OA-UE-CON-001-05. Remesas y Reembolsos SC y...

CODIGO: OA-UE/CON-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

OFICINA DE ADMINISTRACION

UNIDAD DE ECONOMIA – AREA DE CONTABILIDAD

TITULO:

REMESAS Y REEMBOLSOS

PARA LA SEDE CENTRAL Y LOS ORGANOS

DESCONCENTRADOS DEL INDECI

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) – OPP

Aprobado por: Oficina de Administración

V°B° por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON-001-05 PAG

Sede Central REMESAS Y REEMBOLSOS PARA LA SEDE CENTRAL Y LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS DEL INDECI FECHA:17/08/2005 2/40

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento de ejecución financiera de gastos de las Remesas y Reembolsos entregados a la Sede Central y a los Organos Desconcentrados del INDECI.

Establecer las normas complementarias a la Ley de Administración Financiera del Sector Público y sus Directivas, con la finalidad de regular los procedimientos internos para la ejecución financiera, en las etapas de compromiso, devengado y giro.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para las Areas de Contabilidad y de Tesorería de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración en la Sede Central y en la Unidad de Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil.

Describe las actividades desde que la Dirección Regional de Defensa Civil envía a la Sede Central el requerimiento sustentando la solicitud de remesa o la expedición de la Resolución Directoral de apertura del reembolso en la Sede Central del INDECI, hasta la rendición de cuentas (de las remesas y los reembolsos), la reposición del fondo reembolsable a la Dirección Regional de Defensa Civil y el archivo de los documentos sustentatorios de la remesa.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley N° 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil.

3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI.

3.3. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI.

3.4. Ley Nº 28112 – Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico.

3.5. Resolución Directoral Nº 003-2005-EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2005.

3.6. Directiva Nº 001-2005-INDECI/6.0 Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de la sede central del Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI, aprobada Resolución Administrativa Nº 02-2005-INDECI/6.0.

3.7. Directiva Nº 002-2005-INDECI/6.0 Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de los órganos desconcentrados del INDECI, aprobada por Resolución Administrativa Nº 03-2005-INDECI/6.0.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. La aprobación del requerimiento de la Dirección Regional de Defensa Civil por la Dirección u Oficina de la Sede Central encargada de evaluar el requerimiento.



4.2. La constitución del Fondo reembolsable mediante Resolución Directoral de la Oficina de Administración en la Sede Central del INDECI.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. La Unidad de Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil.

5.2. La Oficina de Administración de la Sede Central del INDECI.

6. CONSIDERACIONES

FONDOS REEMBOLSABLES

DE LA APERTURA

SEDE CENTRAL

6.1. El manejo del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica será centralizado en el Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración.

6.2. Los cheques son girados únicamente a nombre de los servidores designados como responsables de la administración de los Fondos.

6.3. El encargado responsable será personal nombrado de la Entidad.

6.4. El monto máximo para la adquisición de bienes y servicios será de acuerdo a la Directiva vigente de Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de la sede central del INDECI, para el 2005 es de S/.700.00 (SETECIENTOS Y 00/100 NUEVOS SOLES), salvo casos excepcionales debidamente justificados y viáticos, los cuales podrán ser atendidos hasta por la suma de una (1) Unidad Impositiva Tributaria, lo cual deberá contar con la autorización de SubJefatura.

ORGANOS DESCONCENTRADOS

6.5. La constitución del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fija para Caja Chica será establecido mediante Resolución de la Oficina de Administración de la Sede Central, efectuándose el giro mediante cheques a nombre de los servidores designados como responsables de la administración de los Fondos.

6.6. El encargado responsable será personal nombrado de la Entidad, asignado a tales funciones. De no existir personal que pueda efectuar tales funciones la responsabilidad del manejo de los Fondos recaerá en el Administrador de la Dirección Regional y de la Oficina de Defensa Civil.

6.7. El monto máximo para la adquisición de bienes y servicios será de acuerdo a la Directiva vigente de Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de los órganos desconcentrados del INDECI, para el 2005 es de S/.700.00 (SETECIENTOS Y 00/100 NUEVOS SOLES).



DE LA EJECUCION

SEDE CENTRAL 6.8. Los tipos de gastos que pueden ser atendidos por los Fondos, cuidando

de no sobrepasar los montos máximos permitidos por vez son: � Los viáticos y pasajes urgentes y no programables, según planilla

debidamente autorizados (Máx. 4 días). � La adquisición de bienes y contratación de servicios de menor cuantía

y de carácter urgente. � Los gastos de movilidad local y refrigerio, de acuerdo a directivas

vigentes. 6.9. La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando

el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Cada vale provisional debidamente prenumerado será autorizado por el Jefe de la Oficina de Administración.

6.10. Los pagos en efectivo con recursos públicos que no cautele los principios de economía y racionalidad y no se ciña a los procedimientos establecidos en la presente directiva, no serán aceptados como rendición o tramitados para su reembolso, siendo responsabilidad del Jefe de la Dependencia los gastos en que se hayan incurrido indebidamente.

6.11. En el caso del pago de una movilidad local, esta deberá acompañarse con la papeleta de requerimiento de movilidad de la institución, en el cual se consignará un sello con la indicación que no puede ser atendida por SSGG y debe contar con la visación del Administrador.

6.12. En la adquisición de combustible, lubricantes y servicios de mantenimiento en general, se deberá consignar en la Factura, Boletas, etc. el número de placa de vehículo oficial al cual se le está asignando el combustible o realizando el mantenimiento.

6.13. Previo al pago al proveedor el usuario firmará el Comprobante de Pago en señal de conformidad del bien o servicio adquirido.

ORGANOS DESCONCENTRADOS 6.14. Los tipos de gastos que pueden ser atendidos por los Fondos, cuidando

de no sobrepasar los montos máximos permitidos por vez son: � Los viáticos y pasajes, según planilla debidamente autorizados. � La adquisición de bienes y contratación de servicios eventuales y de

menor cuantía. 6.15. No se aceptarán las adquisiciones o servicios que no estén destinados a

cumplir una Actividad o Producto del Plan de Trabajo Institucional para el Año Fiscal 2005, definido en cada Meta, Actividad y Componente que se ejecuta según la programación presupuestaria.

6.16. No podrán efectuarse adquisiciones de mobiliario o bienes de activo fijo con recursos de los Fondos, así como tampoco gastos que sobrepasen el tope máximo establecido, debiendo en tales casos efectuar solo la adquisición en uso de las facultades conferidas mediante la Resolución SubJefatural, remitiendo la documentación sustentatoria a la Sede Central para su pago mediante abono en Cta. Bancaria del proveedor.



6.17. La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Cada vale provisional debidamente prenumerado será autorizado por el Director Regional o de las Oficinas de Defensa Civil.

6.18. En el caso del pago de una movilidad local, esta deberá acompañarse con la papeleta de requerimiento de movilidad de la institución, en el cual se consignará un sello con la indicación que no puede ser atendida visada por el Administrador.

6.19. En la adquisición de combustible, lubricantes y servicios de mantenimiento en general, se deberá consignar en la Factura, Boletas, etc. el número de placa de vehículo oficial al cual se le está asignando el combustible o realizando el mantenimiento.

6.20. El administrador llevará un registro computarizado o manual del control de la adquisición de combustible y un registro del mantenimiento de cada vehículo oficial. Dichos registros consignarán: � En la adquisición de combustible: Número de Placa del vehículo,

número de la factura, fecha, cantidad y tipo de combustible asignado, kilometraje, nombre del comisionado, lugar y objeto de la comisión.

� En el mantenimiento de vehículo: Número de Placa del Vehículo, número de la factura, fecha, kilometraje, motivo del mantenimiento.

� Copia de los mencionados registros deberá remitirse a la Sede Central, con la firma del Administrador y Director adjunto a la Rendición de Cuenta.

6.21. En la solicitud de viáticos para comisión de servicio, se indicará si se utilizará vehículo oficial, consignando el número de placa del vehículo de ser el caso.

6.22. Previo al pago al proveedor el usuario firmará el Comprobante de Pago en señal de conformidad del bien o servicio adquirido.

6.23. Los pagos en efectivo con recursos públicos que no cautele los principios de economía y racionalidad y no se ciña a los procedimientos establecidos en la presente directiva, no serán aceptados como rendición o tramitados para su reembolso, siendo responsabilidad del Administrador y del Director los gastos en que se hayan incurrido indebidamente.

6.24. Todos los gastos, sin excepción, deben corresponder a una Meta que ejecuta la Dirección Regional u Oficina de Defensa Civil; en consecuencia en cada Comprobante de Pago se debe consignar la Meta a que se imputa el gasto por el bien o servicio. Las Metas a ejecutarse en el Ejercicio Fiscal por los Órganos Desconcentrados del INDECI, son:

Fuente de Financiamiento: Recursos Ordinarios

Meta 05: Gestión Administrativa – Direcciones Regionales

Fuente de Financiamiento: Recursos Directamente Recaudados

Meta 13: Inspecciones Técnicas.



DEL REGISTRO

SEDE CENTRAL Y ORGANOS DESCONCENTRADOS

6.25. Cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevarán impreso un sello consignando el número de registro correlativo, la palabra “PAGADO” y la fecha de cancelación del mismo al momento de realizar el desembolso.

6.26. El responsable del manejo del Fondo Para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para Caja Chica, obligatoriamente llevará un registro auxiliar contable por cada uno de ellos, debidamente autorizados, en el que anotará todos los gastos reconocidos y aprobados y los reembolsos efectuados consignando número de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y número de la Específica del Gasto.

6.27. Dichos libro auxiliar deberá contar con la correspondiente Acta de Apertura y con la firma del Jefe de la Oficina de Administración.

DE LA RENDICION

SEDE CENTRAL

6.28. Los vales provisionales debidamente autorizados para su gasto en bienes y servicios deben ser rendidos en un plazo máximo de 72 horas de recibido el efectivo tratándose de viáticos máximo es de 8 días.

6.29. Los documentos sustentatorios de la rendición deberán ser girados a nombre del INDECI indicando el número de RUC, los cuales pueden ser : � Facturas (Original usuario y copia SUNAT). � Boletas de Venta (copia usuario). � Tickets. � Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a los

establecidos por la SUNAT. � Rendición de Planilla de Viáticos en el formato establecido en la

Directiva de Viáticos del INDECI. � Declaración Jurada, únicamente cuando no pueda obtenerse ninguno

de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto máximo que permitan las normas legales pertinentes, para el pago de movilidad local o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros.

6.30. Dichos documentos deberán contar con la visación del Director o Jefe de la Unidad estructural que genera gastos, el motivo del desembolso y la firma del personal que recibió conforme el bien y/o servicio. En el caso de Rendición de Planilla de Viáticos solo será exigible estos requisitos en el formato en el que se detallan los comprobantes de gastos, siendo solo necesario a su vez que cada uno de los comprobantes detallados sean firmados por el rindente.



6.31. En los formatos “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo” y “Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica”, se detallarán por separado los gastos cancelados y un resumen a nivel de cadena funcional y específica del gasto.

6.32. Cualquier documento observado producto de la rendición será devuelto para su subsanación o devolución del efectivo.


6.33. Los vales provisionales debidamente autorizados para su gasto en bienes y servicios deben ser rendidos en un plazo máximo de 48 horas de recibido el efectivo.

6.34. Los documentos sustentatorios de la rendición deberán ser girados a nombre del INDECI indicando el número de RUC, los cuales pueden ser : � Facturas (Original usuario y copia SUNAT) � Boletas de Venta (copia usuario) � Tickets. � Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a los

establecidos por la SUNAT. � Rendición de Planilla de Viáticos en el formato establecido en la

Directiva de Viáticos para los Órganos Desconcentrados del INDECI � Declaración Jurada de tallada por día, únicamente cuando no pueda

obtenerse ninguno de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto de S/.500.00 para el pago de movilidad local (no se aceptara pasaje terrestre) o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros.

6.35. Dichos documentos deberán contar con la visación del Director Regional y Administrador de la dependencia que genera el gasto, el motivo del desembolso y la firma del personal que recibió conforme el bien y/o servicios, además de su identificación como: nombre y apellido y documento de identidad. En el caso de Rendición de Planilla de Viáticos sólo serán exigibles estos requisitos en el formato de Rendición de Gastos de Viáticos en el que se detallan los comprobantes de gastos, siendo necesario a su vez que cada uno de los comprobantes detallados sean firmados por el comisionado.

6.36. En los formatos “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo” y “Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica”, se detallarán los gastos cancelados y un resumen a nivel de cadena funcional y específica del gasto por metas y actividades.

6.37. Cualquier documento observado producto de la rendición será devuelto para su subsanación o devolución del efectivo.



DE LA REPOSICIÓN

SEDE CENTRAL

6.38. La reposición de los Fondos en la Sede Central del INDECI será solicitada por el responsable de su administración al Tesorero, quien lo remitirá al Jefe de la Oficina de Administración para ser derivado a Control Previo para su revisión en un plazo no mayor de 2 días hábiles. Vencido dicho plazo y de encontrarlo conforme se remitirá al Area de Tesorería para que proceda a su reembolso, caso contrario lo deriva para la subsanación o reformulación de la rendición.

6.39. La Unidad Ejecutora podrá girar cheques en el mes por el indicado concepto, hasta tres veces el monto constituido para cada Fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho período.

6.40. Referencialmente, la reposición será solicitada por el encargado del manejo de los Fondos, cuando el monto acumulado gastado por cada fondo ascienda al 70% del monto autorizado, teniendo cuidado de la existencia de efectivo para casos de emergencia.


6.41. La reposición del Fondo para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para Caja Chica, será solicitada por el Director al Jefe de la Oficina de Administración de INDECI, quien lo derivará al Area de Rendiciones de Cuenta para su revisión en un plazo no mayor de 3 días hábiles. Vencido dicho plazo y de encontrarlo conforme dicha Área, remitirá a las Áreas Administrativas correspondientes para el Control Previo y Ejecución Presupuestaria, Contabilización y Giro del reembolso.

6.42. El Área de Rendiciones de Gastos Regionales del INDECI queda facultado a observar los documentos no aceptados para su reembolso y teniendo en cuenta la distancia procederá a reformular el resumen de rendición a fin de no interrumpir el reembolso, separando los documentos observados para su devolución para que sean subsanados o anulados. Previo al siguiente reembolso la Dirección Regional deberá cumplir con remitir el formato de rendición modificado de acuerdo a lo atendido en la Sede a fin de evitar diferencias en cuanto a lo reembolsado y los saldos controlados.

6.43. La Unidad Ejecutora podrá girar cheques en el mes por el indicado concepto, hasta tres veces el monto constituido para cada Fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho período, previa aprobación del Calendario de Compromisos por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

6.44. La reposición será solicitada por el encargado del manejo del Fondo cuando el monto acumulado gastado ascienda aproximadamente al 70% del monto autorizado, teniendo cuidado de la existencia de efectivo para casos de emergencia.



DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS


6.45. No está permitido efectuar pago de gastos de ejercicios anteriores con cargo a los Fondos, debiendo las facturas u otros comprobantes de pago estar emitidos en el Ejercicio vigente. En consecuencia no se puede utilizar la Asignación Específica del Gasto 71 del Clasificador de los Gastos Públicos.

6.46. Se realizarán arqueos sorpresivos y frecuentes, los funcionarios competentes para realizarlos son: El Tesorero, el Contador, el Administrador u otro servidor designado por el Jefe de la Oficina de Administración de la Sede Central; formulándose el Acta de Arqueo, la que será firmada por el responsable del manejo del Fondo, así como por la persona que realiza el arqueo, informándose de los resultados a la Oficina de Administración de la Sede Central.

6.47. Debiendo los Fondos estar rodeado de ciertas condiciones que impidan su sustracción o deterioro, generalmente en caja de seguridad u otro medio similar, y en tanto se implemente tal acondicionamiento queda autorizado el titular responsable de los Fondos, como medida de seguridad a mantener en custodia los mismos en el sistema financiero, para lo cual abrirá una cuenta de ahorros individual en el Banco de la Nación para depositar los saldos no utilizados de los fondos. Las Actas de Arqueo reflejarán tal situación.

6.48. La Sede Central efectuará las reposiciones de los Fondos depositando el cheque a la orden del Encargado de los Fondos en la Cta. de Ahorros individual que éste se sirva comunicar. Los gastos por intereses generados servirán para financiar los cargos por comisiones, impuestos y mantenimiento, cubriendo la diferencia con recursos de los fondos previa liquidación mensual.

6.49. No está permitido efectuar pago de gastos de ejercicios anteriores con cargo a los Fondos, debiendo las facturas u otros comprobantes de pago estar emitidos en el Ejercicio vigente. En consecuencia no se puede utilizar la Asignación Específica del Gasto 71 del Clasificador de los Gastos Públicos.

6.50. Semanalmente el responsable del manejo del Fondo informará a su Jefe inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto por la presente Directiva con el fin de tomar medidas correctivas del caso, bajo responsabilidad.

6.51. Los montos autorizados de los Fondos deberán contar con una póliza de seguros.

6.52. Queda prohibido el retiro de dinero en efectivo para acciones distintas a las establecidas en la Directiva 002-2005-INDECI/6.0, bajo responsabilidad de Director Regional o Director de la Oficina de Defensa Civil, del Administrador y del Encargado del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica.



DE LAS DISPOSICIONES FINALES

SEDE CENTRAL

6.53. El Contador dispondrá que se efectúen arqueos sorpresivos de los Fondos, por lo menos una vez al mes, e informar los resultados al Jefe de la Oficina de Administración y disponer las acciones correspondientes. Igualmente esta autorizado a realizar arqueos sorpresivos al Tesorero y al personal AdHoc designado por el Jefe de Administración, sin perjuicio de las acciones de Fiscalización y control que sea de competencia del Organo de Control Institucional.

6.54. Semanalmente el responsable del manejo del Fondo informará a su Jefe inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto por la presente Directiva con el fin de tomar medidas correctivas del caso, bajo responsabilidad.

6.55. Los recursos de los Fondos, así como los documentos sustentatorios del gasto, deberán resguardarse en una caja de seguridad que estará rodeada de las condiciones que impidan sus sustracción, por lo que en el transcurso de la jornada laboral y al termino de la misma deberán mantenerse en el Area de de Tesorería.

6.56. Los montos autorizados de los Fondos deberán contar con una póliza de seguros.

DE LAS REMESAS

6.57. Las Direcciones Regionales de Defensa Civil al inicio del pliego presupuestario tienen que enviar el requerimiento a la Dirección correspondiente para la aprobación, para que luego soliciten la remesa que solventará el desarrollo de los temas sustentatorios de remesas.

6.58. Inmediatamente después de aprobada la asignación a través del calendario de compromisos del periodo se determine los conceptos y montos de las transferencias que con cargo a dicho calendario serán efectuadas por la Sede Central, las mismas que serán realizadas con la debida oportunidad a fin de permitir la adecuada fluidez de las operaciones.

6.59. Las Remesas son fondos para las Direcciones Regionales de Defensa Civil, a diferencia de los fondos reembolsables que son para la Sede Central como para las Direcciones Regionales de Defensa Civil.

6.60. Las Remesas son programadas cada año para las Direcciones Regionales de Defensa Civil, para ser solicitadas de acuerdo a sus necesidades y luego de aprobadas y recibidas la rendición de realizarse dentro de los treinta (30) días calendarios.

6.61. Los términos a que deben sujetarse las rendiciones de cuenta por parte de la Dirección Regional de Defensa Civil, respecto del cumplimiento de las actividades y/o proyectos encomendados, con indicación de la documentación e información sustentatoria correspondiente.

6.62. Todos los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto deben ser remitidos a nombre del INDECI.



6.63. Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las Direcciones Regionales de Defensa Civil, por la recuperación de pagos indebidos y/o devoluciones deberán ser depositadas por ellas mediante la papeleta de depósitos a favor del Tesoro Público (T-6), consignándose la denominación y el código de la subcuenta bancaria de gasto de la Unidad Ejecutora de la Sede Central, con indicación expresa del número de registro de la operación en el SIAF, en virtud de la cual se afectó la ejecución del gasto para efectos de las remesas correspondientes.

7. SIGLAS 7.1. CPN: Contaduría Publica de la Nación. 7.2. DGTP: Dirección General de Tesoro Publico. 7.3. DNPP: Dirección Nacional de Planificación y Presupuesto. 7.4. DNTP: Dirección Nacional de Tesoro Publico. 7.5. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil. 7.6. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas. 7.7. OA: Oficina de Administración de la Sede Central. 7.8. RO: Recursos Ordinarios. 7.9. RDR: Recursos Directamente Recaudados. 7.10. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional. 7.11. SG: Secretaria General. 7.12. SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera. 7.13. UA: Unidad de Administración de la Dirección Regional de Defensa Civil. 7.14. UE: Unidad de Economía.

8. DEFINICIONES

8.1. Cadena Funcional Programática: Es una secuencia de la Estructura Funcional Programática, la cual se aplica a cada meta presupuestaria según los clasificadores emitidos por la DNPP-MEF. Permite un registro ordenado y uniforme de las operaciones del Sector Publico durante el proceso presupuestario, facilitando el seguimiento de los gastos de cada pliego, La Cadena Funcional Programática y Cadena de Gasto, están considerados en el sello que pone el encargado de Control Presupuestal, luego de la afectación presupuestal en la fase de compromiso, este sello tiene las siguientes siglas:

� FU: Función. � PRG: Programa. � SPRG: Subprograma. � T/ACT/PROY: Tipo de Actividad o Proyecto. � T/COMP: Tipo de Componente. � CG: Categoría de Gasto. � GG: Grupo Genérico. � MA: Modalidad de Aplicación.



� EG: Especificas de Gasto. � FF: Fuente de Financiamiento.

8.2. Calendario de Compromiso: Es el monto máximo autorizado de gasto mensual que autoriza el Ministerio de Economía y Finanzas MEF, a las unidades ejecutoras.

8.3. Comprometido: Fase en la que se afecta total o parcialmente el Calendario de Compromisos del mes.

8.4. Comisión de Servicio: Encargo para el cumplimiento de tareas y funciones de especificas, con plazos perentorios, en el ámbito del territorio nacional y relacionados con el objetivo institucional.

8.5. Devengado: Fase del gasto donde se registra la obligación de pago luego de haberse recibido la conformidad el bien o servicio

8.6. Documentos Sustentatorios: Son aquellos documentos que los usuarios de los Fondos deben presentar en la rendición para justificar sus gastos, estos deben ser girados a nombre del INDECI indicando el numero de RUC, los cuales pueden ser:

� Facturas (Original usuario y copia SUNAT).

� Boletas de Venta (copia usuario).

� Tickets.

� Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a lo establecido por la SUNAT.

� Rendición de Planilla de Viáticos (Formato) de acuerdo a Directiva de Viáticos del INDECI.

� Declaración Jurada, únicamente cuando no pueda obtenerse ninguno de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto máximo que permitan las normas legales pertinentes, para el pago de movilidad local o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros.

8.7. Expediente: Se compagina en rendición de cuentas, luego de aprobar la sustentación de los gastos efectuados en el Organo Desconcentrado respectivo, esta conformado por los documentos sustentatorios, la Resolución Directoral de la Oficina de Administración para designar los fondos reembolsables o oficio de requerimiento de remesa con la aprobación respectiva.

8.8. Fondo Fijo para Caja Chica: Se constituye para la ejecución del gasto con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados.

8.9. Fondo para Pagos en Efectivo: Es aquel establecido con carácter único, con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios.

8.10. Fondos Públicos: Ingresos del estado inherentes a su acción y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento.

8.11. Formatos: Se refiere a los formatos que el Administrador de los fondos de la Sede Central como en los Organos Desconcentrados del INDECI, debe presentar, donde se detallan por separado los gastos cancelados y un



resumen a nivel de cadena funcional y especifica de gasto, estos formatos son: “Rendición del fondo para pagos en efectivo” y “Rendición paradle fondo fijo para caja chica”.

8.12. Giro: Fase del gasto donde se cancela total o parcialmente la obligación devengada mediante el giro de un documento valorado (cheque, carta de transferencia, etc.). Se registra el número de cheque, monto y beneficiario. Para las operaciones de la fuente Tesoro Publico (recursos ordinarios), los cheques requieren autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Publico del MEF, la misma que es transmitida electrónicamente al Banco de la Nación para su atención a nivel nacional.

8.13. Pago: Fase que corresponde a la cancelación de la obligación por parte de las unidades ejecutoras. Se registra para el caso de las operaciones del Tesoro Público.

8.14. Resolución Directoral de Administración: Es la Resolución que se formula en la Oficina de Administración, en este caso se expide para aprobar la Directiva para la apertura y reembolso de los Fondos para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, donde se establece las dependencias, titulares y montos para los órganos desconcentrados del INDECI.

8.15. Rendición de Cuenta: Es el informe documentado con los pasajes y/o comprobantes de pago que presenta el Comisionado o el Director Regional o de Defensa Civil respecto a los reembolsos recibidos.

8.16. Reembolso: Son aquellos fondos que no han sido programados, se refiere a los fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica.

8.17. Remesa: Es una transferencia de recursos económicos a las Direcciones Regionales de Defensa Civil debidamente calendarizado para el gasto de acuerdo a los planes institucionales.

8.18. Sistema Integrado de Administración Financiera-Sector Público: Es un sistema ligado a la Gestión Financiera del Tesoro Publico con relación a las denominadas Unidades Ejecutoras. El registro esta organizados en 2 partes:

� Registro Administrativo: Fases de Compromiso, Devengado y Girado.

� Registro Contable: Contabilización de las fases así como las Notas Contables.

8.19. Tema sustentatorio de remesa: Son aquellas actividades y/o proyectos que se realizaran para cumplir con los objetivos de la institución.

8.20. Unidad Ejecutora: Es aquella dependencia Orgánica, que cuenta con un nivel significativo de desconcentración administrativa, para contraer compromisos, devengar gastos y ordenar pagos e informar sobre el avance y/o cumplimiento de metas, cuya identificación presupuestaria requiere la autorización pertinente por parte de la Dirección Nacional de Presupuesto Público.

9. ANEXOS

ANEXO N° 01: “Formato Rendición de Fondo para Pagos en Efectivo”.

ANEXO N° 02: “Formato Rendición de Fondo Fijo para Caja Chica”.



10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO1

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Inicio de Trámite de Remesa

DRDC / UNIDAD ORGANICA Responsable

1. Formula y entrega requerimiento para la aprobación de tema sustentatorio de remesa.

MESA DE PARTES /

Responsable

2. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, registra ingreso, adjunta hoja de trámite y entrega a la Secretaria Ejecutiva del Director Regional.

DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO Secretaria Ejecutiva

3. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, firma cargo y entrega al Director Regional.

DRDC Director 4. Recibe requerimiento, remesa o reembolso,

toma conocimiento y decreta.

Secretaria Ejecutiva

5. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, decretado y entrega.

DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO MESA DE PARTES /

Responsable

6. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, registra salida y revisa.

No es un requerimiento para la Sede Central No es para la Unidad de Administración 7. Entrega requerimiento aprobado a la Unidad

Orgánica.

DRDC / UNIDAD ORGANICA Responsable

8. Recibe requerimiento aprobado. 9. Formula requerimiento para solicitar remesa

a la Oficina de Administración de la Sede Central, en base al tema aprobado anteriormente y envía. Luego ir a la actividad 2.

DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO

MESA DE PARTES /

Responsable

Si es para la Unidad de Administración Ir a la actividad 17.

Si es un requerimiento para la Sede Central Si requerimiento es para aprobación de tema sustentatorio de remesa 10. Envía requerimiento a la Unidad Orgánica en

la Sede Central, para la aprobación de tema.

1 Nota: Para efectos del relato de actividades, en la descripción del procedimiento cuando se hace referencia a Fondos, se esta haciendo mención al Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica.



SGII SG / Responsable

Ir al proceso de “Administración del proceso de trámite documentario”, el que finaliza con la entrega del requerimiento a la Unidad Orgánica de la Sede Central.

Secretaria 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega

al Director o Jefe de la Unidad Orgánica.

UNIDAD ORGANICA Director o

Jefe

12. Recibe requerimiento, toma conocimiento y revisa tema. No aprueba tema Se da fin al proceso. Si aprueba tema 13. Pone visto bueno y entrega a la

secretaria para que continúe con el proceso.

14. Recibe requerimiento aprobado. 15. Formula oficio de contestación y solicita

firma del Director o Jefe de la Unidad Orgánica y envía.


Ir al proceso de “Administración del proceso de trámite documentario”, el que concluye con la entrega del requerimiento a mesa de partes de la DRDC, luego ir a la actividad 2.

UNIDAD ORGANICA Director o Jefe

Requerimiento No es para aprobación de tema sustentatorio de remesa 16. Envía requerimiento de remesa a la Oficina

de Administración en la Sede Central, luego de que el tema sustentatorio de remesa ya fue aprobado en la Sede Central.


Se inicia el proceso de “Administración del proceso de trámite documentario”, el que concluye con la entrega del requerimiento en la Oficina de Administración de la Sede Central. Luego ir a la actividad 26.

DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO

MESA DE PARTES /

Responsable

17. Recibe requerimiento, remesa o reembolso y entrega a la Unidad de Administración.

Técnico Administrativo

18. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, firma cargo y entrega al Administrador.

Jefe 19. Recibe requerimiento, remesa o reembolso,

toma conocimiento y decreta.

DRDC / UNIDAD DE

ADMINISTRACION

Contador

20. Recibe requerimiento, remesa o reembolso y revisa.

Si es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios 21. Corrige documentos sustentatorios,

formula requerimiento y envía a la Sede Central, para luego ir a la actividad 43.



Es una Remesa

DRDC / UNIDAD DE

ADMINISTRACION Contador

No es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios

No es un Reembolso Remesa No es de la fuente de RDR 22. Verifica depósito bancario que le

realizaron a la DRDC por remesa con fuente de financiamiento diferente a RDR. Luego Ir al proceso “Adquisición de menor cuantía en la DRDC”.

Si remesa es de la fuente de RDR Ir al proceso de “Ingresos por Recursos Directamente Recaudados”, el que finaliza con el depósito bancario del cheque en la cuenta de RDR, de la remesa recibida.

DRDC / UNIDAD DE LOGISTICA

Responsable

Se da inicio al proceso de “Adquisición de menor cuantía en las DRDC”, el que concluye con la entrega de todas las órdenes de compras y servicios a la Unidad de Administración para el pago a los proveedores, con cargo a las fuentes de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados u otros.

DRDC / UNIDAD DE


Luego ir al proceso de “Pago de Remuneraciones y Proveedores”, el que concluye con la entrega de los cheques a los proveedores de bienes o servicios a favor de la DRDC, luego se archiva todos los documentos sustentatorios de gastos como el comprobante de pago, facturas, actas de conformidad y recepción de bienes.

Antes de los 30 días, luego de Recepcionar la Remesa

DRDC / UNIDAD DE


23. Revisa y elabora el consolidado de los documentos sustentatorios de los gastos.

24. Formula requerimiento, adjunta documentos sustentatorios y envía para la firma del Director. Luego ir a la actividad número 43, donde la secretaria del Director Regional recibe los documentos para la firma del Director.

Apertura de Reembolso



Jefe

Se inicia el proceso de “Formulación y Aprobación de Resoluciones Directorales”, el que finaliza con la expedición de la Resolución Directoral de Apertura de fondos. 25. Entrega Resolución Directoral de

apertura de fondos a la secretaria para que realice su distribución a los encargados de los fondos.

Secretaria

26. Recibe requerimiento de remesa o Resolución Directoral de apertura de reembolso.

Ir al proceso de “Ejecución financiera de gastos, etapas de compromiso, devengado y giro con la documentación generada en la OA y en OPP”, el que finaliza con la entrega de los cheques de las remesas o reembolsos al encargado de realizar los pagos de remesas y reembolsos.

AREA DE TESORERIA/

Técnico en Finanzas

Luego ir al proceso de “Transferencia de fondos y trámite de pagos”, el que finaliza con la recepción de los cheques de las remesas o reembolsos y los comprobantes de pago respectivos.

OA

AREA DE TESORERIA/


Si son Remesas Remesas son de la Fuente de RDR 27. Envía cheque de remesa a la

DRDC.


Luego ir al proceso de “Administración del proceso de trámite documentario”, el que finaliza con la entrega de la remesa y los documentos adjuntos a mesa de partes de la DRDC. Luego ir a la actividad número 2, en donde mesa de partes recibe la remesa y los documentos sustentatorios.

OA

AREA DE TESORERIA /


Remesas No son de la Fuente de RDR 28. Realiza depósito bancario en

la cuenta de la DRDC y comunica, luego ir al proceso “Administración del Proceso de Tramite Documentario”




No son Remesas Si Reembolso es para la DRDC 29. Envía reembolso a la

DRDC. Luego ir al proceso de “Administración del proceso de trámite documentario”.

Reembolso No es para la DRDC 30. Entrega reembolso al

Técnico Administrativo encargado de los fondos designado por Resolución Directoral de la Oficina de Administración.

OA / AREA DE

TESORERIA


31. Recibe fondos del reembolso, firma cargo y revisa.

Ir al proceso de “Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica”, en el que se archivan todas las facturas que justifican los gastos realizados con los fondos, que luego van a ser los documentos sustentatorios del requerimiento de reembolso. Luego ir al proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicio”, el que concluye con el archivo de los documentos sustentatorios de las comisiones de servicio realizadas en la Sede Central que después serán los documentos sustentatorios para solicitar el reembolso de los fondos. 32. Anota los egresos en el

libro auxiliar y solicita VºBº del Jefe del Area de Tesorería, quien da su VºBº al libro auxiliar.



OA / AREA DE

TESORERIA


Si los gastos son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Ir a los procesos “Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica” y “Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicio”, para seguir haciendo uso de los fondos reembolsables hasta llegar o exceder el 70% del monto recibido. Los gastos No son menores del 70% del monto total del reembolso recibido

Gastos No son con el Fondo Fijo para Caja Chica Gastos son con Fondos para Pagos en Efectivo. 33. Llena formato de

“Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”, donde se registra el resúmen de la ejecución de gasto y el detalle de documentos sustentatorios de la ejecución de gastos, con fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios.

Si Gastos son con Fondo Fijo para Caja Chica 34. Llena formato de

“Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica”, registrándose el resumen de la ejecución de gasto y el detalle documentos sustentatorios de la ejecución de gastos, con fuente de financiamiento que provienen de los Recursos Directamente Recaudados.

35. Formula requerimiento dirigido al Administrador solicitando reembolso y coordina con el Jefe del Area de Tesorería.



OA Técnico Administrativo

36. Envía requerimiento y adjunta formatos de rendición y entrega a la secretaria de la Oficina de Administración. Luego ir a la actividad 47.

DRDC / UNIDAD DE


Si es un Reembolso (Viene luego del condicional “es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios”, después de la actividad 20). Ir al proceso “Compras y Servicios con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica”, el que concluye con el archivo de las facturas por las compras y servicios realizados en la Dirección Regional de Defensa Civil con carácter de urgente y no programable, que formaran parte de los documentos sustentatorios para solicitar el reembolso respectivo. Luego ir al proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuentas de los Viajes en Comisión de Servicio”, el que finaliza con el archivo de los documentos sustentaorios de las comisiones de servicio realizadas en la Dirección Regional de Defensa Civil, con cargo a los fondos reembolsables.

37. Anota egresos en el libro auxiliar, y solicita VºBº del administrador, quien pone el visto bueno al libro auxiliar. Si los gastos son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Ir a los procesos “Compras y Servicios con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica” y “Autorización, Control y Rendición de Cuentas de viajes en Comisión de Servicio en la DRDC”, para seguir haciendo uso de los fondos reembolsables hasta llegar o exceder el 70% del monto recibido.



DRDC / UNIDAD DE


Los gastos No son menores del 70% del monto total del reembolso recibido

Gastos No son con fondo fijo para caja chica Gastos son con fondos para pagos en efectivo. 38. Llena formato de “Rendición

del Fondo para Pagos en Efectivo”. donde se registra el resumen de la ejecución de gasto y el detalle de documentos sustentatorios de la ejecución de gastos en la DRDC, con cargo a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios.

Si gastos son con fondo fijo para caja chica 39. Llena formato de “Rendición

del Fondo Fijo para Caja Chica”, registrándose el resumen de la ejecución de gasto y el detalle documentos sustentatorios de la ejecución de gastos en la DRDC, con fuente de financiamiento que provienen de los Recursos Directamente Recaudados.

40. Formula requerimiento

dirigido a la Oficina de Administración, de la Sede Central del INDECI, solicitando el reembolso y coordina con el Jefe de la Unidad de Administración, quien coordina para luego dar el VºBº al requerimiento.

41. Adjunta al requerimiento formatos de “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo” y “Rendición del Fondo para Caja Chica“ y documentos sustentatorios del reembolso.

42. Envía requerimiento y adjuntos para la firma del Director.



DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO


43. Recibe documentos firma cargo y entrega al Director.

DRDC Director

44. Recibe documentos, toma conocimiento firma requerimiento y documentos y entrega a la secretaria ejecutiva para que continúe con el proceso.


45. Recibe documentos firmados del Director y entrega a mesa de partes, para sean entregados en la Sede Central del INDECI.

DRDC / APOYO

ADMINISTRATIVO MESA DE PARTES /

Responsable

46. Recibe documentos, registra salida, coloca en un sobre y entrega a mesa de partes de la Sede Central del INDECI.


Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega del requerimiento a la Oficina de Administración de la Sede Central.

Secretaria 47. Recibe documentos, firma

cargo y entrega al Administrador.

Jefe

48. Recibe documentos, toma conocimiento, designa y entrega al Jefe de Economía para que tome conocimiento.

UE / Jefe

49. Recibe documentos, toma conocimiento y entrega a la secretaria para que continúe con el proceso.

OA

Secretaria

50. Recibe los documentos del Jefe de Economía y entrega al Jefe del Area de Contabilidad.

OA / UE AREA DE

CONTABILIDAD / Jefe

51. Recibe documentos, toma conocimiento, decreta y entrega.

OA / UE / AREA DE

CONTABILIDAD

RENDICION DE CUENTAS /

Contador

52. Recibe documentos decretados, firma cargo.

53. Analiza documentación sustentatoria.



OA / UE / AREA DE

CONTABILIDAD


Contador

Documentos No están conformes 54. Realiza observaciones,

formula requerimiento, solicita firma del Jefe de la Oficina de Administración, quien firma requerimiento, luego envía requerimiento a la DRDC con la documentación observada.


Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega del requerimiento a mesa de partes de la DRDC.

OA / UE / AREA DE

CONTABILIDAD


Contador

Si Documentos están conformes Si es un Reembolso 55. Elabora hoja de

liquidación. donde todos los gastos realizados con los fondos, coinciden con la documentación sustentatoria.

56. Formula memorándum dirigido al Jefe de Administración, para la ejecución financiera de gastos, con la firma del Jefe del Area de Contabilidad y envía el expediente y la hoja de liquidación.

OA Jefe

57. Recibe documentos, toma conocimiento.

Ir al proceso de “Formulación y Aprobación de Resoluciones Directorales”, el que finaliza con la expedición de la Resolución Directoral de Administración, para habilitar el reembolso a las DRDC solicitantes, después de no haber tenido ningún inconveniente con las rendiciones de cuentas correspondientes.



Secretaria

Luego ir al proceso de “Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y en OPP”, el que culmina con el giro del cheque y comprobante de pago correspondiente al reembolso y se entrega al encargado de realizar los pagos y transferencias.

OA

AREA DE TESORERIA /

Tesorero

Se inicia el proceso de “Transferencia de Fondos y trámite de Pagos”, el que culmina con el envió del cheque, comprobante de pago y demás documentos sustentatorios a la DRDC.


Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega del reembolso y demás documentos a mesa de partes de la DRDC. Luego ir a la actividad número 2.

OA / UE / AREA DE

CONTABILIDAD


Contador

No es un Reembolso Es una Remesa 58. Elabora nota de

rendición correspondiente a esa remesa.

59. Registra en el SIAF rebaja por lo rendido y entrega al Jefe de Contabilidad.

OA / UE

AREA DE CONTABILIDAD /

Jefe

Luego ir al proceso “Cierre Contable y Presentación de los Estados Financieros y Presupuéstales a la CPN”, el que culmina con la elaboración de la nota contable en base a la nota de rendición de la remesa. Dando fin al proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

REMESAS Y REEMBOLSOS PARA LA SEDE CENTRAL Y LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS DEL INDECI

INDECI

SecretariaSECRETARIA

GENERALSecretaria Ejecutiva

UNIDAD ORGANICA

Director

SGII

Inicio

1Formula y entregarequerimiento paraaprobación de tema

sustentario de remesa

SEDE CENTRAL

UNIDADORGANICA

Inicio del trámite de Remesa

2Recibe requerimiento,remesa o reembolso,

registra ingreso adjuntahoja de trámite y entrega

3Recibe requerimiento,remesa o reembolso,firma cargo y entrega

4Recibe requerimiento,

remesa o reembolso, tomaconocimiento y decreta

5Recibe requerimientoremesa o reembolsodecretado y entrega

Es unrequerimiento para

la Sede Central?

Si

No

Es parala Unidad de

Administración?

Si

No

6Recibe requerimientoremesa o reembolso,registra salida y revisa

MESA DE PARTES

7Entrega requerimientoa la Unidad Orgánica

8Recibe requerimiento

aprobado

9Formula requerimiento

para solicitar remesa a laOficina de Administraciónde la Sede central y envía

b

a

APOYO ADMINISTRATIVODIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

Director / Jefe

α

b

α

17Recibe requerimiento remesa

o reembolso y enrtrega


INDECI

SecretariaSECRETARIA

GENERAL

UNIDAD ORGANICASGIISEDE CENTRAL

UNIDAD DE ADMINISTRACION

MESA DE PARTES

APOYOADMINISTRATIVO

DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

Director / Jefe

Si

No Aprueba tema?

13Da VºBº y entrega

a la Secretaria

14Recibe requerimiento

aprobado

15Formula oficio, solicita

firma y entrega

Administración delProceso de Trámite

Documentario

15Firma

16Envía requerimiento deremesa a la Oficina de

Administración de la Sede,luego de que el tema

sustentatorio de remesa yafué aprobado


Documentario

a

18Recibe requerimientoremesa o reembolso,firma cargo y entrega

Técnico Administrativo Jefe


remesa o reembolso, tomaconocimiento y decreta


remesa o reembolso y revisa

Es unrequerimiento para

corregir documentossustentatorios

?

21Corrige, formula

requerimiento y envía

Es un Reembolso?

β

Contador

eSi

No

Si No

b

Fin

d

c

Es paraaprobación de tema

sustentatorio deremesa

?

10Envía requerimiento a la

Unidad Orgánica de la SedeCentral para aprobación de

tema

11Recibe requerimiento,firma cargo y entrega

12Recibe requerimiento, tomaconocimiento y revisa tema


Documentario

Si

No

β


INDECI

Secretaria

OFICINA DE ADMINISTRACION

SEDE CENTRALUNIDAD DE ADMINISTRACION

MESA DE PARTES

APOYOADMINISTRATIVO


JefeTécnico Administrativo Jefe Contador

Es una remesa

Es de lafuente de RDR

?

Ingresos por RecursosDirectamente Recaudados

Pago deRemuneraciones y

Proveedores

Adjudicación deMenor Cuantíaen las DRDC

Antes de 30 días, luegode Recepcionar la

Remesa

23Revisa y elabora el consolidado

de los documentossustentatorios de los gastos

24Formula requerimiento, adjunta

documentos sustentatorios y envíapara la firma del Director

Apertura de Reembolso

Formulación yAprobación deResolucionesDirectorales

25Entrega a la Secretaria

26Recibe requerimiento oResolución Directoral

Ejecución Finaciera deGastos, Etapas de

Compromiso, Devengado yGiro con la Documentaciónoriginada en la OA y OPP

c

χ

Si

No

d

UNIDAD DE LOGISTICA

Responsable

22Verifica depósitobancario que le

realizaron a la DRDCpor remesa con fuente

de financiamientodiferente a RDR

χ


INDECI


UNIDAD DE ECONOMIAOFICINA DE ADMINISTRACION

AREA DE TESORERIA


SGII


Jefe

Técnico Administrativo Contador


Trnsferencia deFondos y Trámite

de Pagos

Si

NoSon remesas

?

27Envía cheque de remesa

a la DRDC

Reembolsoes para la DRDC

?

29Envía reembolso

a la DRDC

30Entrega reembolso al encargadode los fondos designados en la

Resolución Directoral

31Recibe fondos del reembolso,

firma cargo y revisa

Adquisiciones conFondos para Pagosen Efectivo y FondoFijo para Caja Chica

Autorización, Controly Rendición de

Cuentas de Viajes enComisión de Servicio

32Anota los egresos en el libroauxiliar y solicita VºBº del Jefe

del Area de Tesorería

32VºBº al libro auxiliar

Si

No

Gastosson menores

al 70%

δ

Si

No


Documentario

b

Son Remesasde la Fuente de

RDR?

28Realiza depósito

bancario en la cuenta dela DRDC y comunica

Si

No

δ


INDECI


UNIDAD DE ECONOMIAOFICINA DE ADMINISTRACION

AREA DE TESORERIA


MESA DE PARTES

APOYOADMINISTRATIVO


JefeTécnico Administrativo Contador

Tesorero

Gastoscon Fondos para

Caja Chica?

Gastos son con fondospara pagos en efectivo

33Llena formato de "Rendición delfondo para pagos en efectivo"

34Llena formato de "Rendicióndel fondo para caja chica"

35Formula requerimiento dirigido

al Administrador solicitandoreembolso y coordina con elJefe del Area de Tesorería

36Envía requerimiento y adjuntaformato de rendición y entrega

37Anota los egresos en ellibro auxiliar y solicita elVºBº del Administrador

37Da VºBº al

libro auxiliar

e

Gastosson menores

al 70%?

f

Gastoscon fondos para

caja chica?

Gastos son con fondospara pagos en efectivo

ε

Si

No

SiNo

Si

No

g

Autorización, Controly Rendición de

Cuentas de Viajes enComisión de Servicio

Compras y Servicioscon Fondos para

Pagos en Efectivo yFondo Fijo para

Caja Chica

ε


INDECI

OFICINA DE ADMINISTRACIONSEDE CENTRAL

UNIDAD DE ADMINISTRACIONAPOYO ADMINISTRATIVO


Director Contador Secretaria

38Llena formato de "Rendición delfondo para pagos en efectivo"

39Llena formato de "Rendicióndel fondo fijo para caja chica"

40Formula requerimiento dirigido ala Oficina de Administración de la

Sede solicitando reembolso ycoordina con el Administrador

41Adjunta al requerimiento formatos de"Rendición del fondo para pagos enefectivo" y "Rendición del fondo fijo

para caja chica" y documentossustentatorios del reembolso

40Coordina y da VºBº

al requerimiento

42Envía requerimiento y adjuntos,

para la firma del Director

43Recibe documentos,firma cargo y entrega

44Recibe documentos, toma

conocimiento, firmarequerimiento y entrega

46Recibe documentos,

registra salida, coloca enun sobre y envía

45Recibe documentos

firmados del Director yentrega a Mesa de Partes

MESA DE PARTESJefe



Dcumentario

SGII Jefe

47Recibe documentos,firma cargo y entrega

48Recibe documentos,toma conocimiento,designa y entrega

φ

d

g

f

φ


INDECI


UNIDAD DE ADMINISTRACIONAPOYO ADMINISTRATIVO


SecretariaMESA DE PARTES Secretaria Ejecutiva

SGIIJefe

UNIDAD DE ECONOMIAAREA DE CONTABILIDAD

49Recibe documentos,toma conocimiento,designa y entrega

50Recibe documentos del Jefe

de Economía y entrega al Jefedel Area de Contabilidad

51Recibe documentos,toma conocimiento,decreta y entrega

52Recibe documentos

decretados, firma cargo

53Analiza documentación

sustentatoria

54Realiza observaciones

formula requerimiento solicitafirma del Jefe de la Oficinade Administración y envía

requerimiento con losdocumentos por corregir

54Firma requerimiento

Jefe RENDICION DE CUENTAS

Documentosconformes

?

Jefe


Dcumentario

γ

Si

No

b

Es unreembolso

?

55Elabora hoja de liquidación

Sih

No

γ


INDECI


SecretariaSGIIJefe

UNIDAD DE ECONOMIAAREA DE CONTABILIDAD

Jefe RENDICION DE CUENTAS

Jefe

56Formula memorándum dirigido al

Jefe de Administración para laejecución financiera de gastos

con la firma del Jefe deContabilidad y envía adjuntandolos documentos sustentatorios y

la hoja de liquidación

56Firma memorándum

57Recibe documentos,toma conocimiento

Formulación yAprobación deResolucionesDirectorales

Ejecución Financiera deGastos, Etapas de

Compromiso, Devengadoy Giro con la

Documentación Generadaen la OA y en a OPP

Transferencia deFondos y Trámite

de Pagos

AREA DE TESORERIATesoreroTécnico en Finanzas


Dcumentario

Es una remesa

58Elabora nota de rendición

h

59Registra en el SIAF y entrega

b

Cierre Contable yPresentación de

los EstadosFinancieros y

Presupuestales ala ContaduriaPública de la

Nación

Fin

ANEXOS

ANEXO Nº 01

Asunto: Fondos para Pagos en Efectivo

R.O 00,000.00

CONDICION:

B.1 RESUMEN DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO

20 Viáticos y asign.23 Comb. y lubric.30 Bienes consumo 32 Pasajes y gs. transp. 36 Tarifas de Ss.Gls. 39 Otros Ss. terceros

02 Gestión administrativa 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

03 Cursos y seminarios 0.00 0.00

04 Atención de emergencias 0.00 0.00

05 Evaluación de riesgo 0.00 0.00

IMPORTES TOTALES: S/. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

B.2 DETALLE DE DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE LA EJECUCION DEL GASTO

Proveedor Tipo Nº Fecha RUC Concepto

META 02 GESTION ADMINISTRATIVA

META 03 CURSOS Y SEMINARIOS

META 04 ATENCION DE EMERGENCIAS

RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA Nº - RO - 2004

DOCUMENTO SUSTENTARIO DEL GASTO (Factura, B/Vta./B/vje./Ticket/Tuua/etc)Importe Ejecutado S/. Meta Partida Especifica

B. DE LA RENDICION DEL GASTO POR LA DIRECCION DE DEFENSA CIVIL

IMPORTE ASIGNADO : S/.

Categoría del Gasto: 5 Grupo G. Gasto: 3 Modalidad de Aplic.: 11 Específica del Gasto: (el que se indica)METAS

IMPORTE ASIGNADO

IMPORTE EJECUTADO

CHEQUE GIRADO Nº :

Con Oficio Nº: de fecha:- Of. de remisión de fondos-Tesorería Nº / fecha: '- Directiva Nº 003-2004-INDECI/6.0

- Directiva Nº 003-2004-INDECI/6.0Ref:

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL REGION DE DEFENSA CIVIL

DIRECCION DE DEFENSA CIVIL

MES CALENDARIO / AF :

A. DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION QUE REMITE LOS FONDOSREGION DEFENSA CIVIL: DIRECCION DE D.C DE DESTINO DE LOS FONDOS:

FTE. DE FTO. :

COMPROBANTE DE PAGO Nº / FECHA

TITULAR O SUPLENTERESPONSABLE DEL MANEJO DEL FONDO:

REGISTRO SIAF Nº


META 05 EVALUACION DE RIESGOS



(Consignar esta información en la Meta que corresponda)Depósito por retención 6% Voucher Bco. Nación SunatRetención IGV 6%

Depósito por retención 6% Voucher Bco. Nación SunatRetención IGV 6%




IMPORTES META 04 META 05 TOTAL Observaciones

IMPORTE ASIGNADO 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00

SALDO POR RENDIR: 0.00 0.00 0.00

IMPORTE ASIGNADO / SALDO ANTERIOR : S/. 0.00INCREMENTO ADICIONAL DEL FONDO: 0.00 0.00

- RENDICION: S/. 0.00SALDO ACTUAL POR RENDIR: S/. 0.00

D. DEL MOVIMIENTO DEL FONDO

TOTALES S/.:

C. DE LA LIQUIDACION DE LA RENDICION DEL GASTO QUE SE PRESENTA

Administrador del Fondo Dirección Regional / de Defensa CivilDirector

A CONTINUACION SE EXPRESA LA CONFORMIDAD A LA PRESENTE RENDICION DEL GASTO, LUEGO DE HABERSE VERIFICADO LA AUTENTICIDADDE LOS DOCUMENTOS SUSTENTARIOS VIGENTES CONFORME A LAS NORMAS DE LA SUNAT, ASI COMO A LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL GASTOEN LAS METAS Y PARTIDAS ESPECIFICAS Y A LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES DEL MOVIMIENTO EN EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA - BANCOS.EN TAL SENTIDO, SUSCRIBIMOS EL PRESENTE DOCUMENTO EN ORIGINAL Y COPIA.

META 03

0.00

IMPORTE EJECUTADO Y DE REPOSICION DEL FONDO:

0.00

0.00 0.00

META 02

0.00 0.00

Meta Partida EspecificaDOCUMENTO SUSTENTARIO DEL GASTO (Factura, B/Vta./B/vje./Ticket/Tuua/etc)

Importe Ejecutado S/.

Unidad AdministrativaJefe

ANEXO Nº 02

Asunto: Fondo Fijo para Caja Chica

R.D.R. 00,000.00

CONDICION:

B.1 RESUMEN DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO

20 Viáticos y asign.23 Comb. y lubric.30 Bienes consumo 32 Pasajes y gs. transp. 36 Tarifas de Ss.Gls. 39 Otros Ss. terceros

02 Gestión administrativa 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

03 Cursos y seminarios 0.00 0.00

04 Atención de emergencias 0.00 0.00

05 Evaluación de riesgo 0.00 0.00

IMPORTES TOTALES: S/. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

B.2 DETALLE DE DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE LA EJECUCION DEL GASTO


META 02 GESTION ADMINISTRATIVA

META 03 CURSOS Y SEMINARIOS

META 04 ATENCION DE EMERGENCIAS

RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA Nº - RDR - 2004


B. DE LA RENDICION DEL GASTO POR LA DIRECCION DE DEFENSA CIVIL

IMPORTE ASIGNADO : S/.

Categoría del Gasto: 5 Grupo G. Gasto: 3 Modalidad de Aplic.: 11 Específica del Gasto: (el que se indica)METAS

IMPORTE ASIGNADO

IMPORTE EJECUTADO

CHEQUE GIRADO Nº :

Con Oficio Nº: de fecha:- Of. de remisión de fondos-Tesorería Nº / fecha: '- Directiva Nº 003-2004-INDECI/6.0

- Directiva Nº 003-2004-INDECI/6.0Ref:

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL REGION DE DEFENSA CIVIL

DIRECCION DE DEFENSA CIVIL

MES CALENDARIO / AF :

A. DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION QUE REMITE LOS FONDOSREGION DEFENSA CIVIL: DIRECCION DE D.C DE DESTINO DE LOS FONDOS:

FTE. DE FTO. :

COMPROBANTE DE PAGO Nº / FECHA

TITULAR O SUPLENTERESPONSABLE DEL MANEJO DEL FONDO:

REGISTRO SIAF Nº


META 05 EVALUACION DE RIESGOS



(Consignar esta información en la Meta que corresponda)Depósito por retención 6% Voucher Bco. Nación SunatRetención IGV 6%





IMPORTES META 04 META 05 TOTAL Observaciones

IMPORTE ASIGNADO 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00

SALDO POR RENDIR: 0.00 0.00 0.00

IMPORTE ASIGNADO / SALDO ANTERIOR : S/. 0.00INCREMENTO ADICIONAL DEL FONDO: 0.00 0.00

- RENDICION: S/. 0.00SALDO ACTUAL POR RENDIR: S/. 0.00

D. DEL MOVIMIENTO DEL FONDO

TOTALES S/.:

C. DE LA LIQUIDACION DE LA RENDICION DEL GASTO QUE SE PRESENTA

Administrador del Fondo Dirección Regional / de Defensa CivilDirector

A CONTINUACION SE EXPRESA LA CONFORMIDAD A LA PRESENTE RENDICION DEL GASTO, LUEGO DE HABERSE VERIFICADO LA AUTENTICIDADDE LOS DOCUMENTOS SUSTENTARIOS VIGENTES CONFORME A LAS NORMAS DE LA SUNAT, ASI COMO A LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL GASTOEN LAS METAS Y PARTIDAS ESPECIFICAS Y A LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES DEL MOVIMIENTO EN EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA - BANCOS.EN TAL SENTIDO, SUSCRIBIMOS EL PRESENTE DOCUMENTO EN ORIGINAL Y COPIA.

META 03

0.00

IMPORTE EJECUTADO Y DE REPOSICION DEL FONDO:

0.00

0.00 0.00

META 02

0.00 0.00

Meta Partida EspecificaDOCUMENTO SUSTENTARIO DEL GASTO (Factura, B/Vta./B/vje./Ticket/Tuua/etc)

Importe Ejecutado S/.

Unidad AdministrativaJefe

OA-UE-CON-001-05. Remesas y Reembolsos SC y...

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