PLANIFICANDO PARA EL ÉXITO Lunes 06 y 13 de mayo 11.30hs a 13.00hs
description
Transcript of PLANIFICANDO PARA EL ÉXITO Lunes 06 y 13 de mayo 11.30hs a 13.00hs
PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo
11.30hs a 13.00hs
Planifi-cación
Reali-zación
Éxito
EVENTOS
PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD
- Lair Riibero
“ El Éxito se mide en centímetros” - una pequeña diferencia en la ejecución lleva
a una gran diferencia en el resultado.
El interés de las empresas en los eventos empresariales
• ¿Por qué las empresas realizan eventos?• Los eventos como herramientas de comunicación • Tipos y modalidades más usuales• Objetivos generalmente perseguidos• Metodologías de organización de Eventos• Elementos para construir un evento corporativo • Comunicación - Convocatoria
¿Qué es un EVENTO?
“Una herramienta de comunicación
que genera interacción
entre los participantes
en un punto de encuentro ,
orientada a cumplir
objetivos determinados.”
EVENTOS SOCIALES
EVENTOS CORPORATIVOS
las personas como
miembros
objetivos de las
personas
Oobjetivos de las
organiza-ciones
las personas como
individuos
EVENTOS SOCIALES
Oobjetivos de las
personas
Olas personas
como individuos
CASAMIENTOS
FIESTAS DE 15/ 18
BABY SHOWERS
BAR / BAT MITZVAH
CUMPLEAÑOS 40 / 50
BAUITSMOS
EVENTOS CORPORATIVOS
Olas personas
como miembros
objetivos de las
organiza-ciones
EVENTOS PROMOCIONALESLANZAMIENTOSEXPOSICIONES
CONGRESOSSEMINARIOS Y CAPACITARCIONES
MUESTRAS DE ARTERECITALES
EVENTOS DEPORTIVOSREUNIONES DE TRABAJO
TEAM BUILDINGNSEVENTOS POLÍTICOS
FAMILY DAYSEVENTOS RELIGIOSOS
CELEBRACIONESEVENTOS DE BIEN PÚBLICO
WORKSHOPSEVENTOS CULTURALES
PRESENTACIONES DE LIBORSVISITAS E INAUGURACIONESCONFERENCIAS DE PRENSA
RONDAS DE NEGOCIOS
¿Por qué las empresas realizan eventos?
PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD
- Lair Riibero
“ Cuando un hecho establece una tendencia” - equilibrar los hemisferios cerebrales tiene mejores oportunidades de acceder al éxito
HEMISFERIO IZQUIERDO
DETALLISTAMECÁCINICO
LENGUAJEANALÍTICOMEMORIACERRRADO
LÓGICOCAUTELOSO
HEMISFERIO DERECHO
AMPLIOCREATIVO
MEDITACIÓNABIERTO
INTUITIVOSINT´ÉTCOARTÍSTICO
AVENTURERO
• Para INFLUIR: Vender Posicionarse Construir su marca Imagen
Para generar VALOR: cumplir objetivos de los involucrados
¿Por qué las empresas realizan eventos?
se define como una asociación fuerte y única entre un producto y una serie de atributos, es decir, decimos que un producto se ha “posicionado” cuando
el vínculo que une los nodos “producto” y “atributos” está claramente establecido• - Convocatoria
Los nodos son repositorios de información que están conectados entre sí con vínculos de diversa intensidad. Cuando percibimos una situación, nuestra mente activa esos vínculos para traer a nuestra consciencia información relevante.
Posicionamiento
¿Para quién una empresa hace un evento?
¿Para quién una empresa hace un evento?
• Empresa / Personas (consumidores)• Empresa / Empresas (clientes)• Empresa / Medios (comunicadores)• Empresa / Empleados (público interno)• Empresa / Proveedores (cadena de valor)• Empresa / Comunidad (todos)
La organización de un evento se enmarca dentro de las herramientas de las cuales dispone
una empresa u organismo para comunicar.
Metodologías de organización de Eventos
Gastronomía
Sede Invitaciones
Contenidos
Dirección
Planificación
Organización
Control
brief
Circuito Comercial típico en un evento profesional
contacto presentación definición
comunicarvender
organización de recursos
operaciones
entrevista
control resultados
LA ENTREVISTA
Qué me llevo de la entrevista?
• Tengo que saber que quiere mi cliente
• Claridad en los objetivos
• Justificar hacer el evento
• Definir momentos deseados
• Como mostrar los resultados
Comunicar es influir
tener claro qué quiero lograr, qué quiero que hagan?
jerarquía de los objetivos
escribirlos
consensuarlo con el cliente (los posibles)
mostrar los resultados
OBJETIVO CUMPLIDOS = EVENTO EXITOSO
Los espero el próximo lunes!
• - Convocatoria
PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo, 11.30hs a 13.00hs
La Gestión en los eventos empresariales
• Elementos para construir un evento corporativo
• Comunicación - Convocatoria• Planificación de eventos corporativos• Cronograma como ruta de acción • Check-list • Programa / MAM Proveedores – selección y
gestión Organización y Armado Coordinación
PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD”
- Lair Ribero
“ Vivir es afrontar un problema tras otro” - El modo en como los encaramos
establece la diferencia
BRIEF
Definir con exactitud sus elementos
• El BRIEF es un documento básico de trabajo
• en el que quedan reflejados por escrito
• aquellos elementos del EVENTO
• que se consideran necesarios
• para llevarlo a cabo acorde a los OBJETIVOS planteados, que posteriormente
• se entrega al cliente y sirve como base para la creación y control del mismo.
Realización de un BriefEL BRIEF
¿Para qué sirve un Brief?• Un brief claro y preciso del evento permitirá saber lo que
necesitamos para realizar el evento.
El brief es el primer elemento de comunicación cliente / organizador. • El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del
trabajo en la relación cliente / organizadores.
El brief lista toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan saber sobre el evento.
Confección del Brief
• 1) Objetivos del evento – punto previo• 2) El público objetivo – los públicos objetivos• 3) Fecha, hora y lugar – cuáles conviene?• 4) Presupuestos y recursos – definir rangos• 5) Contenido y programa - preliminares• 6) Actividades post-evento – el evento después del
evento• 7) Datos de contacto – siempre a mano• 8) Información adicional – qué más debemos tener
en cuenta?
Darle IDENTIDAD al EVENTO
Ejes conceptuales – Programa – Unidad del evento
IDEAS A TRANSMITIR CONCEPTOS ATRIBUTOS
Título que llame un claim que resuma una marca para su evento
La Rural “del campo a la ciudad”Feria del libro “Festejemos 200 años con libros”
ArteBA “Feria de Arte Contemporáneo”
CONTENIDOLUGARAMBIENTACIÓNSHOWS GASTRONOMÍA PERSONAL
EVENTOS CON IDENTIDAD
Plan de Comunicaciones - Medios
Seleccionar un listado estratégico de medios y contactos claves.
Ser coherentes, y consistentes en las comunicaciones.
Tener contacto con la prensa
Conocer las audiencias de los medios y los gustos y costumbres de mis prospectos
Negociar y definir mi presupuesto de comunicaciones.
Base de datos de medios
Alianzas con medios / canjes
Prensa pre y post evento
Gestión de espacios: entrevistas / notas
Diseño de campañas de prensa.
Producción y difusión de material periodístico.
Relaciones con productores, periodistas y líderes de opinión.
Monitoreo y reporte de medios.
Plan de Comunicaciones - Medios
Prensa para qué?
•Son excelentes propagadores de nuestros mensajes dado que:
•Se presentan como terceros hablando de lo que nos interesa comunicar
•Llegan a distintos públicos
•Podemos utilizar distinto tipos de medios
•Tienen gran nivel de penetración en las audiencias
•Generar vínculos a largo plazo.
•Proveerlos de datos, información, exclusivas y primicias.
•Conocer las temáticas sobre las que escriben.
•Tener actualizada la base de datos.
Acciones de prensa
ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo
1 Monitoree como usa actualmente su tiempo 2. Calcule cuánto vale su tiempo 3. Arme un cronograma diario 4. Priorice 5. Aprenda a decir NO
Recuerde: si está bien descansado y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contento
y será más productivo en su trabajo.
PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD”
- Lair Riibero
“ Haga lo que deba hacerse” - La eficiencia es hacer algo bien hecho.
La eficacia es hacer lo que debe ser hecho.
Cronograma
• Es una herramienta de planificación que representa la duración de tiempo de todas las tareas a realizar para llevar a cabo satisfactoriamente la organización de un evento.
• Se representa con un cuadro de doble entrada en la cual se encolumnan las tareas y se les asigna una duración a cada una.
• Este elemento gráfico marca los dead lines fechas límites) a cumplir para no generar retrasos en la planificación.
Cronograma
Definir a partir de un check list acciones, deadlines y responsables
Negociarlo
Ver día a día
Diferencia entre sueño y una meta: un camino y una fecha para realizarla
MAM: herramienta operativa para el equipo organizador y de él se pueden desprender información para los proveedores y personal eventual que colabora en el evento
Puede hacerse con una tabla de doble entrada o como un guión pero siempre debe ser:
•Simple como para leerlo con un golpe de vista
•Claro como para saber qué hay que hacer
•Preciso en quién lo hace y cuándo
•Usada por todos los responsables operativos
MAM
PRESUPUESTOS
CONSULTORÍA
INTERNET
ACADÉMICOS
SPONSORS
PUBLICIDAD
ENTRADAS
STANDS Canje
STANDS Venta
SERVICIOS PREDIO
PREDIO
COMERCIALIZACIÓN
COMUNICACIÓN
Ingresos Egresos
IMPUESTOS
GASTOS EMPRESA
GASTOS ORGANIZACIÓN
ARMADO
RESULTADOS
PRESUPUESTOS
•Usarlos como una herramienta de ayuda
•Gestionar su realización con todos los involucrados, negociando sus valores límites – justificación de los mismos
•Armar un buen plan comercial / ventas – realista, exigente y metódico
•Analizar la factibilidad del proyecto (Económico y Financiero)
•Tener seguridad y grado de certeza en lo que presupuestamos
•Trabajar con inteligencia los presupuestos abiertos y cerrados
•Definir nuestros honorarios
•Realizar un control y seguimiento permanente
Comunicación Web
Llegar a los clientes directamente
•gacetillas de prensa•los blogs•los podcasts (suscripción a un blog hablado) •news media•sitios propios
Ahora tu audiencia primaria no es más exclusivamente un puñado de periodistas. Los clientes tienen ahora acceso a una conexión de Internet, utilizan los motores de búsqueda (Google, Yahoo, Bing, etc.) y las lectoras RSS
Para pasar por alto a los medios hay que pensar como ellos
No enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular.
Qué vender
Cuánto vender
Cúando
Cómo
A quién
ETAPAS DE UN PLAN COMERCIAL
Definir los participantes del eventoDefinir las necesidades de los participantesDefinir los productos (satisfactores) que puedan dar respuesta a las necesidades de los participantesGenerar opciones de comercialización de esos productosValorizar las opcionesArmar cartera de clientes y plan de ventasDesarrollar la comunicación comercialGenerar los contactosPresentar propuestas comerciales a potenciales clientesRealizar seguimientoCerrar operacionesCobrar
Comunicación WebNo enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular
En vez de dirigirte a un puñado de periodistas, crea gacetillas de prensa dirigida especialmente a los clientes.
Crea links en el texto para enviar a tus clientes a páginas específicas (landing pages) en tu website La mejor forma de hacer circular una gacetilla de prensa es publicarla simultáneamente en tu propio blog o website y enviarla a uno de los servicios de distribución de comunicados de prensa.
Hay una variedad de opciones para la distribución de notas de prensa. El beneficio de utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensa es que tu gacetilla será enviada a los servicios online de noticias tales como Yahoo!, Google, etc. (Bureau de Prensa: www.bureaudeprensa.com )
Principios de la negociación integradora
1) Centrar la negociación en los intereses (tanto los propios intereses como los intereses de la otra parte) y no en las posiciones,
2) Separar a las personas del problema: 1)expresando los propios intereses de forma que parezcan legítimos para la otra parte; 2) manifestando que se comprenden cuales son los intereses de la otra parte 3) no criticar a la otra parte
3) Generar alternativas para beneficio mutuo: 1)identificar intereses compartidos; 2) ver si se complementan 3)presentar alternativas que puedan ser válidas 4)facilitar la decisión de la otra parte (buscar precedentes, resaltar su legitimidad..).
4) Insistir en criterios objetivos. Es importante negociar en base a algo que está más allá de las voluntad de cada parte, en base a criterios como la justicia, el mantenimiento de la relación, los intereses de toda la comunidad, la viabilidad de las soluciones, etc.
5) Elaborar un plan de acción en el que se decida exactamente quien hará qué y cuando.
Modelo "yo gano, tu ganas", y para su puesta en práctica los negociadores pueden seguir las siguientes fases (Fisher y Ury, 1990)
• Buena base de proveedores
• Probarlos o contar con referencias sólidas
• Pedir alternativas de presupuestos y servicios
• Seleccionar acorde a lo que queremos obtener
• (servicio / precio)
• Evitar tener proveedores críticos (única opción)
• No concentrar nuestras necesidades
• Periódicamente rotar proveedores
• Generar relaciones de confianza y negocios para todos
• Exigir la superación de condiciones de calidad y precio
• Hacer alianzas de valor generando diferenciales estratégicos
• Aprender del proveedor
• Documentar y controlar lo contratado