g e s t i ón

amb i e n t a l

Julie Andrea Gil GómezSonia Yulieth Guerrero

Néstor Horacio RuizLuis Bernardo Cañón

ANALISIS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001:2004.DE LA ‘EMPRESA PRODUCTORA DE CAFÉ VALLE DE TENZA.’

Abril 2012 - Gestión Ambiental - Maestría Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente - Universidad de Manizales.

INFORME DE ANALISIS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001:2004.

Objetivos

•General

Realizar un diagnóstico global de la situación de la “EMPRESA PRODUCTORA DE CAFÉ VALLE DE TENZA” de acuerdo al documento ISO 14001.

•Específicos

Verificar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 14001 en la empresa seleccionadaIdentificar los requisitos “La empresa debe” en la EMPRESA PRODUCTORA DE CAFÉ VALLE DE TENZA”Proponer una serie de conclusiones y recomendaciones que aporten a la empresa elementos para la posible implementación de un sistema de gestión ambiental

ob ji

evt o s

JustificaciónUn sistema de gestión ambiental se puede definir como el conjunto de acciones direccionadas a lograr procesos eficientes dentro de una organización, esta eficiencia se relaciona directamente con los efectos que sobre el medio ambiente dicha organización genera. Por tanto las acciones que planifica la organización dentro del sistema tienen que apuntar a aspectos como la conservación, buen uso de los recursos, ahorro de los mismos, mínimo impacto ambiental, entre otros. Un sistema de gestión ambiental permea todas las actividades, procesos y áreas de una organización, por tanto no es tarea de solo un grupo de personas, sino exige un trabajo transdisciplinar que en últimas redunda en efectos internos y externos. Un aspecto relevante de los sistemas de gestión ambiental, es que su implementación se puede adaptar a diferentes tipos de empresa (naturaleza), de diferentes escalas (tamaño) y con diferentes propósitos, por tanto por pequeña que sea la organización es posible que pueda lograr exitosamente un sistema de gestión ambiental.

La calificación de los impactos ambientales es uno de los instrumentos de la gestión ambiental más utilizados y aceptados que permite identificar los daños puntuales que un proceso genera sobre el medio ambiente. Esta evaluación de impactos genera un diagnostico determinante de los procesos, áreas, o actividades que generan conflictos importantes en el medio ambiente, lo que permite entonces planificar las acciones encaminadas, bien sea para atenuarlos, disminuirlos, eliminarlos o compensar dichos efectos. En ese sentido identificar los requisitos legales ambientales, es parte también de los pasos preliminares para establecer un sistema de gestión ambiental..

j u st i ófi c ac i n

La normativa sobre el medio ambiente debe asimilarse más que como un listado de requisitos, como un componente esencial dentro de un verdadero sistema de calidad ambiental, la norma debe ser un mecanismo que permita la coherencia del sistema y que se relacione directamente con la evaluación de los impactos ambientales. Tanto la evaluación de los impactos como la racionalización de la norma deben permitir a una organización planificar acciones tanto a corto, como a mediano y largo plazo, a demás de introducir estrategias de mitigación y prevención de los impactos ambientales. Estos dos elementos norma y calificación de impactos deben sumarse a otra serie de instrumentos que en conjunto ofrecen a las organizaciones la posibilidad de contar con sistemas de gestión ambiental realistas, posibles, eficientes, verdaderos y transparentes con el entorno, el medio ambiente y la realidad social.

La pertinencia de este estudio radica en que se conforma como una primera aproximación sobre los sistemas de gestión ambiental en un objeto de estudio específico, que además de contribuir con el proceso académico, puede orientar a la empresa en el camino de la gestión, especialmente a esta empresa cuyo objetivo fundamental es la producción de café orgánico

j u st i ófi c ac i n

Descripción de la empresa objeto de estudio

•Empresa caficultora ¨CAFÉ VALLE DE TENZA¨

La empresa objeto de estudio se encuentra ubicada en el municipio de Guayata (Boyacá), en la vereda Potreritos, predio El Cafeto, a una altura de 1520 msnm y una temperatura promedio de 21ºC, con una área cultivada de 5 hectáreas cultivadas en café orgánico variedad Típica. Los cafetales presentes en la empresa presentan una edad joven de aproximadamente 8 años de cultivo, con un rendimiento de 560 kg/ha cultivada y una densidad aproximada de siembra de 2500 plantas por hectárea. El sistema de producción establecido en el predio es sombrío permanente, compuesto principalmente por especies productivas y protectoras. (Plátano, guamo y algunos maderables) los cuales producen hojarasca conservando el suelo y aumentando la materia orgánica. A su vez, el sombrío amortigua el impacto de la lluvia, evitando procesos erosivos.Adicional al cultivo de café, en la empresa se realiza el proceso de lavado y beneficio del café, para el cual se cuenta con un nivel de tecnificación media, contando con una tolva recolectora, tanques de lavado y fermentación e invernaderos para el secado del producto final. Localización de la empresa. Fuente: Elaboración propia

Selección del lote

Limpieza

Trazado

Hoyado

Selección del terreno

Establecimiento de sombrío

Siembra ó renovación

Desyerbas

Fertilización

Control fitosanitario

Cultivo

Preparación de plántulas

Elección de la variedad

Siembra en Germinador

Trasplante

Almácigo

TrasplanteCULT

IVO

Cosecha

Recibo

Despulpado

Fermentación

Residuos sólidos

Agua Residual

Lavado

Secado

Comercialización

BEN

EFIC

IO•Esquema del proceso productivo

p r o c e s o

Empresa: Café Valle de Tenza Nº de auditoria: 1Proceso: Toda la empresa Fecha: 14 abril 2012Grupo de auditor: Julie Andrea Gil GómezSonia Yulieth GuerreroNéstor Horacio RuizLuis Bernardo CañónDocumento de referencia: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO14001. Sistemas de Gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso

ObjetivoLa presente auditoria se realiza con el fin de conocer el estado de la empresa y orientar a la misma en la implementación de un sistema de gestión ambiental según la norma NTC-ISO 14001

AlcanceEsta auditoria abraca el análisis del 100% de la norma para presentar una serie de conclusiones y recomendaciones para la empresa.

Personal auditado CargoJhon Vallejo PropietarioAleida González Operaria máquinas y cosechaMaría Sánchez Operaria máquinas y cosechaJosé Páez Manejo de cultivo

Matriz de análisis

an áslii s

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejoraSi No

4 Sistema de gestión ambiental4.1 Requisitos

generalesX No se encuentra

establecido, documentado, ni implementado un sistema de gestión ambiental, por lo tanto tampoco tiene definido un alcance del mismo.

La organización se encuentra en proceso de implementación de diferentes sistemas de gestión, con el fin de alcanzar una certificación orgánica internacional.

4.2 Política Ambiental X La alta dirección tiene definida la política ambiental de la organización.

La política de calidad es coherente con la realidad de la organización, incluye compromisos de mejora continua y prevención de la contaminación, tiene objetivos y metas ambientales.

La organización debe comunicar de forma adecuada la política al personal.

4.3 Planificación4.3.1. Aspectos

ambientalesX La organización tiene

identificados, evaluados y documentados los aspectos ambientales generados por su actividad

Se encontró que la organización no ha actualizado este requisito, encontrando inconsistencias en lo documentado con lo encontrado en planta.

La organización debe mantener los registros relacionados con la identificación y evaluación de los aspectos ambientales y mantener actualizada la información de acuerdo a los nuevos procedimientos implementados en la organización.

4.3.2. Requisitos, legales y otros requisitos

X La organización tiene establecido un proceso documentado donde identifica los requisitos legales y voluntarios aplicables.

La organización tiene determinada la aplicación de estos requisitos a sus aspectos ambientales. Los requisitos voluntarios son tomados de normas internacionales para buscar la certificación orgánica.

La organización debe implementar una metodología que le permita una correcta actualización de los requisitos legales.

4.3.3. Objetivos, metas y programas

X La organización tiene establecidos e implementados y documentados los objetivos y metas ambientales

Los objetivos establecidos no cumplen con todos los requisitos de la norma, ya que no son medibles, adicionalmente no tienen establecidos programas para alcanzarlos.

La definición de recursos, fechas y responsabilidades son muy importantes en el alcance de las metas y objetivos ambientales.La organización debe re direccionar los objetivos para darle cumplimiento a la norma y buscar la mejora continua de la misma.

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejorasi no

4.4. Implementación y operación4.4.1. Recursos,

funciones, responsabilidades y autoridad

X La organización tiene establecidas las funciones y responsabilidades de manera verbal

La asignación de las responsabilidades y funciones no se encuentra documentada.No se encuentra documentada la asignación de un representante de la dirección a ningún cargo de la organización

El diseño de organigramas y fichas de puesto pueden colaborar en la documentación de las responsabilidades y la comunicación de las mismas a los empleados de la organización.

4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

X La organización cuenta con personal capacitado y con experiencia para la realización de las actividades.

Los empleados de la organización no conocen los aspectos ambientales que implican sus labores. No se encuentra definida la competencia necesaria para cada puesto de trabajo.

La organización debe documentar este proceso, buscando toma de conciencia y desarrollo de nuevas competencias ambientales de cada uno de los empleados.

4.4.3. Comunicación X No se encuentra establecido un procedimiento para la comunicación interna entre los diferentes niveles de la organización

La comunicación interna se realiza de manera informal, la comunicación externa no tiene un orden.

La organización debe formalizar este proceso para darle cumplimiento a la norma.

4.4.4. Documentación X La organización cuenta con una documentación incompleta.

Se encuentra documentado:La política, los objetivos y metas, algunos procedimientos y registros.No se encuentra documentado: descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, el alcance del sistema de gestión ambiental, entre otros.

La organización debe documentar sus procesos para dar cumplimiento a la norma y dar mejoramiento continuo a sus procesos.

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejorasi no

4.4.5. Control de documentos

X La organización no tiene control sobre los documentos existentes

Se encuentra una falta de organización y control de los pocos procesos documentados.

La organización debe desarrollar una metodología adecuada para la aprobación, revisión y actualización de documentos

4.4.6. Control operacional

X La organización tiene identificadas y planificadas las acciones que están asociadas con los aspectos ambientales que requieren gestiones específicas y detalladas.

La organización controla situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y las metas ambientales. Tiene establecidos los criterios operacionales en los procedimientos.Se encuentra una adecuada relación entre los aspectos significativos y su control operacional.

La organización debe realizar control sobre el comportamiento ambiental de sus proveedores.

4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias

X La organización no cuenta con un procedimiento establecido para identificación de situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan llevar a impactos ambientales.

No se encuentran contempladas situaciones de emergencia y se observa una alta falta de conciencia al respecto del tema.

A pesar de ser producción organizada de café, se pueden presentar emergencias ambientales, las cueles deben ser tenidas en cuenta para el correcto funcionamiento de la organización.

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejorasi no

4.5. Verificación4.5.1. Seguimiento y

medición X La organización no

cuenta con un procedimiento para el seguimiento y medición de las características operacionales que causan impacto ambiental significativo.

El seguimiento y medición se realiza de forma deportiva sin tener control, registros, así mismo no se le realiza calibración a los equipos utilizados en los procesos.

La calibración de los equipos en muy importante para los objetivos de la organización, ya que permiten un menor deterioro de los mismos. Adicionalmente, la organización debe documentar el proceso para cumplir con la norma.

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal

X

4.5.2.1. Sobre requisitos legales

X La organización cuenta con un proceso documentado para la evaluación de los requisitos legales como voluntarios (café orgánico)

Se encuentran registros que evidencian el cumplimiento de los requisitos tanto legales como voluntarios, ya que estos son exigidos para la comercialización de café, principalmente para dar el valor agregado como café orgánico.

Se debe mantener un mejor orden, una codificación y un correcta almacenamiento de los documentos para evitar problemas de trazabilidad

4.5.2.2. Sobre otros requisitos

X

4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

X La organización no cuenta con procedimientos documentados para tratar las no conformidades reales y potenciales, la toma de acciones correctivas y preventivas.

La organización realiza estos procedimientos de manera natural dentro de los procesos, pero no cuenta con procedimientos documentados. Se puede observar que la organización toma medidas sobre las no conformidades sin que existan auditorias o algún tipo de documentación.

La organización debe documentar el proceso para darle orden a la misma, ya que los procedimientos se realizan correctamente pero falta la documentación, así mismo darle cumplimiento a la norma.

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejorasi no

4.5.4. Control de registros

X La organización realiza control de los registros existentes.

La organización no cuenta con los registros necesarios para demostrar la conformidad de los requisitos su labor, adicionalmente, cuenta con un procedimiento documentado no muy eficiente del control de los registros existentes.

La organización debe establecer los registros necesarios y darles un correcto control, para no tener inconvenientes de trazabilidad del producto.

4.5.5. Auditoria interna X La organización no tiene sistema de gestión ambiental, por lo tanto no realiza ningún tipo de auditorías.

La realización de auditorías internas permite encontrar falencias del proceso productivo, tomadas como oportunidades de mejora.

4.6. Revisión por la dirección

X La organización no cuenta con una alta dirección establecida, ni funciones específicas del cargo.

Los propietarios de la organización hacen las veces de alta dirección, los cuales realizan revisiones periódicas de los proceso y realizan cambios en los mismos en búsqueda de una mejora continua.

La organización debe documentar el proceso y establecer las funciones de la alta dirección con el fin de dar orden en la empresa y dar cumplimiento a la norma.

Numeral Requisito de la norma

Cumple Explicación Evidencias y observaciones Oportunidades de mejorasi no

Conclusiones

Respecto a la adecuación de la empresa a la norma NTC- ISO 14001 se concluye que:

•No se encuentra establecido un sistema de gestión ambiental, aunque existe un grado de cumplimiento menor en algunos aspectos de la norma. •A pesar de la no implementación de un sistema de gestión la alta dirección de la empresa tiene definida la política ambiental de la organización en coherencia con el objetivo de la producción orgánica de café.•Debido a su objetivo como productores de café orgánico, la organización tiene identificados, evaluados y documentados los aspectos ambientales generados por su actividad.

•La organización tiene establecido un proceso documentado donde identifica los requisitos legales y voluntarios aplicables a su empresa.•La organización tiene establecidos, implementados y documentados los objetivos y metas ambientales; sin embargo los objetivos establecidos no cumplen con todos los requisitos de la norma, ya que no son medibles, ni existen los programas para alcanzarlos.•La organización tiene establecidas las funciones y responsabilidades de manera verbal pero la asignación de las responsabilidades y funciones no se encuentra documentada.

oc n c u si oln es

Conclusiones

•Aunque la organización cuenta con personal capacitado y con experiencia para la realización de las actividades, algunos empleados no conocen los aspectos ambientales que implican sus labores.•La organización no cuenta con una documentación completa por lo que no tiene control sobre los documentos existentes.•La organización tiene identificadas y planificadas las acciones que están asociadas con los aspectos ambientales que requieren gestiones específicas y detalladas; sin embargo no cuenta con un procedimiento para el seguimiento y medición de las características operacionales que causan impacto ambiental significativo.•Debido a su propósito empresarial (producción de café orgánico) la organización cuenta con un proceso documentado para la evaluación tanto de los requisitos legales como voluntarios.•En general el grado de adecuación de la empresa a la NTC- ISO 14001 es bajo.

oc n c u si oln es

Conclusiones

Respecto a la calificación de impactos y aspectos ambientales se puede concluir que:

•La producción de café orgánico Valle de Tenza, en el predio el cafeto, no genera contaminación en el proceso productivo debido a la ausencia de fertilizantes químicos y plaguicidas, pero en el beneficio del café aún no han implementado sistemas de aprovechamiento de los residuos convirtiéndose en una actividad contaminante.•La fermentación y el lavado de café se realizan en tanques de manera artesanal, desperdiciando los efluentes de este producto y vertiéndolos en zanjas que llegan posteriormente a quebradas, causando contaminación en el agua con graves consecuencias para la biodiversidad.•Los residuos sólidos generados en el proceso no están siendo aprovechados correctamente y están representando un problema de contaminación ambiental y salud pública.

oc n c u si oln es

Recomendaciones

•Es necesario que la organización comunique al personal la política ambiental.•Se requiere que la organización mantenga actualizados y documentados los registros relacionados con la identificación y evaluación de los aspectos ambientales, así como que mantenga actualizada la información de acuerdo a los nuevos procedimientos implementados en los procesos de la empresa.•Se debe implementar una metodología que permita a la empresa una correcta actualización de los requisitos legales.•Es importante la definición de recursos, fechas y responsabilidades para lograr las metas y objetivos ambientales.•Es necesario re direccionar los objetivos de la empresa para dar cumplimiento a la norma y buscar la mejora continua de la misma.•Se necesita que se diseñen los organigramas y fichas de puesto para contribuir en la documentación de las responsabilidades y la comunicación de las mismasa los empleados de la organización.

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Recomendaciones

•La organización necesita trabajar en la toma de conciencia y desarrollo de nuevas competencias ambientales de cada uno de los empleados.•La organización debe documentar sus procesos para dar cumplimiento a la norma y dar mejoramiento continuo a los mismos.•Se requiere por parte de la empresa el desarrollo de una metodología adecuada para la aprobación, revisión y actualización de documentos•Es necesario que la empresa realice el control sobre el comportamiento ambiental de sus proveedores.•Es indispensable la existencia de mecanismos de calibración de los equipos para alcanzar los objetivos de la organización•La implementación de un sistema que organice, ordene, codifique y almacene los documentos evitara futuros problemas de trazabilidad. •La organización debe establecer los registros necesarios y darles un correcto control, para no tener inconvenientes de trazabilidad del producto.•La realización de auditorías internas permite encontrar falencias del proceso productivo, tomadas como oportunidades de mejora.•De acuerdo al objetivo de la empresa es indispensable implementartanto un sistema de gestión ambiental como un sistema de gestión de calidad, esto posicionaría a la empresa en un mercado más amplio.

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Imágenes tomadas de: http://www.ikerayestaran.com/galeria.php?categoria=2&inicio=12&id=423&numero_imagen=14 y http://www.ediciona.com/arbol-dirpi-28812.htm