V1 desembre 2019 1 de 14

GUIA PER LA TRAMITACIÓ DE LLICÈNCIESPER L’ENTITAT

0. Per accedir a l’aplicació per tramitar les llicències, hi ha dos camins. Des de la webde la federació seleccioneu al submenú llicències, i després Gestió en línia. Oescrivint la direcció http://espeleologia.playoffinformatica.com/FormLogin.php .

1. Per entrar a l’aplicació, el club ha d’introduir l’usuari i la paraula de pas (aquestas’ha comunicat al responsable de l’entitat comunicat a la federació).

V1 desembre 2019 2 de 14

2. Un cop dins, cal anar a federats i clicar sobre el nom federats i no el submenú quees desplega

3. A la pestanya “federats” es visualitzen els socis de l’entitat que han estat federatsen algun moment per l’entitat. Es poden ordenar fent doble clic sobre el camp que esvulgui o escriure en el “camp de cerca”. Per seleccionar la persona cal fer clic sobre elcognom.

V1 desembre 2019 3 de 14

4. Un cop seleccionada la persona, s’obre la fitxa amb les dades personals. Cal queles dades següents estiguin omplertes:

Nom, Cognoms, NIF/NIE, Sexe, Data Naixement, Nacionalitat, Domicili, Codi Postal,Municipi, Telèfon Mòbil i Correu electrònic. La Federació no validarà cap llicència sifalten aquestes dades. En cas dels infantils caldrà indicar també el número CatSalut itutor.

Un cop verificades les dades passar al punt 8 de la present guia, en cas contrarisegueix al punt següent.

5. En el cas d’una persona nova a l’entitat, cal clicar a: “nou federat”.

V1 desembre 2019 4 de 14

6. S’obrirà una finestra per posar el NIF i la data de naixement. Es necessita confirmarque la persona us ha donat el seu consentiment i per això es demana seleccionar lacasella “Acceptar consentiment de dades”.

7. Si la persona està dins el sistema de playoff, significa que anteriorment estavafederada en una altre entitat. Si és nova, sortirà una fitxa nova només amb DNI i ladata de naixement. Cal omplir les dades i Desar i crear nova llicencia.

V1 desembre 2019 5 de 14

8. En el formulari del federat, cal baixar fins al menú de llicencies del federat,seleccionant la pestanya llicències. Per crear la nova llicencia, cal seleccionar el botónova llicència.

9. En l’apartat de Llicència, caldrà seleccionar modalitat, categoria i subcategoria.

V1 desembre 2019 6 de 14

10. Cal seleccionar, A Modalitat: Espeleologia i ensub modalitat la disciplina que méses practica (es només per tenir un valor estadístic). En funció de l’edat i el sexe,només seran disponibles les categories i subcategories possibles:

11. En funció de la selecció, apareixerà automàticament a l’apartat de quotes elsconceptes que composen el carnet federatiu. Un cop verificat cal desar la novallicencia i fer la següent.

Si es vol el carnet físicament, cal seleccionar o verificar que la casella al costat deOpcional estigui marcada.

V1 desembre 2019 7 de 14

12. Un cop creades les noves llicències. Cal anar a la pestanya llicencies

Allà trobarem totes les llicències del club. En funció de l’estat, sabrem en quin estat estroben: preinscrita, si la Federació l’ha de revisar, o Validada si està correcta.

ESTATS DE LES LLICENCIES DURANT EL PROCÉS

TRAMITADA: Un cop l’estat de l’albarà passa a Pagat, la llicència passa aestar tramitada, Procés finalitzat.

FACTURADA: Estat en el que queda la llicència en el moment que se liassocia un Albarà pendent de pagament.

VALIDADA: Estat en que queda la llicència un cop la Federació ha revisat lainformació o si ja és correcte surt automàticament.

PREINSCRITA: Primer estat, on el Club ha creat la nova llicència, i està enespera de validació per part de la federació.

V1 desembre 2019 8 de 14

13. Per generar l’albarà de pagament, L’entitat ha d’associar totes les llicènciesvalidades que vol pagar en un sol ingrés. Aquest albarà serà el document depagament. Per tant: cal seleccionar a les caselles Id (un o diverses llicències) i aAccions obrir el desplegable i seleccionar Nou Albarà.

14. Es molt important verificar l’albarà ja que a partir d’aquest moment la llicència esgenera i l’entitat passa a deure a la federació. Es selecciona Crear albarà

V1 desembre 2019 9 de 14

I l’entitat trobarà a la pestanya de llicencies, l’estat de la llicència en Facturada...

15. A la pestanya Facturació, Albarans tots, trobarem l’albarà pendent. Aquí hi hatots els albarans generats durant la temporada.

El codi d’albarà és el que cal indicar en el concepte de la transferència bancària.

Un cop verificat el pagament, des de la Federació s’envia la relació a l’assegurança,es canviarà l’estat de l’albarà de pendent a Pagat...

V1 desembre 2019 10 de 14

I les llicencies passaran automàticament a Tramitada.

Es en aquest moment en que es considera que la llicència es troba activa i que lafederació, imprimirà el carnet federatiu i es generarà la factura.

Ampliació de la Llicència

16. Només es pot ampliar les cobertures de la llicència, si el federat dins el mateixclub vol prendre un nivell superior (ex. de bàsica a Plus, de B a B+). D’aquesta formala llicència anterior restarà anul·lada.

Seleccionem la llista de llicencies al menú llicències i cliquem on posa el cognom de lapersona.

V1 desembre 2019 11 de 14

S’obre el formulari de llicències i seleccionem el botó nova subllicència.

Ens sortirà un avís que hem d’acceptar.

V1 desembre 2019 12 de 14

17. Seleccionem la nova subcategoria que serà acceptada si es superior.

En l’apartat de quotes apareixerà la diferencia.

Desem la subllicència i des de la federació es validarà i seguirà el mateix procés queuna llicència normal o podeu generar l’albarà per fer el pagament .

V1 desembre 2019 13 de 14

Llicència Zero o Llicència sense assegurança

18. Un cop hem introduït totes les dades i després d’haver escollit la llicència Zero(punt 8), cal pujar al sistema la imatge del carnet federatiu extern.

Busquem el fitxer en jpg o pdf i escollim a tipus: Llicència federativa externa. En el casd’una federació diferent de la feec, cal adjuntar un segon document amb la pòlissa iseleccionar copia de l'assegurança.

Es important que estiguem en el formulari de Documents adjunts per la llicència, jaque si no hem seguit ve els passos estarem a Documents adjunts del federat.

V1 desembre 2019 14 de 14

Diploma CIATE, Iniciador docent o Iniciador EsportiuPer facilitar la feina alhora de verificar els projectes de cursos d’iniciació, es pot afegir a Documents adjunts delfederat el pdf del certificat o CIATE.

19. Seleccionem el federat del nostre club i en l’apartat de Documents adjunts delFederat pugem el fitxer en pdf del certificat. En tipus d’adjunt escollim general. Esgenerarà la titulació corresponent.

Si la titulació ja està introduïda i verificada per la Federació, només cal generar unallicència escollint modalitat FCE CLUB. La llicència tindrà un cost 0 si la persona ja téuna llicència d’esportista. Si no està introduïda la titulació no es podrà generar lallicència