Manual Proveedor

Corporacin Mexicana de Investigacin en Materiales, S.A. de C.V.

Cdigo: Bveda-ADQ_DOC_Manual Proveedor Tipo de Elemento: Documento

Manual del Proveedor

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Manual Proveedor| Bveda-ADQ




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TABLA DE CONTENIDO

1 Introduccin ..................................................................................... 3 Propsito ................................................................................................... 3 Alcance ..................................................................................................... 3

2 Acceso al Sistema .............................................................................. 4 2.1 Accesos por Rol ................................................................................ 5

3 Descripcin de Mens ......................................................................... 6 3.1 Proveedores ..................................................................................... 6 3.2 Ayuda ............................................................................................. 6

4 Descripcin de Procesos ..................................................................... 7 4.1 Proveedores ..................................................................................... 7

4.1.1 Datos del Proveedor ..................................................................................... 7 4.1.1.1 Proveedor ............................................................................................... 7 4.1.1.2 Datos Bancarios ....................................................................................... 8 4.1.1.3 Documentos ............................................................................................ 9 4.1.2 Registro de Facturas .................................................................................. 11 4.1.3 Registro de Notas de Crdito ....................................................................... 14 4.1.4 Estatus Factura ......................................................................................... 17 4.1.5 Estatus de Nota de crdito .......................................................................... 19 4.1.6 Eliminar Facturas ....................................................................................... 21 4.1.7 Eliminar Notas de Crdito ........................................................................... 26 4.2 Ayuda ........................................................................................... 31

4.2.1 Manual ..................................................................................................... 31 4.3 Recuperacin de Contrasea para Proveedores de COMIMSA. .............. 32

4.3.1 Olvid su contrasea? ............................................................................... 32 4.4 Preregistro de Proveedores. ............................................................. 33

4.4.1 Registrarse Ahora. ..................................................................................... 33 5 Abreviaciones, Acrnimos y Definiciones ............................................. 35




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1 Introduccin Propsito

El propsito de este documento es dar a conocer a los Proveedores las caractersticas y

el funcionamiento del Sistema de Bveda de Proveedores, en el cual se automatiz

para stos mismos el registro de CFDI (Facturas y Notas de Crdito) y para hacer ms

eficiente la aprobacin de la factura electrnica (CFDI) y facilitar el trmite de pago de

las mismas, as como tambin la actualizacin de algunos de sus datos y documentos.

Alcance

El Sistema de Bveda de Proveedores se enfoca en la necesidad de realizar la

validacin automtica ante el SAT a travs de un PAC del 100% de las facturas y Notas

de Crdito recibidas de los proveedores, optimizando el proceso desde el ingreso de

stas hasta que son programadas para pago y permite al Proveedor monitorear el

estatus de sus facturas y notas de crdito en el momento que lo desee desde cualquier

equipo con acceso a internet. A su vez permite la modificacin de algunos datos del

proveedor y sus documentos, consulta del manual de proveedores, as como tambin

le permitir recibir notificaciones de forma automatizada al correo que se haya

proporcionado al responsable de Adquisiciones en COMIMSA, lo anterior con el fin de

mantenerlo informado cuando sea rechazada alguna factura o nota de crdito y para

enviarle los datos de acceso para el sistema




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2 Acceso al Sistema Para ingresar al sistema de Bveda de Proveedores, siga las siguientes instrucciones:

1. Ingrese al explorador de internet de su equipo.*

2. Entre a la siguiente direccin: http://www.comimsa.com

3. Seleccione la opcin de Portal de Adquisiciones, ubicada en la seccin

PORTALES. *Nota: Visualice el portal de proveedores en el navegador de Internet Explorer.

Figura 2.1 Pgina principal de COMIMSA

4. Se mostrar la pantalla principal del sistema Bveda de Proveedores:

Figura 2.2 Pgina principal de Bveda de Proveedores




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5. Para ingresar a la aplicacin realice los siguientes pasos:

a. Capture el Usuario y Contrasea recibidos en su correo electrnico por

haber sido aceptado como Proveedor de la Corporacin Mexicana de

Investigacin en Materiales, S.A. de C.V.

b. De clic en

6. Una vez ingresado a la Bveda de Proveedores se muestra el men principal del

sistema.

Figura 2.3 Men principal de Bveda de Proveedores

7. Para salir del sistema d clic en el cono localizado en la parte superior

derecha de la pantalla.

2.1 Accesos por Rol

Tabla 2.1.1 Accesos al Sistema

Men Seccin Rol:

Proveedor

Proveedores Datos del

Proveedor

X (Modificacin Restringida de

datos)

Proveedores Registro de

Facturas X

Proveedores

Registro de

Notas de Crdito

X

Proveedores Estatus de

Facturas X

Proveedores

Estatus de

Notas de

Crdito X

Proveedores Eliminar

Facturas X

Proveedores Eliminar Notas

de Crdito X

Ayuda Manual X




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3 Descripcin de Mens El men principal del sistema de Bveda de Proveedores est conformado por las

siguientes opciones:

Figura 3.1 Men Principal de Bveda de Proveedores

3.1 Proveedores

Figura 3.1.1 Men de Proveedores

3.1.1 Datos del Proveedor

El Proveedor puede modificar algunos de sus datos y agregar/modificar

cualquiera de sus documentos.

3.1.2 Registro de Facturas

Le permite al Proveedor registrar sus facturas.

3.1.3 Registro de Notas de Crdito

Le permite al Proveedor registrar sus Notas de Crdito.

3.1.4 Estatus de Facturas

Le permite al Proveedor consultar el estatus de todas sus facturas siempre y

cuando no hayan sido Eliminadas.

3.1.5 Estatus de Notas de Crdito

Le permite al Proveedor consultar el estatus de todas sus Notas de Crdito

siempre y cuando no hayan sido Eliminadas.

3.1.6 Eliminar Facturas

El Proveedor puede eliminar las facturas relacionadas a sus pedidos.

3.1.7 Eliminar Notas de Crdito

El Proveedor puede eliminar las notas de crdito relacionadas a sus pedidos.

3.2 Ayuda

Figura 3.2.1 Men de Ayuda

3.2.1 Manual

Muestra el Manual del proveedor.




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4 Descripcin de Procesos 4.1 Proveedores

4.1.1 Datos del Proveedor

4.1.1.1 Proveedor

1. Haga clic en Datos del Proveedor del men Proveedores

Figura 4.1.1.1.1 Opcin de datos del Proveedor

2. Se mostrar una ventana en la cual podr consultar la informacin del

proveedor referente a datos generales y le permitir modificar los datos que se

indican a continuacin con rojo:

Figura 4.1.1.1.2 Seccin de Proveedores. Se muestran con rojo los campos que puede modificar un Proveedor.




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3. Una vez que se actualicen se mostrar el siguiente mensaje:

Figura 4.1.1.1.3 Mensaje de confirmacin de una actualizacin

4. Para limpiar la pantalla de la Pestaa de Proveedores, deber dar clic en el

botn .

4.1.1.2 Datos Bancarios

1. En la seccin de datos bancarios solamente podrn ser consultados la Cuenta

CLABE, Plaza y Banco, y se podr actualizar la Carta de Banco volvindola a

subir.

2. Para consultar la carta deber dar clic en el botn , se mostrar el

archivo en PDF de la carta bancaria existente.

Figura 4.1.1.2.1 Datos Bancarios

3. Para Agregar/Modificar un archivo de la carta del banco ste deber estar en

formato PDF.

a. D clic en el botn de se mostrar una ventana para cargar la

carta de banco:




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Figura 4.1.1.2.2 Seleccin de Carta de Banco - Deber contar con su archivo de carta de banco cuando

desee actualizarla.

b. Una vez que haya seleccionado el archivo, deber dar clic en y

se mostrar el siguiente mensaje:

Figura 4.1.1.2.3 Mensaje de confirmacin Carta Bancaria

c. Deber dar clic en Aceptar para guardar el archivo con formato PDF.

4.1.1.3 Documentos

1. Para cargar la documentacin del proveedor debe ir a la pestaa de

documentos, y se mostrar la siguiente pantalla dependiendo del rgimen fiscal

de la empresa.

a. Persona Fsica :

Figura 4.1.1.3.1 Documentacin persona Fsica




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b. Persona Moral:

Figura 4.1.1.3.2 Documentacin persona Moral

2. Para subir algn documento d clic en el cono de Agregar/Modificar y se desplegar la siguiente ventana:

Figura 4.1.1.3.3 Documentacin

3. Deber subir el documento que corresponda y en formato PDF, dando clic en

y despus en el botn de para que se guarde.

4. Para consultar un archivo deber dar clic en el cono de Consultar y se desplegar el archivo PDF del documento seleccionado.




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4.1.2 Registro de Facturas

1. Seleccione la opcin de Registro de Facturas del men Proveedores.

Figura 4.1.2.1 Opcin de datos del Proveedor

2. Se mostrar la pantalla en la cual podr registrar sus facturas:

Figura 4.1.2.2 Registro de Facturas

3. En la pantalla seleccionada se encuentra un filtro de bsqueda al inicio el cual

puede realizarse por N de pedido, o de contrato.

a. Si conoce el N de pedido, o contrato deber capturarlo y dar clic en el

botn de .

b. De lo contrario, podr buscarlo dando clic en el botn de bsqueda

del N de pedido o de contrato segn se desee.

Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato y presione el

botn .

Figura 4.1.2.3 Seleccin de rango de fechas de pedidos




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Seleccione un pedido/contrato dando clic en el botn .

Figura 4.1.2.4 Bsqueda de pedido

4. La informacin del pedido/contrato consultado se mostrar en la pantalla de

registro de factura.

Figura 4.1.2.5 Informacin del pedido

5. En caso de haber consultado un pedido y desea ver la impresin del pedido en

la pantalla, debe dar clic en el botn .

6. Para registrar una factura primero deber subir el CFDI de la factura, en la

seccin de CFDI (XML) de clic en el botn . Debe elegir el

documento que contenga el XML de la factura.

Figura 4.1.2.6 Carga de CFDI

7. Despus deber seleccionar el PDF de la factura, en la seccin de CFDI (PDF) y

d clic en el botn de examinar.

Debe elegir el PDF de la factura, la cual debe adems contener la

carta de finiquito o donde se especifique que el pedido fue

completado al 100%.

Figura 4.1.2.7 Carga de PDF




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8. D clic en para que los archivos sean validados por el sistema

en cuanto a su formato y que el monto no sobrepase el 5% del total del pedido.

9. A continuacin se mostrar la informacin de la factura cargada:

Figura 4.1.2.8 Informacin de la Factura

10. Deber revisar el Detalle de la factura y una vez que est de acuerdo con la

informacin de clic en el botn .

11. La factura ser validada ante el SAT.

a. Si cumple con todos los requerimientos aparecer el siguiente mensaje:

Figura 4.1.2.9 Mensaje de registro de factura

b. Si la factura es rechazada indicar que debe esperar 72 horas para

registrarla nuevamente y volverla a validar ante el SAT.

c. Si la factura ha sido registrada y aceptada ante el SAT su estatus ser

Validada e indica que esa factura se encuentra en proceso de Revisin por el personal de Compras de COMIMSA.

Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del

responsable de Almacn.




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4.1.3 Registro de Notas de Crdito

1. Seleccione la opcin de Registro de Notas de Crdito del men Proveedores

Figura 4.1.3.1 Opcin de datos del Proveedor

2. Se mostrar la siguiente pantalla:

Figura 4.1.3.2 Registro de Notas de crdito


puede realizarse por N de pedido, contrato o Factura.

a. Si conoce el N de pedido, contrato o Factura deber capturarlo y dar

clic en el botn de .


del N de pedido, contrato o Factura segn se desee.

Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato/Factura y

presione el botn .





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Seleccione un Pedido/Contrato/Factura dando clic en el botn .


4. La informacin del pedido se mostrara en la pantalla.

Figura 4.1.3.5 Informacin del pedido/Contrato

5. Si su consulta fue de un Pedido puede ver la impresin del pedido en pantalla

dando clic en .

6. Deber seleccionar la factura a la que va estar asociada la Nota de Crdito.

Figura 4.1.3.6 Seleccionar Factura

7. Para registrar el CFDI de la Nota de crdito, deber hacerlo en la seccin de

CFDI (XML) dando clic en el botn de .

a. Debe elegir el documento que contenga el XML de la nota de crdito.




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8. Para registrar el PDF de la factura, deber hacerlo en la seccin de CFDI (PDF)

dando clic en el botn de .

a. Debe elegir el documento PDF de la nota de crdito.

9. Cuando haya cargado los dos archivos deber dar clic en ,

para que los archivos sean validados por el sistema en cuanto a su formato y

que el monto no sobrepase el total de la factura.

10. Se mostrar la informacin de la Nota de Crdito.

Figura 4.1.3.7 Informacin de la Nota de Crdito

11. D clic en el botn .

12. La Nota de crdito ser validada ante el SAT. Si cumple con todos los

requerimientos aparecer el mensaje donde la nota de crdito fue registrada

con xito.

a. Si la Nota de Crdito es rechazada indicar que debe esperar 72 horas

para registrarla nuevamente y volverla a validar ante el SAT.

b. Si la Nota de Crdito ha sido registrada y aceptada ante el SAT su

estatus ser Validada e indica que esa Nota de Crdito se encuentra en proceso de Revisin por el personal de Compras de COMIMSA.

Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del

Comprador.




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4.1.4 Estatus Factura

Los estatus que puede tener una factura son: Factura

Estatus Descripcin

Validada Se encuentra validada la autenticidad de la factura ante el SAT mediante un

PAC.

Aprobada Est aprobada por el Responsable de Almacn.

Autorizada

Se ha generado la constancia de recepcin del bien o servicio por el usuario

solicitante y se ha firmado dicha constancia por Subgerente, Gerente o

Director de rea.

Enviada a CXP Ha sido enviada al Responsable de Cuentas por Pagar por el Responsable de

Almacn para que se proceda a la programacin de su pago.

Pagada El Responsable de Cuentas por Pagar realiz el Pago.

Eliminada El Proveedor Elimin la Factura.

Rechazada Indica que la factura ha sido rechazada por el Responsable de Almacn o el

Usuario solicitante.

Tabla 4.1.4.1 Estatus de una Factura

1. Para consultar su estatus, seleccione la opcin de Estatus de Facturas del men

Proveedores.

Figura 4.1.4.1 Estatus Factura

2. Se desplegar el listado de las facturas existentes del proveedor con sus

estatus actuales.

Figura 4.1.4.2 Pantalla Estatus Factura

a. En esta pantalla se visualizarn todas las facturas excepto las que hayan

sido Eliminadas.

b. El listado de las facturas se podr ordenar dando doble clic en el nombre

del encabezado de la columna a la cual desee ordenar.

c. Tambin podr consultar alguna factura capturando algn carcter o

nmero en los filtros de bsqueda de la parte superior del listado.




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Figura 4.1.4.3 Filtros de bsqueda en Estatus Factura




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4.1.5 Estatus de Nota de crdito

Los estatus que puede tener una Nota de Crdito son: Nota de Crdito

Estatus Descripcin

Validada

Se encuentra validada la autenticidad de la Nota de Crdito ante el SAT

mediante un PAC.

Autorizada El Comprador autoriz la Nota de Crdito

Enviada a CXP

Ha sido enviada al Responsable de Cuentas por Pagar por el Responsable

de Almacn para su planeacin en el proceso de pago

Pagada

El Responsable de Cuentas por Pagar proces la nota de crdito con su

correspondiente factura.

Eliminada El Proveedor Elimin la Nota de Crdito

Rechazada Indica que la Nota de Crdito ha sido rechazada por el Comprador.

Tabla 4.1.5.1 Estatus de una Nota de Crdito

1. Para consultar los Estatus de las Notas de Crdito seleccione esta opcin del

men Proveedores.

Figura 4.1.5.1 Estatus de Nota de crdito.

2. Se mostrar la pantalla correspondiente a Estatus Nota de crdito.

Figura 4.1.5.2 Pantalla Estatus de Notas de crdito.

a. En esta pantalla se visualizarn todas las notas de crdito del proveedor

excepto las que hayan sido Eliminadas.

b. El listado de las notas de crdito se podr ordenar dando doble clic en el

nombre del encabezado de la columna a la cual desee ordenar.

c. Tambin se podr buscar en el listado capturando algn carcter o

nmero en los filtros de bsqueda de la parte superior del listado.




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Figura 4.1.5.3 Filtros de Bsqueda en Estatus de Notas de crdito.




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4.1.6 Eliminar Facturas

1. Para Eliminar Facturas seleccione esta opcin en el men Proveedores.

Figura 4.1.6.1 Eliminar Facturas.

2. Se desplegar la pantalla correspondiente para Eliminar Facturas.

Figura 4.1.6.2 Pantalla Eliminar Facturas.








presione el botn .






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4. Se mostrar la informacin de acuerdo su consulta, as como las facturas

relacionadas:

Figura 4.1.6.5 Ejemplo del resultado de una consulta de un Contrato

5. En caso de que as lo desee, al seleccionar el botn proceder a

limpiar la informacin consultada.

6. Al realizar la consulta por Pedido o por Factura, se habilitar el botn

para mostrar el pedido en formato PDF, el cual mostrar le leyenda

de Documento no vlido.

Figura 4.1.6.6 Ejemplo de un Pedido mostrado con la leyenda Documento no vlido.




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7. Para ver el CFDI ya sea con formato XML o PDF, presionar el cono de

correspondiente al formato deseado.

Figura 4.1.6.7 PDF Factura

Figura 4.1.6.8 XML Factura

8. Seleccione la factura para ver su detalle.

Figura 4.1.6.9 Informacin de la factura




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9. El sistema verificar que la factura se encuentre en estatus de Validada y no

tenga notas de crdito relacionadas.

a. Este estatus se obtiene solo por la revisin del SAT mediante un PAC.

b. Si la factura se encuentra en otro estatus, el sistema indicar lo

siguiente:

Figura 4.1.6.10 Notificacin

10. Seleccione el botn de eliminar .


Figura 4.1.6.11 Mensaje al eliminar una factura en donde se captura el motivo de la eliminacin.

12. Capture sus comentarios u observaciones referentes a la razn de la eliminacin

de la factura.

13. D clic en

14. Se mostrar el siguiente mensaje:

Figura 4.1.6.12 Mensaje que indica que la eliminacin se realiz correctamente.

15. D clic nuevamente en .




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16. La factura ha sido eliminada del Sistema.

17. Se actualizarn el Total, Saldo y Recibido del pedido:

Figura 4.1.6.13 Actualizacin del Total, Saldo y Recibido en el Pedido

Nota: Una factura que ha sido Eliminada por el Proveedor podr volverse a registrar en la aplicacin en caso que as lo desee.

18. Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del Responsable de

Almacn.




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4.1.7 Eliminar Notas de Crdito

1. Para Eliminar Notas de Crdito seleccione esta opcin en el men Proveedores.

Figura 4.1.7.1 Eliminar Notas de Crdito.

Figura 4.1.7.2 Pantalla Eliminar Notas de Crdito.








presione el botn .






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3. Seleccionar el botn para realizar la consulta

Figura 4.1.7.5 Consultar por Pedido

a. Cuando se captura el Nmero de factura, se cargarn automticamente el

campo de Pedido o Contrato al que corresponda la factura y desplegar la

informacin.

Figura 4.1.7.6 Ejemplo de una Consulta por Nmero de Factura

4. Para ver el pedido consultado o el pedido relacionado a la factura consultada,

dar clic en el botn , el cual se mostrar con la leyenda de

Documento No Vlido.




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Figura 4.1.7.8 Ejemplo de Pedido

5. Para ver el CFDI ya sea con formato XML o PDF, presionar el cono de

correspondiente al formato deseado.

Figura 4.1.7.9 PDF Factura




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Figura 4.1.7.10 XML Factura

6. Seleccione la factura y se desplegarn las notas de crdito que contiene la

factura.

7. Seleccione la nota de crdito deseada y se mostrar el detalle de dicha nota de

crdito.

Figura 4.1.7.11 Consulta de informacin

8. Selecciona el botn de eliminar .

9. El sistema enviar el siguiente mensaje en el que debe indicar en Comentarios

u observaciones la razn de la eliminacin:

Figura 4.1.7.12 Notificacin




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10. Dar clic en

11. Se mostrar el siguiente mensaje:

Figura 4.1.7.13 Notificacin de operacin correcta

12. La nota de crdito ha quedado eliminada de la aplicacin.

Nota: Una factura que ha sido Eliminada por el Proveedor podr volverse a registrar en la aplicacin en caso que as lo desee.

13. Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del Comprador.




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4.2 Ayuda

4.2.1 Manual

1. Seleccione en el Men de Ayuda la opcin de Manual.

Figura 4.2.1.1 Manual

2. Se despliega la pantalla correspondiente a Manual

Figura 4.2.1.2 Pantalla de Manual

3. Seleccione el botn y se descargar el Manual en formato PDF.




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4.3 Recuperacin de Contrasea para Proveedores de COMIMSA.

4.3.1 Olvid su contrasea?

1. En la pgina: https://www.comimsa.com.mx/bovedaadq/Login.aspx seleccione la opcin de Olvid su Contrasea?

Figura 4.3.1.1 Pantalla de Autenticacin


Figura 4.3.1.2 Pantalla de Recuperacin de Contrasea

3. Capture su usuario y el texto mostrado

a. En caso de no entender el Cdigo mostrado, d clic en el texto Mostrar otro cdigo y captrelo.


5. Se enviar un correo al Proveedor con la informacin de acceso al sistema.




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4.4 Preregistro de Proveedores.

4.4.1 Registrarse Ahora.

1. En la pgina: https://www.comimsa.com.mx/bovedaadq/Login.aspx seleccione la opcin de Registrarse Ahora:

Figura 4.4.1.1 Pantalla de Autenticacin

2. Se mostrar la siguiente pantalla en la cual podr registrar su informacin todo

aquel que desee ser candidato a proveedor de la Corporacin Mexicana de

Investigacin en Materiales S.A. de C.V.

Figura 4.4.1.2 Pantalla para Preregistro de un Proveedor

3. Una vez capturados los datos, dar clic en el botn de .

4. Se mostrar la siguiente pantalla en la que deber capturar el texto mostrado:




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Figura 4.4.1.3 Pantalla para la captura del texto mostrado durante el proceso del preregistro.

a. En caso de no entender el Cdigo mostrado, d clic en el texto Mostrar otro cdigo y captrelo.


6. Se concluye Preregistro del Proveedor

7. Se enviar automticamente un correo al Responsable de Adquisiciones para su

evaluacin.




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5 Abreviaciones, Acrnimos y Definiciones

Abreviacin, Acrnimo, Trmino Definicin

CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet, responde al modelo de factura Electrnica vigente en Mxico desde enero de 2011.

PAC Proveedor Autorizado de Certificacin

COMIMSA Corporacin Mexicana de Investigacin en Materiales S.A. de C.V.

SAT Servicio de Administracin Tributaria

XML Factura o Nota de Crdito en Formato XML (eXtensible Markup Language, lenguaje de marcas extensible)

PDF Factura o Nota de Crdito en formato PDF (Portable Document Format, formato de documento porttil)

CxP Cuentas por Pagar

Manual Proveedor

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