Pe Ec2 747 Leer Tesis de Compra
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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria Implementación de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa ABC Impresiones, S.A. Práctica Empresarial Dirigida –PED – Annabella Petronila Morales Tzaj Guatemala, Mayo de 2011
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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas
Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria
Implementación de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa ABC Impresiones, S.A.
Práctica Empresarial Dirigida –PED –
Annabella Petronila Morales Tzaj
Guatemala, Mayo de 2011
Implementación de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa ABC Impresiones, S.A.
Práctica Empresarial Dirigida –PED –
Annabella Petronila Morales Tzaj
Licenciado Manuel Sifredo Arrazola Aguilar, Asesor
Licenciada Dina Noemí Pérez Mejía, Revisora
Guatemala, Mayo del 2011
Autoridades de la Universidad Panamericana
M.Th. Mynor Augusto Herrera Lemus
Rector
M.Sc. Alba Araceli Rodríguez Bracamontes de González
Vicerrectora Académica y Secretaria General
Arq. Vicky Sicajol Calderón
Directora de Registro y Control Académico
Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas
Licenciado César Augusto Custodio Cóbar
Decano
Licenciada Miriam Lucrecia Cardoza Bermúdez
Coordinadora
Licenciada Sucely de León Piedrasanta
Asistente de Decanatura
Tribunal que practicó el examen general de la
Práctica Empresarial Dirigida –PED-
Lic. Julio Antonio Cantoral López
Examinador
Lic. Luis Fernando Ajanel Coshaj
Examinador
Lic. Hugo Armando Perla Méndez Examinador
Licenciado Manuel S Arrazola
Asesor
Licenciada Dina Noemí Pérez Mejía
Revisora
ACTO QUE DIDICO
A DIOS: Por darme vida, sabiduría y el perdón a través de Jesucristo, a ti oh Dios te debo todo lo
que soy, a ti te ofrezco mi graduación y mi vida.
A MIS PADRES: Gracias con todo mi corazón por su ejemplo de esmero y esfuerzo para
alcanzar lo que se quiere en la vida.
A MIS ABUELOS: Quienes ya nacieron a la vida eterna, a su memoria dedico este acto, gracias
por su amor, cariño, y consejos que me brindaron; siempre vivirán en mi corazón.
A MIS HERMANOS: Gracias por su amor, cariño, consejos y apoyo, ya que sin su ayuda no
hubiera sido posible este acto.
A MI CUÑADA: Gracias por el cariño brindado a mi familia, sobre todo el amor hacia mi
hermano fruto del cual existen unas joyas preciosas mis sobrinos.
A MIS SOBRINOS: Por su ternura enseñándome así a valorar las cosas pequeñas de la vida y
esperando ser un buen ejemplo en sus vidas.
A MIS FAMILIARES: A mis tíos y tías que me acompañan y a los que ya partieron a la
presencia de Dios (Q.E.P.D), a mis primos, y a la familia de mi cuñada que ya es parte de mi
familia Gracias por todo su cariño.
A MIS AMIGOS: Que he conocido durante las diferentes etapas de mi vida enseñándome el
valor de la amistad, a los cuales no es necesario mencionar sus nombres pues ya se saben
aludidos pues he compartido con ellos parte de este esfuerzo y logro a la vez.
AGRADECIMIENTO
A MI ASESOR Y REVISOR
Por su valiosa conducción en la elaboración de esta tesis.
A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Por haberme permitido formarme dentro de sus aulas, desde la educación primaria hasta la
educación superior.
A MIS MAESTROS
A los que por vocación realizan su trabajo con amor y dedicación; mi especial agradecimiento
por haber contribuido en mi aprendizaje.
A USTED
Gracias por su asistencia.
CONTENIDO Resumen ........................................................................................................................................... i Introducción ..................................................................................................................................... ii Capítulo 1 ........................................................................................................................................ 1 1.1 Antecedentes ............................................................................................................................. 1
1.1.1 Situación actual................................................................................................................... 1 1.1.2 Control interno .................................................................................................................... 1 1.1.3 Información financiera y contable ...................................................................................... 2 1.1.4 Datos del personal .............................................................................................................. 2 1.1.5 Aspectos de organización ................................................................................................... 2
1.1.5.1 Visión .......................................................................................................................... 2 1.1.5.2 Misión .......................................................................................................................... 2
1.1.6 Estructura organizacional ................................................................................................... 3 Organigrama ............................................................................................................................ 4
1.1.7 Marco legal ......................................................................................................................... 5 1.2 Marco teórico ............................................................................................................................ 5
1.2.1 Definición de procedimientos ............................................................................................. 5 1.2.1.1 Importancia De Los Procedimientos ........................................................................... 6 1.2.1.2 Características de los procedimientos ......................................................................... 6 1.2.1.3 Beneficios de los procedimientos ............................................................................... 6
1.2.2 Definición del departamento de compras ........................................................................... 7 1.2.2.1 Fijación de precios ....................................................................................................... 7 1.2.2.2 Requisición de compra ................................................................................................ 7 1.2.2.3 Funciones del departamento de compras ..................................................................... 8 1.2.2.4 Etapas de la decisión de compras ............................................................................... 8 1.2.2.5 Técnicas para realizar las compras .............................................................................. 9 1.2.2.6 Relaciones con el proveedor ...................................................................................... 10 1.2.2.7 Calidad de las compras .............................................................................................. 10
1.2.3 Definición de manual........................................................................................................ 11 1.2.3.1 Objetivos de los manuales ......................................................................................... 11 1.2.3.2 Tipos de manuales ..................................................................................................... 11 1.2.3.3 características de los manuales: ................................................................................. 12
1.2.3.3.1 Por su contenido ............................................................................................... 12
1.2.3.3.2 Por función específica…… .............................................................................. 12 1.2.3.4 Ventajas de los manuales ........................................................................................... 13
1.3 Planteamiento del problema .................................................................................................... 13 1.3.1 Justificación ...................................................................................................................... 14 1.3.2 Pregunta de la investigación ............................................................................................. 15 1.3.3 Objetivo general ............................................................................................................... 15 1.3.4. Objetivos específicos ....................................................................................................... 15 1.3.5 Alcances ........................................................................................................................... 15 1.3.6 Límites .............................................................................................................................. 16
Capítulo 2 ...................................................................................................................................... 17 2.1 Metodología ............................................................................................................................. 17
2.1.1 Tipo de investigación ....................................................................................................... 17 2.1.2 Sujetos de la investigación ............................................................................................... 17 2.1.3 Instrumentos ..................................................................................................................... 17 2.1.4. Diseño de la investigación ............................................................................................... 18 2.1.5. Aporte esperado ............................................................................................................... 19
Capítulo 3 ...................................................................................................................................... 21 3.1 Resultados y análisis de la investigación ................................................................................. 21
3.1.1 Procedimientos ................................................................................................................. 21 3.1.2 Resultados de hallazgos encontrados ............................................................................... 21
3.1.2.1 Hallazgos en la revisión financiera:........................................................................... 22 3.1.2.2 Hallazgos en la revisión administrativa: .................................................................... 26 3.1.2.3 Hallazgos en la revisión de producción: .................................................................... 27 3.1.2.4 Hallazgos en la revisión de ventas: ............................................................................ 28
3.1.2.5 Hallazgos en la revisión del área fiscal………………………………….………….28 3.1.3 Presentación de resultado del FODA……………………………..……………………...29 3.1.4 Información financiera……………………………..…………………………………….32 Capítulo 4………………………………………………………………..………………………..38 4.1 Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto...................…...……………………………...38 4.2 Costos implícitos ………………………………………………………………………….....41 4.3 Costo estimado de pérdida……………………………………………………………………42 Conclusiones ................................................................................................................................. .59 Recomendaciones ......................................................................................................................... .59 Fuentes de Consulta ....................................................................................................................... 60
Cronograma de trabajo .................................................................................................................. 61 ANEXOS ....................................................................................................................................... 62
i
Resumen
El presente informe contiene los resultados de la evaluación realizada a la empresa ABC
Impresiones, S.A., como parte de los resultados de la investigación se determinó que uno de los
puntos débiles identificados es que no existen los adecuados controles internos que garanticen la
transparencia en la adquisición de materia prima, insumos, activos fijos y servicios por la
ausencia del departamento, por lo que no existe ninguna persona responsable para realizar los
pedidos. El área es muy delicada, ya que es susceptible a los manejos, donde puede existir la
sobre valoración de los insumos que se adquieren.
Atendiendo a lo anterior, el presente informe pretende crear los procedimientos adecuados para
realizar las solicitudes de bienes necesarios así como de servicios solicitados en los diferentes
departamentos para que la persona que lo realice pueda actuar de manera uniforme.
Después de realizar el análisis a la empresa, a través de los diferentes métodos de evaluación, se
determinó que es necesario implementar un manual de procedimientos de compra de materia
prima, insumos, activos fijos y servicios.
La presente investigación persigue que la empresa cuente con las herramientas adecuadas para
aplicar y lograr una mejora significativa tanto de la distribución y almacenamiento de las
compras de materia prima, insumos, activos fijos y servicios así como reducción de costos siendo
estas las principales funciones del departamento de compras.
Por lo mencionado anteriormente, se diseñó un manual de procedimientos de compra a la
empresa ABC Impresiones, S.A.
ii
Introducción
En la actualidad el mercado es muy competitivo en el ámbito empresarial, es por eso que el
Contador Público y Auditor debe ser más dinámico en la participación del desarrollo de la
empresa, ya que juega un papel importante en la implementación de sistemas de control que
ayuden a mejorar y optimizar los recursos de la compañía.
Al conocer las instalaciones y la manera en que se desempeñan las funciones administrativas
dentro de la empresa ABC Impresiones, S.A., se observó que no cuenta con un sistema de control
interno establecido para la adquisición de materia prima, insumos, activos fijos y servicios
careciendo de procedimientos y formatos establecidos.
Es de suma importancia la existencia de un sistema de control interno dentro de la estructura
administrativa contable, para efectos de esta investigación se enfocó el área de compras debido a
que es un área susceptible de fraudes o falta de eficiencia y eficacia por su naturaleza operativa.
Los procedimientos son de gran aplicación en los trabajos que se repiten de manera que facilitan
la aplicación continua, sistemática y representan la forma ordenada de proceder a realizar los
trabajos en cualquier departamento.
El presente informe consta de cuatro capítulos distribuidos en la siguiente forma:
El capítulo 1 presenta aspectos generales, los cuales contienen información relacionada con los
antecedentes de la empresa, su estructura organizacional, el marco teórico, planteamiento del
problema, objetivos, alcances y límites.
En el capítulo 2 se incluye la metodología utilizada para recolectar la información así como los
tipos de investigación, los sujetos de la investigación y los instrumentos utilizados el diseño de la
investigación y el aporte esperado.
iii
En el capítulo 3 se presentan los resultados de análisis e investigación de las diferentes áreas de la
empresa; área financiera, administrativa, producción y ventas.
En el capítulo 4 se encuentra la propuesta de mejora y viabilidad del proyecto con el objeto de
minimizar los riesgos de operación y procedimientos en el departamento, se propone la
implementación de un manual en la empresa.
Por último se presentan las conclusiones, recomendaciones, fuentes de consulta y anexos que se
utilizaron, para que el lector pueda ampliar sus conocimientos.
1
Capítulo 1
1.1 Antecedentes
La empresa ABC Impresiones, Sociedad Anónima es una empresa legalmente constituida en la
república de Guatemala iniciando sus operaciones en el año del 2003, a partir de esa fecha ha
tenido un constante crecimiento en beneficio tanto de los trabajadores como de sus clientes. Se
encuentra inscrita en el régimen especial del decreto 29-89 Ley de fomento y desarrollo de la
actividad exportadora y de maquila
Se dedica a la elaboración de etiquetas autoadhesivas que vende localmente, y además realiza
exportaciones a los países de Honduras y El Salvador; elaborando productos con los más altos
estándares de calidad, cuenta con tecnología avanzada y materia prima de calidad y procesos
diseñados para asegurar la óptima calidad de sus productos.
1.1.1 Situación actual
El capital autorizado es equivalente a diez mil quetzales (Q. 10,000.00) representado y dividido
en veinte (20) acciones nominativas o al portador, con valor de quinientos quetzales (Q.500.00)
cada una; en la fecha de su constitución se suscribe y paga diez (10) acciones equivalente a cinco
mil quetzales (Q. 5,000.00), siendo su capital inicial, representado por diez (10) acciones al
portador.
1.1.2 Control interno
La empresa cuenta con controles internos en las diferentes áreas, para que la información se
realice en forma oportuna, así como también en la producción para que ésta se realice en forma
eficiente.
2
1.1.3 Información financiera y contable
Se lleva contabilidad completa realizando estados financieros en forma mensual, así como
registro de cuentas por cobrar y por pagar, además se llevan integraciones contables y libro
auxiliar que permiten integrar la información que servirá para la elaboración de los estados
financieros.
Además cumple con sus obligaciones tributarias efectuando los pagos respectivos de impuestos a
los cuales esta afecta.
1.1.4 Datos del personal
La empresa tiene personal laborando en forma indefinida aunque no cuenta con contratos. La
empresa cumple con las demás obligaciones patronales, dando un trato justo a los empleados y
motivándolos a ser excelentes trabajadores dándoles las prestaciones establecidas por la ley, y
cuenta con un total de veinticinco empleados.
1.1.5 Aspectos de organización
Su filosofía es la de ser una empresa comprometida con el logro de calidad total, es decir que
busca siempre lo mejor y lo más avanzado, no solo en el aspecto tecnológico sino también en lo
que se refiere a la satisfacción de sus clientes y al bienestar de su personal. Para esto se busca la
excelencia en sus servicios, contando con la tecnología más avanzada y con recurso humano bien
seleccionado, capacitado y motivado logrando así satisfacer a sus clientes.
1.1.5.1 Visión Mantener el más alto nivel de calidad y el compromiso de estar a la vanguardia de la industria,
sirviendo con esmero y dedicación a los clientes.
1.1.5.2 Misión
Renovación continúa manteniéndonos a la par con los adelantos tecnológicos de impresiones
modernas, contando con personal debidamente capacitado para cumplir con las expectativas de
los clientes, buscando la excelencia para ser la mejor alternativa en la impresión de etiquetas
autoadhesivas.
3
1.1.6 Estructura organizacional
Cuenta con una estructura organizacional definida, pero de acuerdo a su funcionamiento, el
organigrama se puede definir en función del ordenamiento jerárquico que especifica la función
que cada uno de sus colaboradores debe ejecutar en la organización. Las áreas de actividad,
conocidas como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa
con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.
La Empresa está organizada de la siguiente forma:
a. Junta directiva.
b. Presidente.
c. Gerente general.
d. Compras.
e. Gerente de operaciones
f. Administración contable
Auxiliar 1 contabilidad
Auxiliar 2 costos
Auxiliar 3 auxiliar
g. Planificación
h. Jefe de planta
Operarios
i. Asistente de gerencia
4
ORGANIGRAMA EMPRESA ABC IMPRESIONES, S.A.
Fuente: Proporcionado por ejecutivos de la empresa.
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE DE OPERACIONES
ADMON. CONTABLE
JEFE DE PLANTA
ASISTENTE GERENCIA
PLANIFICACIÓN
aux. 1
Contabilidad
aux. 2
E. Costos
aux. 3
I Auxiliar
Operarios
Día
Operarios Noche
5
1.1.7 Marco legal
Se encuentra inscrita en el Registro Mercantil y en la Superintendencia de Administración
Tributaria, cumple con las leyes vigentes, está afecta a las siguientes leyes y reglamentos:
1. Impuesto Sobre la Renta. (ISR) Decreto del Congreso de la República de Guatemala
No. 26-92 y su reglamento Acuerdo Gubernativo Número 206-2004.
2. Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto del Congreso de la República de Guatemala
No. 27-92 y su reglamento Acuerdo Gubernativo Numero 424-2006.
3. Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
Decreto del Congreso de la República de Guatemala No.37-92 y su reglamento Acuerdo
Gubernativo Número 737-92.
4. Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto del Congreso de la República de
Guatemala No.26-95.
5. Código Tributario. Decreto del Congreso de la República de Guatemala No. 6-91.
6. Código de Comercio. Decreto del Congreso de la República de Guatemala No.2-70.
7. Código de Trabajo. Decreto del Congreso de la República de Guatemala No. 1441 y sus
modificaciones.
8. Impuesto de Solidaridad. Decreto del Congreso de la República de Guatemala No. 73-
2008
9. Ley de fomento y desarrollo de la actividad exportadora y de maquila Decreto del
Congreso de la República de Guatemala No. 29-89
1.2 Marco teórico
1.2.1 Definición de procedimientos
Son los planes para establecer un método habitual de manejar actividades futuras, detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en proceso por medio del cual se garantiza la
disminución de errores.
6
El principal objetivo de los procedimientos es obtener la mejor forma de llevar a cabo una
actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.(Proceso de
Compra:http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/mercadotecnia1/t43.htm)
1.2.1.1 Importancia de los Procedimientos
Lo importante es que los procedimientos existen y representan la empresa, y sirven de guía para
realizar los trabajos en cualquier departamento de la misma, de forma ordenada, para su mejor
función en cuanto a las actividades dentro de la organización. (Como implementar un sistema de
gestión de calidad en su empresa Compras: http://www.monografias.com/trabajos23/gestion-
compras/gestion-compras.shtml)
1.2.1.2 Características de los procedimientos
Entre las características de los procedimientos se puede mencionar las siguientes:
No son de aplicación general, sino que va a depender de cada situación en particular.
Son de gran beneficio en los trabajos que se repiten, de manera que facilitan su ejecución
continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
1.2.1.3 Beneficios de los procedimientos
Entre los beneficios de los procedimientos se pueden mencionar los siguientes:
Aumento del rendimiento laboral.
Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
Contribuyen a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la
organización.( Compras Otros conceptos y herramientas de contabilidad y finanzas:
http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm)
7
1.2.2 Definición del departamento de compras
Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y
calidad requerida a un precio adecuado. Existen diversas razones por las que adquiere
importancia dentro de la organización entre ellos se puede mencionar:
La participación en la obtención de utilidades y este es el objetivo primordial de toda empresa,
por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar ésta medida, que se realice una
buena compra, porque los costos repercuten directamente en el precio de venta del producto
final, si estos son bajos se podrá ofrecer un precio de mercado competitivo y como consecuencia
se obtendrá un margen de utilidad mayor.
1.2.2.1 Fijación de precios
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, debido a que las
materias primas pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en el mismo
de acuerdo al deslizamiento del quetzal contra el dólar, por esta razón el comprador debe estar
informado de la situación cambiaria de momento con el objeto de garantizar que el valor
cotizado sea respetado.
1.2.2.2 Requisición de compra
Por medio de la requisición de compras se realizan las adquisiciones de materiales, es
recomendable que se describan los materiales requeridos, y que se realicen con toda claridad
posible y en forma minuciosa para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones
con los proveedores.
Los elementos básicos que deben contener las requisiciones son las siguientes:
Nombre de la persona que solicita el bien o servicio
Departamento que lo solicita
Si fuera sucursal el nombre o número de la dependencia que solicita
Fecha en que se realiza la requisición
Número de pedido
Cantidad requerida
8
Descripción clara y exacta de lo solicitado
Código en caso de que exista catálogo
Partida
Unidad de medida
Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el visto bueno del departamento
correspondiente
1.2.2.3 Funciones del departamento de compras
Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesarios para
el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos:
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados y por último
aceptarlas.
Guarda y almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las
mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas)
Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de
todos los materiales necesarios, es obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta la
clase, cantidad y dimensión de las mismas.
1.2.2.4 Etapas de la decisión de compras
Las principales etapas del proceso de decisión de compras son las siguientes:
Reconocimiento de la necesidad: El proceso de compra comienza cuando el comprador
reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia
entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos
externos o internos.
9
Búsqueda de información: En esta etapa el comprador debe recopilar toda la información
que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones. Esta información
está relacionada con la definición de los proveedores posibles, información sobre los parámetros
de las ofertas de cada proveedor, las características y exigencias de los consumidores de la
empresa, objeto de aprovisionamiento y otras relacionadas con el mercado y la empresa.
Formación de alternativas: A partir de la información recopilada el comprador determinará
las opciones de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las mismas con
aquellos parámetros relevantes.
Evaluación de alternativas: El comprador en cada compra determina cuáles son los
principales criterios de selección. A partir de esta definición se evalúa de acuerdo a dichos
criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderación de los distintos criterios se llega a una
evaluación integral de cada opción para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la
empresa.
Decisión de compra: Considerando la evaluación anterior y el esquema de fuerzas de los
actores de la adquisición se llega a la decisión de compra que contempla un conjunto de
parámetros tales como: el proveedor, la cantidad a adquirir, el valor, forma de pago, sujeto de la
transportación, lugar, fecha, características del producto.
Ejecución de la compra: Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la
decisión tomada anteriormente. Además tiene una gran importancia ya que en la misma es que se
logra la materialización, y requiere de una atención esmerada para ejecutar la compra ajustándose
a los parámetros que conforman la decisión.
1.2.2.5 Técnicas para realizar las compras
Una vez tomada la decisión se pueden utilizar diversas técnicas para realizarlas:
10
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artículos del proveedor. No es una
autorización para enviar algo. El suministro sólo se hace a partir de la recepción de un documento
acordado, que puede ser una petición de suministro o un lanzamiento de suministro.
Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: las órdenes electrónicas y las
transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos electrónicos no sólo
pueden reducir el papeleo, sino que también acelera el plazo de adquisición.
El intercambio electrónico de datos (EDI) es un formato estándar de transferencia, para la
comunicación informatizada entre las organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un
pedido, fecha de entrega, cantidad, número de partes, número del pedido de compra, dirección
están incluidos en el formato estándar EDI.
1.2.2.6 Relaciones con el proveedor
Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al
comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de
ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta
información a la gente apropiada en la organización.
Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está comprometido a
mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de
producción.
La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas.
1.2.2.7 Calidad de las compras
La empresa debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos especificados, ya que
de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos dependerá el efecto de estos en la
posterior realización del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la adquisición
cumpla con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento, el cual tiene por
objeto definir el alcance de las funciones a realizar por el departamento encargado y establecer
11
las líneas básicas para coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros
departamentos de la organización.
1.2.3 Definición de manual
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por
los miembros de una organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea
conjunta o separadamente. Es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo.
1.2.3.1 Objetivos de los manuales Entre los objetos de los manuales se pueden mencionar:
Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.
Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica.
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.
1.2.3.2 Tipos de manuales Manual de organización: Describe la organización formal, mencionado para cada puesto de
trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de políticas: Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones.
Manual de procedimientos y normas: Describe en detalle las operaciones que integran
los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con
dicho procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
12
Manual del especialista: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del empleado: Contiene aquella información que resulta de interés para los
empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y
que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, plan de incentivación y programación de carrera de
empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de propósito múltiple: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confección y mantenimiento.
1.2.3.3 características de los manuales:
1.2.3.3.1 Por su contenido
Manual de historia del organismo
Manual de organización
Manual de políticas
Manual de procedimientos
Manual de contenido múltiple
Manual de adiestramiento o instructivo
Manual técnico
1.2.3.3.2 Por función específica
Manual de producción
Manual de compras
Manual de ventas
13
Manual de finanzas
Manual de contabilidad
Manual de crédito y cobranza
Manual de personal
Manuales generales
1.2.3.4 Ventajas de los manuales
Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una
organización.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad de asumir en aquellas situaciones en las
que pueden surgir dudas respecto a que debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o
ejecución.
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan
la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido ha mejorado con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas.
1.3 Planteamiento del problema
De acuerdo al diagnóstico integral realizado a la empresa ABC impresiones, S.A. se
determinaron varios problemas que actualmente presenta la misma. Una de las áreas crítica
encontradas fue la falta de control en la adquisición de suministros y servicios. Actualmente las
solicitudes de compras las realiza la asistente de gerencia y los proveedores los selecciona el
asistente de gerencia, el jefe de planta o el gerente de operaciones; es decir que no hay una
14
persona responsable de llevar un control sobre los pedidos y no existen cotizaciones de compras;
Así mismo, la recepción de la mercadería comprada la realizan los empleados del área de
producción los cuales no tienen el conocimiento del pedido que se realizó, únicamente firman la
factura que hace constar que recibieron el producto, lo que impide llevar un correcto control de lo
que se compra.
Estas deficiencias en esta área, se debe a que no existe un manual de funciones para cada puesto
debidamente detallado, por lo que personas encargadas de otras áreas realizan la tarea. Si
existiera un proceso o departamento específico de compras estos controles se llevarían mejor. El
problema a abordar en esta práctica empresarial dirigida es “Implementación de un manual de
procedimientos de Compra en la empresa ABC Impresiones, S.A.”, considerando que de esta
manera se hará un aporte significativo a la misma.
El no contar con un procedimiento ni departamento de compras dentro de la empresa genera que
no se tengan controles internos adecuados en la realización de sus compras.
1.3.1 Justificación
La empresa ABC Impresiones, S.A. es una empresa con un crecimiento oportuno a nivel nacional
e internacional, sus controles de ventas y producción son competitivos y sus resultados benefician
tanto a los ejecutivos como a los empleados; sin embargo, el procedimiento de compras efectivo
ayudaría a tener un mejor control interno en esta área, reduciendo costos si se contara con una
lista de proveedores eficientes, manuales y solicitudes de requisiciones oportunas para los otros
departamentos.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida a un precio adecuado.
Actualmente el proceso de compras lo realiza la gerencia, y considerando que el proceso de
compra lleva un tiempo considerable de análisis y comparación de precios y productos, se
considera oportuno poder brindar a la empresa la implementación de un sistema de compras
15
efectivo y eficiente, para que los resultados de la misma sigan aumentando para beneficio de ella
y sus empleados.
1.3.2 Pregunta de la investigación
¿Cuáles son los procedimientos adecuados que deben implementarse para fortalecer el
control interno en el área de compras de la empresa ABC Impresiones, S.A.?
1.3.3 Objetivo general
Implementar un manual de procedimientos de compra efectivo y eficiente, para que pueda ser
utilizado por la empresa y apoye a sus procesos de adquisición de materia prima, insumos,
activos fijos o servicios solicitados por los diferentes departamentos de la entidad.
1.3.4. Objetivos específicos
Dar a conocer la importancia de los procedimientos para la realización de las compras.
Elaborar un esquema para estructurar los procesos de comprar necesarios y eficaces.
Elaborar un manual de compras donde se describan las atribuciones del encargado de
compras así como los procedimientos de controles internos a aplicar.
1.3.5 Alcances
Lo que se pretende con este práctica es implementar procedimientos de compras, implementando
un método eficaz y práctico para que sus utilidades vean el resultado en el costo y calidad de la
mercadería que adquiere, debido a que es un nuevo sistema que se implementa; se presentará un
manual para que una persona encargada lo lleve a cabo para realizar las adquisiciones necesarias.
Así mismo se elaborará un esquema donde de manera sencilla se expliquen los pasos
indispensables para realizar las solicitudes de adquisición de materia prima, insumos, activos
fijos o servicios de manera eficiente.
16
1.3.6 Límites
A solicitud del gerente general de la empresa no se da a conocer el nombre real de la misma. Por
el momento no es posible crear en un departamento de compras, ya que no se cuenta con la
disponibilidad financiera que implicaría en costos, sin embargo con la contratación de una
persona más, se hará ver los beneficios de esta inversión en personal a largo plazo para el futuro
de la entidad.
17
Capítulo 2
2.1 Metodología
Para llevar a cabo este proyecto se tomó en cuenta el tipo de investigación, los sujetos que
participaron en la misma y los instrumentos utilizados para recopilar la información para tener
una mejor visión del problema abordado.
2.1.1 Tipo de investigación
Se utilizó la investigación cualitativa de campo que es el tipo de investigación que regularmente
se utiliza en ciencias sociales, con la cual se busca una mayor cooperación de los individuos a
estudiar, formando parte de su entorno, conociendo sus necesidades y estableciendo un clima de
confianza natural, basado en el levantamiento de información de fuentes primarias a través de la
diferentes técnicas de investigación que ayudaran para la recopilación de la información
necesaria para conseguir respuestas directas así como los elementos de criterio de las personas
involucradas en sus puestos de trabajo de las áreas evaluadas.
2.1.2 Sujetos de la investigación
Para efectos de la recopilación de la información se contó con el apoyo del personal clave de la
empresa, principalmente con el Administrador contable, el alumno que realizó su práctica
integrada, y con el personal involucrado en el proceso de compras.
Se llevó a cabo en las instalaciones de la empresa, contando con el apoyo de los departamentos
relacionados con la realización de las compras.
2.1.3 Instrumentos
Los instrumentos utilizados fueron seleccionados con la finalidad de recolectar información de
utilidad en el proceso de investigación, entre estos se puede mencionar entrevista, observación,
cuestionarios, observaciones y análisis de FODA. El proceso de recolectar información obedece a
la necesidad de conocer las particularidades de las actividades a las cuales se dedica la Empresa,
18
que constituyen la fuente para el diseño del plan y estrategia que se presentan, como resultado
final del trabajo de investigación.
Entrevista: Se realizó una entrevista cualitativa no estructurada con el fin de iniciar una
relación de confianza con los funcionarios de la empresa principalmente con las personas que
actualmente efectúan el proceso de compras de la empresa obteniendo así la información
necesaria de la situación actual de la empresa, requerida en los cuestionarios y las entrevistas.
Observación: Se llevó a cabo una visita de observación general esta herramienta es de suma
importancia en la obtención de datos reales observando en forma directa el funcionamiento de la
empresa y al personal en el momento de efectuar su trabajo, previo a determinar el problema a
abordar.
Cuestionarios: Se realizó un cuestionario estructurado, para conocer específicamente el
procedimiento que se utiliza actualmente para realizar las compras en la empresa.
Análisis de FODA: Como parte complementaria de los resultados, se elaboró un análisis de
FODA de la empresa con la finalidad de identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades así
como las amenazas más significativas de la misma y así poder tener un panorama claro de cuál
es la situación en la que se encuentra de acuerdo a los hallazgos tanto positivos como negativos
de las diferentes áreas evaluadas.
2.1.4. Diseño de la investigación
Con la investigación cualitativa se crea un ambiente de confianza previo a la recopilación de
datos, para lo cual se llevó a cabo una entrevista informal dando a conocer la inquietud de poder
realizar el aporte a la empresa y a la práctica requerida, posteriormente se utilizaron los
cuestionarios como los instrumentos para recopilar la información necesaria, aplicando los
mismos a los encargados de los diferentes departamentos de una manera amena y cotidiana, para
19
luego realizar el análisis de los mismos, y posteriormente plantear las recomendaciones
necesarias.
Se eligió el problema a abordar en la práctica empresarial dirigida y se estableció
“Implementación de Procedimientos de Compras”, donde se considera necesario la elaboración
de un manual de compras y un esquema estructurado de los pasos para realizar estas funciones de
manera efectiva.
2.1.5. Aporte esperado
A la empresa:
Se espera brindar un aporte eficaz a la empresa, facilitando sus procesos de compras y que su
beneficio se vea reflejado en sus utilidades y optimización de los recursos financieros y humanos,
así como el crear fuentes de empleo para contratar una persona con experiencia en el área de
compras que aporte su conocimiento a la empresa y la adquisición de las mercancías se vuelvan
una carga menos para el área gerencial que hasta el momento ha llevado esa tarea,.
A la Universidad: Con este aporte se promoverá la competitividad de la Universidad Panamericana al preparar a sus
estudiantes a dar aportes significativos a la sociedad guatemalteca, tanto para las empresas como
para los empleados, ya que al proponer nuevos métodos siempre se abren nuevas oportunidades
de empleo y le da al futuro profesional la satisfacción de hacer un trabajo más allá de lo lucrativo
donde su satisfacción sea también en el ámbito humano, motivando así a los otros estudiantes a
poner su mejor esfuerzos para realizar tareas que conlleven más allá de un contenido académico,
un componente humano y emprendedor que provea a la sociedad nuevas opciones y
oportunidades.
20
A Guatemala: Con la implementación de un Manual de Compras en la empresa mencionada, se espera alcanzar
a concientizar en las empresas en general la importancia de contar con los controles internos
adecuados, para que sus operaciones obtengan mejores resultados y beneficios de costos.
21
Capítulo 3
3.1 Resultados y análisis de la investigación En el presente capítulo se encuentran los resultados expuestos, derivados de las pruebas y
análisis, según los objetivos generales y específicos que se plantearon en el capítulo II , para
lo cual se utilizó la metodología descrita en el mismo capítulo.
3.1.1 Procedimientos
a) Se hizo un contacto inicial con la empresa, para obtener información general.
b) Se realizaron entrevistas con el personal clave de la organización, para determinar el área
que presenta debilidades. Así fue como se comprobó que la empresa no cuenta con un
departamento de compras y existen deficiencias en dicho proceso, por lo que se optó por
evaluar cual es el procedimiento que se utiliza en la adquisición de materia prima,
insumos, activos fijos o servicios.
c) Se realizaron entrevistas al gerente general, gerente de operaciones, administrativo
contable y personas involucradas en el proceso.
d) Análisis de la información recopilada.
e) Posterior al análisis de la información, proponer las mejoras, efectuando las conclusiones
y recomendaciones necesarias para la implementación de controles internos que ayuden
al buen manejo y control de la empresa al momento de decidir la cantidad de bienes y
servicios que se debe comprar.
3.1.2 Resultados de hallazgos encontrados
Con base a las técnicas de investigación aplicadas a la evaluación integral se presentan a
continuación los hallazgos resultantes de los estudios aplicados así como las áreas críticas
identificadas.
22
3.1.2.1 Hallazgos en la revisión financiera:
Para el área financiera se procedió a realizar cuestionarios de control interno para cada área a
nivel general, caja y bancos, área de compras, inventarios y producción.
Hallazgos en la revisión general
Positivos Se cuenta con una gráfica de la empresa
Se preparan y entregan a la junta directiva de la empresa mensualmente estados
financieros y análisis de las cuentas con notas aclaratorias
Se discuten los estados financieros con los Directores de la empresa, con el Consejo de
Administración y con los Jefes de Departamentos sobre todo cuando muestran una
variación de importancia con respecto a los estándares, a los presupuestos y a las cifras
del período anterior.
Cuenta con control presupuestal de los costos y gastos.
Respecto a las pólizas de diario tienen explicaciones generales y se conservan junto a
ellas los comprobantes aprobados por un funcionario responsable.
Se sigue la política de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones anuales y sus
trabajos son asignados a las personas empleadas en su ausencia.
Se utiliza catálogo de cuentas.
La empresa cumple con sus obligaciones fiscales dentro de los plazos establecidos por la
Superintendencia de Administración Tributaria.
Está inscrita en el régimen del decreto 29-89 Ley de fomento y desarrollo de la actividad
exportadora y de maquila.
Negativos
• La empresa no cuenta con auditoría interna.
• No existe un manual o instructivo de contabilidad.
• La contabilidad se lleva de forma externa.
23
• No se ha contratado los servicios de auditoría externa para revisión de los estados
financieros tanto para fines administrativos como fiscales.
• No se ha solicitado devolución de crédito fiscal ante la Superintendencia de
Administración Tributaria, el monto asciende a Q 1,019,591.07
Hallazgos en la revisión del área de caja y bancos
Positivos La junta directiva de la empresa autoriza todas las cuentas de cheques
Se tiene un fondo de caja chica
El encargado del fondo de caja chica es independiente al encargado de cobros
Se limitan los fondos de efectivo a cantidades razonables de acuerdo a las necesidades de
la empresa
Los desembolsos de caja chica están debidamente respaldados con sus comprobantes
Los comprobantes están firmados por la persona que recibió el efectivo.
Los cheques emitidos por reembolso de caja chica se emiten a nombre del responsable del
fondo de caja chica
Los fondos de caja chica están prohibidos para hacer efectivos cheques de funcionarios,
empleados o clientes o cualquier otra persona
Todas las cuentas bancarias están autorizadas por la junta directiva
Están registradas en los libros todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la
empresa
Todos los cheques están pre numerados
Se controlan todos los talonarios de cheques que no están en uso de forma que se impida
su utilización indebida
Se mutilan los cheques anulados y se guardan a fin de controlar que la secuencia numérica
este completa
Está prohibida la firma de cheques en blanco
No se emiten cheques a nombre del portador
Los pagos se hacen únicamente contra comprobantes aprobados
24
Se depositan las cobranzas intactas y diariamente
Se realizan conciliaciones bancarias en forma regular
Las conciliaciones bancarias las realiza un empleado que no interviene en la preparación,
aprobación y firma de los cheques
Los cheques prefechados y otras remesas que no pueden depositarse inmediatamente se
guardan en un lugar seguro hasta su deposito
Negativos
• Los fondos de efectivo no se limitan a cantidades razonables de acuerdo con las
necesidades de la empresa
• Existen algunas debilidades de control en cuanto a los comprobantes que amparan el
desembolso de efectivo.
• Las conciliaciones bancarias no son revisadas por un directivo responsable
Hallazgos en la revisión del área de compras No existen controles adecuados para salvaguardar que se hagan compras excesivas
No existen registros para la descripción de pedidos en orden cronológico de todas las
entradas
No se preparan informes de recepción por todas las mercaderías recibidas, no hay notas de
entrega
Las compras no se realizan sobre base de requisiciones o solicitudes escritas
No existe un catalogo de proveedores
25
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Depto. Solicitante Gerente General Contabilidad Gerente de Operaciones Asistente
Fuente proporcionada por la empresa
Hallazgos en la revisión del área de inventarios
Positivos Cuenta con personal adecuado para la determinación de los costos
Se revisan los cálculos de valuación de inventarios
La revisión del cálculo de inventarios la realiza un directivo importante
El método de valuación se sigue cada año y la contabilidad la registra de forma integral
Se realizan inventarios físicos de mercaderías en forma constante y se conservan las hojas
originales de los recuentos físicos practicados
Solicitud de Compra
Recibe solicitud de
compra
Realiza las Compras
Recibe Factura Original
Procesa Pago
26
Se almacenan de manera ordenada y sistemática las mercaderías en existencia
Se acostumbra a realizar periódicamente los registros de inventarios para determinar si las
existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u obsoletas
Esta restringida la entrada a personas no autorizadas a los almacenes y áreas de
almacenaje
Se cuenta con personal responsable de llevar el control de las cantidades de existencia del
almacén
Se registran las salidas de inventario haciendo referencia a las requisiciones y órdenes de
embarque despachados
Esta organizado el sistema de registro de tiempo de tal manera que la información relativa
a la distribución del costo de mano de obra que se origine en el departamento de
producción, se relacione con el total de la nómina
Negativos
• No se cuenta con una persona responsable que lleve el control de la mercadería existente
en las bodegas de la empresa
• No se realizan inventarios periódicos en la empresa
• No existe procedimientos para llevar un control adecuado en el área de inventarios
3.1.2.2 Hallazgos en la revisión administrativa:
Positivos La empresa cuenta con una organización formalmente establecida
Existe un organigrama
Los funcionarios están satisfechos con la organización actual
Se busca la especialización de los empleados
Existe una línea definida de autoridades desde la dirección hasta el último de los niveles
Los jefes de los diferentes departamentos se reúnen periódicamente con la junta directiva
Existe un programa establecido para el reclutamiento y selección del personal
27
Los aspirantes llenan solicitud de empleo donde consignan sus datos personales y los
relativos a escolaridad, especialización técnica y experiencia laboral
Se verifican los datos de la solicitud y de empleos anteriores
Existen programas de inducción para los nuevos empleados
Los funcionarios asisten a cursos fuera de la empresa
Negativos
• La empresa no cuenta con políticas por medio escrito solamente en forma verbal
• No existen manuales de organización
• No están claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los puestos,
líneas de autoridad y niveles
• La visión y misión de la empresa no están en forma escrita el personal no las conoce
3.1.2.3 Hallazgos en la revisión de producción:
Positivos La producción se planea con tiempo suficiente para asegurar la disponibilidad de los
materiales y de mano de obra
Se establecen programas de producción que incluyan datos relativos a estándares
volúmenes, calidad, tiempos, costos y otros
Para realizar la planeación más precisa se cuenta con datos de información histórica de
periodos de producción
La empresa cuenta con maquinaria de calidad para elaborar de mejor manera el producto
para la venta
El personal con que cuenta la empresa esta altamente calificado para realizar su trabajo de
la mejor manera
Negativos
• No se elabora presupuesto de producción
28
• No se tiene un método de recuperación para disponer de los materiales como de los
desperdicios
3.1.2.4 Hallazgos en la revisión de ventas:
Positivos La empresa cuenta con manuales, instructivos, catálogos, listas de precios, muestrarios
etc.
Los vendedores tiene el apoyo de los supervisores de ventas y de la empresa en general
Se supervisa que las entregas de los productos para la venta se entreguen en el tiempo
oportuno
La empresa tiene establecidas las políticas de crédito
Los saldos de los clientes se verifican en forma semanal
Negativos
• No se informa a las demás áreas funcionales de la aceptación que hubo del producto y de
las mejoras a que aspiran los clientes
• No existe un área de mercadeo y publicidad
3.1.2.5 Hallazgos en la revisión del área fiscal:
Positivos La empresa lleva al día los libros de compras, ventas, inventario, Estados financieros,
diario, mayor y auxiliar de bancos.
Los libros están autorizados por la superintendencia de administración tributaria.
Los asientos de los libros están debidamente documentados
Están presentados en tiempo los impuestos a los cuales esta afecta
Las exportaciones corresponden a un 81% del total de ventas anuales por lo que es
aceptable de acuerdo al artículo 25 de la ley del IVA.
29
Emite Constancia de Adquisición de Insumos a proveedores locales por las compras de
materia prima que utiliza para la producción que se exporta
Las facturas de ventas están debidamente resguardadas y en orden correlativo, autorizadas
por la superintendencia de administración tributaria
De conformidad con la ley de Fomento y Desarrollo de la Actividad Exportadora y de
Maquilas, la adquisición de insumos locales no estará afecta al pago del Impuesto al Valor
Agregado.
Exoneración total del Impuesto sobre la Renta, de las rentas que se obtengan o provengan
exclusivamente de las exportaciones. Tal exoneración se otorgará por un período de diez
años contados a partir del primer ejercicio de imposición inmediato siguiente al de la
fecha de notificación de la resolución de su calificación por el Ministerio de Economía
3.1.3 Presentación de resultado del FODA Después de haber realizado la evaluación de la empresa ABC Impresiones, Sociedad Anónima,
para poder conocer el proceso y el funcionamiento de las áreas objeto de estudio, con la finalidad
de detectar las causas y efectos de los problemas administrativo-financieros de la empresa, para
analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de la deficiencia
de controles en el proceso de compras. El trabajo de investigación permitió evaluar el proceso
administrativo que incluye las fases de organización, dirección y control, así como controles
internos de la empresa en el área financiera detectando así las áreas débiles así como las
fortalezas de la empresa.
Primero se presenta el resultado de la información obtenida y posteriormente se hace el análisis
correspondiente.
FODA, es una herramienta que permite analizar información de una entidad, es utilizada para
evaluar específicamente, las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Este análisis
representa un esfuerzo para examinar como las características particulares y el entorno en el cual
compiten influye en las estrategias que se deben plasmar en el plan de negocios para alcanzar el
éxito.
30
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
La empresa cuenta con recurso
humano capacitado para realizar su
trabajo
La empresa cuenta con beneficios
fiscales por estar inscrita en el
renglón 29-89 ley de fomento y
desarrollo de la actividad
exportadora y de maquila
Utiliza tecnología moderna para la
elaboración de los productos
Cuenta con imagen y marca de
calidad
Cuenta con el apoyo financiero de
los accionista
Cuenta con crédito fiduciario
Ampliación de mercado por la
demanda del producto
Elaboración de nuevos diseños
como estrategia de mercado
Avances tecnológicos
DEBILIDADES AMENAZAS
No se tiene con un organigrama
funcional
Falta de manuales de descripción de
puestos
No cuenta con departamento de
contabilidad fiscal dentro de la
empresa
No hay mensajero, conserje,
seguridad y bodeguero
No existe un departamento de
compras para llevar un control de
los productos
Cambios en las leyes fiscales
vigentes del país
Competencia existente en el
mercado del producto
Variación en el tipo de cambio del
dólar
31
Con base en los cuestionarios contestados por el personal que forma parte de la empresa
ABC, Impresiones, S.A., objeto de investigación, se estableció que ésta no cuenta con manuales
de procedimientos de compras que apoyen el control interno de la empresa. Esta información se
transforma en evidencia suficiente y competente para hacer las propuestas necesarias en el
capítulo siguiente. (Ver cuestionarios en Anexo)
32
3.1.4 Información financiera A continuación se presenta el Balance General, el Estado de Resultados y el Costo de Producción
proporcionados por la empresa ABC Impresiones, S.A. Además se realizó un análisis de los
índices financieros de los mismos.
ABC IMPRESIONES, S.A. Balance de Situación General
Al 31 de Diciembre 2009 Cifras Expresadas en Quetzales
% ACTIVO CORRIENTE 5,579,972.77 60% Caja y Bancos 971,380.87 10% Otras Cuentas Por Cobrar Netas 2,303,000.83 25% Inventarios 1,286,000.00 14% Crédito Fiscal 1,019,591.07 5,579,972.77 11%
ACTIVO NO CORRIENTE 3,734,982.42 40% Mobiliario y Equipo de oficina 26,414.77 Depreciación Acumulada 16,065.10 10,349.68 0% Equipo de Computo y Software 98,167.68 Depreciación Acumulada 85,874.81 12,292.87 0% Maquinaria y Equipo 5,313,001.58 Depreciación Acumulada 2,234,355.67 3,078,645.91 33% Herramientas 733,351.39 Depreciación Acumulada 99,871.81 633,479.58 7% Vehículos 1,607.15
1,392.77 214.38 SUMA EL ACTIVO 9,314,955.19 100%
PASIVO CORRIENTE 5,356,912.14 58% Proveedores del Exterior 3,582,273.27 38% Proveedores Locales 1,116,602.40 12% Préstamos Bancarios 553,311.36 6% IGSS por pagar 3,941.28 0% ISR por pagar 100,783.83 1% OTROS PASIVOS 113,806.94 1% Contingentes 113,806.94 1% PASIVO NO CORRIENTE 3,531,015.24 38% Préstamos Bancarios 3,531,015.24 38% TOTAL PASIVO 9,001,734.32 97% PATRIMONIO NETO 313,220.87 3% Capital Autorizado 10,000.00 (-) Acciones por Suscribir 5,000.00 Capital Pagado 5,000.00 0% Utilidades de periodos anteriores 72,679.31 1% Utilidad del Periodo 224,325.29 2% Reserva Legal 11,216.26 0% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 9,314,955.19 100%
Fuente: Departamento de contabilidad de la empresa.
33
Fuente: Departamento de contabilidad de la empresa.
ABC IMPRESIONES S.A. Estado de Resultados
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2009 Cifras Expresadas en Quetzales
VENTAS % Ventas locales 1,295,690.88 19%Exportaciones 5,639,453.06 81%Ventas Netas 6,935,143.94 100%COSTO DE VENTAS Inventario Inicial de Artículos Terminados 93,000.00 (+) Costo de Producción 4,474,135.00 Artículos Disponibles 4,567,135.00 (-) Inventario Final de Artículos Disponibles 1,286,000.00 Costo de Ventas 3,281,135.00 47%Ganancia en Ventas 3,654,008.94 GASTOS DE OPERACIÓN Gastos de Venta y Administración 3,270,729.21 Gastos de Ventas 1,716,020.00 25%Sueldo de Vendedores 600,000.00 9%Comisiones 390,000.00 6%Cuota Patronal 76,020.00 1%Depreciaciones 75,000.00 1%Aguinaldo 280,000.00 4%Bono 14 125,000.00 2%Indemnizaciones 50,000.00 1%Mantenimiento y Reparación de Vehículos 120,000.00 2%Gastos de Administración 1,554,709.21 22%Sueldo de Administración 480,078.21 7%Bonificación Incentivo 33,000.00 0%Cuota Patronal 60,825.91 1%Depreciaciones 38,000.00 1%Papelería y Útiles 74,990.09 1%Energía Eléctrica, Teléfono, Agua 200,000.00 3%Aguinaldo 224,815.00 3%Bono 14 308,000.00 4%Indemnizaciones 40,000.00 1%Mantenimiento y Reparación de Vehículos 95,000.00 1%Ganancia en Operación 383,279.73 OTROS GASTOS Y PRODUCTOS 58,924.89 1% Gastos Financieros 58,924.89 OTROS PRODUCTOS 754.28 0%Ingresos no afectos 737.90 otros Ingresos 16.38 Ganancia antes de ISR 325,109.12 5%
34
ABC IMPRESIONES S.A.
Estado de Costo de Producción
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2009
Cifras Expresadas en Quetzales
MOVIMIENTO DE MATERIA PRIMA
Inventario Inicial 450,300.00
Compras de Materia 3,300,000.00
(+) Gastos sobre compras 50,000.00
Compras Brutas de Materia Prima 3,350,000.00
Compras Netas de Materia Prima 3,350,000.00
Mercaderías Disponibles 203,945.00
(-) Inventario Final 1,286,000.00
Materia Prima Consumida o empleada 2,267,945.00
51%(+) Mano de Obra 594,058.00 13%Costo Primario 2,862,003.00 64%GASTOS DE FABRICACION
Mano de Obra Indirecta 157,505.00 4%Bonificación Incentivo Fábrica 123,804.00 3%Cuotas Patronales Fábrica 95,223.00 2%Depreciación Maquinaria 1,062,600.00 24%
Energía Eléctrica, Teléfono, Agua 158,000.00 4%Alquiler Fábrica 15,000.00 0%Total de Cargos 1,612,132.00 36%COSTO DE PRODUCCION 4,474,135.00
100%
Fuente: Departamento de contabilidad de la empresa.
35
Índice de liquidez Liquidez es la capacidad que tiene la empresa para responder a sus obligaciones corrientes. Se
refieren al monto y a las relaciones entre el pasivo corriente y el activo corriente que, proveerán
los fondos para amortizar las deudas. Su fórmula es la siguiente:
Activo corriente 5,579,972.77
--------------------- = ------------------ = 1.04
Pasivo corriente 5,356,912.14
Este índice nos muestra que por cada quetzal Q. 1.00 que tiene registrado en el pasivo corriente,
tiene Q. 1.04 centavos de quetzal en el activo corriente para pagar sus deudas. Este índice se
considera aceptable para la entidad, pero la aceptabilidad dependerá de la industria en la cual
opere la Empresa, cuanto más predecibles sean los flujos de efectivo de una compañía, más bajo
será el índice de liquidez aceptable.
Índice de liquidez inmediata Mide la capacidad de pago inmediata que se tiene para cubrir obligaciones a corto plazo. Recibe
también el nombre de prueba del ácido. Únicamente toma en cuenta las cuentas de caja y las
cuentas por cobrar y para efectos de la empresa ABC Impresiones, S.A. se toman los inventarios
debido a que por cualquier eventualidad puede venderse fácilmente o es aceptable como medio
de pago de las deudas a corto plazo.
Activo de rápida realización 4,560,381.70
------------------------------------- = -------------------- = 0.85
Pasivo corriente 4,356,912.14
Este índice muestra que por cada quetzal Q. 1.00 que se debe y se tiene registrado en el pasivo
corriente, cuenta Q. 0.85 ochenta y cinco centavos de quetzal en el activo corriente de rápida
36
realización para pagar las deudas adquiridas. O sea que faltan 0.15 centavos para tener un punto
de equilibrio entre el activo corriente y el pasivo corriente.
Índice de endeudamiento Mide el grado de financiamiento por parte de terceros en los activos de la Empresa, o sea el nivel
de control de los acreedores en los bienes de ésta. Se le conoce con el nombre de apalancamiento
financiero, o sea mide la presentación de los activos financiados por deuda, si el porcentaje es
mayor del 60% se está teniendo un nivel alto de financiamiento, que al final puede ser riesgoso.
Pasivo Total 9,001,734.32
----------------- = ------------------- = 0.97
Activo Total 9,315,455.19
Este índice nos demuestra que los acreedores tienen derecho sobre e l 97% del total de activos y
a los accionistas únicamente les corresponden el 3%. Esta Organización está trabajando con alto
endeudamiento y riesgo de no poder responder a sus acreedores, debido a que realizó un
préstamo bancario para adquirir una máquina para la producción.
Índice de solidez Nos indica cuánto de los activos totales se tienen para pagar Q1.00 de pasivo total, este índice
debe ser mayor que 1. Si en caso el índice fuera igual a 1, significaría que ya no tiene capital, y si
fuera menor que 1 estaría en posición de pérdida. Por el contrario un índice muy elevado de ésta
razón implica que la Empresa no tiene pasivos y está trabajando exclusivamente con su
patrimonio, lo cual no puede ser conveniente en algunos casos.
Activo Total 9,315,435.19
------------------- = ----------------- = 1.03
Pasivo Total 9,001,734.32
37
El resultado de este indicador establece que por cada quetzal de deuda se tienen Q 0.03 centavos
a favor de la Entidad lo cual indica que la empresa corre el riesgo de caer en quiebra.
Rotación de inventarios Indica los días requeridos para que la Empresa renueve sus inventarios en el lapso de un período
de tiempo, que normalmente es de un año, para el cálculo de este índice se tomó en cuenta el
inventario promedio que utiliza la empresa para el proceso de producción de acuerdo a las
órdenes de compra del mes Q. 928,000.00
Depreciación de Maquinaria = 2,514,300.00 = 2.71
Costo Promedio de Inventarios 928,000.00
Periodo de Rotación = 30 = 11.07 veces
Rotación de Inventario 2.71
Este índice muestra que la rotación del inventario es de 2.71 y el periodo de rotación es de 30
días indicando que el inventario se rota 11 veces en el año, tomando un promedio de 33.18 días
en rotarse.
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Capítulo 4
4.1 Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto
Se propone establecer los procedimientos de compras mediante un formato para la adquisición de
materia prima, suministro, activo fijo y en su caso los requerimientos de servicios, que se
solicitan para las diferentes necesidades de la entidad. Procedimiento que será de observancia
general para todas las áreas administrativas y de producción por medio de formatos establecidos
mediante un manual de compras para poder llevar los controles internos necesarios que la
empresa necesite para funcionar efectivamente. Los manuales son por excelencia los documentos
organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos
contables y no contables y consiste en la organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos identificados bajo el esquema de un libro actualizable.
La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y concreta, a
través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la
organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las
metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
A raíz de la problemática encontrada se presenta a la empresa un manual de procedimientos de
compras para la persona encargada de las mismas además de implementar este departamento
siendo una necesidad, y actualmente no se cuenta con cartera de proveedores, ni precios
establecidos así como no hay control de existencias de materia prima e insumos utilizados para la
producción.
La implementación del manual propuesto es viable por las condiciones de aceptación de la
empresa ya que con este procedimiento de compras efectivo se tendrá un mejor control interno
en esta área, reduciendo costos si se contara con una lista de proveedores eficientes, manuales y
solicitudes de requisiciones oportunas para los otros departamentos.
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Se propone el manual ya que no es factible en estos momentos implementar todo un
departamento de compras quien es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida a un precio adecuado.
Además al realizar el análisis en el área administrativa se observo que el organigrama no es
funcional por lo que en este capítulo se incluye el organigrama propuesto.
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Organigrama
Fuente: Elaboración propia.
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE DE OPERACIONES
JEFE DE PLANIFICACION
JEFE DE VENTAS
JEFE ADMINISTRATIVO CONTABLE
JEFE DE PRODUCCIÓN
Compras
Bodega
Encargado Turno Día
Encargado Turno Noche
ASISTENTE DE GERENCIA
Local
Exportaciones
Contabilidad
Secretaria Contadora
Costos
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4.2 Costos implícitos Para el presente proyecto será necesaria la contratación de una persona, la cual debe ser
capacitada en la utilización del manual para que se lleve a cabo la implementación del mismo,
asimismo será necesario equipar a la persona con las herramientas necesarias a llevar un control
adecuado. A continuación se detalla el total de costo estimado que se tendrá en la
implementación del manual de procedimientos de compra en la empresa.
DESCRIPCION PRESUPUESTO
ANUAL
Contratación de un encargado de compras Q 30,000.00
Mobiliario y equipo para encargado de compras Q 3,500.00
Equipo de cómputo Q 5,000.00
Papelería y útiles Q 2,700.00
Aguinaldo Q 2,250.00
Bono 14 Q 2,250.00
Vacaciones Q 1,125.00
Indemnización Q 2,250.00
Total del costo estimado Q 49,075.00
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4.3 Costo estimado de pérdida El monto estimado de pérdida que tiene la empresa en el proceso de compras se determinó a
través de muestras selectivas al azar de tres productos que al momento de recibirlos en la empresa
se cotejo la cantidad del producto contra lo facturado y se obtuvo los siguientes resultados:
COSTO ESTIMADO DE PERDIDA
Producto Cantidad Facturada
Cantidad Recibida Diferencia Costo Unitario Costo Total Descripción
Material A 1500 1400 100 29.6 2,960.00 Bobina dañada
Material B 5000 2500 2500 0.88 2,200.00 Faltante de material
Material C 60 57 30 96 2,880.00 Faltante de material
Total costo estimado de pérdida 8,040.00
*A solicitud de la empresa, los materiales evaluados no deben ser mencionados por lo que se
les llamará para efectos de este informe: Material A, Material B y Material C.
De acuerdo a lo anterior se puede observar que en los tres productos seleccionados se tiene una
pérdida que asciende a la cantidad Q. 8,040.00 si las mismas se compran mensualmente.
Proyectada a un año la pérdida sería de Q. 96,480.00.
Si se compara el costo implícito contra el costo de pérdida la empresa ABC Impresiones, S.A.
estaría economizando la cantidad de Q. 47,405.00 en el año.
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Departamento:
Compras
Manual de procedimiento
de compras de materia prima
insumos, activo fijo y servicios
Fecha de emisión
Agosto 2010
1. Introducción ……………………………………………………………… 2
2. Objetivos…………………………………………………………………. 2
3. Importancia………………………………………………………………. 3
4. Finalidad…………………………………………………………………. 3
5. Alcance…………………………………………………………………… 4
6. Responsable……………………………………………………………… 4
7. Procedimiento de compras… …………….……….………………........... 5
8. Formatos…….…………………………………………………………… 8
9.Flujograma….……………………………………………………………..13
10. Contabilidad ……………………………………………………………14
11. Procedimientos contables para ejecutar el pago………………………..15
Revisado por Aprobado por
Firma Firma Elaborado por: Firma
Fecha Fecha Fecha
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1 Introducción
El presente manual sirve de guía para identificar los procedimientos de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios de la empresa ABC impresiones, S.A.
El manual es el documento que registra y transmite, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
La importancia del manual de procedimientos de compras radica en establecer los criterios establecidos en la empresa ABC Impresiones, S.A. así como dejar plasmado cuales son los pasos a seguir por los diferentes departamentos de la empresa a la hora de solicitar compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios para el logro de los objetivos de la empresa.
La empresa ABC Impresiones, S.A. es una empresa que valora el tiempo, calidad y servicio los cuales se consideran a la hora de realizar una compra.
2. Objetivos
El principal objetivo de este procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo las compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios solicitados por los diferentes departamentos de la empresa.
Evitar el uso inadecuado de las compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios, para obtener excelentes resultados en las actividades realizadas en los diferentes departamentos.
Facilitar la inducción de empleados de nuevo ingreso o que sean promovidos al departamento de compras
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3. Importancia
Es un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en el departamento de compras.
La gestión del departamento de compras no queda supeditada a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a que debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión de compras y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la empresa se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
Facilitan el control por parte del gerente general o de operaciones de las tareas delegadas al encargado de compras.
4. Finalidad
La finalidad del presente manual es permitir plasmar la información clara, sencilla y concreta a través de procedimientos de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios en la empresa ABC Impresiones, S.A. que orientan y facilitan el acceso de información con esta herramienta de control interno.
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5. Alcance
El presente manual comprende los procedimientos que se llevaran a cabo para la realización de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios solicitados por los diferentes departamentos de la empresa ABC Impresiones, S.A. situada en la ciudad capital del departamento de Guatemala, la misma se dedica a la elaboración de etiquetas autoadhesivas elaboradas con los más altos estándares de calidad, contando para ello con tecnología avanzada y materia prima de calidad y procesos diseñados para asegurar la optima calidad de sus productos.
6. Responsable
El encargado de compras, es el responsable de abastecer de bienes y servicios a toda la empresa en coordinación con el gerente general, gerente de operaciones y el departamento administrativo contable quienes aprueban la ejecución del gasto.
6.1. Atribuciones del encargado de compras
1. Recibir, registrar, almacenar y analizar los requerimientos de bienes o servicios de los diferentes departamentos que presenten su requisición de compras.
2. Ejecutar las compras re queridas de materiales, suministros o servicios.
3. Coordinar conjuntamente con el gerente general, gerente de operaciones y área financiera la adquisición de materiales, bienes o servicios solicitados.
4. Llevar un registro de proveedores de los materiales, suministros y servicios de consumo recurrente para agilizar el proceso de cotización y adquisición.
5. Llevar un control al día que demuestre el estado actualizado de las adquisiciones de materiales, suministros y servicios.
6. Llevar un cuadro de calificación de ofertas, para la adjudicación de la adquisición de material, suministro o servicio por compra directa.
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7. Elaborar como mínimo tres cotizaciones y elegir la mejor opción tanto en precio como en calidad del material, tiempo de entrega y garantía del suministro o servicio.
8 Asegurarse de que se cumplan con los procedimientos de control interno en el área de compras.
9 Archivar de forma adecuada las cotizaciones ya sea por medio electrónico o impreso.
10 Coordinar la recepción de bienes con el encargado de cada departamento que requirió el material o servicio adquirido.
7. Procedimientos de compras
Para realizar la compra al proveedor seleccionado se realizan los siguientes procedimientos:
Llamar al proveedor y proporcionar la orden de compra
El proveedor recibe y ejecuta el pedido
Proveedor envía el pedido solicitado
Bodega recibe el producto solicitado, firma y sella
En bodega queda copia de factura para ingreso de producto solicitado
Llevar la factura original al departamento de contabilidad
Contabilidad emite contraseña de pago
Se emite cheque para pago
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7.1. Criterios
Los criterios a utilizar en las compras de bienes y servicios serán los siguientes:
• Cumplir con el procedimiento y análisis establecido
• Debe estar incluido dentro del presupuesto
• Compras extraordinarias autorizadas
• Compras extraordinarias autorizadas
Compras hasta Q. 5000.00
La Administración contable tiene autorización para hacer compras hasta Q. 5,000.00 previa cotización revisada por el gerente general o de operaciones.
Compras de Q. 5001.00 a Q. 20,000.00
Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.
Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente de operaciones y luego firmar de autorizado sobre la cotización elegida.
Las ordenes de compra deben ser firmadas por lar persona que solicitó la compra, evaluadas y autorizadas por el gerente general o gerente de operaciones.
Después de 1 año deberá cotizarse nuevamente el material o equipo necesitado.
Si los precios varían en más de un 10%, la selección del proveedor más caro debe ser justificada por escrito. Si los precios están dentro del 10% se puede escoger cualquiera de los proveedores.
Las órdenes de compra deberán de presentarse con 2 días hábiles de anticipación para la emisión de cheque para su pago.
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Compras mayores de Q. 20,001.00
Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.
Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente de operaciones y luego firmar de autorizado sobre la cotización elegida.
Las órdenes de compra deberán de presentarse con 6 días hábiles de anticipación para la emisión de cheque para su pago.
Generales
En el caso que se presente un evento que no éste considerado en esta política de compras de bienes y servicios, deberá de ser consultado al gerente general o gerente de operaciones.
Cualquier modificación a esta política deberá de ser efectuada por el gerente general, gerente de operaciones.
Los proveedores deberán de obtener su calificación como proveedores, llenar los requisitos mínimos de calidad, servicio, precios, asuntos fiscales y legales, constituidos como empresa comercial en el país.
Cuando se requiera de compras de equipo, materiales o servicios de empresas no registradas en el país, estas entidades o empresas deberán de ser aprobadas por la Junta Directiva.
En la compra de bienes o servicios que requieran un anticipo, se emitirá una orden de compra por el monto total de la compra, debe anotar en ella el valor del anticipo y el valor del saldo, con la fecha aproximada del desembolso. No será necesario emitir nueva orden de compra por saldos de órdenes de compra, únicamente se requiere fotocopia de la orden de compra para adjuntar al pago del saldo. La suma de los valores de la orden de compra será igual al monto de lo facturado.
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Los pagos a proveedores serán tramitados conforme el procedimiento existente de pagos, y serán realizados contra la factura respectiva.
Cuando se crea conveniente el Contralor podrá revisar y auditar cualquier compra, sin importar el monto.
8. Formatos
8.1. Formato de Requisición
Toda solicitud de adquisición de bienes y servicios deberá realizarse mediante un formato de requisición de compras.
El departamento solicitante será responsable de llenar la requisición de compra, según el formato brindado por el departamento correspondiente, incluyendo todas las características o especificaciones técnicas de los bienes o servicios solicitados. Cuando se considere necesario adquirir una marca o contratar una empresa determinada, deberá incluirse la justificación del porque solicita dicha marca o empresa incluyendo las ventajas que representan para la empresa la adquisición de dicho bien o servicio.
a) Esta requisición se entregará al encargado de compras la que será revisada, verificandoque cumpla con lo establecido para poder darle trámite a su solicitud. Si cumple con todos los requisitos se firma y sella una copia que se devuelve al departamento solicitante para su archivo.
b) El departamento de compras acepta la requisición y realiza como mínimo tres cotizaciones de las cuales escogerá la que considere llene los requisitos necesarios tanto en precio, calidad y tiempo de entrega del producto y la trasladará al gerente general cuando se trate de compras administrativas o gerente de operaciones si son compras para la producción de etiquetas para su aprobación.
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c) El gerente realiza la revisión de la cotización y si considera que es óptima en gasto y calidad para la empresa, la autoriza y la devuelve firmada y sellada al encargado de compras para que realice el pedido. Si no autoriza la devuelve con las observaciones que considere pertinentes para su re-cotización y autorización.
Modelo de requisición de compras
Para facilitar y estandarizar las requisiciones de compra, se sugiere el siguiente modelo con el fin de establecer mecanismos de control para facilitar la adquisición de insumos o servicios solicitados por los diferentes departamentos de la empresa que deberá ser de observancia general.
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Instructivo para llenar la requisición de compras
1. Documento de control del departamento que requiere el pedido
2. Fecha de elaboración de la requisición
3. Número consecutivo que se asignará por el departamento de compras
4. Nombre del departamento
5. Nombre de la persona que solicita el producto
6. Si se tuviera un proveedor especifico el nombre del proveedor sugerido
7. La cantidad de producto solicitado
8. Descripción completa de cada uno de los bienes solicitados
8.2 Orden de compra
Orden de compra se define como el formato o documento numerado que sirve de soporte contable para la realización de una compra, el cuál detalla los bienes y/o servicios que son necesarios adquirir y cumplir de manera previa con todos los requisitos que establece el procedimiento de compras de bienes y servicios
La orden de compra debe ser elaborada luego de hacer los análisis y evaluaciones correspondientes a las cotizaciones y condiciones de compra ofertadas. Donde se decide por el proveedor que tenga la mejor opción, para luego ser entregada a la persona responsable de hacer la compra y el pago respectivo.
La orden de compra se compone de varias casillas que deben ser completadas sobre todo lo que concierne a las firmas de autorización según corresponda. Está conformada de original y copia, la original se archiva en el voucher y la copia forma parte de un archivo aparte, donde además se adjuntan las cotizaciones que formaron parte del proceso de compra.
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Los tiempos para darle trámite a la orden de compra están establecidos en la política de
compra de bienes y servicios.
Formato orden de compra
ORDEN DE COMPRA
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Teléfono: (502) 59412276 No. 0001 FECHA:____________________
CÓDIGÓ DESCRIPCIÓN ARTÍCULO CANTIDAD SOLICITADA
OBSERVACIONES:
SOLICITA: Vo.Bo. 11
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Contraseña de pago
CONTRASEÑA DE PAGO
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Teléfono: (502) 59412276 No. 0001 Proveedor: _____________________________________ Fecha de recepción: _____________________________ Fecha de pago: _________________________________ Recibimos para trámite de pago las facturas siguientes:
Factura Descripción Valor
Total NOTA: Pagamos el día viernes, sin esta Contraseña, no se efectúa el pago. F) _______________________________ Unidad de Contabilidad
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9. Flujogramas
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10. Contabilidad
La contabilidad es parte primordial para reflejar el funcionamiento del área de compras, es por ello que se necesita tomar en cuenta los siguientes procedimientos
a) Registrar de manera adecuada el contenido de las facturas de compras:
• Tener el debido cuidado para registrar en el sistema contable las compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios en las cuentas correspondientes de acuerdo a la nomenclatura contable.
• Ingresar las cantidades a cuentas por pagar, generando así una obligación de pago.
b) Realizar los ajustes necesarios para subsanar los errores que se detecten.
c) Rebajar cuando corresponda las cuentas de materia prima o insumos para reflejar un saldo real en los estados financieros.
d) Verificar la fecha de vencimiento de los proveedores.
e) Conciliar los documentos físicos con el listado de proveedores.
f) Verificar que los saldos de proveedores coincidan con los de las respectivas cuentas de balance de saldos.
e) En el departamento de contabilidad se recibirán las facturas y se entregara la contraseña respectiva a los proveedores por la compra efectuada, la misma debe llevar firma de la persona responsable del ingreso la compra efectuada a la empresa.
f) El departamento de contabilidad será el responsable del pago a proveedores en la fecha estipulada y no se debe entregar ningún cheque sin la contraseña de pago respectiva.
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11. Procedimiento contable para ejecutar el pago
El procedimiento contable para ejecutar el pago es el siguiente:
a) Verificación de datos del proveedor:
• Nombre
• Número de Identificación Tributaria
• Dirección
• Régimen ISR
• Firma de recibido
b)Verificación de la fecha de vencimiento, condiciones de pago y tipo de pago.
c) Ingresar los datos en el sistema contable.
d) Generar programación de pagos y trasladarla al gerente de operaciones o gerente general para su aprobación.
e) Posteriormente se procede a la emisión del cheque por ningún motivo se emitirán cheques al portador.
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Conclusiones
• La empresa presenta algunas debilidades como la falta de personal necesario para el
mejor funcionamiento administrativo, su organigrama no es funcional y no cuenta con
contratos de trabajo para sus empleados.
• Actualmente el proceso de compras lo realiza la gerencia, y lleva un tiempo considerable
de análisis y comparación de precios y productos, se considera oportuno poder brindar a
la empresa la implementación de un sistema de compras efectivo y eficiente, para que los
resultados de la misma sigan aumentando para beneficio de ella y sus empleados.
• La realización de compras de materia prima, suministros, activos fijos o servicios de la
empresa ABC impresiones, S.A. se realiza de manera empírica, pues no existe ningún
mecanismo o procedimientos que oriente al desarrollo de las actividades de manera
efectiva.
• Se ha generado pérdida y fuga de materiales en vista de que no se cuenta con sistema de
control interno que determine los procedimientos de compras de materia prima,
suministros, activos fijos o servicios.
• No hay ningún mecanismo o herramienta que sirva de instrucción y orientación al
personal en la realización de compras de materia prima, suministros, activos fijos o
servicios, actualmente este proceso se realiza sin previas cotizaciones solicitadas a
proveedores.
• La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y
concreta, a través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los
miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los
pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
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Recomendaciones
• Reestructuración del organigrama para que el mismo sea funcional y contratación de
personal necesario para el mejor funcionamiento administrativo.
• Elaboración de contratos de trabajo para los empleados tanto a nivel operativo como
administrativo.
• Contratación de una persona que se encargue específicamente de realizar las compras
requeridas por los diferentes departamentos de la empresa.
• La aplicación del manual propuesto a la empresa ABC impresiones, S.A. para los
procedimientos de compras de materia prima, insumos, activo fijo o servicios, cuya
aplicación también constituye un material informativo que instruya a los empleados y al
nuevo personal en cuanto al desarrollo del mismo
• Seguir los procedimientos de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios
descritos en el manual.
• Que los empleados se orienten y ejecuten de manera secuencial y ordenada los
procedimientos de compras, con el fin de garantizar su fiel aplicación. Así mismo evitar
fugas o pérdidas de materia prima, insumos, activos fijos o servicios adquiridos por la
empresa.
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Fuentes de Consulta
1. Como implementar un sistema de gestión de calidad en su empresa Compras:
http://www.monografias.com/trabajos23/gestion-compras/gestion-compras.shtml
2. Compras Otros conceptos y herramientas de contabilidad y finanzas:
http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm
3. Decreto Número 2-70 del Congreso de la República, Código de Comercio de Guatemala.
4. Decreto No. 6-91 del Congreso de la República, Código tributario.
5. Decreto No.17-73, Art. 263 del Congreso de la República, Código Penal.
6. Decreto No. 26-92 del Congreso de la República, Ley del Impuesto sobre la Renta.
7. Decreto No. 27-92 Congreso de la República, Ley del impuesto al Valor Agregado
8. Decreto del No. 73-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto
de Solidaridad.
9. Decreto No.106. del Congreso de la República, Código Civil.
10. Decreto del No. 1441 Congreso, del Congreso de la República, Código de Trabajo.
11. Decreto 29-89, Ley de Fomento y Desarrollo de la Actividad Exportadora y de Maquila.
12. Empresa de Producción Costo de Materiales: http://www.mailxmail.com/curso-empresa-
costo-materiales
13. Proceso de Compra:http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/mercadotecnia1/t43.htm
14. Reglamento ley de fomento actividad exportadora y de maquila
http://www.mintrabajo.gob.gt/org/leyes-y-convenios/reglamentos/reglamento-ley-de-
fomento-actividad-exportadora-y-de-maquilas
15. Whittington, Pany. (2006) Principios de Auditoria. XIV edición. México. Mc Graw Hill
editores.
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Cronograma de trabajo
El cronograma de trabajo sí se cumplió de acuerdo a las fechas estipuladas.
ACTIVIDADES PROGRAMADAS 08/05/2010 22/05/2010 24 al
28/05/10 29/05/201001 al
04/06/2010 07 al
24/06/2010 26/06/2010 01 al
22/07/2010 24/07/201002 al
14/08/2010 16/08/201017 al
19/08/2010 23/08/2010
Primera reunión con Tutores
Entrega de Plan de Práctica
Recopilación de Información
Entrevista con Administrador Contable
Elaboración de Cuestionarios
Aplicación de Cuestionarios Observación del procedimiento para efectuar las compras
Observación General de la empresa
Elaboración de la propuesta
Fundamentación teórica Entrega de Propuesta para revisión al tutor
Elaboración de esquema de compras Elaboración de formatos para requisiciones de compras
Entrega de Capítulo III y IV para revisión al tutor
Elaboración del informe final Entrega de Informe final para revisión al tutor
Correcciones de Informe final Entrega de Informe final corregido al tutor
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ANEXOS
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REVISION GENERAL
Aplicado: Administrador Contable PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 1. ¿Actualmente se cuenta con una gráfica de la organización? X 2. ¿De qué depende directamente el jefe de departamento de contabilidad? Del gerente de operaciones 3. ¿Tiene la compañía auditor interno?, ¿De quién depende? Describe brevemente el trabajo de auditor interno. X 4. ¿Actualmente hay algún manual o instructivo de contabilidad? X 5. ¿Se preparan y entregan a la junta directiva de la empresa mensualmente estados financieros y análisis de las cuentas con notas aclaratorias? X 6. ¿Se? Discuten los estados financieros con los directores de la empresa, con el consejo de administración, con el presidente, el tesorero, con los jefes del departamento, etc. Sobre todo cuando muestran una variación de importancia con respecto a los estándares o normales a los presupuestos o a las cifras del período anterior? X 7. ¿Se tiene control presupuestal de los costos y gastos? X 8. ¿A definido el consejo de administración la política general con respecto a seguros y el monto de los mismos, se realizan procedimientos por algún funcionario responsable, el monto y los seguros? X 9. ¿Respecto a las pólizas de diario: a) ¿Tienen explicaciones generales, y se conservan junto a ellas los comprobantes y le dieron lugar? B) Están aprobadas por un funcionario responsable? X 10. ¿Se sigue la política de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones anuales y sus trabajos son asignadas a otras personas o a empleados en su ausencia? 11. ¿Algún funcionario o empleado de responsabilidad mantiene un calendario o alguna otra forma central de las fechas en que deben presentarse declaraciones de impuestos o informes especiales a la Administración Tributaria? X 12. ¿Alguno de los accionistas principales o funcionarios están relacionados con otras empresas con las cuáles la empresa tiene negocios? X 13. ¿Algún funcionario o accionista está relacionado con funcionarios de instituciones de crédito o gobierno? X 14. ¿Se usa catálogo de cuentas? X
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA Y BANCOS
Aplicado: Administrador Contable PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 1. ¿La Junta Directiva de la empresa autoriza todas las cuentas de cheques? X 2. ¿ La empresa tiene fondo de caja chica? X 3. ¿Son los encargados de fondos de caja independientes del empleado que es encargado de cobros? X 4. ¿Recae la responsabilidad principal de cada fondo de caja sobre una sola persona? X 5. ¿Se hacen cortes de los fondos en efectivo por las personas encargados de auditoría? X 6. ¿Se limitan los fondos en efectivo a cantidades razonables de acuerdo a las necesidades del negocio? X 7. ¿Están los desembolsos de caja chica debidamente respaldados por comprobantes? X 8. ¿En lo que se refiere a estos comprobantes? a) ¿Se preparan en forma tal que sea difícil su alteración? b) ¿Están aprobados por algún empleado responsable? De ser así, ¿En que momento son aprobados? ¿Por quién son aprobados? c) ¿Se presentan para su inspección a la persona que firma los cheques, cuando esta firma el cheque de reembolso? d) ¿Se cancelan con un sello fechador que diga pagado, una vez que se firma el cheque de reembolso, y antes de retornarlos al departamento de contabilidad?
X
X
X
X
9. ¿Se emiten los cheques de reembolso de caja chica a favor de la persona encargada de la auditoria? X 10. ¿Se efectúan arqueos periódicos independientes de los fondos de caja? X 11. ¿Está prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivos cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? De no ser así, ¿Quién autoriza el pago de estos cheques? X 12. ¿Efectúan las labores de contabilidad y de caja empleados y competentes enteramente independientes uno de otro? X 13. Resguarda un empleado independiente del cajero, lo siguiente: a) ¿Facturas y documentos al cobro? b) ¿Activos negociables, tales como valores, etc.? De ser así, ¿Quién es? X Administrativo contable 14. ¿Están autorizadas por Junta Directiva todas las cuentas bancarias, así como las combinaciones de firmas que se requieren? X
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA Y BANCOS
Aplicado: Administrador Contable PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 15. Detalle a continuación las personas autorizadas para firma de cheques, así como las combinaciones de las firmas que se requieren:
Una sola persona firma los cheques
16. ¿Están registradas en libros todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la empresa? X 17. ¿Se registra en libros un asiente para cada una de las transferencias de una cuenta bancaria a otra? X 18. ¿Se registran en todos los casos las transacciones de caja, en la fecha en que se recibe el efectivo o se emiten los cheques? X 19. ¿Están prenumerados todos los cheques? X 20. ¿Se controlan todos los talonarios o formas de cheques que no están en uso en forma tal que se impida su utilización indebida? X 21. ¿Se destruyen los cheques anulados (para evitar su uso posterior) y se guardan a fin de controlar que la secuencia numérica este completa? X 22. ¿Está prohibida la firma de cheques en blanco? X 23. ¿No se permite emitir cheques a nombre del portador? X 24. ¿Se hacen los pagos únicamente contra comprobantes aprobados? X 25. ¿Se depositan las cobranzas intactas y diariamente? X 26. ¿Se preparan y archivan duplicados de las boletas de depósito selladas por el banco? X 27. ¿Se sellan los cheques en el momento en que se reciben, con un endoso similar a este: PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO? X 28. En lo que se refiere a los cheques prefechados y otras remesas que no se pueden depositar inmediatamente: a) ¿Se registran en el momento de recibirse? b) ¿Se guardan en un lugar seguro hasta su depósito? X 29. ¿Establecen los procedimientos en uso de los cheques, giros, etc. No deben ser manejados por empleados de las cuentas por cobrar, antes de que los cobros se registren en el libro de caja? X 30. En los casos en que no se puede evitar el uso de los cheques como instrumento de registro en el auxiliar de cuentas por cobrar, existen controles apropiados para evitar su mal uso? X 31. ¿Se concilian las cuentas bancarias en forma regular X 32. ¿Formula las conciliaciones un empleado que no interviene en la preparación, aprobación o firma de los cheques o maneja cobros? X
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
Aplicado: Administrador Contable PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 1. ¿La empresa aplica un sistema que le permite conocer los costos de su servicio? X 2. ¿Existe algún registro para la descripción de pedidos en orden cronológico de todas las entradas y quien los lleva? X 3. ¿Están previamente enumerados y controlados los documentos de recepciones de mercancías? X 4. ¿Se preparan informes de recepción por todas las mercancías recibidas? X 5. ¿Se inspecciona en este departamento los efectos adquiridos para determinar la condición en que se reciben, se cuentan, pesan o miden? X 6. ¿Se cotejan por el departamento de recepción las cantidades y descripciones de los efectos recibidos contra las órdenes de compra o contra avisos que se tienen? X 7. ¿Se usan notas de entrega? X 8. Si no se usan notas de entrega, ¿Se lleva en su lugar algún registro de efectos recibidos? X 9. ¿Informa prontamente el departamento de recepción acerca de faltantes, rechazos, etc., al departamento de compras y contabilidad? X 10. ¿Quién es el encargado de preparar las solicitudes de compra? Asistente de Gerencia 11. ¿Se hacen todas las compras sobre la base de requisiciones o solicitudes escritas? X 12. ¿Existe un catálogo de proveedores en la empresa? X
13. ¿Quién es el encargado de seleccionar a los proveedores? Asistente de Gerencia, Jefe de Planta y Gerente de Operaciones
14. ¿Se cerciora el departamento de compras de que los proveedores seleccionados son tan buenos o mejores en lo que respecta a calidades, precios, fechas de entrega, etc.? X 15. ¿Revisan si se compran materiales en exceso, las cantidades normales de consumo en previsión por un alza de precios? X 16. ¿Se confronta la documentación de embarque contra la lista de empaque antes de aprobar el pago de fletes? X 17. Verificar ¿Si existen controles adecuados para el registro del impuesto al valor agregado? X 18. ¿Qué empleado revisa el impuesto al valor agregado en cada factura de compras, costos o gastos? Auxiliar de Contabilidad I
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
INVENTARIOS
Aplicado: Encargado de Costos PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 1. ¿Existe algún método para evaluar los inventarios? X 2. ¿El método que se utiliza es conveniente para valuar el costo? X 3. ¿Cuenta con el personal adecuado para determinar sus costos? X 4. ¿Existe alguna creación de reservas con las cuales se puedan cubrir pérdidas en los inventarios, (robos, por daños, incendios)? X 5. ¿Se consideran las anotaciones en los inventarios constantes por medio del catálogo de cuentas colectivas adecuadas? X 6. ¿La revisión del cálculo de inventarios la hace un Directivo importante? X 7. ¿Se sigue el mismo método de valuación cada año? X 8. ¿La contabilidad realmente registra el sistema de costos de forma integral y si no tiene fallas o defectos importantes? X 9. ¿Se encuentran escritos los procedimientos de producción? X Asistente de Gerencia 10. ¿Qué medios o instrumentos utilizan para registrar la mercancía entrante? Por póliza o facturas
11. ¿Quién es el encargado de seleccionar a los proveedores? Asistente de Gerencia, Jefe de Planta
12. ¿Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemática? X 13. ¿Están constituidas y segregados los almacenes y áreas de almacenaje de manera que brindan el acceso a personas no autorizadas? X 14. ¿Se lleva un control en las notas de salida? 15. Identificar ¿Cuáles son las principales mercancías de la empresa? Etiquetas Autoadhesivas 16. ¿Está organizado el sistema de registro de tiempo de tal manera que la información relativa a la distribución del costo de la mano de obra que se originen el departamento de producción, se relacione con el total de la nómina? X
17. ¿Qué control se ha establecido para detectar los desperdicios? Compra de máquina para minimizar el desperdicio
18. ¿Se entregan los abastecimientos mediante requisiciones o vales de salidas? X
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PRODUCCION
Aplicado: Jefe de Planta PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS 1. ¿Se planea la producción con tiempo suficiente para asegurar la disponibilidad de materiales y mano de obra? X
2. ¿Cómo se planea y controla la producción? Por órdenes de trabajo y prioridades
3. ¿Se lleva un control presupuestal de la producción y está debidamente coordinado con área de ventas y finanzas? X 4. ¿Son establecidos programas de producción que incluya datos relativos a estándares volúmenes, calidad, tiempos, costos y otros? X 5. ¿Se cuenta con información histórica de períodos de producción anteriores para hacer más precisa la planeación? X 6. ¿Cómo se elabora el presupuesto de producción? X
7. ¿Quién elabora la programación de los sistemas de producción?
Gerente de operaciones, Encargado de planeación y jefe de planta
8. ¿Cómo se mantiene la empresa actualizada respecto de los avances tecnológicos relacionados con la actividad? Por referencias de proveedores 9. ¿Existen estándares, de control de calidad? Mencione cuales: X 10. ¿Se cuenta con un área que verifique la aplicación de los estándares de producción? X 11. ¿Qué área se encarga de las medidas correctivas? Jefe de Planta 12. ¿Qué método de recuperación se sigue para disponer de los materiales y/o desperdicios? X 13. ¿Cómo se controlan los desperdicios y/o sobrantes? X 14. ¿Cuál es la vida útil de la maquinaria? 10 años 15. ¿La maquinaria elegida realiza el trabajo adecuado y de la mejor manera? X 16. ¿Hay mano de obra calificada para la eficiente operación de la maquinaria utilizada? X 17. ¿Las máquinas son de producción nacional? X 18. ¿Hay repuestos disponibles y cual es su costo? X Depende del repuesto solicitado
