PROPUESTA PARA MEJORAR

EL PROCESO DE PAGO

A

PROVEEDORES

Indice General I. Situacin Actual

II. Situacin Propuesta

III. Distribucin Actual del flujo de recaudacin y pagos

IV. Distribucin Propuesta del flujo de recaudacin y pagos

V. Flujograma Comparativo

VI. Seguridad

VII. Requerimientos

VIII. Movimiento Cheques Mensual

IX. Flujo De Fondos Para Pagos Mensual

X. Ventajas y Desventajas

XI. Plan De Implementacin

XII. Equipo de Trabajo

XIII. Recursos y Costos

XIV. Anexo Plan de Contingencia

Situacin Actual

Gran inversin de horas por parte de los ejecutivos a la firma de cheques.

Gerente General = 216 horas al ao (18 horas mes)

Gerente Planeacin,

Regulacin e Informacin = 216 horas al ao (18 horas mes)

Tiempo Total Anual dedicado

a firmas = 432 horas al ao (36 horas mes)

Emisin de cheques desde 7 cuentas corrientes, lo cual implica el control (conciliaciones) y la

correspondientes administracin de cada cuenta.

Existe siempre la posibilidad del rechazo de cheques por errores en la confeccin y firma manual.

Ingreso permanente de un alto nmero de proveedores a las instalaciones de la empresa para

retirar los cheques.

Arduo trabajo operativo durante el proceso de pago de cheques con el fin de mantener el control

en todas las etapas del mismo.

Situacin Propuesta

Optimizacin de las horas de los ejecutivos invertidas a la firma de cheques,

permitiendo que puedan dedicar mas tiempo a actividades de mayor valor para

la empresa.

Emisin de cheques desde una sola cuenta corriente.

Mayor control de los cheques emitidos y del saldo de la cuenta.

Mejora sustancial del flujo de pago a proveedores, eliminando al mximo errores manuales.

Pago a los proveedores en las oficinas del banco.

Mejoras de productividad en el proceso de conciliaciones bancarias.

Eficiencia en el control y seguimiento al proceso de pago de cheques en todas las etapas.

Distribucin actual del flujo de recaudacin y pagos

Distribucin propuesta del flujo de recaudacin y pagos

Flujograma Comparativo

Caractersticas Principales

PROCESO ACTUAL

Ingreso manual de Datos para Impresin cheques

Impresin Cheques

Firma cheque & comprobante de egreso (Firmas autorizadas)

Pago Proveedores Ventanilla

PROPUESTA MEJORAR PROCESO

Ordenes de Pago

Recepcin y Contabilizacin Facturas

Informe de Cuentas a Pagar

Orden de Pago Programada

Carga de Datos automtica segn estructura

Autorizacin electrnica (Firmas Autorizadas)

Impresin Cheques Comprobante recepcin Pago

Pago Proveedores Ventanilla Banco

Costo Propuesta

Estimado por cheque

emitido

$ 2.57

Costo Actual

estimado por cheque

emitido

$ 5,29

Ahorros Estimados

Cheque emitido = $2.72

Anual = $ 25.000

Cheques emitidos en el ao 9.000

Seguridad Paylink

Restriccin por perfiles

Restriccin por funciones asignadas al usuario (Ingres informacin, autorizar pagos, liberar pagos, verificar pagos)

Restriccin por horas, montos a autorizar y fechas.

Niveles de Seguridad

Mnimos: Persona que ingresa y persona que autoriza los pagos.

Hasta 9 niveles de autorizacin. Es opcional un verificador despus del ingresador y antes del autorizador. Es opcional un usuario liberador de fondos despus del autorizador.

Por control no puede una misma persona ejercer dos o mas actividades. Por ejemplo: ingresar y autorizar pagos.

Acceso a Plataforma - Claves

DES GOLD CARD. Tarjeta de Clave Dinmica. Intransferible.

La clave se bloquea luego de 5 intentos fallidos.

El PIN (nmero clave) de la DES GOLD CARD se puede cambiar.

Plataforma Sistema Paylink

Encriptacin. SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits.

Certificado Digital (Verificacin destinatario de mensaje electrnico)

Firewalls

Ethical Hackery

Alarmas de Seguridad en el Sistema

Autorizaciones de pagos registradas en el servidor de Citibank

Requerimientos

La empresa es responsable de asignar, mantener y actualizar los accesos a los funcionarios segn los perfiles o niveles de autorizacin. No puede una misma persona tener el perfil de ingresador y autorizador.

La empresa genera el archivo .txt con la informacin de los pagos. En el caso de retenciones, La empresa define si el proceso de entregar e imprimir los comprobantes de retencin los realiza el banco directamente o mantiene su proceso actual.

Definicin por parte de la Empresa de las restricciones para los usuarios por monto, fecha, hora, acceso a consultas y orden de aprobaciones (en secuencia o indiferente).

La empresa define las polticas de pago a los proveedores, es decir das de pago, horarios, otros requerimientos de documentos para ejercer el cobro y agencias en donde se realiza el pago Guayaquil Quito.

La empresa debe autorizar los pagos hasta las 16h00 del da previo a la fecha de entrega de los pagos a los proveedores.

La empresa es responsable de obtener la autorizacin del SRI para la emisin de los comprobantes de retencin a travs del banco y es responsable de efectuar el pago de la retencin al SRI.

Flujo mensual de fondos para pagos

-

500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

Bancos

Mo

nto

(D

la

res

)

Actual 1,737 773 473 76 33 25 64 -

Propuesto Estimacin 3,180

Machala Citibank Solidario Produbanco Guayaquil Pichincha Bolivariano Pacfico

Ventajas

Optimizacin del tiempo de gerentes y personal operativo.

Posibilidad de definir los niveles de aprobacin de cheques por cdigo de usuario.

Mejora del control transaccional de los pagos procesados y realizados.

Eliminacin de posibles errores manuales y consultas telefnicas para confirmar las transacciones.

Mejor relacin con proveedores al eliminar la posibilidad de cheques rechazados.

Posibilidad de efectuar pagos en otras ciudades.

Flexibilidad en los pagos sea a travs de cheques y transferencias locales o al exterior.

Permite una mejor planificacin de los pagos y optimizacin de la liquidez, al disminuir dramticamente la cantidad de cuentas a administrar.

Plan de implementacin

Interagua Citigroup

1 Definicin Usuarios, autorizaciones, restricciones y polticas de pago a

proveedores a solicitarse que aplique Citibank

Tesorera

G.Financiera

2 Envio contratos y solicitudes de claves de acceso

Ejecutivo Cuenta

3 Revisin legal contratos (observaciones) y solicitudes de claves.

Tesoreria

Area Legal

Ejecutivo Cuenta

Area Legal

4 Firma contrato Gerente Gerente

5 Envio de contratos y solicitudes de claves. Tesoreria

6 Creacin de Claves Sistemas

7 Envio de Claves por Courier Ejecutivo Cuenta

8 Instalacin del Sistema Sistemas

9 Capacitacin usuarios consulta e ingreso manual

Tesorera,

G.Financiera

Sistemas

10 Salida en vivo consulta e ingreso manual Tesorera, G.Financiera

Sistemas

11 Periodo de Soporte a la salida en vivo Sistemas

12 Levantamiento informacin y visitas tcnicas para desarrollo del archivo txt y archivo

reportes de retroalimentacin IA.

Tesorera,

Sistemas.

13 Visita tcnica Citigroup para desarrollo del archivo txt y archivo reportes de

retroalimentacin INTERAGUA.

Tesorera,

Sistemas.

Sistemas

14 Desarrollo sistemas de Interagua archivo txt (archivo informacin de los pagos) y pruebas

de desarrollo.

Tesorera,

Sistemas.

15 Pruebas de archivo Sistemas

16 Capacitacin usuarios Tesorera, Sistemas.

Sistemas

17 Prueba de un centavo previa a la salida en vivo

Tesorera,

Sistemas.

18 Salida en vivo carga de archivo Tesorera, Sistemas.

Actividades#Mes 1

Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6 Sem 7

Responsables Mes 2

Sem 8

v

v

v

Plan de implementacin Continuacin....

Notas:

Se considera que hay una persona de sistemas de la empresa 100% al proyecto

A partir de la firma del contrato, arranca el proyecto de levantamiento de informacin y desarrollo de los archivos de pago (txt) y de reporte (retroalimentacin).

Interagua Citigroup

19 Perodo de soporte a la salida en vivo Sistemas

20 Desarrollo rea de sistemas de Interagua archivos retroalimentacin a subir a sistema

financiero.

Tesorera,

Sistemas.

21 Pruebas de Desarrollo Tesorera, Sistemas.

22 Salida en vivo archivos retroalimentacin - Capacitacin usuarios

Tesorera,

Sistemas.

23 Imprevistos y/o Afinamientos Servicio Tesorera, Sistemas.

Ejecutivo Cuenta

Sistemas

24 Confirmacin por escrito de terminacin del proceso de implementacin a satisfaccin.

(mail, carta o doc.firmado)

Tesorera,

Sistemas.

G. Financiera

Ejecutivo Cuenta

Sistemas

Actividades#Sem 6 Sem 7

Responsables Mes 2 Mes 3

Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12

Equipo de trabajo

Retroalimentacin

Procesos e Implantacin

Tesorero Part-time

Sponsor

Analista Financiera Part-time

Sistemas

Analista Full-time

Legal

(Intervenciones puntuales)

Recursos y costos para La Empresa

1 Analista Sistemas

100% dedicado a implementacin Costo mensual: USD.$ 800

Tiempo contrato: 9 semanas

Inversin total estimada: USD.$ 1.882

Comida, movilizacin, materiales y otros costos generales son asumidos por el presupuesto general de gestin del rea de sistemas.

Durante la implementacin tecnolgica del banco no cobrar ningn valor.

La implementacin es el soporte, asistencia, preguntas, solucin de problemas y reuniones para el desarrollo del archivo txt bajo la estructura requerida por el banco y para el desarrollo de los reportes de retroalimentacin bajo la estructura requerida por la empresa.

Costos de Mantenimiento del Proyecto

Referencia Mes Anual

Costo Plataforma $100 $1,200

Costos de Implementacin del Proyecto

Costos Contingentes del Proyecto

Referencia Mes Total

Retraso en implementacin del sistema por ms de 3

meses $500

Terminacin contrato antes de los 6 meses de firmado. $500

Total $1,000

Plan de Contingencia

Escenarios Previstos

Problema

Inconveniente por parte de del banco para entregar los cheques en la oficina donde se emitieron los cheques.

Razones previstas:

Cierre temporal de la oficina por fuerza mayor o problemas en las ventanillas de pago.

Solucin

Los cheques son entregados en la oficina de un banco ms cercana.

Coordinacin entre el oficial de cuenta en el banco y tesorera en la empresa para comunicar a los beneficiarios el lugar de pago.

Inconveniente con la aplicacin del banco.

Razones previstas:

No es posible acceder a la aplicacin por problemas en el internet, subir informacin y/o autorizar las ordenes de pago.

Carta de instruccin firmada, disquete y listado firmado con la informacin de pagos a ser procesada internamente por el banco.

Coordinacin entre el oficial de cuenta en el banco y tesorera en la empresa.

Carta con instrucciones, listado de pagos aprobados y disquete con la informacin.

Entrega de carta al banco antes de las 15H00 del da anterior al pago.

Recepcin de instruccin, listado firmado y disquete.

Verificacin de firmas.

Verificacin entre el listado de pagos impreso enviado junto con la carta y la informacin de los pagos en medio magntico.

El rea de cajas sube el archivo en el banco

Autorizacin de los pagos por parte del Supervisor de cajas.

Impresin de Cheques

Flujo del Proceso de Contingencia por Inconvenientes con la Aplicacin del Banco