Sistema de Control Administrativo de Pago a Proveedores ...

Sistema de Control Administrativo de Pago a Proveedores

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PRESENTACIÓN DEL CAPITULO

En este capítulo se plantea la propuesta de la investigación la

cual está conformada por el diseño de un sistema de pago a los

proveedores objeto del estudio, y la elaboración de un manual que los

contenga para sí darle un carácter formal a la organización.

El objetivo fundamental de la propuesta es crear un instrumento

o herramienta que contenga las partes para que el proceso de pago se

realice lo más objetivamente posible, al tiempo que disminuyan las

pérdidas para la empresa y aumenten los beneficios.

Con el diseño que se propondrá se sugiere que sea aplicado a

corto plazo con miras a propiciar el comienzo de los cambios que

mejoren el proceso de pago a proveedores.



Diseño de un Sistema de Control Administrativo de Pago a

Proveedores como estrategia para mejorar la eficiencia

administrativa en la empresa PRESAZULIA,C.A.



CONTENIDO

1. Introducción.

2. Propósito u Objetivo.

3. Alcance.

4. Unidades involucradas en el desarrollo de las etapas del proceso de

pago.

5. Responsable de la revisión de las normas, procedimientos, políticas

y flujo gramas.



6. Revisión.

7. Condiciones necesarias para la aplicación del diseño.

8. Normas generales del proceso de pagos.

9. Descripción del procedimiento de pagos.

10. Políticas generales del proceso.

11. Controles generales del proceso.

12. Estimación de costos de la implantación del diseño.



1. INTRODUCCIÓN

El diseño que se presenta es producto de la investigación

realizada en la Gerencia Administrativa de la empresa PRESAZULIA,

C.A., como vía de solución al problema que se ha venido presentando

en el proceso de pago a proveedores.

En consecuencia, el diseño comprende normas, procedimientos,

y políticas dirigidas al personal del departamento de contabilidad y

administración.

2. PROPÓSITO U OBJETIVO

Establecer normas, procedimientos, y políticas a utilizar para la

realización de los tramites correspondientes al registro, control y



cancelación de las cuentas por pagar derivadas de compromisos

contraídos por la empresa.



3. ALCANCE

Este diseño contempla los parámetros para el pago de

proveedores, desde que se recibe la factura hasta la elaboración y

entrega de los cheques a los proveedores.

4. UNIDADES INVOLUCRADAS EN LAS ETAPAS DEL PROCESO

DE PAGO A PROVEEDORES

• Unidad de Caja

• Unidad de cuentas por pagar

• Contabilidad

• Gerencia Administrativa

5. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS,

PROCEDIMIENTOS, Y POLÍTICAS



El responsable de editar, revisar, actualizar y difundir estas

políticas, normas y procedimientos del proceso es el Gerente de

Administración.



6. REVISIÓN

Estas normas, procedimientos, y políticas deberán revisarse

cuando menos una (1) vez al año, preferiblemente al cierre del año

fiscal o cuando se considere necesario de acuerdo a las condiciones.

7. CONDICIONES NECESARIAS PARA LA APLICACIÓN DEL

DISEÑO

• Descentralización de los recursos económicos o disponibilidad

de los mismos de acuerdo a las necesidades administrativas

reales.

• Creación de un registro automatizado de proveedores.

• Automatización total del proceso.

• Dar a conocer el proceso a todo el personal involucrado a fin

de unificar los criterios de ejecución.

8. NORMAS GENERALES DEL PROCESO DE PAGO



• Únicamente se recibirán facturas y se elaborarán los pagos a los

proveedores.

• No se aceptarán facturas con enmiendas.



• Previamente al pago de una factura, cada una de ellas deberá ser

verificada al detalle, determinando si el concepto facturado coincide

con el servicio o producto recibido y solicitado según la orden de

compra, así como si las operaciones matemáticas y los resultados

son exactos.

• La persona responsable de la sección de cuentas por pagar, deberá

verificar la conformidad de los materiales o del servicio que está en

el proceso de pago.

• Los proveedores deberán presentar los pagos con facturas

originales, soportados por la orden de compra también en original,

salvo aprobación de excepción escrita por la Gerencia

Administrativa.

• En caso de que el proveedor no pueda entregar la factura original

para procesar el pago, el mismo será elaborado con una copia de la

factura, la cual será sustituida por la original al momento del retiro

del cheque en caja.



• Deberá enviarse semanalmente a la Gerencia Administrativa, una

relación de pagos pendientes por fecha de vencimiento a los fines de

informar sobre el estado de la deuda y establecer las prioridades de

pagos correspondientes.



• La Gerencia Administrativa deberá informar a la Dirección de

Administración sobre los pagos pendientes por fecha de

vencimiento.

• Una vez entregado al proveedor el cheque debidamente firmado,

se solicitará su firma y fecha como acuse de recibo del pago

realizado.

• Todos los pagos a proveedores serán cancelados a través de

cheque, salvo los pagos menores correspondientes a caja chica.

• Todos los cheques de pagos a proveedores llevarán los sellos de

no endosable y caducarán a los treinta (30) días de la fecha de

emisión de los mismos.

• Las facturas en las que los proveedores ofrezcan descuentos

especiales condicionados al pronto pago, tendrán prioridad de

cancelación.



• Todos los ajustes a facturas deberán ser soportados por el

proveedor a través de notas de crédito y/o débito.

• Realización de auditorias periódicas para garantizar el eficiente

funcionamiento del proceso.



9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGOS

Responsable Acción

Unidad de

cuentas por

pagar

1. Recibe factura del proveedor enviadas por el

departamento de compras.

2. Verificar que la factura contenga la siguiente

información para aceptarla:

• Número de RIF.

• Discriminación del I.C.S.V.M.

• Número correlativo de la factura orden de

compra original.

• Nombre completo y domicilio fiscal del

vendedor o prestador del servicio, en caso de

persona natural.

• Denominación o razón social del emisor y su

domicilio fiscal en caso de que se trate de

persona jurídica.

• Número de inscripción del emisor en el

registro de Contribuyentes.

• Indicación del número y la fecha de la orden

de entrega o guía de despacho, si ésta fue

emitida con anterioridad.



Responsable

Unidad de

cuentas por

pagar

emitida con anterioridad.

Acción

• Condición de la operación, sea ésta de

contado o a crédito y su plazo.

• Descripción de la venta del bien o prestación

del servicio con indicación de la cantidad,

valor de la venta, precio unitario y las

respectivas alícuotas.

• Indicación de los conceptos que se carguen o

cobren en adición al precio o remuneración

convenidos.

• Indicación del sub.-total correspondiente al

precio neto grabado.

• Especificación en forma separada del precio

remuneración cuando correspondan, del

monto del impuesto según alícuotas a

generar aplicables y la adicional.

• Indicación del valor total de la venta de los

bienes o la prestación del servicio o de la

suma de ambos.



Responsable

suma de ambos.

3. Verificar que la factura tenga anexa la orden

de compra original, si no está correcta

contactar al proveedor para su corrección.

Acción

4. Revisar el monto facturado y las operaciones

matemáticas y comparar su concordancia con

la orden de compra, así como cualquier otra

información adicional.

Unidad de

cuentas por

pagar

5. Sellar la factura con el día y la hora de

recepción.

6. Devolver la factura al proveedor. En caso de

que este presente alguna diferencia y solicitar

nota contable (débito y crédito) para procesar

el ajuste.

7. Enviar la factura al Gerente Administrativo

para que firme la misma como aprobada.



Gerencia

Administrativa

8. Recibe la factura para aprobación. En caso de

disconformidad se procede de acuerdo al

paso 6.

Unidad de

cuentas por

pagar

9. Ingresar al sistema computarizado, ubicar al

proveedor según su codificación y trasladar

los datos relativos a: fecha, número de

factura, montos (iniciando el lapso de crédito

concedido).

Responsable

Unidad de

cuentas por

pagar

Acción

10. Realiza fotocopiado de la factura en caso de

ser necesario, sella la original y copia y envía

al departamento de contabilidad.

11. Archivar facturas originales por orden

alfabético en expediente de cuentas por pagar

de cada proveedor.

Departamento de

contabilidad

12. Recibe copia de factura de cuentas por pagar

y registra la misma.

Unidad de

cuentas por

pagar

13. Preparar análisis de vencimiento y entregar al

Gerente Administrativo.



pagar

Gerente

Administrativo

14. Revisar semanalmente los análisis de

vencimiento de facturas y acordar los montos

a cancelar en los lapsos estipulados de

acuerdo al flujo de caja.

Unidad de

cuentas por

pagar

Responsable

Unidad de

Cuentas por

pagar

15. Realizar los cálculos necesarios para procesar

los pagos de acuerdo a la planificación de

pagos efectuada incluyendo:

• Suma total a cancelar al proveedor.

• Deducciones del impuesto sobre la renta.

Acción

• Descuentos por pronto pago, si existen.

• Notas de crédito y/o débito.

• Descuentos por anticipo y/o abonos pagados.

• Cualquier otro registro que se crea

conveniente.

16. Emite y envía a administración ordenes de

pago soportadas con facturas originales y



pago soportadas con facturas originales y

anexos respectivos.

Gerencia

Administrativa

17. Recibe facturas originales y/o ordenes de

pago con sus anexos.

Gerencia

Administrativa

18. Revisa soporte de pago a proveedores. Si todo

está correcto autoriza el pago y se envía a caja.

En caso de existir disconformidad se regresa

la factura a cuentas por pagar con una nota

explicativa y se procede de acuerdo al paso

15.

Unidad de caja 19. Recibe la orden de pago al proveedor y

elabora y verifica el cheque.

20. Asienta el cheque, calcula el saldo y verifica la

disponibilidad de la cuenta.

21. Envía el cheque al Gerente Administrativo

para su aprobación y firma.



Responsable

Gerencia

Administrativa

Acción

22. Revisa, aprueba y firma el cheque.

23. Entrega el cheque firmado a caja para su

custodia.

Unidad de caja 24. Recibe el cheque firmado y lo conserva en

custodia hasta que lo entregue al proveedor,

previa verificación de sus credenciales como

persona autorizada para retirar el cheque.

Proveedor 25. Retira el cheque y firma el comprobante de

recepción. Entrega la factura original en caso

de que el pago hubiese sido procesado con

copia.

Unidad de caja 26. Elabora relación de comprobantes de cheques

pagados y envía a cuentas por pagar para ser

incorporados al sistema.

Unidad de

cuentas por

pagar

27. Recibe comprobantes y cancela las facturas

pagadas en el sistema automatizado.

28. Actualiza los registros de cuentas por pagar.

29. Devuelve los comprobantes de cheques a caja.



Unidad de caja 30. Recibe comprobantes originales y prepara la

relación detallada de los mismos para

enviarlos a contabilidad.

Responsable

Departamento de

Contabilidad

Acción

31. Procesa contablemente los pagos efectuados y

actualiza los registros en los estados

financieros.

32. Archiva los documentos contables.

10. POLÍTICAS GENERALES DEL PROCESO DE PAGO

• Se deberán establecer los pagos de acuerdo al análisis de

vencimiento de facturas desarrollado por la gerencia administrativa.

• Establecer convenios de pago acordes con los procesos

administrativos, que garanticen la conservación de las líneas de

crédito con nuestros proveedores.



• Se desarrollarán procesos de auditoria periódicamente con el

propósito de analizar el cumplimiento de las normas descritas y

verificar los tiempos en cada una de las etapas del proceso, a fin de

tomar los correctivos necesarios.

• Se tomará como unidad de medida para los pagos a proveedores un

total máximo de 45 días a partir de la fecha en que sea incluida y

aceptada la factura.

• El personal involucrado en el proceso de pagos deberá acatar las

normas establecidas.

11. CONTROLES GENERALES DEL PROCESO DE PAGO

• Controles Directivos

- Análisis detallado de las facturas en contraposición con el

inventario.

- Solicitud periódica de recaudos a los proveedores para

mantener al día el banco de proveedores.

- Reestructuración de la administración del presupuesto,

estimando así los posibles gastos.



• Controles Preventivos

- Análisis del vencimiento de facturas, para establecer la

prioridad de pago.

- Evaluar la existencia de insumos y materia prima, logrando

programar las compras en relación con la producción.

- Revisión de los recaudos consignados para la realización

del pago, estableciendo así la conformidad de cada uno de

los pasos del proceso de pago.

- Determinar si existe algún tipo de descuento(pronto pago,

adelanto, entre otros) para su aprovechamiento.

• Controles posterior al Pago o Post-Control

- Corroborar si el proveedor a retirado el pago a la fecha de

realizar el mismo.

- Evaluar las facturas pendientes al corte mensual, logrando

así establecerles como prioridad para próximos pagos.

- Asignar un control o registro de pagos realizados, para así

establecer la regularidad con que el proveedor retira su

pago.



12. ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LA IMPLANTACIÓN DEL

DISEÑO

En el presente diseño no se establecen costos de producción e

implantación del sistema de pago, ya que la empresa no recurrirá en

alguna inversión de mobiliario, inclusión de personal, ni consumo

adicional de insumos.

En la misma línea de lo antes expuesto, se pretende reducir los

costos administrativos a través de la eliminación de tareas duplicadas,

pasos burocráticos, y estancamiento del proceso de pago por largos

tramites, conllevando así a lograr la eficiencia administrativa en la

organización.

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