Con la finalidad de operativizar el tema de garantías, de conformidad a lo establecido por el reglamento para el otorgamiento de becas para el programa de estudios de cuarto nivel, que determina que para aquellos adjudicatarios

que no cuenten ni con garantes ni con patrimonio propio, verificado por los medios que la Secretaría Nacional de Educación Superior Ciencia Tecnología e Innovación – SENESCYT considere necesarios, el Comité Ejecutivo de Becas -

CEB ha establecido el procedimientos e instrumento que permitan garantizar el monto de la beca otorgada.

Es así que se estableció un procedimiento idóneo para la aprobación del otorgamiento del financiamiento no

rembolsable de becas sin necesidad de establecer garantías patrimoniales en el proceso contractual. Para lo cual los adjudicatarios de una beca de SENESCYT, mediante un oficio de petición a la Subsecretaría de Fortalecimiento del

Conocimiento y Becas, deben señalar que no cuentan con las garantías suficientes y solicitan respaldar el financiamiento

de su beca.

Para poder instrumentar el procedimiento de adjudicatarios de las Convocatorias de Becas de la SENESCYT, el analista asignado en el IECE deberá solicitar la información constante en el Anexo 1 del presente instructivo, mismo que

deberá ser llenado conforme las indicaciones establecidas en éste.

Una vez que el adjudicatario cuente con la documentación pertinente, el analista del IECE deberá realizar un informe

técnico, conforme los parámetros establecidos en el Anexo 2 y remitir el requerimiento a la Gerencia de Becas del IECE para que de manera oficial remita a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, para

la respectiva tramitación con el Comité Ejecutivo de Becas.

Una vez aprobada la solicitud de Garantías por parte del Comité Ejecutivo de Becas, se procederá a Notificar de la

resolución por parte del Secretario del cuerpo colegiado al IECE, para que se proceda con la suscripción del respectivo contrato de beca.

01/10/2012 PROCEDIMIENTOS ESPECIALES SENESCYT - IECE

ESTE REQUERIMIENTO SE TRAMITA CUANDO LOS ADJUDICATARIOS NO CUBREN CON SU PATRIMONIO O EL DE SUS GARANTES EL MONTO DE LA BECA.

I. GARANTÍAS

Requerimiento Adjudicatario caCARTA DE SOLICITUD A

CARTA

IECE/ANALISTA Recepción de

Documentación (Anexo 1)

IECE/ANALISTA Informe Técnico (Anexo

2)

IECE/GERENTE DE BECAS

SENESCYT/COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS

Resolución

IECE/GERENTE DE BECAS

3 días máximo

2

2

De acuerdo a la resolución del Comité Ejecutivo de Becas de la SENESCYT, en Sesión No. 66, de 26 de julio y 72 de 9 de octubre de 2012, se autorizó para que los adjudicatarios de la Convocatoria Abierta de Becas 2012-1, puedan optar

por solicitar cambiar de destino de estudios únicamente a los centros de educación establecidos en las Bases de la

Convocatoria I y II (ANEXO 3 Y 4), limitando el destino España, cuya aprobación la realiza la Subsecretaría del Fortalecimiento del Conocimiento de la SENESCYT.

El procedimiento a seguir por parte del analista del IECE, cuando exista este requerimiento es el siguiente:

Requerir al adjudicatario una solicitud dirigida a la Subsecretaria del Fortalecimiento del Conocimiento y Becas

de la SENESCYT, en la cual se evidencie su deseo de realizar el cambio de centro de estudios de cuarto nivel,

diferente al de la postulación. A esta solicitud debe adjuntar la carta de aceptación incondicionada emitida por

el centro de estudios o Universidad en donde va a realizar sus estudios.

El analista del IECE, deberá remitir el requerimiento a la Gerencia de Becas del IECE para que de manera oficial

remita a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, para el respectivo

análisis y aprobación.

Una vez aprobada la solicitud, se procederá a Notificar de la resolución al IECE, para que se proceda con la

suscripción del respectivo contrato de beca.

FLUJO DE PROCESOS

Requerimiento Adjudicatario

IECE/ANALISTA Recepción de

Documentación

IECE/GERENTE DE BECAS

SENESCYT Análisis de

Requerimiento

IECE/GERENTE DE BECAS

5 días máximo

ESTE REQUERIMIENTO SE TRAMITA CUANDO LOS ADJUDICATARIOS CUENTEN CON UNA CARTA DE ACEPTACIÓN INCONDICIONAL A OTRO CENTRO DE ESTUDIOS O UNIVERSIDAD, DISTINTO AL DE

POSTULACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE BECA.

II. CAMBIO UNIVERSIDAD

ADJUDICATARIOS 2012 -1

En caso de que un becario del programa de becas “Convocatoria Abierta 2011” desee migrar de programa al de

Universidades de Excelencia, siempre y cuando la Universidad en la cual se encuentra realizando sus estudios, esté incluida dentro del listado de Universidades del Programa (Anexo 5), en el Área del Conocimiento correspondiente, se

deberá realizar el siguiente trámite:

1. A través de su analista del IECE, presentar una solicitud dirigida a la Subsecretaria de Fortalecimiento del

Conocimiento y Becas, por el medio de la cual exprese su deseo y motivación de realizar el cambio de programa, para lo cual deberá adjuntar las notas de semestres anteriores, las cuales no podrán ser menores al mínimo

requerido por la Universidad.

2. El analista del IECE, debe remitir la solicitud a la Gerente de Becas para que sea remitida de manera oficial a la Subsecretaría del Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, para su análisis, a la cual deberá adjuntar un

proyectado de liquidación de los valores desembolsados por el IECE, en el periodo de la Beca del Programa

Convocatoria 2011. Esta liquidación deberá ser aprobada por el área Financiera del IECE.

3. Una vez que ha sido autorizado el cambio de programa, el becario o su apoderado deberá realizar y suscribir su nuevo presupuesto de financiamiento conjuntamente con el analista de la Dirección de Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación de Programas del Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, para lo cual deberá

adjuntar y presentar todos los documentos requeridos como obligatorios por la Convocatoria de Universidades de Excelencia y este deberá ser enviado a la Dirección Financiera para su aprobación. Dentro del nuevo presupuesto,

se deberá considerar la diferencia del valor otorgado por concepto de matrícula realizado en el desembolso de la anterior convocatoria.

4. Adicionalmente a esto deberá notificarse de manera oficial al IECE, de la autorización de la solicitud para que

procedan a realizar la liquidación del contrato de beca otorgado en el IECE y la elaboración del documento legal

correspondiente, el cual deberá ser remitido a la SENESCYT previa a la elaboración del nuevo contrato en el programa Universidades de Excelencia.

5. Una vez que han sido aprobados y suscritos tanto el nuevo presupuesto como la liquidación del contrato de beca de

Convocatoria Abierta 2011, el expediente completo deberá remitirse al área legal, para que se realice el nuevo

contrato con los requisitos de la Convocatoria Universidades de Excelencia dentro del cual deberá constar que el financiamiento otorgado en la Convocatoria 2011, se deberá compensar a la finalización del nuevo contrato.

Para la suscripción del nuevo contrato, es necesario que el becario presente garantías, que cubran el valor adicional

de la beca otorgada dentro del Programa de becas Universidades de Excelencia y comparezca a la suscripción del mismo, así como de las garantías correspondientes, o su apoderado y garantes. En caso de que el becario, no

cuente con garantías adicionales, que cubran el valor de la beca otorgada, se deberá proceder con el informe de

garantías.

III. MIGRACIÓN BECARIOS 2011 AL

PROGRAMA UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA

Requerimiento Adjudicatario

IECE/ANALISTA Recepción Solicitud –

Elaboración de Proyección de liquidación

de valores

IECE/GERENTE DE BECAS

SENESCYT Análisis de

Requerimiento

SENESCYT Elaboración de nuevo

presupuesto y notificación de

autorización al IECE

IECE Elaboración de

liquidación de beca e instrumento legal

correspondiente y envió a SENESCYT

SENESCYT Elaboración contrato de beca Universidades de

Excelencia

5 días

Tres semanas

4

4

Dentro del transcurso y ejecución del contrato de beca, es necesario un estrecho contacto y comunicación con el

becario, por lo tanto el rol que desempeña el analista del becario durante el proceso y desenvolvimiento de la misma es de gran trascendencia e importancia para el correcto cumplimiento del mismo.

Es así, que es necesario entablar comunicación directa para despejar dudas relacionadas con diversas circunstancias

que pueden producirse en el tiempo de ejecución y de las cuales previamente deben ser notificados al IECE/SENESCYT,

de tal manera que se pueda aconsejar de manera oportuna al Becario y evitar posteriores incumplimientos dentro del contrato.

En las bases de cada convocatoria se establecen las obligaciones principales que deben acatar los becarios, las cuales

deben ser de conocimiento obligatorio por parte de los analistas.

Adicionalmente dentro del Reglamento de para el Otorgamiento de Becas para programas de Estudios de Cuarto Nivel

de Formación Académica en el Exterior de la SENESCYT, se establecen parámetros para los requerimientos de los becarios siendo éstos los siguientes:

Cambios de rubros que no afecten el presupuesto;

Diferimiento del inicio del periodo de compensaciones con o sin financiamiento adicional por parte de la

SENESCYT

Incremento en el monto de la beca (en casos especiales y previo análisis del requerimiento);

Casos de cambio de universidad presentados por los becarios;

Desistimiento de la beca;

Como parte del seguimiento académico, es necesario también que se informe al Comité Ejecutivo de Becas de la

SENESCYT los casos de abandono, suspensión e incumplimiento de las obligaciones por parte de los becarios, y resolver la terminación unilateral de los Contratos de Becas y la imposición de sanciones y penalidades previstas de conformidad

con el Reglamento de para el Otorgamiento de Becas para programas de Estudios de Cuarto Nivel de Formación Académica en el Exterior.

Una vez que se cuente con la petición formal del becario y la misma sea viable de acuerdo a la reglamentación

existente, es necesario que el analista del IECE, realice un informe técnico (ANEXO 6) por medio del cual se expongan

los antecedentes de la beca, el requerimiento formal del becario y el criterio técnico al respecto. Este informe debe contar con todos los sustentos necesarios que fortalezcan tanto el requerimiento como el criterio técnico.

El analista del IECE, debe remitir el Informe Técnico a la Gerente de Becas del IECE, para que de manera oficial remita

el mismo a la Subsecretaría del Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, para la tramitación

respectiva, sea por parte de la Subsecretaría o del Comité Ejecutivo de Becas.

Una vez que se cuente con la resolución del caso, la Subsecretaría del Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, notificará al IECE, para la tramitación correspondiente.

IV. REQUERIMIENTOS VARIOS DE BECARIOS

Requerimiento Adjudicatario

IECE/ANALISTA Recepción Solicitud –

Elaboración de Informe Técnico

IECE/GERENTE DE BECAS

SENESCYT Análisis de

Requerimiento y tramitación respectiva /

notificación de la resolución

IECE/GERENTE DE BECAS

Tramite correspondiente

3 días

5 días

ANEXOS:

INFORMACIÓN DE ADJUDICATARIOS PARA GARÁNTÍAS.

PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GARANTÍAS:

Se solicitará la documentación y formulario de “Información para Garantía” a los adjudicatarios de una beca de SENESCYT, que mediante un oficio de petición a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, señalen

que no cuentan con las garantías suficientes y solicitan respaldar el financiamiento de su beca.

Se deberá llenar un formulario por adjudicatario y su cónyuge de ser el caso, formulario de información de los padres

del adjudicatario (cuando los garantes no sean éstos), así como un formulario por el o los garantes del mismo.

DOCUMENTOS REQUERIDOS:

1. Copia de cédula y papeleta de votación del adjudicatario, cónyuge y garantes de ser el caso.

2. Copia del documento que acredite la legalización de la sociedad de hecho en caso de aplicar

3. Copia de acta de Matrimonio

4. Planilla actualizada de servicios básicos a nombre del adjudicatario, cónyuge y/o garantes en caso de ser

vivienda propia. En caso de ser vivienda arrendada se deberá incluir la copia del contrato de arrendamiento.

5. Certificado de Trabajo actualizado en caso de dependientes (debe indicar: tiempo de trabajo, cargo y sueldo).

6. Mecanizado del IESS en donde coste la información del último año para personas dependientes laboralmente.

7. Copia del RUC actualizado y copia de declaraciones de impuestos de los dos últimos años para personas

independientes.

8. Copia de los tres últimos estados de cuenta de las cuentas bancarias y tarjetas de crédito; y/o copia de la

libreta de ahorros de ser el caso.

9. En caso de mantener un crédito: copia de la tabla de amortización emitido por la Institución Financiera.

10. Copias de matrícula de los vehículo/s o contrato de compra venta; y/o copia de impuestos prediales o

certificados de gravámenes de los bienes inmueble que posee de ser el caso.

11. “Certificado de Búsqueda de Bienes” actualizado del adjudicatario y/o garantes, emitido por el Registro de la

Propiedad.

12. En caso que se declare otro bien se debe incluir el sustento de la propiedad del mismo.

13. Declaración Juramentada con formato de la Contraloría General del Estado.

La declaración juramentada deberá acreditar: a) No ser contratista fallido o incumplido de instituciones del

sector público; b) No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como

deudor o garante,

14. Certificado expedido por el INCOP de no ser adjudicatario fallido o contratista incumplido tanto del

adjudicatario como del o los garantes.

Se debe incluir la documentación del adjudicatario y cónyuge, así como del garante y cónyuge de ser el caso.

El formulario “Información para Garantía” suscrito por el adjudicatario, y/o garantes, así como los documentos

requeridos deben ser entregados al analista de la Dirección responsable, quien dará el trámite correspondiente, y será

el canal para informar al adjudicatario la resolución del CEB.

Analista Responsable:

1. Confirmará que el formulario “Información para Garantías” se encuentre correctamente lleno, suscrito por las

partes y se entregue la documentación requerida completa.

2. Comprobará la información del formulario “Información para Garantías” con la documentación entregada.

A. ANEXO 1

6

6

3. Incluirá sus comentarios respecto de los dos puntos anteriores en el espacio del formulario “Información para

Garantías” hecho para el efecto y lo firmará.

4. Realizará el Informe Técnico respecto de la información que consta en la documentación y formulario “Información

para Garantías”, incluirá comentarios en relación al ingreso anual y patrimonio versus el monto del financiamiento

de la beca, suscribirá el informe y lo remitirá a la Gerencia de Becas del IECE, para posteriormente remitirlo a la

Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT.

Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, pondrá el mismo a consideración del Comité Ejecutivo de

Becas.

Comité Ejecutivo de Becas de la SENESCYT.- Será el órgano responsable de aprobar y autorizar el informe elevado por

la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas o negar la solicitud del adjudicatario para garantizar o no el monto de la beca otorgada.

B. ANEXO 2 ESTADO DE SITUACIÓN (ARCHIVO EXCEL)

C. ANEXO 3 Y 4 LISTADO DE UNIVERSIDADES 2012 IERA Y II FASE (ARCHIVO EXCEL)

Quito, 10 de septiembre de 2012

INFORME TÉCNICO ACTA DE FINIQUITO Y ELABORACIÓN CONTRATO “UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA” NOMBRE

DE BECARIO

DATOS GENERALES

C.C.: @@@@@ Área: Ciencias de los Recursos Naturales Especialización: Master en Sistemas Sustentables Convocatoria: Abierta 2011 Inicio de estudios: Febrero 2012 Institución de estudios de postgrado: Universidad de Queensland Lugar de estudios: Australia Nivel de estudios: Maestría Contrato No.: @@@@@@ Monto de financiamiento aprobado: US$ @@@@@ Institución Auspiciante (en caso de tener): EPN Fecha de terminación del programa: Junio 2013

PLAZO

Financiamiento de SENESCYT para el programa académico: 17 meses Duración total del programa: 17 meses Regreso al país e inicio del periodo de compensación: 2 meses luego de la finalización del Programa Periodo de compensación: 34 meses

OBSERVACIONES: ACADÉMICAS: (DE ACUERDO A LOS ANTECENTES POR EJEMPLO) El becario presenta sus certificados de la Universidad de Queensland. Se informa que el becario está inscrito y aprobado al Semestre 2 de

2012, el mismo que terminará el 25 de noviembre de 2012. Según Memorando Nro. SENESCYT-DMPF-2012-0141-MI la Subsecretaría aprueba la solicitud del becario para cambio al Programa de

Universidades de Excelencia por lo que se procede a procesar la liquidación financiera. FINANCIERAS:

Nº Desembolso

Periodo Monto

Presupuestado Real

Desembolsado Total

justificado

1 Feb. 12 - Jul. 12 $ 26.779,23 $ 26.779,23 $ 26.065,67

Total $ 26.779,23 $ 26.779,23 $ 26.504,89

Totales Monto USD

Total Presupuestado $ 26.779,23

Total Desembolsado $ 26.779,23

Total Justificado $ 26.065,67

Saldo presente: (a favor de Senescyt) $ 713,56

Como se indica claramente en el cuadro resumen que precede, el periodo financiado por Senescyt en este contrato

corresponde a 6 (SEIS) meses. Se envió la liquidación al departamento financiero quienes certificaron el pago del saldo a favor de Senescyt y confirmaron a

través de Memorando Nro. SENESCYT-DFIN-2012-0765-MI que el becario no mantiene obligaciones pendientes con Senescyt en razón de la beca otorgada.

El nuevo presupuesto del Programa “Universidades de Excelencia” es de $ 57.318,12 USD; por lo que en consecuencia, el monto que se debe garantizar para la suscripción del nuevo contrato y la letra de cambio debe ser $ 84.097,35 USD

A. ANEXO 5

8

8

(resultado equivalente de lo entregado en la beca 2011: $ 26.779,23 USD más el monto de la nueva beca: $ 57.318,12 USD).

Respecto al período de compensación, el Becario deberá compensar por el doble de tiempo de duración de los estudios financiados por Senescyt bajo el Programa Convocatoria Abierta 2011 en la entidad auspiciante y el doble de tiempo de duración de los estudios bajo el Programa Universidades de Excelencia en cualquier otra institución: TIEMPO FINANCIADO POR SENESCYT 6 MESES (Programa Convocatoria Abierta 2011) TIEMPO DE COMPENSACIÓN 12 MESES (En la entidad auspiciante) TIEMPO FINANCIADO POR SENESCYT 11 MESES (Programa Universidades de Excelencia) TIEMPO DE COMPENSACIÓN 22 MESES (En cualquier otra entidad) TOTAL COMPENSACIÓN 34 MESES

LEGALES:

En referencia al Memorando Nro. SENESCYT-DMPF-2012-0141-MI la Subsecretaria de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, Mgs. María Isabel Cruz, aprueba el cambio del becario al programa de Universidades de Excelencia.

En referencia al Memorando Nro. SENESCYT-DMPF-2012-1117-MI la Subsecretaria de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, Mgs. María Isabel Cruz, aprueba la solicitud del becario referente a que se le difiera la autorización de migración del programa para que sea efectiva a partir del segundo semestre.

En vista de lo expuesto se solicita a la Coordinación Jurídica que proceda a la elaboración del Acta de Finiquito del contrato de Convocatoria Abierta 2011 y la elaboración del nuevo contrato en el programa Universidades de Excelencia. Elaborado por: Revisado por:

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Analista Coordinador