Proceso de Seleccin y Contratacin de Proveedores de ... · GE Gerencia INTECAP Instituto Técnico...

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD P.R.DH-01 EDICIÓN 03

Selección y contratación de Personal Permanente y Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y / o

profesionales 1 de 23

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

Selección y Contratación de Personal Permanente y Proveedores Individuales de

Servicios Técnicos y/o Profesionales

Edición 03




ÍNDICE

1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. ABREVIATURAS 3 4. RESPONSABILIDAD 3 5. DEFINICIONES 3 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4 7. DESCRIPCIÓN 5 8. ANEXO 1 DECLARACION JURADA 13 9. ANEXO 2 ASESORIA INTERNA 15 10. ANEXO 3 FORMULARIO DE ENTREVISTA 19 11. ANEXO 4 SOLICITUD DE EMPLEO 21




1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos que se aplican en el Instituto Técnico de Capacitación y Productividad, -INTECAP-, para la Selección y Contratación de personal permanente / temporal, y proveedores individuales de servicios técnicos y/o profesionales, lo cual forma parte del Sistema de Gestión de Recursos Humanos.

2. ALCANCE: Aplica para Identificar, Requerir, Revisar, Analizar, Elegir, Registrar, Convocar, Reclutar, Aprobar, Inscribir, Investigar, Evaluar, Proponer, Seleccionar, Adjudicar o Autorizar, Nombrar y Dar posesión al personal permanente y temporal o Contratar servicios calificados de proveedores individuales de servicios técnicos y/o profesionales, dentro del Sistema de Gestión de Recursos Humanos del INTECAP.

3. ABREVIATURAS:

Abreviatura DEFINICIÓN / O DH División de Recursos Humanos EP Ejecutor del Proceso GE Gerencia INTECAP Instituto Técnico de Capacitación y Productividad JC Jurado Calificador JDD Jefatura de Departamento que depende de una División JDG Jefatura de Departamento que depende de la Gerencia JDV Jefatura de División RD Representante de la Dirección UP Usuario del Proceso

4. RESPONSABILIDAD: Jefe de División de Recursos Humanos, Jefe del Departamento de Administración de Personal, Jefe de

Reclutamiento y Selección y Gerencia como autoridad nominadora. 4.1 Corresponsales: Todos los usuarios de los procesos. 5. DEFINICIONES: Adjudicar: Dar el puesto para llenar una vacante. Aplicar: Usar pruebas para evaluar puestos de trabajo. Aprobar: Es calificar a un documento en función del procedimiento. Banco de elegibles: Base de datos en la cual se ha registrado, a todas las personas internas y externas

elegibles para determinados puestos. Carta de competencia: Documento externo que envía la contraparte, en la que se indica para qué eventos

de capacitación y a qué nivel es competente el Proveedor Individual de Servicios Técnicos y/o Profesionales, en la cual la contraparte asume, mediante firma de autoridad competente la total e intransferible responsabilidad de la calidad e idoneidad del candidato propuesto.

Codificar: es asignar un código alfanumérico a un contrato del proveedor individual de servicios técnicos y/o profesionales.

Colegiado Activo: Profesional agremiado y activo en sus cuotas en el colegio correspondiente. Candidato: Persona elegible para desempeñar un trabajo. Contraparte: Cámaras, Gremiales y asociaciones legalmente constituidas. Contratación: Pacto entre la Institución INTECAP y el proveedor que ofrece sus servicios. Convocatoria: Citar a las personas interesadas que cumplen con el requisito para optar a la plaza vacante. Corresponsabilidad: También responsable de responder sobre las acciones que se lleven a cabo. Divulgar: Dar a conocer por cualquier medio las plazas vacantes. Elegir: Seleccionar a la persona idónea para un puesto. Entrevista: Comunicación oral de evaluación para la selección de personal Evaluación: Comprobar la capacidad de un candidato, para el logro de los objetivos de un puesto de

trabajo. Gerencia: Es la representación legal de la Institución, que actúa con las funciones de secretario de la Junta

Directiva, de acuerdo a la Ley Orgánica de INTECAP, decreto No. 17-72. Inscribir: Apuntar en lista los aspirantes a puestos de trabajo. Integrar: Reunir la papelería y evaluaciones aplicadas a los candidatos aspirantes a puestos de trabajo y

proveedores individuales de servicios técnicos y/o profesionales. Jurado Calificador: Es una terna designada por la Gerencia para calificar un candidato a un puesto de

trabajo, conformado por un representante de la División de Recursos Humanos como coordinador; un representante de la Unidad a la que pertenece el puesto; y un tercero de la División Técnica, División de Administración y Finanzas, División Regional o de una Jefatura jerárquica superior, diferente a la especialidad del puesto objeto de oposición.

Negociar: Llegar a un acuerdo.




Nombrar: Designar al nuevo trabajador en un puesto. Ponderación: valor que se atribuye a los aspectos a evaluar. Posesión: Acto de apoderamiento de un puesto de trabajo Profesional: Persona egresada de una carrera universitaria en el grado de licenciatura. Proveedor: Persona que abastece de sus servicios técnicos y/o profesionales a la Institución solicitante.

Puesto: Unidad de trabajo específica e interpersonal, conformada por un conjunto de funciones, cuya ejecución implica grados de complejidad, responsabilidad, condiciones de ambiente y requisitos; para lo cual se requiere la contratación de una persona para su desempeño.

Reclutar: Reunir candidatos para cierta labor o empresa. Técnico: Especialista que conoce perfectamente una ocupación u oficio. Selección: Elegir la persona idónea, dentro del grupo de oponentes de un puesto.

Traslado: Hacer pasar a una persona de un puesto a otro de la misma categoría.

Vacante: Cargo o empleo que está sin proveer. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: A continuación se listan los documentos que sirven de referencia y regulan el siguiente proceso.

Código Nombre del documento

E.G.AC-01 Norma ISO 9001:2000, Sistema de Gestión de la calidad – requisitos.

G.G.DH-01 Manual de descripción y especificaciones de clases de puestos en el INTECAP.

G.R.DH-02 Normativo para adjudicación de puestos permanentes. G.G.GE-01 Ley Orgánica del INTECAP, Decreto No. 17-72 del Congreso de

la República. Guatemala, C.A. G.R.DH-01 Normativo para la Contratación de Proveedores Individuales de

Servicios Técnicos y/o Profesionales. G.R.DH-06 Catálogo de Competencias Genéricas y MetodológicasG.R.D.H-12 Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo Q.D.DP-01 Plan Operativo Anual

R.R.DH-009 Listado analítico de puestos y salarios R.R.DH-010 Banco de elegibles R.R.DH-011 Listado Elegibles R.R.DH-012 Formulario de Entrevista R.R.DH-013 Acta de calificación de méritos R.R.DH-014 Circular de concurso de oposición R.R.DH-015 Nombramiento de Jurado Calificador R.R.DH-016 Solicitud de Inscripción R.R.DH-017 Declaración Jurada R.R.DH-018 Solicitud de Empleo R.R.DH-019 Formulario de Investigación Laboral R.R.DH-020 Informe de Evaluaciones realizadas R.R.DH-021 Cuadro Resumen e Informe de Resultados R.R.DH-022 Adjudicación R.R.DH-023 Notificación R.R.DH-024 Acuerdo de Nombramiento/ascenso R.R.DH-025 Memo de Solicitud de traslado R.R.DH-026 Acuerdo de traslado R.R.DH-027 Acta de Toma de posesión R.R.DH-028 Asesoría Interna R.R.DH-029 Contrato de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o

Profesionales R.R.DH-030 Acuerdo de Aprobación de Contrato R.R.DH-050 Banco de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o

Profesionales calificados




7. DESCRIPCION:

Proceso de Selección y Contratación de Personal Permanente

Responsable / Actividad EP JDV/JDD-DH GE UP/JDV/JDG JC Documento

de Consulta Documento Generado

Identificar una vacante

Requerir personal

Analizar Solicitud

Revisar opciones

Aprobar solicitud

Realizar I. Propuesta directa II. Traslado III. Oposición

Determinar candidatos elegibles

Inicio

A

No

B

III

Si

II

I

C

1, 13

2

3

4

1







Realizar entrevista

22

Realizar evaluaciones complementarias

Aprobar resultados

Solicitar traslado (interesado)

Aceptar propuesta

Emitir opinión y entrevistar

1

A

Si

No

No

Si

A

C

E

5

13

6

2







Aceptar Traslado

2

A

E

Si

No

Convocar oposición

Nombrar jurado calificador

Inscribir candidatos

Investigar referencias laborales

Aplicar evaluaciones preestablecidas

21

B

7

8

7 9-10-11

12

13,22

3







Integrar y jerarquizar resultados

Revisar informe de resultados

Enviar informe a Gerencia

Realizar entrevista final

Adjudicar

Declarar desierta

Notificar resultados ó resolución

3

E

Si Acepta

No Acepta

Si

No

A

13 14-15

16

17

4







Elabora acuerdo de ascenso / traslado / nombramiento

4

Nombrar candidato

Dar posesión

Final

A

18-19

20

Documento 1: G.G.DH-01 Manual de descripción y especificaciones de clases de puestos Documento 2: R.R.DH-009 Listado analítico de puestos y salarios Documento 3: R.R.DH-010 Banco de elegibles * Documento 4: R.R.DH-011 Listado de elegibles Documento 5: R.R.DH-012 Formulario de entrevista Documento 6: R.R.DH-025 Memorando de Solicitud de traslado Documento 7: R.R.DH-014 Circular de concurso de oposición Documento 8: R.R.DH-015 Nombramiento de Jurado Calificador Documento 9: R.R.DH-016 Solicitud de inscripción Documento 10: R.R.DH-017 Declaración Jurada Documento 11: R.R.DH-018 Solicitud de empleo Documento 12: R.R.DH-019 Formulario de investigación laboral Documento 13: G.R.DH-02 Normativo para Adjudicación de Puestos Permanentes Documento 14: R.R.DH-020 Informe de evaluaciones realizadas Documento 15: R.R.DH-021 Cuadro resumen e informe de resultados Documento 16: R.R.DH-022 Adjudicación Documento 17: R.R.DH-023 Notificación Documento 18: R.R.DH-024 Acuerdo de nombramiento / Ascenso Documento 19: R.R.DH-026 Acuerdo de Traslado Documento 20: R.R.DH-027 Acta de toma de posesión Documento 21: R.R.DH-028 Asesoría Interna Documento 22: G.R.DH-06 Catálogo de Competencias Genéricas y Metodológicas * El medio de soporte del registro es electrónico




Proceso de Selección y Contratación de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos

y/o profesionales

Responsable / Actividad EP JDV/JDD-DH GE UP-JDV Documento


Identificar una necesidad de servicio

Existe candidato en banco de elegibles

Elegir Candidato

Reclutar candidatos para evaluaciones

Registrar candidatos

Investigar referencias laborales

Aplicar evaluaciones preestablecidas

12

Integrar resultados y precalificar

Calificar al proveedor y suscribir acta de calificación de méritos

Inicio

A

No

Si

1

1

2

3

3

9 5

6

9

7

8 9




Proceso de Selección y Contratación de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o Profesionales

Responsable/ Actividad EP JDV/JDD-DH GE UP-JDV Documento


Registrar candidatos por región en banco de elegibles

2

Trasladar resultados de candidatos elegibles

Elegir candidato

Registrar información de candidato en programa administración operativa

Contratar: I. Operativo /

Horario II. Técnico

administrativo y/o profesional

Negociar contratación

Requiere autorización de Gerencia

1

2

9

II

I

Si

No

A

9

C




Proceso de Selección y Contratación de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o profesionales

Responsable / Actividad EP JDV!JDD-DH GE UP-JDV Documento


Autoriza contratación

Elaborar contrato

Codificar contrato

Elaborar acuerdo de aprobación

Autorizar contrato

2

Si

No

C

Final

4,10

11

Documento 1: Q.D.DP-01 Plan operativo anual Documento 2: R.R.DH-050 Banco de Proveedores de Servicios Técnicos y/o Profesionales calificados * Documento 3: G.G.DH-001 Manual de descripciones y especificaciones de clases de puestos Documento 4: R.R.DH-017 Declaración Jurada Documento 5: R.R.DH-018 Solicitud de empleo Documento 6: R.R.DH-019 Formulario de investigación laboral Documento 7: R.R.DH-028 Asesoría interna Documento 8: R.R.DH-013 Acta de calificación de meritos Documento 9: G.R.DH-01 Normativo para la Contratación de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o Profesionales Documento 10: R.R.DH-29 Contrato de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o Profesionales Documento 11: R.R.DH-30 Acuerdo de aprobación de contrato de Proveedores Individuales de Servicios Técnicos y/o Profesionales Documento 12: R.R.DH-012 Formulario de entrevista * El medio de soporte del registro es electrónico




ANEXO 1

Registro de Calidad

R.R.DH-017 Edición 01

Declaración Jurada

1 de 2

De: __________________________________________________________________ 1er. Apellido 2º. Apellido Nombres

Especialidad:_____________________________________________________ Dirección:__________________________________________Teléfonos:__________ E-Mail:_______________________________________________________________ En cumplimiento del artículo 112 de la Constitución Política de la República de Guatemala y artículo 80 de la ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. DECLARO bajo juramento prestado de conformidad con la Ley, y enterado de la pena relativa al delito de jurar en falso, que: 1. El (los) cargo (s) que enumero a continuación es (son) el (los) único (s) que

desempeño hasta la fecha:

No. Orden

Nombre de la empresa, Institución o

Dependencia INTECAP

Dirección y Teléfono

Vigencia Nombramiento

o contrato De A

Renglón Presupuestario

Horario de Trabajo

De A

Días que labora

2. ___ ___ percibo pensión o remuneración del Estado o de sus Instituciones: Si No

No. Orden Dependencia del Estado Clase de Pensión Monto Excepción

3. __ __ me une parentesco dentro de los grados de Ley con funcionario (s) o empleado (s) o Si No Proveedores del INTECAP.

No. Nombre Completo del empleado, funcionario o Proveedor Cargo que desempeña/dependencia Parentesco

Declaro y juro ante el evaluador que la información escrita en este formulario es fiel. _________________________________________ Lugar y fecha

(f) ___________________________




Registro de Calidad


Declaración Jurada

2 de 2

ANEXO 1

CONSTITUCIÓN POLITICA

Artículo 112: Prohibición de desempeñar más de un cargo público. Ninguna

persona puede desempeñar más de un empleo o cargo público

remunerado, con excepción de quienes presten servicios en

centros docentes o instituciones asistenciales y siempre que

haya compatibilidad en los horarios.

LEY DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO

Artículo 80: Causas de Suspensión de una Pensión. Si una persona

pensionada desempeña algún cargo o empleo en los

Organismos del Estado, entidades descentralizadas o

autónomas o entidades incorporadas a esta ley, únicamente

tendrá derecho a percibir el salario correspondiente al puesto,

suspendiéndose inmediatamente la pensión que devengue.




ANEXO 2

Registro de Calidad


Asesoría Interna

1 de 4

ASESORIA No._____________

CUADRO DE LOS RESULTADOS CUALITATIVOS OBTENIDOS

EN LAS PRUEBAS PSICOTECNICAS POR EL CANDIDATO AL PUESTO Y/O ACTIVIDAD A CONTRATAR DE: _________________________________ _________________________________

PATRÓN OCUPACIONAL DE APTITUDES PARA ESTE PUESTO Y SUS REQUERIMIENTOS MÍNIMOS

INTELIGENCIA GENERAL COORDINACIÓN MOTORA APTITUD VERBAL DESTREZA DIGITAL APTITUD ESPACIAL DESTREZA MANUAL PERCEPCIÓN DE FORMAS RAZONAMIENTO MECÁNICO PERCEPCIÓN PARA TRABAJOS DE

OFICINA CONDUCCIÓN DE VEHÍCULOS

APTITUD NUMÉRICA OTIS... CLASIFICACIÓN

NOMBRE ALTO MEDIO BAJO

ALTO: En este grupo se encuentran las personas que igualan o que exceden los punteos de trabajadores calificados

como buenos para esta ocupación. Existe una alta probabilidad de que su trabajo sea satisfactorio. MEDIO: En este grupo se encuentran las personas cuyos punteos se aproximan a los punteos de los trabajadores

calificados como buenos para esta ocupación. Las posibilidades que existen de hacer bien el trabajo son satisfactorias.

BAJO: En este grupo se encuentran las personas cuyos punteos son similares o están debajo de los trabajadores

que se han calificado como malos para esta ocupación. La probabilidad de que sea eficiente es baja. Debiera ser considerada para otros trabajos en donde pudiera utilizar sus mejores aptitudes.

NOTA: Otros factores como responsabilidad, experiencia, honradez, etc. Deben ser considerados para una mejor

selección.

Guatemala, _____________________________ f)__________________________________________ Jefe de Reclutamiento y Selección Departamento de Administración de Personal División de Recursos Humanos




ANEXO 2

Registro de Calidad


Asesoría Interna

2 de 4

ASESORÍA No._____________

INTERPRETACIÓN CUANTITATIVA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

EN LAS PRUEBAS PSICOTECNICAS POR EL CANDIDATO AL PUESTO Y/O ACTIVIDAD A CONTRATAR DE:

______________________________ ______________________________

APTITUDES

G: INTELIGENCIA GENERAL Q: PERCEPCIÓN PARA TRABAJOS DE OFICINA V: APTITUD VERBAL K: COORDINACIÓN MOTORA N: APTITUD NUMÉRICA F: DESTREZA DIGITAL S: APTITUD ESPACIAL M: DESTREZA MANUAL P: PERCEPCIÓN DE FORMAS

PATRÓN OCUPACIONAL DE APTITUDES NOMBRE G V N S P Q K F M OTIS

REQUERIMIENTOS NOTA: * No llena los requerimientos mínimos

Guatemala, __________________________ f)________________________________ Jefe de Reclutamiento y Selección Departamento de Administración de Personal División de Recursos Humanos




ANEXO 2

Registro de Calidad


Asesoría Interna

3 de 4


CUADRO CON LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LAS PRUEBAS DE OFICINA

POR EL CANDIDATO AL PUESTO Y/O ACTIVIDAD A CONTRATAR DE

________________________ ________________________ PPM: PALABRAS POR MINUTO ER: ERRORES CT: COPIA TEXTUAL TAQ: TAQUIGRAFÍA TAB: TABULACIÓN INAC: INACEPTABLE ORT: ORTOGRAFÍA CORR: CORRESPONDENCIA

PRUEBAS EN ESPAÑOL

MECANOGRÁFICAS

NOMBRE PPM ER CT ER TAB ER TAQ. ER ORT. CORR.

REQUERIMIENTOS NOTA: * No llena los requerimientos mínimos Los errores mecanográficos están descontados de las palabras por minuto correctas. Máximo aceptable de errores de taquigrafía, dictado a _____ ppm. Guatemala, __________________________________ f) __________________________________

Jefe de Reclutamiento y Selección Departamento de Administración de Personal

División de Recursos Humanos




ANEXO 2

Registro de Calidad


Asesoría Interna

4 de 4


CUADRO CON LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LAS PRUEBAS TÉCNICAS POR EL (LOS) CANDIDATO (S) AL PUESTO Y/O ACTIVIDAD A CONTRATAR DE:

___________________________________________ ___________________________________________

Nombre Completo del Aspirante: _______________________________________

HABILIDAD DOMINIO REQUERIDO DOMINIO DEMOSTRADO Computación

Aptitud docente Conocimientos técnicos

Dominio práctico Idioma que habla, lee y

escribe

Médico pre-ocupacional

Nombre Completo del Aspirante: ______________________________________




escribe


Nombre Completo del Aspirante: ______________________________________




escribe


f) ______________________________________________

Jefe de Reclutamiento y Selección Departamento de Administración de Personal

División de Recursos Humanos




ANEXO 3

Registro de Calidad


Formulario de Entrevista

1 de 2

Fecha:_______________

Nombre Completo del Candidato: _________________________________________________________ 1) Personal Permanente:

Nombre del Puesto: _________________________________________________________________

a) Propuesta Directa b) Traslado c) Oposición 2) Proveedor Individual de Servicios Técnicos y/o Profesionales

Especialidad a contratar: _____________________________________________________ Nivel: operativo medio ejecutivo

Instrucciones: Revisar los aspectos que se detallan a continuación, y marcar con X la opción que describa la calificación obtenida, según la siguiente escala:

1) Deficiente 2) Regular 3) Bueno 4) Muy bueno 5) Excelente ANÁLISIS DE COMPATIBILIDAD: (Es un análisis basado en los documentos e información que presenta el candidato y su relación con el perfil de funciones que se le van a asignar o contratar).

1 2 3 4 5 1) Impresión del currículum 2) Continuidad cronológica del historial educativo

3) Compatibilidad de estudios con las funciones del puesto y/o actividad a contratar

4) Potencial de desarrollo

5) Estabilidad laboral 6) Compatibilidad de la experiencia laboral con las

funciones del puesto y/o actividad a contratar

7) Áreas de responsabilidad que ha tenido a su cargo. 8) Anticipación o resolución de problemas.

9) Logros obtenidos. 10) Capacidad de relacionarse con puestos superiores 11) Capacidad de relacionarse con puestos operativos o

técnicos 12) Compatibilidad con la jefatura inmediata 13) Capacidad para dirigir personal 14) Expresión verbal 15) Compatibilidad de sus metas personales con la

Visión del Intecap y el propósito del puesto y/o actividad a contratar.

16) Compatibilidad de sus expectativas personales con las condiciones de trabajo que ofrece la Institución.

17) Disponibilidad de viajar 18) Disponibilidad de residir en diferentes regiones del

país. 19) Presentación personal

Temporal: Condiciones Físicas

que podría limitar el desempeño

Permanente:




ANEXO 3 Registro de Calidad



2 de 2

ANÁLISIS DE COMPETENCIAS: Instrucciones: Con el objeto de pronosticar el dominio de las competencias genéricas o transversales, según el interés del entrevistador y los comportamientos determinados para cada una, en el nivel requerido de desempeño del candidato, formular preguntas referidas a su experiencia anterior, de conformidad con el siguiente esquema: No. Pregunta 1 Orientada a Saber - conocimiento. 2 Orientada a Saber Hacer – realizaciones y resultados. 3 Orientada a Saber Ser – valores y actitudes.

Y con base a los casos concretos de evidencia, que presente el candidato, marcar una X en la opción que describa la calificación obtenida, según la siguiente escala: 1 No se evidencia el comportamiento 2 Evidencia que podría necesitar ayuda ó supervisión, para desarrollar el comportamiento 3 Evidencia un dominio aproximado del comportamiento 4 Evidencia dominio del comportamiento 5 Evidencia el dominio a un nivel superior Competencia A: (Nombre de la competencia) Descripción de cada comportamiento 1 2 3 4 Competencia B: (Nombre de la competencia) Descripción de cada comportamiento 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5




ANEXO 3 Registro de Calidad



Página 3 de 3

Competencia C: (Nombre de la competencia) Descripción de cada comportamiento 1 2 3 4 5 Competencia D: (Nombre de la competencia) Descripción de cada comportamiento: 1 2 3 4 5 Competencia E: (Nombre de la competencia) Descripción de cada comportamiento: 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Observaciones y/o conclusiones: Firma y Nombre del Responsable de la Entrevista:




ANEXO 4

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