Jornada

Jefes de Sala

CARTA DE B IENVENIDA

Estimados(as) Colaboradores,

Junto con saludar, tenemos el agrado de hacerles entrega de una presentación de “Prevención de

Pérdidas”, en donde podrán encontrar todos los contenidos que necesitas para su óptimo

desempeño. El objetivo de esta herramienta, es apoyar en su gestión diaria en los locales,

potenciando así su Rol de Servicio con los clientes y colaboradores.

A través de esta presentación, podrán conocer la importancia y el impacto de su Rol en la Gestión de

los Clientes, ¿Cómo pretendemos hacerlo? A través de una actitud de servicio positiva, que transmita

cercanía y disposición a solucionar los problemas de manera proactiva.

No debemos olvidar que somos una empresa de servicio, y que por ello, no sólo tenemos que brindar

una buena atención a nuestros clientes externos, sino también a nuestros clientes internos, ya que la

diferencia la hacen justamente las personas.

La mejor manera de lograr nuestros objetivos es comenzar por nosotros mismos, dando el ejemplo

con nuestras propias acciones y conductas. Ante todo, debemos tener una actitud positiva, que inspire

y facilite el trabajo en equipo, y por supuesto, también tenemos que preocuparnos por el cumplimiento

de las políticas y normas establecidas por nuestra compañía.

¡Te invitamos a sacar el mejor provecho de esta herramienta de trabajo!

Saludos cordiales,

Prevención de

Perdida

AGENDA

Brecha – Conceptos Básicos

Brecha – Movimientos Diarios

Brecha – Auditoría de Movimientos

Brecha – Movimientos Computacionales

Brecha – movimientos en BW

¿Qué es Brecha?

Por definición:

Separación o diferencia difícil de salvar

Para nosotros como Compañía:

Suma de las perdidas de la compañía en un periodo determinado, se compone por la

brecha invisible y brecha visible

Esta compuesta por:

BRECHA

BRECHA VISIBLE

+

BRECHA INVISIBLE

Es la pérdida física del producto que ha sido registrada en el sistema. Se conoce como

MERMA.

Es la diferencia entre el inventario físico y el teórico que tiene el

sistema.

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS

Agente generadores de…

BRECHA VISIBLE o MERMA

Exceso de stock

Quiebre de la cadena de frío

Accidentes causados por clientes

Accidentes en la manipulación de la mercadería

Exceso de apilamiento, mala estiba

Mala manipulación durante la descarga o reposición

Mal manejo de FEFO, (proveedores no reciben mercaderías vencidas por responsabilidad de las tiendas)

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS

BRECHA INVISIBLE

• Hurtos internos

• Hurtos de clientes

• Consumos no registrados

• Errores administrativos u operacionales (Notificaciones, discrepancias)

• Fraudes de proveedores/ transportistas

• Errores en la utilización de sistemas informático (Ajustes de stock)

• Realizar un mal destare en carnes Blancas y Rojas

Agentes generadores de…

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS

Si un producto fue comprado por la Compañía, no fue vendido, tampoco

fue devuelto, no esta ingresado al sistema como merma y no está en

stock, entonces este producto compone la “Brecha” de Compañía

Producto

Comprado ¿VENDIDO ?

NO

¿DEVUELTO ?

¿ESTÁ EN

STOCK ?

BRECHA

INVISIBLE NO

NO ESTA

MERMADO

NO

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE

Porque…

Se puede hacer gestión por sobre lo conocido.

La información de mermas está disponible todos los días en el sistema.

Diariamente se pueden tomar decisiones y definir planes de acción para reducirla.

Beneficios de la gestión sobre las Mermas

La gestión de la merma permite controlar el flujo físico y sistémico de mercaderías sin condiciones de

ventas en los locales.

El beneficio hacia los locales es ayudar a reducir la brecha y así aumentar su eficiencia operacional,

para lo cual se debe:

Identificar y registrar la merma por causa diariamente.

Definir acciones enfocadas en el problema real, a través de análisis de mermas identificadas.

Dirigir esfuerzos de personas y equipos para la reducción de brecha.

Mejorar la exposición, organización y estiba de mercaderías.

Aumentar las ventas.

BRECHA

BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE LA BRECHA SEA

VISIBLE O MERMA?

BRECHA

BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE

Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma

Recepción inadecuada de productos

Quiebre de cadena de frío

Accidentes en la manipulación

Mala estiba en bodega y sala de ventas

Consumos de clientes y colaboradores

Daño mecánico en la descarga o reposición

Mal manejo de trazabilidades

tiempo > 2hs

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE

Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma

Administración inadecuada de

stocks

Sobre stock que dificulta el

acceso a la bodega y el FIFO y

FEFO

Exceso de apilamiento

Apilamiento de productos

pesados sobre productos

frágiles

Mercadería mal estibada

FEFO: First expired, first out, es decir: primero en caducar, primero en salir.

FIFO: First in, first out, es decir: primero en entrar, primero en salir .

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE

ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN

BRECHA VISIBLE O MERMA

Calidad de la mercadería

Productos vencidos

Productos en mal estado

Productos dañados

Perdida de la cadena de frio

Accidentes causados por clientes o

colaboradores

Daños en sala de ventas

Daños durante la reposición

Camiones

Sucios y con problemas de estiva

generan contaminación cruzada

Consumos registrados

En la sala de

ventas

En la bodega

Otros sectores de la

tienda

BRECHA

BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE

ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN BRECHA

VISIBLE O MERMA

Hurto externo

Cambio de embalaje

Colocar un producto pequeño de mayor precio dentro de una caja grande de precio menor

Cambio de código de barras

Pasar por caja sin pagar

Esconder productos dentro de

carteras, bolsos, camisa, etc.

No realizar destares a carnes

Rojas y blancas al ser recepcionadas

Hurto Interno

Colaboradores

Colaboradores externos

Promotores

Errores en la utilización de sistemas informáticos

Ventas no contabilizadas

Documentos (recepciones) pendientes

Error en la digitación de cantidades y costos

Consumos no registrados

En la sala de ventas

En la bodega

FACTORES GENERADORES DE BRECHA

INVISIBLE MÁS COMUNES

Fraude de proveedores / transportistas

• Cajas con cantidades menores que las

declaradas

• Sellos violados

• Carnes blancas sin destare

Errores administrativos y operacionales

• Mal ingreso de las Notificaciones

• No realizar discrepancia de las

mercaderías con diferencias del los Cd.

• Errores en la definición de costo

• Balanzas defectuosas

• Vender por código que no corresponde

FACTORES GENERADORES DE

BRECHA INVISIBLE MÁS COMUNES

MOVIMIENTOS DIARIOS

Mermas

Consumos

Devoluciones

Notificaciones

Discrepancias

Recepciones Pendientes.

Correcciones de Stock

Días de Inventario.

Z Operador. (ZO_CIERRE_OPER)

Recepcion con Radio Frecuencia o programa instalado en PC.

• Recepción de un camión por vez.

• Proveedor no debe cruzar línea amarilla

delimitada en recepción para descarga o

retiro de devolución de mercaderías.

• Tener cadena de corta tráfico en

recepción.

RECEPCION

Se debe realizar la apertura de un mínimo de 10 cajas por Ítem y si es menor la cantidad a

recepcionar se debe abrir la totalidad de las cajas.

Se debe dejar evidencia de dichos controles físicos indicando con

un ticket en caso de ok en cantidad o encerrando en un círculo la

cantidad impresa y anotando la cantidad recibida, es de suma

importancia que luego de ser recepcionada la mercadería la caja

vuelva a ser sellada.

Recepcione bajo la modalidad de radio

frecuencia, chequeando cantidad, calidad,

peso del producto, pegando sato de

identificación del periodo (color por mes),

para las áreas de Abarrotes y congelados el

resto perecible debe ir con la fecha de

ingreso y normativa de retiro. Además bajo

esta modalidad recibir las carnes, abarrotes

y vegetales y tener un mejor control.

RECEPCION

Para los casos de carnes debe recepcionar Administrador o Encargado de

Local, verificando peso y calidad.

RECEPCION

Los productos perecibles que tengan

necesidad de control de temperatura deben

ser trasladados a cámaras de frio a la

brevedad una vez realizada su correcta

recepción, tomando la T° con el termómetro

de la recepción y no con el visor del

Camión.

• Se establece como hora límite de registro de Merma las 15:00 hrs. Para botado de las mismas, estas deben ser supervisadas por jefe operaciones y guardia de seguridad.

• La merma debe verse reflejada en la planilla registro de merma foliada que será adjuntada a la planilla generada por sistema de manera que sea fácil comparación para el Administrador, jefe de operaciones, supervisor de prevención perdida o quien audite el local.

• Consumo del local se programa hasta las 15:00 Hrs.

MOVIMIENTOS

Productos en casino o derivados a otras áreas deben contar con sato de seguridad en un

100%. Este se genera previo registro en el sistema autorizado por el administrador o

encargado de local, queda estrictamente prohibido generar consumo hacia el casino o

áreas productivas de productos vencidos.

Generar una planilla con rondas sorpresivas por áreas sensibles como bodega,

cámaras y baños de la tienda, este control debe realizarse tres veces en el día

y debe ser liderado por jefe de operaciones o control brecha de manera de

evitar y prevenir consumos internos y productos no sateados (no declarados).

CONTROL INTERNO

Generar minuta con productos diarios a utilizar en secciones

productivas de la tienda o casino personal y especificar marca del

producto, ejemplo: solo pate PF y no Llanquihue para día lunes

en el casino.

Administrador debe realizar control diario de folio de recepción

dejando evidencia de esto en el libro de novedades de trabajo con

el gerente de mercado. Al final del día deberá generar y revisar

cierre diario de recepción el cual quedara archivado en

administración para su chequeo posterior.

Definir horarios de utilización de casino asignando periodos de

desayuno, almuerzo y onces, indicando rangos de tiempo a

disposición para este uso.

CONTROL INTERNO

Deben estar con tapa y en buenas condiciones, todo

casillero debe contar con su candado de seguridad.

CASILLEROS

Gestionar espacios para detallar y señalizar merma de abarrotes

separado a través de bandejas claramente identificadas las mermas por

consumo (51), merma por vencimiento (53)(producto y merma por

operación (54).

BODEGA SECTOR MERMAS

Debe contar con un candado y permanecer siempre cerrada, debe tener

copia de llaves jefe del área y Jefe de turno, además de Administrador

Se debe tener especial cuidado en que las puertas estén bien cerradas y

no tenga problemas de fuga de frio

CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS

Adicionalmente debemos separar las devoluciones por proveedor las

cuales deben contar con fecha de ingreso al sector es una Zona distinta a

la merma

CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS

Determinar cuáles son los PLU con mayor volumen.

Gestionar en forma diaria los traspasos de este sobre stock a tiendas de mercado.

Realizar gestión vía gerente de mercado y gerente de negocios para liquidación de

productos, Adicional a esto se debe monitorear a través de sistema pedidos automáticos,

empujes de pedidos y pedidos normales de locales de la zona hasta lograr bajar niveles del

material en toda la zona y

Informe días de inventario debe verificarse diariamente en BW por el Administrador.

SOBRESTOCK

El administrador deberá solicitar la verificación del stock físico en bodega por parte

del jefe de sección, el que realizara el pedido en planillas oficiales de la compañía y

colocar firma para que administrador pueda liberar pedido de sistema. Este

control es adicional a la liberación de pedidos, esto aplicables las áreas perecibles

y a tiendas sin ASR, en aquellas tiendas que no están sujetos a reposición

automática si se deben llevar las planillas.

Por ningún motivo puede ser realizada por un colaborador que no sea el

administrador.

PEDIDOS

Los puntos mas relevantes en la sala de ventas :

No cumplimiento de FEFO

Accidentes en la manipulación

Balanzas defectuosas (códigos de ingreso rápido)

Mal funcionamiento de muebles de frío

Exceso de exposición

Descuidos de clientes

Consumo por parte de los clientes

Hurto por parte de los clientes

El Código de los productos de fiambrería debe ir hacia

el vendedor

SALA DE VENTAS

Escanear los productos

Evitar la venta cruzada ( Jugos en polvo, yogurt, distinto sabor)

Control anulación en cajas ( GeoPos)

Nota de crédito (autorizada por el Administrador o encargado de Local)

Escanear la botella y no la caja ( Licores) inutilizar el código de barra de la caja

Verificar que no existan códigos de barra erróneos

Mantener listado actualizado en cajas de códigos de Frutas y Verduras, de

productos que se venden por quintales, y capacitar a los colaboradores ( as )

para evitar el cambio de códigos y generar brechas .

Se debe mirar el carro de clientes

Bloquear con carros y cadena las cajas

CAJAS

La basura debe ser botada en bolsas transparentes y supervisadas por

personal de seguridad y debe ser en horarios establecidos por la

Administración.

BASURA

Se debe contar con guardia de seguridad que controle el tránsito de anden y

trastienda, ingreso y salida de personal interno y externo (registro de ingreso

camiones, reponedores (presentación de C.I. y piocha identificadora corporativa).

Salida de mercaderías vía mermas o devoluciones según procedimiento establecido

y sateado de consumos autorizados.

SEGURIDAD EN TRASTIENDA

Este punto se refiere a los stock de mercadería que existen en la tienda de

acuerdo con sus ventas, obtenidos del BW en un periodo de 28 días de

análisis.

DÍAS DE INVENTARIO

La importancia de conocer esta información es para gestionar y realizar acciones tendientes a

disminuir los días de inventario y así cumplir con la meta establecida y optimizar los

resultados de su local.

Una de las acciones es monitorear diariamente los días de inventario rankiando la información

por stock CLP y por días de Inventario para que cada Jefe revise el detalle:

1.- ¿ Como están realizando las compras o pedidos ?

2.- Revisar si el producto esta exhibido en sala de ventas

3.- Si el producto esta en sala de ventas, ¿ tiene exhibido el fleje, con su precio actualizado

?

4.- Revisar fechas de vencimiento

5.- Cuando estamos solo ante un stock teórico y no real, el Administrador debe tomar

conocimiento y autorizar el ajuste de inventario .

6.- Si el producto cumple los puntos 3-4 deberá gestionar precio .

Esta información se obtiene del BW :

Para División Mayorista la meta de los días de stock es 30

DÍAS DE INVENTARIO

Estamos ante Ej. , de un local con el ranking por Stock CLP y vemos claramente

que los días de inventario exceden de la meta.

Informe Días de Inventario

Stock UMB Stock Venta Neta Días Inventario

CLP CLP

142975 OMO POLVO MULTIACC 200 GR 21.851 7.257.089 49.697 4.370

18167 OMO MATIC POLVO MULTIACC 200 GR 16.460 5.323.785 100.580 1.617

18168 OMO TRADICIONAL 400 GRS 4.814 2.712.687 458.482 166

501330 NESCAFE TRADICION GRANULADO STICK 1,8 58.400 2.580.692 124.087 654

210375 JUREL NATURAL ATLAS 425GR 3.867 2.414.376 43.040 1.805

31852 TE LIPTON YELLOW LABEL EST 20UN 4.750 2.356.635 49.038 1.494

591429 JUREL AL NATURAL TOP MAR EN TROZO 425 GR 4.221 2.321.550 437.937 151

575467 JUREL NATURAL LA SIRENA 425 GRS 4.366 2.270.320 158.027 497

6203 JUREL AL NATURAL SAN JOSE 425GR. 3.062 2.208.466 758.056 90

187183 JUREL COLISEO 425 GRS 3.909 2.161.900 309.570 212

Material

DÍAS DE INVENTARIO

Estamos ante Ej. Del mismo local con ranking por Días de Inventario y vemos

claramente que los días de inventario exceden de la meta.

Informe Días de Inventario

Stock UMB Stock Venta Neta Días Inventario

CLP CLP

167431 BOTELLA UNIDAD 3.438 1.031.400 504 96.264

549843 CLORO SAPOLIO 250 GRS. 1.317 111.286 134 36.659

545279 JABON LUX MIX CRISTAL PACK 12 X 90 GRS. 463 1.383.799 3.521 12.963

547443 SAPOLIO LAVAVAJILLA CON GLICERINA 377 149.669 596 10.556

292143 MONTERREY SOBRE 100X2 G 668 2.104.418 7.764 9.334

400372001 REFRESCO 200 GR AMBROSOLI, DAMASCO 599 204.432 881 8.393

18239 ABLANDADOR WONDERFULL 250 GRS. 278 73.670 397 7.784

9929 MALLOA SALSA ITALIANA FR 250GR 818 344.479 1.812 7.637

172562 DRIVE PROGRESS POLVO 1 KILO 269 539.207 2.436 7.534

615512 ATUN LOM. EN ACEITE LA SIRENA 170 GRS 3.202 1.818.249 7.681 7.470

Material

DÍAS DE INVENTARIO

El Comité de Brecha es el inicio y gestión para Prevención de

Perdidas y Mermas en el Local

* El Local tiene a su disposición Información de Brecha, de Merma, y otros materiales de referencia que facilitan la rápida definición e implementación de acciones de mejora.

* Sus integrantes deben analizar los reportes del local, discutir puntos críticos, determinar acciones correctivas/ preventivas y garantizar la ejecución de estas acciones.

* La preparación para la reunión del Comité es esencial para la productividad de la reunión y calidad de las acciones definidas.

Es fundamental que el comité sea un instrumento formal del local. Todos los

Funcionarios deben tener conocimiento sobre la existencia y del objetivo del

Comité.

COMITÉ DE BRECHA

Reuniones Semanales

Frecuencia y Participación

Todos los días martes o miércoles debe realizarse la reunión en el horario que el Administrador estime conveniente

La presencia de las personas que componen el comité es obligatoria

La persona que se encuentre a cargo de la reunión debe llevar un control de la asistencia

Deben asistir

Administrador

Jefe de Operaciones

Recepcionista

Jefes de sección

Encargado seguridad (zeta)

Control Brecha o Gestión del Local

Supervisor Mercado PP

Supervisor Zonal PP (Opc.)

El Comité de Prevención de Brecha es el gran responsable por la elaboración y monitoreo de las acciones para reducción de

la brecha y merma en los locales, esto quiere decir que en cada reunión de comité debemos:

Identificar lo que esta generando Brecha en el local

Proponer ideas y acciones para reducir la Brecha en los puntos identificados

Monitorear continuamente las acciones propuestas

Interacción con el Equipo de Prevención de Perdidas.

Debe ser reportado este comité en la minuta (Scorecard)

REUNIÓN Y ACCIONES PARA EL COMITÉ

COMPRA

RECEPCION

BODEGAS

VENTAS

OTRAS SALIDAS SEGURIDAD

SAP STOCKS MERCADERIAS CD

INFORMACION INVENTARIOS ROTACION

COMUNICACIONES REPOSICION CONTROLES

CAPACITACION PRECIOS CODIGOS SURTIIDOS

CHEQUEO CARROS ANULACIONES DEVOLUCIONES

ORDEN VERIFICACION FISICA SELECTIVOS

BODEGAS ESPECIALES REVISION INFORMES GUARDIAS

CCTV BOLETAS NULAS PROCEDIMIENTOS

EFICIENCIA CONFIANZA PRODUCCION

DELEGAR Y CONTROLAR USO TECCNOLOGICO

MERMAS DIARIAS USO DOCUMENTACION

PRODUCTOS SENSIBLES

VºBº

CICLO QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRODUCTOS

QUE COMERCIALIZAMOS

La mayoría de los plu’s se netean con el inventario anterior

Venta de productos cruzados

Baja revisión de los camiones desde LTD ( Carnes)

Bajo indicador de notificaciones

Errores de digitación

Baja revisión de transacción MB51 (Historial de un Plu´s)

Baja revisión de Transacción MB5T ( Mercadería en Transito)

Baja revisión de Transacción ZM_RF_REPORT( si recibe con RF)

Baja revisión de Transacción Z OPERADOR (movimientos diarios)

SITUACIONES MÁS RECURRENTES

Los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators)

ayudan a las empresas a entender si el trabajo en relación con sus metas y

objetivos estratégicos se esta realizando de buena forma. En un sentido más

amplio, un KPI proporciona la información de rendimiento más importante

que permite a las partes interesadas saber si se va por buen camino.

Las mediciones en tiempo real las conocemos como Monitoreo de

Actividades.

El buen uso de los KPIs nos permitirán llevar un mejor control de los

procesos que realizamos a diario tanto en la gestión de ventas como en la

prevención de la brecha.

QUE SON LOS KPls Y EN QUE NOS AYUDAN}

Resultado de Inventarios Generales

Resultado de Inventarios de Perecederos

Inventario Continuo ***

Resumen ejecutivo

Ajustes

Incentivo

Días de Inventario

Notificaciones

Merma cero

Destare

Alarmas

Casos representativos

Revisión Inventario ( Grandes diferencias)

Scorecard

KPls

¡MUCHÍSIMAS GRACIAS!