República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la EducaciónUniversidad Bicentenaria de AraguaEscuela de Contaduría Pública2do SemestreSede Valle de la Pascua. Sección P1.

Bachiller:Valera María De Jesús.

Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Lo ideal administrativamente es que toda organización pequeña, mediana o grande debería contar con alguna forma de descripción de su funcionamiento, que sea fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados menos y aun para la gente ajena a la organización.

Según Duhalt (1997):Manifiesta que los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene graficas de organización, descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc.

• Que comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos atribuciones y responsabilidades.

• La variable tiempo deba estar presente en todo momento.

• Que lo entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto.

•Que sea conocido por todos, llegar a cada trabajador para que lo conozcan, para que puedan examinarlo y lo puedan aplicar.

Antes de concentrarnos en la autoridad en una organización, conviene distinguir entre autoridad y poder.

* El poder, el concepto es mucho más amplio que el de autoridad, es la capacidad de un individuo o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras y personas o grupos. La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata de un tipo de pedrero poder en el marco de una organización. El poder puede provenir de la experiencia de una persona o grupo. Este es el poder del conocimiento. Médicos, abogados y profesores universitarios están en condiciones de ejercer influencia en los demás por el respeto que se les tienen razón de sus conocimientos especializados. Adicionalmente el poder también puede ser producto de la capacidad de una persona para otorgar recompensas. El poder cooperativo es otro tipo de poder. Aunque estrictamente relacionado con el poder de recompensas y producto normalmente del poder legítimo, este es el poder, ya que dependiendo de un subordinado negando el reconocimiento de sus éxitos.

*La autoridad en una organización es el poder para ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones se deriva del poder del puesto o poder legítimo. Cuando se habla de autoridad en un contexto administrativo, por lo general se hace referencia al poder que otorga un puesto al mismo tiempo en el liderazgo se hallan ampliado otros factores, como la personalidad y el estilo de trate con los demás.

Esto puede ilustrarse en la siguiente manera:

· El poder debe ser igual a responsabilidad (P=R)

· Si el poder es mayor que la responsabilidad (P>R) el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del supervisor, a quien no se hace responsable de sus acciones.

· Si la responsabilidad es mayor que el poder (R>P) el resultado podría ser la frustración de los subordinados dado que carecen del poder necesario para desempeñar las tareas de quien son necesario.

Es la estructura de la empresa a través de la asignación de actividades para cumplir con los objetivos trazados.

Pasos para formación de la estructura de la organización.

-Asignación de actividades

-Agrupación de las actividades

-Asignación de un grupo de actividades a un administrador.

-Delegación de autoridad

-Coordinación de la autoridad y relaciones horizontales y verticales de la información.

-La estructura de la organización no es un fin en si misma, sino una herramienta para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

-La estructura de la organización debe ajustarse a la tarea y no viceversa, y debe reflejar las limitaciones impuestas al administrador por las personas, puesto que las funciones organizacionales deben ser conducidas.

En resumen, organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa, esencialmente la organización nace de la necesidad de cooperar.

Se debe cooperar para obtener fines personales por limitaciones físicas, biológicas, ecológicas y sociales. Organizar es establecer una estructura formal y explícita de funciones o posiciones.

Las organizaciones en su proceso de crecimiento se asemejan al crecimiento del cuerpo humano.

Todas sus partes deben crecer armónicamente y en forma simétrica. Por ejemplo al crecer un brazo, el otro debe crecer igual; al crecer un pie, el otro debe crecer igual; la cabeza debe crecer proporcionalmente al cuerpo y a los pies. Un cuerpo con cabeza muy grande es considerado un fenómeno. Igualmente sucede con las organizaciones. Para lograr ser grandes y fuertes deben crecer despacio pero firmemente, bien alimentadas, es decir bien dirigidas.

PRIMERA ETAPA.- DETERMINACION DE OBJETIVOS:DIVISION DEL TRABAJO

La estructura de la organización es un mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas de la empresa. Por pequeña que sea debe determinar sus objetivos.

SEGUNDA ETAPA.- DELEGACION DEL TRABAJO:UN PROBLEMA DE PERSONALIDAD

A medida que crece la empresa aumenta el número de trabajadores que dependen del Gerente - Propietario. Esta tiene a su cargo todas las funciones administrativas. En esta etapa el Gerente - Propietario debe delegar algunas de las funciones administrativas.

TERCERA ETAPA. MAYOR DELEGACION DE FUNCIONESADMINISTRATIVAS :TRAMO DE CONTROL

Se presenta el problema de supervisar las actividades de más personas de las que un jefe puede encargarse de manera satisfactoria.

CUARTA ETAPA. REDUCCION DE LA CARGA DE TRABAJODEL JEFE :AUXILIAR STAFF

El aumento de la magnitud de una empresa incrementa de tal manera sus problemas, que el jefe ejecutivo puede encontrar dificultad en el cumplimiento de sus deberes anteriores.

QUINTA ETAPA. ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVAFUNCION:ESPECIALISTA STAFF

Un negocio necesita en cada etapa de su desarrollo ayuda especializada

SEXTA ETAPA. COORDINACION DE LAS FUNCIONESADMINISTRATIVAS:COMITES

A medida que aumenta el número y complejidad de funciones delegadas, pueden surgir malentendidos y conflictos entre los diferentes jefes o departamentos de la empresa.Se necesita aumentar la integración y coordinación de las diferentes secciones, divisiones o departamentos

SEPTIMA PARTE. DESCENTRALIZACION :DELEGACION DE LA FACULTAD DE TOMAR DECIOSIONES

Descentralizar es el acto administrativo por medio del cual se delega la facultad de tomar decisiones. No necesariamente se hace con base en el crecimiento de la empresa.

CentralizaciónSe le llama régimen de centralización administrativa cuando los órganos se agrupan

colocándose unos respecto a otros en una situación de dependencia tal que entre todos ellos existe un vínculo que, partiendo del órgano situado en el más alto grado de ese orden , los vaya ligando hasta el órgano de ínfima categoría, a través de diversos grados en los que existen ciertas facultades.•Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa. •Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes están en los niveles más bajos. • Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionales de la descentralización. • Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de habilidades. • Quienes toman decisiones raramente tienen contacto con las personas y situaciones involucradas. • Las líneas de comunicación más distanciadas ocasionan demoras y un mayor costo operacional.•Al haber mayor nº de personas involucradas, crece la posibilidad de que haya distorsiones y errores personales en el proceso.

DescentralizaciónAl lado del régimen de centralización existe otra forma de organización administrativa,

la descentralización, la cual consiste en confiar la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía, en esta los funcionarios y empleados que lo integran gozan de una autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicos.

•Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones. Disminuye los atrasos causados por consultas. •Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de funcionarios. •Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio.• La cantidad de papel debido al trámite de documentación del personal de las oficinas centrales puede reducirse. • Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la mayor autonomía para tomar decisiones.•falta de uniformidad en las decisiones. •insuficiente aprovechamiento de los especialistas (están concentrados en las oficinas centrales). • falta de equipo apropiado o de funcionarios en el campo de actividades (al descentralizar se debe capacitar).• Hace más difícil la aplicación de una política uniforme.

1. Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende: a) establecer los objetivos de la empresab) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirsec) elegir un curso de acción para alcanzar los objetivosd) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en accionese) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes. 2.Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.3. Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.

4. Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado también como dirigir o actuar) 5. Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica: a) establecer metas y normasb) comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidasc) reforzar los aciertos y corregir las fallas Las cinco funciones de la administración constituyen, el proceso administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. Por tal motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado en el recuadro 1-1. Han de observarse: a) los enlaces secuenciales que van desde la planificación al control yb) la continua retroalimentación desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificación. Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y para la planificación.

Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática. Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional. FACTORES INTERNOS 1) Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.2) Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor)3) Diversidad de productos y clase de operación4) Tamaño de la organización5) Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)

FACTORES EXTERNOS 6) Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción)7) Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes)8) Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)

La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.