PLANTILLA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS -...
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04 IT-DRM-02 Versión 02
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04IT-DRM-02 Versión 02
© Derechos Reservados 2003Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.Subdirección General de Administración Dirección de Recursos MaterialesViaducto Miguel Alemán No. 105, .2 piso, Col. Escandón, México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
CONTENIDO
Número Tema Página
1 Objetivo 2
2 Alcance 2
3 Referencias 2
4 Políticas 2
5 Responsabilidades 3
6 Definiciones 4
7 Método de Trabajo 5
7.1 Diagramas de Flujo 5
7.2 Descripción de Actividades 6
8. Registros 8
9. Anexos 8
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO
Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes.
2. ALCANCE
Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo, su registro y su distribución.
3. REFERENCIAS
3.1 Manual de Organización.
3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7, Realización del Servicio.
3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.
4. POLITICAS
Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para el desarrollo de sus funciones.
Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes de consumo.
Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo al resultado del inventario.
Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.
Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada.
Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos Materiales el resultado de los mismos.
No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Institución.
No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de entrada de almacén.
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha de entrega establecida se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se proceda a la penalización correspondiente.
La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el alta correspondiente y elaboración del resguardo.
La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de personal o cambio en la estructura del CPTM
5. RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Materiales
5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.
5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la normatividad Vigente.
5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes.
5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de capacitación que se requieran por el personal a su cargo.
5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo
5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.
5.8 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta Instrucción de Trabajo.
Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).
5.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.
5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.
5.12 Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.
5.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de consumo.
5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.
6 DEFINICIONES
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.
6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales, artículos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.
6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.
6.4 AA. Asistente Administrativo.
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
7 METODO DE TRABAJOEste diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de Bienes de Consumo y de Activo Fijo.
7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
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Reporte
Oficio
Reporte
Reporte
4. Captura en sistema Información de Inventarios
5. Revisa reporte de evaluación de Inventario
2. Elabora etiquetas de identificación para inventarios
Asistente Administrativo
1. Elabora Programa para Inventarios Físicos
INICIO
Etiquetas de Identificación de
Inventario y marbetes
Director de Recursos Materiales
6. Recibe ajustes y recomendaciones
FIN
Programa para Inventario
7. Instruye a Asistente para realizar ajustes.
Resguardo de Activos
3. Lleva a cabo el levantamiento de
Inventarios
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
Asistente Administrativo
1. Elabora programa para inventarios físicos.1.1 Elabora el programa para el levantamiento de
inventarios físicos de bienes de consumo y activo fijo.
Programa de Inventario
1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días en que se llevará a cabo la toma del padrón inventarial de activo fijo.
Correo Electrónicoy/o Circular
1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días que el Almacén no surtirá artículos y materiales.
1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de artículos y materiales. Listado de Materiales
2. Elabora etiquetas de identificación para inventarios.
Etiquetas de Identificación de
Inventario2.1 Elabora las etiquetas de identificación de inventario físico de activo fijo,
2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y materiales de oficina contenidos en el almacén. Marbetes
3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios
Hoja de Control
3.1 Para el activo fijo
Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de identificación.
3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario responsable del bien.
3.3 Para bienes de consumo
Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado el resultado del conteo por artículo.
Listado de Materiales
4. Captura en Sistema Información del Inventario Base de datos
electrónicaResguardo de Activos
Anexo 14.1
Para el activo fijo
Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo correspondiente.
4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto del mismo.
Base de datos electrónica
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
Reporte4.3
Para bienes de consumo
Captura en el Sistema de Control de Almacén el resultado del Inventario.
4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el reporte de evaluación del inventario.
Director de Recursos Materiales
5. Revisa reporte de evaluación de inventario.
Reporte
5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén.
5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado del inventario.
6. Recibe ajustes y recomendación
6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del área de auditoria.
7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.
Reporte
7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita un nuevo reporte de evaluación del inventario.
7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén.
7.4 Emitir un reporte definitivo.
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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
8 REGISTROS
No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo
Tiempo de Conservación /
Disposición
FO-DRM-GS-02 Resguardo de ActivosEncargada de almacenes e inventarios
3 Años/Archivo muerto
S/N Reporte
Encargada de almacenes e inventarios
3 Años/Archivo muerto
9 ANEXOS
Anexo Nombre No. De Control
1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02
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