MANUAL OPERATIVO DE PRESUPUESTO - INVIAS

INSTITUTO NACIONAL DE VIAS CONTROL FINANCIERO Y CONTABLE

MANUAL OPERATIVO DE PRESUPUESTO

CODIGO AFINCO-MN-6

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ELABORADO POR:

EQUIPO TECNICO GRUPO DE PRESUPUESTO

REVISADO POR:

PEDRO JULIO RINCON CUSBA

Coordinador Grupo de Presupuesto

APROBADO POR:

NULBIS ESTELA CAMARGO CURIEL

Subdirectora Financiera Octubre de 2016

MANUAL OPERATIVO DE PRESUPUESTO

INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

CONTROL FINANCIERO Y CONTABLE MANUAL OPERATIVO DE PRESUPUESTO

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INDICE

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 6

2 OBJETIVOS .................................................................................................................................................. 7

3 ALCANCE ....................................................................................................................................................... 7

4 DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES BÁSICAS .................................................................................... 7

4.1 DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 7

4.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS ................................................................................................................ 9

4.2.1 EL SISTEMA PRESUPUESTAL COLOMBIANO ................................................................................ 9

4.2.1.1 COMPOSICIÓN DEL SISTEMA PRESUPUESTAL ......................................................................... 9

4.2.1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL ............................................................................ 11

4.2.2 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN ................................................. 11

4.2.2.1 EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL .................................................. 11

4.2.2.1.1 LAS RENTAS DE LA NACIÓN ................................................................................................... 11

4.2.2.1.2 EL PRESUPUESTO DE RENTAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIAS .............................. 12

4.2.2.2 EL PRESUPUESTO DE GASTOS O LEY DE APROPIACIONES ................................................ 15

4.2.2.2.1 BASE LEGAL DEL GASTO ....................................................................................................... 15

4.2.2.2.2 CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS .............................................................. 15

4.2.2.2.3 COMPOSICIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS ................................................................ 16

4.2.2.3 RESTRICCIONES, MODIFICACIONES Y AUTORIZACIONES PRESUPUESTALES ................. 17



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4.2.2.3.1 RESTRICCIONES AL PRESUPUESTO ..................................................................................... 17

4.2.2.3.2 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES .................................................................................. 18

4.2.2.3.3 AUTORIZACIONES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS) ...................................... 19

4.2.2.4 EL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC)...................................................... 20

5 OPERACIONES PRESUPUESTALES Y RUTINAS SIIF NACION II ..................................................... 21

5.1 PARAMETRIZACION EN LA UNIDAD EJECUTORA ............................................................................ 21 5.1.1 Crear la(s) Persona(s) Jurídica(s) Nacional que identifican las Asignaciones Internas (Subunidades) cuando tiene NIT propio. ............................................................................... 21 5.1.2 Agregar las Asignaciones Internas (Subunidad) como Dependencia Organizacional del NIT que identifica la Unidad Ejecutora cuando la (s) Subunidad(es) no tienen NIT propio. ................................................................................................................................. 23 5.1.3 Crear las Asignaciones Internas (Subunidades) en el Catálogo…………………………24 5.1.4 Cambiar estado de provisional a activo a las subunidades creadas. ................... 25 5.1.5 Consultar (crear) los Cargos Administrativos que se definirán como ordenadores de Gasto. ............................................................................................................................. 26 5.1.6 Definir los Ordenadores de Gasto. ............................................................................................ 27 5.1.7 Registrar Tercero para un Ordenador de Gasto. .................................................................. 29 5.1.8 Definir para cada Asignación Interna el rol de Administrador de Bienes y Tesorería. ....................................................................................................................................................... 30

5.2. PARAMETRIZACION EN LA UNIDAD Y SUBUNIDAD EJECUTORA ................................................... 31

5.2.1 Crear Dependencias de Afectación de Saldos. ................................................................................ 31 5.2.2 Crear relación de afectación de Gastos y Bienes y Servicios. ...................................................... 34

5.3 DESAGREGACIÓN DE APROPIACIONES ............................................................................. …………35

5.3.1 Desagregación de apropiaciones a máximo nivel. ................................................................... 35



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5.3.2 Adicionar Apropiaciones a Máximo Nivel....................................................................................... 39 5.3.3 Reducir Apropiaciones a Máximo Nivel ........................................................................................... 40

5.4 ASIGNACIÓN INTERNA DE APROPIACIONES A SUBUNIDADES ...................................................... 43 5.4.1 Asignar Apropiaciones a Subunidades ........................................................................................... 44 5.4.2 Adicionar Apropiaciones a Subunidades ........................................................................................ 46 5.4.3 Trasladar Apropiaciones Asignadas entre Sub-Unidades…..………………………………………47

5.5 ASIGNACIÓN INTERNA DE APROPIACIONES A DEPENDENCIA DE AFECTACIÓN ......................... 49 5.5.1 Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gastos. ........................................... 50 5.5.2 Adicionar Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gasto ........................................... 53 5.5.3 Trasladar Apropiación Asignada entre Dependencias de Afectación de Gasto……………….54 5.5.4 Trasladar Apropiaciones entre rubros desagregados de una SubUnidad…………………......……58

5.6 TRASLADO DE RECURSOS................................................................................................................... 72 5.6.1. Modificaciones presupuestales que afectan las desagregaciones de gastos de personal y gastos generales ............................................................................................................................................. 72 5.6.1.1 Reducir apropiaciones a dependencias de afectación de gasto de la unidad ejecutora o subunidad ........................................................................................................................................................ 72 5.6.1.2 Reducir la Desagregación del Valor del Rubro indicado en el Contracredito……………….…....76 5.6.2 Modificaciones Presupuestales que afectan el anexo del Decreto de Liquidación..................….78 5.7 PROCESO DE CREACION DE TERCEROS………………………………………………………….………..82 5.7.1 Creación de Tercero Persona Natural…………………………………………………..................………82 5.7.2 Creación de Tercero Persona Jurídica…………………………………………….………………………89 5.7.3 Creación de Tercero Consorcio / Unión Temporal………………………………………………...…….98 5.7.4 Observaciones importantes relacionadas con la creación de Terceros…………………….…..…107 5.7.5 Actualización de información de terceros registrados en la DIAN (Personas Naturales con RUT, Personas Jurídicas, Consorcios y Uniones Temporales)…………………..………………………………..108 5.8 CREACION DE CUENTAS BANCARIAS…………………………………………………………………….110 5.8.1Crear una Cuenta Bancaria de un tercero y vincularla a una Unidad o SubUnidad…………….…115 5.8.2 Vincular a una Unidad o SubUnidad, una Cuenta Bancaria ya creada por otra Unidad o SubUnidad…………………………………………………………………………………...…………………….….119 5.8.3 Vincular a una Unidad o SubUnidad una cuenta Bancaria de un tercero que identifica una Unidad Ejecutora o SubUnidad que ejecuta Presupuesto a través del SIIF (Cuenta Bancaria de entidad SIIF NACION)………………………………………………………………………………………………..120 5.8.4 Administrar o Modificar la o las Cuentas Bancarias a utilizar, de un tercero en una Unidad o SubUnidad Ejecutora……………………………………………………………………………………..…...….…120



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5.9 CREACION DE DOCUMENTOS PRESUPUESTALES……………………………………….……….……122 5.9.1 Creación de una Solicitud de CDP…………………………………….……………………………….…..122 5.9.1.1 Adición de una Solicitud de CDP………..…………………………………………………….…………126 5.9.1.2 Reducción de una Solicitud de CDP……………………………..………………………………….…..131 5.9.1.3 Anulación de una Solicitud de CDP………………….…………………………………………….……133 5.9.2 Creación de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal……………………………………..…..135 5.9.2.1 Adición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal ………………………………………..139 5.9.2.2 Reducción de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal………………………………….….141 5.9.2.3 Anulación de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal………………………………..…….143 5.9.3 Creación de un Compromiso Presupuestal………………………………………….…………….……143 5.9.3.1 Modificación de un Compromiso Presupuestal………………………………………………………155 5.9.3.2 Adición de un Compromiso Presupuestal……………………………………………………………..161 5.9.3.3 Reducción total o parcial de un Compromiso Presupuestal………………..……………….……..166 5.9.3.4 Modificación del Plan de Pagos de un Compromiso Presupuestal……………………………….172 5.9.4 Generación de un Compromiso Presupuestal de vigencia actual proveniente de un Compromiso de Vigencia Futura…………………………………………………………………………..……..174 5.10 CAJAS MENORES………………………………………………………………………….………………….183 5.10.1 Creación de una Solicitud de CDP de Caja Menor……………...………………………….………….183 5.10.2 Creación CDP de Caja Menor……………………………………………………………..…………….…203 5.10.3 Ingreso Apertura de Caja Menor……………………………………………………………………...…..186 5.10.4 Creación Compromiso Presupuestal de Caja Menor……………………………………………….…194 5.10.5 Solicitud Reembolso de Caja Menor………………………………………………………………….….197 5.10.6 Creación de un CDP para Reembolso de Caja Menor…………………………………………….…..199 5.10.7 Registrar un Compromiso Presupuestal para Reembolso de Caja Menor……...………………..199 5.10.8 Legalización de Caja Menor……………………………………………………………………………….201 5.11 VIGENCIAS FUTURAS……………..…………………………………………………………………………201 5.11.1 Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras…………………..…………………………………..201 5.11.2 Asignar cupo de Vigencias Futuras a Sub Unidad……………………………………………………206 5.11.3 Registrar un Compromiso de Vigencias Futuras……………………………………………………..210 5.11.4 Reducción de un Compromiso de Vigencia Futura…..………………………………………………215 5.11.5 Adición de un Compromiso de Vigencias Futuras……………………………………………………218 5.11.6 Reprogramación de Vigencias Futuras…………………………………………………………………222 5.12 CIERRE PRESUPUESTAL…………………………………………………………………...……………….222 5.12.1 Verificar consistencia de información a trasladar como Reserva Presupuestal………………..223 5.12.1.1 Generar Reporte de ejecución presupuestal Agregada vigencia actual………………………..223 5.12.1.2 Generar Listado de Compromisos Vigencia Actual…………………………………………………226 5.12.2 Trasladar documentos del Rezago – Compromisos que constituyen Reserva Presupuestal……………………………………………………………………………………………………….…229 5.12.3 Verificación de información del Traslado de Compromisos – Reserva Presupuestal………………………………………………………………………………..………………………..235



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5.12.3.1 Generar reporte de ejecución presupuestal Agregada – Reservas Presupuestales………………………………………………………………………………………………………235 5.12.3.2 Generar Listado de Compromisos Reserva Presupuestal………………………………………..237 5.13 REPORTES Y CONSULTAS………………………………………………………………………………….239 5.13.1 Reportes de Documentos Presupuestales……………………………………………………………..239 5.13.1.1 Reporte de Certificado de Disponibilidad Presupuestal……….………………………………….239 5.13.1.2 Reporte de Compromiso Presupuestal de Gasto …………………………………………………..243 5.13.1.3 Reporte de Compromiso de Vigencias Futuras………………………………..……………………246 5.13.1.4 Reporte de Autorización de Vigencias Futuras……………………………………………………..249 5.13.2 Reportes de Informes Presupuestales…………………………………...……………………………..251 5.13.2.1 Reporte Informe de Ejecución Presupuestal (dependencias)…………………………………….251 5.13.2.2 Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada………………………………………..................…255 5.13.2.3 Reporte Consulta Ejecución Presupuestal por Dependencia de Afectación de Gasto…………………………………………………………………………………………………………………..259 5.13.2.4 Reporte Situación de Apropiaciones………………………………………………………………….265 5.13.2.4.1 Reporte de Situación de Apropiaciones Todos los Rubros…………………………………….265 5.13.2.4.2 Reporte Situación de Apropiaciones por Rubro Específico…………………………………....270 5.13.3 Consulta Listados de Documentos Presupuestales……………………………………………….....272 5.13.3.1 Consulta Listado de Certificado de Disponibilidad Presupuestal……………………….……….272 5.13.3.2 Consulta Listado de Compromisos Presupuestales……………………………………….……….275 5.13.3.3 Consulta Listado de Compromisos Consolidado…………………………………………….……..279 5.13.3.4 Consulta Listado de Compromisos Vigencias Futuras………………………......…………….….281 5.13.3.5 Consulta Listado de Ejecución de Vigencias Futuras………………………………………….…..285 1 INTRODUCCIÓN Los niveles elevados de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y el alto grado de competitividad que caracterizan al mundo empresarial moderno, obligan a pensar a la gerencia estratégica que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas son requisitos indispensables para el éxito organizacional. Durante los últimos años, se ha verificado un inusitado énfasis sobre los procesos y procedimientos y la trascendencia de éstos en la consecución de los fines sociales de las organizaciones públicas y privadas. Con la expedición de las Leyes Nos. 42 y 87 de 1993 y la Ley 872 de 2003, los manuales de procesos y procedimientos han ganado importancia como instrumentos que le permiten a las entidades públicas el aseguramiento de la calidad, el mejoramiento continuo en la prestación satisfactoria de los bienes y/o servicios a su cargo y permiten, además, la evaluación y el control de la gestión institucional. Adicionalmente, mediante el Decreto No. 2674 de 2012 se reglamentó el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF NACION, herramienta que permite a la Nación la consolidación de la información de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer control de la ejecución presupuestal y financiera de tales entidades, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la



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Nación y de brindar información oportuna y confiable. Conforme a las instrucciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el año 2010, el Instituto Nacional de Vías inició el registro de operaciones financieras en el aplicativo SIIF NACION. En este contexto normativo, y como mecanismo de gestión operacional resulta claro que la eficiencia y efectividad que pueda alcanzar una entidad como el Instituto Nacional de Vías en el cumplimiento de su visión, misión y objetivos sociales, depende en buena medida de su capacidad para establecer reglas de juego claras y precisas en el desarrollo de sus procesos internos y de su habilidad para hacerlos trascender al conjunto de los funcionarios responsables de la transformación de los recursos asignados en bienes y/o servicios públicos. Adicionalmente, en desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad -Proceso de Control Financiero y Contable, se elaboró el presente Manual Operativo de Presupuesto como herramienta orientadora de las gestiones y trámites relacionados con la ejecución presupuestal bajo la responsabilidad del Grupo y estrictamente bajo los parámetros del ambiente SIIF NACION. Aunque La Administración del Aplicativo SIIF NACION ha desarrollado Cartillas, instructivos y demás documentos relacionados con la operatividad de Sistema, estas se encuentran dispersas por cada tipo de operación y negocio. El presente Manual operativo de presupuesto incluye un Capítulo de teoría presupuestal, necesario para adentrarse en el tema. Posteriormente, cada una de las Operaciones Presupuestales se describe en forma detallada los pasos de la ruta y secuencia del trámite exigido por el Aplicativo SIIF NACION, que le debe permitir a los funcionarios del Grupo de Presupuesto, responsables de cada punto del proceso, desarrollar su gestión con mayores niveles de seguridad y efectividad. Se espera hacer de este manual una herramienta de gran utilidad para la práctica presupuestal de la Entidad. No es un documento concluyente ni definitivo, ya que permite su mejoramiento, ajuste y actualización continua. 2 OBJETIVOS Estructurar la red de procedimientos de carácter presupuestal, mediante su identificación, definición y clasificación, para realizar su debida documentación dirigida al mejoramiento del Proceso de Control Financiero y Contable a cargo del Grupo de Presupuesto, dentro del ambiente SIIF NACION. Establecer las bases para iniciar un proceso de cambio hacia el fortalecimiento Institucional a través del Mejoramiento Continuo. Estandarizar y unificar criterios en la ejecución de las operaciones presupuestales definidas por la Administración del SIIF NACION, mediante la aplicación de herramientas metodológicas y conceptuales definidas en forma clara y expresa. Contar con un instrumento gerencial de autorregulación que permita evaluar la operatividad, conveniencia y efectividad de los procedimientos de carácter presupuestal y adoptar los correctivos y ajustes necesarios. Concretar los deberes y atribuciones de la dependencia y de los funcionarios encargados de desarrollar los procedimientos específicos.



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Implementar y reflejar la nueva cultura organizacional, orientada hacia la calidad, la organización, el control y el mejoramiento continuo. 3 ALCANCE El presente manual está dirigido principalmente a los funcionarios en cargados de adelantar gestiones del Proceso de Control Financiero y Contable, especialmente en lo relacionado con el tema Presupuestal del Instituto Nacional de Vías, encargados en forma directa de los tramites presupuestales requeridos en los procesos misionales a cargo de la Entidad, a través del ambiente SIIF NACION. De igual forma, el manual se constituye en un documento orientador de los requisitos, tramites y practicas presupuestales para los servidores públicos que desempeñan funciones relacionados con los temas presupuestales y contractuales en las dependencias de afectación de gasto de la Entidad. 4 DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES BÁSICAS 4.1 DEFINICIONES PRESUPUESTO: El Presupuesto se define como la estimación formal de las fuentes de financiamiento (Ingresos o Rentas) y la definición de la respectiva aplicación (Gastos) para un periodo determinado. En el caso del Presupuesto Público, puede identificarse como un acto de autoridad (Ley, Ordenanza, Acuerdo, etc.), mediante el cual, en desarrollo del Plan de Desarrollo correspondiente, se fijan los ingresos y se autorizan los gastos que se ejecutaran en el curso de una vigencia fiscal determinada. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la expedición de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente documento presupuestal. En consecuencia, las respectivas dependencias de afectación deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades. COMPROMISO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. Son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. COMPROMISO PRESUPUESTAL DE VIGENCIA FUTURA: En cada vigencia fiscal el jefe de presupuesto o quien haga sus veces registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad. (Parágrafo literal C1, artículo 2o., Resolución 036 de 1998).



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OBLIGACION PRESUPUESTAL: Se entiende por obligación presupuestal el monto adeudado producto del desarrollo o ejecución de los compromisos adquiridos. Corresponde al valor equivalente de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados, que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. RESERVA PRESUPUESTAL: Corresponde a los saldos presupuestales de los compromisos no cumplidos a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, siempre y cuando se estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de cada una de las apropiaciones del presupuesto de gastos. CUENTAS POR PAGAR: Desde el punto de vista presupuestal, las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones causadas mediante el recibo a satisfacción de bienes y/o servicios y a los anticipos pactados en los contratos, no canceladas al cierre de cada vigencia fiscal. Las cuentas por pagar se constituyen a 31 de diciembre de cada año. VIGENCIAS FUTURAS: Las vigencias futuras son autorizaciones para asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias posteriores, garantizando la inclusión de las apropiaciones presupuestales correspondientes en el presupuesto de cada una de las vigencias objeto de la autorización. PROGRAMA PRESUPUESTAL: Son programas, los constituidos por las apropiaciones destinadas a actividades homogéneas en un sector de actividad económica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con las metas fijadas por el Gobierno Nacional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros asignados. SUBPROGRAMA PRESUPUESTAL: Son subprogramas, el conjunto de proyectos de inversión destinados a facilitar la ejecución en un campo especifico en virtud del cual se fijan metas parciales que se cumplen mediante acciones concretas que realizan determinados órganos. Es una división de los programas. PROYECTO DE INVERSION: Los proyectos de inversión se definen como el conjunto de actividades homogéneas a realizar dentro de un subprograma presupuestal, que identifica objetivos concretos y específicos. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC) : Es el instrumento a través del cual se ejecutan los gastos del Presupuesto General de la Nación. Mediante el PAC se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación, y el monto máximo mensual de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él. Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACION: Es un sistema centralizado soportado en una arquitectura Software Cliente – Servidor, implementado en un servidor ubicado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que permite realizar sesiones de trabajo remotas desde la estación del Usuario SIIF hacia el Ministerio de Hacienda. A través de éste software las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación registran en línea y en tiempo real sus operaciones presupuestales y financieras TRASLADO PRESUPUESTAL: Movimiento entre apropiaciones presupuestales mediante el cual una partida se contra acredita (disminuye) y otra se acredita (aumenta). Los traslados presupuestales que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio de



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la deuda o los subprogramas de inversión aprobados por el Congreso de la República, se harán mediante resolución expedida por el jefe del órgano respectivo. En el caso de los establecimientos públicos del orden nacional, se harán por resolución o acuerdo de las Juntas o Concejos Directivos. 4.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 4.2.1 El Sistema Presupuestal Colombiano Con la finalidad simple de ilustrar y presentar un bosquejo general de los diferentes procesos relacionados con la ejecución del “Presupuesto General de la Nación” en forma global, y del Instituto Nacional de Vías en particular, presentamos en el siguiente aparte los principales aspectos del Sistema Presupuestal que se aplica a los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación, los principios, la estructura presupuestal, el presupuesto de rentas o ingresos, el presupuesto de gastos o ley de apropiaciones, las modificaciones presupuestales, las vigencias futuras y el régimen de reservas, todos ellos relacionados con los procesos que se adelantan en el Area de Presupuesto y que son el objeto central del Presente Manual. 4.2.1.1 Composición Del Sistema Presupuestal De conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto (EOP), compilado en el Artículo Primero del Decreto 111 de 1996, el sistema presupuestal está constituido por un plan financiero, un plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto anual de la nación. (art.6), los cuales se definen así: El Plan Financiero es un instrumento de planeación y gestión financiero del sector público, que tiene como base las operaciones efectivas de las entidades cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que amerite incluirlas en el Plan. Tomará en consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación compatible con el Programa Anual de Caja y las políticas Cambiaria y Monetaria. (Art.7, EOP). El Plan Operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos de Inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. El Departamento Nacional de Planeación preparará un informe regional y departamental del presupuesto de Inversión para discusión en las comisiones económicas de Senado y Cámara de Representantes. (Art.8, EOP). La Ley Anual sobre el Presupuesto General de la Nación es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social. (art.10, EOP). El Artículo 8º de la Ley 819 de 2003, establece que la Preparación y Elaboración del Presupuesto General de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, Las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. A su vez, el Marco Fiscal de Mediano Plazo, que deberá ser presentado por el Gobierno, antes del 15 de junio de cada vigencia fiscal, a las Comisiones Económicas del Senado de la República y la Cámara de Representantes, para ser estudiado y discutido durante el primer debate de la Ley Anual de Presupuesto, deberá contener como mínimo:



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a) El Plan Financiero, contenido en el Artículo 7º del EOP. b) Un Plan Macroeconómico Plurianual c) Las Metas del Superávit Primario, según el Artículo 2º de la Ley 819 de 2003 d) Un Informe de Resultados Macroeconómicos y Fiscales de la vigencia anterior e) Una Evaluación de las principales actividades cuasifiscales realizadas por el sector público f) Una estimación del costo fiscal de las exenciones, deducciones o descuentos tributarios existentes g) El costo fiscal de las leyes sancionadas en la vigencia fiscal anterior h) Una relación de los pasivos contingentes que pudieran afectar la situación financiera de la Nación i) Indicadores de gestión presupuestal y de resultados de los objetivos, planes y programas en forma

desagregada. Por su parte, el artículo 4 del Decreto 1957 de 2007, que modifica el artículo 10 del Decreto 4730 de 2005, señala: “Artículo 10.- Elaboración del Marco de Gasto de Mediano Plazo. Antes del 15 de Julio de cada vigencia fiscal, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación, elaborará y someterá el Marco de Gasto de Mediano Plazo para aprobación por parte del Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES-, sesión a la cual deberán asistir todos los Ministros del despacho. El proyecto de Presupuesto General de la Nación coincidirá con las Metas del primer año del Marco de Gasto de Mediano Plazo. Las estimaciones definidas para los años siguientes del Marco de Gasto de Mediano Plazo son de carácter indicativo, y serán consistentes con el presupuesto de la vigencia correspondiente en la medida en que no se den cambios de política fiscal o sectorial, ni se generen cambios en la coyuntura económica o ajustes de tipo técnico que alteren los parámetros de cálculo relevantes”. 4.2.1.2 Principios Del Sistema Presupuestal Los principios del Sistema Presupuestal son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, la inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeostasis presupuestal. 4.2.2 Estructura del Presupuesto General de la Nación El Presupuesto General de la Nación se compone de las siguientes partes: el Presupuesto de Rentas, el Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones y las Disposiciones Generales. El Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones, incluirá las apropiaciones para la Rama Judicial, la Rama Legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registradora Nacional del Estado Civil que incluye el Consejo nacional Electoral, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, los Establecimientos Públicos y la Policía Nacional, distinguiéndose entre gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública y gastos de inversión, clasificados y detallados en la forma que indiquen los reglamentos. Las Disposiciones Generales corresponden a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del Presupuesto General de la Nación, las cuales regirán únicamente para el año fiscal para el cual se expidan. (art.11, EOP). 4.2.2.1 El Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital



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4.2.2.1.1 Las Rentas de la Nación El Presupuesto de Rentas contendrá la estimación de los ingresos corrientes de la Nación, de las contribuciones parafiscales cuando sean administradas por un órgano que haga parte del Presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional. Los ingresos corrientes se clasifican en tributarios y no tributarios. Los ingresos tributarios se subclasifican en impuestos directos, que recaen sobre la renta o la riqueza de las personas y consultan la capacidad económica del contribuyente, y en impuestos indirectos, que gravan la producción y el consumo y no consultan la capacidad de pago de contribuyente. Los ingresos no tributarios comprenden las tasas y las multas. Las Contribuciones Parafiscales son gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la Ley, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hará exclusivamente en forma dispuesta en la ley que los crea y se destinarán solo al objeto previsto en ella, lo mismo que los rendimientos y excedentes financieros que resulten al cierre del ejercicio contable. En el Presupuesto de rentas de la vigencia fiscal de 1999 incluyo como única Contribución Parafiscal, los recursos del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, provenientes de los aportes de los afiliados por concepto de cesantías y aportes patronales y los rendimientos financieros de los aportes acumulados.

El Estatuto Orgánico del Presupuesto define los Fondos Especiales, como los ingresos definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería creados por el legislador. Entre otros Fondos Especiales, en el Presupuesto de Rentas de 1999 encontramos: la cuota de fiscalización de la Contraloría General de la República, las contribuciones cobradas por las Superintendencias, los Fondos de Defensa Nacional, el Fondo Nacional de Regalías, los Fondos de Solidaridad en salud y pensión, etc. Los recursos de capital comprenden: los recursos del balance, los recursos del crédito interno y externo con vencimiento mayor a un año de acuerdo con los cupos autorizados por el Congreso de la República, los rendimientos financieros, el diferencial cambiario originado por la monetización de los desembolsos del crédito externo y de las inversiones en moneda extranjera, las donaciones y el excedente financiero de los establecimientos públicos del orden nacional y de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas, sin perjuicio de la autonomía que la Constitución y la Ley les otorga, y las utilidades del Banco de la República, descontadas las reservas de estabilización cambiaria y monetaria. El artículo 34 del Estatuto Orgánico del Presupuesto define los Ingresos de los Establecimientos Públicos, así. “... En el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital se identificarán y clasificarán por separado las rentas y recursos de los Establecimientos Públicos. Para estos efectos entiéndase por: a) Rentas Propias: Todos los ingresos corrientes de los Establecimientos Públicos, excluidos los aportes y transferencias de la nación.



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a) Recursos de Capital: Todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año,

los recursos del balance, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras y las donaciones”.

4.2.2.1.2 El Presupuesto de Rentas del Instituto Nacional De Vías En la parte inicial del presente documento se advirtió que el Instituto Nacional de Vías tiene la condición de Establecimiento Público del orden nacional, por tal razón, sus rentas e ingresos están conformados recursos propios generados por la entidad y los aportes de la Nación. A continuación, se presentan los diferentes conceptos rentísticos del presupuesto de ingresos más comunes de la Entidad: A.- Recursos Propios El primer gran concepto de recursos propios está constituido por los Ingresos Corrientes de la entidad, los cuales están conformados, de una parte, por los Ingresos Tributarios representados por la Contribución Nacional de Valorización, definida como el gravamen que se cobra por concepto de la plusvalía que adquieren los predios por efectos de la construcción de una obra de interés público, en este caso la construcción de carreteras, túneles, puentes, etc. Por su parte, los Ingresos No Tributarios que corresponden al cobro de la Tasa de Peaje, se definen como el gravamen cobrado por el uso de la infraestructura vial a cargo de la nación, recursos destinados al mantenimiento, operación y desarrollo de dichas obras. También se incluyen las Contraprestaciones Portuarias y los ingresos por concepto de Permisos de Carga Extra pesada. El numeral rentístico Otros Ingresos, que igualmente forman parte de los Ingresos Corrientes - No Tributarios, corresponden, en primera instancia a los denominados “Varios No Especificados” que son ingresos por concepto de venta de pliegos de condiciones y términos de referencia en los procesos licitatorios y concursos de méritos, venta de libros, fotocopias, y en general otros ingresos por conceptos no definidos en el presupuesto de rentas de la correspondiente vigencia fiscal. Los Recursos de Capital del Instituto, segundo gran renglón de los recursos propios de la entidad, están representados particularmente por los Rendimientos Financieros generados por la colocación de recursos en el mercado de capitales a través de títulos valores (TES), la Venta de Activos y los Excedentes Financieros liquidados en la anterior vigencia fiscal. B.- Aportes de La Nación Los más significativos recursos del Presupuesto de Rentas del Instituto Nacional de Vías están constituidos por los “Aportes de la Nación” que como su nombre lo indica son recursos del Presupuesto Nacional que el gobierno asigna a las entidades descentralizadas del orden nacional para coadyuvar al cumplimiento de los fines, metas y programas a cargo del respectivo órgano, de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo. Tales aportes están destinados a financiar gastos por concepto de funcionamiento, deuda pública e inversión. A manera de ilustración, a continuación, se relaciona la estructura general y la nomenclatura de los ingresos de los Establecimientos Públicos del orden nacional:



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Cuadro No. 1. Estructura General y Nomenclatura de Ingresos de los Establecimientos Públicos del orden Nacional

NUMERAL

RENTISTICO CONCEPTO

CODIGO

RECURSO (*)

3000

3100 3110 3111 3112 3120 3121 3123 3127 3128 3129

3200 3210 3211 3212 3220 3221 3222 3230 3240 3250 3251 3252 3260

RECURSOS PROPIOS

INGRESOS CORRIENTES TRIBUTARIOS

Impuestos

Contribuciones NO TRIBUTARIOS Venta de Bienes y Servicios Operaciones Comerciales Peajes, Tasa y Tarifas

Otros Ingresos

Fondos Especiales

RECURSOS DE CAPITAL

CREDITO EXTERNO Perfeccionado

Autorizado

CREDITO INTERNO Perfeccionado Autorizado RENDIMIENTOS FINANCIEROS DIFERENCIAL CAMBIARIO RECURSOS DEL BALANCE Venta de Activos Excedentes Financieros DONACIONES

20

21,24,25

24

21

25

4000

4100 4200 4300

APORTES DE LA NACION

FUNCIONAMIENTO

DEUDA INVERSION

10 A 18

10 11

10 A 18



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(*) Códigos de identificación en el sistema de la Dirección General del Presupuesto Nacional

4.2.2.2 El Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones Definición: Las Apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (Inciso 1o., Articulo 89, EOP). 4.2.2.2.1 Base Legal del Gasto En el Presupuesto de Gastos solo se podrán incluir Apropiaciones que correspondan a: a) Créditos judicialmente reconocidos (sentencias y conciliaciones). b) A gastos decretados conforme a la Ley. c) Las destinadas a dar cumplimiento a los Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social y a las obras públicas de que tratan los artículos 339 y 341 de la Constitución Política, que fueron aprobados por el Congreso Nacional, y d) A la Leyes que organizan la Rama Judicial, la Rama Legislativa, .. los Establecimientos Públicos, ... que constituyen título para incluir en el Presupuesto partidas para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública e inversión (Art. 38, EOP). 4.2.2.2.2 Clasificación del Presupuesto De Gastos El Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones presenta un sistema de clasificación que le permite ordenar la asignación de las Apropiaciones en forma económica, funcional, sectorial e institucional, así: a) Económica: Esta clasificación suministra los datos necesarios para examinar el destino de los gastos desde el punto de vista de su definición económica. En este orden de ideas los gastos se clasifican en gastos de funcionamiento, gastos del servicio de la deuda pública y gastos de capital o de inversión. b) Funcional: Agrupa los gastos de acuerdo con sus propósitos principales. Educación, salud, comunicaciones, defensa, infraestructura, etc. Tal desagregación permite la racionalización en la asignación del gasto a las entidades del sector público según su objeto y fines sociales. c) Sectorial: Corresponde a la nomenclatura de gasto asignada a cada una de las Ramas del Sector Público y en general a cada una de las entidades que conforman el Presupuesto Nacional. En esta clasificación cada Ministerio es una Sección principal del Presupuesto. Al Ministerio de Transporte le corresponde la sección 2401. d) Institucional: Hace referencia a la nomenclatura asignada a los órganos adscrito, vinculados o dependientes de una Sección Principal del Presupuesto General de la Nación. El Instituto Nacional de Vías, establecimiento Público adscrito al Ministerio de Transporte está identificado con la sección 2402. 4.2.2.2.3 Composición del Presupuesto de Gastos



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El artículo 36 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece que el Presupuesto de Gastos se compondrá del gasto de Funcionamiento, Servicio de la Deuda Pública e Inversión, los cuales de definen en el Decreto de liquidación anual del Presupuesto, en los siguientes términos: a) Gastos de Funcionamiento: Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la ley.

Los Gastos de Funcionamiento son aprobados por el Congreso de la República en forma global. En el Anexo al Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, estos se desagregan en Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias Corrientes. A su vez, los Gastos de Personal se subdividen en: Servicios Personales Asociados a la Nómina (sueldos, horas extras, indemnización por vacaciones, prima técnica y otros), Servicios Personales Indirectos (honorarios, remuneración servicios técnicos, etc.), Contribuciones Inherentes a la Nómina del Sector Público y Contribuciones Inherentes a la Nómina del Sector Privado. Los Gastos Generales comprenden la Adquisición de Bienes y Servicios (compra de equipo, materiales y suministros, gastos imprevistos, capacitación, mantenimiento, servicios públicos, arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, imprevistos, capacitación, bienestar social y otros) e Impuestos y Multas. Las Transferencias Corrientes incluidas en el Presupuesto de Gastos del Instituto Nacional de Vías corresponden, entre otros a la cuota de auditaje a favor de la Contraloría General de la República y las pensiones y los servicios médicos convencionales del extinto Ministerio de Obras Públicas y Transporte. Igualmente, el rubro de Transferencias Corrientes incluye la asignación presupuestal para atender el pago de sentencias y conciliaciones. b) Servicio de la Deuda: Los Gastos por concepto de la Deuda Pública tanto Interna como Externa, tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones contractuales correspondientes al pago de capital, los intereses, las comisiones y los imprevistos originados en operaciones de crédito público. La codificación Presupuestal de los Gastos de Funcionamiento y Servicio de la Deuda corresponde a los conceptos de: Cuenta, Subcuenta, Objeto de Gasto, Ordinal y Recurso. c) Gastos de Inversión: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de Funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse en su empleo. Asimismo, aquellos gastos destinados a crear Infraestructura Social. La característica fundamental de este Gasto debe ser que su asignación permita acrecentar la capacidad de producción y productividad en el campo de la estructura física, económica y social. La codificación Presupuestal del Presupuesto de Gastos de Inversión incluye los conceptos de: Programa, Subprograma, Proyecto y Recurso, los cuales están definidos en el decreto 568 de 1996. (ver glosario). En cumplimiento de la misión, objetivos y fines del Instituto Nacional de Vías, y en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, en el Presupuesto de Gastos de la entidad, entre otros, se asignan recursos presupuestales, a los siguientes Programas:



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1) 2401 Infraestructura Red Vial Primaria. 2) 2402 Infraestructura Vial Regional. 3) 2404 Infraestructura Transporte Férreo . 4) 2405 Infraestructura Transporte Marítimo. 5) 2406 Infraestructura de Transporte Fluvial. 6) 2409 Seguridad de Transporte. 7) 2499 Fortalecimiento de la Gestión y Dirección del Sector Transporte.

4.2.2.3 Restricciones, Modificaciones y Autorizaciones Presupuestales 4.2.2.3.1 Restricciones al Presupuesto

Proyecto Previo Concepto D.N.P. Leyenda incluida en el Decreto de Liquidación del Presupuesto a algunos Proyectos de Inversión que a juicio de las Direcciones Técnicas del D.N.P., no han definido en forma clara su utilización, según el contenido de las respectivas Fichas Técnicas (EBI) del Banco de Programas y Proyectos de Inversión. Para su afectación, la entidad debe solicitar el levantamiento del previo concepto, durante la vigencia adjuntando la información requerida por la respectiva Dirección Técnica del D.N.P. adicionalmente, requiere de la refrendación de la Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Recursos Previa Distribución D.N.P. Leyenda impuesta por las Direcciones Técnicas del D.N.P. a Proyectos de Inversión de carácter global cuyas actividades o desagregación regional no está bien definida en el momento de realizar el proceso de Programación Presupuestal. La entidad debe remitir al D.N.P. la información requerida para levantar la leyenda correspondiente y desagregar los recursos asignados al Proyecto entre uno o varios Subproyectos de Inversión.

Recursos Previa Distribución D.G.P.N. Es una operación mediante la cual la Dirección General del Presupuesto Nacional impone una leyenda restrictiva a un rubro del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento, destinada a asignar una provisión de recursos para atender situaciones particulares (externalidades) del ente Programador. La afectación de tales recursos requiere de la autorización expresa de la Dirección General del Presupuesto.

Afectación Recurso 13 y 18 Corresponde a Apropiaciones financiadas con recursos del crédito externo previa autorización, que dependen de la colocación de bonos en el exterior. De acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el CONFIS autorizará la celebración de contratos, compromisos u obligaciones con cargo a los recursos del crédito autorizado, mientras se perfeccionan los empréstitos.



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Esta afectación requiere del concepto favorable del D.N.P. (Inversión) y la refrendación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa autorización del CONFIS. 4.2.2.3.2 Modificaciones Presupuestales La Ley Anual de Presupuesto se aprueba a nivel agregado por Gastos de Funcionamiento, Deuda y en Gastos de Inversión a nivel de Subprogramas. Así, en el transcurso de la vigencia fiscal existe la posibilidad de efectuar modificaciones (Traslados, Adiciones, Reducciones, Aplazamientos) al interior de las Apropiaciones aprobadas en el presupuesto de gastos de la entidad, las cuales según su alcance requieren de trámites específicos, así:

Traslados Presupuestales Es una operación mediante la cual una entidad motivada por una razón justificada considera la necesidad de contracreditar los recursos libres de afectación de un rubro presupuestal para asignarlos a otro. Si el Traslado se realiza entre Proyectos de Inversión que se encuentren clasificados en diferentes Subprogramas, o entre diferentes tipos de Gasto (Funcionamiento – Deuda), se requiere del trámite de la correspondiente Ley de la República, previo concepto favorable del D.N.P. en lo correspondiente a gastos de Inversión. En los eventos en que los Traslados Presupuestales se realicen entre Proyectos de Inversión del mismo Subprograma Presupuestal o dentro de rubros de un mismo tipo de Gasto (Funcionamiento – Deuda), No requieren Tramite de Ley. Dicha modificación se adelanta a través de Resolución o Acuerdo del Consejo Directivo de la entidad, trámite que requiere de la aprobación de la Dirección General del Presupuesto previo concepto favorable del D.N.P., en lo relacionado con Gastos de Inversión. (Art. 34, Decreto 568 de1996). En este orden de ideas el Instituto Nacional de Vías puede mediante Acuerdo del Consejo Directivo, efectuar modificaciones presupuestales entre las diferentes cuentas (gastos de personal, gastos generales, transferencias corrientes) sin que tales modificaciones aumenten o disminuyan el valor total del Presupuesto de Funcionamiento aprobado por el Congreso de la República. De Igual forma proceden las modificaciones dentro del Presupuesto de Gastos de Servicio de la Deuda, donde es viable efectuar modificaciones entre las Apropiaciones de la Deuda Interna y Externa, sin exceder o disminuir la partida global de Deuda Publica aprobada mediante la Ley de Presupuesto. Dentro del Presupuesto de Inversión las modificaciones presupuestales susceptibles de efectuar por Acuerdo del Consejo Directivo de la entidad, se limitan a los movimientos presupuestales entre Proyectos de un mismo Subprograma de Inversión.

Adiciones Presupuestales Operación Presupuestal mediante la cual se incorporan nuevos recursos en el Presupuesto de la entidad provenientes de mayores recaudos de sus ingresos corrientes, recursos de capital o de los Aportes de la Nación. Los Ingresos adicionales alteran el monto global del presupuesto aprobado por el Congreso de la República, por lo cual su incorporación demanda del trámite de la correspondiente Ley.



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Las adiciones permiten financiar nuevos Proyectos o incrementar el valor de las Apropiaciones en Proyectos ya existentes. En el caso de una adición del Presupuesto de Inversión en la cual se asignen recursos a nuevos Proyectos de Inversión, en forma previa a su afectación se requiere que los mismos sean inscritos y viabilizados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos (BPIN).

Reducción y Aplazamientos Presupuestales Es un movimiento mediante el cual el Gobierno Nacional reduce o pospone la afectación de las Apropiaciones Presupuestales, cuando previo análisis se determina que el recaudo de los ingresos va a ser menores a los ingresos estimados y que pueden generar un desfinanciamiento de las respectivas Apropiaciones del Presupuesto de Gastos. Igualmente, el Gobierno Nacional puede reducir o aplazar apropiaciones cuando a determinada fecha, no se han perfeccionado los Recursos del Crédito Autorizados p por Coherencia Macroeconómica (Art. 20 EOP). Estas reducciones o aplazamientos se pueden realizar en cualquier mes del año fiscal mediante Decreto, previo concepto del Consejo de Ministros. 4.2.2.3.3 Autorizaciones Presupuestales (Vigencias Futuras) Las Vigencias Futuras son autorizaciones para asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias posteriores, garantizando la inclusión de las apropiaciones presupuestales correspondientes en el presupuesto de gastos de cada uno de las vigencias objeto de la autorización. En el caso de las Vigencias Futuras del Presupuesto de Gastos de Inversión, el concepto previo del D.N.P. garantiza la inclusión de los respectivos recursos en el Plan Operativo Anual de Inversiones de las respectivas vigencias fiscales. Existen dos clases de autorizaciones de Vigencias Futuras, veamos:

VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS: El Artículo 10 de la Ley 819 de 2003 modificó el texto del Artículo 23 del Estatuto Orgánico de Presupuesto y reglamentó las Vigencias Futuras Ordinarias, así: “El CONFIS podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten Presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que:

a) El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas

plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo de que trata el artículo 1º de la presente Ley.

b) Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en las que estas sean autorizadas.

c) Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable

del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio del ramo, la autorización por parte del CONFIS para comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo periodo de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el CONPES previamente los declare de importancia estratégica. ...



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Parágrafo. Estas funciones podrán ser delegadas por el CONFIS en la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el caso de los órganos que componen el Presupuesto General de la Nación y en las Juntas o Consejos Directivos en el caso de las entidades de las que trata el numeral 4 del artículo 10 de la Ley 179 de 1994. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. ... “.

VIGENCIAS FUTURAS EXCEPCIONALES: De igual forma, el Artículo 11 de la Ley 819 de 2003, modificó el texto del artículo 24 del Estatuto Orgánico de Presupuesto, definiendo las Vigencias Futuras Excepcionales, así: “El Consejo Superior de Política Fiscal, CONFIS, en casos de excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones, podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización. El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas deberán consultar las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo del que trata el artículo 1º de esta ley. ..”

El artículo 23 del Decreto 4730 de 2005, determina el requisito de la viabilidad fiscal para la aprobación de Vigencias Futuras Excepcionales, en los siguientes términos: “Los proyectos de Inversión que requieran vigencias futuras excepcionales y superen el respectivo periodo de gobierno, deben contar con el aval fiscal del CONFIS, antes de su declaratoria de importancia estratégica por parte del CONPES”. En referencia a los cupos de vigencias futuras autorizados, la Ley anual de Presupuesto vigente (Ley 1110 de 2006), en su artículo 36 determina: “Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año caducan sin excepción. En los casos de licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección, se entienden utilizados los cupos anuales de vigencias futuras con el acto de adjudicación.”. 4.2.2.4 El Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)

El artículo 73 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional establece que la ejecución de los gastos del Presupuesto General de la Nación se hará a través del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC -, señalándolo como el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación, y el monto máximo mensual de pagos de los Establecimientos Públicos en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos.

Como quiera que la norma orgánica presupuestal citada, determina que los pagos se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él, transcribimos el texto de otras normas que desarrollan este mandato:

“Los desembolsos de los contratos celebrados por los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación deberán pactarse hasta la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC-. (Artículo 33 del Decreto 568 de 1996).

“En los contratos no se podrán pactar desembolsos en cuantías que excedan el Programa Anual de Caja aprobado por el Consejo Superior de Política Fiscal ó las metas de pago establecidas por este”. (Artículo 20 del Decreto 26 de 1998).



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“Los órganos de que trata el artículo 5º de la presente Ley podrán pactar anticipos únicamente cuando cuenten con Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC- aprobado” (Art. 21, Ley 1110 de 2006, Art. 22, Decreto 4579 de 2006).

Igualmente, con relación al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, estableció en los capítulos de Prohibiciones y de Faltas Gravísimas, normas del siguiente contenido:

Artículo 35, Numeral 16, Libro I, Capítulo Tercero Prohibiciones: “Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).”

Artículo 48, Numeral 23, Libro II, capitulo Primero Faltas Gravísimas: “Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso de saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).”.

5 OPERACIONES PRESUPUESTALES Y RUTINAS SIIF NACION II Perfil: Entidad – Gestión Presupuesto Gasto 5.1 PARAMETRIZACION EN LA UNIDAD EJECUTORA

Se entiende por Unidad Ejecutora el ente público que realiza una actividad específica dentro de los organismos que ejecutan el presupuesto general de la NACIÓN. 5.1.1 Crear la(s) Persona(s) Jurídica(s) Nacional que identifican las Asignaciones Internas (Subunidades) cuando tiene NIT propio. RUTA: ADM/Terceros y cuentas /Personas Jurídicas

Si la subunidad tiene NIT propio y no está creada, el usuario ingresa por la ruta anterior y crea la subunidad como un tercero. Acciones básicas de la transacción:



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Dar clic en “Adicionar Tercero” Se activan las siguientes carpetas:

Información Básica: Definir la Naturaleza Jurídica (Persona Jurídica Nacional). Seleccionar el Tipo de Documento de Identidad (NIT). Registrar el Número de documento: El sistema efectúa validación del documento con el banco de datos de la DIAN y carga la información del tercero.

Información General: Definir el tipo de organización empresarial (Entidad Pública) Registrar el Tipo de Capital (Público). Seleccionar el Tipo de Entidad (Establecimiento Público) Seleccionar el Orden de la entidad pública (Nacional, Departamental, Municipal, etc.) Seleccionar el Tipo de Administración. (Administración Descentralizada) Buscar y seleccionar el Código de Consolidación (023500000-INSTITUTO NACIONAS DE VIAS)

Información Tributaria El aplicativa carga la información que la entidad tenga registrada en la DIAN relacionada con la Actividad Económica y Responsabilidades Tributarias.

Ubicación: El aplicativa carga la información que la entidad tenga registrada en la DIAN relacionada con Localización, Tipo de Dirección, Dirección, Teléfono, País, Región y Ciudad.

Representante Legal:



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Seleccionar el tipo de representante legal (Representante Legal de Personas Jurídicas) Registrar el Cargo del Representante Legal. Buscar y seleccionar el nombre o razón social del Representante Legal como un Tercero del

sistema (Para poder realizar la búsqueda previamente se debió haber creado como tercero. Si no existe, el usuario tiene la posibilidad de crearlo como Tercero Ligero, dando clic en el botón “Adicionar Tercero”.

Dar clic en “AGREGAR” Dar clic en “GUARDAR”.

Perfil: Entidad – Parametrización gestión 5.1.2 Agregar las Asignaciones Internas (Subunidad) como Dependencia Organizacional del NIT que identifica la Unidad Ejecutora cuando la (s) Subunidad(es) no tienen NIT propio. RUTA: ADM/Terceros y cuentas /Personas Jurídicas

Acciones Básicas de la transacción: Seleccionar la Naturaleza Jurídica del Tercero (Persona Jurídica Nacional), que identifica la

Unidad Ejecutora de la cual depende la Subunidad. Registrar el número de documento Dar clic en botón “BUSCAR”. Seleccionar la persona jurídica hasta que la grilla este verde y dar clic en botón “MODIFICAR”. Ir a carpeta de Dependencia Organizacional y dar clic en botón “AGREGAR”. El aplicativo

presenta una nueva pantalla en donde el usuario debe diligenciar los datos referentes a: Información Básica, Ubicación y Representante Legal de la Dependencia Organizacional

Dar clic en GUARDAR.



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5.1.3 Crear las Asignaciones Internas (Subunidades) en el Catálogo RUTA: PRG/Catálogos/Institucional/Desagregación

NOTA: Si la Entidad tiene Asignaciones Internas (Subunidades ó regionales), la creación de las mismas en el aplicativo se debe iniciar con la Subunidad 000 que se debe describir con la sigla que identifica la Entidad más la palabra Gestión General. Ejemplo: 24-02-00 INSTITUTO NACIONAL DE VIAS 24-02-00 -000 INVIAS – GESTION GENERAL 24-02-00 -001 INVIAS – PROYECTO BID 24-02-00 -002 INVIAS – PROYECTO CAF 24-02-00 -003 INVIAS – PROYECTO FONDO DE CALAMIDADES



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IMPORTANTE Si la Entidad es única nacional (Sin Asignaciones Internas/regionales) no debe crear Sub Unidades. Acciones Básicas de la transacción: Seleccionar en el catálogo la Unidad Ejecutora a la cual se le crearan las subunidades Dar clic en Crear Desagregación En el campo “Subunidad” registrar el código que identifica a la Subunidad. En el campo “Descripción” definir el nombre de la Subunidad Seleccionar SI/NO tiene NIT propio. Al definir SI, en el campo tercero se debe buscar y seleccionar el NIT del tercero que identifica

la subunidad Al definir NO, en el campo tercero se debe buscar y seleccionar el NIT del tercero que identifica

la Unidad Ejecutora a la cual pertenece la subunidad En el campo “Dependencia Organizacional” registrar la que corresponda.

IMPORTANTE: Si no se realizó el punto 1.2, el sistema no muestra dependencias para seleccionar. Dar clic en ADICIONAR Dar clic en GUARDAR.

Perfil: Entidad – Parametrizador Gestión Entidad 5.1.4 Cambiar estado de provisional a activo a las subunidades creadas. RUTA: PRG/Catálogos/Institucional/

Cuando se crea la Asignación interna, el sistema la deja en estado provisional, para poder asignarle presupuesto, es necesario Activarla, para ello, se consulta y se le cambia el estado a Activo. Acciones básicas de la transacción: Seleccionar la subunidad o asignación interna previamente creada En el campo “Estado” seleccionar Activo Dar clic en GUARDAR



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5.1.5 Consultar (crear) los Cargos Administrativos que se definirán como ordenadores de Gasto. RUTA: ADM/Parametrización/Listas de Criterio/Cargos Administrativos

Esta transacción estará disponible para consulta con el fin de verificar si el cargo del Ordenador de Gasto se encuentra incluido dentro de la lista existente, de lo contrario la entidad debe solicitar a través del Call Center del Ministerio de Hacienda, la creación de los cargos que se requieran. Sin este requisito no se podrá definir el Ordenador de Gasto. Acciones básicas de la transacción

Dar clic en el botón Definir Listas de criterio

Seleccionar “Cargo Administrativo” en el campo Listas de Criterio

El aplicativo presenta los Cargos creados actualmente. 5.1.6 Definir los Ordenadores de Gasto. RUTA: EPG/Parametrización/Ordenadores de Gasto/Crear



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NOTA: Todos los Ordenadores de Gasto, ya sean de la Unidad Ejecutora o Subunidad se crean desde la Unidad Ejecutora, pero hay que definir el ámbito institucional, es decir, indicar en que Subunidad va a ejercer ese rol. Acciones básicas de la transacción: En el registro se debe: Buscar y seleccionar el cargo en el campo Director General Buscar la Unidad o Subunidad Ejecutora y dar clic en botón “DEFINIR” Definir la posición institucional (Unidad Ejecutora y sus subunidades), en este campo se define

para cual o cuales sub unidades estará autorizado el ordenador del gasto. Definir limitaciones referentes a: Cuantía máxima; si se quiere un control de ordenación al momento de registrar el compromiso

presupuestal. Al no definir cuantía, puede ordenar cualquier monto. Ámbito presupuestal; si se quiere definir algunos rubros sobre las cuales puede ordenar. Al no

definir gasto, puede ordenar todos los gastos. Ámbito para bienes y servicios No delimitar. Dar clic en ACEPTAR Dar clic en GUARDAR

NOTA: Si en el campo Posición Institucional se seleccionaron varias posiciones institucionales (Unidad ejecutora y Subunidades), el aplicativo no permite GUARDAR hasta que no se definan las condiciones para todas. Acciones alternas de la Transacción Un Ordenador de Gasto se puede:



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Modificar: Con esta acción se puede modificar la cuantía, las posiciones de gasto o de bienes y servicios, cuando se hayan definido. Revocar: Con esta funcionalidad se deja inactiva la ordenación de gasto de un cargo de Ordenador de Gasto. Adicionar Ámbito Institucional: Con esta funcionalidad se puede ampliar el ámbito de aplicación de un ordenador de Gasto, definiéndole más posiciones institucionales, definiéndole cuantía máxima, delimitando posiciones de gasto o de bienes y servicios. Reducir Ámbito Institucional: Esta funcionalidad permite terminar relacionar a un cargo de ordenador de gasto la fecha de terminación de dicha facultad. 5.1.7 Registrar Tercero para un Ordenador de Gasto. RUTA: EPG/Parametrización/Ordenador de Gasto/Registrar Tercero



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Esta transacción permite asignar la ordenación de gasto a un Tercero nombrado como Ordenador de Gasto. Precondiciones

Cargo de Ordenador de Gasto en estado creado Tercero Natural en estado activo Resolución de Nombramiento o Acta de Posesión

Acciones Básicas de la transacción: Buscar y seleccionar el cargo delegado para Ordenador de Gasto Dar clic en SELECCIONAR El aplicativo presenta la información vinculada al cargo de Ordenador de Gasto Buscar y seleccionar el Tercero en el campo “Naturaleza del tercero” El aplicativo carga la información del tercero Dar clic en GUARDAR El aplicativo informa que se vinculó exitosamente el tercero

Acciones Alternas de la Transacción Un tercero definido como Ordenador de Gasto se puede: Revocar: Esta funcionalidad permite desvincular el tercero a un cargo de Ordenador de gasto que tiene adscrito, siempre y cuando este en estado Activo. IMPORTANTE: El aplicativo permite registrar un nuevo tercero cuando hay cambio del ordenador, en este caso aplican los mismos pasos del registro inicial – punto 1.7.



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5.1.8 Definir para cada Asignación Interna el rol de Administrador de Bienes y Tesorería. RUTA: ADM/Parametrización/Roles/Roles o Procesos de una Entidad

La definición del Rol permite vincular a la Unidad o Subunidad Ejecutora los roles administrativos que cumplirán dentro del sistema; Administrador de Bienes y/o Tesorería, es decir, permite identificar la manera cómo va a operar la entidad en el sistema y las acciones que puede realizar en las transacciones a las que tiene acceso. Cuando la Unidad Ejecutora o Sub Unidad, se identifique con el rol Administradora de Bienes, se debe definir el Método de Costeo y el Método de Depreciación; estos atributos los define la entidad de acuerdo a las políticas que tenga al interior; lo normal es definir en Método de Costeo, Promedio y en el Método de Depreciación, Línea Recta, Cuando la Unidad Ejecutora o Sub Unidad, se identifique con el rol de Tesorería, se le debe definir SI en Validar Cupo de Giro y NO en Autorizadora de Cuentas. (El atributo de SI en autorizador de cuentas solo lo define la Dirección del Tesoro Nacional, por ser el pagador de los recursos Nación CSF) La definición de SI en el rol de tesorería permite identificar que la entidad va actuar en el sistema como Tesorería y puede tramitar Ordenes de Pago de Gastos, crear cuentas de recaudo, pagos no presupuestales y devoluciones de ingresos Acciones Básicas de la Transacción Dar clic en Adicionar Seleccionar la Unidad Ejecutora o la Subunidad a la cual se le definirá(n) el(os) rol(es) de Tesorería y

Administradora de Bienes y Servicios Al vincular el rol de “Tesorería”, se habilitan los campos “Valida cupo de Giro” y “Autorizadora de

cuentas”. Si la Unidad o Subunidad requieren validar cupo de giro deben definir “SI”



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IMPORTANTE: Cuando la Unidad Ejecutora o Sub Unidad estableció SI en valida cupo de giro, el proceso de autorización de órdenes de pago no será exitoso hasta tanto el pagador central o regional no realice las transacciones de solicitar cupo de giro y aprobarlo. El tener esta Parametrización, le permitirá al pagador conocer un flujo de pagos que deberá atender en un periodo de tiempo definido en la configuración inicial de las pagadurías, llamado número de días para trámite solicitud de cupo giro. En el campo Autorizador de Cuentas se define “NO”, la única entidad que autoriza cuentas bancarias

es la Dirección del Tesoro Nacional. Al vincular el rol de “Administradora de Bienes” se habilitan los campos de “Método de Costeo” y

Método de Depreciación”. La Unidad o Subunidad definirán en cada campo la información que corresponda a cada uno de los

campos anteriores Dar clic en GUARDAR.

El aplicativo informa sobre la creación de cada rol. Acciones Alternas de la transacción Una vez se ha definido cualquiera de los roles anteriores, estos se pueden: Modificar: Seleccionar la Unidad o Subunidad a la cual se requiere modificar el rol Dar clic en botón SELECCIONAR Modificar el campo que se requiera en cada rol. Dar clic en GUARDAR

El aplicativo informa sobre la modificación realizada correctamente. 5.2. PARAMETRIZACION EN LA UNIDAD Y SUBUNIDAD EJECUTORA 5.2.1 Crear Dependencias de Afectación de Gastos RUTA: ADM/Parametrización/Roles/Dependencias de Afectación de Gasto

Definición de Dependencias de Afectación



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Las Dependencias de Afectación son códigos creados por las Sub-Unidades para llevar el control de saldos por cada proceso de la gestión financiera y administrativa, así: Bienes y Servicios: Acumula los saldos y movimientos de quien solicita la adquisición de un bien o servicio en una Unidad Ejecutora o Sub Unidad. Contabilidad: Acumula los movimientos y saldos que se generan en el proceso financiero sin importar la dependencia de gasto para cada una de las Subunidades. Sólo puede existir una Dependencia que se debe identificar con el mismo código y nombre de la Subunidad. Gastos: Acumula los movimientos y saldos que se generan en el proceso de ejecución presupuestal de gasto. Puede existir más de una Dependencia, pero la primera que se crea debe identificar con el mismo código y nombre de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad. Ingresos: Acumula los movimientos y saldos que se generan en el proceso de ejecución presupuestal de ingresos. Puede existir más de una Dependencia, pero la primera que se crea debe identificar con el mismo código y nombre de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad. PAC: Acumula los movimientos y saldos que se generan en el proceso de Distribución de Cupo PAC. Sólo puede existir una Dependencia que se debe identificar con el mismo código y nombre de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad. Pagos No Presupuestales: Acumula los movimientos y saldos que se generan en el proceso de gasto cuando se aplican las deducciones en una obligación presupuestal y en proceso de ingresos para la constitución de acreedores varios. Sólo puede existir una Dependencia que se debe identificar con el mismo código y nombre de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad. Proyectos Especiales: Sólo aplica para las entidades que manejan proyectos de Inversión financiados con Recurso 14 Acciones Básicas de la transacción Las dependencias de afectación se pueden crear o se pueden asumir de dependencias ya existentes en otras unidades o subunidades ejecutoras Para CREAR dependencias se debe: Dar clic en botón ADICIONAR Seleccionar la función de Catalogo (Bienes y servicios, Gasto, PAC, etc.) Registrar el código interno con el cual se identificará la dependencia de afectación en el campo

“Código”. Registrar una descripción para la dependencia en el campo “Descripción”. Para ASUMIR dependencias se debe: Dar clic en botón ASUMIR Seleccionar una Función de Catalogo (Bienes y servicios, Gastos, Ingresos, Contabilidad). Las

dependencias de PAC y Pagos No presupuestales no se asumen, solamente se pueden crear. El aplicativo presenta las dependencias de la función de catálogo seleccionada creada(s) en la

Unidad Ejecutora o Subunidades de la misma entidad.



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En la columna “Selección” marcar la casilla correspondiente a la dependencia que se quiere asumir. Dar clic en GUARDAR

El aplicativo informa que las dependencias se asumieron correctamente.

Acciones alternas de la transacción Las dependencias que se han asumido, el aplicativo permite DEJAR DE ASUMIR, para ello se debe: Dar clic en botón DEJAR DE ASUMIR Marcar en la columna “Selección” la función de catálogo a la cual pertenece la dependencia de

afectación Marcar la dependencia de afectación que se requiere dejar de asumir Dar clic en GUARDAR El aplicativo informa que se dejaron de asumir correctamente las dependencias de afectación.

Las dependencias creadas se pueden Inactivar o Modificar su descripción. 5.2.2 Crear relación de afectación de Gastos y Bienes y Servicios. RUTA: EPG/Parametrización/Relaciones/Dependencias de Afectación de Gastos y Bienes y Servicios



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Precondiciones de la transacción Dependencias de afectación de gasto en estado Activo

Dependencias de bienes y servicios en estado Activo

Acciones Básicas de la transacción Buscar y seleccionar la dependencia de afectación de Gasto

Buscar y seleccionar la dependencias de bienes y servicios

Dar clic en GUARDAR



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IMPORTANTE: Sin esta relación NO podrá crear Solicitudes de CDP. Buscar y seleccionar las dependencias de bienes y servicios Dar clic en GUARDAR Perfil: Entidad – Administrador Gestión Presupuestal y Gestión Presupuesto de Gastos 5.3 DESAGREGACIÓN DE APROPIACIONES 5.3.1 Desagregación de apropiaciones a máximo nivel. Para poder afectar los Rubros Presupuestales correspondientes a las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales, (al inicio de vigencia, por una adición o un traslado) debemos tener a mano la Resolución expedida por el INVIAS por la cual se desagregan dichas cuentas, conforme a la Resolución 69 de 29/12/2011, que establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 5 del Decreto 4836 de 2011. Las Apropiaciones de la Cuenta 1 GASTOS DE PERSONAL, disponibles en la grilla, se encuentran a nivel de ORDINAL debiéndose desagregar a nivel de SUBORDINAL. En lo relacionado con la Cuenta 2 GASTOS GENERALES, que en el Decreto de Liquidación del Presupuesto viene a nivel de Objeto de Gasto, deben desagregarse a nivel de Ordinal y Sub-ordinal.



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Perfil: Entidad Administrador gestión presupuestal en la Unidad 24-02-00 RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto / Desagregación de Apropiaciones / Registrar Apropiación a Posiciones Desagregadas.

Veamos el caso de Gastos Generales:



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A-2-0-4 Adquisición de Bienes y Servicios la resolución debe reflejar la desagregación a rubros desagregados: Por ejemplo, en la Resolución Interna de Desagregación se establece asignar recursos al rubro desagregado: A-2-0-4-21-11 OTROS SERVICIOS PARA CAPACITACION, BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales de la entidad a nivel decreto de liquidación, seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: fuente de financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en DESAGREGAR

El sistema mostrará la siguiente pantalla. El primer dato corresponde al rubro a nivel decreto seleccionado y el valor de la apropiación disponible; luego muestra los rubros desagregados a los cuales puede asignar apropiación, aquí se debe dar clic (cambia a verde), en la parte inferior se habilita el campo para registrar el valor y el botón Desagregar.



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Digitar el valor registrado en la Resolución interna de Desagregación. Se registran los Datos Administrativos. Dar clic en ACEPTAR, IMPORTANTE: Después de digitar el valor y dar clic en desagregar, el usuario puede seleccionar otro u otros rubros desagregados para asignarle apropiación, cuando ya no desee asignar más apropiación a rubros desagregados, debe Obligatoriamente dar Clic en ACEPTAR, con esta operación el sistema pasa los rubros con valor a la parte inferior para después dar clic en GUARDAR.. 5.3.2 Adicionar Apropiaciones a Máximo Nivel Cuando se trata de una apropiación cuya desagregación ha tenido movimientos, es decir que ya ha tenido apropiación en algún momento, entonces se debe ingresar por:



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RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto / Desagregación de Apropiaciones / Adicionar Apropiación a Posiciones Desagregadas

Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales de la entidad que desea adicionar, seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: fuente de financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en ADICIONAR.

El trámite de adición continúa igual como el procedimiento para Registrar ilustrado en el punto anterior (“Registrar Apropiación a Posiciones Desagregadas”), reemplazar los iconos de DESAGREGAR por ADICIONAR. IMPORTANTE: Después de digitar el valor y dar clic en desagregar, el usuario puede seleccionar otro u otros rubros desagregados para asignarle apropiación, cuando ya no desee asignar mas apropiación a rubros desagregados, debe Obligatoriamente dar Clic en ACEPTAR, con esta operación el sistema pasa los



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rubros con valor a la parte inferior para después dar clic en GUARDAR.. 5.3.3 Reducir Apropiaciones a Máximo Nivel. Estas deben estar por fuera de la Dependencia, es decir una vez se haya hecho la reducción de la Dependencia. RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto / Desagregación de Apropiaciones / Reducción Apropiación a Posiciones Desagregadas

Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales de la entidad que desea reducir, seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en REDUCIR.



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Una vez registrada la reducción, la apropiación aparecerá a nivel de Decreto de Liquidación, apropiación que podemos observar ingresando con el Perfil, como se ve en la pantalla Perfil: Entidad-Administrador Gestión Presupuestal



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Y por la Ruta: APR/Apropiaciones de Gasto/Desagregación de apropiaciones.

La imputación C-111-601-202, también se desagrega al máximo nivel, en la Unidad 24-02-00 y luego asignar a la Subunidad 001 Proyecto BID 2271 OC/CO. Una vez terminado el anterior proceso y como los recursos deben quedar en la Dependencia de afectación de Gasto, se ingresa por la Subunidad 24-02-00-001 y se asigna el presupuesto a cada dependencia de afectación de gasto.



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5.4 ASIGNACIÓN INTERNA DE APROPIACIONES A SUBUNIDADES. Por ejemplo, En el caso particular del Proyecto C-111-601-202 Construcción de la Variante San Francisco – Mocoa, inicialmente se adelanta en la Unidad 24-02-00, la desagregación según Memorando de la Oficina de Planeación, y luego se procede a asignar el Presupuesto a la Subunidad 24-02-00-001 Proyecto BID 2271 OC/CO.

Perfil: Entidad-Administrador Gestión Presupuestal - ingresar por la Unidad 24-02-00

5.4.1 Asignar Apropiaciones a Subunidades. RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto/ Asignación Interna de Apropiación a Subunidades / Asignar Apropiaciones a Subunidades



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Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales de la entidad, al seleccionar uno de ellos (color verde), el sistema presente en la parte inferior Situación, Fuente y Recurso Presupuestal. Seleccionar el rubro que corresponda, márquelo para que quede de color verde y dar clic en el botón ASIGNAR.

El sistema le mostrará la siguiente pantalla.



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El primer dato corresponde al rubro seleccionado, desagregado, y el valor de la apropiación disponible; luego muestra las Sub-unidades a las cuales puede asignar apropiación, aquí se debe dar clic (cambia a verde) en “Subunidad o Regional 1” – SU1 y clic en el botón ASIGNAR. Seleccionamos el rubro desagregado con la Sub-Unidad 24-02-00-001. Con el paso anterior, el campo “Monto” y el botón “Modificar” se habilitan y puede digitar el valor deseado (el que el usuario estime de acuerdo con la apropiación disponible) para asignar a la Subunidad. Una vez dado el valor se dará clic en “MODIFICAR”. Dar clic en ACEPTAR, registro de Datos Administrativos y luego dar clic en GUARDAR. IMPORTANTE: Después de digitar el valor dar clic en Modificar, el usuario puede seleccionar otra u otras Sub Unidades para asignarle apropiación, cuando ya no desee asignar más apropiación a Sub Unidades, debe Obligatoriamente dar Clic en ACEPTAR, con esta operación el sistema pasa la información en la parte inferior para después dar clic en GUARDAR. El sistema arroja un mensaje de confirmación de la transacción realizada.



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5.4.2 Adicionar Apropiaciones a Subunidades RUTA: APR / Apropiación de Gasto / Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades / Adicionar Apropiaciones A Subunidades.

Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales que la entidad desea adicionar, seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: fuente de financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en ADICIONAR.



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El trámite de adición continúa igual como el procedimiento para Asignar, ilustrado en el punto anterior (“Asignar Apropiaciones a subunidades”), reemplazar los iconos de ASIGNAR por ADICIONAR La transacción para reducir apropiación a Sub-Unidad, tiene la misma forma de operar que la de adición, la única diferencia es las operaciones que el sistema realiza sobre las apropiaciones. 5.4.3 Trasladar Apropiaciones Asignadas entre Sub Unidades Esta transacción actualmente no se está utilizando, debido a que en el Instituto Nacional de Vías se está trabajando solamente con una Sub- Unidad. RUTA: APR /Apropiaciones de Gasto/ Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades / Trasladar Apropiaciones Asignadas entre Subunidades

Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y habilitará el icono de búsqueda del Ítem de afectación de gasto, aparecerá la información de los rubros presupuestales que la entidad desea contracreditar (origen del traslado), seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior del aplicativo muestra las subunidades, y el valor de la apropiación disponible, se debe seleccionar simultáneamente. El campo “Valor de Contracredito” se habilita y puede digitar el valor deseado (el que el usuario estime de acuerdo con la apropiación disponible). Una vez dado el valor se dar clic en “ACEPTAR Valor.



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Al dar clic en ACEPTAR Valor, el sistema muestra la carpeta Destino del Traslado. El primer dato corresponde al rubro desagregado, y el valor de la apropiación disponible que el usuario desea acreditar (destino del traslado). El campo “Valor a Acreditar” se habilita y puede digitar el valor deseado (el que el usuario estime de acuerdo con la apropiación disponible) . Una vez dado el valor se dar clic en “ACEPTAR VALOR”.

El sistema mostrará la siguiente pantalla. El primer dato corresponde a la subunidad que el usuario desea acreditar (destino del traslado). En la parte inferior el sistema muestra, la validación del contracredito y crédito, luego dar clic en “Confirma traslado”.



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Confirmar traslado Datos Administrativos y luego dar clic en GUARDAR

Aparece el número de la transacción realizada. 5.5 ASIGNACIÓN INTERNA DE APROPIACIONES A DEPENDENCIA DE AFECTACIÓN DE GASTO

Perfil: Entidad - Administrador Gestión Presupuestal



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5.5.1 Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gastos. RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto / Asignar Apropiación a Dependencias / Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación El usuario debe ingresar al aplicativo a través de la Unidad o Sub-unidad y asignarle Apropiación para una, varias o todas las “Dependencias de Afectación de Gasto”, creadas para dicha Unidad o Subunidad, la cual debe tener en Apropiación Disponible el monto máximo que le ha sido autorizado a la Unidad o, está le ha asignado a la SubUnidad.



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Al ingresar a la transacción, se habilita el botón ACEPTAR, dar clic, inmediatamente se muestran todos los rubros a los cuales se les puede asignar presupuesto a las Dependencias de Gasto. Seleccionar uno de ellos (color verde) y en la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en ASIGNAR.

El sistema presenta el rubro con la apropiación Disponible y las Dependencias a las cuales se les asignarán presupuesto. Seleccionar simultáneamente el rubro y la Dependencia de afectación de Gasto Dar clic en botón ASIGNAR



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Se habilita el campo Monto para definir el valor a asignar, el cual debe ser igual o menor a la Apropiación Disponible. Dar clic en MODIFICAR. El valor asignado aparecerá en la Dependencia de Afectación y disminuirá la Apropiación Disponible. Dar clic en ACEPTAR y el sistema le mostrará el o los ítems de gasto confirmados para la Dependencia de Afectación.

IMPORTANTE: Después de digitar el valor y dar clic en Modificar, el usuario puede seleccionar otra u otras Dependencias para asignarle apropiación, cuando ya no desee asignar más apropiación a Dependencias, debe Obligatoriamente dar Clic en ACEPTAR, con esta operación el sistema pasa la información en la parte inferior para después dar clic en GUARDAR.



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El sistema mostrará un mensaje de haber guardado con éxito la transacción. 5.5.2 Adicionar Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gasto RUTA: APR / Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación / Adicionar Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gasto

Al ingresar a la transacción se da clic en el botón ACEPTAR y aparecerá la información de los rubros presupuestales que la Sub Unidad desea adicionar, seleccionar uno de ellos (color verde). En la parte inferior el aplicativo habilita sus atributos como: Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal y Situación de Fondos, el cual se debe seleccionar simultáneamente y luego dar clic en ADICIONAR



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El trámite de adición continúa igual como el procedimiento para Asignar, ilustrado en el punto anterior (“Adicionar Apropiaciones a Dependencia de Afectación”), reemplazar los iconos de ASIGNAR por ADICIONAR La transacción para reducir apropiación a Dependencias de Gasto, tiene la misma forma de operar que la de adición, la única diferencia es las operaciones que el sistema realiza sobre las apropiaciones. 5.5.3 Trasladar Apropiación Asignada entre Dependencias de Afectación de Gasto RUTA: APR / Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación / Trasladar Apropiaciones Asignadas entre Dependencias de Afectación de Gasto

Al ingresar a la transacción dar clic en el botón ACEPTAR y habilitará el icono de búsqueda del Ítem de afectación de gasto, aparecerá la información de los rubros presupuestales que la entidad desea contracreditar (origen del traslado), seleccionar uno de ellos (color verde).



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En la parte inferior del aplicativo muestra las dependencias de afectación de gasto, y el valor de la apropiación disponible, se debe seleccionar simultáneamente.

El campo “Valor del Contracredito” se habilita y puede digitar el valor deseado (el que el usuario estime de acuerdo con la apropiación disponible). Una vez dado el valor se da clic en “ACEPTAR Valor



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Al dar clic en ACEPTAR Valor, se habilita la carpeta Destino de Traslado El campo “valor a Acreditar” se habilita y puede digitar el valor deseado (el que el usuario estime de acuerdo con la apropiación disponible). Una vez registrado el valor se da clic en “ACEPTAR Valor”. Con esta operación el sistema mostrará la siguiente pantalla. El primer dato corresponde a las dependencias de afectación de gasto que el usuario desea acreditar

Dar clic en la pestaña “destino del traslado”, asignar dependencia a acreditar, valor y ACEPTAR.



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En la parte inferior el sistema muestra, la validación del contracredito y crédito, luego dar clic en “Confirma traslado”.



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Aparecerá la siguiente pantalla, Datos Administrativos y luego dar clic en GUARDAR.

Cuando se guarda, el sistema arroja un mensaje de confirmación del traslado entre dependencias de afectación de gasto. Todas las transacciones de Gestión de Apropiaciones, tiene un Pop Up, de datos Administrativos, se deben registrar los datos del acto administrativo que respalda las operaciones que se están realizando. 5.5.4 Trasladar Apropiaciones entre Rubros Desagregados de una Subunidad Como los recursos en la Sub-Unidad se encuentran a nivel desagregado y en la Dependencia, se deben seguir los siguientes pasos: 1-Reducir la apropiación que se encuentra en la Dependencia, ingresando por el Perfil: Entidad Gestión Presupuesto de Gastos



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Ruta: APR/Asignación interna de Apropiaciones a Dependencia de Afectación/Reducir Apropiación a Dependencias de Afectación



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2- Ingresar con Perfil ENTIDAD ADMINISTRADOR GESTION PRESUPUESTAL, para reducir de la Sub-Unidad



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3- Una vez reducida la apropiación de la Sub-Unidad y con el mismo perfil, ingresamos para reducir la Desagregación Ruta: APR/ Apropiaciones desagregadas/Reducir Apropiaciones Desagregadas/Desagregación de Apropiaciones



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Los recursos ya se encuentran a nivel agregado listos para proceder a desagregar conforme al crédito.

4- Una vez desagregado el proyecto de Inversión se procede a asignar el presupuesto a la sub-unidad para luego ingresar por la Sub Unidad 24-02-00-001 y asignar a la dependencia. Para desagregar con el Perfil: Entidad – Administrador Gestión Presupuestal



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Ruta: Paso 1.- ver secuencia



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Dar clic en desagregar Y envía la siguiente pantalla

Si no aparecen algunos de los ítems ejemplo, C-111-601-202-0-2-22, debemos ingresar por la ruta de adiciones a las desagregaciones por que en algún momento este ítem tuvo movimiento. Como se ve en la pantalla anterior no muestra el ítem 22 pero ingresando por la ruta de adiciones sí lo muestra. Ver siguiente Pantalla.



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Se procede a Registrar a posiciones desagregadas. Así: Dar click en desagregar registrando el valor y aceptar

Aparece la siguiente pantalla. Item de gasto confirmado para desagregación.



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Si se requiere distribuir otros valores o desagregar entonces resaltamos el item siguiente Ejemplo item 28 por $ 305 millones.

Una vez termine de asignar item por item aparecen todos en la parte inferior.Ver pantalla.



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Datos Administrativos. Paso 2.- Una vez desagregada la Apropiación, con el mismo Perfil y la misma Ruta, se Asigna a la Sub Unidad, así:



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Click en asignar y muestra la siguiente pantalla.

Dar Clik en adicionar y asi sucesivamente para cada uno de los items.



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Una vez terminada la asignación a la subunidad podemos ver en la parte inferior de la pantalla “Item de gasto confirmado para la adicion a las Sub-Unidades. Datos administrativos guardar y termina la adicion a Sub-Unidad. Ver Pantallazo.

Para poder afectar el presupuesto por estos items, los recursos deben estar en la dependencia, lo que nos lleva al paso 3. Paso 3 .- Traslado de recursos a Dependencia. Perfil: Entidad Gestión Presupuesto Gastos / Sub Unidad



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Ruta: APR/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación/Adicionar Apropiación a Dependencias de Afectación

Al dar click en aceptar muestra los diferentes items para asignar a la Dependencia dentro de la Sub Unidad 24-02-001.



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Click en asignar y aparece la siguiente pantalla donde vamos adicionando (si el item ya ha tenido apropiacion) o asignando (si el item recibe recursos por primera vez) a cada Dependencia de Afectación de Gastos.



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En la siguiente pantalla ya queda adicionado a la dependencia una vez se den datos Administrativos y Guardar.

5.6 TRASLADOS DE RECURSOS 5.6.1 Modificaciones Presupuestales que afectan las desagregaciones de Gastos de Personal y Gastos Generales



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Los Traslados Presupuestales pueden presentarse para contracreditar y acreditar rubros desagregados al máximo nivel, esto para el caso de Gastos de Personal y Gastos Generales. Ejemplo. Contracredito 2-0-4-8-1 Acueducto, Alcantarillado y Aseo 3.000.000.00 Crédito 2-0-4-8-2 Energía 3.000.000.00. Para este caso y como el traslado es entre Sub-ordinales del mismo Ordinal y objeto del gasto (4), entonces se requiere: Contar con el CDP que reserva el valor que se va a contracreditar y que es solicitado por la OAP, Oficina Asesora de Planeación, mediante memorando con V° B° de la Secretaría General. Este CDP se expide conforme a la cadena presupuestal, es decir creando Solicitud y CDP. Una vez sea aprobada la Resolución por parte del Director del INV, en la que se indica el número del CDP, el contracredito y el Crédito; se procede a lo siguiente: Reducir el CDP indicado en el Considerando de la Resolución. Reducir de la Dependencia, el valor de la imputación indicado en el contracredito. Para el ejemplo A-2-0-4-8-1 5.6.1.1 Reducir Apropiaciones a Dependencias de afectación de gasto de la Unidad ejecutora o Subunidad

RUTA: APR/Apropiación de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gasto/Reducir Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gastos



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Perfil: Administrador Gestión Presupuestal y/o Ejecución Presupuestal de Gasto. Requisitos: Apropiación Disponible en la Dependencia de Afectación de Gasto de la Unidad Ejecutora ó Subunidad. Cómo conectarse: Para las Unidades Ejecutoras que no crearon Subunidades, el usuario debe ingresar a través de la Unidad Ejecutora (Ejemplo: 24-02-00) y para aquellas que tienen Subunidad(es), el usuario debe ingresar por la Subunidad (Ejemplo.13-01- 01-000) y reducir la apropiación en los rubros a máximo nivel, en la(s) Dependencia(s) de Afectación de Gasto, que tenga(n) la apropiación disponible, susceptible de contracreditar, así: Acciones:

• Definir periodo contable: Hace referencia al mes del registro • Dar clic en botón ACEPTAR El sistema presenta los rubros a máximo nivel con apropiación disponible • Seleccionar el rubro con sus atributos (Situación de Fondos, Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal) susceptible de contracreditar • Dar clic en botón Reducir, con esta operación el sistema presenta la carpeta.



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• Seleccionar el rubro que se va a contracreditar • Seleccionar la Dependencia de Afectación de Gasto que tiene la apropiación disponible • Dar clic en el botón Reducir • Se habilita el campo “Valor” • Registrar el Valor a Reducir • Dar clic en botón “Modificar. Se mostrará el valor registrado para reducir en la Dependencia de Afectación de Gasto. • Dar clic en ACEPTAR • El sistema muestra en la parte inferior la confirmación de los ítems de gasto (rubros presupuestales) para reducir.

Si se requiere reducir varios ítems de gastos, se repite cuantas veces sea necesario el proceso anterior.



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• Diligenciar los “Datos Administrativos”. Se debe mencionar el acto administrativo con el cual se va a efectuar la reducción. • Dar clic en botón GUARDAR, el sistema presenta los siguientes mensajes:

Este mensaje es informativo, dar clic en Cancelar.

Con lo anterior, las apropiaciones quedarán disponibles en la Unidad y/o Subunidad Ejecutora. Si este proceso fue realizado por el usuario en una Subunidad o Asignación Interna, debe salir de ella e ingresar por la Unidad Ejecutora para: 5.6.1.2 Reducir la Desagregación del valor del Rubro indicado en el Contracredito



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Dicho valor queda a nivel de Objeto del gasto es decir en A-2-0-4. $3.000.000.00. Estando los recursos a este nivel, agregado, procedemos a desagregar:

Teniendo en cuenta el Rubro Presupuestal Registrado en el Crédito de la Resolución, se desagrega la apropiación ingresando por (si es nueva apropiación es decir no ha tenido recursos durante el año) APR/ Apropiación del Gasto/Desagregación de Apropiaciones/Registrar apropiación a Posiciones desagregadas. Desagregar la apropiación ingresando por (si es una apropiación que ya ha tenido recursos) APR/ Apropiación del gasto / Desagregación de apropiaciones/Adicionar apropiación a posiciones desagregadas. Ejemplo: A-2-0-4-8-2 $3.000.000.00. Una vez desagregada se asigna a la Dependencia y así termina el proceso de Traslado cuando no se afecta a nivel del decreto de Liquidación. 5.6.2. Modificaciones Presupuestales que afectan el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto Para contracreditar (C-111-600-1) y acreditar (C-111-600-5) Proyectos de Inversión, Cuando se traslada o contracreditar y acredita un Proyecto diferente, dentro del mismo Programa y Subprograma Presupuestal.



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Para Contracreditar (A-2-0-4) Y acreditar (A-2-0-3) de un Objeto de Gasto a otro, dentro del presupuesto de funcionamiento. Para efectuar estas modificaciones se requiere de la expedición de un CDP tipo Modificación Presupuestal agotando los siguientes pasos: 1. Reducir recursos de la Dependencia.

2. Reducir Apropiaciones a Posiciones Desagregadas (para las apropiaciones que hayan sido desagregadas)



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3. Crear una Dependencia de Afectación de Gasto, una sola vez, perteneciente a la Unidad Ejecutora

(Dependencia Transitoria Traslados código 207).

Perfil: Entidad Parametrizador

Acciones:

Al consultar la transacción, el sistema presenta las dependencias creadas para la unidad ejecutora

(Entidad de 6 dígitos) Ejemplo 24-02-00

Como la dependencia de gasto que se requiere crear es la que se identifica con el código 000

Gestión General, y ésta ya fue creada por la Sub unidad principal, entones el procedimiento a seguir

es dar clic en el botón Asumir (La acción asumir es copiar el código de la dependencia de gasto para

dejarla también disponible para la unidad ejecutora)

• Seleccionar en Función de Catalogo Gastos. Con esta operación el sistema presenta las

dependencias de gasto, creadas por la Entidad, para cada una de las sub-unidades,

• Seleccionar la dependencia identificada con el código 000, y el nombre Gestión General.

• Dar clic en GUARDAR, el sistema emite el siguiente mensaje:

Si el usuario antes de asumir la dependencia, desea consultar si ya se realizó este procedimiento,

entonces puede dar clic en Dejar de Asumir.

Al seleccionar la función de Catalogo Gastos, y dar clic en Mostrar, el sistema presenta las

dependencias de gasto que ya tiene asumidas la Unidad Ejecutora.



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Asignar el presupuesto a nivel de Anexo de Decreto de Liquidación a la Dependencia de Gastos Asumida y/o creada

4. Registrar un CDP de Tipo Modificación Presupuestal Dicho CDP es solicitado por la Oficina Asesora de Planeación, mediante memorando. Para expedir EL CDP tipo Modificación Presupuestal se procede por la Siguiente ruta: Gestion Modificación Presupuestal con la Posición 24-02-00 como aparece en los siguientes graficos

EPG/CDP/MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL/CREAR.



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Una vez expedido el CDP de modificación; los recursos quedan reservados para que La Dirección General del Presupuesto Público Nacional apruebe el Acuerdo presentado por el Consejo Directivo del INVIAS. Cuando el Acuerdo es aprobado, los recursos aparecerán en la Posición Catalogo del Gasto correspondiente al Crédito del Acuerdo. Se procederá a desagregar si es el caso y luego Asignar o Registrar a la dependencia de Afectación de Gasto que va a ejecutar los recursos.

5.7 PROCESO DE CREACION DE TERCEROS (Personas Naturales, Jurídicas y Consorcios / Uniones Temporales)

En el Proceso de Gestión Financiera cada Unidad y Sub Unidad Ejecutora deberá crear los terceros que requiera, para vincularlos a las diferentes transacciones del sistema. 5.7.1 Creación de Tercero Persona Natural Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: ADM Terceros y Cuentas / Persona Natural UE



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En el Primer Pantallazo el sistema presenta la opción de “BUSCAR” si el Tercero ya se encuentra creado en el Aplicativo, o crearlo directamente a través del icono “ADICIONAR TERCERO”

Si opta por la Consulta, se da la información del Tercero: Naturaleza Jurídica: Persona Natural Nacional Tipo de Documento de Identidad: 03 Cedula de Ciudadanía Numero de documento: se digita el número de la cedula que se quiere consultar



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Dar clic en icono Buscar

Como resultado de la Consulta, aparece el texto “No se encontraron resultados para esta búsqueda”, significando que el Tercero no se encuentra registrado en ninguna de las entidades SIIF NACION. Se da clic en el icono “Adicionar Tercero” y aparece una Pantalla con cuatro (4) carpetas en las cuales se digita la información requerida por el sistema, así: En la primera Carpeta de “Información Básica” se digita, Naturaleza Jurídica: Persona Natural Nacional Tipo de documento de identidad: Cedula de Ciudadanía Numero de documento de identificación: Se digita el No. De C.C. del Tercero a crear Primer Apellido: Información del Tercero a Crear Segundo Apellido: Información del Tercero a crear Primer Nombre: Información del Tercero a crear Segundo Nombre: Información del Tercero a crear Se pasa a la segunda Carpeta: “Información General”



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En la Carpeta de Información General, registramos la información de la fecha de expedición del documento de identidad, la cual está registrada en la cedula de ciudadanía o en el RUT de la Persona Natural. Si se cuenta con los respectivos soportes, digitamos la Profesión y el Número de Matrícula Profesional del Tercero (opcional)



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Pasamos a la tercera Carpeta correspondiente a la información Tributaria del Tercero. Si tenemos como documento soporte el RUT del Tercero, digitamos: Número de Identificación Tributaria: Que en las Personas Naturales corresponde al número de Cedula de Ciudadanía. Digito de Verificación: número de un (1) digito que aparece en el RUT Al cargar la información, el Aplicativo hace enlace con la Base de Datos de la DIAN y aparece la respectiva información registrada en la Administración Tributaria, tales como: Actividad Económica CIIU

También aparece la información de responsabilidad Tributaria del Tercero en forma idéntica a como aparece en el RUT del Tercero. En el ejemplo, el Tercero es Responsable únicamente del Impuesto de Renta



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Al hacer el enlace el Aplicativo SIIF nación con la Base de Datos de la Dian, también aparece diligenciada la información de la cuarta Carpeta de “Ubicación” del Tercero. Entre otros, aparecen los datos de la “Ubicación” (Nacional), el Correo Electrónico y la Dirección, País, Región, Ciudad, números de Teléfonos y de Fax tal como están registrados en la Dian.



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Finalizando damos clic en GUARDAR

Se activa la información del Tocken (Firma Digital), se da el código de la Contraseña, apareciendo el Mensaje de “Se creó correctamente la persona natural en el sistema con el código XXXXXX” que indica que el Tercero fue creado en el SIIF NACION.



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En los eventos donde se requiera crear el Tercero y éste no se encuentre registrado en el RUT de la Dian, se puede crear mediante la denominación de TERCERO LIGERO, que exige el diligenciamiento de las Carpetas “Información Básica” y “Ubicación”, ya descritas. 5.7.2 Creación de Tercero Persona Jurídica Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: ADM Terceros y Cuentas / Persona Jurídica Nacional U E

Aparece la Pantalla de Búsqueda de Persona Jurídica y entramos a consultar si el tercero se encuentra registrado en el Aplicativo, digitando la información del Tercero, según documento soporte (RUT). Naturaleza Jurídica: Aparecen las opciones: Persona Jurídica Nacional o Persona Jurídica Extranjera. Damos la opción Persona Jurídica Nacional. Tipo de Documento de Identidad: Registramos NIT Número de Documento: corresponde al número del NIT Dar clic en “Buscar” En el Ejemplo apareció el Aviso “No se encontraron resultados para esta búsqueda”



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Damos clic en el icono “Adicionar Tercero” apareciendo un pantallazo que contiene seis (6) Carpetas para proceder a crear el tercero. En la Carpeta 1 de “Información Básica” digitamos: Naturaleza Jurídica: Persona Jurídica Nacional Tipo de Documento de Identidad: NIT Número de Documento: Se registra el Número del NIT y el Numero del Digito de Verificación. Se da clic fuera de este campo y el sistema inicia el interface con la Base de Datos de la DIAN. Lo anterior se verifica cuando aparece la información del nombre de la Razón Social del Tercero



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En la segunda Carpeta “Información General” registramos la información de los campos identificados con *, que significa que es información obligatoria, así: Tipo de Organización Empresarial: Se despliega un menú con los diferentes tipos empresariales. En el Ejemplo, se trata de una Sociedad por Acciones Simplificada S A S. Tipo de Capital: Aparecen opciones de Mixto, Privado o Público. Elegimos Privado



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En la Carpeta 3 “Información Tributaria”, se verifica que en el interface con la DIAN haya quedado registrada la información de Actividad Económica y el tipo de Responsabilidad Tributaria, el Régimen Tributario, y la condición, o no, de Autoretenedor. Si no se encuentra registrada, se procede a incorporar dichos datos de acuerdo al documento soporte (RUT).

En la Carpeta 4 “Ubicación” verificamos que aparezca la información de localización, Tipo de Dirección, Dirección, País, Región, Ciudad, Teléfono, Fax, o la registramos con base en el documento soporte (RUT).



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La Carpeta 5 “Representante Legal” exige el Registro de la información del Representante Legal de la Persona Jurídica: Tipo de Representante Legal: Se despliega un menú de opciones y se elige la correspondiente (Representante Legal de Personas Jurídicas). Se da clic en los tres puntos (…) del campo Nombre de Razón Social, se da la información de la Persona Natural que funge como Representante Legal, se Busca y se Vincula.



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Se da clic en el icono “Adicionar Tercero” y éste pasa a la Carpeta 5



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Al dar clic en Agregar, la información queda registrada en la Carpeta.

Pasar a la Carpeta 6 “Dependencia Organizacional”, información que NO tiene carácter obligatorio.

Culminado el cargue de información, se da clic en “Guardar”, apareciendo el icono de la Firma



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Digital

Dar click en Firmar y Aceptar

El sistema genera el aviso de “Se creó correctamente la Persona Jurídica en el sistema con



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código xxxx”, como evidencia del éxito de la Transacción de creación de un Tercero Persona Jurídica.

5.7.3 Creación de Tercero Consorcio / Unión Temporal Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: ADM Terceros y Cuentas / Consorcios U E



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Al dar clic en “Consorcios UE” aparece la pantalla de Búsqueda de Terceros creados como Consorcio o Unión Temporal Para el presente caso, crearemos una Unión Temporal, así: Dar click en el campo: “Adicionar Tercero”



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Aparece una pantalla con cinco carpetas de información e iniciamos registrando los datos de la Carpeta “Información Básica”: En el Campo “Naturaleza Jurídica”, damos clic en Unión Temporal Tipo de Documento de Identidad: NIT Numero de documento: Registramos Número de NIT de la Unión Temporal a crear

Al registrar el código de verificación del NIT y dar clic fuera de dicho cuadro, el Sistema hace enlace con la Base de Datos de NITS de la DIAN y aparece en la pantalla en forma automática La información de la Razón Social del Tercero tal como está registrado en la DIAN



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Pasar a la segunda Carpeta, que corresponde a los “Participantes” o Integrantes del Consorcio o Unión Temporal. Registrar en el campo “Objeto de la Unión de Terceros”, el Objeto y número del Contrato suscrito por la entidad con el Consorcio o Unión Temporal Registrar cada uno de los Participantes del Consorcio o Unión Temporal, que pueden ser personas Naturales o Jurídicas, dando clic en el campo “Código Interno”. Allí aparece la Pantalla de Búsqueda de Terceros en el Sistema, digitamos la respectiva información del tercero Integrante, y damos clic en “Aceptar”



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En la siguiente pantalla aparece el nombre de la persona Natural o Jurídica vinculada, se procede a registrar el porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal, información que reposa en el Formato “AGF–FR-03 Formato para Aplicación de Retención en la Fuente – Información de Consorcios y Uniones Temporales” y damos clic en el campo “Agregar”. La información registrada se traslada al campo inferior de la Carpeta. Con el procedimiento anterior, registrar la información de los demás integrantes del Consorcio o Unión Temporal, verificando que los porcentajes de participación de cada uno de ellos, en forma consolidada no sean menores ni mayores al 100%.



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En la tercera Carpeta “Información Tributaria”, verificar que en el enlace con la DIAN haya quedado registrada la información Tributaria del Consorcio o Unión Temporal, o procedemos a registrarla según copia del RUT del mismo.

En la Carpeta cuatro, “Ubicación”, verificar que aparezca registrada la información de ubicación, Dirección, País, Región, ciudad, número telefónico, número de Fax del Consorcio o Unión



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Temporal. O procedemos a registrarla según la copia del RUT del Tercero

En la quinta Carpeta “Representante Legal” procedemos a registrar la información del Tipo de Representante Legal, el Cargo y damos clic en los tres puntos (…) de “Nombre o Razón Social” para registrar la información propia del Representante legal, que aparece en el precitado Formato AGF.FR-03. Damos clic en “Adicionar Tercero” y en “Agregar”



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Al Dar Clic en “Guardar” aparece la información del Tocken o Firma Digital

Se Firma Digitalmente y se clic en “Aceptar”



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El sistema reporta el anuncio de “El Consorcio o Unión Temporal se creó correctamente en el sistema con código interno: XXXXXX” como evidencia del éxito de la Transacción de creación de un Tercero Consorcio o Unión Temporal



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5.7.4 Observaciones Importantes Relacionadas con la Creación de Terceros

Los datos del Tercero referentes a tipo, número de documento, nombres completos o Razón Social a registrar deben ser los que consten en el documento legal que identifica al Tercero.

Los terceros que se creen en el sistema son universales, es decir, cualquier Unidad Ejecutora o Sub Unidad los puede consultar y utilizar.

Las personas naturales nacionales o extranjeras a registrar en el aplicativo deben crearse con el nombre que figure en el respectivo documento legal que lo identifica.

En el caso de las personas jurídicas nacionales, cuando se crean como tercero en SIIF Nación y el usuario registra el NIT con el digito de verificación, el sistema consulta la información registrada en la DIAN y le muestra, entre otros datos, la razón social que identifica al tercero.

Si el sistema lo requiere el usuario deberá complementar los datos de actividad económica, responsabilidades tributarias, dirección y representante legal con base en los documentos antes mencionados.

Durante el registro de las personas jurídicas nacionales del tipo departamental o municipal, es necesario seleccionar el código de consolidación asignado por la Contaduría General de la Nación.

Las personas jurídicas extranjeras a registrar en el sistema deben crearse con la razón social del respectivo documento que lo identifica. Es necesario seleccionar la actividad económica que mejor la identifique, si se trata de una entidad bancaria seleccionar la actividad económica No. 6512. Una vez registrada, solicitar al Call center del Ministerio de Hacienda – SIIF Nación la asignación de la longitud de cuenta, indicando el tipo y número de documento con el cual fue creado el banco extranjero.

Complementar la información solicitada por el aplicativo tales como dirección y representante legal con base en los documentos soporte.

Los consorcios o uniones temporales a registrar en el sistema deben crearse con la razón social indicada en el RUT, así mismo es requerido identificar los terceros que hacen parte de esta unión temporal o consorcio, los cuales deben estar previamente creados como terceros jurídicos o naturales según el caso.

Una vez creado el tercero en el aplicativo no es posible modificar los datos del tipo y número del documento de identidad que lo identifica, ni modificar su nombre o razón social. En este caso el tercero puede ser eliminado por la entidad que lo creó, siempre y cuando no tengan ningún tipo de registro relacionado. Por tanto es importante, antes de utilizar el tercero en el sistema, validar que esté correctamente creado.



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Si el tercero natural está creado en el sistema y los datos de tipo, número de documento, nombre no corresponden al documento legal que lo identifica, solicitar a la línea de soporte del SIIF Nación la corrección, adjuntando copia de dicho documento.

Los datos del tercero pueden ser modificados por la entidad que crea el tercero o le adiciona datos al tercero, como por ejemplo una dirección.

Es responsabilidad del usuario la veracidad de los datos que registre en el sistema. (Artículos 2.9.1.2.12, 2.9.1.2.13 del decreto No. 1068 de 2015) así como, es falta gravísima alterar o introducir información que afecte el normal funcionamiento en el sistema (Artículo 48, numeral 43 ley 734 de 2002). Las irregularidades en estos registros deberán ser reportadas a las autoridades competentes. 5.7.5 Actualización de Información de Terceros con Datos en la DIAN (Personas Naturales con RUT, Personas Jurídicas, Consorcios y Uniones Temporales) En caso que los datos de un tercero registrado en la DIAN (Persona Natural, Persona Jurídica, Consorcio o Unión Temporal), haya modificado algún tipo de información que aparece en el RUT (Registro Único Tributario), tales como razón social, Actividad Económica y Responsabilidades Tributarias y previamente se hayan creado en el SIIF NACION, es posible la actualización de dichos cambios a través del siguiente procedimiento: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: ADM/Terceros y Cuentas/Persona Jurídica

Digitar los datos de Naturaleza jurídica, Tipo de documento de identidad y Número de documento, luego dar clic en el botón buscar, seleccionar el tercero dando clic sobre el tercero.



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Dar clic en el botón “Modificar”

Se muestran los datos del tercero.

Dar clic sobre el botón “Actualizar DIAN

Al dar clic en “Actualizar DIAN”, se actualizan los datos registrados en el SIIF Nación con los datos del tercero que tenga la base de datos de la DIAN, tales como la razón social, Actividad Económica y Responsabilidades Tributarias. Mediante el Procedimiento descrito podemos, además, actualizar la información registrada en la DIAN por parte de Personas Naturales con RUT, Consorcios y Uniones Temporales.

5.8 CREACION DE “CUENTAS BANCARIAS”



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A través de esta funcionalidad, el sistema permite que una Unidad o Subunidad Ejecutora registre la o las cuentas bancarias de los terceros naturales, jurídicos, consorcios o uniones temporales que requiera para utilizarlas en las diferentes transacciones del aplicativo que exijan su uso. Las cuentas bancarias son independientes para cada Unidad Ejecutora o Sub Unidad, es decir cada entidad que requiera utilizar la cuenta debe obligatoriamente crearla o vincularla en la Unidad o Sub Unidad que está realizando la gestión de Pago. Antes de abordar el proceso de Creación de una Cuenta Bancaria, podemos Consultar si la misma ya se encuentra creada y disponible en la respectiva Unidad o Sub Unidad ejecutora: El proceso de creación de cuentas bancarias incluye tres maneras de ingresar la información: 5.8.1 Crear una Cuenta Bancaria de un tercero y vincularla a una Unidad o Subunidad Ejecutora. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Reportes / ADM / Terceros / Cuentas Bancarias Terceros

El sistema demanda la información de la Cuenta Bancaria del Tercero: Número de Cuenta Bancaria, Tipo de Cuenta, Tipo de Moneda, Estado de la Cuenta, Entidad Bancaria, Tercero Titular de la Cuenta. Se da clic en Ver Reporte El sistema acepta la consulta dando exclusivamente el número de Cuenta y dar clic en Ver Reporte



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Aparece el Resultado de la Consulta. En el presente caso, la Cuenta Bancaria NO se encuentra creada en la Unidad o Sub Unidad que realiza la gestión ya que en el reporte NO aparece ninguna información.

Cuando una Cuenta Bancaria se encuentra creada en la Unidad o Sub Unidad, aparece un pantallazo con la información de la Cuenta Bancaria, así:



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Verificado que una Cuenta Bancaria requerida NO se encuentra creada en la Unidad o SubUnidad de que se trate, procedemos a realizar la transacción de Creación. La transacción de Creación de Cuentas Bancarias se realiza por la siguiente secuencia: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: ADM/Terceros y Cuentas/ Cuenta Bancaria:



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Se da clic en “Adicionar Cuenta”



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Aparece la Pantalla de “Definir las Cuentas Bancarias de un Tercero en una Unidad o Sub Unidad ejecutora”. Proceder a consultar la información del Tercero titular de la Cuenta Bancaria que vamos a crear, dando clic en los tres puntos (…) de Código Interno. Registramos entonces la información de Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento, numero de Documento. Dar clic en Buscar y Vincular

Aparece en la Pantalla la CARPETA de “Cuenta Bancaria”, damos clic en la pestaña



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Aparece la Pantalla de “SIIF – Búsqueda de Entidades Financieras – Dialogo de página Web” y registrar allí la información del Banco donde el Tercero apertura la respectiva Cuenta: Naturaleza Jurídica: Persona Jurídica Nacional / Persona Jurídica Extranjera Tipo de Documento: NIT Si se conoce el Numero del NIT lo digitamos, o proceder a dar clic en “Buscar” y nos aparece el pantallazo de todas las entidades Financieras disponibles en SIIF NACION.



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Marcamos la entidad financiera (color verde) y damos clic en “Aceptar”.

Aparece la Carpeta de Cuenta Bancaria, en la cual con base en el original de la respectiva Certificación Bancaria, se registra:



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Tipo de Cuenta: Corriente o de Ahorros Número: Número de Cuenta, que debe corresponder a la Estructura de Cuentas Bancarias SIIF NACION, que en consenso con el sector financiero ha definido un número de dígitos para cada Banco. Nombre de la Cuenta: Que corresponde al Nombre de Contratista y según se trate, información de Actas o ANTICIPO (Jorge armando Diaz Uribe – ACTAS o Jorge Armando Diaz Uribe – ANTICIPO CON 1320/2016). Tipo de moneda: Seleccionar la moneda que se maneja a través de la cuenta bancaria, normalmente “Pesos”. Vigencia: Esta vigencia corresponde a la fecha hasta la cual estará disponible la cuenta bancaria para ser utilizada por la Unidad Ejecutora o Subunidad. En el proceso de creación, el sistema asigna inicialmente (automáticamente) el estado de la cuenta: “Registro Previo”.

Digitar el icono de “Guardar” y aparece el Aviso de utilización de la Firma Digital



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Dar click en Aceptar El Sistema genera el Aviso “La Cuenta Bancaria se creó correctamente con el Consecutivo xxxx”



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5.8.2 Vincular a una Unidad o Sub Unidad ejecutora una Cuenta Bancaria ya creada por otra Unidad o Sub Unidad El Aplicativo permite vincular una Cuenta Bancaria creada en otra Unidad o Sub Unidad ejecutora. Mediante el procedimiento previo, al seleccionar los datos de Entidad Financiera, y Registrar el tipo de cuenta, número de cuenta y Tipo de Moneda, el sistema cargara en pantalla toda la información que se tiene registrada para esta cuenta Bancaria.

Aparece un aviso “La Cuenta Bancaria ya Existe, se Vinculará a ésta Unidad o Sub Unidad Ejecutora”. Se da clic en “Aceptar”. Aparece disponible el campo “Fecha Vigencia” para registrar la respectiva fecha tope de utilización. Se da clic en “guardar” y se realiza la rutina de la firma digital.



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El sistema automáticamente vincula la cuenta bancaria del tercero a la Unidad o Subunidad ejecutora por la cual ingreso el usuario. El Sistema finaliza con el Aviso. “Se Vinculó Exitosamente la PCI con la Cuenta Bancaria del Tercero”. 5.8.3 Vincular a una unidad o subunidad ejecutora una cuenta bancaria de un tercero que identifica una unidad ejecutora o subunidad que ejecuta presupuesto a través del sistema (Cuenta Bancaria de Tesorería de entidad SIIF NACION) Al consultar el tercero (únicamente se pueden seleccionar terceros cuyo código de consolidación sea diferente al tercero que identifica la Unidad o Subunidad Ejecutora por la cual ingreso el usuario al sistema), se activará la carpeta llamada “Cuenta Bancaria Tesorería”, en esta carpeta el sistema carga automáticamente la(s) cuenta(s) bancaria(s) que se hayan creado previamente en el macroproceso de Recaudos para ésta Unidad Ejecutora o Subunidad por ser una Tesorería. El usuario selecciona la cuenta bancaria que requiere vincular y registra la “vigencia de utilización de la cuenta bancaria” y se graba (El sistema automáticamente vincula la cuenta bancaria del tercero a la unidad o subunidad ejecutora por la cual ingreso al sistema el usuario). Como resultado de los tres casos se obtiene “Cuenta(s) Bancaria(s)” a utilizar de un Tercero en una Unidad Ejecutora o subunidad para llevar a cabo un determinado trámite de pago. 5.8.4 Administrar o Modificar la o las “Cuenta(s) Bancaria(s)” a utilizar de un tercero en una unidad o subunidad ejecutora Descripción



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A través de esta funcionalidad, se puede eliminar, desvincular o modificar la información de la o las “Cuentas Bancarias” registradas a un Tercero. Para realizar esta operación se debe: Consultar el tercero que tiene vinculadas las cuentas bancarias a eliminar o desvincular o modificar. Seleccionar la “cuenta bancaria” objeto de modificación. Consultar la información que determina las características de la “cuenta bancaria” y proceder a: a. Eliminar del sistema la cuenta Bancaria

(Esto significa que la cuenta bancaria se elimina del sistema, si se necesita nuevamente se tiene que volver a crear. Únicamente se puede eliminar la(s) cuenta(s) bancaria(s), que cumplan con las siguientes condiciones:

Que el Tercero titular no identifique una Unidad o Subunidad Ejecutora.

Que la “Cuenta Bancaria” esté en Estado: Invalido

Que la “Cuenta Bancaria” no esté vinculada en ninguno de los documentos que se hayan generado en el sistema. )

Que la “Cuenta Bancaría” sea creado por la unidad Ejecutora o Subunidad que busca eliminarla. b. Desvincular la cuenta bancaria de la Unidad o Subunidad Ejecutora por la cual ingreso al sistema el usuario” (Esto significa, que esta entidad ya no puede iniciar un nuevo trámite de pago a través de ésta cuenta bancaria, si lo requiere tiene que volver a vincular dicha cuenta). c. Modificar la información propia de la cuenta bancaria (cambiar el “Tipo de “Cuenta Bancaria” (No se puede modificar la información propia de la cuenta bancaria, si el Tercero titular identifica una Unidad o Subunidad Ejecutora, esta modificación se realiza a través del macroproceso de Recaudos). d. Modificar el “Tipo de moneda, (Cambiar el Tipo de cuenta Bancaria (De Ahorros a Corriente o de Corriente a Ahorros). e. Incluir o cambiar la sucursal a la que pertenece la “cuenta bancaria”, ampliar o reducir la “Vigencia de utilización de la ‘Cuenta Bancaria. (Esta acción se puede realizar únicamente si la “Cuenta Bancaria” está en Estado: Invalido). Como resultado se obtiene “Cuenta(s) Bancaria(s)” a utilizar de un Tercero en una Unidad Ejecutora o Sub Unidad, administradas.



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5.9. CREACION DE DOCUMENTOS PRESUPUESTALES

5.9.1 Creación solicitud de CDP

Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/Solicitud CDP/Crear /Sin Bienes y Servicios

Requisitos: Posiciones activas del catálogo del gasto vigente, que sean universales y las no universales vinculada a la PCI del actor principal. "Dependencia de bienes y servicios” vinculadas a cada unidad o subunidad ejecutora. Relación entre cada "Dependencia de bienes y servicios" y su "Dependencia para afectación del gasto". Rubro presupuestal a nivel anexo de Decreto de Liquidación Acciones:

Seleccionar "Fecha de registro"



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VERSIÓN 1

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Seleccionar "Apertura de Caja Menor", "SI" o "NO". Aplica marca NO. Seleccionar” Dependencias de bienes y servicios", mediante el botón

Seleccionar la dependencia de Bienes y Servicios, [ACEPTAR]

Dar clic en el botón "Seleccionar Posiciones de Gastos" o rubros presupuestales, la recomendación es que los rubros vayan a nivel desagregado o último nivel (Utilizar los filtros de búsqueda)



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VERSIÓN 1

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Seleccionar la posición de gastos y Aceptar.

Registrar el "Valor", para la posición del catálogo de gastos. Dar clic en el botón "ACEPTAR".

Registrar las "Observaciones" (Objeto de la solicitud según soporte). Seleccionar el botón "Datos Administrativos".



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En la pantalla que emerge se deben ingresar todos los datos administrativos y aceptar.

Seleccionar el botón "GUARDAR" Se genera número consecutivo automático



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VERSIÓN 1

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Se da clic en “Aceptar” Una vez se genera la Solicitud de CDP procedemos a generar el CDP usando el consecutivo generado. NOTA: Toda solicitud se puede ADICIONAR, REDUCIR O ANULAR. 5.9.1.1 Adición de Solicitud de CDP Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/Solicitud CDP/Adicionar /Sin Bienes y Servicios



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VERSIÓN 1

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En solicitud de CDP se escribe el número de la solicitud a adicionar y clic en el cuadro con los tres puntos (…):

Dar clic en:

Seleccionar la dependencia según la solicitud y ACEPTAR.

Resaltar la dependencia y dar clic en el botón SELECCIONE POSICIONES DE GASTOS.



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VERSIÓN 1

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Digitar la selección del catálogo de Gastos según la solicitud y BUSCAR, marcar con el chulito y ACEPTAR.

Digitar el valor a adicionar y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Una vez sale el valor a adicionar vamos a DATOS ADMINISTRATIVOS.

Digitar en Notas el soporte por el cual estamos realizando la modificación y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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GUARDAR



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VERSIÓN 1

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5.9.1.2. Reducción de Solicitud de CDP

Si se requiere reducir una solicitud que está vinculada a un CDP, primero se reduce el CDP y

luego la Solicitud.

El proceso se realiza por la siguiente ruta EPG/Solicitud CDP/Reducir/Sin Bienes y Servicios:

Registrar el Valor Reducido de solicitud de CDP y ACEPTAR. Así queda reducido según lo

requerido.



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VERSIÓN 1

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En datos administrativos registrar el soporte por la cual fue reducido se da clic en ACEPTAR y

posteriormente en GUARDAR.

5.9.1.3 Anular Solicitud CDP Una solicitud se puede anular siempre y cuando no esté vinculada a un

CDP

RUTA: EPG/Solicitud de CDP/Anular



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VERSIÓN 1

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Digitar el número de la solicitud a anular clic sobre los tres puntos:

Ingresar datos administrativos y describir en Notas la razón por la cual anulo la solicitud y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Clic en ANULAR y queda anulada en el sistema



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VERSIÓN 1

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NOTA: En Datos Administrativos se debe diligenciar la información referente al documento que soporta este registro (oficio), datos de quien lo firma y la dependencia respectiva. IMPORTANTE: Por política interna, los Documentos presupuestales (Solicitud CDP, CDP., REGISTRO PRESUPUESTAL) NO se Anulan. Se reducen. Para reflejar mejor la trazabilidad de la Operación. 5.9.2 Creación de un Certificado de disponibilidad presupuestal. PERFIL: Gestión Presupuesto de Gastos RUTA: EPG/CDP/Gasto/Crear

Requisitos: Solicitud de CDP previamente creada a nivel rubro Desagregado a máximo nivel (Según instrucciones internas) Apropiación disponible en el rubro presupuestal y en la Dependencia de Afectación de Gasto. Rubro presupuestal a máximo nivel de desagregación Valor del CDP igual a la Solicitud de CDP Acciones: Definir fecha de registro

Buscar y asociar la Solicitud de CDP que fue generada previamente.

Dar clic en botón ACEPTAR

Seleccionar la posición de gasto:

1. Clic en el cuadro que señala el circulo en la siguiente pantalla



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VERSIÓN 1

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2. Clic en el renglón de la posición del catálogo de gastos. Marcar de color verde

Dar clic en el icono REGISTRAR Clic en el icono de BUSCAR Definir el valor para el(los) rubro(s)-dar clip en registrar y muestra los ítems de gasto dependientes del rubro (origen) con Apropiación Disponible. Se marca la apropiación, recurso presupuestal y el valor requeridos. Clic en ACEPTAR

Registrar los DATOS ADMINSITRATIVOS, (son los datos y características propias del documento físico,

soporte de expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal.



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VERSIÓN 1

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Digitar el Número de Solicitud que le asignó el sistema Clic en ACEPTAR

En el campo: TEXTO JUSTIFICATIVO, digitar el objeto del documento presupuestal, según soporte. (DTNAR SOL. No.____. “OBJETO: según documento soporte)

Clic en GUARDAR



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VERSIÓN 1

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Luego el sistema envía un mensaje de confirmación de la transacción realizada, informa el No. de documento.

Imprimir el documento presupuestal.

RUTA: Guardar Como PDF e imprimir el respectivo Comprobante.

5.9.2.1 Adicionar un CDP Se ingresa por la Ruta: EPG/CDP/Gastos/Adicionar



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VERSIÓN 1

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Se ingresa el número del CDP a adicionar y clic en:

Maximizar Dependencia para la Afectación del Gasto y seleccionar la posición del Catálogo del Gasto, clic en Registrar:

Clic en Buscar



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Seleccionar la posición a afectar y escribo el valor, y ACEPTAR. En datos administrativos registrar el soporte de la adición y en el texto justificativo escrito el número de la solicitud por la cual se realizó la adición. 5.9.2.2 Reducir CDP

Si se requiere reducir un CDP, el proceso se realiza por la siguiente ruta EPG/CDP/Gastos/Reducir.

Ingresar el número del CDP a reducir y



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VERSIÓN 1

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Clic en … de Ítem para la afectación del gasto:

Clic en BUSCAR lo que nos despliega los ítems a reducir, marcamos el (los) que van a ser

reducidos con el visto bueno y al final de las celdas ponemos el valor a reducir y ACEPTAR:

En la pantalla, con el valor a reducir y el neto después de la reducción, ingresamos a DATOS

ADMINISTRATIVOS y en Notas describimos según el documento soporte que se realizó la

reducción con su correspondiente fecha y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Clic en GUARDAR

5.9.2.3 Anulación de un CDP

El Aplicativo permite la anulación de documentos presupuestales, no obstante, por política interna se

decidió no realizar dicha transacción para proteger la trazabilidad del respectivo tramite.

5.9.3. Creación de un Compromiso presupuestal RUTA: EPG /Compromiso/Vigencia Actual/Crear



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VERSIÓN 1

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Requisitos: Certificado de disponibilidad con saldo por comprometer Tercero activo y cuenta bancaria en estado registro previo (como mínimo) Los ítems de gastos (o rubros presupuestales) deben tener vinculada una posición PAC (Nivel de Agrupación PAC). La posición de catálogo de PAC (Nivel de Agrupación) debe tener definida la Tesorería que debe realizar el pago. Calendario de pagos definido por la Tesorería (Para Recursos Propios y Recursos Nación SSF) Ordenador de Gasto activo (Persona Natural con delegación del gasto y cargo). Acciones: Definir Fecha de Registro, siempre es fecha actual Buscar el CDP, utilizando los filtros disponibles, el sistema muestra todos los CDPS creados. Después de seleccionar dar clic en […]



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VERSIÓN 1

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Al dar clic sobre el número de CDP muestra los detalles de este, puedo confirmar el saldo a comprometer y otros detalles del CDP.



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VERSIÓN 1

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Cerrar dando clic en la para continuar trabajando el Registro.

Dar Clic en icono de búsqueda de “Ítem para afectación del gasto”, seleccionar la imputación o imputaciones a afectar:

Seleccionar en la siguiente pantalla los ítems a afectar y su correspondiente valor.



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VERSIÓN 1

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Dar Clic en la línea de atributos del bloque “Combinación(es) de PAC”

El sistema habilita la pestaña de para ingresar. Resaltar y dar clic en PLAN DE PAGOS.



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VERSIÓN 1

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a) Plan de pagos: Definir la(s) fecha(s) posible(s) de pago, conforme se establece en el acto administrativo que soporta el

compromiso. Las fechas a definir pueden corresponder a un mes de la vigencia actual o rezago año siguiente.

Definir el valor por cada línea de pagos que se establezca. La sumatoria del(os) valor(es) de la(s) línea(s) de pago debe ser igual al total del compromiso.

Definir los Atributos de Línea de Pago (Para Planes de pagos normales definir como atributo NINGUNO. Cada vez que se defina una línea de pagos se debe dar clic en botón Continuar y al final ACEPTAR para

que el sistema asuma los planes de pagos establecidos por el usuario. Si el compromiso tiene asociados rubros de dos conceptos diferentes (ejm: gastos generales e inversión),

se deben definir planes de pagos de acuerdo al tipo de rubro, por separado. Una vez se haya diligenciado la información anterior, dar clic en ACEPTAR.

En algunos casos, el usuario se puede equivocar y programar un mayor o menor valor al definido según los ítems de gasto que se están afectando, cuando esto ocurría, el usuario debía dar clic en Cancelar o cerrar la ventana de Plan de pagos y registrar nuevamente todos los planes de pago. Con el cambio realizado, el usuario puede seleccionar la línea de pago programada, el sistema la carga en la parte superior para que se modifique la fecha de pago, el valor en pesos, o el atributo línea de pago, y dar clic en continuar, luego clic en ACEPTAR para cargar la programación de pagos. Así mismo; si después de cargar la programación de pagos, en la sección Plan de pagos por posición de PAC, el usuario detecta que algo quedo mal, puede seleccionar la combinación de PAC y dar clic en Plan de Pagos, para reprogramar los planes de pago de esa posición PAC Después de haber definido los planes de pago, dar clic en ACEPTAR para continuar con el registro del compromiso.



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VERSIÓN 1

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Dar clic en ACEPTAR y abre la ventana de datos del tercero: Digitar la información pertinente de acuerdo al soporte.

Clic en información del tercero contratista.



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VERSIÓN 1

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Lo cual activa la siguiente ventana en donde puedo cargar los datos del tercero, establezco su naturaleza

jurídica, el tipo de documento y el número y le doy clic en BUSCAR, lo señalo y una vez resaltado doy clic en

ACEPTAR.

Volver a la pestaña anterior y allí nos solicita el ordenador del gasto, clic en […]

Despliega la siguiente pantalla que permite según el documento soporte determinar el ordenador del

gasto, en donde puedo digitar el consecutivo o en descripción puedo escribir una palabra

relacionada con el ordenador del gasto o puedo no escribir nada e ir a BUSCAR y allí seleccionar el

ordenador del gasto en referencia y ACEPTAR



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VERSIÓN 1

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En medio de Pago se abren 4 alternativas, selecciono acorde al documento soporte una de estas:

- Abono en cuenta: Pago a beneficiario final en cuenta bancaria, el sistema permite seleccionar la

cuenta bancaria activa para el tercero.

- Cheque: Se pacta con el contratista ese medio de pago.

- Giro: Este medio de pago se podrá elegir cuando se requiera pagarle en efectivo y por ventanilla a

través de un banco a un tercero.

- Títulos: Se utiliza para pagos DIAN o si se llegara A dar una orden gubernamental



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VERSIÓN 1

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Si es abono en cuenta permite seleccionar la cuenta bancaria para lo cual ingreso con clic en […], clic en

BUSCAR lo que nos genera las cuentas para poder realizar el abono, selecciono la que me determina el

soporte y ACEPTAR.

En objeto del compromiso se registra el texto según el documento soporte se pasa a los DATOS

ADMINISTRATIVOS. Se registra la información según el documento soporte y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Clic en GUARDAR y nos da el número del consecutivo



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VERSIÓN 1

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Se imprime el documento presupuestal. 5.9.3.1 Modificación Compromiso Presupuestal RUTA: EPG/Compromiso/Modificar

Ingresar el Numero del Compromiso a Modificar y clic en el botón



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VERSIÓN 1

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El sistema permite modificar los datos del Registro emitido como: Tercero datos de la Cuenta Bancaria, Datos del Ordenador del Gasto, Medio de Pago, Objeto del Compromiso, Datos Administrativos; siempre y cuando este no haya sido obligado, en caso de haber sido obligado solo nos permite cambiar los Datos de la cuenta Bancaria.



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VERSIÓN 1

PÁGINA 154 DE 282

Registrar la información a través del botón en la opción que vamos a modificar y allí ingresamos los datos que se deben corregir de la siguiente forma: Cambio de Tercero Contratista y/o Beneficiario: Ingresar al tercero a modificar. Allí se despliega la siguiente pantalla: Digitar los datos del Tercero como, su naturaleza jurídica, Tipo de Documento de Identificación y Numero de Documento y clic en el botón BUSCAR

Resaltar el tercero y ACEPTAR



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VERSIÓN 1

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Dar clic en Guardar si ya realizamos las correcciones solicitadas. Cambio de Tercero Ordenador del Gasto: Ingresar al que necesito modificar allí se despliega la siguiente pantalla:

Ingresar el Ordenador si lo conozco o la descripción del mismo y clic en BUSCAR (en caso de desconocer ambas, únicamente doy clic en buscar), allí selecciono el solicitado.



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VERSIÓN 1

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Resaltar el Ordenador de Gasto requerido y ACEPTAR. Dar clic en Guardar si ya realizamos las correcciones solicitadas. Cambio de Medio de Pago:

Desplegar el Medio de pago solicitado, en caso de ser Abono en cuenta dar clic en el campo de la cuenta Bancaria y se despliega la pantalla así:



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VERSIÓN 1

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Dar clic en BUSCAR y allí aparecen los datos vinculados al tercero seleccionado, doy clic en la cuenta requerida y ACEPTAR

Dar clic en Guardar si ya se realizaron las correcciones solicitadas. Modificación del Objeto del Compromiso: Esta opción funciona únicamente en algunos perfiles y me permite modificar el texto de la misma, solamente debo ubicarme en el punto en donde debo corregir el texto y modificarlo



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VERSIÓN 1

PÁGINA 158 DE 282

Guardar los cambios realizados e imprimir el documento modificado. 5.9.3.2 Adición a un Compromiso Presupuestal RUTA: EPG/Compromiso/Adicionar

Digitar el número del Registro a Adicionar y clic en el botón y se da clic en REGISTRAR



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VERSIÓN 1

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Ingresar en Ítems de la Afectación del Gasto.

Clic en BUSCAR

Dar Clic en los Ítems a afectar se registra el valor a Adicionar en su rubro correspondiente y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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En la siguiente pantalla se registra en la combinación del PAC, selecciono la posición del catálogo clic en el PLAN DE PAGOS

Ingresar la fecha o fechas de pago y el valor a pagar y CONTINUAR y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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ACEPTAR nuevamente e ingresar a DATOS ADMINISTRATIVOS para ingresar la justificación de la modificación realizada.



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VERSIÓN 1

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ACEPTAR y GUARDAR e imprimir el documento con los cambios realizados, el sistema nos da la siguiente confirmación:

5.9.3.3 Reducción total o Parcial de un Compromiso Presupuestal RUTA: EPG/Compromiso/Reducir

Ingresar el número del CDP a reducir total o parcialmente y , clic en RESGISTRAR



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VERSIÓN 1

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En la siguiente ventana clic en el botón que se encuentra frente a Ítem de Afectación del Gasto.

En la siguiente ventana dar clic en buscar y seleccionar los items a afectar escribir el valor a reducir y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Luego ingresar a combinación(es) de PAC la resalto e ingreso al PLAN DE PAGOS



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VERSIÓN 1

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Selección los ítems a afectar y se registran los valores a reducir y dar clic en ACEPTAR.

Ingresar a DATOS ADMINISTRATIVOS y en esa pantalla registramos la información del soporte y la razón por la cual se redujo el Compromiso y ACEPTAR.



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VERSIÓN 1

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Dar clic en GUARDAR y allí nos confirma la reducción

Imprimir el soporte de la misma. 5.9.3.4 Modificación plan de pagos de un compromiso RUTA: EPG/Compromiso/Vigencia Actual/Modificar Plan de Pagos



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VERSIÓN 1

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Acciones:

Buscar el compromiso al cual se le va a modificar plan de pagos y seleccionarlo

El aplicativo presenta la información de la Dependencia de afectación PAC, el rubro presupuestal, la línea de pago definida previamente, el valor del plan de pagos

Seleccionar la línea de plan de pagos que se quiere modificar

El aplicativo habilita el campo para definir el valor a Reducir de la línea de pago

Dar clic sobre el botón “Plan de Pagos” El aplicativo presenta los campos para definir una nueva fecha de plan de pagos, atributo de línea de pago y valor, se define y ACEPTAR



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Diligenciar la ventana de Datos Administrativos Se obtiene las nuevas líneas de pago para el compromiso y GUARDAR NOTA: La validación del cupo no se efectuará en la instancia compromiso. Para modificar un Plan de pagos, es necesario también tener en cuenta el calendario de pago del Tesoro o el definido por la entidad, cuando se trate de recursos Propios o Nación SSF. El sistema permite modificar la(s) Línea(s) del Plan de Pago, para fechas del mes del registro, meses posteriores de la vigencia actual o vigencia siguiente. Cuando se obliga una línea de pagos, al consultar el plan de pagos el sistema nos muestra el saldo pendiente por obligar. 5.9.4 Generación de un Compromiso de Vigencia Actual Proveniente de un Compromiso de

Vigencia Futura Al inicio de cada vigencia fiscal las unidades y/o sub unidades ejecutoras deben registrar los compromisos que suscribieron en el año anterior, o anteriores, con cargo a Vigencias Futuras aprobadas por el CONFIS o la Dirección General de Presupuesto Público Nacional (DGPPN), para afectar el presupuesto de la vigencia actual que inicia.



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Al respecto, la Resolución 36 de 1998, articulo 2, Parágrafo, establece: “En cada vigencia fiscal el jefe de presupuesto o quien haga sus veces registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad.” (Resaltado fuera de texto). Con el fin de facilitar esta operación el SIIF dispone de una transacción llamada ‘’Registrar un compromiso presupuestal de gasto con base en las vigencias futuras registradas para el año actual en un compromiso’’ que crea de forma simultanea una Solicitud de Certificado de Disponibilidad, un Certificado de Disponibilidad Presupuestal y un Compromiso Presupuestal de gasto con la información del compromiso de Vigencias Futuras que la unidad y/o sub unidad registró en el año anterior o anteriores con cargo a las Autorizaciones de Vigencias futuras aprobadas por el Órgano Rector y que afectan el año actual que inicia. Los pasos a seguir son: Ingresar a la Transacción de Compromiso-Traslado de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos RUTA: EPG /Compromiso/Traslado de Vigencias Futuras

Acciones: 1. En el campo de compromiso presupuestal, registrar el número de compromiso de vigencias futuras registrado en el año anterior, Enter

2. Con esta operación el sistema carga la información registrada en el compromiso seleccionado: Tercero. Medio de Pago. Cuenta Bancaria. Funcionario Ordenador del Gasto.



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Los datos anteriormente mencionados, no podrán ser modificados a través de esta transacción; las modificaciones a las que haya lugar sólo se podrán realizar una vez el compromiso quede registrado en la vigencia actual, utilizando la transacción EPG/Compromiso/Modificar

3. Seleccionar el rubro presupuestal a nivel de decreto afectado para el año actual en el compromiso de vigencias futuras y dar clic en Registrar:

4. Clic en Buscar, el sistema carga los ítems de afectación de gasto que dependen del rubro presupuestal seleccionado y que tienen apropiación disponible y libre de afectación en el año actual. El usuario selecciona y registra el valor en el ítem o ítem(s) desagregados que afectará en el compromiso presupuestal de la vigencia actual que se creará con esta operación.



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5. Registrar el objeto del compromiso y darImprimir clic en Aceptar.

6. El sistema activa la carpeta Plan De Pagos, carga la dependencia de PAC y la posición del catálogo del PAC vinculada a los ítems de gasto registrados. Seleccionar y dar clic en Plan de Pagos



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7. Registrar Fecha de Pago, Valor en pesos y Atributos línea(s) de pago, según corresponda, Clic en Aceptar.

8. El sistema carga los planes de pago definidos, Clic en Aceptar.



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9. Registrar datos administrativos, Clic en Guardar.

10. El sistema genera un número de traslado de vigencias futuras.



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Con esta operación el sistema genera una Solicitud de CDP, un CDP y un compromiso presupuestal afectando la vigencia presupuestal actual. 11. Generar los reportes de Solicitud de CDP, CDP y COMPROMISO, registrando en fechas, el día en que se efectuó la transacción de traslado de compromiso de vigencias futuras, para validar la información y conocer los números de documentos que el sistema le asignó. Imprimir el Compromiso Presupuestal de Gasto, que en el caso del ejemplo corresponde al Compromiso No. 213 (Reportes/EPG/Compromisos/Compromiso Presupuestal de Gastos)



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El Compromiso Presupuestal de Gastos señala el número automático de CDP que generó el Aplicativo. Para el ejemplo es el CDP No. 913, el cual procedemos a generar para llevar el archivo consecutivo de este documento. Ruta: Reportes/EPG/CDP/Certificado de Disponibilidad ´Presupuestal – Comprobante



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5.10. C A J A S M E N O R E S

5.10.1 Creación solicitud de CDP de Caja Menor Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/Solicitud CDP Sin Bienes/Servicios

Requisitos: Posiciones activas del catálogo del gasto vigente, que sean universales y las no universales vinculada a la PCI del actor principal.(Imputación presupuestal que maneja el sistema SIIF II nación y las propias (desagregadas) de cada entidad.) "Dependencia de bienes y servicios" vinculadas a cada unidad o subunidad ejecutora. Relación entre cada "Dependencia de bienes y servicios" y su "Dependencia para afectación del gasto". Rubro presupuestal a nivel anexo de Decreto de Liquidación Acciones: Seleccionar "Fecha de registro*" Seleccionar "Apertura de Caja Menor", "SI" o "NO". Se debe marcar “SI”. (Este campo establece la diferencia en el trámite de una solicitud de Caja

Menor y una solicitud normal de presupuesto) Seleccionar "Dependencias de bienes y servicios", mediante el botón [...].de búsqueda Seleccionar la dependencia de Bienes y Servicios. Clic en el botón "Seleccionar Posiciones de Gastos". o rubros presupuestales, la recomendación

es que los rubros vayan a nivel agregado (Utilizar los filtros de búsqueda) Registrar el "Valor", para la posición del catálogo de gastos.



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Hacer clic en el botón "ACEPTAR".

Registrar las "Observaciones" (Objeto de la solicitud según soporte). Seleccionar el botón "Datos Administrativos" e ingresar todos los datos administrativos. Seleccionar el botón "GUARDAR".

Se genera número consecutivo automático



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NOTA: Toda solicitud se puede ADICIONAR, REDUCIR O ANULAR

Adicionar: Si se requiere adicionar una solicitud y ya está vinculada a un CDP, primero se adiciona la Solicitud y luego el Certificado. Reducir: Si se requiere reducir una solicitud que está vinculada a un CDP, primero se reduce el CDP y luego la Solicitud. Anular: Una solicitud se puede anular siempre y cuando no esté vinculada a un CDP NOTA: En Datos Administrativos se debe diligenciar la información referente al documento que soporta este registro (oficio), datos de quien lo firma y la dependencia respectiva.



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5.10.2 Creación Certificado de disponibilidad presupuestal de caja menor. RUTA: EPG/CDP/Gasto/Crear

Requisitos: Solicitud de CDP de Caja Menor previamente creada a nivel rubro Decreto de liquidación Apropiación disponible para el rubro presupuestal y en la Dependencia de Afectación de Gasto Rubro presupuestal a máximo nivel de desagregación Valor del CDP igual a la Solicitud de CDP Acciones: Definir fecha de registro Buscar y asociar la Solicitud de CDP Dar clic en botón ACEPTAR

Seleccionar la posición de gasto con un clic en +

Se despliega la posición del Catálogo de Gastos Se marca el renglón en color verde Dar clic en el botón REGISTRAR



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VERSIÓN 1

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Definir el valor para el(os) rubro(s)-dar clip en registrar y muestra los ítems de gasto dependientes del

rubro (origen) y sus respectivos recursos con Apropiación Disponible. Se marca la apropiación, recurso presupuestal y el valor requeridos.

Determinar Valor, al desplegar la barra a la derecha



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Clic en ACEPTAR Se registran los DATOS ADMINSITRATIVOS, (son los datos y características propias del documento

físico, soporte de expedición del Certificado de Disponibilidad de Caja Menor.. Clic en ACEPTAR

En el campo: TEXTO JUSTIFICATIVO, se digita el objeto del documento presupuestal, según soporte.



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Clic en GUARDAR

Luego el sistema envía un mensaje de confirmación de la transacción realizada, informa el No. de documento.

Imprimir el documento presupuestal.

5.10.3 Ingreso Apertura de Caja Menor Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta : EPG/Gestión caja menor/Crear

Requisitos: 1. Certificados de Disponibilidad Presupuestal” de gasto que cumplan las siguientes condiciones:

•Que tengan vinculada una “Solicitud de CDP” identificada como “Apertura Caja Menor”. •Que NO tengan vinculada ninguna caja menor en estado “Activa”.

2. Cuentas bancarias en estado “Activas” creadas por cada “Tesorería” que no estén vinculadas a una “Caja menor”.

3. Cargo(s) de ordenador del gasto” vinculado a la PCI de actor principal, que tengan vinculado un Tercero” en estado “Activo” (Caso de uso SISEPG006).

4. Posiciones del Catálogo de PAC” con marca “control PAC” relacionadas con “Posiciones del catálogo ampliado de gasto” para un año fiscal (



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5. Tesorería” definida para cada “Posición del catálogo de PAC” con el ámbito institucional

(CUSISPAC008). Resolución de Constitución de Caja menor, relaciona el funcionario responsable Póliza de manejo. Certificación Bancaría Cuenta Corriente - Caja Menor Acciones: En la pestaña “Registrar Información Presupuestal”, se busca el tercero, funcionario, responsable de la Caja menor a Crear.

Una vez seleccionado el respectivo tercero, Clic en el icono de búsqueda del CDP, seleccionar el respectivo CDP, del cual trae la información

presupuestal.

Luego dar clic en la pestaña “Poliza”



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Seleccionar “Tercero que expide la Póliza”, el sistema trae los siguientes atributos: tipo de

identificación, nombre y código interno Registrar la “fecha de expedición” de la póliza Digitar el “Monto afianzado” Registrar la “Vigencia de la póliza” Luego, clic en la pestaña “Registrar Información General”

Marcar O Cuenta Bancaria O Efectivo

Aplicar la opción: O Cuenta Bancaria

Se habilita el icono de búsqueda … , se selecciona la Cuenta Bancaria, el sistema trae los siguientes

atributos de la Cuenta Bancaria: Nombre de la cuenta Tipo de cuenta No. de cuenta, y Entidad Financiera y Sucursal s/n el caso. Marcar la opción SI / NO, si la Caja menor es para trámite de viáticos y gastos de viaje. Buscar “Ordenador del Gasto” Digitar el porcentaje para reembolso Autorizado.



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NOTA: En Datos Administrativos diligenciar la información referente al documento que soporta este registro (oficio), datos de quien lo firma y la dependencia respectiva.

Clic en ACEPTAR



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El sistema muestra un aviso de confirmación del registro realizado, informa el No. de la Caja menor creada.

NOTA: Toda Caja Menor se puede ADICIONAR, REDUCIR, MODIFICAR E INACTIVAR

Adicionar: Si se requiere adicionar una Caja Menor, primero se adiciona la Solicitud del respectivo CDP, luego el Certificado y entonces se puede proceder a la adición de la correspondiente caja menor. Se busca por el Número la caja menor, se ACEPTA y el sistema muestra los nuevos valores objeto de adición, Registrar Datos Administrativos y dar Clic en GUARDAR. Reducir: Si se requiere reducir una caja menor, se busca el ítem de afectación de gasto a reducir, se marca, se le asigna valor, ACEPTAR, Datos Administrativos y GUARDAR Modificar: Una caja menor se puede modificar siempre y cuando se encuentre en estado activa sin afectar campos numéricos. Inactivar: Una caja menor se puede inactivar cuando se trata de una Caja menor en estado “activa”, que cumpla las siguientes condiciones: Que el “Saldo por ejecutar” de todos los “Ítem para afectación del gasto” contenidos en ella sea igual al valor actualizado de la caja menor. Que la sumatoria del saldo “Certificado no comprometido” de todos los “Ítem para afectación del gasto” del “Certificado de disponibilidad presupuestal” vinculado sea igual al valor actualizado del mismo “Certificado de disponibilidad presupuestal”.



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5.10.4 Creación Compromiso Presupuestal de Caja Menor RUTA: EPG /Compromiso/Vigencia Actual

Requisitos:

- Certificado de disponibilidad con saldo por comprometer - Tercero activo y cuenta bancaria en estado registrada (como mínimo) - Los ítems de gastos (o rubros presupuestales) deben tener vinculada una posición PAC (Nivel de

Agrupación PAC). - La posición de catálogo de PAC (Nivel de Agrupación) debe tener definida la Tesorería que debe

realizar el pago. - Calendario de pagos definido por la Tesorería (Para Recursos Propios y Recursos Nación

SSF) - Ordenador de Gasto activo (Persona Natural con delegación del gasto y cargo).

Acciones: Definir Fecha de Registro, siempre es fecha actual Buscar el CDP, utilizando los filtros disponibles, el sistema muestra todos los CDPS creados. Al dar clic

sobre el número de CDP muestra los detalles de este. Después de seleccionar dar clic en ACEPTAR.

(si se conoce el número de CDP se digita directamente en la casilla y ENTER) En los compromisos de Caja menor, el sistema presenta la Dependencia de Afectación de PAC y el Nivel de Agrupación por el cual se afectará el Gasto. Aparecen los valores asignados para cada afectación del gasto, su respectiva “Combinación de PAC, según datos del CDP respectivo y apertura de la caja menor, ver pantalla:



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El sistema habilita la Carpeta de: a) Plan de pagos: Seleccionar la combinación anterior, el sistema habilita el botón Plan de Pagos. Definir la(s) fecha(s) posible(s) de pago, conforme se establece en el acto administrativo que soporta el compromiso. Las fechas a definir pueden corresponder a un mes de la vigencia actual o rezago año siguiente. (Definir un solo plan de pagos por el monto total de la constitución de la Caja Menor). Definir los Atributos de Línea de Pago (Para Planes de pagos normales definir como atributo NINGUNO. Cada vez que se defina una línea de pagos se debe dar clic en botón Continuar y al final ACEPTAR para

que el sistema asuma los planes de pagos establecidos por el usuario

Una vez establecido el plan de pagos, dar clic en ACEPTAR. El sistema habilita la carpeta: Compromiso presupuestal: El sistema presenta el valor total del compromiso Presenta el tercero del compromiso Presenta el Ordenador de Gasto El sistema presenta los medios de pago correspondiente



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Estos datos según la Apertura de la respectiva Caja Menor.: Definir un texto libre (objeto según caja menor) Diligenciar la carpeta de Datos Administrativos: Debe contener la información

referente al documento que soporta este registro (para el caso se trata de la resolución de la caja menor.), los datos de quien lo firma y la dependencia respectiva.

Dar clic en botón GUARDAR

El sistema emite el mensaje con el número de registro



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5.10.5 Solicitud de reembolso de caja menor. RUTA: EPG/ Solicitud de CDP /Crear / Reembolso de Caja Menor

Propósito Registrar una solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para caja menor Condiciones

Cajas menores creadas para la PCI del actor principal, que se encuentren “Activas” que no estén identificadas como “Cerrada presupuestalmente”.

Registros de legalización de gastos realizados por caja menor en estado “Generado

El reembolso se puede solicitar en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Ver Resolución Anual de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

Acciones Seleccionar "Caja Menor*", mediante el botón [...]. Registrar "No. Caja Menor (Opcional). Registrar "No. CDP" (Opcional). Seleccionar "Tercero" (Opcional). Seleccionar "Fecha de creación" (Opcional). Seleccionar "Buscar". Seleccionar una caja y hacer clic en el botón "ACEPTAR". Seleccionar "Legalización de gastos por caja menor *", mediante el botón [...]. Registrar "Identificación" (Opcional). Registrar "Descripción" (Opcional). Seleccionar "Buscar".



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Hacer clic en el botón "ACEPTAR". Registrar "Texto justificación". Seleccionar el botón "Datos Administrativos" e ingresar todos los datos administrativos. Seleccionar el botón "Limpiar", sí requiere modificar los datos anteriores. Seleccionar el botón "Guardar".



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Seleccionar el botón "Cancelar" para volver a la pantalla inicial. Luego se realiza el respectivo CDP 5.10.6 Creación de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal para Reembolso de Caja Menor RUTA: EPG/CDP/Gastos / Crear Seleccionar la fecha de registro, registrar el número de la solicitud de CDP y dar clic en el botón (…) Verificar la información de los ítems de afectación y registrar el texto justificativo del CDP.

Al momento de guardar el sistema valida que exista apropiación disponible en los rubros a reembolsar.

Guardar para generar el CDP. Una vez expedido el CDP para el reembolso el área responsable expide el acto administrativo para reembolsar los gastos. Con el acto administrativo en firme el proceso continúa. 5.10.7 Registrar un Compromiso Presupuestal para Reembolso de Caja Menor RUTA: EPG/Compromiso/ vigencia actual/ crear Las transacciones para caja menor son: Al registrar el compromiso el sistema presenta de manera automática: El tercero beneficiario que corresponde a la entidad donde se gestiona la caja menor. El medio de pago que corresponde según el medio para administrar los recursos definido en la

transacción de creación de Caja Menor; Efectivo= Cheque, Cuenta bancaria=Abono en cuenta. La cuenta bancaria donde se administran los recursos de Caja Menor, si aplica. El ordenador del gasto definido en la transacción de creación de Caja Menor El atributo de la línea de pago= Caja Menor

REDUCCIÓN RUBRO EPG/Gestión caja menor/Pagos/Sin Egreso (Perfil caja menor) esto es la consignación que realiza el cuentadante de los valores de los rubros a reducir REC/Extractos Bancarios (Perfil pagador) CNT/Contabilización Extracto bancario (Perfil pagador) EPG/Reintegro/Presupuestal/Crear (Perfil pagador) EPG/Compromiso/Reducir (Perfil presupuesto gasto) EPG/Gestión caja menor/Reducir (Perfil presupuesto gasto) EPG/CDP/Gestos/Reducir (Perfil presupuesto gasto) EPG/Solicitud de CDP/Sin Bienes y Servicios/Reducir (Perfil presupuesto gasto) ADICIÓN RUBRO EPG/Solicitud de CDP/Sin Bienes y Servicios/Adicionar (Perfil presupuesto gasto)



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EPG/CDP/Gestos/Adicionar (Perfil presupuesto gasto) EPG/Gestión caja menor/Adicionar (Perfil presupuesto gasto) EPG/Compromiso/Adicionar (Perfil presupuesto gasto) EPG/Cuentas por pagar/Radicar/Radicar (Perfil contable/cuentas por pagar) EPG/Cuentas por pagar/Aprobar/Presupuestal (Perfil contable/cuentas por pagar) EPG/Obligación/Adicionar (Perfil contable) EPG/Orden de pago presupuestal de gasto/Crear/Sin instrucciones adicionales de pago (se autoriza, se genera Orden Bancaria y se realiza el pago) (Perfil Pagador) EPG/ Gestión caja menor/Ingreso apertura/Registrar (Perfil caja menor) Referente al trámite de adición de una caja menor, para poder Adicionar el compromiso, es necesario antes adicionar el CDP y la caja menor correspondiente. Para adicionar la Caja menor esto se debe ejecutar por la transacción de Adición, que se encuentra en la ruta EPG/Gestión caja menor/Adicionar, con el perfil Presupuesto Gasto. Allí se selecciona la caja menor y de forma automática el sistema mostrará los valores adicionados en el CDP; verifique la información y “Guarde”. Posterior a esto se podrá adicionar el compromiso.



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5.10.8 Legalización Caja Menor El proceso de Legalización y Cierre de las Cajas Menores se encuentra definido en la “Guía Cierre Definitivo Caja Menor – Area Financiera”, Documento SIIF NACION del 30/11/2015, Versión 4. 5.11 VIGENCIAS FUTURAS Como ya se observó en el numeral 4.2.2.3.3, del presente documento, las Vigencias Futuras son autorizaciones para asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias posteriores, garantizando la inclusión de las apropiaciones presupuestales correspondientes en el presupuesto de gastos de cada uno de las vigencias objeto de la autorización. Las Vigencias Futuras, De acuerdo con la normatividad vigente son de dos clases: las Ordinarias y las Excepcionales. Las Transacciones operativas relacionadas con la gestión de Vigencias Futuras se presentan en los Documentos “Guía Gestión Vigencias Futuras” y Guía de cómo realizar Reprogramación de Vigencias Futuras” emitidos por la Administración SIIF NACION En el caso particular del INVIAS la Gestión de Vigencias Futuras es adelantada por la Oficina Asesora de Planeación, las Unidades Ejecutoras y por la Subdirección Financiera – Grupo de Presupuesto. La Oficina Asesora de Planeación se encarga de las Transacciones relacionadas con el Registro en el Aplicativo, de la “Solicitud de autorización de Vigencias Futuras”, “Solicitud de Reprogramación de Vigencias Futuras” y de la “Asignación Cupo de Vigencias Futuras a Subunidad”. Una vez Aprobada la Autorización de Vigencias Futuras, o la Reprogramación de Vigencias Futuras, por parte del CONFIS o quien éste delegue, y Registradas en SIIF NACION, las Unidades Ejecutoras proceden a celebrar y/o modificar los contratos con cargo a éstas, y proceden a presentarlos a la Subdirección Financiera – Grupo de Presupuesto para adelantar las Transacciones de “Registrar Compromiso de Vigencia Futura”, “Reducir Compromiso de Vigencia Futura”, Adición de Compromiso de Vigencia Futura”, según el caso.

5.11.1 Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras Perfil: Administrador Gestión Presupuestal y/o Entidad - Programador presupuestal. Ruta: EPG/Vigencias Futuras/Solicitud/Crear



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Requisitos: Necesidad de asumir compromisos en la vigencia actual, cuya duración sobrepasa la anualidad. Cómo conectarse: El usuario debe ingresar por la Unidad Ejecutora (Ejemplo.24-02-00) Acciones:

Seleccionar la Marca de la Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras;



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Se marca “Ordinaria” cuando la Entidad va asumir un compromiso que inicia en la vigencia actual y termina en el año o años siguientes, para lo cual se deberá tener previo al registro de la solicitud, el CDP de la vigencia actual. Se marca “Excepcional”, cuando la Entidad va asumir un compromiso que inicia en la vigencia siguiente (sin afectar presupuesto de la vigencia en curso).



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Si la Marca de la Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras es “Ordinaria” se hace clic en el Botón “Buscar CDPs”, se selecciona el CDP o los CDPs que se necesitan vincular a la solicitud y se hace clic en “Aceptar”. El sistema carga la información del CDP y totaliza el valor de los CDPs vinculados.

Seleccionar (si se requiere) el Atributo de la solicitud de vigencia futura: “Asociación Pública Privada” y/o “Aval Fiscal”. Seleccionar el Tipo de moneda de la solicitud de vigencia futura.



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Seleccionar el año futuro para el cual se solicita la Autorización Seleccionar el Rubro Presupuestal (Se deben seleccionar rubros a Nivel de Anexo de Decreto de Liquidación) Seleccionar Fuente de financiación (Obligatorio) Opcional, seleccionar Recurso y Situación de Fondos Registrar el valor Clic en Aceptar

Cuando se terminan de registrar los datos, el sistema presenta el rubro en la carpeta “Ver Detalles”, si se requiere otro u otros rubros se da clic en la carpeta “Registrar” y se diligencian los datos como se indicó anteriormente. Cuando se tienen todos los rubros, se diligencia la carpeta de “Datos Administrativos” y se hace clic en el botón “Guardar”. Comunicar al asesor de la DGPPN para que realice el proceso de autorización.



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Una vez se autoriza la vigencia futura, si la unidad ejecutora tiene Sub unidades, el Perfil Administrador Gestión Presupuestal, debe asignar el cupo a cada una de la sub unidades para que lo puedan utilizar.

5.11.2 Asignar Cupo de Autorización de Vigencias Futuras a Subunidad

Perfil: Administrador Gestión Presupuestal RUTA: EPG/Vigencias Futuras/Asignar/Crear

Perfil: Administrador Gestión Presupuestal. Requisitos: Vigencias futuras aprobadas. Cómo conectarse: El usuario debe ingresar por la Unidad Ejecutora (Ejemplo.24-02-00)



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Acciones:

Seleccionar el número de autorización de vigencias futuras que desea asignar. El aplicativo carga automáticamente el tipo de moneda, los atributos y las marcas identificadas en la solicitud de vigencia futura.

Seleccionar si la asignación es “Total” o “Parcial”. Seleccionar la Sub Unidad, a la cual le va a asignar cupo de vigencias futuras. Seleccionar el año futuro para el cual se Autorizó y dar clic en “Aceptar”.



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Seleccionar el Rubro Presupuestal y registrar el valor a asignar. Clic en Aceptar

Carpeta Ver Detalles En esta carpeta se carga la información de los valores asignados a cada Sub Unidad ejecutora por año.



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Si requiere asignar cupo para la misma Sub Unidad, pero por otro año autorizado, dar clic en “Definir Otro Año”. Si requiere asignar cupo para otra Sub Unidad, dar clic en “Definir Otro SUE”. Registrar los datos en la carpeta Autorización como se indicó anteriormente. Al terminar, diligenciar los “Datos Administrativos” y hacer clic en “Guardar”.

Con la transacción anterior, el cupo de Vigencias Futuras está asignado en la sub unidad correspondiente, ya en la gestión, cuando llega el contrato al Grupo de presupuesto, el Perfil Gestión Presupuesto Gastos, registrará el compromiso de vigencia actual por la porción del contrato que afecta el presupuesto de la vigencia actual y registrará un compromiso de vigencias futuras por la porción del valor que afecta el presupuesto de la vigencia siguiente o siguientes. IMPORTANTE. Si la unidad ejecutora No tiene sub unidades, no deberá operar la transacción de asignar cupo de vigencias futuras a Sub unidades. 5.11.3 Registrar un Compromiso de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-0001 / EPG/Compromiso/Vigencias Futuras/Crear



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Requisitos: Cupo de vigencias futuras aprobadas y asignadas a la unidad o Sub Unidad.



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Cómo conectarse: El usuario debe ingresar por la Unidad (24-02-00) o por la Sub unidad (24-02-00-001), según corresponda (ver imágenes anteriores). Acciones:

Se selecciona Contrato “NO”. La razón de seleccionar NO es porque la gestión financiera la estamos

registrando sin el macroproceso de Bienes y Servicios, es decir sin CUBS.

Seleccionar el número de Autorización de cupo de vigencias futuras, clic en Aceptar



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Seleccionar el año fiscal que se va a registrar y hacer clic en el botón “Gastos Posición Seleccionar”.



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Seleccionar el Rubro Presupuestal y registrar el valor a comprometer.

Seleccionar el tercero beneficiario del compromiso Seleccionar el ordenador del gasto Seleccionar si requiere o no cuenta bancaria Seleccionar cuenta bancaria, si en la acción anterior se seleccionó “Si” Registrar Texto Justificativo que corresponde al OBJETO del Contrato. Registrar Datos Administrativos (Información del Contrato)



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Hacer clic en Guardar

5.11.4 Reducir un Compromiso de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o SubUnidad 24-02-00-001 / EPG/Compromiso/Vigencias Futuras / Modificar



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Seleccionar la acción requerida (Reducción) y dar clic en “Aceptar”.

Seleccionar el compromiso de vigencia futura que se va a reducir y dar clic en “Aceptar”.



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El sistema carga la información del compromiso de vigencia futura, se selecciona el ítem a modificar y se da clic en el botón “Gastos Posición Seleccionar”.

Registrar el valor a reducir y dar clic en “Aceptar”.



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El valor se actualiza y dar clic en “Guardar”.

5.11.5 Adicionar un Compromiso de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos RUTA: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-001 / EPG/Compromiso/Vigencias Futuras/Modificar



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Seleccionar la acción “Adición” y dar clic en “Aceptar”.



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Seleccionar el compromiso de vigencia futura y dar clic en “Aceptar”

Dar clic en el botón “Seleccione Vigencias Futuras”, buscar la autorización de vigencia futura y dar clic en “Aceptar”. Puede ser la autorización con la que se registró el compromiso de vigencia futura o una nueva autorización.



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Seleccionar el año fiscal requerido y dar clic en el botón “Gastos Posición Seleccionar”.



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Dar clic en buscar, registrar el valor en pesos a adicionar y dar clic en “aceptar”.

El sistema carga la información registrada. Dar clic en “Guardar”.

5.11.6 Reprogramación de Vigencias Futuras



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Las normas presupuestales contemplan que dentro de la gestión de las vigencias futuras aprobadas por el CONFIS o quien éste delegue (Dirección General de Presupuesto Público Nacional - DGPPN) se pueda solicitar la reprogramación de una vigencia futuras para variar el plazo inicialmente autorizado sin modificar su monto total. Para facilitar el registro de esta gestión, el aplicativo SIIF NACION dispone de la funcionalidad de Reprogramación de Vigencias Futuras, a través de la cual una Entidad define valores créditos y contracréditos, por año y rubro a reprogramar, en una Autorización de Vigencias Futuras con o sin saldo disponible para ejecutar. En INVIAS la Oficina Asesora de Planeación es la encargada de registrar la solicitud de reprogramación de Vigencias Futuras (Perfiles Administrador Gestión Presupuestal y Entidad Programador Presupuestal). Si el órgano rector la aprueba el sistema actualiza en forma automática los documentos vinculados con la solicitud de reprogramación (Solicitud de vigencias futuras, Autorización de vigencias futuras, Asignación de vigencias futuras y compromisos de vigencias futuras, si existen y según corresponda). Para el registro de las Transacciones relacionadas con la Reprogramación de Vigencias Futuras, la Administración del SIIF NACION publicó la “Guía de cómo realizar Reprogramación de Vigencias Futuras la cual se encuentra publicada en la página web del citado Aplicativo. 5.12 CIERRE PRESUPUESTAL Con el cierre de cada vigencia fiscal, de acuerdo a la gestión registrada por cada Entidad (Unidad Ejecutora o Sub Unidad Ejecutora), se debe constituir el rezago presupuestal que será ejecutado en la siguiente vigencia. Para lo anterior, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, dentro del aplicativo SIIF NACION, la administración SIIF, genera un proceso de cierre provisional, en el cual se constituyen los topes de rezago, que corresponde a tener un total por Rubro presupuestal a nivel de decreto por Unidad Ejecutora y sub unidad, de todos los compromisos registrados a 31 de diciembre de cada año con saldo por obligar y de todas las obligaciones con saldo por pagar. Una vez efectuado el cierre provisional, la Dirección del Tesoro Nacional y las Unidades Ejecutoras que administran recursos propios deben distribuir el PAC para la vigencia fiscal que inicia, por cada Posición PAC y cada una de las vigencias PAC (Vigencia Actual, Rezago año Siguiente y Rezago año Anterior), distribución que debe estar concluida el primero día hábil de cada año. A partir del 1 de enero y hasta el día 20 de enero de cada vigencia fiscal, las Unidades Ejecutoras y Sub Unidades podrán hacer ajustes a la constitución del rezago (Artículos 2.8.1.7.3.1 y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015), es decir, con cargo a los compromisos registrar obligaciones, reducir compromisos y reducir certificados de disponibilidad. Finalizado el periodo para realizar los ajustes al rezago, la Administración SIIF, genera el proceso de cierre definitivo de la vigencia que termina, para constituir los topes de rezago definitivos. Este cierre, la administración SIIF, lo realiza el día 20 de enero, como última fecha.



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Cada Unidad Ejecutora o Sub unidad Ejecutora, para poder iniciar la gestión del rezago presupuestal debe efectuar el traslado de los compromisos con saldo por obligar (Reserva Presupuestal) y las obligaciones con saldo por pagar (Cuentas por Pagar). En el traslado el sistema controlará que no se puedan trasladar más documentos de los que soporta el tope de rezago constituido con el cierre definitivo. 5.12.1 Verificar consistencia de Información de Compromisos a Trasladar como Reserva Presupuestal Culminado el Periodo de Transición, en el cual se liquidaron las Obligaciones causadas, se cancelaron los Saldos de los Compromisos Presupuestales NO susceptibles de incluir en la Reserva Presupuestal, a petición de las dependencias de la entidad, y cancelados los saldos de los CDP no afectados, en forma previa al Traslado de Compromisos del rezago – Reserva Presupuestal, que es la parte del Rezago que corresponde al Grupo de Presupuesto, procedemos a generar los siguientes reportes y listados, así: Para el caso concreto del ejemplo, tomaremos la información de la vigencia 2015. 5.12.1.1 Generar Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada Vigencia Actual Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 / Reportes / EPG / Ejecución / Ejecución Presupuestal Agregada



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Acciones: Año: 2015 (año que se cierra) Mes: Diciembre Tipo de Reporte: Acumulado Vigencia Presupuestal: Actual Nivel Normativo: Decreto de Liquidación Posición Catalogo de Gastos: Todos Fuente Financiación: Todas Recursos Presupuestales: Todos Tipo de Situación de Fondos: Todas Dar Clic en “Ver Reporte”

El Aplicativo Genera el Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada, el cual se transporta a EXCEL



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En el archivo en Excel que genera el sistema se procede a crear una Columna que se denominará “Reserva Presupuestal”, que corresponderá a la diferencia de la Columna de Compromisos menos los valores de la Columna Obligaciones.



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Totalizamos el valor de la Columna Creada

Al correr el proceso de la operación de Compromisos menos Obligaciones se genera el valor total de la Reserva Presupuestal a Constituir (Para el ejemplo el valor total es de $659.324.985.430.95), Cifra que será contrastada contra los valores de” Saldos Por Obligar” del Listado de Compromisos, así: 5.12.1.2 Generar Listado de Compromisos Vigencia Actual Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-001 / CEN / EPG / Listado de Compromisos



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Acciones: Fecha de Registro Inicial: 2015-01-01 Fecha de Registro Final: 2015-12-31 Tipo de Gasto: Todos Rango: Con Saldo por Obligar Vigencia: Actual Dar clic en Ver Consulta

El Aplicativo genera los datos de la Consulta, la cual debe Transportarse a Excel



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Igual procedimiento se realiza ingresando por la Sub Unidad 24-02-00-001 BID 2271 OC/CO, generando el listado de Compromisos transportarlo a Excel y pegándolo al Archivo Excel del Listado de Compromisos de la Unidad 24-02-00. Ya en el Excel consolidado, el archivo del Listado de Compromisos, se realiza la sumatoria de la Columna “Saldo por Utilizar”, que corresponde al valor total de los compromisos a Trasladar como Reserva Presupuestal.



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Como se observa, parta el caso del ejemplo, el valor total de $659.324.985.430.95 es idéntico al valor de la Reserva Presupuestal del Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada. Con la anterior verificación, se procede a realizar el Traslado de Rezago – Reserva Presupuestal 5.12.2 Trasladar documentos de rezago - compromisos que constituyen la Reserva Presupuestal Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o SubUnidad 24-02-00-001 / EPG/Rezago/Registrar Compromiso Requisitos: Compromisos registrados en la vigencia anterior con saldo por obligar.

Cómo conectarse: El usuario debe ingresar por la Unidad Ejecutora o Sub Unidad, según el caso.

Dar Clic en “Registrar Compromiso”

Acciones: Definir fecha de registro: Debe corresponder al día del registro de la operación del Traslado de Compromisos.



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Compromiso presupuestal: Al dar clic en el campo “Compromiso Presupuestal”, el aplicativo presenta una ventana en la cual el usuario debe hacer la búsqueda de los compromisos.

Esta búsqueda de compromisos tiene como filtro la posición PAC, el sistema mostrará todos los compromisos que tiene saldo por obligar y que tiene líneas de pago con la posición PAC seleccionada.



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Se debe seleccionar el, o los compromisos que desea trasladar; para facilitar la selección puede dar clic en seleccionar página, el sistema le marcara todos los compromisos que presenta en cada página. Al cargar los compromisos seleccionados en la acción anterior, en la pantalla principal se observan dos grillas, la de “Compromisos” en la parte superior y la de “Planes de Pagos” en la parte inferior. La parte superior, muestra los compromisos seleccionados:

Una vez cargados los compromisos, si por alguna razón desea eliminar uno o varios compromisos, el usuario debe seleccionar y dar clic en Eliminar. Campo fecha límite de reservas presupuestales, corresponde a la fecha hasta la cual la Unidad Ejecutora o Sub unidad puede efectuar los traslados de documentos, esta fecha debe ser coincidente con la fecha máxima para adelantar el Traslado de Compromisos Presupuestales, fecha definida por la Administración del SIIF NACION.

Dentro del traslado de documentos, el usuario con base en la distribución de CUPO PAC, del rezago año anterior, debe reprogramar el pago de los compromisos que se constituyen como Reservas Presupuestales para el año de la ejecución de este rezago.

Ver el Cupo PAC aprobado, el usuario debe dar clic en “Ver Cupo PAC”



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El sistema mostrara en el renglón llamado “Disponible”, el valor disponible de Cupo PAC, en cada uno de los meses, en el renglón de “Utilizado”; el valor de los planes de pago de los compromisos seleccionados para trasladar. Con base en estos dos valores (Disponible y Utilizado), el usuario determinará qué fecha le define a cada uno de los compromisos a trasladar. En la sección Planes de Pago, el sistema muestra todas las líneas de pago de cada uno de los compromisos



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seleccionados y la fecha para la cual inicialmente estaban definidos. IMPORTANTE: Con el proceso de cierre parcial y definitivo, los compromisos que tenían líneas de pago con fecha de pago anterior a 31 de Diciembre del año que se cierra, el sistema, los actualiza con el primer día hábil del año que inicia; esto con el fin de facilitar la reprogramación de pago de los compromisos que se ejecutarán en reserva presupuestal. Parte inferior, Planes de Pago compromisos seleccionados:

Seleccionar la o las líneas de pago de los compromisos a los cuales les va a definir una fecha de

pago: Para facilitar la selección puede dar clic en “Seleccionar Todos”, con esta acción el sistema marcara todas las líneas de pago de los compromisos a trasladar.

Definir Fecha de Pago: Se debe seleccionar la fecha en la cual se va a realizar el pago, esta fecha debe ser mayor a la fecha calendario del día del traslado de los compromisos.

Clic en botón “APLICAR”, inmediatamente se modifica las fechas de los planes de pagos seleccionados. El aplicativo muestra en “Total Saldo por Obligar”, la sumatoria de todos los planes de pagos seleccionados.

La acción de definir fecha de pago, se puede realizar por bloques; es decir, la nueva programación de pago de los compromisos dependerá estrictamente del CUPO PAC disponible.



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Dar clic en GUARDAR.

Cuando la operación se guarda, el sistema crea compromisos con vigencia, „‟Reservas Presupuestales”, conservando la misma identificación (consecutivo), datos de ítem de afectación de gastos, ordenador del gasto, tercero, medio de pago y datos administrativos, el valor corresponderá al saldo por obligar que se constituye como reserva presupuestal. IMPORTANTE: Para adelantar la gestión de trámite de Obligaciones y Pagos con cargo a los Compromisos de las Reserva Presupuestal, es Requisito que los compromisos hayan sido Trasladados como Reserva Presupuestal. Por lo anterior, Saldo de Registro Presupuestal que no se traslade, fenece, por cuanto vencido el plazo para el traslado como Reserva Presupuestal, NO es posible afectar Obligaciones con cargo al saldo NO trasladado.



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5.12.3 Verificación de información del Traslado de Compromisos Rezago – Reserva Presupuestal Una vez realizado el Traslado de Compromisos que constituyen la Reserva Presupuestal, para garantizar la consistencia de la citada operación, proceder a adelantar las respectivas verificaciones mediante la generación del Reporte de ejecución presupuestal agregado de Reserva Presupuestal y el Listado de Compromisos de la Reserva Presupuestal, así: 5.12.3.1 Generar Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada Reservas Presupuestales Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 / Reportes / EPG / Ejecución / Ejecución Presupuestal Agregada

Acciones Año: 2016 (año que inicia) Mes: Enero (Mes en que se realizó el Traslado) Tipo de Reporte: Acumulado Vigencia Presupuestal: Reservas Presupuestales Nivel Normativo: Decreto de Liquidación Posición Catalogo de Gastos: Todos Fuente Financiación: Todas Recursos Presupuestales: Todos Tipo de Situación de Fondos: Todas Dar clic en Ver Reporte



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El reporte generado se transporta a Excel

Ya en Excel verificar el valor total de Compromisos trasladados como Reserva Presupuestal y confirmar las cifras del numeral 5.12.1.1



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5.12.3.2 Generar Listado de Compromisos Reserva Presupuestal Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-001 / CEN / EPG / Listado de Compromisos Acciones Fecha de Registro Inicial: 2016-01-01 Fecha de Registro Final: 2016-01-31 (Fecha en que se adelantó el Traslado de compromisos) Tipo de Gasto: Todos Rango: Todos Vigencia: Reserva Presupuestal Dar clic en Ver Consulta



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Igual procedimiento se realiza ingresando por la Sub Unidad 24-02-00-001 BID 2271 OC/CO, generando el listado de Compromisos transportarlo a Excel y pegándolo al Archivo Excel del Listado de Compromisos de la Unidad 24-02-00. Los Archivos generados (En la Unidad y en la Sub Unidad) se Transportan a Excel, pegar y proceder a realizar las validaciones pertinentes en cuanto a la cifra total trasladada.



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Como se observa, las cifras del presente ejercicio son coincidentes, antes y después de realizar el proceso de traslado de compromisos que constituyen la respectiva reserva presupuestal.

Con la anterior verificación, los Compromisos de la Reserva Presupuestal quedan disponibles para adelantar la respectiva gestión de trámite de Obligaciones y Pagos.

5.13 REPORTES Y CONSULTAS

El presente acápite contiene las acciones que el usuario del perfil Gestión Presupuesto de Gastos debe seguir para generar los reportes y consultas de cada una de las operaciones y transacciones de perfil, con el fin de analizar la información de la gestión presupuestal en una Unidad o Sub Unidad ejecutora. 5.13.1. Reportes de Documentos Presupuestales 5.13.1.1 Reporte de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-001 /Reportes / EPG / CDP / Certificado Disponibilidad Presupuestal – Comprobante



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Acciones / Datos de Búsqueda Numero de CDP: Se digita el número de CDP que se desea Consultar o Imprimir Rango de Fechas: Cuando se desea consultar no un número específico de CDP sino los tramitados en una fecha o un periodo, hasta de dos días, digitamos la fecha inicial y la fecha final del periodo del cual vamos a consultar o imprimir los CDP expedidos. Estado de CDP: Se despliega una pantalla donde aparecen diferentes Estado de un CDP para elegir, si es del caso: Todos / Ninguno / Con Contrato / Generado / Con Compromiso / Anulado /Con Registro Precontractual / Aprobado / Solicitado para Modificación Numero de Solicitud de CDP: Se digita se conoce el número de Solicitud asignada por el sistema Tipo de CDP: Se despliegan opciones, así: Todos / Modificación Presupuestal / Gasto. Esta información hay que digitarla siempre por cuanto la numeración de los CDP de Gasto y de Modificación Presupuestal son independientes pudiendo coincidir que un número de CDP especifico se encuentre en CDP de Gasto y en CDP de Modificación Presupuestal. Dar clic en Ver Reporte



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El Reporte se Transporta a PDF

CDP de Gasto

CDP de Modificación Presupuestal.



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5.13.1.2 Reporte de Compromiso Presupuestal de Gasto Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-001 /Reportes / EPG / Compromiso Presupuestal / Compromiso Presupuestal de Gasto – Comprobante

Acciones / Datos de Búsqueda Numero de Compromiso: Se digita el número de Compromiso de Gasto que se desea Consultar o Imprimir Fechas: Cuando se desea consultar no un número específico de Compromiso, sino los tramitados en una fecha o un periodo, hasta de dos días. Digitamos la fecha inicial y la fecha final del periodo del cual vamos a consultar o imprimir los Compromisos de Gasto expedidos. Estado de un Compromiso: Se despliega una pantalla donde aparecen diferentes Estados de un Compromiso de Gasto para elegir; si es del caso: Todos / Ninguno /Generado / Con Obligación / Anulado Vigencia Presupuestal: Aparece un menú con las siguientes opciones. Todas / Ninguna / Actual / Reservas Presupuestales / Cuentas por Pagar Tipo Moneda: Se despliega una pantalla que contiene todas las monedas del aplicativo: TODAS / Bolívar / Canasta de Monedas / Dólares / Euros / Pesos, etc. Numero de CDP: Se digita cuando se conoce el número del CDP Contrato: Deshabilitado por cuanto No está en operación el Modulo de Bienes y Servicios. Dar clic en Ver Reporte



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Transportar el archivo a PDF



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5.13.1.3 Reporte de Compromiso de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /Reportes / EPG / Compromiso Presupuestal / Compromiso Presupuestal de Vigencias Futuras – Comprobante

Acciones / Datos de Búsqueda



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Seleccione la (s) Unidad (es) o Sub Unidad (es) Ejecutora (s): Se da clic en el icono de tres puntos… y se elige la Unidad o Sub Unidad donde se Registró el Compromiso de Vigencia Futura. Números de Compromisos: Desde / Hasta. Se digita el número específico de Compromiso de Vigencias Futuras o el Rango que se desea Consultar o Imprimir. Fechas de Compromiso: Cuando se desea consultar no un número específico de Compromiso, sino los tramitados en una fecha o un periodo, hasta de cinco días. Digitamos la fecha inicial y la fecha final del periodo del cual vamos a consultar o imprimir los Compromisos de Gasto expedidos. Estado de un Compromiso: Se despliega una pantalla donde aparecen diferentes Estados de un Compromiso de Gasto para elegir; si es del caso: Todos / Ninguno /Generado / Con Obligación / Anulado Valor: Desde / Hasta. Permite la consulta de rangos de valores. Tipo Moneda: Se despliega una pantalla que contiene todas las monedas del aplicativo: Todas / Bolívar / Canasta de Monedas / Dólares / Euros / Pesos, etc. Contrato: Deshabilitado por cuanto No está en operación el Modulo de Bienes y Servicios. Dar clic en Ver Reporte



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Para mejor manejo, e impresión del documento transportar el archivo del Compromiso de Vigencia Futura a Excel



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5.13.1.4 Reporte de Autorización de Vigencias Futuras Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /Reportes / EPG / Vigencias Futuras / Autorización de Vigencias Futuras



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Acciones / Búsqueda: Seleccione la (s) Unidad (es) y/o Sub Unidad (es) Ejecutora (s): Se da clic en icono (…) y selecciona 24-02-00. Número de Autorización o Asignación: El sistema permite identificar un número específico de Autorización, o un rango de números de Autorización. Estado: Se despliega una pantalla donde aparecen diferentes Estados de una Autorización de Vigencias Futuras, para elegir si es del caso: Todos / Generada / Tramitada / No Autorizada / Anulada / Trasladada. Tipo Moneda: Se despliega una pantalla que contiene todas las monedas del aplicativo: Todas / Bolívar / Canasta de Monedas / Dólares / Euros / Pesos, etc. Número de Solicitud de Autorización: Numero consecutivo del aplicativo para las Solicitudes de Vigencias Futuras registradas en el sistema. Dar clic en Ver Reporte



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Para mejor visualización de la Consulta, Transportar a Excel

En el caso de la Consulta del ejemplo aquí presentado, en el cual se dio, del año 2015 al año 2015, el Aplicativo nos presenta todas las Autorizaciones de Vigencias Futuras otorgadas en años anteriores, con año Futuro de Ejecución en 2015.



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5.13.2 Reportes de Informes Presupuestales 5.13.2.1 Reporte Informe de ejecución Presupuestal El Reporte del Informe de Ejecución Presupuestal muestra la afectación de la cadena presupuestal de las Apropiaciones Presupuestales asignadas en una Unidad o Sub Unidad a las diferentes Dependencias de Afectación de Gastos. Con el citado informe es posible monitorear y evaluar la Gestión Presupuestal de cada dependencia a la cual se le hayan asignado recursos presupuestales Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /Reportes / EPG / Ejecución / Ejecución Presupuestal

Acciones / Seleccionar: Dependencia de Afectación de Gastos: Todas o una Dependencia de Afectación de Gastos especifica. Año: 2016 (Año respecto del cual se va a realizar el análisis de información). Fecha de Movimiento: Desde (fecha inicial) Hasta (Fecha final). Posición del Catálogo de Gastos: … al dar clic en los tres puntos se despliegan los diferentes tipos de Gasto: Funcionamiento, deuda, Inversión. Si no se da clic en los tres puntos el reporte genera todos los tipos de Gasto. Fuente de Financiación: da la opción de generar el informe por todas las fuentes de financiación, o por fuente especifica: Nación o Propios.



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Recursos Presupuestales: Todos, o por código de Recurso específico: 10 – 11 – 13 - 20 – 21, etc. Tipo de Situación de Fondos: Todos, o CSF (Con Situación de Fondos), o SSF (Sin Situación de Fondos). Instancias Presupuestales: Todas, o análisis particular de las diferentes etapas o instancias de la cadena presupuestal: Apropiación Vigente, Total CDP, Apropiación Disponible, Total CDP Modificación, Total Compromiso, CDP Por Comprometer, Total Obligaciones, Compromisos por Obligar, Total Ordenes de Pago, Obligaciones por Ordenar, Pagos, Ordenes de Pago por Pagar, Total Reintegros. Dar clic en Ver Reporte



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El Informe generado se transporta a Excel



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Ya el Archivo en Excel, y utilizando herramientas de dicho Programa, como las Tablas Dinámicas, es posible de generar el informe de ejecución Presupuestal (Por Dependencias de Afectación de Gasto), según los requerimientos específicos de información. 5.13.2.2 Reporte Informe de ejecución Presupuestal Agregada El Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada muestra la información presupuestal en todas las instancias de la cadena presupuestal (Apropiación Inicial, Adiciones, Reducciones, Apropiación Vigente, Apropiación Bloqueada, Apropiación Disponible, CDP, Compromisos, Obligaciones, Ordenes de Pago y Pagos) de una Unidad o Sub Unidad ejecutora en un periodo de tiempo determinado. Este Reporte de Ejecución Presupuestal es el más utilizado para monitorear y realizar seguimiento a la gestión de las entidades SIIF NACION y por los entes de control. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /Reportes / EPG / Ejecución / Ejecución Presupuestal Agregada.



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Acciones: Seleccionar: Nivel Institucional: Unidad Ejecutora (24-02-00) o Sub Unidad Ejecutora (24-02-00-000). Año: 2016 (Año respecto del cual se va a realizar el análisis de información). Mes: Seleccionar el mes respecto del cual se desea obtener la información. Tipo de Reporte: Da la opción de obtener la información en forma Acumulada o del Mes específico. Vigencia Presupuestal: Tenemos la posibilidad de generar el Reporte a nivel de VIGENCIA Actual, Reserva Presupuestal o de las Cuentas por Pagar Presupuestales. Nivel Normativo: Se puede generar a partir de los rubros del Decreto de Liquidación del Presupuesto, A nivel Desagregado (Gastos de Personal, Gastos Generales), o Todos los Niveles. Posición del Catálogo de Gastos: … al dar clic en los tres puntos se despliegan los diferentes tipos de Gasto: Funcionamiento, deuda, Inversión. Si no se da clic en los tres puntos el reporte genera todos los tipos de Gasto. Fuente de Financiación: Da la opción de generar el informe por todas las fuentes de financiación, o por fuente especifica: Nación o Propios. Recursos Presupuestales: Todos, o por código de Recurso específico: 10 – 11 – 13 - 20 – 21, etc. Tipo de Situación de Fondos: Todos, o CSF (Con Situación de Fondos), o SSF (Sin Situación de Fondos). Dar clic en Ver Reporte



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El Archivo generado por el Aplicativo se Transporta a Excel

Archivo en Excel:

El Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada muestra las instancias presupuestales de: Apropiación Inicial, Adiciones, Reducciones, Apropiación Vigente, Apropiación Bloqueada, Apropiación Disponible, CDP, Compromisos, Obligaciones, Órdenes de Pago y Pagos. A partir del archivo en Excel es posible trabajarlo



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incluyendo la información según los requerimientos específicos de la Entidad, por ejemplo incluir Columnas con el Porcentaje de ejecución en cada una de las etapas o instancias de la Cadena Presupuestal. De igual forma, en el Cierre de Vigencia Fiscal se pueden incluir las Columnas que muestren el Rezago Presupuestal de la entidad así: Columna de Reserva Presupuestal con la diferencia entre Compromisos menos Obligaciones y Cuentas Por Pagar Presupuestales, con la diferencia entre Obligaciones y Pagos.

5.13.2.3 Reporte Consulta Ejecución Presupuestal por Dependencia de Gasto Muestra la información de la ejecución presupuestal por dependencias de gasto de una unidad o sub unidad ejecutora. La información que se presenta es la gestión que exista al momento de generación de la consulta. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /CEN / EPG / Consulta Ejecución Presupuestal por Dependencias de Gasto



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El Usuario debe registrar como datos obligatorios Año y Vigencia. En la casilla de Vigencia da la opción para seleccionar la Vigencia Actual, las Cuentas por Pagar o la Reserva Presupuestal



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Es importante tener en cuenta que, si se nrequiere obtener la información de las Cuentas por Pagar o de la Reserva Presupuestal, que se están ejecutando en el presente año (2016), en la casilla de “año”, se debe seleccionar el año actual menos uno (O sea 2015).

Al ingresar a la transacción el sistema presenta la ejecución presupuestal según la entidad de conexión y el año y vigencia seleccionada.

Al dar clic en Configuración, el sistema despliega la pantalla que muestra cada una de las columnas que conforman la consulta, el usuario si desea marca la columna o columnas que quiere que el sistema le muestre en la consulta. La cantidad de registros indica el número de movimientos que muestra en cada pantallazo, recomendable 15.



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Al dar clic en Exportar contenido archivo, el sistema exportará toda la información a un archivo Excel, esta opción es la más recomendable, pues el usuario obtiene un archivo de Excel con toda la información. Las columnas que muestra el archivo son:

FECHA GENERACION: Fecha y hora en la cual se genera la consulta

AÑO FISCAL : Corresponde al año del cual se quiere obtener la ejecución.

VIGENCIA: Corresponde a la vigencia presupuestal

UNIDAD/SUB UNIDAD: Corresponde al código de la unidad o sub unidad ejecutora de la cual se quiere obtener la ejecución

NOMBRE UNIDAD/SUB UNIDAD:

Corresponde al nombre de la unidad o sub unidad ejecutora de la cual se quiere obtener la ejecución

DEP GASTO: Corresponde al código de la dependencia de gasto de la unidad o sub unidad ejecutora de la cual se quiere obtener la ejecución

DESCRIPCION DEP GASTO: Corresponde al nombre de la dependencia de gasto de la unidad o sub unidad ejecutora de la cual se quiere obtener la ejecución

RUBRO PPTAL: Corresponde al código del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

DESCRIPCION: Corresponde al nombre del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

FUENTE: Corresponde a la fuente del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

REC: Corresponde al código del recurso del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

RECURSO: Corresponde al nombre del recurso del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

SIT: Corresponde a la situación de fondos del rubro presupuestal del cual se quiere obtener la ejecución.

APR. INICIAL: Corresponde al valor de la apropiación que inicialmente se asignó al ítem de afectación de gasto.

APR. ADICIONADA: Corresponde al valor de la apropiación adicionada al ítem de afectación de gasto.



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APR. REDUCIDA: Corresponde al valor de la apropiación reducida al ítem de

afectación de gasto.

CREDITOS: Corresponde al valor de la apropiación acreditada por traslado de apropiación entre dependencias de gasto para el ítem de afectación de gasto.

CONTRACREDITOS: Corresponde al valor de la apropiación contracreditada por traslado de apropiación entre dependencias de gasto para el ítem de afectación de gasto.

APR. VIGENTE: Corresponde al valor de la apropiación vigente para el ítem de afectación de gasto.

CDP: Corresponde al valor de la apropiación certificada para el ítem

de afectación de gasto.

APR. DISPONIBLE: Corresponde al valor de la apropiación disponible para el ítem de afectación de gasto.

COMPROMISO: Corresponde al valor de la Apropiación comprometida para el ítem de afectación de gasto.

OBLIGACION: Corresponde al valor de la apropiación obligada para el ítem de afectación de gasto.

ORDEN PAGO: Corresponde al valor de la apropiación ordenada para pago para el ítem de afectación de gasto.

PAGOS: Corresponde al valor de la apropiación pagada para el ítem de afectación de gasto.

MODIFICACIONES PPTALES SIN APROBACION:

Corresponde al valor de la apropiación certificada solicitada en una modificación presupuestal ante el órgano rector para el ítem de afectación de gasto.

MODIFICACIONES PPTALES APROBADAS:

Corresponde al valor de la apropiación certificada que fue aprobada en una modificación presupuestal ante el órgano rector para el ítem de afectación de gasto



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IMPORTANTE: Cuando la consulta se genera con Vigencia ACTUAL, los valores de apropiación Inicial, Adicionada, Reducida, Acreditada, Contracreditada y Vigente, son los que se encuentran asignados en cada una de las DEPENDENCIAS de gasto de la unidad o sub unidad ejecutora en el momento de la generación de la consulta. Cuando hay valores de apropiación en las columnas de MODIFICACIONES PPTALES SIN APROBACION y MODIFICACIONES PPTALES APROBADAS, se muestra de manera indicativa que hay una modificación presupuestal en trámite o una modificación presupuestal aprobada que tuvo un CDP de tipo modificación y cuya apropiación se redujo en el momento en que fue aprobada la solicitud; por ende, para estos casos a la apropiación vigente que se muestra en la consulta se debe restar el valor de la columna modificaciones presupuestales aprobadas. Cuando la consulta se genera con Vigencia CUENTAS POR PAGAR, solo se muestra gestión en las instancias de Obligación, Orden Pago y Pagos, porque para el año en que se están ejecutando las cuentas por pagar son obligaciones pendientes de pago al cierre de una vigencia presupuestal. Cuando la consulta se genera con Vigencia RESERVAS PRESUPUESTALES, solo se muestra gestión en las instancias de Compromiso, Obligación, Orden Pago y Pagos, porque para el año en que se están ejecutando las reservas presupuestales son compromisos pendientes de ejecutar al cierre de una vigencia presupuestal. 5.13.2.4 Reporte Situación de Apropiaciones Muestra la información de los saldos de apropiaciones presupuestales a nivel de rubro Decreto y rubro Desagregado en todas sus instancias, Apropiación Inicial, Adición, Reducción, Contracréditos, Créditos, Apropiación Vigente, Apropiación Desagregada, Apropiación Bloqueada, Apropiación Certificada, Apropiación Disponible, Valor Bloqueo CDPs, Modificaciones Aprobadas CDP, Valor solicitud de Distribución Acumulada, Valor Solicitud sin Aprobación. Para una unidad ejecutora y/o subunidad y/o dependencias de afectación de gasto. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 /Reportes / APR / Informes / Informe Situación de Apropiaciones 5.13.2.4.1 Reporte Situación de Apropiaciones Todos los Rubros



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Acciones / Datos de Búsqueda: Año Fiscal: Año del que se desea obtener la información. Seleccione la (s) Unidad (es) y/o Sub Unidad (es) Ejecutora (s): No dar Clic en el botón de búsqueda, así dará información específica de la Unidad 24-02-00. Nivel de Apropiación: Solo Unidades Ejecutoras. Si se quieren ver la Unidad y/o Sub Unidad y las Dependencias de Afectación de Gasto seleccionar: Todas. Nivel de Ley: Seleccionar Todos o A-Funcionamiento, B-Servicio Deuda o C-Inversión. Nivel Normativo: Seleccionar Todos o a nivel Decreto, o Nivel Desagregado. Posiciones del Gasto: Dar clic en botón de búsqueda si se quiere la información de un Rubro Especifico o no dar clic en Búsqueda si se quieren ver todos los Rubros. Recurso Presupuestal: Seleccionar Todos o realizar la búsqueda por Recurso específico: 10 – 11 -13 -20-21, etc. Fuente Financiación: Seleccionar Todos, o por Nación, o por Propios. Situación de Fondos: Seleccionar Todos Presentación de Reporte: Tabla Horizontal



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Dar clic en Ver Reporte



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Para visualizar en forma completa el Reporte, se transporta a Excel



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El Archivo en Excel permite observar la situación de las Apropiaciones a nivel da cada Dependencia de Afectación de Gastos de todos los Rubros, en las instancias presupuestales de Apropiación Inicial, Adición, Reducción, Contracréditos, Créditos, Apropiación Vigente, Apropiación Desagregada, Apropiación Bloqueada, Apropiación Certificada, Apropiación Disponible, Valor Bloqueo CDPs, Modificaciones Aprobadas CDP, Valor solicitud de Distribución Acumulada, Valor Solicitud sin Aprobación.

5.13.2.4.2 Reporte Situación de Apropiaciones por Rubro Específico La diferencia del Reporte por Rubro Especifico, frente al Reporte de Situación de Apropiaciones de todos los rubros, radica en que en las “Posiciones del Gasto” se da clic en seleccionar (…) y se digita el rubro especifico del cual se desea obtener información (Por ejemplo A-1-0-2-12)



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Para visualizar mejor el Reporte, en la opción “Presentación del Reporte”, Seleccionamos Oficio Horizontal.

Transportamos el Archivo del Informe generado a PDF y obtenemos un Reporte en el cual podemos visualizar todas las instancias Presupuestales en un solo pantallazo.



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Esta forma de presentación del Informe de Situación de Apropiaciones por Rubro Especifico es muy utilizado para verificar Saldos Disponibles DE Apropiación / Dependencia, al momento de adelantar las verificaciones en los tramites de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. De igual forma, este reporte se utiliza para las verificaciones (Antes… y Después…) de los Traslados de Apropiación entre Dependencias de Afectación de Gasto (Ajustes al Plan de Inversiones). 5.13.3 Consulta Listado de Documentos Presupuestales Muestra en forma de Tabla de Excel toda la información relacionada con los Documentos Presupuestales: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Compromisos, Obligaciones, registrados por la Unidad o la Sub Unidad Ejecutora, en un periodo de tiempo determinado, por tipo de gasto y vigencia presupuestal. 5.13.3.1 Consulta Listado de CDP Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 / CEN / EPG /Listado de CDP



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Acciones: Como datos obligatorios el Usuario debe registrar la fecha inicial y la fecha final del periodo del cual desea obtener la información de los CDP expedidos. Tipo de Gasto: Seleccionar Todos, puede escoger una consulta más específica por Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias, Gastos de Comercialización, Deuda o por Inversión. Rango: Puede seleccionar Todos, o Con Saldo Por Comprometer Dar clic en Ver Consulta



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El Sistema presenta todos los CDP registrados según los parámetros dados en la Consulta.

Transportar el archivo a Excel (Dar clic en icono H)



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Las Columnas que muestra el Archivo de Listado de CDP son: Número del Documento: Corresponde al número del CDP. Fecha de Registro: Corresponde a la fecha de registro del documento en el sistema. Fecha de Creación: Corresponde a la fecha de generación del CDP con horas, minutos y segundos. Tipo de CDP: Señala el tipo de CDP que puede ser de Gasto o de Modificación Presupuestal (Traslado Presupuestal). Estado: Señala la afectación que ha tenido el CDP en la fecha de generación de la Consulta. Puede estar en estado Generado (sin afectación) o Con Compromiso, cuando ya se han tramitado Registros Presupuestales a su cargo. Dependencia: Corresponde al código interno de las Dependencias de Afectación de Gasto. Dependencia Descripción: Nombre de la Dependencia de Afectación de Gasto. Rubro: Corresponde al código de Rubro Presupuestal. Descripción: Corresponde al nombre del Rubro Presupuestal. Fuente: Describe la Financiación de Rubro. Nación o Propios. Recurso: Corresponde a la descripción del Recurso Presupuestal. Sit: Describe si el rubro Presupuestal está marcado con situación (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Valor inicial: Corresponde al valor inicial del CDP a nivel de Rubro y Recurso Presupuestal



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Valor Operaciones: Valor de las Operaciones de adición o Reducción del CDP a nivel de rubro y Recurso Presupuestal. Valor Final: Corresponde al valor inicial más el valor de las operaciones del CDP a nivel de Rubro y Recurso, a la fecha de generación de la Consulta. Saldo por Comprometer: Corresponde al Saldo disponible del CDP, para asumir compromisos a nivel de Rubro y Recurso. Objeto: Corresponde al Objeto de Gasto del CDP. Solicitud CDP: Señala el número de la Solicitud del CDP registrado en el sistema como soporte del CDP. Compromisos: Relaciona los números de Compromisos que a la fecha de la Consulta se han tramitado con cargo al CDP a nivel de Rubro y Recurso. Cuentas por Pagar: Relaciona los números de las Cuentas por Pagar que a la fecha de la Consulta se han tramitado con cargo al CDP a nivel de Rubro y Recurso. Obligaciones: Relaciona los números de las Obligaciones que a la fecha de la Consulta se han tramitado con cargo al CDP a nivel de Rubro y Recurso. Órdenes de Pago: Relaciona los números de las Órdenes de Pago que a la fecha de la Consulta se han tramitado con cargo al CDP a nivel de Rubro y Recurso. Reintegros: Números de los documentos de Reintegro asociados al CDP a nivel de Rubro y Recurso. 5.13.3.2 Consulta Listado de Compromisos Presupuestales Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 / CEN / EPG /Listado de Compromisos



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Acciones: Como datos obligatorios el Usuario debe registrar la fecha inicial y la fecha final del periodo del cual desea obtener la información de los Compromisos expedidos. Tipo de Gasto: Seleccionar Todos, puede escoger una consulta más específica por Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias, Gastos de Comercialización, Deuda o por Inversión. Rango: Puede seleccionar Todos, o Con Saldo Por Obligar. Vigencia: Se puede seleccionar los Compromisos de la vigencia Actual o de la Reserva Presupuestal Dar clic en Ver Consulta



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El Sistema presenta todos los Compromisos Presupuestales registrados según los parámetros dados en la Consulta

Transportar el Archivo a Excel dando clic en el icono H



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Las Columnas que muestra el Archivo de Compromisos Presupuestales son: Número del Documento: Corresponde al número del Compromiso Presupuestal. Fecha de Registro: Corresponde a la fecha de registro del Compromiso en el sistema. Fecha de Creación: Corresponde a la fecha de generación del Compromiso con horas, minutos y segundos. Estado: Señala la afectación que ha tenido el Compromiso en la fecha de generación de la Consulta. Puede estar en estado Generado (sin afectación) o Con Obligación, cuando ya se han tramitado Obligaciones Presupuestales a su cargo. Dependencia: Corresponde al código interno de la Dependencias de Afectación de Gasto. Dependencia Descripción: Nombre de la Dependencia de Afectación de Gasto. Rubro: Corresponde al código de Rubro Presupuestal. Descripción: Corresponde al nombre del Rubro Presupuestal. Fuente: Describe la Financiación de Rubro. Nación o Propios. Recurso: Corresponde a la descripción del Recurso Presupuestal.



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Situación: Describe si el rubro Presupuestal está marcado con situación (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Valor inicial: Corresponde al valor inicial del Compromiso a nivel de Rubro y Recurso Presupuestal. Valor Operaciones: Valor de las Operaciones de adición o Reducción del Compromiso a nivel de rubro y Recurso Presupuestal. Valor Actual: Corresponde al valor inicial más el valor de las operaciones del Compromiso a nivel de Rubro y Recurso, a la fecha de generación de la Consulta. Saldo por Utilizar: Corresponde al Saldo disponible del Compromiso para tramitar Obligaciones a nivel de Rubro y Recurso. Las Columnas de Tipo de Identificación, Identificación, Nombre Razón Social: Corresponde a la información del tercero beneficiario del Compromiso Presupuestal (Contratista). Medio de Pago: Define la forma como se va a adelantar el Pago: Abono en cuenta, Giro, Cheque, etc. Las Columnas de Tipo Cuenta, Numero Cuenta, Estado Cuenta, Entidad, Entidad Descripción: Corresponde a la información de la Cuenta Bancaria del Tercero Beneficiario del Compromiso Presupuestal Las Columnas de Solicitud CDP, CDP, Compromiso, Cuenta por Pagar, Obligaciones, Órdenes de Pago, Reintegros: Corresponde a la información de los números de documentos presupuestales asociados al Compromiso Presupuestal. Las Columnas de Fecha Documento Soporte, Tipo Documento Soporte, Numero Documento Soporte: Corresponde a la información del Documento soporte del Compromiso Presupuestal (Contrato, Resolución, Convenio, Nomina, etc.). Observaciones: Corresponde al texto del Objeto registrado en el Compromiso. 5.13.3.3 Consulta Listado de Compromisos Consolidado Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 / CEN / EPG /Listado de Compromisos Consolidado / Consolidado



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Acciones: Año: 2016 (se digita el año respecto del cual se consultará la información). Periodo: El sistema esta Parametrizado para generar información del Primer Semestre o del Segundo Semestre. Tipo de Gastos: Todos o por tipo específico de Gastos (Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias, Gastos de Comercialización, Deuda o Inversión). Rango: Todos o Con Saldo por Obligar. Tipo Documento: Todos o por Tipo específico de Documento Soporte (Acto Administrativo, Resolución Contrato, Nomina, etc.). Vigencia: Actual o Reserva Presupuestal Dar Clic en Generar

El Sistema Genera en forma directa el archivo en Excel



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La información del Archivo en Excel, es a grandes rasgos, similar al del Listado de Compromisos, con la diferencia que presenta la información de todas las Sub Unidades de la Unidad Ejecutora. 5.13.3.4 Consulta Listado de Compromisos Vigencias Futuras Muestra la información de los Compromisos de Vigencias Futuras, expedidos con cargo a las Autorizaciones de Vigencias Futuras ordenadas por el Confis o quien este delegue, y registrados por la entidad o sus Sub Unidades en una vigencia fiscal determinada. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 / CEN / EPG /Listado de Compromisos Vigencias Futuras.



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Acciones: Año: 2015 o el año en que se registraron los Compromisos de Vigencias Futuras. Periodo: El sistema genera información por semestres (primer o segundo semestre). Estado: Todos o Anulado o Generado. Tipo de Gasto: Todos o especifico (Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias, Gastos de Comercialización, Deuda o Inversión). Año Futuro: Todos o especifico 2016, 2017, 2018, etc. Dar clic en Ver Consulta



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El Archivo generado se Transporta a Excel dando Clic en icono H



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Las Columnas que muestra el Archivo son: Código Entidad: Invias 24-02-00. Nombre Entidad Fecha Registro: Numero Compromiso: Consecutivo interno de los Compromisos de Vigencias Futuras registrados. Numero Autorización de V F: Numero consecutivo de las Autorizaciones de Vigencias Futuras concedidas a la entidad. Numero Asignación Autorización V F Compromiso Trasladado Futuro: Señala si a la fecha de generación del Informe ya se ha trasladado el Compromiso de Vigencia Futura como Compromiso de la correspondiente vigencia en curso. Tipo de Vigencia Futura: Ordinaria o Excepcional. Aval Fiscal: Muestra si el trámite de la Vigencia Futura requirió o no, Aval Fiscal



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Año Futuro: Año futuro que afecta el Compromiso de Vigencia Futura según el cupo autorizado. Las Columnas de Fecha Documento Soporte, Tipo Documento Soporte, Documento Soporte, Número de Documento Soporte, corresponden a la información del Contrato o soporte del Compromiso de Vigencia Futura. Nombre: Corresponde al nombre del beneficiario del Compromiso de Vigencia Futura. Rubro Presupuestal: Código del Rubro Presupuestal. Fuente: Señala si el Compromiso está Financiado con Recursos Nación o Propios según la Autorización de la Vigencia Futura. Valor Inicial Valor Final Estado: Generado / Anulado. Objeto: Corresponde al Objeto del Compromiso 5.13.3.5 Consulta Listado de Ejecución Vigencias Futuras Muestra la información de la Ejecución Presupuestal de las Autorizaciones de Vigencias Futuras aprobadas a una Entidad en una Vigencia Fiscal determinada, para asumir compromisos que afecten vigencias fiscales subsiguientes. Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: Unidad 24-02-00 o Sub Unidad 24-02-00-000 / CEN / EPG /Consulta Ejecución Vigencias Futuras.



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Acciones: Seleccionar Año: Año de Autorización de las Vigencias Futuras Año Futuro: Año para el cual fueron autorizadas las Vigencias Futuras (Año de ejecución). Es importante considerar que cuando se digita año de autorización y año futuro, el sistema mostrara todas las autorizaciones de vigencias futuras autorizadas en el año seleccionado, para ser ejecutadas exclusivamente en el año futuro señalado. Cuando solo se digita el año de autorización, el sistema mostrará la ejecución de todas las vigencias futuras aprobadas en dicho año, sin importar para que año fueron aprobadas. Cuando solo se registra el Año Futuro, el sistema mostrará la ejecución de todas las Vigencias Futuras donde el año futuro es el seleccionado, sin importar el año de la Autorización.



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El Archivo generado se transporta a Excel dando clic en el icono H



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Las Columnas que muestra el Archivo de Consulta de Ejecución Vigencias Futuras, son: Número de Autorización: Corresponde al consecutivo de Autorizaciones de Vigencias Futuras del año seleccionado, otorgadas a la entidad (Unidad Ejecutora). Tipo: Ordinaria o Excepcional. Aval Fiscal: Indica si la Autorización de Vigencia Futura requirió o No Aval Fiscal. Fecha Autorización: Fecha en que el CONFIS o quien éste delegue aprobó la Autorización de Vigencia Futura. Sector: Código del Sector a quien se Autorizó la Vigencia Futura. Nombre Sector: Transporte Entidad: INVIAS 24-02-00 Nombre Entidad: INSTITUTO NACIONAL DE VIAS Código Moneda: COP. Moneda: Pesos. Tasa de Cambio: Requirió o No.



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Rubro: Código del Rubro Presupuestal. Nombre Rubro: Descripción del Rubro Presupuestal. Situación: CSF o SSF. Fuente: Nación / Propios. Valor inicial Autorizado Valor Final Autorizado Valor Inicial Comprometido Valor Final Comprometido. Las Columnas de Tipo Documento, Numero Documento, Fecha y Notas, corresponden a información propia del Oficio de Autorización de Vigencias Futuras. CONTROL DE CAMBIOS

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1 Marzo de 2017 Versión inicial Kawak

MANUAL OPERATIVO DE PRESUPUESTO - INVIAS

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