PROYECTO DE TITULACIÓN INGENIERO EN...

I

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB

PARA EL REGISTRO, CONTROL Y SEGUIMIENTO

DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA


PROYECTO DE TITULACIÓN

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTOR:

RONNY RODRIGO JAIME ASENCIO

TUTOR:

ING. JOSÉ LUIS PONCE GUERRERO, MSc.

GUAYAQUIL – ECUADOR

2018

II

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGIA

FICHA DE RIESGO DE TESIS

TÍTULO: “DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA EL

REGISTRO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”

REVISORES:

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD: CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA: INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

FECHA DE PUBLICACIÓN: Marzo del 2018 No. DE PÁGS: 122

ÁREAS TEMÁTICAS: DESARROLLO DE SITEMA WEB

PALABRAS CLAVES: Ambiente Web – Registro – Control – Seguimiento – Plan

Operativo Anual

RESUMEN: El presente proyecto de titulación tiene como objetivo principal el desarrollo de una aplicación en ambiente web utilizando herramientas tecnológicas open source que permite el registro, control y seguimiento del Plan Operativo Anual de la Universidad de Guayaquil, con la finalidad de apoyar la gestión del departamento de planificación de la institución. La aplicación permitirá a los funcionarios de la Universidad recopilar los datos correspondientes a los proyectos que deben ejecutar cada una de las unidades académicas y administrativas de la entidad permitiendo un adecuado registro de la planificación donde se presenten los recursos que se deben incluir en cada uno de los proyectos. Este registro y gestión de la planificación permitirá mantener un control acerca del cumplimiento de las acciones previstas a cumplir durante el periodo de gestión en estudio. Una administración eficiente del sistema y el control adecuado del cumplimiento de los proyectos planificados permitirán la ejecución adecuada de las acciones previstas por las unidades académicas y administrativas realizando un eficiente uso de los recursos de la institución. Mediante el uso de la aplicación se puede hacer eficiente el uso de los recursos que administra la institución, así como transparentar los resultados de la ejecución presupuestaria en cada uno de los periodos que gestiona la entidad.

III

No. DE REGISTRO (en base de datos): No. DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: X

SI

NO

CONTACTO CON AUTORES:

Ronny Rodrigo Jaime Asencio

Teléfono: 0980134260

E-mail: [email protected]

CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: NOMBRE:

TELÉFONO:

mailto:[email protected]

IV

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del trabajo de titulación, “DESARROLLO DE UNA

APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA EL REGISTRO, CONTROL Y

SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA UNIVERSIDAD DE

GUAYAQUIL”, elaborado por el Sr. Ronny Rodrigo Jaime Asencio, alumno no

titulado de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, previo a la

obtención del Título de Ingeniero en Sistemas Computacionales, me permito

declarar que luego de haber orientado, estudiado y revisado, la Apruebo en todas

sus partes.

Atentamente

ING. JOSÉ LUIS PONCE GUERRERO, MSc

TUTOR

V

DEDICATORIA

Este proyecto de titulación va dedicado a mis

padres, esposa e hijos, quienes fueron

partícipes de este nuevo logro en mí vida

profesional.

VI

AGRADECIMIENTO

Primeramente, doy gracias a Dios por darme la

vida, salud, bienestar para lograr alcanzar esta

nueva meta de ser ingeniero.

Doy gracias a mis padres, esposa e hijos, que

me han dado el apoyo necesario e

incondicional para cumplir esta nueva meta.

VII

TRIBUNAL PROYECTO DE TITULACIÓN

Ing. Eduardo Santos Baquerizo, M. Sc. DECANO DE LA FACULTAD CIENCIAS MATEMÁTICAS Y

FÍSICAS

Ing. Abel Alarcón Salvatierra, Mgs. DIRECTOR DE LA CARRERA DE

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Ing. Jonathan Delgado, Mgs. PROFESOR REVISOR DEL ÁREA

- TRIBUNAL

Ing. Jimmy Sornoza, M. Sc. PROFESOR REVISOR DEL ÁREA

- TRIBUNAL

Ing. José Luis Ponce Guerrero, Msc. PROFESOR TUTOR DEL

PROYECTO DE TITULACION

Ab. Juan Chávez Atocha SECRETARIO

VIII

DECLARACIÓN EXPRESA

“La responsabilidad del contenido de este

Proyecto de Titulación, me corresponden

exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la

misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”

Ronny Rodrigo Jaime Asencio

IX


FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

“DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB




Proyecto de Titulación que se presenta como requisito para optar por el título de

INGENIERO EN SISTEMAS COMPURACIONALES

Autor: Ronny Rodrigo Jaime Asencio

C.I. 0926593039

Tutor: Ing. José Luis Ponce Guerrero Msc.

Guayaquil, Marzo del 2018

X

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del Proyecto de Titulación, nombrado por las autoridades

de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

CERTIFICO:

Que he analizado el Proyecto de Titulación presentado por el

estudiante RONNY RODRIGO JAIME ASENCIO, como requisito previo para optar

por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:

DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA EL

REGISTRO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

Considero aprobado el trabajo en su totalidad.

Presentado por:

Ronny Rodrigo Jaime Asencio 0926593039 Apellidos y Nombres Cédula de ciudadanía Nº

Tutor: Ing. José Luis Ponce Guerrero, MSc.

Guayaquil, Marzo del 2018

XI

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autorización para Publicación de Tesis en Formato Digital

1. Identificación de la Tesis

Nombre Alumno: Ronny Rodrigo Jaime Asencio

Dirección: Km. 51 vía a la Costa (Cerecita)

Teléfono: 042-036084 E-mail: [email protected]

Facultad: Ciencias Matemáticas y Físicas

Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales

Proyecto de Titulación al que opta: Ingeniero en Sistemas Computacionales

Profesor tutor: Ing. José Luis Ponce Guerrero, MSc.

Título del Proyecto de Titulación: DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA EL REGISTRO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL.

Tema del Proyecto de Titulación: (Palabras claves 5 a 8) Ambiente Web – Registro – Control – Seguimiento – Plan Operativo.

2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica del Proyecto de

Titulación

A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a

la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de

este Proyecto de Titulación.

Publicación electrónica:

Inmediata Después de 1 año

Firma Alumno:


XII

3. Forma de envío:

El texto del Proyecto de Titulación debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O .RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.

DRDROM CDROM X

XIII

ÍNDICE GENERAL

APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................... IV

DEDICATORIA ................................................................................................ V

AGRADECIMIENTO....................................................................................... VI

TRIBUNAL PROYECTO DE TITULACIÓN .................................................... VII

DECLARACIÓN EXPRESA .......................................................................... VIII

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ............................................. X

ÍNDICE GENERAL ....................................................................................... XIII

ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................. XVII

ÍNDICE DE IMÁGENES ............................................................................... XX

RESUMEN ................................................................................................. XXII

ABSTRACT ............................................................................................... XXIII

Introducción .................................................................................................. 24

CAPITULO I .................................................................................................. 26

EL PROBLEMA .............................................................................................. 26

Planteamiento del Problema ....................................................................... 26

Situación Conflicto Nudos Críticos .............................................................. 29

Causas y Consecuencias del Problema ...................................................... 30

Delimitación del Problema .......................................................................... 31

Formulación del Problema .......................................................................... 31

Evaluación del Problema ............................................................................ 31

Variables .................................................................................................... 33

Objetivos .................................................................................................... 33

XIV

Alcance del Problema ................................................................................. 34

Justificación e Importancia .......................................................................... 36

Metodología del Proyecto ........................................................................... 37

Análisis de la problemática actual ............................................................... 38

CAPITULO II ................................................................................................. 50

MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 50

Antecedentes del Estudio ............................................................................... 50

Fundamentación Teórica ................................................................................ 57

Plan Nacional de Desarrollo ....................................................................... 57

Plan Nacional de Desarrollo (PND) ............................................................. 60

PEDI (Plan estratégico de desarrollo institucional)...................................... 60

Objetivos estratégicos ................................................................................ 63

Objetivos Tácticos ...................................................................................... 64

Estrategia ................................................................................................... 66

El proceso de decisión estratégica ............................................................. 67

Indicadores ................................................................................................. 68

POA (Plan Operaivo Anual) ........................................................................ 69

Scrum ......................................................................................................... 70

Las reuniones. ............................................................................................ 71

Los roles ..................................................................................................... 72

Php ................................................................................................................ 73

Fundamentación Legal ................................................................................... 75

Constitución de la República del Ecuador ................................................... 75

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas ............................... 76

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

(LOCGE). ................................................................................................... 76

XV

Normas de Control Interno .......................................................................... 77

Ley Orgánica de Educación Superior.......................................................... 78

Código Orgánico de Planificación y finanzas públicas ................................ 79

PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE ........................................... 82

CAPÍTULO III ................................................................................................ 83

PROPUESTA TECNOLÓGICA ...................................................................... 83

Análisis de factibilidad .................................................................................... 83

Factibilidad Operacional ............................................................................. 83

Factibilidad técnica ..................................................................................... 84

Factibilidad Legal ........................................................................................ 85

Factibilidad Económica ............................................................................... 86

Etapas de la metodología del proyecto .......................................................... 87

Metodología de desarrollo del proyecto .......................................................... 88

Entregables del proyecto ................................................................................ 91

Manual de uso................................................................................................ 93

Perfil de usuario: Administrador: ................................................................. 93

Perfil de usuario: Coordinador: ................................................................... 93

Perfil de usuario: Registra POA: ................................................................. 94

Opciones del sistema ................................................................................. 94

Diccionario de la base de datos ................................................................ 109

Modelo de datos ....................................................................................... 121

Diagrama de clases .................................................................................. 142

CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ................................... 142

Satisfacción del usuario ............................................................................... 144

CAPÍTULO IV .............................................................................................. 152

Criterios de aceptación del producto o Servicio ............................................ 152

XVI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 155

Conclusiones ............................................................................................ 155

Recomendaciones .................................................................................... 156

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 157

ANEXOS ..................................................................................................... 159

XVII

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 - Causas y consecuencias del problema ............................................... 30

Tabla 2 - Delimitación del problema ................................................................... 31

Tabla 3 - Pregunta 1 .......................................................................................... 38

Tabla 4 - Pregunta 2 .......................................................................................... 40

Tabla 5 - Pregunta 3 .......................................................................................... 41

Tabla 6 - Pregunta 4 .......................................................................................... 42

Tabla 7 - Pregunta 5 .......................................................................................... 43

Tabla 8 - Pregunta 6 .......................................................................................... 44

Tabla 9 - Pregunta 7 .......................................................................................... 45

Tabla 10 - Pregunta 8 ........................................................................................ 46

Tabla 11 - Pregunta 9 ........................................................................................ 47

Tabla 12 - Pregunta 10 ...................................................................................... 48

Tabla 13 - Campos del POA .............................................................................. 55

Tabla 14 - Tabla de costos – inversión .............................................................. 86

Tabla 15 - Roles ................................................................................................ 88

Tabla 16 - Product Backlog de la propuesta ...................................................... 89

Tabla 17 - Sprint Planning de la propuesta ........................................................ 90

Tabla 18 - Roles. ............................................................................................. 109

Tabla 19 - MenuSistema .................................................................................. 109

Tabla 20 - OpcionesSistema. ........................................................................... 110

Tabla 21 - OpcionesRoles ............................................................................... 110

Tabla 22 - AccesosOpciones. .......................................................................... 111

Tabla 23 - Users .............................................................................................. 112

Tabla 24 - ObjetivosPND. ................................................................................ 113

XVIII

Tabla 25 - PeriodosPEDI ................................................................................. 113

Tabla 26 - PeriodosDetallePEDI. ..................................................................... 114

Tabla 27 - MisionesVisionesPEDI. ................................................................... 114

Tabla 28 - ObjetivosEstrategicosPEDI. ............................................................ 115

Tabla 29 - FrecuenciasIndicadores. ................................................................. 115

Tabla 30 - ObjetivosTacticos............................................................................ 116

Tabla 31 - ObjetivosOperativos. ....................................................................... 116

Tabla 32 - IndicadoresObjetOperativos. ........................................................... 117

Tabla 33 - EstadosPOA. .................................................................................. 118

Tabla 34 - ActividadesPOA. ............................................................................. 119

Tabla 35 - Actividades. .................................................................................... 120

Tabla 36 - Login del sistema ............................................................................ 123

Tabla 37 - Creación de objetivo del PND ........................................................ 125

Tabla 38 - Mantenimiento objetivo PND ........................................................... 126

Tabla 39 - Creación de objetivo del PEDI ........................................................ 127

Tabla 40 - Mantenimiento objetivo PEDI .......................................................... 128

Tabla 41 - Creación de objetivo táctico ............................................................ 129

Tabla 42 - Mantenimiento objetivo táctico ........................................................ 130

Tabla 43 - Creación de objetivo operativo ........................................................ 131

Tabla 44 - Mantenimiento objetivo operativo .................................................... 132

Tabla 45 - Creación de indicadores ................................................................. 133

Tabla 46 - Mantenimiento de indicadores ........................................................ 134

Tabla 47 - Revisión y Consolidación POA ....................................................... 135

Tabla 48 - Seguimiento avances POA ............................................................. 136

Tabla 49 - Registro actividades POA .............................................................. 138

Tabla 50 - Mantenimiento actividades POA ..................................................... 139

XIX

Tabla 51 - Registrar avances POA .................................................................. 140

Tabla 52 - Seguimiento avances POA ............................................................. 141

Tabla 53 - Administración de objetivos ............................................................ 143

Tabla 54 - Administración de planes ................................................................ 143

Tabla 55 - Administración de unidades ............................................................ 144

Tabla 56 - Resultados de la pregunta 1 ........................................................... 145





Tabla 61 - Matriz de verificación de Funcionalidad de la aplicación ................. 152

XX

ÍNDICE DE IMÁGENES

Imagen 1 - Resultados de la pregunta 1 ............................................................ 39









Imagen 10 - Resultados de la pregunta 10 ........................................................ 48

Imagen 11 - Resumen de análisis de la situación actual .................................... 49

Imagen 12 - Croquis de ubicación de la Universidad de Guayaquil ................... 50

Imagen 13 - Organigrama de la Universidad de Guayaquil ................................ 53

Imagen 14 - Planeación estratégica ................................................................... 63

Imagen 15 – Tipos de objetivos ......................................................................... 66

Imagen 16 - Proceso de decisión estratégica .................................................... 67

Imagen 17 - Model Harvard Business School .................................................... 68

Imagen 18 - Ciclo de vida de Scrum .................................................................. 71

Imagen 19 - Arquitectura general de la aplicación ............................................. 91

Imagen 20 - Login de la aplicación web ............................................................. 95

Imagen 21 - Menú principal ............................................................................... 96

Imagen 22 - Registrar usuarios .......................................................................... 97

Imagen 23 – Habilitar opciones .......................................................................... 98

Imagen 24 – Registrar períodos ......................................................................... 98

XXI

Imagen 25 – Registrar PND ............................................................................... 99

Imagen 26 – Registrar Misión y Visión ............................................................. 100

Imagen 27 – Registrar PEDI ............................................................................ 101

Imagen 28 – Registrar Objetivos Tácticos ....................................................... 102

Imagen 29 – Registrar Objetivos Operativos .................................................... 103

Imagen 30 – Registrar Actividades POA .......................................................... 104

Imagen 31- Objetivos operativos ..................................................................... 105





Imagen 36 Caso de uso: Login del sistema ..................................................... 122

Imagen 37 Caso de uso: Objetivos .................................................................. 124

Imagen 38 Caso de uso: Planes ...................................................................... 137

Imagen 39- Resultados de la encuesta ............................................................ 150

Imagen 40- Resultados de la Aprobación ........................................................ 154

XXII



“DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB




Autor: Ronny Rodrigo Jaime Asencio Tutor: Ing. José Luis Ponce Guerrero, MSc.

RESUMEN

El presente proyecto de titulación tiene como objetivo principal el desarrollo de una aplicación

en ambiente web utilizando herramientas tecnológicas open source que permite el registro,

control y seguimiento del Plan Operativo Anual de la Universidad de Guayaquil, con la

finalidad de apoyar la gestión del departamento de planificación de la institución. La aplicación

permitirá a los funcionarios de la Universidad recopilar los datos correspondientes a los

proyectos que deben ejecutar cada una de las unidades académicas y administrativas de la

entidad permitiendo un adecuado registro de la planificación de la entidad donde se presenten

los recursos que se deben incluir en cada uno de los proyectos. Este registro y gestión de la

planificación permitirá mantener un control acerca del cumplimiento de las acciones previstas

a cumplir durante el periodo de gestión en estudio. Una administración eficiente del sistema

y el control adecuado del cumplimiento de los proyectos planificados permitirán la ejecución

adecuada de las acciones previstas por las unidades académicas y administrativas realizando

un eficiente uso de los recursos de la institución. Mediante el uso de la aplicación se puede

hacer eficiente el uso de los recursos que administra la institución, así como transparentar los

resultados de la ejecución presupuestaria en cada uno de los periodos que gestiona la

entidad.

XXIII



“AN APPLICATION DEVELOPMENT ENVIRONMENT WEBSITE

FOR THE REGISTRATION, CONTROL AND SEGUIMIENTO

OF THE ANNUAL OPERATING PLAN OF THE

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL”

Author: Ronny Rodrigo Jaime Asencio Tutor: Ing. José Luis Ponce Guerrero, MSc. ABSTRACT

The main objective of this titling project is the development of an application in a

web environment using open source technology tools that allows the registration,

control and monitoring of the Annual Operative Plan of the University of Guayaquil,

in order to support the management of the department of planning of the institution.

The application will allow University officials to collect the data corresponding to

the projects that must be executed by each of the academic and administrative

units of the entity, allowing an adequate record of the planning of the entity where

the resources that must be included in each of the projects. This registry and

management of the planning will allow to keep a control about the fulfillment of the

actions foreseen to be fulfilled during the management period under study. An

efficient administration of the system and the adequate control of the compliance

of the planned projects will allow the adequate execution of the actions planned by

the academic and administrative units making an efficient use of the resources of

the institution. By using the application, it is possible to make efficient use of the

resources administered by the institution and to make transparent the results of

budget execution in each of the periods managed by the entity.

24

Introducción

La Universidad de Guayaquil es una institución de educación superior pública por

lo cual, para su funcionamiento, recibe recursos del estado; goza de autonomía

financiera, administrativa y desarrolla sus actividades académicas en la ciudad de

Guayaquil y otras extensiones en diferentes cantones de la provincia de Guayas.

Actualmente cuenta con 18 Facultades, las cuales ofertan Carreras de formación

profesional de tercer nivel (pregrado) y programas de postgrado (maestrías y

especialidades médicas). Tiene su campus principal en la ciudad de Guayaquil,

en la dirección determinada por la Avenida Delta y Avenida Kennedy. En la

institución estudian alrededor de 70,000 estudiantes, lo cual la convierte en la

Universidad más grande del país por el número de alumnos.

La constitución menciona que “EI Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al

que se sujetarán las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y

ejecución del presupuesto del estado; y la inversión y la asignación de los recursos

públicos; y coordinar las competencias exclusivas entre el Estado central y los

gobiernos autónomos descentralizados. Su observancia será de carácter

obligatorio para el sector público e indicativo para los demás sectores”

(Constitución de la República del Ecuador, 2008). Este mandato constitucional

obliga a las instituciones del sector público a desarrollar su planificación

estratégica y anual donde consten los planes, programas y proyectos que se

desarrollarán y que deben alinearse al Plan de Desarrollo Nacional.

Adicionalmente vincula el cumplimiento de estos planes a la asignación

presupuestaria.

Ley Orgánica de Educación superior, en su disposición General Quinta, ordena

que “las universidades y escuelas politécnicas elaborarán planes operativos y

planes estratégicos de desarrollo institucional concebidos a mediano y largo plazo,

según sus propias orientaciones. Estos planes deberán contemplar las acciones

en el campo de la investigación científica y establecer la articulación con el Plan

Nacional de Ciencia y Tecnología, Innovación y Saberes Ancestrales, y con el Plan

Nacional de Desarrollo” (Ley Orgánica de Educación Superior, 2010).

25

Por las consideraciones legales anteriores y, además, al ser la planificación una

poderosa herramienta para organizar de manera adecuada los esfuerzos y

recursos de la entidad hacia la consecución de las metas institucionales, la

Universidad de Guayaquil tiene en su estructura orgánica el departamento de

“Planificación Institucional” que está supeditada a la gerencia Administrativa. Este

departamento realiza, con la colaboración de funcionarios de cada unidad

académica y administrativa, la conformación, validación y consolidación del Plan

Operativo Anual (POA) y, posteriormente, ponerlo a consideración de las máximas

autoridades de la Universidad para su ejecución dentro del periodo vigente.

La eficiencia, eficacia y la calidad académica y administrativa, debe ser

demostrada a través de los indicadores de gestión adecuados. Los indicadores

presentes en el POA ofrecen a las autoridades los índices pertinentes para evaluar

la marcha institucional facilitando la rendición de cuentas y, asegurando la

asignación adecuada de recursos para el siguiente periodo fiscal. En el presente

proyecto de titulación se aborda el tema de la planificación en el sector público,

especialmente haciendo énfasis en la Universidad de Guayaquil y además se

plantea una herramienta tecnológica que se ejecuta en un ambiente web para

automatizar los procesos relacionados al registro, control y seguimiento del POA.

En el primer capítulo del presente documento se hace un análisis de la

problemática que se presenta en la Universidad de Guayaquil en el tema de la

planificación institucional; se evalúa la propuesta de solución y se define los

objetivos de la investigación. En el segundo capítulo se presenta el marco teórico,

metodológico y legal que sustenta la elaboración del proyecto. Estás

concepciones servirán para fundamentar el desarrollo y presentación del

problema. El tercer capítulo presenta las acciones desarrolladas durante el tiempo

de ejecución del proyecto, además detalla técnicamente el producto que se

entregará como resultado de la investigación. El cuarto capítulo consta las

consideraciones para determinar la validez de la propuesta y las características

de calidad que debe cumplir. Finalmente, el documento pone a disposición de los

lectores las conclusiones y recomendaciones obtenidas del desarrollo de la

propuesta planteada.

26

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La Constitución del Ecuador aprobada en Montecristi en el año 2008 y aceptada

por la ciudadanía a través de referéndum popular contiene, en su capítulo

segundo, la planificación participativa para el desarrollo en la cual se incorpora al

estado ecuatoriano el sistema nacional descentralizado de planificación

participativa, responsable de dictar los lineamientos y las políticas que orienten al

sistema y aprobar el “Plan Nacional de Desarrollo”, conocido también como el plan

Nacional del Buen Vivir, que en la actualidad se encuentra vigente el plan 2017 -

2021. Este sistema está compuesto por el Consejo Nacional de Planificación y una

Secretaría técnica que realiza funciones de coordinación. Este sistema busca una

sociedad orientada hacia un nuevo régimen de desarrollo que sea inclusivo,

equitativo y solidario. Un nuevo modelo que permita el desarrollo sostenible del

país a largo plazo, en una relación armónica entre el ser humano y la naturaleza

(Constitución de la República del Ecuador, 2008)

El estado ecuatoriano realiza una planificación gubernamental apuntando a los

objetivos de país, buscando el desarrollo, la equidad, la justicia social, entre otros

aspectos, mismos que están determinados en el documento denominado Plan

Nacional de Desarrollo. Todas las entidades tienen la obligación de alinear sus

planes, programas, y proyectos a los objetivos de país determinados en el aludido

plan. El plan nacional de desarrollo se convierte así en la principal herramienta del

estado para canalizar de manera adecuada los esfuerzos de las entidades

públicas, en el marco de sus competencias, para el desarrollo del país. El actual

sistema persigue “la coordinación entre los distintos niveles de gobierno a través

del régimen de competencias; su propósito es que la acción del Estado –en sus

diferentes niveles y manifestaciones– llegue a los territorios y resuelva los

requerimientos de las personas, desde el enfoque de sus derechos” (Senplades,

Plan Nacional de Desarrollo 2017 -2021, 2017).

27

La Universidad de Guayaquil es una entidad de educación superior, fundada en el

año 1867 y que actualmente cuenta con 18 facultades de formación académica.

Forma parte del sector público por lo cual tiene la obligación de realizar su

planificación institucional y alinearlo a los objetivos del estado ecuatoriano,

presentes en el plan de desarrollo nacional. La institución cuenta con un

departamento de Planificación, el cual tiene la función de desarrollar el Plan

Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI) que, una vez aprobado por el

Consejo Universitario, debe instrumentar para que todos los órganos universitarios

puedan ejecutarlos. El PEDI es una herramienta de administración poderosa que,

sin embargo, no puede instrumentarse de manera efectiva ya que es una visión a

5 años, por lo cual, la institución realiza los planes operativos anuales (POA). El

POA es un instrumento de planificación en la cual se registran los planes,

proyectos y programas que va a realizar la institución en el año vigente, la

distribución de los recursos necesarios que buscan la consecución de los objetivos

operacionales, tácticos y estratégicos de la entidad.

Actualmente la Universidad de Guayaquil, en su Departamento de Planificación

no dispone de un sistema automatizado de registro, control y seguimiento del

POA. Los planes operativos de cada una de las unidades académicas y

administrativas son registrados en una hoja electrónica la cual es enviada por los

responsables de cada una de las unidades de la organización a el(los)

funcionarios del departamento de planificación. Esta hoja de cálculo carece de

cualquier tipo de seguridad. Habitualmente se determinan plazos para la entrega

del documento, sin embargo, muchos funcionarios no cumplen con los plazos

correspondientes. Un problema adicional surge en la consolidación de los planes

operativos de todas las unidades ya que, al manejar archivos digitales

independientes, al hacer la consolidación se puede quedar afuera alguna(s)

unidad.

28

El contenido de los archivos digitales correspondiente al POA de cada una de las

unidades académicas y/o administrativas pueden ser alterados en las etapas de

revisión y/o aprobación por las cuales ha transcurrido; ya que dichos archivos

carecen de seguridades y, además, no se puede conocer la identidad de los

funcionarios que realizaron los cambios mencionados. Adicionalmente, el

departamento solicita y recibe los documentos del POA por medio del correo

electrónico y almacenan dichos archivos en las computadoras que utilizan los

funcionarios, sin tener en consideración un plan de contingencia en el caso de que

dicha computadora sufra desperfectos por cualquier causa. Algunas unidades

envían varias versiones del mismo documento por lo cual se produce

inconsistencias en la información consolidada.

Lo anterior supone una carga operativa de trabajo para los funcionarios del

departamento de planificación que deben revisar varias veces el contenido de los

planes anuales para evitar inconsistencias en la información y esperar que los

equipos informáticos no sufran daños. Adicionalmente, el departamento no está

realizando en la actualidad una evaluación efectiva de los planes institucionales

de cada unidad académica / administrativa lo cual supone un desconocimiento

acerca del cumplimiento institucional y evita entregar información adecuada a las

máximas autoridades para que tomen las decisiones adecuadas. Además, al no

tener adecuadamente controlado la ejecución del POA las unidades no ejecutan

todas las acciones que inicialmente habían planificado, por lo que el presupuesto

universitario no se ejecuta en su totalidad lo que implica un menoscabo del

presupuesto institucional para el siguiente año.

El desarrollo de una aplicación web para el registro, control y seguimiento de los

POA de la Universidad de Guayaquil, una vez que las autoridades decidan su

implementación, permitirá la automatización de los procesos de Registro,

aprobación y mantenimiento de los planes operativos anuales (POA) del periodo

vigente, optimizando el manejo de la información y brindando una mejor

experiencia a los usuarios. Además, los funcionarios encargados de estos

procesos destinarán su tiempo a la revisión y coherencia de los planes,

programas, proyectos, presupuestos estimados y las evaluaciones periódicas que

deben realizar, ya que los datos estarán adecuadamente validados a través de la

aplicación.

29

Situación Conflicto Nudos Críticos

En cumplimiento con la Constitución y las leyes ecuatorianas, la Universidad de

Guayaquil elabora su planificación plurianual (Plan Estratégico de Desarrollo

Institucional) y, cada año, el POA (Plan Operativo Anual) en los cuales se

determinan los planes, programas y proyectos que la institución va a desarrollar

durante los diferentes periodos, los presupuestos estimados por cada actividad,

así como la identificación de los indicadores a los cuales están dirigidas las

acciones a realizar. Lo anterior supone implementar un sistema de planificación

institucional donde determine los indicadores estratégicos y operacionales

adecuados para evaluar el cumplimiento de los fines de la Universidad. Además,

el sistema debe permitir a los funcionarios delegados por cada una de las unidades

académicas y administrativas registren los planes, programas y proyectos a

desarrollar. Actualmente este registro de las actividades del POA se realiza a

través de un archivo digital en formato de hoja de cálculo. Este archivo carece de

las mínimas seguridades o control de versiones.

Para el registro, depuración y aprobación del POA los funcionarios deben cumplir

con una serie de pasos administrativos los cuales, en muchas ocasiones, no se

pueden cumplir ya que, a no tener un control de versiones o tener una versión final

a disposición de los funcionarios suelen tomarse mayor tiempo en la validación de

los documentos.

Durante el proceso de consolidación del plan operativo anual se da casos en los

cuales se agrega actividades tomadas de algún archivo enviado por alguna de las

unidades académicas y / o administrativas que no necesariamente es el último

documento que fue enviado o que el archivo no se encuentra actualizado. Esto

causa inconsistencias en la información almacenada y, posteriormente, la

imposibilidad de evaluar el cumplimiento del plan y la consecuente afectación en

las asignaciones presupuestarias. La eficiencia y calidad institucional está

determinada por los resultados de los indicadores de la organización y éstos solo

pueden ser evaluados en base a una información correctamente registrada.

30

Causas y Consecuencias del Problema

Las causas y consecuencias identificadas en el problema se describen a

continuación:

Tabla 1 - Causas y consecuencias del problema

Causas Consecuencias

Manejo de diferentes formatos

del documento POA.

Existen diferentes versiones

del documento, aumentando

la probabilidad de error.

Varios archivos digitales en el

proceso de elaboración del

POA.

Se retrasa el proceso de

consolidación y aprobación

del plan operativo anual.

Registro de avances de

actividades en archivos

digitales.

Se toma un tiempo

considerable hasta completar

los avances de todas las

unidades académicas y

administrativas de la UG.

Demora en la entrega de los

avances del POA.

Los porcentajes de avance de

los proyectos no son

entregados en los plazos

acordados a la dirección de

planificación.

No se puede realizar un control

estricto.

Afectación a las asignaciones

presupuestarias del próximo

periodo anual al cumplimiento

del POA.

Elaborado por: Ronny Rodrigo Jaime Asencio

Fuente: Departamento de planificación UG

31

Delimitación del Problema

En el siguiente cuadro se detalla el campo, área, aspecto y tema del problema.

Tabla 2 - Delimitación del problema

Campo: Administración y automatización de procesos.

Área: Tecnologías de la Informática.

Aspecto: Desarrollo de Software.

Tema:

Desarrollo de una aplicación en ambiente web para el registro,

control y seguimiento del plan operativo anual de la Universidad

de Guayaquil.

Elaborado por: Ronny Rodrigo Jaime Asencio

Fuente: Ronny Rodrigo Jaime Asencio

Formulación del Problema

¿Una aplicación en ambiente web para el registro, control y seguimiento del plan

operativo anual de la Universidad de Guayaquil permitirá realizar un manejo

eficiente de los proyectos planificados en la institución?

Evaluación del Problema

Delimitado. - El proyecto de titulación presentado es delimitado ya que se enfoca

exclusivamente a los procesos de registro, control y seguimiento de los datos

correspondientes a los planes operativos anuales de cada una de las unidades

académicas y administrativas que actualmente el Departamento de Planificación

de la Universidad de Guayaquil recopila, consolida y presenta para la aprobación

correspondiente. Como parte del proyecto los usuarios de la aplicación tendrán

una interfaz para registrar los planes, programas y proyectos planificados para el

año vigente. El seguimiento del cumplimiento y el control de acceso corresponden

a los usuarios de la Universidad cuyas funciones sean las indicadas, por cuanto

el sistema solo permitirá el registro acerca del grado de cumplimiento más no la

evaluación si los niveles registrados son adecuados o no.

32

Claro. – El proyecto de titulación presentado presenta de manera clara el

problema de estudio, en cuanto a los procesos de planificación de las acciones

que realizará la institución, los procedimientos de presentación, consolidación y

aprobación del POA, así mismo como el mantenimiento y actualización de los

porcentajes de avance del plan. Se define de manera clara los productos que se

entregará al finalizar el desarrollo del proyecto. El desarrollo de una aplicación web

de registro, seguimiento y control del POA de la institución permitirá a los

funcionarios encargados ser más eficientes en favor de la institución.

Evidente. – El proceso actual de presentación, consolidación y aprobación tiene

muchas deficiencias y no aprovecha la tecnología actual a la cual la Universidad

de Guayaquil tiene acceso. El departamento de Centro de Cómputo ha hecho

esfuerzos para proveer de varias herramientas informáticas para el mejor

desempeño de los funcionarios y, una aplicación web para el registro, control y

seguimiento del POA de la Universidad de Guayaquil sería un avance importante

en la automatización de los procesos administrativos.

Factible. - El proyecto presentado corresponde a un proyecto factible ya que la

propuesta de desarrollar una aplicación web para el registro, control y seguimiento

del POA en la Universidad de Guayaquil es técnicamente posible. Además,

siguiendo las políticas institucionales, para el desarrollo del programa se utilizará

código libre, específicamente, el lenguaje de programación a utilizar será PHP y

la base de datos la misma que actualmente utiliza la institución por lo cual la

implementación posterior del proyecto no supone gastos adicionales a la

administración de la Universidad.

Original. – La originalidad del proyecto radica en que actualmente el

departamento de planificación no está aprovechando la tecnología actual para

realizar sus actividades operativas de manera eficiente. El desarrollo del proyecto

implica que los funcionarios comiencen a confiar en las herramientas tecnológicas

como un aliado en las actividades cotidianas que coadyuvará en su desarrollo

profesional y la consecución de sus objetivos como departamento y, por

consiguiente, institucionales.

33

Identifica los productos esperados. – Una vez que se haya culminado el

proyecto presentado se entregará a la unidad académica los siguientes productos.

1. La aplicación en ambiente web desarrollado en el lenguaje de

programación denominado PHP que permite el registro, control y

seguimiento de la planificación operativa anual de la Universidad de

Guayaquil.

2. Manual técnico que contendrá la arquitectura y configuración de la

aplicación.

3. Manual de usuario con la descripción del manejo y administración de la

aplicación.

4. Informe de proyecto de titulación (capítulos) donde se recogerá todos los

aspectos metodológicos del proyecto, los resultados, las conclusiones y

recomendaciones del presente estudio.

Variables

Independiente

Aplicación en ambiente web para el registro, control y seguimiento del POA para

la Universidad de Guayaquil.

Dependiente

Plan operativo anual administrado de manera eficiente.

Objetivos

Objetivo General

Desarrollar una aplicación en ambiente web, utilizando herramientas tecnológicas

open source, para el registro, control y seguimiento del Plan Operativo Anual de

la Universidad de Guayaquil.

34

Objetivos Específicos

• Realizar el levantamiento de información de la situación actual del proceso

de elaboración del Plan Operativo Anual en el Departamento de

planificación de la Universidad de Guayaquil con el fin de identificar los

requisitos de la aplicación web.

• Desarrollar una aplicación en ambiente web para el registro, control y

seguimiento del Plan Operativo Anual para el Departamento de

Planificación de la Universidad de Guayaquil.

• Realizar la presentación de la aplicación en ambiente web a los

funcionarios del departamento de planificación y autoridades de la

Universidad de Guayaquil.

Alcance del Problema

Durante el desarrollo del presente proyecto de titulación se realizará el

levantamiento y documentación de la información relacionada a las acciones que

realizan los funcionarios de la Universidad de Guayaquil para presentar, validad,

consolidar, aprobar y evaluar el plan operativo anual de la institución. Se realizará

en levantamiento de dicha información en el departamento de Planificación, así

como las unidades académicas y administrativas que tienen la obligación de

presentar dichos planes.

Como resultado de la primera etapa se obtendrá los requerimientos de la

aplicación web, expresada en términos de necesidades de los funcionarios por

automatizar el proceso y que será la base de las siguientes etapas. En términos

generales la aplicación deberá permitir realizar las siguientes acciones:

1. Registrar y administrar los indicadores determinados en el Plan Nacional

de Desarrollo.

2. Registrar y administrar los indicadores estratégicos institucionales y su

relación con los objetivos gubernamentales.

35

3. Registrar y administrar los indicadores tácticos institucionales y su relación

con los objetivos institucionales.

4. Registrar y administrar los indicadores operativos institucionales y su

relación con los objetivos tácticos y estratégicos.

5. Registrar y administrar a los funcionarios responsables de ingresar en el

sistema los planes, programas y proyectos correspondientes al periodo

vigente por cada una de las unidades académicas y administrativas

presentes en la institución.

6. Consolidar los planes operativos anuales en un plan operativo anual

institucional para la presentación y aprobación de las máximas autoridades

de la Universidad de Guayaquil.

7. Registrar y administrar el avance del cumplimiento de los planes,

programas y proyectos registrados y aprobados en el plan operativo anual

de una unidad académica o administrativa.

8. Visualizar los reportes de cumplimiento de los planes, programas y

proyectos planificados al momento de la consulta.

9. Mantener la seguridad de acceso y permanencia en el sistema web.

Además, el sistema planteado se desarrollará en el lenguaje de programación

PHP y se utilizará el framework denominado “Laravel” por cuanto dicha

herramienta permite utilizar el modelo MVC (Modelo, Vista, Controlador) que es la

que actualmente está utilizando la Universidad de Guayaquil en el desarrollo de

todos sus proyectos que se integran al SIUG (Sistema Integrado de la Universidad

de Guayaquil). El motor de base de datos que se utilizará es “MySQL” que es la

que posee la Universidad de Guayaquil.

El presente proyecto de titulación supone el desarrollo de la herramienta

informática y no está considerado dentro del cronograma establecido el proceso

de implementación del producto. Una vez que, como resultado de este proyecto

de titulación, se entregue los códigos fuentes y documentos adicionales, la

Universidad estará en el libre derecho de implementar la herramienta por su propia

cuenta y recursos.

36

Justificación e Importancia

Las instituciones en general y especialmente las entidades públicas, realizan sus

acciones dentro del marco constitucional y legal vigente en el país lo cual les obliga

a realizar ciertas acciones administrativas para el correcto cumplimiento de los

mandatos constitucionales y legales correspondientes como es la existencia y

evaluación de los planes operativos en cada periodo. La evolución y crecimiento

de las instituciones se deben basar en una adecuada planificación. La visión de la

Universidad de Guayaquil se transforma en las metas u objetivos institucionales a

largo plazo que debemos alcanzar y, en base a dichos objetivos, los funcionarios

planificar y ejecutar planes, programas y proyectos que permitan alcanzar la meta

soñada.

La planificación institucional es una herramienta importante para una institución,

ya que determina la hoja de ruta a seguir por todos los que conforman la entidad,

ya que en ella está plasmada de manera técnica las acciones que debe ejecutar

para alcanzar el éxito. Con la existencia, seguimiento y control de un plan

adecuado, se puede medir la eficacia y la eficiencia de los resultados obtenidos y

se puede rendir cuentas al estado, a los docentes, estudiantes y a la sociedad en

general acerca del correcto uso de los recursos públicos que recibe la Universidad

de Guayaquil.

En pleno siglo XXI y siendo la Universidad de Guayaquil la institución de educación

superior más grande del país con casi 70000 estudiantes no es concebible que no

se cuente con la tecnología adecuada para la automatización de sus procesos y

allí radica la importancia del presente proyecto ya que permitirá usar la tecnología

para los procesos de registro, seguimiento y control de los planes operativos

anuales y con ello, permitirá a los funcionarios dedicarse a lo que realmente es

importante, la evaluación y el control del cumplimiento y no a revisar archivos. A

través del sistema, adicionalmente, introduciremos en los funcionarios de la

entidad la importancia de la planificación a nivel universitario.

Al tener los planes operativos en una base de datos y que los funcionarios

responsables puedan registrar el cumplimiento de aquellos planes, las autoridades

de la Universidad de Guayaquil tendrán la información adecuada en el momento

que lo requieran con la finalidad de tomar las decisiones adecuadas en torno a la

37

ejecución, priorización o modificación de las acciones planificadas, así como

también los responsables del cumplimiento o incumplimiento de las actividades

planificadas.

Metodología del Proyecto

Para el desarrollo del proyecto de manera integral se realizará las siguientes

acciones:

Se realizará un trabajo de campo que, a través de la observación y entrevistas con

los funcionarios encargados de la elaboración, envío, recepción, validación,

consolidación de los planes operativos anuales, se obtendrá la información

adecuada para conocer del proceso completo y las necesidades que serán

listadas para ser definidas como los requerimientos del sistema.

Además, se realizará una investigación bibliográfica para conocer de manera

detallada y fundamentada en textos, libros, revistas especializadas y demás

bibliografía adecuada sobre el plan de desarrollo nacional, la planificación

estratégica, los planes operativos anuales y, además, acerca de las herramientas

tecnológicas que se va a utilizar durante el proyecto como son, el lenguaje de

programación, el motor de base de datos, entre otros aspectos.

Posteriormente a lo indicado se procederá a realizar el desarrollo del sistema a

través de la “traducción” de los requerimientos de los usuarios en funcionalidades

que se puedan ejecutar en un equipo computacional y que pueda ser accedido a

través de un navegador web. El desarrollo de aplicaciones web por sí mismo sigue

una metodología específica y, para este proyecto se ha determinado utilizar la

metodología ágil denominada Scrum.

38

Análisis de la problemática actual

Como parte del proyecto de titulación y para entender de mejor manera la

problemática actual del proceso de registro y administración de los planes y

programas que ejecuta la Universidad de Guayaquil, se realizó una encuesta a las

personas que laboran en el departamento de planificación de la institución, que

administran los planes anuales y plurianuales de la organización. Los resultados

de la encuesta son considerados como insumo para la comprensión del problema.

Se realizaron preguntas orientadas a obtener información acerca del proceso

actual y las deficiencias que los funcionarios del departamento de planificación

perciben durante el flujo de la información. En este apartado se analizará de

manera detallada los resultados de dichas preguntas.

Tabla 3 - Pregunta 1

1

¿Considera usted que los delegados de las facultades y unidades administrativas no cumplen los plazos establecidos para el registro y actualización de los planes operativos anuales?

fi %

Totalmente de acuerdo 4 44%

De acuerdo 3 33%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 1 11%

Totalmente en desacuerdo 1 11%

TOTAL 9

Fuente: Investigación

Autor: Ronny Jaime Asencio

39

Imagen 1 - Resultados de la pregunta 1



Los resultados de la primera pregunta indican que los funcionarios del

departamento de planificación consideran, mayoritariamente en un 77%, que los

delegados de las facultades y unidades administrativas de la Universidad de

Guayaquil no cumplen con los plazos establecidos para la remisión de los

documentos que contienen los planes operativos anuales. Además, durante la

investigación mencionan que al recibir inicialmente los archivos se realizan una

serie de cambios o ajustes para cumplir con la normativa correspondiente.

44%

33%

0% 11%11%

%

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

40


2

¿Considera usted que la recepción, consolidación

y aprobación de los planes operativos anuales toman demasiado tiempo por trabajar con archivos

digitales?

fi %


De acuerdo 3 33%

Indiferente 2 22%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El 66% de los funcionarios del departamento de planificación consideran que el

tiempo que se invierte en recibir, revisar, consolidar los planes anuales y

plurianuales de las diferentes unidades académicas y administrativas de la

Universidad de Guayaquil es alto por cuanto se trabaja con archivos digitales

individuales que son consolidados en un archivo general en el plan institucional.

Al realizar cambios en un plan, programa o proyecto institucional se debe realizar

en la última versión del documento institucional.

33%

33%

22%

11%

0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


41


3

¿Considera usted que los archivos digitales a

través de los cuales se remiten los planes operativos anuales son vulnerables a fallos de seguridad o acceso?

fi %


De acuerdo 2 22%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 2 22%


TOTAL 9






El 66% de los funcionarios consideran que los archivos digitales a través de los

cuales se remite los planes, programas y proyectos que van a ejecutar cada una

de las unidades académicas o administrativas de la Universidad de Guayaquil,

durante el periodo vigente, son vulnerables ya que presentan falencias en cuanto

al acceso de los documentos así como altas posibilidades de ser alterados por

personas que tengan acceso a las computadoras personales o a las cuentas de

correo electrónico. Sin embargo existe un 33% de los funcionarios creen que estas

“vulnerabilidades” no son graves o que no representan un peligro para el correcto

funcionamiento de la institución o el proceso de planificación.

44%

22%

11%

22%

0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


42


4

¿La dependencia del proceso de recepción, consolidación y aprobación de los planes operativos anuales a través de los servicios de correo electrónico de la Universidad de Guayaquil puede provocar errores o demoras?

fi %


De acuerdo 3 33% Indiferente 2 22% En desacuerdo 1 11% Totalmente en desacuerdo 0 0%

TOTAL 9






La mayoría de los funcionarios de la institución (66%) consideran que la

dependencia del proceso de planificación con los servicios de correo electrónico

puede afectar al normal desempeño del registro de los planes y programas

institucionales. Esta dependencia al correo electrónico sólo se ve reflejada cuando

dichos servicios tienen afectaciones significativas.

34%

33%

22%

11%0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


43


5 ¿Considera usted que, bajo el proceso actual, al momento de registrar los avances de los planes y programas se puede cometer errores en cuanto a actualizar los archivos que fueron aprobados?

fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El 77% de los funcionarios del departamento de planificación considera que al

momento de registrar los avances, cuyos datos son remitidos por los funcionarios

de cada unidad académica y administrativa de la Universidad de Guayaquil, se

puede cometer errores en cuanto a la afectación de alguno de los proyectos

planificados.

33%

45%

11%11%0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


44


6 ¿Considera usted que el proceso de seguimiento sobre el cumplimiento de los planes y programas aprobados no se realiza de manera eficiente?

fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 2 22%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El seguimiento de los planes, programas y proyectos planificados por la

Universidad de Guayaquil, según el 66% de los funcionarios de planificación

encargados de dicha tarea, no se realiza de manera adecuada en cuanto al

cumplimiento de estos. Según los funcionarios esto se da por que los proyectos

reposan en archivos estáticos que no poseen un nivel de “inteligencia” que permite

remitir información a los funcionarios responsables y autoridades de la institución.

22%

44%

22%

11% 0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


45


7

¿Considera usted que las autoridades de la Universidad de Guayaquil, al no tener información en tiempo real acerca del cumplimiento de la planificación anual, no pueden tomar las decisiones adecuadas para hacer correctivos a tiempo en caso de incumplimientos?

fi %


De acuerdo 2 22%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El 78% de los funcionarios consultados consideran que las autoridades de la

Universidad de Guayaquil no pueden tomar las decisiones en los tiempos

adecuados ya que no tienen un servicio de información en tiempo real y deben

esperar a que se consolide la información de la ejecución y se elaboren los

reportes correspondientes para poder acceder a la información pertinente.

56%22%

11%11%

0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


46


8

¿Considera usted que al tener registrados los planes operativos anuales en un sistema informático permitirá efectuar un mejor control al cumplimiento de los planes y programas?

Fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 0 0%


TOTAL 9






El 88% de los consultados consideran que el control sobre la ejecución de los

planes, programas y proyectos planificados por la institución sería eficiente si el

registro de los antedichos planes estuvieran registrados en un sistema informático.

Este control se puede realizar por el personal de planificación, así como las

autoridades de la Universidad o sus delegados que podrían acceder al sistema

con la finalidad de verificar el cumplimiento de los proyectos planificados.

44%

44%

11%

0% 0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


47


9

¿Considera usted que la dependencia del proceso de registro, control y seguimiento del POA con el correo electrónico puede causar demoras si el servicio tuviera problemas?

fi %

Totalmente de acuerdo 3 33% De acuerdo 3 33% Indiferente 2 22% En desacuerdo 1 11% Totalmente en desacuerdo 0 0%

TOTAL 9






El 66% de los consultados mencionan que la dependencia del proceso de

planificación con el servicio de correo electrónico no es adecuada ya que, en caso

de errores del servicio, no podrán continuar con las acciones necesarias.

33%

33%

22%

11% 0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

48


10 ¿Considera usted que los funcionarios de las unidades administrativas y académicas cumplen con los plazos establecidos para el registro, control y seguimiento del POA?

fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El 77% de los funcionarios consultados mencionan que los delegados de las

unidades académicas y administrativas de la “Universidad de Guayaquil”, no

cumplen los plazos establecidos para el registro, control y seguimiento de POA.

Esta demora determina que las autoridades no tengan los reportes en el tiempo

oportuno para la toma de decisiones adecuadas.

33%

44%

11%11%

0%

%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


49

Resumen de análisis de la situación actual

La siguiente tabla presenta el resumen de la encuesta realizada.

Imagen 11 - Resumen de análisis de la situación actual



Realizando el análisis de los resultados mencionados previamente, se puede

resumir que el 74% de los investigados resaltan los problemas en el proceso actual

de registro, control y seguimiento de los planes operativos anuales, por lo cual se

justifica la implementación de un proyecto para el registro de la planificación

institucional.

50

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes del Estudio

La Universidad de Guayaquil se encuentra situada en el cantón Guayaquil, en la

jurisdicción de la provincia del Guayas, de la República del Ecuador. Tras varios

intentos fundacionales el Congreso Nacional, presidido por Pedro Carbo, decreta

la fundación de la Junta universitaria del Guayas, que se instala el primero de

diciembre de 1867, fecha en la cual queda totalmente definida la institución

educativa. Actualmente “cuenta con diecisiete Facultades que ofertan 31 carreras

de pregrado, 7 a nivel tecnológico con diferentes especializaciones y 8 carreras

cortas, de uno y dos años, cuenta con 6 Extensiones Universitarias en la Costa, y

provincia de Galápagos, 14 centros de estudios a distancias, 5 Institutos

Superiores de Postgrado, y 18 Institutos de Investigaciones” (Guayaquil,

Universiddad de Guayaquil, 2017). Fue una de las primeras instituciones de

educación superior en acoger la reforma universitaria de Córdova y se erigió bajo

el lema “Una sociedad mejor para una universidad mejor” (Guayaquil,

Universiddad de Guayaquil, 2017).

Imagen 12 - Croquis de ubicación de la Universidad de Guayaquil

Fuente: http://www.ug.edu.ec/mapeta/ Autor: Universidad de Guayaquil

http://www.ug.edu.ec/mapeta/index.html

51

La página institucional de la Universidad de Guayaquil menciona que la misión de

la entidad educativa es de:

Generar, difundir y preservar conocimientos científicos, tecnológicos,

humanísticos y saberes culturales de forma crítica, creativa y para la

innovación social, a través de las funciones de formación, investigación y

vinculación con la sociedad, fortaleciendo profesional y éticamente el

talento de la nación y la promoción del buen vivir, en el marco de la

sustentabilidad, la justicia y la paz.

Esta misión institucional determina la razón de ser de la Universidad de Guayaquil

en cuanto a la generación, difusión y preservación del conocimiento. La

universidad es un centro de formación de profesionales con énfasis en lo

humanístico en búsqueda de la excelencia académica permanente.

En los documentos institucionales, la visión de la Universidad de Guayaquil

determina:

Ser una institución de Educación Superior con liderazgo prospectivo

nacional e internacional en el campo de sus dominios científicos,

tecnológicos y humanísticos; comprometidos con la democracia

cognitiva, el diálogo de saberes, el desarrollo sustentable y la innovación

social.

Por lo anterior, se puede determinar que la Universidad de Guayaquil se proyecta

como una institución líder en la parte académica y científica tanto a nivel nacional

como internacional; destacando el desarrollo sustentable y la innovación social.

Esta visión propone a la Universidad un reto al tener que acreditar tanto en el

Ecuador como en el resto del mundo. A nivel nacional la entidad estatal que se

encarga de la evaluación y acreditación de las Universidades y Escuelas

politécnicas es el Concejo de Evaluación, Acreditación y aseguramiento de la

Calidad de la Educación Superior (CEAACES). A nivel internacional existen

diferentes entidades que se encargan de valorar y acreditar a las instituciones de

educación superior a nivel mundial, considerando altos estándares de calidad y

desempeño.

52

La Universidad de Guayaquil ha desarrollado, como parte de sus documentos

institucionales, la planeación prospectiva estratégica de la entidad, la cual hace

una proyección desde el 2016 hasta el 2030. En dicho documento se menciona

que “prever es una necesidad, una elección y una actitud; en el marco de la

incertidumbre que obliga a reflexionar sobre un futuro próximo y de mediano

alcance; es una elección a actuar intencionalmente tomando en cuenta que el

futuro no es único sino múltiple y factible; es una actitud y una forma de

relacionarse con el mundo” (Planeación prospectiva estratégica de la Universidad

de Guayaquil 2016-2030, 2016).

En el estatuto orgánico de la Universidad de Guayaquil en su estructura

organizacional cuenta con un órgano de cogobierno (Órgano Colegiado

académico superior) órganos de gestión y órganos de carácter consultivo y de

asesoría. El Consejo Universitario es la máxima autoridad de la institución la cual

está presidido por el Rector de la Institución. Además, son órganos de gestión de

la Universidad, los Vicerrectorados y el Sistema de gestión tecnológico,

administrativo y financiero. Este último sistema es en encargado del diseño,

planificación, ejecución, evaluación y seguimiento de modelos y procesos que

propicien su optimización en el marco de transparencia, eficiencia y rendición de

cuentas (Planeación prospectiva estratégica de la Universidad de Guayaquil 2016-

2030, 2016).

Según el organigrama institucional, la Coordinación General de Planificación,

acreditación y evaluación Institucional es el área estratégica de la Universidad de

Guayaquil donde, entre otras cosas, se realiza la planificación de desarrollo

Institucional.

53

Imagen 13 - Organigrama de la Universidad de Guayaquil

Fuente: www.ug.edu.ec

Autor: Universidad de Guayaquil

La Dirección de Planificación de desarrollo institucional de la Universidad de

Guayaquil, entre sus principales actividades, debe realizar toda la planificación

institucional que posicione a la entidad como una institución académica con

liderazgo nacional e internacional, cumpliendo de ésta manera la visión de la

entidad. Esta dirección realizó el plan Prospectivo Estratégico (PPE) 2016 – 2030;

el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2017 – 2020; los planes operativos

anuales (2016 y 2017 publicados en el sitio web). Estos últimos documentos son

establecidos anualmente para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la

institución, los cuales se encuentran alineados a los objetivos nacionales descritos

en del PNBV (Plan Nacional para el Buen Vivir); además es el encargado de

coordinar con las diferentes unidades académicas y administrativas la

ejecución y seguimiento del desarrollo de las actividades planificadas.

54

La dirección de planificación articula con las demás unidades administrativas y

académicas de la universidad los planes, programas y proyectos que lleva

adelante la institución. Esta coordinación se hace a través de reuniones de trabajo,

capacitación y, además, una comunicación a través de las cuentas de correo

electrónico de la entidad. Las unidades académicas, a través de los funcionarios

delegados, remiten la información de los proyectos y porcentajes de avances

correspondientes en pos de que la dirección de planificación realice la evaluación

y ajustes que considere pertinente.

Al mantener un intercambio de información básico, se presentan diversos

problemas con los archivos enviados, además de los inconvenientes planteados

en el primero capítulo en los procesos de registro, control y seguimiento del

documento POA, la Dirección de Planificación considera pertinente solicitar a la

Dirección de Gestión Tecnológica de la información el desarrollo de una aplicación

en ambiente web, con el objetivo de mejorar los procesos manuales de

elaboración del plan operativo anual, y reducir tiempos de respuesta en la toma

de decisiones y otras actividades en la ejecución de los proyectos.

Adicionalmente, como parte de las tareas de investigación preliminar acerca del

proyecto de titulación, los funcionarios del departamento de planificación

entregaron al autor del proyecto de titulación los formatos establecidos en la

actualidad que conforman la planificación de la institución. Así, se entregó los

siguientes documentos:

- Planeación prospectiva estratégica (2016 – 2030 )

- Plan estratégico institucional (2016 – 2020)

- Plan Operativo Anual (2017)

En los mencionados documentos constan los objetivos estratégicos, las

estrategias planificadas y las actividades que se ejecutarían en el año 2017. En el

documento se presentan los campos que son necesarios registrar para una

correcta administración de los planes y que se toman como base para la definición

de la aplicación en ambiente web propuesto. Es así como en los formatos enviados

por los funcionarios de la Universidad para formar el documento denominado

POA, se debe registrar los campos que se presentan en la siguiente tabla:

55

Tabla 13 - Campos del POA

1 Objetivo estratégico

2 Objetivo táctico

3 Unidades involucradas

4 Indicadores

5 Objetivo operativo

6 Actividades

7 Unidad operativa responsable

8 Medio de verificación

9 Indicador

10 Línea base

11 Meta

12 Frecuencia de informe de avance

13 Calendario de presentación de avances y resultados

14 Logro



Una aplicación en ambiente web que permite el registro, control y seguimiento del

cumplimiento de los planes, programas y proyectos planificados en el POA es

utilizada en la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL) de la ciudad de

Guayaquil, la cual facilita el desarrollo de las actividades asignadas a las unidades

responsables, así como la administración y gestión de los proyectos (ESPOL,

2017).

En Venezuela, un estudio realizado a cuatros universidades (Universidad de los

Andes – ULA, Universidad Central de Venezuela - UCV, Universidad Simón

Bolívar – USB y Universidad del Zulia - LUZ) con el propósito de comparar la

gestión de la investigación durante el período 2004-2008, obteniendo como

resultado que sólo en el caso de la USB se pudo constatar la existencia de planes

de largo, mediano y corto plazo, con objetivos sumamente genéricos en los dos

56

primeros, y un poco más concretos en el caso de los operativos en comparación

con los formulados por las otras universidades. Ese hallazgo llevó a la revisión de

los informes de gestión trimestral y anual que presentan las universidades al objeto

de corroborar la correspondencia entre resultados y metas previstas

trimestralmente en el POA. Se encontró que los informes de todas las

universidades estudiadas reflejan sólo resultados en cifras absolutas que no

constituyen indicadores de gestión ni se comparan, y que cuando se hace, es con

base en resultados del año anterior o con el lapso que se está rindiendo, pero no

en función de determinar su correspondencia con la situación deseada reflejada

en el POA para ese año. (Suárez Amaya & Díaz Barrios, 2014, pág. 141)

Con lo citado anteriormente, se puede evidenciar que la elaboración un

documento POA en las universidades aporta de manera significativa al momento

de evaluar y corroborar las actividades definidas; además permite gestionar los

resultados y metas establecidas en un periodo determinada.

En un estudio nacional realizada en la Universidad Técnica de Ambato, se

demostró mediante preguntas plateadas en una entrevista, que se desconoce si

la Dirección de Recursos Humanos cuenta con una planificación y si la tiene no

se realiza técnicamente, el Plan Operativo Anual no es difundido entre los

funcionarios de la Dirección por lo que no se trabaja en función de los objetivos

departamentales haciendo que la gestión administrativa sea deficiente ya que la

información que proporciona la Dirección para la toma de decisiones no es

confiable ni oportuna, presenta muchos errores que al ser depurados demandan

de tiempo porque no cuenta con un sistema automatizado en donde se concentre

la información de cada servidor universitario y lo que es más relevante los

procesos que ejecuta la Dirección son muy burocráticos. (Jiménez Conterón &

Jordán Vaca, 2012, pág. 85).

Con respecto a lo citado en el párrafo anterior, se entiende que necesario la

sistematización del proceso de registro de los planes operativos anuales, con la

finalidad de que la información almacenada sea confiable y eficiente; además

podemos disminuir tiempos de respuestas en la toma decisiones.

57

Lo mencionado permite entender la importancia de la existencia de la planificación

institucional que debe estar técnicamente elaborado y alineado hacia los objetivos

de mediano y largo plazo que tiene la institución, los cuales deben responder a los

objetivos nacionales determinados en el Plan Nacional del Buen Vivir publicados

por el Senplades, en cumplimiento constitucional y legal. Así también,

considerando que diversas instituciones de educación superior, tanto nacionales

como extranjeras, poseen sistemas informáticos web para la administración de los

POA, se debe tomar en consideración que la Universidad de Guayaquil requiere

de manera urgente poder sistematizar el proceso de planificación, seguimiento,

evaluación y control del cumplimiento de los planes institucionales para el

cumplimiento de la visión de la entidad.

Fundamentación Teórica

Plan Nacional de Desarrollo

La planificación supone el acto de elaborar una secuencia de actividades, las

cuales deben estar adecuadamente organizadas y que, con su ejecución, buscan

llegar a uno o varios objetivos. Las actividades que se prevén en la planificación

deben estar correctamente presupuestadas y los objetivos de cada actividad

deben responder a los objetivos institucionales.

Según (Senplades, Plan Nacional del Buen Vivir, 2016), en el Ecuador, por

mandato constitucional y legal, se establece el Plan Nacional de Desarrollo como

instrumento del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa

(SNDPP), y su objetivo es contribuir al cumplimiento progresivo de:

1. Los derechos constitucionales;

2. Los objetivos del régimen de desarrollo y disposiciones del régimen de

desarrollo (a través de la implementación de políticas públicas);

3. Los programas, proyectos e intervenciones que de allí se desprenden.

58

La (Constitución de la República del Ecuador, 2008) menciona que para cumplir

con dichos objetivos, se “requieren procesos, entidades, instrumentos y

herramientas de planificación y gestión que permitan la interacción de los

diferentes actores sociales e institucionales, para organizar y coordinar la

planificación del desarrollo en todos los niveles de gobierno”.

Además, la (Constitución de la República del Ecuador, 2008) menciona que:

La naturaleza del SNDPP (Sistema Nacional Descentralizado de

Planificación Participativa) –descentralizado y participativo– lo diferencia

del esquema de planificación del período neoliberal, cuando su papel se

limitaba a la realización de reportes operativos de distintas entidades que

no consideraban una visión estatal en conjunto. El actual sistema

persigue la coordinación entre los distintos niveles de gobierno a través

del régimen de competencias; su propósito es que la acción del Estado –

en sus diferentes niveles y manifestaciones– llegue a los territorios y

resuelva los requerimientos de las personas, desde el enfoque de sus

derechos. En este sentido, es necesario recordar y reconocer que el

Estado ecuatoriano se organiza en forma de república y se gobierna de

manera descentralizada.

El SNDPP está encabezado por un Consejo Nacional de Planificación, integrado

por representantes del Gobierno Central y de los Gobiernos Autónomos

Descentralizados (GAD) –parroquias, cantones y provincias–, junto con actores

de la ciudadanía y una Secretaría Técnica que lo coordina. Su principal objetivo

es generar directrices que orienten la planificación nacional y aprobar el Plan

Nacional de Desarrollo. La presidenta o presidente de la República preside el

Consejo (Constitución de la República del Ecuador, 2008).

Por lo anterior y para cumplir la normativa vigente, tras la aprobación del Plan

Nacional de Desarrollo, los actores estatales deberán desarrollar un conjunto de

instrumentos de planificación que permitirán definir estrategias, programas y

proyectos requeridos para el cumplimiento de los grandes objetivos y metas

nacionales complementarios a nivel nacional como:

59

1. Agendas de coordinación intersectorial;

2. Planes sectoriales;

3. Planes institucionales;

4. Agendas para la igualdad;

5. Agendas de coordinación zonal;

6. Planes de desarrollo y ordenamiento territorial.

Acerca del plan Nacional de Desarrollo, el (Plan Nacional de Desarrollo 2017 -

2021) menciona:

El Plan Nacional de Desarrollo es la hoja de ruta del país: el instrumento

capital para hacer realidad los mandatos de la Constitución y las

aspiraciones, anhelos e ilusiones del pueblo; siempre con el propósito de

asegurar el desarrollo de una manera organizada, transparente, solidaria,

corresponsable, eficiente y progresiva. Se trazan los grandes objetivos

nacionales para alcanzar una sociedad más justa, equitativa y solidaria,

que han sido logrados luego de recoger las expectativas y aspiraciones

de los sectores sociales que han aportado propositivamente en la

construcción del presente documento.

Adicionalmente, el (Plan Nacional de Desarrollo 2017 -2021) establece que:

El plan cuenta con un esquema anual y plurianual de inversiones; así

como con el establecimiento de intervenciones emblemáticas concretas,

correspondientes con el plan de gobierno. Es a partir de estos aportes

que se medirá el rendimiento de la acción pública en áreas claves para el

desarrollo nacional. Cada una de estas intervenciones emblemáticas

debe implementarse de manera prioritaria e intersectorial, pero, sobre

todo, en coordinación con los diferentes niveles de gobierno y otras

funciones del Estado. En ello, es fundamental que se observe el régimen

de competencias, así como su complementariedad hacia inversiones

privadas y hacia la economía popular y solidaria; con lo cual potenciar su

efecto y sostenibilidad

60

En el desarrollo de la aplicación en ambiente web se utilizarán el Framework de

Laravel debido a que es una herramienta tecnológica open source (código libre)

que permite utilizar lenguaje de programación PHP. La arquitectura de desarrollo

es el modelo vista controlador (MVC); y se utilizará el motor de base de datos

MySQL.

El sistema de manejo base de datos MySQL, maneja versiones gratuitas para

desarrollo de proyectos y garantiza la estabilidad de los sistemas debido a que

utiliza un modelo cliente / servidor y una arquitectura orientada a servicios.

Plan Nacional de Desarrollo (PND)

Conforme lo definido por la Constitución del Ecuador en el Art.280:

EI Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las

políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución

del presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos

públicos; y coordinar las competencias exclusivas entre el Estado central

y los gobiernos autónomos descentralizados. Su observancia será de

carácter obligatorio para el sector público e indicativo para los demás

sectores. La elaboración del Plan Nacional para el Buen Vivir supuso

enfrentar cuatro grandes desafíos: articular la planificación al nuevo

marco constitucional, al reforzar la planificación por Objetivos Nacionales

para el Buen Vivir; generar procesos de articulación y retroalimentación

interestatal que integren la gestión por resultados; incorporar de manera

efectiva a la planificación el ordenamiento territorial; e impulsar un

proceso de participación social. (Constitución de la República del

Ecuador, 2008)

PEDI (Plan estratégico de desarrollo institucional)

El plan estratégico de desarrollo institucional es la guía y el insumo básico para

preparar planes operativos anuales para cada una de las unidades del nivel

táctico-operativo de la institución. El punto de partida son los objetivos operativos

contenido en el plan estratégico. Estos deberán desglosase hasta el nivel de

actividades y a partir de ellas, establecer la secuencia de ejecución; la

61

cuantificación y asignación de los recursos: humanos, físicos, institucionales,

financieros, etc.

Planeamiento Estratégico

Según (CHIAVENATO, 2010), la planeación estratégica es “el proceso que nos

permite identificar oportunidades de mejoramiento en la operación de una

empresa, de un servicio, o en nuestra vida cotidiana, con base en la técnica, así

como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento

integral de dichas oportunidades”. La planeación se realiza en un ambiente de

incertidumbre, no se puede asegurar si éste será el mismo en el futuro, por lo que

hacen suposiciones o pronósticos acerca de la situación por venir.

Así también, en el campo organizacional, “sirve para formular y ejecutar las

estrategias de la organización con la finalidad de insertarla, según su misión, en

el contexto en el que se encuentre” (CHIAVENATO, 2010). Para (Drucker) “la

Planeación Estratégica es el proceso continuo basado en el conocimiento más

amplio posible del futuro, considerando que se emplea para tomar decisiones en

el presente, las cuáles implican riesgos futuros en razón de los resultados

esperados”.

Estrategia

El término “estrategia” (del griego strátegos), proviene de dos palabras griegas:

stratos (ejército) y ago (en griego antiguo, liderar, guiar, cambiar). Por lo anterior

se puede decir que la palabra estrategia se define como liderar, cambiar y/o guiar

un ejército. Como se puede observar, se aplica directamente a la guerra, sin

embargo, en la actualidad se utiliza para todas las actividades y empresariales del

ser humano. La estrategia es el “curso de acción, que la organización elige, a partir

de la premisa de que, una posición futura diferente le proporcionará ganancias y

ventajas en relación con su situación actual” (CHIAVENATO, 2010). La estrategia

es al mismo tiempo una ciencia y un arte, es reflexión y acción, o bien es pensar

para actuar.

62

Así mismo, podemos destacar que la estrategia se entiende como el modo o el

plan para asignar recursos escasos, con el fin de obtener una ventaja competitiva

y lograr un objetivo con un nivel de riesgo aceptable. Es una mezcla de objetivos

y políticas principales que se traduce en una acción específica y que requiere del

desarrollo de recursos. Uno de los primeros autores conocido en el campo de la

estrategia militar es un general y filósofo chino llamado Sun Tzu, autor de la obra

“El arte de la guerra” hace aproximadamente 2500 años. El texto relata “de la

preparación de planes, la guerra efectiva, la variación de tácticas, el ejército en

marcha, la organización del ejército, los puntos débiles y fuertes del enemigo,

entre otras”.

Así mismo, (STEINER, 2010) determina que “una estrategia bien formulada

permite asignar e integrar todos los recursos y competencias organizacionales en

una proposición única y viable para anticiparse a los cambios de los entornos y a

las contingencias enfrente de sus competidores. Lo anterior explica por qué la

estrategia nació con la Guerra y avanzó con la política y los deportes”.

La planeación estratégica está compuesta por varias “capas” en las cuales se

determina una serie de aspectos institucionales de acuerdo a la información que

se posee y de las expectativas del negocio. Como producto de esta planificación

la organización establece las estrategias adecuadas para enfrentar el vertiginoso

mundo de los negocios o de las acciones en el área de acción de la institución. La

imagen nos muestra los resultados de un proceso de planeación estratégica en

las organizaciones.

63

Imagen 14 - Planeación estratégica

Objetivos

El objetivo se puede definir como “el fin al cual se desea llegar o la meta que se

pretende lograr”. Es lo que impulsa al ser humano e institución a tomar decisiones

o a perseguir sus aspiraciones. Los objetivos, en general, “son los valores y

los propósitos o finalidades de una organización expresado en las expectativas

futuras. Los objetivos formales son parte de la misión de la empresa y determinan

el tipo de estrategia, procesos y estructura que esta adoptará. Por lo general, se

presentan claramente para el conocimiento de los empleados y clientes”

Objetivos estratégicos

“Son propósitos o metas que define la nación para asegurar los Intereses

Nacionales; tienen carácter tangible y variable en el tiempo, deben ajustarse

constantemente a las condiciones nacionales e internacionales” (Nicaragua,

2017). Los objetivos nacionales consideran las aspiraciones de los habitantes del

país y las metas de sus gobernantes e instituciones. El desarrollo de social, la

equidad y justicia social, y la igualdad de oportunidades son postulados que

determinan el plan a seguir en beneficio de los habitantes de la patria.

64

En el Ecuador, el Concejo Nacional de Planificación aprobó y está ejecutando el

Plan Nacional de Desarrollo 2017 – 2021 denominado por el gobierno actual como

“Todo una vida”. En este plan menciona que el país debe “avanzar hacia una

economía social y solidaria, ecologista, basada en el conocimiento y el talento

humano, para salir del extractivismo, lograr pleno empleo, alcanzar mayor

productividad, y democratizar los medios de producción y la riqueza” (Senplades,

Plan Nacional de Desarrollo 2017 -2021).

Los objetivos estratégicos también se pueden definir “metas organizacionales a

largo plazo que ayudan a convertir una declaración de una misión de una visión

amplia en planes y proyectos más específicos” (Matt, 2017). Estos objetivos

institucionales están diseñados para que la organización alcance la visión que se

determinó en el proceso de planificación estratégica. Debe responder a la misión

organizacional y, además, permitir alcanzar las grandes metas institucionales. En

el sector público ecuatoriano, las metas institucionales deben estar alineadas a

cumplir con los grandes objetivos nacionales determinados en el Plan Nacional de

Desarrollo ya que, todas las instituciones estatales deben aportar a la consecución

del buen vivir para los ciudadanos ecuatorianos.

Objetivos Tácticos

Los objetivos tácticos también denominados operativos, son aquellos definidos

generalmente por una empresa y que se basan en función de los objetivos

generales de la institución (Mastiposde.com, 2017). Además, se les conoce como

tácticos debido a que son las metas formales de la organización y se definen por

sectores para lograr alcanzar las finalidades institucionales.

Así mismo, (Saez, 2017) define que los objetivos tácticos son:

Una declaración por escrito que describe una producción prevista, según

la definición de Blackerby Associates. En otras palabras, es un resumen

de un negocio en términos de productividad o la venta de un determinado

producto. Está estrechamente relacionado con el concepto de un objetivo

estratégico, que es una descripción por escrito del resultado deseado

65

para una empresa de negocios. El objetivo táctico simplemente

profundiza en cómo se logrará el objetivo estratégico”

Además, según (Matt, 2017) los objetivos operativos son:

Los puntos de referencia de los proyectos diarios, semanales o

mensuales que implementan grandes objetivos estratégicos. Los

objetivos operativos, también llamados objetivos tácticos, se establecen

con los objetivos estratégicos en mente y proporcionan un medio para la

gestión y el personal para descomponer un objetivo estratégico más

amplio en tareas realizable y medibles en el corto plazo.

La diferencia entre los objetivos estratégicos y operativos radica, según (Matt,

2017) en:

Su marco de tiempo; los objetivos operativos son metas a corto plazo,

mientras que los objetivos estratégicos son a largo plazo. Los objetivos

estratégicos y operativos también funcionan de manera diferente en la

práctica ya que los objetivos estratégicos siguen siendo por lo general

demasiado amplios como para tener sentido como un conjunto específico

de tareas diarias o proyectos semanales. Los objetivos operativos, por

otro lado, son específicos y de corto plazo como para ser considerados

utilizables en el tiempo todos los días y en la asignación de activos.

Según lo indicado, las diferencias entre los objetivos estratégicos y operacionales

son sumamente amplias, sin embargo están estrechamente relacionados ya que

una organización no logrará alcanzar sus objetivos estratégicos si no es capaz de

traducir de manera efectiva dichos objetivos estratégicos en objetivos operativos

que sean viables y, consecuentemente, que estén diseñados para alimentar a los

objetivos estratégicos.

66

Algunos autores separan los objetivos tácticos de los objetivos operacionales y

determinan que la mayor diferencia de esta clasificación es que los objetivos

tácticos responden a estrategias o mediciones a medio plazo y los objetivos

operacionales responden a mediciones a corto plazo.

La imagen 4 presenta los diferentes tipos de objetivos de una organización y los

relaciona con el nivel de los funcionarios en los cuales deben ser tratados.

Imagen 15 – Tipos de objetivos

Fuente: Introducción a la planificación estratégica

Autor: Torruela Albert

Estrategia

Según Chandler (1962), citado por (Torruela, 2017), la estrategia “es la

determinación de los objetivos y metas a largo plazo de carácter básico de una

empresa, y la adopción de los cursos de acción y la asignación de los recursos

que resultan necesarios para alcanzar dichos objetivos”.

67

El proceso de decisión estratégica

Según los autores, existen diferentes modelos de diseño y ejecución de las

estrategias institucionales. Uno de los modelos genéricos ampliamente aceptados

se puede visualizar en la siguiente imagen 6:

Imagen 16 - Proceso de decisión estratégica

Fuente: InSlideShare

Autor: Albert Torruella

Uno de los modelos que tiene mayor acogida en el mundo de la plaificación

estratégica es el modelo “Harvard Bussiness School” en la cual se describe las

acciones que deben seguir los planificadores para obtener un completo plan que

contenga las estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos institucionales. Un

resumen gráfico del modelo descrito se puede observar en la imagen 6 del

presente documento.

68

Imagen 17 - Model Harvard Business School

Fuente: InSlideShare

Autor: Albert Torruella

Como se observa en la imagen, el modelo HBS determina los pasos a seguir

dentro del proceso de planificación estratégica partiendo de la misión y visión

institucionales; ejecutando un análisis interno y externo de la organización para

definir las estrategias a corto, mediano y largo plazo. Estos planes correctamente

ejecutados y controlados permitirán dirigir la empresa hacia los objetivos

planificados.

Indicadores

El logro de la competitividad de una organización debe estar ligado al

cumplimiento del plan elaborado, en el cual se fija, entre otras cosas, la visión,

misión, objetivos institucionales y estrategias corporativas con base a un

adecuado diagnóstico institucional (Beltrán, 2012). Las áreas funcionales de la

organización establecen, con base al plan corporativo, unos objetivos que

garanticen el logro del éxito de la gestión de la institución. Tras la iniciación de la

69

ejecución de dichos planes surgen algunas interrogantes entre los miembros de

la organización, las cuales deben ser respondidas a tiempo para tomar las

acciones correctivas adecuadas.

Durante el proceso de ejecución de los planes y programas se evalúa si los

objetivos planteados en el mismo responden a la misión y visión de la

organización, además, determinar si las estrategias seleccionadas garantizan el

logro de los objetivos. Estas interrogantes a su vez causan que los

administradores determinen de manera técnica si los recursos con los cuales

cuenta la organización son adecuados para la ejecución del plan, el nivel de

ejecución o los logros en un instante de tiempo, o si los recursos que se están

utilizando están siendo eficientemente gestionados. Esta información provee a los

directivos de orientación acerca del rumbo de la empresa y, de ser el caso, permite

tomar los correctivos adecuados en los momentos oportunos para redirigir a la

organización en el rumbo correcto (Beltrán, 2012).

La administración implica, como sus acciones básicas, Planear, organizar, dirigir

y controlar. La planeación determina a dónde quiere ir la empresa y cómo llegar

allí. Esto requiere de una evaluación de los cambios y análisis de las restricciones

internas y externas, pronóstico, fijación de objetivos, desarrollo de estrategias,

políticas y elaboración de planes de acción. En cuanto a la organización, ésta

determina el agrupamiento adecuado de las acciones a ejecutar, los responsables

de cada una de las actividades y el establecimiento de los medios adecuados de

comunicación, coordinación y control. El control se refiere a medir y evaluar los

resultados obtenidos y compararlos con los planes para determinar, si se lo

requiere, las acciones correctivas correspondientes (Beltrán, 2012).

POA (Plan Operaivo Anual)

El plan operativo anual es un documento en el cual los responsables de una

organización, en este caso las unidades académicas/administrativas, establezcan

los objetivos y estipulen los pasos a seguir para cumplir los objetivos estratégicos.

70

Scrum

Según (Schwaber & Sutherland, La guía de scrum, 2013) scrum es “un marco de

trabajo por el cual las personas pueden acometer problemas complejos

adaptativos, a la vez que entregar productos del máximo valor posible productiva

y creativamente. Este marco de trabajo se propone ser ligero, fácil de entender y

extremadamente dificil de llegar a dominar” (pág. 7).

(Schwaber & Sutherland, La guía de Scrum, 2013) menciona que

El equipo scrum esta compuesto por en un dueño de Producto (Product Owner), el equipo de desarrollo (Development Team) y un scrum master. Los Equipos Scrum son autoorganizados y multifuncionales. Los equipos autoorganizados eligen la mejor forma de llevar a cabo su trabajo y no son dirigidos por personas externas al equipo. Los equipos multifuncionales tienen todas las competencias necesarias para llevar a cabo el trabajo sin depender de otras personas que no son parte del equipo” (pág. 16).

Los equipos de scrum “entregan productos de forma iterativa e incremental,

maximizando las oportunidades de obtener retroalimentación. Las entregas

incrementales de producto “Terminado” aseguran que siempre estará disponible

una versión potencialmente útil y funcional del producto” (Schwaber & Sutherland,

La guía de scrum, 2013).

La imagen 7 presenta el ciclo de vida de Scrum en la cual se define, inicialmente,

las caracteristicas del producto ha desarrollare; la planificación de cada uno de los

“Sprint” que son las interacciones que se va a desarrollar interactivamente, los

objetivos del sprint, el desarrollo del componente, la verificación del cumplimiento

del objetivo y el paso al siguiente “sprint”. Cabe resaltar que en esta marco de

desarrollo se establece reuniones diarias de coordinación en la cual se menciona,

por parte de cada uno de los intergrantes del equipo los que se hizo en el día

anterior, lo que se va a hacer durante el día actual y los problemas encontrados.

Al finalizar todos los sprint se obtiene un producto completamente funcional.

71

Imagen 18 - Ciclo de vida de Scrum

Fuente: https://www.neonrain.com/agile-scrum-web-development/

Autor: Neon Rain Interactive

Arteafectactos de scrum

“Los artefactos de Scrum representan trabajo o valor en diversas formas que son

útiles para proporcionar transparencia y oportunidades para la inspección y

adaptación. Los artefactos definidos por Scrum están diseñados específicamente

para maximizar la transparencia de la información clave, que es necesaria para

asegurar que todos tengan el mismo entendimiento del artefacto” (Schwaber &

Sutherland, La guía de scrum, 2013).

Scrum se puede dividir de forma general en 3 fases, que podemos entender como

reuniones. Las reuniones forman parte de los artefactos de esta metodología junto

con los roles y los elementos que lo forman.

Las reuniones.

Planificación de Backlog

En esta fase se definirá un documento en el que se definirá el los requisitos del

sistema por prioridades. Se definirá tambien la planificación del sprint 0, en las que

se decidirá cuáles van a ser los objetivos y el trabajo que hay que realizar para

esta interacción. Además, se obtendrá un Sprint BackLog que es la lista de tareas

y el objetivo mas importante del sprint (Schwaber & Sutherland, La guía de scrum,

2013).

https://www.neonrain.com/agile-scrum-web-development/

72

Seguimiento del sprint

En esta fase se realizan reuniones diarias en las que se realizan las 3 preguntas

básicas:

1. ¿Qué trabajo se realizó desde la reunión anterior?

2. ¿Qué trabajo se hará hasta la próxima reunión?

3. ¿Inconvenientes que han surgido y qué hay que solucionar para poder

continuar?

Revisión del sprint

Cuando se finaliza el sprint se realiza una revisión del incremento que se ha

generado. Se presentan los resultados finales y una demo o versión, lo cual

ayudará a mejorar el feedback con el cliente.

Los roles

Los roles dentro del marco de trabajo representan a los actores que participan en

el procceso de acuerdo a los niveles de compromiso y responsabilidad que tienen

para obtener el producto final. Es asi que dichos roles se pueden clasificar de la

siguiente manera:

• Product owner (Dueño del producto): es la persona que toma las

decisiones y que conoce el negocio del cliente y su visión del producto. Se

encarga de escribir las ideas del cliente. Puede ser interno o externo y su

función principal es ser el representante de todas las personas interesadas

en los resultados del proyecto.

• Scrum Master: Es el encargado de comprobar que el modelo y la

metodología funciona de manera adecuada. Es el responsable de eliminar

los inconvnientes que se presenten durante proceso que podrían impedir

el correcto desarrollo, además de que es el encargado de interactuar con

el cliente y los gestores.

73

• Equipo de desarrollo: Suele ser un equipo pequeño de unas 5 a 9

personas como máximo y es el encargado de organizar y tomar decisiones

durante el proceso. Esta involucrado en la estimación del esfuerzo y la

consecución de los objetivos.

• Usuarios: Es el destinatario final del producto.

• Stakeholders: Las personas a las que el proyecto les producirá un

beneficio.

• Managers: Toma las decisiones finales participando en la selección de los

objetivos y de los requisitos.

Php

(Palomo, 2017) define que el lenguaje de programación denominado PHP (cuyo

nombre es acrónimo de PHP: Hipertext Preprocessor) es “un lenguaje interpretado

con una sintaxis similar a la de C++ o JAVA. Aunque el lenguaje se puede usar

para realizar cualquier tipo de programa, es en la generación dinámica de páginas

web donde ha alcanzado su máxima popularidad. En concreto, suele incluirse

incrustado en páginas HTML (o XHTML), siendo el servidor web el encargado de

ejecutarlo” (pág. 2).

PHP se ha vuelto muy popular en el desarrollo de aplicaciones, especialmente de

tipo web, según (Palomo, 2017) por las siguientes razones:

• Es un lenguaje libre. Puede descargarse de http://www.php.net.

• Está disponible para muchos sistemas (GNU/Linux, Windows, UNIX, etc).

• Tiene una extensa documentación oficial en varios idiomas (disponible

libremente en http://www.php.net).

• Existen multitud de extensiones: para conectar con bases de datos, para

manejo de sockets, para generar documentos PDF, para generar

dinámicamente páginas en Flash, etc.

• Al ejecutarse en el servidor, los programas PHP lo pueden usar todo tipo

de máquinas con todo tipo de sistemas operativos.

http://www.php.net/

74

• En caso de que un cliente falle (por error hardware, virus, etc.) se puede

seguir usando el sistema desde otro cualquiera que tenga un navegador

web con conexión al servidor.

Base de datos

Una base de datos se puede definir una colección de información organizada de

forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los

fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos

electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros

y archivos (2017). La colección de datos organizados habitualmente contiene

información relevante de la empresa u organización. Los programas que acceden

a las base de datos se denominan “Sistemas gestores de base de datos SGBD”

los cuales tienen como objetivo principal el de proporcionar una forma de

almacenar y recuperar la información de una base de datos de manera que sea

tanto práctica como eficiente (Silberschatz, 2011). Nacen como una alternativa a

los sistemas de archivos de los sistemas en los cuales existían diferentes archivos

por cada una de las “soluciones” de la empresa.

En el mercado existen un sinnúmero de SGBD que se pueden clasificar en dos

grandes grupos: Los sistemas comerciales que por su uso se debe pagar una

cantidad de dinero y los sistemas “free” que están disponibles para su uso sin

considerar un pago por su utilización. Los sistemas pagados conocidos en el

mercado son, entre otros, Oracle, SqlServer. Ejemplos de sistemas “free” son

MySql, PostgreSql, entre otros.

75

Fundamentación Legal

Constitución de la República del Ecuador

Capítulo segundo

Planificación participativa para el desarrollo

Art. 279.- El sistema nacional descentralizado de planificación participativa

organizará la planificación para el desarrollo. El sistema se conformará por un

Consejo Nacional de Planificación, que integrará a los distintos niveles de

gobierno, con participación ciudadana, y tendrá una secretaría técnica, que lo

coordinará. Este consejo tendrá por objetivo dictar los lineamientos y las políticas

que orienten al sistema y aprobar el Plan Nacional de Desarrollo, y será presidido

por la presidenta o presidente de la República.

Los consejos de planificación en los gobiernos autónomos descentralizados

estarán presididos por sus máximos representantes e integrados de acuerdo con

la ley.

Los consejos ciudadanos serán instancias de deliberación y generación de

lineamientos y consensos estratégicos de largo plazo, que orientarán el desarrollo

nacional.

Art. 280.- El Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las

políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del

presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos; y

coordinar las competencias exclusivas entre el Estado central y los gobiernos

autónomos descentralizados. Su observancia será de carácter obligatorio para el

sector público e indicativo para los demás sectores.

Art. 293.- La formulación y la ejecución del Presupuesto General del Estado se

sujetarán al Plan Nacional de Desarrollo. Los presupuestos de los gobiernos

autónomos descentralizados y los de otras entidades públicas se ajustarán a los

planes regionales, provinciales, cantonales y parroquiales, respectivamente, en el

marco del Plan Nacional de Desarrollo, sin menoscabo de sus competencias y su

autonomía.

76

Art. 297.- Todo programa financiado con recursos públicos tendrá objetivos,

metas y un plazo predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido

en el Plan Nacional de Desarrollo.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

Art 4.- Se someterán a este código todas las entidades, instituciones y organismos

comprendidos en los artículos 225, 297 y 315 de la Constitución de la República.

Se respetará la facultad de gestión autónoma, de orden político, administrativo,

económico, financiero y presupuestario que la Constitución de la República o las

leyes establezcan para las instituciones del sector público.

Para efectos del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa,

las instituciones del gobierno central y de los gobiernos autónomos

descentralizados aplicarán las normas de este código respecto de:

1. La dirección de la política pública, ejercida por el gobierno central y los

gobiernos autónomos descentralizados y los procesos e instrumentos del

Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa, en el

marco de sus competencias;

2. La coordinación de los procesos de planificación del desarrollo y de

ordenamiento territorial, en todos los niveles de gobierno;

3. La coordinación con las instancias de participación definidas en la

Constitución de la República y la Ley; y,

4. La coordinación de los procesos de planificación con las demás funciones

del Estado, la seguridad social, la banca pública y las empresas públicas,

con el objeto de propiciar su articulación con el Plan Nacional de Desarrollo

y los planes de desarrollo y de ordenamiento territorial, según corresponda

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

(LOCGE).

Art. 15: Indicadores de gestión.- Cada entidad del sector público deberá

preparar sus indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las

herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso

administrativo. La elaboración de los indicadores de gestión se sustentará en la

información que guarde relación con el cumplimiento de los objetivos y las metas.

77

Los indicadores de desempeño permitirán medir el grado de cumplimiento de las

funciones y responsabilidades de los servidores públicos, en niveles de eficiencia,

efectividad, economía e impacto en la comunidad, de acuerdo con la misión y

visión y los objetivos y estrategias institucionales.

Normas de Control Interno

Norma de Control 100-04:

La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus

competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno

de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos

institucionales y de los resultados esperados, la rendición de cuentas es la

obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar,

explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos

recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un

proceso continuo que incluye la planificación, la asignación de recursos, el

establecimiento de responsabilidades y un sistema de información y comunicación

adecuado. Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su

gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán

constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las

variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,

irregularidades y omisiones. La rendición de cuentas se realizará en cumplimiento

al ordenamiento jurídico vigente.

Norma de control 200-02:

Administración estratégica, las entidades del sector público y las personas

jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán,

pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el

establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento

de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. Las entidades del

sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de

recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de

planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y

evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que

considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán

78

consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Técnico

de Planificación.

Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y

contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades

que se impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado

con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades

y la disponibilidad real de los recursos. La formulación del plan operativo anual

deberá coordinarse con los procesos y políticas establecidos por el Sistema

Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión

Pública (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, así como el análisis

pormenorizado de la situación y del entorno. Asimismo, dichas acciones se

diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la

administración estratégica antes mencionada. Como toda actividad de

planificación requiere seguimiento y evaluación permanente. El análisis de la

situación y del entorno se concretará considerando los resultados logrados, los

hechos que implicaron desvíos a las programaciones precedentes, identificando

las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de

los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de

calidad. Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación,

cumplimiento, seguimiento y evaluación deben plasmarse en documentos oficiales

a difundirse entre todos los niveles de la organización y a la comunidad en general.

Ley Orgánica de Educación Superior

Disposiciones generales

Quinta.- Las universidades y escuelas politécnicas elaborarán planes operativos

y planes estratégicos de desarrollo institucional concebidos a mediano y largo

plazo, según sus propias orientaciones. Estos planes deberán contemplar las

acciones en el campo de la investigación científica y establecer la articulación con

el Plan Nacional de Ciencia y Tecnología, Innovación y Saberes Ancestrales, y

con el Plan Nacional de Desarrollo.

79

Cada institución deberá realizar la evaluación de estos planes y elaborar el

correspondiente informe, que deberá ser presentado al Consejo de Educación

Superior, al Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad

de la Educación Superior y para efecto de la inclusión en el Sistema Nacional de

Información para la Educación Superior, se remitirá a la Secretaria Nacional de

Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación.

Código Orgánico de Planificación y finanzas públicas

Art. 3.- Objetivos.- El presente código tiene los siguientes objetivos:

1. Normar el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa

y el Sistema Nacional de las Finanzas Públicas, así como la vinculación

entre éstos;

2. Articular y coordinar la planificación nacional con la planificación de los

distintos niveles de gobierno y entre éstos; y,

3. Definir y regular la gestión integrada de las Finanzas Públicas para los

distintos niveles de gobierno.

Art. 5.- Principios comunes. - Para la aplicación de las disposiciones contenidas

en el presente código, se observarán los siguientes principios:

1. Sujeción a la planificación. - La programación, formulación, aprobación,

asignación, ejecución, seguimiento y evaluación del Presupuesto General del

Estado, los demás presupuestos de las entidades públicas y todos los recursos

públicos, se sujetarán a los lineamientos de la planificación del desarrollo de todos

los niveles de gobierno, en observancia a lo dispuesto en los artículos 280 y 293

de la Constitución de la República

Art. 10.- Planificación nacional. - La planificación nacional es responsabilidad y

competencia del Gobierno Central, y se ejerce a través del Plan Nacional de

Desarrollo. Para el ejercicio de esta competencia, la presidenta o presidente de la

República podrá disponer la forma en que la función ejecutiva se organiza

institucional y territorialmente.

Al gobierno central le corresponde la planificación a escala nacional, respecto de

la incidencia territorial de sus competencias exclusivas definidas en el artículo 261

de la Constitución de la República, de los sectores privativos y de los sectores

80

estratégicos definidos en el artículo 313 de la Constitución de la República, así

como la definición de la política de hábitat y vivienda, del sistema nacional de

áreas patrimoniales y de las zonas de desarrollo económico especial, y las demás

que se determinen en la Ley.

Para este efecto, se desarrollará una Estrategia Territorial Nacional como

instrumento complementario del Plan Nacional de Desarrollo, y procedimientos de

coordinación y armonización entre el gobierno central y los gobiernos autónomos

descentralizados para permitir la articulación de los procesos de planificación

territorial en el ámbito de sus competencias.

Art. 11.- Del ejercicio desconcentrado de la planificación nacional. - La

función ejecutiva formulará y ejecutará la planificación nacional y sectorial con

enfoque territorial y de manera desconcentrada. Para el efecto, establecerá los

instrumentos pertinentes que propicien la planificación territorializada del gasto

público y conformarán espacios de coordinación de la función ejecutiva en los

niveles regional, provincial, municipal y distrital.

Se propiciará, además, la relación de la función ejecutiva desconcentrada con los

gobiernos autónomos descentralizados, la sociedad civil y la ciudadanía, en el

marco de las instancias de participación de cada nivel de gobierno de conformidad

con la Ley.

SECCION PRIMERA

DEL CONSEJO NACIONAL DE PLANIFICACION

Art. 22.- Consejo Nacional de Planificación. - Es el organismo superior del

Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa, y tendrá

personería jurídica de derecho público.

Su naturaleza y conformación responderá a los principios constitucionales de

equidad, plurinacionalidad, interculturalidad y garantía de derechos, en el marco

de las disposiciones del régimen del buen vivir y del régimen de desarrollo.

La conformación del Consejo garantizará el enfoque intersectorial y territorial de

la política pública. Para ello, deberán considerarse los sistemas previstos en el

81

artículo 275 de la Constitución de la República y las áreas de coordinación de la

planificación nacional que se defina en el gobierno central.

Art. 23.- Conformación.- El Consejo Nacional de Planificación estará conformado

por los siguientes miembros, quienes actuarán con voz y voto:

1. La presidenta o presidente de la República, quien lo presidirá y tendrá voto

dirimente;

2. Cuatro representantes de los Gobiernos Autónomos Descentralizados,

uno por cada nivel de gobierno elegidos a través de colegios electorales

en cada nivel de gobierno;

3. Siete delegados de la función ejecutiva, designados por la presidenta o

presidente de la República, provenientes de las áreas enunciadas en el

artículo anterior;

4. El Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo;

5. Cuatro representantes de la sociedad civil, elegidos de conformidad con la

Ley, procurando la aplicación de los principios de interculturalidad,

plurinacionalidad y equidad; y,

6. La presidenta o presidente del Consejo de Educación Superior.

SECCION SEGUNDA

DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Y LOS LINEAMIENTOS Y

POLITICAS DEL SISTEMA

Art. 34.- Plan Nacional de Desarrollo. - El Plan Nacional de Desarrollo es la

máxima directriz política y administrativa para el diseño y aplicación de la política

pública y todos los instrumentos, dentro del ámbito definido en este código. Su

observancia es obligatoria para el sector público e indicativa para los demás

sectores.

El Plan Nacional de Desarrollo articula la acción pública de corto y mediano plazo

con una visión de largo plazo, en el marco del Régimen de Desarrollo y del

Régimen del Buen Vivir previstos en la Constitución de la República.

Se sujetan al Plan Nacional de Desarrollo las acciones, programas y proyectos

públicos, el endeudamiento público, la cooperación internacional, la

82

programación, formulación, aprobación y ejecución del Presupuesto General del

Estado y los presupuestos de la banca pública, las empresas públicas de nivel

nacional y la seguridad social. Los presupuestos de los gobiernos autónomos

descentralizados y sus empresas públicas se sujetarán a sus propios planes, en

el marco del Plan Nacional de Desarrollo y sin menoscabo de sus competencias

y autonomías. El Plan Nacional de Desarrollo articula el ejercicio de las

competencias de cada nivel de gobierno.

PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE

¿El desarrollo de una aplicación en ambiente web que permita el registro, control

y seguimiento del plan operativo anual de la Universidad de Guayaquil proveerá a

los administradores del departamento de planificación de una herramienta

adecuada para realizar una gestión eficiente?

83

CAPÍTULO III

PROPUESTA TECNOLÓGICA

Análisis de factibilidad

Factibilidad Operacional

La propuesta para el desarrollo de una aplicación en ambiente web que permita el

registro y actualización del avance de los planes operativos anuales en la

Universidad de Guayaquil, que facilite a los funcionarios de la institución ha tenido

excelente acogida y colaboración de parte los integrantes del departamento de

planificación de la Universidad. Como parte de las actividades del proyecto se

realizó el levantamiento de información en las instalaciones del antes mencionado

departamento comentarios positivos acerca de la posible implementación de

ejecutar el desarrollo de un sistema que permita automatizar los planes

institucionales.

El personal que realiza las actividades de solicitar, receptar, revisar y consolidar

los planes operativos, mencionó que una herramienta informática que les permita

realizar las tareas anteriormente mencionadas ayudaría al control de las

operaciones a través de ella, les beneficiaría en cuanto a realizar un trabajo

eficiente sin tener los problemas de pérdida de información o demoras en la

ejecución de los procesos.

Los directivos de la institución han mostrado el respaldo al desarrollo del presente

proyecto de titulación, respaldo que ha sido transmitido a sus colaboradores, por

cuanto los recursos institucionales van a ser utilizados de manera eficiente y la

información de los planes institucionales van a estar consolidados en una

plataforma tecnológica. Los funcionarios que realizan las tareas operativas han

colaborado en la entrega oportuna de la información concerniente a los planes

institucionales.

84

Factibilidad técnica

Para la implementación del proyecto de titulación se necesita tener en la institución

un equipo informático que será utilizado como servidor web y servidor de base de

datos que deberá tener las siguientes características mínimas.

• Procesador Intel(R) Xeon(R) CPU E5-2407 0 @ 2.20GHz

• Memoria RAM 16.0 GB

• Disco Duro de 2 TB

Sin embargo, la Universidad de Guayaquil cuenta con un conjunto de equipos

informáticos donde se encuentran alojados el servidor web que contiene la

aplicación denominada “Sistema Integrado de la Universidad de Guayaquil” y su

base de datos correspondiente. Dicho sistema posee las opciones que realizan

diferentes acciones de tipo administrativas, financieras y académicas que

permiten el correcto desarrollo de la institución. Al ser la aplicación mencionada

un componente adicional del SIUG, los equipos que existen actualmente resultan

suficientes.

Los funcionarios administrativos poseen equipos de computación personales con

recursos limitados y que tienen instalados programas básicos de edición de texto,

de hojas electrónicas de cálculo y exploradores de páginas web a través de las

cuales ejecutan sus acciones. Para la conectividad de los equipos, se utilizará la

red de datos que posee actualmente la institución a través de la cual se

transmitirán la información que se registra en la aplicación. Los equipos de red de

la institución deben ser sometidos a los mantenimientos preventivos y correctivos

correspondientes, según las especificaciones de los aparatos.

En cuanto a software, para la implementación del proyecto se necesitan de los

siguientes programas computacionales y/o servicios:

• Sistema Operativo Windows

• Framework de desarrollo: Laravel

85

• Base de datos: MySql

• Lenguaje de programación: PHP

En la ejecución del proyecto de titulación se realizaron las actividades de

investigación, desarrollo del sistema y las pruebas correspondientes que, de

manera general, siguió un cronograma de actividades que se puede observar en

el anexo 1.

Factibilidad Legal

El desarrollo de una aplicación que registre los planes anuales y plurianuales de

la Universidad de Guayaquil no violenta ninguna ley ecuatoriana de las que se ha

investigado en el ámbito de la implementación de Software o administración de

instituciones públicas del Ecuador. Además, la implementación de este sistema

aportará de manera significativa para que la Universidad cumpla con la

obligatoriedad de poseer planes operativos aprobados y realizar el seguimiento

sobre el cumplimiento de estos.

Con la finalidad de realizar una gestión adecuada de los recursos institucionales,

y para el cumplimiento de la constitución y leyes de la república se requiere de

manera urgente la implementación del sistema de registro y mantenimiento de los

planes operativos anuales de la Universidad de Guayaquil por cuantificar la

utilización del presupuesto y, especialmente, identificar de manera adecuada las

diferencias entre lo planificado y realmente ejecutado. Esta información permitirá

tomar las acciones correctivas necesarias en cuanto a una diferencia en cuanto al

cumplimiento de lo planificado.

86

Factibilidad Económica

El desarrollo de una aplicación web que permita registrar la planificación anual y

plurianual de la Universidad de Guayaquil no tendrá un costo directo a la institución

al ser desarrollado bajo la concepción del proyecto de titulación, en el cual el autor

asume los costos del “producción” del sistema. La Tabla 1 presenta los costos

operativos incurridos durante el tiempo de ejecución del proyecto de titulación.

Estos costos fueron solventados completamente con recursos propios.

Tabla 14 - Tabla de costos – inversión

EGRESOS DÓLARES

Suministros de oficina $ 100,00

Fotocopias e impresiones $50,00

Desarrolladores:

- Desarrollo de la investigación - Desarrollo de la aplicación

$1000,00

TOTAL $1150,00

Elaboración: Ronny Jaime Asencio

Fuente: Datos de la investigación.

Se determina que la implementación del proyecto, en cuanto a la adquisición de

licencias de software o similares costos, no será necesario por cuanto se utiliza

un lenguaje de código abierto como es PHP, Laravel como framework de

desarrollo y, la licencia de base de datos ya la posee actualmente la institución.

87

Etapas de la metodología del proyecto

Con la finalidad de obtener la información necesaria para el desarrollo del proyecto

de titulación, se efectuaron diversas entrevistas al personal de distintos niveles

dentro de la jerarquía organizacional a través de las cuales se obtuvo información

relevante del proceso y, de manera primordial, el apoyo de la alta gerencia al

proyecto de titulación. Además, se realizó una encuesta del estado de la situación

actual del proceso de registro y mantenimiento de los planes institucionales

anuales y plurianuales, los cuales se desarrollaron a los funcionarios del

departamento de planificación de la Universidad de Guayaquil. Esta información

sirvió para determinar la percepción de los funcionarios acerca del proceso de

planificación y las ventajas que se tuviera en caso de implementar un sistema

informático para dichas tareas. Durante la mencionada primera etapa de

investigación se lograron determinar los procesos operativos que se ejecutan de

manera manual y que deben ser automatizados.

Luego de haber obtenido el respaldo por parte de la alta gerencia en cuanto al

desarrollo del proyecto de titulación, se efectuaron una serie de entrevistas al

personal que ejecuta operaciones de registro y mantenimiento de los planes

anuales y plurianuales, para obtener información detallada de los procesos que

deben ser automatizados. Así, se entrevistó al personal del departamento y

algunos funcionarios de las facultades y unidades administrativas que se encargan

de elaborar y enviar los planes, programas y proyectos, quienes validaron, al

finalizar el proceso, que la funcionalidad del sistema corresponde a lo requerido.

Para el desarrollo de la aplicación web se utilizó la metodología SCRUM que,

según lo que indica (Schwaber & Sutherland, La guía de Scrum, 2013) “se basa

en la teoría de control de procesos empírica o empirismo. El empirismo asegura

que el conocimiento procede de la experiencia y de tomar decisiones basándose

en lo que se conoce. Emplea un enfoque iterativo e incremental para optimizar la

predictibilidad y el control del riesgo. Tres pilares soportan toda la implementación

del control de procesos empírico: transparencia, inspección y adaptación” (pág.

15).

88

Esta metodología determina una serie de “Ciclos” o “iteraciones” que permiten

desarrollar el sistema a partir de “pequeños” componentes. Cada uno de los

componentes está orientado a cubrir una necesidad específica dentro del alcance

de la aplicación y, al final, al integrar los componentes resulta una aplicación que

cumple con todos los requerimientos solicitados.

Dentro del proceso de desarrollo del sistema, siguiendo la metodología SCRUM,

en cada “sprint” se determinó un objetivo en cuanto a la funcionalidad que debe

cumplir el sistema y se desarrolló de manera interactiva.

Metodología de desarrollo del proyecto

Para el desarrollo de la aplicación en ambiente web se utilizó una metodología de

desarrollo ágil denominada SCRUM que permite desarrollar el sistema en una

secuencia de iteraciones en las que, en cada una de ellas, se determina un

objetivo de funcionalidad requerido por cada una de las interacciones para ir

construyendo el sistema en avances funcionales hasta completar la funcionalidad

total requerida.

Cada una de estas iteraciones se denomina Sprint y no debe superar las 4

semanas de duración.

Inicialmente se establecen los responsables y roles de cada uno de los

participantes del proyecto, los cuales se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 15 - Roles

Rol Nombre Cargo

Product Owner PO. Raúl Hurel

([email protected]) Director de

Planificación

Scrum Master SM. José Ponce Guerrero ([email protected])

Tutor de proyecto

Desarrolladores D1. Ronny Jaime Asencio

([email protected])

Ing. De Desarrollo





89

Luego de la determinación de los roles de cada uno de los participantes, se realiza

la reunión con el Product Owner para establecer los requerimientos y alcances de

la presente propuesta tecnológica, lo cual da como resultado la elaboración del

artefacto denominado Product Backlog. Dicho artefacto contiene la funcionalidad

esperada del sistema priorizado en orden de culminación de los elementos a

desarrollar. La siguiente tabla presenta el mencionado artefacto.

Tabla 16 - Product Backlog de la propuesta

Product backlog – Sprints

# Requerimiento Sprint Esfuerzo en horas

Objetivo

1 R1. Arquitectura de la aplicación.

1 6 Establecer la arquitectura de la propuesta.

2 R2. Módulo de seguridad web (usuarios, módulos, roles)

1 12 Configuración de usuarios y roles de la aplicación.

3 R3. Configuración de entidades académicas y administrativas en la web

1 6

Administración de las instituciones que pueden usar la aplicación.

4 R4. Configuración de periodos de trabajo en la web

1 12

Creación y administración de paralelos en ambiente web

5 R5. Configuración objetivos institucionales, estratégicos tácticos y operativos

2 12

Creación y administración de los objetivos desde ambiente web.

6 R6. Gestión de proyectos 2 12

Creación y administración de las actividades definidas en el POA.

Fuente: Datos de la investigación


90

Posteriormente a la elaboración del “product BackLock” y continuando con la

implementación de la metodología, se desarrolló la planificación de la iteración

(Sprint plannig) con los miembros del equipo y cuyo resultado se presenta en la

tabla 23 del presente documento.

Tabla 17 - Sprint Planning de la propuesta

Req. Tarea Responsables Estado Horas estimadas disponibles

R1 T1: Arquitectura de la aplicación, servicios web.

D1 No iniciada 8

R2 T2: Administración de usuarios. D1 No iniciada

12

R4 T7: Configuración de periodos D1 No iniciada

R4 T8: Periodos estratégicos, anuales y plurianuales.

D1 No iniciada

R4 T9: Gestionar periodos de ejecución D1 No iniciada

R5 T10: Objetivos PNBV D1 No iniciada 12

R5 T11: Objetivos estratégicos, operativos y tácticos

D1 No iniciada

12

12 R6 T13: Registro de proyectos D1 No iniciada

R6 T14: Registro de avance D1 No iniciada

R7 T15: Reportes D1 No iniciada 6



91

Entregables del proyecto

Para considerar que el proyecto de titulación ha sido completado, se deberá

entregar lo siguiente:

• Modelos de la aplicación

• Informe de proyecto de titulación (Capítulos)

• Aplicación web desarrollada.

• Carta de aceptación del producto.

Imagen 19 - Arquitectura general de la aplicación



Base de datos

El gestor de base de datos de la aplicación web es MySQL 5.7.2, que brinda

excelente rendimiento, estabilidad, velocidad, seguridad y es un sistema de código

abierto por lo que no tendría costo adicional en la implementación.

Página Web

La plataforma web utilizado para desarrollo de la aplicación en ambiente web es

Bootstrap v3.7 que permite crear página dinámica con HTML y que usan el

lenguaje de programación php.

92

Framework

Para el desarrollo de la aplicación en ambiente web se utilizó el framework de

código abierto Laravel 5.5 que permite desarrollar aplicaciones y servicios web, y

que brinda una sintaxis elegante, sistema de ruteo, plantillas Blade y soporte para

MVC.

Jaspersoft

La herramienta de código abierto utilizada para el desarrollo de los reportes de la

aplicación web es Jaspersoft v6.5.1, esta poderosa herramienta nos brinda

escalabilidad que nos permite crecimiento de informes que se pueden adaptar y

crecer con el número de usuarios.

Arquitectura

La arquitectura de desarrollo de la aplicación en ambiente web para el registro,

control y seguimiento del POA de la Universidad de Guayaquil es el modelo vista

controlador, donde se implementa Bootstrap para las vistas, para el controlador

Clases Controller php y modelo Clases Model php.

La conexión a la base de datos de MySQL se realiza con el driver de JDBC y se

reutiliza las API predeterminado para MySQL que facilita las transacciones de

requerimientos de consulta del sitio web a la base de datos.

La aplicación en ambiente web para el registro, control y seguimiento del POA de

la Universidad de Guayaquil está desarrollada con los perfiles de usuario

Administrador, usuario Coordinador y usuario Registra Poa, para el uso de cada

una de las funcionalidades con las que cuenta. A continuación, se detalla las

opciones por perfil.

93

Manual de uso

Perfil de usuario: Administrador:

Menú Administración

- Registrar Usuarios

- Habilitar Opciones

Menú Objetivos

- Registrar Períodos

- Registrar PND

- Registrar Misión y Visión

- Registrar PEDI

- Registrar Objetivos Tácticos

- Registrar Objetivos Operativos

Menú POA

- Actividades POA

- Revisión y Consolidación POA

- Registrar Avances POA

- Seguimiento Avances POA

Menú Reportes

- Plan Operativo Anual

Perfil de usuario: Coordinador:

Menú Objetivos

- Registrar Períodos

- Registrar PND

- Registrar Misión y Visión

- Registrar PEDI

- Registrar Objetivos Tácticos

- Registrar Objetivos Operativos

94

Menú POA

- Revisión y Consolidación POA


Menú Reportes

- Plan Operativo Anual

Perfil de usuario: Registra POA:

Menú POA

- Actividades POA

- Registrar Avances POA


Opciones del sistema

La aplicación web desarrollada permite registrar los componentes de la

planificación institucional. Para acceder a la pantalla principal el usuario deberá

ingresar con el usuario y la clave designados por la institución al momento de

registrar la cuenta.

El ingreso a la aplicación web cuenta con la página de login en la cual evalúa las

credenciales de acceso registradas al momento de crear los usuarios en el

sistema.

Al presionar en el botón login solicitará obligatoriamente que ingrese su usuario y

password para evaluar si es un usuario administrador o es un usuario de aplicación

para re direccionar a las páginas de acuerdo con el perfil.

95

Imagen 20 - Login de la aplicación web

Una vez que haya accedido a la cuenta de usuario a través de sus credenciales,

la aplicación le presentará un menú vertical en la parte izquierda de la pantalla

donde se podrá visualizar las opciones, dependiendo del perfil del usuario que

inicia sesión, que se lista a continuación:

1. ADMINISTRACIÓN

2. OBJETIVOS

3. POA

4. REPORTES

Esta pantalla la podemos observar en la siguiente imagen. Al seleccionar los

menús de la aplicación web se mostrará el detalle de las opciones.

96

Imagen 21 - Menú principal

Fuente: Datos de la investigación Autor: Ronny Jaime Asencio

Registrar Usuarios

La aplicación web permite registrar los usuarios que podrán acceder al sistema, a

través del usuario con perfil administrador. En esta interfaz el administrador puede

ingresar los datos del nuevo usuario y asignarle la unidad académica a la que va

a pertenecer, además podrá asignar el perfil del usuario.

La imagen 23 muestra la interfaz que visualizará el usuario administrador.

97

Imagen 22 - Registrar usuarios


Habilitar Opciones

Con la finalidad de poder aplicar un control sobre el registro de los objetivos y

actividades del POA, la aplicación web permite la habilitación de algunas de las

opciones en determinados períodos. En esta interfaz el usuario administrador

podrá actualizar las fechas en la que el sistema permitirá el acceso a los usuarios.

La imagen 23 se muestra la interfaz que visualizará el usuario administrador.

98

Imagen 23 – Habilitar opciones


Registrar Períodos

Una vez que el usuario seleccione la opción “Registrar periodos” del menú

“Administración”, se le presentará la pantalla que permite registrar, editar y

eliminar periodos de tiempo que corresponden al espacio de tiempo en el cual se

encuentran vigentes los planes. Para el caso de la planificación plurianual el

periodo será de cinco años mientras que, para la planificación anual, el periodo

será de doce meses. La imagen siguiente muestra la opción “Registrar periodo”

Imagen 24 – Registrar períodos



99

Registrar PND (Plan Nacional de Desarrollo)

La aplicación web permite el registro de los objetivos contenidos en el plan

nacional de desarrollo aprobado por el Concejo de planificación. A través de esta

interfaz el usuario puede ingresar el objetivo a nivel de país aprobado y que se

encuentra vigente para que las estrategias y objetivos institucionales se alineen al

precitado objetivo nacional.

La siguiente imagen muestra la interfaz que visualizará el usuario.

Imagen 25 – Registrar PND



100

Registrar Misión y Visión

La aplicación web permite el registro la misión visión establecido ligado al período

del plan estratégico vigente. En cada una de las filas se presentan los botones de

“Editar” y “Eliminar” el registro correspondiente. Si el usuario selecciona el botón

“Editar”, le permitirá modificar los datos de la misión y visión. Si elige el botón

“Eliminar” la aplicación eliminará el registro, antes de eliminar el sistema verifica

que el usuario tenga los permisos adecuados y confirma si la acción requiere ser

ejecutada.

La imagen siguiente muestra la interfaz que visualizará el usuario.

Imagen 26 – Registrar Misión y Visión



101

Registrar PEDI (Plan Estratégico de Desarrollo Institucional)

El plan estratégico de desarrollo innstitucional contiene las estratégias

institucionales a largo plazo (5 años) y determina las acciones a seguir para el

cumplimiento de los objetivos de la organización en todos sus campos de acción.

Imagen 27 – Registrar PEDI



En cada una de las filas se presentan los botones de “Editar” y “Eliminar” el registro

correspondiente. Si el usuario selecciona el botón “Editar”, le permitirá modificar

los datos del plan seleccionado. Si elige el botón “Eliminar” la aplicación eliminará

el plan seleccionado. Antes de eliminar el sistema verifica que el usuario tenga los

permisos adecuados y confirma si la acción requiere ser ejecutada.

102

Registrar Objetivos Tácticos

Los objetivos tácticos son las metas a las cuales se desea llegar a mediano plazo

y determinan la visión a la cual debe estar orientada la estrategia de la

organización. Cuando el usuario escoja la opción objetivos tácticos, la aplicación

presentará el formulario que se presenta en la imagen siguiente.

Imagen 28 – Registrar Objetivos Tácticos



Por cada uno de los objetivos tácticos se debe almacenar la estrategia

previamente registrada, así como el responsable de su cumplimiento. En la

interfaz se presentará los botones correspondientes a “Editar” y “eliminar” cada

uno de los registros que se seleccionen.

Registrar Objetivos Operativos

Los objetivos operativos son las metas a las cuales se desea llegar a corto plazo

y determinan la visión a la cual debe estar orientada la estrategia de la

organización en el plazo de un año como máximo. Cuando el usuario escoja la

opción objetivos operativos, la aplicación presentará el formulario que se presenta

en la imagen siguiente.

103

Imagen 29 – Registrar Objetivos Operativos



Por cada uno de los objetivos operativos se debe almacenar el objetivo táctico

previamente registrado, así como el responsable de su cumplimiento. En la

interfaz se presentará los botones correspondientes a “Editar” y “eliminar” cada

uno de los registros que se seleccionen.

104

Registrar Actividades POA

A través de esta pantalla el usuario podrá registrar los planes y proyectos que se

requieren ejecutar en el periodo vigente. El usuario deberá llenar todos los datos

de la matriz del POA que se presenta en la pantaalla. El resumen del POA vigente

se puede visualizar en la siguiente imagen. Aquí estoy

Imagen 30 – Registrar Actividades POA



Revisión y Consolidación POA




se puede visualizar en la siguiente imagen.

105

Imagen 31- Objetivos operativos



Registrar Avances POA




se puede visualizar en la siguiente imagen.

106




Seguimiento Avances POA

A través de esta pantalla el usuario podrá realizar el seguimeinto de los avances

de la actividades del POA registrados en la sistema. El usuario deberá seleccionar

el indicador operativo para poder consultar las actividades y automaticamente se

carga la información del alineamiento de los objetivos relacioandos al inidicador.

El la pantalla de seguimiento de avances de actividades del POA se puede

visualizar en la siguiente imagen.

107




Reportes Plan Operativo Anual

El sistema permitirá generar una serie de reportes a través de los cuales los

funcionarios de la institución y las autoridades correspondientes podrán visualizar

los proyectos planificados en cada uno de los periodos correspondientes, así

como los responsables de la ejecución de estos. Los reportes desarrollados en el

presente proyecto de titulación, que han sido solicitados por los usuarios son los

reportes consolidados y detallados. Los reportes se pueden visualizar en el Anexo

2 y 3 del presente documento.

La imagen 34 muestra la interfaz que visualizará el usuario para la generación de

los reportes.

108







109

Diccionario de la base de datos

El diccionario de datos contiene los datos de las entidades. El nombre, tipo,

tamaño y descripción de las entidades, las cuales se detallan a continuación:

Tabla 18 - Roles.

Descripción: Esta entidad registra los roles para los usuarios del sistema.

Campo Tipo Dato Descripción

ID INT Registra el PK del registro.

DESCRIPCION VARCHAR (255) Registra el nombre del rol.

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado del rol

(A=Activo, I=Inactivo).



Tabla 19 - MenuSistema

Descripción: Esta entidad registra el nombre de los menús del sistema.



DESCRIPCION VARCHAR (255) Registra el nombre del menú.

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado del menú




110

Tabla 20 - OpcionesSistema.

Descripción: Esta entidad registra el nombre de las opciones del sistema.



CODIGO_OPCION VARCHAR (255) Registra la ruta de la opción en el

proyecto.

NOMBRE_OPCIO

N

VARCHAR (255) Registra el nombre de la opción en

la aplicación.

DESCRIPCION VARCHAR (255) Registra la descripción de la

opción en la aplicación.

ORDEN INT Registra el orden en el menú.

ID_MENU INT Registra el ID del menú al que

pertenece la opción (FK).

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado de la opción




Tabla 21 - OpcionesRoles

Descripción: Esta entidad registra la relación de las opciones con los roles del

sistema.



ID_ROL INT Registra el ID rol que tendrá acceso a la opción (FK).

ID_OPCION INT Registra el ID de la opción asignado al rol (FK).

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado de la opción por rol (A=Activo, I=Inactivo).



111

Tabla 22 - AccesosOpciones.

Descripción: Esta entidad registra las opciones que se restringirán en acceso en

fecha determinadas.



FECHA_INICIO DATE Registra la fecha inicio de habilitación

de la opción.

FECHA_FINAL DATE Registra la fecha final de habilitación de

la opción.

ID_OPCION INT Registra el ID de la opción restringida

(FK).

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado de la opción por

restringida (A=Activo, I=Inactivo).



112

Tabla 23 - Users

Descripción: Esta entidad registra los usuarios del sistema.



NOMBRES VARCHAR (255) Registra los nombres del

usuario.

APELLIDOS VARCHAR (255) Registra los apellidos del

usuario.

IDENTIFICACION VARCHAR (25) Registra la identificación del

usuario.

EMAIL VARCHAR (50) Registra el correo electrónico

de usuario.

PASSWORD VARCHAR (255) Registra la clave del usuario.

ESTADO VARCHAR (255) Indica el estado del usuario


ID_ROL INT Registra el código del rol

(FK).

ID_UNIDAD_ACADEM

ICA

INT Registra el id de la unidad

académica (FK).

ID_USUARIO INT Registra el ID del usuario de

creación (FK).



113

Tabla 24 - ObjetivosPND.

Descripción: Esta entidad registra la información del Plan Nacional de Desarrollo.



NOMBRE_OBJETIVO VARCHAR (255) Registra nombre del Objetivo del PND.

POLÍTICA VARCHAR (255) Registra la política del PND.

META_PRINCIPAL VARCHAR (255) Registra la meta principal del PND.

META_SECUNDARIA VARCHAR (255) Registra la meta secundaria del PND.

ID_USUARIO INT Registra el ID del usuario de creación (FK).



Tabla 25 - PeriodosPEDI

Descripción: Esta entidad registra los períodos del plan estratégico de desarrollo

institucional.



ANIO_DESDE INT Registra el año desde para la

vigencia de PEDI.

ANIO_HASTA INT Registra el año hasta para la

vigencia de PEDI.

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado del periodo

(R=Creado, A=Abierto, C=Cerrado).


creación (FK).



114

Tabla 26 - PeriodosDetallePEDI.

Descripción: Esta entidad registra los años correspondiente al periodo.



ANIO INT Registra el año del periodo del PEDI.

ESTADO VARCHAR (1) Indica el estado del año (R=Creado, A=Abierto, C=Cerrado).

ID_PERIODO INT Registra el ID del período PEDI (FK).




Tabla 27 - MisionesVisionesPEDI.

Descripción: Esta entidad registra la información de la Misión y Visión del PEDI.



MISION VARCHAR (2000) Registra la misión del PEDI.

VISION VARCHAR (2000) Registra la visión del PEDI.





115

Tabla 28 - ObjetivosEstrategicosPEDI.

Esta entidad registra los objetivos y estrategias del Plan Estratégico de Desarrollo

Institucional.



NOMBRE_OBJETIVO VARCHAR (2000) Registra nombre del Objetivo del PEDI.


NOMBRE_ESTRATEGIA

VARCHAR (2000) Registra nombre de la estrategia.

ID_OBJETIVOPND INT Registra el ID del plan nacional de desarrollo (FK).

ID_MISION_VISION INT Registra el ID de la misión y visión (FK).




Tabla 29 - FrecuenciasIndicadores.

Descripción: Esta entidad registra las frecuencias para los indicadores.



DESCRIPCION VARCHAR (255) Registra la descripción de la

frecuencia.

FRECUENCIA VARCHAR (255) Registra la cantidad que se

repite la frecuencia en el año.


creación (FK).



116

Tabla 30 - ObjetivosTacticos.

Descripción: Esta entidad registra los objetivos tácticos relacionado a los

objetivos del PEDI.



NOMBRE_OBJETIVO VARCHAR (2000) Registra nombre del Objetivo Táctico.

NOMBRE_ESTRATEGIA

VARCHAR (2000) Registra nombre de la estrategia del Objetivo Táctico.

RESPONSABLE VARCHAR (2000) Registra el responsable de verificar el cumplimiento del objetivo.

ID_OBJETIVOPEDI INT Registra el ID del objetivo PEDI (FK).




Tabla 31 - ObjetivosOperativos.

Descripción. Esta entidad registra los objetivos operativos relacionados a los

objetivos tácticos.



NOMBRE_OBJETIVO VARCHAR (2000) Registra nombre del Objetivo Operativo.

ID_UNIDAD_ACADEMICA

VARCHAR (2000) Registra el ID de la unidad académica responsable.

ID_OBJETIVOTACTICO

INT Registra el ID del objetivo táctico (FK).




117

Tabla 32 - IndicadoresObjetOperativos.

Descripción: Esta entidad registra los indicadores de los objetivos.



NOMBRE_INDICADOR

VARCHAR (1000) Registra el nombre del indicador.

DEFINICION_INDICADOR

VARCHAR (1000) Registra la definición del indicador.

LINEA_BASE VARCHAR (255) Registra la línea base del indicador.

UNIDAD_MEDIDA VARCHAR (150) Registra la unidad de medida para la verificación del cumplimiento.

PATRON VARCHAR (20) Registra el patrón del indicador.

PESO INT Registra el peso que tiene el indicador sobre el objetivo.

FORMULA VARCHAR (100) Registra la fórmula del indicador.

RESPONSABLE VARCHAR (150) Registra el responsable del cumplimiento del indicador.

MEDIO_VERIFICACION

VARCHAR (200) Registra el medio de verificación del indicador.

META VARCHAR (20) Registra la meta del indicador.

ID_FRECUENCIA INT Registra el ID de la frecuencia del indicador (FK).

ID_OBJETIVOOPERATIVO

INT Registra el ID del objetivo operativo (FK).




118

Tabla 33 - EstadosPOA.

Descripción: Esta entidad registra los estados de las actividades.



DESCRIPCION VARCHAR (20) Registra nombre del estado para la actividad.




119

Tabla 34 - ActividadesPOA.

Descripción: Esta entidad registra las actividades del POA relacionado a los

indicadores.



ID_ANIO INT Registra el ID del año al que pertenece el indicador del POA (FK).

ACTIVIDAD VARCHAR (2000) Registra la actividad / proyecto a realizar.

PESO_APORTE INT Registra el peso que aporta en el cumplimiento del indicador.

RESPONSABLE VARCHAR (150) Registra el responsable de la ejecución de la actividad / proyecto.

MEDIO_VERIFICACION

VARCHAR (200) Registra el medio de verificación para el cumplimiento de la actividad.

CARACTERISTICAS

VARCHAR (100) Registra la característica de la actividad.

REQUIERE_CONTRATACION

VARCHAR (2) Indica si la actividad requiere contratación (SI / NO).

VALOR DOUBLE (15,2) Registra el valor de la actividad.

CANTIDAD INT Registra la cantidad de la actividad.

TOTAL DOUBLE (15,2) Registra el valor total de la actividad.

AVANCE INT Registra el porcentaje de avance de la ejecución de la actividad.

ID_ESTADO INT Registra el ID del estado de la actividad (FK).

OBSERVACION VARCHAR (2000) Registra la observación de aprobación de la actividad.

OBSERVACION_AVANCE

VARCHAR (2000) Registra la observación de avance de la actividad.

FACTOR VARCHAR (2000) Registra el factor de cumplimiento de la actividad.

120

NOMBRE_ARCHIVO

VARCHAR (2000) Registra el nombre del archivo soporte de la actividad.

ID_INDICADOROPERATIVO

INT Registra el ID del indicador relacionado (FK).

ID_USUARIO INT Registra el id del usuario de creación (FK).



Tabla 35 - Actividades.

Descripción: Esta entidad registra el listado de actividades predeterminadas.



NOMBRE_ACTIVIDAD VARCHAR (2000) Registra nombre de la

actividad.

ID_OBJETIVOOPERATIV

O

INT Registra el ID del objetivo

operativo.

ID_USUARIO INT Registra el id del usuario de

creación (FK).



121

Modelo de datos

El modelo de datos se refiera a la estructura en la cual se va a almacenar la

información que se vaya generando en la aplicación web. La base de datos deberá

tener la capacidad de almacenar la información de:

• Usuarios

• Roles

• Unidades Académicas

• Objetivos Estratégicos, Tácticos, Operativos e Indicadores

• Proyectos / Actividades

• Avances de la planificación

En el anexo 4 se presenta el modelo entidad – relación de la base de datos

desarrollada para el presente proyecto de titulación.

Diagrama de casos de uso

El diagrama de casos de uso representa la funcionalidad del sistema desde la

perspectiva de los usuarios. La funcionalidad del sistema fue obtenida de los

requerimientos realizados por los funcionarios consultados en el desarrollo de

cada sprint. Para una mejor comprensión se ha subdividido los casos de uso en

módulos. Según (Sommerville, 2012) en su forma más simple, un caso de uso

identifica el tipo de interacción y los actores involucrados. La imagen 7 presenta

los casos de uso relacionados a la administración de los usuarios de la aplicación.

122

La imagen 18 presenta los casos de uso necesarios para la administración de los

objetivos que se debe almacenar en el sistema. La aplicación deberá registrar los

objetivos presentes en el plan Nacional de desarrollo, los objetivos de los planes

plurianuales y los correspondientes a la planificación anual.

Imagen 36 Caso de uso: Login del sistema

Valida Credencales

Login

Login Denegado



123

Tabla 36 - Login del sistema

CU004 LOGIN DEL SISTEMA

CASO DE USO VALIDAR LAS CREDENCIALES DEL USUARIO PARA INICIAR SESIÓN

ACTORES Usuario

OBJETIVO Permitir que sólo los usuarios registrados en el sistema puedan acceder a la aplicación.

DESCRIPCION Los usuarios deben conectarse a la aplicación web con las credenciales de acceso registradas en el formulario de registro del sistema.

PRECONDICIONES - Tener usuario y contraseña correctos. - Ingresar al sistema y verificar la página de logueo.

POSTCONDICIONES Ingreso de usuario a la aplicación y podrá acceder a las opciones según su perfil.

FLUJO NORMAL

1. El usuario introduce su usuario y contraseña en los campos respectivos de la pantalla de login.

2. Si el usuario ingresa sus credenciales de acceso de forma incorrecta la aplicación presentará un mensaje que indicará que las credenciales de usuario no coinciden con nuestros registros.

3. Si el usuario ingresa correctamente sus credenciales de acceso permitirá el ingreso a la aplicación y permitirá que acceda a las opciones según su perfil.

FLUJO ALTERNATIVO (4.1). La autentificación de usuario y contraseña se realiza en el sistema bajo el perfil de administrador o usuario de aplicativo.



124

Imagen 37 Caso de uso: Objetivos



125

Tabla 37 - Creación de objetivo del PND

CU005 CREAR OBJETIVOS PND

CASO DE USO CREAR OBJETIVOS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

ACTORES Usuario Coordinador

OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos del PND en la aplicación web.

DESCRIPCION Registrar datos de los objetivos del PND.

PRECONDICIONES

POSTCONDICIONES Objetivos registrados

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Registrar PND.

2. La aplicación web muestra los datos de los objetivos del PND previamente registrados.

3. La aplicación web permite al coordinador crear el objetivo PND.

4. La aplicación guarda el registro en la base de datos y procede a mostrar el mensaje de Registro Grabado Correctamente.

FLUJO ALTERNATIVO En caso de no existir el permiso para una de las opciones, el sistema muestra la página de inicio.



126

Tabla 38 - Mantenimiento objetivo PND

CU004 MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS PND

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos PND en la aplicación.

DESCRIPCION Actualizar los datos registrados correspondiente a los objetivos PND.

PRECONDICIONES Se encuentren almacenados objetivos correspondientes al plan nacional de desarrollo

POSTCONDICIONES Objetivos del PND actualizados

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción editar objetivos PND.

2. La aplicación muestra los datos del objetivo seleccionado.

3. La aplicación permite al coordinador realizar las siguientes opciones:

- Editar datos del objetivo PND. - Eliminar objetivo PND.

4. La aplicación web guarda los cambios

realizados en la pantalla.




127

Tabla 39 - Creación de objetivo del PEDI

CU005 CREAR OBJETIVOS PEDI

CASO DE USO CREAR OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos del PEDI en la aplicación web.

DESCRIPCION Registrar datos de los objetivos del PEDI.

PRECONDICIONES


FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Registrar PEDI.

2. La aplicación web muestra los datos de los objetivos del PEDI previamente registrados.

3. La aplicación web permite al coordinador crear el objetivo PEDI.





128

Tabla 40 - Mantenimiento objetivo PEDI

CU004 MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS DEL PEDI

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos PEDI en la aplicación.

DESCRIPCION Actualizar los datos registrados correspondiente a los objetivos PEDI.

PRECONDICIONES Se encuentren almacenados objetivos correspondientes al plan estratégico de desarrollo institucional.

POSTCONDICIONES Objetivos del PEDI actualizados

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción editar objetivos PEDI.



- Editar datos del objetivo `PEDI. - Eliminar objetivo PEDI.






129

Tabla 41 - Creación de objetivo táctico

CU005 CREAR OBJETIVOS TÁCTICOS

CASO DE USO CREAR OBJETIVOS TÁCTICOS


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos tácticos de la aplicación.

DESCRIPCION Registrar datos de los objetivos tácticos.

PRECONDICIONES


FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Registrar Objetivos Tácticos.

2. La aplicación web muestra los datos de los objetivos previamente registrados.

3. La aplicación web permite al coordinador crear el objetivo táctico.





130

Tabla 42 - Mantenimiento objetivo táctico

CU004 MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS TÁCTICOS

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS TÁCTICOS


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos tácticos en la aplicación.

DESCRIPCION Actualizar los datos registrados correspondiente a los objetivos tácticos.

PRECONDICIONES Se encuentren almacenados objetivos tácticos

POSTCONDICIONES Objetivos tácticos actualizados

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción editar objetivos tácticos.



- Editar datos del objetivo táctico. - Eliminar objetivo táctico.



FLUJO ALTERNATIVO

En caso de no existir el permiso para una de las opciones, el sistema muestra la página de inicio.



131

Tabla 43 - Creación de objetivo operativo

CU005 CREAR OBJETIVOS OPERATIVOS

CASO DE USO CREAR OBJETIVOS OPERATIVOS


OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos operativos de la aplicación.

DESCRIPCION Registrar datos de los objetivos operativos.

PRECONDICIONES


FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Registrar Objetivos Operativos.

2. La aplicación web muestra los datos de los objetivos previamente registrados.

3. La aplicación web permite al coordinador crear el objetivo operativo.


FLUJO ALTERNATIVO




132

Tabla 44 - Mantenimiento objetivo operativo

CU004 MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS OPERATIVOS

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE OBJETIVOS OPERATIVOS

ACTORES Coordinador

OBJETIVO Mantenimiento de los objetivos operativos en la aplicación.

DESCRIPCION Actualizar los datos registrados correspondiente a los objetivos operativos.

PRECONDICIONES Se encuentren almacenados objetivos operativos

POSTCONDICIONES Objetivos operativos actualizados

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción editar objetivos operativos.



- Editar datos del objetivo operativo.

- Eliminar objetivo operativo. 4. La aplicación web guarda los cambios


FLUJO ALTERNATIVO




133

Tabla 45 - Creación de indicadores

CU005 CREAR INDICADORES

CASO DE USO CREAR INDICADORES DE LOS OBJETIVOS.


OBJETIVO Mantenimiento de los indicadores en la aplicación.

DESCRIPCION Registrar datos de los indicadores.

PRECONDICIONES

POSTCONDICIONES Indicadores registrados

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción crear indicador.

2. La aplicación web muestra los datos de los indicadores previamente registrados.

3. La aplicación web permite al coordinador crear el indicador.





134

Tabla 46 - Mantenimiento de indicadores

CU004 MANTENIMIENTO DE INDICADORES

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE INDICADORES

ACTORES Coordinador


DESCRIPCION Actualizar los datos registrados correspondiente a los indicadores.

PRECONDICIONES Se encuentren almacenados indicadores.

POSTCONDICIONES Indicadores actualizados

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción editar indicador.

2. La aplicación muestra los datos del indicador seleccionado.


- Editar datos del indicador. - Eliminar indicador.

4. La aplicación web guarda los cambios realizados en la pantalla.

FLUJO ALTERNATIVO




135

Tabla 47 - Revisión y Consolidación POA

CU005 REVISIÓN Y CONSOLIDACIÓN POA

CASO DE USO REVISAR Y CONSOLIDAR LAS ACTIVIDADES DEL POA.


OBJETIVO Autorizar o rechazar las actividades del POA registradas por las unidades académicas.

DESCRIPCION Revisar las actividades del POA con la finalidad de Autorizar o rechazar según los criterios del usuario.

PRECONDICIONES Existan actividades del POA registradas en el sistema.

POSTCONDICIONES Actividades autorizadas o rechazadas.

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Revisión y Consolidación POA.

2. La aplicación web muestra un listado de los indicadores previamente registrados.

3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a realizar la revisión de las actividades.

4. La aplicación web permite al coordinador autorizar o rechazar las actividades.

5. La aplicación guarda el registro en la base de datos y procede a mostrar el mensaje de Transacción Exitosa.




136

Tabla 48 - Seguimiento avances POA

CU004 SEGUIMIENTO DE AVANCES POA

CASO DE USO SEGUIMIENTO DE AVANCES



DESCRIPCION Realizar el seguimiento de las actividades del POA con la finalidad verificar el cumplimiento.

PRECONDICIONES Existan actividades del POA registradas en el sistema.

POSTCONDICIONES Observaciones de actividades actualizados.

FLUJO NORMAL

1. El coordinador selecciona la opción Seguimiento Avances POA.


3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a realizar el seguimiento de las actividades.

4. La aplicación web permite al coordinador revisar los documentos adjuntos y generar una observación en el caso de ser necesario.

5. La aplicación guarda el registro en la base de datos y procede a mostrar el mensaje de Transacción Exitosa.

FLUJO ALTERNATIVO




137

Imagen 38 Caso de uso: Planes



138

Tabla 49 - Registro actividades POA

CU006 CREACIÓN ACTIVIDADES POA

CASO DE USO CREACIÓN DE ACTIVIDAD/PROYECTO

ACTORES Delegado Facultad

OBJETIVO Registrar las actividades que se ejecutarán en cada unidad académica y/o administrativa.

DESCRIPCION Permite registrar en el sistema planes, programas o proyectos que desarrollará la institución en un periodo determinado

PRECONDICIONES Que el plazo de registro este vigente.

POSTCONDICIONES Actividad registrada

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción registrar actividades POA.


3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a crear las actividades.

4. La aplicación permite al usuario crear las actividades.





139

Tabla 50 - Mantenimiento actividades POA

CU008 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES POA

CASO DE USO MANTENIMIENTO DE ACTIVIDAD/PROYECTO


OBJETIVO Modificar las actividades que se ejecutarán en cada unidad académica y/o administrativa.

DESCRIPCION Permite modificar en el sistema las actividades que desarrollará la institución en un periodo determinado

PRECONDICIONES - Que el plazo de mantenimiento de los planes

este vigente. - Existan actividades registradas.

POSTCONDICIONES Actividades modificadas.

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción modificar actividades POA.


3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a modificar las actividades.

4. La aplicación permite al usuario realizar las siguientes opciones:

- Editar las actividades. - Eliminar actividades.





140

Tabla 51 - Registrar avances POA

CU010 AVANCES POA

CASO DE USO REGISTRAR AVANCES DEL POA


OBJETIVO Actualizar los avances realizados por cada actividad del POA.

DESCRIPCION Permite registrar los avances que se han cumplido en la ejecución de las actividades de POA.


este vigente. - Existan actividades registradas y autorizadas.

POSTCONDICIONES Avances de actividades actualizadas.

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Registrar avances POA.


3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a registrar los avances de las actividades.

4. La aplicación permite al usuario realizar las siguientes opciones:

- Registrar porcentaje de avances. - Registra el factor crítico / Éxito.





141

Tabla 52 - Seguimiento avances POA

CU012 SEGUIMIENTO POA

CASO DE USO SEGUIMIENTO DE AVANCES POA


OBJETIVO Consultar los avances y observaciones de las actividades del POA.

DESCRIPCION Permite realizar un seguimiento de las actividades que se encuentran en ejecución.


este vigente. - Existan actividades registradas y autorizadas.

POSTCONDICIONES Consulta de actividades.

FLUJO NORMAL

1. El usuario selecciona la opción Seguimiento avances POA.


3. El usuario debe seleccionar el indicador al cual se va a registrar el seguimiento de las actividades.

4. La aplicación permite al usuario visualizar los campos de: actividad, peso, avance, observación de rechazo y observación de avances.




142

Diagrama de clases

El diagrama de clases se refiera a la estructura en la cual se muestran los

atributos, métodos y relaciones entre los objetos de un sistema.

En el anexo 5 se presenta el diagrama de clases desarrolladas para el presente

proyecto de titulación.

CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

Para que se pueda realizar la verificación de que la aplicación en ambiente web

cumple con las características para las cuales fue desarrollado, se ejecutaron

diversas pruebas de funcionamiento en cada uno de los sprint, con la finalidad que

el propietario del producto pueda validar el correcto funcionamiento y,

posteriormente, se ha realizado varias capacitaciones técnicas a los funcionarios

del departamento de planificación de la Universidad de Guayaquil, quienes serán

los responsables del uso habitual del sistema. Estas verificaciones se han dado

en el marco del juicio de expertos, ya que todos los funcionarios de la entidad a la

cual se entregó el producto tienen un amplio conocimiento de los procesos que

realizan para preparar, registrar, consolidar, aprobar y socializar los planes

anuales y plurianuales de la institución.

143

Para que la propuesta sea aceptada por los usuarios deberá cumplir con

funcionalidades mínimas para cubrir las necesidades de la institución

Tabla 53 - Administración de objetivos

N° Función Acción

ADMINISTRAR OBJETIVOS

10 Crear tipo de objetivo Crear tipos de objetivos ( PNBV, Plurianual, estratégicos, anuales)

11 Modificar tipo de objetivo

Modificar tipos de objetivos ( PNBV, Plurianual, estratégicos, anuales)

12 Eliminar tipo de objetivo Eliminar tipos de objetivos ( PNBV, Plurianual, estratégicos, anuales)

13 Crear Objetivo Crear objetivo de la institución

14 Editar Objetivo Editar objetivo de la institución

15 Eliminar Objetivo Eliminar objetivo de la institución

16 Crear indicadores de gestión Crear indicador de gestión

17 Modificar indicadores de gestión Modificar indicador de gestión

18 Eliminar indicadores de gestión Eliminar indicador de gestión



Tabla 54 - Administración de planes


ADMINISTRAR PLANES

19 Crear plan /proyecto Crear planes o proyectos

20 Modificar plan/proyecto Modificar planes o proyectos

21 Eliminar plan/proyecto Eliminar planes o proyectos

22 Crear periodo Crear periodo de planificación

23 Editar periodo Editar periodo de planificación

24 Eliminar periodo Eliminar periodo de planificación

25 Registrar cumplimiento Registra el porcentaje de cumplimiento



144

Tabla 55 - Administración de unidades


ADMINISTRAR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

26 Crear unidad administrativa crear planes o proyectos

27 Modificar unidad administrativa modificar planes o proyectos

28 Eliminar unidad administrativa eliminar planes o proyectos



Satisfacción del usuario

Una vez desarrollado el sistema web que permite el registro de la planificación

institucional de la Universidad de Guayaquil se realizó una encuesta de

satisfacción a los usuarios responsables de los mencionados procesos, a quienes

se les consultó temas relacionados a la facilidad del sistema, si fueron

considerados todos los requisitos que se determinaron y la usabilidad del sistema.

Esta encuesta fue realizada de manera posterior a la presentación del sistema y

después que los funcionarios del departamento de planificación realizaron las

pruebas correspondientes.

Esta encuesta consta de cinco preguntas cuyas respuestas se presentan en este

apartado.

145

Pregunta 1: ¿Considera usted que la interfaz (pantallas) de la aplicación

desarrollada para el registro y seguimiento de los planes y proyectos

institucionales es amigable?

Tabla 56 - Resultados de la pregunta 1

1

fi %


De acuerdo 3 33%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9



Imagen 29- Resultados pregunta 1



La mayoría de los investigados, en un 78% del total, consideran que la interfaz de

usuario que presenta la aplicación web es amigable e intuitiva en el momento de

interactuar con las funciones desarrolladas en el sistema. Esta percepción

determina que el sistema tiene una aceptación alta de parte de los usuarios.

45%

33%

11%11%0%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

Totalmente endesacuerdo

146

Pregunta 2: ¿Considera usted que la aplicación web desarrollada para el registro,

control y seguimiento de los planes operativos anuales cumple con los requisitos

determinados en la etapa de recopilación de requerimientos?


fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 0 0%


TOTAL 9






El 89% de los encuestados menciona que los requisitos / necesidades

establecidas durante la etapa de obtención de requerimientos han sido

considerados en el desarrollo del sistema web presentado.

45%

44%

11%0%0%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


147

Pregunta 3: ¿Considera usted que los procesos de registro, control y seguimiento

del POA se realizan de manera eficiente a través de la aplicación?


fi %


De acuerdo 4

44%

Indiferente 1

11%

En desacuerdo 0

0%

Totalmente en desacuerdo 0

0%

TOTAL 9






El 89% de los consultados menciona que con el apoyo de la aplicación web se

realizarían los procesos de registro, actualización de los planes y seguimiento del

cumplimiento de los planes operativos se realizaría de manera eficiente por lo cual

será una herramienta adecuada para su trabajo.

45%

44%

11%0%0%Totalmente deacuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

148

Pregunta 4: ¿Considera usted que los delegados de las unidades académicas y

administrativas podrán registrar de manera adecuada los planes y programas

institucionales dentro de los plazos establecidos por las autoridades de la

Universidad de Guayaquil?


fi %


De acuerdo 3 33%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 1 11%


TOTAL 9






El 78% de los consultados mencionan que, con la ayuda de la aplicación en

ambiente web presentada, los responsables de las unidades académicas y

administrativas cumplirán con el registro de los planes y programas de sus

respectivas unidades en los plazos establecidos y el cumplimiento de su

ejecución.

45%

33%

11%11%0%

Totalmente deacuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


149

Pregunta 5: ¿Considera usted que la aplicación en ambiente web de registro,

control y seguimiento de los planes operativos anuales aportará positivamente al

desarrollo de las actividades de planificación institucional?


fi %


De acuerdo 4 44%

Indiferente 1 11%

En desacuerdo 0 0%


TOTAL 9






El 89% de los consultados consideran que la aplicación en ambiente web

presentada aporta de manera significativa en el desarrollo de sus actividades de

planificación. Esta aplicación centralizada al cual tendrán acceso los responsables

de cada unidad académica contribuye para que se pueda realizar las tareas de

registro de los proyectos y su cumplimiento dentro de los plazos establecidos.

45%

44%

11%0%0%

Totalmente deacuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


150

Resumen encuesta de satisfacción

Como resumen a la encuesta de satisfacción de los usuarios que manipularon la

aplicación, se presenta la siguiente tabla:

Imagen 39- Resultados de la encuesta



151

Como se puede observar, el 85% de los consultados demuestran una aprobación

de la aplicación en ambiente web presentada, por cuanto ayuda a los procesos de

registro, control y seguimiento de las actividades planificadas. Este respaldo

demuestra que los requisitos solicitados para la aplicación han sido cumplidos en

su totalidad.

152

CAPÍTULO IV

Criterios de aceptación del producto o Servicio

El sistema de registro, seguimiento y control de los planes institucionales de la

Universidad de Guayaquil, debe cumplir con algunas características de calidad

para que pueda ser aceptado de manera adecuada por los usuarios de la

institución previamente mencionada. Las características de funcionamiento que el

sistema debe cumplir se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 61 - Matriz de verificación de Funcionalidad de la aplicación

APLICACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA EL REGISTRO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL POA

N° Funcionalidad solicitada Funcionalidad esperada Resultado obtenido Estado

PERIODOS

13 Crear periodo

La aplicación web permitirá registrar los periodos vigentes

La aplicación web permite la creación de los planes institucionales a corto, mediano y largo plazo según el periodo vigente.

Ok

14 Consultar periodo

La aplicación web lista todos los periodos vigentes registrados en la base de datos.

La aplicación web presenta un listado con todos los planes institucionales registrados

Ok

15 Editar periodo

La aplicación web permite la edición de los periodos vigentes previamente registrados.

Se actualiza la información del plan seleccionado.

Ok

16

Eliminar periodo

La aplicación web permitirá registrar un periodo como inactivo

La aplicación web inactiva (elimina) en la base de datos el periodo que fue seleccionado previamente.

Ok

153

OBJETIVOS

5 Crear objetivos

La aplicación web permitirá el registro de los objetivos del plan nacional del buen vivir, institucionales, operativos y tácticos.

La aplicación permite registrar los datos correspondientes a un objetivo.

Ok

6 Consultar objetivos

Listar los objetivos registrados en la aplicación web.

La aplicación web permite listar los objetivos registrados.

Ok

7 Editar objetivos

Permitirá editar los datos del objetivo registrado previamente

La aplicación web registra de manera adecuada los datos de los objetivos previamente registrados.

Ok

8

Eliminar objetivo

La aplicación web permitirá inactivar un objetivo registrado.

La aplicación web registra como inactivo un objetivo seleccionado previamente.

Ok

PLANES

9 Crear plan

La aplicación web permitirá registrar los planes institucionales

La aplicación web permite la creación de los planes institucionales a corto, mediano y largo plazo según el periodo vigente.

Ok

10 Consultar plan

La aplicación web lista todos los planes registrados en la base de datos.

La aplicación web presenta un listado con todos los planes institucionales registrados

Ok

11 Editar plan

La aplicación web permite la edición de los planes institucionales previamente registrados.

Se actualiza la información del plan seleccionado.

Ok

12

Eliminar plan

La aplicación web permitirá registrar un plan como inactivo.

La aplicación web inactiva (elimina) en la base de datos el plan que fue seleccionado previamente.

Ok

154

PLANES / PROGRAMAS / PROYECTOS

17 Crear plan /proyecto crear planes o proyectos Crear plan /proyecto Ok

18 Modificar plan/proyecto

modificar planes o proyectos Modificar plan/proyecto Ok

19 Eliminar plan/proyecto

eliminar planes o proyectos Eliminar plan/proyecto Ok

20 Registrar cumplimiento

Registra el porcentaje de cumplimiento

Porcentaje de cumplimiento y archivos de soporte registrados

Ok



Resumen aceptación de la aplicación en ambiente web

Como resumen de la validación de la aplicación en ambiente web por parte de los

usuarios que manipularon la aplicación, se presenta la siguiente imagen:

Imagen 40- Resultados de la Aprobación



Como se puede interpretar en imagen 35, el 100% de los consultados demuestran

una aprobación de la aplicación en ambiente para el registro, control y seguimiento

del plan operativo anual. Este respaldo demuestra que los requisitos solicitados

para la aplicación han sido cumplidos en su totalidad.

155

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

• De acuerdo con el levantamiento de la información realizado en el

departamento de planificación de la Universidad de Guayaquil, el proceso

actual de registro, control y seguimiento de los planes operativos anuales

tiene varias falencias que pueden ser mejoradas con un aplicación web.

• Los funcionarios del departamento de planificación de la Universidad de

Guayaquil entregaron al equipo de desarrollo del proyecto los requisitos de

la aplicación en ambiente web propuesto.

• En la propuesta de la aplicación se definen los pasos para el registro,

edición, aprobación y seguimiento de los planes operativos anuales de la

institución.

• La aplicación web para el registro, control y seguimiento de los planes

operativos anuales contribuye a realizar de manera eficiente dichos

procesos y, adicionalmente, coadyuva al uso de las herramientas

informáticas en las actividades administrativas de la institución.

• A través de la aplicación web las autoridades de la Universidad de

Guayaquil realizarán un seguimiento adecuado al cumplimiento de los

planes y programas planificados.

• Las autoridades de la Universidad de Guayaquil podrán tomar decisiones

oportunas en cuanto se detecte que los proyectos planificados tienen algún

retraso significativo.

156

Recomendaciones

Una vez desarrollado el producto, se recomienda:

• Agregar el componente desarrollado en el sistema integrado de la


• Capacitar a los delegados de las facultades y unidades administrativas

acerca del uso de la aplicación en ambiente web.

• A los funcionarios del departamento de planificación de la Universidad de

Guayaquil usen y motiven el uso de la aplicación para que se aproveche

las ventajas identificadas.

• Que el proyecto sea retomado por un equipo de desarrollo posterior con la

finalidad de agregar la funcionalidad que el departamento de planificación

determine.

• Que los datos generados por la aplicación web sean almacenados en la

base de datos institucional, con los mecanismos de seguridad adecuados.

• Que se diseñe un plan de contingencia en caso de existir algún problema

de hardware o software que impida el uso de la aplicación.

157

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159

ANEXOS

ANEXO N.º 1 – Cronograma de actividades

160

ANEXO N.º 2 – Reporte detallado del POA

161

ANEXO N.º 3 – Reporte consolidado del POA

162

ANEXO N.º 4 – Modelo entidad relación

163

ANEXO N.º 5 – Diagrama de Clases

164

ANEXO N.º 6 – Modelo de encuesta de la situación actual del problema

Encuesta/evaluación sobre la situación actual de la elaboración del plan

operativo anual de la Universidad de Guayaquil.

1. ¿Considera usted que los delegados de las facultades y unidades

administrativas no cumplen los plazos establecidos para el registro y

actualización de los planes operativos anuales?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


2. ¿Considera usted que la recepción, consolidación y aprobación de

los planes operativos anuales toman demasiado tiempo por trabajar

con archivos digitales?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


3. ¿Considera usted que los archivos digitales a través de los cuales se

remiten los planes operativos anuales son vulnerables a fallos de

seguridad o acceso?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


165

4. ¿La dependencia del proceso de recepción, consolidación y

aprobación de los planes operativos anuales a través de los servicios

de correo electrónico de la Universidad de Guayaquil puede provocar

errores o demoras?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


5. ¿Considera usted que, bajo el proceso actual, al momento de

registrar los avances de los planes y programas se puede cometer

errores en cuanto a actualizar los archivos que fueron aprobados?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


6. ¿Considera usted que el proceso de seguimiento sobre el

cumplimiento de los planes y programas aprobados no se realiza de

manera eficiente?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


166

7. ¿Considera usted que las autoridades de la Universidad de

Guayaquil, al no tener información en tiempo real acerca del

cumplimiento de la planificación anual, no pueden tomar las

decisiones adecuadas para hacer correctivos a tiempo en caso de

incumplimientos?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


8. ¿Considera usted que al tener registrados los planes operativos

anuales en un sistema informático permitirá efectuar un mejor control

al cumplimiento de los planes y programas?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


9. ¿Considera usted que la dependencia del proceso de registro, control

y seguimiento del POA con el correo electrónico puede causar

demoras si el servicio tuviera problemas?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


167

10. ¿Considera usted que los funcionarios de las unidades

administrativas y académicas cumplen con los plazos establecidos

para el registro, control y seguimiento del POA?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


168

ANEXO N.º 7 – Modelo de encuesta de la satisfacción del usuario

Encuesta/evaluación de la satisfacción del usuario sobre la aplicación en

ambiente web para el registro, control y seguimiento del POA de la


1. ¿Considera usted que la interfaz (pantallas) de la aplicación

desarrollada para el registro y seguimiento de los planes y proyectos

institucionales es amigable?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


2. ¿Considera usted que la aplicación web desarrollada para el registro,

control y seguimiento de los planes operativos anuales cumple con

los requisitos determinados en la etapa de recopilación de

requerimientos?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


3. ¿Considera usted que los procesos de registro, control y seguimiento

del POA se realizan de manera eficiente a través de la aplicación?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

169


4. ¿Considera usted que los delegados de las unidades académicas y

administrativas podrán registrar de manera adecuada los planes y

programas institucionales dentro de los plazos establecidos por las

autoridades de la Universidad de Guayaquil?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


5. ¿Considera usted que la aplicación en ambiente web de registro,

control y seguimiento de los planes operativos anuales aportará

positivamente al desarrollo de las actividades de planificación

institucional?


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


170

ANEXO N.º 7 – Cartas de Compromiso y aceptación del proyecto

174

ANEXO N.º 8 – Evidencias. Presentación de la aplicación web a los usuarios del

Departamento de Planificación.

PARTICIPANTES: Ronny Rodrigo Jaime Asencio(ESTUDIANTE), Ing. Raúl Hurel(JEFE DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS INSTITUCIONAL), Ing. Andrea Caballero(JEFE DE PROCESOS Y CALIDAD DE GESTIÓN INSTITUCIONAL)

LUGAR: Departamento de Planificación

175

PARTICIPANTES: Ronny Rodrigo Jaime Asencio(ESTUDIANTE), Ing. Raúl Hurel(JEFE DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS INSTITUCIONAL), Ing. Andrea Caballero(JEFE DE PROCESOS Y CALIDAD DE GESTIÓN INSTITUCIONAL)

LUGAR: Departamento de Planificación

PROYECTO DE TITULACIÓN INGENIERO EN...

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