Material de Clases TP N° 2 - Gestión de Proyectos

Gestión de

Proyectos

Tecnologías de la Computación

Aplicadas a la Ingeniería Civil II

Lic. Nieves Llorente1

MS Project

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una secuencia definida de

eventos o tareas con un principio y final bien

determinados, que se centra en alcanzar un

objetivo específico.

Un proyecto es un esfuerzo que se realiza dentro de un período temporal con el objetivo de crear un producto u ofrecer un servicio.

La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente

2

MS Project

¿Qué es un Plan?

Un plan es la organización en una

secuencia lógica de las tareas que

constituyen un proyecto. También

plantea las relaciones entre las tareas.

Cuando a un plan, se le asignan fechas y

recursos para la realización del proyecto,

se habla de programación de las tareas.


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• Tareas

• +

• SecuenciaProyecto

• Fechas

• +

• RecursosPlan Programa

MS Project

Factores que influyen en un

proyecto Tiempo: para completar el Proyecto,

que se refleja en la programación.

Dinero: el presupuesto del Proyecto. Se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.


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Tiempo

ÁmbitoDinero

Triángulo del Proyecto: Al ajustar uno de los

elementos se ven afectados los otros dos.

Aunque los tres elementos son importantes,

normalmente uno de ellos tendrá más

influencia en el Proyecto.

MS Project

Microsoft Project

Microsoft Project es un software para la

gestión de Proyectos.

Permite organizar la información acerca

de la asignación de tiempos a las tareas,

los costos asociados y los recursos del

Proyecto, para que se puedan respetar

los plazos sin exceder el presupuesto y

conseguir así los objetivos planteados.


5

MS Project

Plan de trabajo

Definir el objetivo del proyecto.

Determinar las tareas que hay que

realizar para alcanzar el objetivo.

Determinar el responsable de cada

tarea.

Decidir el comienzo y/o fin de cada

tarea.

Determinar la duración de cada tarea.


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MS Project

Plan de Trabajo:

Objetivo del Proyecto

Se debe incluir la mayor cantidad de información posible.

Debemos describir los parámetros o restricciones dentro de los cuales se deberá trabajar para llevar a cabo con éxito el proyecto.

Cuanto más específico sea el objetivo, más fácil será la planificación.

Ejemplo: «Realización de una mesa de madera,

solicitando a un carpintero que la diseñe y la

construya, en un plazo no mayor a una semana».

El objetivo incluye fases (diseño y construcción),

personas (carpintero), materiales (madera) y

plazo determinado para la ejecución del

proyecto. Para ser más específico podría incluir

un presupuesto.Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente

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MS Project

Elementos de un Proyecto:

Tareas

Son los «pasos» que se requieren para completar un proyecto.

Definen el ámbito del proyecto.

Se deben organizar jerárquicamente, listando las tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto.

El tiempo necesario para realizar una tarea es su «duración».

Una tarea crítica es aquella que si se retrasa, hará que se retrase la finalización del proyecto. El camino crítico está compuesto por todas las tareas críticas.


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MS Project


Hitos

Representan un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto.

Ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias.

Se usan para seguir el progreso de un proyecto.

Los hitos suelen tener una duración cero, marcan un punto específico que designa la finalización de una fase.


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MS Project


Recursos

Son necesarios para llevar a cabo una tarea.

Pueden incluir personas, equipos o

instalaciones.

Los recursos tienen disponibilidad limitada.

Hay que tener en cuenta las variables como

periodos de vacaciones, duración de la

jornada laboral, acceso a edificios o equipos,

etc.


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MS Project

MS Project:

Descripción del entorno

Extensión por defecto de los archivos generados por el programa: *.mpp


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Pestañas de Menú

Cintas de opcionesBarra de Título

Barra de

Vistas

Escala

temporal

Espacio para

vista de

Diagrama de

GanttEspacio para

Lista de Tareas

Detalles de

tareas

Zoom

MS Project

Vistas de MS Project


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Los diferentes tipos de vistas

nos permiten gestionar el

proyecto desde diferentes

ángulos, poniendo énfasis en la

distribución temporal de las

tareas (Diagrama de Gantt),

en el avance del proyecto

(Gantt de Seguimiento), en los

recursos disponibles (Hoja de

Recursos), en los recursos

asignados (Uso de Recursos),

etc.

Click derecho

+ Barra de

Vistas

MS Project

Herramientas de Gestión de

Proyectos: Diagramas de Gantt

Enfatiza la visualización del progreso de un proyecto.

Cada tarea es representada como una barra horizontal, situadas a lo largo de una escala temporal.

La longitud de una barra representa la duración de la tarea.

Las líneas que conectan las barras reflejan las relaciones entre tareas.


14

MS Project

Crear un nuevo proyecto

Podemos comenzar un nuevo proyecto programando una fecha fija de fin o de comienzo.


16

Las estadísticas nos brindan

información inmediata del estado

acerca del estado del proyecto.

1.

2.

MS Project

Calendario Base del Proyecto Mediante el

calendario del proyecto (opción “Cambiar Tiempo de Trabajo”) podemos configurar las horas y jornadas laborables y los periodos feriados, de acuerdo al entorno de nuestro proyecto.


17

1.

2.

3.

MS Project

Tareas y duraciones

Las tareas son los

pasos necesarios

para alcanzar el

objetivo del

proyecto.

Pueden organizarse

mediante esquemas


18

MS Project

Vinculación entre tareas

Fin a fin (FF): La tarea 2 no puede finalizar hasta que

no finalice la tarea 1. Por ejemplo; “inspeccionar la

instalación eléctrica” (tarea 2) no puede finalizar

hasta que no finalice “colocar el cableado”(tarea 1).


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Tarea 1

Tarea 2

Comienzo a comienzo (CC): La tarea 2 no puede

comenzar hasta que no comience la tarea A. Por

ejemplo; “nivelar el hormigón” (tarea 2) no puede

comenzar hasta que no comience “echar los

cimientos” (tarea 1).

Tarea 1

Tarea 2

MS Project

Vinculación entre tareas


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Tarea 1

Tarea 2

Tarea 1

Tarea 2

Fin a comienzo (FC): La tarea 2 no puede comenzar hasta que no finalice la tarea A. Por ejemplo; “pintar valla” (tarea 2) no puede comenzar hasta que finalice “construir valla” (tarea 1).

Comienzo a fin (CF): La tarea 2 no puede finalizar

hasta que no comience la tarea 1. Este tipo de

dependencia suele usarse para minimizar el

riesgo de que una tarea termine tarde si sus

tareas dependientes se retrasan.

MS Project

Tipos de recursos

Recursos de Trabajo: los constituyen las personas, equipos, edificios, maquinarias. Continúan existiendo al finalizar el proyecto, pueden utilizarse nuevamente luego de finalizarse el mismo. Suele poder determinarse un costo por hora. Ejemplo: Carpinteros, sierras, taladros.

Recursos Materiales: son todos los materiales de trabajo que se consumirán a lo largo del proyecto. Suele poder determinarse un costo por unidad. Ejemplo: maderas, clavos.


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Vista de la Hoja

de Recursos

MS Project

Recursos y periodos laborables

A cada recurso de trabajo puede asignársele un

calendario laboral diferente.

Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un

proyecto, se introduce por omisión una unidad al

100%, en el campo Capac. max. del recurso, esto

implica que sólo se dispone de esos recursos.

Ejemplo: 1 carpintero = 100% capac. max.

2 carpinteros = 200% capac. max.


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MS Project

Costo de los recursos

La Hoja de Recursos permite introducir los costos básicos de los recursos.

Los costos por uso son costos asociados a un recurso o una tarea que se cargan una sola vez.

La tasa estándar es el costo del recurso por defecto, el costo por hora en el caso de los recursos de trabajo y el costo por unidad en el caso de los recursos materiales.

La tasa de horas extra se utiliza para los recursos de trabajo.


24

MS Project

Asignación de Recursos


25

Cada tarea

necesita tener

asignados todos los

recursos necesarios

para llevarla a

cabo.

MS Project

Para la próxima clase…

Idear un proyecto sobre un tema a elección.

Determinar las tareas y subtareas necesarias

para su ejecución y la duración de las

mismas.

Establecer las dependencias entre las tareas.

Determinar los recursos de trabajo y

materiales necesarios para el proyecto.

Establecer los costos de cada recurso.


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MS Project

Ventajas de usar Microsoft

Project Mejorar la inteligencia: Ayuda a supervisar el rendimiento, ver las tendencias

y administrar los riesgos del proyecto.

Colaborar y coordinar con facilidad: Logra una comunicación clara para que los equipos compartan los objetivos y trabajen juntos de manera eficaz.

Administrar los recursos eficazmente: Evaluar con precisión las necesidades

para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la

empresa.

Administrar ciclo de vida del proyecto: Obtiene una visión global del trabajo

de la organización en todas las fases de su ciclo de vida para mejorar la

toma de decisiones.

Administrar lo simple y lo complejo: Realizar un seguimiento de los

presupuestos y recursos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.

Mejorar constantemente los procesos: Permite implementar los procesos

repetibles mediante plantillas, perfeccionarlos en función de las prácticas

recomendadas y recopilar estos procesos mejorados en una guía de

proyectos personalizada, también puede aplicar flujos de trabajo

automatizados para reducir costos, acortar los plazos e incrementar la

calidad. Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente

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MS Project

Seguimiento de un proyecto Para poder realizar el seguimiento del proyecto, es

necesario guardar una «Línea de Base», que nos sirve para conservar un panorama del proyecto inicial.


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Mediante el seguimiento del proyecto, podemos ir actualizando el progreso de las tareas y verificar si se cumplen según lo planificado.

1.

2.

MS Project

Informes

Los informes nos

permiten obtener

un resumen de la

información del

proyecto de

acuerdo a

diferentes criterios.

Es posible

incorporar a los

informes

encabezados y

pies de página.


29

MS Project

Gestión de la Carga de Trabajo de

los recursos

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,

pueden darse conflictos en los recursos.

Los conflictos se producen cuando un recurso

está programado para realizar más trabajo del

que puede llevar a cabo en el periodo

laborable disponible.

Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al

mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por

el mismo carpintero.


30

MS Project

Gestión de la Carga de Trabajo

de los recursos


31

Resolución de conflictos de recursos

Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver la sobreasignación de recursos.

Manual:

Incrementar la capacidad máxima del recurso.

Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.

Añadir horas extra.

Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.

Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.

Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.

Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la resolución escogida.

MS Project

Gestión de la Carga de Trabajo de

los recursos

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,

pueden darse conflictos en los recursos.

Los conflictos se producen cuando un recurso

está programado para realizar más trabajo del

que puede llevar a cabo en el periodo

laborable disponible.

Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al

mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por

el mismo carpintero.


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MS Project

Gestión de la Carga de Trabajo

de los recursos


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Resolución de conflictos de recursos

Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver la sobreasignación de recursos.

Manual:

Incrementar la capacidad máxima del recurso.

Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.

Añadir horas extra.

Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.

Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.

Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.

Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la resolución escogida.

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