PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN … · 4.1 Actualizar los mapas de riesgos de...

FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Entidad: Banco Agrario de Colombia Vigencia: 31 diciembre de 2019 Fecha de publicación: 15 enero de 2020 Componentes: Cinco Componentes

PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN – MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Sub Componente

Actividades Meta/Producto Fecha Programada

% Avance

Responsable Observaciones

1 2 3

Subcomponente 1 Política de Administración de Riesgos

1.1 Analizar el impacto de la nueva "Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas" del DAFP, en la política de Riesgos de Corrupción Vigente en el Banco.

Se realizó un informe de diagnóstico en el que se identificaron los ajustes a realizar a la metodología de definición, valoración y actualización de los Riesgos de Corrupción del BAC. Se identificó que los ajustes impactan la herramienta tecnológica, la política y los procedimientos de Riesgos de Corrupción.

X

100%

Gerencia de Riesgo Operativo

Se evidenció ejecución de la actividad según soportes entregados.

Subcomponente 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción

2.1 Publicar el Mapa de Riesgos de Corrupción actualizado en la página web de Banco.

Se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción y se publicó el 31ENE2019 en la página web del Banco: https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Paginas/Transparencia.aspx

X

100%


Se constató la publicación oportuna del Mapa de Riesgos de Corrupción 2019 el 31ENE2019 en la página web del Banco.

2.2 Realizar la construcción del mapa de riesgo de corrupción del año 2020 con el apoyo de las áreas administrativas en las Regionales del Banco.

El mapa de riesgo de corrupción de Regionales se actualizará durante el año 2020 debido a los cambios que se han venido realizando a la estructura del Banco y la creación de los Centros de servicios compartidos en las Regionales.

X

0%


La actividad de actualización de mapas de riesgo de corrupción de Regionales, se desarrollará en transcurso de año 2020. Los mapas de Dirección General ya se actualizaron.

https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Paginas/Transparencia.aspx




Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 3 Consulta y Divulgación

3.1 Divulgar a través de la página web y los medios internos de comunicación del Banco, la actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción del año 2019.

Se realizó la divulgación de la actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página web del Banco para todos los ciudadanos. Se divulgó a todos los funcionarios del Banco el Mapa de Riesgos de Corrupción 2019, mediante la intranet: http://bac/Vicepresidencias/Riesgos/SARO/Paginas/RiesgosCorrupci%C3%B3n.aspx y por correo electrónico “Notibanco” del 05FEB2019.

X

100%


Se constató la divulgación del Mapa de Riesgos de Corrupción 2019 a los Ciudadanos y Funcionarios del Banco.

3.2 Realizar consulta a la ciudadanía para solicitar retroalimentación en la construcción del mapa de riesgos de corrupción del año 2020.

Se evidenció la consulta/retroalimentación de la ciudadanía en la página web del Banco. Así mismo, se efectuó validación en la página web del Banco el día 07/Ene/2020, evidenciando dicha consulta compuesta de 4 preguntas.

X

100%


Se constató la consulta a la ciudadanía de los mapas de riesgos de corrupción 2020 a los Ciudadanos y Funcionarios del Banco.

Subcomponente 4 Monitoreo y Revisión

4.1 Actualizar los mapas de riesgos de corrupción, conforme situaciones presentadas en informes de auditorías y/o investigaciones.

De acuerdo a la recomendación generada por Auditoría de considerar los eventos de fraude como insumo para afectar los mapas de corrupción, la Gerencia de Riesgo Operativo solicitó concepto jurídico para conocer la diferencia entre Fraude Interno y Corrupción, del cual se determinó que los dos términos se encuentran relacionados, pero no concluye que por ser fraude se considere un acto de corrupción.

X

100%


Se evidenció ejecución de la actividad programada.


Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 5 Seguimiento

5.1 Determinar la efectividad de los controles, analizar el diseño e idoneidad de los controles y si son adecuados para prevenir o mitigar los riesgos de corrupción, revisar las acciones de monitoreo, relacionadas con los Riesgos de Corrupción.

La Oficina de Auditoría Interna realizó el seguimiento a los Riesgos de Corrupción de los procesos: Para los procesos de Gestión de Mejora Continua, Gestión de Canales, Gestión de Productos Pasivos y Gestión Logística los cuales se encontraban en proceso de actualización.

X

X

X

100%

Oficina de Auditoría Interna

Se observó cumplimiento de la actividad mediante el Informe de Auditoría, OAI2097 correspondiente al Tercer seguimiento al PAAC y MRC, emitido en ENE2019.

SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Sub Componente


% Avance Responsable Observaciones

1 2 3

Subcomponente 2 Racionalización de Trámites

Trámite 46. Cobro de un Depósito Judicial

Pago Nacional de Depósitos Judiciales Pruebas funcionales y de certificación de desarrollo pago nacional en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales. Puesta producción desarrollo pago nacional en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales. Actualización Normativa para las funcionalidades de Pago Nacional, teniendo en cuenta los desarrollos en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales. Socialización subgerencias regionales y red de oficinas.

X

X

X

100%

Vicepresidencia de Operaciones / Vicepresidencia TIC

Se evidenció el Trámite racionalizado con el 100% de la implementación de la mejora “Pago nacional de depósitos judiciales”, actualmente el pago del depósito se puede realizar en cualquier oficina del Banco Agrario a nivel nacional independiente de la localidad del Despacho Judicial.

Pago con Abono a Cuenta Realización de pruebas de funcionamiento y puesta en producción del desarrollo pago nacional en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales.

X

X

X

100%


Se verificó el trámite No. 46 “Cobro de un depósito judicial”, en el cual se evidencia el 100% de la implementación de la mejora “Pago con abono en cuenta”, según los soportes entregados. La fecha final de racionalización trámite, quedó para el 2020 en razón a que está pendiente la revisión de la normatividad por el área de Riesgos y su publicación; así como también la activación del plan de comunicaciones de cara a los usuarios.


Sub Componente


% Avance


1 2 3


Trámite 56. Constitución de depósito judicial

Emisión con PIN • Pruebas funcionales y de certificación de desarrollo pago nacional en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales. • Puesta producción desarrollo pago nacional en el proyecto de virtualización de Depósitos Judiciales. • Actualización Manual de Usuario del Comercio de Pagos y Depósitos Judiciales y Manual de Usuario Módulo de Caja COBIS para la funcionalidad pago con PIN. • Socialización a la mejora con volantes y/o plegables a las oficinas y Corresponsales Bancarios a quienes fue entregada la publicidad correspondiente a la campaña PIN.

X

X

X

100%


Se evidenció el Trámite racionalizado con el 100% de la implementación de la mejora "Emisión de depósitos judiciales con PIN", actualmente el usuario ingresará a través de Internet a la página del Banco Agrario, diligencia los campos para la emisión del depósito Judicial, escoge la oficina o corresponsal bancario más cercano y el sistema generará un PIN; con este PIN el usuario se acercará a la oficina o Corresponsal Bancario, informa el número del PIN y entrega el medio de pago (Efectivo, cheque otras entidades financieras).


Sub Componente


% Avance


1 2 3


Trámite 124. Refinanciación de deuda por concepto de tarjeta de crédito

Crear una ruta documental en el Core Bancario que permita controlar los tiempos de respuesta y realizar el seguimiento sobre estado de los trámites para informar al cliente.

X

X

X

100%

Gerencia de Administración de Cartera

Se evidenció el Trámite (124) racionalizado con el 100% de la implementación de la mejora " Crear una ruta documental en el Core Bancario que permita controlar los tiempos de respuesta y realizar el seguimiento sobre estado de los trámites para informar al cliente."

TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS

Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 1 Información de calidad y Lenguaje Comprensible

1.1 Publicar en la página web el Informe de gestión sostenible del Banco correspondiente al período 2018.

• Se publicó el 22MAR2019 en la página web del Banco el Informe de Gestión Sostenible correspondiente al período 2018, en el link: https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Documents/Informe%20de%20Gesti%C3%B3n%20y%20Sostenibilidad%20%202018.pdf

X

100%

Gerencia de Planeación Financiera

Se evidenció la publicación en la página web del Banco el Informe de Gestión sostenible del año 2018.

1.2 Divulgar por medio de las redes sociales información sobre la gestión del Banco

Se realizó el Informe de Gestión del BAC en Redes Sociales 2019, el cual contiene las publicaciones e interacciones del público en las redes sociales (Facebook y Twitter) referentes a los siguientes temas: i) Productos/Lanzamientos del BAC y Campañas; ii) Eventos como: Taller Construyendo País, Vuelta a Colombia y Vuelta del Progreso, iii) Publicaciones Referentes a Aperturas de Oficinas, y iv) Gestión del Presidente.

X

100%

Gerencia de Mercadeo

Se observó la publicación del Informe de Gestión del Banco en redes sociales 2019.

1.3 Realizar publicaciones y comunicados de prensa con información correspondiente a la Gestión del Banco

Al respecto, la Administración aportó la relación/listado de los treinta y nueve (39) comunicados de prensa efectuados a lo largo de la vigencia 2019, detallando para cada caso la descripción y fecha de publicación.

X

100%

Oficina de Comunicaciones

Se evidenció la realización y monitoreo de publicaciones y comunicados de prensa relacionados a la Gestión del Banco.

TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS

Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas.

3.2 Actualizar los asuntos relevantes identificados por los grupos de Interés.

Al respecto, la Gerencia de Planeación Financiera allegó la presentación “Ejercicio de Materialidad 2019” la cual detalla los siguientes aspectos: i) Identificación de los grupos de interés: accionistas, clientes, comunidad, gremios/academia, colaboradores, proveedores/entidades regulatorias, ii) Asuntos Materiales para el BAC que son aquellos temas ambientales, sociales y económicos significativos para la sostenibilidad del BAC e influyen en la toma de decisiones de los grupos de interés, y iii) Expectativas y Necesidades de los Grupos de Interés.

X

100%

Gerencia de Planeación Financiera

Se observó la realización de ejercicios de materialidad para la identificación de asuntos significativos, así como de las necesidades y expectativas de los grupos de interés/stakeholders.

Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional.

4.1 Realizar la encuesta de percepción de clientes externos

Se realizó el proceso de contratación para la realización de la encuesta de percepción de clientes externos. Pendiente el análisis de los restados y la implementación de mejoras que den a lugar.

X

88%

Gerencia de Servicio al Cliente

La encuesta de percepción de clientes externos está en ejecución y los resultados se proyectan obtener para el mes de ENE2020.

CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico

1.1 Elaboración de informes ejecutivos a la Alta Dirección, que le permita conocer el grado de avance y de gestión de servicio al cliente del Banco.

Se elaboraron y se publicaron los informes de Gestión del Servicio al Cliente, correspondientes a los meses de agosto, septiembre, octubre y noviembre 2019 en la Intranet del Banco.

X

X

X

100%


Se observó la publicación de los Informes de Gestión de Servicio al Cliente en la intranet del Banco.

Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención

2.1 Mejorar la Infraestructura física de las Oficinas.

• Construcción o adaptación de 51 baños para discapacitados y remodelación de la oficina de Sucre. • Ubicación de locales, Visitas técnicas para verificar los requisitos mínimos establecidos por el Banco, elaboración de diseños arquitectónicos, presentación de ficha de arrendamiento y elaboración de estudios previos para el traslado de 6 oficinas. • El cierre de brecha global se ubicó en 15% como consecuencia del avance de 16% en traslados, 11% en remodelaciones de oficinas y 29% en remodelaciones de baños.

X

15%

Gerencia de Inmuebles

Se evidenció debilidad en la mejora de la Infraestructura física de las oficinas alcanzando un cumplimiento del 15%, en consecuencia, no se lograron las metas propuestas.

2.2 Mejorar los tiempos de respuesta de los PQR recibidos de los consumidores financieros.

El total de PQR cerrados al 31DIC19 fue de 81,991 de los cuales, se atendieron oportunamente 78,598.

X

X

X

96%


En la revisión realizada al Plan Táctico de la Gerencia de Servicio al Cliente al 31DIC2019, se observa que la oportunidad de respuesta de los PQR se mantiene en 96%.


Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención

2.3 Mejorar el nivel de servicio prestado a través de contacto Banagrario.

Se elaboraron los Informes mensuales de Gestión y se publicaron en la intranet del Banco, donde se observan los niveles de servicio del Call Center.

X

X

X

88%


Se elaboraron Informes Mensuales de Gestión y se publicaron en la intranet del Banco, en dónde se detallan los resultados del Call Center, que alcanzó, por ejemplo, niveles de servicio del 83% (septiembre), 81% (octubre) y 81% (noviembre).

Subcomponente 3 Talento humano

3.1 Evaluar el conocimiento de los funcionarios del Banco sobre el sistema de atención al consumidor

Se realizó la evaluación del conocimiento de los funcionarios del Banco, obteniendo una valoración de 9, en una escala de 1 a 10.

X

100%


Se evidenció ejecución de la actividad programada según soportes entregados.

3.3 Dar continuidad al entrenamiento focalizado en cargos misionales. (Red de Oficinas)

Se realizó el Entrenamiento Focalizado 2019 - Directores de Oficina", en el cual se identificaron las brechas de conocimiento de los colaboradores de la red de oficinas.

X

70%

Gerencia de Desarrollo y Bienestar

En la revisión realizada al Entrenamiento Focalizado 2019, se observa que el nivel de avance es de 70%, ya que de 803 participantes programados 551 colaboradores habían sido capacitados.

Subcomponente 4 Normativo y procedimental

4.1 Mantener actualizado el procedimiento de atención y respuesta de peticiones, quejas o reclamos.

Se observó actualización del procedimiento de Gestión de Respuesta a Peticiones, Quejas y Reclamos (CM-PR-034), versión 3, realizada el 25NOV2019.

X

100%


Se evidenció ejecución de la actividad programada según soportes obtenidos en la intranet del banco.


Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano

5.1 Realizar la encuesta de percepción de clientes externos

• Se realizó el proceso de contratación para la realización de la encuesta de percepción de clientes externos. Pendiente el análisis de los restados y la implementación de mejoras que den a lugar.

X

88%


La encuesta de percepción de clientes externos está en ejecución y los resultados se proyectan obtener para el mes de ENE2020.

5.3 Fortalecer el conocimiento comercial de los clientes a través de la Actualización de Información.

• En el mes de agosto se actualizaron 939,488 de un total de clientes de 1,686,189 (55.72% vs Meta de 63.51%). • En el mes de septiembre se actualizaron 977,238 de un total de clientes de 1,613,202 (60.58% vs Meta de 64.79%) • En el mes de octubre se actualizaron 951,117 de un total de clientes de 1,611,706 (59.01% vs Meta de 64.07%). • En el mes de noviembre se actualizaron 951,242 de un total de clientes de 1,606,103 (59.23% vs Meta de 64.03%).

X

X

X

92%

Gerencia de Desarrollo Comercial

Se evidenció un cumplimiento del 92%, dado que el porcentaje de los clientes actualizados al corte de noviembre de 2019 es del 59.23% de una meta propuesta del 64.03%.

QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 1 Lineamientos de transparencia activa.

1.1 Diligenciar la "Matriz de Cumplimiento Sujeto Obligado Tradicional." publicada por la procuraduría General de la Nación, con el objetivo de actualizar el autodiagnóstico de cumplimiento de la ley 1712.

Se realizó el reporte de Cumplimiento ITA para el tercer semestre en el aplicativo de la procuraduría.

X

77%

Gerencia de Ingeniería de Procesos y Mejora continua

Se constató la realización del reporte en la página web de la procuraduría General de la Nación https://apps.procuraduria.gov.co/ita/ y los soportes allegados.

1.2 Actualizar y organizar la información publicada en el link de " transparencia y acceso a la información" de acuerdo a los lineamientos del Anexo 1 de la resolución 3564/15 – MinTic.

Actualizar y organizar la información publicada en el link de " transparencia y acceso a la información" de acuerdo a los lineamientos del Anexo 1 de la resolución 3564/15 - MinTic

X

100%


Se verificó cumplimiento a los lineamientos estipulados en la resolución 3564/15 - MinTic referentes a la actualización y organización de la información publicada en la página web.

1.3 Mantener actualizada la información del portal de contratación que incluye procesos de contratación, contratación histórica y manuales de contratación.

Se actualizó y publicó el manual de políticas de Contracción en el portal de contratación: http://servicios.bancoagrario.gov.co/contratacion/manual_contratacion.aspx

X

X

X

100%

Gerencia de Contratación de Bienes y Servicios

Se constató la publicación del manual de políticas de Contratación, versión 9, en la página web del Banco.

1.4 Mantener actualizada la información sobre tramites en el SUIT y en la Página Web del Banco.

El Banco cuenta con 40 trámites modificados en la vigencia 2019.

X

X

X

100%

Gerencia de Ingeniería de Procesos y Mejora continua

Se identificó la publicación/actualización de los 40 trámites en el Aplicativo SUIT del DAFP.


Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva

2.1 Atender oportunamente los PQR radicados por los ciudadanos.

El total de PQR cerrados al 31DIC2019 fue de 81,991 de los cuales, se atendieron oportunamente 78,598.

X

X

X

96%


En la revisión realizada al Plan Táctico de la Gerencia de Servicio al Cliente al 31DIC2019, se observa que la oportunidad de respuesta de los PQR se mantiene en un 96%.

Subcomponente 3 Elaboración de los instrumentos de gestión de la información.

3.1 Continuar con la construcción de los siguientes instrumentos de Gestión de la Información: El Registro o inventario de activos de Información, El Índice de Información Clasificada y Reservada, y El Esquema de publicación de información.

Respecto a este punto, se pudo evidenciar la publicación del Registro/Inventario de Activos de Información en el siguiente link: https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Documents/Registro%20de%20Activos%20de%20Informaci%c3%b3n.pdf También, del Índice de Información Clasificada y Reservada: https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Documents/%c3%adndice%20de%20informaci%c3%b3n%20clasificada%20y%20reservada.pdf Respecto al Esquema de Publicación de la Información: se mostró la planilla de Esquema de Publicación de Información, la cual se encuentra en proceso de elaboración y cuenta con un nivel de avance del 50% con fecha de entrega estimada 31ENE2020.

X

83%

Gerencia de Seguridad de la Información / Gerencia de Servicios Administrativos

Se verificó la publicación del Registro/Inventario de Activos de Información, así como del Índice de Información Clasificada y Reservada. Sin embargo, el Esquema de Publicación de la Información mostró un avance del 50%.

https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Documents/Registro%20de%20Activos%20de%20Informaci%c3%b3n.pdf




https://www.bancoagrario.gov.co/RelacionAccionistas/Documents/%c3%adndice%20de%20informaci%c3%b3n%20clasificada%20y%20reservada.pdf





Sub Componente


% Avance


1 2 3

Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad

4.1 Incluir en la página web del Banco el Servicio de Interpretación en línea SIEL- (http://centroderelevo.gov.co/632/w3-propertyvalue-15254.html)

Se incluyó en la página web del Banco el link para acceder al servicio de Interpretación en línea SIEL. https://www.bancoagrario.gov.co/Paginas/default.aspx

X

100%


Se constató la inclusión del enlace en la página web del banco

Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública

5.1 Realizar Informe de atención de peticiones quejas o reclamos.

Se realizaron los informes mensuales de Gestión de PQR de la Gerencia de Servicio al Cliente, correspondientes al trimestre septiembre, octubre y noviembre 2019.

X

X

X

100%


Se evidenciaron los Informes de atención de peticiones, quejas o reclamos en la Intranet del Banco, elaborados por la Gerencia de Servicio al Cliente.

http://centroderelevo.gov.co/632/w3-propertyvalue-15254.html



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