nota: Compañía, contacto y teléfono 1 son campos requeridos.

Todas las compras y por pagar:

Esta vista muestra todas las órdenes de compra por fecha, orden y la cantidad. Usted puede utilizar el cuadro de

búsqueda para encontrar una po número de orden.

La barra superior tiene una etiqueta Atrás, un indicador de página, una flecha doble para ordenar por pedido, fecha y

proveedor, ordenados ascendente o descendente. El signo + agrega una nueva compra.

34

Al tocar en cualquier orden le mostrara los detalles de cada una, y al estar resaltada quiere decir que ya ha sido

pagada.

Una vez que se ha tocado en las órdenes de compra pendientes de pago usted puede ver las que no se han pagado

todavía. Usted puede pagar esas órdenes tocando en el símbolo dólar

Editar Orden de Compra:

Esta vista muestra la orden de compra por imagen, nombre, cantidad y monto.

La barra superior tiene una etiqueta Atrás, una etiqueta de edición, una canasta, una bandeja de salida, un icono

PDF, una bandeja de entrada, el signo $ y el icono “basura”

Puede hacer lo siguiente:

• Editar la orden de compra.

• Adicionar más artículos a su orden de compra tocando el botón canasta.

• Imprimir o enviar por correo electrónico la orden de compra.

• Genera un archivo PDF.

• Adicionar los a su inventario, tocando el menú de la caja con una flecha.

• Pagar la orden de Compra tocando el signo $ con las flechas.

• Borrar la orden de compra tocando el icono “Basura”

35

Reportes:

Esta ventana muestra al lado derecho el resumen del inventario basado en el precio seleccionado. Podrá verlo por

todos los productos, por proveedor, por categoría, en descuento y descontinuados cuando está en Reportes >

Inventario.

Las etiquetas en la barra superior le permiten ordenar y ver la información en los documentos PDF.

• Editar, ordena el reporte de inventario con las opciones disponibles, por defecto están ON. Al tocar el botón

ordenar en la ventana emergente los desactiva.

• Detalle, genera un archivo tipo CSV o PDF.

• Correo, envía, exporta, imprime.

• PDF, genera un resumen del inventario

Cómo ver el inventario por proveedor

• Desde base de datos

• Toque proveedor

• Seleccione uno

• En la ventana emergente toque reportes

• Toque inventario

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Editar perfil

Los datos de los contactos de los proveedores cambian por lo que es importante tener actualizada esta base de

datos, esta sección le brinda la opción de cambiar los datos de cualquier contacto de forma rápida.

Todas las etiquetas en color naranja tienen una ventana alterna con opciones que permiten la edición de estos

campos.

Como editar un contacto?

Desde Base de datos > Proveedores

• Seleccione el contacto que desea editar

• En la ventana emergente, toque Editar perfil.

• Toque en cualquier campo para editarlo

• Toque el botón Guardar terminar

Compras

Le permite tener un control de las órdenes de compra realizadas a su respectivo proveedor. Están agrupadas en dos

secciones. todas las órdenes y las Ordenes sin pagar.

Como agregar una nueva orden:

Desde Base de Datos > compras

• Toca el signo + de la parte superior de la pantalla.

37

Usted puede crear una orden seleccionando todos los productos, por proveedor o por categoría. Hay una flecha

doble en la barra superior para mostrar la información de los productos.

Cada una de las opciones mencionadas despliega un menú para facilitar y hacer más específica su nueva orden. En

la parte derecha de la pantalla se genera un listado según la opción que usted haya elegido, en el espacio en blanco

coloque el número de artículos que necesite y toque “ Terminar”.

Tenga en cuenta:

• Base de Datos > Órdenes de Compra > +

• Seleccione una opción

• Escoja como ordenar

• Complete el espacio en blanco con la cantidad

• Una vez completada la orden, toque Terminar

38

1

39

Los Pagos Realizados

Esta vista muestra todos los pagos realizados por número de pago, proveedor, fecha y valor. Usted puede usar el

cuadro de búsqueda para buscar por número de confirmación o por proveedor.

La barra superior tiene una etiqueta “Atrás”, un indicador de página y una flecha doble para ordenar por pago, el

proveedor y fecha, en sentido ascendente o descendente. el signo + le permite pagar una orden de compra que no se

han pagado todavía.

Al tocar en alguno de ellos mostrará su pago.

Confirmación de pago

Esta vista muestra la conformación de un pago efectuado sobre las órdenes de compra.

Usted podrá ver una etiqueta “Hecho”,

• Una caja de correo: que le permite enviar un correo o imprimir su orden de compra, al tocar la caja de salida.

• Un signo dolar: le permite saber si hay una orden por pagar.

• Un icono CSV: le permite generar un archivo PDF.

• Un circulo con un menos: le permite borrar o anular una orden.

40

Pagar orden proveedor

Esta vista le permite realizar el pago de la orden de compra del proveedor. Al tocar continuar se efectuará el pago de

la orden. Las etiquetas resaltadas son modificables. En la etiqueta Método de pago puede elegir de una lista de

opciones, la forma en que efectuará el pago, por defecto esta en efectivo

En la sección de órdenes de compra al tocar el círculo azul con la flecha, puede ingresar un valor diferente al

determinado en la orden.

En la sección fecha de pago, puede modificar la fecha al tocarla.

En la siguiente ventana tiene la información para confirmar el pago y al tocar la etiqueta “Pagar” le muestra una

Ordenes por pagar

Esta vista muestra todos los pedidos pendientes de pago por su número de orden, fecha de vencimiento y balance

Una vez que toque cualquiera de ellos, puede ver su pedido y puede pagarlo si es necesario

Notas importantes

• La versión completa permite ilimitado número de productos.

• Se muestran máximo 50 productos por página y se cuenta con un buscador por código o nombre, en una

segunda barra superior.

Para localizarlos más eficientemente el buscador va mostrando los productos que contengan las letras que se

van digitando.

• Para editar, duplicar o borrar un producto, toque sobre el producto que desee modificar y en la si siguiente

pantalla haga los cambios o utilice el botón para borrar.

• Para mayor eficiencia al hacer cambios en productos, se pueden utilizar las opciones menú superior para

mostrar por categorías, proveedor y en descuento.

• Para ordenar por varios modos.

• Para activar o desactivar los campos de búsqueda.

• Para mostrar la información de los productos activando o desactivando.

• Para agregar nuevos productos.

Esto es algo para tener en cuenta.

Cuando se modifica el Inventario en SelBuk?

SelBuk maneja dos cantidades Inventario y Disponible

• Inventario se refiere a lo que debe haber físico en almacén, bodega o donde se tengan los productos.

• Disponible se refiere a lo que hay en Inventario menos lo que hay en órdenes por despachar. Por ejemplo si

tenemos 100 unidades de un producto en almacén y varias órdenes con un total de 30 unidades por despachar,

usted puede saber que de esas 100 unidades hay solo 70 disponibles para ofrecer.

El valor del inventario se modifica bajo las siguientes condiciones:

• Al despachar una orden de venta, no al crearla, ni al crear la factura.

• Al anular o modificar una orden de venta ya despachada.

• Al recibir productos de una orden de compra, no al crear la orden de compra.

El valor disponible cambia en los siguientes casos:

• Al crear una orden de venta, no al despacharla o crear la factura.

• Al anular o modificar una orden de venta.

• Al recibir productos d una orden de compra, no al crearla.

Cómo crear un producto manualmente

• Antes de crear un producto por primera vez es importante revisar las múltiples opciones en Configuración >

Productos, pues algunos campos no parecen o aparecen cambiados dependiendo de la configuración que se

tenga.

• Para crear un producto nuevo manualmente se debe estar en Base de datos > Productos y tocar sobre el “+” en la

parte superior.

• Los campos requeridos aparecen con un *, los demás pueden ser llenados más adelante si no se cuenta con la

información.

Cómo adicionar varios productos desde archivos

La manera más práctica y segura de adicionar varios productos es mediante la carga de archivos a través de una

conexión WI-FI, previamente creados en un computador , con programas para hojas de cálculo como open office

excel.

• Desde un computador, en la versión web, baje la base de datos de nuestro archivo sample.zip

• Descomprima el archivo sample.zip, abra el archivo Products.csv y modifique la información con la de sus

productos

Productos

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• Desde un computador, en la versión web, (http://web.selbuk.com/cfm/restorecsv/main_menu.cfm) baje la base

de datos de nuestro archivo sample.zip

• Descomprima el archivo sample.zip, abra el archivo Products.csv y modifique la información con la de sus

productos.

• Una vez que tenga el archivo de productos finalizado (ver más detalles en el siguiente punto), toque en Mas >

Sincronizar > Conectar para transferirlo a la aplicación.

• Cuando aparezca la dirección htttp://192.168 ... escríbala completa en el navegador de su computador, busque

el archivo en su computador y súbalo en SelBuk, teniendo en cuenta todas las recomendaciones y

explicaciones en el siguiente punto.

• Para restaurar el archivo que acaba de subir vaya a Copias estando en Sincronización y toque sobre su nombre.

Cuidados al momento de crear los archivos CSV

Existen muchas causas por las cuales los productos pueden no ser cargados en el momento de restaurar los

archivos desde “Copias”, por favor revise los siguientes puntos:

• Los archivos deben ser de tipo CSV (comma-separated values), excepto “Settings” que es un documento XML.

Eso significa que no pueden utilizarse separadores como comillas (”) o punto y coma (;).

• Recomendamos utilizar los archivos de sample.zip reemplazando el contenido y dejando los títulos de cada

columna sin modificar.

• Los nombres de las columnas no pueden se cambiados.

• En cada archivo se debe terminar la tabla con una columna de valores “eol” (indican el final de la linea). es el

único valor obligatorio.

• Los valores de la columna ID sin requeridos y únicos (no repetir) Se recomienda incluir estos valores.

• No es necesario rellenar los valores que no utilicen con ceros. Si no se coloca nada SelBuk utiliza el valor por

defecto para cada campo.

• El separador de columnas en los archivos CSV son las comas, así que los textos de las descripciones no deben

llevar comas.

• Utilizar caracteres alfanuméricos únicamente, símbolos como R ,,, separadores de linea o similares pueden no

ser reconocidos y generar problemas.

• Las carpetas: “Database” e “Images”, o las sub carpetas no deben tener nombres diferentes a los que ya tienen.

• Cuando se compriman en .zip no debe hacerse la comprensión de una carpeta que los contenga, por ejemplo no

se debe tener una carpeta que los contenga, por ejemplo no se debe tener una carpeta que se llame “Sample” y

dentro de esa carpeta contener las dos “Database” e “Images”. Cuando se vaya a hacer la compresión se deben

seleccionar “Databases” e “Images” al tiempo y comprimir como un solo archivo.

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Editar un producto Notas importantes: • Antes de crear o editar un producto es importante haber revisado que en “Configuración la empresa se comporta bajo los parámetros establecidos ahí. Por ejemplo impuestos, descuentos, inventarios, forma de pago, especificaciones adicionales y muchos factores más que deben ser tenidos en cuanta. • Para editar un producto basta con hacer los cambios en cualquiera de los campos que se muestran resaltados y confirmar desde la opción “Guardar” en el menú superior. • Modificar los precios de un producto no hace que las Cotizaciones, Órdenes o Facturas que hayan sido hechas antes de la modificación cambien. • Si desea duplicar un producto, toque sobre el botón con el número 10, modifique el nombre, los demás valores que requiera y toque en “Guardar” para que quede grabado ese nuevo producto. • Si desea borrar el producto, lo puede hacer utilizando el botón del bote de basura. Preferimos que se haga únicamente desde acá para que este seguro de que es el producto que desea borrar, pues una vez hecho no hay forma de recuperarlo ni creándolo de nuevo. Los productos nuevos que se creen, así tengan las mismas características llevan un ID diferente.

Todas las etiquetas en color naranja tienen una ventana alterna con opciones que permiten la edición de estos campos.

Puede controlar lo referente a las categorías desde esta pantalla. Puede cambiar el nombre de las mismas o agregar una nueva categoría.

• Seleccione Base de datos > categorías. • Seleccione la categoría que desee editar o borrar simplemente tocándola. • Para agregar una nueva categoría pulse el botón + en la parte superior derecha. • Para ver que artículos pertenecen a cada categoría dirijase a la opción Catálogo del Menú Principal.

Categorías

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Categoría nuevaUsted puede crear una nueva categoría para un grupo de artículos bajo características específicas. Estará relacionada con el producto. Por lo tanto cuando esté creando o editando un producto, puede ver la etiqueta “Categoría” y en la ventana emergente como tal.

Para crear una nueva categoría,vaya a: • Base de datos > Producto >Item > Categoría > + • Escriba el nombre de la nueva categoría • Una vez culmine, Guardar.

Subcategorías

Las subcategorías agregadas o modificadas al momento de editar un producto, se verán reflejadas en esta pantalla, ingresando por la Categoría correspondiente.

Como agregar una nueva subcategoría • Desde Base de Datos > Productos > seleccionar producto > Tocar sobre Subcategoría. • Tocar el signo + en la parte superior de la pantalla emergente. • Ingresar el nombre de la nueva Subcategoría. • Guardar.

• Seleccione Base de datos > Subcategorías • Seleccione la categoría a la que desea añadir una subcategoría • Toque el signo mas + • Escriba el nombre de la nueva subcategoria • Toque guardar

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45

Editar SubcategoríaUsted podrá cambiar el nombre de cualquier subcategoría al de su preferencia o eliminar la subcategoría. Para hacerlo seleccione una subcategoría y realice los cambios necesarios.

Gastos

En este menú, usted controla sus cuentas bancarias, podrá realizar un seguimiento de los fondos si tienen o no, puede agregar más cuentas, como los ingresos y gastos, comprobar el saldo de su cuenta y registrar sus gastos e ingresos. Así puede manejar sus ingresos sobre sus ventas y sus bienes adquiridos sobre la base de los gastos.

Además, puede generar un informe agrupado por cuentas o categorías, generados por mes en curso, el mes pasado o el intervalo de fechas personalizado. Usted puede agregar cuentas con tocar en el “+” en la parte superior derecha.

El balance total se puede ver en la parte inferior de está pantalla.

Cómo ver una cuentaEsta pantalla le permite ver la cuenta o agregar una nueva cuenta de gastos a la misma. Podrá ordenar por fecha, nombre o categoría al tocar la flecha doble en la parte superior derecha o agregar un gasto al tocar el signo +.

Podrá tocar cualquiera de los gastos para ver información detallada del mismo • Base datos > Gastos > escoja un cuenta para ver o editar la información • Una vez seleccionada podrá ver todas las transacciones relacionadas con esta cuenta • Toque cualquiera para ver información más detallada.

Cómo agregar un gasto a la cuenta • Desde Gastos • Toque la cuenta • Toque en el signo + • Nombre el gasto, tocando la caja debajo de *Nombre • Luego toque Next para completar el siguiente campo • Toque categoría, para asignar una al gasto • Toque fecha, para asignar una al gasto • Toque cualquiera Ingreso o gasto • Al finalizar toque Guardar

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Cómo agregar una cuenta

• Gastos > signo +, en la parte superior derecha o Base de datos > Gastos > signo +, en la parte superior derecha. • Una vez realizado, de un nombre a la cuenta. • Luego toque Guardar, en la parte superior izquierda.

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La ventana emergente para la categoría le permitirá agregar una con el signo + en la esquina superior derecha al tocarla. Las categorías tienen un círculo de flecha al tocarla podrá editar el nombre o eliminarla.

48

Notas

En esta opción puede añadir una nota. Puede escribir un mensaje de algún cliente en particular. La primera caja que ve es un campo requerido. Tendrá que ingresar un nombre para el memo. La caja siguiente tiene espacio suficiente para escribir una nota. La fecha y la hora son las que siguen las cuales le permitirán recordarle cuando sucede el evento. Al tocar el cliente podrá ver una pantalla emergente con la lista de ellos y poder escoger uno. Cuando el Enviar Alerta está en ON, esta le recordará cuando sucede el evento tan pronto toque la etiqueta Guardar. En esta pantalla se puede ver en la barra de menú superior el icono de la flecha para ordenar la notas por fecha o por cliente y el signo “+” pera crear uno nuevo.

Cómo crear una nueva nota •Desde Base de datos > Notas ó Notas “+” • Toque el signo + en la parte superior de la pantalla • Escriba un nombre para la nota y el contenido • Toque fecha y hora para establecer el tiempo • Toque el cliente para escoger uno • Seleccione enviar alerta en ON • Al finalizar pulse guardar

Editar NotaEn esta pantalla podrá editar una nota previamente escrita • En la parte superior de la pantalla, aparecen las opciones de enviar la nota por correo electrónico o borrarla

Cómo editar una nota • Desde Base de datos > Notas > Nombre de la nota • Oprima sobre el titulo o el cuerpo de la nota para editarla • Oprima sobre Fecha u hora para editar • Pulse guardar al terminar los cambios.

VENTAS

En este menú usted puede crear sus cotizaciones, ventas y facturas a través de la canasta, como también una

venta rápida. También hay una opción para crear devoluciones. Las canastas contienen los productos que un

cliente desea adquirir.

Hay que saber que antes de crear una cotización u orden, usted debe crear primero sus productos. sin embargo

si tienen un nuevo producto, usted puede ir a Base de datos > productos > “+” para añadirlo. Una vez creado el

producto podría regresar a ventas y añadir el nuevo producto a la canasta de sus clientes

• Las cotizaciones y órdenes deben ser configuradas en Configuración > Ventas, antes de ser creadas.

• Adicionalmente la referencia de los números en las órdenes son configurados en Configuración >

Facturas > Próximo número de factura

Recuerde que puede realizar todas sus transacciones sin un acceso a internet

El proceso para la creación de estimaciones, órdenes y facturas es igual al ya visto anteriormente en el sub

menú de Base de Datos, (opciones Estimados y Ventas/Facturas) pero desde esta opción del menú principal

tiene un acceso directo a las opciones para crear nuevas canastas.

• Nueva Canasta

• Venta Rápida

Retornos

La opción Retornos le permite ver las devoluciones realizadas por los clientres, puede seleccionar un cliente

existente y escoger los productos que serán devueltos.

Como crear una devolución

Por favor siga los siguientes pasos

• Vaya a Base de Datos > Ventas / Facturas > Retornos

• Toque el signo “+” en la parte superior derecha

• Seleccione un cliente

• Seleccione un producto (podrá ver las cantidades de ellos)

• Seleccione la cantidad a devolver

• Toque la canasta

• toque el icono con la R

49

50

• Vaya a Ventas > Retornos

• Seleccione un cliente

• Seleccione un producto (podrá ver las cantidades de ellos)

• Seleccione una orden

• Seleccione la cantidad a devolver

• Toque la canasta

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CLIENTESAquí usted puede obtener lo mejor del tablero de clientes. Usted puede ver todos los registros de las

transacciones relacionadas con ellos como los datos personales, información financiera, gráficos de ventas y su

agenda después de que usted toque en ellos.

Usted puede ver en la barra superior una etiqueta Atrás, un icono de correo y documento. Estos le permiten

realizar lo siguiente:

• Atrás: para regresar a la pantalla anterior.

• Correo: para enviar, ver o imprimir.

• Canasta: para añadir artículos a una cotización, orden o factura.

• Documento: para añadir un nota

Usted puede tocar en las etiquetas amarillas fácilmente para procesar las transacciones de sus clientes. Estas le

ayudan a editar el perfil de su cliente, ver cotizaciones, pagar facturas, reportes, así como ver la gráfica de

ventas de su cliente en una forma muy simple. esta gráfica de ventas esta agrupada por categorías y productos

con un amplio rango de opciones de fecha así como tres estilos, barras, lineas y barras para ver las ventas.

Adicionalmente, cuando tiene las ventas agrupadas en todas y estilo en barras, usted puede tocar la barra en la

gráfica para ver las ordenes/facturas asociadas a la misma.

Cliente nuevo

Hay muchas formas de configurar un cliente ya que cada uno puede tener una forma diferente de trabajar.

Para llegar a esta opción:

• Toque en Base de Datos > Clientes

• Toque en el botón “+” de la barra superior

• Luego toque en los espacios vacíos para ingresar la información requerida. como son Nombre de la

compañía, Número de la cuenta, Otro código

Múltiples Contactos

• Cada cliente puede contener un número ilimitado de contactos con su propia información de pago y

despacho con lo cual puede crear órdenes para múltiples localizaciones.

Como añadir un Nuevo Contacto

• Toque en la etiqueta Añadir Nuevo contacto

• Toque cada una de las etiquetas para escribir la información necesaria

• cuando haya terminado, toque la etiqueta salvar e la barra superior

52

Descuentos

• Hay múltiples tipos de descuentos que pueden ser aplicados a cada cliente, para conocer acerca de todos

los tipos y configurar su negocio de acuerdo a su necesidad. Vaya a Configuración > Ordenes > Descuento -

estructura de precios.

• Para poder modificar el descuento manualmente por cliente se debe haber configurado alguna de las

estructuras “Especificas por Cliente”, de otra manera será tomado como global o dependerá del nivel de

ventas.

Impuestos

• Cada cliente puede ser o no gravable, si es gravable el valor dependerá de lo que se tenga en

Configuración > Órdenes > Impuestos.

Linea de Crédito

Cuando toque en la línea de crédito, verá una pantalla emergente. Aquí usted puede agregar créditos específicos a

sus clientes, al tocar el signo “+” en la parte superior derecha. Usted puede tener todos los que sean necesarios. Una

vez en ella, llene los campos con la información correspondiente. Una vez que estén los campos con la información

pulse en “Hecho”.

• Título: un nombre para el crédito.

• Términos: Usted puede personalizar el mensaje que aparecerá en la facturas como “Cheque posfechado 30

días”

• Atraso: un tiempo establecido para el mismo

Crédito: La línea de crédito le notificará en cada orden una vez que alcance el límite pero usted decide si procesa o no

la orden

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REPORTES

En este menú , usted puede ver los informes de una manera organizada al tocar en las ventas, impuestos

recaudados, inventario, facturas por pagar, los pagos recibidos y los gastos, para que pueda ver su respectivo

informe como un archivo PDF o incluso enviarlos por correo electrónico.

Algunos de ellos se establecen con un rango de fecha, lo que le permite seleccionar un rango de tiempo para

generar los informes.

Ventas

Reportes > Ventas > Ventas y Ganancias

En esta sección se despliega un submenú para generar cada uno de los reportes, los cuales se verán en la parte

derecha de la pantalla. En el rango de fechas usted puede seleccionar de manera precisa un reporte estipulado

personalmente.

Seleccionando las diferentes opciones de reporte en Ventas y Ganancias usted puede:

• Enviar por correo electrónico, Exportar e imprimir tocando el icono de la flecha

• Generar un archivo PDF con el reporte. Este archivo PdF puede ser impreso o enviado por correo

electrónico

Reportes > Ventas > Productos Vendidos

En esta sección se despliega un submenú para generar cada uno de los reportes, los cuales se verán en la parte

derecha de la pantalla. Además hay una opción para ordenar por categoría.

• Aquí puede enviar el reporte generado por correo electrónico, exportarlo o imprimirlo tocando el icono de la

flecha.

• Generar un archivo PDF con el reporte. Este archivo PDF puede ser impreso o enviado por correo

electrónico.

• También puede ordenar el reporte desplegando el menú del icono de las dos flechas que se encuentran

junto a PDF.

• Para generar un archivo CSV toque ese icono. El icono PDF cambia a CSV, toque sobre el mismo para

generar el archivo

Impuestos Recaudados

• Le permite generar el reporte del mes actual, último mes y por rango de fechas.

• Estos reportes usted los puede enviar por correo electrónico, imprimir o exportar

• También puede generar un archivo PDF del reporte y enviarlo por correo electrónico

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Inventario

Le permite al usuario generar reportes del inventario tomando como base:

• Todos los Productos / Por Proveedor / Por Categoría / En Descuento / Descontinuados.

• Basado en precio > Genera una pantalla emergente con la lista de precios.

• Archivo PDF precio > Genera una pantalla emergente con opciones.

Facturas sin Pagar

Esta opción muestra las facturas que no han sido pagadas todavía, las muestra por cliente, factura, orden, fecha

de vencimiento y equilibrio. Hay algunos iconos en la parte superior derecha de la barra

Usted puede:

• Enviar por correo, exportar o imprimir el reporte.

• Ordenar el reporte por Balance, cliente, fecha de vencimiento o factura.

• Icono engranaje permite incluir ordenes no pagadas todavía

• Generar un archivo PDF o CSV del reporte.

Pagos Recibidos

La finalidad principal de este módulo es el de registrar cada uno de los pagos que los clientes hagan.

• Un pago puede cubrir una o varias facturas

• Los pagos pueden ser hechos de varias formas, pero cada uno genera un recibo individual y no un recibo

combinado, por ejemplo el recibo 1020 no puede ser una parte en efectivo y la otra en cheque.

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Gastos

Usted puede generar un reporte Consolidado, Agrupado por cuentas o Agrupado por Categorías, generándolo

por mes actual, último mes o por rango de fechas.}

El reporte se ve a la derecha de la pantalla. La etiqueta Detalle en ña parte superior izquierda muestra las

entradas de los gastos en un archivo PDF o CSV el cual puede ordenar por cantidad, categoría, fecha o nombre

al tocar la flecha doble en la parte superior derecha del documento PDF o CSV. También puede enviarlo por

correo, exportar o imprimir al tocar el icono de la caja-flecha

• Los pagos se van aplicando primero a las facturas con fecha de vencimiento mayor hasta completar el valor

pagado.

• Los pagos pueden ser automáticamente relacionados en el módulo de gastos si se defineasí en

Configuración > Gastos > Incluir Compras Cuando la orden se paga.

• Cada vez que se efectúa un pago se ajusta el balance de ese cliente respecto a su deuda, línea de crédito,

facturas canceladas, etc.

Por lo tanto, esta vista muestra los pagos recibidos de sus clientes. Usted puede:

• Enviar por correo, exportar o imprimir el reporte. • Ordenar el reporte por pago o fecha. • Generar un archivo PDF o CSV del reporte.

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CATÁLOGO

En este menú, usted puede mostrar el catálogo de sus productos en forma gráfica o por la lista de precios dentro de

los campos de su preferencia y agrupado por categorías. Puede añadir o editar productos con sus imágenes

adjuntas, descripciones detalladas y el costo para cada uno de ellos.

Usted puede seleccionar el modo que desee mostrar sus mercancías. Usted puede mirarlos por proveedor y también

ordenar sus productos. Por lo tanto, podrá crear un pedido con la opción de enviar por correo electrónico o

imprimirlas como PDF.

Tenga en cuenta que cuando se agrega o edita los productos que usted también puede hacerlo por Base de Datos>

Productos > “+”.

Para agregar un nuevo producto

•Desde Catalogo.

• Tocar el signo + en la parte superior de la pantalla

• Agregar los datos correspondientes al producto.

Vista Lista de Precios

• Desde Catalogo > Lista de precios

• Usted podrá ver los productos agrupados según la categoría por

•Todos los productos

• En descuento

Iconos en la pantalla lista de precio

• Desde Catalogo > Lista de precios > Todos los productos, en descuento y categoría. Usted podrá:

• Seleccione el proveedor, desde la ventana emergente

• Icono doble flecha, ordena por nombre, código, precio, mejor vendido, disponible y próximos

• Editar los campos de búsqueda con el icono "Lupa"

• Crear una nueva canasta, con icono "canasta"

• Enviar por correo electrónico, exportar, ver o imprimir con el icono de la flecha.

• Agregar un nuevo producto tocando el signo +.

• En la parte superior puede editar el producto tocando sobre el icono "editar"

• También puede ver o comprar el producto, tocando sobre el icono que se encuentra al lado de Editar. Este icono

cambia de "Comprar" a "ver" cada vez que lo toque.

• Ver permite crear una canasta nueva

• Comprar permite mostrar una imagen del producto

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Catálogo todos los productos:

Acá puede ver el catálogo. Aquí podrá editar o crear una orden.

Podrá ver algunos iconos que realizan lo siguiente:

• Seleccionar proveedor, en la ventana emergente escoja uno o todos.

• Doble fecha, ordena los productos por nombre, código, precio, mejor vendido, disponible y próximos.

• Editar los campos de búsqueda con el icono "Lupa".

• Canasta, crea una nueva.

• Flecha, envía un correo, exporta o imprime.

Cómo editar un producto

• Toque Editar.

• Toque un producto.

• Realice los cambios necesarios.

• Luego Guardar y Hecho.

Cómo ver un producto

• Toque la etiqueta al lado de Editar.

• Verifique que este Comprar.

• Toque un producto.

• Toque la pantalla para regresar.

• Luego toque cerrar, en la parte superior izquierda.

58

Cómo generar una orden

• Toque la etiqueta al lado de Editar.

• Verifique que este en Ver.

• Toque un producto.

• Luego Nueva Canasta.

• Seleccione Nuevo Cliente o Clientes existentes.

• Asigne una cantidad al producto.

• Luego toque la canasta o seleccione otro ítem.

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GASTOS

En este menú, usted controla sus cuentas bancarias, podrá realizar un seguimiento de los fondos si tienen o no,

podrá agregar más cuentas, como los ingresos y gastos, comprobar el saldo de su cuenta y registrar sus gastos e

ingresos.

Es un ingreso directo a la opción de gastos que vimos anteriormente desde el menú Base de Datos > Gastos

Cómo agregar una cuenta

• Gastos > signo +, en la parte superior derecha o

- Base de datos > Gastos > signo +, en la parte superior derecha

• Una vez realizado, de un nombre a la cuenta

• Luego toque Guardar, en la parte superior izquierda

Cambiar nombre de cuenta

En esta vista podrá cambiar el nombre de la cuenta al haber tocado el círculo con la flecha en el extremo derecho de

la cuenta. Una vez realizado el cambio toque Guardar o Cancelar para regresar.

Cómo cambiar el nombre de una cuenta

• Desde Gastos

• Toque la el circulo con la flecha

• Escriba el nuevo nombre

• Toque guardar

Las indicaciones de Cómo ver una cuenta y Cómo agregar un gasto a la cuenta las puede revisar en la sección Base

de Datos > Gastos ya vista en las páginas 45 y 46

60

SINCRONIZAR4En este menú se pueden cargar o descargar las copias de seguridad.

Tienes dos formas de manejarlo. Uno de ellos es local y el otro se basa en un servidor nube, el plan Selbuk

opcional. Estos son procesos simples para ayudarle a mantener su información protegida en cualquier momento.

Cuando se utiliza el plan opcional de SelBuk, servidor nube, usted podrá sincronizar su dispositivo con los datos

de su sitio web. Por lo tanto, le permite tener sus datos actualizados y guardados.

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SB-DISK Y NOTAS5SB Disk

En esta vista, usted podrá conectarse de forma inalámbrica y guardar múltiples archivos de vital importancia

para su negocio, tales como balances, informes, productos, fotos y notas, entre otros.

De esta manera usted podrá abrir los archivos desde su dispositivo en cualquier momento en cualquier lugar.

En la barra superior hay una etiqueta con una dirección URL – WIFI Disk (http://192.168.1.x:xxxx), por favor

escríbalo en su navegador web para subir los archivos de su computadora personal y luego Enviar.

Sin embargo, si desea eliminar un archivo desde WIFI Disk, simplemente toque el botón Editar en la parte

superior de la vista. A continuación podrá ver un icono rojo en la parte izquierda de los archivos. Toque el que

usted desea borrar. El icono permanecerá en posición vertical y una caja borrar aparecerá en la parte derecha

del nombre del archivo, pero si se ha seleccionado un archivo que no desea borrar, pulse de nuevo en el icono

rojo. Cuando haya terminado, toque hecho.

Notas

En esta opción, puede ver los memos de sus clientes. Además, puede crearlos o modificarlos rápidamente. Ellos

le permitirán saber acerca de las necesidades de sus clientes, así como los requerimientos de su empresa para

cualquier actividad siempre que lo necesite, el cual le recordará por el envío de una alerta.

Sus notas serán resaltadas hasta su vencimiento. De hecho, las notas están enlazadas al calendario SelBuk que

le da la opción de utilizar el sistema de notificación de Apple.

En esta pantalla se puede ver en la barra de menú superior el icono de la flecha el cual ordenarán por fecha y

clientes y el signo más + para crear uno nuevo

62

Nueva Nota

En esta pantalla podrá añadir una nota. Podrá escribir un mensaje de algún cliente en particular. La primera caja

que ve es un campo requerido. Tendrá que ingresar un nombre para el memo. La caja siguiente tiene espacio

suficiente para escribir una nota. La fecha y la hora son las que siguen las cuales le permitirán recordarle cuando

sucede el evento. Al tocar el cliente podrá ver una pantalla emergente con la lista de ellos y poder escoger uno.

Cuando el Enviar Alerta está en ON, esta le recordará cuando sucede el evento tan pronto toque la etiqueta

Guardar.

Cómo crear una nueva nota

Desde Base de datos > Notas ó Notas “+”

• Toque el signo + en la parte superior de la pantalla

• Escriba un nombre para la nota y el contenido

• Toque fecha y hora para establecer el tiempo

• Toque el cliente para escoger uno

• Seleccione enviar alerta en ON

• AL finalizar pulse guardar

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LO NUEVO - ACERCA DE- MENSAJES6Lo nuevo

Esta vista muestra lo más reciente en innovaciones y soluciones de su sistema SelBuk. De esta manera usted

sabrá de las cosas nuevas que se han desarrollado para esta versión.

Acerca de

En esta sección usted podrá obtener toda la ayuda de nuestro equipo de soporte SelBuk enviando un correo

electrónico con sus inconvenientes. Se puede hacer de dos formas, Soporte y Reporte de errores.

Cómo obtener apoyo

• Pulse sobre el apoyo

• Luego, en la ventana de correo electrónico podrá escribir su petición

Cómo enviar un reporte de error

• Pulse sobre el botón Reporte de error.

• Luego, en la ventana de correo electrónico podrá escribir el error que se presenta.

De esta manera su solicitud se le estará dando respuesta en poco tiempo. Usted también puede escribir su

opinión y contarle a otros usuarios su punto de vista en la App Store.

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Mensajes

En esta pantalla usted estará informado de los acontecimientos que se darán así como los eventos que están

sucediendo en SelBuk, Web.Selbuk y WebStore. Usted sabrá que hay noticias cuando vea resaltada la etiqueta.

Así que asegúrese de ver nuestros mensajes.

Tenga en cuenta, tocar en Configuración > Usuario / Compañía > Mensajes > Usar Alerta > ON

De esta forma le permite saber acerca de nuestras soluciones, señalando cómo utilizar y aprovechar todos los

servicios que ofrecemos.

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