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Prevención de Fraude / Integridad Institucional
Ernesto CarrascoHead Office Colombia
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PERFIL CORPORATIVO KROLL
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Líder Global en Investigaciones, Inteligencia de Negocios y Consultoría de Riesgos
Kroll es pionero en el tema de Investigación de Fraude y Consultoría de Riesgos
– Mas de 35 años de experiencia
Kroll es el líder global en la industria, con los estándares éticos mas altos, capacidad en un mayor numero de países y recursos multidisciplinarios
– 27 países, 55 oficinas y 3,000 consultores
6 oficinas en Latinoamérica y el Caribe
– Miami
– Sao Paulo
– Buenos Aires
– Ciudad de México
– Bogotá
– Islas del Caribe
Conocimiento Local con Experiencia Global
– abogados, periodistas, contadores, financieros, economistas, politólogos y técnicos en sistemas
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Nuestra especialidad reside en abordar áreas de riesgo menos controlables
Operaciones
Finanzas
Tecnología de
la información
Cumplimiento
regulatorioLitigios
Seguridad,
Entorno político
Prácticas
comerciales
desleales
Socio,
Competidor,
Mercado
Economía
Riesgo externoRiesgo interno
Alta capacidad de control
Baja capacidad de control
Fraude,
Corrupción
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RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
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Situación Actual
Colombia ha logrado grandes avances en temas económicos y de seguridad durante losúltimos años, lo que genera un nivel de optimismo en el país y liderazgo en la región.
Esto en gran medida obedece a la apertura de negocios e inversiones. El BancoMundial hace referencia a 7 áreas regulatorias que reformó Colombia para la apertura:
1. Facilitó apertura de empresas.
2. Mejoró el acceso al crédito.
3. Agilizó el comercio fronterizo.
4. Fortaleció la protección de los inversionistas.
5. Simplificó los permisos de construcción.
6. Simplificó el registro de propiedades.
7. Simplificó el pago de impuestos.
Esto lleva grandes ventajas para la economía, pero así mismo, puede generar riesgosque si no son controlados oportunamente dan lugar a que surjan temas decorrupción.
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Situación Actual
En la última encuesta de Fraude realizada por “The Economist Intelligence
Unit” y Kroll, los empresarios colombianos mostraron una mayor
preocupación por el riesgo de fraude en comparación con los últimos años.
Esta preocupación se refleja en los siguientes datos:
- 85% de los encuestados dijo haber sido víctima de un fraude en
sus empresas u organizaciones.
- 89% dijo sentirse más expuesto al riesgo de fraude.
- Y el 95% afirmó estar dispuesto a invertir en medidas de
prevención.
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Situación Actual
En la misma encuesta sobre fraude, empresarios en Latinoamérica respecto de tipologías
de fraude consideraron:
39%
31%
27%
21%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
2009
Robo activos Físicos
Robo Información
Corrupción
Fraude Comercial
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Situación Actual
Comparativo 2008 -2009 por sectores:
Incremento de afectación para el sector financiero.
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Situación Actual
Los servicios financieros son los más afectados en términos de cuantía de los fraudes:
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¿Cómo mitigar los riesgos de fraude?
El riesgo de fraude tiene un impacto tanto económico como de reputación, siendo ésteúltimo más difícil de percibir, medir y recuperar, especialmente en industrias como la deservicios financieros donde la confianza es un factor crítico para un cliente.
Basados en nuestra experiencia, creemos que una efectivo plan de Integridad Institucionalrequiere de:
– Reforma integral y multi-dimensional para incluir a las diferentes instancias dedirección y control elevando el tema al más alto nivel.
– Formulación de una política especialmente enfocada a los delitos de gran impacto.
– Establecer una amplia coalición en contra de cualquier actividad de amenaza contodas las áreas de intereses, incluyendo proveedores y tomadores de decisión.
– Evaluación permanente de nuevas modalidades de riesgo y nuevas tipologías defraude.
– Implementación de recursos y mecanismos para detectar, denunciar, investigar,procesar y comunicar.
– Dar seguimiento al éxito y el progreso del programa mediante la definición de índicesde medición y métricas de resultados.
– Apoyar a las áreas más vulnerables o susceptibles a fraude.
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PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA
Cómo crear una cultura de prevención
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Integridad Institucional
La empresa privada ha generado una cultura sobre “compliance” o
cumplimiento, normas que provienen de los Estados Unidos, y que apoyan las
funciones de control interno o auditoría.
Sin embargo, esta normatividad es insuficiente para detectar y prevenir temas
de fraude.
Un programa para poder atacar el fraude debe ser corporativo, transversal y
dinámico. Debe comprometer a las instancias directivas más altas e irradiarse
en todo la organización.
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Integridad Institucional
Un programa de lucha contra el fraude -o en su connotación positiva de
Integridad Institucional- debe estar concebido como una estrategia que permita
minimizar el riesgo de fraude, busca concientizar a todos los empleados y crear
una cultura de “Cero Tolerancia”.
La estrategia de integridad debe considerar:
1. El diseño de un programa que cubra toda la organización o sombrilla:
– Estructura, competencias y funcionamiento de las diferentes áreas.
– Capacidad de detección e investigación.
– Tratamiento transparente.
2. Capacitación y desarrollo dirigido a todo el personal de la organización.
3. Continuidad, análisis y seguimiento para identificar nuevas prácticas en
materia de prevención de fraude.
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Establecimiento de Objetivos
• Qué es fraude y a quién le corresponde mitigarlo.
Definiciones
• Cultura de Integridad Institucional.Visión
• Implementar una política de prevención de fraude. Estrategia
• Específicas, alcanzables, medibles y realistas.Metas
• Plan detallado sobre el trabajo que se necesita realizar y cómo debe organizarse.Plan de Trabajo
• Cuánto tiempo será requerido para cumplir con las metas establecidas.Programa
• Programa de entrenamiento y capacitaciones para las unidades que directamente están relacionadas con el tema.Programa de Entrenamiento
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La evaluación se centra en dos áreas principales:
Para la evaluación inicial se realiza un análisis comparativo en relación con las
mejores políticas o prácticas internacionales: Dónde estamos – para dónde vamos.
Esta gestión de puntos comparativos ayuda a identificar los procesos y actividades
más vulnerables al fraude.
Evaluar de manera inicial el ámbito de funciones
críticas en la organización
Análisis de Probabilidad/Importancia
de los riesgos
1. Evaluación / Diagnóstico
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2. Programa para una Conciencia Ética
La concientización es una herramienta esencial para abordar el tema
de integridad y requiere:
La importancia generada por
la alta gerencia
Comunicación a nivel
institucional
Sesiones de capacitación
Programa de inducción
Política de Código de
Ética
Línea Ética
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3. Programa de Prevención
El programa de prevención debe cumplir los requerimientos específicos
establecidos por la institución.
La adaptación de los programas requiere las siguientes medidas preventivas
como parte integral de un sistema de alerta:
Verificación de
antecedentes previos a
contratación y descripción de funciones
Informes de Incidentes
Línea Ética
Control para
autoevaluación
Estrategias dinámicas
Entrevistas Declaración
anual por escrito
Campañas para
sensibilizar
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4. Detección
Las herramientas más efectivas en la detección de fraude son las siguientes:
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5. Respuesta
Un plan de respuesta debe asegurar que la institución u organización:
Cuente con políticas y prácticas para protegerse contra el fraude.
Comunique al personal sus políticas y prácticas sobre Integridad Institucional mediante una declaración formal por escrito.
Prepare un Informe Anual sobre fraude y gestión de riesgos.
Lleve a cabo verificaciones periódicas a terceros a fin de determinar si se han presentado conductas nuevas o sospechosas.
Desarrolle y mantenga controles efectivos para la prevención del fraude, incluyendo capacitaciones.
Lleve a cabo investigaciones exhaustivas y rápidas en caso de fraude de manera objetiva y transparente.
Tome las medidas legales y/o disciplinarias adecuadas contra los autores directos e indirectos por conductas ilegales.
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METODOLOGÍA
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Metodología Kroll
La metodología que utiliza Kroll en un proyecto de Integridad Institucional se extiende a
los riesgos internos de la organización y los externos que tienen injerencia en la misma.
Fraud Profile Deposition (FPD). Declaración del Perfil del Fraude.
Consecuencias de Fraude
Métodos de Fraude
Indicadores de Fraude
Incentivo / Presión
Oportuni-dad
FRAUDE
Racionalización / Actitud
Nivel Perfil
Fraude
El Detonador
El MitiganteActitud /
FACTOR
HUMANO
FACTOR ESTÁTICO
FACTOR DINÁMICO
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Metodología Kroll
Una empresa debe revisar riesgos de distinta índole:
Empresa
Riesgo Interno
Riesgo Natural
Riesgo Externo
Riesgo Económico
Económico: derivado de la
actividad de la organización
Natural: aquel que no
depende de la organización
pero que tiene que lidiar con
este
Interno: propio de la
organización
Externo: del entorno o por
agentes fuera de la
organización
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Cualquier estrategia que pretenda implementar una organización para la
prevención de fraude, o Integridad Institucional, debe considerar tres
factores claves para cada acción o control empresarial:
- Los procesos de la organización: estratégicos, fundamentales y
de soporte.
- Las personas: estableciendo perfiles acordes a las funciones y
responsabilidades que desempeñan en la organización.
- Los Sistemas: que son la base de la operación y las
herramientas fundamentales del día a día de toda empresa.
Metodología Kroll
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Validación de procesos
El Fraude es una actividad que se manifiesta a partir de las vulnerabilidades
que tiene una empresa en sus procesos.
Para contrarrestar el riesgo de fraude es necesario hacer una aproximación
sobre los procesos estratégicos y fundamentales de cada organización,
como por ejemplo:
– Políticas y procedimientos de seguridad.
– Políticas de seguridad de la información.
– Perfiles de las personas involucradas en los procesos.
– Revisión de procedimientos internos, pruebas de cumplimiento y
segregación de funciones.
– Análisis del manual de cumplimiento y su aplicación en la empresa, así
como muestreo de procesos de alto riesgo.
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Algunos ejemplos de riesgos de fraude en el sector Financiero
Kroll ha realizado a diferentes compañías de bolsa trabajos de prevención e
investigación de fraude, citamos algunos ejemplos de riesgos que se desprenden de
la operación:
- Falta de control de la información. En empresas de bolsa es un factor crítico controlar
información personal, empresarial y financiera de clientes. En la práctica se ha logrado
identificar un inadecuado manejo de la información de los clientes.
- Seguridad en la información. Es importante revisar y actualizar políticas de seguridad
de la información.
- El mercado de Bolsa exige un alto nivel de agilidad y de eficiencia, que en ningún
momento puede traducirse en desconocer los procesos y procedimientos de control en
el back office, para evitar que se aumenta el riesgo operacional de las empresas.
- Se ha logrado identificar prácticas de servicio al cliente que generan alto riesgo
operativo (ejemplo: transacciones a favor de terceros para evitar 4x1.000).
- La capacitación y concientización en el personal interno de la organización en temas
de fraude es muy poca o inexistente.
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GRACIAS
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