Mejores Practicas para el Costeo de Riesgos de Proyectos (Risk Budgeting)

Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México

Jorge Victoria, PMP, Green Belt, CSM, ITILfDirector

ALPHA CONSULTORIAwww.alpha-consultoria.com

Abril 2016

Mejores Prácticas para el Costeo de Riesgos de un Proyecto

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ANTECEDENTES


Costeo de los Riesgos

• La respuesta a los riesgos típicamente tiene un impacto en las actividades y los costos del proyecto

• Si estos costos no son considerados de manera adecuada, impactarán financieramente al proyecto

– Rebasando el presupuesto en la ejecución, o

– Sobredimensionando el presupuesto en la planeación


Estándares del PMI de Referencia


ALGUNOS CONCEPTOS DE RIESGOS Y COSTOS


Conceptos

• Línea Base de Costos

– Es la suma de los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo (work packages)

– Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto, excluida la reserva de gestión

– Se usa para medir el desempeño del proyecto, por lo que solo debe cambiarse mediante procedimientos formales de control de cambios


Conceptos

• Riesgo

– Evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto en los objetivos de un proyecto

• Amenaza

– Un evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto negativo en los objetivos de un proyecto

• Oportunidad

– Un evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto positivo en los objetivos de un proyecto


Proceso de Gestión de Riesgos

8

Cierre del Proyecto

Costeo de los Riesgos

PRESUPUESTO


Planificación de Respuestas al Riesgo

• Después del análisis cualitativo y/cuantitativo, se debe determinar una respuesta al riesgo.

• 4 posibles tipos:

– Evitar : Eliminar el riesgo

– Transferir : Pasar el riesgo a otros

– Mitigar : Reducir la probabilidad y/o impacto del riesgo

– Aceptar : Asumir el riesgo de manera activa o pasiva


Conceptos

• Riesgo Residual

– Riesgo que permanece después de haber implementado las respuestas a los riesgos: Mitigar, Transferir o Evitar

– El riesgo residual tiene una probabilidad o impacto menor que el riesgo original

– Es similar a un riesgo Aceptado


EL COSTEO DE RIESGOS (Risk Budgeting)


Valor Monetario Esperado

• El Valor Monetario Esperado (EMV) es el costo de un evento pero considerando su probabilidad de ocurrencia

• Valor Monetario Esperado (EMV) = Probabilidad x Impacto

• Se utiliza para ponderar el costo de un riesgo y no cargarle el 100% del valor al proyecto


EMV - Ejemplo

• Valor Monetario Esperado (EMV) = Probabilidad x Impacto

• Riesgo X

– Probabilidad: 30%; Impacto (pérdida): $100,000

(0.3) x ($100,000) = $30,000 (EMV)

• Riesgo Y

– Probabilidad: 40%; Impacto: Retraso de 30 días

Considerando un costo de $2,000/día

30d x $2,000 = $60,000

(0.4) x ($60,000) = $24,000 (EMV)

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Grupos de Riesgos

• Manejo de 2 diferentes grupos de riesgos:

– Conocidos-Desconocidos (known-unknown)

• Riesgo identificados. Se les asigna un plan de respuesta (Aceptar, Evitar, Transferir, Mitigar)

– Desconocidos-Desconocidos (unknown-unknown)

• Riesgos no identificados


Reservas del Proyecto

RESERVAS DEL PROYECTO

RESERVA(S) DE CONTINGENCIA

RESERVA DE GESTIÓN

COSTO DE “TRANSFERIR, EVITAR O MITIGAR”

EMV DE “ACEPTAR” + RIESGOS RESIDUALES

EMV = VALOR MONETARIO ESPERADO


La Reserva de Contingencia

• Es el presupuesto que está asignado para riesgos identificados y que requieren un plan de respuesta (Aceptar, Evitar, Transferir, Mitigar)

• La reserva de contingencia también es vista como la parte del presupuesto destinada a cubrir los riesgos “conocidos-desconocidos” (known-unknown)

• Se puede establecer una reserva de contingencia para una actividad específica, para todo el proyecto o ambos.



La Reserva de Contingencia

• Las reservas de contingencia forman parte de la línea base de costos del proyecto y del presupuesto, por lo tanto también forman parte de la línea base de medición del desempeño del proyecto (PMB)

• Las reservas de contingencia no deberían usarse para cubrir sobrecostos



Reserva de Gestión

• La Reserva de Gestión (Management Reserve) es un monto que se considera para riesgos “desconocidos-desconocidos” (unknown-unknown)

• La reserva de gestión no se incluye en la línea base de costos del proyecto, pero si forma parte del presupuestodel proyecto

• Normalmente es un porcentaje de los costos base del proyecto (work pckg.)

RESERVA DE GESTIÓN


Reserva de Gestión

• El uso de la reserva de gestión requiere autorización especial de la Gerencia.

• Es usada en circunstancias especiales donde el PM ve la necesidad de cambiar la línea Base de Medición del Desempeño (PMB), pero sin cambiar el presupuesto

• Cuando se usa una parte de la reserva de gestión, ese monto se suma a la línea base de costos, por lo que se requiere aprobar un cambio a la línea base

RESERVA DE GESTIÓN


Resumen

• Reserva de Contingencia– Para riesgos específicos (known-unknown)

y cuantificados– Manejada por el PM– Forma parte de la línea base de costos del

proyecto

• Reserva de Gestión– Para riesgos globales y no identificados o

aceptados pasivamente (unknown-unknown)

– Manejada por el PM o por la Gerencia del Negocio (a veces el project sponsor)

– Forma parte del presupuesto, pero no de la línea base del proyecto


RESERVA DE GESTIÓN


Estrategias de Respuesta al Riesgo

Tipo de Respuesta

Definición Impacto en la Estrategia del Proyecto

Impacto en los Costos

Evitar Acción que implica cambiar la solución o el alcance para eliminar el riesgo

Aplicar algunos ajustes a la solución técnica / comercial

Normalmente no requiere reserva de contingencia pero puede haber costos asociados

Mitigar Acción que busca reducir la probabilidad y/o el impacto a un nivel aceptable

Se toman acciones proactivas respecto a la solución y/o el proyecto

El costo de implementar la mitigación y el EMV del riesgo residual se añaden a la reserva de contingencia

Transferir Acción que busca pasar el riesgo a otros

Existen varias formas:• Hacia el cliente al no

aceptar su alcance• Subcontratación de un

Tercero• Compra de un Seguro

El costo de implementar la transferencia y el EMV delriesgo residual se añaden a la reserva de contingencia

Aceptar Se asume el riesgo de manera activa o pasiva

Aceptación pasiva - no se hace nadaAceptación activa – se define un plan de contingencia

Se añade el EMV del impacto a la reserva de contingencia

EMV = Valor Monetario Esperado


Costeo con Riesgos Residuales

• Riesgo que permanece después de haber implementado las respuestas a los riesgos: Mitigar, Transferir o Evitar

• EJEMPLO: Mitigar=> Riesgo Residual

– Impacto si el evento de riesgo ocurre = $ 100K

– Probabilidad de ocurrencia = 70%

– Costo de “Aceptar” el riesgo (EMV) = $ 70K

– Costo para “Mitigar” el riesgo = $ 40K

– Probabilidad reducida a = 15%

– Impacto reducido a = $ 50K

– EMV del Riesgo Residual = $7.5K

• Comparar Costo Respuesta “Aceptar” vs “Mitigar”– Aceptar = $70K : Mitigar = $40K+$7.5K= $47.5K


Costeo de Riesgos en la Ejecución

• ¿QUÉ HACER CUANDO SE IDENTIFICAN NUEVOS RIESGOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO?

• Si la respuesta al riesgo es Evitar, Mitigar o Transferir, el costo de la respuesta se debe tomar de la reserva de gestión y pasa a formar parte de la línea base de costo, por lo que se debe generar una orden de cambio para redefinirla.

• Si la respuesta definida es Aceptar, se aplica lo mismo pero solo se considera como costo el EMV del plan de contingencia.

• No se debería tomar dinero de la reserva de contingencia que aun no se ha usado


Plan de Respuesta vs Plan de Contingencia

• Un Plan de Respuesta a los Riesgos se ejecuta ANTES de que los eventos de riesgo ocurran– ¿Cómo vas a reducir la probabilidad y/o el impacto?

• Un Plan de Contingencia es usado para los riesgos con respuesta de “Aceptado” y se ejecuta CUANDO un evento de riesgo ocurre– ¿Cómo vas a contener/mantener bajo control el impacto que ha

ocurrido?

• Los fondos para la ejecución de ambos planes se deben incluir en la reserva de contingencia


Margen del Proyecto

Reserva de Gestión

Línea Base del Costo

Reserva de Contingencia

Costo base del proyecto(work packages)

Precio del Proyecto

Presupuesto del Proyecto

“unknown unknows”

Suma de los costos de cualquier acción

proactiva para reducir los riesgos (Evitar, Mitigar, Transferir)

Resumen Gráfico - Costos de Riesgos

EMV de:•Riesgos “Aceptados”• Riesgo Residual de Riesgos “Mitigar, “Transferir” y “Evitar”


Ejemplo

• Asumir lo siguiente :

– El costo de los paquetes de trabajo es $1,110,000

– El costo total de respuestas al riesgo es $40,000

– El EMV total de riesgos residuales debido a respuestas de Mitigación es $5,000

– El EMV total por todos los riesgos Aceptados es $20,000

– Se crea una reserva de gestión para los riesgos desconocidos del 3%


Riesgos del Proyecto Tipo de Respuesta al Riesgo

Costos Totales del Proyecto

Determinar el costo

por tipo de Respuesta

% de Costo Base del Proyecto

Añadir a la línea base de costos

EMVProb x $ Impacto

Riesgos Identificados

(KnownUnknown)

RiesgosDesconocidos“Ley de Murphy”

EvitarTransferir Mitigatr

Aceptar

Riesgo ResidualProb x $ Impacto

+


+

Costo base del proyecto

Reserva de Gestión

Linea

Base

Costos


Riesgos del Proyecto Tipo de Respuesta al Riesgo

Costos Totales del Proyecto

Determinar el costo

por tipo de Respuesta

% de Costo Base del Proyecto

Añadir a la línea base de costos

EMVProb x $ Impacto

Riesgos Identificados

(KnownUnknown)

RiesgosDesconocidos“Ley de Murphy”

EvitarTransferir Mitigatr

Aceptar

Riesgo ResidualProb x $ Impacto

+


+

Costo base del proyecto

Reserva de Gestión

$1,110,000$40,000

$40,000$5,000

$20,000

$25,000

3%

$33,300

Linea

Base

Costos


Costo Base del Proyecto $ 1,110,000

Costos de Respuesta al Riesgo (E, T, M) $ 40,000

Más EMV Costos Residuales $ 5,000

Mas EMV Costos Respuesta Aceptar $ 20,000

Reserva de Contingencia (Riesgos Conocidos) $ 65,000

Línea Base del costo (Costo Base + Reserva Conting) $ 1,175,000

Mas Reserva de Gestión (Riesgos Desconocidos) $ 33,300

Presupuesto del Proyecto (Costo Total) $ 1,208,300

Ejemplo (Cont.)


• Que pasa con el costo de las respuestas a riesgos que ya no se dieron en el proyecto?

• OPCIÓN A

– Se supone que lo usaste para buscar desaparecer o minimizar el riesgo, por lo tanto aunque el riesgo no se de el costo se ejerció.

– En el remoto caso de que el riesgo despareciera antes de que se ejecutara el plan de respuesta, el costo “liberado” sigue siendo parte de la línea base del proyecto, por lo que se sugiere manejarlo como un “colchón” adicional en la reserva de contingencia para riesgos futuros


• OPCIÓN B. SE APLICA LA LEY DE PARKINSON

Ley de Parkinson El trabajo suele expandirse hasta gastar todo el presupuesto disponible.O en otras palabras, dinero asignado es dinero gastado…

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