Universidad Nacional De Colombia

Ingeniería Industrial

Gestión de la comunicación

Análisis: Gestión De la Comunicación en AISEC

Presentado por: Ana María Cairasco 411010

Laura Fernanda Calle 411011

Nicolás Gutiérrez 411007

Elías Botero García 411007

Presentado a: Jorge Alberto Forero Santos

Manizales 14/12/11

Análisis: Gestión De la Comunicación en AISEC

En el presente trabajo se elaborara un análisis minucioso de la Gestión de la Comunicación que se presenta en la Organización AIESEC; para ello nuestro grupo contó con la fortuna de tener material Institucional de dicha Organización del año 2010 y 2011 y su reformulación para el 2015, para así poder identificar como ha venido evolucionando el proceso de gestión de la comunicación. Además de contar con la información institucional logramos contactar a algunos funcionarios de AIESEC para hacer más amplio nuestro trabajo de campo.

Considerando que nuestro propósito es hacer un análisis de la gestión de la comunicación en AISEC, es necesario definir Gestión de la Comunicación y además identificar la labor que realiza AISEC ante la sociedad y como ejecuta este proceso de gestión de la comunicación.

¿Qué es gestionar la comunicación?

Es plantear, diagnosticar, diseñar, producir, implementar, controlar y evaluar un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las comunicaciones publicas privadas y comunitarias.

Para una buena gestión de la comunicación, es necesario tener una visión global del contexto donde se realiza, porque si somos capaces de ver lo que pasa a nuestro alrededor, somos capaces de dar soluciones por medio de esta; se debe tener claro que todo comunica, por ende se le debe dar orientación a la comunicación y hacerla coherente a la identidad institucional. Al momento de gestionar comunicación no se debe comunicar productos, sino expectativas de valor agregado, porque lo que buscan las personas es disfrutar ante algo, con esto se pretende emocionar y hacer soñar a los clientes.

¿Qué es AIESEC?

Es la plataforma internacional para que los jóvenes descubran y desarrollen su potencial y así generar un impacto positivo en la sociedad. Es una organización global, apolítica, independiente, sin ánimo de lucro, dirigida por estudiantes y recién graduados de instituciones de educación superior. Sus miembros están interesados en problemáticas mundiales, liderazgo y gestión.

¿Qué Ofrece?

Oportunidades de liderazgo Experiencias internacionales Ambientes de aprendizaje globales Redes de contacto internacionales

Estos programas los ofrece con el fin de Fortalecer el compromiso con su entorno y generar cambios positivos de gran impacto, por medio de Una experiencia integral de desarrollo proporcionada a sus miembros.

Sus miembros y como impacta la sociedad:

Sus miembros potenciales son todos los jóvenes estudiantes universitarios y recién graduados, menores de treinta años que estén interesados en impactar la sociedad por medio de las oportunidades que ofrece.

Cómo es la Gestión de la comunicación en AIESEC?

A continuación se detallaran los pasos que ha seguido la organización con el fin de gestionar su comunicación.

Planteamiento y Diagnosticar:

AIESEC desde sus inicios ha vislumbrado una falencia de intercomunicación de los jóvenes en el mundo, este vacío ha sido impulsador de problemáticas mundiales por desconocimiento cultural entre las sociedades.

Diseñar:

Después de diagnosticar el problema, AIESEC fue fundada en 1948 en Francia por 7 jóvenes, quienes buscaban un medio para establecer la fraternidad entre países en la época posterior a la II guerra mundial; es por esto que AIESEC nace como una oportunidad para retar la realidad y construir un mundo más tolerante a la diversidad por medio de la cooperación internacional y de la nueva generación de líderes que busquen un real impacto social.

Después de su fundación se crearon los pilares sobre los cuales se fundamentaría una nueva estrategia para el impacto global, por medio de reuniones internacionales se comienza a construir un modelo de diseño para la intercomunicación de sus miembros.

Producir:

Después de las reuniones internacionales, se decido que los representantes de cada uno de los países comenzarían a gestionar con las universidades de donde eran graduados para obtener apoyo en el desarrollo de su organización.

Se comenzaron a realizar los procesos necesarios para implementar la organización con los estudiantes y egresados de las mismas universidades.

Implementar:

Gracias a su gestión en el proceso de implementación de las estrategias propuestas por la organización en sus primeras reuniones, comenzaron con las actividades necesarias para su primer reclutamiento. En este debían exponer las ideas generales y especificas que la organización proponía para el desarrollo intercultural de sus miembros.

Controlar:

Gracias a la implementación de los últimos procesos de administración de la época, se generaron estrategias puntuales para la revisión de sus resultados, los cuales se podían observar en el crecimiento de su organización y el conocimiento del mercado.

Evaluar:

Por medio de indicadores de gestión se califica diariamente la organización. Los resultados obtenidos son la mejor forma para evaluar los procesos comunicativos, los cuales son el fundamento de la organización.

AIESEC Manizales:

Este capítulo de la organización fue fundado en 1985 después de que unos estudiantes de la universidad Autónoma de Manizales vieron la necesidad en el mercado local de expandir su acercamiento con las culturas en el exterior. La organización desde sus inicios ha evolucionado en todos sus aspectos, y la comunicación no es la excepción.

La organización tiene una peculiaridad, es un ente que evoluciona anualmente gracias a la constante renovación de sus miembros, este fenómeno se presenta debido a que como una organización de voluntariado, sus miembros no reciben ninguna compensación monetaria, y las experiencias dentro de la organización cada vez se vuelven más agiles gracias a los grandes avances de la tecnología y la globalización, los cuales permiten que las experiencias interculturales sean mucho más fáciles y eficientes.

Debido a esta constante renovación de su membrecía la organización ha tenido que desarrollar procesos de comunicación cada vez más especializados y AIESEC Manizales ha evolucionado gracias a estos cambios.

Hay dos procesos muy marcados en la organización que necesitan un mayor énfasis en la aplicación de procesos especializados de comunicación (reclutamientos de nueva membrecía y desarrollo del potencial de sus miembros por los programas).

A continuación se detallara como se desarrolla actualmente la gestión de la comunicación en sus dos programas:

1. Reclutamiento

El reclutamiento dentro de la organización es la retroalimentación semestral de recursos humanos de esta. Es importante aclarar que la comunicación hace parte esencial en este proceso, debido a que como cualquier entidad del sector terciario de la economía esta se basa en la interrelación de las personas que tienen contacto al interior y al exterior.

Para realizar un proceso de reclutamiento de calidad su junta local ejecuta un proceso de revisión de sus necesidades, estado actual y del mercado potencial. Este análisis les permite tener claro los métodos más eficientes para acceder a su mercado objetivo.

Por medio de su área funcional de mercadeo y comunicación (MK&Com), se comienzan a plantear las estrategias de difusión de mercado y de servicios, las cuales se fundamentan en conocimientos previos de la organización, en estrategias propuestas por AIESEC Internacional y por AIESEC en Colombia, y se tienen en cuenta recomendaciones de los entes que supervisan y asesoran a la organización local.

El proceso de producción queda bajo responsabilidad de los miembros del área de mercadeo y comunicación, cuando se ha generado este material y se han definido las estrategias, se empieza con el proceso de captación. Un reclutamiento que sea exitoso es el que logre conjugar eficientemente los procesos comunicativos con las necesidades de la organización, permitiendo que el mercado objetivo conozca de cerca la organización y las oportunidades que esta brinda.

2. Desarrollo del potencial humano

Gracias a los programas establecidos dentro de la organización (denominados AIESEC WAY) los miembros se desarrollan por medio de ambientes globales, practicando a diario lo aprendido en sus carreras.

La comunicación hace parte de todos los procesos internos que realiza AIESEC Manizales, como parte de una organización globalizada y descentralizada. Con el fin de brindar la mejor comunicación hay una serie de herramientas conocidas y manejadas por todas las sucursales:

2.1 Plataforma www.myaiesec.com: Es una plataforma virtual, internacional por medio de la cual maneja y controla cada una de las experiencias de sus miembros. Tiene herramientas muy útiles como Chat, Correo electrónico, Base de datos de miembros y aliados y muchas más opciones.

2.2 Team building: Es una herramienta mundialmente conocida para construir equipos. En estos espacios la organización aporta sus conocimientos de liderazgo y desarrollo, y sus miembros les brindan comentarios y posibles estrategias para implementar. Es una táctica de GANA GANA y de capacitación horizontal.

2.3 KM knowledge managment: es una herramienta aplicada a nivel mundial, con el fin de dar continuidad a los conocimientos sobre la organización y el mercado, que busca que su constante renovación de membrecía no perjudique el continuo crecimiento de la organización.

CUESTIONARIO

1. ¿De las tres dimensiones que propone Joan Costa de la comunicación cuáles se dan en el grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron?

Teóricamente en todas las organizaciones empresariales se deben presentar las tres dimensiones de la comunicación que propone Joan costa:

La institucional: encargada de relaciones corporativas, reputación corporativa y desarrollo corporativo.

La organizacional: encargada de la cultura corporativa y comunicación interna.

La mercadológica: encargada de la publicidad y la promoción.

Con el fin de manejar cada uno de los estamentos que la componen, la organización debe realizar una buena comunicación en cada una de las dimensiones que propone el autor, por tal motivo en la dimensión institucional, trabajan muy de cerca con otras corporaciones, las cuales colaboran en el manejo de su reputación y desarrollo. Esto se puede observar más de cerca en la aplicación directa de la comunicación en los reclutamientos y en el desarrollo del potencial humano de sus miembros, se tienen unas estrategias definidas a nivel mundial para cada una de estas labores.

Con respecto a la comunicación organizacional, por la estructura de voluntariado que maneja la organización, es más fuerte que las otras dimensiones de la comunicación y a la que más recursos se le invierten. A nivel internacional cada cinco años se produce una estrategia global del manejo que se le dará a su comunicación organizacional, lo que permite que cada uno de sus miembros conozca de cerca cuales serán estas estrategias y se puedan aplicar acorde con la necesidad actual.

La comunicación mercadológica no se queda atrás, pero es manejada de dos formas, una estrategia global y una estrategia local, cada una de estas se enfoca en dar a conocer la organización y las ventajas de pertenecer a ella, por tal motivo se ve muy fuerte al realizar los procesos semestrales de reclutamiento, a nivel local se enfoca en las universidades que tienen convenios con la organización. Gracias a esta comunicación la organización cuenta con presencia en más de 107 países y está compuesta por más de 50.000 miembros, siendo así la segunda ONG más grande del mundo.

2. ¿A qué públicos va dirigida la comunicación en el grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron?

La comunicación en AIESEC va dirigida al público interno principalmente ya que es utilizada para fomentar las relaciones entre los voluntarios, buscando el cumplimiento de sus programas. Pero la organización no deja a un lado el público externo y mixto, ya que el gobierno, la comunidad local, las entidades financieras y los clientes son el soporte de AIESEC.

3. ¿Cuáles son los propósitos de la comunicación en el grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron?

La comunicación es la base de esta organización, todas las actividades que realiza tienen que hacerse mediante la comunicación de sus miembros, de sus clientes y de sus proveedores. Por tal motivo AIESEC internacional define unas estrategias globales mediante las cuales se debe trabajar esta comunicación. Esta se utiliza principalmente para dar a conocer la organización y capacitar los miembros, desarrollándolos en el potencial humano que pueden otorgar a su comunidad.

4. ¿Qué posibilidad tienen los miembros del grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron de participar en la toma de decisiones en los momentos de planeación, diagnóstico, diseño, producción, implementación, control y evaluación de la gestión de la comunicación?

AIESEC internacional define unos espacios específicos donde su membrecía puede participar de las decisiones que requiere la organización:

Asambleas legislativas locales, nacionales e internacionales: a cada una de estas asambleas pueden acceder los miembros, siempre y cuando cumplan con unos requisitos para su membrecía. En estas pueden tomar decisiones de cómo se debe comportar la organización frente a ciertos retos.

Asambleas locales de membrecía: en estos espacios se crea discusión e interlocución definiendo así estrategias para ejecutar las actividades que el área local tendrá en cumplimiento de su labor principal.

5. Las personas que conforman el grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron:1. Se relacionan entre sí y de qué forma.2. Recogen información de otros.3. Le proporcionan la información a otros.4. Participan y cooperan.

En AIESEC hay espacios definidos mediante los cuales se pueden observar todas las relaciones de comunicación que en esta pregunta se plantea, se explicara detalladamente el momento:

Se relacionan entre sí: cuando miembro a miembro comparten información sobre sus expectativas y formas de trabajar permitiendo así un crecimiento gracias a la comunicación horizontal.

Recogen información de otros: Hay un area (MK&com marketing and com.) que es la encargada de recoger información de cada uno de los procesos ejecutados en la organización.

Le proporcionan la información a otros: La misma área que recoge la información, es la encargada de dar a conocer esta, se da específicamente en los procesos de transición de membrecía que ocurren dos veces al año.

Participan y cooperan: la organización genera, aprueba y promueve estos tipos de espacios, los cuales generan una participación constante y crecimiento eficiente para cada uno de sus miembros.

6. ¿Qué ventajas ofrece al grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron la gestión de comunicación?

No se habla en sí de ventajas, ya que la gestión de la comunicación es la base de toda la organización, sin esta no se podría llevar a cabo ningún proyecto; un claro ejemplo se da en el desarrollo del potencial humano porque sin comunicación no hay educación.

7. ¿Qué desventajas se le presentan al grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron la gestión de comunicación?

La principal desventaja que se presenta en la organización, es la diversidad de culturas que maneja, es importante aclarar que poner de acuerdo a mas de 107 países no es tarea fácil y las reuniones que realizan son solamente una vez por año, impidiendo que haya un conocimiento directo de las expectativas y problemas en cada una de las ciudades donde tienen presencia.

8. ¿Qué dificultades o problemas se le presentan al grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa que visitaron la gestión de la comunicación?

La organización por ser un ente mundial, tiene grietas dentro de sus procesos comunicativos, la dependencia de voluntarios para ejecutar sus

tareas diarias, condiciona su efectividad dependiendo de la disponibilidad de las personas a invertir su tiempo y sus recursos.

Se nota a nivel local que en los últimos meses han tenido una dificultad seria para realizar procesos eficientes de comunicación interna con sus miembros, ha tenido dificultades de membrecía lo cual pone a la organización a realizar las tareas operativas y deja de lado las de planeación y comunicación. Esto a corto y a largo plazo afecta directamente el funcionamiento de la misma y la comprensión de las actividades que deben realizar sus miembros.

ANEXOS

Foto: Team Bulding, Sabado 3 de diciembre. Actividades de intercambio de percepciones de la organización

Foto: Team Bulding, Sabado 3 de diciembre. Actividad de conocimiento de equipo.

Actividad ciudadano global en la universidad de Manizales, foto tomada para el reclutamiento de Winter.

Evento introductorio (Zonalito) para reclutamiento de Winter. Este evento de capacita a la nueva membrecía sobre la organización.

Promoción de evento Familias globales, el cual consiste en hospedar a un participante de intercambio en la casa propia