NOCIONES BÁSICAS DE:Planificación, Seguimiento, Evaluación y

Sistematización (PSES)

PREVALwww.preval.org

Contenido

1. Cronología

2. Enfoques actuales

3. Los sistemas de PSES

4. Lecciones Aprendidas

5. Glosario de términos y conceptos

Cronología del SyE para el Desarrollo

Década de los setenta• S&E herramienta de gerencia y

planificación• S&E orientado a generar

información para mejorar planificación y toma de decisiones

• Predominan métodos cuantitativos

• USES: Recojo de Información para directivos

Década de los ochenta

• Surge la Evaluación Participativa, adaptando métodos de participación extractivos y consultivos son adoptados ampliamente.

• Sistemas de SyE a lo largo del ciclo del proyecto.

• Se perfeccionan herramientas de planificación.

Cronología del SyE para el Desarrollo

Década de los noventa• Cambia dirección de proyectos

hacia la ejecución con múltiples actores.

• Enfoque de demanda: actores participan en diseño. Se desarrollan SEPs para la toma democrática de decisiones empoderamiento, aprendizaje del actor.

• Transparencia y eficiencia en gestión

Democratización de la información

Inicios del 2000• Surgen nuevas formas de

SEPs: Vigilancia Ciudadana, Auditoría Social.

• Proyectos, programas y organizaciones, gestión compartida orientada al impacto y a resultados.

• Los enfoques de evaluación indican que los resultados deben construir aprendizajes.

• SyE y organizaciones de base

Enfoque de Demanda Incorporación de actores en diseño y planificación

Tendencia a descentralización

Asignación de responsabilidades y autonomía relativa a actores (Coejecución / Cogestión) para:

Ejecución de proyectos y gestión de recursos

Diálogo para negociación de intereses y perspectivas

Mayor complejidad en objetivos y escenarios para proyectos de desarrollo rural (multidimensionalidad)

Cambios en proyectos de desarrollo rural

Enfoques Actuales de SyE

Enfoques Actuales de SyE

DOS OBJETIVOS - DOS DIMENSIONES:

1. Informar sobre los avances y resultados en la reducción de la pobreza: IMPACTO

2. Fortalecimiento de capacidades: EMPODERAMIENTO generación, análisis y USO DE INFORMACION. Aprendizaje social

ENFOQUE PARTICIPATIVO Y EMPODERADOR

Empoderamientofortalecimiento

Del capital social local

Proyectos y organizacionesQue aprenden

Gestión participativa conMúltiples actores

que toman decisiones

Comunidades y organizacionesRurales influyen y negocian

en su entorno

Utilizan el método de acción-reflexión-Diálogo-concertación para generar

capacidad local

Enfoques Actuales de SyEGestión orientada a resultados e impacto

• Preocupaciones en impactos y sostenibilidad • Avance hacia los impactos (tendencias) en la

reducción de la pobreza.• La orientación del SyE hacia impacto implica

responder las siguientes preguntas: ¿de qué modo se está contribuyendo a reducir la

pobreza rural?; ¿se han incrementado los ingresos y activos de los

pobres, en qué medida?; y ¿se están desarrollando capacidades en los actores,

hombres y mujeres?

Enfoques Actuales de SyEDiferentes tipos de evaluación

Convocante

• Interna y continua: sistemas PSES como parte de la gestión; organizacional.

• Externa: independiente, a cargo de donantes o financiadores, opinión pública.

Tiempo

• Ciclo del proyecto: inicio, mitad y final.

ETAPA DEEJECUCIÓN

SEGUIMIENTO

Evaluación continua o de proceso

Evaluaciónintermedia

Eval.Final

SISTEMATIZACIÓN

ETAPA DEPLANEAMIENTO

ETAPA EVALUACIÓNFINAL

EVALUACIÓN

Eval.Impacto

PLANIFICACIÓN

EVAL

EX

ANTE

EVAL

EX

POST

Estudiode

base

LOS SISTEMAS DE PSES

Los Sistemas PSESObjetivos

• Contribuir a una mejor gestión • Desarrollar capacidades en los actores para mejorar la

toma de sus propias decisiones y negociaciones. • Mostrar resultados.• Generar conocimientos, lecciones sobre la práctica • Aprendizaje social e institucional.• Transparencia y rendición de cuentas.

• Debe responder a las necesidades de los actores y usuarios.

PRODUCTOS(1 er nivel)

ACTIVIDADES

EFECTOS(2do. Nivel)

IMPACTO(3er. Nivel)

HIPOTESIS

INSUMOSSEGUIMIENTO

EVALUACION

Lecciones Aprendidas

Sistemas de SyE

RESULTADOS SONDEOINSTITUCIONALIZACIÓN SYE 2004-2007

• USES conformadas con equipo técnico capacitado con al menos 3 años de experiencia.

• Desarrollan unas 29 actividades principalmente POA, informes, evaluaciones puntuales.

Sólo un 16% contrata servicios de consultoría externa.

• Muy pocas revisan el ML e indicadores (3%)

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ANUAL PROMEDIO DE LAS USEs

2002 2003 2004 2005 2006 2007(*)

% de Ejecución 47.00 58.00 40.00 79.94 83.99 57.87

47.00

58.00

40.00

79.9483.99

57.87

0.00

10.00

20.00

30.00

40.00

50.00

60.00

70.00

80.00

90.00

%

(*) A mayp 2007

(*) Cifras a mayo 2007.

30.5%

18.3%

9.8%

7.3%

7.3%

6.1%

4.9%

4.9%

4.9%

3.7%

1.2%

1.2%

0% 10% 20% 30% 40%

Documento específico

Informe del Proyecto

Mejor desempeño del SPSE&S

POA 2004 ó 2005

Indicadores y Metas

Términos de Referencia

Memoria Anual

Base de datos

Formatos registro info.

POA reprogramado

Página Web

Estratégia Ajustada

Uso de la Información Generada por el Sistema PSES 2005

0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0

Preparación de TDR

Automatización del Sistema

Intercambio de experiencias

Ejercicios de contraloría social

Formación de capacidades de seguimiento y evaluación en grupos beneficiarios del proyectos

Autoevaluaciones con grupos de beneficiarios

Estudios de Bases

Evaluación (de medio término, etc)

Revisión y ajuste de Marco Lógico

Ajuste de indicadores

Sistematización de experiencias

Informes de seguimiento

Actividades de Planificación (Diseño de proyecto, POA, etc)

Diseño de formatos o elaboración de los instrumentos de recopilación de información

0.0

17.0

0.0

6.0

0.0

0.0

7.0

10.0

3.0

3.0

7.0

14.0

24.0

14.0

7.1

7.1

14.3

14.3

14.3

28.6

42.9

50.0

71.4

71.4

78.6

100.0

100.0

100.0

Evaluación de Impacto (2007)

Lecciones AprendidasFactores De Éxito En Los Sistemas de Sye

1. Voluntad Política para gestionar el cambio

2. Claridad conceptual y operativa del proyecto e hipótesis de cambio.

3. Involucramiento y motivación de actores

4. Construcción de un lenguaje homogéneo

5. Diseño gradual con herramientas sencillas de adaptación permanente.

6. Articulación con sistemas organizacionales

Lecciones AprendidasFactores De Fracaso En Los Sistemas de Sye

1. DELEGACION DEL SISTEMA A LAS UNIDADES TECNICAS Y/O EXCESIVA TERCERIZACIÓN

2. PROCESOS IMPUESTOS Y DESARTICULADOS DE LA GESTION ORGANIZACIONAL

3. AUSENCIA DE MECANISMOS DE INSTITUCIONALIZACION, USO Y COMUNICACION.

4. BAJA PARTICIPACION Y DESCONEXION CON USUARIOS

5. IMPOSICION DE INDICADORES OBLIGATORIOS

(1) MARCO OPERACIONAL DEL PSES• RECURSOS HUMANOS: personal técnico entrenado y con experiencia• RECURSOS DISPONIBLES: equipos y suministros.• ASIGNACION Y NIVEL PRESUPUESTAL• INCORPORACIÓN DEL PSES EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES: descripción de

puestos, toma de decisiones, mecanismos y pautas de operación y reporte.

(2) EXISTENCIA Y CALIDAD DE LOS PRODUCTOS• Subsistema de Planificación: Visión, Marco lógico, POA• Subsistema de Seguimiento: Reportes periódicos, • Subsistema de Evaluación: estudios de base, estudios temáticos y de caso o según ciclo.• Subsistema de Sistematización: sistematizaciones/estudios de caso.• Sistema automatizado y usando aplicaciones visuales como mapas temáticos, herramientas

web 2.0

(3) USO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS • Uso para la gestión y toma de decisiones• Uso de los productos para/generación de conocimiento propio por actores• Espacios para la retroalimentación: mixtos, locales, del proyecto (horizontal y vertical).• Retroalimentación de conocimiento para diferentes actores y mejora de la ejecución.

Lecciones AprendidasDimensiones De Un Sistema De PSES

Lecciones Aprendidas

I. MARCO OPERACIONAL

1. RECURSOS HUMANOS: Personal técnico entrenado y con experiencia

2. RECURSOS DISPONIBLES: Equipos y suministros.

3. ASIGNACION Y NIVEL PRESUPUESTAL

4. INCORPORACIÓN DEL PSES EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES: Descripción de puestos, toma de decisiones, mecanismos y pautas de operación y reporte.

Lecciones Aprendidas

II. EXISTENCIA Y CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

1. Subsistema de Planificación: Visión, Marco lógico, POA

2. Subsistema de Seguimiento: Reportes periódicos,

3. Subsistema de Evaluación: estudios de base, estudios temáticos y de caso o según ciclo.

4. Subsistema de Sistematización: sistematizaciones/estudios de caso.

5. Sistema automatizado y usando aplicaciones visuales como mapas temáticos, herramientas web 2.0

Lecciones Aprendidas

III. USO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1. Uso para la gestión y toma de decisiones

2. Uso de los productos para/generación de conocimiento propio por actores

3. Espacios para la retroalimentación: mixtos, locales, del proyecto (horizontal y vertical).

4. Retroalimentación de conocimiento para diferentes actores y mejora de la ejecución.

0.010.020.030.040.050.060.070.080.090.0

% % %

Marco Operacional

Calidad y Utilidad de los

Productos

Uso y Comunicación de Resultados

35.7

85.7

50.0

64.3

14.3

50.0

0.0 0.0 0.0

Avanzado

Medio

Inicial

Nivel De Institucionalización Según Dimensiones

GLOSARIO

Términos y Conceptos

Proceso para establecer los objetivos, resultados, acciones de un proyecto y los recursos necesarios (financieros, técnicos, organizacionales).

Oportunidad para establecer consensos sobre el mandato, dirección, prioridades y estrategias.

Producto es el Plan Operativo Anual que se elabora en forma participativa con los actores (taller de planeamiento y evaluación anual).

Planificación

Revisión sistemática o análisis continuo orientado a determinar si las actividades, la inversión de recursos y los productos, se realizan y se obtienen de acuerdo a lo programado.

Objeto de seguimiento: Planes Operativos Anuales (POAs) y cronogramas de trabajo.

Producto: reportes de seguimiento; bases de datos; informes periódicos sobre avance en metas.

Características

Actividad interna - continua

Insumo para evaluaciones y sistematizaciones

Seguimiento

Conjunto de actividades organizadas para determinar la medida en que el proyecto alcanza sus objetivos.

Genera enseñanzas; proceso de aprendizaje que involucra a los diferentes actores (grupos de interés).

Orientada hacia el aprendizaje y mejora de la efectividad; se elaboran lecciones aprendidas

Características

Interna y externa

Participativa – no participativa

Cualitativa y cuantitativa

Evaluación

Proceso de reflexión crítica aplicado a una experiencia práctica (actores analizan su práctica).

Proceso constructor de conocimiento (a partir de la experiencia - teoría y práctica)

Se basa en la idea de organizar, ordenar, interpretar, reflexionar: APRENDER dar sentido a intervenciones, a conocimientos que estaban dispersos o poco explícitos.

Proceso participativo realizado por los propios actores que intervienen en la experiencia -- fortalecimiento de capacidades y conocimientos.

Sistematización

Busca el aprendizaje del actor y su empoderamiento.

Son desarrolladas por todos los actores.

Los actores participan en la gestión: procesos de recopilación, análisis de la información; y en la toma de decisiones que conciernen a la ejecución.

Implica gestión basada en el trabajo en equipo y liderazgo compartido.

Los resultados deben construir aprendizajes para las personas y grupos, y no solamente juicios y opiniones individuales, lo cual es un nuevo paradigma. 

Seguimiento y Evaluación Participativos (SEP)