MANUAL DE USOS DE MS PROYECT:

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Elaborado por:

Vicente Zaragoza Castañeda

Alfredo Flores Flores

Placido Israel Landero salvador

Everardo López Martínez

Jesús Alberto Almaraz Rivera

Objetivo del manual

Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar

recursos y costos a fin de obtener la información necesaria y suficiente para el

control y seguridad.

Se presenta las herramientas de proyect 2010:

BARRA DE MENÚ “TAREA”

Diagrama de Gantt

En este apartado se da a conocer las

diferentes hojas, de igual forma se da a

mostrar el calendario.

Pega el contenido del portapapeles

Corta la selección y la pega en el

portapapeles

Copia la selección y la coloca en el

portapapeles.

Si se le da clic en la pestaña:

Permite hacer clic para colocar una

imagen y colocarla en el portapapeles.

Copia el formato de una aplicación y lo

aplica en otra.

Permite cambiar el tamaño, tipo de letra y

color de la misma.

Marca las tareas completas a un 0%

Marca las tareas completas a un 25%

Marca las tareas completas a un 50%

Marca las tareas completas a un 75%

Marca las tareas completas a un 100%

Anula la sangría de las tareas

seleccionadas un nivel por vez.

Cuando anula la sangría de una tarea, se

convierte en una tarea de resumen de

toda la tarea directamente a continuación

de ella en un inferior en la lista de tareas.

Aplica la sangría a las tareas

seleccionadas, un nivel cada vez.

Cuando aplica sangría a una tarea, se

convierte en una subtarea de la tarea

presente más cercana en un nivel más

elevado de la lista de tarea.

Divide una tarea en dos partes distintas.

Coloque el puntero en la barra de tareas

donde desea realizar la división y luego

arrastre la barra para dividirla.

Vincula las tareas seleccionadas de

manera que una tarea no pueda

comenzar antes de que otra termine.

También puede vincular tareas de otra

manera, como por ejemplo mediante

vínculos de comienzo, en los cuales dos

tareas deben comenzar al mismo tiempo.

Quita el vínculo entre las tareas

seleccionadas.

Marca las tareas seleccionadas para que

estén según lo programado.

Establezca la fecha de estado en la ficha

proyecto para controlar que fecha se usa

en este cálculo.

Mueve las tareas seleccionadas para que

las fechas estén determinadas de

cualquier dependencia de tarea que

posean.

Inactiva las tareas seleccionadas para

que ya no afecten a la programación.

Las tareas continúan en el proyecto, pero

no afectan a la disponibilidad de los

recursos ni a la forma en que se

programan otras tareas.

Actualiza las tareas seleccionadas para

que se programen manualmente y los

valores que se escriban para el inicio,

finalización y duración se actualizarán.

Calcula automáticamente los valores de

inicio, finalización y duración para esta

tarea de acuerdo con las dependencias,

restricciones, calendario y otros factores.

Muestra el inspector de tareas para ver

los factores que afectan a la fecha de

inicio de la tarea y los mensajes de error

o sugerencias para la tarea.

También puede usar el inspector de

tareas para actualizar las tareas.

Mueve la tarea:

Mueve las tareas seleccionadas hacia

adelante o atrás en la programación del

proyecto.

También puede mover la tarea al

momento en que los recursos estén

disponibles para trabajar en la tarea.

Modo de programación:

Elige si las tareas se crearan sin fechas o

si se programaran automáticamente para

comenzar en la fecha de inicio proyecto o

en la fecha actual.

Esta configuración no afecta a las tareas

existentes del plan del proyecto.

Inserta una nueva tarea encima de la

tarea seleccionada.

Las nuevas tareas se programan según la

configuración del modo de programación.

Tarea periódica:

Sirve para repetir una tarea cada vez que

se dese sin necesidad de realizarlas una

a la vez.

Inserta una tarea de resumen para ayudar

a organizar la lista de tareas.

Si se seleccionan algunas tareas, se

agruparan bajo la nueva tarea de

resumen creada.

Inserta una tarea hito para marcar evento

en el proyecto.

Las tareas hito son aquellas que tienen

duración de cero días.

Muestra el cuadro de dialogo información

de tarea parea la tarea seleccionada.

Puede actualizar varios aspectos de la

tarea como por ejemplo las asignaciones

de recursos, las predecesoras y los

campos personalizados.

Muestro la ficha notas en el cuadro de

dialogo información de la tarea para

escribir una nota relevante para la tarea

seleccionada.

Muestra detalles de la tarea:

Divide la vista actual para mostrar el

formulario de tareas.

Puede editar los detalles sobre la tarea,

como por ejemplo la asignación de

recursos y predecesores.

Agrega la tarea seleccionada a la escala

de tiempo.

La escala de tiempo, si se encuentran

visible, está en la parte superior de la

pantalla.

Mueve al área en la vista que contiene la

barra de tareas para el elemento

seleccionado.

Elimina todo de la celda o quita de manera

selectiva el formato, el contenido o los

comentarios.

Extiende un valor a una o más celdas

adyacentes.

BARRA DE MENÚ “RECURSOS”

Cambia la vista organizador de

equipo.

Asigna recursos a las tareas del

proyecto.

Comparte recursos entre varios

proyectos mediante un grupo de

recursos.

Puede usar un grupo de recursos

para programar el trabajo de los

recursos en varios proyectos e

Identificar conflictos entre las

asignaciones de diferentes

proyectos.

No es necesario que cree un grupo

de recursos si usa proyect server.

Divide la vista actual para mostrar el

formulario de recursos.

Puede editar los detalles de los

recursos y ver que tareas están

asignadas al recurso.

Redistribuye las tareas para los

recursos seleccionados.

La redistribución resuelve conflictos

o recursos o sobreasignaciones al

retrasar o dividir las tareas según

las opciones de retribución.

Agregar recursos al proyecto.

Los recursos son las personas, el

equipamiento o los materiales que

se usan para completar las tareas

del proyecto.

Información de recursos.

Muestra el cuadro de dialogo

informativo de recursos para el

recurso seleccionados.

Puede actualizar los diversos

aspectos del recurso como por

ejemplo las tareas de costos y los

campos personales. Debe estar en

una vista de recursos para poder

usar este comando.

Notas de recurso:

Escribe una nota relevante para el

recurso.

Debe estar en una vista de recurso

para poder usar este comando.

Redistribuir todo

Redistribuye el proyecto completo.

La redistribución resuelve conflictos

de recursos o sobreasignación al

retrasar o dividir tareas según las

opciones del cuadro de dialogo

opciones de retribución.

Divide la vista actual para mostrar el

formulario de recursos.

Puede editar los detalles sobre el

recurso y ver que tareas están

asignadas al recurso.

Muestra el cuadro de dialogo

opciones de redistribución para

establecer la forma en que Proyect

redistribuye las tareas.

Borrar redistribución

Borra cualquier retraso por

redistribución que se agregó

anteriormente al proyecto.

Puede borrar las redistribuciones de

todo el proyecto o solo para las

tareas seleccionadas.

Lleva a la siguiente fila donde un

recurso tiene programación más

trabajo del que se puede realizar en

el tiempo de trabajo disponible.

Herramientas de “Proyecto”

Numero Herramienta Utilidad.

Insertar

1

Propiedades

2

3

4

5

6

Programación

7

8

9

Estado

10

11

12

informes

13

14

15

Revisión

16

Herramientas de “Vista”

Al seleccionar la herramienta

anterior, este es la ventanilla que

nos arroja con la cual podemos dar

un vistazo al costo del proyecto,

actividades actuales, cargas de

trabajo así como las asignaciones.

Numero Herramienta Utilidad

Vistas de tareas

1

2

3

4

5

Vistas de recursos

6

7

8

9

Datos

10

11

12

13

14

15

Zoom

16

17

18

19

Vista en dos paneles

20

21

Ventana

22

23

24

25

Macros

26

Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto

se debe acceder al Project, seleccionar el menú de la parte superior izquierda

denominado “Archivo” y en las y en las opciones de la parte izquierda seleccionar

“Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.

Al crear el proyecto aparecerá la siguiente pantalla.

Menú

Crear

Opciones

Sub - opciones

Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades,

seleccionando en el menú

“Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información del

Proyecto”:

Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que

no requieran una fecha específica se programaran lo más tarde posible, en

lugar de hacerlo lo más pronto posible. Cuando ya tenga toda la información

más clara:

Dar clic en menú de persiana proyecto / información del proyecto, y se

despliega la siguiente pantalla

Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la

prioridad

Fecha de comienzo: escriba la fecha de comienzo del proyecto. El

programa calculara automáticamente la fecha de fin.

Programa a partir de: escoja si va a utilizar la programación desde el

inicio o desde el final del proyecto.

Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe

ponerse es en el cuadro fecha de fin y dejar constante la fecha inicio del

proyecto

Por defecto el programa utilizara la fecha del día que aparece en el cuadro

fecha de hoy para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde

otra fecha modifíquela fecha de nuevo.

2. en la siguiente ruta archivo/información/información del

proyecto/propiedades avanzadas. Despliega la siguiente pantalla.

Paso 1

Paso 2:

En la ventana que activa, se da clic en la pestaña resumen, se capturan

las siguientes características del proyecto:

1. Título: fiesta.

2. Asunto: diversión.

3. Autor: su nombre.

4. Administrador: usted es el gestor del proyecto capture su propio

nombre.

Información del

programa

5. Organización: modelo.

Ajuste la configuración inicial, en la ruta: menú archivo/ opciones. Se

activa la siguiente pantalla:

Organizador

Titulo

Asunto

Autor

Administrador

En la venta opciones de Project, en el índice programación se buscara que

se cambie opciones relacionadas con la programación, los calendarios y

los cálculos.

a) En la pestaña general se captura lo siguiente:

1. Vista predeterminada: Gantt con escala de tiempo

2. Formato de fecha: <como usted prefiera >

3. Nombre de usuario: <su nombre >

4. Iniciales: <sus iniciales >

b) En la pestaña mostrada se verifica y captura lo siguiente:

1. Tipo de calendario: calendario gregoriano.

2. Moneda: MXN

c) En la pestaña programación se verifica y captura lo siguiente:

1. La semana comienza en: <lunes>

2. El año fiscal comienza en: <enero >

3. Hora de comienza predeterminada: <08:00 a.m.>

4. Hora de fin predeterminada: <04:30>

5. Horas por día: <8 horas. >

6. Horas por semana: <40 horas.>

7. Días por mes: <20 días.>

8. Mostrar mensajes de programación: <se activa la casilla >

9. Mostrar las unidades de la asignación como: <valores

decimales>

10. Nuevas tareas creadas: <programada automáticamente>

11. Mostrar duración en día: <días.>

12. Tipo de tarea predeterminado: <duración fija>

d) Al terminar de capturar la información anterior se da clic en el botón

acepta.

Ahora, es necesario configurar el calendario laboral del proyecto,

promedio de la ruta: proyecto/ cambiar tiempo de trabajo. Se da clic en el

índice que dice proyecto, se busca en barras de menú cambiar tiempo de

trabajo.

Al dar clic al índice se mostrara la siguiente pestaña:

En la parte inferior de la ventana, hay que ingresar a la pestaña semanas

laborales, seleccionar la opción (predeterminado) y hacer clic en el botón

detalles.

En la ventana que se abre, fije las horas de trabajo de su proyecto:

Detalles

Predeterminado

De lunes a viernes

Ejemplo: De 08:00 a.m. a 13:00 p.m. y de 13:30 p.m. a 16:30 p.m.

Seleccione con el mouse estos cinco días de la semana, luego seleccione

la opción establecer días (s) en estos periodos laborales específicos

registre en las celdas de la parte central los horarios establecidos y haga

clic en el botón aceptar.

Ahora incorpore los días de descanso obligatorios para los meses de

octubre, noviembre y diciembre. En la pestaña de excepciones de la

ventana de cambiar calendario laboral.

Si en su organización se tiene como festivos otros dias incorpórelos, por

ejemplo 12 de octubre, 2 de noviembre, 12 de diciembre.

Se incorporara la estructura de la división del trabajo, siguiendo las

siguientes instrucciones:

1. Revise en la ruta: archivo/ opciones / programación.

Si el tipo de tarea predeterminado es duración fija.

Si la opción: las tareas nuevas están condicionadas por el

esfuerzo, esta desmarcada

2. Capture la EDT en el programa, aplique sangría a las tareas

detalladas después de sus tareas resumen, las cuales se

encuentran en letras mayúsculas.

3. Incorpore las duraciones, siguiendo las siguientes instrucciones:

Revise en la ruta: archivos /opciones/ programación, que la

unidad de tiempo para mostrar trabajo en : este día.

Inserte al lado derecho de la columna nombre de las tareas,

las columnas: tipo, duración y trabajo, en la vista del Gantt,

en un respectivo orden.

Excepciones

Comienzo Fin

4. Dependencia de actividades: incorpore las dependencias

siguientes utilizando la barra de persiana tarea / vincular.

Vincula

r

Para ingresar una tarea más comúnmente llamada en el ámbito de proyectos una

actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego

se puede completar la información, ya sea digitándola directamente en los diferentes

espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano o

presionando en la barra de herramientas la opción Auto programar, para el resto de

información puede también dar doble clic sobre la tarea o presionar el botón

Información, apareciendo una ventana adicional con varios tabuladores, en el

primero denominado “General” se tiene el nombre, duración (si es solo estimativa

marcar la casilla denominada “Estimada”, el porcentaje completado (0% sin avance,

100% es terminada), la Prioridad de la tarea, modo de programación (manual o

automático), fechas en las que inicia y termina, si se mostrará la escala de tiempo,

si se oculta la barra y si es Resumida.

En todos los tabuladores en la parte inferior de la ventana se tiene: un botón de

ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.

En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá información de que

tarea antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta empezar, si

empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia.

El siguiente tabulador contiene la asignación de recursos

Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede delimitar la

tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla (dead line), el tipo de

restricción y una fecha de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT

(Estructura de Desglose de Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito (0

días, son tareas referenciales).

A continuación está el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la

tarea

Por último, está el de Campos Personalizados, en el cuál se puede ingresar los

datos de campos que se deseen adicionar a las tareas:

Relaciones padre – hijo entre tareas

Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben

estar bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra

de herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar

sangría) para que se inserte hacia la derecha.

De manera que las tareas hijas se ven más a la derecha del padre, así:

Si uno presiona el botón auto programar de la barra de herramientas, las fechas se

llenan automáticamente

Aumentar

Sangría

Tareas

Seleccionadas

En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gantt, mismo que

refleja el plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre

tareas. Las que aparecen en negro son las tareas padres o de agrupación, las

azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas son los no programas.

Relaciones

Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin – Comienzo, de manera que la

una comience una vez finalizada la otra se las puede seleccionar y presionar el

botón que asemeja una cadena en el área programación:

.

Diagrama Gant

O se puede escribir en el atributo “Predecesores” el número de la tarea (parte

izquierda) que debe terminar antes, en este caso la Número 2:

Dando como resultado:

Vincular

Número de tarea Predecesores Relación

Como parte práctica se ha creado la Actividad 2.1 bajo la Actividad 2, para ellos solo

se debe escribir en el nombre de la tarea número 4 lo indicado y auto programamos:

Para que esta actividad sea parte de la Actividad 2, se debe aplicar sangría:

Quedando:

Ahora trabajemos con la duración, para ello podemos digitar directamente la

duración en el atributo correspondiente:

Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad

1.1 bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que está bajo

la cual queremos añadir, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionar la

opción “Insertar Tarea”. Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas

junto a la sección Tareas, donde puede insertar una tarea normal, un hito (tarea

referencial con 0 días de duración) o una de resumen.

Allí se ingresan los datos de la tarea. Como se puede observar la actividad creada

se insertó a la misma altura del padre.

Edición datos manual y aplicación de sangría en la actividad 1.1

Otra forma de edición es dando clic sobre la tarea o en la barra de herramientas

como se explicó anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores,

como ejemplo veamos los datos que se tiene en esta actividad:

Tabulador: General

Tabulador: Avanzado:

Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe

comenzar a la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza

apenas se pueda), Lo más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar

antes del que restringe el inicio a la fecha dada, No comenzar después del que

restringe a que ya no debe empezar después de la fecha, No finalizar antes del que

indica que la finalización debe ser posterior a la fecha y la de No finalizar después

del que indica que debe terminarse antes de la fecha.

Opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cómo se mide la tarea si es por

Duración fija (independiente del número de recursos), Unidades fijas (fija fechas y

recursos) o Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o

plazo), se puede marcar además si está condicionada al esfuerzo.

Opciones para Calendario, normalmente viene con el predeterminado, sin embargo

se puede cambiar a otros estándares o creados.

Opciones para Método de valor acumulado: % Completado o % Físico completado,

el segundo caso no depende de recursos ni tiempo y se debe incluir cuando el

avance físico pueda diferir del % completado.

Crear la tarea 3 bajo la 2.1, como se ve se crea como hija de la Actividad 2

Quedando así:

Otro tipo de relación es la de Comienzo – Comienzo, es decir que la una inicie

cuando la otra inicia, para ello puede crearse la relación FC y cambiar editando los

predecesores ya sea en la venta con información o escribiendo en el atributo. Por

ejemplo si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la Actividad 2, podemos

ingresar a los datos de la Actividad 3 e incluir la predecesora:

Quitar Sangría a la Actividad 3

Anular Sangría

Luego se debe cambiar el tipo a CC

El atributo Pos, permite indicar el número de unidades en que difieren los inicios

para cuando se quiere que una tarea inicie x días, horas o unidades de tiempo antes

o después de la otra tarea, quedando de la siguiente manera:

Como se puede ver en el atributo Predecesoras 4CC que quiere decir que inicie

cuando la tarea 4 inicie, es decir la denominada Actividad 2.

Si se quisiera que empiece 1 día más tarde se puede hacerlo en la venta de

información, en el tabulador Predecesoras, en atributo Pos como se explicó

anteriormente o digitar a continuación del 4CC el signo más o el menos dependiendo

de si es antes o después, la cantidad y el tipo de unidades (ejemplo d para días)

Quedando de la siguiente manera:

Se creó la Actividad 1.2 bajo la 1.1, considerando que debe comenzar un día antes

que dicha actividad termine:

Ahora insertemos una Tarea tipo hito bajo la 1.2, para ello puede usar el botón de la barra de

herramientas junto a la sección Tareas o crear una tarea y ponerle 0 días o en información marcar

la casilla Hito. El hito creado se le pone nombre y se le ha puesto como predecesora a la Actividad

1.2.

Para crear una relación Fin – Fin, en que la una deba terminar cuando la otra

termine (FF), para lo cual crearemos la Actividad 2.2 de 3 días y pondremos la

predecesora

7FF, así:

Una relación de Comienzo – Fin en la que la actividad debe terminar cuando la

otra comience, para eso vamos a crear la actividad 2.3 que debe terminar cuando

empiece la 2.2:

Camino Crítico

Entendiéndose así a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede

seleccionar el menú Vista y dentro de él, “Gant de Seguimiento”, pasando a color

rojo a dichas tareas:

En estas tareas hay que concentrarse en la planificación para obtener el tiempo que

demorará el proyecto y en el seguimiento a fin de que no haya retrasos.

En caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la

barra de herramientas sección Zoom la opción la lupa junto a Escala Temporal y allí

elegir Zoom, o a su vez dar clic en el botón derecho del mouse sobre las fechas en

el diagrama, apareciendo una ventana en la que se puede elegir el zoom:

Pudiendo elegir 1 semana, 2 semanas, 1 mes, 3 meses, a la tarea seleccionada, al

proyecto completo o personalizado donde puede elegir el número de días que se

verá. En este caso pongamos 2 semanas:

Como se puede apreciar no se ven todas las actividades en el diagrama por lo que

si queremos ver la actividad 2.3 tendríamos que movernos con la barra de

desplazamiento inferior o nos ubicamos en la tarea, presionar botón derecho del

mouse y seleccionamos “Desplazarse a Tarea”

Lo mismo puede hacerse con la opción Edición de la parte izquierda de la barra de

herramientas y opción “Desplazarse a Tarea”:

Movimiento del Gantt

Ahora supongamos que la Actividad 3 debe dividirse por alguna razón, entonces

nos ubicamos en la actividad, en la barra de herramientas del menú Tarea sección

programación seleccionamos el dibujo que dice dividir, nos movemos al Gant de esa

tarea y damos clic donde deba dividirse:

Otras opciones necesarias en el menú y la barra de herramientas son:

Se puede Desplazar la sección dividida de la tarea arrastrándola:

Dividir

Bloque a arrastrar

Clic Donde se divide

Para ocultar columnas o atributos se debe seleccionar la columna presionar el botón

derecho del mouse y elegir “Ocultar columna”

Y la de insertar una columna, lo que permite mostrar algún atributo de la tarea que

no esté visible, como por ejemplo si se quiere añadir la columna para el %

Completado junto a la fecha final se debe presionar botón derecho del mouse y

elegir insertar columna y nos aparece los atributos que se pueden agregar.

Recursos y Costos

A cada tarea se pueden asociar Recursos, estos recursos se pueden crear

manualmente con la opción de la barra de herramientas “Agregar recursos” y dentro

de ella “Recursos de trabajo”, otra opción para cuando se requiere compartir

recursos es la Libreta de Direcciones o Active Directory.

En este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso:

Recurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es

persona su correo, a cuál grupo pertenece, Cuenta Windows, Código, Tipo de

reserva (confirmado o propuesto), tipo (trabajo, material, costo), dispobinilidad, si es

Genérico, tiene presupuesto y si está inactivo:

Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se

creó un material “Ladrillos” y un costo denominado “Permisos”, sin embargo al

presionar aceptar no aparecen en la vista actual, pero al presionar en el triángulo

situado abajo a la derecha de Organizador de equipo, se puede seleccionar “Hoja

de recursos” y aparecerán los creados.

Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos allí

directamente o a su vez en Información o con doble clic.

Para asignarlos se puede ir al Diagrama Gant o al de Seguimiento y en el atributo

Recursos se los selecciona por cada actividad, así a la tarea 1 se le asignó

“Permisos”, a la 2.1 se asignaron 1000 unidades de Ladrillos y a Juan Pérez; y, a la

actividad 1.2 a Juan Pérez. Ya se ve un dibujo de una persona en la izquierda y si

nos acercamos podremos ver que está sobre-asignado (es decir supera la

capacidad indicada para el recurso)

Si regresamos a la lista de recursos y presionamos además el botón “Detalles” de

la barra de herramientas y considerando que se había asignado a 2 tareas, nos sale

también en color rojo indicando sobreasignación (es decir superior a las 8 horas de

trabajo).

Si se elige en la barra de herramientas el “Organizador del equipo”, la opción “grafico

de recursos ” se podrá ver:

Donde se aprecia que un día se está sobrepasando del límite de su capacidad, por

lo que se puede asignar a alguien ese trabajo o hacerlo automáticamente.

Si se crea otro recurso similar y se ubica sobre Juan Pérez, se puede presionar reasignar

lo que permitirá elegir quién requiere redistribución, pero lo que hace es mover en el tiempo

la tarea:

Reasignamos la tarea dejando un 50% a Juan Pérez y 50% a Pedro H en la

información de la tarea:

Vemos que sigue sobrecargado el recurso con 4 horas en un día, si se presiona reasignar

todo, lo que hace es mover la actividad para que no haya cruce.

Por lo mismo, si requiere que esa actividad se haga en esa misma fecha y no se mueva, se

debe reasignar directamente la actividad 1.2 y ponerla a Pedro H.

Regresando a los recursos, el primero era un material denominado Ladrillos y se da

un precio por unidad, debiendo en cada tarea que los requiera poner la cantidad de

unidades. Si hubiera un costo por uso como por ejemplo el traslado se debería

incluirlo en el atributo Costo/Uso.

Detalle para el recurso Ladrillos una vez que se incluyó 1000 en la Actividad 1.1.

Para el recurso tipo costo: “Permisos” debe ubicarse en la tarea que lo contendrá y

allí en el tabulador recursos incluir el costo, o a su vez junto al recurso entre

paréntesis incluir el costo.

Al asignar los recursos, pueden aparecer la sobrecarga, para ello si no hay más

recursos se puede extender el cronograma con la redistribución, o de ser posible

valorar si se requiere de un 100% de la capacidad en cada actividad, como se hizo

hasta antes de que se presentara la alerta en que se sobrecargo al recurso, si

bajamos al 50% el uso, la alerta permite seleccionar una opción de reducir el tiempo

o disminuir el trabajo, así:

Con lo que se nivelo la carga:

Lo ideal es usar los recursos en su máxima capacidad de manera que se

aprovechen los valores pagados.

Si se quisiera ver los costos se puede ir al menú proyectos y seleccionar informes

visuales, elegir el de costo, lo que nos lleva a Excel y se puede ver

Tareas Todos

Datos

Año Trimestre Semana

Costo Costo presupuestado previsto

Costo

Costo

real

2010 T4 Semana 45 Semana

0 0 629,9999859 0

46 0 0 991,4285528 0

Semana

47 0 0 948,5714163 0

Total T4 0 0 2569,999955 0

Total

2010 0 0 2569,999955 0

Total

general 0 0 2569,999955 0

Para validar esto veamos: en la primera semana (la 45) hay 2 días jueves y viernes, trabajo de Juan

Pérez de 8 horas diarias a $5 por hora dan $80, sumamos los $150 de Permisos y por último el

proporcional de los 1000 ladrillos para 2 de los 5 días de la tarea son 400 y si valen $1 c/u entonces

son $400, dando $630.

Segunda semana la 46, quedaban 600 ladrillos total $600 dólares, 3 días de trabajo de Juan Pérez

$120; la actividad 1.2 un recurso Pedro H por 1 día son $40; para la actividad 2.1 se tienen 600

ladrillos de a $1 para 7 días dejando 2 días en esta semana darían $171,428 y Pedro H al 50% por

dos días son 8 horas es decir $40; y, para la actividad 3 está Juan Pérez al 50% por 1 día lo que da

$20, dando $991,428.

Para la última semana tenemos: la actividad 2.1 con 5 días de Pedro H al 50% son 20 horas es decir

$100, el resto de ladrillos $428,57; la actividad 2.2 con 300 ladrillos entonces son $300 dólares más

Juan Pérez al 50% por 3 días dan 12 horas que son $60; la actividad 2.3 con 1 recurso pedro H al 50%

que son 4 horas total $20; y, por último la actividad 3 con 2 días de Juan Pérez al 50% es decir 8

horas que dan $40, para dar un gran total de la semana de: $948,57.

Si se elige otros gráficos a visualizar como por ejemplo el Informe del flujo de caja y en el se abre a

semanas se tiene:

Otro gráfico, sería el Informe del resumen de costos de los recursos en los que se ven en porcentaje

por tipo de recurso, en azul el humano (trabajo), en verde los permisos (Costo) y en rojo los ladrillos

(materiales).

Otro donde se puede ver el uso de los recursos de tipo trabajo “Informe del resumen de

trabajo de los recursos”, en este caso se puede apreciar que están subutilizados los recursos

en la segunda y tercera semanas.

FASES E HITOS 4.1 FASES

Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de organizarlas en Fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases están representadas por tareas de resumen . El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtarea. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automáticamente. A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales. 1. Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen) en el grupo Insertar de la Cinta de menú Tarea. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #9 “Insertar Tarea de Resumen”

3. En el campo Nombre de tarea de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse la tecla Enter. 4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunión de trabajo):

Diagnostico institucional

Entrega horario de reuniones

Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtarea de la tarea de resumen Estudio preliminar

6. La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen y aparecerá una barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, así:

Gráfico #10 “Creación de la Fase Estudio Preliminar

Ejercicio Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes.

d) Poner etiquetas a los bienes La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes actividades: a) Consolidación de la información b) Revisión de la información c) Entrega de informe de inventario. Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #11“Proyecto dividido en tres fases”

HITOS Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizará la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas con duración cero: A continuación se muestra la manera de crear un hito. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el botón Insertar Hito.

Gráfico #12 “Crear Hito” 3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter. El hito será añadido al proyecto. La apariencia de la pantalla es similar a la mostrada a continuación:

Gráfico #13 “Hito de la fase 1 estudio preliminar

Ejercicio Poner hito a la fase 2 con el nombre revisión de bienes terminado y a la fase 3 con el nombre fin inventario. Después del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #14 “Hitos del proyecto

. Informes del proyecto

Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.

Existen seis categorías de informes disponibles:

Generales

Actividades Actuales

Costos

Asignaciones

Carga de Trabajo

Personalizados

Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaña proyecto seguidamente damos clic en el icono de informes y nos presentara la lista de los 6 tipos de informes existentes

Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la ventana de

impresión y allí podemos visualizar el informe que se va a imprimir.