Manual Portafirmas UAHpeticiones pendientes y pulsar sobre el botón Firmar. o Visto Bueno: El...

Manual Portafirmas

UAH

2018

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Servicio de Nuevos Procedimientos Administrativos y Adm. Electrónica

Colegio de San Pedro y San Pablo Plaza de San Diego, s/n

28801 Alcalá de Henares, Madrid e-mail: [email protected]

Telf.- 91.885.25.26

INTRODUCCIÓN

El acceso al portafirmas de la UAH se realizará por medio de la siguiente dirección web:

https://portafirmasuxxi.uah.es/pfirma/

Al acceder a esta dirección veremos la siguiente pantalla:

Para acceder al portafirmas pulsaremos sobre el botón “Acceder mediante certificado” (marcado con el número 1). Recordamos que es obligatorio tener el certificado de AC Administración Pública que se expide en el Centro de Información de la UAH.

Al pulsar sobre el botón se accederá a la pantalla de Autofirm@ y desde aquí se pasará a un Diálogo de Seguridad donde se elegirá el certificado para acceder y firmar (AC Administración Pública):

mailto:[email protected]

https://portafirmasuxxi.uah.es/pfirma/

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INTERFAZ PORTAFIRMAS UAH

Al acceder al portafirmas se podrá observar la interfaz de la aplicación:

Pasemos a definir las distintas partes de la interfaz:

Punto 1: Se muestra el nombre de la persona que está trabajando en la aplicación y el tiempo de duración de la sesión. Así mismo debajo encontramos una serie de iconos que son el de Notificaciones (que veremos más adelante), el que nos permitirá aumentar / reducir el tamaño de la fuente de la aplicación y por último dos iconos que nos permitirán comprimir la cabecera superior y el marco izquierdo del portafirmas.

Punto 2: Bandeja de Peticiones. Dependiendo del perfil de usuario que tengamos definido por el Administrador, podremos ver las distintas carpetas que lo componen. Estas bandejas nos mostrarán las peticiones en función del estado en que se encuentran. Las bandejas son:

o Peticiones Pendientes: Muestra las peticiones que se envían y están pendientes de firma.

o Peticiones en Espera: Muestra peticiones que no podemos firmar o rechazar al intervenir más firmantes y que se encuentran en el orden de la firma.

o Peticiones Terminadas: Muestra las peticiones ya firmadas o devueltas. o Peticiones enviadas: Muestra las peticiones que hemos enviado.

Punto 3: Acciones. En esta barra se nos muestran las distintas opciones que tenemos a la hora de tratar un documento que nos envíen.

Pasemos a definirlas brevemente:

o Firmar: Para firmar bastará con seleccionar la petición desde la bandeja de peticiones pendientes y pulsar sobre el botón Firmar.

o Visto Bueno: El proceso de visto bueno es parecido al de la firma. Para dar el visto bueno bastará seleccionar la petición que tengamos en la bandeja y pulsaremos sobre el botón de Visto Bueno.


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o Devolución: Con esta acción devolveremos el documento sin firmar. El proceso es como los anteriores lo seleccionamos y pulsamos sobre el botón Devolver. Tras esta acción deberemos rellenar el motivo por el cual se rechaza y pulsaremos sobre Rechazar.

o Acciones: Esta opción nos permitirá, tal y como nos permite el correo electrónico, dejar marcados los elementos de la lista como leídos o no leídos y aplicar etiquetas (se explicará más adelante).

Punto 4: Búsqueda. La aplicación nos permite filtrar las bandejas de peticiones a través de un cuadro de búsqueda. Escribiendo en la caja de búsqueda la aplicación buscará entre las distintas bandejas mostrando el resultado cuyo asunto, referencia, nombre de documento, tipo de documento o remitente (nombre y apellidos) contenga el texto buscado.


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REDACCIÓN DE MENSAJES Pasaremos ahora a Redactar un mensaje, para ello pulsaremos sobre Redactar (Punto 1).

Para redactar una petición de firma será necesario cumplimentar como mínimo los campos

‘Para’ (Punto 2), ‘Asunto’ (Punto 3), Texto de la petición (Punto 5) y ‘Adjuntar un documento’

(Punto 6).

Pulsaremos ‘Para’ y se nos mostrará la lista de personas disponibles para enviarles el documento

a firmar.

En este caso, podemos pulsar ‘Todos’ o ‘Personas’ (aparecerán todas las personas dadas de alta

en el Portafirmas), ‘Cargos’ (los cargos de las personas dadas de alta en el portafirmas) o

‘Favoritos’ (son los habituales a los que se les envían documentos a firmar). También si

conocemos el nombre podemos ponerlo en la caja de búsqueda y pulsaremos el botón ‘Buscar’.


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Elegimos uno y hacemos un doble clic y se pasará automáticamente a Firmantes, otra opción

sería marcar al usuario y pulsar el botón Copiar (Punto 1). Para varios usuarios podemos marcar

varios Usuarios pulsando la tecla Control y pulsando sobre ellos.

Para borrar a los firmantes (punto 2) simplemente lo marcamos y pulsamos Eliminar.

Ahora como ejemplo utilizaremos a un solo firmante, con un doble clic marcamos a José Andrés

de Usuarios y pasará a Firmantes. A continuación, pulsaremos Aceptar (Punto 3).

A continuación, pasamos a la página principal

Tenemos que rellenar el Asunto (Punto 2), dado que es obligatorio. Este asunto aparecerá en el

mensaje que reciba el firmante. Procedemos a rellenar el Texto de la petición (Punto 3) en el

cual se podrá utilizar como un editor de texto normal. En Mostrar opciones avanzadas (Punto

4), tenemos una serie de opciones adicionales de la petición que mostramos ahora:


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Tipo de firma (Punto 1): En caso de firma múltiple puede ser una firma en cascada (hasta

que no firma el primero no firma el segundo) o bien en paralelo (pueden firmar en

cualquier orden). Un ejemplo sería, si un Jefe de Sección, manda a un Jefe de Servicio,

al Vicegerente del Servicio y al Gerente, hasta que no firma el Gerente, no puede firmar

el Vicegerente, ni el Jefe de Servicio.

Avisar cuando (Punto 2): Al tener configurada la cuenta de correo de la Universidad,

podemos marcar para que se nos avise cuando la petición cambia de estado (Leído,

Firmado o Devuelto).

Inicio / Caducidad (Punto 3): Podemos planificar cuando aparecerá la petición en la

bandeja del firmante. Con respecto a la Caducidad, estableceremos una fecha límite (a

modo informativo), aunque el firmante podrá firmarla, aunque se sobrepase dicha

fecha.

Continuidad de firma (Punto 4): Esta opción se dará cuando tenemos un fichero firmado

digitalmente fuera de nuestro sistema de firma. Para ello adjuntaremos el fichero

original firmado digitalmente y lo adjuntaremos a nuestra petición. Se intentará no

utilizar este sistema si no se está seguro del tipo de firma que se ha utilizado en el

documento.

Firma o Visto Bueno (Punto 5): Por defecto, el sistema define todas las líneas como

líneas de firma, es más la última línea siempre será de firma, si se intenta utilizar un

Visto Bueno como última línea de una petición generará un error al enviarla.

Una misma petición podrá contener líneas de Visto Bueno y líneas de Firma, pudiendo

definirlas en este punto. El caso de Visto Bueno es similar al de Firma y se presentará

en la bandeja similar a las peticiones de firma, diferenciados en el icono que contiene

sus etiquetas de estado.


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Por último, terminamos con Adjuntar documento (Punto 5). Para ello pulsaremos sobre el

botón y se mostrará el explorador de Windows desde el cual podremos elegir un fichero o varios

(si hemos marcado el check Subida múltiple de documentos).

Al subir un documento aparecerá en el parte inferior (Punto 1). Por defecto será un documento

Genérico (Punto 2) y si es un documento firmable o es un documento anexo, en cuyo caso dicho

documento no será firmado cuando se firme la petición (Punto 3). Se podrá visualizar el

documento seleccionado pulsando sobre el botón de descarga o descartarlo si fuera necesario

por medio de los iconos de Descarga y Borrado (Punto 3).

Hecho esto pulsaremos el botón Enviar (Punto 1) y el documento será entregado al destinatario.

Al pulsar veremos el siguiente mensaje:

Pulsaremos sobre el botón Aceptar y pasaremos a la siguiente pantalla:


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En este caso pasamos a la carpeta de Enviadas y vemos entre paréntesis cuántas se han enviado,

cuantas están firmadas y cuáles son nuevas (enviadas a la firma).

Si quisiéramos ver todos los datos de este envío, nos posicionaremos encima del registro y

haremos un doble clic y nos aparecerá la siguiente pantalla:

En el punto 1 veremos los datos generales del envío, en el punto 2 veremos las líneas de firma

y por último en el punto 3 si pulsamos sobre el icono descargaremos el fichero a firmar.

Con esto queda completo el proceso de redacción de un documento a firmar.


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FIRMAR / DEVOLVER Para Firmar basta con seleccionar las peticiones desde la bandeja de petición

En este caso, tenemos pendiente de firmar un documento. Nos posicionamos sobre el

documento y haremos doble clic, mostrándose la siguiente pantalla:

Podemos ver en los puntos 2 y 3, los datos generales del documento a firmar y las líneas de

firma. Visto esto y si queremos proceder a la firma, pulsaríamos Firmar o Devolver.

En caso de Firmar nos aparecerá la siguiente pantalla:

Podemos rellenar el campo de observaciones y pulsar sobre Firmar. En este caso se nos abrirá

la ventana donde elegimos el certificado a utilizar.


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En el caso de Devolución nos aparecerá la siguiente pantalla:

Rellenaremos las observaciones (obligatorio) y pulsaremos sobre Devolver.

En ambos casos finalizado cualquiera de los dos procesos, pasará a estado Firmado o Devuelto

y será movida a la bandeja de Terminadas con la etiqueta de Firmado.


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DOCUMENTOS TERMINADOS Una vez firmado a Devuelto el documento, podremos ver la relación de documentos en la

Carpeta de Terminadas:

En el caso de devuelto, hacemos doble clic sobre el registro y se abrirá la siguiente pantalla:

En el Punto 1, podemos o Archivarla o Reactivarla. Al Reactivarla, nos aparecerá la siguiente

pantalla:

Marcaremos el campo Notificar cambios realizados a firmantes y remitentes y ambos recibirán

un correo electrónico informándoles de esta reactivación:


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La Reactivación volverá a enviar el mismo documento que se envió en su momento; esta acción

no hará que se pueda enviar otro documento diferente al que se envió en un primer momento.

En el Punto 2 podemos observar como en la pestaña de Histórico de Estados se puede ver el

motivo del rechazo.

En el caso del registro firmado veremos la siguiente pantalla:

En el Punto 1, podemos ver los campos que rellenó la persona que nos envió el documento a

firmar; en el Punto 2 podemos ver los firmantes (en este caso, hay un Visto Bueno y una Firma)

y en el Punto 3 podemos ver el fichero ya firmado (segundo icono por la derecha).

También en el Punto 1 tenemos las opciones de Archivar, Informe (que es el fichero firmado) y

Remitir (desde el cual se podrá enviar el fichero al correo electrónico que elijamos y que sea

usuario del portafirmas):


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Tras esto se recibirá un correo electrónico:

Con el siguiente mensaje:

Al pulsar sobre el enlace, nos llevará a la siguiente página,

Pondremos el código que nos pide y nos llevará por último a esta página:

Aquí se puede comprobar como la firma digital es válida y correcta. Podremos descargar el

documento pulsando sobre los iconos de la derecha.


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ETIQUETAS DE ESTADO Las etiquetas de estado nos muestran información del estado de la petición en nuestro

portafirmas. Existen las siguientes etiquetas, cada uno con un color diferente:

Marca las peticiones recibidas que aún no han sido leídas por el firmante

Marca las peticiones recibidas que ya se han leído pero no se han firmado

Peticiones en las que el usuario está a la espera de que los firmantes definidos por delante suya firmen (firmas múltiples)

Peticiones firmadas por el firmante

Peticiones devueltas por el firmante


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EJEMPLOS TEÓRICOS Tenemos una organización con la siguiente estructura:

El Nivel 3 podrá enviar al Nivel 2 a Firmar, pero no a dar el Visto Bueno (por la limitación que

hemos visto anteriormente en la página 6). Ahora bien, si el Nivel 3 quisiera enviar al Nivel 1, el

Nivel 2 podría dar el Visto Bueno, y a continuación el Nivel 1 Firmar la solicitud. La secuencia

lógica a seguir siempre será:

Nivel 3 – Nivel 2 – Nivel 1 – Nivel 0

La solicitud partirá del Nivel 3 y será Visto Bueno del Nivel 2, Visto Bueno del Nivel 1 y Firma

por Nivel 0. Al ser firmado por el Nivel 0, el documento volvería al Nivel 3 Firmado y Visado por

los niveles superiores (Nivel 1 – Nivel 2). Es obvio pensar que si los Niveles 2 y 1 detectan alguna

incongruencia será devuelto el documento a firmar para su subsanación.

Alcalá de Henares, 15 de octubre de 2018


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