EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y

SUS ETAPAS DE CONTROLManuel Gutiérrez Cortés

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PROCESO ADMINISTRATIVO Representa las funciones más importantes que los administradores deben

llevar a cabo; es el eje de su trabajo en la organización.

Incluye las etapas de:

Planear Organizar Dirigir Controlar

PLANEACIÓN Proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, a

través de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo los resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN Estructuración de las funciones y actividades organizacionales, mediante la

generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la administración y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizacionales.

DIRECCIÓN Proceso de influir en los empleados de manera que enfoquen su esfuerzo

hacia el logro de las metas organizacionales, a través de canales de comunicación adecuados, un liderazgo que los motive a lograr resultados en beneficio de todos los miembros de la organización.

CONTROL Es la función administrativa que implica el proceso para verificar que los

resultados generados por la organización sean acordes a con los parámetros establecidos en los planes y programas, a fin de corregir las desviaciones que se presenten y/o formular nuevos planes en caso necesario.

OBJETIVOS Establecer los parámetros para la evaluación del desempeño de la

organización

Comparar el desempeño real con los parámetros establecidos

Detectar desviaciones entre lo real y lo planeado

Diseñar y aplicar acciones administrativas para corregir desviaciones en el desempeño o en el inadecuado establecimiento de parámetros.

TIPOS DE CONTROL1. Enfocados en el proceso

2. Por su magnitud o extensión

3. Por el grado de intervención humana

4. Por su horizonte temporal

1. Enfocados en el proceso - Se caracterizan por su grado de intervención antes, durante y después del proceso productivo. Pueden ser de fomento al avance o anteriores a la acción, directivos o concurrentes, de selección o aprobación o de retroalimentación o posteriores a la acción.

2. Por su magnitud o extensión - Se caracterizan por su alcance organizacional; esto es, pueden estar destinados a controlar a los miembros de la organización, a las áreas funcionales y/o a la organización de su totalidad. Se pueden enfocar a los miembros de la organización, a los subsistemas o áreas funcionales o al sistema local.

3. Por el grado de intervención humana - Se caracterizan por el medio preponderante a través del cual es llevado a cabo el control, esto es, pueden destacar la intervención humana, o bien el uso de aparatos cibernéticos para llevarlo a efecto. Pueden ser de tipo no cibernético que involucra intervención humana o cibernética.

4. Por su horizonte temporal - Se caracterizan por destacar la periodicidad con la que son aplicados en atención a su carácter operativo o estratégico, ya sea a corto o largo plazo. Puede ser de tipo operativo (horizonte a corto plazo) o estratégico (horizonte a largo plazo).

PROCESOS DE CONTROL Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño organizacional

Medir el desempeño

Determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro

Tomar medidas correctivas

PRINCIPIOS Del control

De responsabilidad del control

De eficiencia de los controles

De control preventivo

De adecuación organizacional

De control de puntos críticos 

De excepción 

De acción

Del control - Tiene como fin garantizar que se lleve a cabo lo planeado y que se corrijan las desviaciones surgidas en la operación respecto a dichos planes.

De responsabilidad del control - La responsabilidad absoluta sobre el ejercicio del control compete al administrador o los administradores encargados del desempeño de los planes implicados. Si bien es cierto que la tendencia de los sistemas modernos de administración es hacia el autocontrol, la responsabilidad respecto a los resultados obtenidos por un área o departamento debe recaer en el administrador de mayor nivel; de no ser así se puede provocar un vacío de autoridad o deficiencia en el sistema de control.

De eficiencia de los controles - Cualquier técnica o método de control solo será eficiente si ayuda a detectar y corregir oportunamente las desviaciones respecto a los planes.

De control preventivo - Todo control debe tener carácter preventivo y no correctivo. Esto significa que es igualmente o más importante la detección y prevención de las desviaciones de su corrección.

De adecuación organizacional - Cada organización debe diseñar sus propios controles. Los administradores deben considerar como uno de sus trabajos más importantes la generación de controles adecuados para su organización.

De control de puntos críticos - Para que el control sea eficaz debe sentarse en los puntos críticos para la evaluación del rendimiento.

De excepción - Los administradores deberán centrar su atención en aquellas desviaciones significativas respecto a los planes. Deben establecerse límites de control que impliquen una cierta holgura tanto en lo positivo como en lo negativo para la ejecución de los planes. 

De acción - El control administrativo solo es justificado si se corrigen las desviaciones encontradas.

TÉCNICAS DE CONTROL PRESUPUESTACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA EXTERNA 

CICLOS DE CONTROL

PRESUPUESTACIÓN

Es la formulación de planes en términos numéricos para un periodo futuro dado. Esla herramienta más común en los procesos de planeación y control de todos los niveles jerárquicos en una empresa. 

Tipos de presupuesto:

Presupuesto de operación Presupuesto de ingresos Presupuesto de egresos Presupuesto de efectivo Presupuesto base cero

Presupuesto de operación – Se elabora para controlar los ingresos y egresos de una empresa, así como para conocer las utilidades generadas en un lapso determinado, mismas que se obtiene al restar los egresos a los egresos de un ciclo dado.

Presupuesto de ingresos – Con este tipo de presupuestos se controla a las áreas de mercadotecnia y ventas, ya que permite hacer una proyección de los ingresos que se generaran por la operación normal de la empresa y verificar cuantos ingresos se están obteniendo en la realidad.

Presupuesto de egresos – Este presupuesto barca a todas las áreas organizaciones que tiene asignada una cantidad de dinero para el desarrollo de sus actividades. Su mayor utilidad estriba en que establece controles cada determinado tiempo que permiten saber, casi de inmediato, cuando y en qué medida un departamento se está excediendo de sus gastos.

Presupuesto de efectivo – También llamado flujo de efectivo, es una herramienta de control que permite determinar claramente tanto la fuente de recursos financieros como el destino de los mismos; es decir, de donde se están obteniendo y en donde se están aplicando todos los recursos financieros generados por la organización.

Presupuesto base cero - No se basa en información de años anteriores; los administradores deben comenzar el proceso de presupuestación cada año a partir de cero. Es de tipo prospectivo y, por lo tanto, muy apropiado para aquellos departamentos organizacionales que no deban ajustarse a programas previamente establecidos; sin embargo, es poco aplicable en administración de procesos.

AUDITORÍA INTERNA

Actividad de apoyo a la función directiva de control realizada por la organización para verificar si sus activos están debidamente cuidados y sus registros financieros son cubiertos de manera confiable.

AUDITORÍA EXTERNA

Es la revisión de una área específica de la operación de una empresa, la cual es llevada a cabo por un consultor independiente, es decir, por un profesionista ajeno a la organización y especialista en el área a revisar.

Auditoría fiscal Auditoría financiera Auditoría administrativa

Auditoría fiscal – Realizada cuando una empresa, debido l monto de sus operaciones durante años, se ve obligada a comprobar que ha cumplido con todas las regulaciones en vigor emanadas por la auditoría fiscal, como son el pago de impuestos a los que está sujeta toda organización. Para llevar a cabo este tipo de auditoria se requiere de registros ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, así como ante el Colegio de Contadores Públicos, ya que los despachos de profesionistas que las realizan deben seguir estrictamente las normas de procedimientos de auditoría fiscal, vigentes al momento de hacer la revisión en la empresa.

Auditoría financiera – Se refiere al análisis de los estados financieros y operaciones financieras que una empresa ha llevado a cabo durante un periodo determinado. El objetivo de esta auditoria es asegurarse de que los recursos de la empresa estén siendo bien empleados y contribuir a que la organización obtenga la mayor rentabilidad posible a través de un adecuado manejo de sus recursos financieros.

Auditoría administrativa – Tipo de auditoría a la cual recurren muchas empresas con la finalidad de determinar, objetivamente [dado a que los auditores externos no tienen injerencia en la operación de la empresa], el grado de eficacia, eficiencia, calidad y apego a la normatividad con que han operado.

CICLOS DE CONTROL

Divisiones, para efecto de control, de las operaciones de la empresa en ciclos que comprenden una o más funciones de la operación.

  Ciclos de tesorería Ciclos de sueldos y prestaciones Ciclo de informes financieros Ciclo de compras y ventas por pagar Ciclo de ventas y cuentas por cobrar Ciclo de producción

Ciclos de tesorería – Se refiere al sistema financiero de la empresa y comprende las entradas y salidas de dinero [ingresos y egresos], las inversiones, las deudas a largo plazo y los movimientos de capital.

Ciclos de sueldos y prestaciones – Incluye todas las actividades necesarias para administrar los sueldos y salarios del personal. Entre sus áreas principales están la fijación de sueldos y salarios, la determinación y pago de prestaciones y bonos, así como los controles de asistencia.

Ciclo de informes financieros – Comprende las actividades necesarias para la preparación y evaluación de los estados financieros de la empresa.

Ciclo de compras y ventas por pagar – Se refiere al control de todas las erogaciones por concepto de insumos, materiales, equipo o herramientas que realiza la empresa para poder llevar a cabo sus actividades. En este ciclo se encuentran actividades como la elaboración de órdenes de compra, la recepción y el control de calidad de los artículos comprados por la organización.

Ciclo de ventas y cuentas por cobrar – En él están incluidas todas las operaciones necesarias para la realización de la venta de los productos y/o servicios que comercializa la empresa. Comprende, entre otras funciones, la emisión y aceptación de pedidos, las ventas, la facturación y el envió de mercancías.

Ciclo de producción – Se refiere a las actividades necesarias para llevar a cabo la producción de los bienes y/o servicios que la empresa ofrece. Hay que aclarar que este punto se refiere únicamente a las funciones desde el punto de vista administrativo-financiero, como son la contabilidad de costos de producción y la administración de inventarios.

SISTEMA DE CONTROL Procedimiento que consta de varios elementos y se aplica a diversos tipos

de actividades de control. Un sistema ideal es aquel que descubre las desviaciones entre los parámetros y los resultados reales antes de que se produzcan.

REQUISITOS SISTEMA EFICAZ Y EFICIENTE1. El sistema debe marcar tendencias hacia el autocontrol

2. Los controles deben tener sentido positivo

3. Ajustarse a las necesidades de la empresa

4. Permitir detectar oportunamente las desviaciones

5. Deben ser precisos en términos de los instrumentos de medición utilizados y los datos sobre los cuales se toman las decisiones

6. Deben reflejar simplicidad y comprensión en la información

7. Debe justificar el costo.

PASOS1. Definir los resultados deseados

2. Establecer proyecciones de resultados

3. Establecer estándares para las proyecciones de resultados

4. Establecer la red de información y retroalimentación

5. Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se requiera.

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