José Mª González de Selgas

Hospital Universitario San Cecilio

Granada

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN

DE MEDICAMENTOS

ÍNDICE

• Objetivo

• Responsabilidad de aplicación y alcance

• Adquisición de medicamentos

– Tipos de adquisición

–Realización de pedidos:

¿Cuándo?¿Cuánto?¿Cómo?

• Recepción de medicamentos

• Registros de calidad

OBJETIVO

Describir el procedimiento de adquisición y recepción de medicamentos y materias

primas, para cubrir las necesidades terapéuticas del Hospital San Cecilio.

RESPONSABILIDADES

Jefe de Servicio Es el responsable de autorizar

los medicamentos que se

adquieren.

Farmacéutico responsable del Área

Es el encargado de la realización

de los pedidos.

Auxiliar Administrativo

Celador

Informatización y envío de los

pedidos y de las

correspondientes recepciones

Recepción física de los pedidos y

de las comprobaciones previas

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS

• Existen dos tipos básicos de adquisición de medicamentos:

–Adquisición de medicamentos mediante contratación administrativa.

–Adquisición de medicamentos mediante compra directa.

Adquisición de medicamentos mediante contratación administrativa

Son compras de artículos dentro de un acuerdo definido mediante un expediente (concurso). A cada expediente creado se le asigna un código, una fecha y un importe máximo por pedido.

El Servicio de Farmacia establece unas especificaciones de calidad y precio para cada medicamento a incluir en el concurso.

Tras los informes emitidos por los laboratorios, se convocará una Mesa de Contratación que emitirá una Propuesta de Adjudicación al Servicio de Farmacia. En cuanto se acepte esta propuesta, se creará el expediente definitivo.

Adquisición de medicamentos mediante compra directa

Se trata de compras realizadas directamente al laboratorio farmacéutico. En este caso, la evaluación de la calidad del producto a adquirir la realiza directamente el Servicio de Farmacia, valorando la documentación aportada por los proveedores y solicitando a éstos una oferta económica y muestras de su producto.

→ ¿CUÁNDO pedir?

La emisión de los pedidos sigue la fórmula de “Aprovisionamiento por punto de pedido”.

Esto significa que el pedido se realiza cuando el stock del producto llega al stock de alerta:

REALIZACIÓN DE PEDIDOS

• Si el medicamento está en el Kardex®:

Una vez a la semana (Lunes), la aplicación informática del programa Kardex® facilita un listado de aquellos productos que tengan un stock por debajo del stock de alerta. Se comprueba que éstos no estén pendientes de recibir y se realiza el pedido correspondiente.

• Si el medicamento NO está en el Kardex®:

El pedido se realizará con una periodicidad de 1 ó 2 semanas, dependiendo del consumo del producto.

→ ¿CUÁNTO pedir?

Para cada tipo de aprovisionamiento, la cantidad a pedir suele ser fija y se calcula teniendo en cuenta el stock máximo del medicamento y el stock actual. La diferencia entre ambas cantidades es la cantidad a pedir:

Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual

REALIZACIÓN DE PEDIDOS

→ ¿CÓMO pedir?

- Programa Gestión Económica (Farmatools)

- Compras → Pedidos → Propuesta de Lista de Compra

REALIZACIÓN DE PEDIDOS

→ ¿CÓMO pedir? • Una vez generado el pedido, se imprime la Hoja

de pedido. En ella, figura el número de pedido, el producto, el número de envases, los descuentos aplicables, el precio final y la firma del farmacéutico responsable.

• Los pedidos se enviarán por FAX o mediante la

aplicación informática EDI, según cuál sea el proveedor. En ambos casos, las Hojas de pedido se archivarán a la espera de que se produzca la recepción del producto.

• NOTA:

Los pedidos de medicamentos no incluidos en la Guía Farmacoterapéutica del Hospital se realizan a través de un proveedor intermedio (Oficina de Farmacia ó Grupo Hefame), y se utiliza un impreso específico:

• El personal celador es responsable de:

– Recepcionar los bultos y sellar el albarán al transportista.

– Comprobar que el producto y la cantidad sean los correctos.

– Entregar el albarán al personal administrativo.

RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS

• El personal administrativo es responsable de:

– Verificar que el producto recepcionado coincide con el pedido en:

• Número de pedido

• Laboratorio/Proveedor

• Código

• Precio

• Cantidad

• Lote y caducidad

– Realizar la entrada de material mediante el programa Gestión Económica.

– Unir el albarán de entrega con la Hoja de Pedido y enviarlo al Área de Contabilidad.

REGISTROS DE CALIDAD • Registros informáticos - Listados de pedidos de medicamentos realizados y pendientes de recibir

(programa Gestión Económica)

- Listados de entradas de material y de albaranes recepcionados (programa Gestión Económica)

- Pedidos de materias primas y material de acondicionamiento a proveedores (programa Gestión Económica)

- Registros de recepción de materias primas y material de acondicionamiento (Programa Paracelso)

- Registro de devoluciones (programa Gestión Económica)

• Registros documentales - Albaranes de proveedor

- Formulario de petición de medicamentos

- Archivo de pedidos de Farmacotecnia

GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN