Planificacion adm

La planificación en Unidades de Información

Un refrán popular dice que:

“La mayoría de los administradores no planean para fallar, fallan por no planear”- ¡Tenga cuidado!

PLANIFICAR

- es pensar el futuro para comenzar a actuar en el presente;

- es necesaria para dar propósito y dirección a una organización, y así asegurar que tiene

metas y objetivos.


Objetivos de la planificación

Según MC Clure, son: Dotar a la organización de metas que se

conviertan en fines para llegar a una situación nueva.

Diseñar estrategias que se concreten en proyectos de actuación.

Definir actividades que deben realizarse, cuándo hacerlas y qué medios son necesarios, además de establecer cuáles son disponibles.


¿Por qué no siempre se planifica?

Incapacidad para definir metas Resistencia al cambio Falta de tiempo Medidas de calidad Cambios imprevistos



Planificación estratégica

La planeación es una actividad intelectual que antecede a todo el proceso directivo y administrativo, su objetivo es lograr que se cumpla con la misión y propósitos básicos de la organización.

En la planeación se establece el marco de referencia general para toda la organización.

La planeación posibilita contar con parámetros para evaluar los resultados.

La planeación debe abarcar desde períodos largos (planeación estratégica) hasta períodos cortos y actividades rutinarias (planeación operativa y de eventos)

El proceso de

PlanificaciónEstratégica

Visión

AnálisisExterno

Objetivos y Metas

Estrategias

Planes

ImplementaciónControl

AnálisisInterno


Misión

La VISIÓN de una Organización debe declarar en dónde queremos estar en el

largo plazo y como pretendemos llegar ahí, además de identificar la diferenciación con nuestra competencia y las oportunidades en

la industria.

¿Qué queremos que sea la organización o quiénes queremos ser en los próximos años?


Ser reconocida como el modelo a seguir por las bibliotecas escolares del país y de América del Sur en lo concerniente a la calidad de sus servicios, colección y actividades que desarrolla; convirtiéndose en institución líder en la innovación en el campo de las bibliotecas escolares y desarrollando normas y procedimientos de aplicación general para las demás bibliotecas.

Planificación estratégicaEjemplos de Visión


La misión de la organización es la respuesta a la pregunta:

¿Para qué existe la organización?

• Implica definir a Grupos de Clientes.

• Implica definir las necesidades que se desean

satisfacer.

• Implica definir el tipo de acción vertical.

• Implica definir el campo de acción geográfico.

• Indica las metas y políticas generales de la

misión.

La Misión del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

Ejemplos de Misión


La misión del Centro de Documentación "Dr. Néstor Rodríguez Campoamor" es servir a la comunidad académica, tanto alumnos, docentes, graduados, investigadores y profesionales interesados en el área de la Salud y a la comunidad en general interesada en esta área, contribuyendo a la enseñanza de los alumnos y a la actualización constante de los docentes, investigadores y profesionales.

Análisis Externo

OPORTUNIDADES

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARÁCTER

SOCIAL, POLÍTICO, ECONÓMICO, TECNOLÓGICO, DE MERCADO QUE PODRÍAN FAVORECER EL DESEMPEÑO

DE LA ORGANIZACIÓN

AMENAZAS

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERÍAN

POTENCIALMENTEPERJUDICIALES PARA LA

ORGANIZACIÓN, TANTO EN EL PRESENTE COMO

EN EL FUTURO

ELEMENTOS A CONSIDERAR

• ASPECTOS ECONÓMICOS (MACRO Y MICRO).• ASPECTOS POLÍTICOS.• ASPECTOS GUBERNAMENTALES.• ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRÁFICOS.• ASPECTOS TECNOLÓGICOS.• USUARIOS.• COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES.• GRUPO DE INTERÉS.• FUERZAS REGULATORIAS.

Análisis interno

FORTALEZAS

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN

QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN

ELEMENTOS FAVORABLESPARA SU DESEMPEÑO.

DEBILIDADES

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS

QUE DIFICULTAN O COMPROMETEN EL DESEMPEÑO DE LA

ORGANIZACIÓN,TALES COMO: LIDERAZGO,

MOTIVACIÓN, TECNOLOGÍAS, ETC…

ELEMENTOS A CONSIDERAR

• GERENCIA, DIRECCIÓN, LIDERAZGO.• RECURSOS HUMANOS.• ORGANIZACIÓN.• TECNOLOGÍA.• INVESTIGACIÓN.• PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO).• CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD.• INFORMACIÓN.• SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.• IMAGEN.

Definen los logros que se esperan obtener en el

período de tiempo establecido en términos

cualitativos y cuantitativos

Son resultados y beneficios cuantificables esperados,

los cuales deben ser congruentes con los

objetivos.

Las metas son declaradas en unidades específicas ($,

#, %, posición, etc.) y deberán incluir cortes en

el tiempo (cada año, cada 3 meses, etc.) según sea

apropiado.

OBJETIVOS METAS

Los objetivos se representan con frases de acción

(verbo/objeto) y pueden incluir el medio y/o los resultados deseados así

como la acción.


Brindar acceso a los distintos

recursos de información a los

usuarios de la institución y al

público en general a través de

talleres de formación de usuarios.

Satisfacer las necesidades de

información de sus usuarios a través

del préstamo a domicilio o en sala.

Establecer relación con otras

unidades de información a través de

las redes de cooperación de las que

participa.

OBJETIVOS METAS

Mejorar en un 100% la calidad y la coherencia del Diseño

Curricular, a nivel Jurisdiccional y Nacional,

durante el 2013.

Lograr al término del año 2013 la articulación entre los espacios

curriculares de los cuatro Campos de Formación.

La Estrategia se refiere a un plan de acción que me va a asistir en el logro del Objetivo y por ende de la Visión.

¿Cómo logro esto?

La Estrategia debe contemplar los Valores de la empresa o individuo.

No se trata de lograr mis objetivos a cualquier precio, sino

cumpliendo con Valores que percibo como importantes para mí.Táctica: Es el día a día de la Estrategia.La Estrategia tiene que ver con el logro de Objetivos, la Táctica tiene que ver con el logro de las Metas.


Les doy un ejemplo simple:

Mi Objetivo es vender 3 autos en el mes de Abril, Mi Estrategia es: Generar empatía y escucha activa con el cliente.Mi Meta es: Vender un auto hoy, Mi Táctica es: Además de mostrarle el auto al cliente, le doy las llaves para que lo testee.La diferencia en la Estrategia y la Táctica, además es que la Táctica se puede hacer sobre la marcha, mientras que la Estrategia requiere de una mayor planificación.

Planes

Conjunto de actividades y recursos (Humanos y de Capital) asociados a un conjunto de objetivos con los cuales durante un periodo determinado de tiempo (a través de su gestión eficiente ) van a permitir alcanzar un(os) objetivo(s) propuesto(s) por la Dirección de la Empresa.

Tipos Operacional u operativos

De eventos



Planes operativos

Son para realizarlos a corto o mediano plazo.Le dan vida a toda la estrategia estableciendo actividades específicas para lograr las metas establecidas.

Debe ser:EspecíficoMedible

AlcanzableRelevante

Tiempo definido


Planes de eventos

Los eventos son actividades puntuales que si bien se desarrollan dentro de un corto período, pueden implicar, según su envergadura, una planificación importante y detallada para ser exitosos.

Por ejemplo:

• Jornada de lectura en la plaza• Inauguración de servicios de a biblioteca• Visita del Bibliobus

Para la implementación se debe contar con un plan que determine detallada y

cronológicamente en qué forma se van a desarrollar las actividades para alcanzar

los objetivos planeados.


El control es el proceso que permite verificar y garantizar que las actividades llevadas a cabo se correspondan con las planeadas y, por lo tanto, que conduzcan a las metas y objetivos establecidos.

Supone entonces, la acción de medir el rendimiento final al compararlo con los planes y aconsejar tomar medidas que mejoren o cumplan dichos panes.


Tipos de control:

1. Control anticipado

2. Control concurrente

3. Control por retroalimentación


“...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO QUE LO CREAMOS CON LO QUE HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER

AQUÍ Y AHORA...”

Giulio Santosuosso“Reinventar a Venezuela”


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