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ALCALDIA LOCAL DE ANTONIO NARIÑO

POLITICA CONTABLE DE LA

ALCALDIA LOCAL ANTONIO NARIÑO

Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación. Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la Alcaldía Local, en procura de una gestión pública eficiente y transparente. Dar a conocer la situación financiera de la Alcaldía Local y el resultado de las actividades financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de vigilancia y control y órganos de representación política y demás usuarios de dicha información. Permitir la certificación y comprobación interna y externa, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la Alcaldía Local. Contar con los soportes idóneos de los registros contables. Evitar que en la contabilidad de la Alcaldía Local se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:

a. Valores que afecten la situación patrimonial y no representes derechos, bienes u obligaciones ciertos por la Alcaldía Local.

b. Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c. Derechos u obligaciones respecto a los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción según sea el caso.

d. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e. Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.

f. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

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CARANTERÍSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

Además de las características establecidas en el PGCP, la contabilidad de la Alcaldía Local Antonio Nariño debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.

RAZONABILIDAD

Se entiende que la información contable de la Alcaldía Local Antonio Nariño es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de las actividades, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:

a. Registro total de las operaciones: La contabilidad de la Alcaldía Local Antonio Nariño debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, se establecerán los controles necesarios que garanticen esta situación.

Para ello, se solicitará a las áreas que general información, la documentación necesaria y suficiente que permita al área de contabilidad identificar los hechos.

b. Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones de la Alcaldía Local Antonio Nariño, esto es, las cuentas por cobrar por concepto de multas, otros deudores, anticipos, recursos entregados en administración, propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual. Por lo anterior, la información se registrará en el aplicativo contable y de inventarios por terceros, elementos individualizados y responsable. Se realizará como mínimo un inventario o verificación física de los elementos, cuyo resultado será sometido a Comité de Inventarios.

c. Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, la Alcaldía Local Antonio Nariño aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecida en la Resolución 001 del 20 de septiembre de 2001 “Por la cual se expide el Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital”, emitida por el Contador General de Bogotá D.C.

Los aspectos más relevantes a tener en cuenta para el reconocimiento de estas

cuentas son:

- La depreciación se registra individualizada, a través del aplicativo de inventarios, el

cual está integrado con contabilidad.

- La vida útil de los activos fijos depreciables de la Alcaldía Local Antonio Nariño son:

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ACTIVO FIJO VIDA ÚTIL

Inmuebles (edificaciones)

50 años

Maquinaria y equipo

15 años

Muebles, enseres y equipo de oficina, equipo de comunicación y accesorios, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina y despensa.

10 años

Equipo de computación y accesorios.

5 años

- La depreciación se calcula por el sistema de línea recta.

- Los activos menores o iguales a (50 UVT) se deprecian el mismo año, sin consideración de la vida útil.

- Los activos adquiridos por un valor inferior o igual a medio SMLMV se registran directamente al gasto.

d. Ajuste a valores reales: Los bienes, derechos y obligaciones de la Alcaldía Local deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periocidad y términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública.

e. Soportes Documentales: La totalidad de las operaciones registradas por la Alcaldía Local Antonio Nariño deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados, tales como:

Documentos soportes para pago de contratos con orden de pago:

Conforme a Gestión Adquisición de Recursos al “Instructivo Suscripción, Legalización y Liquidación del Contrato Local” (Codigo:2LGAR-13 Version2.0) “Los documentos soportes para el pago de las obligaciones contractuales serán en todos los casos el certificado de cumplimiento, pago de aportes parafiscales, la factura cuando sea el caso, y aquellos que se estipulen en el contrato”. Cuando sea último pago, adicionalmente, se deberá acreditar previamente recibo a satisfacción final, paz y salvos de inventarios físicos y tecnológicos cuando se traten de contratos de prestación de servicios y el acta de liquidación, esta ultima previa expedición del estado de cuenta.

Documentos soporte para pago de otros compromisos con orden de pago:

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Para el pago de servicios públicos, facturas sentencias, avances entre otros, el Fondo de Desarrollo Local verifica: Memorando de solicitud de pago por parte del Ordenador del Gasto o rubro de funcionamiento, certificado de registro presupuestal, factura, acto administrativo que ordena el pago de sentencias con su correspondiente soporte, si hay lugar a ello.

Documentos soporte para registro de otras operaciones que no general pago.

Estos registros contables se realizan a través de comprobante de diario o ajuste en Excel, los cuales guardan un consecutivo cronológico y son soportados con documentos idóneos, tales como:

Presupuesto: Informe de ejecución del presupuesto de gastos e inversiones del mes, informe de disponibilidades, compromisos y autorizaciones de giro consolidado por rubro, ejecución de cuentas por pagar pro tercero, astas de anulación de cuentas por pagar y registros.

Amortización Diferida: Cuadro de amortización con la información de contratos suscritos por la Alcaldía Local.

Registro de multas, intereses, responsabilidades, otros ingresos, traslado de

bienes: Actos administrativos, oficios de liquidación de intereses, informe de baja, recibos de consignación de reintegros y pagos expedidos por la Tesorería Distrital, acta de recibo de elementos.

Amortización de anticipos y pagos anticipados: Informes de ejecución administrativa y financiera, actas de liquidación, y recibos de reintegro de valores no ejecutados.

Almacén e Inventarios: Las entradas y salidas de almacén con el documentos soporte que dan origen a la transacción, se registra en el aplicativo de almacén e inventarios cuyo usuario es el ó almacenista, información que está integrada al aplicativo contable de la Localidad. En todo caso, todo registro contable que se realiza requiere de un documento soporte que da origen a la operación transaccional o no transaccional.

f. Control de cuentas auxiliares: La Alcaldía Local de Antonio Nariño realizará Conciliaciones periódicas mensuales y trimestrales para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos.

Mensuales: (Plazo: Dentro de los cinco 05 días del mes siguiente al cierre del período respectivo. Plan operativo contable

1. Propiedad Planta y Equipo con Almacén e inventarios. 2. Diferidos. 3. Cuentas por pagar 4. Conciliación Gastos de funcionamiento con Ejecución Presupuestal. 5. Conciliación cuentas de planeación y presupuesto –con información presupuestal. 6. Conciliación operaciones de enlace con la Tesorería Distrital. 7. Multas, interese y otros deudores

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Trimestral: (Plazo: Dentro de los cinco 05 días del mes siguiente al cierre del período respectivo. Plan operativo contable

1 Anticipos, pagos anticipados, avances y recursos entregados en administración. 2 Conciliación información SIPROJ- demandas en contra de la entidad- Jurídica. 3 Conciliación y circularización operaciones recíprocas

Semestral: (Plazo: Dentro de los cinco 10 días del mes siguiente al cierre del período respectivo. Plan operativo contable

1- Conciliación y circularización operaciones recíprocas

Anual (Plazo: Dentro de los cinco 15 días del mes siguiente al cierre del período respectivo). 1. Conciliación de multas. 2. Conciliación intereses. 3. Control de anticipos, pagos anticipados, avances y recurso entregados en

administración y otros deudores. 4. Control Propiedad Planta y equipo con Almacén e inventarios. 5. Conciliación diferidos. 6. Conciliación bienes entregados a terceros. 7. Conciliación y análisis cuentas por pagar con presupuesto y giros. 8. Conciliación gastos de funcionamiento e inversión con Ejecución presupuestal. 9. Conciliación de cuentas de planeación y presupuesto con información presupuestal. 10. Conciliación responsabilidades. 11. Conciliación información SIPROJ- demandas en contra de la entidad- Jurídica. 12. Conciliación contratos en comodatos recibidos 13. Conciliación operaciones de enlace con la Tesorería Distrital

g. Libros de Contabilidad: La Alcaldía Local Antonio Nariño debe generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.

Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que para el efecto, posee la Alcaldía Local. Los libros Mayor y Balances y Diario, estarán debidamente foliados, mediante acta de apertura de folios firmada por el Representante Legal y Contador de la Entidad, la cual se renovará para darle continuidad a la foliación una vez se agoten las hojas foliadas. Los libros podrán tenerse en medio físico o magnético, de tal forma que permita su fácil, adecuada y oportuna consulta.

h. Estructura del área contable y gestión por procesos: La contabilidad de la entidad debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

Para ello, debe dotarse con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que genera las diferentes áreas de la Alcaldía Local. En coordinación con la oficina de sistemas – local- se deberá realizar los backup o copias de seguridad de la información contable en un lugar que garantice su seguridad.

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OPORTUNIDAD.

La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Para tal efecto Contabilidad emitirá un memorando y oficio con el Plan Operativo Contable a las dependencias o entidades en donde se le indicará la información a allegar, el plazo y los términos de la misma. Los elementos mínimos para cumplir con la característica de oportunidad son los siguientes:

a. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará por que dicho proceso permanezca en forma consistente.

b. Eficiencia en los sistemas de la información contable financiera: La contabilidad de la Alcaldía Local Antonio Nariño deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento de la información financiera, económica y social.

PROCESO CONTABLE. El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar los servicios. Las etapas son las siguientes:

Identificación:

En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que puedan ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o puedan afectar la situación financiera o el resultado de la actividad económica y social de la entidad.

Clasificación:

El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base en los documentos fuente o soporte.

Registro y Ajustes:

Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes teniendo en cuenta su naturaleza, en los comprobantes de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública para casa caso. Se debe verificar al final de cada periodo que todas las operaciones se hayan registrado, a través del consecutivo de órdenes de pago, comprobantes de diario y ajuste, relaciones de autorización, entradas y salidas de almacén, radicación de compromisos para pago de prestación de servicios, proveedores, acreedores, entre otros.

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Presentación de los estados financieros e informes: Elaborados los estados financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos. Previo a la generación de los estados financieros, se debe verificar la aplicación de la política contable aquí señalada en cada uno de los procedimientos a través de autoevaluaciones y controles. La periodicidad y la información de los estados financieros e informes serán:

Informes a generar por el área de contabilidad.

Informes mensuales (Plazo: Dentro de los quince 15 días del mes siguiente al cierre del período respectivo).

- Conciliación de operaciones de enlace. - Generación y publicación Estados Financieros Mensuales. - Conciliación de cuantas de Balance:

1. Propiedad Planta y Equipo con Almacén e inventarios. 2. Diferidos. 3. Cuentas por pagar 4. Conciliación Gastos de funcionamiento con Ejecución Presupuestal. 5. Conciliación cuentas de planeación y presupuesto –con información presupuestal. 6. Multas, interese y otros deudores

Informes Trimestrales (Plazo: Dentro de los diez 10 días del mes siguiente al cierre del período respectivo).

- CGN2005-001- Saldos y movimientos. - CGN2005-02- Operaciones reciprocas. - Balance General a nivel de cuenta. - Estado de Actividad Económica y Financiera. - Conciliación de Operaciones de enlace - Conciliación cuentas de Balance:

1. Anticipos, pagos anticipados, avances y recursos entregados en administración. 2. Propiedad Planta y Equipo con Almacén e inventarios. 3. Diferidos. 4. Cuentas por pagar 5. Conciliación Gastos de funcionamiento con Ejecución Presupuestal. 6. Conciliación cuentas de planeación y presupuesto –con información presupuestal. 7. Multas, interese y otros deudores 8. Conciliación información SIPROJ –demandas en contra de la entidad- Jurídica-

Informes Semestral (Plazo: Dentro de los diez 10 días del mes siguiente al cierre del período respectivo).

- entidad- Jurídica CGN2005-001- Saldos y movimientos. - CGN2005-02- Operaciones reciprocas. - Balance General a nivel de cuenta.

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- Estado de Actividad Económica y Financiera. - Reporte boletín de Deudores Morosos - Informe Operaciones Reciprocas - Conciliación de Operaciones de enlace - Informe de avance sobre el Plan de Mejoramiento con la Contraloría durante el 1er

semestre asistir en las solicitudes de información requeridas por el grupo auditor de la Contraloría Distrital y Local.

- Conciliación cuentas de Balance:

1. Anticipos, pagos anticipados, avances y recursos entregados en administración. 2. Propiedad Planta y Equipo con Almacén e inventarios. 3. Diferidos. 4. Cuentas por pagar 5. Conciliación Gastos de funcionamiento con Ejecución Presupuestal. 6. Conciliación cuentas de planeación y presupuesto –con información presupuestal. 7. Multas, interese y otros deudores 8. Conciliación información SIPROJ –demandas en contra de la -

Informe de cierre anual (Plazo: Dentro de los diez 15 días del mes siguiente al cierre del período respectivo).

- entidad- Jurídica CGN2005-001- Saldos y movimientos. - CGN2005-02- Operaciones reciprocas. - Balance General a nivel de cuenta. - Estado de Actividad Económica y Financiera. - Estado de cambios en el Patrimonio - Reporte boletín de Deudores Morosos - Informe Operaciones Reciprocas - Notas de carácter especifico CHIP. - Notas de carácter general CHIP. - Notas Word de los Estados Financieros. - Informe de Control Interno Contables. - Informe sobre posibles Detrimentos Patrimoniales - Conciliación de Operaciones de enlace - Anexo de conciliación a los Estados Financieros.

1. Multas. 2. Interese. 3. Información sobre Anticipos, pagos anticipados, avances y recursos entregados en

administración 4. Otros deudores. 5. Depreciación bienes inmuebles 6. Propiedad Planta y Equipo con Almacén e inventarios. 7. Diferidos. 8. Bienes entregados a terceros. 9. Cuentas por pagar 10. Análisis cuentas por pagar con presupuesto. 11. Conciliación Gastos de funcionamiento con Ejecución Presupuestal. 12. Conciliación cuentas de planeación y presupuesto –con información presupuestal. 13. Responsabilidades. 14. Conciliación información SIPROJ –demandas en contra-

- Informe a la Contraloría Distrital SIVICOF.

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Análisis e interpretación de la información:

Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera de la entidad. Dicha situación deberá revelarse en las notas a los estados financieros, identificando las cuentas, operaciones y situaciones que afectaron la información financiera de la entidad.

CONTROLES. La Alcaldía Local Antonio Nariño establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera y económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública. Para el área contable, deberá permanecer en constate actualización normativa contable, tributaria, procedimental, contractual y demás que le aplique al desarrollo de su labor a fin de mantener la sostenibilidad del Sistema Contable Público contenido en la resolución 000001 de 2010.

REGISTRO EN EL APLICATIVO CONTABLE. Revisión y verificación en el aplicativo contable de la causación y pago de proveedores, acreedores, prestación de servicios, facturas de servicios públicos y privados a través del sistema de radicación que se lleva en la entidad y consecutivo de órdenes de pago, entradas y salidas de almacén.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

1- Mensualmente conciliar con el área de Almacén e Inventarios documentos soportes los movimientos generados en el mes, de bienes devolutivos, consumo y consumo controlado.

2- Revisar verificaciones aleatorias, mediante pruebas de escritorio al cálculo de cuentas

valuativas (depreciación, amortización, provisión).

3- Verificar en todos los casos la existencia del documento soporte que respalde los movimientos de almacén (contraltos, factures, actas, actos administrativos).

4- Revisar con almacén y jurídica del Fondo de Desarrollo Local la actualización de las pólizas de seguros que amparen los bienes de la Localidad, igualmente, verificas la existencia, actualización y vigencia de los contratos de comodato.

PRESUPUESTO.

1- Con el resumen en formato PREIS, donde se consignen los movimientos del mes,

realizar la conciliación entre contabilidad y presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión por cada proyecto y por cada rubro.

2- Conciliar la ejecución presupuestal mensualmente con las cuentas cero del balance.

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OTRAS ÁREAS O ENTIDADES.

1- Efectuar conciliaciones de Operaciones Reciprocas.

2- Efectuar mensualmente conciliación de enlace con la Tesorería Distrital.

3- Establecer como requisito para la legalización de los anticipos, los soportes necesarios como son las actas de entrega parcial, final factura o documento equivalente.

4- Conciliar los pasivos contingentes por procesos en contra de la entidad registrados en SIPROJ.

5- Analizar cada una de las cuentas que contienen los Estados Financieros, de tal manera que se realicen oportunamente los ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar.

6- Mantener y actualizar el archivo, físico y magnético de los soportes contables que le correspondan.

7- Dar cumplimiento a las normas contables emanadas por la Contaduría General de la Nación y la secretaria distrital de hacienda mediante la actualización y consulta permanente de dicha normatividad.

Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales, que puedan afectar el citado proceso. Además, deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que, afectando la situación de la Alcaldía Local Antonio Nariño, no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pública. Todos los funcionarios del Sistema Contable tendrán la responsabilidad de implementar la cultura del autocontrol a las actividades que realizan continuamente, mecanismo necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que se haga sostenible.

ANTONIA C CASTELBLANCO SUAREZ Alcaldesa Local

MARTHA SOFIA QUIROGA ARIZA Contadora Localidad Antonio Nariño -15- SEPTIEMBRE 2011.

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