UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (UCA)

MATERIAL PARA CONTABILIDAD AGROPECUARIA Y COSTOS AGROPECUARIOS

PREPARADO POR EL PROFESOR BAYARDO DE LA CONCEPCION MEZA

Por medio de la contabilidad agropecuaria se pretende mejorar los beneficios de las haciendas, fincas, granjas, etc., o reducir los gastos, para hacer de ella una unidad mas eficiente en la producción de granaos básicos, frutas, verduras, legumbres, café, algodón, ganado, cerdos, equinos, caprinos, etc. Los registros y las cuentas contables llevados correctamente pueden emplearse para:

1. Hacer un análisis del negocio agropecuario comparando el rendimiento anterior con el actual, para determinar las fallas, para poder corregir oportunamente estas situaciones, y mejorar a lo inmediato.

2. Disponer de información para determinar el probable efecto de cualquier cambio que se pretenda hacer en la unidad productiva, o que el propio análisis de las cuentas pudiera indicar.

3. Demostrar si los planes de explotación se están llevando a cabo con precisión o exactitud.

La producción de una explotación agropecuaria puede describirse brevemente de la siguiente forma: Las materias primas tales como, semillas, semen, fertilizantes, abonos, agroquímicos, herbicidas, pesticidas, etc., mano de obra directa e indirecta, (como ejemplos: peones, campistos, arreadores, jornaleros, mandadores, capataz, supervisor, puntero, etc.), maquinaria y equipo, como decir, tractores, ordeñadoras eléctricas, arados, gradas, niveladoras, motores generadores de energía para pozos artesianos, sembradoras, cosechadoras, camiones, camionetas, traileres, y otros, etc., también tenemos tierra, capital fijo, todo esto con la finalidad de producir un rendimiento favorable para con la empresa.

Para analizar un negocio agropecuario es preciso saber como por ejemplo, la tierra y ganado que se tiene en uso, las materias primas y servicios que se les aplican y los beneficios que de ellos se obtienen.

La contabilidad puede suministrar gran parte de la información que se precisa, en términos de gastos y valor monetario y, posiblemente, en cantidades o números físicos, indicando el Balance de Capital empleado en la explotación; pero dicha contabilidad puede suplementarse con detalles sobre la superficie de cultivo y rendimiento y del número de animales en explotación.

Reunida esta información, puede calcularse una porción de medidas de rendimiento.

Dichas medidas pueden emplearse como medio de determinar el progreso de una hacienda, finca, granja, etc., comparando los resultados de un año con los de años anteriores. Si puede descontarse el efecto de las diferencias estaciónales y de precios,

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este método demostrara si ha sido de utilidad cualquier cambio realizado en la hacienda, finca, granja, etc.

Existen importantes limitaciones para la efectividad del análisis basadas simplemente en las cuentas. La mayoría de los agricultores, ganaderos, madereros, etc., tienen más de una línea de producción y, aun cuando se puede calcular por las cuentas la producción de determinadas actividades, no es posible establecer todas las inversiones hechas por la misma, por dos razones. En primer lugar, la información a través de la cual se compilan las cuentas, no indica necesariamente el empleo que se dio a todos los materiales, servicios, etc., como por ejemplo, compramos 5 toneladas de fertilizantes compuesto, no indica a que cosecha o cosechas se aplico dicho producto. En segundo lugar, en una granja la producción de una actividad puede ser empleada por otra; puede cultivarse plátanos o guineo y darlo como alimento a los cerdos; de estas transferencias internas entre actividades de la granja, ¿como deben ser aplicadas correctamente en la contabilidad?

El análisis de las cuentas no facilita la necesaria información para un examen crítico de la eficiencia de las determinadas actividades de la hacienda, finca o granja.

Debe intentarse un posterior análisis de la información para que los márgenes brutos de las determinadas actividades puedan calcularse; el margen bruto es la diferencia entre el rendimiento de una actividad agropecuaria y los gastos variables de producción. Las facturas, registros y presupuestos hechos por el agricultor, ganadero o granjero constituyen la fuente de información para este fin.

Una vez reunida la información sobre determinadas actividades, pueden ser analizadas y calcularse las medidas que pueden compararse con los patrones correspondientes, si es que existen dichos patrones.

El proceso de análisis de un negocio agropecuario puede dividirse en dos partes:

1. Un análisis general, basado principalmente en la contabilidad y demás registros correspondientes.

2. Un análisis de las determinadas actividades de la hacienda, finca o granja en forma de “márgenes brutos” para cada actividad.

Si se va a emprender una o las dos etapas anteriores, el trabajo se realizara con mucha más facilidad y eficacia si desde el inicio se implementa un sistema de contabilidad, registros y presupuestos trazados para proporcionar la necesaria información.

El propósito del análisis es asesorar al agricultor, ganadero, granjero, etc., para incrementar los futuros rendimientos de su explotación, demostrando cualquier falla en la estructura principal del negocio agropecuario, o en la forma de desarrollarse ciertas actividades de la explotación, por lo que deben estudiarse los planes necesarios para remediar las deficiencias. Por ejemplos: Si un hacendado, finquero o granjero, puede que desee considerar las consecuencias de introducir una maquinaria moderna o un nuevo cultivo, o puede que se vea obligado a considerar los cambios exigidos como consecuencia de la supresión de uno o varios empleados (época del algodón en Nicaragua, con las cortadoras del mismo, caña de azúcar, ordeñadoras eléctricas en ganadería, etc.)

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ALGUNOS TEMAS DE INVESTIGACION DE DIFERENTES CULTIVOS QUE SE LLEVAN A CABO EN EL CAMPO.

I- SOBRE EL CULTIVO DE LA CAÑA DE AZUCAR

1. Cuando inicia y finaliza el proceso de la siembra de la caña de azúcar. 2. A los cuantos meses se inicia el proceso de corte de la caña de azúcar. 3. Cuales son las principales labores culturales que se realizan en el proceso de la

producción de la caña de azúcar. 4. Por que se tiene que quemar la caña de azúcar para poder iniciar el proceso de

corte de la misma. 5. Quien o quienes son los compradores de la caña de azúcar, y a como le pagan la

tonelada de ella. 6. Cuanto tiempo dura el proceso del corte de la caña de azúcar. 7. Una vez finalizado todo el proceso de corte de la caña de azúcar, cuanto tiempo

después inicia el proceso de retoño de la misma en el campo.

II- SOBRE EL CULTIVO DE CITRICOS

1. Que tipos de cítricos se cultivan en nuestro país.2. Cuales son las ventajas de cultivar cítricos en nuestra nación. 3. Que mercado tienen los cítricos y cuales son los precios que se obtienen de ellos. 4. Diga cuales son los principales problemas que se presentan cuando nos

dedicamos al cultivo de cítricos, y como controlan las plagas que producen los cítricos.

5. Si utilizamos abono orgánico, o los insecticidas tradicionales si es así, ¿Cuánto daño causan a la salud de los consumidores.

6. Cuando se inicia el proceso de la recolecta de los cítricos, y cual es la forma de almacenamiento de los mismos.

7. Si la venta la realizan en la plantación o ustedes los llevan a los mercados.

III- SOBRE EL CULTIVO DE PASTOS PARA EL GANADO

1. Que tipos de pastos se cultivan en Nicaragua2. Cuanto tiempo transcurre desde la siembra hasta la cosecha de los mismos. 3. Cuales son las zonas de nuestra nación más idóneas para el cultivo de pastos. 4. Diga cuales son las ventajas y desventajas del cultivo de pastos en nuestro país.5. Que es un vivero de pastos, y cuanto tiempo dura la germinación de los mismos. 6. Preparan ustedes sus propias pacas de pastos, si la producción les permite vender

a terceros que necesitan de estos alimentos para el ganado, si sus precios son competitivos o están fuera de mercado.

IV- SOBRE EL CULTIVO DE CAFÉ

1. Cuales son las variedades de café que se cultivan en Nicaragua. 2. Cuales son las zonas de nuestra nación donde tenemos cultivo de café.

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3. Cuales son los mercados principales donde nuestro país comercializa el café. 4. Porque el café nuestro se cotiza en la Bolsa de Nueva York. 5. Cuales son las principales plagas que atacan al café. 6. Cuanto tiempo dura el proceso desde la siembra hasta la cosecha del café

V- SOBRE CULTIVO DE GRANOS BASICOS (ARROZ, FRIJOL Y MAIZ)

1. Que tipos de actividades se realizan en la siembra o cultivo de estos productos. 2. Cuales son las variedades de semillas empleadas en la siembra de estos tres

elementos. 3. Cuales son las épocas en que se cultivan ellos, indicar zonas de mayor

producción. 4. Cuales de estos productos se producen a través de riego. 5. De estos tres productos cual de ellos se exporta y a que país o países.

VI- SOBRE EL CULTIVO DE PRODUCTOS NO TRADICIONALES

1. Que tipo de productos no tradicionales se cultivan en nuestro país. 2. Cuales son las zonas donde se cultivan estos productos no tradicionales3. Que labores culturales se realizan en el desarrollo de estos cultivos4. Diga cuales son los productos no tradicionales que se exportan y a que país o

países se llevan a cabo. 5. Cuales son los costos de estos productos, hacer una estructura de los mismos

para ejemplificar cada producto.

VII- SOBRE LA CRIANZA, DESARROLLO Y ENGORDE DE CERDOS

1. Cuales son las actividades principales que se llevan a cabo en una granja porcina en Nicaragua.

2. Mencione las diferentes razas de cerdos que tenemos en nuestro país, haciendo un poco de historia de las mismas, desde cuando se establecieron, de donde se importaron, etc.

3. Cuanto tiempo dura la preñez o parición de los cerdos, a los cuantos meses se destetan, y porque se le quitan los colmillos.

4. Diga cuales son las zonas donde mejor se desarrollan estas granjas.

VIII- SOBRE LA CRIANZA Y DESARROLLO DE EQUINOS (CABALLOS CORCELES)

1. Cuales son las actividades principales que se llevan a cabo en la crianza de caballos en nuestro medio.

2. Diga cuales son las razas que prevalecen en el país, y en que eventos se lucen dichos animales.

3. Cuanto tiempo dura la preñez o parición de un potrillo o una yegua. 4. Cual es el costo del desarrollo de un caballo en el país.

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EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD AGRICOLA EN LA EMPRESA AGROPECUARIA.

“…AL NO DESPONER DE CONTABILIDAD EN LA EMPRESA, CUALQUIER TRABAJO DE PLANIFICACION QUEDA INCOMPLETO Y SOLO SERA UNA APROXIMACION A LA REALIDAD”.

En el funcionamiento de cualquier finca o empresa agropecuaria, es importante expresar el resultado de su actividad en términos económicos para saber en forma definitiva si el trabajo que se realiza es el más apropiado, o si conviene efectuar variaciones en el plan actual de cultivos o de ganadería.

Uno de los problemas principales que se presentan en la finca latinoamericana es el de la falta de un sistema de contabilidad funcional y sencilla, que sirva para orientar proyectos de planificación que contribuyan a su desarrollo integral en el ámbito regional y nacional. Esta falta de información y de datos básicos es uno de los principales obstáculos para la aplicación de técnicas avanzadas de planificación debido al desconocimiento de la verdadera situación económica de los cultivos y empresas ganaderas.

Es necesario motivar al agricultor para usar los instrumentos básicos de contabilidad y eliminar así una de las características fundamentales de su marginalidad y al mismo tiempo sentar las bases para su integración efectiva a cualquier plan de adelanto del sector agropecuario nacional.

Cualquier actividad que se emprenda en este sentido es un factor básico en el proceso de desarrollo integral del hombre, como base fundamental para el avance constante de la producción agropecuaria en América Latina.

OBJETO Y UTILIDAD DE LA CONTABILIDAD AGRICOLA

Muy comúnmente ocurre en una empresa o negocio agropecuario que se descubre que la ganancia resulta menor de lo esperado, debido a que no se registraron convenientemente muchos de los gastos o ingresos obtenidos.

La finalidad fundamental de la contabilidad agrícola es el describir en forma numérica el funcionamiento de una finca a lo largo de un periodo determinado denominado periodo contable, este puede ser en nuestro país de la forma siguiente: 1) Periodo ordinario que va del 01 de julio de un año al 30 de junio del otro año, 2) Periodo calendario que va del 01 de enero al 31 de diciembre del mismo año, 3) Periodo especial que puede ir del 01 de octubre de un año al 30 de septiembre del siguiente año, 4) O cualquier otro periodo especial que se pueda justificar y solicitar a la Dirección General de Ingresos de la cabecera departamental correspondiente. Mediante esta descripción cuantitativa, el agricultor esta en la capacidad de saber si conviene eliminar aquellos cultivos o empresas ganaderas que le reporten perdidas, substituirlos por otros mas rentables o intensificar la producción de aquellos que proporcionan beneficios.

La contabilidad agrícola le permite al agricultor tener un control relativo de su finca pues, aunque no se requiere que conozca a fondo todos los términos y libros de una

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contabilidad comercial, si lleva un registro adecuado de las principales actividades se facilita la labor de obtener en cualquier momento el valor de la utilidad o de la perdida.

Con una contabilidad adecuada es posible también comparar el funcionamiento de la finca en diferentes épocas, planificar el mejoramiento de la organización y tener una fuente idónea de información para cualquier gestión de inversión o de consecución de crédito que se planee efectuar.

Es importante dejar establecido que la contabilidad agrícola se diferencia básicamente de la comercial en que mientras la primera trabaja con elementos vivos, la segunda labora con objetos inanimados. Por lo tanto, la contabilidad agrícola requiere de la utilización de técnicas y métodos especiales para sus análisis.

Por otra parte, al observar en forma general el procedimiento para tomar decisiones en una finca, se confirma el papel esencial que desempeña la contabilidad agrícola.

En síntesis, la contabilidad agrícola desempeña un papel fundamental y es el factor primario en el cual se fundamentan otras ciencias como la administración rural, la valoración y la estadística agrícola, así como muchas otras disciplinas dentro de la economía agrícola.

ECUACION FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD

Todos los bienes que posee una empresa para utilizar en sus operaciones, o se, aquellos elementos que constituyen la entidad y que en cualquier momento pueden representarle un ingreso en efectivo, reciben el nombre general de Activo. En este grupo se clasifican los terrenos, las construcciones rurales, las existencias de materias primas, inventarios de insumos, inventarios de alimentos para los trabajadores, inventarios de materiales para construcción, inventario de animales vivos para la venta, los animales de trabajo, cría o engorde de ganado, maquinaria y equipo agrícola, las cuentas por cobrar, etc.

El derecho o interés del propietario sobre el activo de su empresa constituye su capital o patrimonio.

Para el funcionamiento de la finca se pueden necesitar otros bienes, además del capital que se posee. En este caso, se pueden conseguir los bienes de dos formas:

1. Obteniendo dinero a través de prestamos de particulares o del sistema financiero nacional o sea los bancos, con la finalidad exclusiva de adquirir bienes.

2. A través de crédito de los suplidores de los insumos que normalmente utiliza la finca, estableciendo una política de pago que puede ser a 30, 60, o 90 días, pagaderos al salir la cosecha, o cualquier otra modalidad convenida con los proveedores.

Las personas o entidades a quienes el propietario o empresa solicita dinero en calidad de préstamo o insumos al crédito, se denominan acreedores, por lo tanto estos tienen una participación X en la empresa, y es conocido como pasivo.

ELEMENTOS BASICOS PARA LA CONTABILIDAD AGRICOLA

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La contabilidad agrícola, como la comercial, requiere de un conjunto de elementos básicos para ser completa. En una finca grande o compleja puede haber recursos suficientes para pagar los servicios de toda una oficina de contabilidad, pero en una pequeña o con poco personal se aconseja llevar una contabilidad agrícola funcional y sencilla, por parte del propio agricultor.

Aunque no es necesario que el agricultor conozca a fondo todos los términos y libros de la contabilidad, por lo menos se requiere que lleve algunas anotaciones esenciales.

A continuación se indican los elementos básicos de contabilidad agrícola que conviene utilizar en cualquier empresa agropecuaria, con el fin de analizar el estado económico y financiero de la misma y mejorar su funcionamiento.

EL INVENTARIO Y SU VALORACION

En una relación detallada de los bienes o valores que constituyen la finca e intervienen en su producción. Es necesario considerar el valor actual de cada uno de los bienes, teniendo en cuenta sus características particulares mediante una valoración apropiada.

Se presenta a continuación los aspectos mínimos que debe contemplar un inventario, así como algunas consideraciones para su valoración.

TIERRAS Y MEJORAS

En el caso de una finca se hace el desglose correspondiente del numero de manzanas o hectáreas dentro de las siguientes categorías:

1. Cultivos anuales o transitorios2. Cultivos permanentes3. Pastos cultivados (limpios y no limpios)4. Montes (con o sin pasto)5. Otras áreas (caminos, construcciones, etc.)

Para la valoración de las tierras y los cultivos o actividades, se tienen en cuenta los siguientes criterios: Los terrenos y mejoras se valoran de acuerdo con estos conceptos:

1. Costo de adquisición 2. Valor de mercado3. Valor de capitalización (de acuerdo al rendimiento esperado de los cultivos o

empresas ganaderas que haya en cada lote)

El criterio mas utilizado es el Valor de Mercado.

Cultivos por cosecharDos criterios de valoración se pueden aplicar:

1. Si los cultivos están en las primeras etapas de su ciclo productivo, su valor real debe ser cercano al valor de los costos de producción del cultivo hasta ese momento;

2. Si se hallan en los periodos finales del ciclo productivo, su valor real debe estar cercano al precio de mercado esperado para el producto que se cosechara (en este caso se puede considerar también un cierto porcentaje para imprevistos,

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teniendo en cuenta que se pueden presentar disminuciones en los rendimientos o posibilidades de perdidas.

3. En el caso de los cultivos permanentes (forestales, frutales, etc.) se puede obtener su valor de acuerdo al criterio anterior, aunque también se pude utilizar el concepto del precio de costo menos el agotamiento estimado, teniendo en cuenta que tienen una larga vida útil, la cual se calcula en forma aproximada.

EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS PERMANENTES

En esta sección se detallan todas las estructuras permanentes tales como casas, establos, ranchos, silos, cercas, gallineros o galeras para crianza de pollos o gallinas, etc. Para su valoración se usa el criterio del costo de construcción menos la depreciación acumulada. La depreciación de un bien es la perdida de valor que sufre debido a tres causas principales:

1. Desgaste físico por su uso2. Obsolescencia por innovaciones posteriores, y3. Deterioro por el paso del tiempo

El método mas utilizado para calcular la depreciación es el de la línea recta o lineal, en el cual la depreciación anual se obtiene así: Costo de adquisición o construcción/años de vida útil.

MAQUINARIA Y EQUIPO AGRICOLA O GANADERO

Esta parte del inventario contempla el detalle de la maquinaria y equipo de la finca. Por lo tanto, aquí se detallan elementos tales como tractores, vehículos, maquinaria, motobombas, equipo lechero, equipo avícola, juegos de arados, juegos de gradas, juegos de sembradoras, cosechadoras, silos para almacenar granos básicos, trigo, ajonjolí, herramientas y enseres, etc. Para calcular el valor de estos elementos se debe tener en cuenta también el concepto de depreciación mencionado anteriormente.

ANIMALES

Dentro de este rubro se diferencian dos tipos con características económicas y contables distintas:

1. Ganado de renta (Reproductores, ganado de productos tales como leche, cerdos, caballos, huevos, etc.), los que sufren agotamiento, y cuyos productos se colocan en el inventario separadamente del animal. Para su valoración se utilizan dos conceptos: Agotamiento y valor de mercado.

2. Ganado de crecimiento y engorde, que no sufre agotamiento y cuyos productos no se separan del mismo animal que los produce, al cual quedan incorporados. Para su valoración se utilizan varios métodos de los mencionados anteriormente, aunque el mas usual es el del valor de mercado.

MATERIALES (PRODUCTOS, SUBPRODUCTOS Y EXISTENCIAS.

En esta sección se presentan todos los materiales o productos que se encuentran en almacén. Para su valoración, y teniendo en cuenta que pueden existir en bodega materiales adquiridos en diferentes épocas, se utilizan varios criterios:

1. Precios según factura (los precios se asignan de acuerdo a las facturas de compra)

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2. Precio promedio (se usa el promedio de los diferentes precios)3. PEPS (primeras entradas, primeras salidas) Se supone que lo primero que llego a

la bodega se utilizo y por lo tanto, para valorar las existencias se usa el último precio de compra.

CUENTAS POR PAGAR

Aquí se detallan el valor de las deudas tanto a personas como entidades privadas, financieras, etc.

DINERO QUE SE POSEE Y LAS CUENTAS POR COBRAR

La valoración del efectivo y dinero que se posee no implica ningún esfuerzo adicional, puesto que basta con contar el efectivo en caja y solicitar a los bancos un estado de las cuentas bancarias. En cuanto a las cuentas por cobrar, su valoración supone la preparación de una lista de los clientes o deudores que tengan saldos pendientes con la finca, no considerados aquellos que se consideren incobrables.

EL CONCEPTO DE DEPRECIACION (MURCIA)

La depreciación es uno de los elementos de los costos que se deben tener en cuenta en cualquier labor agrícola. Este factor se relaciona con el uso de artículos de carácter durable, y se refiere a la perdida constante de valor que experimentan.La depreciación se debe al desgaste gradual del bien (maquinaria, equipos, edificios, etc.), o al principio de obsolescencia, el cual expresa que el articulo se vuelve anticuado cada año debido a la disponibilidad de equipos mas modernos en el mercado. Puesto que la mayoría de estos elementos no se desgastan en un solo año, se trata de distribuir el valor de la depreciación en el periodo de años de vida útil del bien. Varios conceptos básicos se deben considerar al calcular la depreciación:

1. Valor inicial o de compra. Es el precio o valor original del articulo o bien. 2. Valor de construcción de un bien como por ejemplo: Casas, edificios, Casa

hacienda, bodegas de almacenamiento, etc. 3. Vida útil. Es el tiempo (numero de años, meses u horas, unidades de producción)

que se calculan que puede durar el bien que se deprecia. Este termino de calcular en la práctica, en especial porque no se puede generalizar debido al trato diferente que se le da a cada artículo, pero se puede hacer una aproximación de su valor.

TASA DE DEPRECIACION

A menudo se considera un valor porcentual, el cual trata de estimar el desgaste que sufre el artículo anualmente. En Nicaragua la Dirección General de Ingresos, tiene establecidas las diferentes tasas o cuotas anuales por depreciación las que se detallan a continuación:

BIENES ACTIVIDADES % ANUAL POR DEPRECIACION

EDIFICIOS Industriales 10%Comerciales 5%Residencia del propietario cuando este 10%

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ubicada en finca destinada a explotación agropecuariaDe alquiler 1% sobre el valor

catastralInstalaciones fijas en explotación agropecuaria

20%

EQUIPOS DE TRANSPORTE

Colectivo o de carga 20%

Otros 12.5%MAQUINARIA Y EQUIPO

Industriales en general fija en un bien inmóvil

10%

No adherido permanentemente 15%Otros 20%Equipo empresas agroindustriales 20%Equipo agrícola 20%

OTROS BIENES MUEBLES

Mobiliario y equipo de oficina 20%

Equipos de comunicación 20%Ascensores, elevadores y unidades centrales de aire acondicionado

20%

Los demás 20%

METODOS PARA CALCULAR LA DEPRECIACION

1. Metodo directo o lineal conocido como linea recta. La depreciación por año calculada por este método, es igual para cada uno de los años de la vida útil. Para obtenerla se utiliza la siguiente relación. Costo de adquisición o construcción/vida útil del bien. Un ejemplo para ilustrar este método, tenemos un tractor nuevo marca John Deere el que nos costo C$ 240,000.00, si la vida útil es de 5 años, si aplicamos la formula tendríamos lo siguiente: 240,000.00/5 años tenemos una depreciación anual de C$ 48,000.00, pero si la hacemos por meses tendría el resultado siguiente 240,000.00/60 meses para un valor de C$ 4,000.00

2. Método decreciente. Con este método la depreciación es diferente para cada uno de los años, pues se trabaja sobe el valor no depreciado. Para utilizar este método es necesario conocer la tasa de depreciación, valor que debe ser lo mas aproximado posible, tomando el ejemplo del tractor nuevo cuyo costo de adquisición es de C$ 240,000.00, si la tasa anual de depreciación utilizando este método decreciente tuviese los siguientes resultados para los primeros tres años: 240,000.00*20% nos da un valor de depreciación anual de C$ 48.000.00 para el primer año, para el segundo año tendríamos C$ 240,000.00-48,000.00=C$ 192,000.00-20% valor de la depreciación para este año es de C$ 38,400.00, y para el tercer año tendría el resultado siguiente C$ 192,000.00-38,400.00=C$153,600.00*20% C$ 30,720.00, este seria el valor de la depreciación para el tercer año. Este método presenta para fines fiscales algo mas real en vista que la depreciación se va asignando de acuerdo al desgaste que va teniendo el bien, es lógico que cuando nuevo rinde mas pero en la medida de su uso su rendimiento es menor.

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3. Método de la suma de los dígitos de los años. La depreciación calculada por este método es también diferente para cada año, lo cual presenta también ciertas ventajas en algunas circunstancias. Según este método, el valor de la depreciación se obtiene así:

(Numero de años de vida útilQue restan)

Depreciación en un año= __________________________________ X (valor inicial(Suma de los dígitos de los años)

Calculando la depreciación por este método tomando en cuenta el ejemplo del tractor nuevo para el primer año seria de la siguiente manera:

Depreciación primer año:= __________5____________X 240,000.005+4+3+2+1=15

El valor de la depreciación del primer año seria de C$ 80,000.00

Depreciación para el segundo año:= __________4___________X 240,000.005+4+3+2+1=15

El valor de la depreciación del segundo año seria de C$ 64,000.00

Como podrán observar, es una buena practica la de calcular la depreciación bajo este método dado que en los primeros años se le asigna una cantidad mayor y en los años posteriores una cantidad menor.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DEPRECIACION

VENTAJAS

Con un cálculo eficaz de la depreciación y asignada correctamente a cada uno de los rubros o usuarios de los bienes, maquinaria y equipo que se utilizan en la explotación agropecuaria o pecuaria obtenemos una mejor información sobre los costos y gastos de la unidad económica.

Para calcular la depreciación se necesita conocer la vida útil estimada de acuerdo a la experiencia de los usuarios que trabajan en el campo propiamente dicho, así como también el reconocimiento del empresario, hacendado, ganadero, granjero, etc., esto con la finalidad de prever las inversiones de equipo necesario en la hacienda, finca, granja, y tener una visión integral del negocio para oportunamente reponer todo aquel equipo que haya dado su vida útil en el negocio.

DESVENTAJAS

Para aplicar correctamente la depreciación es necesario observar cuidadosamente algunos de los factores que impiden su completa y eficaz utilización.

Es muy difícil en determinados tipos de agricultura, calcular términos como vida útil y el valor final de salvamento. Como en la mayoría de las fincas (caso general de Latinoamérica) no se llevan registros de producción o de uso de las maquinas, no se

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podrá saber que trato se les da a los aparatos, ni generalizar con precisión para los diversos equipos usados.

Usando un método rígido para la depreciación puede suceder que en términos monetarios, todos los años asignamos la misma cantidad, donde los primeros años el bien rinde mas y en los últimos años por su desgaste sus frutos son menores.

¿Cómo contrarrestar estas desventajas y cual método de depreciación usar? La respuesta la deben dar los interesados en el asunto, comprendiendo la importancia de resolver problemas administrativos, como la falta de registros de producción en la finca. Obteniendo información de las estadísticas de precios y de sus tendencias en el tiempo; calculando valores lo más aproximadamente posible para la vida útil de equipos según los diferentes usos y adaptando el método de la depreciación a los casos particulares de cada empresario rural.

ESTADO DE SITUACION, BALANCE DE SITUACION, O BALANCE GENERAL

COMPONENTES DEL ESTADO DE SITUACION O BALANCE DE SITUACION

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE

Esta constituido por todos los valores en cuya rotación se basan las actividades de la empresa agrícola. En sentido estricto solo se incluirán aquí: Efectivo en caja, caja chica, cuentas corrientes en bancos nacionales y extranjeros, cuentas por cobrar clientes, prestamos y adelantos a empleados, otras cuentas por cobrar (de fácil y rápido cobro), inventario de ganado de engorde y otras partidas de bastante liquidez.

ACTIVO INTERMEDIO

Se incluyen todos los valores que son de menor liquidez en el activo corriente, pero no de tanta duración en la empresa como el activo no corriente. Dentro del activo intermedio se pueden señalar entonces: el inventario de mercaderías y existencias, los insumos agropecuarios en bodega, los granos y cosechas en almacén para la venta, los forrajes en bodega para la venta, etc.

OTROS ACTIVOS CORRIENTES O INTERMEDIOS

Al formular el Balance a menudo se observa que el empresario ha realizado gastos por adelantados que no podrán deducirse del estado de situación sino hasta que los servicios hayan sido recibidos. En esta clasificación se incluyen los alquileres pagados por adelantados, Cultivos en procesos, seguros pagados por adelantados, intereses pagados por adelantados, publicidad y propaganda pagada por adelantada, papelería y útiles de oficina, etc.

ACTIVO NO CORRIENTE

Esta caracterizado por las inversiones de carácter permanente y de cuyo valor es difícil que el empresario disponga con rapidez en el momento que lo desee. Por lo tanto,

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dentro de los activos no corrientes se consideran: Terrenos, Construcciones, Maquinaria y Equipo Agrícola, Inventario de ganado lechero o de Cría, Inventario de animales de trabajo, Reproductores y Reproductoras en servicio, Mobiliario y Equipo de Oficina, Equipo de Computo, Equipo Rodante, Equipo de Riego, Pozos Artesianos, Cercas, Corrales, Pila de Inmersión, Manga, Edificios o Casas para uso de la Administración, trabajadores, colonos, Inversiones permanentes, Cultivos permanentes, etc. Los bienes que sean depreciables o agotables se les deben deducir la depreciación acumulada o el agotamiento acumulado.

ACTIVO INTANGIBLE

En algunos casos se pueden presentar otros bienes cuya valoración no es de carácter directo como los activos mencionados hasta ahora, pero que deben incluirse, en especial para otros tipos de actividades no propiamente agrícolas. Por ejemplo, dentro de esta clase se consideran: Patentes, Marcas, Derechos de llave, gastos de organización, gastos de instalación, mejoras a la propiedad arrendada, estudios de mercando, investigación y desarrollo, etc.

OTROS ACTIVOS

Estos corresponden principalmente a los depósitos en garantía que exigen las instituciones que prestan los servicios básicos, como son energía, agua potable, servicios telefónicos convencionales, celulares y satelitales, también empresas de alquiler locales para oficina, casas de habitación, etc.

PASIVOS

Estos se clasifican de acuerdo a su exigibilidad por parte de los proveedores, suplidores, instituciones bancarias, instituciones de gobierno, entidades municipales, etc.

PASIVO CORRIENTE

Se incluyen en este grupo las deudas exigidas en un corto plazo máximo hasta un año, en este rubro tenemos a los abastecedores de insumos para la agricultura, ganadería, sueldos y salarios de los trabajadores de la finca, hacienda, granja, las prestaciones sociales a que tienen derechos todos los obreros, técnicos, profesionales y otros, servicios de energía, agua potable, servicios telefónicos, alquiler de equipos, impuestos, dividendos, prestamos bancarios, habilitaciones para las cosechas, o para la compra de animales para la reproducción y trabajo, etc.

PASIVO DIFERIDO

En el pasivo pueden existir los créditos diferidos que están representados por cobros efectuados por la empresa, pero que implican que la entidad económica brindara un servicio, o venderá un bien futuramente, aquí tenemos por ejemplo; el cobro por el alquiler de maquinaria o equipo agrícola, intereses cobrados por adelantados y no vencidos, adelantos recibidos de parte de clientes que reserven la compra de algún animal, o producto, etc.

PASIVO NO CORRIENTE

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Lo constituyen las obligaciones a largo plazo, como son: prestamos por pagar a las instituciones financieras o bancarias, hipotecas por pagar, documentos por pagar, prendas por pagar, etc.

CAPITAL

Lo constituye el aporte del propietario o de los socios que conforman la empresa agropecuaria, ganadera, etc., en caso de una sociedad anónima las acciones pueden estar integradas por acciones preferentes y acciones comunes, o solo por acciones comunes.

REGISTROS CONTABLES

Es básico que se la misma empresa agropecuaria quien organice el desarrollo y uso de sus registros contables para el control de su trabajo y la obtención de datos reales sobre su labor. Sin embargo, se requiere de una amplia, coordinada y constante labor de promoción y motivación por parte de las entidades del sector agropecuario que tienen directa relación con esta actividad en el ámbito de empresa. Con el objetivo final se pretende que la misma empresa lleve una contabilidad sencilla y funcional que le sirva de base para análisis detallados. De acuerdo al caso especial de cada una, se deberán diseñar los registros indispensables para controlar su trabajo.

REGISTROS FISICOS

En el caso particular de una cooperativa campesina, por ejemplo, y de acuerdo con experiencias obtenidas en algunos países de la región, los controles físicos mas comunes o requeridos serian los siguientes: Registro diario y semanal de horas trabajadas, control del efectivo, cuentas bancarias, control de existencias en bodega y el campo, registro de uso de maquinaria y equipo agrícola o ganadero, control de productos de cultivos en proceso de cosecha, actividades pecuarias como control de natalidad, mortalidad, programas de parición, reparaciones de cercas, caminos, desparasitacion de los animales, programas de monta natural o inseminación artificial, siembre de pastos, rotación de los animales en los potreros y otros registros físicos de uso fácil, cuyo diseño se haría de acuerdo a cada caso especifico.

REGISTRO DE GASTOS Y ENTRADAS

Las finalidades básicas de este tipo de registros no están dirigidas a la determinación del resultado económico de la empresa, sino también a ayudar al productor a identificar las principales fallas en el uso de sus factores productivos, para así obtener mayores beneficios. La caracterización de un problema de uso deficiente de los recursos en la finca se hace fácil si se analizan las distintas partes de ella, ya sea por cultivos o por actividades pecuarias. Por tal razón, los registros de gastos y entradas o ingresos, además de contener la fecha, detalle y valor total del gasto o del ingreso, deben incluir columnas o espacio adicional para detallar las actividades o recursos a los cuales se debe adjudicar el gasto o el ingreso.

EJEMPLO DE REGISTO DE GASTOS DE UNA FINCA

FECHA DETALLE VALOR TOTAL 08/02/2012 Pago de jornales C$ 30,000.00

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09/02/2012 Uso de fertilizantes C$ 10,000.0010/09/2012 Uso de combustibles y

lubricantesC$ 15,000.00

11/02/2012 Uso de herbicidas C$ 20,000.00

De esta manera se podrán registrar todos los gastos incurridos en un periodo contable y al final de este totalizarlos, pero seria difícil saber que recursos productivos se utilizaron y casi imposible determinar que cantidad de esos gastos corresponden a la agricultura o ganadería o cualquier otra actividad. Para determinar los recursos utilizados y/o las empresas en que se usaron, debemos implementar controles adecuados para poder asignar correctamente los costos y gastos.

Muchas veces se producen gastos por artículos que tienen una vida que se prolonga mas allá del periodo contable, por ejemplo, una construcción de camino, construcción de viviendas o bodegas para uso de la hacienda o finca, una maquinaria de tracción animal, etc., entonces estas obras se clasifican como inversiones o construcciones en proceso, hasta que dicho bien este disponible para el servicio para el cual fue designado.

Los registros de ingresos o entradas no difieren mucho de los registros para gastos. Pueden ser simples, registrándose únicamente la fecha, el detalle o concepto del mismo y el valor total de la venta o mas explícitamente, registrándose por rubro y por actividad.

Los registros detallados se prefieren a los simples, ya que permiten determinar cuales son las actividades de mayor beneficio y cual es la cuota de participación de cada recurso en la explotación. De esta manera el administrador o mandador puede determinar cual rubro o actividad de la finca no están funcionando adecuadamente, profundizar en su análisis y descubrir las causas del comportamiento.

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

Los datos consignados en los registros de entradas y gastos pueden ser agrupados y sintetizados anuales, semestrales, trimestrales o mensualmente en un resumen de ingresos y gastos, también se pueden llevar por rubro o actividad. En el resumen se anotan las diversas entradas y gastos de la finca. La diferencia entre el total de los ingresos y el total de los gastos nos da la utilidad o perdida de la empresa, esta se puede determinar por rubro o actividad.

EL DISEÑO DE LOS REGISTROS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA

Solo una pequeña proporción de los cultivadores y ganaderos de la América Latina llevan registros adecuados, con el fin de proporcionar una base satisfactoria para la planificación. A media que se les proporciona a los productores mayor ayuda para el análisis de la empresa, llegando a convertir sus fincas en empresas mas comerciales, y que un mayo numero de productores estén obligados a rendir declaraciones de renta, existirá una necesidad real de desarrollar sistemas útiles de registro. Muchos agricultores se verán enfrentados al problema de diseñar sistemas para llevar registros apropiados a las necesidades de sus empresas. Las empresas cooperativas también están obligadas a crear sus sistemas de registro de contabilidad.

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En estos casos los técnicos pueden encontrar ante el problema de suministrar asistencia para el establecimiento de servicios de registros sobre una base mas o menos estandarizada, esto se puede dar por actividad, por ejemplo, para los ganaderos, para los criadores de pollo o gallinas, gallos, por tipo de cultivos como son; maíz, arroz, fríjol, sorgo, ajonjolí, soya, chile tabasco, etc. El sistema de contabilidad debe desarrollarse bien sea por parte de los técnicos o de los agricultores, para servir eficientemente a las varias necesidades especiales de las empresas agropecuarias. Algunas veces será suficiente registros sencillos, y en otros casos se justificara un mayor esfuerzo. A continuación se discutirán varias de las condiciones básicas en el diseño de estos registros.

OBJETIVOS DE LOS REGISTROS

Los registros pueden servir por lo menos para cinco objetivos importantes que son: 1. Cumplir con los registros de la declaración de renta donde estos existan. 2. Medir el éxito de la gestión financiera y el progreso de un año con relación a

otro año, o de un mes a otro, por rubro o actividad. 3. Proporcionar puntos de comparación con el funcionamiento anterior, de la

misma empresa o con el de otros que sean comparables. 4. Suministrar una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa

agropecuaria. 5. Ayudar a obtener crédito de los bancos y otras fuentes de financiamiento.

LA AMPLITUD DE LOS REGISTROS

La amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillo para un fin limitado y específico, tal como un mapa de campo que muestre las aplicaciones de cal, hasta un amplio conjunto de registros que comprenda todos los informes sobre la empresa agropecuaria y finanzas de la familia o de los socios. A continuación se comentan cinco de las alternativas posibles:

1. Contabilidad simple de costos de una sola empresa. Mide dentro de la empresa los costos y los ingresos de un solo producto o empresa agrícola, como por ejemplo; cultivo de papas, algodón, maíz, fríjol, ajonjolí, maní, etc. Ventaja. Proporciona algunos datos de funcionamiento, útiles para la planeacion. Desventaja. Es el resultado de distribuciones arbitrarias de costos conjuntos y presta poca utilidad para los fines enumerados antes.

2. Registro para la declaración de renta. El mínimo necesario para una declaración de renta es: los registros de los ingresos, de los gastos, y de las depreciaciones o agotamiento de los bienes y animales. Ventaja. Mide los resultados económicos de la empresa y sirven para los fines de la declaración de renta con un mínimo de esfuerzo. Desventaja. Pueden ser deficientes en datos que serian útiles para evaluar el funcionamiento de los rubros o líneas individuales dentro de la empresa y para la planeacion de reajustes futuros. No cubren los ingresos o gastos de la familia fuera del negocio agropecuario.

3. Registro global de la empresa agropecuaria. Estos incluyen un registro para el impuesto sobre la renta complementando con inventarios y datos cuantitativos del desarrollo de las líneas de producción individuales. Algunos otros registros parciales podrían ser necesarios para proporcionar una información completa sobre la empresa agropecuaria. Ventaja. Pueden proporcionar muchos datos para el análisis y la planificación si se hace un pequeño esfuerzo adicional sobre el

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mínimo necesario para la declaración de renta. Desventaja. No proporcionan un informe completo sobre las finanzas de la familia.

4. Registro global sobre la empresa agropecuaria y las finanzas familiares Este registro incluye la información para la declaración de renta y la planificación sobre las finanzas de la familia al mismo tiempo sobre la empresa. Ventaja. Puede servir para todos los fines enumerados en la sección anterior. Además, los registros que incluyen tanto los ingresos y gastos de la empresa, así como los de la familia y los balances en efectivo, proporcionan las bases necesarias para verificar continuas comprobaciones que descubren las omisiones hechas en el proceso de asiento de los mismos. Desventaja. Pueden consumir mas esfuerzos de los que se justifican por los beneficios recibidos, a menos que estén planificados muy cuidadosamente, y que sean llevados fielmente e interpretados con prudencia.

5. Contabilidad completa de costos. Todos los cargos y entradas para las empresas agropecuarias en conjunto se registran y distribuyen a las cuentas de los varios rubros o líneas de producción. Ventaja. Están destinados a medir el éxito financiero de cada una de las líneas de producción total. Desventaja. Generalmente dependen de suposiciones arbitrarias sobre la distribución de los costos conjuntos y son de poca utilidad para la planificación en proporción al esfuerzo y a la habilidad que requieren.

CLASE DE INFORMACION PARA ANOTAR EN LOS REGISTOS.

Pueden encontrarse varias aplicaciones para las diferentes clases de información anotada en los registros de la empresa ya que probablemente no hay dos fincas que tengan las mismas necesidades. Algunos de los ítems que con más frecuencia se registran clasificados bajo títulos relativos a la empresa y a la familia son los siguientes: Información sobre la empresa agropecuaria.

1. Ingresos y gastos de operación 2. Ingresos de capital e Inversiones3. Cantidades de insumos y producción 4. Precios de los insumos y producción 5. Depreciación de edificios, maquinaria y equipo agrícola, mejora en la tierra y

compra de ganado6. Inventarios anuales que muestran la cantidad y el valor de la tierra, la propiedad

que se deprecia, ganados, alimentos y otras provisiones7. Inventarios diarios o mensuales del número de animales y de la cantidad de

alimentos en bodega. 8. Datos sobre las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar, etc.

Información financiera de la familia

1. Ingresos y gastos de la familia2. Cantidades y precios de los artículos comprados3. Datos sobre las cuentas por cobrar y las obligaciones pendientes de pago4. Lista de las pólizas de seguros y otros documentos similares5. Compras de propiedades personales e inventario de mobiliario6. Declaración del impuesto sobre la renta bienes inmuebles, etc.

CARACTERISTICAS DESEABLES DE LOS REGISTROS

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Sin tener en cuenta la amplitud general de una serie de registros fuera de los tipos específicos que deben ser incluidos, hay ciertas características que son muy deseables. Algunas de las características de estos registros se enumeran a continuación, con ejemplos tomados para una granja avícola comercial, los que también podrían adecuarse para su uso en otras empresas.

1. Deben ser completos con relación a los objetivos previamente establecidos. La omisión de unos pocos tipos claves puede reducir mucho el valor de un registro que puede ser aceptable en otros aspectos. Por ejemplo, la falta de datos para computar el tamaño promedio del grupo de ponedoras, limitaría el valor analítico de un registro que incluyera todos los gastos, ingresos y producción total de huevos.

2. Deben ser exactos dentro de ciertos limites considerados como aceptables. Los errores y las omisiones pueden con frecuencia localizarse y corregirse por simples procedimientos de confrontación. Por ejemplo, el número de aves existentes al inicio del año, las adiciones, menos las vendidas y muertas, deben ser iguales al número de aves al final de año. Así mismo, el dinero en caja al inicio del mes, mas los ingresos en efectivo de la finca y de la familia, menos, los gastos en efectivo por los mismos conceptos, deben ser iguales al dinero en caja al final del mes.

3. Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos seleccionados. Un sistema de registros es de poco valor si el encargado no puede entenderlo, llevarlo fácilmente, e interpretarlo con rapidez. Los errores pueden multiplicarse si el sistema exige la copia repetida de asientos de una parte a otra.

4. Deben ser convenientes. Especialmente con respecto a la facilidad de hacer asientos originales donde la actividad o transacción tiene lugar. La manera lógica de anotar la producción de huevos, por ejemplo, no es un libro de contabilidad sino en una hoja de registro localizada cerca de los nidos.

5. Deben tener suficiente espacio para anotar todos los detalles de una forma organizada. Los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los esqueletos de registro no tienen espacio amplio para cada asiento.

6. Deben ser accesibles y amistosos. Es decir, deben proporcionar con facilidad datos sobre ciertas transacciones en particular. Por ejemplo, el contador puede necesitar un dato de una transacción efectuada cinco años atrás. Para encontrarlo puede hacerlo guiándose por ciertas clasificaciones, tales como impuestos y siguiendo en orden cronológico una serie de asientos, o por algún otro procedimiento.

7. Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos. Un numero suficiente de columnas o líneas para la clasificación detallada, eliminara problemas tales como la necesidad de volver a clasificar los gastos de alimentos para obtener totales separados para alimentos para ponedoras, alimento para pollos, alimentos para vacas lecheras, alimentos para sementales, etc.

ALGUNAS DECISIONES ESPECIALES

Determinada la amplitud general que debe tener una serie de registros y la clase de información que debe anotarse, hay todavía algunas decisiones especiales que afectan el diseño del sistema. A continuación se mencionan algunas de ellas:

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1. El periodo de las cuentas. Muchos agricultores confeccionan sus declaraciones de renta con base en un periodo contable de un año calendario, sin embargo, en algunos casos se ha establecido un año fiscal diferente, o se considera este como una medida aconsejable. Además existe la duda si deben o no hacerse resúmenes periódicos dentro del año contable. Estos resúmenes, deberían ser mensuales o trimestrales, pero en algunos casos, como en el registro de producción de huevos en una explotación avícola, lo mejor es hacerlo por periodos de cuatro semanas. Los resúmenes pueden ser necesarios para llevar los registros del trabajo semanal, o para mostrar los ingresos al detalle por día.

2. Contabilidad a base de ingresos en efectivo o de inventario. La contabilidad a base de ingresos en efectivo ofrece ciertas ventajas de simplicidad, pero un método que incluye ajustes para cambios en el inventario puede dar una idea más exacta de los resultados de la empresa cuando los inventarios tienen grandes fluctuaciones en un año a otro. En algunos casos el factor determinante serán los requisitos de la declaración de renta. Si los gastos se cargan a cuentas abiertas y se registran solamente como pagos totales, muchos detalles útiles para el análisis de la empresa pueden perderse.

3. Planificación de los esquemas para los asientos originales. Muchos agricultores solucionan sus necesidades por medio de una serie de registros más bien que con un solo libro de contabilidad. El punto lógico para hacer los asientos originales es en el lugar donde se realiza la actividad. Es decir, la producción de leche se registra en el lugar del ordeño, la producción de huevos en las ponedoras o los gastos en efectivo en un pequeño memorando de bolsillo. Los esquemas separados y cuidadosamente diseñados pueden contribuir grandemente al registro inmediato y exacto. Es necesario además una previa planificación para evitar la duplicación innecesaria de los asientos y para facilitar el resumen total de la información.

4. El desarrollo de los resúmenes. Los asientos originales deben conservarse para referencias ocasionales, pero pocas veces cumplen enteramente su cometido mientras no se les incluya los resúmenes de un periodo de tiempo o de una clase de actividad. Las tareas de: 1. Planear los asientos originales, 2. Desarrollar resúmenes útiles que están íntimamente relacionados, puesto que la clase de resúmenes a usar depende de la calidad de información contenida en los registros y esta a su vez debe planearse teniendo en cuenta los resúmenes que se desea elaborar.

http://www.slideshare.net/vinasegovia/contabilidad-agropecuariahttp://usfx.info/contaduria/carrera_16/libros/contabilidad_agropecuaria3.pdfhttp://josevillacisy.wikispaces.com/file/view/PracticasAGROPECUARIA.pdf

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