Manual Procedimientos Admvos

7/26/2019 Manual Procedimientos Admvos

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MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINAFECHA DE ELABORACIN: / MARZO / 2007 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

CONTENIDO CPITULO PGINA

Autorizacin I 3

Presentacin II 4

Marco JurdicoIII 5

OrganigramaIV 6

Misin y Visin V 7

Simbologa VI 8

Procedimientos VII

Recursos Financieros VIII 10Recursos Humanos IXRecursos Materiales X

Glosario de trminosXI 30


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I.- AUTORIZACIN

Con fundamento en el Artculo 41 Fraccin X de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica delEstado de Zacatecas, as como el Artculo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgnico dela Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas, expedimos elpresente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisin Estatal para el Acceso a laInformacin Pblica, con el propsito de precisar los mtodos, procedimientos y trmites quedebern de cumplirse en las actividades de carcter administrativo, contable y presupuestal alinterior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estndares de calidadadecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.

COMISIONADA PRESIDENTA

Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJN

EL COMISIONADO EL COMISIONADOMTO. JESS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURN


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II.- PRESENTACIN

El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten lastareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecucin en el desarrollode las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes delproceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales ytcnicos.

En la elaboracin de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas paraactuar con mayor certeza en la ejecucin y supervisin de los trabajos de naturaleza administrativa

Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las actividades administrativas quese realicen en la Comisin Estatal de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas.

Dentro de ste contexto se consider necesario que la dependencia, cuente con ste documentobase, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrn serflexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas as lo justifiquen, realizando la

propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante elTitular de la Comisin.


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III.- MARCO JURDICO

CONSTITUCIONES:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Zacatecas

LEYES:

Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas Ley de Administracin y Finanzas Pblicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes

Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas

OTRO: Estatuto Orgnico de la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del

Estado de Zacatecas


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IV.- ORGANIGRAMA

PLENO

COMISIONADAPRESIDENTA

COMISIONADO COMISIONADO

SECRETARIOEJECUTIVO

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO

AUXILIAR DEADMINISTRACIN


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V.- MISIN Y VISIN

DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

MISIN:

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN,RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIN YPROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS

VISIN:

EN EL 2009 LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA, ESRECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DELDERECHO A LA INFORMACIN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DEVIDA DE LAS PERSONAS, AS COMO A LA CONSOLIDACIN DEL SISTEMA DE

CONVIVIENCIA DEMOCRTICA.

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

MISIN:

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIN DERECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE

LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LAINFORMACIN PBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS YMETAS.

VISIN:

SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LADEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,MEDIANTE LA SUPERACIN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.


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VI.- SIMBOLOGA

INICIO/TERMINAL

OPERACIN

DECISIN O ALTERNATIVA

CONECTOR DENTRO DE PGINA

DIRECCIN DE FLUJO


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DIAGRAMA DE FLUJOINTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTODEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe instruccin delComisionado Presidente, deelaborar el anteproyecto dePresupuesto del siguienteejercicio fiscal.

INICIO

1

Es Correcta?

3

2Solicita y recibe informacinde los programas de trabajode los Comisionados ydems departamentos de laCEAIP

Integra y analiza ladocumentacin recibida delos Comisionados y

Departamentos

SI

Realiza correccionespara su regularizacin.(regresa a la operacin 3)

NO

Captura la informacinobtenida

4


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INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTODEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Revisa la informacincapturada

7

5

Recibe Anteproyecto dePresupuesto con las firmas

de los Comisionados, Jefesde Departamento yComisionado Presidente yprepara Oficio y paquetepara su envo a laSecretara de Finanzaspara que lo integre alpresupuesto de egresos delGobierno.

Integra informacin y turnaal Secretario Ejecutivo pararecabar firmas de losComisionados y Jefes deDe artamento ue

SI

Es Correcta?

Realiza correcciones parasu regularizacin.(regresa a la operacin 3)

NO

6


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PROCEDIMIENTO: Integracin del anteproyecto de PresupuestoAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo

RESPONSABLE ACTIVIDADNMERO

DESCRIPCIN DEACTIVIDADES

FORMA ODOCUMENTO

1

Recibe instruccin delComisionado Presidente, deelaborar el anteproyecto dePresupuesto del siguienteejercicio fiscal.

2

Solicita y recibe informacin delos programas de trabajo de losComisionados y dems

departamentos de la CEAIP


3Integra y analiza ladocumentacin recibida de losComisionados y Departamentos

Es correcta?No: Realiza observaciones yremite a las reas para suregularizacin

4

Si: Captura la informacinobtenida

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 5

Revisa la informacin capturada

Es correcta?6

No: Realiza correcciones parasu regularizacin.(regresa a la operacin 3)

Si: Integra informacin y turna alSecretario Ejecutivo pararecabar firmas de losComisionados y Jefes deDepartamento que intervinierony del Comisionado Presidente.


Recibe Anteproyecto dePresupuesto con las firmas delos Comisionados, Jefes deDepartamento y ComisionadoPresidente y prepara Oficio ypaquete para su envo a laSecretara de Finanzas paraque lo integre al presupuesto deegresos del Gobierno delEstado (Art. 41 fracc. XII de laLey de Acceso a la InformacinPblica del Estado deZacatecas)

FIN DEL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJORECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOSDEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1

Revisa facturas ydocumentacin soporte(facturas, orden de compra,vales de entrada y salida delalmacn, etc.)intervinieron ydel Comisionado Presidente.

SI

Est completa?

Recibe del ComisionadoPresidente y de losComisionados, instrucciny/o solicitud de pago defacturas de proveedores y

prestadores de servicios,para su pago respectivo

NO

INICIO

Realiza las observaciones yregresa documentacin alproveedor o prestador deservicios. (Regresa a lao eracin 2

Codifica y elabora plizacontable y turna al Jefedel DepartamentoAdministrativo

2

3

Revisa la pliza y ladocumentacin; firma lapliza y elabora cheque

4

Pliza,che ue


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DIAGRAMA DE FLUJORECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOSDEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Cheque, pliza y

documentacin

Cheque, pliza ydocumentacin

SI

Est en las Inst.el ComisionadoPresiden

NO

Turna cheque, pliza, ydocumentacin a los dosComisionados paraautorizacin y firma.

Turna cheque, pliza, ydocumentacin alComisionado Presidente parasu autorizacin y firma,posteriormente firma chequecualquiera de los

Comisionados.

6 5

7

Cheque, pliza y

documentacin

Recibe documentacin; cheque ypliza firmadas. Elabora listado yturna al Auxiliar de Administracin


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DIAGRAMA DE FLUJORECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS

DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Cheque, pliza ydocumentacin

Recibe documentacin;cheque y pliza firmadas.Elabora listado y turna alAuxiliar de Administracin

8

Recibe listado de plizas ylas plizas chequerelacionadas, entrega abeneficiarios y captura alsistema de contabilidaddiariamente y archiva.

9


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PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas para pago a

proveedores y/o prestadores de serviciosAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMA ODOCUMENTO

1

Recibe del Consejero Presidente yde los Comisionados, instrucciny/o solicitud de pago de facturas

de proveedores y prestadores deservicios, para su pago respectivoDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO(Aux. de

Administracin)2

Revisa facturas y documentacinsoporte (facturas, orden decompra, vales de entrada y salidadel almacn, etc.)

Esta completa?


(Aux. deAdministracin)

3No: Realiza las observaciones yregresa documentacin alproveedor o prestador de servicios.(regresa a la operacin 2)

Si: Codifica y elabora plizacontable y turna al Jefe delDepartamento Administrativo


4Revisa la pliza y ladocumentacin; firma la pliza yelabora cheque.

Pliza, Cheque

Se encuentra en lasInstalaciones el ComisionadoPresidente?


5

Si

Turna cheque, pliza, ydocumentacin al ComisionadoPresidente para su autorizacin yfirma, posteriormente firmacheque cualquiera de losComisionados.

ChequePliza y

documentacin


No.

Turna cheque, pliza, ydocumentacin a los dosComisionados para autorizacin yfirma.

ChequePliza y

documentacin

Recibe documentacin; cheque y Cheque


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DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 7 pliza firmadas. Elabora listado yturna al Auxiliar de Administracin Pliza ydocumentacin


8Recibe plizas firmadas, elaboralistado y turna al Auxiliar deAdministracin.

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO(Auxiliar de

Administracin)

9

Recibe listado de plizas y lasplizas cheque relacionadas,entrega a beneficiarios y captura al

sistema de contabilidaddiariamente y archiva.



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DIAGRAMA DE FLUJOCONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) REA SOLICITANTE

SI

INICIO

1

Solicitud de Material

Atiende la solicitud de

pago del rea solicitante;elabora orden de compra

HAYEXISTENCIAS?

3

Nota de

Solicitud de

Recibe bienes solicitados juntocon copias de la Solicitud y dela Nota de Salida delAlmacn. Se remite al fin delProcedimiento.

2

Nota de


Atiende Solicitud de Material,elabora la Nota de Salida delAlmacn, recaba firma deacuse de recibo en Nota ,entrega los bienes junto con

copia de la Solicitud y de laNota, archiva documentos.


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DIAGRAMA DE FLUJOCONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO

4

NO

SI

5

6El monto es menor de $1,500.00 seremite al procedimiento Operacin ycontrol del fondo fijo revolvente

7

Pliza

Elabora la pliza

contable y turna al

8

Cheque

Pliza

Revisa la pliza y ladocumentacin; firma la pliza

y elabora cheque.

No hay existencias

El monto solicitado es

ma or de 1 500 00 ?

el monto solicitado es mayor de$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pagose realizar con cheque.


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DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

NO

SI

Documentacin

9

Pliza

Che ue

Turna cheque, pliza, ydocumentacin al ComisionadoPresidente para su autorizacin yfirma, posteriormente firma chequecual uiera de los Comisionados.

Se encuentra enlas Instalaciones elComisionado Presidente?

Documentacin

10

Pliza

Che ue

Turna cheque, pliza, ydocumentacin a los dosComisionados paraautorizacin yfirma.

Documentacin

11

Pliza

Che ue

Recibe documentacin; cheque y

pliza firmadas. Elabora listado yturna al Auxiliar de Administracin.


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DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO

Documentacin

12

Pliza

Che ue

Recibe documentacin;

13

Factura

Che ue

Realiza sus operaciones para el

pago de cheque; obtiene el biensolicitado, las facturas, notas o

comprobantes respectivos con

los re uisitos fiscales;

14


Surte al rea solicitantelos Bienes solicitados,acompaa la Solicitud deMaterial para cotejar.Copia al Jefe delDepartamento

15

Solicitud de

Recibe copia de la solicitud yarchiva.


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DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

17

Verifica la actividad de la cuenta;y la remite al Dpto. Admvo.

16

Informe

Elabora reporte diario de lacuenta de cheques y turna de al

Comisionado PresidentePara verificar la actividad.Archiva copia


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PROCEDIMIENTO: Control de cheques

AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD FORMA ODOCUMENTO


(Auxiliar de

Administracin

1 Atiende la solicitud de pago del reasolicitante; elabora orden de compra

Solicitud deMaterial

Hay existencias?


(Auxiliar deAdministracin

2

Si

Atiende Solicitud de Material,elabora la Nota de Salida delAlmacn, recaba firma de acuse derecibo en Nota , entrega los bienes

junto con copia de la Solicitud y dela Nota, archiva documentos.

Solicitud deMaterial,Nota de Salida deAlmacn

REA SOLICITANTE 3Recibe bienes solicitados junto concopias de la Solicitud y de la Notade Salida del Almacn. Se remite alfin del Procedimiento.

Solicitud deMaterialNota de Salida deAlmacn

4 No hay existencias y

el monto solicitado es mayor de$1,500.00 ?



5

Siel moto solicitado es mayor de$1,500.00 (mil quinientos pesos) elpago se realizar con cheque;

Cheque

6

No

El monto es menor de $1,500.00 seremite al procedimiento Operacin ycontrol del fondo fijo revolvente



7 Elabora la pliza contable y turna alJefe del departamento Administrativo

Pliza


Revisa la pliza y la documentacin;firma la pliza y elabora cheque.

Pliza, Cheque

Se encuentra en las Instalacionesel Comisionado Presidente?


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DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO9

SiTurna cheque, pliza, ydocumentacin al ComisionadoPresidente para su autorizacin yfirma, posteriormente firma chequecualquiera de los Comisionados.

cheque, pliza, ydocumentacin


No.

Turna cheque, pliza, ydocumentacin a los dosComisionados para autorizacin yfirma.



Recibe documentacin; cheque ypliza firmadas. Elabora listado yturna al Auxiliar de Administracin.




12 Recibe documentacin; cheque ypliza firmadas;




13

Realiza sus operaciones para el pagode cheque; obtiene el bien solicitado,las facturas, notas o comprobantesrespectivos con los requisitos fiscales;

Cheque, Factura



14Surte al rea solicitante los Bienessolicitados, acompaa la Solicitud deMaterial para cotejar. Copia al Jefedel Departamento Administrativo.



Recibe copia de la solicitud y archiva. Solicitud deMaterial


Elabora reporte de saldos de lacuenta bancaria diario de la pginade Internet contra el reporte decheques emitidos, se determinar elsaldo disponible de bancos y turna alComisionado Presidente cuando

menos una vez a la semana. Archivacopia

Reporte desaldos de lacuenta bancaria

COMISIONADOPRESIDENTE

17 Verifica la actividad de la cuenta; y laremite al Departamento Administrativo



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DIAGRAMA DE FLUJOELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica el registro de lacontabilidad, que este

completo

Se encuentrantodos los registros?

Identifica losmovimientos no

considerados y los

Imprime reportespresupustales y

analticos contables

Concilia saldoscontables y

presupuestales

INICIO

1

4

2 3

Existen diferencias

5

Concilia cifras contablesy financieras de cuentasbancarias con el Jefe del

Departamento

NoS

6

SS


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DIAGRAMA DE FLUJOELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Emite EstadosFinancieros y sus

anlisis presupuestalesy contables

Revisa la informacin yrecaba firma del

Comisionado Presidente

Se entrega lainformacin al

Comisionado Presidentey se archiva.

9

8

7


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PROCEDIMIENTO: Elaboracin de Estados Financieros ypresupustales






1Verifica que se encuentreregistrada toda la informacin en elPrograma de Contabilidad

Se encuentran todos losregistros?



2

No: Identifica los movimientos noconsiderados y los captura paracompletar la Contabilidad.(regresa a la operacin 1)



3

Si: Imprime reportespresupustales y analticos desaldos del sistema de contabilidad



4

Concilia saldos contables ypresupustales

Existen diferencias?



5

Si: Determina diferencias y realizacorrecciones



6

No: Concilia cifras contables yfinancieras de cuentas bancariascon la Jefe de Departamento..

7Emite Estados Financieros y susanlisis presupuestales y

contables.

8

Revisa la informacin y recabafirmas del Jefe del DepartamentoAdministrativo, del SecretarioEjecutivo y del ComisionadoPresidente.



DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO(Aux. deAdministracin)

9

Se entrega la informacin a cadauno de los Comisionados y archivala informacin original en laContabilidad de la CEIAP

TERMINA EL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJOELABORACIN DE CIERRE ANUALAUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Verifica que se encuentreregistrada toda la informacinanual y que no existandiferencias en Ingresos porministraciones con la Sra. DeFinanzas.

Est todoregistrado y no ex.

diferencia?

Localiza los movimientos noconsiderados y/o las diferencias,los captura y concilia con laSra. De Finanzas y registra losajustes necesarios(regresa a la operacin 1)

Emite reportesfinancieros y realizaanlisis de saldos.

Concilia saldoscontables y

presupuestales

INICIO

1

4

2 3

Existen diferencias

5Determina diferencias yrealiza correcciones y

aclaraciones

Concilia cifras contablesy financieras de cuentasbancarias con el Jefe del

Departamento

No S

6

SNo


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DIAGRAMA DE FLUJOELABORACIN DE CIERRE ANUALAUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Emite EstadosFinancieros y sus

anlisis presupustalesy contables

Revisa la informacin y

recaba firma delComisionado Presidente

Prepara documentacinpara envo a la H.

Legislatura del Estado.Archiva

9

8

7


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PROCEDIMIENTO: Elaboracin del Cierre AnualAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo





1

Verifica que se encuentreregistrada toda la informacinanual y que no existan diferenciasen Ingresos por ministraciones conla Sra. De Finanzas.

Esta todo registrado y/o noexisten diferencias?

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO(Aux. de

Administracin)2

No: Localiza los movimientos noconsiderados y/o las diferencias,los captura y concilia con la Sra.De Finanzas y registra los ajustesnecesarios(regresa a la operacin 1)



3

Si: Emite reportes financieros yrealiza anlisis de saldos.



4

Concilia saldos contables ypresupustales

Existen d iferencias?



5

Si: Determina diferencias y realizacorrecciones y aclaraciones



6

No: Concilia cifras contables yfinancieras con la Jefe deDepartamento.


7

Emite Estados Financieros y susanlisis presupustales ycontables.


8

Revisa la informacin y recabafirmas del Jefe del DepartamentoAdministrativo, del SecretarioEjecutivo y del ComisionadoPresidente.


9

Prepara documento para envo a laH. Legislatura del Estado y archivala informacin original en laContabilidad de la CEAIP



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DIAGRAMA DE FLUJOGESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Recibe Presupuesto autorizado ycalendarizado por la Sra. De Finanzasy por la H. Legislatura del Estado

1

Elabora calendario anual para lagestin quincenal de los recursosfinancieros asignados y turna al Srio.Ejecutivo y al Comisionado Presidentetrnsito que tengas ms de tres mesesy el monto ser reintegrado a la cuentade la Comisin Estatal para el Acceso ala Informacin Pblica.

Recibe calendario autorizado ypresenta ante la Sra. De Finanzaspara posteriormente presentarquincenalmente recibo y montoestablecido para la gestin derecursos.

Verifica quincenalmente la cantidadrecibida va electrnica de la Sra. DeFinanzas con el presupuestoautorizado.

4

3

2


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PROCEDIMIENTO: Gestin de recursos financieros ante laSecretara de FinanzasAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIN DEACTIVIDADES

FORMA ODOCUMENTO

1

Recibe Presupuesto detallado yautorizado por la Sra. DeFinanzas y la H. Legislatura delEstado, para su ejercicio.

Presupuestoautorizado

2

Elabora calendario anual para la

gestin quincenal de los recursosfinancieros asignados y turna alSrio. Ejecutivo y al ComisionadoPresidente.

Calendario anual


3

Recibe calendario autorizado ypresenta ante la Sra. DeFinanzas para posteriormentepresentar quincenalmente reciboy monto establecido para lagestin de recursos.

Calendario anual

4

Verifica quincenalmente lacantidad recibida va electrnicade la Sra. De Finanzas con elpresupuesto autorizado.



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DIAGRAMA DE FLUJOCONCILIACIN BANCARIA

DEPTO.ADMINISTRATIVO

DEPTO.ADMINISTRATIVO (AUX)


INICIO

2

Conciliacin

Coteja los movimientos e

importes presentados en el

estado de cuenta bancario

contra los registrados en el

sistema contable presupuestal

1

Estado de Cuenta

Recibe de la institucin bancariaque opera la cuenta de cheques, elEstado de Cuenta Bancario y lo

turna al Auxiliar Administrativopara su conciliacin.

Existen diferencias entremovimientos realizados oimportes que no correspondanen ambos registros?


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NO

SI





Reporte de saldos de

la cuenta Bancaria

3

Oficio

En caso de que existan diferencias ystas se deban a errores u omisionesde registro, efecta los ajustescorrespondientes; o Elabora enoriginal y copia oficio dirigido a lainstitucin

bancaria en donde especificadiferencias y solicita su aclaracin, leanexa copia del estado de cuentabancario y en su caso de ladocumentacin querespalde los movimientos nocorrespondidos.Se remite a Actividad No. 6

Conciliacin

4

Estado de Cuenta

Si no existen diferencias turna el estado de

cuenta y la conciliacin bancaria alDepartamento Administrativo para surevisin; y al Comisionado Presidente parasu autorizacin. Archiva el Estado de

cuenta y registra en control interno la

fecha de conciliacin.

Respalda los cheques en trnsito conReporte de saldos de la cuenta Cancelarlos cheques en trnsito que tengas ms detres meses. Se emite oficio de la solicitudde cancelacin a la Institucin bancariacorrespondiente y se registran los ajustescontables respectivos.

5


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7

Oficio y/odocumentacin anexa

Recibe y revisa el oficio y

Estado de Cuenta

6

Oficio y/o

Turna el oficio al Jefe Administrativopara su revisin, estado de cuenta y en

su caso documentacin anexa.

SI

NO

8

Oficio y/o documentacin anexa

En caso de errores en el oficio, lo

indica al Auxiliar Administrativo y

lo devuelve para correccin.

9

Oficio /o documentacin anexa

Lo turna al Comisionado Presidente

junto con documentacin anexa parasu firma.

Es correcto eloficio?

10

Oficio y/odocumentacinanexa

Firma oficio y

documentacinanexa y la enva al

Departamento


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11

Oficio y/o documentacin anexa

Recibe oficio y documentacin anexa yacude a la institucin bancaria

correspondiente. Archiva copia del oficio


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PROCEDIMIENTO: Conci liacin BancariaAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



ADMINISTRATIVO

1

Recibe de la institucin bancaria queopera la cuenta de cheques, el Estadode Cuenta Bancario y lo turna alAuxiliar Administrativo para suconciliacin.

Estado deCuenta Bancario



2

Coteja los movimientos e importespresentados en el estado de cuentabancario contra los registrados en elsistema contable presupuestal de ladependencia.

ConciliacinBancaria

Existen diferencias entremovimientos realizados o importesque no correspondan en ambosregistros?



3

SiEn caso de que existan diferencias ystas se deban a errores u omisionesde registro, efecta los ajustescorrespondientes; o Elabora enoriginal y copia oficio dirigido a lainstitucinbancaria en donde especificadiferencias y solicita su aclaracin, leanexa copia del estado de cuentabancario y en su caso de ladocumentacin querespalde los movimientos no

correspondidos.Se remite a Actividad No. 6

Oficio

Estado deCuenta


(Auxiliar deAdministracin)

4No.Si no existen diferencias turna elestado de cuenta y la conciliacinbancaria al DepartamentoAdministrativo para su revisin; y alComisionado Presidente para suautorizacin. Archiva el Estado decuenta y registra en control interno lafecha de conciliacin.

Estado deCuenta yConciliacinBancaria


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5

Respalda los cheques en trnsito conReporte de saldos de la cuentaCancelar los cheques en trnsito quetengas ms de tres meses. Se emiteoficio de la solicitud de cancelacin ala Institucin bancaria correspondientey se registran los ajustes contablesrespectivos.

Reporte desaldos de lacuenta



6Turna el oficio al Jefe Administrativopara su revisin, estado de cuenta yen su caso documentacin anexa.

Oficio y/odocumentacinanexa, estado decuenta


7Recibe y revisa el oficio ydocumentacin anexa


Es correcto el oficio?


No.En caso de errores en el oficio, loindica al Auxiliar Administrativo y lodevuelve para correccin.



9 Si.Lo turna al Comisionado Presidentejunto con documentacin anexa parasu firma.


COMISIONADOPRESIDENTE 10

Firma oficio y documentacin anexa yla enva al DepartamentoAdministrativo.



Recibe oficio y documentacin anexay acude a la institucin bancariacorrespondiente. Archiva copia del

oficio.




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DIAGRAMA DE FLUJOCREACIN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO REA DE CONTABILIDAD

Recibe de proveedores y/o deprestadores de servicios facturas

debidamente requisitazas y se le expidecontra-recibo con fecha programada depago para despus del cierre mensual

Revisa facturas ydocumentacin

Realizaobservaciones y

regresadocumentacin a

proveedores para sucorreccin.

Codifica el gasto yelabora pliza de

cuentas por pagar concopias de la

documentacin.

Registra la pliza yturna al Jefe del

Depto. Administrativopara firma yautorizacin.

Recibe, analiza,autoriza y firma plizade cuentas por pagary turna para archivo

temporal.

Recibe plizaautorizada, captura y

archiva condocumentos originalesen cuentas por pagar.

INICIO

1

Estn correctas?

SiNo

2

3

4

6

5

7


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PROCEDIMIENTO: Creacin de pasivos por cierres mensualesAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



1

Recibe de proveedores y/oprestadores de servicios facturasdebidamente requisitazas y seexpide contra recibo con fechaprograma de pago para despusdel cierre de mes..



2

Revisa facturas y documentacin

soporte (facturas, orden decompra, vales de entrada y salidadel almacn, etc.)

Esta completa?



3

Realiza observaciones y regresadocumentacin a proveedores y/oprestadores de servicios para sucorreccin.(regresa a la operacin 1)

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO(Aux. de

Administracin)4

Codifica el gasto y elabora plizade cuentas por pagar con copiasde la documentacin.


5Registra la pliza y turna al Jefedel Departamento Administrativopara su firma y autorizacin.


Recibe, analiza y firma pliza yturna al Auxiliar de Administracin


7

Recibe pliza autorizada, captura yactiva pliza, las facturasoriginales estn en cuentas porpagar, para realizar trmite depago.



40/115


DIAGRAMA DE FLUJOREPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTEAUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

4

3

2

65

1Solicita al Jefe delDepartamento Administrativoreembolso del fondo fijorevolvente, estableciendo lacantidad de $10,000.00

Revisa facturas ydocumentacin soporte que

rena requisitos

INICIO

Recibe del encargado delFondo Fijo revolvente la

documentacin parareembolso

Realiza el reembolso delfondo fijo cuando su ejerciciosea ms del 80% o del daultimo del mescorrespondiente, mediante elformato Reposicin delFondo Fijo Revolvente

Cumple con

los requisitos?

Clasifica y codifica elgasto para realizar la

afectacinpresupuestal

Turna al auxiliar deadministracin para su

regularizacin

Si No


41/115


DIAGRAMA DE FLUJOREPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7

9

8

11

10

Recibe pliza contable yelabora cheque a nombredel responsable del Fondo

Fijo Revolvente, con lasfirmas autorizadas

Recibe relacin concheque, lo canjea en

institucin bancaria parareponer el Fondo Fijorevolvente a la caja

Recibe pliza contable ycon firma del cheque de

recibido por parte delencargado del Fondo Fijo,captura en contabilidad y

archiva

Elabora cdula de gastos yanexa la documentacin de

soporte

Elabora pliza contable yturna al Jede delDepartamentoAdministrativo


42/115


PROCEDIMIENTO: Reposicin del Fondo Fijo RevolventeAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



1 Solicita al Jefe del DepartamentoAdministrativo reembolso del fondofijo revolvente, estableciendo lacantidad de $10,000.00

2Realiza el reembolso del fondo fijocuando su ejercicio sea ms del

80% o el da ltimo del mescorrespondiente, mediante elformato de Reposicin de FondoFijo Revolvente.

Reposicin deFondo Fijo

Revolvente

3Recibe del encargado del FondoFijo Revolvente la documentacincomprobatoria que se integrar enreembolso.




4

Revisa facturas y documentacinsoporte rena los requisitosfiscales y firma de autorizacin delComisionado Presidente o de losComisionados.

Cumple con los requisitos?


5

6

No: Turna al Auxiliar administrativopara su regularizacin.(regresa a la operacin 1)

Si: Clasifica y codifica el gastopara realizar afectacinpresupuestal.


7

Elabora cdula de gastos y anexala documentacin soporte de dichacdula.


8Elabora pliza contable y turna alJefe del Departamentoadministrativo.


9

Recibe pliza contable y elaboracheque a nombre del responsabledel fondo y turna para firma yautorizacin.


43/115




10

Recibe relacin con el cheque, locanjea en Institucin Financierapara reponer el fondo fijo en caja yturna pliza para contabilizarse.



11Recibe pliza con firma de chequerecibido por parte del encargadodel Fondo fijo, captura encontabilidad y archiva.



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DIAGRAMA DE FLUJOOPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTEREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SI

4

Nota de

Solicitud de

Recibe bienes solicitados juntocon copias de la Solicitud y dela Nota de Salida delAlmacn. Se remite al fin delProcedimiento.

3

Nota de

Solicitud de

Atiende Solicitud de Material,elabora la Nota de Salida delAlmacn, recaba firma deacuse de recibo en Nota ,entrega los bienes junto concopia de la Solicitud y de laNota, archiva documentos.

INICIO

1


Solicita los requerimientosen lo que se refiere acompras no excedentes a$ 1,500 mediante elformato Solicitud deMaterial

2

Solicitud de

Recibe original y copia de la

Solicitud del Material

HAYEXISTENCIAS?


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DIAGRAMA DE FLUJO

OPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTEREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

NO

7

Materiales

Revisa que la factura cumpla conlos requisitos fiscales:a) Nombreb) Domicilioc) Fechad) Importe con nmero y letrae) IVA desglosadof) RFCy que los Materiales entregados porel Proveedor cumplan con lascaractersticas y condicionespactadas en precio y calidad.

Cumplen los bienes oservicios con lascaractersticas

requeridas?

5

Orden de Compra

Elabora Orden de Compra con losdatos y caractersticas de los Bienes y/oServicios que se requieren, con firma del

Titular del rea solicitante y deautorizacin del Jefe Administrativo.

Orden de Compra

6Efecta la adquisicin de losBienes, entregando Orden deCompra a Proveedorseleccionado.


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DIAGRAMA DE FLUJO

OPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTEREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

NO

8

Factura

Rechaza factura y/o los Bienes y nolos recibe hasta que se cumpla conlos requisitos ycondicionespactadas. Se remitea la actividadNo. 7

SI

9Recibe factura y/o los Bienesque cumplieron con losrequisitos y condiciones

pactadas; sella de recibo laFactura correspondiente ypaga al Proveedor en efectivoor los Bienes o Servicios

10

Nota deSalida


Surte al rea solicitante los Bienessolicitados, acompaa la Solicitud deMaterial para cotejar y distribuye laNota de Salida.

Factura


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DIAGRAMA DE FLUJOOPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTEREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SI

NO

Nota de

Salida

Solicitud de

11Recibe bienes solicitados junto con

copias de la Solicitud de Material y dela Nota de Salida y verifica que elabastecimiento sea correcto, de acuerdoa la solicitud de material.

12

Utiliza el material para el finrequerido.

13Devuelve el material al

14Se remite a la actividad No. 8


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PROCEDIMIENTO: Operacin y control del fondo fijo RevolventeAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



REA SOLICITANTE

1

Cuando los Responsables derea requieren bienes

Solicita los requerimientos en loque se refiere a compras noexcedentes a $ 1,500mediante el formato Solicitud de

Material




2

Recibe original y copia de laSolicitud del Materialdebidamente requisitada: verificaexistencia y determina:

Hay existencias ?




3

Si

Atiende Solicitud de Material,elabora la Nota de Salida delAlmacn, recaba firma de acusede recibo en Nota , entrega losbienes junto con copia de laSolicitud y de la Nota, archivadocumentos.

Solicitud de MaterialNota de Salida deAlmacn

REA SOLICITANTE 4Recibe bienes solicitados juntocon copias de la Solicitud y dela Nota de Salida del Almacn.Se remite al fin delProcedimiento.


Nota de Salida deAlmacn



5

NoElabora Orden de Compra conlos datos y caractersticas de losBienes y/o Servicios que serequieren, con firma del Titulardel rea solicitante y deautorizacin del JefeAdministrativo.

Orden de Compra


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6Efecta la adquisicin de losBienes, entregando Orden deCompra a Proveedorseleccionado.

Orden de compra



7

Revisa que la factura cumpla conlos requisitos fiscales:a) Nombreb) Domicilioc) Fechad) Importe con nmero y letrae) IVA desglosadof) RFCy que los Materiales entregadospor el Proveedor cumplan con lascaractersticas y condicionesespecificaciones en Orden deCompra

Factura,

Orden de Compra

Cumplen los bienes o servicioscon las caractersticas

requeridas?



8

No

Rechaza factura y/o los Bienes yno los recibe hasta que secumpla con los requisitos ycondiciones pactadas. Se remitea la actividad No. 7

Factura



9

Si

Recibe factura y/o los Bienes quecumplieron con los requisitos ycondiciones pactadas; sella derecibo la Facturacorrespondiente y paga alProveedor en efectivo por losBienes o Servicios recibidos,

coloca folio y cancela con sellode PAGADO toda ladocumentacin soporte de laadquisicin.

Factura



10

Surte al rea solicitante losBienes solicitados, acompaa laSolicitud de Material para cotejary distribuye la Nota de Salida.

Solicitud de MaterialNota de Salida

Recibe bienes solicitados junto


50/115


REA SOLICITANTE 11 con copias de la Solicitud deMaterial y de la Nota de Saliday verifica que el abastecimientosea correcto, de acuerdo a lasolicitud de material.

Solicitud de MaterialNota de Salida

REA SOLICITANTE 12Si.Utiliza el material para el finrequerido.

REA SOLICITANTE 13No.Devuelve el material aldepartamento Administrativo.



14Se remite a la actividad No. 8



51/115


DIAGRAMA DE FLUJOARQUEO AL FONDO REVOLVENTECOMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIOINICIO

1Realiza arqueo de manera sorpresiva yaleatoria (una vez al mes), verificandoque el importe total del fondo asignadosea igual al importe del efectivo ycomprobantes expedidos

2Pasa a Actividad No. 11

SINO

3Anota en la cdula de observaciones.

Nota: Dependiendo de la gravedad de lasituacin se levanta acta administrativa..

Est correcto?

4 Presenta las situacionesdeterminadas en la revisinal Auxiliar Administrativo.


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ARQUEO AL FONDO REVOLVENTECOMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6

Da seguimiento a las justificaciones yaclaraciones para su debidasolventacin

5Comienza a solventar la cdula deobservaciones, indicando comoplazo mximo 5 das.

8Firman de conformidad elFormato de Reposicin deFondo Revolvente. Se turna alJefe del DepartamentoAdministrativo y se archivapara el expediente.

NO7

Pasa a Actividad No. 4

Solventa lasobservaciones?


53/115


PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo RevolventeAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



COMISIONADO (A) 1Realiza arqueo de manerasorpresiva y aleatoria (una vez almes), verificando que el importetotal del fondo asignado sea igualal importe del efectivo ycomprobantes expedidos.

Arqueo de FondoRevolvente

Esta correcto ?

COMISIONADO (A) 2 Si.Pasa a Actividad No. 11

COMISIONADO (A)3

No.Anota en la cdula deobservaciones establecida en elformato del Arqueo los hallazgosdetectados.Nota: Dependiendo de la gravedadde la situacin se levanta actaadministrativa.

Arqueo de FondoRevolvente(cdula de

Observaciones) y

ActaAdministrativa

COMISIONADO (A)4

Presenta cdula de observacionesal Auxiliar Administrativo para suaclaracin y justificacin.

Arqueo de FondoRevolvente(cdula deObservaciones)



5

Comienza a solventar cdula deobservaciones, indicando comoplazo mximo 5 das.

Arqueo de FondoRevolvente(cdula deObservaciones)

COMISIONADO (A) 6Da seguimiento a las justificacionesy las aclaraciones para su debidasolventacin.

Solventa las observaciones?7 No. Se remite a la actividad no. 4

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO(Auxiliar deAdministracin

COMISIONADO (A)

8

Si. Firman de conformidad elFormato de Reposicin de FondoRevolvente. Se turna al Jefe delDepartamento Administrativo y searchiva para el expediente.

Arqueo de FondoRevolvente



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Oficio

1

Oficio

2

3

Oficio

Ex ediente

4

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOTRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN

INICIO

Solicita por escrito al Pleno de laComisin anticipo de salario, indicandosu nombre, nmero de empleado segn

nmina, cantidad solicitada, motivo parasolicitar el anticipo, y firma.

Recibe la solicitudfirmada

Verifica que la solicitud delanticipo de sueldo se cumplacon todos los requisitosestablecidos en el Manual deNormas y Polticas paraejercer el Gasto.

Solicita expediente delempleado al Jefe deldepartamento Administrativopara su revisin


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5

Oficio

Estado de Cuentas deBanco

6

Acuerdo

7

8

Acuerdo

NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOSTRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN

La solicitudes autorizada

Si su solicitud es rechazada,recibe Copia del Acuerdo dela Sesin de Pleno, en unplazo no mayor de cinco dashbiles

Consulta al Jefe delDepartamento Administrativopara conocer el saldo disponibleen la Cuenta de Bancos y elmonto mximo que pudieraotorgarse.

Determinan monto a dar de

anticipo y emiten acuerdo

Reciben copia delacuerdo


56/115


9

Pa ar

10

Pagar11

12

Pagar

13

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOSDPTO ADMINISTRATIVO REA SOLICITANTE TRABAJADOR SOLICITANTE

Emite Cheque y Pagar

Che ue

Firma pagar (por la cantidadrecibida) con un su aval que deberser trabajador de la Comisin yrecibe su cheque de sueldo con losdescuentos propios en nmina delAnticipo hasta que se liquidetotalmente su adeudo

Catorcenalmente elabora unclculo de anticipos de sueldodonde se indican las personas que

han recibido anticipos, con todossus datos, y el saldo actual.

Cuando se trata del ltimo descuentopara liquidar la totalidad del anticipode algn empleado, prepara ladevolucin del pagar original quefirma el empleado cuando recibe elanticipo

Cuando liquida totalmente suadeudo, recibe el pagaroriginal que firm al recibir elanticipo con el sello depagado


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PROCEDIMIENTO: Anticipo de SueldoAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



TRABAJADORSOLICITANTE

1

Solicita por escrito al Pleno de laComisin anticipo de salario,indicando su nombre, nmero deempleado segn nmina, cantidadsolicitada, motivo para solicitar elanticipo, y firma.

Oficio.

PLENO DE LACOMISIN

2 Recibe la solicitud firmada Oficio

PLENO DE LACOMISIN 3

Verifica que la solicitud del anticipo desueldo se cumpla con todos losrequisitos establecidos en el Manualde Normas y Polticas para ejercer elGasto.

Oficio

PLENO DE LACOMISIN

4Solicita expediente del empleado alJefe del departamento Administrativopara su revisin.

Expediente

La solicitud es autorizada por elPleno de la Comisin?

PLENO DE LACOMISIN

5

NoSi su solicitud es rechazada, recibeCopia del Acuerdo de la Sesin dePleno, en un plazo no mayor de cincodas hbiles.

Oficio

PLENO DE LACOMISIN

6

SiConsulta al Jefe del DepartamentoAdministrativo para conocer el saldodisponible en la Cuenta de Bancos yel monto mximo que pudieraotorgarse.

Estado de Cuentade Bancos.

PLENO DE LACOMISIN 7

Determinan monto a dar de anticipo yemiten acuerdo.

Acuerdo

TRABAJADORSOLICITANTE,JEFE DEL DPTO.ADMINISTRATIVO

8Reciben copia del acuerdo. Acuerdo


9 Emite cheque y pagar ChequePagar

Firma pagar (por la cantidad


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REA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deberser trabajador de la Comisin yrecibe su cheque de sueldo con losdescuentos propios en nmina delAnticipo hasta que se liquidetotalmente su adeudo.

Pagar


11 Catorcenalmente elabora un clculode anticipos de sueldo donde seindican las personas que han recibidoanticipos, con todos sus datos, y elsaldo actual.


12Cuando se trata del ltimo descuentopara liquidar la totalidad del anticipode algn empleado, prepara ladevolucin del pagar original quefirma el empleado cuando recibe elanticipo.

Pagar

TRABAJADORSOLICITANTE

13Cuando liquida totalmente su adeudo,recibe el pagar original que firm alrecibir el anticipo con el sello depagado.

Pagar



59/115


Factura

Factura

Resguardo del reacorres ondiente

1

2

3

4

5

6

DIAGRAMA DE FLUJORecepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

INICIO

Entrega los bienes que laComisin ha adquirido a travsdel procedimiento deadjudicacin correspondiente

Entrega Factura.

Recibe los bienes y los coteja,de acuerdo a la factura

Verifica el nmero de inventarioque les corresponde, paraefectuar la etiqueta con nmerode identificacin, por cada bienmueble.

Da de alta dicho bien en elInventario de bienes muebles

Elabora resguardos de acuerdo ala asignacin correspondiente


60/115


Resguardo

Resguardo

7

8

9

DIAGRAMA DE FLUJORecepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

Procede a la entrega delos bienes al personalasignado.

Firma el resguardo

correspondiente.

Recibe los resguardos yarchiva


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PROCEDIMIENTO: Recepcin y Registro del Inventario de BienesMuebles.




PROVEEDOR 1Entrega los bienes que la Comisinha adquirido a travs delprocedimiento de adjudicacincorrespondiente.

PROVEEDOR 2 Entrega Factura. FacturaDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 3

Recibe los bienes y los coteja, deacuerdo a la factura.

Factura


4

Verifica el nmero de inventario queles corresponde, para efectuar laetiqueta con nmero deidentificacin, por cada bienmueble.Nota: Anexo formato de Registro deBienes Muebles, el cul especifica elnmero de Inventario, caractersticas,

rea de adscripcin, etc.

FORMATORegistro de BienesMuebles.


Da de alta dicho bien en el Inventariode bienes muebles.


Elabora resguardos de acuerdo a laasignacin correspondiente.

Resguardo delreacorrespondiente.


7 Procede a la entrega de los bienes alpersonal asignado.

REA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente. Resguardo

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

9

Recibe los resguardos y archiva.

Resguardo



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1



Cotizaciones

2

3

4

SI

NO

DIAGRAMA DE FLUJOADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA

REA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

Cuando l a Adjudicacin sea mayor$10,000.00 y hasta el mximoestablecido en la normatividad aplicableElabora Solicitud de Material para la

solicitud de bienes y servicios, anexacuando menos 3 cotizaciones que amparalos bienes o servicios solicitados y lo envaal De artamento Administrativo.

Cumple conlos requisitos?

Devuelve la documentacina la rea Solicitante

Firma y sella de recibidocopia de la requisicin, yentrega acuse al reaSolicitante y separa una

copia para archivo

Analiza las cotizaciones


63/115


Orden de Compra

Orden de Com ra

Orden de Compra

5

6

7

8

Factura y/o Bien

NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJOADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)

Selecciona y adjudica al oferentecon las mejores condiciones deprecio, calidad, pago, garanta ytiempo de entrega

Elabora la Orden de Compra

Comunica telefnicamente al proveedorque pase con Auxiliar del Departamentode Administrativo a recoger la Orden deCompra o en su caso enva pedido vafax tratndose de proveedores forneos.

Recibe la Orden de Compra (pedido),elabora factura y procede a surtir losartculos, en el domicilio de ladependencia o entidad solicitante

Cumplen los bienes oservicios con las

caractersticas requeridas?

Rechaza factura y/o los Bienes y no losrecibe hasta que se cumpla con losrequisitos y condiciones pactadas. Seremite a la actividad No. 8

Se remite al ProcedimientoRecepcin de Facturas para Pago aProveedores y/o Prestadores deServicios.


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PROCEDIMIENTO: Adquisicin de Bienes y Servicios bajo lamodalidad de Adjudicacin Directa.




REA SOLICITANTE

1

Cuando la Adjudicacin sea mayor$10,000.00 y hasta el mximoestablecido en la normatividadaplicableElabora Solicitud de Material para lasolicitud de bienes y servicios, anexa

cuando menos 3 cotizaciones queampara los bienes o serviciossolicitados y lo enva al DepartamentoAdministrativo.


Cumple con los requisitos?

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVOAuxiliar Administrativo

2

No

Devuelve la documentacin a la reaSolicitante



3

SiFirma y sella de recibido copia de larequisicin, y entrega acuse al rea

Solicitante y separa una copia paraarchivo.



4

analiza las cotizaciones. Cotizaciones


5

Selecciona y adjudica al oferente conlas mejores condiciones de precio,calidad, pago, garanta ytiempo de entrega.

6Elabora la Orden de Compra Orden de

CompraDEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVOAuxiliar Administrativo

7

Comunica telefnicamente al

proveedor que pase con Auxiliar delDepartamento de Administrativo arecoger la Orden de Comprao en su caso enva pedido va faxtratndose deproveedores forneos.

Orden deCompra

OFERENTE(PROVEEDOR) 8

Recibe la Orden de Compra (pedido),elabora factura y procede a surtir losartculos, en el domicilio de ladependencia o entidad solicitante.

Orden deCompra

Cumplen los bienes o servicios con las


65/115


caractersticas requeridas?



9

No

Rechaza factura y/o los Bienes y no losrecibe hasta que se cumpla con losrequisitos y condiciones pactadas. Seremite a la actividad No. 8

Factura y/oBienes



10

Si

Se remite al ProcedimientoRecepcin de Facturas para Pago a

Proveedores y/o Prestadores deServicios.

NOTA: Tratndose de bienesinventariables, se enva mediante oficiofirmado, factura original y pliza degaranta al Jefe del DepartamentoAdministrativo para su registro ycontrol, tramitando el pago con copiafotosttica de la factura.



66/115


1

Oficio

2

Reporte de Inventario

3


4

DIAGRAMA DE FLUJOLEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(Activos Fijos)JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

Instruye a Auxiliar Administrativo, parallevar acabo el levantamiento del

Inventario Fsico de Activo Fijo yconciliar los registroscontables contrael control fsico de los bienes.

Elabora oficio y recaba firma delComisionado Presidente, para notificar alJefe del Departamento Administrativo y acada uno de los trabajadores, acerca delCalendario para el levantamiento delInventario Fsico de Bienes de Activo Fijo.Turna oficio

Conforme a las fechas del Calendario,emite y turna el Reporte de Inventario,por cada trabajador del reacorrespondiente, conteniendo en cadacaso los bienes de activo fijo bajo suresguardo.

Inicia el levantamiento del InventarioFsico de los Bienes de Activo Fijo,realizando su recorrido por las

instalaciones de la Comisin, con elapoyo del personal de la Oficina deexistencias con el objeto deidentificar y ubicar los bienesdescritos en el Reporte deInventario.


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5



6

7

NO

SI


(Activos Fijos)JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica que los datos del Reporte deInventario coincidan con los de losbienes encontrados en el rearespectiva

Coinciden?

Registra a mano en el Reporte deInventario correspondiente, los cambios ydiferenciasencontradas tras el recorrido.Esto incluye errores en los datos propios delbien, tales como nmeros de serie oinventario, modelo, caractersticas, entreotros. Tambin incluye los bienes faltantesue resulten

Procesa las modificaciones derivadasdel paso anterior, y emite lasactualizaciones del Reporte de

Inventario por trabajador.


68/115


Relacin de bienes deactivo fijo faltantes

8

9

10

11

Acta AdministrativaCircunstanciada

12

NO


(Activos Fijos)USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Una vez concluida la revisin de todoslos bienes de activo fijo del rea de quese trate, elabora el reporte denominadoRelacin de bienes de activo fijofaltantes para el caso de faltantes.

Solicita por escrito al usuarioresguardatario que presente los bienesfaltantes en un plazo no mayor de 5 dashbiles

Procede a la bsqueda exhaustiva delos bienes faltantes.

Verifica si son presentados los bienesfaltantes or el usuario?

Elabora el formato Aviso de faltantesde bienes patrimoniales y recaba actaadministrativa circunstanciadalevantada por el usuario y turna ambas

al Departamento Jurdico, para queproceda en el mbito de sucompetencia.

Aviso de faltantes debienes patrimoniales


69/115


13

14

SI

15

Activo Fijo

Reporte de Auxiliares de las

cuentas de Activo Fijo

16

17


(Activos Fijos)DEPARTAMENTO JURDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Procede conforme a la normatividad,determinando si aplica la baja o elbien, el cargo contable a deudoresdiversos correspondientes altrabajador y el bien no identificadobajo su resguardo

NO

Una vez analizado el contenido, recabafirma de conformidad de losresguardatarios de los bienes de activo fijoen la impresin definitiva de Reporte deInventario .

Elabora o imprime el formato Inventariode Activo Fijo (con base en laactualizacin de datos derivados delinventario de activo fijo llevado a cabo)

Solicita al jefe del DepartamentoAdministrativo, el reporte de auxiliares delas cuentas de activo fijo a la fecha, con lafinalidad de hacer una conciliacin(confronta documental) entre los registroscontables y el resultado del inventariofsico de los bienes de activo fijo.

Verifica que coincidan los importes yclasificacin de bienes de activo fijo, entreel Inventario de Activo Fijo y los reportesde auxiliares del periodo (semestre)


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Ajustes previos a laConciliacin

18

19

Conciliacin de saldos fsico-contable

20

21

DIAGRAMA DE FLUJO

LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES(Activos Fijos)

COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Elabora el documento denominado Ajustesprevios a la conciliacin por cuenta contable,donde se identifican y aclaran las diferenciasen la aplicacin de cuentas contables y/o

movimientos no correspondidos o registradosen el perodo; turna copia al Jefe delDepartamento Administrativo para queproceda a realizar los ajustes contablescorres ondientes.

Genera la Conciliacin de saldos fsico-contabley recaba firmas de conformidad en laConciliacin. Turna copia al jefe delDepartamento Administrativo para su revisin

Una vez recabada la firma del Jefedel departamento Administrativo turnadocumentacin al ComisionadoPresidente para que haga unasupervisin y autorice la conciliacinrespectiva.

Archiva los documentos soporteo trabajo del levantamiento delInventario Fsico del Activo Fijoen los expedientes de controlrespectivos y turna copia al Jefedel Departamento Administrativo


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PROCEDIMIENTO: Levantamiento Fsico del Inventario deBienes Muebles (Activos Fijos).




JEFE DELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 1

Instruye a Auxiliar Administrativo, parallevar acabo el levantamiento delInventario Fsico de Activo Fijo yconciliar los registros contables contra

el control fsico de los bienes.AUXILIARADMINISTRATIVO

2

Elabora oficio y recaba firma delComisionado Presidente, para notificaral Jefe del Departamento Administrativoy a cada uno de los trabajadores,acerca del Calendario para ellevantamiento del Inventario Fsico deBienes de Activo Fijo. Turna oficio

Oficio

JEFE DELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 3

Conforme a las fechas del Calendario,emite y turna el Reporte de Inventario,por cada trabajador del reacorrespondiente, conteniendo en cadacaso los bienes de activo fijo bajo suresguardo.

Reporte deInventario

AUXILIARADMINISTRATIVO

4

Inicia el levantamiento del InventarioFsico de los Bienes de Activo Fijo,realizando su recorrido por lasinstalaciones de la Comisin, con elapoyo del personal de la Oficina deexistencias con el objeto de identificar yubicar los bienes descritos en elReporte de Inventario.

Reporte deInventario

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO 5

Verifica que los datos del Reporte de

Inventario coincidan con los de losbienes encontrados en el rearespectiva

Reporte de

Inventario

Coinciden ?

AUXILIARADMINISTRATIVO 6 No

Registra a mano en el Reporte deInventario correspondiente, loscambios y diferencias encontradas trasel recorrido. Esto incluye errores en losdatos propios del bien, tales como


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ADMINISTRATIVO 15 Inventario de Activo Fijo (con base enla actualizacin de datos derivados delInventario de activo fijo llevado a cabo.

Activo Fijo


16

Solicita al Jefe del DepartamentoAdministrativo, el reporte deauxiliares de las cuentas de activo fijo ala fecha, con la finalidad de hacer unaconciliacin (confronta documental)entre los registros contables y elresultado del inventario fsico de losbienes de activo fijo.

Reporte deAuxiliares de lascuentas de ActivoFijo


17

Verifica que coincidan los importes yclasificacin de bienes de activo fijo,entre el Inventario de Activo Fijo y losreportes de auxiliares del periodo(semestre):

AUXILIARADMINISTRATIVO 18 Si

Elabora el documento denominadoAjustes previos a la conciliacin porcuenta contable, donde se identifican y

aclaran las diferencias enla aplicacin de cuentas contables y/omovimientos no correspondidos oregistrados en el periodo; turna copia alJefe del Departamento Administrativopara que proceda a realizar los ajustescontables correspondientes.

Ajustes previos ala conciliacin


19

Genera la Conciliacin de saldosfsico-contable y recaba firmasde conformidad en la conciliacin.Turna copia al Jefe del DepartamentoAdministrativo para su revisin.

Conciliacin desaldos fsico-contable

COMISIONADO

PRESIDENTE 20

Una vez recabada la firma del Jefe del

departamento Administrativo turnadocumentacin al ComisionadoPresidente para que haga unasupervisin y autorice la conciliacinrespectiva.

AUXILIARADMINISTRATIVO 21

Archiva los documentos soporte o detrabajo del levantamiento del InventarioFsico de Activo Fijo en los expedientesde control respectivos y turna copia alJefe del Departamento Administrativo.



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Solicitud de Salida debienes muebles.

Solicitud de salida de bienesmuebles



1

2

3

4

5

DIAGRAMA DE FLUJOREGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIN

REA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Solicita la salida de cualquier bien mueblepropiedad de la Comisin para sureparacin, mencionando el nmero deInventario, caractersticas principales, ascomo los componentes que lo integran. El

Jefe del Departamento Administrativotramita lo necesario para su reparacin.

Verifica que el bien que sale para sureparacin, corresponde a la salida quese informo, firma de conformidad.

Archiva la salida correspondiente junto al

resguardo del bien y da el seguimientonecesario hasta su regreso.

Informa al Auxiliar del DepartamentoAdministrativo para que estpendiente

Informa al Jefe del DepartamentoAdministrativo la llegada del biendespus de su reparacin.

Verifica fsicamente el bien a suentrada, en el rea asignada,firmando de conformidad

Archiva la solicitud de salina debienes de muebles correspondiente.

6

7


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PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes

Muebles para su reparacin.




REA SOLICITANTE

1

solicita la salida de cualquier bienmueble propiedad de la Comisin parasu reparacin, mencionando el nmero

de Inventario, caractersticas principales,as como los componentes que lointegran. El Jefe del DepartamentoAdministrativo tramita lo necesario parasu reparacin.

Solicitud de salidade bines muebles


Verifica que el bien que sale para sureparacin, corresponde a la salida quese informo, firma de conformidad.



Archiva la salida correspondiente junto alresguardo del bien y da el seguimientonecesario hasta su regreso.



Informa al Auxiliar del DepartamentoAdministrativo para que est pendientedel pago correspondiente.

REA SOLICITANTE5

Informa al Jefe del DepartamentoAdministrativo la llegada del biendespus de su reparacin.



Verifica fsicamente el bien a su entrada,en el rea asignada, firmando deconformidad.



Archiva la solicitud de salida de binesmuebles correspondiente.




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NO

SI

1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE PEQUEAS HERRAMIENTASAUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

Revisa y controla el material y lasherramientas disponibles en almacn

Hay existencia de losmateriales y/o herramientasde las que el trabajadorsolicita y/o necesita?

Solicita los materiales y pequeas herramientas alproveedor seleccionado

Recibe factura, materiales y controla los materiales,as como de la distribucin de las mismas a losdistintos trabajadores.



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PROCEDIMIENTO: Control de Pequeas Herramientas.AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




(Auxiliar Administrativo)1

Revisa y controla el material y lasherramientas disponibles en almacn.

Hay existencia de los materiales y/oherramientas de las que el trabajadorsolicita y/o necesita?


(Auxiliar Administrativo)

2No.

Solicita los materiales y pequeasherramientas al proveedor seleccionado

Solicitud dematerial


(Auxiliar Administrativo)3

Recibe factura, materiales y controla losmateriales, as como de la distribucinde las mismas a los distintostrabajadores.

Solicitud dematerial

4Si.

Fin del procedimiento



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1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJOCONTRAPARTIDA

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Recibe los Bienes Muebles eInmuebles

Contabilizar inmediatamente cargoal captulo 5000 bienes muebles;con abono a bancos.

Reflejar en el Registro Contable,cargo al activo fijo con abono a

patrimonio

Trimestralmente conciliar lossaldos de las cuentas de ActivoFijo contra Patrimonio.


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PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDAAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



JEFE DELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO

1Recibe los Bienes Muebles eInmuebles


2Contabilizar inmediatamente cargo alcaptulo 5000 bienes muebles; conabono a bancos.


3 Reflejar en el Registro Contable,cargo al activo fijo con abono apatrimonio.


4Trimestralmente conciliar los saldosde las cuentas de Activo Fijo contraPatrimonio.



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1

Formato de variacionespresupustales

2

Formato de variacionesresu ustales

Acuerdo deaprobacin

3

DIAGRAMA DE FLUJOCONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL



PLENO DE LA COMISIN

INICIO

Conforme al presupuesto

autorizado por captulo y partidas,as como a los registros contablescorrespondientes determinar mesa mes variaciones presupustales(absolutas y relativas) pararemitirlas al Jefe del departamentoAdministrativo.

Revisin y anlisis de variaciones

presupustales para dar a conocera los Comisionados elcomportamiento del presupuesto ysus consideraciones respecto a lasmodificaciones presupuestalesrequeridas para su aprobacin.

Revisin y anlisis delas variaciones

presupustales parasu aprobacin.


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PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio PresupuestalAREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




(Aux. de

Administracin)

1

Conforme al presupuesto autorizadopor captulo y partidas, as como a losregistros contables correspondientesdeterminar mes a mes variacionespresupustales (absolutas y relativas)para remitirlas al Jefe del

departamento Administrativo.

Formato devariaciones

presupuestales


2

Revisin y anlisis de variacionespresupustales para dar a conocer alos Comisionados el comportamientodel presupuesto y susconsideraciones respecto a lasmodificaciones presupustalesrequeridas para su aprobacin.

Formato devariaciones

presupustales

Pleno de la Comisin3

Revisin y anlisis de las variacionespresupustales discusin yaprobacin.

Acuerdo deaprobacin

Fin del procedimiento


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Programa Operativo Anual

1

2

3

4

5

6

NOSI

DIAGRAMA DE FLUJOINTEGRACIN Y ELABORACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

SECRETARIO EJECUTIVO JEFES DE DEPARTAMENTO

INICIO

Solicita a cada uno de los Departamentosla elaboracin del Programa Operativo

Anual (POA)

Reciben la indicacin y proceden arecabar la informacin solicitada

Entregan en tiempo y forma lainformacin al Secretario Ejecutivo

Recibe y revisa que la informacin est

debidamente requisitada

La informacin escorrecta?

Regresa la informacin a la/s rea/s

correspondientes, con las debidasobservaciones para su correccin

Reciben la documentacin, proceden arealizar las correcciones y entregan alSecretario Ejecutivo.Regresa al punto 4.

Pasa a la actividad 9


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9

11

Programa OperativoAnual

12

13

Programa OperativoAnual

SI

13


SECRETARIO EJECUTIVO COMISIONADOPRESIDENTE

JEFES DEDEPARTAMENTO

Integra la informacin yelabora propuesta delPrograma Operativo Anual ylo turna al Comisionado

Presidente.

Revisa la propuesta delPrograma Operativo Anual y citaa los de Jefes de Departamentoa reunin Administrativa paratratar su contenido y definirlo.

Se renen en juntaAdministrativa con losComisionados, revisan y

definen los contenidos del POA.

Una vez analizado el ProgramaOperativo Anual lo turnan alSecretario Ejecutivo, con susrespectivas modificaciones, encaso de que las hubiese.

Una vez analizado el ProgramaOperativo Anual lo turnan alSecretario Ejecutivo, con susrespectivas modificaciones,encaso de que las hubiese.

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13

15


SECRETARIOEJECUTIVO

PLENO DE LACOMISIN


JEFES DEDEPARTAMENTO

Seguimiento alPOA

Seguimiento alPOA

ProgramaOperativo Anual

Seguimiento alPOA15

Aprueba el ProgramaOperativo Anual y turna alJefe del Departamentoadministrativo y SecretarioE ecutivo.

Envan al Secretario Ejecutivo

el da primero de cada mes, elformatos seguimiento alPOA especificando

Recibe formatos, revisay turna alDepartamentoAdministrativo.

Recibe formatos yanaliza

Manual Procedimientos Admvos

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