NORMALIZACIÓN

Ángel Hernández Molina

REQUERIMIENTOS DE ISO 9000

ISO 9000

DOCUMENTACIÓN

DEL SISTEMA

AUDITORÍAS

CUMPLIMIENTO

DE CLÁUSULAS

EVIDENCIAS

NORMALIZACION ACTIVIDAD QUE ESTABLECE, FRENTE A

PROBLEMAS REALES O POTENCIALES, DISPOSICIONES DESTINADAS A UN USO COMUN Y REPETIDO, CON EL FIN DE CONSEGUIR UN GRADO DE ORDEN EN UN CONTEXTO DADO.

NORMALIZACIÓN

DEFINIR, DOCUMENTAR, DIFUNDIR Y APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA, BAJO CRITERIOS DE:

• Beneficio y Cooperación

• Funcionalidad

• Actualización Permanente

• Racionalidad

IMPORTANCIA DE LA NORMALIZACIÓN

• Estándares Operacionales • Reducir la Variabilidad del Proceso

• Asegurar la Calidad • Perfeccionamiento de la Transmisión de la Información

• Bases documentadas para la Auditoría

RECOMENDACIONES PARA LA PREPARACIÓN DE NORMAS

El contenido de la norma debe ser claro y evitar términos ambiguos.

Se debe ser concreto, indicando en qué momento se debe efectuar cada acción.

Deben incluirse todas aquellas unidades orgánicas que intervienen en la norma.

Incluir, en el momento que se mencionen, todos los Documentos internos o externos y Registros de Calidad (formularios y reportes) necesarios para el cumplimiento de la norma.

Adjuntar todos los anexos que se mencionan en la norma verificando su correcta identificación.

Utilizar diagramas de flujo previamente a la redacción del procedimiento.

ESTRUCTURA DE NORMASPROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO

ELEMENTOS Carátula Cabecera de página Índice de contenido Objetivo Alcance Normas a consultar Definiciones Condiciones básicas Condiciones específicas Descripción del procedimiento/trabajo Registros

Anexos: diagramas de flujo, formularios, reportes

ERRORES MAS COMUNES EN NORMALIZACIÓN

ELABORACIÓN

En normas a consultar se mencionan normas no vigentes.

Si en el procedimiento interviene más de un departamento o área, éstos no aparecen en el alcance de la norma y no participan en la discusión pública.

ELABORACIÓN

Los formularios y reportes que se adjuntan como anexos, algunas veces tienen datos y éstos no son señalados como datos de ejemplo.

El código, el número total de páginas y la versión no coincide en todas las páginas del Documento Normativo.

ELABORACIÓN Errores en la simbología del

diagrama de flujo. Por ejemplo: en los conectores de línea y página, en el diagrama de los formularios y reportes.

El diagrama de flujo no refleja lo mismo que la Descripción del Procedimiento.

REVISIÓN Y APROBACIÓN Las fechas de elaboración, revisión y

aprobación no guardan la secuencia cronológica.

En las normas aprobadas, en la carátula, en los recuadros de elaboración, revisión y aprobación; algunas veces faltan firmas y fechas.

Para la revisión y aprobación no se adjunta a la norma:

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• Las “Observaciones a la Norma” de la discusión pública.• “Solicitud de Distribución de Doc. Normativos” de ser

necesario.

DISTRIBUCIÓN La “Solicitud de Distribución de

Documentos Normativos” no se elabora en base al alcance de la norma.

No se reemplazan “inmediatamente” las copias no vigentes por las nuevas versiones.

No se destruyen las copias de las normas no vigentes.

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MODIFICACIÓN

La solicitud de inhabilitación de una norma, no está firmada por la persona que aprobó la norma.

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Conocimiento y destrezas

específicas de los negocios

CRITERIOS PARA SELECCIONAR UN CONSULTOR

Conocimiento y destrezas

específicas para los sistemas de

gestión

Consultor

Atributos Personales

Educación Conocimiento Destrezas Experiencia

Capacidad Operativa

Capacidad FinancieraCapacidad TécnicaFirma Consultora