Proceso Alta a Proveedores Revisado

8/17/2019 Proceso Alta a Proveedores Revisado

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Manual de ProcedimientosPROCESO DE ALTA A PROVEEDORES

- Tipo de proveedor#-Seleccionaremos el tipo deproveedor que corresponde alactual# 4a* que tomar en cuenta

que cada tipo de proveedor puedemane5ar una tasa de I6A!retenci%n de I6A o Retenci%n deISR diferentes#

- L-mite de crdito." $n estecampo capturaremos el lmite decr+dito en monto que tenemoscon el proveedor# $ste dato ess%lo informativo! *a que el SAI noloquea las compras aunque

usted tenga saldo vencido con elproveedor#

- D-as de crdito." $n este campose registraran los das de cr+ditoque nos da el proveedor! aunquede cualquier forma en cadafactura de compra se va a podercamiar la fec"a de vencimiento#

- Revisi'n)+actura." 7os das decr+dito que se tienen con cada

proveedor se pueden tomar apartir de la fec"a de alta de lafactura o ien a partir de unafec"a de revisi%n capturale enfactura de compra8gastos# Siseleccionamos 9A partir de fec"afactura no podremos capturarmanualmente la fec"a de revisi%nen cada factura decompra8gastos# 1or lo que seraueno seleccionar la opci%n que

me5or se a5usta al proveedor# 2navez capturados los datosanteriores es necesario quedemos entrada a los datosgenerales del 1roveedor8Acreedor!tales como: Direcci'n/ Colonia/Ciudad/ Dele0aci'n/ Estado/C.P./ e"mail/ Direcci'n de


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internet/ Lada/ Tel1ono/ +a2.

- Direcci'n de entre0a3 Aqu ponemos la direcci%n estándar ala que dee entregar las %rdenesde compra el proveedor! aunqueposteriormente se puedemodi,car en cada documento#

- Datos estad-sticos3 $l catálogode proveedores cuenta con estaopci%n para poder capturar "asta; datos o clasi,cadoresadicionales a los que *a tiene elsistema para que otengainformaci%n todava másdetallada * acorde a lasnecesidades#

- Observaciones3 $n esteapartado capturaremos lasoservaciones generales delproveedor# S%lo son paraconsulta#

4 Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en la

pestaña CO+#*,RAC#ONES con lossiguientes datos:

""SELECC#ONAR SE*5N SEA EL CASO""

- Acreedor." eemos marcar estacasilla cuando se den de altaAcreedores o prestadores deservicios en lugar de 1roveedores#7os reportes de compra8gastos sepueden ,ltrar por proveedores o

acreedores#

- #mprimir 1ormatos en #n0ls."4a* que marcar este campo sideseamos que en el formato delos documentos de compra paraeste proveedor aparezca lainformaci%n general del

COMPRAS SA#


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documento! el nomre * ladescripci%n de los productos eningl+s#


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para poder utilizar esta opci%nsera cuando da de alta unproveedor para poder "acerreposiciones de ca5a c"ica o

cuando para "acerle un pago a unproveedor e>tran5ero el c"equetiene que salir a nomre de lacasa de camio que "ará la ordende pago#

- Sus compras)0astos 1ormar7nparte de una inte0raci'n decostos." 3arcaremos esta casillasi deseamos que en laelaoraci%n de %rdenes * facturas

de compra de este proveedor semarquen automáticamente comoque 9ormarán parte de unaintegraci%n de costos# Aplicausualmente esta opci%n paraproveedores e>tran5eros * paraproveedores nacionales querepresentan gastos que formanparte de los costos deimportaci%n de los productos!como lo son agentes aduanales *

?etes#- Tipo de prorrateo para

inte0raci'n de costos."Capturaremos en esta opci%n laforma en que deseamos que sedistriu*a el costo total de lasfacturas de gasto de esteproveedor entre los distintosproductos que entran al almac+nprocedentes de facturas decompra o entradas por compraque est+n marcadas como9ormarán parte de unaintegraci%n de costos# ecualquier forma es posilecamiar el tipo de prorrateo decada factura de gasto al "acer laintegraci%n de costos#


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El SA# cuenta con 8 tipos deprorrateo3

- Prorrateo Por Costo." $ste tipode prorrateo distriu*e el costo delas facturas de gasto a prorratearde acuerdo al costo directo totalde cada producto con respecto altotal del costo directo de losproductos que formen parte de laintegraci%n de costos# e estaforma le aplicará ma*orporcenta5e del gasto de la facturaal producto que representa máscosto directo de la factura#

- Prorrateo por cantidad." $stetipo de prorrateo distriu*e elcosto de la factura de gasto deacuerdo a la participaci%n de cadaproducto en unidades conrespecto a las unidades totales delos productos de la integraci%n decostos# e esta forma le aplicaráma*or porcenta5e del gasto de lafactura al producto que ma*orn&mero de unidades "a*amane5ado en la transacci%n# (Sepuede utilizar por e5emplo en lasfacturas de ?ete cuando +ste secora por unidad transportada)#

- Prorrateo por peso." $ste tipode prorrateo distriu*e el gastototal de la factura de acuerdo a laparticipaci%n de cada producto enpeso con respecto al peso total delos productos de la integraci%n de

costos# e acuerdo con el factorde conversi%n de peso que se lede,ne a cada producto! el SAIcalcula el peso total de cadaproducto que particip% en laentrada a almac+n * le va aasignar un ma*or porcenta5e de lafactura de gasto al producto que


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ma*or peso tenga#

- Prorrateo por porcenta6e deadvalorem." $ste tipo deprorrateo distriu*e el costo de lafactura de gasto de acuerdo a laparticipaci%n de cada producto enadvalorem (costo directo @ deadvalorem) con respecto a lacantidad de advalorem total delos productos de la integraci%n decostos# (1uede ser utilizado en lasfacturas del agente aduanal si elcosto del advalorem es mu*signi,cativo en la factura de

gasto)#- Cuentas contables#- 1resione

este ot%n! si desea llevar encontailidad una cuenta por pagarpara cada proveedor * capture lacuenta que le corresponde alproveedor que se está dando dealta# $n caso de que no quieramane5ar una cuenta por pagarpara cada proveedor +stas sedarán de alta desde la 3atriz deRelaciones contales de1roveedores enContabilidad>Defnir>Matriz deRelacionesContables>Proveedores#

- *enerar descuentos enc%e&ues." 3ediante este ot%nse podrá de,nir si se tiene alg&ndescuento por pronto pagopactado con el proveedor! para

que de esta forma al pagar unafactura mediante la opci%n9Emisión de Cheques” el SAIautomáticamente sugiera lacantidad a pagar * genere undocumento por el valor deldescuento# Al oprimir el ot%naparecerá la siguiente pantalla# $l


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tipo de descuento a generardeerá seleccionarse de entre lostipos de descuentos que se dieronde alta en Proveedores>

Defnir>Opciones>ipos deDescuento#

- +ormatos." .prima este ot%npara de,nir qu+ formatos deimpresi%n utilizará el SAI paraeste proveedor en los diferentesdocumentos# 1or default vienemarcada la opci%n que mane5arálos formatos 9$stándar del SAI#$n caso de ser otro poner el

nomre del formato (nomre sine>tensi%n)#

- Datos para trans1erencias." $ncaso de que usted genere losarc"ivos para procesar sinrecaptura las transferencias a susproveedores desde el portal de suanco! deerá llenar estos datos#7os campos a llenar son eln&mero de cuenta (B dgitos)!C7AD$ electr%nica paratransferencias (BE dgitos)! Dancode transferencia (del proveedor)!moneda! tipo de cuenta! sucursalde cuenta! Id del proveedor(Danorte) * Id del anco(Danorte)#

- Declaraci'n #n1ormativa." Siusted genera la declaraci%ninformativa de operaciones conterceros (6er secci%nProveedores> Cuentas por pa!ar>Reportes de pa!os>Declaración in"ormativade operaciones con terceros#)dee llenar los datos que contieneesta pantalla# Recuerde que ustedpuede con,gurar c%mo quiere queSAI llene estos datos de forma


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automática al dar de altaproveedores nuevos# $sto sepuede "acer desde el catálogo detipos de proveedores 6er secci%n

Proveedores> Defnir > ablas >ipos de proveedores#

- Si es 9Proveedor nacional:/9Proveedor e2tran6ero: o9Proveedor 0lobal:. Se indicaque el proveedor es 9gloalcuando agrupa pequeños gastos *proveedores que no sedesglosarán por separado! comopudiera ser! por e5emplo! el

proveedor 9Fastos varios o 9Alportador# $l SA/ permite reportara un 91roveedor gloal los pagosdel mes siempre * cuando noe>cedan del B de los pagostotales del mes! no seansuperiores a ' mil pesos en elmes! no se re,era a consumo decomustiles! * por &ltimosiempre * cuando cumplan conlos requisitos ,scales# Si se tienen

varios proveedores de,nidoscomo 91roveedor gloal! elsistema los agrupa en uno solo ale>portarlos al sistema del SA/#

- Tipo de operaci'n3 4a* G tiposde operaciones: 9.tros!91restaci%n de serviciosprofesionales * 9Arrendamientode inmueles# $l más com&n es9.tros aunque "a* que cuidar deponer a las personas de4.


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- #VA a considerar en anticipos3Cuando se quiere incluir losanticipos dentro del I6Aacreditale de esta declaraci%n!

por ser parte del ?u5o de efectivo!"a* que indicarle el de I6A queel sistema considerará en estosdocumentos *a que no "a* otrolugar de donde el SAI lo puedatomar por no "aer a&n facturade compra o gasto registrada# $simportante considerar que deidoa que esta declaraci%n es por ?u5ode efectivo! no se puedenconsiderar los anticipos en el

momento que se aplican sino enel momento en que se dan dealta#

- ; de proporci'n deducible3Aqu "a* que poner el al que se"arán deduciles los documentosde este proveedor para efectos deesta declaraci%n# 1or e5emplo! sise adquiere un autom%vil quee>cede el lmite de deduciilidad!

"a* que poner aqu el que s esdeducile para que se puedamandar esta informaci%n en estadeclaraci%n#

- #D +iscal3 $ste dato aplica solopara proveedores 9$>tran5eros *es un dato opcional#

- Pa-s3 $ste dato aplica solo paraproveedores 9$>tran5eros * es undato forzoso#

- Nacionalidad3 $ste dato aplicasolo para proveedores9$>tran5eros * es un datoforzoso# 2n e5emplo denacionalidad sera 9A3$RICA


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8 Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña #MA*ENES con los siguientesdatos:

- A0re0ar." .prima este ot%npara seleccionar cualquier imagen(Arc"ivo D31! H1F o FI) quedesee relacionar con el proveedor(1or e5emplo la fotografa de laempresa o el croquis de ladirecci%n de entrega)# Se lleva elmismo procedimiento que como sise fuera a seleccionar alg&ndocumento dentro del e>plorador

del indoJs * s%lo asta oprimirel ot%n de Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña CONTACTO con los siguientesdatos:

(,sted puede crear un directoriocompleto de contactos por cadaproveedor &ue re0istre en elsistema?.

- Contacto 0eneral." Capture eneste campo el nomre de lapersona con la que se estaleci%la relaci%n#

- Ventas."Capture en este campoel nomre de la persona con lacual su empresa tiene trato

COMPRAS SA#


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directo para realizar las compras#

- Cobran@a." Capture en estecampo el nomre de la personacon la cual su empresa tiene tratodirecto para realizar los pagos#

- Otros contactos." Agregue aqu una lista de contactos capturandoopcionalmente nomre! puesto!tel+fonos! e-mail * oservacionespara cada uno de ellos#

Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña CONTACTO con los siguientesdatos:

- Agregue notas con fec"a! tema!usuario que elaor% * fec"a deseguimiento "asta terminar esanota o pendiente# As podrá llevaruna itácora de toda la actividad!negociaciones * acuerdos quelleve con ese proveedor#

- 2sted podrá elegir en el ,ltro96er cuáles notas quierevisualizar en pantalla! puedeseleccionar 9/odas! 9S%lo confec"a de seguimiento M1endientes! 9S%lo con fec"a deseguimiento M /erminadas o9S%lo sin fec"a de seguimiento#2sted podrá seleccionar tami+nsi quiere ver las notas que "andado de alta todos los usuarios o

s%lo las de un usuario enparticular# $l sistema tami+ncuenta con dos opciones de ,ltropor fec"a! uno para uscar seg&nla fec"a de seguimiento asignadapara cada nota * el otro parauscar por fec"a de alta de lamisma# /iene un ,ltro rápido para

COMPRAS SA#


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poder uscar por palaras claveen cualquier nota# Recuerde queel sistema cuenta con unapantalla para el seguimiento de

estas notas (6er secci%nProveedores>$e!uimiento denotas de proveedores)#

B Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña CONVERSAC#ONES con lossiguientes datos:

- Nueva conversaci'n." $stem%dulo nos sirve para mantenerconversaciones con el 1roveedor!en este se le puede solicitarinformaci%n relacionada alproducto que nos vende o se lepuede "acer llegar informaci%nrelacionada con el mismo# Se lepuede enviar por este conductoimágenes o arc"ivos! comocotizaciones u oservaciones#

- Estatus." $n este campopodemos ,ltrar en pantalla lasconversaciones que *a se "a*angenerado con el proveedor * lopodemos "acer si queremosvisualizar: Todas! o solo lasAbiertas o Solo las Cerradas#

- Prioridad." $n este campopodemos ,ltrar si queremosvisualizar las conversaciones

seg&n su prioridad: Todas/ Alta/Media/ a6a#

- +iltros." Aqu podemos ,ltrar lasconversaciones por un rango de1ec%a! por +olio! por ,suario!por Estatus! por Prioridad *pueden ser! Todas! No Le-das!

COMPRAS SA#


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Le-das#

- Actuali@ar." $ste m%dulo sirvepara actualizar la informaci%n quepudiera generarse al mismotiempo que otro usuario "a*aagregado al mismo proveedor#

Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña DOC,MENTOS con los siguientesdatos:

- Relacione aqu documentos decualquier formato que deseetener ligados al proveedor# Siusted guarda todos los arc"ivosque le enva cada proveedor(cartas de camio de precio!avisos! etc=) puede mandarlosllamar desde esta pantalla!simplemente especi,que la rutadonde se encuentra dic"o arc"ivo!* el SAI podrá arirlodirectamente# $l arc"ivo deeestar guardado en una ruta que

no sore pase los B caracteres#

COMPRAS SA#

Realizar el llenado del formulario catálogode Proveedores)Acreedores en lapestaña COMENTAR#OS con los siguientesdatos:

- Capture cualquier comentario quedesee relacionar a esteproveedor# $ste campo no tiene

lmite en su e>tensi%n#- 2na vez capturados los datos

anteriores! asta con presionarNSIO para que el1roveedor8Acreedor sea dado dealta#

- Nota. Los Fnicos campos

COMPRAS SA#


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obli0atorios para capturarproveedores son la clave/ elnombre G el tipo de proveedoradem7s de los &ue usted

mar&ue en la pol-tica 9Datosobli0atorios de proveedores:G en los 9Datos estad-sticos:/pero se recomienda capturarla maGor cantidad dein1ormaci'n posible Ga &ue leser7 de utilidad tener uncat7lo0o completo.

!HRealizar el llenado del formulario

catálogo de Proveedores)Acreedoresen la pestaña ESTADIST#CAS )CONS,LTAS ) REPORTES con los siguientes datos:

JEn esta pantalla podr7 0ra$carcompras mensuales G anuales enmoneda nacional as- como accedera todos los se0uimientos G reportesdel proveedor seleccionado?.

- Compras en m.n." Seleccioneaqu si las compras que desea enla grá,ca sean mensuales oanuales# A la derec"a de estecampo seleccione de qu+ año orangos de años desea lainformaci%n#

- Miles." Seleccione esta casilla sidesea que las ventas en m#n#aparezcan en miles de pesos#

- +iltros." Seleccione esta casilla sidesea ,ltrar las compras en m#n#por alg&n almac+n espec,co#$sto puede ser mu* &til para lasempresas que utilizan losalmacenes como sucursales ocomo pro*ectos#

COMPRAS SA#


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- *ra$car." .prima este ot%npara generar la grá,ca con todaslas opciones previamentemencionadas#

- Previo." .prima este ot%n paraver la grá,ca en su formato deimpresi%n#

- #mprimir." .prima este ot%npara imprimir la grá,ca#

- Propiedades. .prima este ot%nsi quiere modi,car otras opcionesde la grá,ca como su ttulo!le*endas! e5es! tipografas! notas

de pie! de manera gloal o portipo de grá,ca# /ami+n se puedeacceder a esta pantalla dandodole clicP sore la grá,ca *agenerada#

- $n la parte inferior de la pantallapodrá tener acceso directoseguimientos * reportespre,ltrados por el proveedor *rango de fec"a de consulta

seleccionados#

Los se0uimientos a los &ue puedeacceder son3

-e %rdenes de compra#

-e facturas#

Los reportes &ue puede consultarson3

-Cotizaciones#

-Qrdenes de compra#

-$stadsticas de compra#


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-evoluciones! descuentos *anticipos#

-

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