MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO MANUAL DE … · vigencia de los cambios. La edición y difusión...

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS- MAPRO -

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓNFINANCIERA

ILO – PERÚ, 2013

Manual de Procedimiento de La Municipalidad

Provincial De Ilo

I. INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos Administrativos, se realiza con el fin de ayudar la gestión interna que

uniforma, reduce, simplifica y unifica el trámite de procedimientos administrativos, ya que contiene

la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

Debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen, descritas en el MOF,

la cual precisa su responsabilidad y participación. También contiene ejemplos de formularios

o documentos necesarios que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa.

El MAPRO facilita las labores de control interno por lo que respecta a la descripción de tareas y

supervisión del control de costos en recursos humanos y recursos materiales, análisis de tiempo,

delegación de autoridad, etc. Mostrando además si las labores realizadas se están realizando o no

adecuadamente.

Ayuda en la realización de análisis de las labores de todo el personal, para uniformar y controlar el

cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentando así la eficiencia

de los empleados y construye la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y

métodos.

II. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar los procedimientos de todas las áreas de la MPI (incluye Gerencias, Sub

Gerencias, Oficinas internas y externas) en forma compendiada en formato CP1 y CP2

para permitir que su aplicación sea de manera eficiente y práctica.

Todos los procedimientos son mostrados en flujogramas, ya que permiten la visualización

de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o

sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan

con mucha holgura.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y

direccionar su ejecución.

http://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml

Lograr establecer todos los procedimientos de las Sub-Gerencias, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la

Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan,

incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.

III. BASE LEGAL: NORMAS DE CARÁCTER GENERAL

Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público

Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

Ley No 27444, Ley de Procedimientos Administrativos

Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo.

LEY N° 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013

Ley N° 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades. (27/05/2003)

Ley 29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales.

IV. ALCANCE Y ACTUALIZACIÓN

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de

todo el personal de la MPI, de acuerdo al área a la que pertenecen.

Para la realización de las actualizaciones del presente manual, cada área deberá hacer llegar sus

propuestas a la Gerencia de Planeamiento Estratégico por medio de la Sub-Gerencia de Desarrollo

Organizacional.

También la Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico podrá realizar sugerencias a partir de los

estudios realizados de costos y tiempos a partir del presente manual de procedimientos, para

posteriormente llevarlos a una mesa de discusión por todos los integrantes de la SGPE y Gerencia

Municipal.

La Gerencia de Planeamiento Estratégico preparará el documento correspondiente determinando

si es modificación o actualización del manual.

Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución

correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de

vigencia de los cambios.

La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento Estratégico.

V. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un

proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una

salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en

la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado Aplicación

Terminal Indica el inicio o terminacióndel procedimiento

Operación Representa el espacio paradescribir una actividad del

procedimiento

Desición o alternativaIndica un punto del

procedimiento o donde setoma una decisión entre dos

opciones (si o no)

Documento

Representa cualquier tipo dedocumento que se utilice o segenere en el documento. El

documento podrá tener copias.

Archivo

Representa un archivo comúny corriente de oficina donde se

guarda un documento deforma temporal permanente

Conector interpágina

Representa una conexión oenlace de una parte del

diagrama de flujo, con otraparte lejana del mismo

Conector de páginaRepresenta un enlace o

conexión de una página a otra

Conexiones de pasos oflechas

Muestran dirección y sentidodel flujo del proceso,

conectando los símbolos.

Almacenamiento de datos

Acción de almacenamiento dedatos en una tabla o archivode datos.

Base de datos

Indica la existencia de unconjunto de tablas con datosalmacenados previamente.

Procedimiento

Se utiliza para representarprocesos ya definidos tales

como llamada aprocedimientos o funciones y

el inicio mismo

VI. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva de cada procedimiento se efectuará en los formatos CP1, CP2 y Flujogramas

siguientes:

Tabla de Contenido

Presentación de Procedimientos............................................................................................................

1. CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS FINANCIEROS CUENTAS CORRIENTES E INGRESOS POR CAJA......................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................................

DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................................................

2. CONTABILIZACIÓN DE VALORES................................................................................................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................................

DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................................

3. CONTABILIZACIÓN DE INFRACCIONES AL REGLAMENTO DE TRÁNSITO............................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................................


4. INVENTARIO DE EXISTENCIAS FÍSICAS DE ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD..............



5. CONTABILIZACIÓN DE EMISIONES Y AJUSTES DE LOS TRIBUTOS EN CUENTAS CORRIENTES..................................................................................................................................



6. CONTABILIZACIÓN MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS,COMPROBANTES DE PAGO GIRADOS, BIENES NO DEPRECIABLES Y LIBRETAS DE AHORRO MANCOMUNADAS..........................................................................................................



7. CONTABILIZACIÓN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS....................................................



8. CONTABILIZACIÓN DE LAS PLANILLAS DE HABERES, PENSIONES Y SALARIOS...............



9. CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS Y OBREROS........................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................................


10.CONTABILIZACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA.........................................................



11.CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN FINANCIERA DE LIQUIDACIÓN Y VACACIONES TRUNCAS DE EMPLEADOS Y OBREROS.....................................................................................



12.VERIFICACIÓN FINANCIERA DE LIQUIDACIÓN DE OBRAS Y ESTUDIOS.............................



13.VERIFICACIÓN FINANCIERA DE VALORIZACIONES DE U.O.A.M.E.P....................................



14.RENDICIÓN DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS......................................................



15.RENDICIÓN DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS..................



16.REGISTRO EN EL LIBRO DE VENTAS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO DE GRIFO MUNICIPAL, U.O.M.E.P, TERMINAL TERRESTRE, MERCADOS Y CASA DE LA CULTURA.........



17.ARQUEO PERIÓDICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA, CAJA CHICA Y CAJAS DE RECAUDACIÓN...............................................................................................................................



18. LIQUIDACIÓN DEL IGV..............................................................................................................



19.ANÁLISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE...............................................



20.CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE INGRESOS..........................................



21.CONCILIACIÓN FINANCIERA DE COMPROMISOS PRESUPUESTALES DE GASTOS..........



22.CONCILIACIÓN DE LAS PLANILLAS DE FUNCIONAMIENTO ENTRE PERSONAL Y CONTABILIDAD................................................................................................................................



23.CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CONTABILIDAD CON FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA..........



24.CONCILIACIÓN DE SALDOS DE TRIBUTOS ENTRE CONTABILIDAD Y RECAUDACIÓN TRIBUTARIA.....................................................................................................................................



25.CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE SALDOS POR INFRACCIONES AL TRÁNSITO........................................................................................................................................



26.EMISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL..........................................................



27.FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRAL........................................100

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................................101

DIAGRAMA DE FLUJO...............................................................................................................103

28.CIERRE CONTABLE Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA.......................................................................................................104



GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA...........................................................................110

CONTABILIDAD - CONTROL PATRIMONIAL..................................................................................110

29.INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE LA MPI.............................................................111



30.ALTAS, BAJAS Y ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES.......................................115



31.BIENES EN CESIÓN DE USO..................................................................................................119



32.DONACIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA TÉCNICA............................................123



33.INVENTARIO MENSUAL DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES.....................................127



34.INCORPORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS AL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL..............................................................................................................131



35.DEPRECIACIÓN DE BIENES....................................................................................................135



36.DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES...............................................138



37.DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES................................................141



PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Cód. Proc. :MPI-GAF-SGC-01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOFORMATO

CP1

1. CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS FINANCIEROS CUENTAS CORRIENTES E INGRESOS PORCAJA

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el registro contable y financiero de Ingresos por intereses ganados en Cuenta Corriente,

Certificados Bancarios y Depósitos a plazos, Transferencias del Gobierno Central, e ingresos por Caja;

de acuerdo con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas.

NORMAS DE OPERACIÓN

Ley No 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad

Ley Nº 29622 Ley que modifica la Ley Núm. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Control y de la Contraloría General de la República

Ley No. 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería


Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable

Resolución de Alcaldía N° 101-2010-MPI. Del 09 de febrero del 2009. Aprueba la Directiva

N° 001-2010-MPI. Directiva manejo y uso del fondo de caja chica.

Resolución N° 067-97-EF/93.0. Compendio de la normatividad contable. Instructivo N° 1,

Rubro 5, Numeral 2.2

Art. 7° del D. ley N° 27785. Ley del Sistema Nacional de Control

Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT. Reglamento de Comprobantes de Pago

y 4.

R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de ingresos por intereses ganados

en Cuenta Corriente, Certificados Bancarios y Depósitos a plazos; por Transferencias del Gobierno

Central, e Ingresos del mes captados por Caja; registrados en el Sistema SIAF, generando las Notas

Contables para la elaboración del Balance General y otros ingresos.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

La Sub-Gerencia de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:

1.- Notas de Cargo

2.- Recibos de ingresos

3.- Transferencias Bancarias

4.- Depósitos realizados

5.- Diferencia de Cambio

ALCANCE

Sub-Gerencia de Contabilidad, Sub-Gerencia de Tesorería y Entidades Bancarias donde laMunicipalidad cuente con Cuentas Bancarias.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA FORMATO CP-2

SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE CONTABILIDAD HOJA 1de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS FINANCIEROSCUENTAS CORRIENTES E INGRESOS POR CAJA

Responsable N° ActividadFormato odocumento

Cantidadde Copias

Tiempo

Sub-Gerencia deTesorería 1

Remite a la Sub-Gerencia deContabilidad la informaciónfinanciera del mes:

Recibos de ingresos Notas de Cargo Transferencias Bancarias Depósitos realizados Diferencias de Cambio

(Cuando se maneja otro tipode moneda)

Nota de Abonos porintereses.

Informe Financiero del mes

Original XX

SecretariaContabilidad SNP

2 Recepción del informeFinanciero, registra y entrega aSub-Gerente

InformeFinanciero del

mes

Original 5 min

Sub-Gerente deContabilidad

3 Deriva con proveído a TécnicoResponsable para su registro ycontrol.

InformeFinanciero(proveído)

Original proveído

5 min

Técnico deIntegración Contabley de Ingresos SNP

4 Revisa documentaciónremitida:

“Si documentación estáincompleta” Devuelve al áreacorrespondiente.

5 min

5 Verifica la asignación departidas presupuestales en elSIAF – Administ., revisar queimportes estén bien aplicadosde:

Recibo de Ingresos (enforma diaria)

Notas de Cargo Mantén. De Cuenta Cartas Órdenes Transf. Gob. Central Diferencia de Cambio

(Cuando se manejaotro tipo de moneda)

1 día

Notas de Abono porintereses

“Si hay codificación contableque no corresponde” ImprimeRegistro Auxiliar Cta. 12 yanaliza, luego coordina conTec. de Tesorería para corregiringreso.“En el caso de notas decargo”

Agrupa notas de cargo por F.F.luego verifica el número decuenta y elabora la notacontable por la nota de cargo

Imprime las notas contables.Adjunta Doc. Sust. Según elcaso (c) Firma responsable y anota N°de Registro para SIAF.

Nota contable por intereses

Nota contable por devoluciones

Nota contable por diferencia de cambio

Nota contablepor notas de

cargo

Original

Original

Original

Original

6 Realiza el registrocorrespondiente en el SIAF yse contabiliza según SIAF -contable :

6.1 Recibo de ingresos6.2 Mantenimiento de cuenta6.3 Intereses6.4 Devoluciones6.5 Diferencia de cambio

Nota contable por recibo de ingresos

Nota contable por Mant. Cuentas

Original

Original

7 días

FIN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO

FORMATO

Pág. 15


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CP1

2. CONTABILIZACIÓN DE VALORES


Efectuar el registro contable y financiero de las resoluciones de determinación y multas tributarias en

cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, realizado de conformidad con las

disposiciones legales y normas de contabilidad establecidas.




D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario

Resolución de Contraloría N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable

Resolución NCC N°010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable


Directiva N°01-2005-MPI Normas, Conceptos y Procedimientos de Fiscalización Tributaria,

Registro, Cobranza y Contabilización de Resoluciones de Determinación y Multas del 27.01.05


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Resoluciones de Determinación

Pág. 10

y Multas Tributarias en cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, emitidos en el

mes por la Sub-Gerencia de Fiscalización y registrados en el Sistema SIAF, generando las notas contables

para la elaboración del Balance General.


La Sub Gerencia de Fiscalización deberá remitir lo siguiente:

1.- Las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias del mes

ALCANCE

Sub-Gerencia de Fiscalización y Sub-Gerencia de Contabilidad.

Pág. 12



GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA FORMATOCP-2

SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2


CONTABILIZACIÓN DE VALORES


Cantidadde Copias

Tiempo

Sub-Gerencia deFiscalización

1Remite a la Sub-Gerencia deContabilidad las Resolucionesde Determinación y MultasTributarias emitidas por el mes

Resolución. DeDeterminación.

De MultasTributarias

Original

Secretaria deContabilidad SNP

2 Recepciona resoluciones registra y alcanza a Sub-Gerente

Resoluciones Original 5 min


3 Deriva con proveído a Técnico Responsable

Resoluciones(proveído)

Original 5 min

Técnico de IntegraciónContable y de Ingresos

SNP

4 Revisa documentación remitida

“Si documentación estáincompleta”

Devuelve al áreacorrespondiente

5 min

5 En Hoja Excel registra losmovimientos de valores de lasresoluciones de determinacióny multas tributarias en cuentasde orden.

“Si hay pago o anulación”

Cuadro demovimientos de

valores encuentas de

orden

2 horas.

Pág. 14

Descarga en Hoja Excel lospagos o anulaciones de multastributarias

6 En el SIAF elabora las notascontables por cada una de lasresoluciones de determinacióny multas, generando losasientos contables por c/u delas operaciones. Imprime lasnotas contables, firmaresponsable y anota N° deregistro para SIAF

Adjunta doc. Sustentadora:- Cuadro de resoluciones

de determinación ymultas tributarias ( c )

- Informes de referenciacon proveído ( c )

NotasContables porResolución.

Determinación.y Multas

Tributarias

Original 1 hora

7 “Si hay pago o anulación”

En el SIAF elabora las notascontables por cada uno de lospagos o anulaciones de lasmultas tributarias, generandolos asientos contables por c/ude las operaciones. Imprime lasNotas Contables. Firmaresponsable y anota N° deregistro para SIAF.

Adjunta doc. sustentat.:Cuadro de Pagos y/oCuadro de anulaciones ( c )según sea el caso.

NotasContables por

pago y/oanulaciones

Original 30 min


8 Verifica notas contables porresoluciones de determinacióny multas, notas contables porpago o anulaciones de multas

Notas contablepor Resoluc. deDeterm. y VoBo

Original 5 min

Pág. 16

si fuera el caso.

“Si es correcta”Visa notas contables y ordenaarchivo

“Si no es correcta”Devuelve nota contable atécnico responsable para sucorrección.

y notascontables por

pago oanulaciones de

multastributarias V°B°

Secretaria ContabilidadSNP

9 Archiva notas contables Notascontables

Original 3 min


Pág. 18

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 20



CP1

3. CONTABILIZACIÓN DE INFRACCIONES AL REGLAMENTO DE TRÁNSITO


Efectuar el registro contable y financiero de infracciones al Reglamento de Tránsito, realizado de

conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.




D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario

Resolución de Contraloría N°067-97-EF/93.01 compendio de normatividad contable

Resolución NCC N°010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable


Resolución de Alcaldía N°140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer

Provisión Castigo de las Cuentas Incobrables.


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las emisiones de nuevas

papeletas de infracción al tránsito, diferencia intangible de papeletas, provisión del castigo y anulaciones

de infracciones emitidas en el mes por la Sub Gerencia de Transportes y Seguridad Vial en el Sistema

Pág. 14

Integrado de Gestión Municipal (SIGEM) y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del

Balance General.


La Sub Gerencia de Transporte y Seguridad deberá emitir la siguiente información:

1.- Reporte de Ingresos Económicos Mensual de la Sub Gerencia

2.- Cuadro de Ingresos General mensual por pago de Papeletas de infracción

3.- Ingreso Económico por Infracciones de Tránsito del mes

4.- Sustento de papeletas en el Sistema de Infracciones del mes

5.- Provisión del Castigo del mes

6.- Sustento de Papeletas del Año Anterior

7.- Información detallada sobre infracciones

ALCANCE

Sub-Gerencia de Transportes y Seguridad Vial y Sub-Gerencia de Contabilidad

Pág. 16




SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2


CONTABILIZACIÓN DE INFRACCIONES AL REGLAMENTODE TRÁNSITO


Cantidadde Copias

Tiempo

Sub-Gerencia deTransporte y Seguridad

Vial

1Remite a la Sub-Gerencia de Contabilidad el informe económico mensual de la Sub-Gerencia de Transportes y Seguridad Vial

InformeEconómico

Mensual

Original

Secretaria de Sub-Gerencia de Contabilidad

SNP

2Recepciona informe económico, registra y entrega aSub-Gerente

InformeEconómico

Original 5 min.


3 Deriva con proveído al Técnico Responsable para su registro.

InformeEconómico(proveído)

Original 5 min

Técnico de IntegraciónContable y de Ingresos

SNP

4 Revisa documentación remitida.“Si documentación está incompleta” devuelve al área correspondiente

5 min

5 Luego, realiza el registro correspondiente en el SIAF contabilizando mediante Nota Contable:

5.1 Nota Contable por

Nota Contablepor emisiones

de nuevaspapeletas

1 hora

Pág. 18

emisiones de la nuevas papeletas de infracción

5.2 Nota Contable por Diferencia intangible de papeletas

5.3 Nota Contable por la provisión del castigo

5.4 Nota Contable por las anulaciones de infracciones

Nota Contablepor diferenciaintangible de

papeletas

Nota Contablepor provisióndel castigo

Nota Contablepor anulación

Técnico contableTécnico - transporte

6 Consolidado mensual de saldos.

1 hora


7 Verifica Notas Contables por Infracciones al Tránsito

“Si es correcta” Visa Notas Contables y ordena archivo

“Si no es correcta” Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable para su corrección.

NotasContables porInfracciones

V°B° (5)

Original 15 min

Secretaria Sub-Gerenciade Contabilidad SNP

8 Recibe y archiva Nota Contable Notas Contable Original 5 min


Pág. 20

Pág. 22

DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOFORMATO

CP1

24

MPI-GAF-SGC-04

4. INVENTARIO DE EXISTENCIAS FÍSICAS DE ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD


Efectuar el Inventario de Existencias Físicas a los diferentes almacenes con los que cuenta la

Municipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


Ley N°24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento

Resolución N°039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del

Estado

Decreto Supremo N°154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de

los Bienes de Propiedad del Estado

Resolución de Alcaldía N° 701-2008-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 005-2008-A-

MPI.Administración de Almacenes.



Este procedimiento permite efectuar la verificación física del stock de existencias en forma mensual para

sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General y también se realiza como medida de

control a los almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, Saneamiento Ambiental y Depósito de

Camal Municipal, determinando los faltantes y sobrantes.

26


1.- Reporte del Stock de almacén

ALCANCE

Sub-Gerencia de Contabilidad y Almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, SaneamientoAmbiental y Depósito de Camal Municipal.

28




SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE CONTABILIDAD – CONTROL PATRIMONIAL

HOJA 1 de 2


INVENTARIO DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACENESMPI


Cantidadde Copias

Tiempo

Téc. de IntegraciónContable y de Ingresos

SNP.Responsable de control

patrimonial

1En el SIGEM MóduloLogística/Control deAlmacenes/Reportes emiteReporte de Stock de Almacén

Reporte deStock deAlmacén

Original 10 min.

2El responsable coordina con elJefe de almacén para efectuarel Inventario Físico a losAlmacenes de la MPI.Trasladándose a los almacenesde la MPI: Central, Obras,U.A.M.E., Periféricos.

30 min.

Responsable delAlmacén

3 El equipo verificador enpresencia de responsable dealmacén, realiza laconstatación física entre lo quese encuentra – Reportemecanizado versus reportefísico.

7 días

Responsable delAlmacén

4 Determinan resultados:

Listado de stock dealmacén

Actas deInventario deExistenciasFísicas por

18

Relación de Bienessobrantes y/o Faltantes

Listado de BienesPropuestos para baja

Luego, repiten pasos 3,4 paratodos los almacenes de la MPI.

Almacén

Responsable Patrimonio 5 “Posteriormente”Elabora Acta de Inventario deExistencias Físicas poralmacén y obtiene firma decada uno de los Responsablesde almacén.Elabora Informe de Inventario yentrega a Secretaria de SUBGERENCIA.

Informe y Actasde InventarioExistenciasFísicas porAlmacén

Original

Secretaria Sub-Gerenciade Contabilidad

6 Recibe informe de inventario deexistencias físicas de losalmacenes.Elabora informe para la G. deAdministración y alcanza alSub-Gerente.Adjunta Informe de Técnico yActas de Inventario

Informe Finalde Inventariode ExistenciasFísicas deAlmacenes

Original ycopia


7 Revisa, firma informe ydevuelve a secretaria

Informe final deinventario deexistenciasfísicas dealmacenes

Original ycopia

Secretaria Sub-Gerenciade Contabilidad SNP

8 Remite informe final a G. deAdministración y archiva copia

Informe final deinventario deexistenciasfísicas dealmacenes

Original


20

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 24



CP1

5. CONTABILIZACIÓN DE EMISIONES Y AJUSTES DE LOS TRIBUTOS EN CUENTAS CORRIENTES


Efectuar el registro contable y financiero de las emisiones y correcciones de los tributos en cuentascorrientes (impuestos, tasas, venta de bienes y servicios, rentas a la propiedad, multas y sanciones),intereses y reajustes tributarios, bonos de Incentivo tributario, Pago con Deuda con Trabajo, yrecuperación del castigo realizado, de conformidad con las disposiciones Legales y Normas deContabilidad establecidas.


a. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”b. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.c. D.S. Nº 135-99- EF Texto Único del Código Tributario.d. Resolución de Contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contablee. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contablef. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Internog. Resolución de Alcaldía Nº 140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer

Provisión Castigo de las Cuentas Incobrables


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las emisiones y correcciones delos Tributos en Cuentas Corrientes (Impuestos, Tasas, Venta de Bienes y Servicios, Rentas a la propiedad,Multas y Sanciones, Intereses y Reajustes Tributarios, Bonos de Incentivo Tributario, Pago con Deuda conTrabajo, y Recuperación del Castigo, emitidos en el mes por la Sub Gerencia de Recaudación Tributaria yregistrados en el Sistema SIAF, generando las Notas Contable para la elaboración del Balance General).

Pág. 26

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTOLa Sub Gerencia de Recaudación deberá remitir la siguiente información:

Movimiento resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes

Resumen mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes

Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones

Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios

Provisión de la Cobranza Dudosa

Castigo de Cobranza Dudosa (Anual)

Intereses y Reajustes Tributarios del mes

ALCANCE

Sub Gerencia de Recaudación y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 28




SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD HOJA 1de 2


CONTABILIZACIÓN DE EMISIONES Y AJUSTES DE LOS TRIBUTOS ENCUENTAS CORRIENTES


Cantidad

Copias/Original

Tiempo

Sub Gerencia deRecaudación

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad información delas emisiones y correccionesde los t r ibutos en cuentascorr ientes ( Impuestos,tasas, Ventas de bienes yservic ios, Renta de lapropiedad, Multas ySanciones)

Informe de recaudaciónTributar ia

Orig inal

10 min

Secretar iaContabi l idad SNP

2 Recepciona Informe, registray entrega a Sub Gerente

Informe de Recaudación Tr ibutar ia

Orig inal 5 min

Sub GerenteContabi l idad

3 Deriva con proveído aTécnico Responsable parasu registro y contro l

Informe deRecaudación

Tr ibutar ia(Proveído)

Orig inalProveído

5 min

Técnico deIntegración

Contable y deIngresos SNP

4 Revisa documentaciónremit ida


Devuelve al área correspondiente

5 min

Pág. 30

5 En hoja Excel registra ladistr ibución de los t r ibutosdel presente año y añosanter iores:

Emisión de Tributos en elaño en curso y añosanter iores

Distr ibución de Ajuste y/ocorrecciones de Tributosdel mes

Recuperación de cast igosdel mes

Cuadro dedistr ibución

Emisiones detr ibutos

Cuadro dedistr ibución

de Ajustes detr ibutar ios

Cuadro deRecuperación

Cast igos

Orig inal

Orig inal

Orig inal

2 horas



6 Real iza el registrocorrespondiente en el SIAF,elaborando las notasContables del mes por:6.1 Emisiones6.2 Intereses y reajustes t r ibutar ios6.3 Bonos Incent ivo Tr ibutar io6.4 Pago con deuda con t rabajo6.5 Provis ión de las cuentasincobrables6.6 Recuperación de cast igo6.7 Correcciones y a justes

Impr ime las notas contables.Adjunta Doc. Sustentator ia según sea el caso (c).Firma responsable y anota Nº de Registro para SIAF

NotaContablesemisiones

Nota Contableintereses yreajustestr ibutar ios

Nota ContableBonos

Incent ivoTr ibutar io

Nota ContablePago con

deuda contrabajo

Nota Contablerecuperación

cast igoNota Contablecorrecciones

Original

Original

Original

Original

Original

Original

3 horas

Pág. 32



7Luego, real iza el registrocorrespondiente en el SIAFcontabi l izando los t r ibutosdel mes, ingresando Nº deRegistro Administrat ivocorrespondiente, cuentascontables, e laborando lasnotas contables con susrespect ivos asientoscontables por:

Emisiones Intereses y

reajustestr ibutar ios

Bonosincent ivotr ibutar io

Pago condeuda contrabajo

Provis iónde lascuentasincobrables

Recuperación decast igo

Correcciones y a justes

1 hora

Pág. 34


8 Ver i f ica Notas Contables porlos Tr ibutos

“Si es correcta”Visa Notas Contables y

ordena archivo“Si no es correcta”

Devuelve Nota Contable aTécnico Responsable para

su corrección

Nota Contablepor los

Tributos VºBº

Original 15 min


9 Recibe y archiva NotasContables

Nota contablepor los

Tributos

Original 5 min


Pág. 36

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 37



FORMATOCP1

Pág. 38

6. CONTABILIZACIÓN MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS,COMPROBANTES DE PAGO GIRADOS, BIENES NO DEPRECIABLES Y LIBRETAS DE AHORRO

MANCOMUNADAS


Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas, comprobantes depago girados, órdenes de compra, órdenes de servicio, bienes no depreciables y las libretas de ahorro de lascuentas mancomunadas, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidadestablecidas.


h. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”i. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.j. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contablek. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contablel. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especiesvaloradas, comprobantes de pagos girados, órdenes de compra, ordenes de servicio, bienes no depreciablesy las libretas de ahorro de las cuentas mancomunadas emitidas en el mes por la Sub Gerencia de Tesoreríaen el Sistema SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTOLa Sub Gerencia de Tesorería deberá remitir la siguiente información:

1. Copia de los documentos que tenga en custodia la Sub Gerencia de Tesorería

Pág. 39

2. Conciliaciones Bancarias

3. Cartas Fianzas

4. Depósitos Administrativos

5. Bienes muebles embargados

6. Procesos Laborales

ALCANCE

Sub Gerencia de Tesorería y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 40

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO



SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD HOJA 1 de2


CONTABILIZACIÓN MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIESVALORADAS, COMPROBANTES DE PAGO GIRADOS, BIENES NODEPRECIABLES Y LIBRETAS DE AHORRO MANCOMUNADAS


CantidadCopias/Original

Tiempo

Sub Gerencia deTesorería

Sub Gerencia deLogíst ica

Área de ControlPatr imonial

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad información de:

DocumentaciónFinanciera de Tesorería: Reporte de Bancos

Cartas f ianzas

Depósitos Admit ías

Acciones

Relación de órdenes deCompra

Relación de órdenes deservic ios

Relación de Bienes Menores

Informe de emisión Financiera del mes

Relación deO/C y O/S

Relación de bienes menores

Orig ina

Orig inal

Orig inal


2 Recepciona documentación,registra y entrega a SubGerente

InformaciónSustentadora

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para suregistro y contro l

InformaciónSustentadora(Proveído)

Orig inal 5 min

Pág. 41

TécnicoAdministrat ivo I



Devuelve al área correspondiente

10 min

5 En el SIAF elabora las NotasContables por:

5.1 Cuentas de Orden5.2 Cuentas Mancomunadas

Imprime las notas contables. Adjunta copia de Doc. Sustentadora.Firma responsable y anota Nº de Registro para SIAF

Nota ContablePor Cuentas

de Orden

Nota ContablePor CuentasMancomún.

Orig inal 30 min


6 Recepciona Notas Contablesde Cuentas de Orden,Cuentas Mancomunadas y CP

NotasContables de

Cuentas

Orig inal 5 min


7 Veri f ica, v isa y ordena archivo NotasContables

VºBº

Orig inal 5 min


8 Recibe y archiva NotasContables de Cuentas deOrden

NotasContables

Orig inal 3 min


Pág. 42

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 43


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATOCP1

7. CONTABILIZACIÓN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS


Efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes de servicio, realizado deconformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


m. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”n. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.o. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contablep. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contableq. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes deservicio en el sistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.


La Sub Gerencia de Logística deberá remitir la siguiente información:

1. Copia de Órdenes de Compra

2. Copia de Ordenes de Servicio

ALCANCE

Sub Gerencia de Logística y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 44






CONTABILIZACIÒN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS



Tiempo

Sub Gerencia deLogíst ica

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad en forma diar iacopia de:

Orden compra

Orden de servic ios

Orden de Compray/oOrden de Servic io

Copia


055(Gastos Corr ientes)

Y


056(Inversiones)

Y

Técnico SNP

2 Recibe y revisadocumentación remit ida.



5 min

3 Veri f ica que la orden decompra y/o orden deServic ios de GastosCorr ientes e InversionesEste ingresada en el SIAF ySISGEM

“Si O/C y/o O/S no seencuentra ingresada”Coordina con responsable deLogíst ica para anulación O/cy/o O/S

10 min

4 En el SIAF contabi l iza cada Orden de Compra Y/o Orden de Servic io de Gastos Corr ientes e Inversiones, en las fases compromiso, devengado y g irado; ingresa el Nro. Reg. SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del orden.“Si partida presupuestal no enlaza con cuenta contable”Coordina con Responsable deLogíst ica para su corrección.

3 min C/u


Pág. 45

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 46



8. CONTABILIZACIÓN DE LAS PLANILLAS DE HABERES, PENSIONES Y SALARIOS


Efectuar el registro contable y financiero de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios deFuncionamiento e Inversiones del mes, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas deContabilidad establecidas.


r. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”s. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.t. D.S. Nº 135-99- EF Texto Único del Código Tributario.u. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contablev. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contablew. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Planillas de Haberes, Pensiones ySalarios de Funcionamiento e Inversiones del mes emitidas por la Sub Gerencia de Recursos Humanos en elsistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.


La Sub Gerencia de Recursos Humanos deberá remitir la siguiente información:

1. Copia de Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones.

ALCANCE

Sub Gerencia de Recursos Humanos y Sub Gerencia de Contabilidad.

Pág. 47






CONTABILIZACIÓN DE LAS PLANILLAS DE REMUNERACIONES,PENSIONES Y SALARIOS



Tiempo

Sub Gerencia deRecursos Humanos

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad:

Copia de la Plani l la de

Haberes, Pensiones ySalar ios de Funcionamientoe Inversiones.

Asiento Resumen de las

Plani l las de personal porFuncionamiento e Inversión.

Plani l la de Haberes, Pensiones ySalar ios

Y

AsientoResumen de

Plani l las

Copia 10 min


2 Recepciona documento,registra y entrega a SubGerente

5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para sucontabi l ización

(Proveído) 5 min


4 Recibe y revisa documentación remit ida



5 min


Y

Técnico SNP

5 En el SIAF Contabi l iza lasPlani l las de haberes,Pensiones y Salar ios del mes,en las fases de compromiso,devengado y g irado.

Ingresa el Nro. Reg. SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas contables.

“Si partida presupuestal no enlaza con cuenta contable”Coordina con Responsable dePersonal para su corrección.

5 minC/u


Pág. 48

DIAGRAMA DE FLUJO



FORMATOCP1

Pág. 49

9. CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS YOBREROS


Efectuar el registro contable y financiero de la Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obrerosrealizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


x. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”y. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.z. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contableaa. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contableab. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la Provisión de Beneficios Socialesde Empleados y Obreros emitidos por la Sub Gerencia de Recursos Humanos en el sistema SIAF, generandolas Notas Contables para la elaboración del Balance General.



1. Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obreros

ALCANCE

Pág. 50

Sub Gerencia de Recursos Humanos y Sub Gerencia de Contabilidad.

Pág. 51






CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DEEMPLEADOS Y OBREROS



Tiempo


1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad los Cuadros deProvis ión de Benef ic iosSociales de Empleados yObreros del mes

Cuadro de Provis ión deBenef ic ios Socia les

Orig inal


2 Recepciona documento,registra y coloca en despachoa Sub Gerente

Cuadro de Provis ión deBenef ic ios Socia les

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para sucontabi l ización.

Cuadro deProvis ión deBenef ic iosSociales

(proveído)

Orig inal 5 min


4 Revisa conformidad de la documentación remit ida



15 min

Pág. 52

5 Con la información remit idaprocede a registrar en hojaExcel los saldos deProvis iones y CTS del mes yacumulados del mes anter iortanto de Empleados comoObreros

30 min

6 En el SIAF, e labora la notaContable por la Provis ión deBenef ic ios Socia les deEmpleados y Obrerosgenerando el asiento contablepor el compromiso de Gasto :

Imprime nota contable. Adjunta copia de Doc. Sustentator ia: Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales

Firma responsable y anota Nº de Registro para SIAF

Nota Contablepor Provis iónde Benef ic iosSociales de

Empleados yObreros

Orig inal 10 min


7 Remite Nota Contable a SubGerente para visar lo.

Nota Contable Orig inal 5 min


8 Veri f ica, v isa Nota Contable yordena archivo

Nota Contablepor los

Tr ibutos VºBº

Orig inal 5 min


9 Recibe y archiva NotaContable



Pág. 53

Pág. 54

Pág. 55

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 56



CP1

10. CONTABILIZACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA


Efectuar el registro contable y financiero de la Rendición de Caja Chica de funcionamiento e inversiones,realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


ac. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”ad. Ley Nº 29622 Ley que modifica la Ley Núm. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y

de la Contraloría General de la Repúblicaae. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesoreríaaf. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.ag. D.S. Nº 135-99- EF Texto Único del Código Tributario.ah. Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contableai. Resolución de Alcaldía N° 101-2010-MPI. Aprueba la Directiva N° 001-2010-MPI. Directiva de

manejo y uso del fondo de caja chica.aj. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno

Pág. 57


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de la Rendición de Caja Chica defuncionamiento e inversiones; registrado en el Sistema SIAF, generando las Notas Contable para laelaboración del Balance General.


1. La Sub Gerencia de Tesorería deberá remitir la siguiente información del mes:

2. Autorizaciones de Gastos

3. Facturas o Boletas de Ventas

ALCANCE

Sub Gerencia de Tesorería y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 58






CONTABILIZACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA



Tiempo

Sub Gerencia deTesorería

1 Remite la Sub Gerencia deContabi l idad la Rendición deCaja Chica deFuncionamiento e inversiones

Rendición de Caja Chica

Orig inal


2 Recepciona Documento,registra y pone a Sub Gerente

Rendición de Caja Chica

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para suprovis ión

Rendición deCaja Chica(proveído)

Orig inal 5 min


4 Con documentación de Caja,ver i f ica los documentosfuentes, autor izaciones degastos, f i rmas deresponsables, montos, fechasy cuentas contables ypresupuestales.


Devuelve a Tesorería

20 min

En el SIAF, Modulo deContabi l idad, opciónMantenimiento Asientoresumen opción (4) CajaChica, ingresa, mes, fecha,numero de caja chica, nombredel responsable de la cajaluego genera la nota contableasignando cuentaspresupuestales y cuentascontables.

Impr ime nota contable. Firma responsable y anota Nº de Registro para SIAF

NotasContables

De caja chica

Orig inal 15 min

5 Luego en el SIAF contabi l izalas fases de compromiso ydevengado de caja chica.

20 min


6 Recibe Nota Contable yremite a Sub Gerente para suvisto bueno.

Nota ContableCaja Chica

Original 5 min

Pág. 59


7 Ver i f ica y v isa Nota Contable Nota ContableVºBº

Orig inal 5 min


8 Recibe, registra y remite NotaContable a Tesorería

Nota Contable Original 5 min


Pág. 60

DIAGRAMA DE FLUJO


CP1

Pág. 61


11. CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN FINANCIERA DE LIQUIDACIÓN Y VACACIONESTRUNCAS DE EMPLEADOS Y OBREROS


Efectuar el registro contable y financiero de la Provisión de Liquidación y Vacaciones Truncas de Empleados yObreros, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Ref. Art. 10° del Decreto Legislativo 713 Art. 101 y 102° del D.S. 005-90-PCM. Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera

Administrativa. Resolución Directoral N° 003-2007-EF/16.01 publicada con fecha 21 de enero del 2007, en su Art.

6°, Inc. 6.3, acápite c.1) cuarto párrafo, Art. 8° y 9° del D.S. N° 051-91-PCM. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la Provisión de Liquidación yVacaciones Truncas de Empleados y Obreros emitidos por la Sub Gerencia de Recursos Humanos en elSistema SIAF, generando las Notas Contable para la elaboración del Balance General.


Pág. 62


1. Informe de Liquidaciones y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros

ALCANCE

Sub Gerencia de Recursos Humanos y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 63






PROVISIÓN FINANCIERA DE LIQUIDACIÓN Y VACACIONES TRUNCAS



Tiempo


1 Remite la Sub Gerencia deContabi l idad Informe deLiquidaciones y VacacionesTruncas de Empleados yObreros

Informe deLiquidacionesy VacacionesTruncas de

Empleados yObreros

Orig inal 10 min


2 Recepciona Informe, registray entrega documentación aSub Gerente


Empleados yObreros

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para suProvis ión

Informe(Proveído)

Orig inal 5 min

Pág. 64

4 Real iza el registrocorrespondiente en el SIAFcontabi l izando la provis iónLiquidación y VacacionesTruncas de Empleados yObreros por cada t rabajador


Empleados yObreros

10 min


5 Recibe Notas Contables y remite a Sub Gerente para su visto bueno

NotaContables

Orig inal 5 min

Sub GerenteContabi l idad 6

Veri f ica, v isa y ordena archivo Nota ContableVºBº

Orig inal 5 min





Pág. 65

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 66

Cód. Proc. : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOFORMATO

CP1

Pág. 67

MPI-GAF-SGC-12

12. VERIFICACIÓN FINANCIERA DE LIQUIDACIÓN DE OBRAS Y ESTUDIOS


Efectuar la verificación contable y financiero de la Liquidación de Obras y Estudios emitidos por la Gerencia deInversiones, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Alcaldía N° 2647-2008-MPI. Aprueba la Directiva N° 016-2008-MPI. Normas y

procedimientos para la liquidación físicos y financieros de obras ejecutadas por tipo de ejecuciónpresupuestaria directa.

R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Efectuar la verificación contable y financiero de la Liquidación de Obras y Estudios emitidos por la Gerencia deInversiones como medida de conciliación de saldos de la cuenta 15, para la elaboración del Balance General.


La Gerencia de Inversiones cada mes deberá remitir la siguiente información:

1. Informe de Liquidación de Obras y/o Proyectos.

Pág. 68

ALCANCE

Gerencia de Inversiones e Infraestructura y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 69






Verificación Financiera de Liquidación de Obras y Estudios



Tiempo

Gerencia deInversiones e

Infraestructura

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad el informe deVeri f icación de la L iquidaciónFinal de Obra

InformeLiquidaciónde Final de

Obra

Orig inal



InformeLiquidaciónde Final de

Obra

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para suregistro y ver i f icación

InformeLiquidación deFinal de Obra

(proveído)

Orig inal 5 min





15 min

5 En el SIAF imprime elRegistro Auxi l iar por Obrasy/o Proyecto Cta. 15.

RegistroPresupuestal

Orig inal 10 min

Pág. 70

6 En hoja Excel registra loapagos y valor izaciones de laobra por cuentas contables.

2 horas

7 Real iza la ver i f icacióncontable de la l iquidaciónf inal de la obra, comparandolos montos por cuentacontables con los RegistrosSIAF

“Si hay diferencia desaldos”

Elabora en el SIAF la NotaContable de Ajuste

Nota Contablede ajuste

5 días

8 Luego, e labora informa deConci l iación de Liquidación

Financiera de Obra y/oEstudios a Gerencia de

Inversiones Orig inal : G. InversionesCopia: U. Contabi l idad

Informe deConci l iación

Liquidación deFinal de Obra

Orig inal ycopia

10 min


9 Recibe y registra informe deTécnico sobre Conci l iación delas Liquidaciones de obras

Elabora Informe Final para laGerencia de Inversiones yentrega a Sub Gerente paraconformidad

Informe f inal Orig inal ycopia

20 min


10 Veri f ica y f i rma Informe parala Gerencia de Inversiones ydevuelve a Secretar ia para suremis ión

Informe f inalAdjunta

ExpedienteVB

Orig inal ycopia

5 min


11 Recibe informe,Distr ibuye or ig inal a laGerencia de Inversiones yarchiva copia

Informe f inalAdjunta

Expediente

Orig inal ycopia

5 min

Pág. 71


Pág. 72

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 73



FORMATOCP1

Pág. 74

13. VERIFICACIÓN FINANCIERA DE VALORIZACIONES DE U.O.A.M.E.P


Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la Sub GerenciaOperativa de Maquinaria y Equipo Pesado, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas deContabilidad establecidas.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución de contraloría Nº 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC Nº 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la UnidadOperativa de Maquinaria y Equipo Pesado como medida de conciliación para determinar las valorizaciones deobras provisionadas y no provisionadas para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTOLa Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado deberá remitir la siguiente información:

1. Informe de Valorizaciones emitidas en el mes.

ALCANCE

Pág. 75

Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 76






VERIFICACIÓN DE VALORIZACIONES DE U.O.A.M.E.P



Tiempo

La Unidad Operativa deMaquinaria y Equipo

Pesado(U.O.M.E.P.)

1 Remite a la Sub Gerencia deContabi l idad el informe devalor izaciones emit idas almes.

Informe deValor izaciones del mes

Orig inal



Informe de Valor izaciones del mes

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable para laconci l iación.

Informe deValor izaciones

del mes(Proveído)

Orig inal 5 min

Técnico SNP 4 Revisa documentación remit ida



5 min

Pág. 77

5 Elabora hoja Excel lasvalor izaciones de Obras yProvis ionadas y pendientespor número de valor izacionescon que la Orden de Compray/o Orden de Servic io hayasido provis ionada

Cuadro devalor izacionesprovis ionadas

y noprovis ionadas

Orig inal ycopia

3 días

6 Elabora Informe de las Valor izaciones de Obras No provis ionadas y adjunta cuadro.

Informe devalor izaciones

de obra noprovis ionadas

Orig inal ycopia

15 min


7 Recepciona Informe y poneen despacho de Sub Gerente



Orig inal ycopia

5 min


8 Veri f ica v isa y ordena seremita a U.O.M.E.P.



Orig inal 5 min


9 Recibe, registra, remiteInforme a U.O.M.E.P. yarchiva copia.

Informe devalor izaciónde obra no

provis ionadas

5 min


Pág. 78

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 79



CP1

14. RENDICIÓN DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS


Regular las rendiciones de viáticos asignados por el concepto de comisiones de servicio, realizado deconformidad con las disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


ak. Ley 28708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”al. Ley Nº 27619 Ley que regula la autorización de viaje al exterior de servidores y funcionarios del Sector

Publico.am. Decreto supremo Nº 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior de

Servidores y Funcionarios del Sector Publico an. D. S. Nº 007-2013-EF Decreto Supremo que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión

de servicios en el territorio nacionalao. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Pág. 80

Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones deservicio, registrando en el sistema SIAF dicha rendición, generando la Rendición Planilla de viáticos, generandolas Notas Contables para la elaboración del Balance General.


El comisionado presenta a la Sub Gerencia de Contabilidad lo siguiente:1.- Copia de la Planilla de Anticipo de Viáticos 2.- Declaración Jurada de pagos (Formato 01)3.- Original de Factura, Boleta de Venta, Tickets4.- Informe de Viaje de la Comisión efectuada con el VºBº Sub Gerente que autorizó el viaje (Formato 02)5.-´Copia de Autorización de ViajeEn caso de Comisión de servicios al Exterior6.- Resolución de alcaldía

ALCANCE

Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Gestión Presupuestal y Sub Gerencia de Tesorería

INSTRUCCIONESLa rendición de viáticos se hará en un plazo de 08 días calendario, contados a partir de la fecha retorno.El monto máximo para rendir cuentas con Declaración Jurada será hasta un máximo de 10% UIT.

Pág. 81






RENDICIÓN DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS


Cantidad

Copias/Original

Tiempo

El comisionado

1 Presenta a la Sub Gerenciade Contabi l idad ladocumentación de larendición de viát icos: Copia de la Plani l la de

ant ic ipo de viát icos Declaración Jurada de pagos

(Formato 01) Original de Factura, Boleta

de Venta, Tickets Informe de Viaje de la

Comisión efectuada con elVºBº Sub Gerente queautorizó el viaje (Formato 04)

Copia de Autorización deViaje

“Solo en caso de Comisión deservicios al Exterior” Resolución de Alcaldía

InformeRendiciónde Plani l lade Viát icos

Orig inal y 2 copias

10 min


2 Recepciona ladocumentación, registra yentrega al TécnicoResponsable de lasrendiciones

InformeRendiciónde Plani l lade Viát icos

Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable delas rendiciones

InformeRendición de

Plani l la deViát icos

(proveído)

Orig inal 5 min


4 Revisa la conformidad dela documentaciónSustentator ia de larendición de viát icos y quese encuentra dentro delp lazo establecido.


Devuelve al interesadopara su corrección

InformeRendición de

Plani l la deViát icos

Orig inal 5 min

Pág. 82

5 El responsable anal izara loque se le otorgo comoant ic ipo y lo que r inde elcomis ionado detal landoigualdad o diferencia desaldo a favor o en contrade la inst i tución

10 min

6 “Si existe igualdad desaldo”

En el SIAF genera laRendición de la Plani l la deViát icos.

Rendición dePlani l la de

Viát icos

Orig inaly copia

Orig inaly copia

5 min

7 Registra e l SIAF el gasto 5 min

8 “Si existe devolución”En Comisionado adjunta elvoucher de depósito por ladiferencia, previamenteefectuado en cuentacorr iente de la MPI.

“Si existe Reembolso”

El responsable revisa laautor ización del Reembolsopor el Sub Gerenteinmediato consignado enel informe de Rendición dela Plani l la de Viát icos.Envía documentación aGest ión Presupuestal parala afectación Presupuestal .

10 min


9 Recibe y remite informe deRendición de Plani l la deViát icos.

5 min


10 Recepciona documentacióny entrega a Sub Gerente deContabi l idad

5 min


11 Revisa rendición y v isa enseñal de conformidad.

Orig inaly copia

5 min


12 Distr ibuye or ig inal a SubGerencia de Tesorería yarchiva copia.

Rendición dePlani l la de

Viát icos

Orig inaly copia

10 min


Pág. 83

DIAGRAMA DE FLUJO


CP1

Pág. 84


15. RENDICIÓN DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS


Regular las rendiciones de otorgamiento de anticipos con Recibos de Egresos de conformidad con lasdisposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


ap. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”aq. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.ar. Ley Nº 28425 Ley de Racionalización de Gatos Públicosas. Resolución de Alcaldía N° 1537-2005-MPI (31/10/05). Aprueba la Directiva N° 002-2005-UC-MPI.

Normas para la Rendición del anticipo con recibo de egresos para Alcalde, Funcionarios y Servidoresde la MPI.

at. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Internoau. Resolución Directoral Nº 013-2005-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos locales


Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de anticipos asignados, registrados en el Sistema SIAFdicha rendición, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.


El Alcalde, Funcionario o Servidor presenta a la Sub Gerencia de Contabilidad lo siguiente:1.- Informe de la Rendición del anticipo visado por el Sub Gerente Inmediato

Pág. 85

2.- Original de Factura, Boleta, Recibos3.- Copia del Recibo de Egresos4.- Declaración Jurada de gastos solo en el caso de movilidad

ALCANCE

Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Gestión Presupuestal y Sub Gerencia de Tesorería.

Pág. 86






RENDICIÓN DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DEEGRESOS


Cantidad

Copias/Original

Tiempo

Alcalde,Funcionario o

ServidorAutor izado

1 Presenta a la Sub Gerenciade Contabi l idad ladocumentación de larendición del ant ic ipo:

Informe de la Rendición delant ic ipo visado por e l SubGerente Inmediato

Original de Factura, Boleta,Recibos

Copia del Recibo de Egresos

Declaración Jurada degastos solo en el caso demovi l idad

Informe deRendición de

Gasto

Orig inal 10 min

Secretar iaContabi l idad

SNP

2 Recepciona ladocumentación de larendición del ant ic ipo,registra y coloca en eldespacho al Sub Gerente


Gasto

Orig inal 3 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable de lasrendiciones


Gasto(proveído)

Orig inal 5 min

Pág. 87


4 Revisa la conformidad de ladocumentación Sustentator iadel ant ic ipo y que seencuentra dentro del p lazoestablecido.

“Si documentación no esconforme”

Devuelve al interesado parasu corrección


Gasto(proveído)

Orig inal 10 min

5 El responsable anal izara loque se le otorgo comoant ic ipo y lo que r inde elServidor estableciendoigualdad o di ferencia desaldo a favor o en contra dela inst i tución

10 min

6 “Si existe igualdad desaldo”

En el SIAF genera laRendición del Gastomediante móduloadministrat ivo, y asigna NºRegistro SIAF

Rendición delGasto

Orig inaly copia

5 min


7 La contabi l ización de lasrendiciones se real izan en elSIAF – Modulo contable

5 min

Pág. 88

8 “Si existe saldo a favor dela institución”

El servidor adjunta elvoucher de depósito por ladi ferencia, previamenteefectuado en cuentacorr iente de la MPI.

“Si existe Reembolso deanticipo”

El responsable revisa laautor ización del Reembolsopor el Sub Gerenteinmediato consignado en elinforme de Rendición deGasto.Envía documentación aGest ión Presupuestal parala afectación Presupuestal .

10 min


SNP

9 Recibe y remite informe deRendición de Gastos.

5 min

Secretar ia deSub Gerencia

de Gest iónPresupuestal

10 Recepciona documentacióny entrega a Técnico dePresupuesto

1 min

Técnico dePresupuesto

11 Revisa documentaciónregistra en el módulo decert i f icación presupuestaldel documento mediantePresupuestación en el SIAF.

Cert i f icaciónPresupuestal

Orig inaly copia

5 min

Secretar ia deSub Gerencia

de Gest iónPresupuestal

12 Remite documentación derendición a Contabi l idad yarchiva copia deCert i f icación Presupuestal

Cert i f icaciónPresupuestal

Orig inaly copia

5 min

Pág. 89


SNP

13 Recepciona y Remiteinforme de Rendición deGastos.

5 min


14 Revisa, v isa informe enseñal de conformidad

Rendición delGasto VºBº

Orig inaly copia

5 min


SNP

15 Recibe informe, d istr ibuyeorig inal a Sub Gerencia deTesorería y archiva copia.

Rendición delGasto VºBº

Orig inaly copia

10 min


Pág. 90

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 91



16. REGISTRO EN EL LIBRO DE VENTAS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO DE GRIFOMUNICIPAL, U.O.M.E.P, TERMINAL TERRESTRE, MERCADOS Y CASA DE LA CULTURA.


Registrar en su debida oportunidad en el Registro de ventas la emisión de las facturas y boletas de ventaemitidas por Grifo Municipal, U.O.M.E.P, Terminal Terrestre, Mercados y Casa de la Cultura. .


av. D.S. 055-99- EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e ImpuestoSelectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais.

aw. Decreto supremo Nº 029-24-EF Reglamento del IGV-ISC ax. Resolución de superintendencia Nº 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la

SUNAT.ay. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Pág. 92

Este procedimiento permite registrar mensualmente en el Registro de Ventas, Facturas, Boletas de Ventade las operaciones realizadas por Grifo Municipal. Unidad Operaria de Maquinaria y Equipo, TerminalTerrestre, Mercados y Casa de la Cultura y remitidas por estos a la Sub Gerencia de Contabilidad.


1. Resumen de Ventas Diarias de Grifo Municipal, Facturas y Boletas de Ventas de Grifo emitidas en

el mes

2. Facturas y boletas de Venta de U.O.M.E.P. emitidas en el mes por alquiler de maquinaria.

3. Relación de Facturas emitidas en el mes y Facturas emitidas de Mercados por alquiler de puestos.

4. Remisión de Facturas por derecho de alquiler de stand del Terminal Terrestre

ALCANCE

Sub Gerencia de Contabilidad, Grifo Municipal, U.O.M.E.P., Sub Gerencia de Comercialización(Mercados), Terminal Terrestre y Casa de la Cultura.

Pág. 93






REGISTRO EN EL LIBRO DE VENTAS DE LOS COMPROBANTES DEPAGO DE GRIFO MUNICIPAL, U.O.M.E.P, TERMINAL TERRESTRE,MERCADOS Y CASA DE LA CULTURA


Cantidad

Copias/Original

Tiempo


SNP

1 Recepciona, registra yalcanza la documentaciónsustentadora de ventas alSub Gerente conformadapor:

GRIFO MUNICIPALMemorándum de ventasDiar ias del mes, adjunta:

Facturas y/o Boletas Resumen de ventas

U.O.M.E.P Informe Mensual deRemisión de facturas y/oBoletas por Alqui ler deMaquinaria y EquipoPesado, adjunta:

Facturas y Boletasemit idas

SUB GERENCIA DECOMERCIALIZACIÓN(MERCADOS)Informe mensual de remisiónde Facturas por alqui ler det iendas de Mercados,adjunta:

Relación de Facturasemit idas en el mes

Copia Usuario defactura

TERMINAL TERRESTRE Informe Mensual de remisiónde Facturas por derecho dealqui ler de stands, adjunta:

Relación de F y/o B/V

CASA DE LA CULTURAInforme Mensual de remisiónde Facturas por derecho dealqui ler de auditor io,col iseo, anf iteatro, adjunta:

Relación de F y/o B/V

MemorándumDe Ventasal mes del

Gri foMunicipal

InformeMensual

deRemisión

deFacturas

y/o Boletasde

U.O.M.E.P.

InformeMensual

deRemisión

deFacturas

deMercados

InformeMensual

deRemisión

deFacturas

deTerminal

Orig inal

Orig inal

Orig inal

Orig inal

10 min

Pág. 94

InformeMensual

deRemisión

deFacturas

de la Casade la

CulturaSub GerenteContabi l idad

2 Deriva con proveído alTécnico Responsable parasu registro y contro l

Documenta.

Sustentación de

Ventas Proveído

Orig inal 5 min



3 Revisa conformidad de ladocumentación sustentadorade ventas



10 min

4 Real iza el registrocorrespondiente en elSAGEM, ingresando Nº deventa, Área de venta, Tipode documento, fecha deemisión, Nº documento,monto, monto IGV, de lasFacturas y/o Boletas deventas de G Municipal ,U.O.M.E.P., T. Terrestre,Mercados, casa de laCultura

“Si No encuentra cl ientey/o Nº de RUC de cliente

no es legible”Ingresa a página web de laSUNAT www.sunat.gob.pe

Consulta RUC“Si no se encuentra cliente

registrado en el SAGEM”Registra Cl iente Nuevo

5 días

5 En hoja Excel e labora ladistr ibución de ventas porcuentas contables.“Solo para el caso de Grifo

Municipal”Elabora el resumen deventas Diar ias de Gri foMunicipal y luego real iza laconci l iación del Registro deVentas vs. El Cuadro deVentas de Gri fo

Cuadro deDistr ibuciónde Ventas

por cuentascontables

Orig inal 1 día

6 En el SAGEM imprime el registro de Ventas en Hoja Legal izada.

Registro deventas en

HojaLegal izada

Orig inal 3 min

Pág. 95

http://www.sunat.gob.pe/

7 En el SAGEM ingresa en elRegistro de Ventas,Ingresando Tipo de Doc. NºDoc. Fecha, Doc. Ref.Benef ic iar io, Fuente deFinanciamiento, Part idaPresupuestal .Notas Contables del registrode Ventas en el SIAF.Adjunta Reporte Detal ladode Facturas y/o Boletas deVentas (c)Firma responsable y anotaNº de Registro para SIAF.

NotaContable delRegistro de

ventas

Orig inal 10min

8 Luego, real iza el registrocorrespondiente en el SIAFelaborado la Nota Contablepor e l registro de Ventas delmes, ingresando Nº deRegistro Administrat ivo,Mes, Tipo de Movimiento,Fecha, Montos, Glosa,Part idas Presupuestales, yasiento contable por e lRegistro de Ventas.

30 min


9 Veri f ica Notas Contables delRegistro de ventas

“Si es correcta”Visa Notas Contables y

ordena archivo

“Si es no correcta”Devuelve Nota Contable a

Técnico responsable para sucorrección

NotaContable delRegistro deVentas VºBº

Orig inal 5 min


SNP

10 Recibe Notas Contables yarchiva

3 min


Pág. 96

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 97



FORMATOCP1

Pág. 98

17. ARQUEO PERIÓDICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA CENTRAL, CAJA CHICA Y CAJASDE RECAUDACIÓN


Efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de Fondos de Caja: Caja Central, Caja Chica y Cajas deRecaudación


az. Ley 28708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”ba. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesoreríabb. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público.bc. Resolución Directoral Nº 026-80-EF-77/15 que aprueba Normas Generales del Sistema de

Tesorería bd. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control InternoNG- 08 Arqueos Sorpresivosbe. Resolución de Alcaldía N° 1537-2005-MPI (31/10/05). Aprueba la Directiva N° 002-2005-UC-MPI.

Normas para la Rendición del anticipo con recibo de egresos para Alcalde, Funcionarios yServidores de la MPI.

bf. Resolución de Alcaldía N° 1085-2005-A-MPI. Aprueba la Directiva Nº 001-2005-UC-GAG-MPI.Norma para el tratamiento de los ingresos percibidos por caja.

bg. Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización y Funciones


Este procedimiento permite efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de caja: Caja Central, CajaChica y Cajas de Recaudación, como medida de control interna.


Pág. 99

1. Resolución con la cual se designa a los responsables del fondo de Caja: Caja Central, Caja Chica.

2. Comprobante de Pago y Cheque con el cual se ha apertura el fondo

3. Documentos de Ingresos

4. Planillas de Recaudación

5. Documentación de gastos realizados con el fondo

6. Vales de Anticipo otorgado

ALCANCE

Sub Gerencia de Tesorería, Sub Gerencia de Contabilidad, Responsables de cajas periféricas y Gerencia deAdministración Financiera.

Pág. 100






ARQUEO PERIÓDICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA, CAJA CHICA Y CAJASDE RECAUDACIÓN



Tiempo

Equipo deArqueo

1 El Sub Gerente deContabi l idad coordina con elTécnico para efectuar e larqueo tanto sorpresivo ymensual de caja, procediendoa t rasladarse a:

Caja Chica TesoreríaFuncionamiento

Caja Chica TesoreríaInversiones

Caja Recaudac. Centra l

Caja Rec. Agencia. Mun.

Caja Rec. Casa de laCultura

Caja Rec. MercadoPacocha

Caja Rec. Gri fo Municipal

20 min

2 En Caja de Tesoreríaproceden a real izar e l arqueode caja, ver i f icando lossaldos de l ibros estén deacuerdo a la existencia de

1 día

Pág. 101

fondos y valores incluyendolos que se encuentran enpoder de cobradores y/oagentes

“Si existe sobrantes ofaltantes”

Anota observaciones3 En Caja de Recaudación

real izan el arqueo de caja dela s iguiente manera:1) Ingresa Factura y/o

Boletas de Ventas que nohan sido ingresadas als istema

2) Anota en Libro de Actadocumentación que no hasido sustentada

3) Sub Gerente deContabi l idad Visa lasFacturas, B/V

4) Arquea el efect ivo,contando monedas,bi l le tes y cheques.

2 horas xc/caja


4 El responsable procede aredactar en forma manuscri tael Acta de Arqueo,consignado en el L ibro deActas la conformidad odisconformidad, fecha, horade in ic io y termino ydetal lando el efect ivo ydocumentación encontrada encaja.

Acta deArqueo de

Caja

Orig inal 10 min

Pág. 102

Equipo deArqueo

y Responsable

de Caja

5 Finalmente, los responsablesproceden a f i rmar el Acta enseñal de conformidad

5 min

Equipo deArqueo

6 Poster iormente, repi ten lospaso 3, 4 para las demáscajas de recaudación

2 días


7 Entrega de l ibro de Actas a Secretar ia de Sub Gerencia

Libro deActas

Orig inal 2 min


SNP

8 Fotocopia Libro de Actas Elabora Informe de Arqueo y AnexoExpl icat ivos de Arqueo, especif icando sobrante o fa l tantes para la GAdministración FinancieraAdjunta copia de Actas de Arqueo

Informe deArqueo de

Caja

Orig inal 30 min


9 Revisa Informe, f i rma ydevuelve a secretar ia

Informe deArqueo de

Caja

Orig inal ycopia

10 min


SNP

10 Recibe Informe f i rmado,registra y remite documento aGerencia de AdministraciónFinanciera y archiva copia

Informe deArqueo de

Caja

Orig inal ycopia

3 min


Pág. 103

Pág. 104

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 105



CP1

18. LIQUIDACIÓN DEL IGV


Establecer el importe a pagar al fisco correspondiente al Impuesto General a las Ventas correspondiente alperiodo tributario o el crédito tributario a favor de la Municipalidad de conformidad con las disposicionesdel IGV.


bh. D.S. Nº 055-99-EF Texto Único Ordenando de la Ley del Impuesto General a las Ventas eimpuesto Selectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais

bi. Decreto supremo Nº 029-24-EF Reglamento del IGV-ISC bj. Resolución de superintendencia Nº 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la

SUNAT.bk. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental.bl. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite establecer mensualmente el impuesto a pagar al estado por el impuestoGeneral a las Ventas o determinar el crédito a favor de la Municipalidad, para cual se tomara el monto delimpuesto cobrado en las ventas del mes, se deduce el impuesto pagado en compras del mes y el créditodel mes anterior. Se tendrá en cuenta si son operaciones gravadas, exoneradas y si las operacionesgravadas son plenamente identificables. Procedimiento regulado en la ley del Impuesto General a lasVentas y en Resoluciones especificas emitidas por la SUNAT

Pág. 106


1. Registro de Compras

2. Registro de Ventas

ALCANCE

Sub Gerencia de Logística y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 107






LIQUIDACIÓN DEL IGV



Tiempo

Sub Gerenciade Logíst ica

1 Remite a la Sub Gerenciade Contabi l idad el Registrode Compras

Registro decompras

Copia 5 min


SNP

2 Recepciona, registra yentrega a Sub Gerentecopia del registro deCompras

Registro decompras

Copia 3 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable

Registro decompras

(Proveído)

Copia 5 min



4 En el SIAF impr ime elRegistro Auxi l iar Cuneta 40Impuesto General a lasVentas

RegistroAuxi l iar

Cuenta40

Orig inal 10 min

Pág. 108

5 Veri f ica e l importe de lasFacturas afectas al IGV,comprobando el Registrode Compras vs. El RegistroAuxi l iar Cuenta ImpuestoGeneral a las Ventas y lapercepción por pagar

“Si hay diferencia”Anal iza cuentas contables

“Si los datos están maldeclarados”

Real iza rect i f icación de losimpuestos

3 horas

6 Elabora en hoja Excel lal iquidación Mensual delIGV Determinando saldos afavor de IGV y laPercepción en Orig inal ycopia

LiquidaciónMensual del

IGV

Orig inal ycopia

30 min


7 Revisa y v isa Liquidacióndel IGV, así como la NotaContable.Deriva a Secretar ia para sudistr ibución y archivo.

Liquidación delIGV y Nota

Contable porpercepción IGV

VºBº

Original ycopia

5 min


SNP

8 Remite L iquidación IGV ala Sub Gerencia deTesorería y archiva copia

Liquidación delIGV

Orig inal 3 min


Pág. 109

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 110



CP1

19. ANÁLISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE


Establecer los componentes del saldo de cada cuenta a nivel del último digito del Plan de cuentas que tengaimplementado la Municipalidad y generar la nota de ajuste correspondiente, por proveedor, cliente, beneficiariocon indicación del tipo y numero de documento que respalda la operación y generar las notas de ajustecorrespondiente.


bm. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”bn. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Ley Nº 26162 Del Sistema Nacional de Control y su Reglamentobo. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental.bp. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno


Este procedimiento permite elaborar el análisis de cuentas del Balance General estableciendo la estructura de susaldo y que es realizado a nivel del último digito del plan de cuentas, estableciendo los saldo por tipo de bien,producto, componente, proveedor, cliente, trabajador, beneficiario, con indicación del tipo y numero dedocumento que respalda la operación y generar las notas de ajuste correspondiente.

Pág. 111


1. Registros Auxiliares por Cuentas Contables.

ALCANCE

Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 112






ANÁLISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE



Tiempo

TécnicoIntegración

Contable y deIngresos

(SNP)

Y

TécnicosAdministrat ivos

I(055, 056)

Y

TécnicoContabi l idad

SNP

1 Emite en el SIAF reporte:Registro Auxi l iar CuentasContables

Registrosauxi l iares

Orig inal 2 horas

2 Real iza la conci l iación desaldos por cuentas y subcuentas contables,comparando los saldos dependientes pro pagar,provis iones y notascontables por todoconcepto de lasoperaciones del mes conlos Registros Auxi l iarescorrespondientes,elaborando Excel la Hojade Trabajo de Saldos delmes

Hoja de t rabajode saldosdel mes

Orig inal 7 días

3 Determinan nuevos saldosde las cuentas anal izadas

2 horas

Pág. 113

4 En el SIAF impr ime anál is isde cuentas del mes

Anál is is decuentas delmes SIAF

Orig inal 3 horas


5 Ver i f ica y v isa anál is is decuentas f inancieras delmes y ordena archivo

Anál is is decuentas del

mes VºBº

Orig inal 1 día


SNP

6 Archiva Anál is is de cuentasf inancieras del mes

10 min


Pág. 114

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 115

Pág. 116

Pág. 117



CP1

20. CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE INGRESOS


Efectuar la Conciliación Presupuestal y Financiera de los ingresos entre las Sub Gerencia de Contabilidad yGestión Presupuestal.


bq. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”br. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21°bs. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental.bt. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Internobu. 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los ingresos en las cuentascontables financieras presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose estaactividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre la Sub Gerencia deContabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajustecorrespondiente


Pág. 118

1. Informe Mensual de recaudación de ingresos por toda fuente de Financiamiento emitido por la Sub

Gerencia de Gestión Presupuestal

2. Resoluciones de mayor ingreso

ALCANCE

Sub Gerencia de Gestión Presupuestal y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 119






CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE INGRESOS



Tiempo

Sub Gerenciade Gest ión

Presupuestal

1 Remite a la Sub Gerenciade Contabi l idad el informeMensual de Recaudaciónde ingresos por toda laFuente de Financiamientoy las Resoluciones porMayor Ingreso

ResolucionesOrig inal


SNP

2 Recepciona Informe,registra y entrega a SubGerente

ResolucionesOrig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsablepara la conci l iación

Resoluciones(Proveído)

Orig inal 5 min



4 Revisa documentaciónremit ida“Si documentación está

incompleta”Devuelve al áreacorrespondiente

5 min

Pág. 120

5 Registra en hoja Excel losingresos por Fuente deFinanciamiento y cuentascontables para efectos deconci l iación

Cuadro Generalde Ingresos por

F.F.

CuadroDistr ibución de

Ingresos porF.F.

Orig inal

Orig inal

3 horas




6 Condición de saldoscontables de ingresos ypresupuestar los a n ivel

de SIAF, real izándose demanera mensual.

Orig inal

Orig inalTécnico deIntegración



7 “Si coinciden lossaldos”

Elabora Acta deConci l iación de Ingresos

por Fuente deFinanciamiento entre Sub

Gerencia de G.Presupuestal y

Contabi l idad

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. de Integración.

Contables Copia: Téc. Presupuesto

Acta deConci l iación de

Ingresos conPresupuestos

Orig inal y2 copias

1 hora

Pág. 121


SNP

8 Recepciona Acta deConci l iación y remite aSub Gerente


Ingresos

Orig inal 5 min


9 Ver i f ica, v isa y ordenaarchivo


IngresosVB

Orig inal 5 min


SNP

10 Recibe y archiva Acta deConci l iación de Ingresos


Ingresos

5 min


Pág. 122

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 123



21. CONCILIACIÓN FINANCIERA DE COMPROMISOS PRESUPUESTALES DE GASTOS


Efectuar la conciliación la Presupuestal y Financiera de los compromisos de gastos entre las Sub Gerenciade Contabilidad y Gestión Presupuestal


bv. Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad”bw. Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21°bx. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental.by. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Internobz. 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno


Pág. 124

Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los gastos en las cuentascontables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose estaactividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Sub Gerenciade Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajustecorrespondiente.


1. Estado de Ejecución Mensual de Gasto Corriente y de Capital por toda Fuente de Financiamiento

emitido por la Sub Gerencia de Gestión Presupuestal

ALCANCE

Sub Gerencia de Gestión Presupuestal y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 125






CONCILIACIÓN FINANCIERA DE COMPROMISOSPRESUPUESTALES DE GASTOS



Tiempo

Sub Gerenciade Gest ión

Presupuestal

1 Remite a la Sub Gerenciade Contabi l idad el Estadode Ejecución Mensual deGasto Corr iente y Capita lpor toda la fuente deFinanciamiento

EP-1 Orig inal

10 min


SNP

2 Recepciona Informe,registra y entrega a SubGerente

E-5 Orig inal 5 min


3 Deriva con proveído aTécnico Responsable parala conci l iación

E-5 (Proveído)

Orig inal 5 min





5 min


Y Técnico SNP

5 Registra en hoja Excel losingresos por Fuente deFinanciamiento y cuentascontables para efectos deconci l iación

Cuadro Generalde Gastos por

F.F

Cuadro deDistr ibuciónDe GastosPor F.F.

Orig inal

Orig inal

3 horas


Y Técnico SNP


6 Si existe d i ferencia de saldos f inancieros y presupuestales, ver i f icar contabi l izaciones y registros SIAF ingresados o dupl icados en el s istema.

Orig inal 4 días



7 “Si coinciden los saldos”Elabora Acta de

Conci l iación de Gastos porFuente de Financiamientoentre Sub Gerencia de G.

Presupuestal yContabi l idad

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. Adm. I Copia: Téc. Presupuesto

Actaconci l iación de

GastosCon

presupuesto

Orig inaly 2

copias

1 hora

Pág. 126


SNP

8 Recepciona Acta deConci l iación de Gastos yremite a Sub Gerente


Gastos

Orig inal 5 min




GastosVºBº

Orig inal 5 min


SNP

10 Recibe y archiva Acta deConci l iación de Gastos


Gastos

5 min


Pág. 127

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 128



CP1

22. CONCILIACIÓN DE LAS PLANILLAS DE FUNCIONAMIENTO ENTRE PERSONAL YCONTABILIDAD


Efectuar la conciliación Financiera de las Planillas de Haberes, pensiones y Salarios de Funcionamientoentre las Sub Gerencia de Contabilidad y Sub Gerencia de Personal


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21° Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de las Planillas de Haberes,pensiones y Salarios de Funcionamiento en las cuentas contables financieras y presupuestales del BalanceGeneral y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con ellevantamiento de una acta entre las Sub Gerencia de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso dediferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.

Pág. 129


La Sub Gerencia de Recursos Humanos deberá remitir lo siguiente:

1. Asiento resumen de las Planillas de Haberes, pensiones y Salarios de Funcionamiento

2. Copia de las Planillas de Haberes, pensiones y Salarios de Funcionamiento

ALCANCE

Sub Gerencia de Recursos Humanos y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 130






CONCILIACIÓN DE LAS PLANILLAS DE FUNCIONAMIENTO ENTREPERSONAL Y CONTABILIDAD



Tiempo

Sub Gerencia deRecursosHumanos

1 Remite a la Sub Gerenciade Contabi l idad:

Copia de las Plani l las

de Haberes, pensionesy Salar ios deFuncionamiento

Asiento resumen de las

Plani l las de personal

Plani l la y Asiento Resumen

de Plani l las

Copia 10 min


SNP

2 Recepciona documentos,registra y entrega aTécnico Responsable

5 min





10 min

Pág. 131

4 Registra en hoja Excel lossaldos de las Plani l las,L iquidaciones, Subsid ios,Bonif icaciones del mes porcuentas contables queinvolucra gastos depersonal, efectuando elcuadro resumen de saldoscontables y de personal.

Cuadro deconci l iaciónde Plani l las

Orig inal 4 horas

5 Real iza la comparación de saldos contables con saldos de personal

“Si existe diferencia desaldos contables”

Ver i f icar modif icaciones enplani l las de haberes y contabi l izaciones real izadas en el módulo SIAF y corregir errores pudiendo real izar rebajas anulaciones a los d iferentes registros SIAF

Orig inal

3 horas


U. deContabi l idad

YTécnico

Administrat ivo IDe U. dePersonal


Conci l iación de Saldos dePlani l las entre Personal y

Contabi l idad

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. Contable Copia: Téc. De Personal

Acta deConci l iaciónde Saldos de

Plani l las

Orig inal y2 copias

20 min


SNP

7 Recepciona Acta deConci l iación y entrega aSub Gerente


Plani l las

Orig inal 5 min

Pág. 132


8 Veri f ica, v isa y ordenaarchivo

5 min


SNP

9 Archiva Acta deConci l iación

5 min


Pág. 133

Pág. 134

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 135



23. CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CONTABILIDAD CON FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA


Efectuar la conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos de multas tributarias entre las SubGerencia de Contabilidad y Sub Gerencia de Fiscalización


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21° Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de multas tributarias entre laSub Gerencia de Contabilidad y la Sub Gerencia de Fiscalización en las cuentas contables financieras ypresupuestales del Balance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo conel levantamiento de una acta entre las Sub Gerencia de Contabilidad y Sub Gerencia de Fiscalización; en elcaso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


La Sub Gerencia de Fiscalización deberá de remitir mensualmente la siguiente información:

1. Resoluciones de Determinación y multas Tributarias.

ALCANCE

Sub Gerencia de Fiscalización y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 136






CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CONTABILIDAD CON FISCALIZACIÓNTRIBUTARIA



Tiempo



1 Real iza la ver i f icación desaldos contables devalores del BalanceConstruct ivo del SistemaSIAF, con los saldos dels istema SAT

“Si existe diferencia desaldos contables”Real iza anál is is con elapoyo Registro Auxi l iar delSIAF

“Si existe diferencia desaldos de tr ibutarios”Coordina con Responsablede la Fiscal izaciónTributar ia para sucorrección

Nota Contablede Ajuste

Orig inal 30 min



Téc. Adm. ISub GerenciaFiscal ización

2 “Si coinciden los saldos”Elabora Acta deConci l iación de Saldos deValores de Determinación ymultas Tr ibutar ias FirmanResponsables

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. Contable Copia: Téc. Fiscal ización.

Acta deConci l iación

de Saldosde valores

Orig inal y2 copias

20 min


SNP



valores

Orig inal 5 min




VB

Orig inal 5 min


SNP



Orig inal 5 min


Pág. 137

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 138



CP1

24. CONCILIACIÓN DE SALDOS DE TRIBUTOS ENTRE CONTABILIDAD Y RECAUDACIÓNTRIBUTARIA


Efectuar la conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos tributarios entre las Sub Gerencia deContabilidad y Sub Gerencia de Recaudación


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21° Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 N° 001-2013-EF/51.01, sobre plazo de obligación de

registro de información Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno

Pág. 139


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos tributarios entre la Sub Gerencia deContabilidad y la Sub Gerencia de Recaudación en las cuentas contables financieras y presupuestales delBalance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de unaacta entre las Sub Gerencia de Contabilidad y Sub Gerencia de Recaudación; en el caso de diferencias sepractican la nota de ajuste correspondiente.


La Sub Gerencia de Recaudación deberá remitir mensualmente la siguiente información:

1. Movimiento Resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes

2. Resumen Mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes

3. Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones

4. Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios

5. Provisión de la Cobranza Dudosa

6. Castigo de Cobranza Dudosa (Anual)

7. Intereses y Reajustes Tributarios del mes

ALCANCE

Sub gerencia de Recaudación y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 140






CONCILIACIÓN DE SALDOS DE TRIBUTOS CON RECAUDACIÓNTRIBUTARIA


Cantidad

Copias/Original

Tiempo



1 Real iza la ver i f icación desaldos del BalanceConstruct ivo del SistemaSIAF, con los saldos dels istema SAT

“Si existe diferencia desaldos contables”

Real iza anál is is de cuentascon apoyo del RegistroAuxi l iar - Cuentas por

cobrar del SIAF

Si es necesario elabora laNota Contable de Ajuste en

el SIAF.

“Si existe diferencia desaldos de tr ibutarios”

Coordina con Responsablede la RecaudaciónTr ibutar ia para su

corrección

NotaContable de

Ajuste

30 min



Téc. Adm. ISub GerenciaRecaudación


Conci l iación de Saldos deTributos

Firma Responsable

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. Contable Copia: Téc. Recaudación


de Saldosde Tributos

Orig inaly 2

copias

20 min


SNP



Tributos

Orig inal 5 min




VB

Orig inal 5 min


SNP



Orig inal 5 min


Pág. 141

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 142



FORMATOCP1

Pág. 143

25. CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE SALDOS POR INFRACCIONES ALTRÁNSITO


Efectuar la conciliación la Presupuestal y Financiera de los Saldos por Infracciones al Tránsito entre la SubGerencia de Transportes y seguridad Vial y la Sub Gerencia de Contabilidad.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Art. 21° Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 N° 001-2013-EF/51.01, sobre plazo de obligación de

registro de información R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno 280.03 Conciliación de Saldos. Norma Técnica de Control Interno


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos por Infracciones al Tránsito enlas cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General realizándose esta actividad comomedida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre la Sub Gerencia de Transportes ySeguridad Vial y Sub Gerencia de Contabilidad; en el caso de diferencias se practican la nota de ajustecorrespondiente.


Pág. 144

La Sub Gerencia de Transportes y Seguridad Vial deberá remitir mensualmente a la Sub Gerencia deContabilidad lo siguiente:

1. Movimiento Resumen de los Ingresos

2. Movimiento de las infracciones de tránsito

3. Provisión para cuenta de Cobranza Dudosa

4. Provisión del Castigo (Anual)

5. Otros Movimientos

ALCANCE

Sub Gerencia de Transportes y Seguridad Vial y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 145






CONCILIACIÓN DE SALDOS POR INFRACCIONES AL TRÁNSITO



Tiempo



1 Real iza la ver i f icación desaldos contables delBalance Construct ivo delSistema SIAF, con lossaldos del s istema de la SubGerencia de Transportes ySeguridad Vial

“Si existe diferencia desaldos contables”Real iza anál is is de cuentascon apoyo del RegistroAuxi l iar, Cuentas por cobrardel SIAF

Si es necesario elabora laNota Contable de Ajuste enel SIAF.

“Si existe diferencia desaldos de infracciones”Coordina con Responsablede Sub Gerencia deTransportes o la SubGerencia de Tesorería para

NotaContable de

Ajuste

1 hora

Pág. 146

su corrección



Téc. Adm. ISub Gerencia

de Transporte ySeguridad Vial

2 “Si coinciden los saldospor infracciones”Elabora Acta de Conci l iaciónde Saldos de Infracciones alTránsi to Firman Responsables

Orig inal : Contabi l idadCopia: Téc. Int . Contable Copia: Téc. Transportes


de Saldosde

Infracciones

Orig inal y2 copias

20 min


SNP

3 Recepciona Acta deConci l iación y entrega a SubGerente

Acta deConci l iaciónde Saldos deInfracciones

Orig inal 5 min




VB

Orig inal 5 min


SNP

5 Archiva Acta de Conci l iación Acta deConci l iación

Orig inal 5 min


Pág. 147

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 148



FORMATOCP1

Pág. 149

26. EMISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL


Efectuar el procedimiento para formular en el plazo establecido los Estados Financieros de la Municipalidadde Ilo en forma mensual.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. Resolución Directoral N° 0 02-2013-EF/51.01 N° 001-2013-EF/51.01, sobre plazo de obligación de registro de información R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Instructivo Nº 06 Periodicidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N° 1080-2012-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 07-2012-A-A-MPI del

05/12/12. Presentación de los Estados Financieros.


Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros del mes que constan delBalance General (EF-1) Los Estados de Gestión (EF-2) y las Notas Explicativas a los Estados Financieros.


1. Balance de Comprobación

2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal

Pág. 150

3. Conciliación Presupuestal con la Sub Gerencia de Gestión Presupuestal de la Entidad

4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo

5. Registros Auxiliares cerrados

6. Libros Principales Cerrados

ALCANCE

Alcaldía, Regidores, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración Financiera, Órgano de ControlInstitucional y Sub Gerencia de Contabilidad

Pág. 151






EMISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL



Tiempo



1 Procesa en el SIAFMódulo Contable, opciónProcesos: Cierref inanciero y anexos

Procesar: Val idarcontabi l izar, valor izar, yval idar saldos, pre -c ierre

10 min


2 Emite e l Estado deSituación Financiera (EF-1) y los Estados deGest ión (EF-2) del mes enel SIAF

EF-1EF-2

Orig inal(2)

2 horas

Pág. 152

3 Elabora las NotasExpl icat ivas a los EstadosFinancieros en Excel conel apoyo del balanceConstruct ivo y Anál is is deCuentas Financieras

NotasExpl icat ivas

EE.FF

Orig inal(2)

5 horas


SNP

4 Elabora el informe de los Estados Financieros del MesAdjunta Fi le EE.FF. que cont iene: EF-1 Balance General

y Notas Respect ivas a los Estados Financieros

EF-2 Estado de Gest ión y Notas Respect ivas a los Estados Financieros

Balance ComprobaciónBC

InformeY f i le EE.FF

Orig inal(2)

30 min


5 Suscribe los EstadosFinancieros del mes. Sealcanza a G. de Adm.Financiera para surevis ión y f i rmacorrespondiente

Informe,Estados

Financierosdel mes

Orig inal(2)

1 día


SNP

6 Recibe, registra losestados Financieros delmes y remite a la G. deAdm. Financiera

5 min

Pág. 153

Secretar ia deG. Adm.

Financiera

7 Recepciona, registra ypone en despacho delGerente deAdministración

10 min

Gerente deAdministración

8 Revisa y suscr ibe losEstados Financieros de laMunicipal idad, devuelve ala Sub Gerencia deContabi l idad

1 día


Financiera

9 Recibe, registra y remiteEstados Financieros a laSub Gerencia deContabi l idad

5 min


SNP

10 Recepciona, registra ydistr ibuye EE.FF. a:

1. Alcaldía2. Regidores3. G. Municipal4. G. Adm. Financiera5. OCI6. Archivo

Contabi l idad

Informe y Fi le EE.FF.

VB

Orig inal(2) y 4copias

30min


Pág. 154

Pág. 155

DIAGRAMA DE FLUJO


CP1

Pág. 156


27. FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRAL


Emitir los Estados Financieros Trimestral de la Municipalidad Provincial de Ilo.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 N° 001-2013-EF/51.01, sobre plazo de obligación de

registro de información Resolución de Alcaldía N° 1080-2012-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 07-2012-A-A-MPI del

05/12/12. Presentación de los Estados Financieros. Ordenanza N° 389-2007-MPI. Reglamento de Organización y Funciones


Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios delTrimestre que constan de estado de situación financiera (EF-1), los Estados de Gestión (EF-2) y las notasExplicativas a los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria (EP-1) Estado deEjecución del Presupuesto de ingresos y gastos (PP1 Presupuesto Institucional de ingreso, PP2Presupuesto Institucional de gastos)

Pág. 157


1. Balance de Comprobación Financiero

2. Análisis de Cuentas Financiero y presupuestal

3. Conciliación Presupuestal con la Sub Gerencia de Gestión Presupuestal de la Entidad

4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo

5. Registros auxiliares cerrados

6. Información Presupuestaria: PP1 y PP2 y OP1

ALCANCE

Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración Financiera, Sub Gerencia de GestiónPresupuestaria, Sub Gerencia de Contabilidad, Órgano de Control Institucional , Contaduría Pública

Pág. 158






FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRAL


Cantidad

Copias/Original

Tiempo


Contable SNP

1 Ejecuta el proceso deIntegración Contable

1 día


Contable SNP

2 Emite en el Balancecomprobando en el SIAF

BalanceComprobación

Orig inal(2)

30 min



3 Procesa en el SIAF laacumulación de lasdiversas operacionescontables efectuadas en elt r imestre

10 min

Contador- SubGerente de

Contabi l idad

4 Emite el Estado desi tuación f inanciera (EF-1) y Estados deGest ión (EF-2) delt r imestre en el SIAF

EF-1EF-2

Orig inal(2)

2 horas

5 Elabora las NotasExpl icat ivas a los EstadosFinancieros en Excel conapoyo del BalanceConstruct ivo y Anál is is deCuentas Financieras

NotasExpl icat ivas

EE.FF

Orig inal(2)

5 horas

Pág. 159

6 Luego incorpora lainformación presupuestar iaremit ida por la SubGerencia de Gest iónPresupuestal :

EP-1 Estado deEjecución delPresupuesto deingresos y gastos

EP-1 Orig inal(2)

1 día

7 Real iza el proceso deTransferencia de losestados f inancieros delt r imestre a l MEF en elSIAF

1 hora

8 Revisa, suscr ibe losEstados Financieros yPresupuestar ios de laMunicipal idad y e laborainforme para su remisión ala Gerencia deAdministración Financierapara su aprobación y f i rma

Informe,Estados

Financieros yPresupuestar i

o delTr imestre

Orig inal(2)

1 día


SNP

9 Recibe, registra Estados Financieros, remite a la G. Adm. Financiera

5 min


Financiera

10 Recepciona, registra ypone en despacho deGerente de Administración

5 min


11 Revisa suscr ibe loaEstados Financieros yPresupuestar ios de laMunicipal idad, devuelve ala Sub Gerencia deContabi l idad

15 min

Pág. 160


Financiera

12 Recibe, registra y remiteEstados Financieros a laSub Gerencia deContabi l idad

5 min


SNP

13 Proyecta Of ic io para laf i rma del Alcalde, pararemit i r la información a laContaduría General de laRepúbl ica

Of ic io Orig inal(2)

20 min

Secretar ia deAlcaldía

14 Recibe, registradocumentación y coloca enDespacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 15 Suscribe of ic io de losEstados Financieros yPresupuestar ios delTr imestre

1 día


16 Remite documentación a laContaduría General de laRepúbl ica y d istr ibuye:

1. Contaduría or ig inal2. Alcaldía (c)3. G. Municipal (c)4. G. Adm. Financiera

(c)5. OCI (c)6. Arch. Contabi l idad

(o)

Informe,Estados

Financieros yPresupuestar i

o delTr imestre


1 día


Pág. 161

Pág. 162

DIAGRAMA DE FLUJO



CP1

Pág. 163

28. CIERRE CONTABLE Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA CUENTAGENERAL DE LA REPÚBLICA

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTOEfectuar el cierre contable del ejercicio y la elaboración de los estados Financieros y Presupuestarios delejercicio de la Municipalidad Provincial de Ilo.


Ley 28 708: “Ley del Sistema Nacional de Contabilidad” Ley Nº 28112, Ley marco de la administración financiera del sector Público. Resolución Directoral N° 004-2013-EF/51.01, Modificación del Plan Contable Gubernamental. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Resolución de Alcaldía N° 1080-2012-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 07-2012-A-A-MPI del 05/12/12.

Presentación de los Estados Financieros Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 N° 001-2013-EF/51.01, sobre plazo de obligación de

registro de información Instructivo Nº 06 Periodicidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Ordenanza N° 389-2007-MPI. Reglamento de Organización y Funciones y R.A. N° 1047-2004-MPI.

Manual de Organización y Funciones.


Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los estados Financieros y Presupuestarios del ejercicioque constan del Estado de situación Financiera (EF-1), los Estados de Gestión (F-2), Estado de Cambios enel Patrimonio Neto (EF-3), Estado de Flujos de Efectivo (EF-4), Información Complementaria, Notas a losEstados Financieros y otros Anexos a los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria,consolidando de esta manera los Estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio para remitir y sustentardicha información a la Contaduría General de la República.

Pág. 164


1. Balance Comprobación HT

2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal

3. Conciliación Presupuestal con la Sub Gerencia de Gestión presupuestal de la Entidad

4. Conciliación practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo.

5. Registros Auxiliares cerrados

6. Libros Principales Cerrados

7. Información presupuestaria: PP-1, PP-2, EP-1, EP-2, EP-3, EP-4, PEPI, HTRI, HTR5

ALCANCE

Contraloría General de la República, Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración Financiera,oficina de Control Interno y Sub Gerencia de Contabilidad

INSTRUCCIONESLos Estados Financieros serán presentados en moneda nacional a nivel de dos decimales






CIERRE CONTABLE Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARALA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Pág. 165



Tiempo

Sub Gerente deContabi l idad

1 La Sub Gerencia deContabi l idad mediantedocumento informa fechade cierre de operacionesdel e jercic io a la G: Adm.Financiera y UnidadesGeneradoras de Ingresos yGastos de la MPI, para locual deberán remit i r lainformacióncorrespondiente para elc ierre de operaciones.

Documentode Fecha de

Cierre deEjercic io

10 min


(2) y



2 Real izan el proceso deconci l iación del ejercic io,mes a mes de acuerdo asus Hojas de Trabajo enExcel con todas lasUnidades generadoras deingresos y gastos de laMunicipal idad.

Hojas deTrabajo de

Conci l iación

12 días


Contable SNP

3 Ejecuta el proceso deIntegración Contable en elSIAF

1 día


Contable SNP

4 Emite el BalanceConstruct ivo en el SIAF

BalanceConstruct ivo 5

dígi tosHT-1

Orig inal 30 min

Pág. 166

Contador – SubGerente de

Contabi l idad

5 Revisa la correspondenciade saldos acreedores y/odeudores con susrespect ivas cuentascontables

“Si hay ajustescontables”

Repite paso 4

2 días


Contabi l idadY



6 En el SIAF efectúa losAsientos Contables deCierre de ejercic io:

Ajustes yregular izacionespatr imoniales

Cierre de cuentas degest ión y deresultados

Cierre de cuentas debalance y depresupuestos

Asientos deCierre deEjercic io

Orig inal 2 días


Contabi l idad

7 Impr ime los Formatos en elSIAF para obtener losEstados Financieros yPresupuestar ios del Pl iego,y distr ibuye a los TécnicosResponsables

Formatos delos EstadosFinancieros

Orig inal 2 horas

Pág. 167

8 Elabora los EstadosFinancieros:

EF-1 Estado desi tuación Financiera

EF-2 Estados deGest ión

Elabora EF-3 Estadode Cambios en elPatr imonio Neto

EF-4 Estado de Flu josde Efect ivo

Notas Expl icat ivas

EF-1EF-2EF-3EF-4

Notas Expl icat ivas

Orig inal(2)

7 días


Contabi l idadTécnico

Administrat ivo I(2),


Contable SNPTécnico dePatr imonio,

Técnico SNP

9 Elaboran los anexos a los Estados Financieros de acuerdo a su competencia

AF-1AF-2

AF-2AAF-3AF-4AF-5AF-6AF-7AF-8

AF-8A, AF8BAF-9

AF-10AF-11AF-12AF-12AF-13

Orig inal(2)

7 días

Pág. 168


Contabi l idad

10 Elabora Otros Anexos a losEstados Financieros y sonlos siguientes: Reporte de saldos de

cuentas del act ivo poroperaciones recíprocasentre ent idades delsector públ ico

Reporte de saldo decuentas del pasivo ypatr imonio poroperaciones recíprocasentre ent idades delsector públ ico

Reporte de saldo decuentas de gest ión poroperaciones recíprocasentre ent idades delsector públ ico

Otros anexos Orig inal(2)

4 horas

11 Luego, incorpora lainformación presupuestar iaremit ida por Gest iónPresupuestal

EP-1EP-2EP-3EP-4PP-1PP-2

Anexos a EE.PP

1 día

12 Real iza el Proceso deTransferencia de losEstados Financieros alMEF en el SIAF, opciónProcesos, Contro l deProcesos, hace check eninformación presupuestal yf inanciera/ t ransmit i r

30 min

Pág. 169


13 Revisa, suscr ibe losEstados Financieros yPresupuestar ios de laMunicipal idad y e laborainforme para su remisión ala Gerencia deAdministración para suaprobación y f i rma

InformeEstados

Financieros yPresupuestar io del Ejercic io

Orig inal(2)

1 día


SNP

14 Recibe, registra EstadosFinancieros ypresupuestar ios, remite ala G. Adm. Financiera

5 min


Financiera

15 Recepciona, registra ypone en despacho delGerente de Administración

5 min


16 Revisa y suscr ibe losEstados Financieros yPresupuestar ios de laMunicipal idad, devuelve ala Sub Gerencia deContabi l idad

15 min


Financiera

17 Recibe, y remite EstadosFinancieros a la SubGerencia de Contabi l idad

5 min


SNP

18 Proyecta Of ic io para laf i rma del Alcalde, pararemit i r la información a laContaduría General de laRepúbl ica

Of ic io EstadosFinancieros yPresupuestar i

o delEjercic io

Orig inal(2)

20 min


19 Recibe, registradocumentación y coloca enDespacho de Alcaldía

5 min

Pág. 170

Alcalde 20 Suscribe los EstadosFinancieros yPresupuestar ios, devuelvea Contabi l idad

1 día


21 Remite documentación a laSub Gerencia deContabi l idad

5 min


SNP

22 Recepciona, registra,fotocopia y d istr ibuyeEstados Financieros yPresupuestar ios a:

1. Contaduría or ig inal2. Alcaldía (c)3. G. Municipal (c)4. G. Adm. Financiera

(c)5. OCI (c)6. Arch. Contabi l idad

(o)

EstadosFinancieros yPresupuestar i

o


1 día


23 Aprobado los EstadosFinancieros yPresupuestar ios de la MPI,sustenta ante ContaduríaGeneral de la Repúbl ica enel c iudad de Lima (Revisary /o Recepción)

2 días


Pág. 171

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 172

GERENCIA DE ADMINISTRACIONFINANCIERA

CONTABILIDAD - CONTROLPATRIMONIAL

Pág. 173



29. INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE LA MPI


Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario Anual Físico de Bienes de laMunicipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


Resolución Nº 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Ordenanza Municipal N° 304-2005-MPI. Comité de Gestión Patrimonial. (04/02/05)


Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los bienes de la Municipalidad, etiquetado,registro y actualización de los mimos por cada dependencia en forma anual para sustentar los saldos de lascuentas contables del Balance General, determinando los faltantes y sobrantes así como el patrimonio dela Municipalidad.


1. Resolución que designa la comisión de Toma de Inventarios

2. Aprobación del programa de Inventario Anual de Bienes de la Municipalidad mediante Resolución

3. Reporte de Contabilidad conteniendo los importes controlados en las cuentas de Almacenes,

Inmuebles Maquinaria y Equipo, Inversiones Intangibles, Bienes Culturales, Construcciones enCurso e Infraestructura Pública.

ALCANCE

Todas las dependencias de la Municipalidad

Pág. 174






INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE LA MPI



Tiempo

Técnico dePatr imonio

1 Elabora el Programa deInventar io Anual de Bienesde la MPI, e labora informe yProyecto de Resolución queconforma Comisión de Tomade Inventar io

InformeResoluciónPrograma

deInventar io

Anual

Orig inal y copia

1 día


SNP

2 Recepciona documento,registra y pone en despachode Sub Gerente

5 min


3 Revisa Programa deInventar io Anual Fís ico deBienes de la MPI

“Si es correcto”Deriva con proveído a la

Gerencia de Administraciónpara su aprobación

“Si no es correcto”Devuelve a Técnicoresponsable para su

corrección.

(Proveído) 2 horas


SNP

4 Recibe documento, registray eleva proyecto deResolución y programa deToma de Inventar io a la G.de Adm. Financiera paraaprobación.

25 min


Financiera

5 Recepciona documento,registra y pone en despachodel Gerente de Adm.Financiera

10 min


Financiera

6 Revisa y aprueba Programade Inventar io, VisaResolución y deriva conProveído a Patr imonio parasu ejecución

InformeResolución

Programa deInventar io

Anual(Proveído)Aprobación

Orig inal 2 horas


Financiera

7 Recepciona documento,registra y remite a l Área deControl Patr imonial

10 min


8 En el módulo imprimeReporte de Afectación deBienes por Dependencia

Reporte deafectación de

bienes porDependencia

Orig inal 2 días

9 Impresión de Códigos Patr imoniales en Et iquetas de los Bienes Patr imoniales a inventar iar

Et iquetas deCodif icaciónPatr imonial

Orig inal 6 días

Pág. 175

Comisión deToma de

Inventar io

10 Ver i f ica y real iza ellevantamiento y laconstatación f ís ica debienes por cadadependencia, así como elet iquetado de los mismos

3 meses

11 La comis ión determina resultados:

Relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes

Listado de bienes propuestos para baja

3 días

12 “Posteriormente”Real iza la actual ización en el Modulo de los Bienes Patr imoniales

3 días

13 En el Módulo elabora lasnotas contables de losbienes fa ltantes y/osobrantes

NotasContables

BienesSobrantes y/o

fa l tantes

1 hora

14 Adjunta al Fi le de cada BienPatr imonial las sol ic i tudesde baja

1 día


15 Impr ime inventar io deBienes Patr imoniales deMPI, e labora informe deresultados de Inventar io

Informe deResultadosInventar io

Anual Fís icoDe Bienes

Orig inaly copia

1 día


SNP

16 Recepciona documento,registra y pone en despachode Sub Gerente

10 min


17 Revisa, v isa Inventar io yderiva con proveído a laGerencia de Administraciónpara su conocimiento

(Proveído) 1 hora


SNP

18 Recibe documento, registray remite informe a laGerencia de AdministraciónFinanciera paraconocimiento

10 min


Pág. 176

DIAGRAMA DE FLUJO


CP1

Pág. 177


30. ALTAS, BAJAS Y ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES


Establecer el procedimiento para una adecuada alta, baja y enajenaciones de bienes patrimoniales de laMunicipalidad.


Resolución Nº 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Ley Nº 28708. Ley general del sistema nacional de contabilidad Ley Nº 29537. Ley que adecua la Ley Nº 28708, Ley general del Sistema Nacional de Contabilidad,

al artículo 81 de la Constitución Política del Perú. Ley Nº 29401.Ley de reforma de los artículos 80° y 81° de la Constitución Política del Perú Ley Nº 29151. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema

Nacional de Bienes Estatales. (Art. 27° y Artículos del 40° al 48°). Resolución Nº 026-2008-SBN. Aprueban Directiva “Procedimiento para el Registro de Información

de acuerdo a lo establecido en la Tercera Disposición Transitoria de la Ley Nº 29151, Ley Generaldel Sistema Nacional de Bienes Estatales”

Resolución Nº 028-2008-SBN. Aprueban Directiva Nº 004-2008/SBN “Procedimientos para la Baja,la Venta por Subasta Pública y Venta Directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidadesdel Sector Público que se encuentren en calidad de chatarra”.

Resolución Nº 047-2008-SBN (*) Aprueba la Directiva Nº 001-2009/SBN. Directiva “Procedimientospara la Baja, la Venta por Subasta Pública y Subasta Restringida de los Bienes Muebles dePropiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentran en Calidad de Chatarra”

Resolución Nº 147-2009-SBN. Aprueban Directiva “Saneamiento de los Bienes Muebles dePropiedad Estatal”.

Resolución de Alcaldía N° 701-2008-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 005-2008-A-MPI.Administración

de Almacenes.

Pág. 178



Este procedimiento permite efectuar la aprobación de altas, bajas y enajenaciones ante el controlPatrimonial, para lo cual deberá elaborarse el expediente Administrativo.


1. Expediente Administrativo

ALCANCE

Alcaldía, Gerencia de Administración Financiera, Sub Gerencia de Contabilidad, Área de Control Patrimonial

INSTRUCCIONES

Pág. 179

1. El Control Patrimonial, está integrada por el gerente Municipal, Gerente Urbano- Ambiental y elTécnico de Control Patrimonial

2. Las Causales de Alta de Bienes son: saneamiento de bienes muebles, permuta, donaciones,reposición.

3. Las Causales de Baja son: Estado de obsolescencia técnica, excedencia, mantenimiento oreparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro, etc.

4. La Resolución de Alta o Baja de Bienes tiene un plazo de 30 días para emitirla y 20 días hábilespara dar cuenta a la SBN emitida la resolución.

Pág. 180






ALTAS, BAJAS Y ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES



Tiempo


1 Presenta las Sol ic i tudes deAltas, Bajas yEnajenaciones de BienesMuebles ante el encargadode contro l Patr imonial

5 min

2 Elabora el ExpedienteAdministrat ivo, e l cualcontendrá el informetécnico legal mot ivado quedetermine de los BienesMuebles a darse de Altay/o Baja

ExpedienteAdministrat i

vo

Orig inal 2 días

3 Eleva el ExpedienteAdministrat ivo al contro lPatr imonial para suevaluación

15 min

Comité de Gest iónPatr imonial

4 Evalúa ExpedienteAdministrat ivo

“De estar conforme”Suscrib irá Acta de

Acuerdos

Acta deAcuerdos

Orig inal 2 horas

Pág. 181


5 Redacta ProyectoResolución y e leva conExpediente Administrat ivoal encargado de contro lpatr imonial para dartrámite de aprobación

ProyectoResolución Expediente Administrat .

Orig inal y3 copias

30 min

Jefe de contro lPatr imonial

7 Recepciona expedienteAdministrat ivo y e leva aGerencia AdministraciónFinanciera para suaprobación

30 min

Secretaría deGerente de

AdministraciónFinanciera

8 Recepciona documentos,registra y coloca endespacho de GAF

15 min


Financiera

9 Suscribe Resolución que apruebe el a l ta y/o baja de los b ienes Muebles

Resolución deAltas y/o Baja

de BienesMuebles

Orig inal y3 copias

1 día

Secretaría deGerente de

AdministraciónFinanciera

10 Distr ibuye Resolución deAltas y/o Bajas de BienesPatr imoniales de lasiguiente manera: Orig inal : SGAFCopia: SGC y ControlPatr imonial .

1 hora


11 “Posteriormente”Real iza la actual ización en el Módulo Patr imonial de laAlta y/o Baja de Bienes Muebles

30 min

Pág. 182

12 En el SIAF elabora lasnotas contables por la Al tay/o Baja de BienesMuebles

Impr ime Nota ContableFirma y anota Nº deRegistro para SIAF

Adjunta copia de doc.Sustentator ia:

Copia de Resoluciónde la Alta y/o Bajade Bienes Muebles

NotasContables porAlta y/o Baja

de BienesMuebles

Orig inal 15 minx c/N/C


13 Ver i f ica Nota Contables

“Si es correcto”Visa Notas Contables y

ordena archivo

“Si no es correcto”Devuelve Nota Contables aTécnico Responsable para

su corrección

NotasContables

VB

5 min



5 min


Pág. 183

DIAGRAMA DE FLUJO



FORMATOCP1

Pág. 184

31. BIENES EN CESIÓN DE USO


Establecer el procedimiento para los bienes en cesión de uso de la Municipalidad



al artículo 81 de la Constitución Política del Perú. Ley Nº 29401.Ley de reforma de los artículos 80 y 81 de la Constitución Política del Perú Ley Nº 29151. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema


de acuerdo a lo establecido en la Tercera Disposición Transitoria de la Ley Nº 29151, Ley Generaldel Sistema Nacional de Bienes Estatales”

Resolución Nº 028-2008-SBN. Aprueban Directiva Nº 004-2008/SBN “Procedimientos para la Baja,la Venta por Subasta Pública y Venta Directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidadesdel Sector Público que se encuentren en calidad de chatarra”.

Resolución Nº 047-2008-SBN (*) Aprueba la Directiva Nº 001-2009/SBN. Directiva “Procedimientospara la Baja, la Venta por Subasta Pública y Subasta Restringida de los Bienes Muebles dePropiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentran en Calidad de Chatarra”

Resolución Nº 147-2009-SBN. Aprueban Directiva “Saneamiento de los Bienes Muebles dePropiedad Estatal”.


de Almacenes.



Pág. 185

Este procedimiento permite ceder bienes en cesión de uso


1. Documento de Interesado que solicita bien en cesión de uso

ALCANCE


INSTRUCCIONES

Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el Sub Gerente y el Técnico deControl Patrimonial

Pág. 186






BIENES EN CESIÓN DE USO



Tiempo

Interesado

1 Presenta documento de bienen cesión de uso adjuntandolos siguientes documentos:

a) Copia del documentode ident idad del t i tu laro representante deent idad la sol ic i tante

b) Informe sustentando lanecesidad del uso delb ien

Documento Orig inaly copia

15 min

TramiteDocumentar io

2 Recepciona documento,registra y coloca en despachode Alcaldía

15 min


3 Recepciona documento,registra y coloca en despachode Alcaldía

15 min

Los Regidores 4 Evalúa y deriva a Asesoría juríd ica para su evaluación, cal i f icación y emisión del acuerdo de concejo

(Proveído) 15 min


5 Recibe documento, registra yremite a Asesoría juríd ica

15 min

Pág. 187

Secretar ia deG. Asesoría

Juríd ica

6 Recepciona, registradocumento y coloca endespacho de Asesor Legal

5 min

Asesor Legal 7 Revisa y evalúa documento

“Si procede”Elabora Informe técnico legal

y recomienda al t i tu larautor ice la cesión en unos del

b ien propuesto

“No procede”Devuelve a t rámite

documentar io

InformeTécnico

Legal

Orig inal ycopia

2 horas

Secretar ia deG. Asesoría

Juríd ica

8 Recibe, registra y remiteInforme Técnico a despachode Alcaldía

15 min


9 Recepciona informe, registray coloca en despacho deAlcaldía

15 min

Alcalde 10 El t i tu lar de encontrarconforme, autor iza medianteResolución, la cesión en usodel b ien (s) a favor de lainst i tución (s) sol ic i tante.

Resolución Orig inal y2 copias

1 hora


11 Recibe resolución, registra yremite a G. de Adm.Financiera para sucumpl imiento

1 hora


Financiera

12 Recepciona documentosregistra y pone en despachode la Gerencia

15 min


13 Toma conocimiento y derivacon proveído a ControlPatr imonial

(Proveído G.Adm.)

15 min


Financiera

14 Recibe y remite documentos aSub Gerencia de Contabi l idad

15 min

Pág. 188


SNP

15 Recepciona documentosregistra y pone en despachode Sub Gerente

5 min


16 Deriva con proveído aTécnico de Patr imonio

(ProveídoUC)

5 min

Técnico enPatr imonio

17 Coordina con la parteinteresada, y real izainspección ocular in s i tu

1 hora

18 “Posteriormente de serconforme”

Elabora Acta de Entrega deBien en Cesión en Uso

Acta deinspección

Orig inal ycopia

30 min

Sub GerenteContabi l idadTécnico dePatr imonioInteresado

19 Proceden ambas partes af i rmar Acta de entrega delb ien en señal de conformidad

Acta VºBº Orig inal ycopia

1 hora


20 Entrega copia de Acta a laparte interesada

5 min

21 Ret iene or ig inal de Acta yadjunta a f i le patr imonial delb ien

5 min

Interesado 22 Recibe copia de Acta 3 min


Pág. 189

DIAGRAMA DE FLUJO


CP1

Pág. 190


32. DONACIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA TÉCNICA


Establecer el procedimiento para la donación de bienes muebles dados de baja Técnica de la Municipalidad





de acuerdo a lo establecido en la Tercera Disposición Transitoria de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”

Resolución Nº 028-2008-SBN. Aprueban Directiva Nº 004-2008/SBN “Procedimientos para la Baja, la Venta por Subasta Pública y Venta Directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentren en calidad de chatarra”.

Resolución Nº 047-2008-SBN (*) Aprueba la Directiva Nº 001-2009/SBN. Directiva “Procedimientos para la Baja, la Venta por Subasta Pública y Subasta Restringida de los Bienes Muebles de Propiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentran en Calidad de Chatarra”

Resolución Nº 147-2009-SBN. Aprueban Directiva “Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal”.


de Almacenes.

Resolución de Alcaldía N° 883-2003-MPI. Del 21 de noviembre del 2003. Aprueba la Directiva N°

Pág. 191

015-2003-MPI. Procedimiento para la baja de los bienes inmuebles municipales.



Este procedimiento permite regular las donaciones de bienes muebles dados de baja por la entidad


1. Resolución de Bien Patrimonial dado de Baja Técnica

2. Documento de Interesado solicitando donación del bien

ALCANCE


INSTRUCCIONES

Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el Gerente de AdministraciónFinanciera, Sub Gerente y el Técnico de Control Patrimonial






DONACIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA TÉCNICA

Responsable N° ActividadFormato o Cantidad Tiempo

Pág. 192

documento Copias/Original

Interesado1 Presenta documento

sol ic i tando donación debienes

Sol ic i tud Orig inal ycopia

10 min

TramiteDocumentar io

2 Recepciona documento,registra y remite endespacho de Alcaldía

15 min


3 Recepciona Documento,registra y pone en despachode Alcaldía

15 min

Alcalde 4 Toma conocimiento y derivaa Gerencia deAdministración emisión deinforme de disponibi l idad debienes dados de baja

(Proveído) 15 min


5 Recibe documento, registray remite a G. de Adm.Financiera

15 min

Secretar ia de G.Adm. Financiera

6 Recepciona, registradocumento y coloca endespacho de la Gerencia

10 min


7 Toma conocimiento y derivacon proveído a ControlPatr imonial para informarbienes dados de baja

(Proveído G.Adm.)

15 min


8 Recepciona documentoregistra y coloca endespacho de Sub Gerente

15 min


9 Deriva con proveído aTécnico de Patr imonio parainformar b ienes dados debaja

(ProveídoUC)

10 min


10 Elabora informe dedisponibi l idad de bienesdado de baja Adjunta Resolución deBienes dado de Baja

Informe deBienes

dados debaja

Orig inal ycopia

1 día

Pág. 193


11 Recepciona informe, registray pone en despacho de SubGerente

5 min


12 Remite a la G. deAdministración Financiera

10 min


13 Recibe documentos registray remite a G. de Adm.Financiera

5 min


14 Recepciona, registradocumentos y pone endespacho de la Gerencia

5 min


15 Recomienda al Ti tu lar seautor ice la t ransferenciadef in i t iva vía donación delb ien propuesto al interesado

20 min


16 Elabora informe derecomendación de donaciónde bien (s) dado de baja yremite a Alcaldía

Informe derecomendaci

ón dedonación

Orig inal ycopia

15 min


17 Recepciona documento,registra y coloca endespacho de Alcaldía parareunión del concejo

5 min

Regidores 18 El t i tu lar de encontrarconforme somete a Cesiónde consejo la t ransferenciadef in i t iva vía donación delb ien (s) a favor de lainst i tución (s) sol ic i tante.

Acuerdo deconsejo

1 semana

Secretar iaFinanciera

19 “Posteriormente”Remite copia de Acuerdo decesión de Consejo a G. Adm.Financiera

Copia deAcuerdo deCesión deConsejo

1 día


20 Recepciona documentoregistra y pone en despachode la Gerencia

Copia 5 min

Pág. 194


21 Toma conocimiento deAcuerdo y deriva conproveído a ControlPatr imonial

(Proveído) 10 min


22 Recibe documentos registray remite a la Sub Gerenciade Contabi l idad

5 min


23 Recepciona documentosregistra y pone en despachode Sub Gerente

5 min


24 Deriva con proveído aTécnico de Patr imonio

(ProveídoUC)

15 min


25 Coordina con la parteinteresada para entrega delb ien y e labora Acta deDonación del Bien

Acta Orig inal ycopia

1 hora

Representantesde la MPI einteresado

26 Proceden ambas partes af i rmar Acta de Donación delb ien (s) en señal deconformidad

ActaVºBº

Orig inal ycopia

1 hora


27 Entrega copia de Acta a laparte interesada

5 min

28 Ret iene or ig inal de Acta yadjunta a f i le patr imonial delb ien

Interesado 29 Recibe copia del Acta


Pág. 195

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 196



CP1

33. INVENTARIO MENSUAL DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES


Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario de Activos Fijos y Bienes Menores enforma mensual






Resolución Nº 028-2008-SBN. Aprueban Directiva Nº 004-2008/SBN “Procedimientos para la Baja, la Venta por Subasta Pública y Venta Directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentren en calidad de chatarra”.

Resolución Nº 047-2008-SBN (*) Aprueba la Directiva Nº 001-2009/SBN. Directiva “Procedimientos para la Baja, la Venta por Subasta Pública y Subasta Restringida de los Bienes Muebles de Propiedad de las Entidades del Sector Público que se encuentran en Calidad de Chatarra”



Pág. 197

de Almacenes.



Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los activos fijos y bienes menores de laMunicipalidad, etiquetados, registro y actualización de los mismos por cada dependencia en forma mensualpara sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


1. PECOSAS

ALCANCE

Sub Gerencia de Logística, Sub Gerencia de Contabilidad, Área de Control Patrimonial y todas las UnidadesOrgánicas de la Municipalidad

Pág. 198




SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD Y CONTROLPATRIMONIAL

HOJA 1de 2


INVENTARIO MENSUAL DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES



Tiempo


1 Real iza seguimiento en elSAG de las PECOSASemit idas en el mes con elf in de ident i f icar los act ivosy bienes menoresadquir idos

2 horas

2 Elabora en Hoja Excelre lación de Act ivos Fi jos yBienes Menores del mes enfunción a las PECOSAS dealmacén especif icandofecha, Nº de PECOSA,O/C, descr ipción del b ien,precio uni tar io, cant idad,usuario, ubicación, F.F. ,Proveedor, Comprobantede Pago

Relación debienes

Orig inal 2 horas

Pág. 199

3 Luego, real iza laconstatación f ís ica ycodif icación, et iquetado detodos los Act ivos Fi jos yBienes Menores

2 días

4 “Posteriormente”Real iza el registro en elMódulo de patr imonio deNuevos Act ivos o Bienesmenores Nuevos

30 min

5 En el SIAF prepara lasNotas Contables generandoel asiento contable porcada incorporación denuevos Act ivos y/o BienesmenoresImprime Nota ContableFirma y anota Nº deregistro para SIAF.Adjunta copia de doc.Sustentator ia:

Comprobante depago

Orden de compra

Guía de remisión

PECOSA

Factura y/o B/V

Requerimiento delb ien

NotasContables porAlta de Act ivos

Fi jos y/oBienes

Menores

15 min xc/N/c


6 Veri f ica, v isa NotasContables y ordena archivo

NotasContables

VºBº

Orig inal 5 min

Pág. 200


SNP


NotasContables

Orig inal 5 min


Pág. 201

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 202

Pág. 203

Pág. 204



CP1

34. INCORPORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS AL SISTEMA DECONTROL PATRIMONIAL


Establecer el procedimiento para una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por laMunicipalidad al Sistema Patrimonial


Resolución Nº 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Ley Nº 28708. Ley general del sistema nacional de contabilidad Ley Nº 29537. Ley que adecua la Ley Nº 28708, Ley general del Sistema Nacional de

Contabilidad, al artículo 81 de la Constitución Política del Perú. Ley Nº 29401.Ley de reforma de los artículos 80 y 81 de la Constitución Política del Perú Ley Nº 29151. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema




Resolución de Alcaldía N° 701-2008-A-MPI. Aprueba la Directiva N° 005-2008-A-

MPI.Administración de Almacenes.



Pág. 205

Este procedimiento permite una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por laMunicipalidad que pasan a Infraestructura Pública y elabora la Nota Contable de incorporación, así comoel registro y codificación de la Obra en el sistema SIAF.


1. Que el bien Mueble pertenezca a la Municipalidad

2. Resolución que aprueba la liquidación de la obra

3. Liquidación Técnica-Financiera y Presupuestal

ALCANCE

Gerencia de Inversiones, Sub Gerencia de Contabilidad, Área de Control Patrimonial

Pág. 206






INCORPORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS AL SISTEMADE CONTROL PATRIMONIAL



Tiempo

Gerencia deInversiones e

Infraestructura

1 Remite a l área de ControlPatr imonial copia de lasActas de Recepción deObras y/o l iquidación deObras

Acta deRecepciónde Obras

y/ol iquidaciónde Obras

Copia 10 min


2 Recepciona Actas, registra ycoloca en despacho de SubGerente

5 min


3 Deriva con proveído aTécnico

5 min

Pág. 207


4 En el SIAF elabora las NotasContables de Incorporaciónde Obras que seencontraban enConstrucciones en Curso ainfraestructura Públ icagenerando el asientocontable respect ivo.

Imprime Nota ContableFirma y anota Nº de Registropara SIAF.

NotasContables

Obrasejecutadas

20 min

5 En el SIAF real iza el registrocorrespondiente, e laborandola Nota Contable respect iva.

10 min


6 Veri f ica Notas Contables“Si es correcto”

Visa Notas Contables yordena archivo

“Si no es correcto”Devuelve Nota Contable a

Técnico responsable para sucorrección

NotasContables

VºBº

Orig inal 5 min



NotasContables

Orig inal 5 min


8 En el SIAF real iza el registrode Obras ejecutadas al

Sistema de ControlPatr imonial , designando

codif icación, fecha deingreso, nombre de la obra

y/o estudios

15 min

Pág. 208

9 Actual iza sus anál is is parael cálculo de depreciaciónmensual

10 min


Pág. 209

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 210

FORMATO

Pág. 211


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCP1

35. DEPRECIACIÓN DE BIENES


Establecer el procedimiento para una adecuada depreciación de Bienes Muebles de la Municipalidad.


D.S. N° 179-2004-EF. Aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta Nº 122-94-EF D.S. Aprueban el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Art. 22° y 39° RC N° 067-EF/93.0. Del 31/12/97.Art. 5.2


Este procedimiento permite determinar la pérdida gradual de bienes muebles elaborar en el SIAF y SIAF lasNotas Contables por Depreciación


1. Que el Bien Mueble pertenezca a la Municipalidad

2. Tarjetas de Control de Activos

3. Tasas de Depreciación vigente sustentado en el marco legal correspondiente

Pág. 212

ALCANCE

Sub Gerencia de Contabilidad, Área de Control Patrimonial

Pág. 213






DEPRECIACIÓN DE BIENES



Tiempo


1 Determina la pérdidagradual del b ien(depreciación) mensualpara Bienes Muebles deacuerdo a Tablas dePorcentajes deDepreciación

Elabora en Hoja Excel laDepreciación del mes

Cuadro deDepreciacion

es del mes

Original y copia

2 horas

2 En el SIAF elabora lasNotas Contables deDepreciación generando elasiento contable respect ivopor la depreciación delb ien Mueble.

Imprime Nota ContableFirma y anota Nº deRegistro para SIAF.

Notas ContablesDepreciación

Orig inal 10 min

Pág. 214

3 En el SIAF real iza elregistro correspondiente,elaborando la NotaContable de depreciación

10 min


4 Veri f ica Notas Contables“Si es correcto”

Visa Notas Contables yordena archivo

“Si no es correcto”Devuelve Nota Contable aTécnico responsable para

su corrección

NotasContables VB

Orig inal 5 min



5 min


Pág. 215

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 216

Pág. 217

Pág. 218



CP1

36. DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES


Establecer el procedimiento para una adecuado desplazamiento externo de bienes patrimoniales de laMunicipalidad


Resolución Nº 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Ley Nº 28708. Ley general del sistema nacional de contabilidad Ley Nº 29537. Ley que adecua la Ley Nº 28708, Ley general del Sistema Nacional de Contabilidad, al

artículo 81 de la Constitución Política del Perú. Ley Nº 29401.Ley de reforma de los artículos 80 y 81 de la Constitución Política del Perú Ley Nº 29151. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema

Nacional de Bienes Estatales. (Art. 27° y Artículos del 40° al 48°). Resolución Nº 026-2008-SBN. Aprueban Directiva “Procedimiento para el Registro de Información de

acuerdo a lo establecido en la Tercera Disposición Transitoria de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”


Resolución de Alcaldía N° 327-2003-MPI del 20 de mayo del 2003. Se aprueba la Directiva N°07-2003-MPI Procedimientos a seguir en caso de pérdidas, robo o sustracciones y la Directiva N° 08-2003-MPI. Denominada “Instructivo para el desplazamiento, custodia, protección, conservación e internamiento de Bienes Patrimoniales de propiedad de la MPI.



Pág. 219

Este procedimiento permite efectuar el traslado externo de bienes patrimoniales fuera de las instalaciones de laMunicipalidad


1. Que el bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad

2. Papeleta de Autorización

ALCANCE

Dependencia Solicitante, Sub Gerencia de Contabilidad, Área de Control Patrimonial

Pág. 220






DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES



Tiempo

DependenciaSol ic i tante

1 Sol ic i ta con documento elt raslado externo del BienPatr imonial a la G. Adm.Financiera

Documento detrasladoexterno

Original 5 min

Secretar ia de G.Administración

Financiera

2 Recepciona documento,registra y coloca en despachode la G. Adm. Financiera

10 min


Financiera

3 Toma conocimiento, autor izacon proveído y deriva al Áreade Control Patr imonial

(Proveído) 15 min

Secretar ia de G.Administración

Financiera

4 Recibe documento, registra yremite al Área de Control

Patr imonial

5 min


5 Coordina con Dependenciasol ic i tante y entrega Formatode Desplazamiento Interno/Externo de Bienes

FormatoPapeleta

Desplazam.de Bienes

Patr imoniales

Pág. 221


6 Llena de datos de papeleta yobt iene Visto Bueno de SubGerente inmediato

PapeletaVB

Orig inal 10 min

7 Fotocopia Papeleta y entregaPapeleta l lenada a TécnicoResponsable de ControlPatr imonial

Papeleta Orig inal y2 copias

5 min


8 Revisa conformidad dePapeleta

“Si está incompleta”Devuelve al interesado

5 min

9 Firma Papeleta en señal de conformidad y d ispone del t raslado del Bien, Ret iene Papeleta

3 min


10 “Posteriormente”Procede a real izar e l t rasladodel b ien y entrega copia aVigi lante y ret iene copia paraarchivo

20 min

Vigi lancia 11 Real iza la ver i f icación f ís icadel b ien, registradesplazamiento en cuadernode cargo

10 min


Pág. 222

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 223



CP1

Pág. 224

37. DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES


Establecer el procedimiento para una adecuado desplazamiento interno de bienes patrimoniales de laMunicipalidad







Resolución de Alcaldía N° 327-2003-MPI del 20 de mayo del 2003. Se aprueba la Directiva N°07-2003-MPI Procedimientos a seguir en caso de pérdidas, robo o sustracciones y la Directiva N° 08-2003-MPI. Denominada “Instructivo para el desplazamiento, custodia, protección, conservación e internamiento de Bienes Patrimoniales de propiedad de la MPI.



Pág. 225

Este procedimiento permite efectuar el traslado interno de bienes patrimoniales fuera de las instalaciones dela Municipalidad


1. Que el bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad

2. Papeleta de Autorización

ALCANCE

Alcalde, Funcionario o Servidor de la Municipalidad, Área de Control Patrimonial

Pág. 226






DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES



Tiempo

ServidorSol ic i tante

1 Sol ic i ta a l Área de ControlPatr imonial e l t rasladointerno del Bien Patr imonial

5 min


2 Entrega a servidor formatode Papeleta de Desplazm. Interno/Externo de BienesPatr imoniales

FormatoPapeletaDesplazam.de Bienes

Patr imoniales

Original 3 min


3 Llena Papeleta, indicandonombre del servidor, SUBGERENCIA, t ipo dedesplazamiento, or igen,dest ino, código del bien,descr ipción del b ien, estadode conservación, fecha,f i rma.

10 min

Sub Gerente deDependenciaSol ic i tante

4 Visa Papeleta en señal deconformidad

PapeletaVB

Orig inal 5 min

Pág. 227


5 Fotocopia y entregaPapeleta a Técnico deControl Patr imonial

Papeleta Orig inal ycopia

5 min


6 Revisa conformidad dePapeleta“Si está incompleta”Devuelve al interesado

5 min

7 Firma Papeleta en señal deconformidad y d ispone delt raslado del Bien, Ret ienePapeleta or ig inal“Si el desplazamiento debien es permanente”Actual iza el l is tado de cargode afectación de bienes enUso de la Sub Gerencia querecib irá d icho bien

10 min


8 “Posteriormente”Procede a real izar e lt raslado del b ien

20 min


DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 228

Pág. 229

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓNFINANCIERA

MAPRO

SUB-GERENCIA DEINFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA

Tabla de ContenidoPRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS......................................................................................................2

Pág. 230

1. DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGÚN NECESIDADES DE LAS ÁREAS USUARIAS...............................................................................................................................................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN...............................................................................................................................

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................................

ALCANCE............................................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................................

FLUJOGRAMA....................................................................................................................................................

2. ASESORÍA Y SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS.......................................................................................





ALCANCE............................................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................................

FLUJOGRAMA....................................................................................................................................................

3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE................................................................................





ALCANCE............................................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................................................................

FLUJOGRAMA..................................................................................................................................................

4. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO..........................................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN.............................................................................................................................

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................................

ALCANCE..........................................................................................................................................................


FLUJOGRAMA..................................................................................................................................................

5. MANTENIMIENTO E INSTALACIÓN DE PUNTOS DE RED..................................................................





ALCANCE..........................................................................................................................................................


FLUJOGRAMA..................................................................................................................................................

6. DICTAMEN TÉCNICO PARA BAJA DE BIENES DE EQUIPOS DE CÓMPUTO...................................





ALCANCE..........................................................................................................................................................


FLUJOGRAMA..................................................................................................................................................

7. ADMINISTRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES.........................................





ALCANCE..........................................................................................................................................................


FLUJOGRAMA..................................................................................................................................................

PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Cód. Proc. :MPI-GAF-SGIE-01


4. DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGÚN NECESIDADES DE LASÁREAS USUARIAS


Evaluar, analizar, diseñar e implementar las necesidades que las áreas de la MPI requieran

para la gestión y uso de tecnologías de la información, implementando sistemas informáticos

que permitan agilizar y optimizar los procesos administrativos de la institución.


Resolución Ministerial Nº 179-2004-PCM - Aprueban uso obligatorio de la Norma Técnica

Peruana NTP-ISO/IEC 12207:2004. Tecnología de la Información. Proceso de Ciclo de Vida de

Software 1ª. Edición, en todas las entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática.

Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM- Aprueban guía para la administración eficiente del

software legal en la Administración Pública.

Ordenanza Municipal Nº 389-2007-MPI- Aprobación del Reglamento de Organización y

Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para evaluar, analizar, diseñar e

implementar nuevos sistemas de información en las diversas áreas de usuarias de la MPI que la soliciten.


Que se encuentre establecido en el Plan Operativo Informático - POI - y/o tenga un

documento de aprobación del desarrollo del sistema.

Solicitud de necesidad de desarrollo de un sistema de información administrativo señalando

los requerimientos del área usuaria.

ALCANCE

Gerencia municipal

Sub-gerencia de tecnología de información y estadística



GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA FORMATOCP-2

SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA HOJA 1 de 2


DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGÚN NECESIDADES DE LAS ÁREAS USUARIAS


Cantidadde Copias

Tiempo

Responsable del área usuaria 1

Elabora solicitud denecesidades del área usuaria

Solicitud denecesidades

Original 05 días

Secretaria de la Sub-Gerencia De Tecnología de Información Y Estadística

2 Recepciona, registra y derivasolicitud de área usuaria

Solicitud denecesidades

Dos copias 01 día

Sub-Gerente de Informática y Estadística

3 Evalúa solicitud denecesidades, si la solicitudtiene la autorización de laGerencia Municipal o si esparte de las actividades delPOI del año en curso, de locontrario evalúa la factibilidadde acuerdo a recursos delárea, si no es factible elaboraun informe y deriva la UnidadOrgánica solicitante.

03 días

4 Determina si la atención de lanecesidad de usuario serealizará creando un nuevoproyecto o si es parte de unmantenimiento o soporte desistemas.Si se decide crear un nuevoproyecto se debe elaborar elPlan de Proyecto de Sistemasde Información y este debe serderivado a la GerenciaMunicipal caso contrario ir alpunto 9.

1 día

Secretaria de la Sub-Gerencia de Tecnología de Información Y Estadística

5 Prepara oficio, adjuntando elPlan de Proyecto de Sistemasde Información y se deriva aGerencia Municipal.

Oficio Original y unacopia

01 día

Gerencia Municipal 6 Revisa y evalúa el Plan de 2 días

Proyecto de Sistemas de Información

7 Da respuesta al documento 1 díaSub-Gerente de Informática y Estadística

8 Evalúa la respuesta de la Gerencia Municipal si no es aprobado termina el procedimiento de lo contrario asigna responsable(s) para desarrollar el sistema de información.

1 día

Programador de Sistemas

9 Elabora el documento de requerimientos de usuario y alcance del sistema de información

Documento deAnálisis del

Sistema

Original 15 días

10 Realiza el diseño e implementación del sistema de información

Documento deDiseño y

Construccióndel Sistema

Original 60 días

11 Realiza las pruebas de sistemas de información previa a la puesta en producción

Informe dePruebas del

Sistema

Original 10 días


12 Da visto bueno de la implementación y pruebas del sistema de información

5 días

Programador de Sistemas

13 Elabora el Manual de Sistemas (incluye el análisis, diseño y construcción del sistema) y el Manual de Usuario

Manual deSistemas,Manual de

Usuario

Original 5 días


14 Da visto bueno al manual desistemas y manual de usuarioelaborados

2 días

Secretaria de la Sub-Gerencia de Tecnología de Información Y Estadística

15 Prepara oficio, adjuntando elManual de Usuario del Sistemade Información y se deriva a laUnidad Orgánica Solicitante

Oficio y Manualde Usuario

Original y Unacopia

1 día

Responsable del área usuaria

16 Recepciona la documentacióndel sistema solicitado

1 día

17 Recibe capacitación delsistema

2 días

18 Firma el Acta de Conformidadde Servicio Solicitado

1 día


FLUJOGRAMA



5. ASESORÍA Y SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS


Brindar el soporte técnico y capacitación personalizada a los usuarios finales de los recursos informáticos


38. Resolución Ministerial Nº 129-2012-PCM - Aprueban uso obligatorio de la Norma Técnica

Peruana NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad.

Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información”.

39. Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM- Aprueban guía para la administración eficiente del


40. Ordenanza Municipal Nº 389-2007-MPI- Aprobación del Reglamento de Organización y

Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para dar soporte técnico y

capacitación a las áreas de usuarias de la MPI que la soliciten.


Solicitud de soporte técnico del área usuaria

Los equipos informáticos deben ser de propiedad de la MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







ASESORÍA Y SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS


Cantidadde Copias

Tiempo


Solicita asesoría y soportetécnico en el uso de equiposinformáticos vía telefónica o enforma personal.

1 min.

Jefe del Área de Soporte Técnico

2 Recepciona, registra e instruyea técnico para que proporcioneel servicio solicitado.

5 min.

Técnico del Área de Soporte Técnico

3 Recibe indicación y se dirige alárea usuaria para proporcionarel servicio de soporte

5 min.

4 Analiza y verifica el problematécnico presentado y otorga laasesoría.

10 min.

5 Plantea alternativas de soluciónal problema informático presentado.

10 min.

6 Registra datos del servicio técnico atendido

Ficha deServicioTécnico

Informático

Original 3 min.


7 Firma y da conformidad del servicio técnico solicitado

1 min.


8 Recepciona formato y registra culminación de Servicio Técnico.

2 min.


FLUJOGRAMA

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO



MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE


Corregir las fallas presentadas en los equipos de cómputo referidos a hardware para garantizar

el continuo funcionamiento de los mismos.








Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para corregir las fallas

presentadas en los equipo de cómputo referidos hardware de las diversas áreas usuarias de la MPI que

la soliciten.


Solicitud de soporte técnico del área usuaria

Los equipos informáticos deben ser de propiedad de la MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE


Cantidadde Copias

Tiempo


Solicita soporte técnico porfallas en hardware víatelefónica o en forma personal.

2 min.


2 Recepciona, registra e instruyea técnico para que proporcioneel soporte técnico.

5 min.


3 Recibe indicación y se dirige alárea usuaria para verificar losproblemas de hardware.

5 min.

4 Analiza y verifica el problematécnico presentado en elequipo de cómputo.

10 min.

5 Registra datos de la falla del equipo de cómputo.


Original 3 min.

6 Si el equipo de cómputo se encuentra en el periodo de garantía, entonces elabora Ficha de Verificación Operativa,con sello del Jefe de AST, ir al punto 9.

Ficha deVerificación

Operativa deBienes

Informáticos

Original 5 min.

7 Si el equipo no se encuentra con el periodo de garantía, entonces revisar y reparar el equipo informático en la misma área usuaria e ir al paso 22.Caso contrario, solicitar autorización de usuario para trasladar el equipo al AST para su reparación.

15 min

8 Elaborar Papeleta de Autorización de Desplazamiento de Bienes Patrimoniales e ir al paso 10.

Papeleta deAutorización deDesplazamient

o de BienesPatrimoniales

Original ycopia

5 min


9 Elaborar documento y derivar al área de Logística para que haga efectiva la garantía.

Oficio Original ycopia

15 min

10 Autoriza traslado del bien patrimonial hacia área de soporte técnico para su reparación e ir al paso 13.

2 min

Responsable del área deLogística

11 Solicita a proveedor la asistencia técnica por la garantía del equipo o bien informático adquirido.

1 día

Proveedor de Bien o Equipo Informático

12 Ejecuta la garantía y realiza la verificación y cambio de equipoo bien informático

15 días.


13 Revisar el bien o equipo informático y repara el fallo, en caso requiera de repuesto o de un especialista informar al Jefe de AST e ir al paso 15.

20 min

14 Si se trata de una Adquisición oServicio instruye a área usuariapara que elabore el requerimiento e ir al paso 16.

5 min

Jefe de UTI 15 Si es una adquisición directa, dispone a técnico encargado de almacén la entrega de repuesto e ir al paso 17.

10 min

Área de Compras 16 Atiende requerimiento de adquisición de bien o servicio especializado e ir al paso 19.

3 días


17 Procede con la reparación del equipo y efectúa las pruebas de operatividad.

1 hora

18 Realiza el llenado de la Ficha de Servicio de Soporte Técnico – FSST del equipo e ir al paso 20.

Ficha deServicio de

SoporteTécnico

Original 10 min

Jefe de UTI 19 Revisa equipo y revisa que el funcionamiento sea óptimo.

10 min

20 Si el equipo quedó Inoperativo, se comunica con área usuario para iniciar el Procedimiento deBaja de Equipos Informáticos.

10 min

21 Si equipo quedó Operativo autoriza el desplazamiento del equipo informático reparado.

10 min


22 Entrega e instala el equipo informático en área usuaria

5 min



Informático

Original 5 min


24 Da conformidad del servicio y firma la Ficha de Servicio Técnico

5 min


FLUJOGRAMA

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO



MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO


Garantizar el rendimiento y la vida útil de los equipos de cómputo a través del mantenimiento preventivo a

fin de disponer que las áreas usuarias cumplan con sus actividades administrativas que les corresponde.








Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para garantizar el rendimiento y

la vida útil de los equipos de cómputo a través del mantenimiento preventivo a fin de disponer que áreas

usuarias de la MPI cumplan con sus actividades administrativas que les corresponde.


- Disponer en almacén el stock de componentes y accesorios de equipos de cómputo.

- Disponer en almacén de stock de insumos de limpieza.

- Disponer en el área de servicio técnico de herramientas de trabajo para llevar a cabo el

mantenimiento.

- Los equipos informáticos deben ser de propiedad de la MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico del Área de Soporte Técnico 1

Elabora el Programa deMantenimiento Preventivo deEquipos de Cómputo

1 día


2 Revisa y verifica que esténconsiderados en el programatodos los equipos de cómputode la institución, en caso dehaber observaciones sedevuelve para su modificación,ir al paso 1.

15 min.

3 Informa a GPP a fin decomunicar a los usuarios larealización del mantenimientopreventivo de equipos decómputo adjuntandocronograma.

15 min


4 Comunica a los usuarios de laMPI la realización delmantenimiento preventivo

1 día

Áreas usuarias 5 Reciben documento con el cronograma en que se efectuará el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

Cronograma detrabajo

1 Original 1 día.


6 Realiza mantenimiento preventivo según cronograma de trabajo aprobado

Cronograma detrabajo

1 Original 2 meses

7 Elaborar Fichas de Mantenimiento Preventivo por área usuaria

Ficha deMantenimiento

Preventivo

1 Original 1 día

Áreas usuarias 8 Da conformidad del servicio y firma la Ficha de Mantenimiento Preventivo

10 min.


9 Recibe fichas y archiva en el expediente de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Cómputo.

15 min.


FLUJOGRAMA



- MANTENIMIENTO E INSTALACIÓN DE PUNTOS DE RED


Mantener en óptimas condiciones la infraestructura de red interna institucional para un mejor control y

administración de datos de la MPI.








Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para garantizar en óptimas

condiciones la infraestructura de red interna institucional de la MPI, proporcionando para ello la asistencia

técnica necesaria.


VII. Solicitud de instalación de punto de red de área usuaria

VIII. Los equipos informáticos deben ser de propiedad de la MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







MANTENIMIENTO E INSTALACIÓN DE PUNTOS DE RED


Cantidadde Copias

Tiempo

Área usuaria1

Solicita mantenimiento oinstalación de punto de redinstitucional.

Solicitud deMantenimientoe Instalación dePunto de Red

Original ycopia

2 min.


2 Recepciona, registradocumento y autoriza elmantenimiento o instalación depunto de red.

3 min.

3 Instruye a técnico responsablea evaluar el requerimiento

5 min.


4 Acude al área usuaria y evalúael mantenimiento o instalaciónde punto de red

10 min.

5 Si es un mantenimiento, corrigelas averías, efectúa las acciones necesarias y verifica el correcto funcionamiento de la red, ir al paso 11

20 min.

6 Si se trata de una nueva instalación, determina ubicación y trayectoria de los mismos y el requerimiento de materiales para el cableado estructurado e informa a SGIE y a área usuaria.

20 min.

7 Verifica la existencia de materiales en Almacén y procede con la instalación del punto de red y verifica el correcto funcionamiento de la red, ir al paso 11Caso contrario ir al paso 8

Área usuaria 8 Elabora el Requerimiento de Compra de Materiales

15 min.

Área de Compras - 9 Atiende Requerimiento de 3 días

Logística Compra y procede a realizar la cotización y compra de materiales.

Área usuaria 10 Recibe los materiales y firma Pecosa, solicita instalación de punto de Red ir al punto 1.

10 min

11 Da conformidad del servicio y firma la Ficha de Servicio de Soporte Técnico

Ficha deServicio de

SoporteTécnico

Original yCopia

3 min

12 Informa verbalmente a Jefe de AST la culminación del servicio y archiva Ficha de Soporte Técnico

3 min


FLUJOGRAMA



- DICTAMEN TÉCNICO PARA BAJA DE BIENES DE EQUIPOS DE CÓMPUTO


Dictaminar la obsolescencia y/o funcionalidad técnica de los equipos de cómputo que no son susceptibles

de reparación o esta no resulta rentable.








Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para dictaminar la obsolescencia

y/o funcionalidad técnica de los equipos de cómputo que no son susceptibles de reparación o esta no

resulta rentable.


IX. Solicitud de instalación de punto de red de área usuaria

X. Los equipos informáticos deben ser de propiedad de la MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







DICTAMEN TÉCNICO PARA BAJA DE BIENES DE EQUIPOS DE CÓMPUTO


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico del Área de Soporte Técnico 1

Realiza diagnóstico del bieninformático que es probable darde baja por su obsolescencia oporque su reparación resultaoneroso.

2 horas

2 Determina si los componentesson posibles de reemplazarseo determina su obsolescenciadebido a que estándescontinuados en el mercadopor lo que no será posible sureemplazo

1 hora

3 Registra en el formato“Verificación Operativa deBienes Patrimoniales”

VerificaciónOperativa de

BienesPatrimoniales

Original ycopia

20 min

Área usuaria 4 Comunica a Patrimonio los resultados para inicio de internamiento o baja de bienes

20 min


5 Informa el Dictamen Técnico para Baja de Bienes de Cómputo para su consideraciónde baja.

20 min.


FLUJOGRAMA



- ADMINISTRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES


Administrar la creación de nuevas cuentas correo y dar al usuario un servicio eficaz, efectivo y seguro de

mensajería electrónica institucional




Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información”. Resolución Jefatural Nº 088-2003 INEI- Aprueban Directiva sobre Normas para el uso del Correo

Electrónico en las entidades de la Administración Pública. Ordenanza Municipal Nº 389-2007-MPI- Aprobación del Reglamento de Organización y

Funciones de la MPI


Este procedimiento permite establecer las actividades que se realizarán para administrar la creación de

nuevas cuentas de correo y dar al usuario un servicio eficaz, efectivo y seguro de mensajería electrónica

institucional.


Solicitud de creación de cuenta de correo electrónico de usuario

La persona propietaria de la cuenta de correo electrónico debe ser personal CAP o CAS de la

MPI

ALCANCE

Gerencia municipal







ADMINISTRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES


Cantidadde Copias

Tiempo

Área usuaria1

Solicita creación de cuenta decorreo electrónico institucional.

Formato -Solicitud deCuentas de

CorreoElectrónico

Original ycopia

5 min.


2 Recepciona, registra e instruyea técnico para que proporcioneel servicio solicitado.

5 min.


3 Procede a la creación decuenta de correo electrónico elen servidor de correoinstitucional

10 min.

4 Genera contraseña aleatoria yen sobre cerrado deriva a áreausuaria para uso por primeravez

10 min.

5 Verifica con área usuaria el acceso a la cuenta de correo institucional e instruye a usuario para que cambie a una nueva contraseña

10 min.



Informático

Original 3 min.

Área usuaria 7 Firma y da conformidad del servicio solicitado

1 min.


8 Recepciona formato y registra culminación de Servicio de Correo Electrónico.

2 min.


FLUJOGRAMA


MAPROSUB-GERENCIA DE LOGÍSTICA

TABLA DE CONTENIDOPRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS............................................................................................

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON EL ESTADO................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................

ALCANCE.......................................................................................................................................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................................

DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................................................

REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS................................................................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN..........................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................................

ALCANCE.....................................................................................................................................



ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA.....................................




ALCANCE.....................................................................................................................................



ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA.....................................




ALCANCE.....................................................................................................................................



ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA.........................................




ALCANCE.....................................................................................................................................



ADQUISICIÓN DE BIENES POR LICITACIÓN PÚBLICA................................................................




ALCANCE.....................................................................................................................................






ALCANCE.....................................................................................................................................



CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA...........................




ALCANCE.....................................................................................................................................



CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA...............................




ALCANCE.....................................................................................................................................



REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE DE UNIDADES MÓVILES Y POR DEPENDENCIASOLICITANTE...................................................................................................................................




ALCANCE.....................................................................................................................................



REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DE AGUA, LUZ, TELÉFONO Y OTROS......................................................................................................................................................




ALCANCE.....................................................................................................................................



LIMPIEZA DE PALACIO MUNICIPAL...............................................................................................




ALCANCE.....................................................................................................................................


ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INSTALACIONES........




ALCANCE.....................................................................................................................................



PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS

Cód. Proc. : MPI-GAF-SGL-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FORMATOCP1

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON EL ESTADO


Establecer el procedimiento para efectuar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado

con periodicidad anual, realizada de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Logística

establecidas.


41. Ley No.29873 – Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de

Contrataciones del Estado (01.06.12)

42. Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 201343. D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el

Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado (07.08.12)

44. Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado 2da Edición 2010 (Oct. 2010)

45. Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

46. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno47. Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones de la Municipalidad.

48. Resolución de Alcaldía N° 1219-2013-MPI. Se aprueba el Plan Operativo Institucional.


Este procedimiento permite determinar necesidades de bienes y servicios de cada una de las

dependencias orgánicas de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Plan Operativo Aprobado.

2.- Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)

INSTRUCCIONES

Este procedimiento se ejecutará dentro los treinta (30) días naturales aprobado el presupuesto

institucional de acuerdo a Ley.

ALCANCE

Todas las Gerencias, Sub-Gerencias y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.



GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

FORMATOCP-2

SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE LOGISTICA HOJA 1 de 2


PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONESCON EL ESTADO


Cantidadde Copias

Tiempo

Sub-Gerente deLogística

1 Solicita mediante documentodirigido a las Gerencias, Sub-Gerencias y/o Órganosdesconcentrados determinensus necesidades de Bienes yServicios

Documento deSolicitud

2 Copias 20 min

Secretaria deLogística

2 Entrega documento a lasGerencias, Sub-Gerenciasy/o Órganosdesconcentrados

3 hrs.

Gerencias, Sub-Gerencias y/oÓrganosDesconcentradosUsuarios

3 “Posteriormente”Remiten mediante documentoa la Sub-Gerencia deLogística el Cuadro deNecesidades el cual contienelos requerimientos de bienes,servicios y obras en función asus metas

Informe y/omemorando deCuadro deNecesidades

Original 5 días


4 Recepciona el Cuadro deNecesidades, registra yentrega a TécnicoResponsable del PAAC.

Cuadro deNecesidades

1 Original 10 min

TécnicoAdministrativo

5 Consolida los cuadros denecesidades de todas lasdependidas de la MPI

Cuadro deNecesidades

1 Original 2 días

6 Coordina con la Gerencia dePlaneamiento Estratégico,sobre montos presupuestalestopes tanto para laadquisición de Bienes comopara la Contratación deServicios, y efectúa losreajustes que seannecesarios.

1 día

7 Formula el Plan Anual deContrataciones para el

PAC 1 Original 15 días

periodo, utilizando el “PlanAnual de Adquisición yContratación del OSCE”

8 Mediante Informe, eleva lapropuesta de “Plan Anual deContrataciones”, a la Sub-Gerencia de Logística.

InformePAC

1 Original 1Copia

20 min


9 Recibe el Informe y laPropuesta.

InformePAC

1 Copia 10 min

Sub Gerente deLogística

10 Aprueba la Propuesta de“Plan Anual deContrataciones”.

1 día


11 Entrega el Informe y lapropuesta de “Plan Anual deContrataciones” a laGerencia de AdministraciónFinanciera

InformePAC

1 Copia 10 min

Gerente deAdministraciónFinanciera

12 Revisa y emite opiniónfavorable o desfavorable a lapropuesta.

“Si es desfavorable”Visa la propuesta y el Informey remite la propuesta a laSub-Gerencia de Logísticapara un nuevo análisis ypropuesta.

“Si es favorable” Ordena se remita propuestaaprobada y Proyecto deResolución a la oficina deAsesoría Jurídica

InformePAC

1 Copia 2 días

Gerencia deAsesoría Jurídica

13 Recepciona el Proyecto deResolución junto a lapropuesta

ResoluciónPAC

1 Original 1Copia

10 min

14 V°B° a la Resolución Resolución 1 Original 1Copia

30 min

15 Remite la Resolución junto alPAC a Oficina de SecretaríaGeneral y RR.PP.

ResoluciónPAC

1 Original 1Copia

10 min

Secretaría Generaly RR.PP.

16 Recepciona y revisa elProyecto de Resolución juntocon la propuestaV°B° a la Resolución deAprobación

ResoluciónPAC

1 Original 1Copia

10 min

Alcalde 17 Firma la Resolución deAprobación y remite aSecretaria General

ResoluciónPAC

1 Original 1Copia

1 día

Secretaría Generaly RR.PP.

18 Distribuye la Resolución deaprobación adjuntando elPAC.

ResoluciónPAC

1 Original 8Copia

3 hrs


19 Dispone la publicación en elPAC - SEACE del OSCE alTécnico Responsable

ResoluciónPAC

1 Original 10 min

Técnico 20 Publica en el SEACE el PAC. PAC 1 Original 1 hora


DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. :


CP1

Pág. 209

MPI-GAF-SGL-02

REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS


Establecer el procedimiento de requerimiento de contratación y/o adquisición, realizado de conformidad con

las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


Ley No.29873 – Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones

del Estado (01.06.12)

Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013

D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el


Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado 2da Edición 2010 (Oct. 2010)

R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

de la Municipalidad.

Resolución de Alcaldía N° 1219-2013-MPI. Se aprueba el Plan Operativo Institucional.


Este procedimiento permite efectuar la atención oportuna de los requerimientos de contratación y/o

adquisición de acuerdo a necesidad de la Municipalidad Provincial de Ilo.

Pág. 211


1.- Ejecución del Plan Anual de Contrataciones

ALCANCE

Todas las Gerencias, Sub-Gerencias y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.

Pág. 213






REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

Responsable N° Actividad

Formato odocumento

Cantidadde Copias

Tiempo

Dependencia Usuaria / Supervisoresde Obra

1Emite mediante el sistemaSYSREQ, el tipo de bien oservicio requerido, términos dereferencia (especificacionestécnicas) y las cantidadesrequeridas, firmandodigitalmente en el recuadrocorrespondiente.

Requerimientode Bienes yServicios

SYSREQ 20 min

Gerente del área usuariay/o Sub-GerenteSuperior

2 Firma Autorización en elrecuadro correspondiente, siverifica u devuelve, en caso deobservación.Lo envía al Sub Gerente deLogística

10 min

Técnico de la SubGerencia de Logística

3 Certifica la autorización, revisay lo envía al Sub Gerente deGestión Presupuestal.

Revisa de acuerdo a:“Términos de referencia,Cantidades, códigos correctos”Si observa, devuelve al áreausuaria.

Términos deReferencia

SYSREQ 15 min

Pág. 215

Sub Gerente de GestiónPresupuestal

4 Revisa y envía al técnicoadministrativo encargado.

5 min

Técnico de Presupuesto -PlaneamientoEstratégico

5 Verifica saldo presupuestal

“Si existe”Aprueba el “Requerimiento deBienes y Servicios”

“Si no existeIndica que efectúe la acciónque corresponda.

10 min

Sub Gerente de GestiónPresupuestal

6 Verifica y registra, firmadigitalmente en el recuadrocorrespondiente.Envía a la gerencia deAdministración Financiera.

10 min


7 Observa y si autoriza, firmadigitalmente en el recuadrocorrespondiente y envía adependencia, pasa al paso 9.

Si observa va al paso 8.

10 min

Dependencia Usuaria

8 Realiza las correcciones.Envía a la gerencia deAdministración Financiera.

1 día


9 Verifica visados anteriores yque el Pedido se encuentreenmarcado dentro del PlanAnual de Contrataciones.

Autoriza y firma en el recuadrocorrespondiente.Envía a la Sub Gerencia deLogística.

15 min

Pág. 217


10 Verifica que los datos y losvisados sobre el Formato seanlos correctos en el SYSREQ.

5 min

11 Si el requerimiento es por unBien dispone se ejecute elprocedimiento de adquisiciónque corresponda, enviando el“Requerimiento de Bienes yServicios” al TécnicoResponsable de la adquisiciónmediante el SYSREQ.


SYSREQ 5 min

Técnico AdministrativoSGL

12 Ejecuta el requerimiento 2 días


Pág. 219

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 220

ANEXO

Pág. 221

Cód. Proc. : MPI-GAF-SGL-03


CP1

ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA


Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por adjudicación de menor cuantía, en la

Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a Ley y Reglamento de Contrataciones del Estado.


6. Ley No. 29873 - Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de Contratacionesdel Estado. (Publicado el 1 de Junio del 2012 )

7. Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 20138. D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el



10. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

11. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.

12. Directivas de OSCE

13. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

14. D.S. N° 021-2009-EF: Modificación de diversos artículos del Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado aprobado mediante el Decreto Supremo N° 184-2008-EF

15. D.S. Nº 140-2009-EF : Modificación del reglamento de la ley de contrataciones del estado, aprobado

por Decreto Supremo N° 184-2008-EF

16. D.S. Nº 007-2008-TR :Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad,

Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, Ley

MYPE

17. D.S. Nº 008-2008-TR: Aprobación del reglamento de la ley de Micro Y Pequeña Empresa–Mype.

18. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno19. Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones




Este procedimiento permite efectuar adquisiciones de bienes por adjudicación de menor cuantía de acuerdo a

la Ley de Contrataciones del Estado


Pág. 222

1.- Vigencia del Plan Anual de Contrataciones del Estado

2.- Requerimiento de Bienes y Servicios.

3.- Términos de Referencia

ALCANCE

Sub-Gerencia de Logística y Dependencia Usuaria, Órgano de Control Institucional

Pág. 223






ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DE MENORCUANTIA


Cantidadde Copias

Tiempo

Sub Gerente deLogística 1

Recibe a través del SYSREQ,los “Requerimiento de Bienes”,visado por el jefe del áreacompetente.

Requerimientode Bienes

SYSREQ 5 min


Efectúa en el sistema SIAF elregistro de la certificación,consignando el número deregistro en el Requerimiento.Solicita a la Sub Gerencia deGestión Presupuestal laaprobación de la certificaciónpresupuestal

10 min

Técnico 3 Realiza estudio de mercado,apertura Expediente deCompra, asignandonumeración al Certificado“Requerimiento de Bienes”, loentrega al Presidente delComité Especial Permanente.

Incluye en el PAAC.

Expediente decompra

1 Copia 5 min

Órgano encargado de lascontrataciones

4 Elabora los lineamiento queconstituyen las Bases y lashace aprobar por ResoluciónGerencial

1 días

OCI 5 Invitación a proveedores (2como mínimo)

Solicitud deCotización

2 Copias 1 hora

Participante 6 Presenta propuesta física o víaweb.


2 Copias 5 min

Comité Especial 7 Realiza la presentación yabsolución de consultas,formulación y absolución deobservaciones a losparticipantes.

1 día

Comité Especial u órgano encargado de lascontrataciones

8 Recibe las propuestas delproveedor en 2 sobrescerrados por cada postulante(Propuesta técnica yeconómica).


2 Copias 15 min

9 Registra propuestaspresentadas por proveedoresinscritos en el Registro

15 min

Pág. 224

Nacional de Proveedores y quese encuentren habilitados paracontratar con el Estado.


10 Revisa que el contenido de lapropuesta económica incluyatodo concepto que pueda tenerincidencia sobre el costo delbien a contratar.

10 min


11 Realiza la evaluación técnica yla evaluación económica.

1 día

12 Elabora los cuadroscomparativos de las propuestas

CuadroComparativo deCotizaciones

Original 20 min


13 Se procederá a otorgar laBuena Pro a la propuestaganadora, dando a conocer losresultados a través del CuadroComparativo detallando losresultados y visando con sufirma.

1 hora

Postor Ganador 14 Suscribe el contrato con toda ladocumentación requerida.

DocumentoSuscripción delcontrato (VERANEXO )

5-10 días


15 Envía mediante el SYSREQ elexpediente de adjudicación, alTécnico Responsable preparela “Orden de Compra”.

5 min

Técnico Contable

16 Prepara e imprime la Orden deCompra en el SIAFGira la orden correspondiente,verificando el monto aprobado.

Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia deLogísticaCopia : Sub-Gerencia deContabilidad

Orden deCompra

Original y 3copias

5 min

17 Adjunta documentaciónsustentatoria y hace firmar alSub-Gerente de Logística

5 min

18 Ingresa en el SIAF la Orden deCompra en su etapa decompromiso

10 min

19 Entrega al TécnicoResponsable, la Orden deCompra para que efectúe laacción de adquisición

5 min

Postor Ganador 20 Recibe la Orden de Compra yentrega el bien, factura y guíade remisión al Responsable deAlmacén

Orden deCompra

1 Copia 5 min

Pág. 225

Técnico Administrativo II 21 Coordina con Proveedor paraentrega del bien ejecutandoprocedimiento “Distribución deBienes”

10 min


.

Pág. 226

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 227

ANEXO

Pág. 228

Pág. 229

Pág. 230

Pág. 231



CP1

ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA


Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva, en la

Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones del Estado.


5. Ley No.29873 – Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones

del Estado (01.06.12)6. D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el

Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado (07.08.12)7. Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado 2da Edición 2010 (Oct.2010)

8. Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013

9. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

10. Directivas de OSCE

11. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.

12. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

13. D.S. N° 021-2009-EF: Modificación de diversos artículos del Reglamento de la Ley de Contrataciones


14. D.S. Nº 140-2009-EF : Modificación del reglamento de la ley de contrataciones del estado, aprobado

por Decreto Supremo Nª 184-2008-EF

15. D.S. Nº 007-2008-TR :Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad,

Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, Ley

MYPE

16. D.S. Nº 008-2008-TR: Aprobación del reglamento de la ley de Micro Y Pequeña Empresa–Mype.

17. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno18. Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones




Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa sin Publicación de

Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado

Pág. 232



2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes

ALCANCE

Sub-Gerencia de Logística

Pág. 233






ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTASELECTIVA


Cantidadde Copias

Tiempo


1A través del SYSREQ recibe el“Requerimiento de Bienes”

Requerimientode Bienes SYSREQ

5 min

Técnico Administrativo2

Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente decompra, remitiendo el“Requerimiento de Bienes”

10 min

Técnico Administrativo II 3 Realiza estudio de mercado,apertura, expediente deCompra, asignandonumeración al “Requerimientode Bienes”.

5 min

Técnico Administrativo II 4 Realiza el resumen ejecutivodel estudio de posibilidadesque ofrece el mercado y remiteexpediente al Comité especial.

10 min

Comité EspecialPermanente

5 Elabora los lineamiento queconstituyen las Bases y lashace aprobar por ResoluciónGerencial

Elaboración delas bases.

1 día

OCI 6 Invitación a proveedores (2como mínimo)

30 min

Participante 7 Presenta propuesta Solicitud deCotización

2 Copias 15 min

Comité Especial 8 Realiza la presentación yabsolución de consultas,formulación y absolución deobservaciones a losparticipantes

1 día

Comité Especial9

Recibe las propuestas delproveedor en 2 sobrescerrados por cada postulante(Propuesta técnica yeconómica).

15 min

Pág. 234

10Evalúa y registra propuestaspresentadas por proveedoresinscritos en el RegistroNacional de Proveedores(RNP) y que se encuentrenhabilitados para contratar conel Estado.

15 min

Comité Especial 11 Realiza la evaluación técnica yla evaluación económica.

Comité Especial12

Elabora los cuadroscomparativos de las propuestas

CuadrosComparativos

1 Original 1 día

Comité Especial13

Se procederá a otorgar laBuena Pro a la propuestaganadora, dando a conocer losresultados a través del CuadroComparativo detallando losresultados y visando con sufirma.

Postor Ganador14

Suscribe el contrato con toda ladocumentación requerida.

DocumentoSuscripción delcontrato (VERANEXO )

5-10 días


15 Envía mediante el SYSREQ elexpediente de adjudicación, alTécnico Responsable decompras, para la adquisicióncorrespondiente y al técnicoResponsable de la adquisiciónemita la Orden de Compra através del SYSREQ

20 min

Técnico Contable

16 Gira la orden correspondiente,verificando el monto aprobadoe imprime la Orden de Compraen el SIAF

Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia deLogísticaCopia : Sub-Gerencia deContabilidad

Orden deCompra

Original y 3copias

5 min

17 Adjunta documentaciónsustentatoria y hace firmar alSub-Gerente de Logística

5 min

18 Ingresa en el SIAF la Orden deCompra en su etapa decompromiso

10 min

19 Entrega al Técnico 5 min

Pág. 235

Responsable, la Orden deCompra para que efectúe laacción de adquisición

Proveedor 20 Recibe la Orden de Compra yentrega el bien, factura y guíade remisión al Responsable deAlmacén

5 min


10 min


Pág. 236

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 237

ANEXO

Pág. 238

Pág. 239

Pág. 240

Pág. 241



CP1

ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA


Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Pública, en la

Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones del Estado.








Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Directivas de OSCE

Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

D.S. N° 021-2009-EF: Modificación de diversos artículos del Reglamento de la Ley de Contrataciones


D.S. Nº 140-2009-EF : Modificación del reglamento de la ley de contrataciones del estado, aprobado


D.S. Nº 007-2008-TR :Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad,

Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, LeyMYPE

D.S. Nº 008-2008-TR: Aprobación del reglamento de la ley de Micro Y Pequeña Empresa–Mype





Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa de acuerdo a la Ley de

Contrataciones del Estado


Pág. 242



ALCANCE


Pág. 243






ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTAPUBLICA


Cantidadde Copias

Tiempo


Mediante el sistema SYSREQrecibe el “Requerimiento deBienes”.


SYSREQ 5 min


Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente decompra, remitiendo el“Requerimiento de Bienes”

10 min

Técnico Administrativo –SG Logística

3 Apertura Expediente deCompra, asignandonumeración de “Requerimientode Bienes”.


SYSREQ 5 min

Técnico Administrativo –SG Logística

4 Remite Expediente de Compraal Sub-Gerente de Logística


SYSREQ 10 min


5 Elabora lineamiento queconstituyen las Bases y lashace aprobar medianteResolución Gerencial.

1 día

Comité EspecialPermanente 6

Realiza la convocatoria y lapública de bases en el SEACEdel OSCE. Plazo

Max.10 días

Participante 7 Se registra para lapresentación de propuestas.

Comité EspecialDesignado 8

Realiza la presentación yabsolución de consultas,formulación y absolución deobservaciones e integración delas mismas a través del SEACEdel OSCE.

1 día


Realiza la presentación de laspropuestas en acto público enla fecha y hora señalada en elcalendario del proceso.

Revisa que el contenido de lapropuesta contengan losdocumentos sean lossolicitados por las bases de ley

Solicitud deCotizaciones

1 Original Plazomáx.3 días


Evalúa las propuestas técnica yeconómica.

Pág. 244




2 Copias1 horavariable


Acto público se da elotorgamiento de la Buena Pro.

Comité EspecialDesignado

13 Terminado el acto público selevanta un acta.

Acta 2 Copias 5 min


Notificar a los proveedores labuena pro a través del SEACEdel OSCE y/o correoelectrónico si lo hubiera.

20 min

Postor Ganador15

Suscribe el contrato con toda ladocumentación requerida.

20 min


16 Deriva el expediente deadjudicación, al TécnicoResponsable de compras, parala adquisición correspondiente

20 min

Técnico Contable

17 Gira la orden correspondiente,verificando el monto aprobadoe imprime la Orden de Compraen el SIAF

Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia deLogísticaCopia : Sub-GerenciaContabilidad

Orden deCompra

Original y 3copias

5 min

Técnico Contable 18 Adjunta documentaciónsustentatoria y hace firmar alSub-Gerente de Logística

5 min

Técnico Contable 19 Ingresa en el SIAF la Orden deCompra en su etapa decompromiso

Orden decompra

1 Copia 10 min

Técnico Contable 20 Entrega al TécnicoResponsable, la Orden deCompra para que efectúe laacción de adquisición

Orden decompra

1 Copia 5 min

Proveedor 21 Recibe la Orden de Compra yentrega el bien, factura y guíade remisión al Responsable deAlmacén

Orden deCompra

1 Copia 5 min


10 min


Pág. 245

Nota . - El Valor Referencia l para las L ic i taciones Públ icas, Concursos Públ ico yAdjudicación Directa se sujeta a lo d ispuesto por las Leyes Anuales delPresupuesto del Sector Públ ico.

Pág. 246

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 247

ANEXO

Pág. 248

Pág. 249

Pág. 250

Pág. 251

Pág. 252



CP1

ADQUISICIÓN DE BIENES POR LICITACIÓN PÚBLICA


Establecer el procedimiento para efectuar la Adquisición de Bienes por Concurso o Licitación Pública,

realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.








Directivas de OSCE

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Código Civil.

Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

D.S. N° 021-2009-EF: Modificación de diversos artículos del Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado aprobado mediante el Decreto Supremo N° 184-2008-EF

D.S. Nº 140-2009-EF : Modificación del reglamento de la ley de contrataciones del estado, aprobado


D.S. Nº 007-2008-TR :Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad,

Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, LeyMYPE

D.S. Nº 008-2008-TR: Aprobación del reglamento de la ley de Micro Y Pequeña Empresa–Mype





Este procedimiento permite Adquisición de Bienes por Concurso o Licitación Pública, de acuerdo a la Ley de

Contrataciones del Estado


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

Pág. 253


3.- Resolución Gerencial de designación del Comité Especial

ALCANCE


Pág. 254






ADQUISICION DE BIENES LICITACION PUBLICA


Cantidadde Copias

Tiempo


Recibe mediante el sistemaSYSREQ el “Requerimiento deBienes”.


-SYSREQ

10 min


Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente deCompra, remitiendo el“Requerimiento de bienes”.

10 min

Técnico Administrativo 3 Apertura Expediente deCompra, asignandonumeración al “Requerimientode Bienes”.


-SYSREQ

5 min

Técnico Administrativo 4 Prepara información adicionalnecesaria para la formulaciónde las bases

1 horaVariable

Técnico Administrativo 5 Remite Expediente de Compraal Presidente del ComitéEspecial

Expediente decompra

1 Copia 10 min

Presidente del ComitéEspecial Designado

6 Recibe el Expediente deCompra y presenta al Comité

Expediente decompra

1 Copia 10 min


7 Verifica que los datos y losvisados sobre el Formato seanlos correctos

10 min


8 Elabora los lineamientos queconstituyen las Bases y haceaprobarlas mediante R.G

2 días


9 Elabora Proyecto deResolución

Resolución 2 Copias 20 min.


10 Remite la propuesta de Basesa la Gerencia de AsesoríaJurídica

Resolución 2 Copias 10 min


11 Elabora Proyecto deResolución


Gerencia de AsesoríaJurídica

12 Recepciona el Proyecto deResolución junto a lapropuesta de bases



13 Revisa y Visa las bases 5 min


14 Visa la Resolución Resolución 2 Copias 10 min


15 Remite la Resolución junto alas bases a Secretaría General

10 min

Pág. 255

y RR.PP.Secretaría General yRR.PP.

16 Recepciona el Proyecto deResolución junto con las bases

5 min

Secretaría General yRR.PP.

17 Remite la resolución deaprobación y las basesadjuntas al Sub Gerente deLogística.

Resolución deAprobación

1 Copia 10 min


18 Visa resolución Resolución deAprobación

1 Copia 5 min

Presidente del ComitéEspecial Designado

19 Recibe la resolución deaprobación y las basesadjuntas y presenta al Comité

Resolución deAprobación

1 Copia 5 min


20 Dispone la Convocatoria ypublicación de la convocatoriaen el SEACE del OSCE.

20 min

Técnico 21 Publica la convocatoria en elSEACE del OSCE.

10 min


22 Dispone la venta de bases através de la Sub-Gerencia deLogística

Máx. 5días


23 Responde a observaciones alas bases de acuerdo anormatividad

Máx. 5días


24 Recepcionan los sobres con laspropuestas, el día señalado enlas bases y en presencia de lospostores

variable


25 En acto público efectúanapertura de sobres técnicos, eldía señalado en las bases y enpresencia de los postores,levantando Acta dePresentación de Propuestas yfirman todos los integrantes delComité Especial

variable


26 Continúan con la Apertura desobres económicos, el díaseñalado en las bases y ensesión privada, elaborando el“Cuadro Comparativo deCotizaciones”, de acuerdo a lanormatividad vigente


1 Copia 1 día


27 Se llena el Acta deAdjudicación en el Librocorrespondiente y firman todoslos integrantes del ComitéEspecial

Acta deAdjudicación

2 Copias 5 días.

Técnico 28 En acto público se da elotorgamiento de la Buena Pro yse publica en el SEACE delOSCE.

20 min

Postor Ganador 29 Suscribe el contrato, con todala documentación requerida.

Comité Especial 30 Mediante copia del Acta de Acta de 2 Copias 10 min

Pág. 256

Designado Adjudicación, comunica losresultados y devuelveexpediente de compra con todolo actuado, al Sub-Gerente deLogística

Adjudicación


32 Deriva el expediente deadjudicación, al TécnicoResponsable de compras, parala adquisición correspondiente

Expediente deAdjudicación

1 Original 20 min

Técnico 33 Recibe el expediente deadjudicación

20 min

34 Dispone al técnico deAdquisiciones emita la Ordende Compra

5 min

Técnico Girador de OC y OS

35 Prepara la Orden de Compra Orden deCompra

Original ycopia

10 min

36 Hacer firmar al Sub-Gerente deLogística

Orden deCompra

Original ycopia

5 min

37 Hace Visar al Gerente deAdministración Financiera

10 min

38 Entrega al TécnicoResponsable la Orden deCompra para que efectúe laacción de adquisición

Orden deCompra

Original 5 min

Proveedor 39 Recibe la Orden de Compra yentrega el bien

Orden deCompra

Original 5 min

Técnico Administrativo II 40 Coordina con Proveedor paraentrega del bien al usuariosolicitante.

10 min



Pág. 257

DIAGRAMA DE FLUJO

259

ANEXO

Pág. 260

Pág. 261

Pág. 262

Pág. 263



CP1

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA


Establecer el procedimiento para la contratación de Locación de Servicios o Servicios No Personales por

adquisición directa, en La Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de reglamento de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.











Resolución de Alcaldía N° 298-2013-A-MPI. Aprueba la Directiva N°03-2013-A-MPI. Directiva de

adquisiciones y contrataciones de menor cuantía.


Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación de Menor Cuantía de

acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado, cuando se trate de servicios generales, exceptuando la

consultoría de Obras.



2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Servicios

ALCANCE

Sub-Gerencia de Logística, Gerencia de Administración Financiera, Dependencia Usuaria.

Pág. 264






CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DEMENOR CUANTIA


Cantidadde Copias

Tiempo


Recibe mediante el sistemaSYSREQ el “Requerimiento deServicios”

Requerimientode Servicios

-(SYSREQ)

5 min


Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente decontratación, remitiendo el“Requerimiento de Servicios”

10 min

Técnico Administrativo -SGL

3 Apertura Expediente deContratación, asignandonumeración al “Requerimientode Servicios”.

Expediente decontratación

1 Copia 5 min


4 Remite Expediente de Compraal Sub-Gerente de Logística


1 Copia 5 min

Secretaria de Logística 5 Recibe el Expediente deCompra y con conocimiento delSub-Gerente entrega alPresidente del Comité EspecialPermanente


1 Copia 10 min


6 Elabora lineamiento queconstituyen las Bases y lashace aprobar medianteResolución Gerencial.

2 días

OCI 7 Suscribe contrato, con toda ladocumentación requerida.

20 min.

Participante 8 Se registra para lapresentación de propuestas.

10 min


Realiza la presentación yabsolución de consultas,formulación y absolución deobservaciones.

1 día


Realiza la presentación de laspropuestas.Revisa que el contenido de laspropuestas contengan losdocumentos sean lossolicitados por las bases de ley

Formato N°1 1 Copias 3 días

Pág. 265


Evalúa las propuestas técnica yeconómica.

Formato N°1 1 Copias


Elabora los cuadroscomparativos de las propuestas 1 hora


Se da el otorgamiento de laBuena Pro.


Notificar a los proveedores laAdjudicación de la Buena Pro

20 min


15 Decide de acuerdo a laperiodicidad del servicio

“Si el servicio es por únicavez”Dispone que el TécnicoResponsable emita la Orden deServicio que corresponda

“Si el servicio es por variosmeses”Coordina con el Técnico paraque formule el Contrato deLocación de Servicios

5 min


16 Elabora el Contrato deLocación de Servicios y hacevisar:

XI. Sub-Gerente de LogísticaXII. Gerente de Administración

FinancieraXIII. Gerente de Planeamiento

EstratégicoXIV. Gerencia de Asesoría JurídicaXV. Gerente Municipal

XVI. Alcalde, quien suscribe elcontrato

XVII. Solicitante del Servicio

Contrato deLocación deServicios

3 originales 20 min


17 Se convoca a Contratista a quesuscriba el contrato (Orden deservicio)

Contrato 1 Copia 10 min


18 Una vez visado y firmado elContrato en su totalidad, eloriginal es entregado aSecretaría General y las copiasse distribuyen

1 hora

Participante 19 Recibe copia del contrato y loincorpora al expediente

5 min

Técnico Contable

20 Prepara e imprime la Orden deServicio en el SIAF

Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia de

Orden deServicio

Original y 3copias

5 min

Pág. 266

LogísticaCopia : Sub-Gerencia deContabilidadCopia: Sub-Gerencia dePresupuesto

Técnico Contable 21 Adjunta documentaciónsustentatoria y hace firmar alSub-Gerente de logística

5 min

Técnico Contable 22 Ingresa en el SIAF la Orden deServicio en su etapa decompromiso

10 min

Técnico Contable 23 Incorpora la Orden de Servicioen el expediente hasta que laDependencia usuaria emitainforme de conformidad delservicio

5 min

Contratista 24 Ejecuta el servicio Variable

Contratista 25 Una vez culminado el Servicio,emite Informe detallando elservicio adjuntando la factura,dirigido a la Dependenciausuaria

Informe deServicios

Original 10 min

Gerente, Sub-GerentedeDependenciaDescentralizada Solicitante

26 Una vez culminada el servicio,emite un Informe deConformidad, adjuntando elInforme y Recibo por Horariosy/o factura del Contratista,dirigido a la G. deAdministración

Informe deConformidad

Original ycopia

30 min

Secretaria de G. deAdministración

27 Recepciona el Informe deconformidad con ladocumentación adjunta

10 min


28 Otorga su Visto Bueno alInforme de Conformidad


20 min


29 Remite el Informe deConformidad, el Informe yRecibo Por Honorarios y/ofactura del Contratista adjuntosa la Sub-Gerencia de Logística

10 min

Secretaria de Logística 30 Recibe el Informe deConformidad, con ladocumentación adjunta ycoloca en despacho de la Sub-Gerencia

10 min


31 Deriva los informes adjuntos yel Recibo y/o Factura

10 min

Secretaria de Logística 32 Remite al TécnicoResponsable

10 min

Técnico 33 Recibe el Informe deConformidad, con el Informe yel Recibo y/o Factura delContratista y lo incorpora al

10 min

Pág. 267

expediente

Secretaria de Logística 34 Remite Expediente para pagoa la Sub-Gerencia de Tesorería“Giro de Comprobantes dePago y Cheques”.

10 min


Nota . - El Valor Referencia l para la Adjudicaciones Directas Select ivas yAdjudicación de Menor Cuantía debe concordarse con lo señalado en elT.U.O. de la Ley de Contrataciones con el Estado y su Reglamento.

Pág. 268

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 269

ANEXOS

Pág. 270

Pág. 271

Pág. 272

Pág. 273



CP1

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin

Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.




3. D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el



5. Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 20136. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno7. Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones




Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin Publicación de





ALCANCE


Pág. 274






CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACIONDIRECTA SELECTIVA


Cantidadde Copias

Tiempo


Recibe mediante el sistemaSYSREQ el “Requerimiento deBienes y Servicios”.


Original 5 min


Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente decontratación, remitiendo el“Requerimiento de Bienes yServicios”

10 min


3 Apertura Expediente deContratación, asignandonumeración al “Requerimientode Bienes y Servicios”.


1 Copia 5 min


4 Remite Expediente deContratación al Sub-Gerente deLogística


1 Copia 10 min

Secretaria de la SGL 5 Recibe el Expediente deContratación y conconocimiento del Sub-Gerenteentrega al Comité EspecialPermanente


1 Copia 10 min


6 Elabora los lineamientos queconstituyen las Bases y lashace aprobar mediante R.A.

Las bases estarán adisposición de los postores enforma gratuita.

1 día

OCI7

Invitación a proveedores (2como mínimo)

PlazoMax.10 días

Participante8

Recibe la presentación de laspropuestas de servicios

Propuestas deservicios

1 Copia

Participante9

Evalúa las propuestas Propuestas deservicios

1 Copia

2 horas.variable10


11Adjudicar la Buena Pro en acto Buena Pro 1 Copia

12Efectúa la notificación de laBuena Pro a los postores

20 min

Pág. 275


13 Deriva el expediente deadjudicación, al TécnicoResponsable de la contrataciónpara elaboración del contrato

20 min

Secretaria de Logística 14 Entrega el Expediente alTécnico Responsable

10 min


15 Recibe el expediente deadjudicación

20 min



XVIII. Sub-Gerente de LogísticaXIX. Gerente de Administración

FinancieraXX. Gerente de Planeamiento

EstratégicoXXI. Gerencia de Asesoría Jurídica

XXII. Gerente MunicipalXXIII. Alcalde, quien suscribe el

contratoXXIV. Solicitante del Servicio


3 originales 20 min


17 Se convoca a Contratista a quesuscriba el contrato

10 min



1 hora


19 Recibe copia del contrato y loincorpora al expediente

5 min

Técnico Contable


Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia deLogísticaCopia : Sub-Gerencia deContabilidadCopia: Sub-Gerencia dePresupuesto

Orden deServicio

Original y 3copias

5 min


5 min


10 min

Técnico Contable 23 Incorpora la Orden de Servicioen el expediente hasta que laDependencia usuaria emita

5 min

Pág. 276

informe de conformidad delservicio

Contratista 24 Ejecuta el servicio Variable25 Una vez culminado el Servicio,

emite Informe detallando elservicio adjuntando la factura,dirigido a la Dependenciausuaria

Informe deServicios

Original 10 min

Gerente y/o Sub GerentedeDependencia Solicitante

26 Una vez culminada el servicio,emite un Informe deConformidad, adjuntando elInforme y Recibo por Horariosy/o factura del Contratista,dirigido a la G. deAdministración.


Original ycopia

30 min


27 Recepciona el Informe deconformidad con ladocumentación adjunta.

10 min


28 Otorga su Visto Bueno alInforme de Conformidad.

20 min



10 min

Secretaria de la SGL 30 Recibe el Informe deConformidad, con ladocumentación adjunta ycoloca en despacho de la Sub-Gerencia.

10 min



10 min


10 min


33 Recibe el Informe deConformidad, con el Informe yel Recibo y/o Factura delContratista y lo incorpora alexpediente

10 min


10 min



Pág. 277

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 279



CP1

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con

Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.




7. D.S. No.138-2012-EF – Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el



9. Ley N° 29951- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 201310. R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno

Pág. 280

11. Resolución de Alcaldía N° 19-2013-MPI. Se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones



13. Resolución de Alcaldía N° 298-2013-A-MPI. Aprueba la Directiva N°03-2013-A-MPI. Directiva de



Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con Publicación de





ALCANCE


Pág. 281






CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACIONDIRECTA PUBLICA


Cantidadde Copias

Tiempo


Recibe mediante el sistemaSYSREQ, “Requerimiento deServicios”.

Requerimientode Servicios

Original 5 min


Dispone que el TécnicoResponsable efectúe lapreparación del expediente decontratación, remitiendo el“Requerimiento de Servicios”

10 min


3 Apertura Expediente deContratación, asignandonumeración al “Requerimientode Servicios”.

5 min


4 Remite Expediente deContratación al Sub-Gerente deLogística

10 min

Secretaria de Logística 5 Recibe el Expediente deContratación y conconocimiento del Sub-Gerentede entrega al Comité EspecialPermanente


1 Copia 10 min


6 Elabora los lineamientos queconstituyen las Bases y haceaprobar mediante R.A.

1 día

7Realiza la convocatoria y lapública de bases en el SEACEdel OSCE. Plazo

Max.10 días8

Realiza la presentación yabsolución de consultas,formulación y absolución deobservaciones e integración delas mismas a través del SEACEdel OSCE

9Recibe las propuestas delproveedor en sobre cerrado

Propuesta 1 Copia PlazoMax.3 días

10Evalúa las propuestas Propuesta 1 Copia

1 horavariable11


12Adjudicar la Buena Pro.

13Notificar a los proveedores labuena pro a través del SEACEdel OSCE y/o correoelectrónico si lo hubiera.

20 min

Pág. 282


14 Deriva el expediente deadjudicación, al TécnicoResponsable de contrataciónpara elaboración del contrato.

20 min

Secretaria de Logística 15 Entrega el Expediente alTécnico Responsable


1 Copia 10 min


16 Recibe el expediente deadjudicación


1 Copia 20 min



XXV. Sub-Gerente de LogísticaXXVI. Gerente de Administración

FinancieraXXVII. Gerente de Planeamiento

EstratégicoXXVIII. Gerencia de Asesoría Jurídica

XXIX. Gerente MunicipalXXX. Alcalde, quien suscribe el

contratoXXXI. Solicitante del Servicio


3 originales 20 min


18 Se convoca a Contratista a quesuscriba el contrato

10 min



1 hora


20 Recibe copia del contrato y loincorpora al expediente

5 min

Técnico Contable


Original: Sub-Gerencia deTesoreríaCopia: Sub-Gerencia deLogísticaCopia : Sub-Gerencia deContabilidadCopia: Sub-Gerencia dePresupuesto

Orden deServicio

Original y 3copias

5 min


5 min


10 min

Técnico Contable 24 Incorpora la Orden de Servicioen el expediente hasta que laDependencia usuaria emitainforme de conformidad delservicio

5 min

Contratista 25 Ejecuta el servicio Variable

Pág. 283

Contratista 26 Una vez culminado el Servicio,emite Informe detallando elservicio adjuntando la factura,dirigido a la Dependenciausuaria

Informe deServicios

Original 10 min

Gerente, Sub-Gerentey/o Sub Gerente deDependenciaDescentralizadaSolicitante

27 Una vez culminada el servicio,emite un Informe deConformidad, adjuntando elInforme y Recibo por Horariosy/o factura del Contratista,dirigido a la G. deAdministración


Original ycopia

30 min


28 Recepciona el Informe deconformidad con ladocumentación adjunta


Original ycopia

10 min


29 Otorga su Visto Bueno alInforme de Conformidad


Original ycopia

20 min




Original ycopia

10 min

Secretaria de Logística 31 Recibe el Informe deConformidad, con ladocumentación adjunta ycoloca en despacho de la Sub-Gerencia


Original ycopia

10 min




Original ycopia

10 min


10 min

Técnico 34 Recibe el Informe deConformidad, con el Informe yel Recibo y/o Factura delContratista y lo incorpora alexpediente


Original ycopia

10 min


10 min



Pág. 284

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 285

Pág. 286

Pág. 287

GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

MAPROSUB-GERENCIA DE LOGÍSTICA

Pág. 288

SERVICIOS GENERALES



REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE DE UNIDADES MÓVILES Y POR DEPENDENCIASOLICITANTE


Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de combustible de unidades móviles y por

dependencia solicitante, realizada de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.

Pág. 289





5. Resolución de Alcaldía N° 298-2013-A-MPI. Aprueba la Directiva N°03-2013-A-MPI. Directiva de



Este procedimiento consolida todas las notas de pedido de combustible de las unidades móviles de la

Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Nota de pedido de combustible

ALCANCE


Pág. 290




SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE LOGISTICA – SERVICIOS GENERALES

HOJA 1 de 2


REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE DE UNIDADESMOVILES Y POR DEPENDENCIA SOLICITANTE

Responsable N° Actividad Formato odocumento

Cantidad Copias

Tiempo


1 Sol ic i ta se le emita unaNota de Pedido (vales deCombust ib le)

10 min

Responsable delÁrea de Servic iosGenerales

2 Llena la Nota de Pedidode Combust ib le, f i rman elSol ic i tante y el TécnicoResponsable

Nota de PedidoCombust ib le

Orig inal y02 copias

30 min


4 Recibe or ig inal y copia deNota de pedidoCombust ib le (Vales decombust ib le)

Orig inal yCopia

5 min

Jefe Gri fo Municipal 5 Entrega vales decombust ib le despachadosdurante el día.

10 min


6 Recepciona diar iamentelos vales ut i l izados en elGri fo Municipal , registra yentrega documentación aResponsable de Área

Parte Diar iode Ventasdel G.M.Nota dePedidos

Orig inal 10 min

Pág. 291


7 Registra en Hoja Excel e lconsumo de combust ib lediar io de las UnidadesMóvi les por Área, t ipo decombust ib le y unidadmóvi l de forma diar ia yquincenal

Cuadro deConsumo deCombust ib lepor Maq. GastosCorr ientes eInversión.

Orig inal y 6copias

1 hora

8 Elabora InformeQuincenal deCombust ib le, e laborandolos Cuadros de Gastos decombust ib le, adjuntandolos Cuadros de Consumosde Unidades móvi les deGastos Corr ientes eInversiones

InformeQuincenal deCombust ib leadjuntaCuadro deGastos yConsumo deCombust ib leCorr ientes eInversiones

Orig inal y 6copias 10 min

Sub-Gerente deLogíst ica

9 Evalúa Informe

“Si es correcto”Ordena distr ibución

“Si no es correcto”Devuelve al Responsablepara su corrección

20 min


10 Distr ibuye InformeQuincenal de Combust ib le

Copia: G.AdministraciónFinanciera

Original : Sub-

Informe 1 Orig inal 4 Copias

20 min

Pág. 292

Gerencia deLogíst ica

Copia: Sub-Gerencia deContabi l idad

Copia a Sub-Gerencia deTesorería

Copia: Almacén Copia Archivo

FIN DELPROCEDIMIENTO

Pág. 293

Pág. 294

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 295

Pág. 296

Pág. 297

Cód. Proc. :MPI-GAF-SGL-11


REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DE AGUA, LUZ, TELÉFONO Y OTROS


Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de pagos de servicios de agua, luz, teléfono y

otros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.





5. Resolución de Alcaldía N° 298-2013-A-MPI. Aprueba la Directiva N°03-2013-A-MPI. Directiva

de adquisiciones y contrataciones de menor cuantía.


Este procedimiento permite llevar el control de pagos de servicios de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Recibo de Agua

Pág. 298

2.- Recibo de luz

3.- Recibo de Telefonía

ALCANCE


Pág. 299






REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DEAGUA, LUZ, TELEFONO Y OTROS


Cantidadde copias

Tiempo


1 Recepciona, registra yentrega al Responsablede Servic ios Generaleslos recibos de servic iosde agua, luz y te léfono.

Recibos deAguaRecibos deluzRecibos deTeléfono

Orig inal 5 min.

Responsable deÁrea de Servic iosGenerales

2 Inspecciona de cadamedidor las lecturas delas of ic inas y áreasverdes de laMunicipal idad en el casode agua y luz

"Si no es correcto"Devuelve el recibo yCoordina con la Empresade servic ios

"En el caso de losRecibos de Agua de ÁreasVerdes lo hace unEncargado de ÁreasVerdes"

1 hora

3 días

3 Elabora en Hoja Excel e l Informe de Orig inal y 3

Pág. 300

Cuadro de ConsumoMensual por servic io y e lInforme Mensual porservic io.

Consumo deTeléfonosAdjunta:Cuadro deConsumo deMensualTe léfono

Informe deConsumo deLuzAdjunta:Cuadro deConsumo deMensual deLuz

Informe deConsumo deAguaAdjunta:Cuadro deConsumo deMensual deAgua

copias

Orig inal y 3copias

Orig inal y 3copias

1 hora

1 hora

3 horas


4 Evalúa Informe deConsumo Mensual de losServic ios

“Si es correcto”Ordena distr ibución

“Si no es correcto”Devuelve al Responsablepara su corrección

20 min

Técnico 5 Distr ibuye Informe 10 min

Pág. 301

Administrat ivo I Consumo Mensual de losServic ios

Copia: G. AdministraciónCopia: Sub-Gerencia deContabi l idadCopia Archivo


Pág. 302

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 303

Pág. 304



CP1

LIMPIEZA DE PALACIO MUNICIPAL


Establecer el procedimiento para efectuar la limpieza para Palacio Municipal


R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Resolución de Alcaldía N° 1219-2013-MPI. Se aprueba el Plan Operativo Institucional.


Este procedimiento permite la dotación de material y suministros para realizar la limpieza de Palacio de la

Municipalidad Provincial de Ilo.

Pág. 305


1.- Ejecución de Procedimiento de Adquisición de Materiales de limpieza

ALCANCE


Pág. 306




SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE LOGÍSTICA – SERVICIOS GENERALES

HOJA 1 de 2


LIMPIEZA DE PALACIO MUNICIPAL


Cantidadde copias

Tiempo

Responsable deServic ios Generales

1 Ejecución delProcedimiento"Adquisic ión de Bienes(mater ia l de l impieza) deMenor Cuantía"

2-3días

2 Recepciona e ingresamater ia les y suministrosde l impieza a Depósito enPalacio Municipal

20 min

Auxi l iar de Servic ios 3 Distr ibuye mater ia les ysuministros de l impiezade acuerdo a necesidad yregistra en cuaderno decontro l

10 min

Personal deLimpieza

4 Recepciona mater ia les ysuministros de l impieza

5 min

5 Real iza la l impieza en elPalacio Municipal

var.

Pág. 307


Pág. 308

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 309



ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INSTALACIONES


Establecer el procedimiento para efectuar la atención de solicitudes de Mantenimiento Correctivo de

Instalaciones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


R.C. N° 320-2006.CG. Normas de Control Interno Resolución de Alcaldía N° 1219-2013-MPI. Se aprueba el Plan Operativo Institucional.


Este procedimiento permite la atención de solicitudes de mantenimiento correctivo en las diferentes

dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.


Pág. 310

ALCANCE


Pág. 311




SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE LOGISTICA – SERVICIOS GERENCIALES

HOJA 1 de 2


ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTOCORRECTIVO DE INSTALACIONES


Cantidadde copias

Tiempo


01 Sol ic i ta serv ic io demantenimiento

5 min


02 Toma conocimiento delservic io de mantenimientoy comunica a l Auxi l iar deServic ios

5 min

Auxi l iar de Servic ios

03 Poster iormente ver i f ica insi tu estado de lainstalación y posib lerequer imiento demater ia les y/o accesorios

"De ser un mantenimientoCorrect ivo de pocamagnitud"

20 min

04 Real iza t rabajos deGasf i ter ia, insta lacioneseléctr icas, carpintería uotros según sea el caso

Variable 1- 3horas

05 Poster iormente informa 10 min

Pág. 312

verbalmente laculminación del t rabajo


06 Ver i f ica in s i tuculminación delmantenimiento

15 min


07"De tratarse de unmantenimiento correct ivode mayor magnitud"

Elabora un Informe detrabajos a real izar yrequer imientos demater ia les y/o accesoriosCopia: Serv. GeneralesCopia: Archivo.

Informe deTrabajos deMantenimiento Correct ivo

Orig inal y 2copias

1 día


08 Toma conocimiento delinforme y deriva a SubGerente de Logíst ica

5 min

Secretar ia deLogíst ica

09 Decepciona informe ycoloca en despacho de laSub-Gerencia

3 min


10 Evalúa Informe

"Si aprueba"Deriva documento conproveído para su atención

"De lo contrario"Devuelve a laDependenciacorrespondiente"

10 min

Secretar ia deLogíst ica

11 Remite documento al Áreade Servic ios generales

5 min

Responsable del 12 Deriva Documento al 5 min

Pág. 313

Área de Servic iosGenerales

Auxi l iar de Servic ios parasu ejecución"De ser el caso"

13 Gest iona elRequerimiento deMater ia les y/o accesoriosEjecución delProcedimiento de comprade mater ia les por Caja deChica

1 día

14 "De ser mayor la compra"Ejecuta Procedimiento deAdquisic ión de Bienes deMenor Cuantía

3 días


15 Recepciona Mater ia les /oaccesorios

10 min

16 Real iza t rabajos demantenimiento correct ivosegún sea el caso

1- 7díaso mássegúnsea elcaso


17 “Posteriormente “Informa verbalmente laculminación del t rabajo

10 min

18 Ver i f ica in s i tuculminación delmantenimiento

1 horavar.


Pág. 314

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 201

Pág. 202


MAPROSUB-GERENCIA DE TESORERÍA

Pág. 0

INDICEDESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS...............................................................................................

Recaudación Diaria de Ingresos en Caja...............................................................................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN................................................................................................................

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................

ALCANCE...........................................................................................................................................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................................................................................

DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................................................................................

Posición de Caja y Bancos.....................................................................................................................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN................................................................................................................

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................

ALCANCE...........................................................................................................................................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................................................................................

DIAGRAMA DE FLUJO.....................................................................................................................

Contabilización de Notas de Abono por Transferencia de Recursos del Tesoro Público......................

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................

NORMAS DE OPERACIÓN..............................................................................................................

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................................

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................

ALCANCE.........................................................................................................................................

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................


Contabilización de Notas de Cargo......................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Contabilización de Intereses Bancarios................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Transferencias Bancarias.....................................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Contabilización de Depósitos Varios....................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Conciliaciones Bancarias.....................................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Registro de Ingresos............................................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Registro de Encargos Internos.............................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Giro de Comprobantes de Pago y Cheques.........................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Otorgamiento de Anticipo de Viáticos...................................................................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Manejo de Fondos de Caja Chica: Inversiones y Funcionamiento.......................................................





ALCANCE.........................................................................................................................................



Apertura de Cuentas Bancarias..........................................................................................................249

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................249

NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................................................249

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................249

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................249

ALCANCE....................................................................................................................................... 249

INSTRUCCIONES.......................................................................................................................... 249

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO........................................................................................250

DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................................................... 251

Flujo Mensual de Caja........................................................................................................................ 252

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................................252

NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................................................252

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................252

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................252

ALCANCE....................................................................................................................................... 252

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO........................................................................................253

DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................................................... 254

PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS

Cód. Proc. : MPI-GAF-SGT-01


RECAUDACIÓN DIARIA DE INGRESOS EN CAJA


Establecer el procedimiento para efectuar la Recaudación Diaria de Ingresos por Caja, realizado de

conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas.




Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006

Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al

Años Fiscal 2006


Este procedimiento consiste en el cobro de impuestos y tasas a los contribuyentes de acuerdo a TUPA

vigente en la Caja Central y Cajas Descentralizadas de la Municipalidad, emitiendo los recibos de pago

respectivos, posteriormente efectuando el cierre y el arqueo de caja.


Original de Recibos de Pago de los Contribuyentes

ALCANCE

Sub Gerencia de Tesorería y Unidades Descentralizadas de Caja.



GERENCIA DE ADMINISTRACION FORMATOCP-2

SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE TESORERIA HOJA 1 de 2


RECAUDACIÓN DIARIA DE INGRESOS EN CAJA


Cantidadde Copias

Tiempo

Cajero I y Cajeros deCajas Descentralizadas 1

A las 08:00 a.m. se apertura laatención de Caja:

Caja Central Caja Descentralizada

de la Agencia Municipal Caja Descentralizada

de la Casa de laCultura

Caja Descentralizadadel Mercado Pacocha

Unidad Operativa delGrifo Municipal

Cajas Auxiliares(palacio municipal)

2 Verifica las TransferenciasBancarias según Carta Ordenefectuadas en el mes segúnconsta en el Archivo de CartasOrdenes de esta Sub-Gerencia

1 hora

3 Realiza el Registro deTransferencias Bancarias en elSIAF, ingresando la partidapresupuestal, la Fuente deFinanciamiento, la CuentaBancaria de Origen y la deDestino, el monto totaltransferido y los asientoscontables.Imprime Formato deTransferencia (Excel)Registra en el SIAF lastransferencias internas del mescolocándole al formato el sellocon la numeracióncorrespondiente, en las Fasesde Compromiso, Devengado,Girado, Determinado yRecaudado.

Formato de Transferencia(Excel)

Original ycopia

1 día

Sub-Gerente deTesorería

4 Revisa, visa transferenciasbancarias y ordena archivo.

Copia resumen 1 Copia 10 min

Si es conforme, firma copiaresumen de transferencia.

TécnicoAdministrativo I

5 Se anexa original a File deInformación Financiera del mesa remitir a la Sub-Gerencia deContabilidad y archiva copia.

5 min


DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. :


CP1

Pág. 9

MPI-GAF-SGT-02

POSICIÓN DE CAJA Y BANCOS


Establecer el procedimiento para efectuar la posición de caja y bancos en forma diaria, realizado de

conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Ley del Presupuesto del Sector Público para cada ejercicio presupuestal



Años Fiscal 2006.

RESOLUCION DIRECTORAL Nº 002-2007-EF-77.15. Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15

Resolución de C.G. 320-2006-CG. Normas de Control Interno del Sector Público.


Este procedimiento refleja el estado de los recursos financieros de la entidad y es de suma importancia para

la toma de decisiones de la Gerencia de Administración Financiera y Alta Dirección de la Municipalidad.

Pág. 11


1.- Extracto Bancarios

2.- Registros Auxiliar de Bancos, Cuentas Corrientes, Libretas de Ahorro

3.- Cheques en Cartera

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería y Gerencia de Administración Financiera.

Pág. 13



GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATOCP-2

SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE TESORERIA HOJA 1 de 2


POSICION DE CAJA Y BANCOS DIARIO


Cantidadde Copias

Tiempo


1Imprime en el SIAF el Auxiliarde Giros que contiene los girosde cheques del día

Auxiliar deGiros

Original 10 min

2 En Hoja Excel registra elmovimiento diario detransferencias, recaudación ypagos, determinando los saldosdisponibles por cuenta.Adjunta el Auxiliar de Giros.

Reporte deCaja Bancos

Original y 4 copias

30 min


3 Revisa y Visa Reporte de Cajay Bancos

Reporte deCaja BancosV°B°

Original y 4 copias

10 min


4 Distribuye Reporte según:Original: Ger. Administración

FinancieraCopia: AlcaldíaCopia: Ger. MunicipalCopia: Sub-Ger. ContabilidadCopia: Sub-Ger. Tesorería

15 min


Pág. 15

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 17

Pág. 19

Pág. 21



CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE ABONO POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS DEL TESOROPÚBLICO


Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Abono por Transferencias de

Recursos del Tesoro Público, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería

y contables establecidas




Ley del Presupuesto del Sector Público para cada ejercicio presupuestal


Resolución Directoral Nº 002-2007-EF-77.15. Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15


Años Fiscal 2006.

Resolución Directoral Nº 014-2011-EF/52.03. Dictan disposiciones complementarias a la Directiva de

Tesorería aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias, respecto del cierre de

operaciones del Año Fiscal anterior, del Gasto Devengado y Girado y del uso de la Caja Chica, entre

otras.

Resolución Contraloría N° 320-2006-CG. Normas de Control Interno para el Sector Público.

Pág. 23

http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=8174&Itemid=101707&lang=es


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Abono de las

transferencia del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad realizados en el mes.


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes

2.- Notas de Abono

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería

Pág. 25




SUB GERENCIA SUB GERENCIA DE TESORERIA HOJA 1 de 2


CONTABILIZACION DE NOTAS DE ABONO PORTRANSFERENCIA DE RECURSOS DEL TESORO PUBLICO


Cantidadde Copias

Tiempo

Banco de la Nación através del MEF 1

Remite a la MunicipalidadProvincial de Ilo (Sub-Gerenciade Tesorería) las Notas deAbono de las transferencias delGobierno Central a Cuentas dela Municipalidad

Notas deAbono deInstituciónBancaria

Original 10 min


2Determina la fecha, monto yconcepto de los abonosrecibidos en el mes por elGobierno Central, en cuentasbancarias de la Municipalidad

3 horas.

3 Realiza el Registrocorrespondiente en el SAT ySIAF, ingresando la partidapresupuestal, Fuente deFinanciamiento, cuentacorriente según corresponda,asientos contables y el montototal del abono recibido.

Imprime Formato de Recibo deIngresos en original y copia,por nota de Abono recibida.

Recibo deIngresos pornota de abono

Original ycopia

30 min

Pág. 27

4 Luego, procede a ingresar laInformación al SIAFcolocándole al formato el sellocon la numeracióncorrespondiente, en las Fasesde Determinado y Recaudado

30 min


5 min


DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 29

Pág. 31

Pág. 33



CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE CARGO


Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Cargo, realizado de conformidad

con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas





Ley de Presupuesto para cada ejercicio presupuestal


Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.


Pág. 35



Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Cargo por concepto de

mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros

emitidos por la Entidad Bancaria a la Municipalidad



2.- Notas de Cargo

ALCANCESub-Gerencia de Tesorería






CONTABILIZACION DE NOTAS DE CARGO


Cantidadde Copias

Tiempo

Pág. 37

InstitucionesBancarias 1

Remite a la Sub Gerencia deTesorería los Estados deCuentas o Extractos Bancariosdel mes donde la Municipalidadrealiza TransaccionesBancarias

Estados deCuentas delBanco

Original 10 min


2Determina y verifica en losestados de cuenta los gastoscargados en cuentas de ahorroy cuentas corriente porconcepto de mantenimiento decuenta, certificaciones,sobregiros, portes, emisión decheques de gerencia y otrosconceptos emitidos segúnnotas de cargo o débitos a lasa las cuentas de laMunicipalidad

2 horas.

3 En el SIAF se registra la notade cargo, ingresando la partidapresupuestal, Fuente deFinanciamiento, CuentaBancaria, el monto cargado ylos asientos contablesrespectivos.

Imprime Nota de Cargo enoriginal y copia.

Nota Contablepor notas de cargo

Original ycopia

30 min


5 min

Pág. 39


DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 41

Pág. 43



CONTABILIZACIÓN DE INTERESES BANCARIOS


Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de los Intereses Bancarios, realizado de

conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas







Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.


Pág. 45




otras.



Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los intereses ganados por nuestras

cuentas de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazos de la Municipalidad



2.- Notas de Abono

ALCANCE





SUB GERENCIA SUB-GERENCIA DE TESORERÍA HOJA 1 de 2


CONTABILIZACION DE INTERESES BANCARIOS

Pág. 47


Cantidadde Copias

Tiempo


Remite a la Sub Gerencia de Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes

Estados deCuentas del

Banco

Original 10 min


2Se procede a determinar los Intereses ganados por cuenta de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo.

2 horas

3 Realiza el Registro correspondiente en el SIAF y SAT, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, los asientos contablesy el monto.

Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia

Recibo de Ingresos por

InteresesBancarios

Original ycopia

30 min

4 De estar conforme se procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado

Recibo de Ingresos

(sello SIAF)

Original ycopia

30 min

5 Se anexa original a File de Información Financiera del mesa remitir a la Sub-Gerencia de Contabilidad y archiva copia.

5 min


Pág. 49

Pág. 51

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 53

Pág. 55



TRANSFERENCIAS BANCARIAS


Establecer el procedimiento para efectuar las Transferencias Bancarias, realizado de conformidad con las

Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas







Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.



Pág. 57


otras.



Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las transferencias bancarias para el

traspaso de fondos entre cuentas bancarias de la Municipalidad


1.- Autorización del Gerente de Administración o titulares del manejo de fondos de la MPI para Traslado de

Fondos inter-cuentas

2.- Carta Orden


ALCANCE

Gerencia de AdministraciónSub-Gerencia de Tesorería

Pág. 59






TRANSFERENCIAS BANCARIAS


Cantidadde Copias

Tiempo


1 Remite a la Sub Gerencia deTesorería los estados decuentas y estados bancarios

10 min

2Procede a determinar y verificar por cada Cuenta Corriente las Transferencias Bancarias Realizadas por la Institución Financiera de la Cuenta de Ahorros a la Cuenta Corriente dentro del mes

30 min

3 Verifica las Transferencias Bancarias según Carta Orden efectuadas en el mes según consta en el Archivo de Cartas Ordenes de esta Sub-Gerencia

Cartas Ordenes Original yCopia

1 hora

4 Realiza el Registro de Transferencias Bancarias en el SIAF, ingresando la partida presupuestal, la Fuente de Financiamiento, la Cuenta Bancaria de Origen y la de Destino, el monto total

Formato de Transferencia

(Excel)

Original ycopia

1 día

Pág. 61

transferido y los asientos contables.Imprime Formato de Transferencia (Excel)

Registra en el SIAF las transferencias internas del mescolocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado.


5 Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo.

10 min


6 Se anexa original a File de Información Financiera del mesa remitir a la Sub-Gerencia de Contabilidad y archiva copia.

5 min


Pág. 63

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 65

Pág. 67

Pág. 69



CONTABILIZACIÓN DE DEPÓSITOS VARIOS


Establecer el procedimiento para realizar los depósitos por concepto varios, realizado de conformidad con las








Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.


Pág. 71



Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los depósitos efectuados por

conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos) y

depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de

tributos, venta de bases u otros, para


1.- Papeletas de depósito presentado por los usuarios

2.- Formato T6 - SIAF


ALCANCE

Sub-Gerencia de TesoreríaSub-Gerencia de Contabilidad

Pág. 73






DEPOSITOS VARIOS


Cantidadde Copias

Tiempo


Remite a la Sub-Gerencia deTesorería los Estados deCuentas de la Municipalidad, oExtractos Bancarios del mes

Estados deCuentas delmes de cuentasbancarias

Original

Usuario2

Presenta papeleta de depósitoo voucher correspondiente.

Voucher Original /copia


3Verifica los depósitosefectuados por conceptos dedevoluciones de menoresgastos (encargos internosplanilla de viáticos y recibo deegresos) o voucher de depósitode usuarios.

30 min

4 Determinar el concepto delIngreso, verificando losdepósitos realizados por otrasInstituciones en algunos casosprocedentes de otra localidadpor el pago de tributos, ventade bases u otros

20 min

Pág. 75

5 Realiza el Registro de losdepósitos del mes el SIAF,ingresando la partidapresupuestal, fuente definanciamiento, cuenta debancaria los asientoscontables y el monto.Imprime Formato de Recibo deIngresos en original y copia

Luego de ingresada laInformación al SIAF coloca alformato el sello con lanumeración correspondiente,en las Fases de Determinado yRecaudado.

FormatoRecibo deIngresos

Original ycopia

35 min

6 Se anexa original a File deInformación financiera delmes a remitir a la Sub-Gerencia de Contabilidad yarchiva copia.

5 min


DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 77

Pág. 79

Pág. 81



CP1

CONCILIACIONES BANCARIAS


Establecer el procedimiento para efectuar las Conciliaciones Bancarias, realizado de conformidad con las








Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.

Pág. 83




Este procedimiento permite efectuar la conciliación bancaria la cual consiste en cotejar las anotaciones que

figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias como

herramienta de control, basado en la oposición de intereses entre la Municipalidad y el banco.



2.- Notas de Cargo

3.- Notas de Abono

4.- Cartas Orden

5.- Giro de Cheques y comprobantes de pago

6.- Ingresos por todo concepto

ALCANCE


Pág. 85






CONCILIACIONES BANCARIAS


Cantidadde Copias

Tiempo


Remite a la Sub-Gerencia deTesorería los Estados deCuentas o Extractos Bancariosdel mes

Estados deCuentas delBanco

Original

Técnico Administrativo I

2 En el SIAF imprime Reporte deMovimiento por Cuenta del mes

Reporte deMovimiento porCuenta del mes

Original 30 min

3 Verifica los ingresos y gastosefectuados en cada cuentabancaria comparando con elReporte de Movimiento deCuentas vs. los ExtractosBancarios

5 días

4 Coteja los cheques girados vs.los cheques pagados por elBanco determinando el montode cheques en tránsito porcada cuenta corriente.Determina también los chequesen cartera al cierre de cadames.

Relación deCheques enCartera

Original 2 días

Pág. 87

Imprime en el SIAF la Relaciónde Cheques en Cartera

5 Luego concluida la verificacióny registro en el SIAF, seprocede a comparar los saldosdel libro de banco del SIAF ysaldo de los extractosbancarios por cuenta corriente "Si no coinciden saldos"Realiza análisis de cuentas

7 días

6 "Si coinciden saldos"En el SIAF imprime losFormatos de ConciliacionesBancarias.Firma Conciliación Bancarias

ConciliaciónBancaria

Original ycopia

10 min


7 Revisa y firma ConciliaciónBancaria

ConciliaciónBancariaV°B°

Original ycopia

15 min

Técnico Administrativo I

8 Las conciliaciones bancariasanexa a los estados de cuentaque van a formar parte de lainformación financiera del mesa remitir a la Sub-Gerencia deContabilidad.

Estados decuenta

2 Copias


Pág. 89

Pág. 91

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 93

Pág. 95

Pág. 97



CP1

REGISTRO DE INGRESOS


Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de Ingresos, realizado de conformidad

con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas







Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.


Pág. 99


Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Ingresos como documento que expiden las Cajas de

la Municipalidad, como consecuencia de recibir un depósito


1.- Recibos de Pago de Contribuyentes

ALCANCE


Pág. 101






REGISTRO DE INGRESOS


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico en Finanzas I

1 Imprime el Resumen deRecibo de Ingresos por el SAT

Resumen deRecibos deIngresos delSAT

Original ycopia

5 min

2Recibe documentación derecaudación de caja para elregistro correspondiente

Resumen deTransferenciaRecibo deIngresosAnexo deLiquidación delo Recaudados

5 min

3De la información del SAT seregistra en el SIAF los ingresosrecaudados en forma diaria.

4 Verifica los Recibos deIngresos generados, debiendoestar conforme: las partidaspresupuestales de ingresos,fuente de financiamiento,cuentas contables, asientos denaturaleza y presupuestal y losmontos asignados en ladocumentación

Recibo deIngresos

Original 20 min

Pág. 103

“De ser conforme”Imprime los Recibos deIngresos

5 Registra en el SIAF en la fasede determinado, aperturandoun registro por cada Recibo deIngreso, consignado el sellode Registro SIAF.

2 horas

6 En el SIAF registra losdepósitos bancarios, en dondese consignara: cuenta bancariade ingreso, el monto deldepósito, la fuente definanciamiento y el asiento denaturaleza.

1 hora

Técnico en Finanzas I 7 En el SIAF registra el Recibode Ingresos en la fase dedeterminado consignando losdatos de acuerdo a los quefiguran en la Papeleta deDepósito, debiendo realizar unRecaudado por cada papeletasi es necesario variosRecaudados en un soloRegistro. Se habilita envió parasu aprobación.

15 min

Secretaria deContabilidad

8 Recepciona la documentaciónde la Recaudación Diaria-Resumen de Ingresos

Resumen deIngresos

1 Copia 5 min


9 Revisar la conformidad de ladocumentación, el sustento delIngreso, Anexo de Liquidaciónde lo Recaudados, Resumende la Transferencia, Recibos

Sustento deingreso.Liquidación delo recaudadoResumen de

1 Copia 1 día

Pág. 105

de Ingresos emitidos por elSAT y los voucher dedepósitos los cuales deberáncoincidir con la distribución dela transferencia.

“De estar conforme”Visa el Resume de laTransferencia en señal deconformidad

transferencia.


10 Remite Resumen de Ingresos ala Gerencia de Administración.

Resumen deingresos

1 Copia 5 min

Secretaria de Gerenciade Administración

11 Recepciona documentoregistra y remite a Gerente deAdministración

Resumen deingresos

1 Copia 5 min


12 Verifica Resumen de acuerdo ala recaudación y a losdepósitos realizados.

“De ser conforme”Visa documentación

“De no estar conforme”Devuelve a la Sub-Gerencia deContabilidad y seguidamente ala Sub-Gerencia de Tesorería

30 min

Secretaria de Gerenciade Administración

13 Recibe Resumen de Ingresosregistra y remite a la Sub-Gerencia de Contabilidad

Resumen deingresos

1 Copia 5 min


14 Recepciona documento yderiva a la Sub-Gerencia deTesorería.

Resumen deingresos

1 Copia 5 min

SecretariaTesorería

15 Recepciona el paquete deIngresos y entrega a Sub-Gerente de Tesorería

5 min


16 Verifica la Firma del Contadory del Gerente de

5 min

Pág. 107

Administración paraposteriormente enviarlo alTécnico Administrativo I

Técnico Administrativo I 17 “De estar conforme”Recibe Reporte de Liquidaciónde lo Recaudados con la copiade los Recibos emitidos a losContribuyentes. A fin de mesenvía a la Sub-Gerencia deContabilidad copia del file deingresos.

5 min

Cajera I 18 Archiva el Paquete de Ingresos 15 min


Pág. 109

Pág. 111

DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. :


CP1

Pág. 112

MPI-GAF-SGT-10

REGISTRO DE ENCARGOS INTERNOS


Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de encargos internos, realizado de conformidad con las








Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.


Pág. 113


Este procedimiento regula la emisión encargos internos


1.- Resolución de la Gerencia de Administración

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería, Gerencia de Administración

Pág. 114






EMISIÓN DE ENCARGOS INTERNOS


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registradocumento remitido por laGerencia de Administraciónpara la emisión del EncargoInterno y coloca en despachode Sub-Gerente

Documento Original 5 min


2 Toma conocimiento y deriva aResponsable

DocumentoProveído

Original 10 min

Técnico en Finanzas I3 Verifica la conformidad de la

documentación: Autorizacióndel despacho de la Gerencia deAdministración, Nombre delServidor que se haráresponsable del encargointerno, fuente definanciamiento, Códigoprogramático, motivo por elcual se solicita el desembolso ymonto.

“Documentación estáincompleta”Devuelve al áreacorrespondiente

10 min

Pág. 115

4 Genera en el SIAF lacertificación y compromisoanual en el SIAF, consignandola glosa, la naturaleza delgasto, el documento deautorización, y partidas aafectar.

ResoluciónGerencial

Original 2 horas.

5 Realiza el registro delcomprobante de pago en elSIAF, en la Fase delCompromiso, y se envía parasu aprobación, colocándose elsello con el número deRegistro.

15 min

Técnico en Finanzas I 6 “Posteriormente”Aprobado el compromiso por elMEF se ingresa la fase deldevengado en el SIAF, con lamisma Planilla de acuerdo a lafuente de financiamiento.

Cheque Original 15 min

7 Aprobado el devengado seprocede a efectuar el girado yse envía a través del SIAF suaprobación en el MEF.

8 Aprobado el girado, se gira elcheque a nombre del servidor,verificando que el Cheque lleveel término de NONEGOCIABLE


9 Emite el Comprobante de Pagoen el SIAF.Imprime Comprobante dePago, se adjunta al documentofuente con el cheque.

Comprobantede Pago

Original ycopia

10 min

Sub-Gerente de 10 Revisa y visa Comprobante de Comprobante Original y 10 min

Pág. 116

Tesorería Pago y devuelve aResponsable.

de Pago copia

Técnico Administrativo I 11 Recibe Comprobante de Pago,registra y remite a la Sub-Gerencia de Contabilidad parasu conformidad y visado.

Comprobantede Pago

Original ycopia

5 min


12 Recepciona, Comprobante dePago, registra y pone endespacho de Sub-Gerente.

Comprobantede Pago

Original ycopia

5 min


13 Revisa la conformidad de ladocumentación, las cuentascontables aplicadas, losporcentajes otorgados paracada partida de acuerdo a lanaturaleza del gasto a realizary la autorización para el giro dela misma.

“Si está es conforme”Visa el Encargo Interno y elComprobante de Pago.

“No está conforme“Devuelve a Tesorería

15 min


14 Recibe Comprobante de Pago,registra y remite a Gerencia deAdministración.

5 min

Secretaria de G.Administración

15 Recepciona Comprobante dePago, registra y pone endespacho de la Gerencia.

10 min


16 Revisar conformidad de ladocumentación, losporcentajesotorgados para cada partida deacuerdo a la naturaleza delgasto a realizar y laautorización para el giro.

“Si documentación está

2 horas

Pág. 117

conforme”Visa el Encargo Interno yComprobante de Pago.Finalmente, firma Cheque ycoloca el Sello Post Firma.

“No está conforme”Devuelve documentación aTesorería


17 Recibe documentación, registray remite a Sub-Gerencia deTesorería

10 min

Técnico Administrativo I 18 Recepciona documentación,registra y coloca en despacho aSub-Gerente.

5 min


19 Procede a verificar la Firma enel Cheque emitido, y laconformidad otorgada por lasGerencia de Administración yla Sub-Gerencia deContabilidad.

15 min

Técnico Administrativo I 20 Recibe Comprobante de Pagoy Cheque, registra y entrega aResponsable de Ventanilla

Comprobantede Pago

Original ycopia

5 min

Responsable deVentanilla

21 Recibe Cheques para entregara beneficiarios.



22 Solicita documento deIdentidad DNI, debiendocoincidir los datos consignadosen el cheque con los del DNI.

“Si es conforme”Entrega Cheque y solicita firmaa Beneficiario.

“No es conforme”Comunica a Beneficiario que

5 min

Pág. 118

datos no corresponden.

Beneficiario 23 Recibe Cheque y firmaComprobante de Pago en señalde conformidad.

Cheque,Comprobante

de pago

Original 5 min

Técnico Administrativo I 24 Una vez entregado el cheque,se procede al sellado de toda ladocumentación con el selloPAGADO, que deberá contenerla fecha de pago.Archiva Comprobante de Pago.

5 min


Pág. 119

DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. :


CP1

Pág. 121

MPI-GAF-SGT-11

GIRO DE COMPROBANTES DE PAGO Y CHEQUES


Establecer el procedimiento regula el giro de comprobantes de pago y cheques, realizado de conformidad con

las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas







Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




otras.



Pág. 123

Este procedimiento sustenta el mecanismo para efectuar el giro de cheques y comprobante de pago para

cancelar total o parcialmente la obligación devengada



1.- Orden de Compra

2.- Orden de Servicio

Sub-Gerencia de Recursos Humanos

3.- Planilla de remuneraciones y Salarios

4.- Planilla de Dietas

5.- Planilla de Subvención de practicantes

6.- Planilla de Pensionistas

7.- Planilla de Gratificaciones y Bonificaciones Diversas

8.- Leyes Sociales y Otros

Sub-Gerencia de Contabilidad

9.- Notas Contables

Gerencia de Administración

10.- Documento Proveído (Devoluciones)

11.- Documento Proveído (Encargos Internos)

ALCANCE


Pág. 125






GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUES


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona documentación,registra y pone en despacho deSub-Gerente.


Sub-Gerente Tesorería 2 Toma conocimiento y deriva aResponsable

DocumentoProveído

Original 10 min


documentación: fecha deemisión, conformidad delservicio, ingreso a almacén.comprobante de pago (boleta,factura, recibo por Honorarios,etc.), vistos y firma en eldocumento fuente, conformidaden el contrato y otrosdocumentos que sustentan elpago, autorización de Gerenciay Alcaldía para el giro deviáticos, etc.


20 min

Pág. 127

4 “Documentación estácompleta”Verifica disponibilidadfinanciera y si es afecto aretenciones, detracciones y/odescuentos de algún otraíndole, para proceder alGirado.

5 min

5 Gira el Cheque a nombre delProveedor o Servidor segúnfigura en el documento fuente yde acuerdo a la fuente definanciamiento que está afecto,verificando que el Cheque lleveel termino NO NEGOCIABLE

10 min

Técnico en Finanzas I6 Emite Comprobante de Pago

en el SIAF. Imprime Comprobante dePago, se adjunta al documentofuente con el cheque.

Comprobantede Pago

Original 10 min


7 Verifica nuevamente y estampasu VoBo en señal deconformidad

5 min

Técnico Administrativo I 8 Recibe Comprobante de Pago,registra y remite a Contabilidadpara su conformidad y visado.

Comprobantede Pago

Original 5 min


9 Recepciona, Comprobante dePago, registra y pone endespacho de Sub-Gerente.

Comprobantede Pago

Original 5 min

Sub-Gerente de 10 Revisa la conformidad de la Comprobante Original 15 min

Pág. 129

Contabilidad documentación, así como elvisado respectivo de todos losdocumentos. “Si está es conforme” Visa la documentaciónsustentatoria y el Comprobantede Pago.


de Pago


11 Recibe Comprobante de Pago,registra y remite a Gerencia deAdministración.

Comprobantede Pago

Original 5 min



Comprobantede Pago

Original 10 min


13 Revisar conformidad de ladocumentación, el visadorespectivo de todos losdocumentos y el término NONEGOCIABLE en cadacheque.

“Si documentación estáconforme”Visa Comprobante de Pago

“No está conforme”Devuelve a Tesorería

1 hora



10 min

Técnico Administrativo I 15 Rececpiona documentación,registra y coloca en despacho aSub-Gerente de Tesorería.

5 min


16 Procede a verificar la firma enel Cheque emitido, y laconformidad otorgada por las

5 min

Pág. 131

Gerencia de Administración y laSub-Gerencia de Contabilidad.

Técnico Administrativo I 17 Recibe Comprobante de Pagoy Cheque, entrega aResponsable de Ventanilla paraentrega a Beneficiario.

Comprobantede Pago

Original 5 min



5 min

Beneficiario 19 Solicita Cheque a Responsablede Ventanilla

5 min


20 Solicita documento deIdentidad, debiendo verificar losdatos consignados en elcheque con los del DNI, cartapoder y vigencia de poderes.


5 min

Beneficiario 21 Recibe Cheque y firmaComprobante de Pago en señalde conformidad.

Comprobantede pago

Original 5 min

Técnico Administrativo I 22 Una vez entregado el cheque,se procede al sellado de toda ladocumentación con el selloPAGADO, que deberá contenerla fecha de pago y ser colocadoen un lugar visible. Archiva Comprobante de Pago.

10 min


Pág. 133

Pág. 135

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 136



CP1

OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIÁTICOS


Regular el otorgamiento de anticipo de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado

de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas.


49. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público

50. Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

51. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

52. Ley de Presupuesto para cada ejercicio presupuestal

53. D. S. Nº 007-2013-EF. regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el

territorio nacional.

54. D. S. Nº 047-2002-PCM. Normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores

y funcionarios públicos

55. Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al

Pág. 137

Años Fiscal 2006.

56. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF-77.15. Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15


Años Fiscal 2006.

58. Resolución Contraloría N° 320-2006-CG. Normas de Control Interno para el Sector Público.


Este procedimiento permite regula el otorgamiento de viáticos ante una solicitud de anticipo por viáticos,

registrando en el sistemas SIAF dicho adelanto.


El Comisionado presenta a la Sub-Gerencia de Tesorería lo siguiente:

1.- Autorización de la Gerencia correspondiente y del Titular del Pliego.

En caso de Comisión de servicios al Exterior

2.- Acuerdo de Consejo Municipal

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería, Sub-Gerencia de Contabilidad, Gerencia de Administración Financiera.

Pág. 138






OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOS


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registraMemorándum remitido por laGerencia de AdministraciónFinanciera para la Comisión deServicios correspondiente ypone en despacho del Sub-Gerente.



2 Toma conocimiento y deriva aResponsable

DocumentoProveído

Original 10 min


documentación de acuerdo arequisitos

“Documentación estácompleta”Realiza el cálculo de losviáticos que se otorgaran alservidor de acuerdo a lasfechas autorizadas y a laEscala de Viáticos vigente,especificando las partidas quese otorgaran como son:alimentación, hospedaje,movilidad local, pasaje terrestreo aéreo, y el rubro otrosdependiendo del motivo de laComisión.


10 min

4 Genera en un Anexo MS Excella Planilla de Viáticos,consignando en la glosa elmotivo de la comisión y eldocumento de Autorización,ciudad, las partidas otorgadas,los montos por partida, fuentede financiamiento, códigoprogramático, la fecha y horade retorno del servidor.

Imprime la Planilla de Viáticosadjuntando a la documentaciónsustentatoria

Planilla deViáticos

Original ycopia

5 min

5 Realiza el registro de la Planillade Viáticos en el SIAF,certificación, compromisoanual, para su aprobación,

10 min

Pág. 139

consignando el sello con elnúmero de Registro.

Técnico en Finanzas I6 “Posteriormente”

Aprobado el Compromiso por elMEF se ingresa la Fase delDevengado en el SIAF

10 min

7 Aprobado en el devengado, seregistra en el SIAF la fase degirado del comprobante dePago con el Número de SIAFcorrespondiente y el giro delcheque.

15 min

8 Emite e imprime elComprobante de Pago en elSIAF, se adjunta al documentofuente con el cheque.

Comprobantede Pago

Original 10 min


9 Revisa y Visa Comprobante dePago y Devuelve aResponsable.

Comprobantede Pago

Original 5 min

Técnico Administrativo I 10 Recibe Comprobante de Pagoy remite a la Sub-Gerencia deContabilidad para suconformidad y visado.

Comprobantede Pago

Original 5 min


11 Recepciona, Comprobante dePago, registra y pone endespacho del Sub-Gerente.

Comprobantede Pago

Original 5 min


12 Revisa la conformidad de ladocumentación, las cuentascontables aplicadas, losporcentajes otorgados paracada partida de acuerdo a laEscala de Viáticos y laAutorización para el Giro de lamisma y realiza lacontabilizacióncorrespondiente.

“Si está es conforme” Visa del Planilla de Viáticos yel Comprobante de Pago.


Comprobantede Pago

Original 10 min


13 Recibe Comprobante de Pago,registra y remite a Gerencia deAdministración

Comprobantede Pago

Original 5 min



Comprobantede pago

1 Original 5 min


15 Revisar conformidad de ladocumentación

“Si documentación estáconforme”Visa la Planilla de Viáticos yComprobante de Pago.Finalmente, firma Cheque ycoloca el Sello Post Firma.

“No está conforme”

1 hora

Pág. 140

Devuelve documentación aSub-Gerencia de Tesorería”



10 min

Secretaria de Tesorería 17 Recepciona documentación,registra y coloca en despachode Sub-Gerente.

10 min


18 Procede a verificar la Firma enel Cheque emitido, y laconformidad otorgada por lasGerencia de Administración yla Sub-Gerencia deContabilidad.

5 min

Técnico Administrativo I 19 Recibe Comprobante de Pagoy Cheque y entrega aResponsable de Ventanilla paraentrega a Beneficiario.

Comprobantede pago

1 Original 5 min



5 min

El Comisionado 21 Solicita Cheque a Responsablede Ventanilla

5 min


22 Solicita documento deIdentidad DNI, debiendo cotejarlos datos consignados en elcheque con los del DNI.


“No es conforme”Comunica a Beneficiario quedatos no corresponden.

5 min

El Comisionado 23 Recibe Cheque y firmaComprobante de Pago en señalde conformidad.

Comprobantede pago

1 Original 5 min


24 Recibe Comprobante de Pagoy archiva.

Comprobantede pago

1 Original 5 min


Pág. 141

DIAGRAMA DE FLUJO

Cód. Proc. :


CP1

143

MPI-GAF-SGT-13

MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA: INVERSIONES Y FUNCIONAMIENTO


Regular el manejo de fondos de Caja Chica de Inversiones y Funcionamiento, realizado de conformidad con

las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas





62. Ley de Presupuesto para cada ejercicio presupuestal.

63. D. S. Nº 007-2013-EF. regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el

territorio nacional.

64. D. S. Nº 047-2002-PCM. Normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores

y funcionarios públicos


Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.

68. Resolución de Alcaldía N° 101-2010-MPI. Fondo de caja chica.



Este procedimiento permite efectuar el manejo de fondo de caja chica de funcionamiento e inversiones

145

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO1.- Resolución de Alcaldía para apertura de Caja Chica

2.- Original de Boletas de Venta

3.- Original de Facturas

4.- Original de Recibo por Honorarios

5.- Autorización de Gasto

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería y Sub-Gerencia de Contabilidad

147






MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA DEFUNCIONAMIENTO E INVERSIONES


Cantidadde Copias

Tiempo


1 Apertura la Caja Chica segúnResolución de Alcaldía ymediante un comprobante depago.

Comprobantede Pago

Original ycopia

10 min

Técnico Administrativo I 2 Recepciona los Formatos deAutorización de Gastossolicitadas por las diferentesUnidades Orgánicas

FormatosAutorizac.de Gastos

original 5 min

Técnico en Finanzas I 3 En el SIAF registra lacertificación y compromisoanual por el importe total parala apertura o reembolso

Imprime el formato deRendición de Caja Chica, firmael Responsable

Resolución deAlcaldía

Original 15minutos

Técnico en Finanzas I 4 Aprobado la certificación y elcompromiso anual, procede aregistrar en el SIAF elcompromiso de caja chicasegún documentossustentatorios consignandoTipo de documento, fecha,

Rendición deCaja Chica

Original 10 min

149

Proveedor, PartidasPresupuéstales, Fuente deFinanciamiento, Cuentascontables y montos.


5 Revisa y visa Rendición deCaja Chica y devuelve aResponsable

15 min

Técnico en Finanzas I 6 Luego, ingresa en el SIAF elcompromiso de la Caja Chica,según metas y partidaspresupuestales y se esperaaprobación, colocándole elSello correspondiente con el N"de Registro

15 min

7 “Posteriormente”Aprobado el Compromiso seingresa la Fase Devengado yse espera aprobación.

10 min

Técnico Administrativo I 8 “Posteriormente”Aprobada las dos fases seremite Rendición de CajaChica a Contabilidad

5 min


9 Recepciona Rendición de CajaChica, registra y pone endespacho de Sub-Gerente

5 min


10 Deriva mediante proveído alTécnico Responsable para surevisión y contabilizacióncorrespondiente

Proveído 2 Copias 10 min

TécnicoContable

11 Verifica los documentos deCaja Chica, considerando lasautorizaciones de gastos

15 min

12 Luego en el SIAF, Módulo deContabilidad y realice lacontabilización.

15 min

151

13 En el SIAF contabiliza lasFases de Compromiso yDevengado.

10 min


14 Recibe, registra y remite larendición de Caja Chica a laSub-Gerencia de Tesorería

5 min

Técnico Administrativo I 15 Recibe, registra la Rendiciónde Caja Chica y remite aResponsable

Documento derendición

1 Copia 5 min

Técnico en Finanzas I 16 El Responsable del Giro deComprobantes efectúa lareposición del fondo mediantela emisión del comprobante depago a nombre delResponsable de Fondo con elrespectivo Cheque y deacuerdo a la Fuente deFinanciamiento del Fondo

Documento derendición

1 Copia 10 min

17 Ingresa en el SIAF la Fase deGirado, y se da el Trámitecorrespondiente paraComprobantes de Pago dondese Autorizará y Firmara por losresponsable.

10 min

Técnico Administrativo I 18 A fin de año el área deTesorería realiza el cierre de lacaja chica ya sea conrendición, documentada odevolución de efectivo de serel caso.

10 min


153

DIAGRAMA DE FLUJO



FORMATOCP1

Pág. 154

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS


Establecer el procedimiento para regular la apertura de Cuentas Bancarias, realizado de conformidad con

las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas




72. Ley de Presupuesto para el Sector Público para cada ejercicio presupuestal.



Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




Este procedimiento permite efectuar la apertura de cuentas bancarias para dar máxima seguridad al manejo

de fondos de la Municipalidad.

Pág. 155


1.- Resolución de Alcaldía de Apertura de Cuentas

2.- Registro de Firmas de Representantes de la Municipalidad ante Entidades Bancarias

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería, Gerencia de Administración y Entidad Bancaria.

INSTRUCCIONESLos funcionarios autorizados serán:

- Gerente de Administración

- Sub-Gerente de Tesorería

- Gerente de Planeamiento Estratégico

- Gerente de Inversión Pública






APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS


Cantidadde Copias

Tiempo

Pág. 156


1 Dispone medianteMemorándum a Responsablela apertura de cuentas con ladenominación oficial de laMunicipalidad

Memorandum

Técnico en Finanzas I 2 Recepciona el memorándum,hace firmar a los funcionariosautorizados, los formatoscorrespondientes de la EntidadBancaria, para apertura decuenta corriente y/o de ahorros

Formatos deEntidadBancaria

1 hora

3 Elabora Carta de apertura decuenta y carta para laexoneración del ITF

Carta deapertura decuentayCarta deexoneración deITF

Original ycopia

30 min

4 Remite a Administracióndocumentos para obtenerfirma de Administrador

5 min

Secretaria deG. de Administración

5 Recepciona documentos,registra y coloca en despachode Gerencia

Documentos 10 min


6 Revisa documentación“Si es conforme”Firma documentos

“Si no es conforme”Devuelve a Tesorería

1 hora

Secretaria deG. de Administración

7 Recibe documentos firmados yremite a Sub-Gerencia deTesorería

10 min

Técnico en Finanzas I 8 Remite dichos documentos a laentidad bancaria

30 min

Pág. 250

Entidad Bancaria 9 Apertura la cuenta según lasinstrucciones proporcionando elnúmero de cuenta quecorresponda.

10 min


Pág. 251

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 252

Pág. 253

Pág. 254



FLUJO MENSUAL DE CAJA


Establecer el procedimiento para regular el flujo mensual de caja, realizado de conformidad con las

Disposiciones Legales y Normas contables establecidas




81. Ley de Presupuesto para el Sector Público para cada ejercicio presupuestal.



Años Fiscal 2006.



Años Fiscal 2006.




Pág. 255

Este procedimiento permite efectuar el flujo mensual de caja para establecer los recursos para asumir

obligaciones de la Municipalidad priorizando el gasto.


1.- Ingresos recaudados semanales o mensuales y los proyectados por toda fuente de financiamiento

2.- Estimación de gastos por fuente de financiamiento

ALCANCE

Sub-Gerencia de Tesorería, Gerencia de Administración

Pág. 256






FLUJO MENSUAL DE CAJA


Cantidadde Copias

Tiempo

Técnico enFinanzas I

1 Realiza un análisis sobre losgastos e ingresos realizados,clasificándolos como gastos deinversión y de funcionamiento,con la información consolidadadel mes

2 Elabora el análisis de Gastos eIngresos emitiendo diferentesHojas de Trabajo para laElaboración del Flujo de Cajadel Mes.Imprime y Firma Responsable.

Hojas deTrabajo deFlujo de Caja

Original 1 día


3 Revisa y Visa en señal deconformidad.

20 min

Técnico Administrativo I 4 Elabora Informe adjunta Hojade Trabajo de Flujo de Caja yremite a la Gerencia deAdministración.

30 min


Pág. 257

Pág. 258

DIAGRAMA DE FLUJO

Pág. 259

Pág. 260

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO MANUAL DE … · vigencia de los cambios. La edición y difusión...

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