PROYECTO “EFICIENTAR LOS PROCESOS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y FISCALES”

DIAGNÓSTICO

La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores y contadores, así como un excelente banco de datos de información.

Así fue como decidimos este punto para la elaboración del proyecto porque se detecto una deficiencia en los despachos contables ya que no se cuenta con programas más eficientes para agilizar el trabajo y el ahorro del tiempo y ahorro económico.

Buscamos eficientar dichos procesos de negoción aplicando las mejores prácticas, absorbiendo funciones contables recurrentes, para que de esta forma los ejecutivos de despachos contables dediquen mayor parte de su tiempo a aéreas prioritarias y estratégicas de su negocio.

El Outsourcing de procesos de negocio: ofrece operar por cuenta del cliente procesos contables y administrativos de negocios tales como los ciclos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, contabilidad general, emisión de reportes financieros, procesamiento de nominas y preparación de declaraciones fiscales, ya sea utilizando la tecnología propia del cliente.

El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamérica, ya que muchos lo realizan como una estrategia de negocio.   Delegar responsabilidades y compromisos que no son inherentes a la esencia del negocio ha sido una constante en las organizaciones.  Hoy en día se habla de volver al inicio y retomar estos conceptos bajo el nombre de Reingeniería de Procesos. La realidad es que siempre se ha hecho outsourcing, pero con una concepción probablemente equivocada.

 El segundo aspecto, el cambio en las estructuras de negocios, se refiere al hecho de que existe una tendencia a descentralizar las funciones de recursos humanos y asignar más responsabilidades a los gerentes operacionales. En tal caso, se procede al outsourcing de muchas de las actividades del área y el o los especialistas en recursos humanos se transforman en generalistas que se desempeñan como consultores internos.

En cuanto al tercer aspecto, downsizing («achicamiento»), es conocido por todos aquellos vinculados a la administración de empresas. La gerencia de recursos humanos participa en el planeamiento de esta actividad, hasta que le llega su turno y se contrata a proveedores externos para llevar a cabo parte de sus actividades tradicionales.La cuestión es decidir en cuáles actividades administrativas poner en práctica el outsourcing.

En materia fiscal se opta por usar programas como el Libro de trabajo de EXCEL para efectuar el Cálculo del Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado e Impuesto Empresaria a Tasa Única. Calcula pagos provisionales e impuestos anuales. Contiene cédulas para calcular el Inventario Acumulable, el Costo de Ventas Deducible, Deducción de Intereses (Capitalización Delgada), Deducción de Inversiones, Deducción Inmediata de Inversiones, Conciliación entre el Resultado Contable y el Resultado Fiscal. Tiene cuatro cédulas conteniendo los anexos E, F, I así como el anexo para declarar el Ietu de la declaración anual para personas morales, las cuales se llenan en forma automática. Contiene en total 95 cédulas de cálculo.

La Contabilidad financiera: Sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc. A fin de facilitar sus decisiones.

Contabilidad Fiscal: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones

Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Es la rama que con

tecnología de punta adecuada permite que la empresa logre un liderazgo en costos o una clara diferenciación que la distinga de otras.

Una de las principales herramientas para mantener el control de los despachos, sin duda es la correcta administración y es de vital importancia la implementación de sistemas administrativos y contables que nos permitan actuar en tiempo, evitando perdidas indebidas de tiempo y dinero.

Antes el llevar la contabilidad de una empresa era complejo, pero con estos sistemas que surgieron en los 90’s se ha podido llevar la contabilidad de una forma más fácil.

Sistemas contablesUn sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, Compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos.

a) Registro de la actividad financierab) Clasificación de la informaciónc) Resumen de la información

Paquetes contablesLos software que se recomiendan para una mejor aplicación que permite realizar los ingresos de datos de comprobadores ligados a una aplicación de (Ingresos y egresos) más comunes son COMPAQ, COI, Sí fiscal, Y SAE.

También son una excelente herramienta que posibilita que la labor del contador sea más eficaz y eficiente.Son programas computacionales que permiten llevar registros de todas las actividades y procesos contables de una empresa así como la preparación de los diferentes reportes como estados financieros.

Y estos permiten un mejor desarrollo en la realización de las labores contables de una forma mucho más rápida, ordenada y una mejor presentación en los reportes contables e informes financieros.

Así como también procesan, integran y mantienen actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona un control exhaustivo del IVA permitiendo el correcto cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes.

Sus diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas (IETU, IVA, ISR y DIOT) Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los demás sistemas Aspe e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración en la contabilidad.

La Contabilidad Electrónica, definida como el modelo de operación contable que permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas pre-foliadas y timbradas por el SII, por ar-chivos contables generados y almacenados en formato digital.

La Contabilidad Electrónica debería terminar por imponerse sobre la manual. Las empresas buscan mejorar sus procesos de negocios, haciéndolos más eficientes, optimizando y automatizando todas las áreas donde se presentan avances tecnológicos -libros contables o Factura Electrónica- y permitiendo ahorros de costos significativos en materiales y horas de trabajo invertidas.

ANTECEDENTES

La contabilidad tiene sus primeras manifestaciones con las primeras etapas de desarrollo de la civilización. En cuanto el hombre inicia su actividad como agricultor, se encuentra con la necesidad de registrar y estudiar su gestión. Era necesario poder comparar cosechas y producción de ganado. Además, en cuanto empezó a realizar “trueques” y “ventas” era necesario tener un histórico de “precios”.

De hecho esto empezó antes de que existiera siquiera el concepto de “número”. En las primeras ciudades de la humanidad (Jericó es el más

antiguo descubierto hasta el momento) utilizaban bolas diminutas figuritas de arcilla para contar y representar las riquezas. Los propietarios importantes usaban estas fichas para inventariar y controlar sus bienes. Si las esferas de arcilla eran ovejas las pequeñas pirámides podían representar cantidades de grano o pienso.

A pasar el tiempo los métodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los mas sencillos los cuales una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas mas recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas áreas, con esto se a desprendido varios métodos o sistemas de contabilidad como pueden ser los siguientes:

Sistema de Diario - Mayor Único Sistema de Diario Tabular

Sistema de Diario y Caja

Sistema Centralizador

Sistema de Pólizas

Sistema de Pólizas de Cuentas por Cobrar

Sistema de Pólizas de Cuentas por Pagar

Sistema de Volantes o Fichas

Sistemas Combinados

El pasado de la contabilidad administrativa (orígenes)

La contabilidad administrativa surge en el momento en que los empresarios se percatan de que la situación financiera de la organización no puede ni debe darse como respuesta ante los cambios en el entorno. En el siglo XIX, las empresas se administraban mediante un concepto reactivo: Los cambios en la producción, en los niveles de precios y otras variables de la empresa se decidían como respuesta a los cambios en el medio ambiente del negocio. La contabilidad administrativa surge

cuando los empresarios deciden actuar internamente en sus organizaciones para dirigirlas tanto financiera como operativamente.En la actualidad, un porcentaje de las empresas desarrolla planes de acción expresados en términos monetarios conocidos como presupuestos. Éstos contemplan la creación, implementación y desarrollo de las estrategias que la empresa debe llevar a cabo para lograr la consecución de sus objetivos. En la antigüedad, las organizaciones no llevaban a cabo procesos formales de planeación.

El objetivo primordial era el de incrementar la producción para no perder ventas. Se daba escasa atención a los costos, los cuales se calculaban de forma muy simple, y al uso eficiente de recursos. Durante la Revolución Industrial los empresarios se percataron de los beneficios que podían obtener mediante la reducción de costos y el incremento en la eficiencia de sus procesos. Estos empresarios descubrieron la utilización del concepto de economías de escala, el cual significa la obtención de reducciones en los costos de producción cuando un producto se fabrica en masa.

 Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, todo era a lápiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado más el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de información.   Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los mismos y la toma de decisiones de la empresa. También, existen paquetes contables para realizar los cálculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales.

Evolución de la Contabilidad

Periodo Histórico

Necesidades informativas

Posibilidades tecnológicas

Respuesta de la Contabilidad

Las Grandes Civilizaciones

Conocer los ingresos y gastos

Papiro, escritura cuneiforme

Utilizar la partida simple

El inicio del comercio

Registrar cada movimiento

PapelSurge la partida doble. Primeros libros contables

La Revolución Industrial

Importancia de los activos y conocer el beneficio

Papel, imprenta

Se perfecciona la partida doble. Estados financieros

1960Manejar más información y con más rapidez

Los primeros ordenadores: muchos usuarios para un equipo

Se automatizan los sistemas contables manuales

1981

Obtener información financiera útil para la toma de decisiones 

Ordenador personal: la informática se populariza

Sistemas de información contables integrados en bases de datos. Informes, ratios, gráficos

Siglo XXI

Información en tiempo real. Comercio electrónico. Medir activos intangibles para gestionar el conocimiento

Ordenadores en red: Internet y tecnologías de la comunicación

Automatizar la captura de datos. Intercambio electrónico de documentos. Desaparece el papel

Tecnología de información en el área Fiscal   El trabajo realizado por los asesores fiscales está influyendo muy positivamente en la situación fiscal de las empresas, y la demanda futura que tendrán que atender será mayor cuantitativamente y más

completa desde el punto de vista cualitativo. Eso es debido a las nuevas tecnologías que se ha implementado para la difusión de la información y de la facilitación del pago de impuestos   En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ha diseñado un sistema informático llamado el SAT, una solución eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda [5]  

Vía Internet IEl Declara SAT en Línea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la declaración del ejercicio, Es necesario tener previamente su clave de identificación electrónica confidencial. Vía Telefónica   También hay otra manera de pagar impuestos, por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año.El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas físicas. Paquetes Contables:Son programas de computadora que ayudan a la elaboración de contabilidades, declaraciones de impuestos, control de almacenes, nóminas, etc. En México los más utilizados son: COI (Contabilidad Integral), NOI (Nómina Integral) SAE (Sistema de Administración Empresarial), COMPAQ (Paquete Contable, muy similar al COI, pero más estable), el SUA (Sistema Único de Autodeterminación, que proporciona el IMSS para el cálculo de pagos y cuotas obrero patronalesJUSTIFICACIÓNEste proyecto

está diseñado para resolver uno de los problemas más cotidianos que afecta al proceso fiscal, la falta de tiempo para llevar a cabo los cálculos necesarios y realizar los pagos de impuestos a que estén obligados los contribuyentes.Y de acuerdo a las disposiciones fiscales para el 2010 es necesario un mayor control del IVA en la administración de tus Cuentas por Cobrar y por Pagar. Al utilizar una de las nuevas versiones de Aspel-SAE 4.6 que ofrece este nuevo manejo, y el eficiente control de todas las operaciones de compra - venta de la empresa. Además, la versión 4.6 de Aspel-SAE cumple también con las disposiciones respecto a la facturación electrónica establecidas en la Segunda Resolución Miscelánea.En el aspecto contable es muy necesario resaltar la implementación de programas contables para hacer más eficiente la captura de los ingresos y egresos de cada contribuyente. Y dejar de utilizar los métodos manuales, ya que al realizar la contabilización de la manera antigua se pierde demasiado tiempo, el cual nos podemos ahorrar utilizando otro método más moderno.Un proceso contable eficiente es la clave para ahorrar y no desperdiciar valioso tiempo, por lo cual es necesario contabilizar una sola vez y de manera directa en un sistema contable de acuerdo a las necesidades de cada cliente. Y en lo que respecta a el área administrativa existe un programa llamado Aspel-SAE 4.6 y es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes. La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel.Así mismo con este proyecto en marcha obtendremos más confianza por parte de nuestros clientes y estos mismos nos recomendaran y obtendremos más clientes satisfechos.OBJETIVO GENERALContribuir con el sector empresarial en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, contables y administrativas en forma oportuna, proporcionando servicios de consultoría y asesoría fiscal personalizada, con un alto nivel de conocimientos y experiencia profesional. OJETIVOS ESPECIFICOS1.-Contratar personal capacitado y al mismo tiempo capacitando al personal con el que ya se cuenta con cursos de actualización para obtener mejores resultados.2.-introducir programas contables

actualizados que permitan el desarrollo del trabajo eficientemente.3. Adquirir revistas fiscales con las reformas actualizadas. 4.-establecer un sistema de evaluación y control de los procesos administrativos, con los resultados de la misma evaluación establecer políticas que permitan el ahorro de tiempo y recursos.5.-realizar juntas semanales, quincenales o mensuales según las necesidades de la institución para revisar si se están cumpliendo los objetivos y metas, edemas que se les permita a los empleados aportar ideas e n lo que se pueda mejorar.METAS.Disminuir el pago de nomina a personal en un 50%.

1. Optimizar la eficiencia en las actividades, contables y fiscales al

100%.

2. Optimizar el uso de mobiliario y equipo de cómputo al 100%.

3. Mejorar la comunicación y organización entre los empleados en

un 70%, para un mejor desempeño dentro de la institución.

4. Optimizar el consumo de energía eléctrica.

5. incrementar el nivel de ingresos en un 60% mediante la

adquisición de nuevos clientes.

6. Lograr que los procesos establecidos se lleven a cabo, en un

tiempo no mayor a 1 año y se cumplan como se han detallado.

LOCALIZACION

Asociación Mexicana de Contadores Públicos

José María Morelos 680, Jorge Almada, 80200 Culiacán, Sinaloa

Debido a que los despachos contables están autorizados para prestar sus servicios a la Asociación mexicana de Contadores Públicos, se tomara en cuenta como punto de referencia a dicha institución.

ACTIVIDADES

En este punto podemos ordenar de manera metódica las actividades a desarrollar.

Solicitar información sobre programas contables y administrativos fiscales: más eficientes, completos y actuales.

Elegir: Al analizar los programas antes mencionados para seleccionar el que este más adecuado a las necesidades del despacho.

Capacitación: Dar a conocer la forma de cómo trabajar con el programa.

Implementación: Poner en marcha el programa elegido.

Monitoreo:Observar los avances del programa y ver las fallas que surjan durante su desarrollo y de igual manera se puede ver el cumplimiento de las mismas mediante un cronograma.

Corrección de Errores:

Implementación de nuevos métodos que nos ayuden a conseguir las metas de una manera más eficiente y eficaz.

CRONOGRAMA:

Con este punto se pretende manejar y controlar el desarrollo de las actividades para observar de manera más eficiente el desarrollo del proyecto y a si poder justificar si se cumplen con las metas deseadas.

ACTIVIDADES

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ASESORAMIENTO

1 1 1 1 4

ELEGIR

1 1 1 1 4

CAPACITACION

1 1 1 1 24

IMPLEMENTACION

1 1 1 1

MONITOREO

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 24

CORRECCION DE ERRORES

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 24

METODOLOGÍA

Para llevar a cabo este proyecto necesitamos una buena metodología que funcione y que este bien organizada, para esto necesitamos un buen desempeño y entusiasmo al realizar las tareas que se realizaran dentro de nuestra investigación.

Paso 1.- Observación:Analizar detalladamente todos los procesos que se realizan para llevar a cabo una contabilidad

Paso 2.- Investigación:Investigar los procesos antes dichos para saber si existe alguna deficiencia en estos.

Paso 3.- Búsqueda de información:Una vez obtenida la información de las deficiencias, consultar libros, revistas, entrevistas y otros tipos de asesorías para poder solucionarlas y mejorarlas y/o tal vez planificar una estrategia en la que podamos encontrar la solución.

Paso 4.- Solución de problemas:Después de analizar los problemas y tener toda la información del por que de estos errores, seleccionar la mejor solución para llevar a cabo el método y eficientarlo.

RECURSOS

Recursos humanos: 15 prestadores del servicio social

Secretaria

Contadores

Auxiliares contables

Office boy

Recursos materiales: Plumas

Hojas tabulares

Pólizas (cheque, diario e ingresos)

Tinta

Lapiceros

Borradores

Grapadoras

Perforadoras

Equipos: Computadora

USB

Impresoras

Maquina de escribir

Recursos Técnicos: COMPAQ

Microsoft office

SUA

FINANCIAMIENTO:

Este proyecto está financiado por los socios que integran el despacho

contable, el cual cada socio aporta un porcentaje igual a los demás

para que la empresa trabaje en sus proyecto.

ASESORÍAY SUPERVISIÓN

El encargado de la supervisión y la asesoría de este proyecto es la L.C.P Lizárraga Torres Lorena asesor del servicio social de la universidad autónoma de Sinaloa.

El lugar donde se realiza las asesorías es la facultad de contaduría y administración (FCA)

La L.C.P Lizárraga Torres Lorena nos supervisará el proyecto, otra forma de supervisarnos es con los reportes mensuales que entregamos de acuerdo con las actividades que realizamos en cada despacho asignado.

En relación a los despachos contables la supervisión se llevó a cabo de la siguiente manera.

Aguilar Serrano Handel FernandoLara Rodríguez Jorge Alberto (ASESOR)

Armenta Álvarez María Tomasa Ramos Martínez Lilia (ASESOR)

Escobar Campos VicenteLuis E. Aispuro. (ASESOR)

Gastelum Félix Claudia JudithFavela Montes Raúl Eduardo (ASESOR)

Heredia Rivera Jesús NedelValdez bretado Jesús Jorge (ASESOR)

Jiménez León Leonel JovanNúñez Rodríguez Araceli Guadalupe (ASESOR)

López Monjardin Manuel AlejandroSan Sainz María de los Ángeles (ASESOR)

Machado Medina Yesica YeseniaEspinoza torres Ivonne del Carmen (ASESOR)

Martínez Delgado José de JesúsCampos Sepúlveda Mario (ASESOR)

Moreno Aguilar Lisandro GuadalupeFavela Montes Raúl Eduardo (ASESOR)

Noriega García CristinaCruz Bojorques Tania Isela (ASESOR)

Ponce Vizcarra KarinaArenas Miranda Saranely (ASESOR)

Quintero Acosta MargaritaSan Ávila Nora Adela (ASESOR)

Ramírez Medina Gloria Guadalupe Martínez Rivera Donasiano (ASESOR)

Torres Mendoza Reyna Lucia Ochoa Aldana Jesús Leonardo (ASESOR)

Valdez Romero Orlando

EVALUACIÓN

La forma de evaluación de este proyecto estará a cargo de la L.C.P Lizárraga Torres Lorena, verificando que las actividades aquí señaladas se lleven a cabo al pie de la letra.También entregaremos cada mes un reporte de todas las actividades que se realizaran en dicho mes donde se avaluará este proyecto.

RESULTADOS OBTENIDOS

Los resultados que esperamos como prestadores de servicio social al realizar este proyecto son:

Actualización constante en los temas fiscales y contables.

Estar a la vanguardia con los software y paquetes existentes

para desempeñar un mejor trabajo y confiable.

Capacitación constante del personal.

Aumento de la rentabilidad a través de la mejora en los niveles

de productividad.

Mayor flexibilidad interna maximizando la administración del

tiempo.

Utilización de recursos multidisciplinarios.

Optimización en los controles.

FUENTES

PAGINAS WEB:

WWW.GOOGLE.COM

WWW.ALTAVISTA.COM

WWW.MOSILLA.COM

WWW.WIKIPEDIA.COM

WWW.SAT.GOB.COM.MX