PROYECTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL … · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE...

COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS

PROYECTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

MONTECILLO, EDO. DE MEXICO. MAYO DE 1999.

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

INDICE


I.- INTRODUCCION 8

I1.- OBJETIVO 10

II1.- DEFINICIONES 12

1V.- SIMBOLOGIA UTILIZADA 16

V.- U.B.P.P. QUE INTERVIENEN 18

VI.- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS 20

6.1.- AUTORIZACION DEL PROYECTO Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO

21

6.1.1.- POLITICAS 22

6.1.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 24

6.1.3.- DIAGRAMA DE FLUJO 28

6.2.- REGISTRO DE MINISTRACIONES CALENDARIZADAS RECIBIDAS

31




6.3.- REGISTRO DE COMPROMISOS AL PRESUPUESTO AUTORIZADO

39




6.4.- AMPLIACIONES O REDUCCIONES AL PRESUPUESTO AUTORIZADO

49





6.5.- REGISTRO DEL EJERCIDO AL PRESUPUESTO AUTORIZADO (Mediante Póliza Cheque y Mediante Póliza Diario)

56


6.5.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Mediante Póliza Cheque)

59


6.5.4.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Mediante Póliza Diario)

64


6.6.- ELABORACION Y DISTRIBUCION DE REPORTES FINANCIEROS

69




6.7.- CONCILIACION ENTRE LA INFORMACION CONTABLE Y PRESUPUESTAL

76




VII.- PROYECTOS CONACYT 83


84





7.2.- APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA PARA LA RECEPCION DE LOS RECURSOS DE GASTO CORRIENTE

94




7.3.- REGISTRO DE LAS MINISTRACIONES CALENDARIZADAS RECIBIDAS EN EL RUBRO DE GASTO CORRIENTE

101




7.4.- REGISTRO DE CHEQUES CON CARGO AL GASTO CORRIENTE AUTORIZADO

108




7.5.- TRANSFERENCIAS ENTRE RUBROS O PARTIDAS DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO

117





7.6.- REGISTRO DE LAS COMPROBACIONES DE GASTOS EFECTUADOS EN EL RUBRO DE GASTO CORRIENTE

124




7.7.- FORMULACION Y ENVIO DE INFORMES FINANCIEROS

132




7.8.- CONCILIACION DE LA CUENTA BANCARIA DE CADA PROYECTO

140




7.9.- ADQUISICION DE EQUIPOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE GASTO DE INVERSION

147




VIII.- FORMATOS 157

8.1.- PRESUPUESTO AUTORIZADO POR PROYECTO (DPE-01)

158

8.1.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO

160


8.1.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

163

8.2.- AVISO DE MODIFICACION AL COMPROMISO PRESUPUESTAL (DPE-02)

168

8.2.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO 170

8.2.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 173

IX.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DEL MANUAL

175


I.- INTRODUCCION


El presente manual establece las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de las funciones del registro de los recursos financieros recibidos para Proyectos Externos y Proyectos de Investigación financiados por el CONACYT, además contiene diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él y la simbología utilizada en los mismos. Asimismo, se incluye formato que debe ser implantado para optimizar los controles administrativos, conforme a los procedimientos descritos con su respectivo instructivo para el uso y manejo del formato y su instructivo para el llenado del mismo. Se da a conocer la participación y responsabilidad de cada una de las U.B.P.P., involucradas en la ejecución de las funciones.


II.- OBJETIVO


Simplificar y controlar eficazmente las actividades de programación, presupuestación, Control de Ingresos y Ejercicio de los Recursos asignados para el desarrollo de Proyectos Externos.


III.- DEFINICIONES


INSTITUCION, COLEGIO O C.P. Al Colegio de Postgraduados. ADMINISTRACION CENTRAL A la Administración (Recursos Humanos,

Contabilidad, Tesorería, Campos experimentales, Almacén General etc.).

UNIDADES ADMINISTRATIVAS A la Secretaría General, Secretaría

Administrativa, Coordinaciones de Investigación y Desarrollo, Estudios de Postgrado, Financiera y de Operación.

CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. PROYECTO Conjunto de acciones interrelacionadas y

programadas que se encuentran destinadas a un fin específico y para determinarse en una fecha definida, tomando en cuenta los recursos existentes y/o futuros.

PROYECTOS EXTERNOS Proyectos de investigación desarrollados

por Académicos del C.P. que reciben recursos financieros otorgados por patrocinadores Externos, Nacionales e Internacionales.

PROYECTOS DE INVESTIGACION Proyectos de Investigación desarrollados

por Académicos del Colegio de Postgraduados que reciben financiamiento del CONACYT.

CONVENIO Arreglo, capitulación, acuerdo, contrato,

transacción, tratado, pacto, ajuste. POLIZA Contrato de seguros: de ingresos, egresos y

diario. POLITICA Lineamientos generales de acción, que

tienen el propósito de lograr un fin determinado. Tienen la característica de ser flexibles en su aplicación.

DOCUMENTACION Un medio de comunicación que se refiere a


un registro escrito de una frase o fases de un proyecto específico y que establece criterios de diseño y actuación para varias fases del proyecto.

PRESUPUESTO Monto total asignado, autorizado para el

proyecto. CLAVE DEL PROYECTO Es la clave que asigna la Institución donante

a los proyectos que patrocina. U.B.P.P. Clave presupuestal. PROGRAMA Clave del programa en el cual participa la

U.B.P.P. SUBPROGRAMA Clave correspondiente al patrocinador que

otorga los fondos. PROYECTO Clave correspondiente al número de

proyectos. PARTIDA Clave de la partida específica del gasto, de

conformidad con el catálogo establecido. AMPLIACION Importe que se desea ampliar en la partida

específica. REDUCCION Importe que se desea reducir en la partida

específica. CALENDARIZACION Importes determinados para cada partida

específica de gasto. PRESUPUESTO EJERCIDO Erogaciones que afectan la disponibilidad de

loa Proyectos devengados y comprobados. PRESUPUESTO COMPROMETIDO Erogaciones que afectan la disponibilidad

financiera del Proyecto pendientes de comprobar.

EJERCIDO PRESUPUESTAL Suma total de las erogaciones que afectan la

disponibilidad del Proyecto devengadas y comprobadas.


POLIZA DIARIO Documento que registran las afectaciones presupuestales y contables del Proyecto.

RESPONSABLE DEL PROYECTO Líder natural del Proyecto, es el Académico

del Colegio que es Responsable directo de la ejecución del Proyecto.

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO Persona Responsable de llevar Control

Financiero de los recursos asignados al Proyecto.

GASTO CORRIENTE Recursos asignados a ls partidas para la

adquisición de servicios, insumos y consumibles que no se pueden cuantificar como parte de los activos de la Institución y que son necesarios para la operación dl Proyecto.

GASTO DE INVERSION Recursos asignadas a las partidas para la

adquisición de equipos de laboratorio y cómputo, así como de herramientas y accesorios, que formarán parte de los activos de la Institución y que son necesarios para el desarrollo del Proyecto.

DAFE Dirección Administrativa de Fondos

Especiales de apoyo a la Ciencia y Tecnología.

DAI Dirección Administrativa de Fondos

Especiales de Apoyo a la Ciencia y Tecnología.

NAFIN Nacional Financiera, S.N.C. LAOP Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


IV.- SIMBOLOGIA UTILIZADA


INICIO O TERMINO Indica el principio o fin del procedimiento. ACTIVIDAD

Representa las actividades que se desarrollan en el procedimiento. DOCUMENTO

Representa un documento que se utiliza o se genera en el procedimiento.

DECISION

Indica un punto del procedimiento en donde hay que tomar una decisión entre dos opciones.

CONSULTAS Y PROCESOS EN PANTALLA

Indica la captura, proceso y consultas de información en un sistema informático establecido.

DISCO MAGNETICO

Representa el archivo de información o base de datos en disco magnético.

ARCHIVO PERMANENTE

Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo.

ARCHIVO TEMPORAL Indica la guarda de un documento por un período determinado. CONECTOR FUERA DE PAGINA

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el procedimiento.

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

Representa una conexión o enlace en la misma hoja, de una parte del diagrama con otra lejana del mismo.

DIRECCION DE FLUJO Conecta los símbolos, señalando el orden en que se realizan las distintas actividades.


V.- U.B.P.P. QUE INTERVIENEN


DIRECCION GENERAL

SECRETARIA GENERAL

DIRECCION JURIDICA

COORDINACION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

COORDINACION FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, FORMULACION Y CONTROL PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE CONTRATOS

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS Y CONVENIOS


VI.- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS


6.1.1.- POLITICAS


- La gestión y tramitación de apoyos financieros para proyectos externos, será

canalizada por medio de los Investigadores Responsables e Institutos o Campus del Colegio y autorizados por la Secretaría General y Dirección General.

- Todo apoyo financiero autorizado por las Instituciones Patrocinadoras, deberá ser

formalizado en sus modalidades de convenio, debiéndose turnar copia al Departamento de Proyectos Externos, para su Registro, Control y Administración.

- Los convenios deberán realizarse bajo los lineamientos establecidos por el Colegio, o

en su defecto, deberán contener las cláusulas determinadas por el Colegio para estos casos.

- La Unidad o Investigador Responsable, deberá notificar la autorización del Proyecto a

la Coordinación Financiera, para que se realice la Apertura Administrativa del Proyecto.

- La apertura y custodia de Expedientes Administrativos por Proyecto, estarán a cargo

del Departamento de Proyectos Externos. - Las altas de Proyectos Externos será única y exclusivamente por medio del Formato

Diseñado para estos fines (Presupuesto Autorizado por Proyecto DPE-01).


6.1.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES

UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE DEL COLEGIO

01 Preparan anteproyectos correspondientes y los someten a revisión y autorización de la Institución Patrocinadora correspondiente.

INSTITUCION PATROCINADORA

02 Recibe anteproyecto para su revisión y autorización.

2.1 Si no es autorizado el anteproyecto lo regresa a

la Unidad o Investigador Responsable del Colegio.

2.2 Si es autorizado procede a elaborar Convenio, en

original y copia y lo envía a la Unidad o Investigador Responsable.

UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE DEL C.P.

03 Recibe convenio en original y copia y lo turna a la Coordinación de Investigación y Desarrollo del Colegio para su revisión y trámite de firma del Director General de la Institución.


04 Recibe convenio y lo envía a la Dirección Jurídica para revisión del clausulado y aspectos Legales del Convenio.

DIRECCION JURIDICA 05 Revisa convenio y en su caso formula

observaciones y lo devuelve a la Coordinación de Investigación y Desarrollo.


06 Recibe Convenio y si tiene observaciones regresa original y copia para las correcciones pertinentes por parte de la Institución Patrocinadora.

6.1 Si no existen observaciones lo turna a la

Dirección General del Colegio. DIRECCION GENERAL DEL C.P.

07 Recibe convenio y se firma por el Director General del Colegio y lo devuelve a la Coordinación de Investigación y Desarrollo.



08 Recibe Convenio en original y copia debidamente firmado.

09 Envía copia del Convenio debidamente firmado a

la Unidad o Investigador Responsable del Colegio.

UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE

10 Recibe copia del Convenio debidamente firmado.

11 Envía solicitud escrita, anexando copia

fotostática del Convenio, a la Coordinación Financiera del Colegio para la apertura administrativa del Proyecto.


12 Recibe y envía instrucciones mediante oficio y copia fotostática del Convenio al Departamento de Proyectos Externos para la apertura administrativa del Proyecto.

ANALISTA ADMINISTRATIVA (Area de Cómputo)

13 Recibe documentación y procede a elaborar formato DPE-01 (Presupuesto Autorizado por Proyecto) asignando clave programática interna.

JEFE DE DEPARTAMENTO (Departamento de Proyectos Externos)

14 Notifica por escrito clave programática interna a la Unidad o Investigador Responsable del Proyecto, con copia para: 1ª.- Copia a la Coordinación de Investigación y

Desarrollo. 2ª.- Copia a la Coordinación Financiera. 3ª.- Copia al Departamento de Tesorería. 4ª.- Copia al Instituto o Campus de Adscripción

del Proyecto. ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Cómputo)

15 Abre expediente del Proyecto con el original del formato DPE-01 y copia del Convenio.


16 Registra datos del Proyecto e información del presupuesto autorizado en el Sistema Informático de Proyectos Externos.

17 Integra archivo del presupuesto calendarizado

autorizado al Proyecto. UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE

18 Envía original del Convenio debidamente firmado a la Institución Patrocinadora.

19 Fin del Procedimiento


6.1.3.- DIAGRAMA DE FLUJO


SI

DIRECCION JURIDICA



COORDINACION DE INV. Y

DESARROLLO

INICIO

PREPARAN ANTEPROYECTO Y LO SOMETEN A REVISION Y AUTORIZACION DE

LA INSTITUCION PATROCINADORA

RECIBE

ANTEPROYECTO PARA SU REVISION

¿ES AUTORIZADO?

3 NO

SI

O

1ª.-

ELABORA CONVENIO

Y ENVIA

O

1ª.-

RECIBE CONVENIO Y TURNA A COORD. DE INV. Y DESARROLLO

PARA RECABAR FIRMA DEL

DIRECTOR GRAL.

1

1

O

1º.-

RECIBE Y ENVIA CONVENIO A D. JURIDICA PARA REVISION DEL

CLAUSULADO Y ASPECTOS LEGALES

O

1º.-

REVISA CONVENIO Y EN SU CASO

FORMULA OBSERVACIONES Y LO DEVUELVE A C.

DE I. Y DESARROLLO

2

DIRECCION GENERAL DEL

C.P.

2

O

1ª.-

RECIBE CONVENIO

O

1ª.-

REGRESA ORIGINAL Y COPIA

PARA CORRECCIONES

¿TIENE OBSERVA-CIONES?

3

O

1º.-

RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE A

COORDINACION DE I. Y DESARROLLO

A

30

NO


ANALISTA ESPECIALIZADO(Area de Cómputo)

JEFE DE DEPARTAMENTO

(Depto. de Proyectos Externos)


COORDINACION DE INV. Y

DESARROLLO

6

1º.-

8

5

C

OFICIO

RECIBE Y ENVIA INSTRUCCIONES

MEDIANTE OFICIO Y COPIA DEL

CONVENIO AL D. PROYECTOS EXTERNOS

7

RECIBE COPIA DEL CONVENIO FIRMADO

O

ENVIA ORIG. DEL CONVENIO

FIRMADO A LA INSTITUCION

PATROCINADORA

9

ABRE EXPEDIENTE DEL PROYECTO CON EL

ORIG. DEL FORMATO DPE-01 Y COPIA DEL

CONVENIO

A

29

O

1º -

RECIBE CONVENIO

FIRMADO

ENVIA COPIA DEL

CONVENIO FIRMADO

C

OFICIO

RECIBE

DOCUMENTACION

ELABORA FORMATO DPE-01 ASIGNANDO

CLAVE PROGRAMATICA

INTERNA

REGISTRA DATOS DEL PROY. E

INFORMACION DEL

PRESUPUESTO AUTORIZADO


7

5

8

FIN


4

4

1º.-

SOLICITUD

ENVIA SOLICITUD ESCRITA,

ANEXANDO COPIA DEL CONVENIO

.-4ª.-

3ª.-

2ª.-

1ª.

NOTIFICA POR ESCRITO CLAVE PROGRAMATICA INTERNA A LA U. O INVESTIGADOR

RESPONSABLE DEL PROYECTO

CON COPIA PARA:

COORDINACION DE INVESTIGACION Y

DESARROLLO


INSTITUTO O CAMPUS DE ADCRIPCION


INTEGRA ARCHIVO DEL PRESUPUESTO CALENDARIZADO AUTORIZADO AL

PROYECTO

6

9


6.2.- REGISTRO DE MINISTRACIONES CALENDARIZADAS RECIBIDAS


6.2.1.- POLITICAS


- Será responsabilidad de la Unidad o Investigador Responsable del Colegio,

tramitar la obtención de recursos calendarizados correspondientes y enterar oportunamente a la Tesorería de la Institución.

- Todo ingreso por concepto de apoyos para Proyectos Externos, debe ser recibido

exclusivamente por el Departamento de Tesorería, quien lo depositará en las cuentas bancarias establecidas para tales fines.

- El Departamento de Tesorería, deberá informar del depósito en un plazo no mayor

de un día al Departamento de Proyectos Externos para su registro y control. - Se deberá contar con cuentas bancarias exclusivas para Proyectos Externos.




01 Procede a solicitar al Depto. de Tesorería del C.P. que se elaboren los recibos de pago de acuerdo a la Calendarización de Ministraciones.


02 Procede a elaborar recibo (s) de pago.

03 Envía recibo (s) de pago al solicitante

debidamente firmado (s) de conformidad. UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE DEL COLEGIO

04 Recibe recibo (s) de pago y lo envía a la Institución Patrocinadora.


05 Recibe recibo (s) de pago

06 Envía cheque al Departamento de tesorería del

C.P. o lo deposita en la cuenta bancaria de Proyectos Externos, para cubrir la ministración del proyecto de acuerdo a su calendarización.


07 Recibe cheque o cheques y procede a depositar en la cuenta bancaria de Proyectos Externos o en su caso, recibe notificación del depósito efectuado.

08 Envía copia rosa de los recibos de pago y fichas

de depósito al Departamento de Proyectos Externos para su registro.

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos Externos)

09 Recibe documentación y procede a elaborar pólizas de ingreso por los depósitos efectuados a los proyectos.

9.1 Si el monto de los cheques es en moneda

extranjera, registra en moneda nacional al tipo de cambio vigente en la fecha del depósito.



10 Turna original de la póliza y documentación comprobatoria anexa por el ingreso al Departamento de Contabilidad y archiva una copia fotostática de la Póliza en el expediente del Proyecto.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

11 Captura los ingresos recibidos por Proyecto en el Sistema Informático de Contabilidad.

12 Al cierre del mes turna al Departamento de

Proyectos Externos, la información de los ingresos capturados.

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Cómputo)

13 Actualiza la información en el Sistema Informático de Proyectos Externos.

14 Fin del procedimiento.


UNIDAD O INV. RESPONSABLE DEL COLEGIO


INICIO

ANALISTA ESPECIALIZADO

(Area de Proyectos Externos)


SOLICITA QUE SE ELABOREN LOS

RECIBOS DE PAGO DE ACUERDO A LA CALENDARIZACION

DE MINISTRACIONES

3

1

FIN

ELABORA RECIBO (S)

DE PAGO Y LOS ENVIA AL

SOLICITANTE

RECIBE RECIBO (S) DE PAGO Y LOS

ENVIA A LA INSTITUCION

PATROCINADORA

RECIBE RECIBO (S) DE PAGO Y ENVIA CHEQUE A TESORERIA DEL C.P. O LO

DEPOSITA EN CUENTA BANCARIA DE PROY.

EXTERNOS

1

RECIBE CHEQUE (S) Y DEPOSITA EN CUENTA

BANCARIA DE P. E. O EN SU CASO RECIBE

NOTIFICACION DEL DEPOSITO EFECTUADO

2

2

ENVIA COPIA ROSA DE LOS RECIBOS DE PAGO Y FICHAS DE DEPOSITO

ALDEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

PARA SU REGISTRO

3

RECIBE DOCUMENTACIO Y

ELABORA POLIZAS DE INGRESO POR LOS

DEPOSITOS EFECTUADOS A LOS

PROYECTOS

SI EL MONTO DE LOS CHEQUES ES EN MONEDA EXTRANJERA SE REGISTRA

EN MONEDA NACIONAL AL TIPO DE CAMBIO

VIGENTE

C O

O-

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

O

AL CIERRE DEL MES TURNA AL DEPTO. DE

PROYECTOS EXTERNOS LA INFORMACION DE

LOS INGRESOS CAPTURADOS

ACTUALIZA LA INFORMACION

EN S. I. DE PROYECTOS EXTERNOS

DOCUMENTACION

TURNA ORIGINAL DE LA

DOCUMENTACION COMPROBATORIA

ANEXA POR EL INGRESO RECIBIDO

O

DOCUMENTACION

CAPTURA LOS INGRESOS

RECIBIDOS POR PROYECTO EN

S. I. DE CONTABILIDAD


6.3.- REGISTRO DE COMPROMISOS AL PRESUPUESTO AUTORIZADO


6.3.1.- POLITICAS


- No se podrá comprometer ningún tipo de recurso si no se encuentra debidamente

registrado. - No se podrán realizar traspasos de recursos de una Institución Patrocinadora a otra. - Toda documentación que genere un compromiso deberá ser autorizada por el

Departamento de Proyectos Externos para la realización de los trámites subsecuentes. - No se dará trámite a la documentación que genere un compromiso si existen

erogaciones no comprobadas en el tiempo establecido de 10 días hábiles como máximo.



INVESTIGADOR Y/O DEPTO. GENERADORES DE COMPROMISOS (Adquisiciones, Contratos)

01 Envían documentación que indiquen compromisos en original y 4 copias.

1.1 Solicitud de Expedición de Cheque y Solicitud de

Reposición de Fondos Fijos al Departamento de Tesorería para que asigne número de Folio.

1.2 Solicitud de Viáticos y Liquidación de Viáticos al

Departamento de Proyectos Externos para que asigne número de folio.

1.3 Pedido y Aviso de Compromiso por Contratos al

Departamento de Proyectos Externos para su trámite


02 Recibe documentación correspondiente, asigna número de folio y la turna al Departamento de Proyectos Externos.


03 Recibe documentación de Viáticos, Liquidación de Viáticos y asigna número de folio.

04 Recibe Pedido y Avisos de Compromisos por

Contratos. 05 Revisa documentación correspondiente

(Solicitudes de Expedición de Cheque, Solicitudes de reposición de Fondo Fijo, Solicitudes de Viáticos, Liquidaciones de Viáticos, Pedidos y Avisos de Compromiso por Contrato).

5.1 En las Solicitudes de Expedición de Cheque y

Solicitudes de Reposición de Fondos Fijos revisa: a) Claves de U.B.P.P., Programa,

Subprograma, Proyecto y Partidas.


b) Firmas de: solicitante, Responsable del Proyecto, Director de Instituto o Campus.

5.2 En las Solicitudes de Viáticos y Liquidaciones de

Viáticos: a) Claves de U.B.P.P., Programa,

Subprograma, Proyecto y Partidas. b) Que el importe de Viáticos no rebase las

tarifas autorizadas. 5.3 Pedidos y Avisos de Compromiso por Contrato.

a) Claves de U.B.P.P., Programa, Subprograma, Proyecto y Partidas.

b) Firmas que correspondan.

06 Verifica la disponibilidad de recursos del

Proyecto y que los compromisos anteriores se hayan justificado en el plazo establecido..

07 Si no hay disponibilidad o tiene gastos

pendientes de comprobar, o si carece de alguno de los datos mencionados en el punto 5 se devuelve según corresponda.

7.1 Solicitud de Cheque y Solicitud de Reposición de

Fondo Fijo al Departamento de Tesorería en formato de devolución.

7.2 Solicitud de Viáticos, Liquidaciones de Viáticos al

Investigador Responsable. 08 Si hay disponibilidad presupuestal firma el

documento, separa 2 copias y turna el original y 2 copias según corresponda.

09 Archiva copia del documento comprometido en

la carpeta de documentos del Proyecto. 10 Con la otra copia, registra los compromisos al

Presupuesto en el Sistema Informático de Proyectos Externos.


11 Al cierre del mes, obtiene Póliza de Compromisos a través del Sistema Informático y envía información de los mismos al Departamento de Contabilidad.

DPTO. DE TESORERIA, INVESTIGADOR RESPONSABLE, ADQUISICIONES Y CONTRATOS

12 Reciben documentos autorizados y continúan con el trámite correspondiente.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

13 Recibe Póliza de Compromisos y actualiza información en el Sistema Informático de Contabilidad.



INV. Y/O DEPTOS. GENERADORES DE

COMPROMISOS (Adquisiciones, Contratos)

INV. Y/O DEPTOS. GENERADORES DE

COMPROMISOS (Adquisiciones, Contratos)

INICIO


1


4

3

2

1

REVISA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE (SOL.

DE EXPEDICION DE CHEQUE, SOL. DE REP. DE

FONDO FIJO, SOL. DE VIATICOS, LIQUIDACIONES DE VIATICOS, PEDIDOS Y AVISOS DE COMPROMISO

POR CONTRATO

VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DE

RECURSOS DEL PROYECTO Y QUE LOS COMPROMISOS

ANTERIORES SE JUSTIFIQUEN EN EL PLAZO

ESTABLECIDO

A

48

2

2

EN LAS SOLICITUDES DE VIATICOS Y LIQUIDACIONES

DE VIATICOS: CLAVES DE U.B.P.P.,PROG., SUBPROG., PROY., Y PARTIDAS, QUE EL IMPORTE DE LOS VIATICOS

NO REBASE LAS TARIFAS AUTORIZADAS

3

3

1

ORIGINAL

4

3

O 2

1

ORIGINAL

SOLICITUD DE EXPEDICION DE

CHEQUE Y SOL. DE REPOSICION DE FONDOS FIJOS A

TESORERIA

ENVIAN DOCUMENTACION

QUE INDIQUE COMPROMISOS EN

ORIGINAL Y 4 COPIAS

4

3

2

1

ORIGINAL

SOLICITUD DE VIATICOS Y

LIQUIDACION DE VIATICOS AL DEPTO. DE

PROYECTOS EXTERNOS PARA ASIGNE NÚM. DE

FOLIO

4

3

2

2

ORIGINAL

PEDIDO Y AVISO DE COMPROMISO POR CONTRATOS

AL DEPTO. DE PROYECTOS

EXTERNOS PARA SU TRAMITE


RECIBE DOCUMENTACION

CORRESPONDIENTE, ASIGNA NÚM. DE FOLIO Y TURNA

RECIBE SOLICITUD DE VIATICOS,

LIQUIDACION DE VIATICOS Y ASIGNA NUMERO DE FOLIO

RECIBE PEDIDO Y AVISOS DE

COMPROMISOS POR CONTRATOS

EN SOL. DE EXPEDICION DE CHEQUE Y SOL. DE

REPOSICION DE FONDO FIJO REVISA: CLAVES DE

U.B.P.P; PROG., SUBPROG., PROYECTO Y PARTIDAS,

FIRMAS DE: SOLICITANTE, RESPONSABLE DEL

PROYECTO, DIRECTOR DE INSTITUTO O CAMPUS

4

4

PEDIDOD Y AVISOS DE COMPROMISOS POR

CONTRATO, CLAVES DE: U.B.P.P., PROG.,

SUBPROG., PROYECTO Y PARTIDAS ADEMAS DE

LAS FIRMAS QUE CORRESPONDAN


FIN


DEPTO. DE TESORERIA, INV. RESPONSABLE,

ADQUISICIONES Y CONTRATOS


A

47

5

5


¿HAY DISPONIBI-

LIDAD?

NO

SI

O TIENE GASTOS PENDIENTES O CARECE

DE ALGUNO DE LOS DATOS MENCIONADOS

EN EL PUNTO 5 SE DEVUELVE SEGÚN

CORRESPONDA

SOLICITUD DE CHEQUE Y SOLICITUD DE

REPOSICION DE FONDO FIJO AL DEPTO. DE

TESORERIA EN FORMATO DE DEVOLUCION

SOLICITUD DE VIATICOS,

LIQUIDACIONES DE VIATICOS AL

INVESTIGADOR RESPONSABLE

SOLICITUD DE VIATICOS, LIQUIDACIONES DE

VIATICOS AL INVESTIGADOR RESPONSABLE

4ª.-

3ª.-

2ª.-

1ª.-

ORIGINAL

FIRMA EL DOCTO., SEPARA

2 COPIAS Y TURNA ORIGINAL

Y 2 COPIAS SEGÚN

CORRESPONDA

ARCHIVA COPIA DEL DOCUMENTO COMPROMETIDO EN CARPETA DE

DCTOS. DEL PROYECTO

REGISTRA LOS COMPROMISOS AL PRESUP. EN SISTEMA

INFORMATICO DE P.E.

6

6

AL CIERRE DEL MES OBTIENE

POLIZA DE COMPROMISOS A TRAVES DEL S. I.

7

7

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

8

8

ACTUALIZA INFORMACION

EN S. I. DE CONTABILIDAD

ENVIA INFORMACION DE LOS MISMOS AL

DEPTO. DE CONTABILIDAD

RECIBEN DCTOS. AUTORIZADOS Y

CONTINUAN CON EL TRAMITE

CORRESPONDIENTE

RECIBE POLIZA DE COMPROMISOS


6.4.- AMPLIACIONES O REDUCCIONES AL PRESUPUESTO AUTORIZADO


6.4.1.- POLITICAS


- Las modificaciones al presupuesto autorizado deberán ser solicitadas por los Directores

de los proyectos a las Instituciones Patrocinadoras. - No se realizarán modificaciones al presupuesto de los proyectos sin el visto bueno de la

Coordinación de Investigación y la autorización de la Coordinación Financiera del C.P. - No se podrán realizar traspasos de recursos de una Institución Patrocinadora a otra.



UNIDAD O INVESTIGADOR RESPONSABLE DEL COLEGIO.

01 Solicita a la Institución Patrocinadora respectiva las modificaciones al presupuesto autorizado (ampliaciones, reducciones o transferencias) indicando justificaciones correspondientes.


02 Recibe solicitud para su revisión y autorización.

2.1 Si no son autorizadas las modificaciones lo

regresa al solicitante. 2.2 Si son autorizadas procede a elaborar oficio de

conformidad y autorización de las modificaciones al presupuesto autorizado.

03 Envía oficio de autorización a la Coordinación

de Investigación y Desarrollo del Colegio. COORDINACION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

04 Recibe oficio de autorización y envía copia del mismo a la Coordinación Financiera del C.P.


05 Recibe documento, autoriza y remite comunicado al Depto. de Proyectos Externos, anexando copia del oficio de aprobación correspondiente.


06 Recibe comunicado, procede a elaborar formato DPE-01 (presupuesto autorizado por proyecto) en original, indicando los cambios al presupuesto autorizado por partida de afectación.

07 Firma formato DPE-01, archiva junto con el

oficio de autorización en el expediente administrativo del Proyecto.

08 Captura y procesa las modificaciones al

presupuesto autorizado por partida de afectación en el Sistema Informático de Proyectos Externos.

09 Fin del Procedimiento.


UNIDAD O INVESTIGADOR

RESP. DEL COLEGIO


COORD.DE INVESTIGACION Y

DESARROLLO

INICIO

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Cómputo

1

1

SOLICITA A LA I. PATROCINADORA LAS MODIFICACIONES AL

PRESUPUESTO AUTORIZADO INDICANDO

JUSTIFICACIONES

RECIBE SOLICITUD PARA REVICION Y AUTORIZACION

¿SON AUTORIZA-

DAS?

NO

SI

ELABORA OFICIO DE CONFORMIDAD Y

AUTORIZACION DE LAS MODIFICACIONES AL


ENVIA OFICIO DE AUTORIZACION

RECIBE OFICIO DE AUTORIZACIO Y ENVIA COPIA DEL MISMO A

COORDINACION FINANCIERA DEL C.P.


2

2

RECIBE DOCUMENTO, AUTORIZA Y REMITE

COMUNICADO, ANEXANDO COPIA DEL

OFICIO DE APROBACION

REMITE COMUNICADO, ANEXANDO COPIA DEL

OFICIO DE APROBACION

RECIBE COMUNICADO

FIRMA FORMATO DPE-01 Y ARCHIVA JUNTO CON EL

OFICIO DE AUTORIZACION EN

EXPEDIENTE ADMVO. DEL PROYECTO

CAPTURA Y PROCESA LAS

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO AUTORIZADO EN EL SISTEMA INF. DE P. EXTERNOS

FIN

3

3

FORMATO DPE-01

ELABORA EN ORIGINAL

INDICANDO LOS CAMBIOS


6.5.- REGISTRO DEL EJERCIDO AL PRESUPUESTO AUTORIZADO

(Mediante póliza cheque y Mediante Póliza Diario)


6.5.1.- POLITICAS


- No se podrá ejercer ningún tipo de recursos si no se encuentran debidamente registrada. - Todos los pagos se realizarán única y exclusivamente a través del Departamento de

Tesorería. - El Departamento de Tesorería será responsable de informar oportunamente de los

saldos de las cuentas bancarias de Proyectos Externos al Departamento de Proyectos Externos.

- El ejercicio y comprobación de los recursos de Gasto Corriente y Gasto de Inversión se realizara conforme a los lineamientos y procedimientos que establezca el Colegio a través del instructivo correspondiente.

- Las solicitudes de gastos a comprobar deberán ser debidamente justificadas y ser autorizadas por la Coordinación Financiera de la Institución.

- La fecha limite para realizar las comprobaciones de gastos será como máximo 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción del cheque correspondiente.

- La compra de los equipos de inversión será canalizada a través del Departamento de

Adquisiciones del Colegio, quien podrá llevar a cabo los procedimientos de adjudicación en coordinación con el responsable del Proyecto, ajustándose a la normatividad establecida para tal fin y a los procedimientos administrativos establecidos en la Institución.


6.5.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Mediante Póliza Cheque)




01 Recibe documentación para su pago debidamente autorizada.

02 En su caso, revisa que la documentación

comprobatoria cumpla con los requisitos fiscales que señalan las leyes en la materia.

03 Formula programa de pagos. 04 Formula Cheque, elaborándose al mismo tiempo

Póliza Cheque en original y copia, codificando en la misma, claves Contables y Presupuestales.

4.1 Si al documento de solicitud se anexa

documentación justificativa del gasto efectuado se afecta en la Póliza Cheque la cuenta de Presupuesto Ejercido y se cancela la cuenta de Presupuesto Comprometido.

4.2 Si el documento de solicitud no lleva

documentación comprobatoria se afecta la cuanta de “Adeudos por Cobrar”.

05 Entrega cheque al beneficiario. 06 Turna Póliza Cheque y documentación

comprobatoria anexa al Departamento de Proyectos Externos.

07 Turna información de los movimientos

registrados en las Pólizas Cheque al Departamento de Contabilidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FORMULACION Y CONTROL PRESUPUESTAL

08 Recibe información y actualiza el Sistema Informático de Contabilidad.

09 Al cierre del mes turna información del

presupuesto ejercido al Departamento de Proyectos Externos.



10 Recibe Póliza Cheque y Documentos Anexos, revisa e integra archivo correspondiente.


11 Recibe información del ejercido presupuestal y actualiza el Sistema Informático de Proyectos Externos.

12 Fin del Procedimiento




DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

INICIO

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos

Externos)

1

1


PARA SU PAGO DEBIDAMENTE AUTORIZADA

EN SU CASO, REVISA DOCUMENTACION COMPROBATORIA

CUMPLA CON REQUISITOS FISCALES

FORMULA PROGRAMA DE

PAGOS

4

E

FORMULA CHEQUE ELABORANDOCE AL

MISMO TIEMPO POLIZA CHEQUE EN ORIG. Y

COPIA CODIFICANDO CLVES CONTABLES Y

PRESUPUESTALES

23

3

RECIBE INFORMACION DEL EJERCIDO

PRESUPUESTAL Y ACTUALIZA EL

SISTEMA INF. DE PROY. EXTERNOS

FIN

SI EL DCTO. DE SOLICITUD SE ANEXA

DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA SE AFECTA EN LA POLIZA CHEQUE LA CUENTA DE PRESUPUESTO

EJERCIDO Y SE CANCELA LA CUENTA DE PRESUPUESTO

COMPROMETDO

SI EL DCTO. DE SOLICITUD NO LLEVA

DOCUMENTACION COMPROBATORIA SE AFECTA LA CUENTA

ADEUDOS POR COBRAR

2

RECIBE INFORMACION Y ACTUALIZA EL S. INFORMATICO

DE CONTABILIDAD

RECIBE POLIZA CHEQUE Y DCTOS. ANEXOS, REVISA E INTEGRA ARCHIVO

CORRESPONDIENTE


(Area de Cómputo)

4

ENTREGA CHEQUE AL BENEFICIARIO

TURNA POLIZA CHEQUE Y DOCUMENTACION

COMPROBATORIA ANEXA AL DEPTO. DE

PROYECTOS EXTERNOS

TURNA INFORMACION DE LOS MOVIMIENTOS

REGISTRADOS EN LAS POLIZAS CHEQUE AL

DEPTO. DE CONTABILIDAD

AL CIERRE DEL MES TURNA INFORMACION

DEL PRESUPUESTO EJERCIDO AL DEPTO.

DE PROYECTOS EXTERNOS


6.6.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Mediante Póliza Diario)




01 Envía documentación comprobatoria de los gastos efectuados al Departamento de Tesorería.


02 Recibe documentación comprobatoria y asigna número de folio.

03 Revisa que la documentación comprobatoria

cumpla con los requisitos fiscales que señalan las Leyes en la materia y normas establecidas.

3.1 Si no cumple con los requisitos establecidos

devuelve al Investigador Responsable en formato de devolución.

3.2 Si cumple turna al Departamento de Proyectos

Externos. ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Cómputo)

04 Recibe documentación correspondiente y revisa aritméticamente, así como las claves de: U.B.P.P., Programa, Subprograma, Proyecto, y Partida, firmas del Director de Instituto, Director del Proyecto y de elaboración.

05 En su caso, anota en el documento o en formato

DPE-02 las adecuaciones que correspondan a los compromisos registrados originalmente.


06 Elabora póliza de diario afectando las cuentas de presupuesto ejercido y adeudos por cobrar.

07 Turna original de la póliza de diario y

documentación comprobatoria al Departamento de Contabilidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, FORMULACION Y CONTROL PRESUPUESTAL

08 Captura las afectaciones de las pólizas de diario y actualiza la información en el Sistema de Contabilidad.


09 Integra archivo correspondiente de Pólizas de Diario.

10 Turna archivo informático del Ejercido

Presupuestal al Departamento de Proyectos Externos.


11 Recibe archivo informático del ejercido presupuestal y actualiza el Sistema Informático de Proyectos Externos.





DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

INICIO


2

ENVIA DOCUMENTACION

COMPROBATORIA DE LOS GASTOS

EFECTUADOS


COMPROBATORIA Y ASIGNA NUMERO DE

FOLIO

REVISA QUE LA DOCUMENTACION

CUMPLA LOS REQUISITOS

FISCALES

¿CUMPLE CON LOS REQUISI-

TOS?

2

SI

NO

TURNA AL DEPARTAMENTO DE

PROYECTOS EXTERNOS

RECIBE COCUMENTACION REVISA U.B.P.P., PROG.,

SUBPROGRAMA PROY.,PARTIDAS, FIRMAS

DEL D. DE I. Y D. DE PROY. Y DE ELABORACION

3

3

ELABORA POLIZA DE DIARIO AFECTANDO

CUENTAS DE PRESUPUESTO EJERCIDO Y ADEUDO POR COBRAR

TURNA ORIGINAL DE LA POLIZA DE DIARIO Y DOCUMENTACION

COMPROBATORIA A CONTABILIDAD

4

CAPTURA AFECTACIONES DE LAS POLIZAS

DE DIARIO Y ACTUALIZA EN

SISTEMA DE CONTABILIDAD

INTEGRA ARCHIVO DE POLIZA DE

DIARIO Y TURNA ARCHIVO INF. DEL EJERCIDO

RECIBE ARCHIVO INFORMATICO DEL EJERCIDO

PRESUPUESTAL Y ACTUALIZA

SISTEMA INF. DE PROYECTOS

FIN

EN SU CASO ANOTA EN EL DCTO. O EN FORMATO DPE-02

LAS ADECUACIONES A LOS COMPROMISOS REGISTRADOS

ORIGINALMENTE

4


Externos)

5

5

1

1


6.6.- ELABORACION Y DISTRIBUCION DE REPORTES FINANCIEROS


6.6.1.- POLITICAS


- El Departamento de Proyectos Externos, será el encargado de elaborar los informes

financieros oficiales que soliciten las Instituciones Patrocinadoras y entregarlos a las mismas como a los niveles superiores e Institutos del Colegio de Postgraduados que tengan Proyectos Externos a su cargo.

- La emisión de Reportes Internos será mensual y la entrega de los Reportes Oficiales será

de acuerdo a la periodicidad estipulada en los Convenios respectivos.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Computo)

01 Obtiene mensualmente a través del Sistema Informático Reportes Internos del estado del Ejercido del Presupuesto de Proyectos Externos.

02 Procede a clasificarlos por proyecto y

distribuirlos entre los Niveles Superiores e Institutos del C.P., que tengan Proyectos Externos a su cargo.

03 Prepara informes oficiales en formatos

establecidos por las Instituciones. 04 Verifica que los informes incluyan documentos

de soporte como facturas, recibos, etc. que chequen contra registros contables el presupuesto autorizado ingresos, egresos y saldo.

05 Firma y envía a la Institución Patrocinadora de

acuerdo a la periodicidad estipulada en los convenios establecidos.




INICIO


1

OBTIENE MENSUALMENTE A TRAVES DEL SIST.

INF. REPORTES INTERNOS DE ESTADO DEL

EJERCIDO DEL PRESP. DE PROY. E.

PROCEDE A CLASIFICARLOS POR

PROYECTO Y DISTRIBUIRLOS ENTRE NIVELES SUPERIORES E

INSTITUTOS DEL C.P. QUE TENGAN PROYECTOS

EXTERNOS A SU CARGO

PREPARA INFORMES OFICIALES EN FORMATOS ESTABLECIDOS POR LAS

INSTITUCIONES

FIRMA Y ENVIA A LA INSTITUCION

PATROCINADORA DE ACUERDO A LA PERIODICIDAD

ESTIPULADA EN LOS CONVENIOS

ESTABLECIDOS

VERIFICA QUE LOS INFORMES INCLUYAN DCTOS. DE SOPORTE

COMO FACTURAS, RECIBOS, ETC. QUE CHEQUEN CONTRA

REGISTROS CONTABLES

1

FIN


6.7.- CONCILIACION ENTRE LA INFORMACION CONTABLE Y PRESUPUESTAL


6.7.1- POLITICAS


− Deberá efectuarse mensualmente una conciliación de los Saldos Contable y

Presupuestal de cada uno de los Proyectos registrados.


6.7.2- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Computo)

01 Obtiene mensualmente a través del Sistema Informático Saldo Presupuestal de cada uno de los Proyectos Externos.

02 Obtiene del Departamento de Contabilidad, por

medios informáticos, los saldos Contables de cada uno de los Proyectos registrados.

03 A través del Programa Informático compara

saldos Contables contra Saldos Presupuestales por Proyecto.

04 Identifica diferencias y realiza las acciones que

correspondan. 05 En su caso, realiza Póliza de Diario con las

correcciones pertinentes. 06 Fin del Procedimiento.


6.7.3- DIAGRAMA DE FLUJO



INICIO


1

OBTIENE MENSUALMENTE A TRAVES DEL SIST.

INFORMATICO SALDO

PRESUPUESTAL DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS

OBTIENE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD, POR

MEDIOS INFORMATICOS, LOS SALDOS CONTABLES

DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS

REGISTRADOS

1

FIN

A TRAVES DEL PROGRAMA

INFORMATICO COMPARA SALDOS

CONTABLES CONTRA SALDOS

PRESUPUESTALES POR PROYECTO

IDENTIFICA DIFERENCIAS Y REALIZA LAS ACCIONES

QUE CORRESPONDAN

EN SU CASO REALIZA POLIZA DIARIO CON LAS

CORRECCIONES PERTINENTES


VIII.- DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

DE INVESTIGACION CONACYT


7.1.1.- POLITICAS


− Las solicitudes de apoyo para Proyectos de Investigación serán formuladas por los

Investigadores Responsables y su tramitación ante el CONACYT será canalizada a través de la Coordinación de Investigación y Desarrollo del Colegio y autorizada por la Dirección General.

− Todo apoyo financiero autorizado por el CONACYT, deberá ser formalizado a través de un Convenio Específico, debiéndose turnar copia al Administrador del Proyecto, para su registro, control y administración.

− Los Convenios serán de acuerdo a los Lineamientos establecidos por el CONACYT.

− La Coordinación de Investigación y Desarrollo del Colegio, deberá notificar la autorización del Proyecto a la Coordinación Financiera, para su trámite correspondiente.

− El Colegio brindará a los Proyectos autorizados el soporte administrativo y la infraestructura indispensable (servicio secretarial, teléfono, fotocopias, fax, e-mail, instalaciones, etc.) que se requieran para la buena realización de los mismos.

− El Titular del Departamento de Proyectos Externos fungirá como Administrador de los Proyectos autorizados a los Investigadores Responsables adscritos a la Sede.

− En los Proyectos autorizados por las Delegaciones Regionales del CONACYT a los Investigadores adscritos a los Campus del Colegio, fungirá como Administrador del Proyecto el Administrador del propio Campus.

− La apertura y custodia de expedientes administrativos por Proyecto, estarán a cargo del área de adscripción del Administrador del Proyecto correspondiente.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES CONACYT 01 Publica convocatoria en las fechas programadas. INVESTIGADOR RESPONSABLE DEL COLEGIO

02 Elabora solicitud de acuerdo a las bases establecidas por el CONACYT.

03 Envía solicitud a la Coordinación de

Investigación y Desarrollo del Colegio para su revisión y trámite de autorización ante la Dirección General de la Institución.


04 Recibe solicitudes de los Investigadores para su revisión y trámite de autorización.

4.1 Revisa y en su caso formula observaciones. 4.2 Turna solicitudes al Administrador del Proyecto

para revisión de aspectos Financieros. ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

05 Revisa solicitudes y en su caso formula observaciones y las devuelve a la Coordinación de Investigación y Desarrollo.


06 Recibe solicitudes y si tienen observaciones las regresa para las correcciones pertinentes por parte de los Investigadores Responsables.

6.1 Si no existen observaciones elabora cartas de

presentación, da Vo. Bo. Y envía a firma del Director General; junto con las solicitudes respectivas.

DIRECCION GENERAL 07 Recibe, firma las cartas de presentación y

devuelve. COORDINACION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

08 Entrega en el CONACYT cartas de presentación y solicitudes elaboradas por los Responsables (impresas y en disquete).

CONACYT (DAI) 09 Recibe las solicitudes para su evaluación


9.1 Evalúa solicitudes y emite Dictamen

correspondiente. 9.2 De las solicitudes aprobadas formula convenios

específicos y envía a la Institución para las firmas correspondientes.


10 Recibe oficios de autorización de los Proyectos y 2 ejemplares de cada uno de los convenios específicos y recaba firmas; del Responsable del Proyecto, Administrador del Proyecto y Director General.

10.1 Remite un original de los convenios debidamente

firmados a la DAI. 10.2 Remite un original del convenio debidamente

firmado a cada Responsable. 10.3 Mediante oficio remite copia de los convenios a

la Coordinación Financiera del Colegio. COORDINACION FINANCIERA

11 Recibe y envía copia de los convenios, mediante oficio al Departamento de Proyectos Externos.

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO (Depto. de Proyectos Externos)

12 Recibe convenios y turna para la apertura del expediente administrativo y registro del Presupuesto autorizado, en cada caso.

JEFE DE OFICINA (Depto. de Proyectos Externos)

12.1 Recibe copias de los convenios y procede a la apertura del Expediente Administrativo de cada uno de los Proyectos aprobados.

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos Conacyt)

12.2 Registra en Archivo Informático los Proyectos autorizados y en archivos individuales por Proyecto, el Presupuesto aprobado para Gasto Corriente y Gasto de Inversión.

13 Fin del procedimiento


CONACYT

INICIO 1


COORDINACION DE

INVESTIGACION Y DESARROLLO

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

PUBLICA CONVOCATORIA EN LAS FECHAS PROGRAMADAS

ELABORA SOLICITUD DE

ACUERDO A LAS BASES

ENVIA SOLICITUD A C. DE INVESTIGACION Y

DESARROLLO PARA SU REVICION Y TRAMITE

DE AUTORIZACION ANTE LA D. GRAL.

RECIBE SOLICITUD PARA SU REVISION

Y TRAMITE DE AUTORIZACION

REVISA Y EN SU CASO FORMULA OBSERVACIONES

1 2

2

RECIBE, REVISA SOLICITUDES Y EN SU

CASO FORMULA OBSERVACIONES Y LAS

DEVUELVE

4

3

RECIBE SOLICITUD

¿TIENE OBSERVA-CIONES?

SI

NO

4

3

COORDINACION DE


ELABORA CARTA DE PRESENTACION, DA

Vo.Bo. Y ENVIA A FIRMA DEL D. GRAL.

5

5

A

92

TURNA SOLICITUD PARA REVISION DE

ASPECTOS FINANCIEROS


A

91

DIRECCION GENERAL

RECIBE Y FIRMA CARTAS DE

PRESENTACION Y DEVUELVE

COORDINACION DE


ENTREGA EN EL CONACYT CARTAS,

SOLICITUDES ELABORADAS POR LOS RESPONSABLE

(IMPRESAS Y EN DISQUETTE)

6

6

CONACYT

(DAI)

RECIBE LAS SOLICITUDES PARA

SU EVALUACION

EVALUA SOLICITUDES Y

EMITE DICTAMEN CORRESPONDIENTE

DE LAS SOLICITUDES APROBADAS FORMULA

CONVENIOS ESPECIFICOS Y ENVIA A LA INSTITUCION PARA

FIRMAS CORRESPONDIENTES

7

8

8

7

RECIBE OFICIOS DE AUTORIZACION DEL

PROYECTO Y 2 EJEMPLARES DE C/U DE LOS CONVENIOS

ESPECIFICOS

RECABA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL

PROYECTO, ADMINISTRADOR DEL

PROYECTO Y DIRECTOR GRAL.

9

9

COORDINACION DE


REMITE UN ORIGINAL DE LOS

CONVENIOS ESPECIFICOS

DEBIDAMENTE FIRMADOS A LA DAI

REMITE UN ORIGINAL DEL CONVENIO

ESPECIFICO DEBIDAMENTE

FIRMADO A CADA RESPONSABLE

B

93

MEDIANTE OFICIO REMITE COPIA DE LOS CONVENIOS A LA COORDINACION FINANCIERA DEL

C.P.


B

92

DIRECCION GNERAL



JEFE DE OFICINA


Conacyt)

RECIBE COPIAS DE LOS CONVENIOS Y PROCEDE

A LA APERTURA DEL EXPEDIENTE ADMVO.

DE C/U DE LOS PROYECTOS APROBADOS

REGISTRA EN ARCHIVO

INFORMATICO LOS PROYECTOS AUTORIZADOS

Y EN ARCHIVOS INDIVIDUALES POR

PROYECTO, EL PRESUPUESTO

APROBADO PARA GASTO CORRIENTE Y GASTO DE INVERSION

10

10 11

11

12

12

FIN

RECIBE Y ENVIA COPIA DE LOS CONVENIOS

MEDIANTE OFICIO AL DEPTO. DE

PROYECTOS EXTERNO

RECIBE CONVENIOS Y TURNA PARA LA APERTURA DEL

EXPEDIENTE ADMVO. Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO


7.2.- APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA PARA LA

RECEPCION DE LOS RECURSOS DE GASTO CORRIENTE


7.2.1.- POLITICAS


− Para cada uno de los Proyectos de Investigación se abrirá una cuenta de cheques

normal de cortesía, para la recepción de los recursos de Gasto Corriente.

− Los trámites para la apertura de la cuenta de cheques serán efectuados por el Administrador del Proyecto.

− La cuenta Bancaria de cada Proyecto será exclusivamente para este fin. No se podrán manejar recursos que provengan de otras fuentes o destinarlos a otros fines que los correspondientes al Proyecto de Investigación.

− La cuenta Bancaria de cada proyecto se abrirá, en forma mancomunada, entre el Responsable y Administrador del Proyecto.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES ADMINISTRADOR DEL PROYECTO (Depto. de Proyectos Externos)

01 Por los Proyectos autorizados por el CONACYT; en la asignación correspondiente, envía oficio a cada Responsable para solicitar datos y copia de documentos necesarios para la apertura de la cuenta Bancaria.


02 Recibe oficio y envía datos y copias de documentos solicitados al Departamento de Proyectos Externos.

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO (Depto. de Proyectos Externos)

03 Recibe datos y copias de los documentos y turna para el requisitado del Contrato Bancario.


04 Recibe información y copias y requisita Contrato Bancario.

05 Recaba firmas en el contrato y tarjetas de

registro de firmas del Responsable y Administrador del Proyecto.

06 Remite al Banco, Contratos, Tarjetas de registro

de firmas y copias de la documentación solicitada.

07 Recibe del Banco chequeras de las cuentas

bancarias aperturadas y copias de los contratos respectivos.

7.1 Elabora recibos para entrega de las chequeras a

los Responsables de los Proyectos RESPONSABLE DEL PROYECTO

08 Recibe chequera respectiva y firma de recibido.


09 Archiva copia del Contrato Bancario y recibo correspondiente a la entrega de la chequera en el Expediente del Proyecto.






JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

INICIO

POR LOS PROYECTOS

AUTORIZADOS POR EL CONACYT ENVIA

OFICIO A CADA RESPONSABLE

SOLICITA DATOS Y COPIA DE DCTOS. NECESARIOS PARA LA APERTURA DE

CUENTA BANCARIA

1

1

RECIBE INFORMACION Y COPIAS Y TURNA

PARA REQUISITADO DEL CONTRATO

BANCARIO

RECABA FIRMAS EN EL CONTRATO Y TARJETAS DE

REGISTRO DE FIRMAS DEL RESP. Y


RECIBE INFORMACION Y

COPIAS Y REQUISITA CONTRATO BANCARIO

3

3

REMITE AL BANCO CONTRATOS Y COPIAS DE LA

DOCUMENTACION SOLICITADA

2

4

2 ELABORA RECIBOS PARA ENTREGA DE LAS CHEQUERAS A

LOS RESPONSABLES DE LOS PROYECTOS

RECIBE OFICIO Y ENVIA DATOS Y

COPIAS DE DCTOS. SOLICITADOS

RECIBE DEL BANCO CHEQUERAS DE LAS

CUENTAS BANCARIAS

APERTURADAS Y DE LOS CONTRATOS

RESPECTIVOS

4

ARCHIVA COPIA DEL CONTRATO

BANCARIO Y RECIBO CORRESPONDIENTE A LA ENTREGA DE LA

CHEQUERA

FIN

6

6

5

5

RECIBE CHEQUERA RESPECTIVA Y

FIRMA DE RECIBIDO


7.3.- REGISTRO DE LAS MINISTRACIONES CALENDARIZADAS RECIBIDAS EN EL RUBRO DE

GASTO CORRIENTE


7.3.1.- POLITICAS


− Será responsabilidad del Administrador del Proyecto, tramitar oportunamente ante el

CONACYT, la obtención de recursos calendarizados para cada proyecto.

− Se deberá contar con cuentas Bancarias individuales para los Proyectos Autorizados.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

01 De acuerdo al calendario de pagos establecidos en los convenios específicos, entrega cada cuatrimestre a la DAFE, los recibos que ampara la cantidad que se debe depositar en la cuenta de cheques de cada Proyecto.

02 Recibe los recibos oficiales y revisa en cada

caso, contra el Convenio y Calendario de Ministraciones autorizado.

DAFE 03 Si existen observaciones devuelve al

Administrador del Proyecto para su corrección. 04 Si esta correcto procede a depositar

directamente en la cuenta de cheques del Proyecto el importe de la Ministración autorizada


05 Verifica en el estado de la cuenta de cheques del Proyecto el depósito efectuado y turna información al Analista Especializado (Area de Proyectos CONACYT).

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos CONACYT)

06 Registra el deposito efectuado en el auxiliar de bancos relativo al Proyecto.




INICIO

ENTREGA CADA CUATRIMESTRE LOS

RECIBO QUE AMPARA LA CANTIDAD QUE SE DEBE

DEPOSITAR EN LA CUENTA DE CHEQUES DE CADA PROYECTO

DAFE (CONACYT)

1

1

RECIBE RECIBOS OFICIALES Y REVISA

CONTRA EL CONVENIO Y CALENDARIO DE MINISTRACIONES

AUTORIZADO

¿EXISTEN OBSERVA-CIONES?

2

2

SI

NO

DEPOSITA DIRECTAMENTE EN LA CUENTA DE CHEQUES

DEL PROYECTO EL IMPORTE DE LA MINISTRACION AUTORIZADA

3

3

VERIFICA EN EL ESTADO DE CUENTA

DE CHEQUES DEL PROYECTO EL

DEPOSITO EFECTUADO Y TURNA

INFORMACION

4

4

REGISTRA EL DEPOSITO EFECTUADO EN EL

AUXILIAR DE BANCOS RELATIVO AL PROYECTO

FIN


Conacyt)


7.4.- REGISTRO DE CHEQUES CON CARGO AL GASTO CORRIENTE AUTORIZADO


7.4.1.- POLITICAS


− El ejercicio del Gasto Corriente, se realizará a través de la cuenta de cheques

específica para cada Proyecto.

− Todos los Gastos que se realicen deberán estar autorizados en el Proyecto y serán cubiertos vía, la expedición de un cheque.

− El ejercicio del Gasto Corriente se hará conforme a las partidas autorizadas en el

Proyecto.

− Por cada cheque emitido en los Proyectos se elaborará una Póliza Cheque.

− No se dará trámite a los Cheques elaborados por el Responsable del Proyecto si existen erogaciones no comprobadas en el tiempo establecido de 10 días hábiles como máximo.

− No se dará trámite por el Administrador del Proyecto a los cheques expedidos fuera de la vigencia del convenio o de la prórroga que en su caso se autorice.

− Los Cheques enviados a firma del Administrador del Proyecto se regresarán al Responsable al siguiente día hábil de haberse recibido.

− El Responsable del Proyecto hará entrega del cheque al beneficiario y recabará en la póliza cheque, firma de recibido.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES RESPONSABLE DEL PROYECTO

01 Elabora Cheque, junto con la Póliza Cheque, anotando en esta: − Número de Cheque. − Número del Proyecto. − Concepto del Gasto. − Partida o Partidas que se afectan.

02 Envía Cheque, Póliza Cheque y una copia

fotostática de estos, al Departamento de Proyectos Externos para firma del Administrador del Proyecto.


03 Recibe Cheque y registra en el Diario Número 1, anotando, en la Póliza Cheque, el número consecutivo de recibido que le corresponda.

04 Turna copias fotostáticas de los Cheques

recibidos en el día para captura de datos en los Archivos Informáticos del Proyecto.

05 Turna Cheques y Pólizas Cheques al

Administrador del Proyecto para su firma. ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos CONACYT)

06 Registra cada Cheque en el auxiliar de bancos y relación de gastos del Proyecto, verificando que exista disponibilidad de recursos en el Proyecto.

07 Si no existe disponibilidad de recursos lo señala

en la copia fotostática respectiva. 08 Si existe disponibilidad firma de Vo. Bo. la copia

fotostática del Cheque. 09 Turna copias fotostáticas al Administrador del

Proyecto. ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

10 Procede a firmar los Cheques que tienen firma de Vo. Bo. y archiva copia fotostática en archivo consecutivo de cheques recibidos.


11 Turna el total de Cheques y Pólizas Cheques recibidas, para su entrega al Responsable del Proyecto.

JEFE DE OFICINA 12 Recibe Cheques firmados para su entrega al

Responsable del Proyecto según corresponda. 13 Recibe Cheques no firmados para su devolución

al Responsable del Proyecto según corresponda. 14 Entrega Cheque y Póliza Cheque al Responsable

del Proyecto. RESPONSABLE DEL PROYECTO

15 Recibe Cheque y Póliza Cheque y firma de recibido en el Diario Número 1.

16 Recibe Cheque devuelto para su cancelación, en

su caso. 17 Fin del procedimiento



INICIO

ELABORA CHEQUE, JUNTO CON LA POLIZA

CHEQUE

ENVIA CHEQUE, POLIZA CHEQUE Y

UNA COPIA FOTOSTATICA DE

ESTOS PARA FIRMA DEL


1

1

JEFE DE OFICINA

RECIBE CHEQUE, REGISTRA EN DIARIO No.1 ANOTANDO EL

NÚM. CONSECUTIVO DE RECIBIDO QUE LE CORRESPONDA

TURNA COPIAS FOTOSTATIACAS DE

LOS CHEQUES RECIBIDOS EN EL DIA

PARA CAPTURA

TURNA CHEQUES Y POLIZAS CHEQUE AL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO PARA SU

FIRMA

2

2


Conacyt)

¿EXISTE DISPONI-BILIDAD?

COPIA FOTOSTATICA

REGISTRA CHEQUE EN EL AUXILIAR DE BANCOS Y RELACION DE GASTOS

DEL PROYECTO, VERIFICANDO QUE

EXISTA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS EN EL

PROYECTO

3

4

NO


Conacyt)

LO SEÑALA EN LA

COPIA FOTOSTATICA

SI

3

4

COPIA FOTOSTATICA

FIRMA DE Vo.Bo. EN LA COPIA FOTOSTATICA

DEL CHEQUE

COPIA FOTOSTATICA

TURNA COPIAS FOTOSTATICAS AL


A

116


A

115


PROCEDE A FIRMAR LOS CHEQUES QUE TIENEN FIRMA DE

Vo.Bo.

TURNA EL TOTAL DE CHEQUES Y POLIZAS CHEQUE RECIBIDOS

PARA SU ENTREGA AL RESPONSABLE DEL

PROYECTO

5

5

JEFE DE OFICINA


RECIBE CHEQUES FIRMADOS PARA SU

ENTREGA AL RESPONSABLE DEL

PROYECTO

RECIBE CHEQUES NO FIRMADOS PARA SU

DEVOLUCION AL RESPONSABLE DEL

PROYECTO

ENTREGA CHEQUE Y POLIZA CHEQUE AL RESPONSABLE DEL

PROYECTO

6

6

RECIBE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE Y

FIRMA DE RECIBIDO EN EL DIARIO No.1

RECIBE CHEQUE DEVUELTO PARA SU

CANCELACION

FIN


7.5.- TRANSFERENCIAS ENTRE RUBROS O PARTIDAS DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO


7.5.1.- POLITICAS


− Las modificaciones al Presupuesto Autorizado deberán ser solicitadas por los

Responsables de los Proyectos cumpliendo con la Normatividad de CONACYT y se harán por necesidades científicas o técnicas del Proyecto.

− No se podrán hacer transferencias de recursos de Gasto Corriente a Gasto de Inversión si no se encuentran autorizadas por el CONACYT.

− Las transferencias entre Gasto Corriente y Gasto de Inversión se justificarán y se deberán mencionar dentro del informe financiero parcial inmediato y dentro del informe final.

− No se podrán efectuar transferencias de las partidas de Becas y Ediciones e Impresiones a otras partidas de Gasto Corriente o Inversión.

− Las transferencias entre partidas del Gasto Corriente, únicamente se reportarán en los informes Financieros anuales y final.



01 Elabora oficio para solicitar transferencia entre Rubros de Gasto Corriente y Gasto de Inversión.

02 Envía oficio a la Dirección de Apoyo a la

Investigación de CONACYT. DIRECCION DE APOYO A LA INVESTIGACION (CONACYT)

03 Recibe oficio, evalúa y da respuesta al Investigador Responsable.


04 Recibe autorización y turna copia al Administrador del Proyecto.


05 Recibe copia y turna para su captura en los Registros Informáticos del Proyecto.

ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos Conacyt)

06 Recibe copia y registra en el resumen y Relación de gastos del Proyecto.

07 Archiva copia fotostática en archivo del

Proyecto. 08 Fin del procedimiento


INICIO


DIRECCION DE APOYO A LA

INVESTIGACION (CONACYT)



ELABORA OFICIO PARA SOLICITAR TRANSFERENCIA

ENTRE RUBROS DE GASTO CORRIENTE Y GASTO DE INVERSION

1

1

RECIBE OFICIO EVALUA Y DA

RESPUESTA AL INVESTIGADOR RESPONSABLE

RECIBE AUTORIZACION Y TURNA COPIA AL


RECIBE COPIA Y TURNA PARA SU

CAPTURA EN LOS REGISTROS

INFORMATICOS DEL PROYECTO

2

2


COPIA FOTOSTATICA

RECIBE COPIA Y REGISTRA EN EL

RESUMEN Y RELACION DE GASTOS DEL PROYECTO

FIN

ENVIA OFICIO A LA DIRECCION DE APOYO

A LA INVETIGACION DEL CONACYT


7.6.- REGISTRO DE LAS COMPROBACIONES DE GASTOS EFECTUADOS EN EL RUBRO DE GASTO

CORRIENTE


7.6.1.- POLITICAS


− El Administrador del Proyecto integrará un expediente donde se archive la

documentación original comprobatoria de cada uno de los Rubros ejercidos.

− La comprobación de los Gastos se hará con facturas originales y contarán con los requisitos indicados por la SHCP; los elementales mínimos que debe contener son: Registro Federal de Contribuyentes del Proveedor, fecha, descripción del bien, costo unitario y total.

− Para lo Rubros donde no sea posible contar con Facturas Originales se solicitará un recibo que contenga los elementos enumerados en el párrafo anterior y deberá ser firmado por el beneficiario del pago.

− La comprobación del ejercicio del recurso ante el CONACYT se realizará en forma Anual y Final de acuerdo a lo establecido en el Convenio, mediante la presentación de Informes Financieros respectivos.

− La comprobación específica de cada uno de los Rubros de Gasto Corriente se hará de acuerdo a las Normas establecidas por el CONACYT.

− La Coordinación Financiera de la Institución avalará los Informes Financieros, así como el Soporte Documental correspondiente de cada Proyecto apoyado.

− Para el caso de los Gastos en que sea imposible obtener el recibo Fiscal, los comprobantes Institucionales originales, deberán ser avalados por la Coordinación Financiera, y estar archivados en el Expediente del Proyecto.



01 Realiza pagos correspondientes e integra documentación comprobatoria de acuerdo con las Reglas establecidas por el CONACYT.

02 Anexa documentación comprobatoria a la Póliza

Cheque respectiva y codifica ésta de acuerdo a las partidas ejercidas.

03 Turna Póliza Cheque y documentación

comprobatoria anexa al Departamento de Proyectos Externos.


04 Recibe Póliza Cheque y documentación comprobatoria anexa y registra en el Diario 2, anotando en la Póliza folio consecutivo de recibido.

05 Revisa:

a) Que la suma total de comprobantes coincida con la del importe de la Póliza Cheque.

06 Turna Póliza Cheque y documentación anexa

para su revisión, al Analista Especializado. ANALISTA ESPECIALIZADO �(Area de Proyectos Conacyt)

07 Revisa Póliza Cheque y documentación comprobatoria.

7.1 Si existen errores o no cumple con los requisitos

establecidos la devuelve al Responsable del Proyecto en formato de devolución.

7.2 Si están correctas la turna al Administrador del

Proyecto para su firma. ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

08 Revisa y firma documentos comprobatorios y turna para captura.


ANALISTA ESPECIALIZADO�(Area de Proyectos Conacyt)

09 Captura datos en la relación de gastos del Proyecto, identificando las Pólizas comprobadas.

10 Archiva Póliza y documentación en el Expediente

del Proyecto. 11 Fin del procedimiento.



JEFE DE OFICINA(Depto. de Proyectos

Externos)


Conacyt)


INICIO

REALIZA PAGOS E INTEGRA

DOCUMENTACION COMPROBATORIA DE ACUERDO CON LAS

REGLAS DE CONACYT

1

ANEXA DOCUMENTACION COMPROBATORIA A LA

POLIZA CHEQUE Y CODIFICA ESTA DE

ACUERDO A LAS PARTIDAS EJERCIDAS

TURNA POLIZA CHEQUE Y


ANEXA AL DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

1

RECIBE POLIZA CHEQUE Y


ANEXA Y REGISTRA EN EL DIARIO 2,

ANOTANDO EN LA POLIZA FOLIO

REVISA QUE LA SUMA TOTAL COINCIDA CON

EL IMPORTE DE LA POLIZA CHEQUE

TURNA POLIZA CHEQUE Y

DOCUMENTACION ANEXA PARA SU

REVISION

2

2

RECIBE REVISA POLIZA CHEQUE Y DOCUMENTACION COMPROBATORIA

¿ESTA CORRECTA?

NO

SI

SE DEVUELVE EN FORMATO DE DEVOLUCION

3

3

REVISA Y FIRMA DCTOS.

COMPROBATORIOS Y TURNA PARA SU

CAPTURA

ARCHIVA POLIZA Y DOCUMENTACION

EN EL EXPEDIENTE DEL

PROYECTO

FIN

CAPTURA EN RELACION DE GASTOS DEL PROYECTO


7.7.- FORMULACION Y ENVIO DE INFORMES FINANCIEROS


7.7.1.- POLITICAS


− Los Informes Financieros se presentarán ante el CONACYT, en forma Anual y Final al

término de la vigencia del Proyecto en los formatos asignados para tal fin.

− Los informes finales deberán ser presentados al CONACYT en un plazo no mayor de 60 días naturales, contados a partir de la fecha de finalización de la vigencia del Proyecto.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

01 Formula informe Parcial, Anual o final.


02 Firma formatos y documentación requerida.

03 Envía informe a firma del Responsable. RESPONSABLE DEL PROYECTO

04 Firma informe y devuelve al Departamento de Proyectos Externos.

DEPTO DE PROYECTOS EXTERNOS

05 Recibe y envía a firma del Area Administrativa Interna de Control.

AREA ADMINISTRATIVA INTERNA DE CONTROL

06 Firma y envía al Departamento de Proyectos Externos.

DEPTO DE PROYECTOS EXTERNOS

07 Recibe y envía a firma de la Dirección General.

DIRECCION GENERAL 08 Firma y envía al Departamento de Proyectos

Externos. DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

09 Remite informe a la DAFE

DAFE 10 Recibe informe, revisa y dictamina. DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

11 Recibe dictamen y notifica al Responsable del Proyecto.

12 Si existen diferencias que aclarar prepara

informe complementario y remite a la DAFE. 13 Si el dictamen es positivo archiva en el

Expediente del Convenio. DAFE 14 Recibe informe complementario y dictamina. 15 Fin del procedimiento.


DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

EXTERNOS



AREA ADMVA. INTERNA DE

CONTROL

INICIO

FORMULA INFORME PARCIAL

ANUAL O FINAL

FIRMA FORMATOS Y

DOCUMENTACION REQUERIDA

ENVIA INFORME A FIRMA DEL

RESPONSABLE

1

1

FIRMA INFORME Y DEVUELVE

RECIBE Y ENVIA A FIRMA AL AREA

ADMVA. INTERNA DE CONTROL

2

2

3

3

4

4

FIRMA Y ENVIA AL DEPTO. DE

PROYECTOS EXTERNOS

5

5

RECIBE Y ENVIA A FIRMA DE LA

DIRECCION GRAL.

6

6

DIRECCION GENERAL

FIRMA Y ENVIA AL DEPTO DE

PROYECTOS EXTERNOS

REMITE INFORME A LA DAFE

7

7

DAFE

RECIBE INFORME, REVISA,DICTAMINA Y

TURNA

A

139



EXTERNOS

A

138

RECIBE DICTAMEN Y NOTIFICA AL


¿EL DICTAMEN

ES POSITIVO?

SI

NO

ARCHIVA DICTAMEN EN EL EXPEDIENTE DEL

CONVENIO

9

PREPARA INFORME COMPLEMENTARIO

Y REMITE A LA DAFE

9


EXTERNOS

DAFE

RECIBE INFORME COMPLEMENTARIO

Y DICTAMINA

FIN

8

8


7.8.- CONCILIACION DE LA CUANTA BANCARIA DE CADA PROYECTO


7.8.1.- POLITICAS


− El Departamento de Proyectos Externos realizará mensualmente conciliaciones

bancarias, con el propósito de controlar las erogaciones que se lleven a cabo.

− A la fecha del vencimiento del Proyecto, cancelará debidamente la Chequera y se reintegrara el remanente no ejercido al CONACYT.

− Los Estados de Cuenta serán recabados por el Departamento de Proyectos Externos y enviará copia del mismo al Responsable de cada Proyecto.


RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES JEFE DE OFICINA (Depto. de Proyectos Externos)

01 Recaba mensualmente estados de cuenta de los Proyectos vigentes, saca una copia y turna.


02 Recibe original y copia, revisa y envía copia a los Responsables de los Proyectos y turna original.


03 Concilia cifras del estado de cuentas contra el auxiliar del Proyecto y determina partidas en conciliación.

04 Elabora conciliación en formato establecido

para tal fin y turna. ADMINISTRADOR 05 Revisa conciliación y turna para archivo. JEFE DE OFICINA 06 Recibe conciliación y archiva en el expediente de

cada Proyecto. 07 Fin del procedimiento.


JEFE DE OFICINA (Depto. de Proyectos

Externos)



Externos)

INICIO

RECABA ESTADOS DE CUENTA DE LOS

PROYECTOS VIGENTES, SACA

FOTOCOPIA Y TURNA

RECIBE ORIGINAL Y COPIA, REVISA Y

ENVIA COPIA A LOS RESPONSABLES DE LOS PROYECTOS Y

TURNA ORIGINALES

1

1 2

2

CONCILIA CIFRAS DEL ESTADO DE

CUENTA CONTRA EL AUXILIAR DEL PROYECTO Y DETERMINA

PARTIDAS

ELABORA CONCILIACION EN

FORMATO ESTABLECIDO Y

TURNA 3

3 REVISA

CONCILIACION Y TURNA PARA

ARCHIVO

4

4

RECIBE CONCILIACION

ARCHIVA EN EXPEDIENTE DE CADA PROYECTO

FIN


7.9.- ADQUISICION DE EQUIPOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE GASTO DE INVERSION


7.9.1.- POLITICAS


− El Gasto de Inversión no será depositado en la cuenta de cheques del Proyecto, el

CONACYT situará electrónicamente en la cuenta del proveedor, los fondos necesarios para liquidar el importe de la factura correspondiente al equipo adquirido.

− Para hacer transferencia, entre las partidas de Gasto de Inversión, el Responsable del Proyecto deberá solicitar por escrito, autorización de la DAI, dando la debida justificación y dentro del plazo estipulado para ejercer estar partidas.

− La compra de equipo de laboratorio, equipo de cómputo, así como el de herramientas y accesorios, se realizará conforme a los procedimientos que marca la LADOP. y la normatividad emitida por el CONACYT.

− Los equipos que se adquieran para llevar a cabo el Proyecto, deberán estar detallados en el programa de adquisiciones del citado Proyecto, autorizado por el CONACYT.

− La compra de los equipos será canalizada a través del Departamento de Adquisiciones del Colegio, quien conforme a la normatividad, dependiendo del monto de la compra, determinará el procedimiento de adjudicación a seguir para dichas compras.

− El ejercicio y comprobación de los recursos de Gasto de Inversión se realizará conforme a lo señalado en el "Manual para la Administración de Proyectos de Investigación", emitido por el CONACYT:



01 Formula requisición (es) compra, en original y 4 copias, por los equipos aprobados en el Programa de Adquisiciones autorizado por el CONACYT.

02 Envía requisición (es) compra al Departamento

de Proyectos Externos. ADMINISTRADOR�(PROYECTOS EXTERNOS)

03 Recibe requisición (es) compra, verifica datos y revisa que el (los) equipo (s) estén contemplados en el Programa de Adquisiciones aprobadas por el CONACYT, firmando de Vo. Bo.

04 Turna requisición (es) compra al Departamento

de Adquisiciones. DEPTO. DE ADQUISICIONES

05 Recibe requisición (es) compra sella y devuelve 2 copias.

ADMINISTRADOR�(PROYECTOS EXTERNOS)

06 Recibe copias y archiva una en el expediente del Proyecto.

07 Turna copia al Responsable del Proyecto. DEPTO. DE ADQUISICIONES

08 Determina el procedimiento de adquisición que se seguirá para la compra de los equipos.

09 Realiza procedimiento de adjudicación y

selecciona en coordinación con el Responsable del Proyecto la mejor oferta técnica y económica.

10 Formula pedido correspondiente al proveedor

seleccionado. 11 Recaba factura original o proforma invoice. 12 Recaba datos de: banco, plaza, sucursal y No. De

cuenta de cheques del proveedor.


13 Turna factura original y datos al Administrador del Proyecto.

ADMINISTRADOR DEL�(PROYECTOS EXTERNOS)

14 Recibe facturas originales y datos de los proveedores. Y formula relación de compras.

15 Envía a la DAFE relación de compras anexando

las facturas originales y datos de los proveedores para el depósito del importe correspondiente a la factura.

DAFE 16 Recibe relación de compra, sella las facturas

originales y las devuelve al Administrador del Proyecto.

17 Instruye a NAFIN para que deposite el importe

de la factura en la cuenta de cheques del proveedor.


18 Recibe facturas originales y obtiene copia de las mismas.

19 Registra las facturas en los archivos

Informáticos por Proyecto. 20 Turna copia de la factura al responsable, archiva

factura original. RESPONSABLE DEL PROYECTO

21 Recibe copia de la factura para su firma de recibido a la entrega de los equipos.

NAFIN 22 Efectúa depósito en la cuenta del proveedor. RESPONSABLE DEL PROYECTO

23 Recibe notificación del proveedor de la recepción del depósito efectuado.

24 Recibe los equipos de conformidad y firma de

recibido en la copia de la factura correspondiente.

25 Remite copia de la factura firmada de recibido al

Departamento de Proyectos Externos.



26 Recibe copia de la factura firmada de recibido, turna original de la factura y copia firmada al Departamento de Almacén General para sello y tramite correspondiente.




ADMINISTRADOR (PROYECTOS EXTERNOS)


EXTERNOS

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES

INICIO 1

1

FORMULA REQUISICION

(ES) EN ORIGINAL Y 4

COPIAS POR LOS EQUIPOS

APROBADOS

FORMULA REQUISICION

(ES) EN ORIGINAL Y 4

COPIAS POR LOS EQUIPOS

APROBADOS

RECIBE RQUISICION (ES)

COMPRA, VERIFICA DATOS

Y REVISA QUE LOS EQUIPOS ESTEN EN EL

PROGRAMA DE ADQUSICIONES

FIRMA DE Vo. Bo. Y TURNA AL DEPTO. DE

ADQUISICIONES

2

2

3

RECIBE REQUISICION (ES) COMPRA,

SELLA Y DEVUELVE 2

COPIAS

3

RECIBE COPIAS Y ARCHIVA UNA EN EXPEDIENTE DEL PROYECTO

RECIBE COPIAS Y ARCHIVA UNA EN EXPEDIENTE DEL

PROYECTO

4

4

DETERMINA EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA LA COMPRA DE LOS

EQUIPOS

REALIZA PROCEDIMIENTOS DE

ADJUDICACION Y SELECCIONA EN

COORDINACION CON EL RESPONSABLE DEL

PROYECTO LA MEJOR OFERTA

5

5

FORMULA PEDIDO CORRESPONDIENTE

AL PROVEEDOR SELECCIONADO

RECABA FACTURA ORIGINAL O PROFORMA

INVOICE

RECABA DATOS DE BANCO, PLAZA,

SUCURSAL Y No. DE CUENTA DE CHEQUES

DEL PROVEEDOR

TURNA FACTURA ORIGINAL Y DATOS

AL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

A

156



DAFE

A

155



RECIBE FACTURAS ORIGINALES Y DATOS

DE LOS PROVEEDORES Y FORMULA RELACION

DE COMPRAS

ENVIA A LA DAFE RELACION DE COMPRAS

ANEXANDO LAS FACTURAS ORIGINALES

Y DATOS DE LOS PROVEEDORES PARA EL DEPOSITO DEL IMPORTE

DE LA FACTURA

6

6

RECIBE RELACION DE COMPRA, SELLA LAS

FACTURAS ORIGINALES Y LAS DEVUELVE AL


INSTRUYE A NAFIN PARA QUE DEPOSITE EL IMPORTE DE LA

FACTURA EN CUENTA DE CHEQUES DEL

PROVEEDOR

7

7

RECIBE FACTURAS ORIGINALES Y

OBTIENE COPIA DE LAS MISMAS

8

8

REGISTRA FACTURAS EN LOS ARCHIVOS INFORMATICOS DEL PROYECTO

TURNA COPIA DE LA FACTURA AL

RESPONSABLE Y ARCHIVA FACTURA

ORIGINAL

9

9

RECIBE COPIA DE LA FACTURA PARA

FIRMA DE RECIBIDO A LA ENTREGA DE

LOS EQUIPOS

10

10

NAFIN

EFECTUA DEPOSITO EN LA CUENTA DEL

PROVEEDOR

11

11

RECIBE NOTIFICACION DEL PROVEEDOR DE LA

RECEPCION DEL DEPOSITO

RECIBE LOS EQUIPOS DE CONFORMIDAD Y FIRMA DE RECIBIDO EN LA COPIA DE LA

FACTURA

REMITE COPIA DE LA FACTURA FIRMADA DE

RECIBIDO AL ADMINISTRADOR DEL

PROY. (DEPTO. DE PROYECTOS

RECIBE COPIA DE LA FACTURA FIRMADA DE

RECIBIDO

FIN

TURNA ORIGINAL DE LA FACTURA Y COPIA FIRMADA AL DEPTO. DE ALMACEN GRAL.

PARA SELLO Y TRAMITE


VIII.- FORMATOS


8.1- PRESUPUESTO AUTORIZADO POR PROYECTO (DPE-01)


FECHA 2

Día Mes Año

CLAVE DEL FORMATO

DPE-01

CLAVE DE OPERACION

1

COLEGIO DE POSTGRADUADOS INSTITUCION DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION EN CIENCIAS AGRICOLAS


PRESUPUESTO AUTORIZADO POR PROYECTO

FOLIO

3

HOJA

4

NOMBRE DEL PROYECTO 5

PATROCINADOR 6

CLAVE DEL PROYECTO 7

FECHA DE AUTORIZACION INICIO TERMINACION

SALDO 12

RESPONSABLE DEL PROYECTO 13

8

8

8

9

9

9

10

10

10


11

CLAVE DE AUTORIZACION

14

INFORMES

15

1.- NACIONAL 2.- INTERNACIONAL

16

INSTITUTO O CAMPUS

CLAVE PROGRAMATICA DENOMINACION

17 PROGRAMA

18 SUBPROGRAMA

19 PROYECTO

20 U.B.P.P.

21

AFECTACION PRESUPUESTO CALENDARIZACION

PARTIDA CONCEPTO AUT. AMPL. RED. SALDO

22

23

24

25

26

27

28

28

28

28

28

28

TOTAL

AUTORIZACION OPERACION OBSERVACIONES

29 1.- CONVENIO 2.- PRESUPUESTO 3.- DONATIVO

1.- ALTA 2.- BAJA 3.- CAMBIO

ELABORO

30

DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS

REVISO

31

AUTORIZO

32

DEPTO. DE PROYECTOS EXTERNOS


IDENTIFICACION. NOMBRE: Presupuesto autorizado por proyecto. CLAVE: DPE-01 OBJETIVO: Tramitar altas, bajas o cambios de

presupuesto por proyecto, registrar o actualizar los datos en el Sistema Informático de Proyectos Externos.

FUENTE DE INFORMACION DOCUMENTO (S) FUENTE: Convenio u oficio de autorización. DOCUMENTOS QUE GENERA: Informe financiero. ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO

MEDIO DE ELABORACION: Máquina de escribir. ELABORA: Departamento de Proyectos Externos. REVISA: AUTORIZA: Departamento de Proyectos Externos.


DISTRIBUCION DE EJEMPLARES

ORDEN COLOR DESTINO USO

Original Blanco Depto. de Proyectos Externos Para el registro en el Sistema Informático y archivo en el expediente del Proyecto.


DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO 1.- CLAVE DE OPERACION Anotar la clave de operación.

1. Cuando se requiera dar de alta un

proyecto que ha sido autorizado. 2. Cuando se requiera dar de baja un

proyecto que este dado de alta. 3. Cuando se requieran hacer reducciones

o ampliaciones al presupuesto autorizado.

2.- DIA, MES, AÑO Anotar día, mes (con números arábigos)año

(sólo las dos últimas cifras) de la fecha de elaboración del formato.

3.- NUMERO DE FOLIO Anotar el número consecutivo que

identifique al formato (para ser llenado por el Departamento de Proyectos Externos).

4.- HOJA En caso de que el formato tenga varias

hojas, éstas se identificarán de la siguiente forma: 1/1, 2/3, 3/5 y así sucesivamente.

5.- NOMBRE DEL PROYECTO Anotar el nombre o denominación del

proyecto. 6.- PATROCINADOR Anotar el nombre completo de la Institución

que patrocina el proyecto. 7.- CLAVE DEL PROYECTO Anotar la clave que asigna la Institución

donante a los proyectos que patrocina. 8.- FECHA DE AUTORIZACION Anotar día, mes (con números arábigos)

año (sólo las dos últimas cifras) de la fecha de autorización del proyecto.

9.- FECHA DE INICIO Anotar día, mes (con números arábigos)

año (sólo las dos últimas cifras) de la fecha de inicio presupuestal del proyecto.


10.- 10.- FECHA DE TERMINACION Anotar día, mes (con números arábigos)

año (sólo las dos últimas cifras) de la fecha de terminación del proyecto.

11.- PRESUPUESTO Anotar el monto total asignado, autorizado

para el proyecto. 12.- SALDO Anotar el importe total del presupuesto que

tenga el proyecto a la fecha de la baja. 13.- RESPONSABLE DEL PROYECTO Anotar apellido paterno, materno y nombre

(s) del profesor investigador responsable del proyecto.

14.- CLAVE DE AUTORIZACION Anotar la clave de autorización

1. Cuando el proyecto se formalice

mediante convenio. 2. Cuando únicamente notifiquen techo

financiero y presupuesto asignado para proyectos.

3. Cuando se otorguen donativos.

15.- PERIODICIDAD DE INFORMES Anotar la periodicidad de la entrega de

informes financieros que solicitan las Instituciones Becarias, los cuales pueden ser mensuales, trimestrales, etc.

16.- 1 NACIONAL 2 INTERNACIONAL

Marcar con una equis (x) el número correspondiente a la nacionalidad de la Institución patrocinadora. 1 Para las Nacionales 2 Para las Internacionales

17.- INSTITUTO O CAMPUS Anotar el nombre de la U.B.P.P. donde se

localiza el proyecto. 18.- PROGRAMA Anotar la clave de la especialidad en el

cual participa la U.B.P.P.


19.- SUBPROGRAMA Anotar la clave correspondiente al patrocinador que otorga los fondos.

20.- PROYECTO Anotar la clave correspondiente al número

de proyecto. 21.- U.B.P.P. Anotar al clave presupuestal de la U.B.P.P.

que participa en el proyecto. 22.- PARTIDA Se anotará la clave de la partida específica

del gasto, de conformidad con el catálogo establecido.

23.- CONCEPTO Se anotará la denominación de la partida

específica del gasto, de conformidad con el catálogo establecido.

24.- AUTORIZADO Anotar el monto total asignado del

presupuesto autorizado por cada partida específica de gasto.

25.- AMPLIACION Anotar el importe que se desea ampliar en

la partida específica. 26.- REDUCCION Anotar el importe que se desea reducir en

la partida específica. 27.- SALDO Anotar el monto total una vez hecha la

ampliación o reducción en la partida específica.

28.- CALENDARIZACION Anotar los importes determinados para

cada partida específica de gasto. 29.- OBSERVACIONES Anotar todo tipo de observaciones

inherentes a la clave de operación por parte del Departamento de Proyectos Externos.

30, 31 Y 32.- Se decidirán en mesa de trabajo quien

aprueba, autoriza, etc.


Nota: - Cuando se trate de una alta se

utilizarán todos los campos del formato, excepto 25 y 26.

- Cuando se trate de una baja se

utilizarán todos los campos del formato, excepto 9, 25, 26 y 28.

- Cuando se trate de un cambio

(ampliación o reducción) se utilizarán todos los campos del formato, excepto 8, 9, 10, 12 y 28.


8.2.- AVISO DE MODIFICACION AL COMPROMISO PRESUPUESTAL (DPE-02)


FECHA 1

Día

Mes

Año

CLAVE DEL FORMATO

DPE-02

COLEGIO DE POSTGRADUADOS INSTITUCION DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION EN CIENCIAS AGRICOLAS


AVISO DE MODIFICACION AL COMPROMISO PRESUPUESTAL

ESTRUCTURA PROGRAMATICA 2

DOCUMENTO 8

OBSERVACIONES 13

U.B.P.P

3

PROG.

4

SUBPROG

5

PROY.

6

PARTIDA

7

CLAVE 9

NUM.ERO

10

FECHA

11

IMPORTE

12


IDENTIFICACION. NOMBRE: Aviso de Modificación al Compromiso

Presupuestal. CLAVE: DPE-02

OBJETIVO:

Reclasificar el compromiso hecho inicialmente de acuerdo al ejercicio real del Gasto Corriente

FUENTE DE INFORMACION. DOCUMENTO (S) FUENTE: Solicitud de Reposición de Fondo Fijo DOCUMENTOS QUE GENERA: Póliza de Compromiso. ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO.

MEDIO DE ELABORACION: Manual

ELABORA: Auxiliar de Analista Administrativo del Area

de Cómputo del Depto. de Proyectos Externos.

REVISA: Analista Especializado del Area de Cómputo

del Depto. de Proyectos Externos AUTORIZA: Analista Especializado del Area de Cómputo

del Depto. de Proyectos Externos.


DISTRIBUCION DE EJEMPLARES

ORDEN COLOR DESTINO USO

Original

Blanco Area de Cómputo del Depto. de Proyectos Externos.

Para el registro en el Sistema Informático, los importes comprometidos por partida.

Copia Blanco Area de Proyectos Externos. Para realizar las

afectaciones que correspondan en las pólizas de diario que generan las comprobaciones de gastos


DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO 1.- FECHA:

Se anotará el día, mes y año (con números arábigos) año (solo las dos últimas cifras)de la fecha de elaboración del formato.

2,3 ESTRUCTURA PROGRAMATICA U.B.P.P.:

Anotar la clave presupuestal de la U.B.P.P: que participa en el Proyecto..

4.- PROGRAMA: Anotar la clave correspondiente. 5.- SUBPROGRAMA: Anotar la clave correspondiente al

Patrocinador que otorga los fondos. 6.- PARTIDA: Se anotará la clave de la partida específica

del gasto, de conformidad con el catalogo establecido.

8, 9.- DOCUMENTO CLAVE:

Se anotará la clave específica del documento de acuerdo con el catálogo establecido.

10.- NUMERO:

Se anotará el número de folio del documento.

11.- FECHA:

Aquí se anotará la fecha del documento.

12.- IMPORTE:

Se anotará el importe de la partida correspondiente.

13.- OBSERVACIONES:

Se anotarán toda clase de observaciones inherentes a los registros efectuados.


VIII.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O

ACTUALIZACION DEL MANUAL


SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS. ELABORO: ROSA MARIA CORNEJO CRUZ SUPERVISO: ENRIQUE ORTEGA VARGAS APROBO: DR. LUIS LEON LANDOIS PALENCIA DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS APROBO: C.P. ESTELA SANDOVAL CORNEJO COORDINACION FINANCIERA APROBO: C.P. MARIO ALBERTO TERRAZAS ZAMORA SECRETARIA ADMINISTRATIVA APROBO: DR. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ DIRECCION GENERAL

AUTORIZO: DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL Con fundamento en el artículo No. 59 Fracción No. IX de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio Artículo No. 34 Fracción XIII del Reglamento General del Colegio de Postgraduados, aprobado por el Consejo Técnico el 18 de marzo de 1998.

PROYECTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL … · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE...

Documents

Transcript of PROYECTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL … · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE...