Versió resumida

La Societat Cultural Sant Jaume, per continuar sent el referent cívic del poble en el futur, ha d’adaptar-se i millorar en molts aspectes. Aquesta necessitat ens obliga a introduir la direcció estratègica i la qualitat en la gestió de la entitat.

El pla ha de servir per millorar l’organització i la percepció interna i externa de les nostres acti-vitats i donar visibilitat al progrés de l’organització en conjunt. La Junta Directiva ha cregut doncs que, sense deixar el dia a dia, era adequat i necessari abordar aquestes importants qüestions en aquest moment.

Les tasques d’elaboració del pla van començar el juliol de 2009, amb fases de preparació, par-ticipació, anàlisi i diagnosi. El gener del 2010 la Junta Directiva va aprovar la redacció definitiva del pla, disponible a la nostra web. El present document n’és un resum.

S’han establert set eixos estratègics amb un total de 30 línies d’actuació i més de dues-centes propostes. Es complementa amb el pla d’acció anual per a 2010, que recull les propostes per realitzar durant l’any, i que es detalla en un document separat.

Societat Cultural Sant Jaume Junta Directiva

Comissió del Pla Estratègic www.scsantjaume.com

2

1.1 - La missió, les nostres finalitats.

Difondre la cultura científica, literària, artística i esportiva, promovent-la, acollint-la i acos-tant-la a les persones del poble. Impulsar les actituds cíviques, la col·laboració i la tolerància. Promoure la participació, l’associacionisme i les relacions intergeneracionals al poble. Sensibilitzar les persones vers la solidaritat, la no discriminació i la sostenibilitat. Afavorir el creixement personal i la formació de les persones. Fomentar el coneixement del país, la seva gent, història i projecció de futur. Preservar la nostra seu com a valor patrimonial i lloc cívic de trobada del poble.

1.2 - La visió, el futur.

Centre de referència cívic, d’associacionisme, d’arts escèniques i de cultura del poble. Les persones s’integren a Sant Jaume com a usuaris des de la infància, amb activitats

d’adquisició de valors i d’esbarjo. Lloc de trobada, de lleure, d’unió intergeneracional i d’acolliment de nouvinguts del poble. Tenim un nombre de persones associades i membres actives i amb iniciativa, amb un fort

sentit de pertinença a l’entitat que proporciona una sòlida base social a l’entitat. La nostra seu és edifici de valor històric, en ple ús en bon estat, amb una presència exter-

na i un entorn que el dignifiquen. L’entitat és independent i financerament estable mercès als recursos propis, els que rep

de forma sostinguda i a les quotes socials.

1.3 - Valors i bones pràctiques.

Orientació cap a les expectatives de les persones Obertura i servei al poble, com a lloc de trobada, esbarjo, formació cívica, cultura i esport. Innovació en les nostres propostes. Col·laboració amb les altres entitats i les institucions del poble. Independència: per preservar la llibertat de decisions i objectius. Catalanitat: defensa i promoció dels trets identitaris del país. Solidaritat: programant dedicar-hi una part dels recursos. Transparència i rendició de comptes: explicant el que fem i com funcionem. Coherència amb les finalitats i valors. Eficàcia i eficiència econòmiques. Ètica legal i financera. Responsabilitat social, defensant drets humans, no discriminació i medi ambient. Democràcia, en el funcionament intern, respectant les minories. Qualitat i millora contínua, amb sistemes de planificació i avaluació de resultats.

1.4 - Difusió i aplicació de l’àmbit identitari.

Implicar en la difusió i aplicació de la missió i valors de l’entitat a totes les persones actives, la junta, les seccions, el personal administratiu i, fins i tot, les gestores dels serveis ins-tal·lats a l’immoble. Incloure referències als valors de l’entitat en els elements de comunica-ció de presentació de l’entitat, captació i acolliment de noves persones sòcies. Sotmetre a l’aprovació de l’assemblea l’apartat identitari del pla estratègic i incorporar-ho als estatuts en la forma que sigui adequada. Aplicar indicadors de transparència i bon govern.

1. La nostra identitat: missió i valors

3

2.1 - Creixement de la massa social.

Implantar-ho com a objectiu continu a tots els nivells. Establir enquestes, recepció de quei-xes i suggeriments, política de preus per a socis i fills. Admetre nens i nenes associats, d’acord amb l’article 323 de la llei. Fer difusió als grans esdeveniments del poble, fent actes especials i campanyes. Fomentar la participació dels socis i seccions en la captació de nous socis.

2.2 - Persones actives.

Objectiu: fidelitzar els socis i sòcies i incrementar el seu compromís. Saber què pensen les persones actives i el seu grau de satisfacció. Cercar formes de reconeixement. Cercar per-sones per a la junta directiva o per a tasques o projectes concrets. Possibilitat de voluntariat extern. Inserir demandes de col·laboració a les comunicacions.

2.3 - Participació.

Potenciar una seu acollidora i espai de trobada, de relacions interpersonals, activitats fami-liars i les de menys oferta. Fomentar la col·laboració dels socis en promoure la participació de veïns i amics. Enquestes i tertúlies sobre Sant Jaume i expectatives de la població. Millo-rar la difusió de l’entitat i de les activitats. Aprofitar actes de poble. Fer campanyes de crida a la participació. Fomentar la creació de seccions i la participació en les existents. Potenciar activitats massives, per la capacitat de convocatòria: maratons, etc.

2.4 - Participació de la joventut.

Col·laborar amb els monitors del Cau i amb entitats juvenils, per activitats i difusió. Incorpo-rar persones joves als òrgans de govern i a les seccions. Impulsar la innovació i la variació, noves tendències culturals, noves tecnologies. Conservar la revetlla de Sant Joan com a acte central juvenil anual. Programar i donar suport les activitats d’arts escèniques i altres de i per als joves.

3.1 - Impacte de les activitats.

Objectiu: augmentar el promig de persones participants en cada activitat. Promoure activi-tats amb continuïtat en el temps i arrelament a Sant Jaume, i les que potenciïn les relacions interpersonals. Implicar Ajuntaments i entitats per col·laborar, tant de Premià de Dalt com de fora. Investigar i satisfer preferències de la població. Catalogar i potenciar possibles fires temàtiques, trobades i congressos. Potenciar les activitats minoritàries: danses, escacs, lectura. Cercar coincidir amb activitats de seccions o del poble que es potenciïn mútuament. Potenciar una coordinadora d’entitats, potser en el Consell de Cultura.

2. Base social i Participació

3. Programació d'activitats

4

3.2 - Activitats per a Infants.

Treballar amb el Cau l’Espolsada per promoure activitats per a nens a Sant Jaume. Activi-tats per als infants, també en horari escolar, contactant amb escoles, esplais, ampes. Po-tenciar el teatre per infants, espectacles i formació d’arts escèniques. Programar activitats participatives i d’esbarjo i diversió per al públic familiar. Estudiar la creació d’ una ludoteca.

3.3 - Innovació a les activitats.

Impulsar la innovació i la variació, noves tendències culturals, tecnologies. Promoure la sala del teatre per les arts escèniques, de/per adults, joves i infants, fent-ne formació i cercar-ne circuits en els que ens puguem integrar. Estudiar activitats amb poca oferta. Estimular i aco-llir iniciatives de persones i grups i la recollida de suggeriments. Intercanviar activitats amb altres entitats i municipis.

3.4 - Activitats amb funció social i de valors.

Planificar sistemàticament activitats que materialitzin i difonguin els valors de l’entitat: soli-dàries, de sensibilització, de divulgació, formatives i de creació, de difusió del patrimoni ma-terial e immaterial, que facilitin les relacions intergeneracionals i interpersonals, la integració de persones nouvingudes, l’associacionisme i la participació, de coneixement del país i la cultura catalans i la difusió de la nostra entitat.

3.5 - Qualitat de les activitats.

Millorar la difusió en abast, mitjans, qualitat i adaptació al públic objectiu. Vigilar l’entorn de les activitats en quant a imatge, seguretat i accessibilitat, atenció al públic, informació i qua-litat de l’activitat pròpiament. Esbrinar els factors rellevants pels usuaris i els membres, i com acomplim en cada factor, amb enquestes i recollida de suggeriments. Coordinació en-tre junta i seccions i entre les seccions per a l’èxit de les activitats. Crear una fitxa d’activitat que contempli totes les dimensions rellevants.

.

4.1 - Captació de fons privats.

Planificació de la captació de recursos com a funció clau de la junta directiva. Treballar amb continuïtat la relació amb donants i finançadors, actuals o potencials. Dissenyar documen-tació per presentar els projectes i l’entitat amb cura de la imatge, viabilitat, objectius, benefi-cis, etc. Potenciar la publicitat a les comunicacions de Sant Jaume, el lloguer d’espais, la donació de béns i serveis. Dissenyar i planificar actes i esdeveniments de captació de fons i socis i activitats amb superàvit econòmic. Crear una instància per gestionar aquestes tas-ques: captació de fons, captació de socis, difusió de l’entitat, màrqueting, etc.

4. Finançament i gestió econòmica

5

4.2 - Subvencions públiques.

Potenciar la col·laboració amb l’Ajuntament per l’establiment de convenis a llarg termini. Fer un seguiment continu de les convocatòries públiques de subvencions. Potenciar la relació amb organitzacions de segon nivell que puguin donar suport davant les administracions. Confeccionar documentació de recolzament a les sol·licituds de subvencions, amb cura de l’adequació a la subvenció i als objectius dels departaments públics, qualitat tècnica, viabili-tat, beneficiaris i públic objectiu, impacte, etc. Estudiar la possibilitat de sol·licitar la declara-ció d’utilitat pública.

4.3 - Gestió econòmica interna.

Definir una estructura financera útil per al control d’ingressos i despeses i per a la prioritza-ció en l’assignació de recursos. Elaborar plans financers plurianuals i pressupostos anuals. Definir criteris per al control de costos i eficiència, comparació de pressupostos, bona ges-tió, relació cost/benefici, etc. Establir mecanismes d’avaluació i mesura dels resultats eco-nòmics dels projectes i activitats.

.

5.1 - Manteniment patrimonial dels edificis.

Definició dels elements amb valor històric, les seves necessitats de manteniment i els crite-ris de preservació de la seva imatge. Dignificació dels edificis i els espais exteriors. Mante-niment en especial dels espais que atrauen mes gent: pati central, pista poliesportiva, cafe-teria, teatre. Manteniment preventiu de la degradació de murs i elements de les estructures. Manteniment de la seguretat, cobertes, aïllaments i optimització de consums.

5.2 - Manteniment de la usabilitat de les instal·lacions.

Recerca de finançament prioritàriament per la reforma de la sala de teatre. Preservació de la usabilitat dels espais en quant a confort, ventilació, climatització, soroll, netedat, sanitat, enllumenat, accessibilitat i mobiliari, imatge, senyalització pràctica, identitària i de difusió. Treballar amb el Cau i l’Ajuntament per millorar la qualitat del local del Cau. Difusió entre les seccions i el personal dels criteris establerts.

5.3 - Aprofitament dels espais.

Donar prioritat al ple aprofitament, millora i dignificació dels actuals edificis i espais desco-berts. Estudiar els espais a nivell funcional: accessos, confort, adequació a les activitats, en especial arts i lletres, escacs, ascensor, sala de l’orfeó. Restaurar la usabilitat o reconvertir els espais degradats, obsolets, o infrautilitzats: patis darrere, tennis, antics vestuaris pisci-na. Definir espais per a ús social dels socis i usuaris: sala d’estar: lectura, escacs, wifi.

5.4 - Pressupost econòmic del manteniment.

Establir un pla pressupostari a mig / llarg termini per a les instal·lacions que contempli el manteniment, la usabilitat dels espais i les reformes o millores, cercant-ne finançament. Establir les tasques fixes de manteniment, la seva periodicitat i el seu cost. Estudiar siste-

5. La seu i les Instal·lacions

6

mes per incrementar els ingressos provinents de l’immoble. Gestió adequada dels contrac-tes de manteniment. Control de pressupostos i d’eficiència d’obres.

6.1 - Qualitat de la comunicació.

Definir normes de qualitat i fer-ne el seguiment, cercant la coherència entre els diferents canals i amb els objectius i valors. Adaptar els continguts i les formes als tipus de destinata-ris. Planificar cada tipus de comunicació. Realitzar qüestionaris de retroalimentació sobre activitats i sobre l’entitat. Controlar les situacions en què està en joc la imatge de l’entitat: recepció, atenció telefònica, escrits, cartells, actualització e interès de continguts.

6.2 - Difusió de l’entitat.

Realitzar una memòria anual i altre material, amb els criteris de transparència, per difusió de l’entitat, presentació i acolliment. Senyalitzar els accessos a l’associació per promoure la identificació de l’entitat. Difondre la missió, els valors, la visió, la història, situació, funcio-nament, etc. Promoure el coneixement de l’entitat entre els nouvinguts al poble. Reforçar la idea d’entitat, a totes les comunicacions, incloses les seccions. Coherència i coordinació entre els diversos emissors: junta, seccions i grups. Fer encartaments a premsa diària, arri-bant a acords amb quioscs. Difusió en els actes i llocs massius al nucli antic: festa major, reis, carnestoltes, Sant Jaume, a la biblioteca, la fàbrica. Difondre la revista i demés publi-cacions en pdf per l’email setmanal. Possibilitat d’una cartellera electrònica.

6.3 - Difusió de les activitats.

Millorar la difusió de les activitats per augmentar-ne la participació. Aprofitar els canals dis-ponibles i emergents: revista, email, radio, web, inclusió d’informació en enviaments aliens, butlletins, xarxes socials, actes de presentació de l’Entitat, altres entitats. Analitzar els llocs de col·locació de cartells en el poble i fora per augmentar la difusió. Millorar l’impacte en els mitjans de comunicació locals i comarcals.

6.4 - Xarxes d’internet.

Reorganitzar l’estructura de la web, orientant-la cap a l’activitat actual de l’entitat. Dissenyar el contingut de les pàgines atenent al seu interès i valor de la informació, incloent-hi notíci-es, augmentant-hi la difusió dels valors de l’entitat. Millorar la visibilitat i utilitat de l’agenda web. Reorganitzar i actualitzar la zona de seccions, amb un portal d’accés de seccions. Millorar els sistemes d’actualització dels continguts per email, web i facebook. Segmentar els contactes de facebook i d’email amb criteris útils per millorar la difusió i la participació.

7.1- Sistematització i millora de processos.

Esbrinar quina informació o processos es poden sistematitzar i a més recolzar amb eines informàtiques, incorporar a una base de dades, etc., establint prioritats i revisant-los periò-dicament en relació a la pràctica. Contemplar tasques i àrees que "no son de ningú" i que sovint quedes descurades: arxiu, aspecte dels locals, neteja... Definició de l’estructura i

6. Comunicació

7. Gestió i organització interna

7

abast de les bases de dades, adequant-les a les necessitats no sols de gestió sinó també de les activitats i dels criteris dels diferents eixos d’aquest pla. Organització dels sistemes adequant-los a les normes de protecció de dades, confidencialitat, seguretat i fiabilitat. Rea-litzar perfils de llocs de treball i programar la formació necessària.

7.2 - Aprenentatge com a organització.

Assegurar que l’entitat com a tal aprèn, reté i augmenta el coneixement independentment de les persones que hi treballen, amb tota la informació obtinguda del procés de sistematit-zació, fent un pla d'organització del coneixement. Analitzar com es realitzen els traspassos de responsabilitats. Dissenyar un sistema accessible fàcilment per als membres de la junta i personal contractat, a través d’intranet, integrant-hi els coneixements relatius a la gestió.

7.3 - Definició de funcions i estructura de la Junta.

La nostra organització interna ha de ser adequada a la complexitat de l’associació: patrimo-ni immobiliari, amb forta despesa de manteniment, amb usos molt variats (culturals, comer-cials, esportius i de lleure públic), acollint seccions molt diverses i amb la nostra funció soci-al declarada de servei al poble en general. Es defineixen set àrees o departaments fixes que han de romandre per sobre dels canvis de persones, independentment de les comissi-ons que es puguin formar per tasques o projectes concrets.

Control de la gestió de la junta directiva: seguiment i avaluació dels projectes i tasques i control de qualitat. Coordinació de seccions i grups. Comitè de seccions, el vicepresident com responsable. Relacions externes i captació de fons i socis. Patrimoni immoble i instal·lacions, conservació, estudis d’us, lloguers, neteja, etc. Control financer i administratiu, despeses, eficiència, control de la gestió administrativa. Programació d’activitats, seguiment de les activitats de les seccions i de les expectatives i

suggeriments dels usuaris, participació, captació de membres actius. Imatge i comunicació, imatge als espais, difusió, publicacions, normes d’estil, formularis...

7.4 - Coordinació de seccions i grups.

Les seccions son fonamentals en el funcionament de Sant Jaume, materialitzant la missió de potenciar l’associacionisme, la participació i la iniciativa de la base social. Es proposa donar estabilitat i elevar el rang de l’actual coordinació de seccions i convertir-la en un òr-gan de coordinació i consultiu: “Comitè de coordinació de seccions”, format per una persona de cada secció i sota la direcció de l’àrea de coordinació de seccions de la junta. Entre les seves funcions estarien: Promoure el sentit de pertinença a Sant Jaume i poten-ciar l’estímul per associar persones a l’entitat. Criteris sobre l’ús d’equipaments, sobre la gestió econòmica, coordinació, control de qualitat, imatge, difusió, impacte, etc. de les acti-vitats. Criteris sobre accions externes que afecten a l’entitat. Participació de les seccions en la definició de l’activitat de l’entitat. Aconseguir suport i col·laboració de tot tipus per les ac-tivitats de seccions i generals que ho necessitin.

7.5 Adequació de la normativa

Degut a la nova llei d’associacions de 2008, és recomanable una adaptació dels estatuts abans de l’agost de 2011, no només per ajustar alguns detalls a la llei. Sobre tot per dotar-nos d’uns estatuts més útils per a una millor gestió. Reflectir els nous principis generals de la llei: autonomia organitzativa, transparència, protecció de les minories, drets d’informació de les persones associades. Utilització si s’escau de les noves tecnologies en allò que per-met la nova llei: convocatòria d’assemblees, votació, llibres d’actes, etc. Atribucions dels càrrecs de la Junta Directiva. Sistema d’elecció dels càrrecs de la Junta Directiva. Incorpo-ració dels aspectes identitaris i de valors sorgits del Pla Estratègic.

8

7.6 - Seguiment, avaluació i revisió del pla

Donat que el seguiment de la gestió i dels projectes és un element fonamental per què el pla pugui donar els resultats buscats, la Junta Directiva assignarà aquesta tasca a la comis-sió de Control de la Gestió, que tindrà un alt compromís en aquesta tasca, en especial la persona responsable o coordinadora. Establirà períodes definits per fer posta en comú del seguiment. Per cada actuació realitza-da es farà in informe, al menys oral, final de tancament, amb les accions concretes dutes a terme i els resultats obtinguts, quantificant els aspectes escaients. Compararà els resultats amb els objectius cercats i la relació cost-benefici. Es farà una avaluació inicial dels criteris EFQM a principis d’any per comparar-la i veure la millora o no respecte la que es faci a final d’any. A fi d’any es farà una valoració general, es revisaran els criteris generals aplicats, i es faran les modificacions que s’estimin convenients per què serveixin de guia per la con-fecció del pla d’acció de l’any següent.

Societat Cultural Sant Jaume - Junta Directiva - Comissió del Pla Estratègic - Gener de 2010 - www.scsantjaume.com