Prácticas avanzadas 5S Implantación 5S en el Entorno Digital · / © Pierburg 2017 Implantación...
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Prácticas avanzadas 5S
Implantación 5S en el Entorno DigitalPierburg, S.A.
Julen Barañano
23/01/2018
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Implantación 5S en el Entorno Digital
5
Es una metodología / filosofía para organizar el
trabajo de una manera que minimice el desperdicio,
asegurando que las zonas de trabajo estén …..
Definición de la metodolgía /
filosofía 5S
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Implantación 5S en el Entorno Digital
6
….
sistemáticamente limpias y organizadas, mejorando
la productividad, la seguridad y proveyendo las
bases para la implementación de procesos LEAN.
Definición de la metodolgía /
filosofía 5S
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Implantación 5S en el Entorno Digital
7
- Seiri: Separar los elementos necesarios de los
innecesarios y retirar éstos últimos
CLASIFICACION
- Seiton: Situar cada cosa necesaria en un lugar
concreto
ORDEN
Significado de las 5S
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8
- Seiso: Suprimir las fuentes de suciedad
LIMPIEZA
- Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías
ESTANDARIZACION
Significado de las 5S
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9
- Shitsuke: Seguir mejorando.
MANTENER LA DISPLICINA
- Seguridad
TENER SEGURIDAD
Significado de las 5S
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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5S Físicas 5S Entorno digital
Razones & Beneficios
Dificultades
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Porque Surge la necesidad de aplicar las 5S :
Imparable aumento/desbordamiento de la información de
forma incontrolada.
Agotar el espacio de almacenamiento disponible.
Competencia críticas: capacidad para gestionar
adecuadamente la información
5S Entorno digital - Razones
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Facilitar el acceso a la información compartida para todos
los usuarios en red de una forma eficiente
Reducir tiempos de búsqueda de ficheros y carpetas.
Reducir tiempos a la hora de ubicar debidamente ficheros,
carpetas
Obtener un orden y limpieza con valor añadido (Eliminar
obsoletos o duplicados)
5S Entorno digital - Razones
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Optimizar el espacio disponible en disco
Mejorar la navegabilidad por el sistema de archivos.
Mejorar procesos IT , como la fiabilidad de las copias de
seguridad.
…
5S Entorno digital - Razones
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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En definitiva:
! MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN A TRAVES DE LA MEJORA DE
LAS AREAS ORGANIZATIVAS DE IT!
5S Entorno digital - Razones
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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5S Físicas 5S Entorno digital
Razones & Beneficios
Dificultades
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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5S Entorno digital - Dificultades
LO FISICO
Una Dimensión: física.
Gestión por limitaciones: no
podemos cambiar todos los
días.
Las ubicaciones son
categorías relativamente
estancas.
LO DIGITAL
Dos dimensiones: física y
digital...
Gestión con menores
limitaciones: podemos
cambiar con esfuerzos
asumibles pero a de seguir al
físico
Las ubicaciones cambian
constantemente; hacen falta
hábitos y no técnicas
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5S Entorno digital - Dificultades
LO FISICO
Permite mayor gestión visual
porque “siempre está ahí”.
Consigue mejoras más
evidentes a los ojos de los
humanos.
Siempre ha sido de todos.
Todos sabemos cómo hacer
una buena gestión sobre lo
físico sin necesidad de
formación adicional.
LO DIGITAL
Se esconde más fácilmente
Consigue mejoras menos
evidentes.
Se ha considerado un tema
de los informáticos.
Falta de una correcta
alfabetización digital e
informacional - Normas
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5S Entorno digital –
Definir ámbito, estructura, normas, recomendaciones….
Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Definir el ámbito de aplicación:
Servidor de ficheros – 100% de la organización,
inclusive las áreas de acceso restringido
5S Entorno digital – Definir Alcance
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Definir / identificar TODAS las unidades organizativas
Departamentos (jerarquía top-down)
Unidades organizativas transversales
(Por ejemplo : Mini fábricas)
Miembros de un grupo : pueden serlo de otros grupos
5S Entorno digital – Definir Estructura
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Definir los diferentes niveles jerárquicos, sus normas y sus
interrelaciones
Nivel 1
Nivel 2…..
Nivel 3…..
Cada nivel está interrelacionado con un nivel de seguridad
de accesos ( UO del Sistema Operativo)
5S Entorno digital - Definir Estructura
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Primer nivel – representar la unidad organizativa
Segundo nivel (dentro de cada unidad organizativa)
Carpetas de „Común‟ / „Intercambio‟ con acceso
mínimo de lectura para el 100% de la organización
(No hay zona ZAMI !!!)
Se crearan las carpetas que necesite cada unidad
organizativa. En este nivel se intentará que la lista de
carpetas no sea muy larga, tratando de crear carpetas
que reflejen las grandes áreas o actividades.
5S Entorno digital - Definir Estructura
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del
nivel de autorización:
Carpetas nivel Acceso 1: Carpetas de dirección.
Destinadas para el uso exclusivo de la dirección.
Estas carpetas solamente serán visibles en la
estructura para la dirección, no para el resto de los
usuarios
5S Entorno digital - Definir Estructura
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Implantación 5S en el Entorno Digital
24
Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del
nivel de autorización:
Carpetas nivel Acceso 2: Carpetas destinadas
para el uso exclusivo de los responsables de
áreas o departamentos. Estas carpetas
solamente serán visibles en la estructura para los
responsables de las áreas o departamentos y
también por la dirección, no para el resto de los
usuarios.
5S Entorno digital - Definir Estructura
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Implantación 5S en el Entorno Digital
25
Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del
nivel de autorización:
Carpetas nivel Acceso 3: Carpetas cuyo acceso
está destinado para los responsables de cada
área o departamento, para la dirección y para los
usuarios que el responsable del departamento
crea oportuno.
5S Entorno digital - Definir Estructura
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Recomendación en cuanto a los niveles de carpetas
permitidos dentro de cada contenedor principal o UO: Se
aconseja no superar los 6 subniveles.
Si en una UO, se ve que se va a incumplir alguna de las
directrices, será necesario documentarlo. Bastará con un
documento donde se indique la excepción y el motivo de la
misma. Este documento deberá estar “visible” dentro de la
UO. ( dentro del nivel 1)
5S Entorno digital - Definir Normas
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Implantación 5S en el Entorno Digital
27
En cuanto a qué se considera Obsoleto: Cada UO o
departamento deberá decidirlo y anotarlo en el fichero de
excepciones. Esto último será necesario para ver si se
cumple o no el criterio establecido.
Cada UO o departamento debe decidir que política de
archivado necesita o quiere. ( pero debe documentarlo !)
5S Entorno digital - Definir Normas
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Dentro de una carpeta solo puede haber carpetas o
ficheros pero no ambos, es decir, se prohíbe tener ficheros
sueltos en el mismo nivel donde existan carpetas, esto es
aplicable hasta el cuarto nivel de carpetas.
En este punto haremos una excepción: solo puede haber
carpetas y ficheros en el mismo nivel, siempre y cuando la
utilidad de esos ficheros sea la de guiar por la estructura de
carpetas o anotar excepciones. Recomendable si la
estructura es grande. A partir del cuarto nivel, podrán
coexistir.
5S Entorno digital - Definir Normas
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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El nombre de las carpetas contenedoras deberán siempre
definirse capitalizadas, excepto siglas o acrónimos que
pueden ser mayúsculas.
Formato recomendado para las fechas: AAAAMMDD
Evitar nombres de carpetas genéricos como „otros‟,
„varios‟, etc….. Así como nombres personales
5S Entorno digital - Definir Normas
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Implantación 5S en el Entorno Digital
30
En aquellas carpetas en las que se acumulen una gran
cantidad de fotos, que son descargadas directamente del
dispositivo y no están identificadas más que con el nombre
que asigna el dispositivo, para su rápida identificación,
activaremos la vista previa de Explorador de Windows y
aplicaremos la regla de los 30 segundos.
Debemos ser capaces de localizar la imagen buscada en
el tiempo marcado de los 30 segundos. De lo contrario,
deberemos proceder a la organización de las mismas
5S Entorno digital - Definir Normas
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Pasar los documentos Office 2003 a Office 2010. Por
ejemplo, hoja Excel de 24 Mb pasa a 6Mb
Comprimir imágenes. Recomendable no excedan de los
200KB (manual disponible)
Comprimir video (instalar software de compresión)….
Para ayudar a los usuarios a realizar este trabajo, hemos
buscado Herramientas informáticas de apoyo !
5S Entorno digital - Recomendaciones
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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5S Entorno digital –
Definir ámbito, estructuras, normas, recomendaciones….
Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Se transmitió la idea a dirección para obtener su
aceptación y apoyo.
Poco a poco se fue introduciendo los conceptos y los
avances a través de las reunión semanal de operaciones
que está sistematizada por dirección en la que participan
todos los directores
Se fue dando forma a la estructura, normas,…
Cada área tiene su responsable
Dirección nombró un auditor interno oficial ( miembro IT)
5S Entorno digital - Implantación
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Controlar que no haya carpetas y ficheros mezclados
en el mismo nivel anterior al cuarto.
Controlar los ficheros duplicados y obsoletos
Controlar las carpetas vacías.
Controlar las carpetas con nombres genéricos como:
Varios y nombres propios....... este tipo de carpetas se
convierten en un “saco”
Evitar mas de 6 niveles (4 a ser posible)
5S Entorno digital - Auditorias
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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Que la asignación de nombres a las carpetas y ficheros
cumpla con las directrices marcadas.
Los nombres de los ficheros y carpetas deben estar
capitalizados a excepción de las siglas o acrónimos que
podrán ser en mayúsculas.
No asignar nombres muy largos a los ficheros y carpetas.
W7, problemas con más de 266 caracteres.
Se puede poner en peligro la integridad del sistema:
Copias de seguridad, copias en bloque……
5S Entorno digital - Auditorias
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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En Junio 2015 se realizó una primera pre-auditoría interna
En Junio 2016 se realizó la primera auditoría interna
En Noviembre 2016 se realizó la segunda auditoría interna
Objetivo interno basado en sistema de puntuación interno:
conseguir una puntuación mayor o igual a 6 puntos en
cada una de las 22 áreas.
5S Entorno digital - Auditorias
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Implantación 5S en el Entorno Digital
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2016 - Presentación ante dirección de los resultados de
las auditorias en las reuniones de 6s que ya están
sistematizadas desde hace tiempo
Marzo 2017 – Auditoria Externa Euskalit – 16 evaluadores
distribuidos en x grupos de y miembros
2017 en adelante :
Institucionalización de Auditorias sorpresa o
‘Surfing days’ por parte del auditor interno
5S Entorno digital - Auditorias
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Sistema de puntuación Interna 5S Digitales : equivalente a
sistema puntuación 5S Físicas
5S Entorno digital - Implantación
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Implantación 5S en el Entorno Digital
Fin Presentación