Módulo 7 - Gestión Del Tiempo

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Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital

Módulo 7: Gestión del Tiempo en el Entorno Digital

7.1. La importancia de la Gestión del Tiempo en un entorno

digital....................................................................................2

7.2. Importante Vs Urgente..................................................6

7.3. Planificando con Google Calendar...............................9

7.4. Pautas para combatir las interrupciones.....................12

7.5. Recursos de interés....................................................16

Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real

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7.1. La importancia de la Gestión del Tiempo en un entorno digital

Resulta complicado dar una definición que abarque la polisemia del

término “tiempo”. La Real Academia Española lo define como una “magnitud

física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un

pasado, un presente y un futuro”. En esa secuencia, el tiempo también sirve

para determinar la medida y duración de las cosas. Pero, desde el punto de

vista de la gestión del tiempo, debemos diferenciar entre dos dimensiones:

1) Dimensión interna: El tiempo como algo que percibimos, y de esa

percepción emerge actuaciones para gestionarlo. El plano interno es

donde nosotros podemos actuar, donde podemos aplicar herramientas,

instrumentos, pautas etc. que nos permitan optimizar nuestra

disponibilidad y uso del tiempo. Nosotros podemos establecer qué

porcentaje de horas del día dedicamos a cada cosa, qué instrumento o

técnica aplicamos para gestionar mejor nuestro tiempo etc.

2) Dimensión externa: en este caso, el tiempo viene marcado por otras

personas. Desde un plan más general e inmutable, como es la

estructuración del tiempo en días, semanas, meses etc., hasta otro que

abarca horarios, calendarios, plazos de entrega. Normalmente en este

plano poco o nada podemos hacer.

Por tanto, este módulo se va a centrar en la dimensión interna del

tiempo, es decir, en aquello que está dentro de nuestra área de actuación.


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¿Por qué es importante gestionar adecuadamente el tiempo en la era

digital?

Internet ha transformado profundamente nuestros modos de

trabajo. Cada vez tenemos acceso a más información, recursos etc., y

trabajamos con más posibilidades, hay más herramientas etc.. Es muy

importante

Las fuentes de distracción son cada vez más elevadas. Las

posibilidades se amplifican, pero también las que nos hacen perder el

tiempo. La web es un mar de contenidos en el que somos proclives a

caer en distracciones y donde aparecen ladrones del tiempo.

La mayoría de las veces no nos paramos a pensar en cómo lo digital

nos roba el tiempo. Simplemente actuamos por inercia. Es necesaria

una reflexión y una identificación consciente de aquellas cosas que nos

roban nuestro tiempo, de las interrupciones que sufrimos, así como el

desarrollo de estrategias para optimizar nuestro tiempo.

Por ello, al igual que vimos en el módulo del Plan Estratégico, se puede

decir que todo empieza en el autoconocimiento. La secuencia que se va a

seguir abarca los siguientes pasos:

1) Qué hacemos: Identificar nuestros hábitos en el entorno digital: para

poner remedio y/o mejorar, primero debemos saber qué es lo que

hacemos. Por ello, hay que tener en cuenta las páginas que visitamos,

las herramientas que utilizamos, para qué lo hacemos y el tiempo que

dedicamos a cada cosa.


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2) Cómo lo hacemos: Analizar nuestros hábitos en el entorno digital. El

paso que sigue a la identificación es el análisis, en el que tenemos que

tener en cuenta las cosas que hacemos bien, aquellas que nos

funcionan, y aquellas que necesitamos corregir.

3) Para qué actuaremos: Las actividades que realicemos para mejorar

nuestra gestión del tiempo han de tener un propósito. Ahorrar tiempo,

establecer planes de mejora, corregir disfunciones etc.

4) Cómo actuaremos: que es lo que vamos a hacer a partir de ahora.

Tenemos de establecer cuáles son las técnicas, herramientas, procesos

etc. a aplicar.

5) Cuándo actuaremos: Si estamos decididos a aplicar una mejora, los

primeros pasos son fundamentales. No hay que pretender emprender

grandes obras, sino contemplar objetivos realistas y medibles, así como

asignarles un horizonte temporal. Las primeras horas desde que nos

decidimos a cambiar alguno de nuestros hábitos o a adquirir otros

nuevos son clave. El compromiso con nuestro plan de acción es de vital

importancia para que funcione.

Debemos actuar sobre aquello que está en nuestra mano. Y para ello

hemos de identificar, analizar, marcarnos objetivos y proponernos un

calendario.


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7.2. Importante Vs Urgente

En gestión del tiempo, sea cual sea el ámbito en el que nos movamos,

es muy importante que las tareas que tenemos que hacer se basen en

prioridades, no en orden de entrada u otros factores. Cualquier tipo de proyecto

o plan que llevemos a cabo va a desagregarse en un número muy amplio de

tareas, desde aquellas que son más triviales hasta algunas de importancia

capital para el proyecto. Por eso, es esencial que, cuando nos ponemos a

planificar, lo hagamos en función de aquello que es realmente importante.

Para cualquier tipo de tarea que queramos planificar, hay que tener en

cuenta dos factores fundamentales:

Importancia: Aquellas tareas cuya realización nos proporcionará

resultados satisfactorios, que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos.

Urgencia: Tareas que requieren una realización inmediata, ser

atendidas en el menor lapso de tiempo posible


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El primer paso es listar las tareas que hemos de realizar y asignarles

una importancia y una urgencia:

Tarea Importancia Urgencia

Tarea 1 Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja



Tarea N Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja

En función de cómo las hayamos categorizado, las colocamos en el

siguiente cuadrante:

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE¡HAZLO YA!

CUADRANTE I

¡PLANIFÍCALO!

CUADRANTE II

NO

IMPORTANTE

¡DELÉGALO!

(SI PUEDES)

CUADRANTE III

¡A LA BASURA!

CUADRANTE IV

A continuación se muestran las características de las tareas incluidas en

cada cuadrante:


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URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

CUADRANTE I

Gestión del tiempo basada en crisis, problemas,

imprevistos, deadlines etc.

CUADRANTE IIAnalizar nuevas

oportunidades, generar ideas creativas,

planificación, networking etc.

NO IMPORTANTE

CUADRANTE IIINotificadores de emails, redes sociales y blogs

(profesional), interrupciones en general etc.

CUADRANTE IVRedes Sociales (aspecto

lúdico), navegación inconsciente, emails y

mensajes sin importancia, vídeos (lúdico) etc.

Para planificar tareas, se enuncian las siguientes recomendaciones:

Efectúa una planificación con base semanal. Establece una lista de

tareas que has de hacer esa semana para cumplir con tu plan o proyecto

Establece la importancia y la urgencia de cada tarea

Colócalas en el cuadrante

Actúa en consecuencia

Reflexiona al finalizar la semana sobre las tareas, naturaleza y

cumplimiento

7.3. Planificando con Google Calendar


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Google Calendar es una poderosa herramienta gratuita que tiene

grandes aplicaciones, tanto para la gestión de un calendario propio

(planificación de tareas, eventos etc.) como para realizar calendarios

compartidos con otros miembros de nuestro equipo. En este punto nos

centraremos en la dimensión interna de la gestión del tiempo, es decir, en la

planificación de tareas propias.

Para poder acceder a Google Calendar, debemos crear una cuenta

Google y acceder a través de la web: https://www.google.com/calendar

La vista inicial es la siguiente:

1 – Aquí crearemos el evento/lista de tareas.


https://www.google.com/calendar

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2 – Podemos cambiar la vista por lapsos temporales. Se recomienda una

planificación semanal, aunque cada persona puede adaptarlo a sus

necesidades.

3 – Aquí crearemos nuestros calendarios. Podemos tener varios: por ejemplo,

uno que se llame “trabajo”, otro “personal” etc.

4 – Aquí elegimos la semana que se desplegará en la vista de calendario

(punto siguiente)

5 – Aquí aparecerán listadas las tareas que vayamos añadiendo.

Cada vez que queramos añadir una tarea/evento, pulsamos en “Crear” (1) y se

abre la siguiente ventana:

1 – Aquí añadiremos el nombre de la tarea, por ejemplo “diseñar la

presentación”.

2 – Asignamos una fecha/duración. Pueden durar desde días enteros a solo

unos minutos.

3 – Señalamos el lugar (si la tarea se va a desarrollar en un espacio físico).


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4 – Aquí podemos añadir más información sobre el evento/tarea. En qué

consistirá etc.

5 – Añadimos un color al evento/tarea. Este aspecto es muy importante para

poder diferenciar entre distintos tipos de tarea. Por ejemplo: rojo para las

reuniones, azul para las tareas en casa etc.

6 – Podemos añadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrónico

o ventana emergente, y determinar cuándo queremos que aparezca. Por

ejemplo, un correo electrónico cuando quede 1 día para tener completada esa

tarea.

Cada vez que añadimos una nueva tarea/evento, obtenemos la siguiente vista:

1 – Ubicación de la tarea/evento en el calendario

2 – Aquí podemos imprimir y actualizar nuestro calendario.


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7.4. Pautas para combatir las interrupciones

Sea cual sea la naturaleza de nuestro proyecto, el encuadre de todo o

parte del mismo en el ámbito digital genera, inevitablemente, la aparición de

múltiples fuentes de distracción e interrupciones. Funcionan como importantes

frenos a nuestra productividad y a nuestra eficacia en el entorno digital,

afectando de manera negativa a nuestro proyecto o plan de acción. Es

necesario combatir las interrupciones y distracciones, ya que:

1) Afectan a nuestra productividad: nuestro ritmo de trabajo se empeora,

nos hacen perder la concentración, nos hacemos más torpes y más

lentos y nos separan de nuestros objetivos.

2) Nos van desgastando poco a poco: no solo tienen incidencia sobre

nuestro trabajo, sino que también hacen mella en nuestra motivación,

nuestra creatividad, nos ponen de mal humor y son una fuente de estrés

y ansiedad.

Por ello, hemos de desarrollar estrategias para combatir las

interrupciones. Estas son causadas por los ladrones del tiempo, aquellos

elementos que nos roban tanto tiempo en sentido estricto como eficacia y

productividad.

La secuencia para combatir las interrupciones es la siguiente:

1º - El primer paso es identificar cuáles son nuestros ladrones del tiempo en el

ámbito digital. Los más comunes suelen ser el email, las redes sociales, el

móvil y los programas de mensajería, páginas de ocio etc.


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2º - En segundo lugar, hemos de determinar qué interrupciones son las que

emanan de esos ladrones y establecer: 1) El impacto que tienen sobre nuestro

proyecto, productividad personal etc. Alto, Medio, o Bajo; y 2) La frecuencia con

la que suceden. Muy a menudo, A Menudo o Pocas Veces.

InterrupciónImpacto

Alto-Medio-Bajo

Frecuencia

Muy a menudo – A

menudo – Pocas veces

Interrupción 1

Interrupción 2

Interrupción 3

Interrupción 4

Interrupción 5

3º - En función de su impacto y frecuencia, las colocaremos en la siguiente

matriz y actuaremos en consecuencia:

Me interrumpen

muy a menudo

Me interrumpen a

menudo

Me interrumpen

pocas veces

Tiene un impacto

alto

¡Actuar ya! ¡Actuar ya! Planificar

actuación

Tiene un impacto

medio

¡Actuar ya! Planificar

actuación

Planificar

actuación

Tiene un impacto

bajo

Planificar

actuación

Analizar Analizar


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Debemos actuar fundamentalmente en las que son categorizadas como

“Actuar ya”. Esas debemos acometerlas de inmediato. Las que categorizamos

como “Planificar Actuación” han de ir directas a nuestra agenda, y debemos

poner un plazo para actuar sobre ellas. Por último, las que categorizamos como

“Analizar” pasan a un espacio en “cuarentena”, iremos viendo su evolución

aunque de momento no requieren actuación.

Por último, se van a comentar algunas claves y recomendaciones

importantes que surgen de la gestión del tiempo en el ámbito digital y que se

vinculan directamente con lo anteriormente visto:

1 - Desactivar todos las notificaciones y marcar unas horas del día

específicas para revisar el email, redes sociales etc. Las notificaciones son

una fuente muy importante de interrupción, porque no solo cortan con lo que

estamos haciendo, sino que muchas veces hacen que desviemos nuestra

atención y esfuerzos hacia otras tareas. Por ejemplo, podemos estar

trabajando en nuestro proyecto o plan y recibir una notificación de un programa

de mensajería en el móvil, o del email. Automáticamente eso nos puede llevar

a contestar ese mensaje o email. O a visitar el timeline de una red social etc.

2 - Recordar el propósito cada vez que entramos en una web, red social etc.

Evitar la navegación inconsciente. Conviene incluso escribirlo en un post-it y

dejarlo a la vista. ¿Para qué visitamos, por ejemplo, Facebook mientras

trabajamos? Si vemos el timeline podemos pinchar en un enlace que ha

compartido un amigo. De ahí vamos a una web donde vemos otro enlace que

nos lleva a otra… y cuando nos damos cuenta han pasado horas y estamos en

sitios webs que no nos aportan nada.


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3 - Cuando estemos haciendo algo importante, dejar el móvil en silencio, quitar

la conectividad de datos o el WiFi etc. Los programas de mensajería tipo

Whatsapp, Line etc. tienen grandes beneficios, pero también son una de las

principales fuentes de interrupciones.

4 - Abrir solo las pestañas del navegador que sean estrictamente necesarias.

No cabe duda de que el sistema de pestañas nos da muchas posibilidades,

pero también nos distrae de nuestros objetivos y es fuente de navegación

inconsciente.

5 - Utilizar para nuestro proyecto únicamente aquellas redes sociales que

sean indispensables. A más redes, más interrupciones. Tendemos a

registrarnos en multitud de ellas sin un propósito claro, solo porque “están ahí”.


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7.5. Recursos de interés

- Acosta, J.M. (2012). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. ESIC.

- Ayuda de Google Calendar:

https://support.google.com/calendar/#topic=3417969

- Ballenato, G. (2013). Gestión del tiempo: En busca de la eficacia. Ed.

Pirámide.

- Covey, S. (2011). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Paidós


https://support.google.com/calendar/#topic=3417969

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Ahora que has visto los diferentes videos de cada lección y has leído el

material ¡no te lo guardes para ti!. Accede a la Comunidad Competencias

Digitales de +Actívate:

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Cuéntanos brevemente en qué consideras que puede ser útil este

módulo en tu productividad personal.


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