OrganizaciónVICTOR BACA

JESUS MENDOZA

RAMCAR FLORES

ADRIAN GONZALEZ

Objetivo General

El alumno aplicara las técnicas de organiza a una situación practica.

Concepto “Organización”

Eugenio Sisto Velasco

Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

Elementos del Concepto Organizacion

Estructura

Coordinación

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades

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El establecimiento de la estructura necesaria para la coordinación racional de las actividades, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Importancia

1. Carácter continuo

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo esfuerzo.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios

Son 9 principios que dan pauta para determinar una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados:

1. Del objetivo:

Todas y cada una de las actividades establecidas a la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar objetivos.

Este principio también muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, solo ocasionan gastos innecesarios.

No hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

2. Especialización:

Principio establecido hace 200 años por Adam Smith; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

El trabajo se realizara mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3. Jerarquía:

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.

Este principio establece que la organización es una jerarquía.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad:

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados.

5. Unidad de mando:

Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

6. Difusión:

Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

7. Amplitud o tramo de control:

Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de 5 o 6 subordinados, a fin de asegurar que no este sobrecargado y que este en la posibilidad de atender otras funciones mas importantes.

8. De coordinación:

Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio. (Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse por los objetivos).

Un ejemplo de esto puede ser que nada servirá contar con un departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías.

El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier deficiencia puede ocasionar serios problemas.

9. Continuidad:

Una vez que se haya establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente.

Alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarias.

ETAPAS DE ORGANIZACION

Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es la idónea en la situación especifica que se este manejando. Las etapas de organización son:

División del trabajo

Coordinación

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las sig. Etapas:

Jerarquización

Departamentalización

Descripción de funciones

Jerarquización

Consiste en la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionan entre si con precisión.

Departamentalización

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce como departamentalización.

Tipos de departamentalización:Estos actúan de acuerdo con la situación especifica de cada empresa, los mas comunes son:

Funcional: Común en la empresas industriales, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y eficiencia del personal.

Por productos: Esta es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos, se hace con base en un producto o grupo de productos relaciones entre si.

Geográfica o por territorios: Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de las empresas realizan actividades en sectores alejados físicamente.

Clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes o también en determinados mercados.

Por proceso o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc.

Secuencia: Utilizado generalmente en niveles intermedios o inferiores, en muchas empresas, por razones técnicas o económicas, necesario departamentalizar por secuencias de tiempo, numéricas, o de alfabetización.

Descripción de funciones actividades y obligaciones.

Esta es la ultima etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo de la mejor manera un trabajo. Esto se realiza primordialmente a través de las técnicas de descripción de puestos y de la carta de distribución de trabajo o cuadro de distribución de actividades.

Coordinación

Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Tipología de la organización

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social y en su aplicación originan una serie de problemas organizativos que el administrador debe de identificar y dar soluciones. Dentro de los mas usuales se encuentran:

Organización lineal: Se caracteriza porque la toma de decisiones se centra en una sola persona, es fácil mantenerse porque los subordinados reportan a un solo jefe.

Organizacion funcional o de Taylor.

Su creador fue frederick winslow taylor.

Gerente general

Sup. De las tarjetas de Instruccio-

nes

Sup. De Ordenes de

trabajoY ojas de

ruta

Sup. De

La diciplina

Sup. De abasteci-miento de materiale

s

Sup. De Control

de calidad

Sup. De adiesra- miento

Sup. De Manteni-miento

Empleados

Sup. DeCostos y tiempo

Duplicidad de autoridad Violacion del principio de la unidad de

mando Confusion en las ordenes Fuga de responsabilidades Indiciplina Continuacion de la cominucacion informal

(verbal)

Duplicidad de funciones Conflictos entre autoridades Falta de coordinacion entre departamentos Atraso de actividades Indeterminacion de acividades Personal incompetente ocupando puesto

clave

Exceso de trabajo para algunos empleados Continuacion de la falta e especializacion en

los empleados Friccion entre jefe y subordinados Rotacion de personal elevado Excesivo tramo de control fricciones entre el

personal.

Organizacion linoefuncional.

En esta combinan los dos tipos de organizacion anteriores, de ahi su nombre, y aprovecha:

De la organizacion lineal, la autoridad y la responsabilidad que se rasmite a raves de un solo jefe para cada funcion en especial.

De la funcional, la especializacion de cada actividad en una funcion.

Gerente general

Gerencia de produccion

Gerencia de mercadotecnia

Gerencia de finanzas

Gerancia de personal

publicidad promocion ventas

Organización estaf

La organizacion estaf surge como consecuencia del crecimiento de las empresas y del avance de la tecnologia, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacion experta y de asesoria a los departamentos de linea.

Este tipo de organizacion no disfruta de autoridad de linea o poder para impner sus decisiones.

Si los deberes y responsabilidades de la asesoria no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusion considerable en toda la organización, creandose porblemas como:

Ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funsiones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

Existir razonamieto con autoridad de linea.

Gerencia general Asesor

juridico

Gerencia de produccion

Gerencia de mercadotec

nia

Gerencia de finanzas

Gerencia de personal

publicidad promocion ventas

Organización por comités.

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos en un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomienda.

presidente

Comité de presupuestos

Comité de mercadotecnia

Gerencia de produccion

Gerencia de mercadotecni

a

Gerencia de capital

humano

Gerencia de finanzas

Se presentan ventajas como:

Las soluciones son mas objetivas ya que presentan la conjunción de varios criterios.

Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.

Comités.

Los comités mas usuales son:

Directivo

Ejecutivo

De vigilancia

consultivo

Organización matriarcal

Esta forma de organización consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones.

Se distingue de otros tipos de organización en que abandona el principio de la unidad mando en favor del sistema de mando multiple o de “dos jefes”.

Los especialistas reportan al jefe de proyecto para el desarrollo del proyecto y al jefe funcional para las labores inherentes a su departamento. La autoridad, la responsabilidad y el poder esta balanceados y compartidos entre los dos jefes.

Este tipo de organización puede adaptarse en un área o en toda la empresa.

Otro tipo de ventajas de este tipo de organización son que:

Coordina la satisfacción de necesidades tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.

Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos. El compartir información y pensar conjuntamente acerca de los problemas y decisiones sirve en general a todas las empresas.

Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra, cuando se necesita.

Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad tecnica.

Gerente de producción

Jefatura de produccion

Jefatura de diseño del producto

Jefatura de abastecimie

nto

jefatura de proyecto A

Jefatura de proyecto B

En la organización matriarcal existen jefes de proyecto y jefes de departamentos que si no se logra una adecuada coordinación entre ellos, surgen problemas organizativos como:

Confusion acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de limitacion de autoridad.

Da lugar a una lucha por el poder

Pueden sentir que no aprecian directamente su experiencia y capacidad

Reorganización

Los problemas organizativos que se generan en la empresa se reflejan en la no optimizacion de sus recursos y principalmente energia humana desperdiciada. Cuando esto ocurre es probable que la empresa requiera de una reorganizacion.

La finalidad de es obtener el mejor aprovechamiento del personal y de los recursos de que se tienen a la mano en el momento.

EL METODO DE LA REORGANIZACION

La organización que una vez fue eficiente en la empresa puede ya no serlo. Cuando esto sucede es necesario aplicar los siguientes pasos para reorganizar.

1. Planeación de la reorganización

1.1. Diagnostico panorámico de la organización actual

1.2. Alcance de la reorganización.

1.3. Identificación de problemas organizativos del alcance seleccionado

1.4. Aceptación de la decisión de reorganización

1.5. Determinar quien debe manejar la reorganización

1.6. Determinación de los objetivos del estudio

1.7. Programación

2. Desarrollo de la reorganización.

2.1. La muestra

2.2. Diseño de las técnicas de la recopilación de información.

2.3. Tabulacion.

2.4. Analisis de la informacion

3. Presentacion del diagnostico a los directivos (informe).

4. Diseño de las técnicas de organización propuesta o modificación a la existente.

5.ejecucion del diseño propuesto.

6. Vigilancia sobre las modificaciones.

Organigramas

POR SU NATURALEZA

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a más de una organización 

Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado

POR SU FINALIDAD

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. 

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

POR SU ÁMBITO

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina 

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización

POR SU CONTENIDO

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos

Manuales

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.

Contenido de los manuales

Portada: Incluye el logotipo y nombre de la empresa y el titulo del manual.

Índice de contenido

Introducción

Objetivo

Cuerpo del manual: Cada pagina debe incluir cuadros de identificación, denominación del tipo de manual elegido, numero de paginas, fecha de elaboración, fecha de vigencia y el nombre de las personas que intervinieron, revisión y autorización del manual.

Anexos

Glosario

Simbologia

Tipos de manual

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.

Análisis de puestos

Se trata de un cuestionario en el cual se obtiene información sobre los componentes del puesto.

Esta diseñado según los requisitos o condiciones de trabajo del puesto.

Sus características son:

Identificación del puesto

Descripción genérica

Descripción especifica

Requisitos del puesto

Perfil del puesto

Descripción del puesto

Es una técnica por la cual se especifican las labores a realizar, las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal para desempeñarse en cierto puesto.

Los objetivos primordiales de esta técnica son:

Mejorar los sistemas de trabajo

Delimitar funciones y responsabilidades

Evitar fugas de autoridad y responsabilidad

Fundamentar programas de entrenamiento

Retribuir adecuadamente al personal

Mejorar la selección de personal

Conocer las aptitudes del trabajador para que haga bien las cosas.

Evitar duplicidad de autoridad

Dar a conocer con precisión las actividades a realizar

Identificar las responsabilidades, las habilidades, los conocimientos y los niveles de desempeño del trabajador

Ayuda a la capacitación del personal