PASOS PARA CAUTIVAR A SU AUDIENCIA Y HACER LLEGAR SU MENSAJE

La palabra, como la risa, es propia del hombre. El niño aprende a hablar naturalmente, luego a controlar progresivamente el lenguaje. A partir de cierta edad, parece anormal que no haya alcanzado este control. Entonces se lo examina y se intenta reeducarlo.

Para la mayoría de los individuos, el hecho de hablar aparece como una función vital, al mismo nivel que respirar y moverse. Pero la palabra, contrariamente a las otras funciones esenciales, no tiene por único objetivo asegurar nuestra supervivencia. Ella nos permite también comunicar a los otros nuestros sentimientos, nuestras emociones o nuestras ideas. Se trata entonces de un vehículo de exteriorización que asegura nuestra relación con el mundo.

Muy frecuentemente es aquí donde las cosas se estropean y el vehículo nos traiciona. Yo quiero comunicar una idea y aquello a quienes la expongo no comprenden nada. Deseo compartir una de mis emociones y solo encuentro indiferencia. Intento transmitir una pasión y mi auditorio se adormece... Es entonces cuando resulta evidente que existe una gran diferencia entre “hablar” y “expresar con exactitud y eficacia lo que yo pienso o lo que yo siento”.

En efecto, expresarse bien no consiste en acumular palabras y alinear frases esperando que lo que yo quiero decir termine por traslucirse, sino más bien en traducir a palabras, lo más exactamente posible y con el máximo de intensidad, el contenido del pensamiento.

No es una tarea fácil si no se conocen bien los pasos a seguir. A continuación, Se expone un camino, cuyos pasos bien seguidos, le aseguran, aún al más desdichado orador, un discurso expresado con exactitud y eficacia.

Primer Paso: Organizar el Pensamiento

Mantener un discurso, ya se trate de una exposición formal o de una explicación improvisada, consiste sencillamente en transmitir un mensaje a las personas con las cuales Ud. se está comunicando. Esta noción de “mensaje” es de suma importancia para entender estas recomendaciones, dado que si no está bien concebido los esfuerzos para transmitirlo serán infructuosos.

Es muy común observar que se culpe a la audiencia de los malos resultados. Puede, en efecto, que se trate de gente obstinada, o de un grupo homogéneo que no desee escuchar su mensaje, o bien que exista una incapacidad real de comprender al orador... Pero, si esto se repite de manera frecuente se debe reflexionar necesariamente sobre la capacidad de nuestro discurso para llegar a las personas hacia las cuales lo estamos dirigiendo.

Si Ud. recuerda sus años de colegio estará de acuerdo en reconocer las características de aquellos profesores buenos comunicadores que lograron hacerse comprender por sus alumnos, a saber: un pensamiento claro y bien organizado, un discurso rico en ejemplos comprensibles, un lenguaje simple, imágenes bien adaptadas, argumentos cuidadosamente elegidos y una actitud cálida y simpática... Estos son los únicos ingredientes que necesita para cautivar a su auditorio y hacer llegar su mensaje.

Reglas para organizar su pensamiento:

1º Responder a la pregunta ¿Qué quiero comunicar con mi discurso? con no más de una o dos frases. Esto porque de acuerdo a la gran ley de la comunicación sus interlocutores no son capaces de retener más de dos ideas principales. Si Ud. le entrega más, solo logrará su desconcierto y se interesarán más bien por los detalles y las anécdotas y muy probablemente sea lo único que recuerden. 2º Responder a la pregunta ¿Cuáles son los dos mensajes que mi auditorio debe retener esencialmente? Si solo tiene uno, mejor aún. Si tiene más de dos mensajes, no se trata de uno sino de dos discursos. Ahora bien, si no lograra decidirse seguramente se debe a que su pensamiento no está suficientemente claro y esta confusión influirá irremediablemente en su audiencia. De modo que será mejor “madurar” el tema antes de transmitirlo. Para lograr precisión en esta tarea, sería bueno preguntarse qué me interesaría y qué me sería indiferente, si fuera uno más de la audiencia. He aquí el principio del “embudo de disminución”:

Lo que quiero decir

Lo que digo

Lo que es oído

Lo que escompren-

dido

Loqueesretenido

Segundo Paso: Elija bien los argumentos de su mensaje

¿Qué es un buen argumento? Esencialmente el que provocará la convicción de su interlocutor. Por eso cuando busque los argumentos que le ayudarán a transmitir su mensaje, intente colocarse en el lugar de aquellos a quienes se dirige. Con frecuencia, cuando se desarrollan argumentos, se piensa en qué es interesante para uno y no en qué puede motivar a la audiencia. Se imagina a un vendedor que le proponga estos argumentos: “ Le aconsejo la compra de este producto porque es el que me deja mayor margen o porque el dueño es un amigo y le está haciendo un favor o porque se gasta más rápidamente que los otros y deberá venderle otro enseguida, etc.”.

Sin embargo, esto sucede en muchos discursos. El orador olvida a aquellos a quienes se dirige y solo desarrolla los argumentos que le interesan personalmente. Por el contrario, debe practicar una verdadera “gimnasia” de identificación con el otro. En primer lugar, intente responder a esta simple pregunta: “Si yo estuviera en su lugar, ¿cuáles serían los argumentos que conseguirían mi adhesión?” Evidentemente esta búsqueda de ejemplos y de imágenes, así como la puesta a punto de sus argumentos, no se improvisan. No es en el último momento, con

una “inspiración“ (que cruelmente falta cuando se toma la palabra) que los argumentos vendrán en nuestra ayuda. Las anécdotas, analogías e imágenes deben ser detenidamente preparadas.

Conviene entonces preparar cuidadosamente estos ingredientes y fijar su gradación. Es decir prever una progresión en la argumentación, comenzando por los argumentos más débiles para terminar con los más fuertes, los que van a ser retenidos prioritariamente por su audiencia.

Para ello, es aconsejable tomar nota de todo lo que viene a la mente a borbotones, seleccionar en función de la audiencia y organizar progresivamente: imágenes, ejemplos, argumentos, etc. Luego, es bueno responder a las siguientes preguntas:

¿A qué público voy a dirigirme?¿Cuáles son los centros de interés de mi audiencia?¿Cuáles son sus mayores preocupaciones?¿Cuáles son sus motivaciones esenciales?

Cuando usted haya escrito todo esto, seleccione, entre todas sus ideas, las que le parecen que responden mejor a las expectativas de su público. Finalmente, establezca la progresión de su argumentación (primer argumento, segundo, tercero, etc.)

Tercer Paso: Construya su discurso

a) Cómo se hace

Lo primero es determinar los materiales que va a utilizar, es decir, los elementos del mensaje que desea transmitir. Aunque hemos insistido suficientemente sobre este punto, es conveniente recordarlo, defina con precisión el o los mensajes, luego, proceda a una segunda operación: Organice sus mensajes de manera coherente y progresiva.

Usted recuerda seguramente, no sin algo de angustia, el famoso ”plan de disertación” que estamos cansados de oír desde que lo aprendimos en la escuela. Ese dudoso plan (tesis-antítesis-síntesis) lo encontramos aquí. Pero ¡no se inquiete! En lugar de constituir la soga en la cual nos sentíamos prisioneros, se convertirá en un preciado aliado por más que usted lo vea con otros ojos. Además, para tranquilizarlo plenamente, no hablamos más de “plan” sino de camino del pensamiento.

Materialicemos ese camino en forma de círculos unidos por flechas, siendo estos círculos las principales etapas de su discurso. Las flechas son las uniones entre las etapas. Es lo que llamamos transición. Y es lo que le ayudará a asegurar la coherencia de su discurso mostrando a su audiencia cómo una idea se une a la otra, cómo una consecuencia emana de una proposición, etc.

b) Las etapas de su discurso

Naturalmente, es lógico que una exposición comience por una introducción. En el sentido etimológico “introducir” significa “hacer entrar a alguien”. Aquí, es hacer entrar a la audiencia en su discurso. Simple cuestión de decoro, podría decirse.

Ahora bien, en la mayoría de las exposiciones, esta introducción está completamente ausente (“Voy a hablarles de...”), es insuficiente o totalmente hermética. No se asombre entonces, si la audiencia desde el comienzo ¡no presta atención! En pocas frases usted deberá vender su tema a las personas que lo escuchan. Para esto deberá:

Explicar de qué va a hablar.

Demostrar por qué el tema que aborda es interesante (importante, capital, etc.) para su audiencia.

Anunciar el contenido de su exposición, es decir, los dos mensajes que desea transmitir.

Esto supone que cuando prepare su introducción, usted se coloque en la piel de un neófito preguntándose qué puede interesarle de un tema tan áspero. ¿El aspecto estético? ¿El aspecto financiero? ¿Las dificultades encontradas para formar la colección? ¿la variedad de temas utilizados?

Si logra esto, tiene la mitad de la partida ganada. Una introducción eficaz no se improvisa. Esta parte esencial de sus discurso deber ser preparada con cuidado. Si tiene dudas sobre su capacidad de improvisación, redáctela y apréndala de memoria. No lamentará este esfuerzo cuando vea a su audiencia atenta, interesada y dispuesta a prestarle toda su atención.

Luego viene la primera parte que va a permitirle transmitir su primer mensaje. La preparación consiste en buscar los mejores medios para que la audiencia comprenda qué quiere decir usted, adhiera a su punto de vista, se apasione por el tema, etc. Necesitará definir con precisión qué desea que su audiencia, al término de la exposición, haya asimilado y retenido.

Por ejemplo, el mensaje que quiere transmitir en primer lugar es:

“La apertura de las fronteras, en 1993, representa una gran oportunidad para nuestra empresa”.

Esta es la idea clave. Usted desea persuadir a la audiencia de la bien fundada que está la idea. Para lograrlo, no es suficiente presentar la idea. Conviene argumentar y apoyarla con razones y ejemplos.

Son estos argumentos y estos ejemplos los que ahora debe cuidadosamente, elegir y organizar. Tome el sistema del esquema:Mensaje principal

Primer argumento ilustración

Segundo argumento ilustración

Evite sobre todo el “efecto desván” que consiste en acumular argumentos que por su abundancia, pierden todo poder de convicción. Tres argumentos (como máximo) pero de peso, golpearán mucho más a su audiencia que una cantidad de proposiciones que no recordarán al final de su exposición.

Haga una progresión dramática con sus argumentos tratando de practicar el crescendo de los músicos. Parta de lo más débil para llegar a lo más fuerte. Que esta progresión se sienta también en su tono.

Y, sobre todo, no presente argumentos de manera “seca”, sin ejemplos, sin imágenes. Es necesario que cada una deje en la mente de su audiencia una huella visual y fácil de memorizar.

Así como ha “vendido” su tema en la introducción, ahora vende su primera idea. Al final de esta primera parte, prepare una mini conclusión que retome el tema principal e introduzca la segunda idea.

Las transiciones de una idea a la otra son muy importantes (es por eso que se las descuida) porque muestran la “unión” que confiere al discurso su carácter fluido, agradable de escuchar, y también le da un aspecto organizado y reflexivo al cual toda audiencia es sensible.

La segunda parte se construirá sobre el mismo principio. Por ejemplo:

Mensaje 2: “Es la razón por la cual nuestra empresa deber encaminarse hacia la conquista de ese nuevo mercado”.

Argumentos, ejemplos, proposiciones.

Cuide que esta segunda parte conserve la misma intensidad que la primera. Nada más deprimente para la audiencia que un comienzo de exposición “en fanfarria” que se entibia progresivamente y pierde atención.

Cuide también la conclusión... ¡cuántas veces es reemplazada por un lamentable “eso es todo” o por un lastimoso “les agradezco”, que prueban simplemente que el orador ha olvidado prepararla.

Ahora bien, la conclusión es aquello que la audiencia se lleva de su exposición. No se trata entonces de una formalidad sino de un momento esencial de su discurso.

Primeramente indica que su exposición se ha terminado. En una sinfonía, los últimos acordes marcan de manera evidente que ha terminado. Los aplausos estallan. Debería ser igual para una exposición. También tiene por función retomar bajo una forma particularmente impactante las ideas que usted ha querido transmitir. Por eso una buena conclusión debe ser:

Breve (algunas frases) Con ritmo (debe impresionar a la audiencia) Dinámica (el tono de la voz debe marcar que se trata de un momento importante).

No es cuestión de repetir lo que ya dijo en el transcurso de su exposición, sino de sintetizar, de resumirla en unas pocas frases impactantes que dejarán en su audiencia una impresión duradera.

Como la introducción, la conclusión no se improvisa. Debe prepararse con cuidado y si es necesario aprenderla de memoria. No corra el riesgo de estropear el efecto de su discurso con una conclusión falsa.

Cuando Georges Pompidou enseñaba Ciencias Políticas, prohibía a sus alumnos hablar con notas. Les permitía solamente tener delante de ellos una tarjeta. ¿qué podían escribir en ella? Bien, justamente las ideas principales de su exposición, los argumentos y los ejemplos. Hacia esto debe tender: hablar sólo con una pequeña tarjeta sobre la cual habrá escrito la estructura de su discurso. El resto, salvo casos excepcionales, no tendrá que ser consultado porque, para redactarlo, ha debido trabajar en la organización de su exposición y la habrá asimilado perfectamente.

c) La duración ideal

¿Cuánto tiempo debe durar una exposición? Idealmente: diez minutos. ¿Por qué? Porque se trata de la capacidad máxima de atención de una audiencia. Si se siente muy fuerte podrá alcanzar los veinte minutos. Más allá, la atención se relaja y usted comenzará a hablar en el vacío. Para lograr este tiempo ideal (todo el mundo le estará agradecido por ser breve) es necesario controlar cuidadosamente su exposición. Por ejemplo:

Introducción: 1 minuto. Primera parte: 3 y ½ minutos. Segunda parte: 3 y ½ minutos. Conclusión: 1 minuto.

El minuto que le queda le dará cierta comodidad y le permitirá cuidar transiciones. Si tiene dudas sobre sus tiempos, repita su exposición y ajuste su texto de modo que entre en ese marco.

El plan constituye el esqueleto de su discurso. En consecuencia debe ser sólido y claro. Bien concebido, el plan asegura el 50% de éxito de su discurso, porque le permite sentirse cómodo cuanto toma la palabra. Usted sabe lo que quiere decir. Usted sabe donde va. Usted está seguro.

Cuarto Paso: Hable para su Audiencia

Lamentablemente en muchos casos, la audiencia tiene la impresión de haberse equivocado de sala porque el que habla utiliza un lenguaje y un tono de voz para un destinatario equivocado. Términos incomprensibles, referencias a nociones que ignora, conocimientos que no posee, ejemplos sin interés, etc. ¿Qué ha pasado? Simplemente, desde el comienzo, “el emisor” ha olvidado plantearse dos preguntas fundamentales:

¿Quiénes son mis interlocutores? ¿En qué se interesa mi audiencia?

a) El tono a emplear No se habla de la misma manera a responsables de empresa, a estudiantes y a niños de diez años. Pero desconfíe de los “tonos afectados”. Hay oradores que han sido un “fiasco”, sin atractivo para un público obrero por haber adoptado un “lenguaje popular”, no solamente por mostrarlos ridículos sino que por hacer pensar a su audiencia que se burlan de ella. Un consejo: sea natural; si no se siente capacitado para hacer reír, no intente distender la atmósfera comenzando con una historia divertida que caería lamentablemente en el vacío. Si usted posee una natural jovialidad, no intente adoptar un tono grave que le dará un aire circunspecto. Sea usted mismo y trate de utilizar el lenguaje más convincente.

b) Términos a utilizar y desterrar

Usted debe examinar con mucho cuidado los términos que utilizará. Frente a técnicos es normal que emplee términos técnicos que tendrán significación para ese tipo de audiencia. Los mismos términos utilizados con no iniciados serán papel mojado. Será necesario entonces, en función del público, buscar equivalentes, imágenes expresivas, ejemplos significativos.

Si tiene dudas sobre la capacidad de comprensión de su público, ¡infórmese! De todos modos nadie le recriminará su sencillez. Es mucho más difícil explicar las cosas claras y simplemente que confundir a su audiencia con una jerga que sólo impresiona a los tontos.

Si usted juzga indispensable utilizar términos específicos, no dude en explicarlos. Con frecuencia no se hace, por temor a tomar a la audiencia por incompetente o tonta. Y como ésta no se atreve a pedir precisiones por una razón idéntica, la incomprensión se establece.

Si usted teme herir a su público, utilice precauciones oratorias tales como “No es a una asamblea de este nivel a la que yo voy a recordarle que...”, “Es inútil precisarles que por esto yo entiendo...” Al ver iluminarse los rostros usted comprenderá que una parte de su audiencia ignoraba el significado exacto del término pero nadie se atrevía a confesarlo.

c) Los ejemplos y las imágenes a utilizar

Un buen ejemplo o una buena imagen son los que engendran una asociación de ideas constructiva en su audiencia, al permitirles establecer el nexo entre el mensaje que usted quería transmitir y el ejemplo utilizado.

Por lo tanto, usted debe tomar ejemplos del universo de las personas a quienes se dirige. Si se dirige a plomeros para convencerlos de utilizar la informática y usted toma como ejemplo una reacción química compuesta, corre el riesgo de dejarlos ¡más que perplejos!

Esos ejemplos, esas imágenes, deben ser cuidadosamente preparados. Está autorizado a escribirlos sobre la “tarjeta-memoria” que tendrá delante de usted. Así estará seguro de recordarlos en el momento oportuno. Porque, si un ejemplo bien elegido y bien colocado tiene un impacto fuerte, no hay nada peor que aquel que se ha olvidado y que se intenta a todo precio recordar (“¡Ah!, había olvidado decirles...”).

d) Siéntase seguro de qué anuncia

A menudo sucede que un orador pierde el hilo de lo que estaba diciendo porque tiene la desgracia de anunciar: “Existen tres causas de este fenómeno”. Desarrolla la primera y la segunda pero cuando llega a la tercera es incapaz de acordarse de aquello que quería decir.

Para evitar este “agujero”, anote en su “ayuda memoria” los tres puntos que desea desarrollar. Evite también decir “volveremos más tarde sobre este punto importante” y no hablar más de él. Oyentes atentos pueden insistir en ello.

Si usted se esfuerza en ser siempre simple, permaneciendo claro y concreto, evitando las frases alambicadas, y resaltando por medio de la voz y el gesto los momentos importantes de su disertación, obtendrá rápidamente resultados que le sorprenderán.

e) Escuche

Si usted quiere captar y utilizar la riqueza de su discurso, percibir las fallas de su razonamiento, notar sus incoherencias y sus contradicciones, debe mostrar una real capacidad de escucha. De modo que, antes de replicar impulsivamente a la primera observación que le hacen de su discurso, antes bien escuche atentamente, y si es posible tome nota de lo relevante, a fin de evidenciar frente a su interlocutor que a Ud. le interesa lo que dice y crear una conveniente empatía inicial.