ProyectoDe

Auditoria Administrativa en laEmpresa“NIKE”

Grupo: 6BTIA. Sabatino

Materia de Auditoria Administrativa

Integrantes del equipo:

Teresa Ibarra Keisy Valerio

Ernesto Lerma Luis Duran

Catedrático:

Rigoberto Cuauhtémoc Quiyono Sánchez

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PRESENTACIONEn este proyecto de auditoria administrativa realizado en la empresa “Nike” por los integrantes del equipo: Luis Duran, Keisy Valerio, Teresa Ibarra, Ernesto Lerma se llevó a cabo un análisis de las actividades y funciones de esta empresa con la finalidad de evaluar sus resultados y detectar posibles desviaciones, problemas o incumplimientos en el departamento de compras.

El equipo de auditoria administrativa se enfocó a la identificación de problemas específicos en el departamento de ventas e investigar sus causas y proponer soluciones que permitan el logro de objetivos planeados e incrementar la productividad general de la organización con la implementación de diversas practicas administrativa que se reflejen en mejoras de los aspectos de eficacias y eficiencia que a su vez consolide el crecimiento y desarrollo futuro de la organización.

Se plantea el compromiso de la empresa y del grupo de auditoria administrativa de apoyar en la implementación de las posibles soluciones de los problemas identificados, para que de manera conjunta se confirme los avances y las acciones complementarias de capacitación hacia el personal involucrado y lograr los objetivos de mejora esperados en el corto plazo.

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TRABAJOS PRELIMINARES

El grupo interdisciplinario de Auditoria Administrativa atendiendo la solicitud de la empresa NIKE se entrevistaron con los siguientes directivos: Carlos Escobedo y Saúl Jiménez con la finalidad de establecer el planteamiento fundamental de los problemas que en lo particular preocupan a la organización a través de una evaluación final de información disponible.

Se mencionaron varias situaciones consideradas entre las que se encuentran las siguientes:

A.) Disminución de los volúmenes de ventas de acuerdo a los estándares establecidos

B.) LA CANCELACIÓN DE VENTAS

C.) VENTAS MAL EJECUTADAS

D.) RECLAMOS EN VENTAS

De manera conjunta entre ambas partes se realizo un análisis preliminar de las deviaciones mencionadas para definir prioridad basada la evaluación de sus niveles de urgencia, gravedad y tendencia de crecimiento tomándose la decisión de iniciar la Auditoria Administrativa para atender el problema relacionado con el Área de Producción.

DESCRIPCION Y DELIMITACION DEL PROBLEMA

El grupo de auditoria administrativa realizo el primer diagnóstico de la problemática para describir de una manera más amplia y precisa y conocer y de acuerdo al análisis inicial de información disponible se ha apreciado que las ventas de los cuatro últimos meses no se han cumplido según el programa establecido que son 1,000 pares por mes, en abril se debió vender unos 750 pares de tenis, mientras en los meses anteriores la marca fue similar. En los meses de marzo y abril de 2015 es cuando esta situación se ha hecho más notable pues la marca ha sido menor.

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En base a lo anterior se llevaran a cabo las actividades de Auditoria administrativa para identificar las causas y proponer soluciones de acuerdo con el programa que se desarrollara para dicho fin.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se anexa el formato de Programación de actividades a desarrollar en donde se especifican fechas de inicio y terminación de las actividades.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

El grupo de Auditores Administrativos se ubico en el Área de Ventas en donde entrevistamos en primera instancia al Titular de la misma a quien se le explico el objetivo de los trabajos de análisis y evaluación que se llevarían a cabo en su Departamento con la finalidad de solicitar su total colaboración de todo el personal a su cargo.

El efecto se inició con las entrevistas con las siguientes personas:

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1 Roel Hernández (Gerente de ventas)

2 Carlos Martínez (supervisor del área de ventas)

El Cuestionario aplicado tuvo como objetivo la identificación de diversas causas

Del problema analizado entre las cuales resaltan las siguientes:

1ª A) Disminución de los volúmenes de ventas de acuerdo a los estándares establecidos B). LA CANCELACIÓN DE VENTAS, C.) VENTAS MAL EJECUTADAS, D) RECLAMOS EN VENTAS

2ª- Extravió o perdidas de diversos materiales de producción

3ª. Daño a materiales por manejo inadecuado interno y externo

4ª. Cantidades equivocadas de materiales

5ª. Mala calidad de materiales

6ª. Falta de personal capacitado y suficiente

Etc.

ANALISIS Y EVALUACION DE INFORMACION

Concluida la etapa de levantamiento de información procedimos a analizar las probables causas del problema mediante el proceso de evaluación y prueba o el procedimiento de eliminación de causas que nos permitieron identificar la o las verdaderas CAUSAS ES y NO ES

Como resultado de lo anterior los Auditores Administrativos llegamos a la conclusión que la principal causa del problema es la siguiente:

La repetitiva cancelación de ventas, por un mal trato con el cliente o por un mal servicio.

EVALUACION DE ALTERNATIVAS

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Para resolver la causa verdadera del problema el grupo de Auditoria Administrativa somete a análisis una serie de alternativas de solución que son sometidas a un proceso de evaluación. Estas alternativas son las siguientes:

A.- La capacitación de todos los vendedores.

B.-El cambio total del personal de ventas.

C.- Una mejor dirección por parte del gerente de ventas y el supervisor de la misma área.

La etapa de evaluación de alternativas establece como base el cumplimiento de Objetivos obligatorios de solución de la causa determinada. Que representa la mejor opción considerando su factibilidad, implementación y bajo costo. Adicionalmente también se analizaron que la alternativa seleccionada cumpla también con ciertos objetivos deseables.

TOMA DE DECISIONES DE ALTERNATIVA SELECCIONADA

La elección de la alternativa nos conduce a un proceso racional de toma de decisiones para iniciar la etapa de implantación de soluciones de la causa del problema la cual consiste básicamente en las siguientes acciones específicas.

Mediante un proceso de evaluación de las alternativas seleccionamos a la que cumple totalmente el objeto obligatorio de solución de la causa de problema y que representa la mejor opción de factibilidad, implementación y bajo costo o inversiones y que adicionalmente cumple con otros objetivos deseables, la solución y alternativas seleccionada nos condujo a la toma

de la siguiente decisión para implantar y dirigir su aplicación consiste en:

Dar cursos al personal de relaciones públicas y de esta manera mejorar la calidad del servicio

al cliente y con esta solución se podrá aumentar las ventas, ya que si el vendedor atiende de

manera adecuada al cliente, este se sentirá satisfecho con su compra.

Esta solución deberá aplicarse coordinada con el departamento de recursos humanos quien

debe mejorar sus formas de reclutamiento y selección para elegir solamente a candidatos

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que cumplan los requisitos y condiciones del perfil del puesto de vendedores (relaciones

públicas).

DIRECCION Y CONTROL DE LAS DECISIONES APLICADAS PARA SOLUCIONAR LA

CAUSA DEL PROBLEMA.

La decisión tomada por parte del grupo de auditores y los empresarios de la “Nike”, es la

capacitación de los vendedores, para saber cómo llegar al consumidor, y brindarle un mejor

servicio, antes, durante y al final de la venta. A partir del presente mes se esta aplicando la

solución de las causas de desviaciones o problemas y se ha formalizado el compromiso entre

los responsables del Área analizada y el grupo de auditores administrativos para evaluar

estrechamente los avances y confirmar su aplicación con la finalidad de evitar incumplimientos

o incurrir nuevamente en situaciones de desviaciones. Asimismo se han definido los puntos de

coordinación con otros departamentos involucrados para desarrollar programas o acciones de

apoyo que deban proporcionar de acuerdo a sus funciones de responsabilidad.

RECOMENDACIONES ADICIONALES

Es evaluar mediante cuestionarios a los clientes, para saber que satisfacción tiene al comprar

y llevarse nuestro producto.

Aplicación de una cultura organizacional basada en el Proceso Administrativo

moderno de las 5S la cual consiste en lo siguiente:

Finalmente el grupo interdisciplinario de Auditoria Administrativa propone el establecimiento

sistemático para modificar y reforzar la Cultura Organizacional integral de la Empresa con la

implantación del Programa de las “ 5 ESES” cuyo objetivo fundamental es elevar la eficacia y

eficiencia de todos los Departamentos elevar la calidad, la productividad y en general alcanzar

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sensibles mejoras de carácter financiero con la reducción de costos y eliminación de práctica

que en lo general son fuete de diversos problemas y un ambiente laboral inadecuado

Las 5’ s es una práctica de calidad ideada en Japón referida al “mantenimiento integral” de la

empresa, no solo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno

de trabajo por parte de todos. Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes

resultados por su sencillez y efectividad.

Su aplicación mejora los niveles de:

1. Calidad.

2. Eliminación de tiempos muertos.

3. Reducción de costos.

La aplicación de esta técnica requiere el compromiso personal y duradero.

1. Seiri (clasificación y descarte).

Separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en

un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

2. Seiton (organización).

Es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido uno puede conseguir lo

que necesita y que rápido puede devolverla a su sitio.

3. Seiso (limpieza).

Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo

que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad.

4. Seiketsu (higiene y visualización).

La higiene es el mantenimiento de limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad

cuida mucho la apariencia. En un ambiente limpio siempre habrá seguridad.

5. Shitsuke (compromiso y disciplina).

Voluntad de hacer las cosas como se supone se debe hacer.

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INFORME FINAL

Conclusiones, beneficios alcanzados, control y seguimiento.

La capacitación en la empresa debe ser base para cada nuevo trabajador, con la cual todo el personal brindara una mejor labor a la hora de ejercer su trabajo, y como en el área de ventas podrá lograr los objetivos planteados y que el comprador se lleve una buena atención, la cual haga que prefiera nuestra sucursal y nuestro producto.

Con esto alcanzaremos metas propuestas e inclusive se podrían desarrollar nuevas metas, con más ventas teniendo en cuenta el progreso que se ha logrado después de esta A.A.

Solo queda que por parte de nuestro equipo en conjunto con la empresa NIKE se mantenga el sistema que se implementara para que se capacite al personal y cada mes se les vuelva a evaluar para ver los resultados y los progresos conseguidos.

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