Practica profesional

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

PRÁCTICA PROFESIONAL

AUTOR:

Marval Martínez, Alexander Javier.

CI: 24.559.487

CIUDAD GUAYANA, FEBRERO DE 2.017

ASESORES:

TUTOR ACADÉMICO:

Ing. Mónica Torres

TUTOR INDUSTRIAL:

Ing. Yirliana Salazar

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE LA EMPRESA

CONSORCIO TRANSPORTE LOS PINOS

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE LA EMPRESA

CONSORCIO TRANSPORTE LOS PINOS






ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE LA EMPRESA CONSORCIO

TRANSPORTE LOS PINOS.

ALEXANDER JAVIER MARVAL MARTÍNEZ

Trabajo de investigación que se presenta ante el Departamento de Ingeniería

Industrial como requisito académico para aprobar la práctica profesional.

Ing. Mónica Torres Ing. Yirliana Salazar

Tutor académico Tutor industrial

CIUDAD GUAYANA, FEBRERO DE 2017

MARVAL M, ALEXANDER J.

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE LA EMPRESA CONSORCIO TRANSPORTE LOS PINOS.

Páginas 140

Informe de Práctica Profesional

Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”

Vice-Rectorado de Puerto Ordaz Departamento de Ingeniería Industrial

Tutor Académico: Ing. Mónica Torres

Tutor Industrial: Ing. Yirliana Salazar

Capítulos: I. El problema. II. Marco referencial. III. Marco metodológico. IV. Diagnóstico y análisis de la situación actual. V. Situación propuesta. Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografía. Apéndices.

.

CIUDAD GUAYANA, FEBRERO DE 2017






ACTA DE APROBACIÓN

Quienes suscriben, miembros del jurado evaluador designados por el

Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional

Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”, Vicerrectorado Puerto

Ordaz, para examinar el informe de Práctica Profesional presentado por el

ciudadano: ALEXANDER JAVIER MARVAL MARTÍNEZ, portador de la

Cédula de Identidad N° V-24.559.487, titulado: ELABORACIÓN DE UN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

OPERACIONES DE LA EMPRESA CONSORCIO TRANSPORTE LOS

PINOS, consideramos que dicho informe cumple con los requisitos exigidos. A

tal efecto, lo declaramos APROBADO.

En Ciudad Guayana, a los ___ días del mes ________________ de 201__.

Ing. Mónica Torres Ing. Yirliana Salazar

Tutor académico Tutor industrial

vi

DEDICATORIA

A Dios todo poderoso, por ser mí ayuda y fortaleza en cada momento de mi

vida.

A mi madre, Migdalia Martínez por guiar mis pasos hacia un buen camino,

mediante su amor incondicional y valores inculcados día a día y todo el

esfuerzo dedicado para impulsarme a cumplir esta meta en mi vida.

A mi padre, Luis Marval que fue mi inspiración y promotor de mis ganas de

superarme cada vez más, esté logro te lo dedico a ti papá.

A ti José Miguel Alcalá, por todo el apoyo brindado y todas las enseñanzas

aportadas para que hoy pueda estar completando esta meta que te dedico a ti

por ser más que un amigo, has sido un padre para mí.

A mi hermana, Viviana Prado por ser parte fundamental en mi vida.

A ti abuelita, porque siempre creíste en mí, en que podría lograr mis

propósitos.

,

¡A todos ustedes les regalo mis esfuerzos y mis logros!

vii

AGRADECIMIENTOS A Dios todo poderoso, por haberme dado salud y sabiduría para alcanzar

esta meta.

A mis padres: Migdalia Martínez y José Alcalá, por impulsarme y darme las

fortalezas necesarias para cumplir mis metas, por todo el apoyo y esfuerzo

brindado para hacer realidad este logro. Son mi ejemplo a seguir y mi

inspiración.

A mi hermana Viviana Prado, por estar presente en cada momento de mi

vida. Y Halbert Cova, un hermano de otra madre que me ofreció todo su apoyo

durante mi carrera.

A Mis tías, por todo el apoyo prestado durante todos estos años, por estar allí

siempre para mí cuando las necesite.

A Angelina Bermúdez, gracias a ti pude superarme, eres mi motor de

inspiración y superación, has estado para apoyarme en cada una de las etapas

en las que te he necesitado y siempre puedo contar contigo, con tu amor.

A mi tutor Ing. Mónica Torres por todo su apoyo, conocimiento y atención,

tanto como profesor como tutor académico.

A mi tutor industrial Ing. Yirliana Salazar y Lisbeth Lara, por todo su tiempo

y conocimiento ofrecido durante mi estadía en la empresa.

A mi amiga Vanesa Li y Jesús Yzaguirre, por todos los momentos vividos

dentro y fuera de la universidad, por siempre ayudarme cuando lo necesité y

sobre todas las cosas sin esperar nada a cambio.

A todos mis compañeros de Consorcio Transporte Los Pinos, por hacer

mi estadía en la empresa mucho más amigable.

A todos los profesores de la UNEXPO, por ofrecerme todos sus

conocimientos y experiencias durante mi carrera universitaria.

viii






ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE LA EMPRESA CONSORCIO

TRANSPORTE LOS PINOS.

Autor: Marval Martínez, Alexander Javier

Tutor Académico: Ing. Mónica Torres

Tutor Industrial: Ing. Yirliana Salazar

Fecha: Febrero de 2017

RESÚMEN

El trabajo presentado a continuación tuvo como objetivo principal la elaboración de un manual de normas y procedimientos del departamento de operaciones de la empresa Consorcio Transporte Los Pinos. El estudio fue efectuado bajo el diseño descriptivo, de campo y evaluativo. Los instrumentos de recolección de datos empleados consistieron en entrevistas, encuestas y la observación directa. La propuesta estuvo basada en la elaboración de un manual de normas y procedimientos, que contiene: índice, objetivo, descripción de la empresa, descripción de los procesos, documentos, diagramas de flujo y anexos. El manual permite apoyar a los empleados involucrados en las operaciones de planificación y asignación de recursos del proceso de transporte, con el fin de mejorar su trabajo e incrementar su eficiencia.

PALABRAS CLAVES: Manual, Normas, Procedimientos, Proceso, Diagrama de Flujo.

ix

ÍNDICE GENERAL

DEDICATORIA ............................................................................................... vi

AGRADECIMIENTOS .................................................................................... vii

RESÚMEN .................................................................................................... viii

ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................... xii

ÍNDICE DE GRAFICOS ................................................................................ xiii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1

CAPÍTULO I .................................................................................................... 3

EL PROBLEMA ............................................................................................... 3

Planteamiento del problema. ....................................................................... 3

Objetivo General .......................................................................................... 4

Objetivos Específicos .................................................................................. 4

Justificación. ................................................................................................ 5

Alcance. ....................................................................................................... 5

Limitaciones. ................................................................................................ 6

CAPÍTULO II ................................................................................................... 7

MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 7

Descripción de Consorcio Transporte Los Pinos. ........................................... 7

Reseña histórica de Consorcio Transporte Los Pinos. ................................ 7

Objetivos específicos de la empresa. .......................................................... 7

Misión .......................................................................................................... 8

Visión ........................................................................................................... 8

Valores ........................................................................................................ 9

x

Política de la empresa. ................................................................................ 9

Ubicación Geográfica .................................................................................. 9

Estructura Organizativa de Consorcio Transporte Los Pinos. ................... 10

Descripción del área de Pasantía y lugar de trabajo asignado ..................... 12

Descripción del Proceso, Materiales, Equipos y Procedimientos.................. 12

Descripción de vehículos y remolques .......................................................... 13

Sistema de Rastreo Satelital. ........................................................................ 16

BASES TEÓRICAS ....................................................................................... 16

Sistema de Información de Transporte (SISTRAN). .................................. 16

Beneficios de utilizar SISTRAN ................................................................. 16

Contenedor ................................................................................................ 17

Transporte Multimodal ............................................................................... 17

Tipos de Contenedores. ............................................................................ 17

Dimensiones del Contenedor. ................................................................... 19

Chuto o Camión ......................................................................................... 19

Partes de un Camión ................................................................................. 20

Cabina…..……………………………………………………………………...20

Monocasco ............................................................................................. 20

Bastidor………………………………………………………………………...21

Manuales ................................................................................................... 21

Manual de organización. ............................................................................ 21

Manual de procedimientos. ........................................................................ 21

Utilidad del Manual de Procedimientos ...................................................... 22

Objetivos de un Manual de Procedimientos. ............................................. 22

xi

Contenido de un Manual de Normas y Procedimientos. ............................ 23

Identificación del Manual. .......................................................................... 24

Actualización de los Manuales .................................................................. 24

Proceso ..................................................................................................... 25

Procedimiento ............................................................................................ 25

Organigrama .............................................................................................. 25

Diagrama de Flujo ..................................................................................... 25

Beneficios del diagrama de flujo ................................................................ 26

Reglas para la creación de Diagramas ...................................................... 26

Bizagi Modeler ........................................................................................... 27

Bizagi BPM Suite ....................................................................................... 27

Matriz FODA .............................................................................................. 28

CAPÍTULO III ................................................................................................ 29

MARCO METODOLÓGICO .......................................................................... 29

Tipo de investigación. ................................................................................ 29

Diseño de la investigación. ........................................................................ 30

Población y Muestra. ................................................................................. 31

Instrumentos de Recolección de Datos. .................................................... 31

Las técnicas de recolección de datos fueron las siguientes: ..................... 31

Observación Directa. .............................................................................. 31

Entrevistas .............................................................................................. 32

Encuestas ............................................................................................... 32

Procedimiento Metodológico ..................................................................... 32

CAPÍTULO IV ................................................................................................ 35

xii

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACION ACTUAL .............................................. 35

Encuesta .................................................................................................... 35

Análisis de las encuestas ....................................................................... 45

Matriz FODA .............................................................................................. 46

Análisis de la matriz FODA ..................................................................... 48

CAPÍTULO V................................................................................................. 49

SITUACIÓN PROPUESTA ........................................................................... 49

CONCLUSIONES ......................................................................................... 52

RECOMENDACIONES ................................................................................. 54

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 55

APENDICE 1................................................................................................. 58

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Ubicación Geográfica de Consorcio Transporte Los Pinos. .......... 10

Figura 2. Estructura Organizativa de Consorcio Transporte Los Pinos ........ 11

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Chutos de Consorcio Transporte Los Pinos, .................................. 13

Tabla 2. Bateas de Consorcio Transporte Los Pinos. .................................. 14

Tabla 3. Taras de Consorcio Transporte Los Pinos. .................................... 14

Tabla 4. Cavas de Consorcio Transporte Los Pinos .................................... 15

Tabla 5. Muestra seleccionada para el estudio. ........................................... 36

Tabla 6. Formato de encuesta realizada a empleados. ................................ 37

Tabla 7. Matriz FODA del Departamento de Operaciones. .......................... 46

xiii

ÍNDICE DE GRAFICOS

Gráfica 1. ¿Conocimiento del proceso operativo de cada departamento que

conforma la empresa? ............................................................................... 38

Gráfica 2. ¿Conocimiento de los procedimientos realizados por el

Departamento de Operaciones? ................................................................ 39

Gráfica 3. ¿Conocimiento de las normas que debe cumplir la empresa para el

servicio de transporte de carga pesada? ................................................... 40

Gráfica 4. ¿Los procedimientos del proceso de transporte del Departamento

de Operaciones están bien distribuidos? ................................................... 41

Gráfica 5. ¿Consideración de actividades repetitivas en el proceso de

planificación, asignación de recursos y traslado de mercancía que realiza la

unidad? ...................................................................................................... 42

Gráfica 6. ¿Mejorar partes del proceso llevado a cabo en el Departamento de

Operaciones? ............................................................................................ 43

Gráfica 7. ¿Posee el Departamento de Operaciones un manual de normas y

procedimientos actualizado? ..................................................................... 44

1

INTRODUCCIÓN

La presente investigación surge con la necesidad de elaborar e

implementar en el Departamento de Operaciones de la empresa Consorcio

Transporte Los Pinos, un manual de normas y procedimientos donde se

describan las actividades y responsabilidades que ejerce cada uno de sus

integrantes.

Consorcio Transporte Los pinos es una empresa de servicio de

transporte, tiene como objetivo principal satisfacer los requerimientos

solicitados por el grupo Traki, desde el traslado de mercancía que recibe en

los puertos de la Guaira y Guanta al centro de distribución, ubicado en Los

Pinos, Puerto Ordaz, Edo Bolívar, así mismo del centro de distribución a la red

de tiendas Traki.

Un manual de normas y procedimientos es un documento diseñado con

la finalidad de conocer a profundidad cada uno de los procedimientos que se

cumplen en una organización, además es utilizado para asignar tareas y

responsabilidades, facilitar el entendimiento del proceso que realiza la

organización al personal de nuevo ingreso.

Por otra parte, los diagramas de flujo son representaciones graficas de

los distintos procesos de una organización, estos son constituidos por

múltiples pasos o procedimientos representados por símbolos que contienen

en su interior una breve descripción de lo que ocurre, además de señalar quien

es responsable de dicha tarea.

La elaboración del manual de normas y procedimientos estará

constituida por una investigación de campo, donde se utilizaran diversas

técnicas de recolección de datos.

2

El estudio está estructurado se la siguiente manera:

Capítulo I: El problema, describe el planteamiento del problema, el cual

estar comprendido a su vez por la situación existente en la empresa,

objetivos de la investigación, importancia, justificación, alcance, y

limitaciones.

Capítulo II: Marco Referencial, reseña histórica de la empresa, misión,

visión, objetivos, política y estructura organizativa, además de la

ubicación geográfica de la misma, definiciones conceptuales, bases

teóricas de las técnicas y herramientas a utilizar en la investigación.

Capítulo III: Marco Metodológico, constituye el tipo de estudio,

población y muestra de la investigación, tipo de investigación,

instrumentos de recolección de datos y el procedimiento de la

investigación.

Capítulo IV: Diagnostico y análisis de resultados de la situación actual,

contiene las herramientas de análisis: encuestas aplicadas a la muestra

y Matriz FODA que describe la situación actual del departamento.

Capítulo V: Situación propuesta, constituye la descripción del Manual

de normas y procedimientos del Departamento de Operaciones de

Consorcio Transporte Los Pinos.

Conclusiones, recomendaciones, bibliografías y apéndice.

3

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema.

Consorcio Transporte Los Pinos es una empresa de transporte

dedicada a cumplir con los requerimientos exigidos por la gerencia de aduana

y centro de distribución de la empresa Traki distribuidora C.A. El proceso

comienza con el traslado de mercancía y bienes de importación ubicados en

los puertos de la Guaira y Guanta respectivamente, hasta ser entregados y

depositados en el centro de distribución ubicado en la Zona Industrial Los

Pinos - Puerto Ordaz, y continuando con el transporte desde el centro de

distribución hasta cada una de las tiendas Traki en todo el territorio nacional.

La problemática que se ve reflejada en la empresa, es la falta de

procesos estructurados y documentados. Se presencian perdidas de

documentos legales de vehículos, los cuales no son entregados por los

conductores al cerrar un viaje, lo que genera retrasos en la ejecución de

nuevos viajes, si el conductor no se encuentra en disponibilidad de cumplir con

dicha asignación, así como también el extravió de documentos de

confirmación de entrega de contenedores en las almacenadoras, el cual debe

ser entregado en la Gerencia de Traki Distribuidora, por lo que se debe

cancelar un costo elevado para su adquisición tras la pérdida del mismo.

4

Así mismo el Departamento de Operaciones se presentan

inconvenientes, como descontrol en el cumplimiento de actividades, falta

de compromiso con la organización, ausencia de normas, procesos no

documentados ni actualizados, redundantes y burocráticos.

La falta de actualización del manual de normas y procedimientos

conlleva a las fallas mencionadas anteriormente, pero principalmente a omitir

pasos y mala comunicación entre las personas que intervienen en el proceso.

El Departamento de Operaciones cuenta con un manual de normas y

procedimientos elaborado en el año 2012, sin embargo este no ha sido

actualizado, por lo que no cumplió con los objetivos planteados al momento de

su elaboración, debido a que los procedimientos han cambiado en el pasar de

los años y la compañía continua creciendo en el mercado presenta dificultades

organizacionales producto a la falta de un manual actualizado y detallado.

Por lo tanto, como solución a la problemática presente en la empresa,

se requiere la actualización de un manual de normas y procedimientos que

contenga los procesos detallados y actualizados, con la finalidad de reducir las

actividades repetidas, estandarizar los tiempos y optimizar el proceso, para

alcanzar una productividad eficiente y consolidar la competitividad de la

empresa en el mercado.

Objetivo General

Elaborar un Manual de normas y procedimientos que describa el

proceso y funciones del Departamento de Operaciones de la empresa

Consorcio Transporte Los Pinos.

Objetivos Específicos

1. Diagnosticar la situación actual del proceso de transporte que ejerce el

Departamento de Operaciones

5

2. Evaluar los procedimientos existentes en el Departamento de

Operaciones

3. Recabar información de los procesos existentes con el fin de detectar

las fallas presentes.

4. Describir los procesos de transporte que se realizan en la organización

por medio de diagramas de flujo.

5. Diseñar un manual de normas y procedimientos para el Departamento

de Operaciones de Consorcio Transporte los Pinos.

Justificación.

Es importante para el Departamento de Operaciones contar con un

manual de normas y procedimientos que contenga procesos actualizados, que

indique al personal el funcionamiento operativo del departamento, con la

finalidad de dar a conocer los objetivos, responsabilidades y políticas, facilitar

el ahorro de esfuerzos y recursos, evitar duplicidad de procedimientos, ayudar

al control interno de auditorías, propiciar mejoras en los procedimientos

vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa, controlar y

garantizar la disponibilidad de equipos en óptimas condiciones, informar al

personal cuales departamentos y cargos intervienen en cada proceso.

Alcance.

La presente investigación de práctica profesional se realizará en el

Departamento de Operaciones, directamente con el Jefe de Operaciones y el

Analista de Planificación Aduanera, quienes son los principales cargos que

intervienen en el proceso operativo y organizativo de la unidad. La elaboración

del manual de normas y procedimientos se realizara en el periodo

comprendido desde el 17 de Octubre de 2016 hasta el 30 de Enero de 2017,

6

en la empresa Consorcio Transporte Los pinos, ubicada en la Zona Industrial

Los Pinos, calle 6, manz 29, Puerto Ordaz, Edo. Bolívar.

Limitaciones.

La investigación está limitada principalmente por la falta de un manual

actualizado de descripción de funciones y cargos, que detalle las

responsabilidades que debe cumplir cada empleado que interviene en el

proceso operativo del Departamento de Operaciones

7

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Descripción de Consorcio Transporte Los Pinos.

Reseña histórica de Consorcio Transporte Los Pinos.

Fue construido el 23 de septiembre del 2002, tiene catorce años de

experiencia en el ramo y tiene dirección fiscal en Puerto Ordaz, Edo. Bolívar.

Actualmente Consorcio Transporte Los Pinos es una empresa del sector

privado, de tipo mercantil, la cual tiene como objetivo prestar el servicio de

transporte de mercancía, artefactos, equipos y maquinarias, bienes de

consumo masivo, muebles, electrodomésticos, juguetes y accesorios del

hogar y demás bienes de libre comercio de importación y exportación

pertenecientes al Grupo Traki y sus tiendas distribuidas en todo el territorio

nacional.

Objetivos específicos de la empresa.

Satisfacer los requerimientos y expectativas al prestar el servicio de

transporte de carga pesada.

Seleccionar a los proveedores en base a sus sistemas de

aseguramiento, calidad de sus productos y prestaciones de servicios,

desarrollando relaciones duraderas y confiables.

Asumir cada área de la empresa con responsabilidad, calidad,

respuesta inmediata, desarrollando la gestión con criterios preventivos.

8

Educar y motivar al personal en la mejora continua de la calidad en el

trabajo y en todas sus manifestaciones.

Mejorar constantemente los procesos y servicios, incorporando nuevas

tecnologías.

Desarrollar mejora continua en los sistemas existenciales previniendo

las necesidades de los clientes.

Asegurar el liderazgo competitivo de la empresa, entendiendo que la

calidad, productividad y seguridad son factores esenciales que actual

conjuntamente.

Utilizar racionalmente los recursos.

Incorporar tecnología ambientalmente limpia en los nuevos equipos y

procesos.

Monitorear todos los procesos productivos que conforman el Consorcio

desde el departamento administrativo hasta el área de rastreo satelital.

Misión

Lograr la satisfacción total de la Gran Cadena Traki a través de la

mejora continua, la calidad del servicio de transporte ofreciendo una atención

altamente calificada por parte de nuestro personal y el compromiso de la

seguridad y el resguardo.

Visión

Consolidar el Consorcio como una empresa líder en trasporte de carga

y descarga pesada, con una sólida estabilidad organizacional que proporcione

bienestar al personal perteneciente y al beneficiario del servicio para el año

2018.

9

Valores

La empresa Consorcio Transporte Los Pinos está representada por los

siguientes valores:

Responsabilidad

Honestidad

Trabajo en equipo.

Solidaridad

Respeto

Productividad

Política de la empresa.

Proporcionar un servicio profesional que satisfaga plenamente las

necesidades de transporte del Grupo Traki. Para lograrlo se promueve la

participación activa del personal en el cumplimiento de los objetivos de calidad

y mejora continua. Se mantiene una logística integrada para mantener el

control sobre las operaciones, asignación de equipos y rutas, ofreciendo una

fuente centralizada de información. Servicio de operaciones portuarias que

comienzan desde la llegada de contenedores a los puertos, carga de los

mismos hasta la descarga en los diferentes almacenes de la Central de

Distribución, para una posterior distribución de mercancía al destino asignado.

Ubicación Geográfica

La empresa encuentra localizada en la Zona Industrial Los Pinos, calle

nº 6, Manz. nº 29, adyacente a Traki Distribuidora, Puerto Ordaz, Estado

Bolívar, Venezuela. (Ver Figura 1).

10

Figura 1. Ubicación Geográfica de Consorcio Transporte Los Pinos.

Fuente. Google Maps

Estructura Organizativa de Consorcio Transporte Los Pinos.

(Ver figura 2)

11

Figura 2. Estructura Organizativa de Consorcio Transporte Los Pinos.

Fuente: Elaboración propia.

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Asistencia RRHH

Asistencia Administrativa

Asistencia Contable

Compras

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

Planificación y Control de Transporte a

Tiendas

Transporte a Tiendas

Planificación y Control de Transporte

Aduanero

Transporte a Puertos

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Mantenimiento Preventivo

Mantenimiento Correctivo

Mantenimiento de

Instalaciones

Deposito

Resguardo Patrimonial Rastreo Satelital

Control de Gestión Tecnología de Información y

Telecomunicaciones

Talento HumanoSeguridad y Salud

Laboral

Auditoria Interna

12

Descripción del área de Pasantía y lugar de trabajo asignado

La pasantía se efectúa en el Departamento de Operaciones, quien se

dedica en la planificación y control de vehículos para el traslado de mercancía,

coordinación y asignación adecuada de los recursos, inspeccionar la

operatividad de maquinarias y equipos en óptimas condiciones para cumplir

con los requerimientos exigidos.

Descripción del Proceso, Materiales, Equipos y Procedimientos.

El proceso del Departamento de Operaciones comienza con la recepción

de solicitud de vehículos por parte de la Gerencia de aduana de Traki

Distribuidora, continuando con la planificación de transporte, creación del viaje,

asignación de recursos, solicitud de inspección y búsqueda de contenedores

en los puertos de La Guaira y Guanta.

Una vez cargado el contenedor en el remolque, la Gerencia de aduana

de Traki distribuidora, notifica el número de contenedor enviado y conductor

que lo transporta hasta el centro de distribución ubicado en Puerto Ordaz, Edo

Bolívar. Finalmente entregado y descargado el contenedor, se procede a

planificación y devolución del contenedor a la almacenadora.

El proceso fluye seguidamente con la solicitud enviada por parte del Dpto.

de Despacho de Almacén del centro de distribución, quien requiere el traslado

de mercancía a las tiendas Traki, dicho proceso está constituido por la

planificación, asignación de recursos, inspección de unidades, traslado y

monitoreo de las unidades hasta retornar a Consorcio Transporte Los Pinos.

13

Descripción de vehículos y remolques

CHUTOS

CANT MARCA MODELO AÑO

4 Mack VISION 2006

1 Mack GRANITTE 2009

3 Iveco 740S42TZ/STRALI 2009

3 Iveco 740S42TZ/STRALI 2008



3 Mack VISION 2010


2 Iveco 450E37T 2005

10 Mack VISION 2013

1 Iveco 450E37T 2006

1 Mack VISION 2015

4 Mack VISION 2014


6 Mack VISION 2013

53 TOTAL

Tabla 1. Chutos de Consorcio Transporte Los Pinos

Fuente. Elaboración propia.

14

BATEAS


1 Fabricación E ACTION 42 FB 1984

4 Induaga SRB-30-13.00 2009

1 Fabricación N 2ER20 1999

1 Fabricacion N CARVEN 2002

1 Fabricación N BTP3ER20 1997

1 Divica BTDC2ER020 2008

1 Transp. Y Maq. BTTH3ER020 2010

1 Fabricacion E MILL 40 FB 1984

1 Fabricacion N CARVEN 2001

12 TOTAL

Tabla 2. Bateas de Consorcio Transporte Los Pinos.

Fuente. Elaboración propia

TARAS


6 Gerplap HJQ2ER020 2006

2 Fabricación E SOUTHEASTERN 2001

8 Tranp. Y Maq. TJDJR 2013

7 Transp. Y Maq. PCTH2ER020 2009

23 TOTAL

Tabla 3. Taras de Consorcio Transporte Los Pinos.


15

CAVAS


1 Fabricación E BRTI 1985

2 Hyundai HDM45WM-V530 1995

2 Mono TL FURGON 1994

1 Fabricación E TL TRAYLER 1994

4 Fabricación E TL TRAYLER 1995

7 Guerra AGSRFR/GP3ELS 2008

1 Waba SAI 1995

9 Ind. Metalúrgica IMCFGNS2/FNS2 2009

2 Fabricación E GSVW-Z-454T-S 1985

1 Pine TL PINE 1994

1 Fabricación E TL – FURGON 1995

1 Fabricación E TL – FURGON 1994

1 OSHK 4ML 1994

3 Stou TL STOU 1994

2 Hytr TL HYTR 1995

2 Stou TL STOU 1995

1 Guerra AGSRBA/SPE 2008

3 Guerra AGSRFR/GP3ELS 2007

1 Hyundai TL HYUNDAI 1994

2 Orinoco FM30-S-3S2-R/715 2009

3 Naviera SRC3013.00/CAV 2010

50 TOTAL

Tabla 4. Cavas de Consorcio Transporte Los Pinos.

Fuente. Elaboración Propia

16

Sistema de Rastreo Satelital.

Cabe señalar que cada chuto contiene un sistema de rastreo satelital, el

cual es monitoreado por la unidad de Rastreo Satelital y Resguardo

Patrimonial, dicha información de los equipos es confidencial y manejada

únicamente por los miembros de la unidad antes mencionada.

BASES TEÓRICAS

Sistema de Información de Transporte (SISTRAN).

Es el instrumento de gestión de la información de planificación y control

de los recursos de transporte.

Su objetivo es crear y mantener una base de datos estadística e

informativa sólida y útil para tener un conocimiento veraz de la realidad del

volumen y del desarrollo de los diferentes modos de transporte de mercancías;

así como ayudar en el establecimiento de políticas adecuadas en el ámbito del

transporte.

Beneficios de utilizar SISTRAN

Mantiene información actualizada de los requerimientos solicitados

por la empresa.

Suministra información de recursos disponibles y aquellos ya

agotados, como capital humano en actividades asignadas.

Registra datos de viaje, identificación de contenedores, choferes,

Chuto, Tara, Batea, Cava y contenedor retirado por Puerto.

Calcular gastos generados por el viaje, como pagos reembolsables,

pagos de choferes estimados por tasa de kilómetros recorridos.

17

Contenedor

Recipiente de carga para el transporte marítimo, terrestre o multimodal.

Son unidades diseñadas para proteger las mercancías de la climatología. Los

contenedores pueden utilizarse para transportar objetos voluminosos o

pesados: motores, maquinaria, pequeños vehículos, etc., o mercancía

paletizada. Menos frecuentes son los que transportan carga a granel. Las

dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su

manipulación Normalmente miden entre 2 y 5 metros.

Los contenedores son fabricados principalmente de acero corten, pero

también los hay de aluminio y algunos otros de madera contrachapada

reforzados con fibra de vidrio.

Transporte Multimodal

Es la articulación entre diferentes modos de transporte, a fin de

realizar más rápida y eficazmente las operaciones de trasbordo de

materiales y mercancías. El transporte multimodal es aquel en el que es

necesario emplear más de un tipo de vehículo para transportar la

mercancía desde su lugar de origen hasta su destino final, pero

mediando un solo contrato de transporte.

Tipos de Contenedores.

Existen diferentes tipos de contenedores:

Dry Van: Son los contenedores estándar. Cerrados herméticamente

y sin refrigeración o ventilación.

Metálicos: Como los estándar, pero sin cerrar herméticamente y sin

refrigeración. Empleados comúnmente para el transporte de residuos

y basuras por carretera.

18

High Cube: Contenedores estándar mayoritariamente de 40 pies de

largo; su característica principal es su sobre-altura (9.6 pies).

Reefer: Contenedores refrigerados, ya sea de 40 o 20 pies de largo,

pero que cuentan con un sistema de conservación de frío o calor y

termostato. Deben ir conectados en el buque y en la terminal, incluso

en el camión si fuese posible o en un generador externo, funcionan

con corriente trifásica. Algunas de las marcas que se dedican a

fabricarlos: Carrier, Mitsubishi, Thermo King, Daikin.

Open Top: de las mismas medidas que los anteriores, pero abiertos

por la parte de arriba. Puede sobresalir la mercancía pero, en ese

caso, se pagan suplementos en función de cuánta carga haya dejado

de cargarse por este exceso.

Flat Rack: carecen también de paredes laterales e incluso, según

casos, de paredes delanteras y posteriores. Se emplean para cargas

atípicas y pagan suplementos de la misma manera que los open top.

Open Side: su principal característica es que es abierto en uno de

sus lados, sus medidas son de 20 o 40 pies de largo. Se utiliza para

cargas de mayores dimensiones en longitud que no se pueden cargar

por la puerta del contenedor.

Tank o Contenedor cisterna: para transportes de líquidos a granel.

Se trata de una cisterna contenida dentro de una serie de vigas de

acero que delimitan un paralelepípedo cuyas dimensiones son

equivalentes a las de un dry van. De esta forma, la cisterna disfruta

de las ventajas inherentes a un contenedor: pueden apilarse y viajar

en cualquiera de los medios de transporte típicos de transporte

19

intermodal. Algunas fotos de este artículo muestran contenedores

cisterna.

Flexi-Tank: para transportes de líquidos a granel. Suponen una

alternativa al contenedor cisterna. Un flexi-tank consiste en un

contenedor estándar (dry van), normalmente de 20 pies de largo, en

cuyo interior se fija un depósito flexible de polietileno de un solo uso

denominado flexibag.

Dimensiones del Contenedor.

Existen diferentes medidas para contenedores variando en largo y alto:

El ancho se fija en 7,9 pies (2,35 m)

El alto varía entre 8 pies y 6 pulgadas (2,62 m) y 9 pies y 6 pulgadas

(2,92 m).

El largo varía entre 8 pies (2,44 m), 10 pies (3,05 m), 20 pies (6,10 m),

40 pies (12,19 m), 45 pies (13,72 m), 48 pies (14,63 m) y 53 pies

(16,15 m).

Los más utilizados a nivel mundial son los equipos de 20 y 40 pies de

largo, con un volumen interno aproximado de 32,6 m³ y 66,7 m³

respectivamente. Las marcas de identificación de los contenedores están

reguladas por la norma ISO 6346.

En Europa y América los más utilizados son los estándares de 20 y 40

pies de largo.

Chuto o Camión

Un camión es un vehículo motorizado diseñado para el transporte de

productos y mercancías. A diferencia de los autos, que suelen tener una

20

construcción monocasco, muchos camiones se construyen sobre una

estructura resistente denominada chasis o bastidor.

La mayoría de la estructura está integrada por un chasis portante,

generalmente un marco estructural, una cabina y una estructura para

transportar la carga. Es empleado con la finalidad de transportar contenedores

en una estructura o plataforma ya sea Batea, Tara o Cava, según sean las

especificaciones del contenedor.

Partes de un Camión

Están compuestos de un chasis, un motor, una transmisión, una cabina,

un área para la colocación de la carga y/o el

equipo, ejes, suspensiones, dirección y neumáticos. Los sistemas eléctrico,

neumático, hidráulico, así como el agua y los líquidos también pueden estar

presentes. Muchos también necesitan y pueden remolcar uno o

varios remolques o semirremolques.

Cabina

Espacio cerrado donde está sentado el conductor. Contiene un

compartimiento adjunto a la cabina donde el conductor pueda descansar

mientras no puede conducir, a veces se ve en camiones de semi-remolque.

En Venezuela se le da el nombre de Chuto al Camión, y al conjunto

Chuto-Remolque se le denomina Gandola.

Monocasco

Se le denomina de esta manera a cierto tipo de chasis de vehículos

construidos de una sola pieza. El vocablo monocasco, viene derivado de la

palabra francesa “monocoque”, significa “un solo caparazón”.

21

Bastidor

Es la estructura principal compuesta por largueros y travesaños que

unidos forman el chasis del vehículo.

Manuales

Un Manual es una guía de instrucciones, para el uso de herramientas,

equipos, etc., los manuales administrativos son registros escritos de

instrucciones que facilitan al empleado a la ejecución de las actividades

asignadas por la organización.

Manual de organización.

Explica en forma general todos aquellos aspectos de importancia dentro

de la empresa, dirigidos a los empleados, ayudándole a conocer la estructura

organizacional, las áreas que integran y la relación con cada una de ellas en

la empresa.

Contiene las funciones y descripciones de cada uno de los cargos que

componen la organización, con la finalidad de facilitar el reclutamiento,

capacitación e integración del personal. Además, incluye la estructura

jerárquica de los puestos de trabajo, indicando a quien le debe reportar las

novedades de su cargo.

Manual de procedimientos.

Es un documento utilizado para coordinar, registrar datos e información

en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de instrucciones

prácticas que indica detalladamente las funciones y acciones a tomar de un

proceso. Un manual además incluye las descripciones de las unidades y

22

cargos que intervienen en el proceso precisando su responsabilidad y

participación.

Utilidad del Manual de Procedimientos

Facilita al personal de la organización conocer el funcionamiento interno

de la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del

personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Además sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Así como también ayuda a estandarizar los procesos y procedimientos de una

organización, mantiene actualizado los procesos, adjudica responsabilidades

por fallas o errores que se puedan presentar en las distintas etapas del proceso

operativo de la empresa. Colabora con los procedimientos de auditoria,

evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben

hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evita

duplicidades.

Objetivos de un Manual de Procedimientos.

Aporta reglas claras lo que se traduce en evitar conflictos entre áreas y

personas de la organización.

Integrar funciones bajo una visión sistemática organizacional que

permite documentar la organización formal.

Contribuir a la racionalización de las tareas por dar orden y organización

de los procedimientos, esto conlleva a minimizar los costos

operacionales.

23

Facilitar el entendimiento de la perspectiva proceso y su integración con

la perspectiva organización y aprendizaje, para contribuir a la alineación

estratégica.

Permite conocer en donde están las oportunidades de mejora para

innovar bajo mejora continua.

Mejorar la productividad de la empresa mediante el análisis de la forma

en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y

movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de

habilidades, buscando en todo momento mejorar o modificar las

actividades del puesto con el objetivo de lograr una productividad

eficiente.

Contenido de un Manual de Normas y Procedimientos.

Los manuales de procedimiento pueden variar de contenido

dependiendo de las necesidades, estilo y experiencia del que esté diseñando

dicho manual, no obstante, para elaborar un manual de procedimientos hay

que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:

Introducción.

Objetivos.

Áreas de aplicación.

Responsables.

Políticas.

Descripción de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.

Terminología.

2. Recopilación de información.

24

3. Estudio preliminar de las áreas.

4. Elaboración de inventario de procedimientos.

5. Integración de la información.

6. Análisis de la información.

7. Graficar los procedimientos.

8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas

responsables.

9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los

procedimientos.

Identificación del Manual.

Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Número de revisión (en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la

forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número

debe colocarse un guion o diagonal.

Actualización de los Manuales

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados

mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la

operación.

25

Proceso

Conjunto de acciones o actividades operativas que ocurren

simultáneamente o en secuencia para lograr un objetivo final, ya sea servicio

o producto. Se tienen diversos tipos de procesos, entre ellos:

Proceso evolutivo: ocurrencia del universo, ajenas a la premeditación

humana.

Procesos científicos: como la termodinámica.

Procesos de transformación de sustancia: se da el caso de la

solidificación o la formación de tornados y huracanes.

Procedimiento

Grupo de operaciones o acciones de un proceso que deben realizarse

de la misma forma y manteniendo la secuencia una y otra vez para conseguir

el mismo resultado final en múltiples ocasiones bajo las mismas circunstancia.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa

u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que

la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Diagrama de Flujo

Representación visual del flujo de datos a través de sistemas de

tratamiento de información. Describen las operaciones que se requieren en un

determinado proceso operativo o productivo.

Es la representación gráfica ilustrada de los procedimientos que se

realizan para conseguir el objetivo final, cada etapa del proceso es

representado con un símbolo diferente que contiene especificaciones breves

de la gestión que se está realizando, estos están conectados por flechas que

indican el camino de las acciones que deben ser tomadas.

26

Además facilita la comprensión de las tareas a realizarse y relación con

las demás actividades, las operaciones interdepartamentales, el número de

pasos y la existencia repetitiva de estos en el proceso.

Beneficios del diagrama de flujo

Facilita la obtención de una visual transparente del proceso.

Permite definir los límites de un proceso.

Facilita la identificación de las necesidades del cliente.

Proporciona un método de comunicación más eficaz.

Genera alternativas factibles del proceso.

Reglas para la creación de Diagramas

1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de

izquierda a derecha.

2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una

flecha que indica la dirección en que fluye la información de procesos,

se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o vertical, nunca

diagonales.

3. Se debe evitar el cruce de líneas, si quisiera separar el flujo del

diagrama a un sitio distinto, se puede realizar utilizando los conectores.

Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando

sea estrictamente necesario.

4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso y

conciso, evitando el uso de muchas palabras.

6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a

excepción del símbolo final.

7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea

de flujo de salida.

27

Para lograr una perfecta elaboración de los símbolos, existen plantillas

y programas que facilitan la elaboración de un diagrama de flujo. Se tienen

diversos software que facilitan la elaboración de los mismos, como:

SMARTWRAW

iGRAFX FLOWCHARTER

MICROSOFT VISIO

BIZAGI MODELER BPM

Bizagi Modeler

Es un software libre utilizado para diagramar, documentar y simular

procesos de manera gráfica usando un formato estándar conocido como

BPNM (Modelo y Notación de Procesos de Negocio). Los procesos y su

documentación pueden exportarse en distintos formatos, como: PDF, Word,

Visio, etc.

Bizagi BPM Suite

Consiste de dos herramientas: Bizagi Studio, el módulo de construcción, y

Bizagi BPM Server para ejecución y control. En Bizagi Studio el usuario define

el modelo asociado al proceso de negocio (flujograma, reglas de negocio,

interfaz de usuario, etc.) para la ejecución del mismo. Los modelos se guardan

en una base de datos y son utilizados posteriormente en la ejecución por Bizagi

BPM Server.

Las ventajas de utilizar un software de este estilo en la investigación es

que permite la Automatización de los Procesos, Modernización de los

Sistemas Legados, Transformación de Negocios, etc.

28

Matriz FODA

El análisis FODA tiene como objetivo el identificar y analizar las Fuerzas

y Debilidades de la Institución u Organización, así como también las

Oportunidades y Amenazas, que presenta la información que se ha

recolectado.

Se utilizará para desarrollar un plan que tome en consideración muchos

y diferentes factores internos y externos para así maximizar el potencial de las

fuerzas y oportunidades minimizando así el impacto de las debilidades y

amenazas.

Se debe de utilizar al desarrollar un plan estratégico, o al planear una

solución específica a un problema. Una vez que se ha analizado el ambiente

externo (por ejemplo: la cultura, la economía, datos demográficos, etc.)

29

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

La finalidad de este capítulo consiste en dar a conocer el tipo de

investigación realizada para el estudio, los instrumentos y técnicas utilizadas

para la recolección de datos.

Tipo de investigación.

Evaluativa

Narváez (1999) señala que: “Su objetivo es valorar y enjuiciar el diseño,

ejecución, efectos, utilidades y grado de logro de los objetivos de programas,

instituciones; a fin de corregir las deficiencias e introducir los reajustes

necesarios” (pág. 37)

Entonces la investigación es evaluativa pues el objetivo principal es dar

con las fallas y problemas que se presentan en el Departamento de

Operaciones con la finalidad de optimizar el proceso que ejerce.

Descriptiva

Arias (2006) especifica que: “Consiste en la caracterización de un

hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o

comportamiento”. (Pág. 24). Entonces la investigación es descriptiva ya que

describe el origen de la problemática y la importancia que abarca la aplicación

de un manual de normas y procedimientos para el Departamento de

Operaciones.

30

Diseño de la investigación.

Arias (2006) expone que: “El diseño de investigación es la estrategia

general que adopta el investigador para responder al problema planteado. En

atención al diseño, la investigación se clasifica en Documental, de Campo y

no experimental”. (p. 25).

Basado en este razonamiento se puede decir que la investigación se

emplea con un diseño de campo, donde las fuentes de información son

tomadas en el lugar donde se encuentra el objetivo de la problemática de

estudio y con los individuos que se encuentran directamente relacionados con

el proceso operacional de la organización.

Arias (2006) describe la investigación de campo como:

Aquella que consiste en la recolección de datos directamente de

los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los

hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable

alguna, es decir, el investigar obtiene la información pero no

altera las condiciones existentes. De allí su carácter de

Investigación no experimental. (p. 31)

Arias (2006) señala la investigación documental como, “Un proceso

basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de

datos secundarios, es decir, los obtenidos y documentados por otros

investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o

electrónicas”. (p. 27)

Narváez (1997) define la investigación no experimental como la

“comprobación empírica de un conjunto de preguntas de investigación, las

cuales se desprenden de los objetivos de la investigación” (p. 32). Por lo tanto

la investigación es no experimental, los resultados están dirigidos a los

objetivos planteados por el investigador.

31

Población y Muestra.

Arias (2006) define población como: “Conjunto finito o infinito de

elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las

conclusiones de la investigación” (p 81).

Por otra parte Narváez (1997) lo expresa como “define la población

como el número total de sujetos u objetos de la investigación”. (p. 154). Por lo

tanto el trabajo de investigación estará relacionado con los procesos

administrativos y operativos que se llevan a cabo en el proceso de transporte

de la empresa.

Arias (2006) describe la muestra “subconjunto representativo y finito

que se extrae de la población accesible” (p. 83). De esta manera se define la

muestra por los procesos operativos del Departamento de Operaciones

Instrumentos de Recolección de Datos.

Técnicas, medios, herramientas, recursos o métodos empleados para

la obtención y recolección de información necesaria para ejecutar la

investigación. Tales como: encuestas, entrevistas, cuestionarios, observación

directa, etc. Arias (2006) lo describe como: “Cualquier recurso, dispositivo o

formato (en papel o digital), que utiliza para obtener registrar o almacenar

información”. (p. 69)

Las técnicas de recolección de datos fueron las siguientes:

Observación Directa

Por medio de esta técnica se pudo estar en contacto directo con las

personas encargadas de la planificación de transporte y asignación de

recursos de la empresa, y poder recolectar los datos necesarios para

desarrollar la investigación.

32

Arias (2006) menciona que “Es una técnica que consiste en visualizar

o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno

o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad en función de

unos objetivos de investigación preestablecidos”. (p. 69)

Entrevistas

Narváez (1997): “Buscan opiniones por medio de una guía de

preguntas estructuradas y previamente elaboradas, para aclarar un

determinado tema o asunto”. (p. 171).

Se procederá a realizar entrevistas personales o vía telefónica a

aquellos empleados que interactúan directamente con el proceso de

transporte de la empresa.

Encuestas

Se aplicaran encuestas a los demás departamentos que conforman

Consorcio Transporte Los Pinos, para conocer su opinión acerca de temas

referentes al servicio prestado y actividades ejecutadas por los mismos.

Narváez (1997) enfatiza que: “Son herramientas que permiten conseguir

información acerca de la situación actual, para luego ser analizada

interpretada y tabulada”. (p. 171)

Procedimiento Metodológico

El Procedimiento que se seguirá para la realización de esta

investigación se muestra a continuación:

1. Diagnosticar la situación actual del proceso de transporte que ejerce el

Departamento de Operaciones.

Se usaran técnicas y herramientas, como, observación directa y

entrevistas no estructurada al personal que interviene en el proceso.

33

2. Evaluar los procedimientos existentes en el Departamento de

Operaciones.

Utilizando encuestas previamente elaboradas, para obtener resultados

estadísticos que proporcionen las razones por las que se necesita implementar

un manual de procedimientos en el departamento.

3. Recabar información de los procesos existentes con el fin de detectar

las fallas presentes.

Realizar entrevistas no estructuradas al Jefe de Operaciones y al Analista

de Planificación Aduanera para conocer a profundidad cada uno de los

procedimientos que se realizan dentro del proceso de transporte que

constituye la base de la empresa.

4. Describir los procesos de transporte que se realizan en la organización

por medio de diagramas de flujo.

Emplear el software avanzado Bizagi Modeler para construir los

diagramas de flujo, con la finalidad de detectar pasos repetidos.

5. Diseñar un manual de normas y procedimientos para el Departamento

de Operaciones de Consorcio Transporte los Pinos.

Elaborar un manual de normas y procedimientos donde se plasmen los

dos procesos que contempla la unidad, como el transporte a puertos y el

transporte a tiendas.

34

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

17/10 24/10 31/10 07/11 14/11 21/11 28/11 05/12 12/12 19/12 26/12 02/01 09/01 16/01 23/01 30/01 06/02

1. Presentación con el Tutor Industrial

2. Asignación de la investigación

3. Entrevistas no estructuradas al personal de la unidad de planificación y control

4. Diagnostico de la situacion actual del proceso de transporte de la unidad

5. Redaccion del proceso de transporte

6. Elaboración de diagramas de flujo

7. Desarrollo del informe

8. Revisión de informe

9. Correción de Informe

10. Presentación Final del Manual

Semanas

35

CAPÍTULO IV

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

La información necesaria para el análisis y estudio de la investigación

fue recaudada por medio de observación directa y entrevistas no estructuradas

al personal, se procedió a realizar encuestas que permitan tener un resultado

estadístico con respecto a la situación que presenta actualmente el

departamento, con el propósito fundamental de determinar los principales

inconvenientes que genera la falta de actualización del manual de normas y

procedimientos. También, se aplicó Matriz FODA como herramienta para

complementar el análisis de los resultados y ofrecer estrategias que sirvan

para mejorar la problemática que se describe en la investigación.

Encuesta

La encuesta fue aplicada a miembros del departamento de operaciones

con la finalidad de conocer su opinión y percepción acerca del conocimiento

que tienen de las actividades fundamentales de la empresa, como también del

manual de normas y procedimientos que se desea aplicar en la organización.

Para la aplicación de las encuestas se seleccionó una muestra finita de

la población que constituye el departamento, la cual se basó en la clasificación

de aquellos empleados que se encargan directamente de la

36

planificación y asignación de recursos para atender los requerimientos de

transporte. (Ver Tabla 5).

Tabla 5. Muestra seleccionada para el estudio.


Cargo Cant.

Gerente General 1

Jefe de Operaciones 1

Analista de Planificación y Control de Operaciones 1

Analista de Planificación Aduanera 1

Supervisor de patio 2

Conductores de carga pesada 10

Asistentes administrativos 4

TOTAL DE ENCUESTADOS 20

La encuesta consiste en preguntas estructuradas de tipo Si y No, con

excepción de unas pocas que tienen una tercera opción, para aquellos con

respuestas indecisas, que no puedan dar un veredicto correcto y eficaz para

el estudio de la investigación.

El instrumento fue diseñado especialmente para esta investigación y

aprobado por el Jefe de Operaciones, la cual está constituida por 7 preguntas

como se muestra en la siguiente tabla ilustrada. (Ver tabla 6).

37

Tabla 6. Formato de encuesta realizada a empleados.


N° Aspectos Generales

1 ¿Conoce el proceso operativo y organizativo de cada departamento que

conforma la empresa?

2 ¿Conoce los procedimientos realizados por el Departamento de

Operaciones?

3. ¿Conoce las normas que debe cumplir la empresa para el servicio de

transporte de carga pesada?

4 ¿Los procedimientos del proceso de transporte del Departamento de

Operaciones están bien distribuidos?

5

¿Considera que existen actividades repetitivas en el proceso de

planificación, asignación de recursos y traslado de mercancía que

realiza la unidad?

6 ¿Cree que se pueden mejorar partes del proceso llevado a cabo en el

Departamento de Operaciones?

7 ¿Posee el Departamento de Operaciones un manual de normas y

procedimientos actualizado?

Los resultados obtenidos con la aplicación de las encuestas a los

empleados mencionados se muestran a continuación.

38

Pregunta 1. ¿Conoce el proceso operativo y organizativo de cada

departamento que conforma la empresa?

Gráfica 1. ¿Conocimiento del proceso operativo de cada departamento que conforma la

empresa?


Análisis

De los datos presentados en el grafico anterior (ver gráfica 1) se puede

observar que el 60% corresponde a las personas que están al tanto del

proceso de cada departamento, mientras que el 40% son aquellos empleados

que no conocen el proceso, por ser trabajadores de menor trayectoria en la

empresa.

Si60%

No40%

Departamentos de la empresa

Si

No

39

Pregunta 2. ¿Conoce los procedimientos realizados por el Departamento de

Operaciones?

Gráfica 2. ¿Conocimiento de los procedimientos realizados por el Departamento de

Operaciones?


Análisis

De los datos presentados en la gráfica (ver gráfica 2) el 85% de los

encuestados describen conocer claramente el proceso operativo del

departamento, mientras que el 15% restante no poseen una noción suficiente

de los procedimientos. Por el cual se puede deducir que este 15% son

empleados poco involucrados directamente con el proceso operativo del

departamento y/o abarcan una mínima parte de los trabajadores que no fueron

informados acerca del proceso operativo y organizativo de la empresa al

momento de su ingreso a la misma.

Si85%

No15%

Procedimientos del Departamento de Operaciones

Si

No

40

Pregunta 3. ¿Conoce las normas que debe cumplir la empresa para el servicio

de transporte de carga pesada?

Gráfica 3. ¿Conocimiento de las normas que debe cumplir la empresa para el servicio de

transporte de carga pesada?


Análisis

Se puede observar en la gráfica anterior (ver gráfica 3) que el 75 % de

los empleados no poseen una noción clara de las normas y leyes que debe

regirse la empresa para prestar el servicio de transporte, solo el 25% de los

empleados conocen las normas, los cuales son aquellos que se encargan del

registro y actualización de estas normas gubernamentales.

25%

75%

Normas del Transporte de carga pesada

Si

No

41

Pregunta 4. ¿Los procedimientos del proceso de transporte del Departamento

de Operaciones están bien distribuidos?

Gráfica 4. ¿Los procedimientos del proceso de transporte del Departamento de Operaciones

están bien distribuidos?


Análisis

El 80% de los encuestados responden que las actividades en el proceso

se encuentran bien distribuidas, y el 20% afirman que se pueden hacer

cambios en la distribución de la tareas, como se muestra en la gráfica anterior

(ver gráfica 4), para ello sugieren modificaciones como, en la entrega de

documentos legales de vehículos y de contenedores.

80%

20%

Distribución del Proceso

Si

No

42

Pregunta 5. ¿Considera que existen actividades repetitivas en el proceso de

planificación, asignación de recursos y traslado de mercancía que realiza la

unidad?

Gráfica 5. ¿Consideración de actividades repetitivas en el proceso de planificación,

asignación de recursos y traslado de mercancía que realiza la unidad?


Análisis

El 60% de los empleados consideran que no hay actividades repetidas,

un 20% de ellos no poseen conocimiento suficiente acerca del proceso realiza

el departamento por lo que no pueden dar un veredicto correcto, y el 20%

restante opinan que si hay tareas duplicadas en el proceso.

20%

60%

20%

Duplicidad de actividades

Si

No

No sabe

43

Pregunta 6. ¿Cree que se pueden mejorar partes del proceso llevado a cabo

en el Departamento de Operaciones?

Gráfica 6. ¿Mejorar partes del proceso llevado a cabo en el Departamento de Operaciones?


Análisis

De los datos presentados en la gráfica anterior (ver gráfica 6), se puede

observar que el 75% de los empleados consideran que el proceso está

estandarizado, pero un 25% de ellos, recomiendan que se pueden aplicar

mejoras en los procedimientos realizados por el departamento de operaciones.

25%

75%

Mejoras en el proceso

Si

No

44

Pregunta 7. ¿Posee el Departamento de Operaciones un manual de normas

y procedimientos actualizado?

Grafica 7. ¿Posee el Departamento de Operaciones un manual de normas y procedimientos

actualizado?


Análisis

De los datos presentados en la gráfica anterior (ver gráfica 7), se puede

observar que el 60% de los empleados poseen conocimiento del manual de

normas y procedimientos del departamento elaborado en el año 2012, no

obstante un 30% de empleados de menor trayectoria no están notificados

acerca de su elaboración, debido a que no se les dio una inducción correcta al

momento de su ingreso, y solo un 10% afirma que la unidad posee dicho

manual pero no se encuentra actualizado, por ende no ha sido tomado en

cuenta su aplicación en el proceso de transporte de la unidad.

60%10%

30%

Manual de normas y procedimientos

Si

No

No sabe

45

Análisis de las encuestas.

En base a los resultados obtenidos con la aplicación de las encuestas al

personal del departamento de operaciones, se puede observar que solo los

empleados de larga trayectoria en la empresa posee conocimiento pleno del

proceso de transporte que ofrece la empresa, como también del proceso de

cada departamento que constituye la organización. Por lo que estos sugieren

cambios que deben implementarse en los procedimientos, como la recepción

de documentos legales de vehículos y contenedores, que se genera por la falta

de compromiso y responsabilidad como también la escaza información que se

le suministra a los conductores de carga pesada acerca de los pasos que

deben realizar con la creación y cierre de viajes.

Además, se puede decir que el personal que no se encuentra al tanto

de los procesos macro del departamento de operaciones como son Transporte

Aduanero y Transporte a tiendas, son aquellos los cuales no recibieron una

inducción correcta al momento de su ingreso a la empresa. Estos no conocen

la existencia del manual de normas y procedimientos del año 2012, por lo tanto

les sirve de gran apoyo la actualización de dicho manual, siempre y cuando

sean informados de los cambios emitidos en los procedimientos.

46

Matriz FODA

Con el objetivo de obtener una visión más clara con respecto a la

problemática presentada en el Departamento de Operaciones de la empresa

Consorcio Transporte Los Pinos, se procedió con la elaboración y aplicación

de una técnica y herramienta conocida como Matriz FODA. (Ver tabla 7)

La matriz FODA contiene las descripciones del diagnóstico obtenido en

el análisis de la situación actual del departamento, donde contiene las

fortalezas y debilidades internas, además de las oportunidades y amenazas

externas a la organización que pueden alterar la eficiencia y productividad de

la misma.

Por lo tanto su aplicación fundamental es la elaboración de estrategias

entrelazadas con las características internas y externas, es decir uniendo una

o más fortalezas que permita aprovechar las oportunidades ofrecidas, como

también disminuir las amenazas existentes en el ambiente laboral.

A continuación se muestra la matriz FODA elaborada para el

departamento de operaciones.

47

Tabla 7. Matriz FODA del Departamento de Operaciones.


“Departamento de

Operaciones”

de

CONSORCIO

TRANSPOTE LOS

PINOS.

Fortalezas

1. Personal capacitado

2. Buen clima organizacional

3. Disponibilidad amplia de

recursos

4. Equipos y vehículos de

última generación.

5. Servicio óptimo.

Debilidades

1. Ausencia de manuales de

descripción de cargos.

2. Salarios bajos

3. Falta de motivación

4. Procesos burocráticos

5. Poca supervisión

Oportunidades

1. Amplia demanda de

Traki distribuidora

2. Sistemas tecnológicos

(Sistran y SAP)

3. Servicio exclusivo al

Grupo Traki

4. Gran cantidad de

universidades en la

zona.

FO

1. Adquirir pasantes que

promuevan ideas de

mejora continua. (F3/O4)

2. Estandarizar los procesos

con personal altamente

calificado (F1/O1)

3. Diseñar módulos en

Sistran para disminuir la

perdida de documentos

legales (F1/O2)

DO

1. Elaborar un manual de

normas y procedimientos

actualizado (D1/O4)

2. Optimizar el proceso con la

reducción de actividades

duplicadas (D5/O2)

3. Diseñar un formato donde

certifique la entrega de

documentos firmada por un

supervisor (D5/O2)

Amenazas

1. Constantes cambios

por parte de Traki

Distribuidora.

2. Inflación

3. Inseguridad

4. Control cambiario

FA

1. Facilitar la adaptación con

equipos y herramientas

de última generación

(F4/A1).

2. Contratar un servicio de

vigilancia para disminuir la

inseguridad. (F3/A3)

3. Diseñar una jornada de

inducción mensual con los

cambios elaborados

(F1/D1)

DA

1. Capacitar al personal para

facilitar la adaptación con el

proceso. (D2/A1)

2. Mejorar el proceso para

ofrecer un mejor servicio y

disminuir la inflación. (D5/A2)

3. Elaborar un manual de

descripción de cargos para

facilitar la adaptación con los

procedimientos. (D1/A1)

48

Análisis de la matriz FODA.

Para lograr garantizar la eficiencia y productividad de la empresa, se

proponen múltiples estrategias plasmadas en la matriz FODA, entre ellas la

creación de un departamento dedicado a la actualización del manual de

normas y procedimientos, así como también la elaboración de un manual de

descripción de funciones y cargos, que contenga detalladamente las tareas

que debe realizar un cargo en específico. Todo esto con el objetivo principal

de estandarizar el proceso operativo del departamento hasta unificar cada uno

de los procedimientos llevados a cabo en la empresa Consorcio Transporte

los Pinos.

Adicional a lo mencionado anteriormente se sugiere implementar

charlas semanales o mensuales para notificar a los trabajadores acerca de los

cambios surgidos en los procedimientos.

49

CAPÍTULO V

SITUACIÓN PROPUESTA

Analizada la información recolectada con la aplicación de las encuestas

al personal que labora en la empresa y las estrategias planteadas en la matriz

FODA elaborada, se llegó a la conclusión que es necesario la elaboración de

un manual de normas y procedimientos que contenga los procesos

actualizados de la labor que se realiza en el Departamento de Operaciones.

El manual de normas y procedimientos diseñado se caracteriza por

contener los procesos detallados e ilustrados en diagramas de flujo de la

gestión de planificación transporte de mercancía para la empresa Traki

Distribuidora, C.A. (Ver apéndice 1)

El objetivo de la elaboración del manual de normas y procedimiento

surge con el fin de que sirva de apoyo con la integración del personal que

labora en la empresa con el proceso de la misma, como también para fomentar

la aplicación adecuada de todos los procedimientos que deben cumplirse en

el proceso para ofrecer un servicio óptimo y de calidad, además para que el

personal nuevo ingreso se adapte con mayor facilidad a las tareas que debe

realizar.

La estructura del manual está compuesto de la siguiente manera:

Portada

Índice

50

Introducción

Objetivo general

Objetivos específicos

Reseña histórica

Alcance

Misión

Visión

Descripción de las operaciones

Documentos

Diagramas de flujo

Terminología

Anexos.

El manual de normas y procedimientos contendrá los siguientes

procedimientos desglosados de los dos procesos macro de transporte que se

lleva a cabo en la unidad:

1. Proceso de Transporte Aduanero

1.1. Solicitud de transporte

1.2. Creación de viaje

1.3. Inspección de chuto y remolque

1.4. Comprobantes y documentos

1.5. Pago de comprobantes

1.6. Traslado a puerto

1.7. Puerto – Centro de Distribución

1.8. Cierre de viaje

1.9. Centro de Distribución – Puerto(Devolución de contenedor)

1.10. Entrega de contenedor en almacenadora

1.11. Puerto – Consorcio

1.12. Solicitud de copia certificada de EIR

51

1.13. Modificación de EIR

2. Proceso de Transporte a Tiendas

2.1. Solicitud de transporte

2.2. Carga de Cava

2.3. Creación de viaje

2.4. Inspección de chuto y remolque

2.5. Comprobantes y documentos

2.6. Pago de comprobante

2.7. Tienda – Consorcio

2.8. Cierre de viaje

2.9. Finanzas

52

CONCLUSIONES

Después de realizar el análisis de los objetivos planteados en base a

los resultados obtenidos se observó lo siguiente:

1. El resultado de la investigación permitió determinar que el

departamento de operaciones cuenta con un manual de normas y

procedimientos desactualizado, el cual fue elaborado en el año

2012.

2. Se lograron identificar los principales problemas que presenta el

proceso operativo del departamento, los cuales son, extravíos de

documentos legales de vehículos y documento de confirmación de

entrega (EIR) de contenedores.

3. Los procedimientos ejecutados por el personal del departamento

tienden a ser rutinarios, por lo que se incumplen operaciones

importantes dentro del proceso, así como también la falta

actualización conlleva a métodos redundantes.

4. Se representó detalladamente en diagramas de flujo, con simbología

fácil de comprender para los empleados de la empresa, el proceso

ejecutado en el departamento, desde el inicio de las solicitudes

hasta culminar con la entrega de la mercancía.

5. Analizadas las fallas presentes en el proceso, se modificaron los

procedimientos hasta ser optimizados y se eliminaron cada una de

las fallas actuales.

53

6. El manual de norma y procedimiento actualizado, logró realizarse

con los mejores estándares posibles, y constituye una herramienta

importante para el departamento de operaciones, debido que el

personal involucrado con el proceso posee un conocimiento del 70%

de los procedimientos con respecto a la ejecución del servicio de

transporte ofrecido a las empresas Traki.

54

RECOMENDACIONES

En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta

investigación, se recomiendan las siguientes acciones:

1. Promover el uso adecuado del manual de normas y procedimientos

dentro del departamento de operaciones, con el fin de incrementar el

desempeño laboral.

2. Garantizar que se cumplan correctamente todos los procedimientos

necesarios, y de esta forma evitar problemas y desorganizaciones

futuras.

3. Motivar al personal y asegurar un buen clima organizacional dentro del

departamento de operaciones, con la finalidad de que los empleados

puedan sentirse más comprometidos con sus labores diarias.

4. Efectuar reuniones periódicas en donde se expresen temas referentes

a los procesos actuales, con el objetivo de mejorar algún proceso o

solucionar inconvenientes derivados del mismo, pudiéndose lograr una

comunicación efectiva entre los miembros del departamento.

5. Actualizar cuando sea requerido el manual de normas y

procedimientos, para que sirva de guía a los empleados en la

realización de sus funciones y apoyar al personal nuevo ingreso en el

conocimiento de sus cargos.

6. Implementar en el departamento de operaciones el manual de normas

y procedimientos, es decir, hacer llegar al personal correspondiente la

copia del manual o ubicarlo en un área en donde todos tengan acceso,

con el fin de que pueda ser consultado como guía de trabajo.

55

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Textos.

1. Rojas Narváez, Rosa. (1997). Orientaciones Prácticas para la

Elaboración de Informes de Investigación. Segunda Edición Ampliada y

Corregida. Puerto Ordaz.

2. Fidias G, Arias. (2006). El Proyecto de investigación. Introducción a la

Metodología Científica. (5°. Ed.) Caracas. Episteme.

3. Hurtado de Barrera, J. (2000) Metodología de Investigación Holística (3ª. Ed.). Caracas: Editorial SYPAL

4. Hernández Sampieri, Roberto. (1991). Metodología de la Investigación.

Derechos Reservados. Estado de México.

5. Azocar A, Milagros V 2006. Diseño de un manual de normas y

procedimientos contables para la fundación “luz del mundo”. MATURÍN,

ESTADO MONAGAS. Trabajo de Grado. UDO

6. Mota, Jhoan. (2011). Plan de Mantenimiento Preventivo a los Vehículos

de Carga Pesada (Chuto, Tara, Batea, Furgones) de la empresa

Consorcio transporte Los Pinos. Informe de Pasantía. Fundación La

Salle, San Félix, Edo. Bolívar, Venezuela.

7. Pineda, Adriana. (2011). Elaboración Del Manual De Normas Y

Procedimientos Para El Departamento Administrativo De La Liga

Profesional De Baloncesto De Venezuela (LPB). Informe de pasantía.

UCV. Caracas, Edo. Bolívar, Venezuela.

56

Documentos en Línea.

1. Manual de Procedimientos. Disponible:

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

2. Manual de procedimientos.

http://www.monografias.com/trabajos82/manual-contenido-normas-

procedimientos/manual-contenido-normas-procedimientos2.shtml

3. Tipos de Manuales. Disponible:

http://www.mastiposde.com/manuales.html

4. Definición de Manual y Tipos. Disponible:

http://www.tiposde.org/cotidianos/568-tipos-de-manuales/

5. Creación de un Manual. Disponible:

http://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/

6. Contenedor y tipos de Contenedores. Disponible:

https://es.wikipedia.org/wiki/Contenedor

7. Tipos de contenedores. Disponible: http://www.affari.com.ar/conttt.htm

8. Camión. Disponible: https://es.wikipedia.org/wiki/Cami%C3%B3n

9. Contenido de un Manual. Disponible:

http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm

10. Procesos. Disponible:

http://www.definicionabc.com/general/proceso.php

11. Diagrama de Flujo. Disponible: https://www.aiteco.com/que-es-un-

diagrama-de-flujo/

57

12. Bizagi. Disponible: https://es.wikipedia.org/wiki/Bizagi

13. Software Bizagi Modeler. Disponible:

http://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

14. Matriz FODA. Disponible:

www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/m3/analisis.pdf

58

APÉNDICE 1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE OPERACIONES DE LA EMPRESA CONSORCIO TRANSPORTE

LOS PINOS.

Elaborado por: Br. Marval Alexander Firma:

Revisado por: Ing. Salazar Yirliana Firma:

Aprobado por: Ing. Marín Benito Firma:

Dirección: Zona Industrial Los Pinos, calle nº 6, manz. nº 29, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela. 59

Manual de Normas y Procedimientos

del Departamento de Operaciones

Fecha de emisión: Febrero 2017

Pagina: 1 de 82

Revisión: 01

Elaborado por: Br. Marval Alexander Revisado por: Ing. Salazar Yirliana Aprobado por: Ing. Marín Benito





Pagina: 2 de 82

Revisión: 01

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 62

OBJETIVOS .......................................................................................................... 63

Objetivo del manual……………………………………………………...……………63

Objetivos de la empresa………………………………………………………………63

MARCO INSTITUCIONAL ..................................................................................... 65

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................ 66

DESCRIPCION DE LA UNIDAD ........................................................................... 67

DOCUMENTOS .................................................................................................... 72

PROCESO DE TRANSPORTE ADUANERO CONSORCIO – PUERTO – CD ..... 73

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A PUERTO ....................................................... 74

1. Proceso de Transporte Aduanero. ................................................. 74

1.1. Solicitud de Transporte. ..................................................................... 74

1.2. Creación de Viaje. ............................................................................. 76

1.3. Inspección de chuto y remolque. ....................................................... 77

1.4. Comprobantes y Documentos. .......................................................... 78

1.5. Pago de comprobantes. ..................................................................... 80

1.6. Traslado a puerto. .............................................................................. 80

1.7. Puerto – Centro de Distribución. ........................................................ 81

1.8. Cierre de viaje.................................................................................... 83






Pagina: 3 de 82

Revisión: 01

1.9. Devolución de Contenedor. ............................................................... 85

1.10. Entrega de contenedor en almacenadora. ..................................... 86

1.11. Puerto – Consorcio. ........................................................................ 87

1.12. Solicitud de copia certificada. ......................................................... 89

1.13. Modificación de EIR........................................................................ 91

PROCESO DE TRANSPORTE A TIENDAS CONSORCIO – ALMACEN – TIENDA

............................................................................................................................ 106

DESCRIPCION DEL PROCESO A TIENDA…………………………………...…107

2. Proceso de Transporte a Tiendas ................................................ 107

2.1. Solicitud de Transporte .................................................................... 107

2.2. Carga de cava. ................................................................................ 108

2.3. Creación de viaje. ............................................................................ 109

2.4. Inspección de vehículo. ................................................................... 110

2.5. Comprobantes y documentos. ......................................................... 110

2.6. Pago de comprobante. .................................................................... 112

2.7. Tienda – Consorcio. ......................................................................... 112

2.8. Cierre de viaje.................................................................................. 113

2.9. Finanzas. ......................................................................................... 115

DIAGRAMAS DE FLUJO……………………………………………………………117

TERMINOLOGIA ................................................................................................. 127

ANEXOS ............................................................................................................. 129






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Revisión: 01

INTRODUCCIÓN

Consorcio Los Pinos es una empresa de servicio de transporte, tiene como

objetivo principal satisfacer las necesidades requeridas por el Grupo Traki, en el

ámbito de traslado de mercancía y demás bienes tanto de importación como

exportación. Así mismo se tiene como función el transporte de la mercancía que

llega a los Muelles de la Guaira y trasladarla hasta el Centro de Distribución del

Grupo Traki, como también desde el Centro de Distribución a toda la red de tiendas.

Su Oficina Principal se encuentra ubicada en los Pinos, Puerto Ordaz, Estado

Bolívar.

El siguiente manual contiene la descripción de los procesos que se llevan a

cabo en el Departamento de Operaciones, describiendo detalladamente las

actividades y responsabilidades que se ejecutan en el proceso.

Este manual está constituido por la descripción de dos procesos macros de

operaciones, los cuales están representados en diagramas de flujo, elaborados en

el software Bizagi Modeler.

La finalidad del manual surge con la necesidad de estandarizar y mejorar los

procesos organizativos de la organización, ofreciendo además fácil acceso a la

información de este manual para los empleados de la misma.






Pagina: 5 de 82

Revisión: 01

OBJETIVOS

Objetivo del manual

Establecer de manera detallada las actividades y normas que deben cumplir

en los procesos de transporte de carga pesada.

Permitir conocer el funcionamiento interno de las tareas, requerimientos y

los responsables de su ejecución.

Aumentar la efectividad del proceso, indicándole a los empleados lo que

deben hacer y cómo hacerlo.

Mejorar la productividad de la empresa Consorcio Transporte Los Pinos,

optimizando los tiempos y movimientos del proceso llevado a cabo en el

departamento de operaciones.

Objetivos de la empresa

Satisfacer los requerimientos y expectativas al prestar el servicio de

transporte de carga pesada.

Seleccionar a los proveedores en base a sus sistemas de aseguramiento,

calidad de sus productos y prestaciones de servicios, desarrollando

relaciones duraderas y confiables.

Asumir cada área de la empresa con responsabilidad, calidad, respuesta

inmediata, desarrollando la gestión con criterios preventivos.

Educar y motivar al personal en la mejora continua de la calidad en el trabajo

y en todas sus manifestaciones.

Mejorar constantemente los procesos y servicios, incorporando nuevas

tecnologías.

Asegurar el liderazgo competitivo de la empresa, entendiendo que la calidad,

productividad y seguridad son factores esenciales que actual

conjuntamente.






Pagina: 6 de 82

Revisión: 01

Alcance

La elaboración del manual es de suma importancia para la organización, ya

que este abarca el desarrollo y descripción de las actividades operativas y

administrativas relacionadas a los procesos que intervienen en la gestión de servicio

de transporte, estos procesos están definidos por: Planificar los Recursos para

atender las solicitudes de Servicio de transporte, controlar y garantizar la

disponibilidad de equipos en óptimas condiciones.

Para cumplir con el servicio de transporte el Departamento de Operaciones

trabaja bajo dos procesos generales: Proceso de Transporte de Puerto a Almacén

y Proceso de Transporte de Almacén a Tiendas.

Misión

Lograr la satisfacción total de la Gran Cadena Traki a través de la mejora

continua, la calidad del servicio de transporte ofreciendo una atención altamente

calificada por parte de nuestro personal y el compromiso de la seguridad y el

resguardo.

Visión

Consolidar el Consorcio como una empresa líder en trasporte de carga y

descarga pesada, con una sólida estabilidad organizacional que proporcione

bienestar al personal perteneciente y al beneficiario del servicio.






Pagina: 7 de 82

Revisión: 01

MARCO INSTITUCIONAL

Reseña histórica.

Fue construido el 23 de septiembre del 2002, tiene catorce años de

experiencia en el ramo y tiene dirección fiscal en Puerto Ordaz, Edo. Bolívar.

Actualmente Consorcio Transporte Los Pinos es una empresa del sector privado la

cual tiene como objetivo prestar el servicio de transporte de mercancía, artefactos,

equipos y maquinarias, bienes de consumo masivo, muebles, electrodomésticos,

juguetes y accesorios del hogar y demás bienes de libre comercio de importación y

exportación pertenecientes al Grupo Traki y sus tiendas distribuidas en todo el

territorio nacional.

Política de la empresa

Proporcionar un servicio profesional que satisfaga plenamente las

necesidades de transporte del Grupo Traki. Para lograrlo se promueve la

participación activa del personal en el cumplimiento de los objetivos de calidad y

mejora continua. Se mantiene una logística integrada para mantener el control sobre

las operaciones, asignación de equipos y rutas, ofreciendo una fuente centralizada

de información. Servicio de operaciones portuarias que comienzan desde la llegada

de contenedores a los puertos, carga de los mismos hasta la descarga en los

diferentes almacenes de la Central de Distribución, para una posterior distribución

de mercancía al destino asignado.






Pagina: 8 de 82

Revisión: 01

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Consorcio Transporte Los Pinos, es una empresa del sector privado que tiene

como objetivo brindar a Traki Distribuidora, C.A., servicio de transporte de

mercancía y demás bienes de libre comercio.

Para cumplir con este objetivo consta de siete unidades staff y tres departamentos

básicos e indispensables que permiten atender todas necesidades como se puede

ver a continuación:

Figura 1. Organigrama de Consorcio Transporte Los Pinos.


JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

Departamento Administrativo


Departamento de

Mantenimiento

Resguardo Patrimonial

Rastreo Satelital

Control de Gestión Tecnología de Información y

Telecomunicaciones

Talento HumanoSeguridad y Salud

Laboral

Auditoria Interna






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Revisión: 01

DESCRIPCION DE LA UNIDAD

El Departamento de Operaciones está compuesta por Jefe de Operaciones,

Analista de planificación y control de operaciones, Analista De Planificación

Aduanera, Asistentes Administrativos, conductores de carga pesada y equipos para

cubrir con los requerimientos de su cliente potencial, como lo es las empresas del

grupo Traki.

Esta tiene como función general la planificación de las operaciones mediante

la asignación de los recursos requeridos y controlar la gestión del servicio prestado.

La gestión de transporte del Departamento de Operaciones de Consorcio

Transporte Los Pinos, se dividen en dos procesos generales:

1. Proceso de Transporte aduanero

2. Proceso de Transporte a tiendas

Figura 2. Departamento de Operaciones de Consorcio Transporte Los Pinos



Proceso de transporte a

tiendas

Transporte a zonas

Proceso de transporte aduanero

Transporte a puerto






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Revisión: 01

NORMAS PARA VIAJES






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Revisión: 01

I. Salida de viaje.

1. Verificar que los equipos (chuto, cava, tara o batea) se encuentren en

condiciones óptimas antes de realizar el viaje.

2. Realizar solicitud de despacho a Puerto únicamente cuando sea autorizado por

el Departamento de Aduana y a Tiendas cuando sea autorizado por el

Departamento de Operaciones de Consorcio Transporte Los Pinos.

3. Mantenerse en contacto telefónico permanente con el coordinador del área de

contenedores y de despacho a Tiendas en Consorcio Transporte Los Pinos,

con la finalidad de recibir instrucciones referentes al viaje en curso.

4. Verificar que la documentación necesaria para el viaje se encuentre vigente

(Licencia, certificado médico y cedula de identidad).

5. Solicitar la documentación pertinente de los equipos necesarios para realizar el

viaje (Autorización, carnet de circulación, póliza de seguro y solvencia).

6. Estar en contacto con la Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora, para

atender oportunamente al llamado de carga.

7. Realizar el viaje en la fecha que se indica en la solicitud de despacho, de tener

algún inconveniente en el momento de salida debe reportarlo inmediatamente

para que se realicen los cambios en la planificación de descarga en Tienda o

carga en puerto si llegase a aplicar, ya que de no ser notificado el pase se

anulara.

8. Cumplir con la entrega oportuna del contenedor vacío, ya que se no entregarlo

a tiempo esto genera una MORATORIA.

Nota: Ambos casos mencionados en los ítems 7 y 8 generan o acarrean

un elevado gasto administrativo que debe ser cancelado en US. $

9. En caso de accidentarse, se debe informar inmediatamente al Supervisor de

Mantenimiento y/o Supervisor de taller, para solucionar oportunamente el

problema.






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Revisión: 01

10. Entregar al Departamento de Operaciones los documentos legales del vehículo

antes asignado, en caso de ser asignado un nuevo vehículo para el viaje.

II. Recepción de contenedor

1. Verificar que el número del contenedor y la fecha estén correctas en el EIR.

2. Visualizar el contenedor y verificar que las condiciones reales las condiciones

reales estén correctamente registradas en el EIR.

3. Si el contenedor presenta deterioro físico, notificarlo al funcionario encargado

de la inspección de los contenedores y asegurarse que sean registrados en las

observaciones.

4. Verificar con el Departamento de Aduana o Departamento de Operaciones de

Consorcio Transporte los Pinos el destino del contenedor cargado.

5. Resguardar el documento EIR

III. Llegada a Distribuidora.

1. Inspeccionar los equipos con los chequeadores de patio.

2. Registrar en la bitácora de viaje cualquier falla que se haya detectado durante

el viaje.

3. Dirigirse de manera oportuna al Departamento Operaciones para proceder a

cerrar el viaje.

4. Los conductores procedentes de Puertos deben entregar el expediente del

contenedor al almacén con su respectiva hoja de inspección y el EIR respectivo.

5. Dejar la llave del vehículo en vigilancia para que los conductores de patio

puedan trasladar los contenedores a la zona de descarga de almacén de centro

de distribución.

6. Los conductores no deben ingresar los contenedores al área de taller al

momento de realizar alguna reparación en general.

7. Se debe tomar la debida precaución al momento de realizar la descarga

evitando alguna obstaculización que impida el desempeño del resto de las






Pagina: 13 de 82

Revisión: 01

labores. De igual forma se les agradece a los conductores de patio estar alertas

a los teléfonos y radios.

8. Los conductores de cava deben devolver al almacén C1 sus carpetas de

manifiesto parea que puedan retirar sus nuevos documentos y al traer la

mercancía deben reportar la llegada y verificar la seguridad de la mercancía; de

igual forma no deben estacionar la cava en el portón C5 y C6 del almacén.






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Revisión: 01

DOCUMENTOS

1. Chequeo de vehículo.

2. Autorización de salida.

3. Autorización de vehículo.

4. Comprobante de pago de 100%.

5. EIR.

6. Hoja de inspección de contenedor.

7. Bitácora.



10. Manifiesto de la carga.

11. Planilla de recibido de lista de pago a proveedores.

12. Lista de pago a proveedores.

13. Autorización de carga de cava.






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Revisión: 01

PROCESO DE TRANSPORTE ADUANERO CONSORCIO – PUERTO – CD






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Revisión: 01

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A PUERTO

1. Proceso de Transporte Aduanero.

1.1. Solicitud de Transporte.

Responsable: Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora, C.A.

1.1.1. Envía solicitud de transporte por correo electrónico al Analista de

Planificación Aduanera.

Responsable: Analista de Planificación Aduanera.

1.1.2. Recibe solicitud de unidades para traslado de contenedores de puerto a

centro de distribución.

1.1.3. Registra en sistema la solicitud de transporte.

Número de contenedor.

Tamaño del contenedor.

Tipo de carga.

1.1.4. Revisa en sistema la disponibilidad de unidades, tanto de chuto, tara o

batea, según sea el requerimiento.

¿Dispone de unidades? Si.

1.1.5. Selecciona conductor.

¿Se encuentra disponible el conductor para viajar? Si.

1.1.6. Selecciona chuto y remolque.


Dirección: Zona Industrial Los Pinos, calle nº 6, manz. nº 29, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.

75




Pagina: 17 de 82

Revisión: 01

¿Contenedor de 40 pie? Si.

1.1.7. Selecciona una tara.

1.1.8. Envía lista de conductores y vehículos seleccionados por correo electrónico

al Analista de planificación y control de operaciones.

1.1.9. Solicita la creación de viaje por correo electrónico al Analista de

planificación y control de operaciones.

¿Contenedor de 40 pie? No.

En caso de contenedor de 20 pie:

1.1.10. Selecciona una batea.

1.1.11. Realiza las operaciones 1.1.8 y 1.1.9 antes descritas.

¿Se encuentra disponible el conductor para viajar? No.

1.1.12. Selecciona conductor disponible.

1.1.13. Realiza las operaciones antes descritas desde la 1.1.6 hasta la 1.1.11.

¿Dispone de unidades? No.

1.1.14. Analiza los vehículos por retornar y aquellos ubicados en taller.

1.1.15. Solicita informe de vehículos en taller al Supervisor de Mantenimiento.

Responsable: Supervisor de Mantenimiento.

1.1.16. Recibe solicitud de status de vehículos en taller.

1.1.17. Informa al Analista de Planificación Aduanera de las unidades próximas a

disponibilidad.



76




Pagina: 18 de 82

Revisión: 01


1.1.18. Recibe informe de vehículos próximos a disponibilidad.

¿Dispone de unidades? Si.

1.1.19. Realiza las operaciones descritas anteriormente, desde la 1.1.5 hasta la

1.1.13.

¿Dispone de unidades? No.

En caso de no contar con el total de unidades solicitadas:

1.1.20. Informa por correo electrónico a la Gerencia de Aduana de Traki

Distribuidora, que no dispone de suficientes unidades para cubrir la

solicitud.

Responsable: Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora.

1.1.21. Recibe información de unidades faltantes.

1.1.22. Alquila servicio de transporte con empresa externa.

1.2. Creación de Viaje.

Responsable: Analista de planificación y control de operaciones.

1.2.1. Recibe por correo electrónico del Analista de Planificación Aduanera

información de conductores y vehículos asignados para el traslado.

1.2.2. Recibe por correo electrónico solicitud de creación de viaje.

1.2.3. Registra viaje en sistema y asigna recursos.

Cedula del conductor.



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Pagina: 19 de 82

Revisión: 01

Placa del vehículo asignado.

Puerto destino (Guanta o La Guaira).

Fecha de salida.

1.2.4. Entrega planilla de chequeo de vehículo al conductor de carga pesada.

Responsable: Conductor de carga pesada.

1.2.5. Recibe planilla de chequeo de vehículo.

1.2.6. Entrega solicitud de inspección de vehículo al Supervisor de Patio.

Responsable: Chequeador de Patio.

1.2.7. Recibe solicitud de inspección de vehículo.

1.3. Inspección de chuto y remolque.

Responsable: Supervisor de Patio/Chequeador de Patio.

¿Devolución de contenedor? No.

En caso de que sea búsqueda de contenedor:

1.3.1. Inspecciona chuto y remolque.

Batería.

Cauchos.

Luces.


¿Devolución de contenedor? Si.

1.3.3. Inspecciona chuto, remolque y contenedor.

Batería.

Cauchos.

Luces.



78




Pagina: 20 de 82

Revisión: 01

¿Presenta daños el vehículo? Si.

1.3.4. Realiza trasbordo del contenedor a otro remolque o chuto.

1.3.5. Realiza la operación 1.3.3, descrita anteriormente.

¿Presenta daños el vehículo? No.

1.3.6. Mantiene el contenedor en el remolque y el mismo chuto.

1.3.7. Realiza la operación 1.3.2 antes descrita.


1.3.8. Recibe planilla de chequeo de vehículo por parte del chequeador de Patio.

1.3.9. Entrega planilla de chequeo de vehículo al Analista de planificación y control

de operaciones.



1.4. Comprobantes y Documentos.


1.4.1. Archiva chequeo de vehículo.

1.4.2. Emite comprobante de pago correspondiente al 100%, bitácora y

autorización de vehículo.

¿Posee el conductor otro chuto o remolque asignado? No.

1.4.3. Entrega comprobante de pago del 100%, bitácora y autorización de

vehículo.

¿Posee el conductor otro chuto o remolque asignado? Si.

1.4.4. Solicita documentos del vehículo asignado al Conductor De Carga Pesada.



79




Pagina: 21 de 82

Revisión: 01

Responsable: Conductor de Carga Pesada.

1.4.5. Recibe solicitud de devolución de documentos del vehículo.

1.4.6. Entrega documentos del vehículo al Analista de planificación y control de

operaciones.


1.4.7. Recibe documentos legales del vehículo.

1.4.8. Registra en sistema documentos recibidos.

Marca y modelo del vehículo.

Número de placa de chuto.

Número de placa de remolque.

1.4.9. Entrega documentos de vehículo asignado.

1.4.10. Realiza la operación 1.4.3.

¿Búsqueda de contenedor? No.

En caso de ser una devolución de contenedor:


1.4.11. Recibe comprobante de pago, autorización de vehículo y documentos de

vehículo.

¿Búsqueda de contenedor? Si.


1.4.12. Informa al Analista de Planificación Aduanera la creación del viaje por

sistema.


1.4.13. Recibe notificación de la creación del viaje por sistema.



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Pagina: 22 de 82

Revisión: 01

1.4.14. Envía lista de conductores y vehículos enviados a la Gerencia de Aduana

de Traki Distribuidora por correo electrónico.

Debe informar 24 horas antes de la llegada del Conductor de carga

pesada al Puerto.


1.4.15. Recibe lista de conductores y vehículos enviados para el traslado de los

contenedores.


1.4.16. Realiza el paso 1.4.11, antes descrito.

1.5. Pago de comprobantes.


1.5.1. Solicita pago de comprobante al Asistente Administrativo de Caja Chica.

Responsable: Asistente Administrativo de Caja Chica.

1.5.2. Recibe solicitud de pago de comprobante.

1.5.3. Entrega dinero en efectivo, correspondiente al 100% del pago del viaje al

Conductor de carga pesada.


1.5.4. Recibe dinero en efectivo.

1.6. Traslado a puerto.


1.6.1. Traslada a puerto asignado, ya sea Guanta o La Guaira.



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Pagina: 23 de 82

Revisión: 01

¿Búsqueda de contenedor? No.

En caso de ser una devolución de contenedor:

1.6.2. Traslada a almacenadora.

¿Entrega de contenedor? Si.

1.6.3. Traslada contenedor a almacenadora.

¿Entrega de contenedor? No.

En caso de presentar errores el EIR:

1.6.4. Entrega EIR a la almacenadora correspondiente.

¿Búsqueda de contenedor? Si.

1.7. Puerto – Centro de Distribución.

1.7.1. Traslada a zona de carga.

Responsable: Dpto. de Despacho de Puerto (Guanta – La Guaira).

1.7.2. Carga de contenedor en remolque.

¿Fue cargado el contenedor? No.

1.7.3. Informa al conductor de carga pesada que debe esperar en el

estacionamiento.


1.7.4. Recibe status del contenedor.

1.7.5. Espera en estacionamiento de Puerto para ser cargado próximamente.

1.7.6. Repite los pasos 1.7.1 y 1.7.2.



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Pagina: 24 de 82

Revisión: 01

¿Fue cargado el contenedor? Si.

1.7.7. Envía status del contenedor a la Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora.

1.7.8. Entrega documentos legales del contenedor al conductor de carga pesada.


1.7.9. Recibe status del contenedor cargado.

1.7.10. Envía programación de despacho por correo electrónico al Analista de



1.7.11. Recibe programación de despacho.

1.7.12. Registra y asocia en sistema el contenedor con el conductor que los

transporta.


Tamaño del contenedor.

Tipo de carga.

Conductor que lo transporta.


1.7.13. Recibe documentos legales del contenedor por parte del Dpto. de despacho

de puerto.

1.7.14. Traslada contenedor a Consorcio Transporte Los Pinos.

1.7.15. Estaciona vehículo en Patio de consorcio.

1.7.16. Entrega llaves del vehículo en vigilancia.

1.7.17. Entrega manifiesto de la carga, EIR y hoja de inspección del contenedor al

Dpto. de recepción de almacén de Traki Distribuidora.



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Pagina: 25 de 82

Revisión: 01

Responsable: Conductor de Patio.

1.7.18. Retira llaves del vehículo en vigilancia.

1.7.19. Traslada contenedor a almacén de descarga.

1.7.20. Entrega contenedor al Dpto. de recepción de almacén de Traki

Distribuidora.

Responsable: Dpto. de recepción de almacén de Traki Distribuidora.

1.7.21. Recibe contenedor.

1.7.22. Descarga de contenedor.

1.7.23. Informa del status del contenedor por llamada telefónica al Analista de


1.7.24. Recibe manifiesto de la carga, EIR y hoja de inspección de contenedor por

parte del conductor de carga pesada.

1.7.25. Inspecciona contenedor y sella el EIR.

1.7.26. Entrega hoja de inspección y EIR al Conductor de carga pesada.


1.7.27. Recibe EIR y hoja de inspección del contenedor.

1.8. Cierre de viaje.


1.8.1. Entrega bitácora de viaje al Asistente administrativo de Mantenimiento.

1.8.2. Solicita planilla de inspección de vehículo al Analista de planificación y

control de operaciones.

Responsable: Asistente administrativo de mantenimiento.

1.8.3. Recibe bitácora de viaje.



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Pagina: 26 de 82

Revisión: 01

1.8.4. Realiza el proceso de reporte de novedades.


1.8.5. Recibe solicitud de planilla de inspección de vehículo.

1.8.6. Entrega planilla de inspección de vehículo al conductor de carga pesada.


1.8.7. Recibe planilla de inspección de vehículo.

1.8.8. Solicita inspección de vehículo al chequeador de patio.

1.8.9. Realiza la inspección de vehículo en los pasos descritos desde 1.3.1 hasta

1.3.10.

1.8.10. Entrega planilla de inspección de vehículo al Analista de planificación y


1.8.11. Entrega facturas de gastos imprevistos durante el viaje al Analista de



1.8.12. Recibe planilla de inspección de vehículo y facturas de gastos.

¿Existen gastos adicionales? No.

1.8.13. Cierra el viaje en sistema.

Fecha de llegada.

Facturas de gastos.

¿Existen gastos adicionales? Si.

1.8.14. Cierra el viaje y Genera comprobante de pago por gastos reembolsables.

Peajes.

Comida.



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Pagina: 27 de 82

Revisión: 01

Habitación.

Días extras laborados.

Reparaciones al vehículo.

Nota: Debe ser aprobada por el Jefe de Mantenimiento y/o

Supervisor de Mantenimiento.

1.8.15. Entrega comprobante de pago al conductor de carga pesada.


1.8.16. Recibe comprobante de pago.

1.8.17. Solicita pago de comprobante al Asistente Administrativo de Caja Chica.

Responsable: Asistente Administrativo de Caja Chica.


1.8.19. Entrega dinero en efectivo al conductor de carga pesada.



1.9. Devolución de Contenedor.

Responsable Analista de Planificación Aduanera.

1.9.1. Recibe por correo electrónico informe indicando que el contenedor ha sido

descargado.

¿Se encuentra disponible el conductor para el viaje? Si.

1.9.2. Solicita la creación del viaje por correo electrónico al Analista de




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Pagina: 28 de 82

Revisión: 01

¿Se encuentra disponible el conductor para el viaje? No.

En caso de que se encuentre indispuesto o cansado el conductor:

1.9.3. Selecciona conductor que se encuentre disponible.

1.9.4. Coordina e informa la asignación del viaje al conductor de carga pesada.


1.9.5. Recibe indicaciones del viaje asignado para devolver el contenedor

alquilado.

1.9.6. Notifica la disponibilidad para cumplir con la solicitud al Analista de



1.9.7. Recibe disponibilidad para cumplir con el requerimiento.

1.9.8. Realiza el paso 1.9.2 descrito antes.

1.10. Entrega de contenedor en almacenadora.

Responsable: Almacenadora.

1.10.1. Recibe contenedor vacío.

1.10.2. Entrega EIR del contenedor vacío al conductor de carga pesada.


1.10.3. Recibe EIR de contenedor entregado en la almacenadora.

¿Hay otro contenedor para ser transportado? Si.

1.10.4. Repite las operaciones antes descritas desde 1.7.1 hasta 1.10.3.

¿Hay otro contenedor para ser transportado? No.

1.10.5. Retorna a patio de Consorcio Transporte Los Pinos.



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Pagina: 29 de 82

Revisión: 01

1.11. Puerto – Consorcio.


1.11.1. Entrega bitácora al Analista de planificación y control de operaciones.

1.11.2. Repite las operaciones 1.8.1 hasta 1.8.9.

¿Posee el conductor el EIR? No.

1.11.3. Notifica el extravió del EIR al Analista de Planificación Aduanera.

1.11.4. Realiza las operaciones próximamente descritas desde la 1.12.1.


1.11.5. Recibe informe de perdida de EIR.


¿Posee el conductor el EIR? Si.

1.11.6. Entrega EIR al Analista de Planificación Aduanera.


1.11.7. Recibe EIR.

1.11.8. Verifica datos del contenedor en el EIR.

Numero de contenedor.

Fecha de entrega.

Almacenadora donde fue entregado.

¿Presenta datos erróneos el EIR? No.

1.11.9. Registra en sistema complementos del contenedor entregado.


Fecha de entrega.

1.11.10. Entrega EIR original al Dpto. de Aduana de Traki Distribuidora.



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Pagina: 30 de 82

Revisión: 01

Responsable: Dpto. de Aduana de Traki Distribuidora.

1.11.11. Recibe EIR original.

¿Presenta datos erróneos el EIR? Si.

1.11.12. Soluciona el inconveniente.

Nota: Dispone de 5 días hábiles para solucionar dicho problema.

¿Venció el plazo? No.

1.11.13. Envía por correo electrónico el número de contenedor a la almacenadora.


1.11.14. Recibe número de contenedor.

1.11.15. Revisa y compara el número de contenedor con el libro de recepción de

contenedores.

1.11.16. Envía por correo electrónico al Analista de Planificación Aduanera la

confirmación de recepción del contenedor.


1.11.17. Recibe confirmación de datos.

1.11.18. Selecciona conductor para trasladar el EIR.

¿Hay conductor con viaje a puerto? No.

1.11.19. Envía por correo electrónico la solicitud de creación de viaje al Analista de


1.11.20. Entrega indicaciones del viaje y EIR al conductor de carga pesada.



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Pagina: 31 de 82

Revisión: 01


1.11.21. Realiza las operaciones antes descritas, desde la 1.2.1 hasta 1.4.11.


1.11.22. Recibe indicaciones de viaje y el EIR.

1.11.23. Realiza las operaciones siguientes de la 1.5.1 hasta 1.6.4 y continúa en

1.13.1.


¿Hay conductor con viaje a puerto? Si.

En caso de que un conductor este por partir a puerto:

1.11.24. Realiza las operaciones 1.11.19 y 1.11.22 hasta la 1.11.23 antes descritas.

¿Venció el plazo? Si.

1.12. Solicitud de copia certificada.


1.12.1. Envía solicitud de copia certificada de EIR por correo electrónico a la

Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora.


1.12.2. Recibe solicitud de copia certificada.

1.12.3. Envía solicitud de copia certificada por correo electrónico a la

almacenadora.



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Pagina: 32 de 82

Revisión: 01


1.12.4. Recibe solicitud de copia certificada del EIR.

1.12.5. Genera y emite copia certificada del EIR.

1.12.6. Envía copia certificada del EIR a la Gerencia de Aduana de Traki

Distribuidora.

Responsable: Gerencia de Aduana de Traki Distribuidora

1.12.7. Recibe copia certificada.

1.12.8. Entrega copia certificada al Conductor de carga pesada.


1.12.9. Recibe copia certificada de EIR.

1.12.10. Traslada copia certificada a consorcio.

1.12.11. Entrega copia certificada de EIR al Analista de Planificación Aduanera.


1.12.12. Recibe copia certificada de EIR.

1.12.13. Registra en sistema la copia certificada del EIR.

1.12.14. Entrega copia certificada a Departamento de Aduana de Traki

Distribuidora.

1.12.15. Solicita al Coordinador Administrativo pago de copia certificada del EIR.


1.12.16. Recibe copia certificada del EIR.

Responsable: Coordinador Administrativo.

1.12.17. Recibe solicitud de pago de copia certificada de EIR.

1.12.18. Genera pago en sistema de copia certificada de EIR para la Gerencia de

Aduana de Traki Distribuidora.



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Pagina: 33 de 82

Revisión: 01


1.12.19. Recibe pago en transferencia por documento certificado.

1.12.20. Paga copia certificada de EIR a Almacenadora.


1.12.21. Recibe pago de copia certificada de EIR.

1.13. Modificación de EIR.


1.13.1. Recibe EIR de contenedor por parte del Conductor de carga pesada.

1.13.2. Redacta las observaciones correspondientes en el EIR.

1.13.3. Entrega el EIR al Conductor de carga pesada.


1.13.4. Recibe EIR con observaciones.

1.13.5. Retorna a patio de consorcio.

1.13.6. Entrega bitácora al Analista de planificación y control de operaciones.

1.13.7. Entrega EIR al Analista de Planificación Aduanera.


1.13.8. Realiza las operaciones descritas anteriormente desde la 1.8.1 hasta 1.8.9.


1.13.9. Recibe EIR.

1.13.10. Registra en sistema las observaciones descritas por la almacenadora en

el EIR.

1.13.11. Entrega EIR al Departamento de Aduana de Traki Distribuidora.


1.13.12. Recibe EIR.



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Pagina: 34 de 82

Revisión: 01

DIAGRAMAS DE FLUJO



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Pagina: 35 de 82

Revisión: 01



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Pagina: 36 de 82

Revisión: 01



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Pagina: 37 de 82

Revisión: 01



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Pagina: 48 de 82

Revisión: 01

PROCESO DE TRANSPORTE A TIENDAS

CONSORCIO – ALMACEN – TIENDA



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Pagina: 49 de 82

Revisión: 01

DESCRIPCION DEL PROCESO A TIENDA

2. Proceso de Transporte a Tiendas

2.1. Solicitud de Transporte

Responsable: Dpto. de despacho de almacén de Traki Distribuidora.

2.1.1. Envía lista de cavas vía correo electrónico al Analista de planificación y

control de operaciones, solicitando el traslado de mercancía a las tiendas.


2.1.2. Recibe lista con especificaciones de las cavas requeridas, en cuanto a

tamaño, mercancía y tienda destino.

2.1.3. Registra en sistema las tiendas solicitadas.

Tienda destino.

Tipo de mercancía.

Número de almacén.

2.1.4. Selecciona en sistema las cavas disponibles.

¿Existe disponibilidad de cavas? Si.

2.1.5. Emite y entrega autorización de carga al supervisor de patio.

¿Existe disponibilidad de cavas? No.

2.1.6. Analiza en sistema los vehículos por retornar y aquellos en taller.

2.1.7. Solicita al supervisor de mantenimiento informe de vehículos en taller.



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Pagina: 50 de 82

Revisión: 01

Responsable: Supervisor de mantenimiento.

2.1.8. Recibe solicitud de status de vehículos en taller.

2.1.9. Informa al Analista de planificación y control de operaciones las unidades

disponibles.


2.1.10. Recibe informe de unidades disponibles.

2.1.11. Realiza la operación 2.1.5, antes descrita.

2.2. Carga de cava.

Responsable: Supervisor de patio.

2.2.1. Recibe autorización de carga de cava.

2.2.2. Entrega al conductor de patio autorización de carga de cava.

Responsable: Conductor de patio.


2.2.4. Traslada cava a almacén de carga.

2.2.5. Entrega autorización de carga al Supervisor de despacho de almacén.

Responsable: Supervisor de despacho de almacén.


2.2.7. Carga de cava.

2.2.8. Entrega al conductor de carga pesada manifiesto de la carga.


2.2.9. Recibe manifiesto de la carga.



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Pagina: 51 de 82

Revisión: 01

2.3. Creación de viaje.


2.3.1. Solicita la creación del viaje al Analista de planificación y control de

operaciones.


2.3.2. Recibe solicitud de creación de viaje.

2.3.3. Solicita a la gerencia de tienda confirmación de disponibilidad de recepción

del vehículo.

Responsable: Gerencia de Tienda.

2.3.4. Recibe solicitud de recepción confirmación de disponibilidad de recepción

del vehículo.

2.3.5. Coordina recepción.

2.3.6. Informa la fecha disponible para la recepción del vehículo al Analista de



2.3.7. Recibe confirmación de disponibilidad de recepción del vehículo en la

tienda.

2.3.8. Realiza la creación del viaje en sistema.

Cedula del Conductor.

Placa del chuto.

Placa de la cava.

Tienda.

Fecha de salida.

2.3.9. Emite planilla de inspección de vehículo en sistema.




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Pagina: 52 de 82

Revisión: 01



2.3.12. Solicita inspección de vehículo al Chequeador de patio.

2.4. Inspección de vehículo.

Responsable: Chequeador de patio.

2.4.1. Recibe solicitud de inspección de vehículo.

2.4.2. Inspecciona chuto y remolque.

Batería.

Caucho.

Luces.




2.4.5. Entrega planilla de chequeo de vehículo al Analista de planificación y control

de operaciones.



2.4.7. Archiva planilla de chequeo de vehículo.

2.5. Comprobantes y documentos.


2.5.1. Emite en sistema comprobante de pago correspondiente al 30% del viaje,

orden de salida, bitácora, autorización de vehículo y de carga.



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Pagina: 53 de 82

Revisión: 01

¿Posee el conductor otro chuto o remolque asignado? No.

2.5.2. Entrega al conductor de carga pesada comprobante de pago

correspondiente al 30%, autorización de vehículo, bitácora, orden de salida

y autorización de la carga.

¿Posee el conductor otro chuto o remolque asignado? Si.

2.5.3. Solicita al conductor de carga pesada devolución de documentos de

vehículo asignado en sistema.


2.5.4. Recibe solicitud de devolución de documentos de vehículo.

2.5.5. Entrega documentos legales del vehículo al Analista de planificación y



2.5.6. Recibe documentos legales del vehículo.

2.5.7. Registra en sistema documentos recibidos.

Marca y modelo del vehículo.

Placa del chuto y cava.

2.5.8. Entrega documentos de vehículo nuevo asignado al conductor de carga

pesada.

2.5.9. Entrega comprobante de pago del 30%, bitácora, autorización de vehículo

y de carga al conductor de carga pesada.


2.5.10. Recibe documentos del vehículo asignado.



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Pagina: 54 de 82

Revisión: 01

2.6. Pago de comprobante.


2.6.1. Recibe comprobante de pago correspondiente al 30% del viaje, autorización

de vehículo, orden de salida y autorización de la carga.

2.6.2. Solicita al Asistente administrativo de caja chica, pago de comprobante de

30%.

Responsable: Asistente administrativo de caja chica.





2.6.6. Traslada mercancía a tienda.

2.7. Tienda – Consorcio.


2.7.1. Entrega mercancía y documentos de la carga en tienda Traki.

Responsable: Tienda Traki.

2.7.2. Recibe vehículo y documentos de la carga.

2.7.3. Descarga de mercancía.

2.7.4. Entrega nota de recepción de mercancía al conductor de carga pesada.


2.7.5. Recibe nota de recepción de mercancía.

2.7.6. Traslado a patio de Consorcio Transporte Los Pinos.



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Pagina: 55 de 82

Revisión: 01

2.8. Cierre de viaje.


2.8.1. Entrega nota de recepción de mercancía al Dpto. de despacho de almacén

de Traki distribuidora.

2.8.2. Entrega bitácora del viaje al Asistente administrativo de Mantenimiento.

2.8.3. Solicita la planilla de inspección de vehículo al Analista de planificación y


Responsable: Almacén de Traki Distribuidora.

2.8.4. Recibe nota de recepción de mercancía en Tienda por parte del Conductor

de carga pesada.

Responsable: Asistente administrativo de mantenimiento.

2.8.5. Recibe bitácora de viaje con observaciones o novedades.

2.8.6. Realiza el proceso de reporte de novedades.


2.8.7. Recibe solicitud de planilla de inspección de vehículo.

2.8.8. Entrega planilla de inspección de vehículo al conductor de carga pesada.


2.8.9. Recibe planilla de inspección de vehículo.

2.8.10. Solicita inspección de vehículo al supervisor de patio.

2.8.11. Realiza la inspección de vehículo en los pasos descritos desde 2.4.1 hasta

2.4.7.

2.8.12. Entrega planilla de inspección de vehículo al Analista de planificación y




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Pagina: 56 de 82

Revisión: 01

2.8.13. Entrega facturas de gastos imprevistos durante el viaje al Analista de



2.8.14. Recibe planilla de inspección de vehículo y facturas de gastos.

2.8.15. Registra facturas de gastos.

¿Existen gastos adicionales? No.

2.8.16. Cierra viaje en sistema

¿Existen gastos adicionales? Si.

2.8.17. Cierra viaje en y genera comprobante de pago por gastos reembolsables en

sistema.

Peajes.

Comida.

Habitación.

Días extras laborados.

Reparaciones al vehículo.

Nota: Aprobadas por el Jefe de Mantenimiento y/o Supervisor

de Mantenimiento.

2.8.18. Entrega comprobante de pago al conductor de carga pesada.


2.8.19. Recibe comprobante de pago por gastos reembolsables.

2.8.20. Solicita pago de comprobante de gastos reembolsables al Asistente

administrativo de caja chica.

Responsable: Asistente administrativo de caja chica.

2.8.21. Recibe solicitud de pago de comprobante de gastos reembolsables.



115




Pagina: 57 de 82

Revisión: 01




2.9. Finanzas.


2.9.1. Emite en sistema comprobante de pago para gastos del 70%.

2.9.2. Envía lista de pago a proveedores por correo electrónico al Dpto. de

finanzas.

2.9.3. Entrega lista de pago a proveedores y comprobantes de pago de 70% al

Asistente administrativo.

Responsable: Asistente administrativo.

2.9.4. Recibe lista de pago a proveedores y comprobantes de pagos.

2.9.5. Verifica lista de pago a proveedores y comprobantes de pagos.

Número de comprobante.

Montos del comprobante.

2.9.6. Entrega planilla de recibido de lista de pago a proveedores al Coordinador

administrativo.

Responsable: Coordinador administrativo.

2.9.7. Recibe planilla de recibido.

2.9.8. Archiva planilla de recibido.

Responsable: Dpto. de finanzas.

2.9.9. Recibe lista de pago a proveedores por correo electrónico del Analista de




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Pagina: 58 de 82

Revisión: 01

2.9.10. Genera pago a proveedores (Conductores de carga pesada) en sistema.


2.9.11. Recibe pago en trasferencia bancaria correspondiente al 70% del viaje

asignado.



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Pagina: 59 de 82

Revisión: 01

DIAGRAMAS DE FLUJO



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Revisión: 01



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Pagina: 69 de 82

Revisión: 01

TERMINOLOGIA

Contenedor: Recipiente de carga para el transporte marítimo, terrestre o

multimodal. Son unidades diseñadas para proteger las mercancías de la

climatología.

Cava: recipiente de carga diseñado para el transporte de mercancía, cuidar la

preservación de mercancía refrigerada.

Chuto: es un automóvil diseñado para el transporte de productos y mercancías,

concebido y construido para labores de tiro, es decir para el arrastre de un remolque.

Remolque: es un vehículo de carga no motorizado que consta como mínimo de

chasis, ruedas, superficie de carga y, dependiendo de su peso y dimensiones,

frenos propios y forma parte de la góndola, conectada al chuto.

Tara: diseñada para trasladar mercancía de hasta 20 toneladas de peso. Es un

remolque constituido por dos barras paralelas estructuralmente conectadas por

múltiples barras entrelazadas para soportar el peso.

Batea: Es un remolque diseñado para soportar cargas elevadas, constituida de una

plancha horizontal de hasta 40 pies de longitud.

Inspección: consiste en examinar y medir las características de calidad de un

producto, así como sus componentes y materiales de que está elaborado, o de un

servicio o proceso determinado

Tracking o Rastreo: Es la búsqueda de localización de un objeto, Rastreo satelital

es un servicio que permite conocer la ubicación exacta de dicho objeto.



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Pagina: 70 de 82

Revisión: 01

SISTRAN: Es el sistema de información de transporte diseñado para registrar todo

lo que concierne a la planificación de transporte, como también la asignación de

recursos y el registro de viajes realizados.

SAP: Software empresarial que mejora los procesos de negocio, ayuda al enfoque

de necesidades de una empresa, además, es un sistema de administración eficaz

de los recursos de una empresa, administra el flujo de información y pagos

realizados, conecta la cadena tiendas o industrias de una empresa.

EIR: Informe de recibo de Intercambio debe su nombre a las siglas en inglés de

Equipment Interchange Report y es un documento legal imprescindible en la

industria intermodal y el comercio marítimo internacional, ya que en él se refleja

el estado o nivel de operatividad del contenedor y representa un sustento de

posesión temporal por parte del responsable estipulado.

Pago a proveedores: Lista de comprobantes de pago de 70% emitidos en sistema

por el Analista de planificación y control de operaciones.

Bitácora: Se conoce como un cuaderno de viaje, donde se registran los

acontecimientos que trascurren durante el viaje y relatar el desarrollo del mismo. En

este documento el Conductor de carga pesada describe las novedades presentadas

en el vehículo, como averías y mantenimiento a solicitar.



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Pagina: 71 de 82

Revisión: 01

ANEXOS



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Pagina: 72 de 82

Revisión: 01

Bitácora de vehículo.



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Pagina: 73 de 82

Revisión: 01

Comprobante de Pago de 70%



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Pagina: 74 de 82

Revisión: 01

Comprobante de pago del 30%



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Pagina: 75 de 82

Revisión: 01

Autorización de salida



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Pagina: 76 de 82

Revisión: 01

Autorización para Carga de Cava



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Pagina: 77 de 82

Revisión: 01

Chequeo de vehículo



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Chequeo de Remolque



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EIR DE CONTENEDOR



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Búsqueda de Contenedor



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Practica profesional

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