Metodolog a manual de organizaci n y procedimientos 2010 · congruencia entre éstos y las...

Metodología para la actualización del Manual de Organización y el Manual de

Procedimientos

Presidencia

TJEA-UPSO-MMOP01

Versión 2010

Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo

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Metodología para la actualización del Manual de Organización y el Manual de Procedimientos

Versión 201 0

Índice

Contenido Página

Introducción…………………………………………………................... 4

Marco Jurídico…………………………………………………………….. 5

Objetivo de la Guía Técnica……………………………………………… 5

Alcance……………………………………………………………………… 5

Lineamientos Generales………………………………………............... 6

Codificación del Documento……………………………………………… 7

Manual de Organización………………………………………………….. 9

Elementos que integran los apartados del Manual de Organización... 9

Portada……………………………………………….……………….… 10

Índice……………………………………………………………............ 11

Introducción…………………………………………………………….. 12

Objetivo………………………………………………………………… 13

Alcance…………………………………………………………………. 14

Marco Jurídico………………………………………………………..... 14

Antecedentes……………………………………………….………...... 16

Atribuciones…………………………………………………………….. 17

Estructura Orgánica………………………………………………….... 18

Formato del Manual de Organización……..………………..…….…. 19

Glosario……………………………………………………………….… 20

Control de Documentos……………………………………………….. 21

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Versión 201 0

Contenido Página

Manual de Procedimientos……………………………………………... 22

Elementos que integran los apartados del Manual de Procedimientos…………………………………………………………....

22

Portada……………………………………………………………..….. 23

Índice…………………………………………………………….......... 24

Introducción…………………………………………………………… 25

Objetivo…...……………………………………………..................... 26

Alcance………………………………………………………………… 27

Marco Jurídico………………………………………………………… 27

Estructura Orgánica………………………………………………….. 29

Formatos del Manual de Procedimientos………………………….. 30

Glosario………………………………………………………………... 42

Control de Documentos…….……………………………………….. 43

Publicación de la actualización del Manual de Organización y del Manual de Procedimientos………………...…………………………….

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Grupo de Trabajo………………………………………………………… 45

Control de Documentos…………………………………………………. 46

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Versión 201 0

Introducción

El Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas se ha caracterizado por estructurar, diseñar y elaborar normatividades y manuales de carácter interno, con el fin de promover la organización institucional y el buen funcionamiento de cada una de las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnica de este órgano colegiado.

En este sentido, la Presidencia de este órgano jurisdiccional con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 70, fracción VI y VII del Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, ha elaborado la presente Metodología para la actualización del Manual de Organización y el Manual de Procedimientos.

Dicha metodología contiene dos apartados: el primero dedicado al aspecto metodológico que habrá de realizarse para la elaboración de los manuales; y el segundo a los apartados que lo integran de acuerdo a la normatividad presente, en los formatos que se utilizarán para la presentación y glosario que apoyará al lector en la interpretación y uso de los términos empleados.

Finalmente se pretende con esta metodología mantener actualizados los manuales administrativos de este Tribunal, en relación a las nuevas funciones y procedimientos que se adecuen a las actividades que llevan a cabo los responsables de cada una de las áreas que integran este órgano jurisdiccional.

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Versión 201 0

Marco jurídico

• Código de Organización del Poder Judicial del Estad o de Chiapas.- Artículos 222, 247, fracciones III, IV y VIII.

• Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electo ral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chi apas.- Artículos 54, fracción XVI; 70, fracciones VI y VII

Objetivo

Establecer criterios que uniformen la elaboración y contenido de los manuales institucionales de carácter administrativo, particularmente el Manual de Organización y Manual de Procedimientos, que sirvan de consulta y apoyo para conocer la organización, estructura y funcionamiento del propio Tribunal, y así mantener actualizado al personal respecto de las metodologías y normatividades internas.

Alcance

La presente metodología está dirigida a todo el personal que tenga interés particular de conocer los lineamientos para la elaboración y actualización de manuales administrativos, principalmente lo relacionado con el Manual de Organización y Manual de Procedimientos, asimismo, está enfocado al personal de las áreas encargadas de elaborar y emitir dichas normatividades.

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Versión 201 0

Lineamientos generales

� Los presentes lineamientos son de observancia general para el personal de las áreas que integran el Tribunal.

� Los manuales deberán actualizarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en el presente documento.

� La Presidencia del Tribunal a través de la Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo, podrá requerir a los titulares de las áreas del Tribunal, la actualización de sus funciones y los procedimientos de sus actividades para ser incluidas en los manuales de Organización y de Procedimientos.

� La Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo, será la encargada de proporcionar a las áreas internas del Tribunal, el apoyo necesario para la formulación y elaboración de los manuales administrativos.

� En la elaboración de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre éstos y las facultades y obligaciones conferidas en el Reglamento Interior del Tribunal.

� El titular de cada área del Tribunal, deberá remitir a la Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo las actualizaciones de la organización y procedimientos que de acuerdo a sus necesidades se presenten en su área, incluyendo el marco jurídico que le de sustento.

� La Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo, integrará a los manuales de organización y procedimientos, las actualizaciones que le sean remitidas por los titulares de las áreas, lo enviará a la Oficialía Mayor para su revisión y éste a su vez, lo presentará ante la Comisión de Administración para su aprobación.

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Versión 201 0

� El presente documento entrará en vigor al día siguiente al de su aprobación por la Comisión de Administración.

Codificación del documento

La codificación se refiere a la forma de identificar un documento, con base a claves características del área.

La importancia de codificar los manuales administrativos servirá para facilitar la identificación y localización de dichos manuales en relación con otros documentos normativos.

Para los fines de los manuales administrativos, se hará de la siguiente forma: Cuatro letras que identifiquen las iníciales de éste Tribunal. Ejemplo (TJEA). De uno hasta cuatro letras que represente las iníciales del área, unidad o departamento que elaboró dicho documento, las cuales se mencionan:

Presidencia (P)

Sala A (SA)

Sala B (SB)

Secretaría General de Acuerdos y del Pleno (SGAP)

Comisión de Administración (CA)

Unidad de Informática (UI)

Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo (UPSO)

Centro de Formación Electoral y Administrativa (CFEA)

Oficialía Mayor (OM)

Contraloría Interna (CI)

Unidad de Enlace de Acceso a la Información Pública (UEAI)

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Versión 201 0

Dos letras que indiquen el nombre del documento, es decir:

Manual de Inducción: MI

Manual de Servicios: MS

Manual de Organización: MO

Manual de Procedimientos: MP

Para identificar la codificación de los manuales administrativos se indicaran dos números consecutivos del tipo de documento que inicia en 01. Un ejemplo es el siguiente: TJEA-OM-MP/01 (Significa que el Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa tiene un documento elaborado por la Oficialía Mayor llamado Manual de Procedimientos, con el número consecutivo 01, que indica que es la primer versión).

Cuando se trate de nuevas versiones, los dos últimos números van ir cambiando, ejemplo:

TJEA-OM-MP/02 (Significa que el Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa tiene un documento elaborado por la Oficialía Mayor llamado Manual de Procedimientos, con el número consecutivo 02, que indica que es la segunda versión).

Los títulos se escribirán en mayúsculas y minúsculas, con letra arial, tamaño 14, en negritas y alineado a la derecha.

El texto de los párrafos se escribirán con letra arial, tamaño 12. El interlineado de los párrafos será múltiple de 1.15 puntos, espaciado 6 puntos.

En la redacción de los documentos deberá señalarse a los responsables de las áreas, de acuerdo a la categoría del puesto y no por su nombre.

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Versión 201 0

Manual de Organización

Es el documento normativo que contiene información correspondiente a la estructura orgánica, integración y funcionamiento del propio Tribunal, el cual establece los antecedentes, marco jurídico, atribuciones, organigrama y funciones principales de cada una de las áreas que integran a este órgano jurisdiccional.

Elementos que integran los apartados del Manual de Organización

� Portada

� Índice

� Introducción

� Objetivo

� Alcance

� Marco jurídico

� Antecedentes

� Atribuciones

� Estructura orgánica

� Propósito y funciones

� Glosario

� Control de documentos

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Versión 201 0

Portada

Conocido también como carátula, deberá contener:

En la parte superior con alineación centrado se colocará el escudo del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, cuidando que esté actualizado.

En el cuadro gris que se encuentra ubicado al centro de la portada se anotará el nombre completo del documento normativo, con letras mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 30, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, alineación al centro.

Posteriormente se anotará Presidencia en mayúsculas y minúsculas con letra arial, tamaño 22, negritas, color negro, alineado al centro e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos, seguido hacia abajo del código del Manual de Organización, el cual será: TJEA/UPSO/MO02 , hacia abajo se pondrá versión 2010, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 12, negritas, alineado al centro e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.

En el ángulo inferior derecho se anotará el nombre del área responsable de la elaboración, actualización e integración del Manual de Organización, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 09.

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Versión 201 0

Índice

(Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos).

El índice es la relación de las partes que integran el documento, el cual se presenta de manera sintética y ordenada los capítulos que lo constituyen, al indicar su particular localización.

Para ello, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

Contenido

(Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos, alineación justificado, las palabras contenido y paginas deberán ser en negritas).

Página

(Mayúsculas y minúsculas, letra

arial, negritas, justificado, tamaño

12 pts.)

� Introducción

� Objetivo

� Alcance

� Marco jurídico

� Antecedentes

� Atribuciones


� Propósito y funciones

� Glosario


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Versión 201 0

Introducción


Se refiere a la presentación del propio Manual de Organización, dirigido al lector interesado, sobre el contenido del documento y principales fines que se pretenden cumplir a través de él.

Este apartado debe contener un resumen referente a la estructura y composición del documento, narrando la utilidad y los propósitos generales, así como establecer que este manual está enfocado al personal del propio Tribunal y público en general.

También incluye información sobre el ámbito de competencia del Tribunal, estableciendo el funcionamiento, organización e integración de este órgano jurisdiccional y los objetivos de cada una de las áreas, además, se indica cómo se usará y cuando se harán las revisiones y actualizaciones, así como, la finalidad que se pretende cumplir a través del mismo.

La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de dos cuartillas.

El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos.

Se recomienda redactar la introducción una vez finalizado el documento, ya que representa una reflexión general de lo que se presenta e incluye dicho manual.

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Versión 201 0

Objetivo


Consiste en indicar la finalidad que se espera al expedir el Manual de Organización, que tiene como propósito mantener informado al personal de la organización y funcionamiento de cada una de las áreas que conforman este Tribunal.

Es importante para ello, describir el propósito que pretende alcanzar este órgano jurisdiccional, al contar con un documento de carácter administrativo, que sirva de apoyo para el cumplimiento de las funciones institucionales que corresponde por atribución.

La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible, y su redacción sencilla y en párrafos breves; además expresará que se hace y para que se hace.

Para su elaboración se considerará los siguientes criterios:

� Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.

� Se evitará el uso de adjetivos calificativos.

� Se evitará subrayar conceptos.

(El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e int erlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos).

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Versión 201 0

Alcance


Es importante referir a quienes les será de utilidad conocer la estructura y contenido de este Manual de Organización, para desarrollar las funciones y actividades que realiza el personal en cada una de las áreas que integran este Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.

Marco jurídico


En este capítulo se relacionan las principales leyes vigentes que regulan la operación y funcionamiento del Tribunal.

Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.

Se deberán ordenar y jerarquizar los ordenamientos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación.

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Versión 201 0

• Constitución Política de la República Mexicana

• Tratados Internacionales

• Constitución Política para el Estado de Chiapas

• Leyes

• Códigos

• Decretos

• Convenios

• Reglamentos

• Acuerdos

• Oficios

• Circulares

• Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos).

• Otros.

Estos a su vez, deberán indicarse en forma clara y precisa citando su número de referencia (artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma; y será validado por los asesores de Presidencia.


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Versión 201 0

Antecedentes


Consiste en hacer una descripción de los acontecimientos históricos trascendentes en el Tribunal respecto a su organización y funcionamiento, especificando en orden cronológico el motivo y las causas que dieron origen a su creación, en consideración a las disposiciones jurídicas-administrativas; así como las demás modificaciones importantes que ha tenido en su estructura organizacional.

En este apartado se instaura la filosofía institucional que contempla la misión y visión del Tribunal, debiendo enunciarlos de manera breve.

La misión describe el propósito fundamental y la razón de ser del Tribunal, ya que justifica su existencia, dando sentido y orientación al desempeño de su actividad jurisdiccional, impartiendo justicia.

La visión es la expresión del estado deseado del Tribunal a largo plazo, planteando para ello un escenario futuro ideal a las necesidades y competencias institucionales, es decir, la forma en que se pretende llevar a cabo con gran certidumbre, los objetivos y las metas programadas.

(El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos)

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Versión 201 0

Atribuciones


Corresponde a las facultades y obligaciones que por mandato legal le corresponden al Tribunal.

En el presente apartado se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones conferidas a este órgano jurisdiccional, tal como se encuentran contenidas en el Código de Organización del Poder Judicial del Estado de Chiapas y el Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.

En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes.

(El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos).

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Versión 201 0

Estructura Orgánica


En este apartado se muestra el organigrama general, en el cual se tienen ubicadas las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnica que conforman este Tribunal de acuerdo a la estructura planteada dentro del Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.

El esquema orgánico debe ser actualizado de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo en cada una de las áreas que conforman este órgano jurisdiccional, respetando y estructurándolo según la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las relaciones existentes entre los diversos puestos del Tribunal y los canales formales de comunicación entre sus integrantes.

El organigrama ante todo debe ser claro, no debe contener un número excesivo de cuadros, se deberá iniciar por el Magistrado Presidente y los Magistrados que integran el Pleno del Tribunal, siguiendo la estructura jerárquica hasta llegar a los jefes de departamento. Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indica por distintos colores y con línea punteada, de igual forma se utilizarán colores distintos para hacer diferencia entre la estructura de la parte jurisdiccional y la administrativa.

Todo organigrama debe contener los nombres del cargo o puesto, omitiendo nombres propios.

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Versión 201 0

Formatos del Manual de Organización Manual de Organización

Área funcional

Anotar el nombre del órgano jurisdiccional, administrativo o técnico que ejecuta las funciones. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 12 Pts.)

Propósito Indicar brevemente el objetivo principal del órgano jurisdiccional, administrativo o técnico, de conformidad con las facultades y obligaciones señaladas en el Reglamento Interior. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 12 Pts.).

Funciones Contenido básico: • Deberán ser claras, breves y en términos de

resultados respetando la regla: verbo, objeto y condición. Como se ejemplifica a continuación:

Verbo Objeto

• Se debe evitar duplicidades de funciones y/o

actividades. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 12 Pts.)

Presentar el informe anual al Tribunal Superior de Justicia del Estado y al Consejo de la Judicatura respecto las actividades jurisdiccionales realizadas en cumplimiento a sus facultades y atribuciones establecidas en el Código de Organización y el Reglamento Interior del Tribunal.

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Versión 201 0

Glosario (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.)

Se refiere a los términos empleados en el Manual de Organización, el cual proporciona los elementos necesarios para una adecuada comprensión del mismo; a su vez, deberá estar ordenado alfabéticamente, con el objeto de facilitar su consulta. Para la redacción se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:

• Definir de manera clara y concisa los términos técnicos, jurídicos y administrativos indicados en el manual.

• Describir los conceptos sin incluir para ello el término que pretende

definir. (El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos.)

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Versión 201 0

Control de Documentos (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.) En este apartado se especifica los responsables de elaborar, revisar y autorizar el Manual de Organización, así como la fecha de emisión del citado manual.

Firmas

(Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Elaboró (Mayúscula, arial, negrita,

centrado, tamaño 12 pts.)

Revisó (Mayúscula, arial, negrita,


Autorizó (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Fecha

de Emisión (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Firma y puesto del responsable que elaboró el

documento (Mayúscula,

minúscula, arial, centrado,

tamaño 12 pts.)

Asesores (Mayúscula,


tamaño 12 pts.)

Comisión de Administración

(Mayúscula, minúscula, arial, centrado, tamaño

12 pts.)

Abril de 2008 (Mayúscula,

minúscula, arial, centrado, tamaño

12 pts.)

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Versión 201 0

Manual de Procedimientos

Es el documento normativo que contiene la descripción detallada de actividades que realizan las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnicas que conforman el Tribunal, con motivo a sus procesos principales de trabajo. Elementos que integran los apartados del Manual de Procedimientos � Portada

� Índice

� Introducción

� Objetivo

� Alcance

� Marco jurídico


� Denominación del procedimiento

� Descripción de las actividades

� Diagrama de flujo

� Glosario


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Versión 201 0

Portada Conocido también como carátula, deberá contener: En la parte superior con alineación centrado se colocará el escudo del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, cuidando que esté actualizado. En el cuadro gris que se encuentra ubicado al centro de la portada se anotará el nombre completo del documento normativo, con letras mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 30, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, alineación al centro. Posteriormente se anotará Presidencia en mayúsculas y minúsculas con letra arial, tamaño 22, negritas, color negro, alineado al centro e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos, seguido hacia abajo del código del Manual de Procedimientos, el cual será: TJEA/UPSO/MP02 , hacia abajo se pondrá versión 2010, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 12, negritas, alineado al centro e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.

En el ángulo inferior derecho se anotará el nombre del área responsable de la elaboración, actualización e integración del Manual de Procedimientos, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 09.

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Versión 201 0

Índice (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos)

El índice es la relación de las partes que integran el documento, el cual se presenta de manera sintética y ordenada los capítulos que lo constituyen, al indicar su particular localización. Para ello, es importante seguir el orden que se describe a continuación: Contenido (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos, alineación justificado, las palabras contenido y paginas deberán ser en negritas).

Página (Mayúscula,

numérico, arial, negrita, justificado,

tamaño 12 pts.) � Introducción

� Objetivo

� Alcance

� Marco jurídico


� Denominación del procedimiento

� Descripción de las actividades

� Diagrama de flujo

� Glosario

� Anexos


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Versión 201 0

Introducción


Se refiere a la presentación del propio Manual de Procedimientos, dirigido al lector interesado, sobre el contenido del documento y principales fines que se pretenden cumplir a través de él.

Este apartado debe contener un resumen referente a la estructura y composición del documento, narrando la utilidad y los propósitos generales, así como establecer que este manual está enfocado al personal del propio Tribunal y público en general.

También incluye información sobre el ámbito de competencia del Tribunal, estableciendo los procesos de trabajo y los objetivos de cada una de las actividades institucionales, además, se indica cómo se usará, y cuando se harán las revisiones y actualizaciones, así como, la finalidad que se pretende cumplir a través del mismo.

La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de dos cuartillas.

El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos.

Se recomienda redactar la introducción una vez finalizado el documento, ya que representa una reflexión general de lo que se presenta e incluye dicho manual.

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Versión 201 0

Objetivo


Consiste en indicar la finalidad que se espera al expedir el Manual de Procedimientos, que tiene como propósito mantener informado al personal de los procesos principales de las actividades y funcionamiento de cada una de las áreas que conforman este Tribunal.

Es importante para ello, describir el propósito que pretende alcanzar este órgano jurisdiccional, al contar con un documento de carácter administrativo, que sirva de apoyo para el cumplimiento de las funciones y actividades institucionales que corresponde por atribución.

La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible, y su redacción sencilla y en párrafos breves; además expresará que se hace y para que se hace.

Para su elaboración se considerará los siguientes criterios:

� Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.

� Se evitará el uso de adjetivos calificativos.

� Se evitará subrayar conceptos.


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Versión 201 0

Alcance


Es importante referir a quienes les será de utilidad conocer la estructura y contenido de este Manual de Procedimientos, para desarrollar las funciones y actividades que realiza el personal en cada una de las áreas que integran este Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.

Marco jurídico


En este capítulo se relacionan las principales leyes vigentes que regulan la operación y funcionamiento del Tribunal.

Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.

Se deberán ordenar y jerarquizar los ordenamientos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación.

• Constitución Política de la República Mexicana

• Tratados Internacionales

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Versión 201 0

• Constitución Política para el Estado de Chiapas

• Leyes

• Códigos

• Decretos

• Convenios

• Reglamentos

• Acuerdos

• Oficios

• Circulares

• Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos).

• Otros.

Esto a su vez, deberán indicarse en forma clara y precisa citando su número de referencia (artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma; y será validado por los asesores de Presidencia. (El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e int erlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos.)

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Versión 201 0

Estructura Orgánica (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos).

En este apartado se muestra el organigrama general, en el cual se tienen ubicadas las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnica que conforman este Tribunal de acuerdo a la estructura planteada dentro del Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.

El esquema orgánico debe ser actualizado de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo en cada una de las áreas que conforman este órgano jurisdiccional, respetando y estructurándolo según la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las relaciones existentes entre los diversos puestos del Tribunal y los canales formales de comunicación entre sus integrantes.

El organigrama ante todo debe ser claro, no debe contener un número excesivo de cuadros, se deberá iniciar por el Magistrado Presidente y los Magistrados que integran el Pleno del Tribunal, siguiendo la estructura jerárquica hasta llegar a los jefes de departamento. Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indica por distintos colores y con línea punteada, de igual forma se utilizarán colores distintos para hacer diferencia entre la estructura de la parte jurisdiccional y la administrativa.

Todo organigrama debe contener los nombres del cargo o puesto, omitiendo nombres propios.

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Versión 201 0

Formatos del Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Nombre del

Procedimiento Indicar el nombre del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos). En materia electoral: ____________________________

Objetivo y alcance del

procedimiento

Describir de manera clara la finalidad del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos).

En materia electoral: ____________________________

Periodo Especificar el tiempo en que se desarrolla el procedimiento, desde su inicio hasta su conclusión y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 pts.) En materia electoral: ____________________________

Marco Jurídico

• Especificar las leyes aplicables a las materias electoral, administrativa y laboral.

(Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 12 pts.)

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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Descripción del procedimiento en materia electoral

Etapas del Procedimiento


Descripción de las Etapas


Responsable (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

(Secretario General de Acuerdos, Secretarios de Acuerdos de Salas ó Secretarios de Estudio y Cuenta)

Número consecutivo de las etapas del procedimiento. (Numérico, arial, tamaño 12 pts.)

Contenido básico: • Se redactará con

verbo en tiempo presente y en tercera persona.

• Describir las etapas

del procedimiento en orden secuencial, claro y sencillo.

• Describir las

actividades sustantivas que contribuyan al propósito del procedimiento.


Nombre del puesto del responsable de realizar el procedimiento (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 12 pts.)

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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Diagrama de Flujo

Nombre del responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 12 Pts.)

Nombre del Responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 12 Pts.)


Simbología del diagrama de flujo

Descripción de la actividad

Inicio y fin

Flujo

A Conector dentro de la página

1/2 Conector fuera

de página

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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Nombre del

Procedimiento Indicar el nombre del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos). En materia administrativa: _______________________


procedimiento


En materia administrativa: _______________________

Periodo Especificar el tiempo en que se desarrolla el procedimiento, desde su inicio hasta su conclusión y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 pts.) En materia administrativa: _______________________

Marco Jurídico



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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Descripción del procedimiento en materia administrativa












• Describir las




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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccional es Diagrama de Flujo






Inicio y fin

Flujo


1/2 Conector fuera

de página

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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdicc ionales Nombre del

Procedimiento Indicar el nombre del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos). En materia laboral: _______________________


procedimiento


En materia laboral: _______________________

Periodo Especificar el tiempo en que se desarrolla el procedimiento, desde su inicio hasta su conclusión y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 pts.) En materia laboral: _______________________

Marco Jurídico



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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Jurisdiccionales Descripción del procedimiento en materia laboral












• Describir las




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Versión 201 0

Manual de Pro cedimientos Jurisdiccionales Diagrama de Flujo






Inicio y fin

Flujo


1/2 Conector fuera

de página

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Versión 201 0

Manual d e Procedimientos Administrativos Nombre del

Procedimiento Indicar el nombre del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos).


procedimiento


Periodo Describir de manera clara la finalidad del procedimiento y su fundamento jurídico. (Utilizar mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 12 puntos).

Marco Jurídico



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Versión 201 0

Manual de Procedimientos Administrativos

Descripción d el procedimiento Etapas del

Procedimiento (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)









• Describir las




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Versión 201 0

Manual de Proced imientos Administrativos

Diagrama de Flujo Nombre del responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 12 Pts.)





Inicio y fin

Flujo


1/2 Conector fuera

de página

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Versión 201 0

Glosario (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.)

Se refiere a los términos empleados en el Manual de Procedimientos, el cual proporciona los elementos necesarios para una adecuada comprensión del mismo; a su vez, deberá estar ordenado alfabéticamente, con el objeto de facilitar su consulta. Para la redacción se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:

• Definir de manera clara y concisa los términos técnicos, jurídicos y administrativos indicados en el manual.

• Describir los conceptos sin incluir para ello el término que pretende

definir. (El texto será redactado en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 12, alineación justificado e interlineado múltiple de 1.15, espaciado 6 puntos.)

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Versión 201 0

Control de Documentos (Letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, ta maño 14, alineación justificado, color: Rojo, énfasis 2, oscuro 50%, al ineación a la derecha e interlineado múltiple 1.15, espaciado 6 puntos.)

En este apartado se especifica los responsables de elaborar, revisar y autorizar el Manual de Procedimientos, así como la fecha de emisión del citado manual.

Firmas


Elaboró (Mayúscula, arial, negrita,


Revisó (Mayúscula, arial, negrita,


Autorizó (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Fecha

de Emisión (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Firma y puesto del responsable que elaboró el

documento (Mayúscula,


tamaño 12 pts.)

Asesores (Mayúscula,


tamaño 12 pts.)


(Mayúscula, minúscula, arial, centrado, tamaño

12 pts.)

Abril de 2008 (Mayúscula,

minúscula, arial, centrado, tamaño

12 pts.)

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Versión 201 0

Publicación de la actualización del Manual de Organ ización y del Manual de Procedimientos

Una vez aprobado ante la Comisión de Administración de este Tribunal la actualización del Manual de Organización y del Manual de Procedimientos en su versión 2010, se proporcionará a la Unidad de Informática un archivo electrónico en formato Word y PDF para su publicación en la Intranet (red interna) y página Web del Tribunal. Los titulares de las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnicas del Tribunal podrán descargar el Manual de Organización y el Manual de Procedimientos de la intranet y página web del Tribunal, pudiendo en su caso guardar en archivo electrónico o imprimir en caso necesario.

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Versión 201 0

Grupo de Trabajo

José María Chambé Hernández Magistrado Presidente del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa y Presidente de la Comisión de Administración

Lic. René Peña Morgan Secretario Técnico

C.P. Oscar Mario Orantes Coutiño Oficial Mayor y Secretario de la


L.A. E Martha Eugenia Ramos Mandujano

Asesora de Presidencia

Mtra. María Magdalena Vila Domínguez

Asesora de Presidencia

Lic. Karina Calderón Landa Jefa de la Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo

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Versión 201 0

Control de Documentos

Firmas

Elaboró Revisó Autorizó

Fecha

de Emisión

Presidencia

Unidad de

Planeación y Seguimiento

Operativo

Asesores de Presidencia


Julio de 2010

Metodolog a manual de organizaci n y procedimientos 2010 · congruencia entre éstos y las...

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