Material Didactico 5 s Actualizado

LAS 5 S

CAPACITACN CONTINUA REF HIT 1/28

Introduccin

Las 5 S se refieren a un mtodo japons surgido en los aos 70 cuyo objetivo es

lograr el mantenimiento eficaz del ambiente de trabajo.

El movimiento de 5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que

principian con s: seiri(Clasificar) , seiton (Ordenar), seiso(Limpiar), seiketsu(Conservar)

y shitsuke(Autodisciplina) .

El movimiento en cuestin a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir

del bajsimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la

reduccin de accidentes, el incremento en la motivacin del personal, y los incrementos

en calidad y productividad entre muchos otros.

La razn de ser del "Plus" es que dichas prcticas han sido enriquecidas partiendo tanto

de las experiencias como de las nuevas tcnicas. Siempre guiados por la filosofa del

kaizen (mejora continua) pero sumndole esas nuevas tcnicas se obtienen mtodos que

permiten altos niveles de rendimiento y productividad tanto en empresas

industriales como de servicios.

En las empresas que no practican la disciplina de las 5 S, el caos que rodea a sus

empleados absorbe sus energas. En noventa por ciento del tiempo viven en medio del

desorden, aunque este no sea visible. El liberarse del caos otorga la suficiente energa y

claridad para producir ms y mejores ideas.

El xito del programa depende fundamentalmente de la capacidad de los lderes y del

convencimiento total de la capacidad de cambio, de estar dispuestos a dejar malas

costumbres cambindolas por hbitos de orden y limpieza, respirando calidad y

mejorando continuamente.

LAS 5 S


Las 5 S no constituye una campaa de orden y limpieza para una fecha determinada

porque haya una auditora o una visita importante; Las 5 S constituye una filosofa de vida

una nueva forma de comportarnos y de ser.

SENATI te invita a ser parte de este programa, y te presenta a continuacin este

importante manual las 5 S que te guiar paso a paso asegurando el xito de su

implantacin.

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I PARTE:

Las 5 S: Visin general

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1. Seiri Separar lo necesario de lo innecesario

Ejecutar el seiri significa diferenciar entre los

elementos necesarios de aquellos que no lo son,

procediendo a descartar estos ltimos.

Ello implica una clasificacin de los elementos

existentes en el lugar de trabajo entre necesarios

e innecesarios. Para ello se establece un lmite a

los que son necesarios. Un mtodo prctico para

ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los prximos treinta

das.

El otro mtodo hace uso de una de las herramientas de gestin "el diagrama de Pareto",

en funcin de ello habra que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Ello

significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos

son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y

70% de los restantes elementos slo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces.

. En el caso de mquinas o herramientas podrn ser destinadas a sectores que necesiten

de ellas o bien ubicarlas en un rea que permita su utilizacin por diversos sectores

(siempre claro est de que se trate de mquinas y herramientas de muy escaso uso, que

no justifique la prdida de espacio fsico).

Destinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles,

componentes y herramientas entre otros permitir sorprenderse de la cantidad de

elementos intiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia increble,

que genera una enorme cantidad de energa.

La eliminacin de tems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad

en el uso del rea de trabajo, porque una vez descartados los tems innecesarios, slo

queda lo que se necesita.

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2. Seiton "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"

El seiton implica disponer en forma ordenada todos

los elementos esenciales que quedan luego de

practicado el seiri, de manera que se tenga fcil

acceso a stos. Significa tambin suministrar un

lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y

mantener cada cosa all.

Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para

minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de

una ubicacin, un nombre y un volumen designados.

Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el

nmero mximo de tems que se permite.

El pasadizo tambin debe sealizarse claramente con

pintura, al igual que otros espacios designados para

suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del

pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada all.

La colocacin de los objetos en sus respectivos lugares

implicar poder encontrar los mismos con

facilidad, evitar su extravo, e impedir posibles

accidentes.

Es muy comn en reas administrativas el

extravo de documentacin, contratos y otro

tipo de documentacin por falta del debido

ordenamiento, lo cual trae aparejado importante

prdida de tiempo, como tambin la ausencia

de documentacin de importancia en

momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes

internos o externos.

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3. Seiso: Limpieza

Seiso significa limpiar el entorno de trabajo,

incluidas mquinas y herramientas, lo mismo que

pisos, paredes y otras reas del lugar de trabajo.

Tambin se la considera como una actividad

fundamental a los efectos de verificar. Un

operador que limpia una mquina puede

descubrir muchos defectos de funcionamiento;

por tal razn el seiso es fundamental a los

efectos del mantenimiento de mquinas e

instalaciones. Cuando la mquina est cubierta de

aceite, holln y polvo, es difcil identificar cualquier

problema que se pueda estar formando. As pues

mientras se procede a la limpieza de la mquina

podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una

grieta que se est formando en la cubierta, o tuercas

y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con

facilidad.

Se dice que la mayor parte de las

averas en las mquinas comienza con

vibraciones (debido a tuercas y tornillos

flojos), con la introduccin de partculas

extraas como polvo (como resultado de

grietas en el techo, por ejemplo), o con

una lubricacin o engrase inadecuados.

Por esta razn, seiso constituye una gran

experiencia de aprendizaje para los operadores, ya que pueden hacer muchos

descubrimientos tiles mientras limpian las mquinas.

La labor de limpieza con un espacio fsico reluciente es una importante fuente de

motivacin para los empleados.

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4. Seiketsu: Conservar

Seiketsu significa conservar lo que se ha

conseguido con las tres primeras Ss; mantener un

entorno de trabajo saludable, limpio y ordenado.

La gerencia o el comit responsable de las 5 S

debe disear sistemas y procedimientos que

aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo

cual es el otro significado del seiketsu

(sistematizar).

La supervisin juega aqu un papel importantsimo tanto como la poltica de motivacin

que adopte la direccin.

Existen mtodos de control visual mediante la implementacin de colores que anuncian el

menor desvo del programa implementado, un color rojo en una tarjeta colocada en el

ambiente respectivo podra anunciar una falta a la clasificacin, orden o limpieza en cuyo

caso el responsable tomar de inmediato las medidas correspondientes para corregir la

desviacin.

El comit de las 5 S se rene peridicamente, para disear sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso

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Shitsuke: Autodisciplina

Shitsuke implica autodisciplina. Las 5 S pueden considerarse como una filosofa, una

forma de vida en nuestro trabajo diario.

La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado.

En este punto entra el tema de que tan fcil resulta la

implantacin de las 5 S en una organizacin.

Implantarlo implica quebrar la tendencia a la

acumulacin de elementos innecesarios, al no realizar

una limpieza continua y a no mantener en su debido

orden los elementos y componentes.

Tambin implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la

resistencia al cambio, por medio de la informacin, la capacitacin y brindndole los

elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar da

a da el nuevo orden establecido.

SHITSUKE

SEIRI

SEIKETSU

SEISO

SEITON

LAS 5 S


Conclusin

Las 5 S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria.

Como se hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste

en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar

comienzo a la campaa. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe

asignarse un tiempo para analizar la filosofa implcita en las 5 S y sus beneficios:

1. Creando ambientes de trabajo limpios, higinicos, agradables y seguros.

2. Revitalizando el ambiente de trabajo y mejorando sustancialmente el estado de

nimo, la moral y la motivacin de los empleados.

3. Eliminando las diversas clases de desperdicios, minimizando la necesidad de

buscar herramientas, haciendo ms fcil el trabajo de los operadores, reduciendo

el trabajo fsicamente agotador y liberando espacio.

La gerencia tambin debe comprender los muchos beneficios de las 5 S en el ambiente

de trabajo para la totalidad de la empresa:

1. Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina

2. Ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes de inventario

3. Reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador

4. Facilita identificar visualmente los problemas relacionados con escasez de

materiales, lneas desbalanceadas, averas en las mquinas y demoras de entrega.

5. Resuelve de manera simple problemas de logstica en la empresa

6. Hace visible los problemas de calidad.

7. Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operacin

8. Reduce los accidentes y enfermedades de trabajo

9. Mejora la relacin de la empresa con los consumidores y la comunidad.

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RESUMEN

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II PARTE

IMPLANTACION DE LAS 5 S

El xito del programa depende fundamentalmente de la capacidad de los

lderes y del convencimiento total de la capacidad de cambio, de estar

dispuestos a dejar malas costumbres cambindolas por hbitos de orden y

limpieza, respirando calidad y mejorando continuamente.

Las 5 S no constituye una campaa de orden y limpieza para una fecha

determinada porque haya una auditora o una visita importante; Las 5 S

constituye una filosofa de vida una nueva forma de comportarnos y de ser.

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PREPARATIVOS

Entendimiento de la filosofa y beneficios de las 5s por la alta direccin

Formacin del comit de las 5 s

Compromiso del comit para la implementacin de las 5s

Organizacin del Comit de las 5s

Reunin con facilitadores de las 5s

Entrenamiento a facilitadores de las 5s

Comit de las 5S: reunidos para

desarrollar las mejores estrategias de

implantacin del programa

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ANUNCIO OFICIAL DE LA ALTA DIRECCIN

Hacer uso de boletn interno, organigrama, asignacin de responsabilidades a todo

el personal, mantas, carteles, boletines, campaas promocionales.

Anuncio oficial de la alta direccin

Presentacin del comit de las 5 S integrado por personal de distintas reas

incluidas la direccin o gerencia.

El comit de las 5 S explica los objetivos de este programa

Publicidad para el organigrama del Comit y asignacin de reas de

responsabilidad

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DIAGNSTICO O EVALUACION INICIAL

La alta direccin junto con el comit de las 5 S, realizan una

inspeccin general de la empresa o institucin determinando las

necesidades de Clasificacin, orden y limpieza de todos los

ambientes.

Esta situacin inicial debe quedar registrada tal y como se

encuentre sin ningn maquillaje previo; para ello pueden valerse

de filmaciones, tomas fotogrficas, creacin de formatos escritos de evaluacin o

cualquier medio similar.

Con estas fotos puede elaborarse una presentacin por ejemplo en Power Point para que

sea visualizada por todo el personal. Estas tomas incluirn todas las reas que hay en la

institucin desde la oficina de la direccin hasta el cuarto del personal de limpieza.

Buscaremos de esta manera sensibilizar al personal y comprometerlo al cambio y a la

aceptacin del programa de las 5 S.

Es muy importante conservar esta evidencia para poder en adelante comparar y evaluar

el progreso alcanzado

Las tomas deben realizarse sin maquillaje previo tal y como se encuentre

Todos los ambientes deben ser evaluados oficinas, aulas, talleres, almacenes, habitaciones, baos,

etc.

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IMPLANTANDO EL SEIRI INICIAL

Establecer rea de artculos innecesarios

El SEIRI inicial es una actividad practicada por todos para deshacernos de artculos

innecesarios

Cada trabajador concentra los artculos innecesarios para su identificacin y

estratificacin para su posterior eliminacin

Organizar das de SEIRIs completos

De los artculos innecesarios con altas prdidas econmicas, deben ser analizadas

sus causas y acciones para prevenir el acumulamiento como desperdicio.

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IMPLANTANDO EL SEITON Describa en los espacios vacos sus impresiones de cada imagen y luego disctalas.

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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL SEITON Seiton es ordenar es decir disponer de un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en

su lugar. El orden no es una cuestin slo de esttica (que tan bien es importante) si no

que el orden lo valoramos a travs de cun rpido podemos encontrar nuestras cosas;

ahora cmo debemos ordenar es el punto que trataremos mostrndole las imgenes

siguientes:

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Las siguientes imgenes te darn otras ideas de cmo ordenar, que ventajas tiene el

orden y como podemos mantenerlo.

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EL CICLO SEIRI SEITON SEISO

Es un ciclo que debe darse y controlarse continuamente hasta convertirlo en hbito de all

en adelante se dar espontneamente. Recuerda que la limpieza la deben hacer todos

desde el gerente hasta el empleado de menor jerarqua

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AUDITORIAS O EVALUACIONES PERIODICAS DE LAS 5 S

As como se procedi al diagnstico inicial nuevamente evaluaremos

nuevamente el progreso del programa. El comit proceder a recorrer

todos los ambientes filmando o tomando fotografas evaluando la

clasificacin, el orden y la limpieza antes durante y despus de las

actividades.

El comit elaborar la segunda presentacin

para compartirla con todo el personal. Se

podr evaluar mediante la tcnica del Antes

y el Despus que es justamente una

comparacin de la situacin anterior con la

nueva luego de aplicar el programa.

Se levantarn curvas de progreso para determinar la tendencia y tomar las medidas

correctivas.

As mismo se premiar a los mejores con reconocimientos pblicos (diplomas o medallas)

es muy importante la estimulacin para mantener un clima de entusiasmo y alentar de

esta manera la mejora contnua

Se premiar el esfuerzo

realizado por el

personal mediante el

reconocimiento pblico:

entrega de diplomas,

obsequios, becas u

otros

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PARTE III : ACTIVIDADES

A. En escritorios

ANTES DESPUS

Consejos prcticos:

Aplique clasificacin, orden y limpieza

Dibuje la sombra de los objetos que van a quedar sobre el escritorio

Conserve solo lo necesario

Haga un listado de las cosas que van a estar siempre all

Clasifique media hora diaria y ver los resultados impactantes que lograr

Invite a un amigo a que lo supervise

Tmele una foto

Del listado de objetos seleccione uno verifique su ubicacin y estado.

Mida el tiempo que se demora en encontrar un objeto de la lista

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B. En documentos

Se ha difundido mucho el uso de archivadores pero an as estn desordenados, por

tanto aqu sugerimos lo siguiente:

Consejos prcticos:

Todos los archivadores deben estar forrados preferentemente

de un solo color, y deben tener asignado un nico lugar en el

estante, para ayudar en este cometido podemos agregar otro

color ms al forrarlo y hacerlo de tal manera que al juntar un

bloque de archivadores estos en conjunto formen una figura

geomtrica (como se ve en la figura se forma un tringulo).

Otra alternativa es el uso de una cinta que recorre desde una

posicin baja en el primer archivador hasta una posicin alta en

el ltimo; esto nos dar una secuencia

nica para su ubicacin. Otra forma

menos ingeniosa pero de gran utilidad es la clsica numeracin.

Recuerda que el orden no solo es esttica si no que debe ser evaluado y entendido como aquella disposicin que nos permite encontrar inmediatamente lo

que buscamos

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C. En el taller

1. las herramientas

Muchas horas de trabajo se han perdido

porque no apareci la bendita herramienta en

el momento que ms se la necesitaba. En

algunas pruebas realizadas ha quedado

demostrado que al ao se pueden perder ms

de veinte das slo buscando herramientas que

o no estaban o estaban refundidas en el fondo

de una maleta llena de diferentes tipos

materiales que siempre dificultan su ubicacin.

Concejo prctico:

Aqu la solucin que le proponemos es muy sencilla: la construccin de un tablero

porta herramientas en el que estar dibujado la silueta de cada herramienta con su

respectivo gancho para fijarla all; tambin puede agregarle el nmero de llave o un

cdigo.

Ventajas

Rapidez para encontrar las cosas, realizacin de inventarios visuales, eliminacin de

tiempos muertos, reduce la fatiga de los operarios entre otras.

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D. En los patios de la empresa

Recepcin de sugerencias:

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

El cuadro superior debe ser lo ms grande

posible y puesto en el lugar de mayor trnsito de

personas dentro de la institucin. Cada columna

constituye un espacio que corresponde a una S

donde la gente podr pegar sus sugerencias

para que el programa se alimente de las ideas

de todo el personal, de los aprendices y

participantes. Tambin podr pegarse fotos o

imgenes que revelen nuevas estrategias de clasificacin, orden y limpieza

Estas sugerencias sern recogidas todos los viernes por el comit de las 5 S para su

procesamiento y as determinar su aplicabilidad analizando las ventajas y desventajas que

esto supone.

Aqu mencione la S correspondiente

Nombre:

Especialidad:

Fecha:

Escriba aqu la sugerencia o pegue imagen

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Actividades sugeridas

A continuacin se te presenta a manera de sugerencia algunos lugares y/o acciones para

la aplicacin de las 5 s

5 s en oficinas

1. Escritorios

2. Archivadores

3. Computadoras

5 s en Talleres

1. Tablero para herramientas

2. Clasificacin y orden en estantes

3. Elementos de limpieza (asignacin del lugar nico)

4. Pasadizos (demarcacin)

5 s en los patios de la empresa

1. Avisos

2. Publicacin de fotos

3. Peridicos murales

4. Confeccin de Banderolas

5. Creacin del Buzn de sugerencias para las 5 s

5 s en las aulas

1. Carpetas (ubicacin estndar, de estudio grupal, media luna, etc.)

2. Lapiceros, plumones y mota (asignacin del nico lugar)

3. Aplicacin en Videos (ordnalos en base a necesidades)

4. Aplicacin en libros

5. Elaboracin de hojas de procedimientos

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PARTE IV : ANEXOS

ANEXO 01 Sugerencias

LAS 5 S Nombre:

Escriba aqu la sugerencia en forma textual o a travs de fotos, imgenes o pginas Web.

Especialidad:

Fecha: / /

Las 5 S

Nombre: Octavio Novoa

Creo que debe realizarse la primera olimpiada de las 5 s por categoras por ejemplo gabinete de herramientas mejor ordenadas, mejor videoteca, mejor disposicin de documentos, todos los instructores exhibirn sus trabajos y se nombrar un jurado calificador

Especialidad: Instructor de Automotriz

Fecha: / /

EJEMPLO:

LAS 5 S


ANEXO 02:

Mejora en marcha

MEJORA EN MARCHA

Mejora a implantar Sugerida por Responsable de la aplicacin Plazo final

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