MAP- 05 ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

SUSTENTABLE

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

AUTOR: LUZ MARINA TRIANA MEDINA

TUTOR: ALÍ MURUET IBÁÑEZ

MARZO, 2017

Diseño de un sistema de gestión de la calidad

Presentación

Entre los requisitos generales de la norma ISO 9001 señala que la organización debe

establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y

mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma

internacional.

Para efectos de este trabajo se tomará como referencia la entidad donde laboro, el

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, un establecimiento público, del orden nacional,

adscrito al Ministerio de Trabajo en Colombia, que brinda formación para el trabajo en

forma gratuita para millones de colombianos, con el propósito de incorporar personal

calificado al mercado productivo.

El SENA tiene implementado el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA y

es administrado a través de la Plataforma CompromISO, con el fin de garantizar el fácil

acceso a la información confiable, oportuna, actualizada y controlada para apoyar la

gestión institucional.

Este sistema está integrado por cuatro subsistemas de gestión: Gestión de la Calidad,

Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión de Seguridad de

la Información, y se articula a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con el

Modelo Estándar de Control interno – MECI. En esta ocasión sólo se mencionarán aspectos

del subsistema de Gestión de la Calidad y el principal de los procesos misionales: Gestión

de la Formación Profesional Integral.

1. Objetivo

- Describir el Sistema Integrado de Gestión del SENA, haciendo énfasis en el Sistema de

Gestión de la Calidad y el proceso misional Gestión de la Formación Profesional Integral.

2. Alcance

El Sistema Integrado de Gestión del SENA bajo los estándares de las Normas NTCGP

1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OSHAS 18001:2007 e ISO 27001:2006,

aplica a la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación adscritos a éstas,

a través de los cuales la Entidad cumple su misión.

Es de aclarar que el manual se encuentra en proceso de actualización y migración a la

norma ISO 9001:2015, durante este año se realizará el proceso de Recertificación en la

norma ISO 9001.

Este año 2017 se iniciará el proceso de certificación en la norma ISO 14001:2015, para

lo cual el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación - ICONTEC, realizará

una preauditoría externa en el mes de marzo y la auditoría de certificación en el mes de

junio.

3. Marco normativo

Las normas legales que se aplican al Sistema Integrado de Gestión son a nivel externo:

- La Ley 872 de 2003, por el cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades prestadoras de servicios.

- Decreto 4495 de 2009 por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica

de Calidad de la Gestión Pública.

- Decreto 2482 de 2012 por el cual se establece los lineamientos generales para la

integración de la planeación y la gestión.

- Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –

MECI.

A nivel interno se rige por:

- Acuerdo 003 de 2013, “Por el cual se adopta la Política Nacional de Calidad en el

SENA”.

- Resolución 1094 de 2014, “Por la cual se subroga en su totalidad la Resolución 00646 de

2013”, “Por la cual se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y se dictan otras disposiciones”.

4. Misión del SENA

El SENA, es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica,

patrimonio propio e independiente, y autonomía administrativa; adscrito al Ministerio del

Trabajo, de Colombia.

Fuente: http://compromiso.sena.edu.co/index.php?text=inicio&id=1

De acuerdo a su misión el compromiso para el año 2017 es aunar esfuerzos para

desarrollar acciones de formación profesional, emprendimiento, fortalecimiento de la

asociatividad, orientación e intermediación laboral que permitan mejorar y ampliar las

oportunidades de vinculación laboral de los aprendices así como las de los pobladores

rurales y las poblaciones vulnerables, además de aportar a la competitividad sectorial y al

desarrollo tecnológico del país. (Plan de acción SENA 2017, p. 7).

5. Visión del SENA

Fuente http://compromiso.sena.edu.co/index.php?text=inicio&id=3

A partir de esta visión, al SENA centra sus esfuerzos en mejorar la calidad de la

Formación Profesional Integral, en la certificación por competencias laborales, en la

intermediación laboral, generando una mejora en los ingresos de las personas y mayor

competitividad de las empresas, que a su vez contribuya al desarrollo económico de las

regiones.

6. Estructura Orgánica del SENA

La estructura orgánica del SENA se encuentra reglamentada por el Decreto 249 de 2004 y

la Ley 489 de 1998. El SENA está conformado por un Consejo Directivo Nacional, una

Dirección General en cabeza del Dr. Luis Alfonso Prada Gil, 33 regionales y 117 centros de

formación.

Fuente: http://www.sena.edu.co/es-co/sena/Paginas/estructura-organizacional.aspx

7. Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA

Como se mencionó anteriormente el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol está

conformado por cuatro subsistemas de gestión: Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental,

Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión de Seguridad de la Información, y se

articula a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con el Modelo Estándar de

Control interno – MECI.

A continuación se presentan los objetivos de cada subsistema:

Fuente: http://compromiso.sena.edu.co/index.php?text=inicio&id=6

En la gestión de calidad se busca mejorar la gestión por procesos con un enfoque a

resultados, que permita incrementar la conformidad en la prestación de los servicios, para

lograr una mayor satisfacción de nuestros clientes – usuarios externos con base en la norma

ISO 9001 y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000. (Manual

Sistema Integrado de Gestión SENA, 2014, p. 8).

Por su parte, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, es una herramienta de gestión

que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público,

estableciendo una estructura para el control de la estrategia, la gestión y los propios

mecanismos de evaluación del proceso administrativo. Se basa en tres principios básicos:

Autogestión, Autocontrol y Autoevaluación. (Manual Sistema Integrado de Gestión SENA,

2014, p. 9).

8. Principios del Sistema Integrado de Gestión

Los principios que rigen en Sistema de Gestión en el SENA son los siguientes:

8.1. Enfoque hacia el Cliente – Usuario

La razón de ser de las Entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus

Clientes. Por lo tanto, es fundamental que las Entidades comprendan cuales son las

necesidades actuales y futuras de los Clientes, que cumpla con sus requisitos y que se

esfuercen por exceder sus expectativas.

8.2. Liderazgo

Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada Entidad

sea capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un

ambiente interno favorable en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen

funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la

Entidad.

8.3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen

funciones públicas

Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen

funciones públicas, en todos los niveles, compromiso que permite el logro de los objetivos

de la Entidad.

8.4. Enfoque basado en procesos

En la Entidad existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite

generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y

los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

8.5. Enfoque del sistema para la gestión

El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos

y sus interrelaciones como un sistema que contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad

de la Entidad en el logro de sus objetivos.

8.6. Mejora continua

Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los

productos o prestar servicios en la Entidad. Es fundamental que la mejora continua del

desempeño global de las Entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia,

eficiencia y efectividad.

8.7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones

En todos los niveles de la Entidad las decisiones eficaces se basan en el análisis de los

datos y la información, y no simplemente en la intuición.

8.8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

Las Entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada

en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

8.9. Coordinación, cooperación y articulación

El trabajo en equipo, en y entre Entidades, es importante para el desarrollo de relaciones

que beneficien a sus Clientes – Usuarios y que permitan emplear de una manera racional

los recursos disponibles. . (Manual Sistema Integrado de Gestión SENA, 2014, p. 9-10).

9. Elementos estructurales del Sistema Integrado de Gestión y Autoevaluación.

9. 1. Promesa de valor

Esta promesa de valor se actualizó y se aprobó por el Consejo Directivo Nacional mediante

el Acuerdo 0007 de 2016, está sustentada en la mejora continua de la gestión en todos los

niveles de la Entidad y se articula con las políticas de cada subsistema del SIGA.

Fuente: http://compromiso.sena.edu.co/index.php?text=inicio&id=5

9.2. Política de Calidad

La política de calidad del SENA se encuentra articulada con la promesa de valor del SIGA,

enfocada en la cultura de la mejora, las buenas prácticas de gestión a nivel nacional y el

fortalecimiento de la imagen institucional.

Fuente: http://compromiso.sena.edu.co/index.php?text=inicio&id=24

9.3. Objetivos del Subsistema de Gestión de la Calidad

1. Incrementar la calidad, oportunidad, pertinencia y calidez, en la prestación de los

servicios de formación, a través de programas y ofertas que respondan a las necesidades y

expectativas de aprendices, sector productivo.

2. Aumentar las oportunidades de generación de ingresos y empleabilidad, para la

incorporación y el desarrollo de las personas con enfoque de inclusión social, en

actividades productivas.

3. Incrementar acciones de gestión del conocimiento que conduzcan a la innovación,

competitividad, excelencia y desarrollo tecnológico, que contribuyan al posicionamiento

internacional del SENA como Entidad de clase mundial.

La política de calidad del SENA se encuentra articulada con la promesa de valor del SIGA,

enfocada en la cultura de la mejora, las buenas prácticas de gestión a nivel nacional y el

fortalecimiento de la imagen institucional.

9.4. Red de procesos del Sistema Integrado de Gestión del SENA

Fuente: http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php

El Sistema Integrado de Gestión del SENA se basa en la interacción de tres tipos de

procesos:

- Procesos estratégicos: Son los procesos que contienen las directrices y orientan el

cumplimiento de las estrategias y políticas de la entidad. Entre ellos se encuentran:

1. Gestión del Talento Humano

2. Gestión de Tecnologías de la Información.

3. Direccionamiento estratégico

- Procesos misionales: Son los procesos que proporcionan el resultado previsto por la

entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser del SENA. Entre los procesos

misionales se encuentran:

1. Gestión de Formación Profesional Integral.

2. Gestión Certificación de Competencias Laborales.

3. Gestión de instancias de Concertación y Competencias Laborales.

4. Gestión de la Innovación y la Competitividad.

5. Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad.

6. Gestión de Emprendimiento y Empresarismo.

- Procesos de Soporte: Son los procesos encargados de brindar apoyo a los procesos

estratégicos y misionales del SENA, para que éstos puedan realizar sus actividades. Entre

los procesos de soporte se encuentran:

1. Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente.

2. Gestión de Infraestructura y Logística.

3. Gestión Contractual.

4. Gestión de Comunicaciones.

5. Gestión Documental.

6. Gestión para la Evaluación y el Control.

7. Gestión Jurídica.

8. Gestión de Recursos Financieros.

En el Sistema de Gestión Integrado se establecen como elementos de entrada las

caracterizaciones de los procesos, los requerimientos de las partes interesadas y describe las

actividades requeridas para el cumplimiento del objetivo del proceso bajo la metodología

“Planificar -Hacer-Verificar- Actuar” (PHVA).

10. Servicios del SENA

El SENA ofrece a los Clientes – Usuarios los siguientes servicios en cumplimiento de su

misión:

1. Asesoría para la creación de empresas.

2. Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial.

3. Evaluación y certificación de competencias laborales.

4. Formación Profesional Integral.

5. Gestión para el empleo.

6. Normalización de competencias laborales.

7. Programas de investigación aplicada, innovación y desarrollo tecnológico.

11. Documentación del Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Entre los procesos misionales del SENA, uno de los procedimientos más importantes es

el de la Ejecución de la Formación Profesional Integral, dado que la formación de

colombianos para el trabajo es la razón de ser de la Entidad.

11.1. Objeto

Establecer las directrices para ejecutar la formación profesional integral desarrollando

las competencias definidas en el programa de formación en los aprendices matriculados

para que se desempeñen en los contextos productivos y sociales de acuerdo con los

lineamientos institucionales vigentes.

11.2. Responsables

Director de Formación Profesional y Subdirectores de Centro.

11.3. Alcance

El procedimiento inicia con la verificación de los requerimientos de instructores,

ambientes y materiales de formación y finaliza con la evaluación al programa de formación.

11.4. Definiciones

Etapa lectiva: “Período de tiempo en el cual el aprendiz realiza la ejecución de la

Formación Profesional Integral en los ambientes de formación que facilitan el logro de los

Resultados de Aprendizaje. Este período de tiempo es determinado en el diseño curricular

del programa de formación”. (SENA, Manual de Diseño Curricular Para el Desarrollo de

Competencias en la Formación Profesional Integral, 2005, p.10).

Etapa productiva: “Período de tiempo en el cual el aprendiz aplica conocimientos,

habilidades y destrezas desarrolladas en la etapa lectiva”. (SENA, Manual de Diseño

Curricular Para el Desarrollo de Competencias en la Formación Profesional Integral, 2005,

p.10).

Formación complementaria: Tipo de formación orientado a actualizar los conocimientos,

habilidades y destrezas de las personas en oficios y ocupaciones requeridas en los

diferentes niveles de formación, con el propósito de mejorar su desempeño o permitir su

movilidad, estén o no vinculadas al mercado laboral. (SENA, Procedimiento para la

Ejecución de Acciones de Formación Profesional Integral, 2006, p.22) su duración y

certificación se encuentra establecida en la resolución 117 de 2013.

Formación titulada: Tipo de formación orientado a preparar a las personas para

desempeñar oficios y ocupaciones requeridas por los sectores productivo y social, con el fin

de satisfacer las necesidades de nuevo talento o de cualificación de trabajadores, estén o no

vinculados al mercado laboral (SENA, Procedimiento para la Ejecución de Acciones de

Formación Profesional Integral, 2006, p.22), los niveles, certificación, titulación y duración

se encuentran establecidos en la resolución 117 de 2013.

Guía de aprendizaje: Es un recurso didáctico, consolidado como un texto, que facilita el

desarrollo de un aprendizaje activo centrado en el aprendiz. A través de estas se desarrollan

las competencias del programa de formación, inherentes a los dominios del aprendizaje:

valorativo actitudinal, cognitivo y procedimental, fundamentales para el logro de los

Resultados de Aprendizaje contemplados en los proyectos formativos propios de los

programas de formación.

Modalidad de Formación: El SENA actualmente oferta tres modalidades, presencial,

virtual y a distancia.

Portafolio de evidencias: Herramienta para el instructor y el aprendiz, que reúne las

evidencias de aprendizaje durante el proceso formativo y facilita el proceso de evaluación.

Debe ser alimentado permanentemente de una forma organizada para afianzar el

compromiso del aprendiz, registrando la trazabilidad de logros, avances y acciones de

mejora.

Ruta de aprendizaje: Plan de formación, acordado entre el aprendiz y el instructor, para el

desarrollo del proceso formativo con el fin de lograr las competencias definidas en el

programa.

Tipo de formación: El SENA definió dos tipos de formación, formación titulada y

formación complementaria.

11.5. Desarrollo del Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Durante este año se están realizando cambios en algunos formatos del Procedimiento de

Ejecución de la Formación Profesional, se han suprimido formatos por considerarlos

obsoletos y algunos duplicados. Se separó el Procedimiento de Desarrollo Curricular que

hacía parte del Procedimiento de Ejecución de la Formación, desaparecen algunos formatos

físicos y se le da más prelación al registro de información en el aplicativo Sofia Plus, dado

que se presentaban algunas diferencias entre los formatos que se descargaban de la

plataforma CompromISO y los generados por el aplicativo Sofia Plus.

Para el diagrama de flujo del proceso se tomó la información del nuevo Procedimiento de

Ejecución de la Formación GFPI-P-006 versión 5, cuya fecha de vigencia es el 2017-03-03,

es un procedimiento reciente, sin embargo presentan algunas inconsistencias en aspectos de

digitación, de calidad en la redacción y otros donde la instrucción aparece en forma

incompleta, por lo tanto estos apartes no se tomaron en forma textual y se realizarán las

observaciones por intermedio del Líder del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del

Centro donde laboro, por lo que se espera una nueva versión donde se corrijan los errores.

REGISTRO

Portafolio de

evidencias del

instructor y el

aprendiz en el LMS

Reportes Sofia Plus

"Informe ruta de

aprendizaje"

Reportes

"seguimientos a

tutores virtuales"

generados en Sofia

Plus y LMS

Verifique en el aplicativo Sofia Plus que el listado de aprendices asociados a la ruta de aprendizaje

corresponde a la ficha asignada, notifique cualquier novedad referente al registro de los

aprendices con Administración Educativa del Centro. Brinde orientaciones a los aprendices de la

ficha designada sobre el desarrollo del proceso formativo, el rol del instructor y del aprendiz, las

acciones formativas a realizar y su evaluación. De igual forma, la necesidad de la participación en

las sesiones de formación para el logro de las competencias, los mecanismos de evidencias del

proceso formativo a través del portafolio de evidencias dispuesto en el LMS y los reportes

generados desde el aplicativo Sofia Plus, fomentando de esta forma el uso de las tecnologías y las

herramientas dispuestas por el SENA para su formación.

De acuerdo a lo establecido en las guías de aprendizaje y en la Guía para desarrollar el proceso

formativo GFPI-G-013; oriente, asesore, acompañe de forma permanente a los aprendices en el

desarrollo de las actividades de aprendizaje (presenciales, virtuales y a distancia), teniendo en

cuenta el reconocimiento de aprendizajes previos, los estilos y ritmos de aprendizaje de sus

aprendices y necesidades individuales promoviendo el aprendizaje significativo, la solución

creativa de problemas, el desarrollo de estrategias para el aprendizaje autónomo, el uso de las Tic

y el trabajo colaborativo, planteando acciones de refuerzo y apoyo que motiven y fundamenten al

aprendiz para el desarrollo de sus competencias, resaltando la importancia del portafolio de

evidencias de aprendizaje como instrumento de autorregulación, informando cómo debe ser

administrado y cuáles serán los mecanismos de evaluación teniendo en cuenta que ésta es

permanente y de carácter cualitativo.

Es importante señalar que los resultados de aprendizaje son integradores de conocimientos y

habilidades, su logro se tipifica en evidencias de conocimiento, actuación o desempeño y de

producto, las cuales deben incluirse en el portafolio de evidencias del aprendiz, según las

actividades a desarrollar dispuestas en la guía de aprendizaje.

En aquellos casos de inasistencias, deserciones, condicionamientos de matrícula, cancelación de

matrícula, éstas deben ser reportadas o registradas oportunamente en el aplicativo Sofia Plus, de

acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Aprendiz vigente.

Para orientar los procesos formativos en modalidad virtual y a distancia consulte la Guía

orientación formación en ambientes virtuales (GFPI-G-014).

Cuando las actividades concertadas en el plan de formación para el desarrollo de la ruta de

aprendizaje no sean suficientes para el logro de los resultados de aprendizaje, concerte el plan de

mejoramiento de acuerdo a lo establecido en el Reglamento del aprendiz SENA.

Instructor(es)

Instructor acompañamiento

pedagógico

Antes de iniciar la jornada de formación, identifique si el ambiente de aprendizaje o los materiales

presenta algún tipo de novedad.

Si existe alguna novedad, repórtela en el formato respectivo y de acuerdo a su gravedad gestione

con el Coordinador Académico su solución.

Si no se presenta novedad continúe con las actividades de formación.

Instructor(es)

GFPI-F-021

Formato

novedades

ambientes de

aprendizaje

Ficha asignada a

instructor en Sofia

Plus

Realice el alistamiento de las actividades de aprendizaje a orientar, tomando como referencia lo

establecido en el Procedimiento de Desarrollo Curricular, teniendo en cuenta ambientes, número

de aprendices, disponibilidad de equipos, modalidad de formación y duraciones establecidas para

el desarrollo de las competencias del programa.

Si el programa a orientar es de formación titulada continúe con la actividad 4, si es formación

complementaria continúe con la actividad 5.

El instructor puede consultar en Sofia Plus, horario del instructor, lista de aprendices matriculados

en las fichas asignadas, el programa de formación y el proyecto formativo.

El alistamiento del ambiente virtual de aprendizaje para programas en modalidad virtual y a

distancia está dispuesto en la Guía orientación formación en ambientes virtuales (GPI-G-014).

Instructor(es) que orientarán

formación con actividades a

desarrollar

Coordinador Académico

GD-F-007 Formato

Acta

Antes de iniciar las actividades de inducción verifique la lista de aprendices matriculados en el

programa de formación de acuerdo a lo programado, obteniendo del Coordinador Académico el

reporte de aprendices matriculados en cada ficha.

La inducción se orientará de acuerdo a lo establecido en la Circular 3-2016-000006 del 19 de enero

de 2016.

La inducción para programas de formación titulada virtual y a distancia se desarrolla desde el

ambiente virtual de aprendizaje dispuesto para cada ficha en el LMS.

Las evidencias de estas actividades adminístrelas en cada portafolio del aprendiz.

Grupos de Gestión y

Administración Educativa en

Centros de Formación

(Resolución 0928 de 2006)

Coordinadores Académicos

(Resolución 04016 de 2009)

Instructor

Coordinador de Grupo de

Formación Integral, Gestión

Educativa (Resolución 04017

de 2009)

Juicios evaluativos

registrados en

Sofia Plus y en el

LMS Plataforma

Blackboard

Portafolio de

evidencias LMS

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADRESPONSABLE DE LA

ACTIVIDAD

Antes de realizar la programación de las fichas a los instructores, verifique que los instructores

tengan disponibilidad de horario, que los materiales y ambientes requeridos para la ejecución de

la formación se encuentren disponibles, de acuerdo con lo establecido en el Diseño Curricular y de

acuerdo con lo proyectado en la planeación de la oferta, siguiendo las orientaciones establecida

en la Guía para desarrollar el proceso formativo (GFPI -G-013).

Para los programas orientados bajo la modalidad virtual y a distancia, la verificación se realizarán

teniendo en cuenta lo establecido en la Guía Orientación formación e n ambientes virtuales (GFPI-

G-14).

En el caso de ejecutar la formación con empresa podrá ser con estrategia dual bajo lo establecido

en la Guía de formación dual.

Coordinador Académico

Sofia Plus / Gestión

de tiempos y

Gestión de

ambientes

Si cuenta con los instructores, ambientes y materiales para la ejecución de la formación de

acuerdo a lo establecido en el diseño curricular del programa y el desarrollo curricular respectivo

continúe con la actividad 2.

En caso que el ambiente de aprendizaje para llevar a cabo el programa de formación no cuente

con lo requerido desde el diseño curricular gestione la disponibilidad del mismo.

En caso que la disponibilidad de instructores no sea suficiente, realice las contrataciones

respectivas bajo los lineamientos del Plan de acción anual.

En caso que los materiales no estén disponibles, gestione las compras necesarias.

En cualquier caso de los anteriormente enunciados debe volver a la actividad 1.

Coordinador Académico

Sofia Plus / Gestión

de tiempos y

Gestión de

ambientes

Si

Para los programas orientados bajo modalidad presencial, virtual y a distancia programe el (los)

instructor(es) en el aplicativo Sofia Plus, de acuerdo al tipo de programa y perfil del instructor

descrito en el programa de formación y a los lineamientos del Plan de acción anual.

Coordinador Académico

Inicio

1. Verificar los requerimientos de

instructores, ambientes y materiales de formación

¿El resultado de la verificación es

favorable?

No

2. Programar instructor(es)

3. Planear las actividades de aprendizaje a

orientar

4. Realizar las actividades de inducción a

los aprendices

¿Hay novedades en ambientes de

aprendizaje, materiales,

instructores?

Finalizado el proceso formativo, se evalúa la ejecución del programa de formación y presente los

resultados ante el Equipo Pedagógico del Centro, estableciendo la pertinencia del programa,

índice de deserción y observaciones para la mejora del diseño curricular del programa de

formación, dejando este registro mediante un acta.

El Subdirector de Centro mediante comunicación interna, informa a la Dirección de Formación las

observaciones y recomendaciones para mejorar el diseño curricular del programa de formación o

emitir concepto sobre la pertinencia y la validez del mismo.

Instructor(es)

Coordinador Académico

Subdirector de Centro

GD-F-007 Formato

Acta

Finalizado el proceso formativo, verifique si las fichas y los aprendices, tienen registrados en Sofia

Plus los juicios evaluativos de los resultados de aprendizaje de las competencias del programa de

formación.

Si los cumple siga el procedimiento de certificación académica.

Si no se cumple no se certifica y finaliza el proceso.

Instructor(es)

Coordinador Académico

Reporte de juicios

de evaluación

generado en Sofia

Plus

Con base en las características y en las premisas de la evaluación del aprendizaje descritas en la

Guía para desarrollar el proceso formativo GFPI_G-013 y el Reglamento del Aprendiz SENA, evalúe

los resultados de aprendizaje de la etapa lectiva para programas de formación titulada. De igual

manera, se identifica con el aprendiz sus logros y dificultades durante la etapa lectiva.

La emisión de los juicios de evaluación para establecer el logro de los resultados de aprendizaje,

se realiza con base en la valoración de las evidencias de aprendizaje. Esta actividad debe ser

registrada en el aplicativo Sofia Plus, máximo ocho días después de alcanzado el resultado de

aprendizaje.

Las diferentes situaciones académicas y/o disciplinarias del aprendiz presentadas durante el

proceso formativo son tratadas de acuerdo al reglamento del aprendiz SENA y registradas en el

aplicativo Sofia Plus - Novedades.

Para los programas de formación titulada en la modalidad virtual y a distancia se debe tener en

cuenta la Guía orientación formación en ambientes virtuales GFPI-G-014).

Si el programa es de titulada continúe a la actividad 7.

Si el programa es de complementaria verifique los resultados de aprendizaje y certifique.

Instructor(es)

Reporte de juicios

de evaluación

generado en Sofia

Plus

Reporte Sofia Plus

Informe ruta de

aprendizaje etapa

productiva

GFPI-F-023

Formato

planeación,

seguimiento y

evaluación etapa

productiva

Portafolio de

evidencias del

instructor y el

aprendiz en el LMS

Instructor(es)

Coordinador Académico

Coordinador de Formación

Gestión Educativa

Relaciones Corporativas

Una vez los resultados de aprendizaje de la etapa lectiva se encuentren evaluados y registrados

por el instructor en Sofia Plus, previa confirmación del Coordinador Académico, se concerta el

plan de trabajo para el desarrollo de la etapa productiva y la asignación del instructor para el

seguimiento a la misma.

Para el caso de contrato de aprendizaje, la empresa debe elaborar el contrato de aprendizaje de

acuerdo con las formalidades y modalidades descritas en la normatividad vigente y registrarlo en

el aplicativo del Sistema de Información de Gestión Virtual de Aprendices.

El instructor designado para el seguimiento a la etapa productiva registra el correspondiente

juicio evaluativo en Sofia Plus.

Portafolio de

evidencias del

instructor y el

aprendiz en el LMS

Reportes Sofia Plus

"Informe ruta de

aprendizaje"

Reportes

"seguimientos a

tutores virtuales"

generados en Sofia

Plus y LMS

Verifique en el aplicativo Sofia Plus que el listado de aprendices asociados a la ruta de aprendizaje

corresponde a la ficha asignada, notifique cualquier novedad referente al registro de los

aprendices con Administración Educativa del Centro. Brinde orientaciones a los aprendices de la

ficha designada sobre el desarrollo del proceso formativo, el rol del instructor y del aprendiz, las

acciones formativas a realizar y su evaluación. De igual forma, la necesidad de la participación en

las sesiones de formación para el logro de las competencias, los mecanismos de evidencias del

proceso formativo a través del portafolio de evidencias dispuesto en el LMS y los reportes

generados desde el aplicativo Sofia Plus, fomentando de esta forma el uso de las tecnologías y las

herramientas dispuestas por el SENA para su formación.

De acuerdo a lo establecido en las guías de aprendizaje y en la Guía para desarrollar el proceso

formativo GFPI-G-013; oriente, asesore, acompañe de forma permanente a los aprendices en el

desarrollo de las actividades de aprendizaje (presenciales, virtuales y a distancia), teniendo en

cuenta el reconocimiento de aprendizajes previos, los estilos y ritmos de aprendizaje de sus

aprendices y necesidades individuales promoviendo el aprendizaje significativo, la solución

creativa de problemas, el desarrollo de estrategias para el aprendizaje autónomo, el uso de las Tic

y el trabajo colaborativo, planteando acciones de refuerzo y apoyo que motiven y fundamenten al

aprendiz para el desarrollo de sus competencias, resaltando la importancia del portafolio de

evidencias de aprendizaje como instrumento de autorregulación, informando cómo debe ser

administrado y cuáles serán los mecanismos de evaluación teniendo en cuenta que ésta es

permanente y de carácter cualitativo.

Es importante señalar que los resultados de aprendizaje son integradores de conocimientos y

habilidades, su logro se tipifica en evidencias de conocimiento, actuación o desempeño y de

producto, las cuales deben incluirse en el portafolio de evidencias del aprendiz, según las

actividades a desarrollar dispuestas en la guía de aprendizaje.

En aquellos casos de inasistencias, deserciones, condicionamientos de matrícula, cancelación de

matrícula, éstas deben ser reportadas o registradas oportunamente en el aplicativo Sofia Plus, de

acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Aprendiz vigente.

Para orientar los procesos formativos en modalidad virtual y a distancia consulte la Guía

orientación formación en ambientes virtuales (GFPI-G-014).

Cuando las actividades concertadas en el plan de formación para el desarrollo de la ruta de

aprendizaje no sean suficientes para el logro de los resultados de aprendizaje, concerte el plan de

mejoramiento de acuerdo a lo establecido en el Reglamento del aprendiz SENA.

Instructor(es)

Instructor acompañamiento

pedagógico5. Orientar el

desarrollo de las actividades de aprendizaje

6. Evaluar las evidencias de aprendizaje

7. Desarrollar la etapa productiva

Si

¿El aprendiz ha logrado las

competencias del programa?

Certificación GFPI-P-012

Si

8. Realizar evaluación al desarrollo del

programa

Fin

No

Plan de aseguramiento de la calidad

Control de la documentación

Control de la Configuración.

Título:

Plan de aseguramiento de la calidad de la ejecución de la formación

Referencia: No codificado

Autores: Luz Marina Triana Medina

Fecha: 14/03/2017

Histórico de Versiones.

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Fecha Estado Responsable Nombre de Archivo

0.1 14/03/2017 Elaboración Luz Marina Triana Medina Plan de aseguramiento de la calidad de la

ejecución de la formación

Histórico de Cambios.

Versión Fecha Cambios 0.1 14/03/2017 Primera versión.

Contenido Control de la documentación ........................................................................................................ 20

Control de la Configuración. ................................................................................................ 20

Histórico de Versiones. ........................................................................................................ 20

Histórico de Cambios. .......................................................................................................... 20

1. Introducción ....................................................................................................................... 22

1.1. Propósito ...................................................................................................................... 22

1.2. Alcance ........................................................................................................................ 22

1.3. Referencias ................................................................................................................... 23

2. Organización: Responsables y roles................................................................................... 23

2.1. Coordinador de Formación Profesional o Coordinador Académico ................................ 23

2.2. Coordinador Académico ............................................................................................... 23

2.3. Instructor designado...................................................................................................... 23

2.4. Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo ............................................................... 24

3. Herramientas ...................................................................................................................... 24

4. Aseguramiento de la calidad del procedimiento ................................................................ 24

4.1. Verificar el perfil del Instructor de acuerdo a lo establecido en el Diseño Curricular ...... 24

4.2. Verificar el ambiente de aprendizaje para el desarrollo del programa de formación ....... 25

4.3. Verificar los materiales de formación requeridos para el programa de formación ........... 26

4.4. Seguimiento al proceso formativo del aprendiz en etapa lectiva .................................... 27

4.5. Seguimiento al aprendiz durante su etapa productiva ..................................................... 28

1. Introducción

En el SENA el aseguramiento de la calidad es una tarea permanente para garantizar la

calidad de los programas de formación impartidos, tanto en formación titulada como en

complementaria, en las modalidades presencial, virtual y a distancia.

En esta oportunidad se realizará un plan de aseguramiento de la calidad para el proceso de

Gestión de la Formación Profesional Integral, particularmente lo concerniente a la

Ejecución de la Formación Profesional Integral.

1.1. Propósito

El propósito de este plan de aseguramiento de la calidad es proporcionar una

herramienta que permita satisfacer los requerimientos del sector productivo en cuanto a la

calidad de los programas de formación impartidos por el SENA, mediante el

establecimiento de controles periódicos, criterios de aceptación y el tratamiento a aplicar.

1.2. Alcance

Este documento será aplicable para el procedimiento de ejecución de la formación en

todos los centros del SENA a nivel nacional, para formación titulada y complementaria. El

procedimiento inicia con la verificación del perfil del instructor del programa a orientar,

verificación de los ambientes de formación, la verificación de materiales de formación

requeridos para ejecutar el programa, el seguimiento al aprendiz durante la etapa lectiva y

finaliza con el seguimiento al aprendiz en la etapa productiva.

1.3. Referencias

Plan Control Calidad Servicio

http://compromiso.sena.edu.co/no_conformidades/index.php?opc=1&text=listar_pnc_caracteristicas

2. Organización: Responsables y roles

2.1. Coordinador de Formación Profesional o Coordinador Académico

Son las personas responsables de verificar la calidad de la formación en cada uno de

los Centros del país, deben garantizar la selección de instructores idóneos acordes al

perfil requerido por cada programa, la disponibilidad de ambientes y materiales de

formación.

2.2. Coordinador Académico

Son las personas responsables de supervisar el trabajo realizado por los instructores,

en los lugares donde se orienta la formación, así como realizar el seguimiento a la

formación en etapa lectiva y productiva, identificando las fallas y las no conformidades

que se presenten durante el proceso.

2.3. Instructor designado

Es la persona responsable de orientar la formación de acuerdo a los contenidos del

programa para el cual fue designado, preparar las sesiones de clase, evaluar el proceso

de aprendizaje y emitir los juicios de evaluación en el aplicativo Sofia Plus.

2.4. Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo

Es la persona encargada de administrar las locaciones tanto del área administrativa

como los ambientes de formación dentro de las instalaciones del SENA, velando por

la salvaguarda y el control de los bienes muebles existentes.

3. Herramientas

La verificación de la calidad se realizará de acuerdo con los siguientes formatos y

documentos:

GFPI- F- 021 Formato reporte de novedades ambiente de aprendizaje.

GFPI-F-025 Lista de verificación a la ejecución de la formación.

GFPI- P-013 Guía para desarrollar los procesos formativos.

GFPI-I-001 Instructivo de seguimiento al proceso formativo.

GFPI-F-023 Formato planeación, seguimiento y evaluación etapa productiva.

4. Aseguramiento de la calidad del procedimiento

A continuación se resumen los controles que se deben efectuar para el aseguramiento de

la calidad del procedimiento de ejecución de la formación.

4.1. Verificar el perfil del Instructor de acuerdo a lo establecido en el Diseño Curricular

- Instructores programados

Descripción: Se refiere al perfil del instructor que se establece desde el Diseño Curricular y

reflejado en la estructura curricular para cada una de las competencias del programa de

formación, tanto en los componentes técnico como el componente social, en el que se

defina el nivel académico mínimo, experiencia técnica y pedagógica, estos requisitos deben

ser demostrables, pertinentes y coherentes con lo definido en el manual de funciones del

SENA vigente.

Control: Verificar el perfil requerido VS el perfil del Instructor a contratar.

Responsable: Coordinador Académico o Coordinador de Formación Profesional Integral.

Frecuencia: Cada vez que se realice un proceso de contratación de instructores.

Muestra: 100% de los instructores a contratar.

Criterio de aceptación: Instructores que cumplan el perfil establecido en el programa de

formación a orientar.

Servicio No Conforme: Perfil de Instructores sin las condiciones establecidas en el

programa y en el Manual de funciones.

Orientación para el tratamiento: Si entre las opciones a contratar no se encuentra el perfil

requerido se elige el de mayor cercanía al perfil y se justifica esa determinación en el Acta

de Comité de Evaluación de las propuestas de instructores a contratar.

Responsable Servicio No Conforme: Coordinador Académico o Coordinador de

Formación Profesional Integral.

4.2. Verificar el ambiente de aprendizaje para el desarrollo del programa de formación

- Ambiente de aprendizaje

Descripción: Se refiere al ambiente de aprendizaje dispuesto y definido para llevar a cabo

el programa de formación desde la planeación de la oferta.

Control: Aplicar la lista de verificación de condiciones del ambiente - Formato GFPI-F-

021.

Responsable: Instructor designado por el Coordinador Académico para registrar la

novedad.

Frecuencia: Cada vez que se presente una novedad en el ambiente de aprendizaje utilizado

por los instructores del programa.

Muestra: 100% de las novedades presentadas en los programas en ejecución.

Criterio de aceptación: Ambiente de aprendizaje con las condiciones para el desarrollo de

las competencias de los aprendices.

Servicio No Conforme: Ambiente sin las condiciones para el desarrollo de las

competencias.

Orientación para el tratamiento: Corrección de la novedad presentada por parte del

Grupo de Apoyo administrativo en el término de 15 días posteriores a la fecha de la

novedad y comunicar la situación corregida al instructor que reporta la novedad.

Responsable Servicio No Conforme: Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo.

4.3. Verificar los materiales de formación requeridos para el programa de formación

- Materiales de formación

Descripción: Se refiere a los materiales de formación que se establecen en el proyecto

formativo para el desarrollo de las competencias en el aprendiz.

Control: Verificar materiales de Formación (cantidad y calidad) para desarrollar la

actividad de aprendizaje.

Responsable: Coordinador Académico.

Frecuencia: Cada inicio de programa en ejecución.

Muestra: 100% de los programas en ejecución.

Criterio de aceptación: Materiales de Formación dispuestos y adecuados para la

formación.

Servicio No Conforme: Programas en ejecución sin los materiales de formación

disponibles y/o adecuados.

Orientación para el tratamiento: Conseguir en el menor tiempo posible los materiales de

formación que permitan el desarrollo de las competencias de los aprendices y poner al día

las acciones de formación que requirieron su utilización.

Responsable Servicio No Conforme: Subdirector del Centro.

4.4. Seguimiento al proceso formativo del aprendiz en etapa lectiva

Desarrollo de actividades de aprendizaje

Descripción: Se refiere al acompañamiento permanente al aprendiz en su proceso de

aprendizaje.

Control: Revisar el portafolio de evidencias del instructor y del aprendiz.

Responsable: Coordinador académico o supervisor de instructor contratista y el instructor

jefe de grupo al que corresponde el aprendiz.

Frecuencia: Mensualmente.

Muestra: 5% de los instructores programados y 5% de los aprendices a cargo del instructor

de la muestra.

Criterio de aceptación: Portafolio de evidencias del aprendiz y del Instructor coherentes

completos y digitales.

Servicio No Conforme: Portafolios de evidencias de aprendiz e Instructor sin coherencia,

incompletos o en medio físico, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo de

seguimiento al proceso formativo GFPI-I-001.

Orientación para el tratamiento: Actualizar los portafolios de Aprendices e Instructores

que reflejen el seguimiento a la etapa lectiva y sus planes de mejoramiento que aseguren la

calidad del proceso formativo.

Responsable Servicio No Conforme: Coordinador Académico o supervisor del instructor

contratista y el instructor jefe de grupo al que corresponde el aprendiz.

4.5. Seguimiento al aprendiz durante su etapa productiva

Desarrollo Etapa productiva

Descripción: Se refiere al seguimiento que el Instructor designado por el Coordinador

Académico realice al desarrollo de la etapa productiva que realiza el aprendiz de acuerdo

con la alternativa escogida y registrada en Sofia Plus.

Control: Revisar las evidencias de los seguimientos realizados.

Responsable: Coordinador académico, quien programa en Sofia Plus al Instructor de

seguimiento a etapa productiva.

Frecuencia: Mensualmente se verifican los seguimientos realizados en ese mes, de manera

que los aprendices que estén terminando la etapa productiva ya cuenten con por lo menos

dos seguimientos registrados.

Muestra: 100% de aprendices en etapa productiva que ya se encuentran registrados con

alternativa de etapa productiva.

Criterio de aceptación: Al finalizar la etapa productiva un aprendiz debe tener por lo

menos dos (2) seguimientos realizados y registrados.

Servicio No Conforme: Aprendiz sin al menos dos seguimientos al desarrollo de la etapa

productiva.

Orientación para el tratamiento: Solicitar los seguimientos realizados por el Instructor

bajo el formato GFPI-F-023.

Responsable Servicio No Conforme: Instructor que no realizó al menos dos (2)

seguimientos durante la etapa productiva de los aprendices que le asignaron.

Referencias

Instituto Tecnológico de Sonora (2009). Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una

empresa dedicada a la elaboración y comercialización de frituras. Ciudad Obregón Sonora -

México.

PMI, Project Management Institute (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (Guía del PMBOK®) (Quinta Edición). Pensilvania, USA: PMI Global Standard.

SENA (2014). Manual Sistema Integrado de Gestión. Dirección General – Direccionamiento

Estratégico. Recuperado el día 27 de febrero de 2017 de

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=647

SENA (2016). Plan de acción 2017 - Lineamientos. Dirección General - Dirección de Planeación y

Direccionamiento Corporativo. Recuperado el día 27 de febrero de 2017 de

http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/planeacion-estrategica/Paginas/plan-de-accion.aspx

SENA (2015). Plan estratégico 2015 – 2018. “Impactando el empleo decente, la productividad y la

generación de ingresos”. Recuperado el día 27 de febrero de 2017 de

http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/planeacion-

estrategica/Documents/plan_estr_2015_2018.pdf

SENA (2017). Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral”. Recuperado el día

04 de marzo de 2017 de

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1340