Presentacion gestion de_proyectos

- GESTION DE OPERACIONES –GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo

Administración de Proyectos

1

- GESTION DE OPERACIONES –

Objetivos

Identificar los factores de éxito de la administración de proyectos

Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administración de proyectos

Representar graficamente una red de actividades

Identificar la secuencia de actividades críticas de un proyecto

Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo

2


Definiciones Preliminares

PROYECTO:

es un esfuerzo temporario,

llevado a cabo para lograr un

producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos

único: definido específicamente

3


Ejemplos de proyectos

Adquisición de una empresa

Desarrollo de nuevos productos

Planificación de nuevas localizaciones

Ejecución de auditorías

Campañas publicitarias

Administración de una campaña de ayuda en desastres

Certificación de calidad

Alianza estratégica

4



ADMINISTRACION DE PROYECTOS

PROJECT MANAGEMENT

es el conjunto de

conocimientos,

habilidades,

herramientas y

técnicas;

aplicadas a las actividades a realizar,

para satisfacer los requerimientos del

Proyecto

5



STAKEHOLDER

personas u

organizaciones

activamente comprometidas en el

proyecto o

cuyos intereses puedan ser afectados

como resultado de la ejecución o

finalización del Proyecto

6


Ciclo de vida de Proyectos

7

Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre



8

Establecer objetivos

Investigar

Estudiar alternativas

Establecer criterios

Estimar programa

Desarrollar Presupuesto

Preliminar

Aprobación

FASE I

Concepción



9

Plan de Recursos

Personal

Materiales

Equipos

Fondos

Plan General

Alcance

Tiempos

Costos

Especificaciones

Riesgos

FASE II

Desarrollo



10

Organización

Comunicación

Liderazgo del Proyecto

Motivación

Tomar decisiones

Resolver problemas

Monitoreo

Acción Correctiva

FASE III

Implementación



11

•Negociar desactivación

•Reducción progresiva

equipos proyecto

•Evaluación Final

•Lecciones aprendidas

FASE IV

Cierre


Recursos del Proyecto

12

Personas

Información y Tecnología


Recursos

13

Resultados / Tecnología

Fuente: Harold Kezner


Factores críticos en la Administración de Proyectos

14

Sistemade

Administración Equipo

de Proyecto

Gerentede Proyecto


El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Responsabilidades integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas

áreas de la organización

para alcanzar los objetivos del proyecto

definir la metodología de trabajo

proveer recursos

asegurar contrataciones adecuadas

evaluar progresos

establecer medidas correctivas

15

Gerentede Proyecto


El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Competencias

Liderazgo

Comunicación

Coordinación

Motivación

Negociación

Capacitación

16

Gerentede Proyecto


Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto

representan generalmente áreas funcionales u organizaciones

desempeñan roles específicos

su número suele variar durante el avance del proyecto

al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones

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Equipode Proyecto


Sistema de Administración de Proyectos

18

Sistemade

Administración

Sistema de Información

Estructura Organizacional



19

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL

Personal afectado a Proyectos

Sistemade

Administración



20

Director

Ejecutivo

Project

Manager

Project

Manager

Project

Manager

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS


Sistemade

Administración



21

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente de

Project

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación

del Proyecto A

ORGANIZACION MIXTA


Coordinación

Proyecto B

Estructura de Matriz

Sistemade

Administración



Sistema de Información proporciona los medios para la planificación

integradora y el control del proyecto

provee una base de información de desempeño

el uso de recursos

los costos incurridos

interrelaciones

tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto

22

Sistemade

Administración



Condiciones que destacan su importancia

Esfuerzo de magnitud

Necesidad de coordinación

Incorporación de conocimientos y competencias

Necesidad de flexibilidad para responder a cambios

Independencia de las áreas funcionales

Importancia crucial del éxito del Proyecto

23

Sistemade

Administración


Métodos de Planificación de Red

Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí

que pueden representarse por un diagrama de red

formado por nodos y arcos que representan las relaciones

24


PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Creada en la década del 50

Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU

Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

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CPM (Critical Path Method)

Creada en la década del 50

Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades

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Ventajas de los métodos

Identifican y organizan las actividades

Proporcionan una base de discusión

Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones

Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades

Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos

27


Pasos en la Administración de Proyectos

1. descripción del proyecto

2. elaboración del diagrama de red

3. estimación del tiempo de terminación

4. monitoreo de los progresos del proyecto

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1.- Descripción del Proyecto

Punto final: producto / servicio

Descripción de todos los aspectos que lo componen

Actividades y relaciones de precedencia

Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse

Precedencia: secuencia de actividades

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2.- Elaboración del diagrama de red

Red de actividades en arcos (AOA) Actividades = arcos

Nodos = eventos

30

1

2

3 4

S

T

U

S y T deberán completarseantes de que se inicie U


2.- Elaboración del diagrama de red

Red de actividades en nodos (AON) Enfoque orientado a actividades

31

S

T

US y T deberán completarseantes de que se inicie U


Traslado de Hospital

32

Actividad Descripción Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y médico

B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo

C Seleccionar el equipo A

D Preparar los planos y la distribución física para B

la construcción definitiva

E Llevar los servicios públicos al predio B

F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A

G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C

H Construir el hospital D

I Desarrollar un sistema de información A

J Instalar el equipo E,G,H,

K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J


Actividad en los nodos

33

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duración de la actividaddE


Red AON para el proyecto del Hospital

34

I

15

A F K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


Estimación de tiempos de terminación

Fecha temprana de comienzo Ftc es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la

precede en forma inmediata

cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalización Ftf es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE

Ftf = Ftc + dE

35


Nodos – Fechas tempranas

36

12 C 22

14 10 24

Actividad


Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf


Rutas A-I , A - F

37

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


Ruta A – C – G

38

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


Rutas B – D – H , B – E - J

39

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 J

24 4


Llegada al nodo J

40

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J

24 4


Llegada al nodo K

41

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4


Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo

42

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4


Estimación de tiempos de terminación

Fecha Tardía de Finalización FTF es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue

en la secuencia en forma inmediata.

Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades

Fecha Tardía de Comienzo FTC es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración

esperada de la tarea

FTC = FTF – dE

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Representación completa del nodo

44

12 C 22

14 10 24

Actividad


Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf

Fecha Tardía de ComienzoFTC

Fecha Tardíade Finalización

FTF


45

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63


Llegada al nodo A

46

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63


Llegada al nodo B

47

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

0 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 63

35 24 59 59 4 63


Traslado Hospital

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Id Nombre de tarea Duración

1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días

2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días

3 Seleccionar el equipo 10 días

4 Preparar planos y distribución 10 días

5 Llevar los serv icios públicos al predio 24 días

6 Entrev istar solicitantes e incorporar 10 días

7 Comprar equipo y superv isar entrega 35 días

8 Construir el hospital 40 días

9 Desarrollar un sistema de inf ormación 15 días

10 Instalar el equipo 4 días

11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días

30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01

septiembre octubre nov iembre diciembre enero


Holgura

La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto

Se puede calcular de dos modos

H = FTF – Ftf

H = FTC - Ftc

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Cálculo de Holguras

50

Nodo Duración Ftc FTC Holgura

A 12 0 2 2

B 9 0 0 0

C 10 12 14 2

D 10 9 9 0

E 24 9 35 26

F 10 12 53 41

G 35 22 24 2

H 40 19 19 0

I 15 12 48 36

J 4 59 59 0

K 6 63 63 0


4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos

Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

51

Nodo Duración Ftc FTC Holgura

C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37


4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H

Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

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Estimaciones probabilísticas de TiempoIntroducción de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien

2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad

3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea

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Distribución de probabilidades

En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta

54

a m b

media


Supuestos

Es posible estimar con precisión a,m, y b.

Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades

Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas

55


Cálculo

La media se calcula ponderando

La varianza para cada actividad

56

6

4 bmate

)6

(

2

2 ab


Análisis de probabilidadesActividades variables independientes Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto

Te=Σ tiempos en la ruta crítica

Varianza en la ruta

Probabilidad de terminación en una fecha determinada

57

)6

(

2

2 abΣ(Varianzas en la ruta crítica)

2

TeTz Tabla distribución

Normal


Consideraciones sobre costos

Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales

Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal

Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible

Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo

Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana

Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

58


Relaciones entre costos y tiempo

59

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

0

5 6 7 8 9 10Tiempo Intensivo Tiempo Normal

Cost

o d

irect

o (

peso

s)

Costo Intensivo

Suposición de costo lineal

Costo Normal

Costo de reducirel tiempo dos semanas


Programa de costo mínimo

Se determina el camino crítico

Se identifican las actividades que tengan el costo de

intensificación más bajo por semana

Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo

más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos

directos sea mayor que los ahorros resultantes del

acortamientos

60


Software de proyectos

Capacidades Diagramas Gantt

Diagramas PERT/CPM

Informes de estado

Informes de rastreo

Múltiples proyectos

Productos Primavera

Microsoft Project

Scitor

61


Conclusiones

Solamente mediante la administración de Proyectos

se puede garantizar

la coordinación de diferentes actividades

la disponibilidad oportuna de los recursos

lograr los resultados del Proyecto

en los tiempos programados

a los costos presupuestados

y la satisfacción de los clientes del Proyecto

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