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Proyectos Informáticos William Cepeda A.

Agosto 2012

“Un proyecto es un esfuerzo temporal para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de recursos”

¿Qué es un proyecto?

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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Principio y un final definidos.

Temporal no necesariamente significa de corta duración.

El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.

¿Qué es un proyecto?

Objetivo bien definido

Definición de tareas interdependientes

Utilización optima de recursos

personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones

Marco temporal específico

Satisfacción del cliente,

calidad, puntualidad y economía

incertidumbre

Atributos de un proyecto

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Alcance del proyecto: actividades a realizarse para garantizar al cliente el cumplimiento de los requisitos o criterios de aceptación acordados

Costo: monto acordado con el cliente, se basa en un presupuesto y estima de costos de recursos

Cronograma que especifica cuando tiene que iniciar y terminar cada actividad

Satisfacción del cliente: el proyecto debe finalizar dentro del tiempo, del presupuesto asignado y con mejor calidad

Factores de éxito de un proyecto

Triángulo de restricciones de un Proyecto

TIEMPO COSTO

ALCANCE

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Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo

La capacidad de realizar un servicio

Una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución

Un resultado tal como un producto o un documento

un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.

Un proyecto puede generar:

Desarrollar un nuevo producto o servicio

Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización

Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado

Construir un edificio o una infraestructura

Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio

Ejemplos de proyectos

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La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

¿Qué es la dirección de proyectos?

• Identificar requisitos

• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:

El alcance, La calidad, El cronograma,

El presupuesto, Los recursos, El riesgo.

Dirigir un proyecto - implica:

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Portafolio

Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

La gestión del portafolio

Gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.

Gestión del portafolio

Programa

Un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.

Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva

Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

Dirección de programas

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Relaciones entre la dirección de proyectos, la dirección de programas y la gestión del portafolio

Portafolio de Alto

Nivel

Portafolio de Bajo

Nivel

Proyectos

Programas de Alto

Nivel Programas de Alto

Nivel

Programas de Bajo

Nivel Programas de Bajo

Nivel

Proyectos

Proyectos

Proyectos

Proyectos

• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros

portafolios, programas o proyectos

• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros

portafolios, programas o proyectos

• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros

portafolios, programas o proyectos

• Reportes de rendimiento • Requerimientos de cambios

con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.

• Reportes de rendimiento • Requerimientos de cambios

con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.

• Reportes de rendimiento • Requerimientos de

cambios con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.

Dirección de proyectos, programas, portafolios

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Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples proyectos dentro del sistema;

Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los objetivos de los proyectos y del programa

Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.

Interdependencias:

Consideraciones estratégicas

Demanda del mercado

Oportunidad estratégica/necesidad comercial

Solicitud de un cliente

Adelantos tecnológicos

Requisitos legales

Proyectos y planificación estratégica

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Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos

Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos

Instruir, orientar, capacitar y supervisar

Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto

Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida

Coordinar la comunicación entre proyectos.

Oficina de dirección de proyectos

El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto

La oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa para alcanzar mejor los objetivos de negocio.

El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos;

La oficina de dirección de proyectos optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos.

El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos individuales

La oficina de dirección de proyectos gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre proyectos a nivel empresarial.

Directores del proyecto y oficina de dirección de proyectos

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Conocimiento

Desempeño.

Que puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.

Personal.

Actitudes,

Características básicas de la personalidad

Liderazgo

Rol del director del proyecto

La Guía del PMBOK® es la norma para dirigir la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, en diversos tipos de industrias.

Esta norma describe los procesos, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos utilizados para dirigir un proyecto con miras a un resultado exitoso.

Fundamentos para la dirección de proyectos

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“Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.

Buenas Prácticas

El Código de ética y conducta profesional del Instituto de Administración de Proyectos, precisa las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad.

Requiere que quienes se desempeñan en este ámbito demuestren compromiso con la conducta ética y profesional.

Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones y políticas profesionales, y de la organización.

Puesto que los profesionales provienen de culturas y orígenes diversos, el Code of Ethics and Professional Conduct se aplica a nivel mundial.

Códigos de ética PMI

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Procesos, estructura y cultura de la organización

Normas de la industria o gubernamentales

Regulaciones del organismo de control, códigos de conducta,

Normas de producto, normas de calidad y normas de fabricación

Infraestructura

Instalaciones existentes

Bienes de capital

Recursos humanos existentes

Habilidades, disciplinas y conocimientos

Factores ambientales de la empresa

Administración de personal

Sistemas de autorización de trabajos de la compañía

Condiciones del mercado

Tolerancia al riesgo por parte de los interesados

Clima político

Canales de comunicación establecidos en la organización

Bases de datos comerciales

Sistemas de información para la dirección de proyectos

Factores ambientales de la empresa

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Iniciando del proyecto

Planeando el proyecto

Ejecutando el Proyecto

Monitoreando y Controlando el proyecto

Cerrando el proyecto

5 Dominios - Grupos de procesos

Realizando la evaluación del proyecto

Definir el alcance a alto nivel

Identificar y analizar a los involucrados

Identificar riesgos, aspectos, suposiciones y restricciones

Desarrollar el mapa del proyecto

Conseguir la aprobación

Iniciando el proyecto

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Establecer los entegables

Crear la estrucutura de división del trabajo - WBS

Desarrollar el presupuesto

Desarrollar el cronograma

Desarrollar el plan de RRHH

Desarrollar el plan de comunicacion

Desarrollar el plan de adquisiciones

Desarrollar el plan de calidad

Desarrollar el plan de gestión de cambios

Desarrollar el plan de gestión de riesgos

Presentar el plan

Conducir la iniciación

Planear el Proyecto

Obtener los recursos

Ejecutar las tareas

Implementar un plan de calidad

Implementar cambios aprobados

Implementar estrategias de riesgos

Maximizar el rendimiento del equipo

Ejecutar el proyecto

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Medir el rendimiento del proyecto: a tiempo, presupuesto, calidad

Administrar los cambios: solo aprobados

Asegurarse de que los entregables cumplen con los requerimientos

Identificación de riesgos en curso

Monitorear riesgos abiertos

Comunicar el estado del proyecto

Éxito, Fracaso, desafios

Monitoreo y Control del Proyecto

Conseguir la aceptación final

Transferir la propiedad: mover el proyecto a un estado operacional

Garantizar el cierre del proyecto:

Presupuesto financiero cerrado- Compras, vendedores, facturas pagadas

Distribuir el proyecto final

Recopilar lecciones aprendidas:

éxito, fracasos- implicaciones

Archivar el proyecto

Medición de satisfacción

Cerrando el proyecto

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Requerimientos

Análisis

Diseño

Desarrollo

Implementación

Ciclo de vida de proyectos TI

Crisis del Software (Standish Group Caos Report)

30% total fracaso

30% Desafios al proyecto

Sobre Cronograma

Sobre Proyecto

Soluciones pobres o limitadas

Por qué es importante la AP

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Soporte de los ejecutivos

Alto nivel de involucramiento del negocio

Requerimientos bien definidos

Factores de éxito de la Administración de Proyectos

Difícil definir requerimientos

Tecnología cambiante

A menudo Organización departamental cruzada

Industria poco madura

Por qué los proyectos TI son especiales

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Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo.

Asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione de conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la organización.

2. Ciclo de vida del proyecto y organización

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.

El ciclo de vida del proyecto Panorama general

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Características del ciclo de vida del proyecto

Niveles típicos de costo y dotación de personal durante el ciclo de vida del proyecto.

• Inicio • Organización y preparación • Ejecución del trabajo • Cierre.

Características del ciclo de vida del proyecto

Impacto de la variable en función del tiempo del proyecto

Influencia de los participantes, riesgos e incertidumbrec

Costo de los cambios

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Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase.

Re-evaluar el esfuerzo en curso

Cambiar o terminar el proyecto.

Hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.

Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control.

La repetición de procesos , proporciona ese grado adicional de control y define los límites de la fase.

Fases del proyecto

Fases del proyecto (1)

Deben considerarse una buena práctica la revisión de los entregables clave y el desempeño del proyecto a la fecha, para:

Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase Detectar y corregir errores de una manera económica.

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Relaciones entre fases (n)

Relaciones entre fases

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Los Interesados

Relación entre los interesados y el proyecto

Cultura

Estilo

Estructura de la organización

Influencias de la organización en la dirección de proyectos

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Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

Políticas, métodos y procedimientos,

Percepción de las relaciones de autoridad

Etica laboral y horario de trabajo

El director del proyecto debe conocer quiénes toman las decisiones dentro de la organización y trabajar con ellos para influir en el éxito del proyecto.

Culturas y estilos de la organización

Estructura de la organización

Influencia de la organización en los proyectos

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Organización funcional

Organización matricial débil

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Organización matricial equilibrada

Organización matricial fuerte

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Organización orientada a proyectos

Organización combinada

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Procesos y procedimientos

Base corporativa de conocimiento

Activos de los procesos de la organización

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto

Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

3 Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

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Los conocimientos, habilidades y procesos descritos deben aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.

Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

Los procesos de dirección de proyectos

Grupo del Proceso de Iniciación

Grupo del Proceso de Planificación

Grupo del Proceso de Ejecución

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Grupo del Proceso de Cierre

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

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Interacciones comunes entre procesos de la dirección de proyectos

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto

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Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos

Correspondencia entre

grupos de procesos y

áreas de conocimiento de la dirección de proyectos

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Grupo del Proceso de Iniciación

Límites del proyecto

Grupo del Proceso de Iniciación