ndice

Pg.Introduccin---------------------------------------------------------- 3Control------------------------------------------------------------------ 4Importancia del Control------------------------------------------- 5Tipos de Control----------------------------------------------------- 6Niveles del Control-------------------------------------------------- 7Proceso de Control------------------------------------------------- 7Etapas del Control--------------------------------------------------- 8Herramientas del Control------------------------------------------ 9El Estndar------------------------------------------------------------- 10Caractersticas del Control--------------------------------------- 11Tcnicas del Control------------------------------------------------ 12Conclusin------------------------------------------------------------- 15Bibliografa------------------------------------------------------------ 16

Introduccin

El control es unmecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.Esencialmente, controlar implica la medicin y la correccin de las actividades de los subordinados para asegurarse de que se estn llevando a cabo los planes para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.El control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos.

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ControlEl control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. Segn los autores:Segn algunos autores: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva 4cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.ImportanciaUna de la razones mas evidente de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige paraeliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidadesde todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperanvelocidad, sino tambinproductos y servicios a su medida.

Agregar valor:Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtenerventajas competitivas. Agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia 5contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de controlpermite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

Tipos de ControlExisten tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se enfoca en la prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de laspolticasque surgen de la funcin de la planificacin, y ltimo tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s.

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar laprobabilidadde que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la accin futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin. Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.6 Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los mtodos de control retroalimentativos consiste en que stos destacan los resultados histricos como base para corregir lasaccionesfuturas; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y determinar cuales son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades operativas.

Niveles del ControlControl posicional:En este nivel se comparan los planes estratgicos con la posicin de la organizacin en el entorno. Se analiza a la organizacin como un todo y se ve su proyeccin en el contexto.Control de gestin: En este nivel se comparan los resultados de las acciones llevadas a cabo como consecuencia de las decisiones no programadas con los objetivos. De esta forma se evala la gestin del nivel gerencial.Control operativo: En este proceso se comparan las metas con los resultados de las decisiones programadas. Se aplica al nivel operativo.

Proceso de ControlEstablecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran incluidos todos los estndares o unidades de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definicin, normas son sencillamente criterios de desempeo. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organizacin. Estas deben 7definirse en trminos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con ms facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Adems, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, as como traducirlos a parmetros y mtodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.Medicin del desempeoo resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicin del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero an en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a travs de los estndares y objetivos en el paso anterior, se estn logrando como lo planificado. Este es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medicin y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo est bajo control.Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere una intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

Etapas del Control

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas.8Medir los resultados: En muchos sentidos ste esta es la etapa ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con la primera etapa. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control"Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin.Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Herramientas del ControlExisten dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas:Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman informativas.Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas empresariales, y se llaman correctivasEntre las herramientas informativas estn: Supervisin directa:Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. La Contabilidad:ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin econmica de la empresa en un momento dado. La Estadstica:que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre. Entre las herramientas correctivas estn: Control Presupuestario:esta herramienta sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado.9 Auditoria:verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados. Control de Calidad:se inspecciona la calidad de las unidades producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin o mediante inspeccin del producto terminado o sea, al final del proceso. Disciplina:tomando las medidas necesarias en caso de que un empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidosEl Estndar

Los estndares son los criterios que permiten a encargados evaluar futuro, actual, o ms all de acciones. Se miden en una variedad de trminos de las maneras, incluyendo la comprobacin, cuantitativos, y cualitativos. Cinco aspectos del funcionamiento pueden ser manejados y ser controlados:cantidad, calidad, coste del tiempo, y comportamiento. Cada aspecto del control puede necesitar categorizar adicional.Los estndares pueden tambin reflejar las actividades o los comportamientos especficos que son necesarios alcanzar metas de organizacin. Las metas son traducidas a estndares de funcionamiento hacindolos mensurables.

Los estndares representanel estadode ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de laorganizacin.

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos porla empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y elcapitalempleado en cada una de las funciones.2. Posicin en elmercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algnproductoen el mercado, y la efectividad de lastcnicasmercadolgicas.3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el rea deproduccin, sino para todas las reas de laempresa.4. Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la 10primaca en cuanto acalidaddel producto, en relacin con lacompetencia.5. Desarrollo depersonal. Su objeto es medir losprogramasdedesarrollode lagerencia, y su efectividad.6. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir para queel trabajose desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa.Tipos de estndares

Existen tresmtodospara establecer estndares, cuya aplicacin vara de acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen:

1. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base en elanlisisdedatosde experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa competidoras.2. Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios devalor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia.3. Estndares tcnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudioobjetivoy cuantitativo de una situacin detrabajoespecfica.

Caractersticas del ControlSe reconocen una serie de caractersticas generales que debe poseer el control, tales como: Integral:Asume una perspectiva integral de la organizacin, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma. Peridico:Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.11 Selectivo:Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la funcin u objetivos de cada unidad. Creativo:Contina bsqueda de ndices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos. Efectivo y Eficiente:Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados. Adecuado:El control debe ser acorde con la funcin controlada, buscando las tcnicas y criterios ms idneos. Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella. Motivador:Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado ms que a coaccionar. Servir de Puente:Entre la estrategia y la accin, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa. Flexible:Fcilmente modificable con capacidad de cambio.

Tcnicas de ControlUna tcnica de control es un procedimiento que representa informacin de la organizacin de una manera tal que permita desarrollar e implementar una estrategia adecuada sealando los puntos fuertes y dbiles de la unidad o unidades en las cuales se basa.Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:Contabilidad,Auditoria,Presupuestos,12Reportes,Informes,Formas,Archivos (memorias de expedientes), computarizados, mecanizados,Grficas y Diagramas,Proceso,Procedimientos, Gannt, etc,Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.Estudio de mtodos,tiempos y movimientos, etc.Mtodos cuantitativos,Redes,Modelos matemticos,Investigacin de operaciones,Estadstica y clculos probabilsticas.A continuacin describiremos algunas de ellas:

Sistema de Informacin: Son todos aquellos medios a travs de los cuales el administrador obtiene informes del funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la empresa.Contabilidad:Tiene por objeto identificar las causas de las operaciones financieras para obtener informacin fidedigna que permita la correcta toma de decisiones.Auditoria Financiera:Es la inspeccin peridica de los registros contables para verificar que hayan sido adecuadamente preparados y sean correctos.13Administrativa:Es la inspeccin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control de la compaa, as como la valuacin de los diferentes departamentos operativos y de produccin.Presupuesto:Es la formulacin de planes en tiempo futuro en trminos numricos, es considerado el mecanismo para llevar a cabo el proceso de control.Graficas Diagramas: Las graficas de control constituyen un mecanismo para detectar situaciones donde las causas asignables puedan estar afectando de manera adversa proceso alguno. Por lo tanto nos permite detectar causas y tomar decisiones correctivas.GANNTT: Es la herramienta grafica cuyo objetivo es el de mostrar el tiempo de dedicacin previsto para varias actividades a lo largo de un tiempo.Diagrama de Flujo del Proceso:Es la grafica que detalla y describe el proceso y su interrelacin entre trabajos o actividades, para comprenderlo mejor.Reportes e informes:Se clasifican en;Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

14Conclusin

El control se trata de un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Es un esfuerzo sistemtico para fijar niveles de desempeo con objetivos de planeacin para: disear los sistemas deretroalimentacinde la informacin; comparar el desempeo real con esos niveles predeterminados; establecer si hay desviaciones y medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente posible en la obtencin de los objetivos organizacionales. Implica lamedicinde lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones.

La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin indistintamente del proceso que se quiera controlar es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

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Bibliografa

CHIAVENATTO, AdalbertoAdministracin: Proceso Administrativo Tercera Edicin.ROYERO, Jaim. Modelo de control de gestin para sistemas de investigacin universitarios 2002. Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui.STONER, James A. F. Stoner;FREEMAN, Edward R. Administracin 1996.Sexta Edicin

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